Peraturan Pelatihan Pra-Pelatihan Bahasa Jepang untuk Angkatan ke-10 The Japan Foundation, Jakarta Administrasi EPA Indonesia “Peraturan pelatihan” ini diterapkan untuk tujuan : 1. Agar para peserta mendapat kondisi yang aman dan nyaman antara satu sama lain di kelas maupun di asrama. 2. Agar dapat mencapai target kemampuan bahasa Jepang dengan baik.
A. Hal yang harus diperhatikan sebelum mengikuti Pra-Pelatihan Bahasa Jepang Mohon dibaca “Peraturan Pelatihan” ini dengan sungguh-sungguh agar Anda dapat memahami isi peratuan ini dengan baik. Apabila peserta setuju dengan peraturan ini, peserta dan wali peserta harap menandatangani “Surat Pernyataan untuk Mengikuti Pra-Pelatihan Bahasa Jepang”, kemudian mengajukan surat pernyataan tersebut pada saat peserta memasuki pelatihan ini, yaitu pada tgl. 22 November 2016. Jika peserta tidak membawa surat tersebut, peserta tersebut dianggap tidak siap untuk mengikuti pelatihan ini sehingga tidak dapat mengikuti Acara Pembukaan Pra-Pelatihan Bahasa Jepang yang diselenggarakan pada tgl. 24 November 2016. Peserta harus mematuhi semua peraturan selama mengikuti pelatihan. Apabila peserta melanggar peraturan pelatihan yang sudah ditentukan dan merusak kondisi yang aman dan nyaman di kelas maupun di asrama, kami akan melaporkan kejadian dan nama pelaku tersebut kepada instansi terkait dan The Japan Foundation (JF) akan memberikan sanksi. Jika seorang peserta melanggar peraturan pada Sanksi Berat, akan diberikan Surat Peringatan Pertama dari JF. Apabila melanggar lagi peraturan pada Sanksi Berat, akan diberikan Surat Peringatan Terakhir dari JF dan BNP2TKI. Apabila melanggar kembali peraturan pada Sanksi Berat maka akan diberikan Surat Resmi Pelanggaran Peraturan dari JF dan BNP2TKI. Peserta kemudian harus mengajukan “Surat Pengunduran Diri” kepada Direktor BNP2TKI sehingga tidak dapat melanjutkan pelatihan bahasa Jepang.
Sanksi Berat : -
Menginap di luar tanpa izin (atau ada sanksi menginap di luar).
-
Mengajak/ menerima tamu (bukan peserta, termasuk keluarga peserta) ke dalam wilayah P4TK Bahasa.
-
Menyontek atau juga membantu menyontek pada ujian apa pun selama mengikuti pelatihan ini.
-
Bertindak/bertingkah laku yang dianggap tidak sesuai sebagai peserta pelatihan ini, seperti mencuri, masuk ke asrama lawan jenis, kelalaian dalam penggunaan media sosial, dll.
Pelanggaran tindakan di atas diberikan Surat Peringatan dan pemotongan tunjangan harian selama 20 hari. # Apabila peserta melakukan pelanggaran hukum seperti narkoba maka akan langsung dikeluarkan dari Pelatihan.
1
B. Hal-hal yang terkait dengan kehidupan sehari-hari (1) Umum ① Peserta diminta untuk selalu mengenakan name tag (ID) dan menjaga kerapihan diri. ② Selama mengikuti pelajaran, peserta pria harus menggunakan kemeja putih, celana panjang hitam, dan sepatu bisnis hitam. Peserta wanita harus menggunakan blus putih, rok/celana panjang hitam, dan sepatu hitam. Bagi yang memakai sandal, sepatu keds, celana jeans, kaos, dsb., tidak diperbolehkan masuk kelas. ③ Peserta harus mengikuti seluruh program pelatihan dan kegiatan yang diselenggarakan oleh JF. ④ Pada hari-hari tertentu (termasuk hari Sabtu dan Minggu) antara jam 22:00 –04:30, kami akan memeriksa keberadaan peserta di asrama. Apabila pada saat itu peserta tidak ada di asrama, dianggap menginap di luar tanpa izin. ⑤ Selama pelatihan berlangsung, Peserta harus tinggal di kamar asrama yang telah ditetapkan JF. ⑥ Pintu utama gerbang P4TK Bahasa dibuka pada pkl 4.30 s.d. pkl. 22.00. Pada jam di luar itu tidak bisa keluar dan masuk. Apabila tidak kembali ke P4TK Bahasa sampai pkl. 22.00, peserta harus melapor hal tersebut kepada staff Administrasi EPA melalui telepon. ⑦ Peserta diharapkan tidak membuat keributan terutama saat tengah malam dan pagi-pagi. ⑧ Peserta diperbolehkan keluar masuk dari tempat pelatihan, namun diharuskan melakukan finger print dan menuliskan keterangan berikut di “Buku Absen Keluar Masuk” di Pos Satpam pada pintu utama P4TK Bahasa : 1.Nama 2. Kelas 3. Asrama & No. Kamar 4.Tujuan 5.Tgl&Jam Keluar 6. Tgl&Jam Kembali 7.Sign # Walaupun keluar dan masuk bersama beberapa teman, diharuskan menulis sendiri-sendiri. ⑨ Anggota keluarga peserta tidak dapat memasuki area P4TK Bahasa. Peserta diharapkan bertemu dengan keluarga di luar P4TK Bahasa. ⑩ Peserta dilarang masuk ke asrama lawan jenis. ⑪ Peserta diharapkan untuk menjaga barang pribadi masing-masing dengan baik. Kehilangan barang menjadi tanggung jawab peserta sendiri. ⑫ Dilarang merokok di kamar asrama, ruang kelas, kantin. Bila peserta ingin merokok, boleh merokok di tempat khusus yang diperbolehkan untuk merokok. ⑬ Peserta diharapkan untuk mematuhi “Tata Tertib” yang ditempel di dalam tiap kamar asrama. ⑭ Makan akan disediakan selama pelatihan. Walaupun makan dengan cara mengambil sendiri (self–service), peserta diharapkan mengambil makanan secukupnya. Apabila mengambil terlalu banyak maka orang lain akan kekurangan. Bagi yang makannya sedikit, ambillah makanan seperlunya agar makanan yang diambil tidak tersisa. ⑮ Peserta diwajibkan untuk selalu makan di kantin. Peserta tidak diperkenankan makan di luar kantin, misalnya makan di asrama. Sampah dan makanan yang jatuh harus diambil dan dibuang sendiri. ⑯ Jam buka kantin sebagai berikut. Sarapan pagi
Pkl. 07.00 – 08.00
Makan siang
Senin s.d. Kamis, Sabtu dan Minggu pkl. 12.20 – 13.20 / Jumat pkl. 11.20 – 13.00
Makan malam
Pkl. 18.00 – 19.00
⑰ Peserta dilarang menggunakan fasilitas P4TK Bahasa tanpa izin. ⑱ Peserta dilarang merayakan ulang tahun pengajar/peserta atau acara apapun di dalam kelas dan di asrama. (2) Perpustakaan di P4TK ① Peserta dapat membaca di perpustakaan P4TK Bahasa dan juga meminjam buku maksimum 3 buah dengan menunjukkan ID (kartu identitas). ② Jika peserta menghilangkan atau merusakkan buku akan dikenakan denda.
2
③ Jam buka perpustakaan P4TK sebagai berikut. Hari Senin s/d Kamis
: Pkl. 09.00 – 12.00, 13.00 – 15.00
Hari Jumat
: Pkl. 09.30 – 11.30, 13.00 – 15.30
Hari Sabtu, Minggu dan Hari Nasional : Tutup
C. Hal-hal yang terkait dengan pembelajaran. (1) Pembelajaran ① The Japan Foudation akan menyediakan bahan pelajaran yang akan digunakan di kelas kecuali bahan pelajaran yang sudah pernah diberikan. ② Daftar absensi peserta diisi oleh pengajar di setiap kelas. Peserta yang absen/tidak hadir maupun terlambat dilaporkan kepada instansi yang terkait. ③ Peserta harus datang tepat waktu, diharapkan sudah hadir di dalam kelas 5 menit sebelum kelas dimulai. Apabila akan terlambat, harap melapor ke Administrasi EPA. Jika: - terlambat 15 menit atau lebih = 1 hari absen. - terlambat di bawah 15 menit = 1 kali keterlambatan - 3 kali keterlambatan
= 1 hari absen
④ Peserta tidak boleh absen pada saat pelajaran maupun ujian. Pada prinsipnya pelajaran tambahan tidak diberikan. ⑤ Jika peserta menyontek atau juga membantu menyontek pada saat ujian, akan dilaporkan kepada instansi terkait dan nilai ujiannya menjadi ‘0’. ⑥ Telepon genggam (HP) harus selalu dimatikan selama berada di dalam kelas. ⑦ Peserta diharapkan menjaga kerapian dan kebersihan kelas. Peserta tidak boleh makan di dalam kelas dan diminta untuk membuang sampah pada tempatnya. ⑧ Apabila tidak masuk kelas dengan alasan sakit, peserta harus lapor ke Administrasi EPA dan menyerahkan permohonan absen. Peserta sebaiknya langsung memeriksakan diri ke dokter dan mendapatkan Surat Keterangan Sakit dari dokter, tanpa Surat Keterangan Sakit tersebut peserta dianggap absen kelas. Apabila ada kesulitan berobat ke dokter seorang diri, peserta akan diantar oleh Admininistrasi EPA (jika pada jam kantor). ⑨ Peserta harus memberitahukan kepada JICWELS dan bagian Administrasi EPA nomor HP dan alamat e-mail yang baru apabila ada perubahan (pastikan HP selalu ada batre dan pulsanya). ⑩ Peserta dilarang memberikan hadiah kepada guru. ⑪ Kegiatan atau aktifitas kelas di luar pelajaran, jangan sampai menjadi beban belajar. Jangan membuat acara yang besar-besaran sehingga mengeluarkan banyak biaya untuknya. Jadwal Pembelajaran: Senin s.d. Kamis
Jumat
Sabtu
Jam ke-1
08：30～09：20
Jam ke-1
08：30～09：20
08：30～09：50
Jam ke-2 Jam ke-3 Jam ke-4 Istirahat Jam ke-5 Jam ke-6 Jam ke-7
09：30～10：20 10：30～11：20 11：30～12：20 12：20～13：45 13：45～14：35 14：45～15：35 15：45～16：35
Jam ke-2 Jam ke-3 Istirahat Jam ke-4 Jam ke-5 Jam ke-6 Jam ke-7
09：30～10：20 10：30～11：20 11：20～13：00 13：00～13：50 14：00～14：50 15：00～15：50 16：00～16：50
10：10～11:20
3
(2) Resource Center atau RC (Perpustakaan dan Ruang PC EPA) ① Peserta dapat membaca di RC dan juga meminjam buku 1 buah untuk waktu 1 minggu. Apabila ingin meminjam buku, peserta harus mengisi formulir peminjaman. Peserta bisa memperpanjang peminjaman buku 1 kali saja. Jika hilang atau rusak, peserta akan dikenakan denda. ② Di RC terdapat layanan fotocopy dengan biaya fotocopy : # Hitam-putih Rp. 200,- # Warna Rp. 1.000,- (ukuran A4) ③ Peserta juga dapat meminjam kamus elektronik. Apabila ingin meminjam kamus elektronik, peserta harus mengisi formulir peminjaman di RC. Jika hilang atau rusak, peserta akan dikenakan denda. ④ 1 CD Player + 2 (buku) CD materi pelajaran menyimak, hanya bisa dipinjamkan untuk 1 kamar asrama guna latihan menyimak bahasa Jepang secara bersama-sama. Kerusakan dan kehilangan CD Player dikarenakan kelalaian menjadi tanggungjawab peserta. Untuk itu, peserta diharapkan menggunakannya dengan sebaik-baiknya. ⑤ Jam buka RC adalah sebagai berikut. Hari Senin s/d Kamis Hari Jumat
: Pkl. 07.30 - 08.20 , 12.20 - 13.35 , 16.35 - 17.10 : Pkl. 07.30 - 08.20 , 11.20 - 12.50 , 16.50 - 17.25
Hari Sabtu, Minggu dan Hari Libur Nasional : Tutup ⑥ Projektor, speaker dan lain-lain yang digunakan di kelas ada di RC, peserta yang bertugas sebagai petugas harian datang ke RC untuk meminjam barang-barang tersebut dan menandatangani lembar peminjaman barang (kashidashihyou). (3) Ruang belajar sendiri Peserta dapat menggunakan ruang kelas setelah pelajaran selesai. Informasi lebih lanjut akan dijelaskan kemudian. Pada saat menggunakan ruang kelas, peserta harus lapor (izin) ke bagian Administrasi EPA.
【Nomor kontak koordinator admin EPA】 Bagian Konsultasi Peserta : 0878-8658-4274 (Ibu Wanna) , 0811-1430-803 (Ibu Endo) Apabila nomor kontak tersebut di atas tidak dapat dihubungi, peserta dapat menghubungi nomor kontak berikut ini : 0811-146-0542 (Ibu Morimoto) / 0811-8994-649 (Bapak Otani)
D. Hal-hal yang terkait dengan Menginap di Luar ① Peserta dapat menginap di luar ‘1 kali dalam 1 bulan’, kecuali dalam situasi darurat. Apabila ingin menginap di luar, 1 minggu sebelumnya peserta harus menyerahkan “Formulir Izin Menginap di Luar Asrama” kepada Adiministrasi EPA. Permohonan tersebut dapat ditolak apabila tidak sesuai dengan ketentuan dari The Japan Foundation. Apabila peserta menginap di luar tanpa izin, diberikan sanksi tidak dapat menginap di luar selama 1 bulan. Selain itu, akan diberikan Surat Peringatan menginap di luar tanpa izin dan tidak dibayar tunjangan hariannya selama 20 hari. ② Tunjangan harian peserta akan diberikan sesuai dengan jumlah hari keberadaan peserta di P4TK Bahasa. ③ Cara perhitungan Menginap di Luar: -
Yang dimaksud dengan ‘1 bulan’ adalah dimulai tgl 24 dan berakhir pada tgl 23 bulan berikutnya. dimulai saat pembukaan pelatihan pada tgl. 24 November 2016. Jadi ada 6 bulan selama pelatihan, 1 bulannya berjumlah lebih kurang 30 hari.
-
Yang dimaksud dengan ‘1 kali’ pada ‘1 kali dalam 1 bulan ‘ adalah 1 kali pengajuan Menginap di Luar dalam 1 bulan.
4
-
Menginap di Luar selama semalam atau dua malam bersambung atau lebih pun dianggap “sekali”, tetapi tunjangan harian akan dipotong sesuai jumlah malam menginap di luar.
-
1 malam dihitung mulai dari pkl 22:00 sampai pkl 04:30 hari berikutnya. Contoh: menginap dari tgl. 24/12/16 18:00–25/12/16 21:00 = 1 malam 2 hari ->dipotong 1 hari tunjangan harian
-
Apabila tidak kembali ke asrama pada jam tutup pintu gerbang, yaitu pkl. 22:00, dianggap menginap di luar dan tidak boleh masuk ke dalam asrama. Penghitungan tanggal dalam ‘1 bulan’ I. Bulan ke-1: 24/11/2016– 23/12/2016 (30 hari) II. Bulan ke-2: 24/12/2016 – 23/01/2017 (31 hari) III. Bulan ke-3: 24/01/2017– 23/02/2017 (31 hari) IV. Bulan ke-4: 24/02/2017– 23/03/2017 (28 hari) V. Bulan ke-5: 24/03/2017– 23/04/2017 (31 hari) VI. Bulan ke-6: 24/04/2017– 23/05/2017 (30 hari) Contoh: (Mohon diperhatikan agar tidak salah ketika ingin mengajukan izin menginap!) # Menginap di Luar tgl 11/12/16, kemudian ingin menginap tgl 31/12/16 --> diizinkan # Menginap di Luar tgl 24/12/16, kemudian ingin menginap kembali tgl 31/12/16 -> tidak diizinkan karena 2x menginap dalam ‘1 bulan’. Ketentuan pemberian izin menginap di luar
④ -
Tidak boleh absen kelas, tidak boleh keluar kelas lebih cepat dan tidak boleh terlambat masuk kelas.
-
Hari berikut setelah malam menginap bukan hari belajar.
Misalnya: tidak diijinkan menginap di luar pada hari Senin sampai Selasa, hari Minggu sampai Senin, dsb. ⑤ Cara mengajukan form menginap di luar asrama sebagai berikut; (1) Mengajukan form tersebut 1 minggu sebelum keberangkatan. (2) Setelah diberikan izin menginap, peserta baru dapat memesan tiket kendaraan,hotel, dsb. (3) Mengajukan kembali form tersebut dengan melampirkan bukti pemesanan tiket kendaraan dsb. (4) Pada saat berangkat dan kembali ke asarama, peserta harus menunjukkan fotocopy form tersebut kepada satpam P4TK Bahasa, melakukan finger print dan mengisi buku satpam juga.
E. Mengenai Tunjangan ① Selama mengikuti pelatihan, peserta menerima tunjangan untuk biaya hidup dalam mata uang Rupiah senilai USD 10 per hari dengan rincian sebagai berikut :
Tanggal transfer
Jumlah hari yang dibayar
1
13 Januari
35 hari
2
17 Februari
40 hari
3
31 Maret
40 hari
4
9 Juni
66 hari
Total
181 hari
# Pengambilan kurs adalah pada hari pembukaan. Kurs diambil dari kurs TTB SMBC.
5
② Pada saat orientasi pelatihan, semua peserta harus buka rekening BNI yang dikhususkan untuk penerimaan Tunjangan Harian. Biaya pembuatan kartu ATM Rp. 10,000 dan biaya materai Rp.6,000, akan dikumpulkan pada hari pembukaan rekening BNI peserta. ③ Tunjangan harian akan ditransfer ke rekening BNI tersebut sesuai tanggal yang telah ditentukan. ④ Apabila kartu ATM hilang, hanya dapat diurus di weekend banking. Peserta tidak diperbolehkan absen kelas. Berikut kantor cabang BNI terdekat yang buka pada akhir minggu : BNI KLN Pondok Indah Mall 1 dan 2 Jl. Metro Pondok Indah, Kebayoran Lama Buka pada hari Sabtu dan Minggu, pukul 10:00 -16:00 WIB ⑤ Jika peserta kena sanksi karena melanggar peraturan yang berlaku selama pelatihan, maka tunjangan harian peserta akan dipotong. ⑥ Jika peserta mengundurkan diri atau dihapus status calon pesertanya; - Apabila mengundurkan diri atau dihapus status calon setelah mengikuti pelatihan lebih lama daripada jumlah hari yang terbayar, kekurangan akan dibayar pada periode berikutnya. - Apabila mengundurkan diri atau dihapus status calon setelah mengikuti pelatihan lebih sedikit daripada jumlah hari yang terbayar, kelebihannya harus dikembalikan kepada JF.
F. Pemotongan Tunjangan Tunjangan harian peserta tidak akan dibayarkan dalam hal berikut ini: 1.Tidak masuk kelas tanpa izin. 2.Terlambat masuk kelas lebih dari 15 menit. 3.Terlambat masuk kelas kurang dari 15 menit sebanyak 3 kali. 4.Kembali ke asrama lewat dari pukul 22:00 WIB (dianggap menginap di luar). 5. Tidak melakukan finger print dan menuliskan jam keluar/masuk di Buku Izin Keluar Masuk di POS SATPAM. 6. Izin sakit tanpa memiliki Surat Keterangan Sakit dari Dokter. 7.Menginap di luar (dengan izin / tanpa izin)
G. Perawatan Kesehatan ① Selama pelatihan berlangsung, peserta diminta untuk menjaga kesehatan, karena peserta dapat kehilangan status pencalonannya apabila dinyatakan tidak sehat (unfit) pada hasil MCU saat pelatihan berlangsung. Untuk itu, disarankan agar para peserta rajin mencuci tangan baik sebelum makan maupun sesudah buang air besar. Setelah mencuci tangan, sebelum masuk ke dalam asrama dan kelas, juga sebelum makan, terlebih dahulu harus membersihkan tangan dengan cairan disinfektan. ② The Japan Foudation akan menyediakan asuransi kesehatan bagi para peserta. Pada dasarnya peserta dapat menggunakan asuransi dengan sistem tanpa uang tunai (cashless), namun karena syarat tertentu peserta terkadang harus membayar sendiri terlebih dahulu biaya pengobatan, kemudian mengklaim kepada perusahaan asuransi. Untuk itu, peserta disarankan menyiapkan uang untuk keperluan tersebut. Biaya pengobatan untuk masuk angin atau sakit perut dibutuhkan sekitar Rp 1,000,000,- . Diharapkan peserta memahami isi asuransi dan memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya.
6
③ Jika terjadi kasus darurat (kecelakaan atau sakit parah dsb.) pada malam hari, harap segera menghubungi petugas/staf P4TK Bahasa yang bertugas. Setelah itu, staf Jepang akan menanganinya. Oleh karena itu, peserta diminta untuk mengikuti petunjuk dari staf Jepang. Namun, apabila kondisinya sangat darurat, peserta langsung pergi ke Rumah Sakit terlebih dahulu, setelah itu baru menghubungi koordinator Jepang. ④ Jika kondisi tubuh tidak baik, segeralah memeriksakan diri ke dokter untuk mencegah penyebaran penyakit menular seperti penyebaran rubella pada EPA angkatan sebelumnya.
H. Pengunduran Diri ① Peserta yang mengundurkan diri/unfit harus meninggalkan asrama paling lambat keesokan harinya. ② Peserta harus mengembalikan kartu asuransi ke bagian admin (karena mulai keesokan harinya, kartu asuransi tidak akan dapat digunakan lagi). ③ Buku pelajaran yang diberikan kepada peserta tidak perlu dikembalikan, tetapi buku yang dipinjam dari RC harus dikembalikan. ④ Karena ada kemungkinan tunjangan yang masih belum diterima maka rekening bank (BNI) tidak ditutup dahulu sampai tunjangan tersebut telah ditransfer.
I. Cara Penggunaan Media Sosial Selama mengikuti pelatihan bahasa, peserta mohon perhatikan cara penggunaan media sosial, seperti blogs, Instagram, facebook, dsb. ①
Peserta tidak boleh meng-upload foto-foto yang diambil di dalam area tempat pelatihan.
②
Peserta tidak boleh “add friend” kepada pengajar. Dan juga tidak boleh “approve” bila di-add friend (boleh menjadi “friend” sesama peserta).
③
Peserta tidak diperbolehkan meng-upload foto yang berhubungan dengan program EPA, misalnya ujian, daftar nilai, teks, serifikat, surat, dokumen resmi, dsb.
④
Peserta tidak diperbolehkan menulis cerita, isu-isu, dan juga caci maki peserta lain atau pengajar.
⑤
Kelalaian dan pelanggaran dalam peraturan ini, dianggap telah melakukan Sanksi Berat.
7
