In goede banen geleid? Onderzoek naar het subsidiebeleid van de gemeente Noordoostpolder

In goede banen geleid? Onderzoek naar het subsidiebeleid van de gemeente Noordoostpolder

Rekenkamercommissie Noordoostpolder December 2007

Rekenkamercommissie Noordoostpolder Postbus 155 8300 AD Emmeloord

In samenwerking met:

Onderzoekers: Drs. G.M. (Gerard) van Dieren Drs. E. (Eelke) Horselenberg E.J.M. (Evert) Wolters

VOORWOORD

Voor u ligt het vijfde rapport van de rekenkamercommissie Noordoostpolder. Het beschrijft de resultaten van het onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het subsidiebeleid in de gemeente Noordoostpolder. Zoals het titelblad weergeeft heeft de rekenkamercommissie een blik op het recente verleden geworpen, met als doel aanbevelingen te doen voor verbetering van het subsidiebeleid in de toekomst. Hiermee wil de rekenkamercommissie de gemeenteraad in staat stellen haar controlerende rol, onderbouwd met de feiten uit dit rapport, zo goed mogelijk uit te oefenen. De rekenkamercommissie hoopt dat het vraagteken in de titel van haar rapport “In goede banen geleid?” spoedig kan worden vervangen door een uitroepteken. De eerste tekenen daarvoor zijn positief: het college van B&W heeft in zijn bestuurlijke reactie aangegeven de aanbevelingen van de rekenkamercommissie te onderschrijven. Het is nu aan de raad om dit ‘momentum’ te benutten en de kaders te stellen voor het subsidiebeleid. De rekenkamercommissie dankt de ambtelijk organisatie en het college hartelijk voor de, wederom, welwillende medewerking aan dit onderzoek. Namens de rekenkamercommissie, Dr. G.H. Hagelstein Voorzitter

RAPPORT ”IN GOEDE BANEN GELEID?”

1

INHOUDSOPGAVE Voorwoord

1

Inhoudsopgave

1

Samenvatting

3

1

Inleiding

4

2

Onderzoeksopzet

5

3

Het beleidskader en het proces van Subsidieverlening

6

3.1

Inleiding

6

3.2

Gemeentelijk beleid: De Algemene Subsidie Verordening (ASV)

6

3.3

Gemeentelijk beleid: Financiële verordening

9

3.4

Subsidieproces in de praktijk; sturing en verantwoordelijkheden

10

3.5

Bevindingen beleidskader en proces van subsidieverlening

11

4

5

6

Casestudies

12

4.1

Theater ‘t Voorhuys

12

4.2

Zwembad Bosbad

15

4.3

Paspartoe

18

Waarderingssubsidies

21

5.1

Inleiding

21

5.2

Systematiek

21

Conclusies en aanbevelingen

23

6.1

Inleiding

23

6.2

Conclusies

23

6.3

Aanbevelingen

27

De rekenkamercommissie

29

Bijlage 1 Normenkader

31

Bijlage 2 Casus theater ‘t Voorhuys

33

Gemeentelijk cultuurbeleid

33

Subsidie ’t Voorhuys

34

Proces van subsidieverstrekking, sturing en verantwoording

34

Bijlage 3 Casus Zwembad Bosbad

34

Gemeentelijk sportbeleid


34

1

Subsidie Bosbad

34


34

Bijlage 4 Casus Paspartoe Gemeentelijk Welzijnsbeleid

34

Subsidie Paspartoe

34


34

Bijlage 5: Bestuurlijke reactie op het rapport

2

34

34

SAMENVATTING De Rekenkamercommissie Noordoostpolder heeft een onderzoek uitgevoerd naar de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het subsidiebeleid in de Gemeente Noordoostpolder. Belangrijkste aanleiding voor het onderzoek was twijfel over de mate waarin er binnen het huidige subsidiebeleid en de implementatie daarvan, door het gemeentebestuur effectief gestuurd kan worden met het instrument subsidie. De conclusie van de rekenkamercommissie is dat de tekortkomingen in de Algemene Subsidieverordening (ASV) een effectieve en efficiënte sturing met het subsidie-instrument beperken. De tekortkomingen in de ASV zijn de beperkte onderbouwing van de subsidiegrond bij de drie subsidiesoorten en het feit dat er geen onderscheid is gemaakt in wijze van regulering met betrekking tot de verschillende subsidiesoorten. De sturing door zowel raad als college met het subsidie-instrument is minimaal. In de praktijk blijkt de ASV nauwelijks een rol te spelen: de subsidieverlening is op basis van historie gegroeid. De richtlijnen van de raad, zoals verwoord in de ASV, worden onvoldoende nageleefd. De ASV blijkt een dode letter te zijn. Ook is er geen nota subsidieverlening voorgelegd aan de raad, terwijl het college dit op basis van de financiële verordening wel verplicht is. Daarnaast is onvoldoende helder welke bijdrage instellingen moeten leveren aan de realisatie van gemeentelijk beleid en welke consequenties dat heeft, of zou kunnen hebben, voor de subsidieverlening. De rekenkamercommissie beveelt de raad aan om duidelijke kaders te stellen met betrekking tot de sturingsfilosofie, de subsidievormen en de borging van doelmatigheid en doeltreffendheid bij het subsidiebeleid. De rekenkamercommissie beveelt het college aan het subsidiebeleid te herijken. Het onderzoek is uitgevoerd door de reguliere werkwijze bij subsidieverlening in beeld te brengen, een drietal subsidies aan grotere instellingen te analyseren en een korte screening uit te voeren op een aantal waarderingssubsidies. De rekenkamercommissie heeft zich bij het onderzoek laten ondersteunen door onderzoekers van het bureau Jacques Necker.


3

1

INLEIDING

Eén van de instrumenten om gemeentelijke doelen te realiseren is het verstrekken van subsidies aan organisaties (maatschappelijke partners). Subsidie kan ervoor zorgen dat burgerinitiatieven worden gehonoreerd, de samenhang in de gemeente wordt vergroot en dat diverse activiteiten uitgevoerd worden op het gebied van bijvoorbeeld cultuur, sport en zorg/welzijn. Daarnaast kan de gemeente met subsidies laten zien dat zij bepaalde initiatieven waardeert en voorzieningen in stand wil houden. De laatste jaren is een algemene ontwikkeling waarneembaar waarin exploitatiesubsidie als instrument, wordt vervangen door prestatie- of budgetsubsidie. Instellingen en organisaties worden niet langer primair gesubsidieerd op basis van diverse kostensoorten, (huisvesting, personeel, activiteiten) maar op basis van het behalen van bepaalde resultaten (output). Hoewel dit de bestuurbaarheid van subsidies zou moeten verbeteren, levert dit in de praktijk niet altijd de verwachte verbetering in bestuurbaarheid en beheersbaarheid op. Dit komt onder meer omdat het proces van subsidieverstrekking over het algemeen complex is en (nog) niet is aangepast aan de eisen die budgetsubsidiëring stelt.

4

2

ONDERZOEKSOPZET

De door de rekenkamercommissie Noordoostpolder voor dit onderzoek geformuleerde doelstelling luidt: Het huidige subsidiebeleid van de gemeente Noordoostpolder in beeld te brengen en ten aanzien van geconstateerde problemen en knelpunten aanbevelingen en verbeterpunten te formuleren.

De rekenkamercommissie heeft vier onderzoeksvragen geformuleerd: 1.

In hoeverre is het huidige subsidiebeleid in overeenstemming met de geldende regelgeving? De vraag naar bestuurlijke rechtmatigheid.

2.

In welke mate wordt er door de gemeente effectief gestuurd op de inzet van subsidiegelden? De vraag naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het proces van subsidieverlening.

3.

Welke (maatschappelijke) effecten worden er door de inzet van subsidiegelden gerealiseerd? De vraag naar de doeltreffendheid van het gevoerde subsidiebeleid.

4.

Wat is de rol van college en gemeenteraad bij de drie bovenstaande vragen en hoe moet hun rolinvulling worden beoordeeld?

In dit onderzoek is een algemene analyse gemaakt van de wijze waarop het subsidiebeleid en de uitvoering is ingericht binnen de gemeente Noordoostpolder. Daarna is een aantal concrete subsidiedossiers geanalyseerd en getoetst, waarbij is gekeken naar de afgelopen twee subsidiejaren. Het onderzoek is met name uitgevoerd binnen de gemeentelijke organisatie, waarbij is gewerkt met dossierstudie en interviews. Daarnaast zijn betrokkenen van de gesubsidieerde instellingen geïnterviewd over de subsidierelatie met de gemeente. De rekenkamercommissie heeft dit onderzoek uitbesteed aan onderzoeksbureau Jacques Necker. Een uitgebreide verantwoording van de onderzoeksaanpak en het normenkader treft u aan in de bijlagen. Dit normenkader is gebaseerd op normen afkomstig uit het subsidieverordening, landelijke weten regelgeving, algemeen aanvaarde normen omtrent beleid en normen op basis van eerdere subsidie onderzoeken.


5

3

HET BELEIDSKADER EN HET PROCES VAN SUBSIDIEVERLENING 3.1 Inleiding

In dit hoofdstuk wordt het subsidiebeleid zoals dat in de gemeente Noordoostpolder van kracht is weergegeven. Tevens wordt het beleid getoetst aan het rijksbeleid en de normen die aan een adequaat subsidiebeleid kunnen worden gesteld. Ten derde wordt geanalyseerd hoe de sturing en beheersing van het subsidiebeleid is ingericht in de gemeente.

3.2 Gemeentelijk beleid: De Algemene Subsidie Verordening (ASV) Het landelijk kader voor subsidiëring door gemeenten wordt gevormd door de derde tranche Algemene Wet Bestuursrecht (Awb). Hierin is ondermeer geregeld dat gemeenten subsidies dienen te verstrekken op basis van een wettelijk voorschrift (art. 4.23). Dit wettelijk voorschrift bestaat in de praktijk uit een Algemene Subsidieverordening (ASV), eventueel aangevuld met subverordeningen of beleidsregels. Een belangrijke aanleiding voor deze bepaling in de Awb ligt in het creëren van rechtsgelijkheid voor subsidieaanvragers. Dat betekent dat subsidies niet kunnen worden verleend enkel op basis van historisch gegroeide relaties of willekeur. Daarnaast bevat de Awb onder meer bepalingen over het subsidieproces en verplichtingen van subsidieaanvrager en – verstrekker. De gemeente Noordoostpolder heeft een ASV die door de raad van de gemeente Noordoostpolder is vastgesteld op 23 oktober 2003. Uit een nota aan burgemeester en wethouders blijkt dat de gemeente Noordoostpolder vóór 2003 niet beschikte over een algemene subsidieregeling 12. Wel was er sprake van diverse bijzondere subsidieregelingen. Met het instellen van de ASV is wat dat betreft aan de Awb voldaan. De ASV 2003 onderscheidt drie subsidievormen: 1. incidentele subsidie; 2. structurele subsidie; 3. waarderingssubsidie. 1

Nota aan burgemeester en wethouders, onderwerp algemene subsidieverordening, gemeente Noordoostpolder, 27 maart 2003 2 Ambtelijk wordt aangegeven dat er voor 2003 wel een ASV bestond, maar tijdens het onderzoek bleek dit document na herhaaldelijk opvragen niet leverbaar,

6

De ASV maakt in hoofdstuk 3, artikel 15 een nader onderscheid in de termijn voor subsidieverlening. Het stelt dat het college voor een periode van maximaal vier jaar een subsidie kan verlenen. De termijnen die gehanteerd worden voor de aanvraag van subsidie, aanlevering van jaarstukken en vaststelling zijn als volgt: Tabel 3.1 Overzicht termijnen subsidievormen Incidentele subsidie

Structurele subsidie

Waarderingssubsidie

Aanvraag

Tenminste 8 weken voorafgaand aan activiteiten

Vóór 1 juni voorafgaand aan boekjaar

Vóór 1 juni voorafgaand aan boekjaar

Verleningsbesluit

Binnen 13 weken na ontvangst van aanvraag

Vóór 1 januari van het jaar waarin activiteiten plaatsvinden

Vóór 1 januari van het jaar waarin activiteiten plaatsvinden

Aanvraag tot vaststelling

Binnen 12 weken na afloop van de activiteiten

Voor 1 juni in het daaropvolgende boekjaar

Voor 1 juni in het daaropvolgende boekjaar

Beslissing tot vaststelling

Binnen 13 weken na aanvraag tot vaststelling

Voor 31 december van het jaar waarin de aanvraag is ingediend

Voor 31 december van het jaar waarin de aanvraag is ingediend

De belangrijkste subsidievorm waarin een relatie wordt gelegd tussen beleid van de gemeente en de subsidieverlening is de structurele subsidie. Immers, door middel van deze subsidievorm worden instellingen gesubsidieerd die een belangrijke rol spelen in de realisatie van gemeentelijk beleid. Hieraan dienen activiteitenplannen van de instellingen ten grondslag te liggen. Het college dient rekening te houden met deze activiteitenplannen bij het vaststellen van het subsidieprogramma. Dat betekent dat afstemming tussen instellingen en gemeente bij deze subsidievorm belangrijk is. Het college kan dan de wensen en professionaliteit van de instellingen benutten en rekening houden met ontwikkelingen in de samenleving. Veel ASV’s kennen daarom een bepaling dat het college voorafgaand aan de vaststelling van de subsidie of uitvoeringsovereenkomst, overleg dienen te hebben met de instellingen over het activiteitenplan. Hierin is in de ASV niet voorzien, waardoor de borging van een belangrijk sturingsmoment in het proces ontbreekt. 3.2.a. Bevindingen De ASV 2003 is een sterk procedureel ingerichte verordening. Zij bevat geen bepalingen ten aanzien van typen beleid waarop zij van toepassing is. De ASV 2003 is van toepassing op alle ‘door de gemeenteraad bepaalde beleidsterreinen’ (art. 2). Dit impliceert dat de gemeenteraad vaststelt voor welke beleidsterreinen de ASV 2003 van toepassing is. Voor zover in dit onderzoek kon worden vastgesteld, is hierover door de raad geen nadere uitspraak gedaan. Verder bevat de ASV geen inhoudelijke bepalingen over subsidies gekoppeld aan beleid of activiteiten. Het onderscheid in subsidievormen is opmerkelijk, de typering van deze subsidievormen bevat namelijk geen subsidiegronden (de reden of basis voor subsidie). Er RAPPORT ”IN GOEDE BANEN GELEID?”

7

wordt met name een onderscheid gemaakt in de duur van de subsidie (incidenteel, dus eenmalig, en structureel, dus meerjarig of langdurig). Dit is echter geen inhoudelijke subsidiegrond. Daarnaast kan een waarderingssubsidie zowel structureel als incidenteel van karakter zijn. Gebruikelijke subsidievormen zijn budgetof prestatiesubsidies (subsidies gekoppeld aan een aantal vooraf gedefinieerde prestaties), exploitatiesubsidies (subsidie gekoppeld aan het exploitatietekort van een instelling), projectsubsidies en investeringssubsidies. In deze typering wordt tevens de subsidiegrond duidelijk die de gemeenteraad voor de gemeente van toepassing acht. Alleen de subsidievorm waarderingsubsidie kan beschouwd worden als een subsidiegrond. Aan een waarderingssubsidie ligt de gedachte ten grondslag dat een bepaalde activiteit van een dermate belang voor (een deel van) de samenleving wordt geacht dat de gemeente hier financieel een bijdrage aan levert. Van onderscheidend belang is dus dat hier een algemeen belang voor de gemeenschap als grondslag ligt (=waardering) en niet een termijn (zoals incidenteel of structureel). Opvallend is verder, dat alle subsidievormen in beginsel aan dezelfde voorwaarden dienen te voldoen. De enige afwijking betreft de termijnen met betrekking tot incidentele subsidies (zie Tabel 3.1). Dit heeft tot gevolg dat de ‘regeldruk’ voor zowel grote als kleine subsidies in principe dezelfde is. De ASV stelt wel dat voor subsidies van minder dan € 50.000,- het college in de beschikking aangeeft hoe de financiële verantwoording over de subsidie dient te worden vormgegeven. Dit geeft de mogelijkheid om de regeldruk voor kleine subsidies te verminderen. Dit is merkwaardig, omdat het meer voor de hand ligt om de regeldruk te koppelen aan het type subsidie. Immers, waarderingssubsidies zullen over het algemeen geen omvang hebben van € 50.000,- of meer, waardoor de voorwaarden voor aanvraag en verantwoording beperkt kunnen worden. In de ASV is nauwelijks een rol weggelegd voor de raad, maar ligt de beslissingsbevoegdheid volledig bij het college van b&w. Opvallend is dat het college in de verordening de bevoegdheid heeft gekregen om meerjarige subsidies te verlenen, tot een maximum van vier jaar. Ook hier ligt dus geen rol voor de raad. Evenmin is er een begrotingsvoorbehoud opgenomen in de ASV. Dit is opmerkelijk, omdat het budgetrecht van de raad inhoudt, dat het college geen uitgaven mag doen zonder dat daar een door de raad vastgestelde begroting aan ten grondslag ligt. De huidige verordening geeft het college de ruimte om subsidies te verlenen en voor vier jaar verplichtingen aan te gaan in de subsidiesfeer zonder dat daar toestemming van de raad voor nodig is. Wel is het zo, dat het college jaarlijks subsidieplafonds vast dient te stellen op basis van de vastgestelde begroting, dit is echter geen begrotingsvoorbehoud aangezien het een collegebesluit is. Een begrotingsvoorbehoud is een raadsbesluit. Op basis van deze plafonds dient het college jaarlijks een subsidieprogramma op te stellen, waarin de middelen worden verdeeld over de beleidsterreinen, rekening houdend met de activiteitenplannen van de aanvragers.

8

Voor de subsidies voor meerdere jaren is vastgelegd dat de uitvoeringsovereenkomst dient te passen binnen de door de raad gestelde kaders. Dit impliceert dat de raad een dergelijke uitvoeringsovereenkomst niet hoeft vast te stellen. Welke kaders hier bedoeld worden geeft de subsidieverordening niet aan. Hiermee is dus onduidelijk welke kaders de raad dient te stellen waarbinnen de uitvoeringsovereenkomst moet passen. Kortom Samenvattend wordt vastgesteld dat de ASV 2003 een sterk procedureel gerichte verordening is. De ASV bevat geen inhoudelijke bepalingen over subsidieverlening. Ook de typering van de subsidies is erg procedureel gericht, waardoor de subsidiegronden onbenoemd blijven. Met andere woorden: de raad doet in de verordening geen uitspraak over welke subsidiegronden hij legitiem of wenselijk vindt (en waarom). Ten aanzien van structurele subsidies ontbreekt een bepaling die overleg tussen instellingen en college voorschrijft. De rol van de raad in de ASV is minimaal. Dit is met name opmerkelijk in relatie tot meerjarige subsidies. Tenslotte bevat de ASV geen begrotingsvoorbehoud, waardoor er in deze verordening geen rekening wordt gehouden met het budgetrecht van de raad.

3.3 Gemeentelijk beleid: Financiële verordening In de gemeentelijke verordening ex artikel 212 Gemeentewet, ook wel de financiële verordening genoemd, kunnen bepalingen zijn opgenomen omtrent de verstrekking van subsidies. Deze financiële verordening is op 23 oktober 2003 vastgesteld. De raad van de gemeente Noordoostpolder heeft in artikel 23 van de financiële verordening eisen gesteld voor de subsidieverstrekking. In het artikel wordt gesteld dat de het college van B&W tenminste eenmaal in de vier jaar een nota verstrekking gemeentelijke subsidies opstelt. Daarnaast dient de raad deze nota drie maanden na ontvangst vast te stellen. 3.3.a. Bevindingen In het onderzoek is geconstateerd dat door de gemeente Noordoostpolder tot op heden geen nota verstrekking gemeentelijke subsidies is opgesteld, en daarmee wordt niet voldaan aan de financiële verordening. Dit is opvallend, omdat het vaststellen van een dergelijke notitie de raad in staat stelt om in samenhang met de ASV inhoudelijk sturing te geven aan het subsidiebeleid, zonder dat dit leidt tot bemoeienis van de raad met individuele subsidies. Ook zou de raad in deze nota kunnen definiëren voor welke beleidsterreinen de ASV specifiek van toepassing is, zoals Artikel 2 van de ASV voorschrijft.


9

3.4 Subsidieproces in de praktijk; sturing en verantwoordelijkheden Op basis van interviews is de praktijk van het subsidieproces in kaart gebracht. In de interviews ontstond in alle gevallen hetzelfde procesbeeld. Dit is hieronder samengevat. Binnen de gemeente Noordoostpolder zijn de individuele clusters in beginsel zelf belast met de beoordeling en behandeling van de subsidieaanvragen. Het zwaartepunt ligt hier bij het cluster Samenleving, waar het merendeel van de aanvragen in behandeling wordt genomen. Door de gemeente wordt het onderscheid gemaakt in de kleinere subsidies (waarderingssubsidies) en de grotere subsidies waar veelal een meerjarenovereenkomst voor geldt. Alleen voor de kleinere subsidies en de subsidies in het kader van vrijwilligerswerk geldt dat er een mandaatregeling van kracht is. In het gemeentelijke mandaatregister is vastgelegd welke specifiek omschreven functionarissen/medewerkers welke handelingen mogen verrichten. Ten aanzien van subsidieverlening en geldt dat deze soms aan clustermanagers, en soms aan individuele medewerkers zijn (door)gemandateerd. Degene die gemandateerd is subsidies te verlenen is niet noodzakelijk dezelfde als de budgethouder. De budgethouder is met name in beeld als de subsidiebeschikking zelf niet naar het cluster financiën wordt gezonden. Uitbetaling vindt dan niet direct op grond van de beschikking plaats, maar op grond van de opdracht tot betaling van het gemeentelijke cluster. In deze gevallen dient er door de kredietbeheerders, budgetbeheerders, dan wel budgethouder voor accoord met bevoorschotting, dan wel betaling te worden getekend. De niet gemandateerde beschikkingen gaan altijd via de clustermanager en de eenheidsmanager naar B&W. Deze subsidies worden dus verleend bij collegebesluit. Ambtelijk wordt aangegeven dat ook veel gemandateerde beschikkingen toch nog langs management en college gaan en daar worden ondertekend op basis van het besluit van de gemandateerde. In interviews wordt verder aangegeven dat het gehele proces voor verbetering vatbaar is, bijvoorbeeld door een betere afstemming tussen het cluster financiën en de subsidieverlenende clusters. Zoals aangegeven wordt bij een aantal subsidieverleningen geen beschikking meegezonden naar het financiële cluster. In geval van mandatering van subsidieverlening is, ook de subsidievaststelling de bevoegdheid van de gemandateerde. Bij de grotere meerjarensubsidies (deze zijn niet gemandateerd) vindt in het kader van tussentijdse sturing veelal periodiek overleg plaats tussen wethouder, ambtenaar en (een vertegenwoordiging van) het bestuur van de gesubsidieerde instelling. Ten aanzien van het subsidieproces en -volume is tussentijds geen sprake van centraal inzicht en controle. Momenten waarop centraal inzicht bestaat in het totale subsidievolume doen zich voor bij het opstellen van de begroting en bij het opstellen van de jaarrekening. De rekenkamercommissie heeft bij de ambtelijke or10

ganisatie het totale bedrag aan subsidies opgevraagd. Hieruit bleek de gemeente geen duurzaam inzicht te hebben.

3.5 Bevindingen beleidskader en proces van subsidieverlening De in paragraaf 3.4 genoemde bevindingen ten aanzien van het beleidskader en het proces van subsidieverlening zijn in tabel 3.3 nog eens schematisch weergegeven en daarbij gerelateerd aan de in dit onderzoek gehanteerde normen. Tabel 3.3 Bevindingen beleidskader en proces in relatie tot gehanteerde normen Norm

Voldaan

Beperkt voldaan

Niet voldaan

Het beleid van de gemeente is zodanig van inhoud en formulering dat subsidieaanvragen daaraan getoetst kunnen worden De verordening dient te passen binnen de (derde tranche) Algemene Wet Bestuursrecht De verordening en aanverwante regelgeving dient te passen in de visie / sturingsfilosofie die de gemeente hanteert met betrekking tot de inzet van het subsidie-instrument De regeldruk is in overeenstemming met omvang en type subsidie (efficiency) Er zijn voldoende sturingsmogelijkheden voor de gemeente Er is voldoende garantie voor uniforme afhandeling van subsidies binnen de gemeente Er zijn voldoende objectieve normen voor subsidieverstrekking De uitvoering en beheersing van het subsidiebeleid dient geregeld en voldoende efficiënt ingericht te zijn


11

4

CASESTUDIES

Voor het onderzoek zijn drie instellingen geselecteerd die een meerjarige subsidieovereenkomst hebben met de gemeente. Deze instellingen zijn geselecteerd op basis van organisatorische spreiding over de gemeente en de financiële omvang van de subsidie. Op basis van deze criteria zijn theater ’t Voorhuys, zwembad Bosbad en welzijnsstichting Paspartoe geselecteerd voor nader onderzoek. Voor deze instellingen is gekeken of het subsidieproces aan de gestelde voorwaarde uit de subsidieverordening en meerjarenovereenkomst voldoet en hoe sturing en controle door de gemeente plaatsvindt.

4.1 Theater ‘t Voorhuys 4.1.a.

Historie

In 1996 werd theater ’t Voorhuys na een grondige renovatie opnieuw in gebruik genomen. Deze ingebruikname vormde het sluitstuk van een traject dat begin jaren 90 door de gemeente Noordoostpolder was ingezet. Doel van dit traject was om meer mensen gebruik van het theater te laten maken. Daartoe werd het pand, dat voordien in particuliere handen was, door de gemeente aangekocht en grondig gerenoveerd. In dezelfde periode heeft de gemeente leden voor het bestuur van een op te richten stichting geworven. De benoeming van de voorzitter van het stichtingsbestuur geschiedde door het college van B. en W. Twee leden werden benoemd door de gemeenteraad op voordracht van het college. In 2005 heeft er echter een statutenwijziging plaatsgevonden. Sindsdien wordt alleen nog de voorzitter van het bestuur door het college benoemd. De statutenwijziging was overigens niet ingegeven door het ingezette proces van dualisering, maar door een situatie die daarvoor bij het zwembad speelde. In het bestuur van het zwembad had destijds een wethouder uit de gemeente Noordoostpolder zitting. Bij het zwembad ontstonden financiële problemen, maar hier werd de gemeente in een relatief laat stadium van op de hoogte gesteld. Een directe en snelle terugkoppeling was hier gewenst geweest, maar vond niet plaats wat tot spanningen leidde in het college. Het in de toekomst voorkomen van dit soort situaties vormde de reden voor het meer op afstand plaatsen van stichting ’t Voorhuys. Het pand van het theater is overigens ook na de statutenwijziging nog eigendom van de gemeente. Het wordt door de gemeente aan de stichting verhuurd. De doelstelling van de stichting zoals verwoord in de statuten is de volgende:

12

a) b)

Het aanbieden van culturele evenementen gekozen uit het landelijk aanbod. Het stimuleren van culturele activiteiten door/voor het verenigingsleven in de Gemeente Noordoostpolder en voorts al hetgeen met één en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords.

De subsidie die hier onderwerp van onderzoek is (over de jaren 2005 en 2006) valt in de subsidieperiode 2003-2006. De grondslag van de subsidie over deze periode wordt gevormd door een raadsbesluit van 19 december 2002. In de toelichting bij het raadsvoorstel dat aan dit besluit ten grondslag ligt, wordt door het college de directe relatie gelegd met het Beleidsplan 2003-2006 van het theater. In het raadsbesluit is de subsidie voor vier jaar vastgesteld, en wel als volgt: Jaarlijkse subsidie aan ’t Voorhuys 2003-2006 Subsidiesoort

Bedrag (in €)

Exploitatiesubsidie

340.000,--

Bijdrage compensatie huur

20.383,81

Bijdrage groot onderhoud

22.689,01

4.1.b. Bevindingen Norm

Bevinding

1. Er dient inhoudelijk beleid te zijn op basis waarvan subsidie wordt verstrekt

Beperkt voldaan: Gemeentelijk (bv. in Programmabegrotingen 2005 en 2006) is er vrijwel geen inhoudelijk beleid geformuleerd. De nota De culturele paragraaf (2004) dateert van na het subsidiebesluit in 2002. Wel is er het inhoudelijke Beleidsplan 20032006 van ’t Voorhuys zelf. Dit is vastgesteld door het college, maar in het daadwerkelijke subsidiebesluit van de raad wordt niet naar dit beleidsplan verwezen.

2. Dit beleid is dermate SMART geformuleerd, dat subsidieverstrekking mogelijk is

Beperkt voldaan: Het Beleidsplan 2003-2006 is voldoende SMART geformuleerd, maar er wordt door de gemeente onvoldoende relatie gelegd tussen subsidieverstrekking en dit beleidsplan van ’t Voorhuys zelf.

3. Het beleid is geformuleerd in termen van doelen en subdoelen die consistent zijn

Beperkt voldaan: Het Beleidsplan 2003-2006 is voldoende geformuleerd in termen van (consistente) doelen en subdoelen, maar er wordt door de gemeente onvoldoende relatie gelegd tussen subsidieverstrekking en het beleidsplan van ’t Voorhuys.

4. Het beleid van de gemeente is zodanig van inhoud en formulering dat subsidieaanvragen daaraan getoetst kunnen worden

Beperkt voldaan: Het beleid van de gemeente zelf leent zich niet voor de inhoudelijke toetsing van de subsidieaanvraag van ’t Voorhhuys, dit beleid ontbreekt grotendeels (vgl. norm 1). Het Beleidsplan 2003-2006 zou zich voor toetsing lenen, maar kan niet beschouwd worden als gemeentelijk beleid om-


13

dat het niet door de raad is vastgesteld. 5. Koppeling subsidieverstrekking en beleid

Niet voldaan: Een koppeling tussen subsidieverstrekking en beleid ontbreekt. In het raadsbesluit tot subsidieverlening worden slechts bedragen genoemd. Aanvullende voorwaarden worden niet gesteld, noch m.b.t. de realisatie van gemeentelijk beleid, noch m.b.t. de realisatie van het beleidsplan van ’t Voorhuys zelf.

6. Gemeente ziet toe op een doelmatige en doeltreffend besteding van de subsidiegelden

Beperkt voldaan: In het periodieke bestuurlijke overleg tussen de gemeente en ’t Voorhuys kan de gemeente aandringen op een doelmatige en doeltreffende besteding van subsidiegelden. Omdat de gemeente geen voorwaarden aan de subsidievaststelling heeft verbonden, kan de gemeente aan haar wensen echter geen financiële consequenties verbinden.

7. Gemeente toetst aanvragen voor subsidie conform de regelgeving

Voldaan: Theater ’t Voorhuys heeft bij de aanvraag van de subsidie een begroting en een beleidsplan aangeleverd. Deze zijn getoetst en in bestuurlijk overleg afgestemd. De ASV 2003 biedt de mogelijkheid voor verstrekking van meerjarige subsidie op grond van een raadsbesluit.

8. De gemeente beoordeelt of de subsidie besteed is conform de afspraken

Niet voldaan: Er liggen geen formele afspraken ten grondslag aan de subsidieverstrekking aan ‘t Voorhuys. In het periodieke bestuurlijke overleg wordt door de gemeente niet actief naar de realisatie van doelstellingen gevraagd. Van de beoordeling van verantwoordingsinformatie van ’t Voorhuys (jaarverslag) zijn geen stukken in het dossier aangetroffen.

9. De gemeente beoordeelt of aan gestelde voorwaarden is voldaan

Niet voldaan: Aan de subsidieverlening zijn geen formele voorwaarden verbonden. Van de beoordeling van verantwoordingsinformatie van ’t Voorhuys zijn in het dossier geen stukken aangetroffen.

10. De gemeente voert het subsidietraject efficiënt uit

Beperkt voldaan: In zekere zin voert de gemeente het subsidietraject efficiënt uit. De subsidieverstrekking aan theater ’t Voorhuys vergt de gemeente relatief weinig tijd. Kanttekening hierbij is dat het ‘subsidietraject’ uit weinig meer bestaat dan het raadsbesluit subsidie toe te kennen.

11. Mandaatregeling is bekend en wordt gerespecteerd

De mandaatregeling is hier niet van toepassing. Het betreft een besluit van de gemeenteraad.

12. Het is de instelling bekend welke bijdrage zij dient te leveren aan de uitvoering van het gemeentelijk beleid

Niet voldaan: De instelling heeft een welomschreven idee van haar beleid (Beleidsplan 2003-2006). Inhoudelijk gemeentelijk beleid ten aanzien van het theater ontbreekt echter grotendeels. In het periodiek bestuurlijke overleg tussen gemeente en theater komt gemeentelijk beleid niet ter sprake.

13. De relatie van de gemeente met de gesubsidieerde instellingen draagt bij aan de doelmatige besteding van de subsidiegelden

Beperkt voldaan: De doelmatigheid van de besteding van de subsidiegelden wordt door het theater zelf bewaakt. Bij afstemming van de meerjarige subsidie in 2002 is doelmatigheid wel ter sprake geweest, maar in het periodiek bestuurlijke overleg tussen gemeente en theater wordt niet op doelmatige

14

besteding van subsidiegelden toegezien. 14. De gemeente draagt er zorg voor dat de normen voor de subsidieverstrekking bekend zijn voor de subsidieaanvrager

Beperkt voldaan: De gemeente draagt er niet expliciet zorg voor dat de normen voor subsidieverstrekking bekend zijn bij het theater. Ze stelt eisen niet expliciet en niet ruim van te voren. Ten tijde van de meerjarensubsidie wist het theater uit ervaring wat het moest doen. Van de overgang naar éénjarige subsidie (in 2007) is het theater echter niet vooraf op de hoogte gesteld.

15. De relatie van de gemeente met de gesubsidieerde instellingen draagt bij aan de doeltreffende besteding van de subsidiegelden

Beperkt voldaan: De doeltreffendheid van de besteding van de subsidiegelden wordt door het theater zelf bewaakt. Bij afstemming van de meerjarige subsidie in 2002 is doeltreffendheid wel ter sprake geweest (vgl. Beleidsplan 2003-2006), maar in het periodiek bestuurlijke overleg tussen gemeente en theater wordt niet op doelmatige besteding van subsidiegelden toegezien.

4.2 Zwembad Bosbad 4.2.a.

Historie

De gemeentelijke relatie met zwembad Bosbad stamt uit 1996. Als gebouw maakt het zwembad onderdeel uit van een groter complex dat eigendom is van de gemeente Noordoostpolder. Het zwembad wordt van de gemeente gehuurd en geexploiteerd door de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, Bosbad BV. De aandelen van deze BV zijn in handen van de Stichting Exploitatie Zwembad Bosbad. Het bestuur van het zwembad wordt gevoerd door een directeur. Het deel van het sportcomplex dat de BV huurt, bestaat uit vier binnenbassins, een buitenbad en een ligweide. Tot 31 december 1997 berustte het vruchtgebruik van het zwembad bij de Stichting Beheer Sportaccommodaties Noordoostpolder. Tot die tijd huurde Bosbad BV het zwembad van deze stichting. Per 1 januari 1998 eindigde de akte van vruchtgebruik tussen de gemeente en de Stichting Beheer Sportaccommodaties en sindsdien huurt de BV het zwembad direct van de gemeente. Naast de huurovereenkomst tussen de BV en de gemeente bestaat er sinds 1 januari 1998 ook een raamovereenkomst tussen enerzijds de gemeente en anderzijds de BV én de Stichting Exploitatie Zwembad Bosbad. Beide overeenkomsten hebben een looptijd van 10 jaar en eindigen dus op 1 januari 2008. De raamovereenkomst maakt melding van de wens van de gemeente Noordoostpolder “de zwembadexploitatie […] te privatiseren ten behoeve van Bosbad BV”. In de raamovereenkomst zijn de activiteiten van de BV als volgt beschreven (artikel 5):


15

1.

2.

Binnen de gestelde politieke en financiële kaders, dient Bosbad BV zorg te dragen voor optimale afstemming van vraag en aanbod van activiteiten, welke op grond van de aard en bestemming van het zwembadcomplex mogelijk zijn. Bosbad BV dient bij de uitvoering van haar activiteiten een cliëntgericht beheer na te streven tegen zo gering mogelijke kosten, met inachtneming van weten regelgeving zoals de Wet Hygiëne en Veiligheid Zwembaden en de Arbowet.

De subsidie die hier onderwerp van onderzoek is (over de jaren 2005 en 2006) valt binnen de looptijd van de aangehaalde raamovereenkomst. De raamovereenkomst vormt gezamenlijk met beschikkingen van het college van B&W de grondslag van de subsidie. Op grond van deze beschikkingen is de subsidie als volgt verleend: Subsidies aan Bosbad BV 2005-2006 Bedrag (in €) Subsidiesoort 2005 Exploitatiesubsidie

2006 538.927,-

547.000,-


Bevinding


Beperkt voldaan: De Nota Sport Noordoostpolder (1993) stamt van voor de gemeentelijke relatie met het zwembad. Het zwembad wordt in deze nota niet genoemd. De nota is naar aanleiding van de aangegane relatie met het zwembad niet gewijzigd. Wel van toepassing is de Notitie afschaffen schoolzwemmen (2005). Hierin wordt geanticipeerd op de situatie na afloop van de meerjarenovereenkomst 1998-2007. De notitie richt zich met name op de exploitatie van het zwembad.

2. Dit beleid is dermate SMART geformuleerd, dat subsidieverstrekking mogelijk is

Omdat het hier een exploitatiesubsidie betreft, is op deze norm niet inhoudelijk getoetst.





5. Koppeling subsidieverstrekking en beleid

Voldaan: Bij de beoordeling van de subsidieaanvraag voor zowel 2005 als 2006 wordt (evenals in de Notitie afschaffen schoolzwemmen) geanticipeerd op de situatie na afloop van de meerjarenovereenkomst 1998-2007.

6. Gemeente ziet toe op een doelmatige en doeltref-

Voldaan: Uit het subsidiedossier blijkt actieve amb-

16

fende besteding van de subsidiegelden

telijke bemoeienis. Verantwoordingsstukken (jaarrekeningen) worden gecontroleerd en in ambtelijk advies aan B&W wordt aan met name doelmatigheid aandacht besteed. Met betrekking tot doeltreffendheid geldt dat sinds 2005 van het zwembad ook weer een beleidsplan verlangd (conform raamovereenkomst) wordt.


Beperkt voldaan: Uit het subsidiedossier blijkt dat actief wordt toegezien op naleving van de raamovereenkomst. Zo wordt begroting en beleidsplan actief beoordeeld. Er wordt echter niet voldaan aan de geldende termijnen in de ASV. Begrotingen worden niet voorafgaand aan het subsidiejaar kenbaar gemaakt, maar in het subsidiejaar zelf.


Voldaan: Vergelijk bevindingen normen 6 en 7. Het betreft hier een exploitatiesubsidie. Beoordeling is met name financieel gericht.


Voldaan: Vergelijk bevindingen normen 6 en 7. Het betreft hier een exploitatiesubsidie. Beoordeling is met name financieel gericht.


Beperkt voldaan: De gemeente heeft duidelijke afspraken met het zwembad en ziet volgens deze afspraken toe op de besteding van de subsidie. Bij beide partijen (gemeente en zwembad) bestaat overeenstemming over het subsidietraject. Subsidies worden echter veelal pas aan het einde van het lopende jaar verleend.

11. Mandaatregeling is bekend en wordt gerespecteerd

De mandaatregeling is hier niet van toepassing. Het betreft een besluit van B&W.


Voldaan: De subsidiëring richt zich met name op de exploitatie van het zwembad, maar voor zover het zwembad een bijdrage dient te leveren aan de uitvoering van gemeentelijk beleid (vergelijk de bevinding bij norm 5), is het zwembad hiervan op de hoogte.


Beperkt voldaan: De gemeente ziet actief toe op de doelmatige besteding van de subsidiegelden (vergelijk de bevinding bij norm 6). Naar oordeel van de betrokkenen biedt de huidige langjarige raamovereenkomst (1998-2007) echter weinig mogelijkheden om aan toezicht financiële consequenties te verbinden.

14. De gemeente draagt er zorg voor dat de normen voor de subsidieverstrekking bekend zijn voor de subsidieaanvrager

Voldaan: De subsidieaanvraag van het zwembad wordt door de gemeente actief beoordeeld. Bij tekortkomingen (zoals het ontbreken van een beleidsplan in 2005) wordt het zwembad hierop aangesproken.


Beperkt voldaan: Naar de aard van de subsidie (exploitatiesubsidie) ziet de gemeente met name toe op de doelmatige besteding van de subsidiegelden. Voor zover de gemeente ook toeziet op doeltreffendheid geldt wederom dat naar oordeel van de betrokkenen de huidige raamovereenkomst weinig moge-


17

lijkheden biedt om aan toezicht ook financiële consequenties te verbinden.

4.3 Paspartoe 4.3.a. Historie De stichting Sociaal Cultureel Werk Noordoostpolder, Paspartoe, wordt door de gemeente gesubsidieerd voor de uitvoering het sociaal cultureel werk, dat zich met name richt op de jeugd, vrijwilligers en minderheden. De stichting maakt hierbij zowel gebruik van professionele krachten als van vrijwilligers. De oorsprong van de subsidierelatie ligt in de jaren ’70 van de vorige eeuw. In die periode was er nog sprake van een rijkssubsidiëring die werd aangevuld door de gemeenten, later is de subsidiëring door overheveling volledig in handen gekomen van de gemeente. Met Paspartoe is een meerjaren subsidie-uitvoeringsovereenkomst afgesloten. De huidige overeenkomst is voor de periode van 2006 tot en met 2008 vastgesteld, gebaseerd op de WILL-systematiek 3. De jaarlijkse financiering voor de periode bedraagt € 505.284,25 voor 2006 en in de daaropvolgende jaren van de overeenkomst wordt, met inachtneming van de begrotingsrichtlijnen, een indexering toegepast. Jaarlijkse subsidie aan Paspartoe 2006-2008 Subsidiesoort

Bedrag (in €)

Exploitatiesubsidie (salaris en overige kosten)

505.284,25 (+indexering)


16.000,--


Bevindingen


Beperkt voldaan: Er is geen meerjarenbeleid. Het beleid beperkt zich tot de programmabegroting

2. Dit beleid is dermate SMART geformuleerd, dat

Niet voldaan: Doelen zijn algemeen geformuleerd en

3

De Welzijn Informatie Lokaal en Landelijk-systematiek (WILL-systematiek is een door het ministerie van VWS, de MO-groep, de VNG en het IPO ondersteunt project. In WILL werken gemeenten en gesubsidieerde stichtingen samen om vorm en inhoud van de lokale subsidiecontracten en productierapportages zodanig te standaardiseren dat benchmarking op bovenlokaal niveau mogelijk is

18

subsidieverstrekking mogelijk is

niet meetbaar. De programmabegroting 2006 is daarbij minder SMART geformuleerd dan die van 2005


Voldaan: Voor zover er beleid is geformuleerd, gebeurt dit in termen van doelen en subdoelen die consistent zijn. Dit is met name het geval voor de programmabegrotingen 2005 en 2006 waarin kwalitatieve en kwantitatieve doelen zijn onderscheiden en vervolgens activiteiten benoemd worden.


Niet voldaan: Het ontbreken van een welzijnsplan en het algemene karakter van de programmabegrotingen maakt het niet duidelijk wat de specifieke bijdrage van Paspartoe aan de realisatie van gemeentelijk beleid zou moeten zijn.

5. Koppeling subsidieverstrekking en beleid

Beperkt voldaan: In de overeenkomst ligt de onder §4.1 genoemde doelstelling vast die verder is uitgewerkt in doelstelling voor drie velden, in deze uitwerking vindt geen verwijzing plaats naar het gemeentelijk beleid. Een directe link met het gemeentelijk beleid wordt door de stichting in de jaarplannen niet gelegd. Ze bevatten een overzicht van de activiteiten voor het komende jaar waarvan Paspartoe voornemens is ze uit te voeren. De gemeente beoordeelt dit activiteitenplan.

6. Gemeente ziet toe op een doelmatige en doeltreffend besteding van de subsidiegelden

Beperkt voldaan: De gemeente heeft sturing uitgeoefend ten tijde van de financiële problemen bij Paspartoe. Van verdere (bij-)sturingsmomenten is in het onderzochte dossier geen verslaglegging aangetroffen. Of er in de praktijk wordt bijgestuurd is formeel niet vast te stellen. Indicatie dat er wordt bijgestuurd vormt de ambtelijke organisatie, die in interviews aangeeft regelmatig contact te onderhouden met de stichting over de voortgang.


Beperkt voldaan: De gemeente toetst aanvragen wel conform de uitvoeringsovereenkomst, maar niet geheel conform de ASV. Zo krijgt het niet tijdig aanleveren van de begroting door Paspartoe geen gevolg. Hierover is in het subsidiedossier althans niets vastgelegd.


Beperkt voldaan: Gemeente ontvangt de jaarverslagen en jaarrekening, waarna deze beoordeeld worden. Van deze beoordeling is echter in de dossiers onvoldoende resultaat aangetroffen. Wel wordt zowel ambtelijk als vanuit Paspartoe aangegeven dat er onderlinge afstemming plaatsvindt.


Beperkt voldaan: Uit het advies aan het college van B&W wordt aangegeven dat de subsidie aan de voorwaarden heeft voldaan. Onbekend is op basis waarvan dit is bepaald.


Beperkt voldaan: Uit interviews komt het beeld naar voren dat de gemeente bij Paspartoe de vinger goed aan de pols houdt. Hiervan is in het dossier echter wederom niets terug te vinden. Eventuele tussentijdse werkafspraken worden mondeling gemaakt, maar


19

worden niet op schrift gesteld en zijn daarom alleen bekend bij direct betrokkenen. 11. Mandaatregeling is bekend en wordt gerespecteerd

Voldaan: Binnen de gemeente geldt dat het college het bevoegd gezag is voor subsidies. Dit wordt door de organisatie nageleefd.


Beperkt voldaan: Paspartoe geeft aan door de jarenlange ervaring op de hoogte te zijn van de bijdrage die zij geacht wordt te leveren. Op basis van de stukken is dit niet mogelijk. Het is dus historisch gegroeid en daardoor bekend.


Voldaan: De gemeente en Paspartoe hebben een lange en hechte relatie, waarbij regelmatig bestuurlijk en inhoudelijk overleg en afstemming plaatsvindt. Hierdoor blijft de gemeente op de hoogte van de gang van zaken. Deze overleggen worden niet vastgelegd en in het dossier opgenomen. Een voorbeeld van het toezien op doelmatige besteding is de sturing en het toezicht dat plaatsvond naar aanleiding van de financiële problemen.

14. De gemeente draagt er zorg voor dat de normen voor de subsidieverstrekking bekend zijn voor de subsidieaanvrager

Niet voldaan: De aanvraag is niet voorzien van de geldende regels uit de ASV. Door de jarenlange ervaring is Paspartoe hier wel van op de hoogte.


Beperkt voldaan: Er is regelmatig overleg, wat niet wordt vastgelegd. Daarnaast wordt de gemeente geïnformeerd middels de voortgangsrapportage en signaleringsrapportage. Een direct zicht op de doeltreffendheid is hieruit niet volledig af te leiden.

20

5

WAARDERINGSSUBSIDIES 5.1 Inleiding

Voor het creëren van een beeld van de omvang van subsidies heeft de rekenkamercommissie de dossiers bekeken van de waarderingssubsidies voor het subsidiejaar 2006. Het betrof in totaal 84 dossiers voor het cluster samenleving. Tijdens de bestudering van de dossiers heeft de rekenkamercommissie de volgende bevindingen gedaan.

5.2 Systematiek Voor de subsidieaanvraag heeft de gemeente een standaard aanvraagformulier opgesteld. Wanneer dit aanvraagformulier volledig is ingevuld, hoeven er geen aanvullende stukken te worden meegezonden. Wel bestaat de mogelijkheid begroting en jaarverslag als bijlagen mee te zenden en niet in het formulier in te vullen. Op het aanvraagformulier volgt door de gemeente een standaard reactie. Hierin staat het subsidiebedrag en de categorie waarbinnen de subsidie valt. Voor de subsidies worden de volgende categorieën gehanteerd in de subsidieverlening: Tabel 5.1 Overzicht categorieën kleine subsidies Hoofdcategorie

Subcategorie

Emancipatie Maatschappelijk(e zorg) Peuterspeelzalen Vormingsactiviteiten Vrouwenorganisaties Jongerenorganisaties Open jongereninloop Ouderenbonden Amateurkunsten Muziekverenigingen Verenigingen voor operette/musical Volksdansverenigingen Toneelverenigingen Ouderenkoren


21

Eigensoortige organisaties Kadervorming Ongeorganiseerde jeugd

Per categorie, en waar van toepassing subcategorie, zijn vaste bedragen opgenomen voor de te verlenen subsidie en waar van toepassing een aanvullende subsidiebedrag per lid van de vereniging of stichting. Deze bedragen verschillen onderling, waarbij de grondslag en onderlinge afweging ontbreekt. Deze indeling in categorieën is opmerkelijk aangezien hiermee wordt afgeweken van de in de ASV gehanteerde indeling in subsidievormen. De indeling in categorieën is vastgelegd in de Normering Programma Subsidies Vrijwilligersorganisaties Noordoostpolder 2002-2005, welke is in 2000 opgesteld en ook voor 2006 gehanteerd is. Het aanvraagformulier voor de subsidie geeft de gemeente niet de door de ASV vereiste inzichten. In de ASV is vastgelegd dat de leden / bezoekers van activiteiten woonachtig dienen te zijn in de gemeente Noordoostpolder. Het aanvraagformulier geeft enkel inzicht in het aantal actieve leden, donateurs en hoogte van de contributie. Daarnaast is in een aanzienlijk deel van de in totaal 84 onderzochte kleinere subsidiedossiers niet aan alle voorwaarden voldaan. Zoals het niet invullen van de begroting of het financieel verslag alsmede het niet meesturen van de begroting of het financieel verslag als bijlage. Zo wordt in een bepaalde aanvraag de begroting niet van toepassing verklaard, desondanks wordt er een subsidie verleend. Op basis van het aanvraagformulier wordt een subsidiebeschikking opgesteld. Hierin wordt de subsidie aangeduid als een waarderingssubsidie. Dit impliceert dat de vaststellingsvoorwaarden voor waarderingssubsidies in de ASV van kracht zijn. In de subsidiebeschikking wordt niet aan deze vaststellingseisen gerefereerd. Bevindingen De waarderingssubsidies in de gemeente Noordoostpolder worden verleend op basis van een systematiek die nog stamt uit de tijd vóór de vaststelling van de ASV 2003. De normbedragen en aanvraagformulieren zijn op basis van de nieuwe verordening niet aangepast. Er zijn evenmin nieuwe beleidsregels opgesteld om de gehanteerde systematiek te ijken aan de ASV. Daarmee wijkt de procedure die gehanteerd wordt af van de huidige ASV zoals die door de raad is vastgesteld.

22

6

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

6.1 Inleiding In dit onderzoek staat de vraag centraal in hoeverre de gemeente Noordoostpolder effectief en volgens de daarvoor geldende regelgeving subsidies verleent (onderzoeksvragen 2 en 1). Daarbij is specifiek gekeken naar de rolinvulling van raad en college (onderzoeksvraag 4). Kort samengevat blijkt dat de ASV zowel in de voorbereiding als in de uitvoering onvoldoende als sturingsinstrument wordt gehanteerd. Het onderzoek is uitgevoerd door de reguliere werkwijze bij subsidieverlening in beeld te brengen, een drietal subsidies aan grotere instellingen te analyseren en een korte screening uit te voeren op een aantal waarderingssubsidies.

6.2 Conclusies

6.2.a. ASV staat effectieve en efficiënte sturing in de weg De wettelijke basis voor de subsidieverlening in de gemeente Noordoostpolder bestaat uit de Algemene Subsidieverordening 2003 (ASV). De rekenkamercommissie constateert een aantal tekortkomingen in deze verordening, dat een effectieve en efficiënte sturing met het subsidie-instrument in de weg staat: 1. De drie onderscheiden subsidievormen geven onvoldoende de subsidiegrond weer. 2. De ASV bevat geen onderscheid in de procedure en voorwaarden tussen structurele subsidies en waarderingssubsidies. Dit staat een doelmatige uitvoering van het subsidieproces in de weg. Het karakter en financieel belang van deze subsidies verschilt bovendien aanzienlijk. 3. De procedure voor structurele subsidie bevat geen verplichting tot bestuurlijk overleg over de te leveren prestaties of activiteiten. Gegeven het karakter van deze subsidie ligt dit wel voor de hand. 4. De ASV bevat geen begrotingsvoorbehoud. Wel is de gehele subsidieverlening aan het college gemandateerd, ook voor meerjarige subsidies. Daarmee komt het budgetrecht van de raad in gevaar.


23

6.2.b. De kwaliteit van de uitvoering wisselt per subsidie

Theater ‘t Voorhuys 5. In algemene zin kan geconcludeerd worden dat de gemeente ten aanzien van Theater ’t Voorhuys slechts in beperkte mate voldoet aan de normen die aan subsidiebeleid mogen worden gesteld. 6. Een expliciete koppeling tussen subsidieverstrekking en beleid ontbreekt. Ook worden bij de subsidieverstrekking aan ’t Voorhuys geen expliciete voorwaarden aan de vaststelling van de subsidie verbonden. Wel lijkt het beleidsplan van het theater impliciet de grondslag van de subsidieverstrekking te vormen, waardoor de indruk gewekt wordt dat het een activiteitensubsidie betreft. In het tussentijdse periodieke bestuurlijke overleg tussen gemeente en theater wordt echter niet over doelstellingen van de gemeente gesproken. Hetzelfde geldt voor de realisatie van de eigen doelstellingen van het theater; hier wordt in het bestuurlijk overleg niet actief naar gevraagd. Ook de doelmatigheid van het functioneren van het theater vormt geen onderwerp van gesprek. De relatie is in sterke mate afhankelijk van vertrouwen. 7. Door het ontbreken van heldere afspraken beschikt de gemeente niet over instrumenten om eventuele (tussentijdse) wensen in de richting van het theater kracht bij te zetten. Voor zover de gemeente bewust afstand bewaart tot het theater heeft zij dat nergens expliciet in beleid vastgelegd. Weliswaar is de gemeente van een meerjarige subsidiëring overgegaan tot jaarlijkse subsidiëring, maar ook hierbij zijn vooraf geen voorwaarden aan de uiteindelijke vaststelling van de subsidie verbonden.

Zwembad Bosbad 8. Ten aanzien van Zwembad Bosbad wordt in redelijke mate voldaan aan de normen die aan subsidiebeleid mogen worden gesteld. 9. Naar de aard van de subsidie (exploitatiesubsidie) ziet de gemeente met name toe op de doelmatige besteding van de subsidiegelden. Sinds 2005 en in aanloop naar een nieuwe exploitatieovereenkomst in 2008 wordt actief toegezien op de naleving van de in 1998 met het zwembad gesloten raamovereenkomst. Naar het oordeel van de betrokkenen biedt deze raamovereenkomst echter weinig mogelijkheden om aan het toezicht ook financiële consequenties te verbinden. Dit tekort in de borging van het subsidiebeleid ten aanzien van het zwembad wordt opgevangen door de geconstateerde actieve bestuurlijke en ambtelijke bemoeienis.

24

Stichting Paspartoe 10. In algemene zin voldoet de gemeente ten aanzien van Stichting Paspartoe aan de normen die aan subsidiebeleid mogen worden gesteld. 11. De meerjarenovereenkomst en de jaarlijkse beschikkingen bevatten concrete afspraken over de activiteiten die Paspartoe dient te ‘leveren’. Het subsidiebedrag is gekoppeld aan de kosten per activiteit, conform de WILLsystematiek, alsmede bepalingen over terugvordering van subsidie. Wel is het zo dat gemeentelijk meerjarenbeleid ontbreekt ten aanzien van de beleidsvelden waarin Paspartoe actief is. Het aanwezige beleid beperkt zich tot de programmabegrotingen. Omdat een welzijnsplan ontbreekt is op bestuurlijk niveau niet aangegeven hoe Paspartoe dient bij te dragen aan gemeentelijke doelen. Ook in de jaarplannen / activiteitenplannen van de stichting, die de grondslag van de subsidie vormen, wordt geen directe relatie met gemeentelijk beleid gelegd. 12. Hoewel de meerjarenovereenkomsten wel degelijk beleidsinhoudelijke doelen bevatten, is de sturing door de gemeente op de subsidieverlening aan Paspartoe in de praktijk met name financieel van karakter. Dit blijkt onder meer uit de verslaglegging van overleggen tussen gemeente en instelling. Ten tijde van financiële problemen bij Paspartoe heeft de gemeente direct sturing uitgeoefend op financieel beleid en beheer. Van verdere sturingsmomenten is in het onderzochte dossier geen verslaglegging aangetroffen. Een indicatie dat mogelijk ook inhoudelijk wordt bijgestuurd vormen signalen van de ambtelijke organisatie, die in interviews aangeeft regelmatig contact te onderhouden met de stichting. De gemeente wordt verder door de stichting inhoudelijk geïnformeerd door middel van voortgangs- en signaleringsrapportages. De kwaliteit van de informatievoorziening wordt door de jaren heen beter, conform de indeling van de WILL-systematiek.

Waarderingssubsidies 13. Voor het verstrekken van waarderingssubsidies wordt een verouderde systematiek gehanteerd. Deze systematiek strookt niet met wat daarover in de ASV is vastgelegd. Dit betekent dat er andere uitgangspunten worden gehanteerd dan door de raad voorgestaan. Kanttekening hierbij is conclusie 2, waarin wij stellen dat het ontbreken van onderscheid in de procedure en voorwaarden tussen structurele subsidies en waarderingssubsidies de doelmatige uitvoering van het subsidieproces in de weg staat.


25

6.2.c. De sturing met het subsidie-instrument is minimaal 14. De ASV vervult in de praktijk nauwelijks een rol in de subsidieverlening. De grotere subsidies worden verleend door middel van (meerjarige) overeenkomsten met de instellingen. De waarderingssubsidies worden verleend volgens een systematiek die vóór de ASV 2003 al bestond, en tot op heden nog steeds wordt toegepast. In deze systematiek wordt niet verwezen naar de huidige ASV. Zo bevat deze werkwijze bijvoorbeeld andere subsidietyperingen dan de ASV toestaat. 15. Het college is haar jaarlijkse verplichtingen die de ASV voorschrijft in de onderzochte periode niet nagekomen. Het college heeft géén subsidieplafonds vastgesteld op basis van de begroting. Daarmee is er geen borging aangebracht in de maximaal te verlenen subsidiebedragen, waardoor de subsidieverlening het risico van een open einde regeling loopt. Ook heeft het college geen subsidieprogramma opgesteld. Een centraal overzicht van door de gemeente verleende subsidies ontbreekt. 16. De rekenkamercommissie concludeert dat de ASV 2003 niet veel meer is dan een dode letter. Dit is ernstig, omdat de raad de subsidieverlening juist door middel van de ASV aan het college heeft gemandateerd. De richtlijnen van de raad, zoals verwoord in de ASV, worden onvoldoende nageleefd. 17. Ook de bepalingen in de financiële verordening (verordening ex art. 212 Gw) die op subsidieverlening betrekking hebben zijn tot op heden niet nageleefd. Er is aan de raad geen nota subsidieverlening voorgelegd, zoals deze verordening voorschrijft. Daarmee ontbreekt het de raad aan overzicht van de aanpak, werkwijze en omvang van de subsidieverlening. De organisatie kon een overzicht van de omvang van de subsidieverlening slechts met moeite aan de rekenkamercommissie aanleveren, hetgeen aantoont dat er ambtelijk evenmin een structureel en volledig overzicht bestaat over de totale subsidieverlening door de gemeente. 18. Over het algemeen is de sturing met het subsidie-instrument dubbelzinnig. Enerzijds verleent de gemeente aan instellingen op het exploitatietekort gebaseerde subsidies. De bedragen zijn dan gebaseerd op kengetallen uit de exploitatiebegroting, zoals de verhouding personeelskosten – overige kosten. Anderzijds wordt weliswaar de eis gesteld van beleid en activiteiten, maar worden die eisen niet omgezet in heldere afspraken met de instellingen ten aanzien van de subsidieverlening. Dit maakt het bijvoorbeeld onmogelijk om subsidies terug te vorderen, dan wel lager vast te stellen op het moment dat een instelling beleidsmatig te kort schiet in de prestaties. 19. De sturing met de subsidieverlening aan grotere instellingen is met name financieel van karakter. De gemeente beoordeelt begrotingen en jaarrekeningen veelal goed, en heeft daardoor tijdig in de gaten waar zich problemen voordoen in exploitatie.

26

20. De sturing met betrekking tot het beleid is gebrekkig. Het is onvoldoende helder welke bijdrage instellingen moeten leveren aan de realisatie van gemeentelijk beleid en welke consequenties dat heeft voor de subsidieverlening. Ten aanzien van Paspartoe is hierin de afgelopen jaren wel een aantal stappen gezet, mede in de aansluiting bij de WILL-systematiek.

6.2.d. De raad en ook college en ambtelijke organisatie, hebben onvoldoende regie op subsidieverlening 21. Het college past onvoldoende sturing toe op subsidieverlening en leeft de regels van de raad onvoldoende na. 22. Er is ambtelijk geen regie op het subsidieproces. Ook is er geen expliciete controlfunctie ingericht voor de subsidieverlening. Dat maakt de subsidieverlening kwetsbaar, mede omdat verschillende clusters in de organisatie subsidie verlenen. 23. Ambtelijk is aangegeven dat de subsidieverlening verbetering behoeft. 24. De rol van de raad beperkt zich tot individuele subsidievaststellingen. Eerder is al aangegeven dat de richtlijnen van de raad onvoldoende worden nageleefd. 25. De boekhouding en de registratie van subsidies is qua codereing niet eenduidig. Daardoor is het lastig om intra comptabele gegevens rechtstreeks tot eenduidige informatie om te zetten.

6.3 Aanbevelingen De rekenkamercommissie acht een herijking van het subsidiebeleid in de Gemeente Noordoostpolder zeer gewenst. Aanbevelingen aan de gemeenteraad

2.

1. Spreek uitgangspunten af voor het subsidiebeleid. Laat het college niet met een kant en klare verordening komen, maar bepaal vooraf kaderstellend: - wat de sturingsfilosofie op subsidies moet zijn; - welke subsidievormen bij deze sturingsfilosofie horen; - op welke manier de doelmatigheid en doeltreffendheid van de subsidieverstrekking kan worden gewaarborgd. Vraag het college op basis van de geformuleerde uitgangspunten een concept-ASV op te stellen.


27

Aanbevelingen aan het college De rekenkamercommissie beveelt de herijking van het subsidiebeleid aan en meent dat het aanwijzen van een specifieke verantwoordelijke en/of inhuur of tijdelijke aanstelling van een subsidiecoördinator tot aanbeveling strekt. Ook beveelt de rekenkamercommissie aan bij de herijking van het subsidiebeleid ten minste aandacht te besteden aan het volgende: 3. Het na consultatie van de raad opstellen van een nieuwe Algemene Subsidieverordening, waarbij: - subsidies zijn onderscheiden naar subsidiegrond; - onderscheidingen in procedures en voorwaarden zijn gerelateerd aan verschillen in grond en financieel belang (omvang) van subsidies; o waarbij aandacht te besteden aan de plaats van waarderingssubsidies - het begrotingsvoorbehoud wordt gemaakt. - zorg voor draagvlak en commitment in de organisatie bij de invoering van de nieuwe ASV 4. De uitvoering van het bepaalde in de gemeentelijke financiële verordening (ex artikel 212 Gemeentewet), en dan met name: - het opstellen en vaststellen van een nota subsidieverlening waarin op aanpak, werkwijze en omvang van de subsidieverlening wordt ingegaan. 5. Het jaarlijks vaststellen van een subsidieplafond teneinde het risico van een open einde regeling te beperken. 6. Het jaarlijks vaststellen van een subsidieprogramma teneinde het risico van rechtsongelijkheid onder subsidievragers en een gebrek aan overzicht van de door de gemeente verleende subsidie te beperken. 7. Aandacht voor de registratie van subsidies in de boekhouding. Daarbij is het doel toe te werken naar eenduidige coderingsystematiek. Dit moet bijdragen aan accuraat inzicht en overzicht over subsidieverstrekking en betaling.

28

DE REKENKAMERCOMMISSIE De rekenkamercommissie van de gemeente Noordoostpolder is ingesteld om de controlerende rol van de raad te versterken en bij te dragen aan de transparantie van het gemeentelijk functioneren naar de burgers toe. De missie van de rekenkamercommissie is: “De rekenkamercommissie wil door middel van haar onderzoeken een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Noordoostpolder, in het bijzonder doordat rekenkameronderzoek de controlerende rol van de gemeenteraad versterkt.” Hiervoor doet de rekenkamercommissie onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van gemeentelijk beleid en beheer. Hierbij is de rekenkamer onafhankelijk van zowel raad als college. Vanaf eind 2004 is ze met haar werkzaamheden begonnen. Momenteel kent de rekenkamercommissie de volgende samenstelling: • G. (Gerrit) Hagelstein (voorzitter) • F.A.V. (Fred) Tiemessen (extern lid) • C.E. (Christine) Wolf (extern lid) • J.W. (Judo) Bakker (intern lid) • M.T.B. (Maria) Droog-Smit (intern lid) • A. (Andries) Poppe (intern lid) De volgende vier publicaties zijn reeds de raad aangeboden: • Niet voor Nop. Een onderzoek naar de kostendekkendheid van leges in Noordoostpolder. • Het inkoopbeleid in Noordoostpolder doorgelicht. “Vasthouden en doorpakken voor een goed inkoopresultaat. “ • Projectmatig werken in Noordoostpolder: In Control? • Van goed naar beter! Onderzoek naar de stand van zaken van de kwaliteit van dienstverlening.


29

B I J L A G E N

BIJLAGE 1 NORMENKADER Normenkader Subsidiebeleid 1. Normen ten aanzien van de kaderstellende en controlerende rol van de raad: a. Er dient inhoudelijk beleid te zijn op basis waarvan subsidie wordt verstrekt. Met name voor de inzet van subsidie op basis van te leveren prestaties of activiteiten (budgetsubsidie, prestatiesubsidie) is beleid noodzakelijk. Dit biedt tevens een deel van de juridische legitimatie voor het beschikken of afwijzen van subsidieaanvragen. b. Dit beleid dient dusdanig specifiek, meetbaar, realistisch en tijdgebonden te zijn geformuleerd, dat subsidieverstrekking mogelijk is. Hoe duidelijker is welke doelstellingen de gemeente nastreeft en welke voorzieningen en activiteiten daarvoor noodzakelijk worden geacht, hoe gerichter subsidies kunnen worden ingezet om deze doelen te realiseren. c. Het beleid dient geformuleerd te zijn in termen van doelen en subdoelen die consistent zijn met elkaar: van visie naar doelen naar voorzieningen/activiteiten naar subsidieverstrekking. d. Het beleid van de gemeente is zodanig van inhoud en formulering dat subsidieaanvragen daaraan kunnen worden getoetst. e. De raad toetst de inzet van het subsidie-instrument: controle op de subsidieverstrekking, rapportage over termijnen, etc. 2. Normen ten aanzien van de kwaliteit van de verordening / regelgeving: a. De verordening dient te passen binnen de (derde tranche) Algemene Wet Bestuursrecht (AWB). b. De verordening en aanverwante regelgeving dient te passen in de visie / sturingsfilosofie die de gemeente hanteert met betrekking tot de inzet van het subsidie-instrument. • Subsidiemogelijkheden sluiten aan op de sturingswensen van de gemeente/raad. • De regeldruk is in overeenstemming met omvang en type subsidie (efficiency). • Er zijn voldoende sturingsmogelijkheden voor de gemeente. • Er is voldoende garantie voor uniforme afhandeling van subsidies binnen de gemeente. • Er zijn voldoende objectieve normen voor subsidieverstrekking. c. De uitvoering en beheersing van het subsidiebeleid dient geregeld en voldoende efficiënt ingericht te zijn.


31

3. Normen ten aanzien van de kwaliteit van de uitvoering: a. Er dient een koppeling te bestaan tussen de subsidieverstrekking en het gemeentelijk beleid, als garantie voor effectiviteit. b. Het biedt een juiste inzet van de verschillende subsidievormen, conform de ASV. d. De gemeente ziet toe op een doelmatige en doeltreffende besteding van de subsidiegelden. e. De gemeente toetst aanvragen voor subsidie conform de regelgeving. f. De gemeente beoordeelt of de subsidie is besteed conform de afspraken. g. De gemeente beoordeelt of aan gestelde voorwaarden is voldaan. h. De gemeente voert het subsidietraject efficiënt uit. i. Mandaatregeling is bekend en wordt gerespecteerd. j. De gemeente voorziet in het (laten) doen van evaluaties van het gesubsidieerde aanbod. k. De gemeente gebruikt de uitkomsten van evaluaties voor het bijstellen van beleid en/of bij het maken van nieuwe afspraken over subsidieverlening. 4. Normen ten aanzien van de kwaliteit van de relatie met instellingen (m.n. bij budgetsubsidie): a. Het is instellingen bekend welke bijdrage zij dienen te leveren aan de uitvoering van gemeentelijk beleid. b. De relatie van de gemeente met de gesubsidieerde instellingen draagt bij aan de doelmatige besteding van de subsidiegelden. c. De gemeente draagt er zorg voor dat de normen voor de subsidieverstrekking bekend zijn voor subsidieaanvragers. d. De relatie van de gemeente met de gesubsidieerde instellingen draagt bij aan de doeltreffende besteding van de subsidiegelden. e. De gemeente voorziet in het (laten) doen van evaluaties van het gesubsidieerde aanbod.

32

BIJLAGE 2 CASUS THEATER ‘T VOORHUYS Gemeentelijk cultuurbeleid Hieronder wordt het gemeentelijk beleid dat ten grondslag ligt aan de subsidie aan het theater ’t Voorhuys kort uiteengezet. Meerjarenbeleid Beleidsplan 2003-2006 Het beleidsdocument dat direct aan de subsidie aan het theater ten grondslag ligt, is het Beleidsplan 2003-2006. Dit beleidsplan is door het bestuur van de stichting opgesteld, maar in bestuurlijk overleg afgestemd met de portefeuillehouder cultuur en vervolgens, bij collegebesluit van 19 november 2002, door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. Ten aanzien van de relatie van ’t Voorhuys met de gemeente Noordoostpolder noemt het Beleidsplan 2003-2006 twee algemene uitgangspunten: 1) de gerichtheid op inwoners van de gemeente; 2) een actuele programmering als randvoorwaarde voor het vestigingsklimaat van de gemeente. Ook refereert de nota aan provinciaal en landelijk cultuurbeleid. In het laatste geval wordt vermeld dat het theater regelmatig een beroep zal doen op het nieuw gevormde landelijke Fonds voor Podiumprogrammering en Marketing. In de begroting van het theater zijn vanuit dit fonds echter geen aparte inkomsten opgenomen. Onduidelijk is of deze zijn geraamd onder “overige inkomsten”. Naast de bovenstaande uitgangspunten gaat het beleidsplan in op: 1) Aard en omvang van de programmering: Hier wordt als taakstelling genoemd dat ’t Voorhuys circa 70 professionele voorstellingen uit het landelijk aanbod zal programmeren. Voorts worden vermeld dat een analyse van de herkomstcijfers leert dat 90% van de bezoekers afkomstig is uit de gemeente Noordoostpolder. Beleidsuitgangspunt is hier het volgen van de bevolkingsgroei in de gemeente bij het totaal aantal te programmeren voorstellingen. 2) Programmering en marketing in relatie tot het theatercomplex als gebouw: Onder dit punt wordt met name ingegaan op: a) het streven om ondanks technische beperkingen – het ontbreken van een toneeltoren en een orkestbak – te komen tot een programmering die een dwarsdoorsnede vormt van hetgeen er in Nederland aan podiumkunsten wordt aangeboden; b) het organiseren van reisarrangementen voor groots gemonteerde producties in grote schouwburgen elders in het land.


33

3) Programmering en marketing gericht op amateur-producties: Hier wordt melding gemaakt van speciale huurtarieven die aan plaatselijke verenigingen worden berekend. Ook wordt het probleem geschetst van de voorkeur van deze verenigingen voor het bespelen van het theater in het weekend. Opvallend is dat het beleidsplan hier vermeld dat het theater zich het recht voorbehoud om haar eerste doelstelling (conform de statuten), namelijk het programmeringen van professionele voorstellingen, te laten prevaleren boven de tweede doelstelling waarin het stimuleren van het verenigingsleven is verwoord. 4) Verder gaat het beleidsplan in op: programmering van voorstellingen gericht op de verschillende bezoekersgroepen; programmering gericht op verschillende culturele groeperingen; verhuur van accommodatie aan derden; horecavoorziening in het theatercomplex; bioscoop ’t Voorhuys; publiciteit en publiekwerving; personele organisatie; financiën; evaluatie van de geformuleerde doelen. Zoals reeds vermeld werd is dit beleidsplan (in de b&w-vergadering van 19 november 2002) door het college van de gemeente Noordoostpolder vastgesteld. In de toelichting op het raadsvoorstel waarin de subsidie voor de jaren 2003-2006 wordt vastgesteld wordt expliciet naar het Beleidsplan 2003-2006 van het theater verwezen als grond voor de subsidie. Zo bestaat er een directe relatie tussen het beleidsplan en de subsidie. Overig meerjarenbeleid De culturele paragraaf (van januari 2004) is een verdere uitwerking van de Cultuurnota 2003. De belangrijkste aanbeveling in De culturele paragraaf (met betrekking tot ’t Voorhuys) is gericht op het doen van een knelpuntenonderzoek bij accommodaties voor muziek, dans en toneel. Daarbij wordt met name genoemd dat de mogelijkheid van de realisatie van een kleine zaal voor het theater onderzocht dient te worden. Een andere aanbeveling stelt dat de financiële consequenties van het handhaven van het huidige professionele toneelaanbod op een rij gezet dient te worden. Voorts is er het voornemen om een subsidieregeling voor amateur-podiumproducties op te zetten. Een directe relatie met de subsidieverstrekking aan ’t Voorhuys wordt in de nota niet gelegd. De Nota resultaat onderzoek “verzelfstandiging?” (2005) is een collegenota en heeft geen betrekking op het theater, maar op de positie van de afdeling ten opzichte van de bestuursdienst.

34

Uit de gehouden interviews komt het beeld naar voren dat deze overige gemeentelijke beleidsnota’s niet expliciet betrokken zijn bij de totstandkoming van de subsidie aan het theater. Programmabegrotingen In de programmabegroting van 2005 en 2006 zijn ten aanzien van cultuur voornamelijk algemene beleidsdoelen opgenomen. De Programmabegroting 2005 noemt voor het programma Cultuur als prioriteit in de beleidsplanning 2005-2009: “Het voor een zo breed mogelijk publiek toegankelijk maken en deelname, in actieve en passieve zin, stimuleren middels bewustwording, beleving en overdracht van culturele waarden in het algemeen en in het bijzonder op het terrein van de kunsten en cultureel erfgoed”. Doelstelling is daarbij het “scheppen van voorwaarden die bijdragen tot een zo maximaal mogelijke bewustwording, beleving en overdracht van culturele waarden in de meest brede zin”. Alleen onder het kopje “Bestaand beleid” komt het theater ter sprake. Daar is sprake van het organiseren van voorstellingen “middels het subsidiëren van het theater” genoemd. In totaal is over 2005 aan lasten voor de productgroep Kunst en cultuur (na wijziging) € 615.268,- begroot. Over 2006 is dit bedrag € 608.024,-. Het theater maakt van de productgroep Kunst en cultuur onderdeel uit, maar wordt verder niet apart vermeld, ook niet in de kengetallen die onder het programma cultuur vermeld staan. Bevinding Opvallend is in beide begrotingen dat in de opsomming van de nota’s waarin het beleid voor het programma Cultuur is vastgelegd het Beleidsplan 2003-2006, dat door het college is vastgesteld, niet wordt genoemd. Wel worden de Cultuurnota 2004 “incl. uitwerkingen/aanbevelingen” (vermoedelijk is De culturele paragraaf bedoeld) en de Nota resultaat onderzoek “verzelfstandiging?” vermeld. Zoals al opgemerkt werd, hebben deze beide nota’s echter weinig tot geen betrekking op het theater.

Subsidie ’t Voorhuys De subsidie die hier onderwerp van onderzoek is (over de jaren 2005 en 2006) valt in de subsidieperiode 2003-2006. De grondslag van de subsidie over deze periode wordt gevormd door een raadsbesluit van 19 december 2002. In de toelichting bij het raadsvoorstel dat aan dit besluit ten grondslag licht, wordt door het college de directe relatie gelegd met het Beleidsplan 2003-2006 van het theater. In het raadsbesluit is de subsidie voor vier jaar vastgesteld, en wel als volgt: Jaarlijkse subsidie aan ’t Voorhuys 2003-2006 Subsidiesoort

Bedrag (in €)

Exploitatiesubsidie

340.000,--


20.383,81


35

Bijdrage groot onderhoud

22.689,01

Proces van subsidieverstrekking, sturing en verantwoording Ten tijde van de aanvraag en vaststelling van de subsidie beschikte de gemeente Noordoostpolder noch niet over een ASV, maar was de derde tranche van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), waarin eisen aan de subsidieverstrekking worden gesteld, al wel van kracht. Bij de beschrijving van het subsidieproces zal de ASV daarom niet worden betrokken. De Awb en raamovereenkomst worden wel aangehaald. Op 5 juni 2002 heeft theater ’t Voorhuys het college van de gemeente Noordoostpolder een brief gestuurd met het verzoek om op basis van het meegestuurde beleidsplan en de meegestuurde (bijgestelde) begroting de exploitatiesubsidie voor de raadsperiode 2003-2006 vast te stellen. Over beleidsplan en begroting is tweemaal bestuurlijk overleg gepleegd tussen het theater en het college, voorafgaand aan het indienen ervan (op 22 mei 2002) en erna (op 9 oktober 2002). Zoals reeds vermeld werd, is de subsidie bij raadsbesluit vastgesteld op 19 december 2002, dus vóór de gestelde termijn (1 januari). Het beleid dat ten grondslag ligt aan de subsidie die aan ’t Voorhuys verstrekt werd, is beschreven in het Beleidsplan 2003-2006. Dit beleidsplan is door het college vastgesteld en wordt in de toelichting bij het raadsvoorstel tot subsidieverlening ook expliciet aangehaald. In de programmabegroting wordt het beleidsplan echter niet genoemd als gemeentelijk beleid. De programmabegroting noch het meerjarige beleid bevatten verwijzingen naar het beleid van theater ’t Voorhuys. Een koppeling tussen gemeentelijk beleid en beleid voor theater ’t Voorhuys komt aldus niet tot stand. Desondanks zijn de eerder genoemde subsidiebedragen tot stand gekomen, enerzijds op basis van een door het theater aangeleverde meerjarenbegroting over 2003-2006, maar anderzijds ook op basis van een beleidsplan over dezelfde periode. Daarnaast zijn voor de totstandkoming van de subsidie beide stukken vergeleken met de daarvóór verleende exploitatiesubsidie (1998-2002). Bovendien zijn de begroting en het beleidsplan van het theater tot twee maal toe in bestuurlijk overleg met de gemeente afgestemd en zo in de totstandkoming van het subsidiebedrag betrokken. Aan het door het theater in eerste instantie gevraagde exploitatiesubsidiebedrag (€ 402.000,-) is door de gemeente niet geheel tegemoet gekomen. Het ambtelijk advies, waarin ingeschat werd dat het theater ook met een lager dan gevraagd subsidiebedrag zijn taakstelling kan uitvoeren, is door het college en door de raad overgenomen. Zoals vermeld is de taakstelling uit het Beleidsplan 2003-2006 tweemaal in bestuurlijk overleg afgestemd.

36

In het bestuurlijk overleg zijn onder meer aan de orde gekomen: de kosten voor de personele organisatie; de positie van de in het theater gevestigde bioscoop; de kosten voor amateur-producties en de noodzakelijke kosten in verband met ARBO-voorschriften. Het Beleidsplan 2003-2006 wordt in het bestuurlijk overleg betiteld als een “voortzetting van het staande beleid”. Bovendien verwoordt de toelichting bij het raadsvoorstel van het college dat “de gemeente het stichtingsbestuur de ruimte wil geven om binnen de eigen financiële ruimte beleidsvoornemens te realiseren”. Bij brief van 20 november 2002 (ná het tweede bestuurlijke overleg, maar vóór de raadsbehandeling op 19 december 2002) is het theater door de gemeente in kennis gesteld van de op handen zijnde raadsbehandeling van het subsidievoorstel. Hierin worden de uiteindelijk vast te stellen exploitatiesubsidie (€ 340.000,-) en het vast te stellen verhoogde bedrag voor compensatie huur (€ 20.383,81) vermeld. De bijdrage voor groot onderhoud (€ 22.689,01) wordt echter niet genoemd. Een daadwerkelijke beschikking tot verlening van de subsidie, met daarin het daadwerkelijke raadsbesluit en eventuele aanvullende voorwaarden ontbreekt. Ná het raadsbesluit van 19 december is het theater niet op de hoogte gebracht van een uiteindelijk subsidiebedrag, niet van een datum van betaling, zijn geen aanvullende voorwaarden gesteld en is geen melding gemaakt van een eventuele bezwaarmogelijkheid. Aan de subsidie voor ’t Voorhuys zijn ook geen verplichtingen verbonden, bijvoorbeeld tot het (periodiek) verstrekken van gegevens die voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn (art. 4.67 Awb). De subsidie die in de jaren 2003-2006 op grond van de meerjarenovereenkomst werd verleend, is tussentijds niet bijgesteld. Ze lag vast. Theater ’t Voorhuys heeft over het jaar 2006 haar begroting en jaarstukken aan de gemeente verstrekt (over 2005 zijn geen stukken aangetroffen). Deze werden ambtelijk beoordeeld. De begroting en jaarstukken werden door ’t Voorhuys ook direct – en dus zonder ambtelijke tussenkomst – aan de raad gezonden. Deze gingen ter kennisname naar de raadscommissie. Van de ambtelijke beoordeling van de verantwoordingsinformatie zijn geen stukken (zoals bijvoorbeeld een ambtelijk advies aan het college) in het dossier aangetroffen. Bevinding Door de onvoorwaardelijke en meerjarige vaststelling van de subsidie aan theater ’t Voorhuys beschikt de gemeente niet over de mogelijkheid om de subsidie tussentijds te wijzigen, dan wel om het theater tussentijds tot andere prioriteiten te verplichten. Weliswaar kan de gemeente in het halfjaarlijkse overleg met het theaterbestuur haar wensen uiten, maar ze kan aan haar wensen (en eventuele veranderde wensen van de gemeenteraad) geen financiële consequenties verbinden. De gemeente heeft zich voor vier jaar vastgelegd.


37

Voor de periode na 2006 heeft de gemeente de systematiek van de meerjarensubsidie verlaten. Over het jaar 2007 ontvangt het theater (ook conform de wensen van het stichtingsbestuur) een voor één jaar vastgestelde subsidie. Voornemen van het college is om deze systematiek in de toekomst te handhaven, zo blijkt uit de interviews die tijdens dit onderzoek zijn gehouden. Hiermee beoogt het college beter in te spelen op actuele ontwikkelingen in de gemeente en bij het theater, bijvoorbeeld die rond het centrumplan van Emmeloord. Bovendien vervult het overstappen van een meerjarige op een jaarlijkse subsidie een rol in het streven van het college naar meer rechtsgelijkheid tussen de verschillende subsidieontvangers. Aan de subsidieverstrekking voor 2007 zijn wederom geen voorwaarden verbonden. Overigens is in de raadsvergadering van 9 november 2007 besloten de eerder aangenomen bezuinigingstaakstelling van € 100.000,- voor Bibliotheek, Theater 't Voorhuys en Paspartoe gezamenlijk in 2007 nog niet op te leggen. Subsidierelatie gemeente en ’t Voorhuys Uit de gehouden interviews komt het beeld naar voren dat de wijze waarop de gemeente de subsidierelatie met het theater invult door het theater wordt gewaardeerd. De meerjarige subsidie maakte het mogelijk dat het theater vrijheid had in het stellen van haar eigen prioriteiten. 4 Dit gold voor bestedingen voor groot onderhoud (al wordt hierover wel met een functionaris van de gemeente overleg gevoerd), maar ook voor andere bestedingen. Omdat het bedrag voor vier jaar vast stond kon op incidentele grote uitgaven geanticipeerd worden en kon het theater daarin haar eigen afweging maken. In het periodieke bestuurlijke overleg tussen gemeente en theater wordt door de gemeente niet actief geïnformeerd naar de realisatie van doelstellingen of andere zaken die als voorwaarden voor subsidieverstrekking zouden kunnen gelden (Beleidsplan 2003-2006). In deze bijeenkomsten doet het theater wel verslag van haar werkzaamheden, maar dit is niet speciaal gericht op het voldoen aan voorwaarden voor subsidieverstrekking vanuit de gemeente. Ook wordt in deze bijeenkomsten door de gemeente niet specifiek toegezien op doelmatige en doeltreffende besteding van subsidiegelden. Hierop ziet het theater zelf toe. De wens van de gemeente om van een meerjarige subsidieverstrekking over te gaan op éénjarige subsidieverstrekking (sinds 2007) bleek het theater voor het eerst in september 2006, bij de subsidieaanvraag voor 2007. In de veronderstelling dat de meerjarige subsidie gehandhaafd zou blijven had het theater toen al een meerjarig beleidsplan opgesteld. Dit beleidsplan is voor het theater nog steeds uitgangspunt voor haar beleid, al geschiedt de subsidiëring nu dus jaar4

Uit het gehouden interview met de directie van ’t Voorhuys bleek dat er naast het raadsbesluit ook een meerjarige raamovereenkomst tussen het theater en de gemeente van kracht is. Noch in het collegebesluit tot vaststelling van het Beleidsplan 2003-2006, noch in (de toelichting bij) het raadsbesluit tot subsidieverlening uit 2002 wordt een relatie gelegd met deze raamovereenkomst.

38

lijks. De jaarlijkse subsidiëring betekent voor het theater dat haar vrijheid om haar eigen prioriteiten te stellen is afgenomen. Het theater geeft de voorkeur aan meerjarige subsidiëring.


39

BIJLAGE 3 CASUS ZWEMBAD BOSBAD Gemeentelijk sportbeleid Hieronder wordt het gemeentelijk beleid dat ten grondslag ligt aan de subsidie aan het Bosbad kort uiteengezet. Kanttekening hierbij is dat de subsidie aan het zwembad een exploitatiesubsidie is, waarbij het sturen op kosten de prioriteit heeft boven het realiseren van bepaalde beleidsdoelstellingen door middel van het zwembad. Meerjarenbeleid In de Programmabegroting 2006 worden de nota’s opgesomd waarin het programma Sport en Recreatie is vastgelegd. Van deze nota’s heeft er één betrekking op zwembad Bosbad, namelijk de Notitie gevolgen afschaffen schoolzwemmen (2005) . De algemene Nota Sport Noordoostpolder (1993) stamt van vóór de gemeentelijke relatie met het zwembad. Notitie gevolgen afschaffen schoolzwemmen (2005) In deze notitie wordt uiteengezet dat door de gemeente de kans klein wordt ingeschat dat een eerder (in 2003) voorgenomen subsidievermindering per 2008 ook daadwerkelijk gerealiseerd zal kunnen worden. In plaats van het afschaffen van het schoolzwemmen per 2008 wordt een versobering van het schoolzwemmen voorgesteld. Afspraken omtrent schoolzwemmen kunnen dan onderdeel worden van de nieuwe exploitatieovereenkomst tussen gemeente en zwembad die vanaf 2008 moet gaan lopen. Voorgesteld is om het onderdeel schoolzwemmen ad € 104.000,- per 2008 te halveren naar € 52.000,-. Dit voorstel is echter niet overgenomen, het schoolzwemmen wordt per 1 januari 2008 afgeschaft met als bezuinigingstaakstelling van € 140.000,-. Programmabegrotingen 2005 en 2006 In het programma Sport en Recreatie van de Programmabegrotingen 2005 en 2006 is de volgende doelstelling opgenomen die betrekking heeft op (de subsidie aan) zwembad Bosbad: “Het instandhouden van een zwemvoorziening (overdekt en openlucht) in Emmeloord ten behoeve van instructie-, doelgroepen- en recreatief zwemmen voor de inwoners van de gehele gemeente Noordoostpolder”.

40

Subsidie Bosbad De subsidie die hier onderwerp van onderzoek is (over de jaren 2005 en 2006) valt binnen de looptijd van de aangehaalde raamovereenkomst. De raamovereenkomst vormt gezamenlijk met beschikkingen van het college van B&W de grondslag van de subsidie. Op grond van deze beschikkingen is de subsidie als volgt verleend: Subsidies aan Bosbad BV 2005-2006 Bedrag (in €) Subsidiesoort 2005 Exploitatiesubsidie

2006 538.927,-

547.000,-

Proces van subsidieverstrekking, sturing en verantwoording Subsidie 2005 Na in eerste instantie eind 2004 een begroting ingeleverd te hebben, heeft zwembad Bosbad BV (naar aanleiding van discussie rond de renovatie van het buitenbad) medio februari 2005 een gewijzigde begroting voor 2005 aan de gemeente overhandigd. De discussie over de renovatie (en een garantstelling van de gemeente) heeft tot gevolg dat pas op 30 november 2005 een ambtelijk advies voor de subsidieverstrekking over 2005 wordt opgesteld. Strekking van het advies is de subsidie over 2005 vast te stellen op € 538.927,overeenkomstig het beschikbare budget in de gemeentebegroting. Geconstateerd wordt dat de begroting van het zwembad hiermee niet sluitend is. Aanvullend advies is om de beoordeling van de subsidiehoogte aan Bosbad BV voortaan explicieter te koppelen aan een bedrijfsplan en een adequate begroting. De ambtenaar zegt toe het zwembad opdracht te geven voor het nieuwe begrotingsjaar een geactualiseerd bedrijfsplan en begroting te overhandigen aan de gemeente (conform art. 7 van de raamovereenkomst). Naast het ambtelijke advies is er ook een toelichting bij het collegevoorstel. Hierin wordt door het cluster Financial planning en control ingestemd met de gevolgde lijn, maar wordt er ook op gewezen dat vanaf 2008 een meer zorgvuldige lijn gevolgd dient te worden, namelijk met een bevoorschotting en definitieve vaststelling na de beoordeling van de jaarrekening. Op 13 december besluit het college conform het ambtelijk advies. Dezelfde dag wordt een subsidiebeschikking aan de directie van het Bosbad gestuurd. Hierin wordt het definitieve bedrag genoemd alsmede de volgende voorwaarden die van toepassing zijn: - voldoen aan regels Wet Hygiëne, Veiligheid Zwembaden en van Arbo-wet - vooraf melden van tariefstelling en eventuele wijzigingen daarin - vooraf melden van openstellingschema en eventuele wijzigingen daarin - toezenden van jaarstukken aan de raad


41

- regelmatig (ambtelijk) overleg tussen Bosbad BV en de gemeente In de subsidiebeschikking wordt niet ingegaan op bevoorschotting en de voorwaarden voor verantwoording en vaststelling van de subsidie. Ook de mogelijkheid om bezwaar te maken wordt niet genoemd. De opdracht om voor het jaar 2006 een beleidsplan aan te leveren wordt in de beschikking niet vermeld. Op 11 mei 2006 ontvangt de gemeente een verzoek tot vaststelling van de subsidie van zwembad Bosbad BV. Geconstateerd wordt dat er gezien het financieel jaarverslag geen aanleiding is om bij de vaststelling van de subsidie af te wijken van de verlening. De jaarrekening 2005 van het zwembad is voorzien van een beoordelingsverklaring van een accountant. Het ambtelijk advies stelt dat in een mogelijk volgende exploitatieperiode een zwaardere controle-eis gesteld zou kunnen worden. Bij collegebesluit wordt tot vaststelling van de subsidie besloten. Op 15 augustus wordt de directie van zwembad Bosbad hiervan op de hoogte gesteld door middel van een vaststellingsbeschikking. In de beschikking wordt vermeld dat het gehele bedrag reeds als voorschot is uitbetaald. In deze beschikking wordt de mogelijkheid van bezwaar wel vermeld. Subsidie 2006 In februari 2006 heeft zwembad Bosbad een begroting voor 2006 ingestuurd naar de gemeente met het verzoek om subsidie over 2006 te verstrekken. In juni 2006 wordt ook het Bedrijfsplan 2006-2007 Bosbad Emmeloord naar de gemeente gestuurd (met daarin opgenomen de begroting voor 2006 en 2007). Nadat over dit verzoek op 16 oktober 2006 ambtelijk advies wordt verstrekt aan het college van B&W, besluit het college op 21 november 2006 tot het toekennen van de subsidie. Op dezelfde dag wordt door de gemeente een subsidiebeschikking naar de directeur van het zwembad gestuurd. Uit het ambtelijk advies van 16 oktober 2006 is op te maken dat de beoordeling van de begroting voor 2006 is uitgesteld totdat het zwembad ook een Bedrijfsplan en een begroting voor 2007 aanlevert. Dat het zwembad behalve een begroting ook een bedrijfsplan aan dient te leveren bij de subsidieaanvraag is vastgelegd in de raamovereenkomst (art. 7). Bij de subsidieaanvraag van een jaar eerder (over 2005) bleef zo een bedrijfsplan achterwege. In het ambtelijk advies van 2005 zijn hierover opmerkingen geplaatst: de subsidie dient volgens dat advies voortaan explicieter gekoppeld te worden aan een bedrijfsplan en aan een adequate begroting. In 2006 is aan deze opmerking gevolg gegeven. Voor 2006 wordt de subsidie pas vastgesteld wanneer ook het beleidsplan (en de begroting 2007) door de gemeente is ontvangen. Middels de indiening van de begroting voor 2006 heeft Bosbad BV verzocht om een subsidie van € 549.950,- voor het jaar 2006. Daarbij is het zwembad uitgegaan van een indexering van het subsidiebedrag uit 2005 met 2%. In het ambtelijk

42

advies wordt het indexeringspercentage conform de gemeentelijke begrotingsrichtlijnen gesteld op 1,5%. Dit advies wordt door het college overgenomen en de over 2006 te verstrekken subsidie wordt vastgesteld op maximaal € 547.000,-. In de ambtelijke beoordeling van de door het zwembad ingediende begroting is aandacht besteed aan de liquiditeit en aan de vermogenspositie van het zwembad. De ambtelijke inschatting is dat het zwembad (“indien zich geen onvoorziene omstandigheden van materieel belang voordien”) zonder optreden van liquiditeitsproblemen de exploitatieperiode kan afronden. De vermogenspositie van het zwembad wordt wel als zorgelijk beschouwd. In het ambtelijk advies wordt ook vooruitgekeken naar de situatie in 2008 (dus na het aflopen van de raamovereenkomst). Het advies meldt: “Er zijn gesprekken gestart tussen de gemeente en Bosbad die moeten leiden tot een eensluidend en gezamenlijk beeld van de toekomstig benodigde middelen die verband houden met de exploitatie van het zwemcomplex (bijvoorbeeld de reëel te verwachten onderhoudskosten) en met verschillende exploitatiewijzen (bijvoorbeeld met en zonder schoolzwemmen). In de beschikking die op 1 november 2006 door de gemeente aan de directie van het zwembad is gestuurd, wordt het definitieve bedrag genoemd, wordt het doel van de subsidie nog eens genoemd en wordt vermeld dat de volgende voorwaarden van toepassing zijn: - het gestelde in de ASV 2003 - voldoen aan regels Wet Hygiëne, Veiligheid Zwembaden en van Arbo-wet - vooraf melden van tariefstelling en eventuele wijzigingen daarin - vooraf melden van openstellingschema en eventuele wijzigingen daarin - regelmatig (ambtelijk) overleg tussen Bosbad BV en de gemeente Vervolgens wordt in de subsidiebeschikking ingegaan op de bevoorschotting en de voorwaarden voor verantwoording en vaststelling van de subsidie. Tenslotte wordt de mogelijkheid bezwaar te maken uiteengezet en wordt de instantie genoemd waar dit kan gebeuren. Subsidierelatie gemeente en zwembad Bosbad Uit de gehouden interviews komt het beeld naar voren dat de wijze waarop de gemeente de subsidierelatie met het zwembad invult, door het zwembad zeer wordt gewaardeerd. Met name de manier waarop sinds 2005 het traject naar de nieuwe exploitatieovereenkomst (vanaf 2008) is ingezet biedt het zwembad meer duidelijkheid dan voorheen. Zo is nu voor het zwembad duidelijker wat de gemeente van het zwembad verwacht en zijn in de relatie met de gemeente ook de rollen van het zwembad en de gemeente duidelijker afgebakend. In het kader van de subsidierelatie en de nieuw op te stellen exploitatieovereenkomst is er op ambtelijk niveau inmiddels ongeveer eens in de zes weken contact tussen het zwembad en de gemeente, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Van dit overleg zijn geen verslagen opgenomen in het subsidiedossier


43

In de gehouden interviews wordt aangegeven dat het voor de bedrijfsvoering van het zwembad lastig is dat bestuurlijke beslissingen omtrent subsidieverlening in het politieke proces soms vertraging oplopen. In het voorkomende geval kan dit (vertragende) gevolgen hebben voor voorgenomen activiteiten die met de bedrijfsvoering van het zwembad samenhangen, zoals het verrichten van marktonderzoek met betrekking tot de exploitatie vanaf 2008.

44

BIJLAGE 4 CASUS PASPARTOE Gemeentelijk Welzijnsbeleid Meerjarenbeleid In de programmabegroting 2005(-2009) is een overzicht opgenomen van het van toepassing zijnde beleid voor het programma Welzijn. De voor het onderzoek van belang zijnde documenten zijn; de Nota speerpuntenbeleid Welzijn 2002 en de Kadernota lokaal jeugdbeleid uit 2003. Bij deze documenten is aangegeven of het een raads- of collegedocument betreft, in dit geval respectievelijk college en raad. De betreffende documenten zijn herhaaldelijk door de rekenkamercommissie bij de gemeente opgevraagd. Bij het ambtelijk hoor en wederhoor is het Jeugd en Onderwijsbeleid 2004-2006 overhandigd. Dit beleid is primair gericht op onderwijs en daardoor niet van toepassing op dit onderzoek gebleken. Daarnaast wordt in de programmabegroting 2005(-2009) de Notitie minderheden 2004 genoemd, die door de raad is vastgesteld volgens de begroting. Ook deze notitie is opgevraagd. Dit heeft geresulteerd in het aanleveren van de notitie Daken thuislozen en asielzoekersproblematiek in Noordoostpolder. Dit beleid heeft echter geen raakvlak met het sociaal-cultureel werk van Paspartoe. Dit bekent dat er voor het onderzoek geen meerjarenbeleid beschikbaar was. De doelstellingen voor het welzijnsbeleid beperken zich hierdoor tot de programmabegrotingen.

Programmabegrotingen Voor dit onderzoek zijn de Programmabegroting 2005(-2009) en 2006(-2010) van belang. Omdat vóór 2006 en andere meerjarenovereenkomst van kracht was, beperkt deze casestudie zich weliswaar tot het jaar 2006, maar de subsidieaanvraag en -verlening van 2006 heeft al in 2005 plaatsgevonden en toen was de programmabegroting 2005(-2009) van kracht. Programmabegroting 2005(-2009) Programma 7 van de programmabegroting 2005(-2009) behandelt het beleidsveld Welzijn. Het door de gemeente beoogde effect is als volgt omschreven:


45

“Als gezamenlijk product van veel verschillende partners vorm geven aan het centrale doel van het welzijnsbeleid, namelijk het bijdragen aan de sociale kwaliteit in de samenleving. Sleutelwoorden daarbij zijn: vergroting 5 van zelfredzaamheid, betrokkenheid en solidariteit.”

Het programma-effect is doorvertaald in vijf prioriteiten, met bijbehorende kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen en activiteiten. Voor sociaal cultureel werk en vrijwilligerswerk, de kernactiviteiten van Paspartoe, zijn de volgende elementen opgenomen: Tabel 1 Overzicht prioriteiten en doelstelling PB 2005(-2009) Prioriteit Sociaal cultureel werk (minderheden)

Vrijwilligerswerk (Programma Subsidie Vrijwilligers)

Kwalitatieve doelstelling Jeugd laten participeren in de samenleving en hen ondersteunen in de groei naar volwassenheid. Verbeteren van de relatie jeugd-politiek. Het ondersteunen en het waarderen van vrijwilligersorganisaties. Het bieden van bemiddeling advies en faciliteiten aan vrijwilligers en verenigingen.

Kwantitatieve doelstelling Deelname van jeugd aan algemene voorzieningen van peuterspeelzaal tot en met onderwijs en vrijetijdsvoorziening (voorkomen van uitval). Het aantal vrijwilligersorganisaties (115 stuks) in stand houden. De pluriformiteit & diversiteit binnen dit huidige bestand bewaken.

Activiteiten 2005 Uitvoering geven aan de 3 formats jeugd en euro’s, jeugd en communicatie, jeugd en veiligheid. Ontwikkelen integrale jeugdvisie 2006-2012 Uitvoering geven aan de Tijdelijk Stimuleringsregeling Vrijwilligerswerk Extra impuls door inzetten van een tijdelijke helpdesk voor de opbouw van het netwerken waar vrijwilligers terecht kunnen met vragen Een aanspreekpunt binnen de gemeente.

Programmabegroting 2006(-2010) Het beleidsveld Welzijn wordt in de programmabegroting 2006(-2010) onder programma 7 behandeld. Het programma-effect is gelijk aan het effect in de programmabegroting 2005(-2009).Het programma-effect is door de gemeente in 2006 doorvertaald in een programmadoel: “Het samen met verschillende maatschappelijke partners vorm geven aan het centrale doel van welzijnsbeleid, 6 namelijk het bijdragen aan de sociale kwaliteit in de samenleving.”

Dit programmadoel wordt verder uitgewerkt in doelen voor onder andere jeugdbeleid, vrijwilligerswerk en minderhedenbeleid. Jeugdbeleid Samenhangend jeugdbeleid ontwikkelen, waarin alle betrokken disciplines een duidelijke rol hebben en hier uitvoering aan geven. Vrijwilligerswerk Het behouden en versterken van vrijwilligerswerk binnen de gemeente. Minderhedenbeleid 5 6

Programmabegroting 2005(-2009) gemeente Noordoostpolder, pag. 79 Programmabegroting 2006(-2010) gemeente Noordoostpolder, pag. 82.

46

Het beleid dient gericht te zijn op het voorkomen van discriminatie en waar zich dit voordoet op het bestrijden daarvan.

Daarna volgt een uitwerking van wat de gemeente hiervoor gaat doen met het bestaand beleid en nieuw beleid. Wat willen we bereiken en wat doen wij daarvoor zijn echter niet 1 op 1 doorvertaald. Ook is te zien dat de doelen voor jeugdbeleid en vrijwilligerswerk afwijken van de programmabegroting 2005(-2009). De activiteiten onder bestaand beleid voor het sociaal cultureel werk zijn als volgt geformuleerd: Via het sociaal-cultureel werk wordt een bijdrage geleverd aan een samenhangend en effectief lokaal welzijnsbeleid. Bijzondere aandacht is er voor de doelgroepen jeugd en jongeren, (allochtone) volwassenen, vrijwilligers en organisaties die zich middels vrijwilligers voor deze categorieën inzetten (samenlevingsopbouw). Deelname aan het WILL project bewerkstelligt input voor een resultaatgerichtere verantwoording. De nieuwe subsidie-uitvoeringsovereenkomst, welke op 1-1-2006 ingaat is daar het concrete resultaat van.

Tevens is in de programmabegroting nieuw beleid opgenomen voor jeugdbeleid en sociaal cultureel werk: Jeugdbeleid: Een integrale jeugdvisie 2006-2010 wordt ontwikkeld, waar in 2006 en verder uitvoering aan wordt gegeven. Voor de intensivering van jeugdbeleid is de komende jaren structureel een bedrag beschikbaar van € 8.333,-Sociaal cultureel werk: uitvoering geven aan de nieuwe subsidie-uitvoeringsovereenkomst 2006-2010. Deze bevat een productgerichte opzet, hetgeen de transparantie bevordert (project WILL).

Uit de programmabegroting 2006(-2010) wordt niet duidelijk welk bedrag van het programma wordt besteed aan subsidie. Er is een overzicht gegeven van de baten en lasten per productgroep, zoals sociaal cultureel werk (lasten € 745.856,-) en programma Subsidie Vrijwilligers (lasten €145.739,-). Hoe de verdeling van de lasten binnen deze productgroepen is, en wat er dus bijvoorbeeld aan subsidie binnen deze groepen wordt verstrekt, valt niet te herleiden. De gestelde doelen in de programmabegrotingen zijn niet specifiek, meetbaar en tijdsgebonden geformuleerd. Mede hierdoor is het realiteitsgehalte van de doelstellingen nauwelijks vast te stellen. Een bijdrage leveren aan de sociale kwaliteit in de samenleving, is algemeen van aard en moeilijk meetbaar, voornamelijk doordat niet is aangegeven wat en hoe groot die bijdrage dient te zijn. In beide begrotingen worden voor sociaal cultureel werk en programma subsidie vrijwilligers kengetallen gegeven. Deze kengetallen geven het aantal bezoekers weer. In het jaarverslag 2005 van Paspartoe worden deze gegevens ook gehanteerd. In de het activiteitenplan worden deze gegevens niet weergegeven. De functie van de van de kengetallen is dan ook niet duidelijk, behalve dat de raad hiermee een beeld krijgt van het aantal bezoekers. Wel is een verschil waarneembaar tussen de programmabegroting 2005 en 2006. In 2005 zijn de doelstellingen meer SMART geformuleerd dan in 2006, dit door het opnemen van de kwantitatieve, kwalitatieve doelstellingen en de activiteiten. Ech-


47

ter, de kwantitatieve doelstellingen zijn wat betreft formulering veelal niet meetbaar geformuleerd. Dit betekent kortom het volgende; Het ontbreken van een welzijnsplan en het algemene karakter van de programmabegrotingen maakt het niet duidelijk wat de specifieke bijdrage van Paspartoe aan de realisatie van gemeentelijk beleid zou moeten zijn.

Subsidie Paspartoe Met Paspartoe is een meerjaren subsidie-uitvoeringsovereenkomst afgesloten. De huidge overeenkomst is voor de periode van 2006 tot en met 2008 vastgesteld. In de overeenkomst ligt de hierboven genoemde doelstelling vast die verder is uitgewerkt in doelstelling voor drie velden, in deze uitwerking vindt geen verwijzing plaats naar het gemeentelijk beleid en vertoont hier ook geen direct raakvlak mee: •

Sociale cohesie / Leefbaarheid; •

•

•

vrijwilligerswerk; • • • •

•

Het voorkomen en reduceren van spanningen/dreigende conflicten/overlast m.n. daar waar zich overlast concreet manifesteert of dreigt te ontstaan o.a. Sterrenbuurt en Emmeloord Oost ten einde de leefbaarheid en veiligheid te bevorderen; Kwetsbare groepen met meervoudige problematiek binnen wijken, buurten en dorpen die onvoldoende participeren in hun directe woonomgeving moeten opgenomen worden in een voor hen adequaat zorgnetwerk (wijk/buurtniveau);

Het faciliteren van vrijwilligerswerk met het doel de continuïteit, voor zover mogelijk te waarborgen, daar waar dat van belang wordt geacht; Het ondersteunen en desgewenst initiëren van vrijwilligersorganisatie ‘nieuwe stijl’ b.v. het fenomeen maatschappelijke coach; Zorgdragen voor de instandhouding en continuering van het vrijwilligerswerk door actieve betrokkenheid van jeugd te stimuleren; Het verkrijgen van inzicht in de aard en de omvang van de participatie van allochtonen in vrijwilligerswerk Noordoostpolder;

jeugd; •

• • • •

Preventief (en in een vroeg stadium) ondersteunen van gezinnen met meervoudige problematiek bv. Opvoeden in 2 culturen, financiële problematiek met het doel de problematiek in een vroeg stadium te minimaliseren; (Hiermee wordt niet bedoeld opvoedingsondersteuning in termen van hulpverlening); Maatschappelijke participatie vergroten van kwetsbare jeugd; Ouders en jeugd in een maatschappelijk kwetsbare positie weten waar ze terecht kunnen met vragen en problemen (toeleidingsactiviteiten); Het voorkomen van onnodige problemen bij jeugd middels een preventieve aanpak waarbij het informeren van kwetsbare jeugd centraal staat; Het sociaal verkeer dat plaatsvindt tussen jeugdigen in de openbare ruimte is beheersbaar, er vindt geen overlast plaats.

De jaarlijkse financiering voor de periode bedraagt € 505.284,25 voor 2006 en in de daaropvolgende jaren van de overeenkomst wordt, met inachtneming van de begrotingsrichtlijnen, een indexering toegepast. Jaarlijkse subsidie aan Paspartoe 2006-2010 Subsidiesoort Bedrag (in €) Exploitatiesubsidie (salaris en overige kosten) 505.284,25 (+indexering)

48


16.000,--

De subsidie valt het best te benoemen als een budgetsubsidie. Het activiteitenplan van Paspartoe vormt de basis van het subsidiebedrag. Dit bedrag is overigens gebaseerd op de hoogte van de subsidie van 2005. Dit activiteitenplan geeft inzicht in de kosten per activiteit. Tevens zijn de verantwoordingseisen vastgelegd, waarbij ook terugvordering is opgenomen.. Paspartoe geeft aan dat zij het activiteitenplan eveneens beschouwt als basis voor de subsidie.. Naast het bovengenoemde bedrag is in de overeenkomst opgenomen dat de stichting jaarlijks € 16.000 ontvangt, ter compensatie van de huurverhoging die door de verhuurder is doorgevoerd. Het pand wordt door Paspartoe van een derde partij gehuurd. Hierbij is de voorwaarde gesteld dat de huur van het pand wordt opgezegd aan het einde van de contractperiode met de verhuurder. Paspartoe wordt in 2005 geconfronteerd met de huurverhoging. Een van de panden van Paspartoe wisselde van verhuurder, waarbij de nieuwe verhuurder een marktconforme huurprijs doorvoerde. Middels een brief van 28 april 2005 verleent de gemeente een éénmalige aanvullende subsidie van € 26.521,-- aan Paspartoe ter compensatie van de huurverhoging. Deze verhoging wordt vervolgens structureel opgenomen in de meerjaren uitvoeringsovereenkomst. Naast de subsidie voortkomend uit de uitvoeringsovereenkomst 2006-2008 ontvangt Paspartoe jaarlijks nog subsidies voor diverse projecten die door Paspartoe uitgevoerd worden. De verlening hiervan vindt plaats buiten de overeenkomst om. Door de gemeente wordt desgevraagd aangegeven dat de verhouding meerjarensubsidie en de subsidies voor projecten ongeveer 50% en 50% is. Tijdens de duur van de overeenkomst dient Paspartoe jaarlijks voor 1 juli een activiteitenplan in te dienen voor het komende jaar. Daarnaast moeten er zowel voor 30 juni als voor 30 november een signaleringsrapport en voortgangsrapportage worden overhandigd aan de gemeente. Voor de controle achteraf dient Paspartoe vóór 15 februari de kwantitatieve gegevens aan te leveren over het voorgaande jaar. De jaarrekening en het jaarverslag moeten uiterlijk op 1 juni worden aangeleverd. Naast deze schriftelijke verplichtingen is vastgelegd dat minimaal éénmaal in het jaar bestuurlijk overleg plaatsvindt. Samenvattend kan worden gesteld dat met Paspartoe uitvoering geeft aan maatschappelijk cultureel werk in de gemeente Noordoostpolder. De gemeente heeft hiervoor een meerjaren uitvoeringsovereenkomst gesloten. De overeenkomst is tot stand gekomen op basis van een activiteitenplan. Het bedrag dat de gemeente beschikbaar stelt is gebaseerd op dit activiteitenplan..Een directe koppeling tussen de financiën en de activiteiten wordt door de gemeente dus gemaakt. Hierdoor is de jaarlijkse beoordeling door de gemeente van de realisatie te maken. Mocht dit nodig zijn, dan is goed te bepalen welke kosten terug zouden moeten worden gevorderd als niet aan het activiteitenplan is voldaan.


49

Proces van subsidieverstrekking, sturing en verantwoording Jaarlijks aanvraag en beschikking De stichting Paspartoe is op 28 april 2005 door de gemeente schriftelijk benaderd met het verzoek een aanbieding te doen van producten, om de meerjarenovereenkomst voort te zetten. De tot dan toe geldende meerjarenovereenkomst liep namelijk tot 2005. Dit aanbod diende als input voor de subsidieuitvoeringsovereenkomst 2006-2008. In deze brief stelt de gemeente de drie voorwaarden: 1. dat het beleidsvoornemen een richtinggevend document is, waarin speerpunten zijn opgenomen. De gemeente verwacht, zo staat in de brief, dat Paspartoe op basis van deskundigheid een passend productenaanbod kan doen. Dit beleidsvoornemen is als bijlage meegezonden; 2. de kosten van het productenaanbod het huidige subsidieniveau niet mag overschrijden; 3. dat met het aanbod rekening moet worden gehouden met de bezuinigingstaakstelling, die de instelling dient te realiseren in 2007. Naar aanleiding van dit aanbod heeft een gesprek plaatsgevonden tussen de gemeente en Paspartoe dat heeft geleid tot een concept meerjarenuitvoeringsovereenkomst die met de raad is besproken. De gemeente stuurt hier inhoudelijk door middel van het meesturen van het beleidsvoornemen. Daarnaast stuurt de gemeente sterk op budget door de twee overige voorwaarden. Voor het activiteitenplan laat de gemeente zich hier wel leiden door het aanbod van de “verkopende partij”, zolang het binnen het beleidsvoornemen past. Zoals in de voorgaande paragraaf is aangegeven, is met Paspartoe een uitvoeringsovereenkomst voor meerdere jaren aangegaan. Eerder is gesteld dat het bedrag voor de meerjarenovereenkomst gebaseerd is op het jaarplan 2006 7. Dit jaarplan is tot stand gekomen op basis van de Welzijn Informatie Lokaal en Landelijk-systematiek (WILL-systematiek). Dit is een door het ministerie van VWS, de MO-groep, de VNG en het IPO ondersteunt project. In WILL werken gemeenten en gesubsidieerde stichtingen samen om vorm en inhoud van de lokale subsidiecontracten en productierapportages zodanig te standaardiseren dat benchmarking op bovenlokaal niveau mogelijk is. De WILL-systematiek heeft gezorgd voor een jaarplan dat is opgebouwd uit een overzicht van activiteiten, de input per activiteit, de producten per activiteit, het aantal eenheden per activiteit, de prijs per eenheid en de uiteindelijke totaalprijs van het product. Hierdoor ontstaat het inzicht in de kosten per activiteit bij de stichting en de gemeente, waarop gestuurd zou kunnen worden.

7

Bijlage 1 van de uitvoeringsovereenkomst 2006 tot en met 2008 tussen gemeente Noordoostpolder en de Stichting Sociaal Cultureel Werk Noordoostpolder

50

Voor de jaarlijkse toekenning gedurende de meerjarenovereenkomst dient door de stichting voor 1 juni een jaarplan te worden ingeleverd. Voor de onderzochte jaren is een dergelijk jaarplan in het dossier aangetroffen. De aanvraag voor 2006 is gestart door de brief van 28 april 2005 van de gemeente aan Paspartoe. Uit interviews komt naar voren dat vanaf dat moment de gemeente met Paspartoe in onderlinge afstemming het activiteitenplan 2006 hebben opgesteld. Hierover is in het dossier geen verslaglegging o.i.d. aangetroffen. De uiteindelijke verleningsbeschikking voor de subsidie 2006 is door de gemeente verstuurd op 23 januari 2006. In deze beschikking wordt gesteld dat het activiteitenplan 2006 uitgangspunt is van de beschikking en dat de beschikking gebaseerd is op de subsidieuitvoeringsovereenkomst. Dit betekent concreet dat Paspartoe dus gehouden is aan het activiteitenplan 2006. Een directe link met het gemeentelijk beleid wordt door de stichting in de jaarplannen niet gelegd. Door Paspartoe wordt desgevraagd aangegeven dat zij door de jarenlange ervaring en betrokkenheid goed op de hoogte is van het gemeentelijk beleid. De jaarplannen bevatten een overzicht van de activiteiten voor het komende jaar waarvan Paspartoe voornemens is ze uit te voeren. De gemeente beoordeelt dit activiteitenplan. Indien nodig vindt aanpassing van het plan plaats. Van dergelijke beoordelingen en aanpassingen zijn tijdens het onderzoek in de dossiers geen verslagen of notities aangetroffen. De aanvullende voortgangs- en signaleringsrapporten zijn wel in de dossiers aangetroffen. Van zowel de interne als onderlinge bespreking van deze documenten zijn geen documenten in de dossiers opgenomen. Jaarstukken en vaststelling subsidie De jaarlijkse vaststelling van de subsidie gebeurt op basis van de jaarstukken, deze dienen door de stichting voor 1 juni aan de gemeente kenbaar te zijn gemaakt. Er is hier gekeken naar de vaststelling van 2005, deze vindt immers plaats medio 2006, het onderzoeksjaar. De benodigde documenten voor 2006 waren tijdens dit onderzoek nog niet beschikbaar. Voor het subsidiejaar 2005 diende Paspartoe de stukken uiterlijk 1 juni 2006 aan te gemeente te hebben verstuurd. Uit de dossierstudie blijkt dat dit op 28 juni 2006 is gebeurd. De jaarrekening 2005 is op 24 mei 2006 voorzien van een accountantscontrole. Bij collegebesluit op 15 augustus 2006 is de subsidie vastgesteld, het vastgestelde bedrag is € 492.320,97. Dit bedrag is gelijk aan het reeds verleende bedrag. Op dezelfde dag is de vaststelling aan Paspartoe verstuurd. In het college voorstel tot vaststelling is aangegeven dat uit het jaarverslag blijkt, dat aan de voorwaarden is voldaan, wat deze voorwaarden zijn wordt niet aangegeven. Het jaarverslag geeft echter geen inzicht in de realisatie van de voorgenomen activiteiten.


51

Tussentijdse rapportage en overleg Naast de jaarlijkse verslaglegging, dient Paspartoe aanvullend tweemaal per jaar een signaleringsrapport en voortgangsrapportage op te stellen en aan de gemeente kenbaar te maken. Beide documenten zijn voor het onderzoeksjaar eenmaal aangetroffen. Dit komt door het tweewekelijks overleg dat in tweede deel van 2006 plaatsvond in verband met de financiële situatie bij Paspartoe, zo blijkt uit de interviews. Uit het dossier blijkt dat het signaleringsrapport door de ambtelijke organisatie voor het college van B&W wordt samengevat en voorzien van een voorstel om het rapport ter kennisname aan te nemen. In 2006 is Paspartoe geconfronteerd met financiële tegenslagen. De gemeente voorzag dit en heeft Paspartoe hier op gewezen, waarna tweewekelijks overleg volgde tussen het bestuur van Paspartoe en de gemeente. Van deze overleggen heeft geen verslaglegging plaatsgevonden. De financiële tegenslagen bleken voort te komen uit het niet voortzetten van bepaalde projecten die door Paspartoe uitgevoerd werden. Paspartoe had haar personele bezetting aangepast op deze projecten, waardoor de stichting met niet gedekte personeelskosten werd geconfronteerd door de beëindiging van de projecten. Dit heeft er uiteindelijk in geresulteerd dat de gemeente een deel van de subsidie vervroegd beschikbaar heeft gesteld aan de stichting, te weten € 130.321,06. Daarnaast heeft de gemeente toegezegd een zelfde bedrag per 1 oktober beschikbaar te stellen. Voorwaarde hiervoor was dat de gemeente voldoende inzicht heeft in de liquiditeitspositie op langere termijn en de verantwoording is ontvangen van de besteding van de middelen over 2005. Van verdere (bij-)sturingsmomenten is in het onderzochte dossier geen verslaglegging aangetroffen. Of er in de praktijk wordt bijgestuurd is formeel niet vast te stellen. Indicatie dat er wordt bijgestuurd vormt de ambtelijke organisatie, die in interviews aangeeft regelmatig contact te onderhouden met de stichting over de voortgang. Kortom Samenvattend kan worden gesteld dat het activiteitenplan van Paspartoe inzicht geeft in de kosten van de activiteiten, maar dat de gemeente het subsidiebedrag blijft baseren op de kostenverhoudingen. De aanvraag voor subsidie is door middel van de brief uitgegaan van de gemeente waarop Paspartoe een activiteitenplan heeft opgesteld. Dit activiteitenplan vormt de basis voor de meerjaren uitvoeringsovereenkomst. Jaarlijks dient Paspartoe, binnen de uitvoeringsovereenkomst, een begroting en activiteitenplan in te dienen voor de subsidie voor het daaropvolgende jaar. Hieraan voldoet Paspartoe, maar de stukken zijn niet tijdig ingeleverd. De documenten voor de vaststelling van de subsidie maakt de stichting eveneens kenbaar aan de gemeente, inclusief accountantsverklaring. De aanvullende eisen omtrent verantwoording, het signaleringsrapport en het voortgangsrapport, worden eveneens door Paspartoe aangeleverd. Concrete voorbeelden van sturing heeft de rekenkamercommissie aangetroffen bij de verslechtering

52

van de financiële situatie bij Paspartoe. Deze sturing heeft geresulteerd in het vervroegd beschikbaar stellen van budgetten onder voorwaarden van meer inzicht en regelmatiger inzicht in de financiële situatie bij Paspartoe. Een laatste constatering betreft het ontbreken van verslaglegging van overleggen tussen de gemeente en Paspartoe, hierdoor is geen inzicht te krijgen in de formele sturing vanuit de gemeente voor wat betreft te subsidiëren activiteiten en de accenten die de gemeente daarbij legt en de eventuele bijsturing gedurende het jaar en de “afrekening” na afloop van het subsidiejaar.


53

BIJLAGE 5: BESTUURLIJKE REACTIE OP HET RAPPORT

Rekenkamercommissie Noordoostpolder De heer G. Hagelstein, voorzitter Postbus 155 8300 AD EMMELOORD

Uw brief van

Uw kenmerk

Ons kenmerk

Datum

31 oktober 2007

-

20637-SML-u

20 november 2007

Onderwerp

Bijlagen

Inlichtingen

bestuurlijke reactie rapport subsidiebeleid

geen

I.J.W. Valk, (0527) 63 32 51

Geachte heer Hagelstein, Enige tijd geleden heeft u ons het resultaat van uw onderzoek naar het subsidiebeleid in onze gemeente Noordoostpolder gezonden. U verzocht ons op uw bevindingen, conclusies en aanbevelingen een bestuurlijke reactie te geven. In deze brief treft u onze bestuurlijke reactie aan. Reactie op hoofdlijnen De door u opgestelde rapportage sluit op hoofdlijnen aan bij onze eigen analyse van de stand van zaken omtrent het subsidiebeleid. Ook in uw aanbevelingen kunnen wij ons op hoofdlijnen vinden. Hoewel wij hebben vastgesteld, dat op een aantal detailpunten uw analyse genuanceerd zou kunnen worden, besteden wij daaraan in onze reactie geen aandacht. Wij menen dat deze detailpunten aan de hoofdlijn van uw analyse en conclusies geen afbreuk doen en kijken liever vooruit naar de gewenste verbetering van ons subsidiebeleid.

54

Reeds ingezette verbetering Voor de gemeenteraad zal het bij het lezen van uw rapport van belang zijn om te weten dat wij reeds gestart zijn met het inzetten van verbeteringen rond het subsidiebeleid. De reorganisatie in 2005, de managementletters 2005 en 2006 en het aantreden van een aantal nieuwe middenmanagers leverden in de loop van 2006 al informatie op dat de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de subsidieverstrekking door de gemeente Noordoostpolder extra aandacht verdiende De volgende acties hebben wij inmiddels ondernomen. 1. Eind 2006 is een cursus subsidieverstrekking door een externe partij incompany verzorgd voor alle betrokken beleidsmedewerkers en adviseurs. 2. In juni 2007 heeft het CMT de clustermanager Samenleving aangewezen als opdrachtgever voor een traject om te komen tot verbetering van het proces van subsidieverstrekking. 3. In de eerste helft van 2007 werd intern een plan van aanpak opgesteld waarin de meeste aanbevelingen die u in uw rapport doet, als aandachtspunt zijn meegenomen.

De belangrijkste aanbeveling die u doet: dat raad en college met elkaar in gesprek zouden moeten alvorens een nieuwe subsidieverordening op te stellen en vast te stellen, is in ons traject nog niet opgenomen. Hoewel een eerste concept voor de nieuwe verordening al gereed is nemen wij deze uitdaging, om met de raad de kaders voor het toekomstige subsidiebeleid en de toekomstige subsidiebeleid te bespreken, graag aan. Als ook de raad daarin meerwaarde ziet, zullen wij het geplande proces van beleidsvoorbereiding graag in die zin aanpassen. Gezien de ernst van uw conclusies, die door ons zijn onderkend, streven wij wel naar een adequate voortgang opdat de subsidieverstrekking in 2009 gebaseerd kan zijn op een (nieuw) subsidiebeleid en een nieuwe subsidieverordening. Met vriendelijke groet,

het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester,


55

In goede banen geleid? Onderzoek naar het subsidiebeleid van de gemeente Noordoostpolder

Recommend Documents