In deze mededeling gaan we in op een aantal vragen betreffende de privacywet 1) die ons geregeld door scholen voorgelegd worden

Vlaams Verbond van het Katholiek Secundair Onderwijs Guimardstraat 1, 1040 Brussel

MEDEDELING referentienr. M-VVKSO-2004-107-V04 datum

2004-12-13

gewijzigd

2011-02-22

contact

Karolien Billen, [email protected], 02 507 08 11 Jaak Palmans, [email protected], 02 507 06 42 Lieselot Vantuyckom, [email protected], 02 507 07 34

Enkele vaak gestelde vragen met betrekking tot de persoonlijke levenssfeer op school In deze mededeling gaan we in op een aantal vragen betreffende de privacywet1) die ons geregeld door scholen voorgelegd worden. In deze mededeling zullen we: •

met de term privacymededeling verwijzen naar de mededeling2) waarin de verplichtingen van een onderwijsinstelling bij de verwerking van persoonsgegevens toegelicht worden;

•

met de term aangiftemededeling verwijzen naar de mededeling3) waarin de aangifte van geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens aan de privacycommissie behandeld wordt.

1)

Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (BS 18 maart 1993).

2)

Mededeling van 11 december 2004 betreffende “De verplichtingen van een onderwijsinstelling bij de verwerking van persoonsgegevens” (M-VVKSO-2004-105).

3)

Mededeling van 12 december 2004 betreffende “De aangifte van geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens aan de privacycommissie” (M-VVKSO-2004-106).

2 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

De volgende vragen worden behandeld: 1

Verwerking van persoonsgegevens bij de inschrijving van een leerling ..................................... 4

1.1

Mag een school bij de inschrijving van een leerling, met het oog op risicopreventie of aangepaste begeleiding, gegevens opvragen met betrekking tot allergie, hyperventilatie, epilepsie …? .. 4 Mag een leraar in de klas bij het begin van het schooljaar op eigen initiatief persoonsgegevens van leerlingen opvragen en in een eigen bestand verzamelen?.................................................... 4

1.2 2

Gegevensuitwisseling met het basisonderwijs ............................................................................... 5

2.1

Mag een secundaire school bij de omringende basisscholen adresgegevens van leerlingen van het zesde leerjaar opvragen, teneinde deze potentiële leerlingen informatie te verstrekken over haar studieaanbod? ......................................................................................................................... 5 Mag een secundaire school met het oog op kwaliteitsverbetering van het basisonderwijs gegevens betreffende de studieresultaten van haar leerlingen doorgeven aan de scholen waar deze leerlingen basisonderwijs volgden?.......................................................................................................... 6

2.2

3

Gegevensuitwisseling met het hoger onderwijs ............................................................................. 6

3.1

Mag een secundaire school bij hogescholen en universiteiten gegevens opvragen over de studieresultaten van haar oud-leerlingen met het oog op kwaliteitsverbetering van haar eigen onderwijs?................................................................................................................................ 6 Mag een secundaire school de adresgegevens van leerlingen van het zesde leerjaar doorgeven aan een hogeschool of een universiteit, zodat deze instellingen informatie kunnen verstrekken over hun studieaanbod aan potentiële studenten?................................................................................. 7

3.2

4

Gegevensuitwisseling met het CLB.................................................................................................. 8

4.1

Mag een secundaire school persoonsgegevens van haar eigen leerlingen opvragen bij het CLB? ................................................................................................................................................. 8 Mag een secundaire school persoonsgegevens van haar eigen leerlingen doorgeven aan het CLB waarmee ze een beleidscontract onderschreven heeft? ......................................................... 8

4.2 5

Gegevensuitwisseling met bedrijven, overheden…........................................................................ 9

5.1

Mag een secundaire school adresgegevens van haar leerlingen doorgeven aan een bedrijf met het oog op mogelijke tewerkstelling in dat bedrijf? ........................................................................ 9 Mag een leraar van een secundaire school adresgegevens van leerlingen van bepaalde klassen doorgeven aan de abonnementendienst van een tijdschrift of krant omdat hij de lectuur daarvan een waardevolle aanvulling bij zijn lessen acht? .......................................................................... 10 Een school wil nieuwe leerlingen rekruteren. Mag een gemeentebestuur op vraag van deze school een adressenlijst geven van bijvoorbeeld alle inwoners geboren in een bepaald jaar? ....... 10

5.2

5.3 6

Gegevensuitwisseling met politiediensten .................................................................................... 11

6.1

Mag de school antwoorden verstrekken op vragen van de politie met betrekking tot de inschrijving of de aanwezigheid van leerlingen, hun huidige verblijfplaats, hun schoolloopbaan, hun gedrag op school, hun studieresultaten, hun kennissenkring, hun drugsverleden, spanningen tussen hun ouders…? Is de school daartoe verplicht? ............................................................................ 11 Mag de directeur, een leraar of een ander personeelslid een leerling fouilleren of bepaalde van diens bezittingen (bijvoorbeeld een gsm) in beslag nemen? Mag de politie een leerling op school verhoren, fouilleren of bepaalde van diens bezittingen in beslag nemen?............................................ 13 Mag de school aan het dossier van een leerling een attest toevoegen waaruit blijkt dat die leerling in een gesloten instelling van Bijzondere Jeugdzorg geplaatst is of dat die leerling in voorhechtenis of in gevangenschap gehouden wordt? Mag de school zulk attest doorgeven aan derden, bijvoorbeeld aan de stagegever waar die leerling zijn stage doet? ........................................................... 14

6.2

6.3

3 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

7

Gegevensuitwisseling met advocaten en deurwaarders.............................................................. 15

7.1

7.2

Naar aanleiding van een vechtpartij op de speelplaats, waarbij een leerling gewond werd, vraagt de advocaat van deze leerling aan de school een aantal gegevens in verband met de leerling die door getuigen aangewezen is als de dader. Welke gegevens mag/moet de school meedelen?.. 15 Een deurwaarder biedt zich aan op school om vast te stellen of een bepaalde leerling momenteel effectief de lessen bijwoont. Mag/moet de school de deurwaarder toegang verlenen tot het klaslokaal waar deze leerling zich bevindt? Mag/moet de school de deurwaarder inzage verstrekken in de aanwezigheidsregisters? ....................................................................................................... 15

8

Publicatie van persoonsgegevens.................................................................................................. 15

8.1

Mag een school een lijst met contactgegevens (privéadres en/of privételefoonnummer) van haar leraren publiceren in het schoolblad of op haar website? ..................................................... 15 Mag een school foto’s van leraren of leerlingen publiceren op haar website of in het schoolblad? 16 Mogen in de klas opnamen gemaakt worden voor een tv-programma (bijvoorbeeld in het kader van een nieuwsreportage of een tv-documentaire)? .................................................................... 17

8.2 8.3 9

Verwerking van persoonsgegevens binnen de scholengemeenschap ...................................... 18

9.1

Mogen gegevens van leerlingen of personeelsleden op het niveau van de scholengemeenschap verwerkt worden?................................................................................................................... 18

10

Bewaartijd.......................................................................................................................................... 19

10.1

Hoe lang moeten de pedagogische dossiers van de leerlingen bewaard worden? .............. 19

11

Toezicht en controle ......................................................................................................................... 20

11.1

Mag een school de e-mailberichten en de Internetactiviteiten van leerlingen op school controleren? ............................................................................................................................................... 20 Mag een school videocamera’s installeren voor het toezicht op de leerlingen aan de schoolpoort, op de speelplaats, in de gangen … ? ......................................................................................... 22

11.2 12

Gebruik van het rijksregisternummer............................................................................................. 22

12.1

Zijn de leerlingen verplicht, in het kader van de controle op het geregeld schoolbezoek, hun rijksregisternummer mee te delen aan de school?................................................................ 22 Mogen gegevensbestanden van leerlingen op het niveau van de scholengemeenschap met het oog op efficiëntie op basis van hun rijksregisternummer geordend worden? .............................. 23 In het kader van een convenant verstrekt het Fonds voor Vakopleidingen in de Bouwnijverheid (FVB) subsidies op basis van het aantal leerlingen in de studierichtingen bouw. Het FVB vraagt de school de namen, de adressen en de rijksregisternummers van deze leerlingen mee te delen. Mag de school deze gegevens meedelen? ........................................................................................ 24 Voor een bezoek aan een bedrijf met een hoog veiligheidsrisico dient de school op voorhand de rijksregisternummers van de deelnemende leerlingen en leraren mee te delen. Mag de school deze gegevens meedelen? ............................................................................................................ 25

12.2 12.3

12.4

4 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

1

Verwerking van persoonsgegevens bij de inschrijving van een leerling

1.1

Mag een school bij de inschrijving van een leerling, met het oog op risicopreventie of aangepaste begeleiding, gegevens opvragen met betrekking tot allergie, hyperventilatie, epilepsie …?

Alhoewel de school in principe geen persoonsgegevens betreffende de gezondheid mag verwerken4), kan ze in dit geval de schriftelijke toestemming van de betrokkene verkrijgen om dit toch te doen5). Hierbij gelden de volgende beperkingen: •

de toestemming moet schriftelijk gegeven worden, niet mondeling;

•

de toestemming kan op elk ogenblik ingetrokken worden;

•

de verwerking van de gegevens betreffende de gezondheid moet erop gericht zijn de leerling een voordeel te geven. Het is duidelijk dat de betrokken leerling er voordeel bij heeft indien de school weet dat ze gepast moet kunnen omgaan met medische risico’s zoals allergie, anorexia, boulimie, hyperventilatie, epilepsie of met leerstoornissen zoals dyslexie en ADHD.

Vanzelfsprekend leidt het opvragen van medische gegevens omtrent deze aandoeningen niet tot een voordeel voor leerlingen die deze aandoeningen niet hebben. Van hen mogen deze persoonsgegevens dan ook niet verwerkt worden. Een collectieve vraagstelling die gericht is aan alle leerlingen, is dus niet toegestaan. Op het inschrijvingsformulier zijn vragen zoals Lijd je aan hyperventilatie? Ja – Neen of Ben je allergisch voor bepaalde stoffen? Ja – Neen in geen geval toegestaan. Wel kan men via een open vraagstelling de ouders of de leerling de mogelijkheid bieden mogelijke gezondheidsrisico’s te signaleren. U vindt een voorbeeld van zulke tekst in onze mededeling betreffende de gezondheidsfiche6). Ten slotte wijzen we er op dat de school, indien ze gegevens betreffende de gezondheid van de leerlingen verwerkt, enkele bijkomende voorschriften7) dient na te leven.

1.2

Mag een leraar in de klas bij het begin van het schooljaar op eigen initiatief persoonsgegevens van leerlingen opvragen en in een eigen bestand verzamelen?

Het is zeker niet aangewezen dat een leraar in de klas op eigen initiatief persoonsgegevens van leerlingen opvraagt, bijvoorbeeld om een eigen adressenbestand aan te leggen of om via het beroep van de ouders een beeld te krijgen van de sociale samenstelling van de klasgroep. Vooreerst ligt het niet voor de hand dat bij een dergelijke gegevensverwerking nauwgezet alle verplichtingen nageleefd worden die de privacywet voorschrijft8). Voorts leidt de proliferatie van dergelijke bestanden tot een gebrek aan transparantie voor de betrokkenen. Daarnaast kan er onduidelijkheid ontstaan omtrent de finaliteit van deze gegevensverwerking. En tenslotte is het inefficiënt indien de leerlingen meermaals dezelfde gegevens aan verschillende personen moeten meedelen.

4)

Privacymededeling, punt 5.2.

5)

Privacymededeling, punt 5.2.1, eerste uitzondering.

6)

Mededeling van 13 januari 2005 betreffende de zorg voor de zieke leerling in de secundaire school, bijlage 1 (M-VVKSO2005-003-B01).

7)

Privacymededeling, punt 5.2.2.

8)

Privacymededeling, hoofdstukken 4, 5 en 6.

5 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

Het verzamelen van gegevens over studiehouding, psychosociale achtergrond, schoolse resultaten, vrijetijdsbesteding … gebeurt bij de (eerste) inschrijving van een leerling, het best in een open intakegesprek9).

2

Gegevensuitwisseling met het basisonderwijs

2.1

Mag een secundaire school bij de omringende basisscholen adresgegevens van leerlingen van het zesde leerjaar opvragen, teneinde deze potentiële leerlingen informatie te verstrekken over haar studieaanbod?

In haar antwoord10) op onze vraag dienaangaande meldt de privacycommissie ons dat het hier in feite gaat om het doorgeven van persoonsgegevens die gebruikt zullen worden voor doeleinden van direct marketing. Dit moet aan de betrokkenen worden gemeld en tegelijk moet hen gevraagd worden of zij zich tegen zulk gebruik verzetten11). Meer en meer worden ook op individuele personen gerichte acties voor caritatieve, electorale of andere doeleinden immers beschouwd als verwerkingen met doeleinden van direct marketing. De betrokkenen zouden zich hiertegen minstens moeten kunnen verzetten. Wanneer er echter een functionele band is tussen de basisschool en secundaire school, zelfs indien beide zich op enige afstand van elkaar bevinden, dan valt volgens de privacycommissie het doorgeven van persoonsgegevens voor zulke doeleinden nog binnen de redelijke verwachtingen van betrokkenen en is deze overdracht te verantwoorden, op voorwaarde dat aan de betrokken leerlingen op voorhand de gelegenheid geboden wordt hun naam te laten schrappen van de lijst die doorgegeven wordt aan de secundaire school. Bovendien moet in dat laatste geval de secundaire school voldoen aan de overige verplichtingen die de privacywet haar oplegt, met name: •

vooraf haar leerlingenadministratie bij de privacycommissie aangegeven hebben12);

•

zodra de persoonsgegevens in haar bezit zijn, de kennisgevingsplicht vervullen, met andere woorden, aan de betrokkenen meedelen dat deze gegevens in haar bezit zijn en op welke wijze ze deze verkregen heeft13);

•

zolang de gegevens in haar bezit blijven, de verplichtingen inzake de verwerking van persoonsgegevens naleven14). Eén van deze verplichtingen houdt in dat de school deze persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk. De persoonsgegevens van de leerlingen waarvan op 1 september blijkt dat ze zich niet ingeschreven hebben, moeten dus bij het begin van het nieuwe schooljaar verwijderd worden.

Vanzelfsprekend moet elke betrokken basisschool op haar beurt de verplichtingen naleven die van toepassing zijn bij het doorgeven van persoonsgegevens aan een derde. We wijzen er op dat deze verplichtingen ook gelden indien de basisschool en de secundaire school deel uitmaken van dezelfde vzw-schoolbestuur en de verantwoordelijke voor de verwerking in beide gevallen dus dezelfde is. Immers, het doel van de verwerking van persoonsgegevens binnen de basisschool en de secundaire school is niet geheel gelijklopend. De aangiften die ingediend zijn, zullen dan ook verschillend zijn.

9)

Mededeling van 15 januari 2004 betreffende “Algemene pedagogische reglementering voor het voltijds secundair onderwijs nr. 2 – Het pedagogisch dossier van de leerling” (M-VVKSO-2004-005).

10)

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Enkele vragen met betrekking tot de correcte toepassing van de WVP in de katholieke secundaire scholen, SA.2/IP/07/14OS/O3BV (april 2008), punt 3.1.

11)

Privacymededeling, punten 6.1.2 en 7.3.

12)

Aangiftemededeling, punt 2.2.1.

13)


14)


6 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

Bovendien moet er op gewezen worden dat de basisschool niet verplicht kan worden de gevraagde gegevens door te geven. Uit het feit dat het doorgeven van persoonsgegevens geoorloofd is, volgt immers niet dat dit verplicht is. Ten slotte wijzen we op onze specifieke mededeling15) betreffende het doorgeven van leerlingengegevens van het basisonderwijs naar het secundair onderwijs.

2.2

Mag een secundaire school met het oog op kwaliteitsverbetering van het basisonderwijs gegevens betreffende de studieresultaten van haar leerlingen doorgeven aan de scholen waar deze leerlingen basisonderwijs volgden?

In haar antwoord16) op onze vraag dienaangaande meldt de privacycommissie ons dat voor een dergelijke toepassing geen gegevens van geïdentificeerde of identificeerbare personen verwerkt mogen worden. Voor beleidsgerichte toepassingen zoals kwaliteitsverbetering van het geboden onderwijs moet er immers geen geïdentificeerde basisinformatie verwerkt worden, maar moet de basisschool kunnen beschikken over bestanden met geaggregeerde gegevens van haar oud-leerlingen in de secundaire school. Indien deze persoonsgegevens volledig geanonimiseerd kunnen worden, kan de overdracht vanuit de secundaire school naar de basisschool wel gebeuren, want dan gaat het niet langer om een verwerking die valt onder de privacywet.

3

Gegevensuitwisseling met het hoger onderwijs

3.1

Mag een secundaire school bij hogescholen en universiteiten gegevens opvragen over de studieresultaten van haar oud-leerlingen met het oog op kwaliteitsverbetering van haar eigen onderwijs?

In haar antwoord17) op onze vraag dienaangaande meldt de privacycommissie ons dat voor een dergelijke toepassing geen gegevens van geïdentificeerde of identificeerbare personen verwerkt mogen worden. Voor beleidsgerichte toepassingen zoals kwaliteitsverbetering van het geboden onderwijs moet er immers geen geïdentificeerde basisinformatie verwerkt worden, maar moet de secundaire school kunnen beschikken over bestanden met geaggregeerde gegevens van haar oud-leerlingen aan de hogeschool of de universiteit. Indien deze persoonsgegevens volledig geanonimiseerd kunnen worden, kan de overdracht vanuit de hogeschool of de universiteit naar de secundaire school wel gebeuren, want dan gaat het niet langer om een verwerking die valt onder de privacywet.

15)

Mededeling van 24 maart 2005 betreffende het overmaken van relevante leerlingengegevens van het basisonderwijs naar het secundair onderwijs met het oog op het voortzetten van zorgbreed onderwijs (M-VVKSO-2005-040).

16)


17)


7 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

3.2

Mag een secundaire school de adresgegevens van leerlingen van het zesde leerjaar doorgeven aan een hogeschool of een universiteit, zodat deze instellingen informatie kunnen verstrekken over hun studieaanbod aan potentiële studenten?

In haar antwoord18) op onze vraag dienaangaande meldt de privacycommissie ons dat het hier in feite gaat om het doorgeven van persoonsgegevens die gebruikt zullen worden voor doeleinden van direct marketing. Dit moet aan de betrokkenen worden gemeld en tegelijk moet hen gevraagd worden of zij zich tegen zulk gebruik verzetten19). Meer en meer worden ook op individuele personen gerichte acties voor caritatieve, electorale of andere doeleinden immers beschouwd als verwerkingen met doeleinden van direct marketing. De betrokkenen moeten zich hiertegen minstens kunnen verzetten. Wanneer er een functionele band tussen beide onderwijsinstellingen zou zijn, dan zou volgens de privacycommissie het doorgeven van persoonsgegevens voor zulke doeleinden onder bepaalde voorwaarden nog binnen de redelijke verwachtingen van betrokkenen vallen en dus te verantwoorden zijn. Dergelijke functionele band ontbreekt evenwel tussen de secundaire school en de hogeschool of de universiteit. Daarom is het doorgeven van persoonsgegevens voor zulke doeleinden enkel mogelijk mits elke betrokkene voorafgaandelijk zijn uitdrukkelijke toestemming geeft. Bovendien moet de secundaire school, nadat ze de toestemming van de betrokkenen verkregen heeft, voldoen aan de overige verplichtingen die de privacywet haar oplegt, met name: •

vooraf haar leerlingenadministratie bij de privacycommissie aangegeven hebben20);

•

in haar aangifte hogescholen en universiteiten vermeld hebben als potentiële ontvangers van persoonsgegevens van de leerlingen21);

•

uitsluitend gegevens doorgeven uit gegevenscategorieën waarvan in de aangifte vermeld is dat ze doorgegeven kunnen worden22).

Onder de standaardaangifte die het VVKSO voor de leerlingenadministratie ingediend heeft, zijn alle aanvaardbare gegevensoverdrachten van een secundaire school naar een hogeschool of een universiteit gedekt23). Vanzelfsprekend moet elke betrokken hogeschool of universiteit op haar beurt de verplichtingen naleven die van toepassing zijn bij het verkrijgen van persoonsgegevens van een derde.

18)


19)

Privacymededeling, punten 6.1.2 en 7.3.

20)


21)

Aangiftemededeling, Bijlage 3, rubriek 1.5, categorie Z, linkerkolom.

22)

Aangiftemededeling, Bijlage 3, rubriek 1.5, categorie Z, rechterkolom.

23)

Aangiftemededeling, Bijlage 3, rubriek 1.5, categorie Z.

8 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

4

Gegevensuitwisseling met het CLB

4.1

Mag een secundaire school persoonsgegevens van haar eigen leerlingen opvragen bij het CLB?

In haar antwoord24) op onze vraag dienaangaande meldt de privacycommissie ons dat het CLB-decreet de rechtsgrond verschaft voor het uitwisselen van relevante persoonsgegevens van leerlingen tussen het CLB en de school: “Het centrum heeft recht op de relevante informatie die over de leerlingen in de school aanwezig is en de school heeft recht op de relevante informatie over leerlingen in begeleiding. Ze houden allebei bij het doorgeven en het gebruik van deze informatie rekening met de geldende regels inzake het beroepsgeheim, de deontologie en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer”. 25) Met relevante informatie worden hier persoonsgegevens bedoeld die passen binnen de finaliteit van de verwerking van persoonsgegevens in de school en in het CLB. Met andere woorden, de school mag de ontvangen gegevens enkel verwerken voor een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel. De vaststelling dat de ontvangen gegevens “nuttig kunnen zijn” volstaat hiervoor geenszins. Indien de ontvangen gegevens betrekking hebben op de gezondheid van de leerling, zijn de bepalingen strenger. De school mag deze gezondheidsgegevens enkel verwerken als dit een voordeel voor de leerling inhoudt en als de leerling akkoord gaat met de verwerking26). Deze toestemming moet schriftelijk zijn en is steeds intrekbaar. Voorts moet de leerling, vooraleer hij zijn toestemming geeft, voldoende geïnformeerd zijn over de beoogde verwerking van de gegevens die zijn gezondheid betreft, over de doeleinden, de verantwoordelijke en de mogelijke nieuwe ontvangers. Ten slotte moet de secundaire school •

vooraf haar leerlingenadministratie en leerlingenbegeleiding bij de privacycommissie aangegeven hebben27);

•

zolang de gegevens in haar bezit blijven, de verplichtingen inzake de verwerking van persoonsgegevens naleven28).

Het lijkt ons derhalve allerminst vanzelfsprekend dat een school gegevens met betrekking tot de gezondheid van leerlingen opvraagt bij het CLB..

4.2

Mag een secundaire school persoonsgegevens van haar eigen leerlingen doorgeven aan het CLB waarmee ze een beleidscontract onderschreven heeft?

In haar antwoord29) op onze vraag dienaangaande meldt de privacycommissie ons dat het CLB-decreet de rechtsgrond verschaft voor het uitwisselen van relevante persoonsgegevens van leerlingen tussen het CLB en de school (zie vorige vraag, eerste lid).

24)

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Enkele vragen met betrekking tot de correcte toepassing van de WVP in de katholieke secundaire scholen, SA.2/IP/06/147-150/003/KG (27 juli 2007).

25)

Decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding (BS 10 april 1999). Http://www.ond.vlaanderen.be/edulex > rubrieken wetgeving > centra voor leerlingenbegeleiding > organisatie en opdrachten.

26)

Privacymededeling, punten 5.1.2.

27)

Aangiftemededeling, punten 2.2.1 en 2.1.1.

28)


29)

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Enkele vragen met betrekking tot de correcte toepassing van de WVP in de katholieke secundaire scholen, SA.2/IP/06/147-150/003/KG (27 juli 2007).

9 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

De secundaire school moet dan wel •

vooraf haar leerlingenadministratie en haar leerlingenbegeleiding bij de privacycommissie aangegeven hebben30);

•

in haar aangifte het CLB vermeld hebben als potentiële ontvangers van persoonsgegevens van de leerlingen31);

•


Onder de standaardaangiften die het VVKSO voor de leerlingenadministratie en de leerlingenbegeleiding ingediend heeft, zijn alle aanvaardbare gegevensoverdrachten van een secundaire school naar een CLB gedekt33). In ons model van gezondheidsfiche34) die ingevuld kan worden bij het opvragen van gegevens betreffende de gezondheid van de leerling, kunnen de ouders aan (de arts van) het CLB toestemming geven om gegevens betreffende de gezondheid van hun kind op te vragen bij de school. De procedure voor het raadplegen en overdragen van en het informeren over persoonsgegevens van leerlingen in het kader van het multidisciplinair dossier is bovendien opgenomen bij onze tekstsuggesties voor Deel III – Informatie van het schoolreglement35). Vanzelfsprekend moet elk betrokken CLB op zijn beurt de verplichtingen naleven die van toepassing zijn bij het ontvangen van persoonsgegevens van een derde.

5

Gegevensuitwisseling met bedrijven, overheden…

5.1

Mag een secundaire school adresgegevens van haar leerlingen doorgeven aan een bedrijf met het oog op mogelijke tewerkstelling in dat bedrijf?

Het doorgeven van adresgegevens van leerlingen aan een bedrijf met het oog op tewerkstelling van die leerlingen in dat bedrijf past niet binnen de finaliteit van de gegevensverwerking van de school. Het is immers niet de maatschappelijke opdracht van de school om de tewerkstelling van jongeren te organiseren. De school kan tegemoet komen aan een dergelijke vraag vanwege een bedrijf, zonder de persoonlijke levenssfeer van de leerlingen in het gedrang te brengen, door de leerlingen van de studierichtingen die in aanmerking komen voor tewerkstelling in het bedrijf in kwestie, de gelegenheid te bieden zich op het schoolsecretariaat of bij een leraar te melden. Vervolgens geeft de school enkel de adresgegevens door van die leerlingen die positief gereageerd hebben.

30)

Aangiftemededeling, punten 2.2.1 en 2.1.1.

31)

Aangiftemededeling, Bijlage 3, rubrieken 1.5 en 2.5, telkens categorie C, linkerkolom.

32)

Aangiftemededeling, Bijlage 3, rubrieken 1.5 en 2.5, telkens categorie C, linkerkolom.

33)

Aangiftemededeling, Bijlage 3, rubrieken 1.5 en 2.5, telkens categorie C.

34)

Mededeling van 13 januari 2005 betreffende de zorg voor de zieke leerling in de secundaire school, Bijlage 1, Gezondheidsfiche (M-VVKSO-2005-003).

35)

Mededeling van 28 maart 2007 betreffende de rechtspositie van de leerling in het gewoon voltijds secundair onderwijs – het schoolreglement (M-VVKSO-2007-021).

10 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

5.2

Mag een leraar van een secundaire school adresgegevens van leerlingen van bepaalde klassen doorgeven aan de abonnementendienst van een tijdschrift of krant omdat hij de lectuur daarvan een waardevolle aanvulling bij zijn lessen acht?

Het antwoord op deze vraag is volledig gelijklopend met het antwoord in vraag 5.1. Dergelijke gegevensoverdracht past niet binnen de finaliteit van de gegevensverwerking van de school. De systematische prospectie van nieuwe abonnees voor een tijdschrift behoort immers niet tot de maatschappelijke opdracht van de school. Indien de leraar van oordeel is dat een abonnement een waardevolle aanvulling bij zijn lessen vormt, kan hij de leerlingen die daarvoor in aanmerking komen, volkomen vrijblijvend, zonder enige druk uit te oefenen en zonder de persoonlijke levenssfeer van de leerlingen in het gedrang te brengen, de gelegenheid bieden hun naam en adres mee te delen. Vervolgens geeft de school enkel de adresgegevens door van die leerlingen die positief gereageerd hebben. Bovenstaand antwoord beperkt zich tot een interpretatie in het licht van de privacywet. In meer algemene termen kan men stellen dat de school uiterst omzichtig moet zijn bij het promoten van commerciële initiatieven bij leerlingen, zoals blijkt uit het decreet rechtspositie36) en de reglementering inzake zorgvuldig bestuur37).

5.3

Een school wil nieuwe leerlingen rekruteren. Mag een gemeentebestuur op vraag van deze school een adressenlijst geven van bijvoorbeeld alle inwoners geboren in een bepaald jaar?

5.3.1

Antwoord van de privacycommissie

Op haar website38) spreekt de privacycommissie zich duidelijk uit over deze vraag. Instellingen van Belgisch recht die taken van algemeen belang vervullen kunnen een gemotiveerde schriftelijke aanvraag bij het College van Burgemeester en Schepenen indienen voor het bekomen van een adressenlijst. Het College dient zich over de gegrondheid van de aanvraag uit te spreken. Een school is een instelling van Belgisch recht. In de mate dat ze haar pedagogische opdracht vervult (bijvoorbeeld het geven van goed onderwijs), oefent ze een taak van algemeen belang uit. Reclame maken voor het verstrekte onderwijs teneinde leerlingen te werven, valt echter buiten deze pedagogische opdracht en dus ook buiten het algemene belang. Slechts in zeer uitzonderlijke gevallen kunnen gegevens uit het bevolkingsregister medegedeeld worden. Het College dient de nodige omzichtigheid aan de dag te leggen door geval per geval te beoordelen en het besluit te motiveren. Daarenboven mag het College, bij een positieve beoordeling, enkel die gegevens meedelen die strikt noodzakelijk zijn. Uiteraard kan het College in zijn beslissingen geen onderscheid maken tussen gemeentelijke scholen en scholen van andere onderwijsnetten.

5.3.2

Aanvulling van het VVKSO

In het geval de school de gevraagde gegevens toch van het gemeentebestuur verkrijgt, dient ze de verplichtingen van de privacywet na te leven.

36)

Decreet van 27 maart 1991 betreffende “De rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding”. Http://ond.vlaanderen.be/edulex > via delen en rubrieken van de wetgeving > personeel > administratief statuut > gesubsidieerd onderwijs > 27 maart 1991, art. 12.

37)

Mededeling van 17 april 2002 betreffende het “Zorgvuldig bestuur op school” (M-VVKSO-2002-021).

38)

Http://www.privacycommission.be/nl > FAQ > Privacy algemeen > Een school wil nieuwe leerlingen rekruteren […].

11 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

Dit houdt in dat ze •

vooraf haar leerlingenadministratie bij de privacycommissie aangegeven heeft39);

•

zodra de persoonsgegevens in haar bezit zijn, de kennisgevingsplicht vervult, met andere woorden aan de betrokken leerlingen meedeelt dat deze gegevens in haar bezit zijn en op welke wijze ze deze verkregen heeft40);

•

zolang de gegevens in haar bezit blijven, de verplichtingen inzake de verwerking van persoonsgegevens naleeft41). Eén van deze verplichtingen houdt in dat de school deze persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk. De persoonsgegevens van de leerlingen waarvan op 1 september blijkt dat ze zich niet ingeschreven hebben, moeten dus bij het begin van het nieuwe schooljaar verwijderd worden.

6

Gegevensuitwisseling met politiediensten

6.1

Mag de school antwoorden verstrekken op vragen van de politie met betrekking tot de inschrijving of de aanwezigheid van leerlingen, hun huidige verblijfplaats, hun schoolloopbaan, hun gedrag op school, hun studieresultaten, hun kennissenkring, hun drugsverleden, spanningen tussen hun ouders…? Is de school daartoe verplicht?

6.1.1

Bestuurlijke en gerechtelijke opdrachten

In haar antwoord42) op onze vraag dienaangaande meldt de privacycommissie ons dat de wet op het politieambt politiediensten het recht verleent persoonsgegevens in te winnen en te verwerken, voor zover de gebeurtenissen, de groeperingen en de personen waarover gegevens verwerkt worden, een concreet belang vertonen voor de uitoefening van hun opdracht als bestuurlijke politie of als gerechtelijke politie43). •

De bestuurlijke daden van de politiediensten zijn van preventieve aard: ze omvatten de handhaving van de openbare orde en het toezicht op de naleving van de politiewetten en –verordeningen, de voorkoming van misdrijven en de bescherming van personen en goederen.

•

De gerechtelijke daden van de politiediensten hebben een repressief karakter: ze omvatten de opsporing en de vaststelling van misdrijven en de verzameling van bewijzen die eventueel later aan de rechter kunnen worden voorgelegd.

De finaliteit van de verwerking van persoonsgegevens door een politiedienst verschilt dus naargelang de politiedienst een bestuurlijke of een gerechtelijke opdracht uitvoert. In de praktijk gaat het bij interventies ten aanzien van de school doorgaans om een gerechtelijke opdracht.

39)


40)


41)


42)

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Onderwijs en privacy – Toepassing van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (WVP), SA.2/IP/04/678/007/KG (22 september 2005).

43)

Wet van 5 augustus 1992 op het politieambt, Art. 44/1, 1e lid: “Bij het vervullen van de opdrachten die hun zijn toevertrouwd, kunnen de politiediensten gegevens van persoonlijke aard en inlichtingen inwinnen en verwerken, meer bepaald met betrekking tot de gebeurtenissen, de groeperingen en de personen die een concreet belang vertonen voor de uitoefening van hun opdrachten van bestuurlijke politie en voor de uitoefening van hun opdrachten van gerechtelijke politie overeenkomstig de artikelen 28bis, 28ter, 55 en 56 van het Wetboek van Strafvordering”.

12 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

6.1.2

Gegevensverzameling in het kader van een gerechtelijk onderzoek

De wet op het politieambt stelt uitdrukkelijk dat het inwinnen en verwerken van persoonsgegevens door politiediensten overeenkomstig de privacywet dient te gebeuren, in het bijzonder wat de principes van finaliteit en proportionaliteit betreft44). Hieruit volgt onder meer dat de aard van de opdracht mede bepaalt tot welke verwerkingen van persoonsgegevens de politiediensten gerechtigd zijn. Tot de taken van de gerechtelijke politie behoort het vooronderzoek in strafzaken, waarin vooral bewijsmateriaal verzameld wordt met betrekking tot misdrijven en hun vermoedelijke daders. Het vooronderzoek neemt meestal de vorm aan van een opsporingsonderzoek o.l.v. de Procureur des Konings, soms gaat het om een gerechtelijk onderzoek o.l.v. een onderzoeksrechter. •

In het kader van een opsporingsonderzoek kunnen de politiediensten onder meer persoonsgegevens verzamelen die in een algemene nationale databank worden verwerkt, verdachten en getuigen ondervragen, een deskundigenonderzoek of een DNA-onderzoek uitvoeren, tot een lichaamsonderzoek of een fouillering overgaan, een plaatsbezoek of een huiszoeking verrichten, tot inbeslagneming overgaan, gewone gesprekken of telefoongesprekken afluisteren en personen visueel bespieden.

•

In het kader van een gerechtelijk onderzoek kunnen de politiediensten onder meer een maatschappelijke enquête voeren met betrekking tot de verdachte en zijn milieu, verdachten ondervragen, getuigen verhoren, een deskundigenonderzoek of een DNA-onderzoek uitvoeren, tot een lichaamsonderzoek of een fouillering overgaan, een verdachte in observatie stellen, een plaatsbezoek of een huiszoeking verrichten, tot inbeslagneming overgaan, het briefgeheim en andere vertrouwelijke communicaties schenden, telefoonnummers identificeren, telecommunicatie opsporen en lokaliseren, gewone gesprekken of telefoongesprekken afluisteren en personen visueel of elektronisch bespieden.

Veel van deze onderzoeksverrichtingen zijn onderworpen aan strikte voorwaarden en/of voorafgaande toestemmingen. Het zou ons vanzelfsprekend te ver voeren om deze hier toe te lichten. Concreet is het onbegonnen werk voor een schooldirectie om in al deze gevallen uit te maken welke leerlingengegevens de politiediensten in het kader van hun toepasselijke bevoegdheid mogen opvragen. De schooldirectie zal zich moeten verlaten op de inlichtingen die door de politiediensten zelf dienaangaande verstrekt worden. Het verdient aanbeveling dat de school zich bij een gebeurlijke vraagstelling vanwege de politie in het kader van een gerechtelijke opdracht laat informeren, vooraleer de vragen te beantwoorden.

6.1.3

Besluit

Het is niet eenvoudig voor de school om te beoordelen welke persoonsgegevens met betrekking tot leerlingen op verzoek van de politie wel of niet mogen of moeten meegedeeld worden aan de politie. Enerzijds moet de school de gerechtvaardigde belangen van de leerlingen verdedigen, anderzijds mag de school een gebeurlijk onderzoek niet belemmeren. Toch kunnen we enkele suggesties aanreiken: •

Indien de vraag van de politie kennelijk tot voordeel van de betrokken leerling strekt, dan is het duidelijk dat er weinig of geen beperkingen zijn om te antwoorden op relevante vragen. Bijvoorbeeld bij een onrustwekkende verdwijning van een leerling dient de school al haar medewerking te verlenen aan het speurwerk.

•

Indien andere instanties of personen beter geplaatst zijn om de gevraagde gegevens te leveren, doet de school er goed aan naar die instanties of personen te verwijzen. Indien de politie bijvoorbeeld over een recente foto van de leerling wenst te beschikken, is het in principe logischer dat zulke foto door de ouders overhandigd wordt, en niet door de school.

44)

Ibidem, Art. 44/2, 1e lid: “Het inwinnen, de verwerking en het toezenden van de inlichtingen en gegevens bedoeld in Art. 44/1, 1e lid, gebeurt overeenkomst de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Deze inlichtingen en gebeurtenissen moeten in rechtstreeks verband staan met de bestaansredenen van het gegevensbestand en beperkt blijven tot de vereisten die eruit voortvloeien”.

13 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

•

In de andere gevallen verdient het aanbeveling persoonsgegevens van leerlingen niet op basis van een telefonisch verzoek, maar uitsluitend na een expliciet schriftelijk verzoek mee te delen aan de politie45). Indien de tijd dringt, kan dit verzoek snel per fax of per e-mail aan de school gericht worden.

•

Ook het meedelen van de persoonsgegevens aan de politie gebeurt bij voorkeur schriftelijk en niet via de telefoon. Ook hier kan het gebruik van fax of e-mail de communicatie versnellen.

•

In de regel zullen de vragen van de politie steeds voldoen aan de vereisten van finaliteit en proportionaliteit. De verzamelde persoonsgegevens zullen pertinent en adequaat zijn, rekening houdend met de beoogde finaliteit van de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van de politieopdracht46).

•

Toch kan de politie zich in zeer uitzonderlijke gevallen genoodzaakt zien de privacy47) van een leerling op school op ernstige wijze te schenden, bijvoorbeeld bij een huiszoeking in de kamer van een interne leerling, bij de schending van het briefgeheim of het telefoongeheim van de leerling, of bij een lichaamsonderzoek van de leerling (niet te verwarren met een fouillering). Zonder de toestemming van de betrokken leerling kunnen dergelijke dwangmaatregelen tijdens het vooronderzoek enkel bevolen worden door de onderzoeksrechter. De politie zal dan vooraf het bevelschrift tonen dat deze onderzoeksdaad verordent.

•

Ten slotte willen we niet nalaten te pleiten voor bedachtzaamheid en redelijkheid. De school zal in voorkomend geval een evenwicht moeten vinden tussen de gerechtvaardigde belangen van de betrokken leerling(en), de gerechtvaardigde belangen van de eventuele benadeelde partijen en het belang van het onderzoek. Via open en correct overleg met de betrokken politiediensten kunnen spanningen en incidenten wellicht vermeden worden.

6.2

Mag de directeur, een leraar of een ander personeelslid een leerling fouilleren of bepaalde van diens bezittingen (bijvoorbeeld een gsm) in beslag nemen? Mag de politie een leerling op school verhoren, fouilleren of bepaalde van diens bezittingen in beslag nemen?

De belangrijkste vragen met betrekking tot verhoor, fouilleren en inbeslagneming op school zijn in extenso behandeld in hoofdstuk 4 van onze mededeling48) betreffende enkele deontologische en juridische aspecten van leerlingenbegeleiding.

45)

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Onderwijs en privacy – Toepassing van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (WVP), SA.2/IP/04/678/007/KG (22 september 2005), punt 1.

46)

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Onderwijs en privacy – Toepassing van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (WVP), SA.2/IP/04/678/007/KG (22 september 2005), punt 1.

47)

In dit item wordt het recht op privacy gebruikt in de brede zin die art. 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM, 4 november 1950) er aan geeft, met name het respect voor eenieders privé-leven, zijn familie– en gezinsleven, zijn woning en zijn correspondentie. Deze betekenis is ruimer dan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens die in de zogenaamde privacywet vastgelegd wordt..

48)

Mededeling van 1 juni 2005 betreffende enkele deontologische en juridische aspecten van leerlingenbegeleiding in het gewoon secundair onderwijs (M-VVKSO-2005-076).

14 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

6.3

Mag de school aan het dossier van een leerling een attest toevoegen waaruit blijkt dat die leerling in een gesloten instelling van Bijzondere Jeugdzorg geplaatst is of dat die leerling in voorhechtenis of in gevangenschap gehouden wordt? Mag de school zulk attest doorgeven aan derden, bijvoorbeeld aan de stagegever waar die leerling zijn stage doet?

Een attest49) waaruit blijkt dat een leerling in een gesloten instelling van Bijzondere Jeugdzorg geplaatst is of in voorhechtenis of in gevangenschap gehouden wordt, bevat persoonsgegevens van gerechtelijke aard. De basisregel is dat de school dergelijke persoonsgegevens niet mag verwerken50). Op dit verbod zijn echter enkele uitzonderingen van toepassing. Eén van deze uitzonderingen stelt dat de school persoonsgegevens van gerechtelijke aard toch mag verwerken, indien de verwerking noodzakelijk is voor de verwezenlijking van doeleinden die door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie zijn vastgelegd51). De school moet tegenover het departement onderwijs de afwezigheid van de leerling kunnen verantwoorden52). Om deze wettelijke verplichting na te leven, dient de school over het toepasselijk attest te beschikken. Hieruit volgt dat de school gerechtigd is zulk attest te verwerken, maar dan op geen enkele andere wijze dan in het kader van de controle op de leerplicht. Bovendien zal de school in dat geval enkele bijkomende verplichtingen moeten naleven53). In sommige gevallen zal de school de afwezigheid van de leerling ook tegenover derden moeten verantwoorden. Het stagereglement dat bindend is voor alle scholen en structuuronderdelen, schrijft immers voor dat de stagegever op de hoogte gebracht wordt van de feiten die de aanwezigheid van de leerling kunnen rechtvaardigen54). De stagegever heeft zelfs het recht naar de redenen van de afwezigheid te informeren55). Deze verplichting, die voortvloeit uit de toepassing van het stagereglement, is echter in strijd met het verbod op de verwerking van gerechtelijke persoonsgegevens, dat voortvloeit uit de toepassing van de privacywet. Bovendien is de eerder genoemde uitzondering hier niet van toepassing, want het doorgeven van het attest aan de stagegever past in het geheel niet in het kader van de controle op de leerplicht. Op basis van de hiërarchie van de normen kan gesteld worden dat de federale privacywet voorrang heeft op het stagereglement dat van het departement onderwijs uitgaat. De genoemde attesten mogen dus in geen geval doorgegeven worden aan de stagegever. De school kan wel aan de stagegever melden dat de leerling op school gewettigd afwezig zal zijn tot een bepaalde datum en bijgevolg tot die datum niet kan deelnemen aan de stage. Voorts kan de school meedelen dat ze over de nodige documenten beschikt op basis waarvan de afwezigheid van rechtswege gewettigd is, zonder meer details te verstrekken. 49)

Rondzendbrief SO 70 d.d. 3 juli 2000 betreffende registratie van leerlingen secundair onderwijs, punt 5.2. Http://www.ond.vlaanderen.be/edulex > Rubrieken > Coördinatie van de omzendbrieven > Secundair onderwijs > Instellingen en leerlingen > Organisatie.

50)


51)


52)

Wet van 29 juni 1983 betreffende de leerplicht (Belgisch Staatsblad, 6 juli 1983), art. 3, § 1: “De schooldirecties en directies van vormingsinstellingen zijn verplicht hun medewerking te verlenen aan de controle inzake inschrijvingen en inzake het geregeld schoolbezoek”. Http://www.ond.vlaanderen.be/edulex > Rubrieken wetgeving > Niveau-overschrijdend deel > Leerplicht.

53)


54)

Bijlage 3 bij rondzendbrief SO/2002/09 d.d. 16 september 2002 betreffende leerlingenstages in het voltijds secundair onderwijs, art. 5, § 3: “[De leerling-stagiair] verwittigt de directeur van de onderwijsinstelling onmiddellijk van de feiten die de afwezigheid op de stageplaats kunnen rechtvaardigen. De directeur van de onderwijsinstelling brengt de stagegever hiervan onmiddellijk op de hoogte”. Http://www.ond.vlaanderen.be/edulex > Rubrieken > Coördinatie van de omzendbrieven > Secundair onderwijs > Stages.

55)

Bijlage 3 bij rondzendbrief SO/2002/09 d.d. 16 september 2002 betreffende leerlingenstages in het voltijds secundair onderwijs, art. 13, 1°: “De stagegever heeft het recht om te informeren naar de reden van de afwezigheid van de leerlingstagiair op de stageplaats”. Http://www.ond.vlaanderen.be/edulex > Rubrieken omzendbrieven > Secundair onderwijs > Stages.

15 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

7

Gegevensuitwisseling met advocaten en deurwaarders

7.1

Naar aanleiding van een vechtpartij op de speelplaats, waarbij een leerling gewond werd, vraagt de advocaat van deze leerling aan de school een aantal gegevens in verband met de leerling die door getuigen aangewezen is als de dader. Welke gegevens mag/moet de school meedelen?

In haar antwoord56) op onze vraag dienaangaande meldt de privacycommissie ons dat de school in principe slechts informatie kan meedelen indien zij hiervoor de toelating van de betrokken leerling of zijn ouders heeft en indien dit in het voordeel van de leerling is. Dit laatste is in de beschreven situatie kennelijk niet het geval. De advocaat kan bepaalde informatie omtrent de vermeende dader (bijvoorbeeld diens woonplaats) opsporen via het rijksregister, dat toegankelijk is voor advocaten.

7.2

Een deurwaarder biedt zich aan op school om vast te stellen of een bepaalde leerling momenteel effectief de lessen bijwoont. Mag/moet de school de deurwaarder toegang verlenen tot het klaslokaal waar deze leerling zich bevindt? Mag/moet de school de deurwaarder inzage verstrekken in de aanwezigheidsregisters?

In haar antwoord57) op onze vraag dienaangaande meldt de privacycommissie ons dat, indien de deurwaarder handelt krachtens een gerechtelijke beslissing of een notariële akte en hij aan de school een afschrift van de uitvoerbare titel overmaakt, de school hem dan de informatie dient mee te delen waarover hij kan beschikken krachtens die uitvoerbare titel. Indien de deurwaarder handelt op vraag van een privépersoon, teneinde bepaalde materiële vaststellingen58) te doen, kan de school de deurwaarder slechts inzage verstrekken in de persoonsgegevens van een bepaalde leerling voor zover zulke inzage mogelijk zou zijn voor de opdrachtgever van de deurwaarder met wiens mandaat de deurwaarder handelt. De deurwaarder kan bijvoorbeeld handelen in opdracht van één van de ouders van een minderjarige die beschikt over het ouderlijk gezag over de minderjarige; in dat geval heeft de deurwaarder hetzelfde recht van kennisneming van persoonsgegevens als die ouder heeft. Voor het overige heeft een deurwaarder, net zoals een advocaat (zie vraag 7.1), uit hoofde van zijn ambt toegang tot het rijksregister teneinde bepaalde noodzakelijke informatie te verkrijgen.

8

Publicatie van persoonsgegevens

8.1

Mag een school een lijst met contactgegevens (privéadres en/of privételefoonnummer) van haar leraren publiceren in het schoolblad of op haar website?

Dergelijke gegevensoverdracht past niet binnen de finaliteit van de gegevensverwerking van de school. Het is immers niet de maatschappelijke opdracht van de school om privégegevens van haar personeelsleden openbaar te maken.

56)

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Onderwijs en privacy – Toepassing van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (WVP), SA.2/IP/04/678/007/KG (8 april 2005), punt 6.

57)

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Onderwijs en privacy – Toepassing van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (WVP), SA.2/IP/04/678/007/KG (8 april 2005), punt 7.

58)

Materiële vaststellingen overeenkomstig Art. 516 van het Gerechtelijk Wetboek, bijvoorbeeld controleren of een leerling ingeschreven is, controleren of de aanwezigheidsregisters zijn regelmatige aanwezigheid vermelden.

16 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

Doorgaans streeft de school met zulke publicatie ernaar ouders in staat te stellen contact op te nemen met de leraars van hun kind. Dergelijke doelstelling kan de school echter op een andere manier realiseren, zonder de persoonlijke levenssfeer van de leraren te schaden. Een ouder die een bepaalde leerkracht wil contacteren, kan dit laten weten aan het secretariaat van de school; vervolgens kan de betrokken leraar zelf contact opnemen met de ouders of zich beschikbaar houden op school. De school publiceert dergelijke gegevens derhalve enkel met de expliciete toestemming van de betrokken leraren.

8.2

Mag een school foto’s van leraren of leerlingen publiceren op haar website of in het schoolblad?

Op haar website59) spreekt de privacycommissie zich uitgebreid uit over deze vraag. We brengen hier een korte samenvatting van de belangrijkste elementen. Voor meer details verwijzen we naar de website van de privacycommissie.

8.2.1

Toestemming vereist

Het basisprincipe bestaat er in dat het gebruik van beeldmateriaal (foto, video, …) onderworpen is aan de toestemming van de betrokkene. Deze toestemming dient vrij van druk gegeven te worden, specifiek te zijn en op informatie te berusten60). Als iemand toestemming geeft om foto’s of videobeelden te nemen, betekent dit echter niet noodzakelijk dat er toestemming is om deze beelden te publiceren of te verspreiden. Het nemen van beelden en het publiceren of verspreiden ervan staan los van elkaar. De toestemming voor deze bedrijvigheden moet dus apart gevraagd worden. Een minderjarige zonder onderscheidingsvermogen kan zelf geen toestemming geven en wordt vertegenwoordigd door zijn ouders. Voor een minderjarige met onderscheidingsvermogen geven niet alleen de ouders hun toestemming, maar ook de minderjarige. De leeftijd waarop dit onderscheidingsvermogen bereikt wordt, wordt doorgaans op 12 jaar gesteld61). Deze toestemming moet niet noodzakelijk schriftelijk zijn. Een ondubbelzinnige toestemming is voldoende. In principe kan een mondelinge toestemming volstaan, of zelfs een stilzwijgende toestemming (bijvoorbeeld een persoon die zich laat fotograferen zonder zich hiertegen te verzetten). Een mondelinge of stilzwijgende toestemming is evenwel moeilijk bewijsbaar. In sommige gevallen kan het aangewezen zijn om zoveel mogelijk de schriftelijke toestemming van de betrokkenen te verkrijgen.

8.2.2

Gerichte beelden en niet-gerichte beelden

Bij het nemen of gebruiken van gerichte beelden binnen een besloten kring zoals op school beveelt de privacycommissie aan steeds een schriftelijke toestemming te vragen. Wat onder een gericht beeld of een niet-gericht beeld moet worden verstaan, hangt in sterke mate af van de context, en moet geval per geval bekeken worden. •

Het begrip gericht slaat veeleer op een individuele afbeelding, dit is een afbeelding waardoor één of enkele personen tijdens een groepsactiviteit worden uitgelicht of een afbeelding waarvoor wordt geposeerd (bij-

59)

Http://www.privacycommission.be/nl > In praktijk > Recht op afbeelding.

60)


61)


17 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

voorbeeld een klasfoto of een individuele foto62). Voor gerichte beelden moet op het formulier waarmee toestemming gevraagd wordt, nauwkeurig worden verwezen naar de aard van de beelden die genomen zullen worden, de beoogde verspreidingsvormen (binnen de school of daarbuiten; via schoolkrant, e-mail, schoolwebsite...) en het doel waarvoor de beelden genomen worden. Verder moeten op dit formulier ook de rechten van de betrokkene worden vermeld, zoals het recht op informatie, toegang en verzet. •

Het begrip niet-gericht heeft betrekking op beeldmateriaal dat een algemene en eerder spontane, nietgeposeerde sfeeropname weergeeft zonder daarvoor specifiek één of enkele personen eruit te lichten (bijvoorbeeld een groep leerlingen tijdens een boswandeling of een sportactiviteit). Voor niet-gerichte beelden volstaat het om de betrokkenen te informeren dat zulke beelden worden genomen, voor welk doel en voor welke publicatie.

Wanneer afbeeldingen van een menigte worden genomen, is er in principe geen toestemming nodig, noch voor het nemen van de beelden, noch voor het gebruik ervan nadien, omdat ook hier de weergave van de persoon bijkomstig is. Wat met het begrip menigte bedoeld wordt, moet geval per geval beoordeeld worden.

8.2.3

Aangifte

Indien het nemen en/of het publiceren van beeldmateriaal geheel of gedeeltelijk geautomatiseerd is (bijvoorbeeld de foto’s worden met een digitaal fototoestel gemaakt en vervolgens op de website van de school gepubliceerd), dan dient de verantwoordelijke voor de verwerking in principe hiervan aangifte te doen bij de privacycommissie.

8.3

Mogen in de klas opnamen van leerlingen gemaakt worden voor een tv-programma (bijvoorbeeld in het kader van een nieuwsreportage of een tv-documentaire)?

De beslissing of er foto's, geluidsopnamen, filmopnamen e.d. gemaakt worden op de terreinen of in de lokalen van de school komt in eerste instantie het schoolbestuur of diens gemandateerde toe. Overigens kan het schoolbestuur in zijn schoolreglement en arbeidsreglement een bepaling opnemen die het maken van opnames van gelijk welke aard op de schoolterreinen verbiedt zonder voorafgaande toestemming van de directie. Ook kan het schoolbestuur bij de toegangen van de schoolterreinen een verbodsbord opstellen (rond bord met witte achtergrond, rode rand en schuine rode streep over zwart fototoestel). Vervolgens dient elke persoon die gefilmd wordt, zijn of haar individuele toestemming te geven. Deze personen (leerlingen, personeelsleden) kunnen daartoe niet verplicht worden. Dit volgt zowel uit het portretrecht63) als uit de privacywet64). Met toestemming wordt bedoeld een "vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting"65). •

Met "vrij" wordt bedoeld dat degene die de toestemming geeft om gefilmd te worden, niet onder druk gezet mag worden. De betrokkene moet de reële mogelijkheid hebben om "neen" te zeggen, zonder kwalijke gevolgen voor hemzelf. Indien bijvoorbeeld in de klas opnames gemaakt worden voor een kort sfeerbeeld van enkele minuten, dan lijkt deze toestemming geen probleem te vormen. Een leerling die niet gefilmd wil worden, trekt zich gewoon even terug tijdens de opnamen. Indien het echter gaat om een reportage waarbij een leerlingengroep systematisch gedurende een langere periode gevolgd wordt, dan kan er een probleem zijn. Een leerling die niet gefilmd wil worden, kan zich in dat geval immers niet terugtrekken, aangezien hij dan

62)

We wijzen er op dat de schoolfotografie (ook) onderworpen is aan de bepalingen van rondzendbrief SO 78 d.d. 27 november 2001 betreffende zorgvuldig bestuur in het secundair onderwijs, art. 4.2. Http://www.ond.vlaanderen.be/edulex > Rubrieken > coördinatie van de omzendbrieven > secundair onderwijs > instellingen en leerlingen > zorgvuldig bestuur > Zorgvuldig bestuur in het secundair onderwijs.

63)

Mededeling van 30 april 1996 betreffende auteursrechtelijke verplichtingen van een onderwijsinstelling, punt 4 (M-VVKSO1996-016).

64)


65)


18 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

een substantieel deel van het lesprogramma zal missen. De opnames zullen zodanig georganiseerd moeten worden dat de betrokken leerling nooit in beeld komt66) en toch op volwaardige wijze de lessen kan volgen. •

Met "specifiek" wordt bedoeld dat de toestemming op specifieke filmopnames betrekking moet hebben. Vooraf moet afgesproken worden wat voor beelden gemaakt worden, met welke doelstellingen, welk gebruik achteraf van deze beelden gemaakt zal worden (bijvoorbeeld eenmalige uitzending op het tv-journaal, onderdeel van een documentaire of een reclamefilmpje, trailer voor een bioscoopfilm, mogelijke heruitzendingen achteraf...). Uiteraard kan geen ander gebruik van de opnamen gemaakt worden dan de toepassing waarvoor toestemming gegeven is.

•

Met "op informatie berustend" wordt bedoeld dat degene die toestemming geeft, vooraf duidelijk geïnformeerd moet zijn over de draagwijdte van zijn toestemming.

Deze toestemming mag, maar moet niet schriftelijk gegeven worden. Van leerlingen die enthousiast lachend in de camera kijken, kan overigens aangenomen worden dat ze een impliciete toestemming geven. De toestemming van de ouders is niet vereist, tenzij de leerlingen jonger zijn dan 12 jaar (zie punt 8.2.1).

9

Verwerking van persoonsgegevens binnen de scholengemeenschap

9.1

Mogen gegevens van leerlingen of personeelsleden op het niveau van de scholengemeenschap verwerkt worden?

Voor het antwoord op deze vraag verwijzen we naar de privacymededeling67). Welke verplichtingen nageleefd moeten worden bij het doorgeven van gegevens van leerlingen of personeelsleden van de scholen naar de scholengemeenschap, hangt af van de rechtsvorm die de scholengemeenschap aangenomen heeft. We onderscheiden twee gevallen.

9.1.1

De scholengemeenschap vormt een koepel-vzw of een feitelijke vereniging

In dit geval zijn de verantwoordelijken voor de verwerking op het niveau van de school en op het niveau van de scholengemeenschap onderscheiden (rechts)personen. Vooraleer gegevens door te geven aan de scholengemeenschap moet het schoolbestuur van de onderliggende school dus •

zijn verwerking bij de privacycommissie aangegeven hebben68);

•

in zijn aangifte de scholengemeenschap vermeld hebben als potentiële ontvanger van persoonsgegevens69);

•


Onder de standaardaangifte die het VVKSO ingediend heeft, zijn alle aanvaardbare overdrachten van persoonsgegevens van leerlingen en leraren door het schoolbestuur van de school naar de scholengemeenschap gedekt71).

66)

Bijvoorbeeld door de keuze van de camerapositie, door het wegknippen van beelden waarop hij voorkomt of door het onherkenbaar maken van zijn gelaat.

67)

Privacymededeling, punten 2.6.2 en 2.7.2.

68)

Aangiftemededeling, bijvoorbeeld punten 2.1.1, 2.2.1 en 2.2.2.

69)

Aangiftemededeling, Bijlage 3, rubrieken 1.5, 5.5 en 6.5, telkens categorie Z, linkerkolom.

70)

Aangiftemededeling, Bijlage 3, rubrieken 1.5, 5.5 en 6.5, telkens categorie Z, rechterkolom.

71)

Aangiftemededeling, Bijlage 3, rubrieken 1.5, 5.5 en 6.5, telkens categorie Z.

19 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

Vanzelfsprekend moet de scholengemeenschap op haar beurt de verplichtingen naleven die van toepassing zijn bij het verkrijgen van persoonsgegevens van een derde. In het bijzonder moet ook de scholengemeenschap haar aangifteplicht72) vervuld hebben.

9.1.2

De scholengemeenschap valt samen met één schoolbestuur

In dit geval gaat het op het niveau van de school en van de scholengemeenschap om dezelfde verantwoordelijke voor de verwerking en hetzelfde verwerkingsdoel. Er gelden dus geen bijzondere voorwaarden73) bij het doorgeven van persoonsgegevens van de school naar de scholengemeenschap. Indien echter de gegevensverwerking op het niveau van de scholengemeenschap een andere functionaliteit heeft dan deze op het niveau van de school (wat doorgaans het geval is), dan moet de scholengemeenschap een afzonderlijke aangifte indienen74). Een typische situatie bestaat er in dat op het niveau van de school een ‘klassieke’ leerlingenadministratie gevoerd wordt, terwijl op het niveau van de scholengemeenschap de leerlingenrekrutering en –oriëntering opgevolgd wordt. In dat geval hebben beide verwerkingen een verschillende finaliteit en moeten ze afzonderlijk aangegeven worden door het schoolbestuur75).

10

Bewaartijd

10.1

Hoe lang moeten de pedagogische dossiers van de leerlingen bewaard worden?

Wat het bewaren van persoonsgegevens van leerlingen betreft, is de privacywet complementair met de onderwijswetgeving. Terwijl de onderwijswetgeving doorgaans vastlegt hoe lang bepaalde documenten minimaal bewaard moeten worden, legt de privacywet in feite een maximale bewaartermijn op door te stellen dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig76). Dit betekent bijvoorbeeld dat men het pedagogisch dossier van de leerling moet vernietigen zodra de leerling de school verlaat én gebleken is dat de leerling geen beslissing van de school (bijvoorbeeld de deliberatiebeslissing) betwist. De bewaartermijnen van persoonsgegevens hangen af van de verwerking en van de gegevenscategorie. U vindt deze termijnen terug in de aangifte die u bij de privacycommissie ingediend heeft. Scholen die een standaardaangifte van het VVKSO ingediend hebben, vinden deze termijnen in onze aangiftemededeling77). In dit verband kan opgemerkt worden dat scholen er streng op moeten toezien dat de gegevens op de harde schijven van computers die buiten gebruik gesteld worden en bijvoorbeeld naar een containerpark afgevoerd worden, grondig vernietigd worden. Het gewoon wissen van persoonsgegevens (“delete”) volstaat daartoe niet; men dient minimaal een volledige formattering toe te passen, of eventueel de harde schijf op mechanische wijze te vernietigen (bijvoorbeeld met een hamer).

72)


73)

Er gelden wel bijzondere voorwaarden indien gegevens doorgegeven worden tussen verschillende onderwijsniveaus (bijvoorbeeld basisonderwijs en secundair onderwijs), ook indien dit binnen hetzelfde schoolbestuur of dezelfde inrichtende macht gebeurt (zie punt 2.1).

74)


75)

Aangiftemededeling, Bijlage 3, hoofdstuk 4, ST200409.

76)


77)

Met name onder punt 2.10 van Bijlage 3 (voor aangiften na 1 september 2001) of onder punt 2.9 van Bijlage 2 (voor vroegere aangiften).

20 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

11

Toezicht en controle

11.1

Mag een school de e-mailberichten en de Internetactiviteiten van leerlingen op school controleren?

Bij ontstentenis van specifieke regelgeving omtrent de controle op e-mails en surfgedrag baseren we ons vooral op de bepalingen van CAO nr. 8178). Vanzelfsprekend zijn de bepalingen van een CAO als dusdanig niet van toepassing op de schoolse activiteiten van leerlingen. Toch kunnen ze, bij ontstentenis van specifieke regelgeving, richtinggevend zijn voor een schoolbestuur dat dienaangaande een correct beleid wil voeren. Bovendien bouwt deze CAO uitdrukkelijk voort op de toepasselijke privacywetgeving – dezelfde wetgeving die ook de school moet naleven. Wat hierna volgt is dus in grote lijnen een ‘vertaling’ van deze CAO naar de schoolpraktijk. Voor een goed begrip maken we een onderscheid tussen •

de inhoud van een e-mail,

•

en de overige telecommunicatiegegevens zoals de titel, de datum en het tijdstip van de verzending van een e-mail of de url’s van bezochte websites.

11.1.1

De inhoud van een e-mail

Indien het om een e-mail gaat waarvan de leerling erkent dat deze in het kader van de schoolse activiteiten verzonden is (bijvoorbeeld een opdracht in het kader van een les, een project, een virtueel kantoor…), dan mag de school (bijvoorbeeld in hoofde van de directie of van de leraar die de opdracht gegeven heeft) kennis nemen van de inhoud van de mail. Indien de leerling daarentegen volhoudt dat het om een privémail gaat, mag de school geen kennis nemen van de inhoud van de mail, tenzij ze de toestemming heeft van de afzender, van de ontvanger en van alle andere personen die rechtstreeks of onrechtstreeks bij deze mail betrokken zijn. Deze toestemming is evenwel niet vereist indien deze kennisneming uitdrukkelijk door de wet toegelaten of opgelegd is (wat in de schoolcontext nooit voorkomt), of indien de handelingen worden gesteld met als enig doel de goede werking van het netwerk na te gaan en de goede uitvoering van een telecommunicatiedienst te garanderen79). Het feit dat de school geen kennis mag nemen van de inhoud van privémails staat natuurlijk los van de vraag of de school toelaat dat leerlingen op school privémails versturen.

11.1.2

De overige telecommunicatiegegevens

Het ontvangen of verzenden van een e-mailbericht en het surfen op het web als dusdanig vallen niet onder de bepalingen van de privacywet. Deze activiteiten hebben immers niets te maken met het verwerken van persoonsgegevens. Indien de school echter controle wenst uit te oefenen op het gebruik dat leerlingen maken van de computerapparatuur die door de school ter beschikking gesteld wordt en in het kader van deze controle overgaat tot het verzamelen van gegevens over het mailgedrag of het surfgedrag van leerlingen (al dan niet met behulp van speciaal daartoe geïnstalleerde software), dan is er wél sprake van het verwerken van persoonsgegevens en zijn de bepalingen van de privacywet van toepassing.

78)

CAO nr. 81 d.d. 26 april 2002, zoals vastgelegd door het Koninklijk besluit d.d. 12 juni 2002, waarbij algemeen verbindend wordt verklaard de Collectieve Arbeidsovereenkomst nr. 81 van 26 april 2002, gesloten in de Nationale Arbeidsraad, tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische onlinecommunicatiegegevens (BS 29 juni 2002).

79)

Wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven, Art. 109 ter D 3°, en Art. 109 ter E 1° en 2° (BS 27 maart 1991).

21 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

De toepassing van de privacywet houdt een aantal verplichtingen in voor de school. Deze verplichtingen zijn reeds in extenso behandeld80). We beperken ons hier tot enkele bijzondere aspecten. 11.1.2.1

Finaliteit

Bij de controle van de telecommunicatiegegevens moet de school een wettig doel nastreven. De onderstaande lijst kan beschouwd worden als een limitatieve lijst van zulke legitieme doeleinden: •

Het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten en van feiten die strijdig zijn met de goede zeden of die de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden. Onder dergelijke feiten verstaat men onder meer het raadplegen van pornografische, pedofiele, racistische of revisionistische websites, het raadplegen van websites die aanzetten tot discriminatie, haat of geweld tegen bepaalde groepen in de samenleving. Ook het inbreken in computers en het aldus kennis nemen van (vertrouwelijke) gegevens worden tot dergelijke feiten gerekend.

•

De bescherming van de belangen van de school, bijvoorbeeld tegen het verspreiden van vertrouwelijke gegevens of bestanden, of tegen afbrekende reclame.

•

De veiligheid en/of de goede technische werking van de computersystemen en van het netwerk van de school.

•

Het naleven van specifieke bepalingen van het schoolreglement, bijvoorbeeld een verbod om e-mails tijdens de lessen te verzenden of een verbod om computerapparatuur te gebruiken zonder toezicht van een leraar.

11.1.2.2

Proportionaliteit

De controle op de telecommunicatiegegevens mag geen inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de leerling inhouden. Dat betekent dat de school uitsluitend globale gegevens verzamelt. Bijvoorbeeld wat de controle op het surfgedrag betreft, zal de school enkel gegevens per werkpost verzamelen, niet per individu. Wat de controle op e-mail betreft, zal de school enkel gegevens betreffende het aantal uitgaande berichten en het volume ervan verzamelen, niet betreffende de identificatie van de betrokken leerling. Met andere woorden: deze globale gegevens zijn op geen enkele wijze verbonden met geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen. Indien de school, in het kader van voorgaande globale verzameling van telecommunicatiegegevens, feiten vaststelt die ingaan tegen de in punt 11.1.2.1 genoemde doelstellingen, kan ze overgaan tot het opsporen van de identiteit van de verantwoordelijke persoon of personen. Naar gelang van de situatie wordt de directe of de indirecte procedure ingezet: •

De directe procedure wordt ingezet indien de controle betrekking heeft op één van de eerste drie doelstellingen van punt 11.1.2.1. De school mag dan onmiddellijk overgaan tot de identificatie van de verantwoordelijke leerling, met dien verstande dat ze enkel gegevens mag verzamelen die toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn81). In geen geval mag de school gegevens verzamelen die betrekking hebben op de inhouden van e-mails (zie punt 11.1.1).

•

De indirecte procedure moet ingezet worden indien de controle betrekking heeft op de vierde doelstelling van punt 11.1.2.1, namelijk de naleving van de schoolspecifieke bepalingen. Deze procedure (‘alarmbelprocedure’) houdt in dat de school, zodra ze onregelmatigheden vaststelt, een voorlichtingsfase in acht neemt. Deze heeft tot doel de leerlingen in te lichten over het bestaan van de onregelmatigheden en over het feit dat de school tot identificatie en tot sanctionering zal overgaan als opnieuw dergelijke onregelmatigheid wordt vastgesteld. Indien zich na deze voorlichtingsfase opnieuw dezelfde onregelmatigheden voordoen, mag de school onmiddellijk overgaan tot de directe procedure.

80)


81)


22 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

11.1.2.3

Transparantie

De kennisgevingsplicht82) houdt in dat de school de leerlingen in begrijpelijke taal moet informeren over de controle op hun mail en surfgedrag. De school kan deze informatie bijvoorbeeld verstrekken via een specifiek ICTreglement dat geldt voor de computerklassen en daar uitgehangen wordt of ter inzage ligt. In zulk ICT-reglement moeten alleszins de onder punt 11.1.2.1 vermelde doeleinden vermeld zijn. 11.1.2.4

Aangifte

Indien de school het e-mailgedrag en/of het surfgedrag van de leerlingen wil opvolgen door middel van speciaal daartoe geïnstalleerde software, dan moet ze deze verwerking aangeven83).

11.2

Mag een school videocamera’s installeren voor het toezicht op de leerlingen aan de schoolpoort, op de speelplaats, in de gangen … ?

Voor het antwoord op deze vraag verwijzen we naar onze mededeling M-VVKSO-2009-014 d.d. 26 maart 2009 betreffende bewakingscamera's op school.

12

Gebruik van het rijksregisternummer

12.1

Zijn de leerlingen verplicht, in het kader van de controle op het geregeld schoolbezoek, hun rijksregisternummer mee te delen aan de school?

De school kan de leerlingen en/of hun ouders NIET verplichten hun rijksregisternummer mee te delen. De school heeft weliswaar een machtiging84) om het rijksregisternummer te gebruiken in het kader van de controle op het geregeld schoolbezoek, maar de leerlingen en/of de ouders zijn niet verplicht dit mee te delen, zoals uit art. 3, 3e lid van dit kb blijkt: “Het identificatienummer kan aan de schooldirecties meegedeeld worden door de betrokken personen zelf, door de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen of in rechte of in feite de minderjarige onder hun bewaring hebben, of door de afdeling Begroting en Gegevensbeheer, de Administratie Basisonderwijs, de Administratie Secundair Onderwijs, de Administratie Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek en de Administratie Permanente Vorming”. Indien de ouders of de meerderjarige leerling het rijksregisternummer niet willen of kunnen meedelen, dient de school dit schriftelijk aan te vragen bij Agodi85).

82)


83)

Aangiftemededeling, punt 2.1.4, en Bijlage 3, hoofdstuk 3, ST200405.

84)

Koninklijk besluit van 5 september 1994 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de afdeling Begroting en Gegevensbeheer en de Administraties Basisonderwijs, Secundair Onderwijs, Hoger onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek en Permanente vorming van het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse gemeenschap en tot gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de schooldirecties (BS 14 september 1994), zoals gewijzigd door het koninklijk besluit van 7 juli 2002 (BS 17 september 2002). Ministeriële omzendbrief SO 68 van 1 maart 2000 betreffende de leerplicht, punt 8. Http://www.ond.vlaanderen.be/edulex > rubrieken omzendbrieven > secundair onderwijs > leerplicht.

85)

Rondzendbrief SO 68 d.d. 1 maart 2000 betreffende de leerplicht, punt 8.2. Aanvragen te richten aan Ministerie van Onderwijs en Vorming, Agentschap voor Onderwijsdiensten – AgODi, Afdeling Scholen Secundair Onderwijs en DKO, Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel..

23 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

12.2

Mogen gegevensbestanden van leerlingen op het niveau van de scholengemeenschap met het oog op efficiëntie op basis van hun rijksregisternummer geordend worden?

Het antwoord op deze vraag verschilt naargelang de scholengemeenschap optreedt als verwerker van persoonsgegevens86) of als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens87).

12.2.1

De scholengemeenschap als verwerker van persoonsgegevens

Als verwerker van persoonsgegevens heeft de scholengemeenschap een louter uitvoerende taak. Als een soort onderaannemer van de betrokken schoolbesturen voert ze bepaalde taken uit met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van leerlingen en personeelsleden. Voor de verwerkingsdoelen waarvoor aan elk van de betrokken schoolbesturen een machtiging tot gebruik van het rijksregisternummer verleend is88), is ook de scholengemeenschap als louter verwerker van persoonsgegevens gerechtigd het rijksregisternummer te gebruiken. Uiteraard dient deze aanwending zich te beperken tot louter uitvoerende werkzaamheden die zich strikt binnen het kader van de verwerkingsdoelen situeren waarvoor de machtiging aan de betrokken schoolbesturen verleend is. Het efficiënt beheer van leerlingengegevens binnen de scholengemeenschap behoort als dusdanig niet tot de verwerkingsdoelen waarvoor de machtiging verleend is. Voor het efficiënt beheer van leerlingengegevens mag het rijksregisternummer derhalve niet gebruikt worden, noch door het schoolbestuur, noch door de scholengemeenschap. Toch lijkt het Sectoraal Comité voor het Rijksregister in een recente beraadslaging te aanvaarden dat het rijksregisternummer gebruikt wordt om inschrijvingen van dezelfde leerling in verschillende scholen te vermijden. In zijn motivatie89) plaatst het Comité dergelijke aanwending van het rijksregisternummer onder het verwerkingsdoel “controle op de inschrijvingen en controle op het geregeld schoolbezoek”. Binnen dit verwerkingsdoel mogen de schoolbesturen, en dus ook de scholengemeenschap als verwerker van persoonsgegevens in opdracht van deze schoolbesturen, het rijksregisternummer aanwenden.

12.2.2

De scholengemeenschap als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens

Als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens dient de scholengemeenschap zelf over een machtiging tot het gebruik van het rijksregisternummer te beschikken, vooraleer ze het rijksregisternummer van leerlingen mag gebruiken. Voor zover ons bekend, is aan geen enkele scholengemeenschap van het katholiek onderwijs zulke machtiging verleend. Een scholengemeenschap die over een rechtspersoonlijkheid beschikt, kan een aanvraag tot machtiging voor het gebruik van het rijksregisternummer voor efficiënt beheer van de leerlingengegevens indienen90). Dat geldt met name voor de scholengemeenschappen die de structuur van een koepel-vzw aangenomen hebben, of die één inrichtende macht vormen. Scholengemeenschappen die via een contract de structuur van een feitelijke vereniging aangenomen hebben, komen niet in aanmerking. Hierbij dient aangestipt te worden dat de kans dat aan scholengemeenschappen voor de genoemde toepassing een machtiging verleend wordt, zeer klein is. 86)


87)


88)


89)

Sectoraal comité van het Rijksregister, Beraadslaging RR nr. 33/2009 van 17 juni 2009, Overweging A.2. Http://www.privacycommission.be/nl > Beslissingen > Sectoraal comité van het Rijksregister > Machtigingen > 21-30 > Aanvraag van de Scholengemeenschap Sint-Gorik om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken teneinde inschrijving in meerdere scholen te vermijden (17 juni 2009, nr. 33/2009).

90)


24 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

12.3

In het kader van een convenant verstrekt het Fonds voor Vakopleidingen in de Bouwnijverheid (FVB) subsidies op basis van het aantal leerlingen in de studierichtingen bouw. Het FVB vraagt de school de namen, de adressen en de rijksregisternummers van deze leerlingen mee te delen. Mag de school deze gegevens meedelen?

Fondsen voor de bestaanszekerheid zoals het FVB beschikken over een machtiging91) om het rijksregisternummer binnen bepaalde voorwaarden als identificatienummer te gebruiken bij hun interne en externe betrekkingen. Ook de school heeft een machtiging om het rijksregisternummer te gebruiken, maar de context waarbinnen dit mag gebeuren, is duidelijk afgelijnd92): •

de controle op de inschrijvingen in een school en de controle op het geregeld schoolbezoek;

•

de follow-up van de studie- en schoolloopbaan van de leerling of student;

•

de rationalisatie van de bestaande gegevensopvragingen.

Binnen deze contexten mag de school bovendien het rijksregisternummer uitsluitend aan bepaalde diensten van het departement onderwijs van de Vlaamse gemeenschap doorgeven. Het FVB maakt daar uiteraard geen deel van uit. De school is dus NIET gemachtigd om de rijksregisternummers van leerlingen aan het FVB door te geven. Vanzelfsprekend is het FVB niet gerechtigd de school de voordelen die ze zou verwerven indien ze de rijksregisternummers zou doorgeven, te onthouden indien ze daar in overeenstemming met de wettelijke bepalingen niet aan meewerkt. De meest zuivere situatie bestaat er in dat de leerlingen zelf hun rijksregisternummer rechtstreeks, zonder tussenkomst van de school, doorgeven aan het FVB. De school informeert de leerlingen over de reden waarom het FVB het rijksregisternummer vraagt. Zij kan daartoe bijvoorbeeld een standaardformulier opstellen dat de leerlingen verder kunnen invullen en naar het FVB versturen zonder haar verdere tussenkomst. Sommige scholen ondervinden echter dat de leerlingen vergeten om hun rijksregisternummer door te geven. Om die reden wensen zij zelf tussen te komen. De volgende werkwijze kan dan, hoewel ze juridisch niet sluitend is, een oplossing bieden. Deze werkwijze is bovendien terug te vinden in het Globaal convenant bouw bso/tso (studiegebieden bouw, hout, koeling en warmte, glastechnieken en maritieme opleidingen)93): •

“In principe bezorgt de leerling zijn/haar persoonsgegevens aan het FVB. De praktische uitwerking van dit principe is als volgt:de school vraagt een schriftelijke toelating aan de leerling (indien minderjarig aan de ouders of wettelijke voogd) opdat de school de persoonsgegevens (inclusief rijksregisternummer) zou kunnen doorgeven aan het FVB;

•

nadat de school deze schriftelijke toelating ontvangen heeft, geeft ze de persoonsgegevens door aan het FVB via het webconvenant. Op het einde van het schooljaar duidt de school in het webconvent aan welke leerlingen geslaagd zijn;

•

het FVB gebruikt de verkregen gegevens voor de volgende toepassingen: – – –

de opvolging van de stage; de organisatie van het sectoraal veiligheidsexamen en het afleveren van het daaraan verbonden VCAattest; de organisatie van acties om de doorstroming van de jongere naar de sector te bevorderen;

91)

Koninklijk besluit van 23 oktober 1991 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen wat de Fondsen voor bestaanszekerheid betreft (Belgisch Staatsblad, 21 november 1991), art. 3.

92)

Koninklijk besluit van 5 september 1994 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen […], art. 1.

93)

Http://www.ond.vlaanderen.be/dbo > NL > Projecten > Onderwijs – Arbeidsmarkt > Globaal convenant bouw bso-

tso.pdf, blz. 5/27.

25 2004-12-13 – M-VVKSO-2004-107

– •

berekening of de jongere doorgestroomd is naar de bouwsector, opdat de jongere en in sommige gevallen de school, de sectorale doorstromingspremie zouden kunnen ontvangen;

het FVB bezorgt nooit deze persoonsgegevens aan derden, behoudens het uitdrukkelijk akkoord van de betrokkene.”

Indien de school het doorgeven van het rijksregisternummer via haar tussenkomst wenst te organiseren, is het dus belangrijk dat de leerling daarmee instemt. Het meest veilige is dat de leerling schriftelijke toestemming verleent. Het FVB moet zich engageren om het rijksregisternummer enkel te gebruiken voor de vooropgestelde doeleinden. De leerling moet er uiteraard vooraf van op de hoogte zijn welke die doelstellingen zijn.

12.4

Voor een bezoek aan een bedrijf met een hoog veiligheidsrisico dient de school op voorhand de rijksregisternummers van de deelnemende leerlingen en leraren mee te delen. Mag de school deze gegevens meedelen?

Zoals in punt 12.3 toegelicht, is de school niet gerechtigd het rijksregisternummer van leerlingen op te vragen, te gebruiken of door te geven buiten de context van de machtiging die bij kb94) vastgelegd is, zelfs niet indien het betrokken bedrijf over een machtiging beschikt om onder bepaalde voorwaarden het rijksregisternummer te verkrijgen. Indien het bedrijf over deze rijksregisternummers wenst te beschikken, moet het deze bij de houders zelf, i.c. de leerlingen, opvragen, bijvoorbeeld bij het begin van het bezoek.

94)

Koninklijk besluit van 5 september 1994 tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen […] (cfr. supra).

In deze mededeling gaan we in op een aantal vragen betreffende de privacywet 1) die ons geregeld door scholen voorgelegd worden

Recommend Documents