1
Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Hoofdstuk 1: Opstarten van School Monitor .......................................................................................... 4 Hoofdstuk 2: Schoolgegevens ................................................................................................................. 6 Hoofdstuk 3: Beleidsdocumenten ........................................................................................................... 7 Hoofdstuk 4: PDCA-cyclus Planning ...................................................................................................... 11 Hoofdstuk 5: Schooljaarplan ................................................................................................................. 14 Hoofdstuk 6: PDCA-cyclus Uitvoering ................................................................................................... 15 Hoofdstuk 7: PDCA-cyclus Evaluatie...................................................................................................... 17 Hoofdstuk 8: PDCA-cyclus Borging ........................................................................................................ 18 Hoofdstuk 9: Schooljaarverslag ............................................................................................................. 20 Hoofdstuk 10: Aangesloten scholen...................................................................................................... 21
2
Inleiding In tien hoofdonderwerpen krijg u heldere informatie en duidelijke praktische handreikingen om de kwaliteitszorg binnen uw school te digitaliseren. Naast de handleiding kunt u per mail een beroep doen op de helpdesk:
[email protected] Ook is School Monitor elke werkdag te bereiken op telefoonnummer 0513- 528 759. Wij wensen u veel succes en werkplezier toe bij de invoering en het gebruik van School Monitor.
Met vriendelijke groet, Team School Monitor
3
Hoofdstuk 1: Opstarten van School Monitor School Monitor is benaderbaar via internet. Nadat u de eerste keer bent ingelogd, kunt u gebruik maken van de SWSH applicatie. Deze applicatie zorgt ervoor dat u voortaan via een icoon op uw bureaublad rechtstreeks het programma School Monitor kunt openen. In deze applicatie zit tevens de juiste software verwerkt om maximaal gebruik te kunnen maken van alle functionaliteit.
Eerste keer inloggen
Stappenplan
Wanneer u zich voor de eerste keer aanmeldt bij SWSH komt u op de inlogpagina van School Monitor.
Stap 1 Ga naar www.swsh.nl. Stap 2 Vul uw door School Monitor verstrekte e-mailadres en wachtwoord in. Stap 3 Klik op de knop “inloggen”.
Wachtwoord vergeten
Stappenplan
Als u onverhoopt uw wachtwoord vergeten bent, kunt u eenvoudig een nieuw wachtwoord aanvragen.
Stap 1 Klik op de link: “Uw wachtwoord vergeten?”. Stap 2 Vul uw door School Monitor verstrekte emailadres in. Stap 3 Klik op de knop “Nieuw wachtwoord aanvragen”. Stap 4 Binnen vijf minuten ontvangt u een email met daarin een link naar de pagina om een nieuw wachtwoord op te geven.
4
SWSH software installeren
Stappenplan
U kunt via de applicatiewisselaar gratis de SWSH toegangsapplicatie downloaden. Deze applicatie zorgt ervoor dat u een icoon op uw computer krijgt waarmee u direct toegang krijgt tot School Monitor. In deze applicatie zit tevens de juiste software verwerkt om maximaal gebruik te kunnen maken van alle functionaliteiten.
Stap 1 Klik links bovenaan in het programma op applicatie wisselen. Stap 2 Klik op het icoontje van SWSH Stap 3 Ga naar het tabblad “Home”. Stap 4 Klik op de groene button “Software downloads”. Stap 5 Klik op de button rechts “Installeer SWSH applicatie”.
5
Hoofdstuk 2: Schoolgegevens Binnen het menu “Schoolgegevens” (rechts bovenaan, nadat u het programma heeft opgestart) vult u de algemene gegevens van de school in. Deze gegevens worden automatisch meegenomen op het voorblad van uw jaarplan en jaarverslag. Daarnaast kunt u in dit gedeelte van het programma alle medewerkers van de school invoeren en koppelen aan een of meerdere groepen. Deze gegevens zijn van belang om binnen het aanmaken van trajecttaken en activiteiten eenvoudig taken toe te wijzen aan een persoon of een groep.
Schoolgegevens invullen
Stappenplan
Binnen het tekstkader wordt de gelegenheid geboden om de volgende algemene gegevens van de school in te vullen: Brinnnummer, School, Directie, Adres, Postcode, Plaats Telefoon, Fax, E-mail adres, Website.
Stap 1 Klik binnen het menu op “Schoolgegevens”. Stap 2 Klik op “Gegevens wijzigen” onder het tekstvak schoolgegevens. Stap 3 Vul de schoolgegevens in. Stap 4 Klik op “Wijzigingen opslaan”.
Medewerkers
Stappenplan
Binnen het linker vak kunt u groepen aanmaken. U geeft de groep een afkorting en u geeft de volledige naam aan. Bijvoorbeeld: o.r. (ouderraad). Vervolgens kiest u voor de groep een unieke kleur. Deze kleuren komt u weer tegen in de gevisualiseerde planning van de trajecttaken. Als u groepen heeft aangemaakt kunt u via het rechter vak medewerkers toevoegen. Medewerkers kunnen in verschillende groepen zitten.
Stap 1 Klik op “Groep toevoegen” onder het linker tekstvak. Stap 2 Geef de afkorting van de groep die aangemaakt wordt en de volledige naam. Stap 3 Kies een kleur. Stap 4 Klik op “Opslaan”. Stap 5 Klik op “Medewerker toevoegen” onder het rechter tekstvak. Stap 6 Vul de gevraagde persoonsgegevens in en geef aan in welke groep(en) de persoon geplaatst moet worden. Stap 7 Klik op “Opslaan”.
6
Hoofdstuk 3: Beleidsdocumenten Binnen School Monitor worden beleidsdocumenten gestructureerd weggezet onder werkvelden. Door mappen aan te maken kunnen naast beleidsdocumenten ook andere relevante documenten worden toegevoegd, denk hierbij aan beleidsuitwerkingen en protocollen. School Monitor biedt een veilige omgeving voor al deze documenten. Derden kunnen leesbevoegdheid krijgen maar kunnen nooit documenten wissen of wijzigen. Hierdoor wordt het beleid van de school gewaarborgd. School Monitor realiseert op eenvoudige wijze een koppeling van en uitwisselingsmogelijkheden tussen bovenschools beleid en beleid op schoolniveau.
Lezen van bovenschoolsbeleid Scholen die vallen onder een organisatie met een bovenschoolse managementstructuur hebben ook te maken met bovenschools beleid. Dit geformuleerde beleid is de paraplu waaronder de school haar eigen schoolbeleid formuleert. School Monitor voorziet in een omgeving waarbinnen dit bovenschools beleid, gekoppeld aan het juiste werkveld, geplaatst en gelezen kan worden. Als ook het bovenschools management binnen de organisatie werkt met School Monitor kunnen zij deze omgeving beheren. Anders wordt de mogelijkheid gecreëerd voor individuele scholen om dit zelf te doen.
Stappenplan Stap 1 Klik binnen het menu op “Beleidsdocumenten”. Stap 2 Open het gewenste werkveld door op het werkveld te klikken en klik vervolgens op het beleidsonderwerp van uw keuze. Stap 3 Klik in de betreffende map op het document van uw keuze om deze te lezen.
7
Feedback geven op beleid
Stappenplan
Naast het lezen van de bovenschoolse beleidsstukken en andere relevante bovenschoolse borgingsdocumenten is er de mogelijkheid om te reageren op deze stukken. School Monitor werkt met een geïntegreerde mogelijkheid om direct feedback te geven op geplaatste stukken. Hierbij valt te denken aan geplaatst conceptbeleid waarvan het bovenschools management aan betrokken scholen vraagt mee te denken voordat het beleid vastgesteld wordt.
Stap 1 Volg stap 1 en 2 vanuit het vorige stappenplan. Stap 2 Klik op “Zelf feedback geven” onder het kopje “Feedback van aangesloten scholen”. Stap 3 Zet uw bericht in het daarvoor bestemde tekstvak en klik op “Opslaan”.
Beleidsonderwerp toevoegen Stappenplan U kunt binnen de werkvelden, naast de mogelijk door het bovenschools management aangegeven beleidsonderwerpen, ook nog zelf als school nieuwe beleidsonderwerpen toevoegen. Door deze mogelijkheid kunt u de werkomgeving van School Monitor nog specifieker maken voor uw school.
Stap 1 Klik binnen het menu op “Beleidsdocumenten”. Stap 2 Klik binnen het gekozen werkveld op “Beleidsonderwerpen toevoegen”. Stap 3 Benoem het beleidsonderwerp binnen het daarvoor aangegeven venster en klik op “Opslaan”. Standaard wordt het beleidsonderwerp toegevoegd aan het betreffende werkveld. Stap 4 Door binnen het werkveld een beleidsonderwerp te kiezen, kunt u een subbeleidsonderwerp binnen een werkveld toevoegen.
8
Schoolbeleid toevoegen
Stappenplan
Schoolbeleid wat gedigitaliseerd is, kan eenvoudig onder het juiste beleidsonderwerp als bestand worden toegevoegd. Op deze wijze komen (eventueel geformuleerd) bovenschools beleid en schoolbeleid binnen een beleidsonderwerp op lijn te staan. Bij het openen van een werkveld ziet u direct of er bij een beleidsonderwerp bovenschools en of schoolbeleid aanwezig is en welke status de stukken hebben. Ook ziet u op welke datum u voor het laatst stukken hebt bijgewerkt en of er verbetertrajecten gekoppeld staan aan het beleidsonderwerp.
Stap 1 Klik binnen het menu op “Beleidsdocumenten”. Stap 2 Klik op het betreffende werkveld en selecteer vervolgens het beleidsonderwerp waaraan u schoolbeleid wilt toevoegen. Stap 3 Klik op de knop: “Bestand kiezen” en selecteer binnen de het betreffende bestand. Stap 5 Binnen de verkenner wordt nu de naam van het bestand weergegeven. Stap 6 Klik binnen het programma op “Toevoegen”.
Feedback geven op schoolbeleid
Stappenplan
School Monitor geeft u de mogelijkheid om opmerkingen te maken bij uw eigen beleidsstukken. Als u het tezamen met andere scholen van uw organisatie werkt met School Monitor kunt u het schoolbeleid ook openbaar maken. In dat geval kunnen collega’s ook feedback op uw schoolbeleid geven.
Stap 1 Volg stap 1 en 2 vanuit het vorige stappenplan. Stap 2 Klik op het betreffende werkveld en selecteer het beleidsonderwerp van uw keuze. Stap 3 Klik in het menu aan de rechterkant voor “Schoolbeleid”. Stap 4 Klik op “Zelf feedback geven” en meldt uw bericht in het daarvoor bestemde tekstvak en klik op “Opslaan”.
9
Map aanmaken binnen schoolbeleid Wilt u andere borgingsdocumenten toevoegen naast uw beleidsdocumenten, dan kunt u er voor kiezen om hiervoor een nieuwe map aan te maken.(Bijvoorbeeld “ protocollen” of “beleidsuitwerkingen”) Hierdoor behoudt u een goed overzicht tussen beleid en aanvullende documenten.
Stappenplan Stap 1 Klik binnen het menu op “Beleidsdocumenten”. Stap 2 Klik op het betreffende werkveld en selecteer vervolgens het beleidsonderwerp waarvoor u een extra map wilt aanmaken. Stap 3 Klik op “Map toevoegen”, geef de map een naam in het daarvoor bestemde veld en klik op “Map aanmaken”. U ziet nu uw eigen gemaakte map die toegevoegd is aan de map “Beleidsstukken”. Stap 4 Door het tabblad van de aangemaakte map aan te klikken kunt u ervoor kiezen om de bestanden van deze map te delen met de scholen binnen uw netwerk of met scholen binnen uw externe netwerk elders in Nederland. Ook kunt u de aangemaakte map (mits leeg) weer verwijderen vanuit deze omgeving.
10
Hoofdstuk 4: PDCA-cyclus Planning Binnen het kopje Schooljaarplan is de PDCA-cyclus ondergebracht. Deze cyclus vormt het hart van het programma School Monitor. In de planningsomgeving worden de verbetertrajecten van het betreffende schooljaar aangemaakt. Deze planning wordt direct verwerkt in het schooljaarplan.
Verbetertrajecten aanmaken
Stappenplan
Via een vast format wordt u uitgenodigd om SMART geformuleerde trajecten te maken voor uw jaarplan.
Stap 1 Klik binnen het menu op “Schooljaarplan”. Stap 2 Rechts bovenaan ziet u het actieve schooljaar. Door hierop te klikken komt u in een omgeving waar u andere schooljaren aan kunt maken en desgewenst kunt switchen van actief schooljaar. Stap 3 Klik op “Traject toevoegen” om te beginnen met het maken van een traject. Direct verschijnt de complete omgeving om het plan te maken, uit te voeren, te evalueren en te borgen.
11
Uitwerken van een verbetertraject Door aan het begin van het opzetten van een verbetertraject een koppeling te maken met een werkveld beleidsonderwerp , zorgt u ervoor dat het traject een duidelijke plaats heeft binnen de schoolorganisatie. Vervolgens wordt u in 5 stappen meegenomen om een gedegen verbetertraject op te zetten. U bent echter vrij in het gebruik van de tekstvelden. Alle informatie wordt meteen in het jaarplan gezet en aanpassingen in het traject worden 1 op 1 doorgevoerd. De gegevens binnen de tekstvelden “gewenste situatie” en “meetpunten” worden ook 1 op 1 meegenomen naar Evaluatie. De gegevens die ingevuld zijn bij het tekstvak “Wijze van borging” worden ook 1 op 1 meegenomen naar Borging. De beschreven borgingstaken worden pas opgenomen in de jaarplanning als het betreffende verbeterpunt is afgerond.
Stappenplan Stap 1 Doorloop stap 1, 2 en 3 van het onderwerp “Verbetertrajecten aanmaken”. Stap 2 Vul bij “Trajectnaam de titel van het traject in. Tip kies voor een actieve duidelijke titel waaruit direct blijkt wat met dit traject beoogd wordt. Stap 3 Open “Koppeling beleidsonderwerp” en koppel het verbetertraject aan één van de zes werkvelden en aan een beleidsonderwerp. Stap 4 (Optioneel) Klik op “Toevoegen”, onder de lijst met beleidsonderwerpen, om een beleidsonderwerp toe te voegen. Meteen verschijnt een tekstvakje waarin het nieuwe beleidsonderwerp aangegeven kan worden en klik op “Toevoegen”. Stap 5 Klik op de eerste stap “Wat willen we bereiken”. Prioritering onderwerp: Geef aan waarom de school aan dit onderwerp wil werken. Wat was de aanleiding hiervoor. Hiermee legt u een sterke bodem onder het traject. Huidige situatie: Beschrijf kort de huidige situatie of wijze van werken. Gewenste situatie: Schets de situatie zoals deze zal zijn na het succesvol doorlopen van dit traject. Stap 5 Klik op de tweede stap “Trajectformulering”. Specificeren van het doel: Geef bij trajecten die langer dan een jaar duren aan elke doelen specifiek voor dit jaar van belang zijn. Meetbare doelen: Geef aan welke doelen meetbaar zijn en hoe deze gemeten worden. Factoren benoemen die zorgen voor de haalbaarheid: Is er voldoende kennis, tijd, geld, draagvlak Stap 6 Klik op de derde stap “Overige bepalingen”.
12
Hier geeft u aan hoeveel uren geïnvesteerd gaan worden en door wie. Werkt u met het programma Taakbeleid.nl, dan kunt u via de aangegeven link direct in dat programma aan de slag om deze uren mee te nemen binnen het totale taakbeleid.De verwachte kosten kunt u in het tweede vakje aangeven. Stap 7 Klik op de vierde stap “Algehele tijdsplanning”. Geef de maand(en) aan, wijs de taak toe aan een persoon of groep en omschrijf de trajecttaak. Klik vervolgens op “Toevoegen”. Hiermee zet u de belangrijke bakens uit die u gedurende het schooljaar in het startscherm als to do’s op koers houden. Stap 8 Klik op de vijfde stap”Wijze van borging”. Binnen het tekstvak “Wijze van borging” kunt u een korte toelichting geven. Geef vervolgens de frequentie (freq) aan van de jaren waarin het borgingstraject meegenomen moet worden in de jaarplanning. (Bijvoorbeeld elk jaar[1] of om het jaar [2]. Vervolgens geeft u de maand(en) aan, de verantwoordelijken en de omschrijving van de borgingstaken. Klik tot slot op “Toevoegen”.
13
Hoofdstuk 5: Schooljaarplan School Monitor zorgt voor een automatische opmaak van het schooljaarplan. Alle gegevens die ingevoerd worden bij de planning van een nieuw verbetertraject worden keurig opgemaakt meegenomen in het schooljaarplan. De voorpagina wordt direct opgemaakt met daarin verwerkt het logo van de school en de schoolgegevens. Ook de inhoudsopgave wordt meteen meegenomen. Wijzigingen binnen de planning van een verbetertraject worden 1 op 1 doorgevoerd in het schooljaarplan. Daarnaast is er de mogelijkheid om losse pagina’s toe te voegen aan het document.
Het maken van een inleiding
Stappenplan
Als u wilt kunt u een inleiding toevoegen aan uw jaarplan. In deze inleiding kunt u algemene informatie geven over zaken die niet opgenomen zijn in de verbetertrajecten.
Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4
Het schooljaarplan
Stappenplan
Links bovenaan kiest u voor de pdf of word versie. Het opgemaakte schooljaarplan kan vanaf het scherm gelezen, uitgeprint of opgeslagen worden. Dit geeft de mogelijkheid het plan naar anderen te versturen. Bovenschools Management kan via School Monitor zelf het jaarplan direct via het programma binnenhalen.
Stap 1 Klik op “ Bewaar als” of “Druk af” om het document op te slaan of te printen.
Klik linksboven het scherm op “Inleiding”. Klik onder het tekstvak op “ Tekst bewerken”. Maak uw inleiding op in het tekstvak. Klik op “Opslaan”. De inleiding is nu automatisch toegevoegd aan het schooljaarplan.
14
Hoofdstuk 6: PDCA-cyclus Uitvoering Na de planning van de verbetertrajecten volgt de uitvoering ervan. Belangrijk hulpmiddel hierbij is het startscherm. Binnen het startscherm zijn vier tabbladen beschikbaar, te weten: Actieve trajecttaken, Terugkoppelingen, Lopende activiteiten en Visuele planning. Dit startscherm geeft u in een oogopslag zicht op de wijze waarop de verbetertrajecten tot uitvoering gebracht worden. Door dit snelle overzicht kunt u waar nodig op tijd bijsturen, ondersteunen en/of in overleg nieuwe activiteiten aanmaken. De uitvoeringsomgeving binnen de PDCA-cyclus van het schooljaarplan dient om die activiteiten aan te maken en een overzicht te krijgen van de historie van de activiteiten en terugkoppelingen door de coördinatoren.
Het aanmaken van een activiteit Om aan de uitvoering van een trajecttaak te gaan werken kan gekozen worden voor het aanmaken van een activiteit. Een vooraf doorgesproken actie met betrokkenen wordt nog eens kort verwoord door de directeur. Ook wordt een start- en een einddatum (deadline) toegevoegd en medewerkers worden geselecteerd. Deze medewerkers ontvangen een mail met de omschrijving van de activiteit, de data waarbinnen de actie gepland is en de mogelijkheid om via “achtergrondinformatie” alle stukken in te kunnen lezen die behoren bij dit verbeteronderwerp. Denk aan beleidsstukken, beleidsuitwerkingen, protocollen, de specifieke pagina uit het jaarplan en de historie van de acties en terugkoppelingen van dit traject.
Stappenplan Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5
Klik in het menu op “Schooljaarplan”. Klik op het verbetertraject naar keuze. Klik binnen het PDCA-menu op “Uitvoering”. Klik op “Nieuwe activiteit toevoegen”. Geef in de betreffende tekstvelden het onderwerp aan en de omschrijving van de activiteit. Geef vervolgens de startdatum aan en de deadline. Stap 6 Bij de functie “ Selecteer medewerkers” klikt u de betrokken personen aan bij deze activiteit. (U kunt hierbij ook een hele groep aanklikken, bijvoorbeeld --Team--. Stap 7 Klik vervolgens op een van de medewerkers om deze persoon (volgens afspraak) coördinator te maken van de activiteit. Stap 8 Vink “Mail zenden naar medewerkers” aan en klik op “Opslaan”. De mail wordt nu direct naar alle aangegeven medewerkers verzonden. In het startscherm verschijnt de activiteit onder “Lopende activiteiten”.
15
Uitvoering van activiteiten
Stappenplan
Alle medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van een activiteit krijgen een mail binnen van School Monitor. In die mail staat het onderwerp, de activiteit, de periode waarin de activiteit uitgevoerd moet gaan worden en de medewerkers die gekoppeld zijn aan deze activiteit. Verder kunnen medewerkers ter ondersteuning achtergrondinformatie oproepen. Als de medewerker coördinator is krijgt hij/zij in hetzelfde venster de mogelijkheid om terug te rapporteren. Deze terugkoppeling verschijnt als “ongelezen” in het startscherm van de directeur.
Stap 1 Open als medewerker de mailbox die gekoppeld is aan uw persoonsgegevens binnen School Monitor. Stap 2 Lees de informatie en klik desgewenst op “Achtergrondinformatie” en zoek eventueel contact via de mail met medewerkers binnen dit traject om tot uitvoering te komen. Stap 3 De coördinator meldt terug binnen het voor hem/haar meegestuurde terugmeldingsvenster. Stap 4 De directie leest de binnengekomen terugkoppelingen en bepaalt aan de hand hiervan of hiermee een trajecttaak is afgerond of dat er verdere activiteiten in gang gezet moeten worden om hiertoe te komen.
16
Hoofdstuk 7: PDCA-cyclus Evaluatie School Monitor zorgt ervoor dat alle ingebrachte gegevens die belangrijk zijn bij de evaluatie van een verbetertraject automatisch meegenomen worden naar de evaluatieomgeving. Hier vindt u de door u ingebrachte trajecttaken, meetbare doelen en de omschrijving van de gewenste situatie. Alle gegevens die u invult bij deze evaluatie worden weer 1 op 1 meegenomen in het jaarverslag.
Evalueren via het PDCA-menu Stappenplan Als u een verbetertraject geopend hebt kunt u dit traject evalueren via het PDCA-menu. Door bij de te evalueren onderdelen in de daarvoor bestemde tekstvakken korte beschrijvingen weer te geven en bij de trajecttaken de status te bepalen van de mate waarin de betreffende taak is uitgevoerd, werk je automatisch aan de opbouw van het jaarverslag. “Openstaand” is de standaard begininstelling. “Niet afgerond” kunt u kiezen als u dit schooljaar geen verdere acties onderneemt om de trajecttaak af te ronden.“Voltooid” gebruikt u als u van mening bent dat de trajecttaak ook echt goed is afgerond. Bij deze keuze verdwijnt de trajecttaak ook van de lijst van actieve trajecttaken in het startscherm.
Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4
Klik in het menu op “Schooljaarplan”. Klik op het verbetertraject naar keuze. Klik binnen het PDCA-menu op “Evaluatie”. Klik op de omgeving voor trajecttaken. Voeg een korte toelichting toe aan de trajecttaak die u wilt afronden en klik de gewenste status aan van het verbetertraject. Stap 5 Klik de omgeving van de trajecttaken dicht en klik de meetbare doelen open. Beschrijf kort of de meetbare doelen behaald zijn. Stap 6 Vervolgens kunt u doorklikken op de omgeving voor de evaluatie van de gewenste situatie. Ook daar vindt u een tekstvak voor een korte beschrijving.
Evalueren via het startscherm Stappenplan In het startscherm bevindt zich o.a. de map “Actieve trajecttaken”. Via de knop “Evalueren” wordt u rechtstreeks geleid naar het evaluatiedeel van het PDCA-menu.
Stap 1 Klik vanuit het startscherm op de tab “Actieve trajecttaken”. Stap 2 Klik bij het te evalueren verbetertraject op “Evalueren”. Stap 3 Voer vervolgens stap 4 uit vanuit het vorige beschreven stappenplan.
17
Hoofdstuk 8: PDCA-cyclus Borging In de borgingsomgeving binnen School Monitor wordt het verbetertraject afgerond. De aangegeven “Wijze van borging” bij de planning komt hier terug en is de leidraad voor de wijze van borging in de komende jaren. De borgingstaken blijven van kracht tot u deze verwijdert uit uw lijst van borgingstaken binnen de planning.
Borging via het PDCA-menu
Stappenplan
De laatste fase van de kwaliteitscyclus is het vaststellen in welke mate u er in geslaagd bent om uw verbetertrajecten te realiseren en vast te leggen. Dit laatste is belangrijk omdat de beschrijving van de kwaliteit het uitgangspunt wordt van de daadwerkelijke borging in de jaren hierna. Als u tot de conclusie komt dat het verbetertraject nog niet geleid heeft tot de gewenste verbeteringen of tot de uiteindelijke gewenste situatie, kunt u het traject meenemen naar het volgende schooljaar. Met mogelijk een aantal aanpassingen aan de gegevens die u heeft meegenomen kunt u vrij eenvoudig het verbetertraject voor dit nieuwe schooljaar maken. De borgingstaken worden pas geactiveerd in het startscherm nadat u daadwerkelijk het verbetertraject hebt afgevinkt.
Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4
Klik in het menu op “Schooljaarplan”. Klik op het verbetertraject naar keuze. Klik binnen het PDCA-menu op “Borging”. Geef aan binnen welke map de verbetering is vastgelegd. Standaard staat de optie op “Niet vastgelegd”. Stap 5 Bepaal of het verbetertraject geheel is afgerond en vink het traject dan af. Stap 6 Als het verbetertraject niet is afgerond kunt u het traject meenemen naar een nieuw schooljaar. Kies hiervoor het gewenste schooljaar en klik op “Dupliceer”.
18
Evalueren van de borgingstaken De borgingstaken die u als stap 5 hebt opgegeven bij het aanmaken van een verbetertraject zijn terug te vinden in het startscherm onder het tabblad “Actieve trajecttaken”. De taken onderscheiden zich van de trajecttaken door de mogelijkheid om de taak te “Borgen”. Deze borgingstaken komen automatisch terug in de lijst van actieve trajecttaken zoals u zelf hebt aangegeven. (Elk jaar, om het jaar of elke andere door u aangegeven frequentie).
Stappenplan Stap 1 Klik vanuit het startscherm op de tab “Actieve trajecttaken”. Stap 2 Klik binnen een aangegeven borgingstaak op “Borgen”. Stap 3 Beschrijf in het tekstvak de evaluatie en geef de status aan van de borgingstaak. Standaard staat deze op openstaand. Bij “Voltooid” verdwijnt de borgingstaak uit de lijst van actieve trajecttaken binnen het startscherm.
19
Hoofdstuk 9: Schooljaarverslag Het schooljaarverslag wordt grotendeels automatisch opgemaakt vanuit de evaluatie- en borgingsbeschrijvingen die u binnen School Monitor hebt gegeven. Het programma geeft daarnaast mogelijkheden om extra informatie toe te voegen aan het jaarverslag. Deze informatie wordt meegenomen in de inhoudsopgave en de pagina nummering van het document.
Completeren van trajecten
Stappenplan
Binnen de omgeving van het Schooljaarverslag kunt u eenvoudig nog eventuele wijzigingen doorvoeren.
Stap 1 Klik in het menu op “Schooljaarverslag”. Stap 2 Klik op een van de verbetertrajecten naar keuze en voer mogelijke tekstuele aanpassingen door. Stap 3 Klik op “ Sluiten”.
Toevoegen van pagina’s
Stappenplan
U kunt zelf ook nog nieuwe pagina’s toevoegen door een type pagina te selecteren. Bijvoorbeeld “Inleiding” of “Kengetallen leerlingen”. Standaard is er ook de mogelijkheid om voor een lege pagina te kiezen en deze zelf op te maken. De wijze van opslaan en afdrukken is gelijk aan het Schooljaarplan.
Stap 1 Klik in het menu op “Schooljaarverslag”. Stap 2 Klik op “Pagina toevoegen”. Stap 3 Selecteer uit de aangegeven voorbeelden de gewenste type pagina
20
Hoofdstuk 10: Aangesloten scholen Als er meerdere scholen zijn binnen uw samenwerkingsverband die werken met School Monitor is het mogelijk om elkaar m.b.t. kwaliteitszorg te versterken. Op een zeer eenvoudige manier kunt u toegang krijg tot het openbaar gemaakte beleid en verbetertrajecten van een collega-school. Deze mogelijkheid leidt tot uitwisseling van sterke (Beleids)documenten en best practices op het gebied van opzet, uitvoering, evaluatie en borging van verbetertrajecten. Op bovenschools niveau is het mogelijk om alle aangesloten scholen van de juiste beleidsstukken en andere belangrijke documentatie te voorzien, gekoppeld aan het juiste beleidsonderwerp binnen het juiste werkveld. Daarnaast is het op bovenschools niveau mogelijk om de scholen te volgen in hun ontwikkeling en waar mogelijk te ondersteunen. Het apart opsturen van schoolgidsen, schooljaarplannen, schooljaarverslagen en tussentijdse rapportages kan, mits hierover gezamenlijke afspraken gemaakt worden, tot het verleden gaan behoren.
Openbaar maken van beleidsstukken Op het moment dat uw school een beleidstuk plaatst dat interessant zou kunnen zijn voor collega-scholen, kunt u besluiten dit beleidsstuk of dit protocol of document openbaar te maken. U kiest dan voor de instelling “Netwerk”. (Standaard staat de optie bij schoolbeleid op “Organisatie”).
Stappenplan Stap 1 Klik in het menu op ”Beleidsonderwerpen”. Stap 2 Klik op het beleidsonderwerp van uw keuze en ga naar “Schoolbeleid”. Stap 3 Klik op de gewenste map en bepaal of deze informatie “Netwerk” of “Organisatie” mag zijn. (Zie oranje icoontje) Stap 4 Klik op “Bewerken” om in het aangegeven tekstvak zoektermen op te geven die met een spatie gescheiden zijn. Stap 5 Klik op “Wijzigingen opslaan”.
21
Opvragen van externe beleidsstukken Als u behoefte heeft om binnen een bepaald beleidsonderwerp eens te vergelijken wat collega scholen voor beleid hebben, kunt u middels het invullen van een zoekterm gaan kijken binnen de bestanden van deze scholen. Mogelijk komt u via deze mogelijkheid op goede ideeën of kunt u het document of delen daarvan goed gebruiken binnen uw eigen school. U kunt het document als PDF downloaden. Op bovenschools niveau kan besloten worden op welke wijze deze uitwisseling op een gewenste manier verloopt. (Bijvoorbeeld door af te spreken dat de scholen onderling eerst even contact met elkaar hebben alvorens tot het downloaden over te gaan). Ook kunt u feedback geven en krijgen op openbaar gemaakt beleid, ter versterking van elkaar.
Openbaar maken van trajecten U kunt ook verbetertrajecten voor uw netwerk zichtbaar maken. Als u dit doet kunnen collega-scholen binnen uw netwerk meekijken met het door u opgestelde traject. Dit kan leerzaam zijn. Bovendien kunnen andere scholen zien waar u dat schooljaar mee aan het werk gaat. Mogelijk zijn er aangesloten collega-scholen die hetzelfde speerpunt gekozen hebben en ontstaat hieruit een samenwerking op het gebied van dit verbetertraject tussen scholen.
Stappenplan Stap 1 Ga in het menu naar “Netwerk”. Stap 2 Geef een zoekterm op binnen het tekstvak “Document zoeken” en klik op “Ga”. Stap 3 Klik op de gewenste locatie. Stap 4 Klik op het document dat u wilt ophalen.
Stappenplan Stap 1 Klik binnen “Schooljaarplan” op het gewenste verbetertraject. Stap 2 Klik onderaan op het icoontje om het traject in het netwerk openbaar te maken. Standaard staat de optie op “Organisatie”.
22
Opvragen van externe trajecten Uiteraard kunt u naast het zelf openbaar maken van de trajecten ook kijken binnen de aangesloten collega-scholen welke trajecten zij voor het schooljaar hebben weggezet.
Stappenplan Stap 1 Ga naar “Aangesloten scholen” helemaal bovenaan het scherm. Stap 2 Klik op een school van uw keuze Stap 3 Klik op “Visuele planning”. Stap 4 Klik op een verbetertraject (blauwe onderstreepte tekst) om dit document op te halen.
23
