Infodag Hosted mail 10 maart 2016 The Interactive Hub
Agenda 13u
Ontvangst
13u30 Waarom dit project & hoe werken we praktisch verder? Hans Hubin
14u
Wat houdt het contract & de licentie in? Comparex
14u15 Exchange Online en informatieveiligheid Microsoft
14u45 Optimalisatie van de mailomgeving Kristof Brams
15u
De vele mogelijkheden & kanttekeningen van Exchange Online & o365 Hans Hubin
15u30 Vragen en antwoorden
Waarom dit project & hoe werken we praktisch verder? Hans Hubin - VERA
Stopzetting hosted services Colt • • • • • • •
30 juli 2015 Niet enkel hosted mail, maar alle hosted services Heel Europa Verlieslatend Sterke concurrentie van o.a. Microsoft (o365) Oorspronkelijk einde 31 oktober 2015 Bijgesteld wegens schending contractuele voorwaarden
Zoektocht naar een oplossing: de voorwaarden • Kostprijs mocht niet hoger zijn • Technologisch minstens evenwaardig: – Volledige integratie in Outlook – Naast e-mail ook agenda’s • Aandacht voor informatieveiligheid • Oplossing moest gedragen worden door de werkgroep Hosted mail
Zoektocht naar een oplossing: de overwegingen •
•
Optie 1: Aanbesteding – Te weinig tijd voor normale procedure (doorlooptijd tot gunning minstens 5 maanden) – Procedure met hoogdringendheid: • Geldig voor max 2 jaar • Procedure moest dan later opnieuw worden overgedaan • 2x migratie – Zijn er bestaande raamcontracten? – Het moest een hosted oplossing zijn - geen lokale mailserver: • Financieel en juridisch niet interessant • Veel expertise en onderhoud nodig naar back-ups en veiligheid Optie2: VERA stopt ermee en de besturen moeten zelf maar een oplossing zoeken
Zoektocht naar een oplossing: de werkgroep • Spoedoverleg op 3 augustus • 12 besturen vertegenwoordigd • Werkgroep steunt keuze voor Microsoft Exchange Online: – Er kan afgenomen worden van het bestaande raamcontract CIPAL – Comparex enkel verdeler van licenties - hosting is bij Microsoft zelf – Gestandaardiseerde oplossing: zelfs indien problemen met Comparex kunnen we bij Microsoft blijven – Grotere mailboxen – Prijzen lijken OK • Verschillende afstemmomenten via e-mail
Zoektocht naar een oplossing: verdere uitklaringen •
•
•
•
Juridisch – Afname raamcontract – 2 contracten: Comparex/VERA - verantwoordelijkheid Licenties – Onderhandelen met Microsoft – Verschillende licentiemodellen en modaliteiten van het contract Prijzen – Licentiekost – Migratiekost – Servicekost Planning – Tijd per bestuur voor ondersteuning ter plaatse volgens aantal mailboxen – Extra hulp: externe consultants nodig gezien de krappe deadline
Zoektocht naar een oplossing: technisch • Samenwerking met Colt: – Export instellingen – Testen – De-activatie oude omgeving • Voorbereiding door VERA: – Controle van de data – Opzetten nieuwe tenant (= o365 omgeving voor 1 organisatie) – Manuele correcties – Datamigratie naar nieuwe mailomgeving – Automatisering van de Outlook-installaties
Zoektocht naar een oplossing: keuzes • Wegens tijdsgebrek keuzes moeten maken: – Migratie AS-IS – Gemeente – OCMW niet samen op 1 tenant geplaatst – Sommige besturen hebben geen optimale configuraties – Licenties optimaliseren • Elk bestuur had vrije keuze om al dan niet te migreren: – Sommige besturen hebben een andere oplossing gekozen – VERA heeft ook deze besturen begeleid • Nieuwe besturen bijgekomen – Wegens strakke deadline pas in januari gemigreerd
Trial licenties • Start opzet tenant: 1 à 2 weken voor de dag van migratie • Elk bestuur in trial opgestart: – > 50 mbx: licenties besteld voor de migratie – < 50 mbx: trial licenties van 1 maand - 2x verlengd • Ondertussen hebben alle besturen betalende licenties
Bijbestellingen • • • • • • •
Niet onmiddellijk! E-mail sturen naar
[email protected] Bestelling plaatsen bij Comparex Na +/- 1 week: ontvangst licentiesleutel Licentie toevoegen in de licensing portal van het bestuur Licenties zichtbaar in de beheeromgeving Licentie koppelen aan nieuwe gebruiker
Best practice: • 1 extra licentie • Tijdig bestellen!
Contracten & facturen • Opzeg mailbox: – Licentie is 1 jaar geldig - weg op de vervaldag – Licentie kan overgedragen worden naar nieuwe gebruiker • 2 contracten: – Comparex en VERA – Opzeg hosted mail: zowel bij Comparex als bij VERA • 2 facturen: – Comparex: • Licenties Exchange Online • Jaarlijks (+ bijbestellingen) – VERA: • Servicekost • 3-maandelijks
Verlengingen • Jaarlijks verlengen • Comparex zal tijdig een contractverlenging sturen • Bevestigen aan Comparex
Opleidingen PIVO (1)
http://www.vlaamsbrabant.be/pivo/informatica/maatwerk-engroepsopleidingen/groepsopleidingen/mailen-en-agendabeheer-met-outlook.jsp
Opleidingen PIVO (2)
http://www.vlaamsbrabant.be/pivo/informatica/maatwerk-engroepsopleidingen/groepsopleidingen/haal-meer-uit-je-outlook.jsp
Opleidingen PIVO (3)
http://www.vlaamsbrabant.be/pivo/informatica/maatwerk-engroepsopleidingen/groepsopleidingen/outlook-je-hulp-bij-timemanagement.jsp
Wat houdt het contract & de licentie in? Stefan Billiet - Comparex
Exchange Online en informatieveiligheid Gunter Staes - Microsoft
Optimalisatie van de mailomgeving Kristof Brams - VERA
De vele mogelijkheden & kanttekeningen van Exchange Online & o365 Hans Hubin - VERA
Exchange online = Office365 • Exchange Online is een onderdeel van o365 • Raamcontract bevat meer: oa ook andere abonnementen o365 • Eigenschappen Exchange Online: – Opslagruimte van 50 GB – Ondersteuning voor Outlook – Toegang via internet (Outlook Web App) – Outlook-app (IOS, Android en Windows 10) – Gedeelde agenda en contactpersonen – Beveiliging tegen malware en spam
o365 Business Business Essentials
Business
Business Premium
E-mail
Geen e-mail
E-mail
Onedrive business 1TB
Onedrive business 1TB
Onedrive business 1TB
HD-videovergaderingen Office Online
HD-videovergaderingen Volledige, geïnstalleerde Office op pc/Mac
Volledige, geïnstalleerde Office op pc/Mac
Office-apps op tablets en Office-apps op tablets en telefoons telefoons Max 300 gebruikers
Max 300 gebruikers
Max 300 gebruikers
o365 Enterprise Enterprise E1
Enterprise E3
Enterprise E5
E-mail
E-mail
E-mail
Onedrive business 1TB
Onedrive business 1TB
Onedrive business 1TB
HD-videovergaderingen
HD-videovergaderingen
HD-videovergaderingen
Office Online
Volledige, geïnstalleerde Office op pc/Mac
Volledige, geïnstalleerde Office op pc/Mac
Office-apps op tablets en Office-apps op tablets en telefoons telefoons Sharepoint
Sharepoint
Sharepoint Integratie met telefooncentrale
Onbeperkt gebruikers
Onbeperkt gebruikers
Onbeperkt gebruikers
Verschil o365 Business & Enterprise Beperkingen business: – Installatie van Office mag niet in een gevirtualiseerde omgeving – Geen plug-ins/add-ins – Geen koppelingen met CRM/ERP of andere bedrijfsapplicaties – Geen group policies – Geen dubbele licentie (online/on premise) toegelaten – Geen Excel spreadsheet compare
Rol van VERA • Exhange Online: – Hulp beheer mailomgeving (servicedesk) – Hulp met configuratie Outlook – Bestellen extra licenties – Licenties beschikbaar in de portal – Opvolging problemen Exchange Online – € 30/mnd + 5% licentieprijs • Wil je NU een o365 licentie: – Voorlopig geen ondersteuning vanuit VERA – Berekening servicekost enkel op het onderdeel Exchange Online
Wat kan VERA in de toekomst bieden? (1) • Indien het bestuur meer wil dan Exchange Online, wat kan VERA dan bieden in de toekomst? – Oneindig veel mogelijkheden zorgen voor veel nood aan ondersteuning – Voorbeeld: • Besturen bellen met een vraag over bijvb Word/Excel • SharePoint opzetten en onderhouden • Hoe Skype for Business koppelen aan telefooncentrale VERA heeft onvoldoende kennis en resources voor ondersteuning
Wat kan VERA in de toekomst bieden? (2) Voorstel: Opstart werkgroep • Deel 1: – Uitzoeken voordelen/nadelen o365 t.o.v. klassieke licenties – Vergelijking verschillende abonnementen en hun meerwaarde – Scenario’s uitwerken wanneer instap interessant is • Deel 2: – Is er een rol weggelegd voor VERA? • Welke rol? • Waarmee kan VERA de besturen ondersteunen? – Is er een rol weggelegd voor gespecialiseerde consultancy? • Welke taken? • Wie is een geschikte partij?
Ideeën? Interesse? • • • •
Wat denken jullie? Andere zaken die aan bod kunnen komen? Wie overweegt o365? Wie heeft interesse?
Vragen?
