HANDLEIDING VOOR HET GEBRUIK VAN DE GUDRUNXPERT-APPLICATIE V 20/09/2012
INDEX 1.
ALGEMEEN
3
1.1.
Inleidend
3
1.2.
Benodigde software
3
1.3. Instellingen 1.3.1. Schermresolutie 1.3.2. Browser
4 4 4
2.
5
INTERNETAPPLICATIE
2.1. Algemeen 2.1.1. Inlogscherm 2.1.2. Inlogproblemen 2.1.3. Desktop 2.1.4. Gebruikersinstellingen 2.1.5. Applicatie “Uitgebreide zoekfunctie” 2.1.6. Beheer eigen omgeving – ‘Eigen domein’ 2.1.7. Overzichten
5 5 7 8 10 11 14 15
2.2. Toevoegen opdracht 2.2.1. Scherm 1: Algemene gegevens 2.2.2. Scherm 2: Gegevens betreffende het agentschap / interne dienst 2.2.3. Scherm 3: Gegevens betreffende het te schatten goed I 2.2.4. Scherm 4: Gegevens betreffende het te schatten goed II 2.2.5. Scherm 5: Klantgegevens + contactgegevens 2.2.6. Scherm 6: Productgroepen 2.2.7. Scherm 7: Technische info. 2.2.8. Scherm 8: Facturatiegegevens 2.2.9. Scherm 9: Laatste scherm: Opdrachtbevestiging
16 16 17 18 19 20 22 23 25 26
2.3. Centraal dossier 2.3.1. Scherm “Samenvatting” 2.3.2. Scherm “Contactgegevens”: 2.3.3. Scherm “Afspraken” 2.3.4. Versies verslag 2.3.5. Facturatie cliënt (enkel voor contractanten) 2.3.6. Bewerk dossier 2.3.7. Vragen / Opmerkingen 2.3.8. Aanvraagdata
27 28 29 30 31 32 32 33 33
Gudrun Xpert nv
20/09/212
2/33
1. ALGEMEEN 1.1.
Inleidend
Deze handleiding is bedoeld voor de gebruikers van GDP3000. De handleiding beschrijft de functionaliteiten die ter beschikking zijn in de applicatie.
1.2.
Benodigde software
Deze site bezoekt u best met Microsoft Internet Explorer 4.01 of hoger. U kan de laatste versie van deze browser gratis downloaden via www.microsoft.com . Om de digitale verslagen (pdf-formaat) te bekijken, moet u over Acrobat Reader beschikken. Ook dit programma kan u gratis downloaden via www.adobe.com .
Gudrun Xpert nv
20/09/212
3/33
1.3.
Instellingen
1.3.1. Schermresolutie
De website bekijkt u best met een schermresolutie van ten minste 800x600. 1.3.2. Browser
Uw browser moet ingesteld zijn om JavaScript te lezen en cookies te ontvangen. Microsoft Internet Explorer Kies menu Tools – Internet Options – Advanced
Netscape Communicator Kies menu Edit – References - Advanced
2. INTERNETAPPLICATIE Op de volgende bladzijden krijgt u een overzicht van de verschillende schermen die beschikbaar zijn op het internetplatform http://www.gudrun.be/. 2.1.
Algemeen
2.1.1. Inlogscherm
Tik volgend adres in het adresveld http://www.gudrun.be/
Bovenaan rechts klikt u op myXpert login. Gebruiker:
de gebruiker vult zijn User Id in.
Paswoord:
de gebruiker vult zijn paswoord in. Uw paswoord moet bestaan uit minstens vijf karakters. Het mag niet gelijk zijn aan uw user id of aan uw eigen naam of voornaam.
Gudrun Xpert nv
20/09/212
5/33
Het systeem zal u ook vragen of Windows het paswoord in zijn geheugen moet bewaren, zodat u sneller kan inloggen.
Wij raden u aan dit niet te doen, aangezien de beveiliging van uw user id dan niet meer kan worden verzekerd. Vink het witte vierkantje aan en klik op No.
Gudrun Xpert nv
20/09/212
6/33
2.1.2. Inlogproblemen PASWOORD of User Id NIET CORRECT
Indien uw paswoord of User Id niet correct is, krijgt u de volgende melding:
Probeer uw gegevens opnieuw in te tikken. Indien het probleem blijft of indien u uw paswoord of User Id bent vergeten, gelieve per mail
[email protected] of per telefoon 02 515 12 70 contact op te nemen.
2.1.3. Desktop
Verklaring van de termen: 2.1.3.1. Desktop
Brengt u altijd terug naar de beginpagina die hierboven is afgebeeld. 2.1.3.2. Takenlijst gebruiker
Voor de dossierbeheerder : steeds LEEG 2.1.3.3. Taalkeuze
Hier kan u uw werktaal kiezen: Nederlands of Frans. Deze keuze wordt slechts voor de duur van de sessie bewaard. Als u permanent in een andere taal wil werken, dient u dit via “gebruikersinstellingen” aan te passen. Uw taalkeuze hier heeft geen invloed op de taal waarin het verslag wordt opgesteld.
Gudrun Xpert nv
20/09/212
8/33
2.1.3.4. Afmelden
Via “afmelden” kan u de applicatie verlaten zonder de browser af te sluiten. U wordt afgemeld en komt opnieuw op het openingsscherm terecht. 2.1.3.5. Search
Elke gebruiker kan via de “search functie” aan de rechterkant van het scherm een dossier opzoeken.
U kan echter slechts op 2 items zoeken: Gudrun-dossiernummer of klantnaam.
Opgelet: wanneer u zoekt op Gudrun-dossiernummer, hoeft u de nullen vooraan en het controlegetal (=de laatste 2 cijfers na het streepje) niet in te vullen, maar het mag wel. 2.1.3.6. Links
Een algemene versie van huidige handleiding staat hier ter uwer beschikking.
Gudrun Xpert nv
20/09/212
9/33
2.1.4. Gebruikersinstellingen
Dit zijn de gegevens die de gebruiker zelf kan beheren. - Bij de eerste aanmelding vult u best alle velden van dit scherm in.
Gudrun Xpert nv
-
U kan zelf elke wijziging van uw adres, telefoon- of faxnummer of emailadres invoeren.
-
Indien nodig kan u hier steeds zelf uw paswoord wijzigen.
-
Bij reset van een paswoord door Gudrun Xpert zal het nieuwe paswoord per mail naar dit e-mailadres gestuurd worden, daarom is het belangrijk deze gegevens up to date te houden.
20/09/212
10/33
2.1.5. Applicatie “Uitgebreide zoekfunctie”
Elke gebruiker kan via de “search functie” aan de rechterkant van het scherm een dossier opzoeken. In het scherm “uitgebreid zoeken naar een dossier” (op de desktop) kan de gebruiker via diverse parameters een dossier opzoeken. De 2 eerste mogelijkheden is het zoeken op “referentienummer” en “op naam”. De elementen die u hier invult worden apart geanalyseerd in een “of-functie”. Voorbeeld: u vult het producentnummer in alsook de naam van de klant. Het resultaat zal zijn: alle dossier met dat producentnummer EN alle dossier met de opgegeven achternaam. Zoeken “op adres” daarentegen is een zoekfunctie waarbij gezocht wordt op verschillende parameters tegelijk. Vb. Straat + nummer en postcode. Zoeken op referentienummer: • Gudrun opdrachtnummer: Gudrun-opdrachtnummer van een dossier. • Referentienummer contractant. • Referentienummer makelaar. • Polisnummer brand (enkel van toepassing voor verzekeringen producten). • Polisnummer diefstal (enkel van toepassing voor verzekeringen producten).
Gudrun Xpert nv
20/09/212
11/33
Zoeken op naam: • Klant bedrijfsnaam. • Klant voornaam. • Klant naam. • Contactpersoon voornaam. • Contactpersoon naam. • Bemiddelaar. • Kantoorbenaming. Zoeken op adres • Locatie + huisnr. • Straatnaam + huisnummer. • Postcode. • Gemeente. Klik op “zoek” om het resultaat te zien. Indien het resultaat één bepaald dossier is, komt u direct in dit dossier terecht. Indien het resultaat meer dan één dossier is, krijgt u een lijst van dossiers te zien. Volgend scherm verschijnt:
Gudrun Xpert nv
20/09/212
12/33
Verklaring van de termen:
• • • • • • •
Aanvraagdatum: aanvraagdatum van het dossier. Opdrachtnummer : Interne referentie bij Gudrun Xpert Klant(en): naam van de klant(en). Te schatten adres adres van het te expertiseren goed. Contractant: naam van de contractant (verzekeringsmaatschappij, bank,...). Bemiddelaar: naam van het kantoor van de bemiddelaar. Productgroep(en): de gevraagde opdrachten. VEN T1 = venale schatting van een grond VEN T2 = venale schatting van een bestaand gebouw in huidige toestand VEN T2+ = venale schatting van een bestaand gebouw voor en na werken VEN T3 = venale schatting van een project op plan VEN T4 = venale schatting van een bestaand gebouw voor en na verbouwingen NBW T2 = Kapitaalsbepaling van een bestaand gebouw in huidige toestand NBW T2+ = Kapitaalsbepaling van een bestaand gebouw voor en na werken DPR T2 = Diefstalpreventierapport van een bestaand gebouw in huidige toestand BRA T2 = Brandinspectierapport van een bestaand gebouw in huidige toestand
• • •
Status: stand van zaken in het dossier. Datum plaatsbezoek: datum waarop het plaatsbezoek plaats vond. Centraal dossier: via dit actief veld kan u de details van dit dossier weergeven (zie verder: punt 2.3 Centraal dossier).
Gudrun Xpert nv
20/09/212
13/33
2.1.6. Beheer eigen omgeving – ‘Eigen domein’
Dit geeft u momenteel dezelfde mogelijkheden als de hiervoor vermelde “gebruikersinstellingen”.
Gudrun Xpert nv
20/09/212
14/33
2.1.7.
Overzichten
Indien u over voldoende rechten beschikt, hebt u de mogelijkheid lijsten te trekken waar de dossiers opgenomen worden die toevertrouwd werden aan Gudrun Xpert. Ofwel is de lijst oproepbaar op uw scherm en kunt u op die manier gemakkelijk het gewenste digitale dossier raadplegen. Ofwel via een Excellijst die u per mail toegezonden wordt en waar detailinformatie terug te vinden is.
Gudrun Xpert nv
20/09/212
15/33
2.2.
Toevoegen opdracht
2.2.1. Scherm 1: Algemene gegevens
Velden met een * zijn verplicht in te vullen. • • • • •
Contract:
ofwel standaard ingevuld ofwel keuze uit een lijst (afhankelijk van uw rechten) Referentie organisatie: referentienummer van het dossier bij de bank/maatschappij. Taal van het verslag: de taal waarin het verslag zal worden opgesteld. Straat + nr. + bus: straatnaam, huisnummer en busnummer van het te expertiseren goed. Postcode + gemeente + land: postcode, gemeente en land van het te expertiseren goed Het systeem zal het ingevulde adres controleren in het adressenbestand van België. Indien het adres niet bestaat, zal de rode waarschuwing “ongeldig/onbekend adres” bovenaan het scherm verschijnen, zoals u ziet in het scherm hierboven. U heeft nu 2 mogelijkheden: 1. Het correcte adres manueel invullen (adres aanpassen). 2. Het systeem stelt enkele mogelijke juiste adressen voor. Selecteer het juiste adres.
Gudrun Xpert nv
20/09/212
16/33
•
Algemene opmerking:
hier kan u bijzonderheden toevoegen over het dossier, b.v. Let op: dit veld is beperkt. Indien er in een dossier veel randinformatie meegedeeld dient te worden, doet u dit best via e-mail naar het volgende adres :
[email protected] (gelieve dan ons dossiernummer in de subject te willen meedelen). Gelieve altijd te melden indien het dossier binnen het kader van een betwisting valt.
•
Klik op “VOLGENDE”
2.2.2. Scherm 2: Gegevens betreffende het agentschap / interne dienst
Boven aan het scherm ziet u het toegekende opdrachtnummer (interne referentie bij Gudrun Xpert, noodzakelijk bij elke latere vraag ivm het dossier). Dit nummer telt altijd 9 + 2 cijfers.
•
•
Ophalen van gegevens: dit gedeelte is enkel toegankelijk voor de users intern aan de maatschappij of bank. Dus niet voor de bemiddelaar. U kunt hier een producentnr invullen waardoor de contactgegevens van de bemiddelaar automatisch ingevuld worden. Bij “gebruiker” moet u kiezen over welke persoon het gaat in het geval er meerdere gebruikers zijn onder 1 bemiddelaar.
• • • • . •
Producentennummer: Vul het nummer van de bemiddelaar in. Kantoor bemiddelaar: Vul de kantoornaam van de bemiddelaar in.. Referentienummer: Eventueel referentienummer eigen aan de bemiddelaar. Voornaam + familienaam bemiddelaar
•
Telefoon + Fax: E-mail: Adres:
Gudrun Xpert nv
Dit is de e-mail naar waar het verslag wordt verzonden ALS de bemiddelaar in kwestie consultatierechten heeft Postadres
20/09/212
17/33
•
Klik op “VOLGENDE”
2.2.3. Scherm 3: Gegevens betreffende het te schatten goed I
• • •
Deelorganisatie: Categorie Risicogroep:
•
Detail info (facultatief): o aantal woongelegenheden:
ofwel standaard ingevuld ofwel keuze uit lijst niet van toepassing vink de omschrijving(en) aan die van toepassing zijn. Dit is facultatief.
o aantal hoofdgebouwen: o aantal bijgebouwen: o % beroepsgebruik:
vul het aantal te expertiseren woongelegenheden in het gebouw in. vul het aantal te expertiseren hoofdgebouwen in. vul het aantal te expertiseren bijgebouwen in. vul het percentage in van het goed dat voor beroepsdoeleinden wordt gebruikt.
Klik op “VOLGENDE”
Gudrun Xpert nv
20/09/212
18/33
2.2.4. Scherm 4: Gegevens betreffende het te schatten goed II
•
Risico type :
vink de omschrijving(en) aan die van toepassing zijn. Dit is facultatief.
Opmerking: dit scherm wordt enkel getoond wanneer één van de risicogroepen van het vorige scherm werd aangeduid. Klik op “VOLGENDE”
Gudrun Xpert nv
20/09/212
19/33
2.2.5. Scherm 5: Klantgegevens + contactgegevens
De klantgegevens op het bovenste deel van het scherm • • • • • •
Bedrijfsnaam: Titel + voornaam + naam: Telefoon thuis, werk, GSM: E-mail: Straat, nr., bus: Postcode, gemeente, land:
•
Klik op “TOEVOEGEN” vooraleer u de overige velden (te contacteren persoon voor afspraak) van het scherm invult!!!
vul eventueel de bedrijfsnaam in. aanspreektitel, voornaam en familienaam van de klant. telefoongegevens van de klant. e-mail van de klant adresgegevens van de klant. adresgegevens van de klant.
Vervolgens verschijnt in de linker bovenhoek de korte melding: Klantnaam + eventuele firmanaam, voorafgegaan door een potloodje en een kruisje. Het potloodje = deze gegevens aanpassen. Het kruisje = deze gegevens verwijderen. •
Indien er verscheidene klanten zijn, kan de gebruiker de voorgaande procedure nogmaals uitvoeren. Na het “toevoegen” zal de klant eveneens bovenaan verschijnen.
Gudrun Xpert nv
20/09/212
20/33
Te contacteren persoon (voor de afspraak): enkel in te vullen indien verschillend van de klant. • Vul alle gegevens in van de persoon met wie de afspraak moet worden gemaakt. • Enkel de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon dienen ingevuld te worden. •
Klik op “VOLGENDE”
Gudrun Xpert nv
20/09/212
21/33
2.2.6. Scherm 6: Productgroepen
•
Het product ‘venale schatting’ staat standaard aangevinkt.
•
Klik op “VOLGENDE”
Gudrun Xpert nv
20/09/212
22/33
2.2.7. Scherm 7: Technische info.
Voor venale schatting:
•
•
Producttypes:
grond bestaand gebouw in huidige toestand bestaand gebouw voor en na werken (kleine werken) project op plan bestaand gebouw voor en na verbouwing (omvangrijke werken) Bouwjaar, gebouwd volume, terrein oppervlakte, kadastraal inkomen, kadastrale sectie, geschatte waarde door klant, werkelijke verkoopswaarde, voorschotten, onkosten, aard klant: vul de gegevens in die gekend zijn
Voor nieuwbouwwaarde schatting:
Gudrun Xpert nv
20/09/212
23/33
Voor Diefstalpreventierapport:
Voor Brandinspectierapport :
Klik daarna op VOLGENDE
Gudrun Xpert nv
20/09/212
24/33
2.2.8. Scherm 8: Facturatiegegevens
Dit scherm ziet u NIET als de expertise gefactureerd wordt aan de bank of maatschappij onder vorm van een groepsfactuur. U ziet dit scherm enkel als het gaat om een individuele facturatie.
Het scherm facturatiegegevens staat standaard ingevuld met de coördinaten van de eerste klant, deze gegevens zijn aan te passen indien de factuur niet op de naam van de eerste klant opgesteld dient te worden. • •
Bedrijfsnaam: Aanspreking + Voornaam + Naam
• • •
Straat + Nummer + Bus Postcode + Gemeente + Land Ondernemingsnummer (BTW-nr)
•
Betalingsreferentie
Gudrun Xpert nv
vul eventueel de bedrijfsnaam in aanspreektitel, voornaam en familienaam voor de factuur. adresgegevens voor de factuur. adresgegevens voor de factuur. Kies hier de BTW-plichtigheid voor de facturatie.
dit is de gestructureerde mededeling voor de betaling van de voorafbetaling en/of factuur.
20/09/212
25/33
Klik daarna op VORIGE om gegevens aan te passen of op VERWERK om de opdracht te beëindigen. 2.2.9. Scherm 9: Laatste scherm: Opdrachtbevestiging
Op het laatste scherm vindt u een korte samenvatting met de volgende gegevens: • opdrachtnummer, • gevraagde verslagen (of producten), • naam van de maatschappij, • adres van het te expertiseren goed, • nodige documenten om een vlotte expertise te garanderen. Gelieve steeds kopies van alle documenten klaar te (laten) leggen voor de expert. •
Klik op “VORIGE” als er nog wijzigingen nodig zijn. U krijgt terug scherm 1 van “toevoegen van een opdracht”. Breng de nodige wijzigingen aan.
•
Als alle gegevens correct zijn, klik dan op “VERWERK”. Indien nodig, schrijf EERST de referentie van het dossier op (zie bovenaan “Opdrachtnummer”) Alle gegevens worden nu geregistreerd en bewaard. Bepaalde gegevens kunnen door de gebruiker nog gewijzigd worden in de applicatie tot op het moment dat de afspraak wordt vastgelegd.
Gudrun Xpert nv
20/09/212
26/33
2.3.
Centraal dossier
De gebruiker kan vanuit verschillende schermen naar het “Centraal dossier” gaan voor een bepaald dossier. “Centraal dossier” is een samenvatting van alle gegevens van een dossier die door GudrunXpert zijn gekend en bewaard.
Via de diverse items aan de linker zijkant van het scherm (onder de foto) kan de gebruiker naar de verschillende schermen gaan. Klik op het item en u zal het aangeklikte scherm zien verschijnen (zie verder). • • • • • • • • •
Historiek: Samenvatting: Status: Contactgegevens:
Niet van toepassing geeft algemene informatie over het dossier. Niet van toepassing alle gegevens betreffende het expertiseadres en personen (klant, contactpersoon,...). Afspraken: geeft een weergave van alle gemaakte afspraken. Versie verslag: geeft een historiek van de aangemaakte verslagen. U kan de verslagen ook inkijken, afhankelijk van de u toegekende rechten. Facturatie cliënt: geeft een overzicht van de facturatie in dit dossier aan de gebruiker die hiertoe rechten heeft verkregen. Bewerk dossier: hier kan de gebruiker gegevens aanpassen. Vragen/opmerkingen: geeft u de mogelijkheid om snel een vraag in een dossier te stellen, zowel tijdens het verloop van het dossier, als na afsluiting
Gudrun Xpert nv
20/09/212
27/33
van de opdracht. Op dit scherm, juist onder “Samenvatting”, vindt u de volgende informatie: •
Opdrachtnummer:
•
Referentie organisatie: dossiernummer van de klant bij de maatschappij.
•
Creatiedatum:
aanvraagdatum van het dossier.
•
Status:
stand van het dossier:
dossiernr. Gudrun Xpert, telt 9 cijfers + 2 controlecijfers.
o done/frozen = afgesloten dossier o cancelled/fixed = geannuleerd dossier o in process/… = in behandeling 2.3.1. Scherm “Samenvatting”
Dit scherm geeft algemene informatie weer over het dossier (zie scherm hierboven) •
Contractant:
•
Type van expertise: het uit te voeren product in dit dossier.
naam van de maatschappij of bank
Let op: voor bepaalde producten kan dit een combinatie van verschillende types zijn in één dossier. •
Te expertiseren adres: adres van het te expertiseren goed.
•
Contactinformatie:
•
Openstaande taken: de huidige openstaande taak. Enkel zichtbaar als het een taak is die u mag uitvoeren. Andere taken vindt u in het scherm “Takenlijst”.
Gudrun Xpert nv
te contacteren perso(o)n(en) met bijkomende gegevens.
20/09/212
28/33
2.3.2. Scherm “Contactgegevens”:
Hier vindt u alle gegevens betreffende het expertiseadres en personen (klant, contactpersoon,...). Pogingen:
Gudrun Xpert nv
geeft een historiek weer van de gevoerde telefoongesprekken + eventueel de aanduiding dat er een brief voor contactopname vertrokken is.
20/09/212
29/33
2.3.3. Scherm “Afspraken”
Hier krijgt u een overzicht van alle afspraken. Hier kan u de datum van de afspraak voor het plaatsbezoek en de historiek van de afspraakproblematiek voor dit dossier terugvinden. • •
Afspraken: Historiek:
Gudrun Xpert nv
weergave van de geplande afspraak + naam van de expert. weergave van de vorige afspraken.
20/09/212
30/33
2.3.4. Versies verslag
Wanneer het verslag is afgewerkt, krijgt u het volgende scherm en kan u het verslag hier raadplegen. U kan hier het verslag oproepen in de taal die u wenst: Nederlands, Frans of Duits, ongeacht de initiële aanvraagtaal van het verslag.
Klik op het oogje onder het product waarvan u het verslag wil inkijken. Na enige tijd zal het verslag verschijnen. •
Versie:
• •
Creatiedatum: Toestand: o niet bevroren: ·het verslag is in verwerking en nog niet afgesloten. o Bevroren: het verslag is afgesloten. Productnamen: o Venale schatting o Nieuwbouwwaardeschatting o Statistische inboedelschatting o Diefstalinspectie o Brandinspectie
•
Gudrun Xpert nv
volgnummer van de versie van het verslag (vb. “1”). Elke nieuw aangemaakte versie krijgt een volgnummer. datum waarop het verslag werd afgesloten.
20/09/212
31/33
2.3.5. Facturatie cliënt (enkel voor contractanten)
Hier krijgt u een overzicht van de facturatie (indien u over de nodige rechten beschikt)
Verklaring van de termen:
• • • • • • •
Bedrag: Reden: Product: Datum zendnota: Nummer zendnota: Factuurnummer: Gebruiker:
kostprijs van de schatting aard van het gefactureerde bedrag type van de gefactureerde schatting afwerkingsdatum van het dossier nummer van de zendnota nummer van de factuur niet van toepassing
2.3.6. Bewerk dossier
Via bewerk dossier kunt u gegevens aanpassen. Let op: gegevens aanpassen via bewerk dossier is niet meer mogelijk eens het dossier gepland is.
Gudrun Xpert nv
20/09/212
32/33
2.3.7. Vragen / Opmerkingen
Noteer uw boodschap of vraag in de tekstbox en klik op verzenden. Uw vraag zal zo spoedig mogelijk verwerkt worden. U krijgt een antwoord per mail of per telefoon.
2.3.8. Aanvraagdata
Hier krijgt u een overzicht van de digitaal doorgestuurde informatie bij een aanvraag. Dit is enkel in geval van een gestructureerde aanvraag (MyXpert).
