INFORMASI PRA KEGIATAN PELATIHAN PEKERTI DAN AA

INFORMASI PRA KEGIATAN PELATIHAN PEKERTI DAN AA

Contact Person : Matari 085230063681 Agung 085259128331 Santi 082132313221 PELAKSANA KEGIATAN PERGURUAN TINGGI SWASTA DI LINGKUNGAN KOPERTIS WILAYAH VII JAWA TIMUR

Langkah-Langkah Persiapan Pelaksanaan Pelatihan Pekerti dan AA Bagi PTS di Lingkungan Kopertis Wilayah VII Jawa Timur. 1. PTS mengajukan permohonan tertulis melalui surat resmi dari Pimpinan PTS yang ditujukan ke Koordinator Kopertis Wilayah VII Jawa Timur. (untuk mempercepat proses kegiatan dapat di fax ke nomor 031-5947479, sedangkan aslinya dikirimkan ke Kopertis Wilayah VII Jatim d.a Jl. Dr. Ir. H Sukarno nomor 177 Surabaya. Adapun isi surat adalah : a. Permohonan bantuan fasilitator pelatihan PEKERTI atau AA b. Rencana hari, tanggal dan tempat pelaksanaan pelatihan, (yang akan disesuaikan dengan jadwal yang ada di Kopertis Wilayah VII Jatim) c. Rencana Jumlah Peserta d. Contact person panitia penyelenggara yang bisa dihubungi oleh Staf Kepegawaian Kopertis Wilayah VII Jatim. 2. Surat permohonan akan ditindaklanjuti dengan surat balasan resmi dari Kopertis Wilayah VII Jawa Timur. 3. Persiapan yang perlu dilakukan oleh PTS : a. Pendaftaran peserta pelatihan (peserta pekerti mengisi formulir pendaftaran, kemudian mengirimkan daftar nama peserta pelatihan secara keseluruhan maksimal 10 hari sebelum pelaksanaan kegiatan pelatihan. b. Peserta wajib membawa: 1. Laptop masing-masing untuk mengerjakan tugas-tugas selama pelatihan berlangsung. 2. Bahan ajar yang sedang digunakan dalam proses pengajaran 3. Membawa contoh GBPP/Silabus, SAP/ RPP dan kontrak kuliah yang pernah dibuat di PTS masing-masing . c. Persiapan tempat pelatihan beserta peralatannya antara lain : 1. Spanduk Pelatihan dipasang di depan ruangan pelatihan. Adapun isi dari spanduk adalah : judul pelatihan, tempat dan tanggal pelaksanaan pelatihan 2. LCD projector 1 unit 3. Laptop 2 unit & printer 1 unit (1 unit laptop untuk LCD Projector dan 1 unit laptop yang lain untuk meja sekretariat dengan printernya) 4. Stop kontak/aliran listrik untuk charge laptop di seluruh meja pesertanarasumber-panitia 5. Sound system (microphone sebaiknya ada 2 untuk narasumber & persiapan untuk sesi tanya jawab) 6. Papan flip chart 1 unit beserta kertasnya. 7. Kertas HVS A4 2 rim, spidol broadmarker untuk flipchat 8. Penempatan ruang konsumsi yang terpisah dengan ruangan pelatihan agar tidak mengganggu jalannya pelatihan

9. Meja kursi pelatihan disetting layout-nya seperti pada gambar lampiran. 10. Panitia lokal setiap hari 2 orang standby di ruangan yang bertugas untuk untuk daftar hadir, dokumentasi, mengatur lalu lintas microphone pada saat tanya jawab serta menghandle permasalahan yang berkaitan dengan troubleshooting laptop, soundsystem dan masalah teknis lainnya. 11. Untuk keperluan administratif disiapkan daftar hadir rangkap 2 setiap hari 2 kali, dan biodata peserta yang memuat nama dan gelar untuk keperluan sertifikat – mohon diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan penulisan sertifikat. 12. Pada saat pelatihan berlangsung, panitia lokal siap apabila diperlukan untuk fotocopy form2 atau materi-materi tambahan dari narasumber yang diperlukan untuk mengerjakan tugas-tugas yang diberikan narasumber kepada peserta selama pelatihan. 13. Mempersiapkan penginapan, konsumsi dan transportasi lokal untuk narasumber dan panitia (bila narasumber berasal dari luar kota atau tempat pelaksanaan di luar kota surabaya). 14. Konsumsi untuk peserta pelatihan, narasumber dan panitia selama kegiatan pelatihan berlangsung adalah makan siang dan 2 (dua) kali coffe break. 15. Pada saat pelatihan berlangsung di meja narasumber disediakan air mineral. 16. Sedangkan konsumsi bagi narasumber dan panitia pada saat breakfast (sarapan pagi) dan saat makan malam disediakan di penginapan. 17. Melunasi biaya pelatihan maksimal 1 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan pelatihan. 18. Berkoordinasi dengan panitia pendamping narasumber dari kopertis untuk pelaksanaan teknis di lapangan. 4. Kopertis akan menyediakan tas pelatihan, name tag, materi (powerpoint dan buku pekerti) dalam bentuk CD, notebook dan ballpoint. 5. Pada akhir pelaksanaan panitia pelaksana dari PTS mengkoordinir pengumpulan dan pengiriman tugas pelatihan secara kolektif dan dikirimkan ke Kopertis Wilayah VII Jawa Timur untuk dinilaikan sehingga sertifikat pelatihan dapat di proses. -**-

CHEK LIST PERSIAPAN KEGIATAN PEKERTI/AA CEK

DAFTAR KEBUTUHAN

URAIAN

KETERANGAN

ADMINISTRASI Daftar Peserta Persyaratan Peserta Biodata Peserta Daftar Hadir Peserta

diserahkan pada Kopertis sebelum pelatihan dikompilasi dan diserahkan pada petugas pendamping memuat nama lengkap dengan gelar, asal PTS, Nomor HP dan email disediakan setiap sesi (±5 set perhari)

sertifikat PEKERTI untuk peserta AA dipergunakan untuk data sertifikat disiapkan Panitia PTS (koordinasi dengan Panitia Kopertis)

FASILITAS DAN MATERIAL PELATIHAN Fasilitator (pemateri) Hard Copy Materi / Modul CD (Soft Copy) Materi Tas Pelatihan

Disediakan oleh Kopertis berisi Name Tag peserta, block note dan Ballpoint

AKOMODASI Konsumsi Peserta Konsumsi Fasilitator + Petugas Pendamping Coffe Break Kegiatan Penginapan Fasilitator + Petugas Pendamping Transportasi Fasilitator

sesuai Kebutuhan, disesuaikan dengan jadwal Di sediakan pada ruang terpisah dengan Konsumsi Peserta Disesuaikan dengan jadwal, disediakan di ruangan Fasilitas Standar : AC, TV, dan Kamar Mandi di dalam Mengantar dari tempat pelatihan ke hotel dan sebaliknya

Disiapkan oleh Perguruan Tinggi

2 orang petugas teknis

standby di ruangan sebagai operator komputer, LCD dan peralatan.

Disiapkan oleh Perguruan Tinggi

meja dan kursi sesuai layout (U Shape) Dirubah/dipindah susunannya setiap hari secara acak. Dipasang di muka ruang Pelatihan Dipasang di ruangan pelatihan Tersedia Laptop dan Printer, kertas HVS A4 & F4 @ 1 Rim Disediakan secukupnya & tersebar untuk semua meja peserta Dilengkapi dengan 2 buah microphone Dipasang di muka ruang Pelatihan sesuai Layout Penempatan disesuaikan dengan kondisi ruangan

Disiapkan oleh Perguruan Tinggi

Selalu tersedia di meja Fasilitator

Disiapkan oleh Perguruan Tinggi

SDM PERALATAN DAN RUANGAN Ruangan pelatihan memuat minimal 50 orang Papan nama peserta 1 buah Spanduk 1 unit LCD Projector Meja Sekretariat Stop kontak/ kabel roll Sound System Papan Flip chart, White Board dan spidol Meja untuk hidangan coffe break

LAIN- LAIN Air Mineral dalam Kemasan

LAYOUT RUANGAN PADA SAAT PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN spanduk

meja pejabat MC

Meja Narasumber

meja untuk tanda tangan kontrak*

meja petugas pendamping

Meja cofee Break *

LAYOUT RUANGAN PADA SAAT PELATIHAN (setelah Pembukaan) spanduk

LAYAR White Board/ Flip Chart tersedia di ruangana Narasumber

MEJA FASILITATOR

LCD

Meja cofee Break *

KETERANGAN :  Meja cofee break menyesuaikan kondisi ruangan.  Meja penandatangan kontrak hanya disediakan pada saat pembukaan dan tidak diperlukan pada saat penutupan  Susunan tempat duduk peserta membentuk konfigurasi “U shape” dan tersedia papan nama peserta yang dirubah susunannya setiap hari.  Peralatan seperti LCD, Papan Flip Chart, dan White Board dapat disediakan di ruang pelatihan selama tidak mengganggu acara pembukaan atau dipasang setelah acara Pembukaan.

RUN DOWN PELATIHAN HARI

Hari 1

PUKUL

MATERI

URAIAN

07.00 – 07.45

Registrasi Peserta

Peserta mengisi daftar hadir dan mendapatkan Tas Pelatihan serta Materi

07.45 – 08.00

Persiapan Pembukaan

 Peserta siap di ruang pelatihan minimal 15 menit sebelum acara pembukaan  Ruangan siap sesuai layout pembukaan  Acara Pembukaan dipandu oleh MC yang berasal dari Perguruan Tinggi  Penandatanganan kerjasama dilakukan oleh Pimpinan Perguruan Tinggi dan Pimpinan Kopertis Wilayah VII  Setelah selesai sambutan dari Pimpinan Kopertis, para Pejabat dapat meninggalkan tempat dan acara diserahkan kepada Fasilitator untuk memandu acara perkenalan peserta.  Panitia membagikan Form Pre Test.

08:00-08:30 WIB

Susunan Acara Pembukaan :  Pembacaan Doa  Laporan Ketua Panitia (jika ada)  Sambutan Pimpinan Perguruan Tinggi  Penandatanganan Kontrak Kerjasama  Sambutan Pimpinan Kopertis Wilayah VII sekaligus membuka acara.  Perkenalan Peserta

08:30-08.40 WIB

Pengisian Pre Test dan Setting Ruangan

Selama Peserta mengisi Form Pre Test, panitia melakukan setting ruangan untuk pelatihan.

08.40 – 08.45

Pengisian Pre Test selesai

Panitia mengumpulkan lembar Pre Test

09.00-11.45 WIB 11.45-13:00 WIB 13:00-15:00 WIB 15:00-15:15 WIB 15:15-17:00 WIB

SESI 1 ISHOMA SESI 2 Coffe Break SESI 3

Sesi diisi dengan materi, diskusi atau latihan

08:00-10:00 WIB

SESI 4 dan Pembagian Lembar Konsultasi 

HARI 2

HARI 3

10:00-10:15 WIB 10:15-12:00 WIB 12:00-13:15 WIB 13:15-15:00 WIB 15:00-15:15 WIB 15:15-17:00 WIB

Coffe Break SESI 5 ISHOMA SESI 6 Coffe Break SESI 7

08:00-10:00 WIB

SESI 8 dan Pengisian Bioadata

10:00-10:15 WIB 10:15-12:15 WIB 12:15-13:15 WIB

Coffe Break SESI 9 ISHOMA

13:15-15:00 WIB

SESI 10

15:00-15:15 WIB 15:15-17:00 WIB

Coffe Break SESI 11



Sesi diisi dengan materi, diskusi atau latihan Pada hari kedua, panitia membagikan lembar Konsultasi

 Sesi diisi dengan materi, diskusi atau latihan  Pada hari Ketiga dilakukan Pengisian BIODATA Peserta

HARI 4

HARI 5

08:00-10:00 WIB 10:00-10:15 WIB 10:15-12:15 WIB 12:15-13:15 WIB 13:15-15:00 WIB 15:00-15:15 WIB 15:15-17:00 WIB 08:00-10:00 WIB 10:00-10:15 WIB 10:15-11.00 WIB 11.00-12.30 WIB 12.30 -15:00 WIB

SESI 12 Cofffe Break SESI 13 ISHOMA SESI 14 Coffe Break

15:00-15:15 WIB

Coffe Break

SESI 15 SESI 16 Coffe Break SESI 17 ISHOMA SESI 18

15:15-15:45 WIB

Post – Test, Evaluasi dan Setting Ruangan

15:45-17:00 WIB

Susunan Acara Pembukaan :  Laporan Ketua Panitia (jika ada)  Kesan dan Pesan dari Peserta terhadap jalannya acara  Sambutan Pimpinan Perguruan Tinggi  Sambutan dari Koordinator fasilitator sekaligus menutup acara.

 Sesi diisi dengan materi, diskusi atau latihan  Pada hari Keempat, Panitia membantu fasilitator dan mengingatkan untuk membagi kelompok Team Teaching.  Sesi diisi dengan materi, diskusi atau latihan  Pada Sesi Pertama hari kelima, Panitia membagikan Form Pengamatan Praktek Mengajar (individu dan team)

 Panitia membagikan Post Test dan lembar evaluasi  Peserta mengisi Post Test dan lembar evaluasi  Selama Peserta mengisi Post Test dan Lembar evaluasi, Panitia mempersiapkan setting ruangan untuk penutupan sesuai layout penutupan  Acara penutupan dipandu oleh MC yang berasal dari Perguruan Tinggi  Kesan dan Pesan dari Peserta dipilih dari 2 (dua) orang peserta dan di koordinasikan dengan Fasilitator.

Catatan :  

Seluruh tugas panitia yang tercantum dalam Rundown dilakukan oleh petugas dari perguruan Tinggi penyelenggara dan dikoordinasikan dengan petugas Pendamping dari Kopertis Wilayah VII. Rundown dapat disesuaikan selama tidak merubah urutan dan uraian acara