In contact met belanghouders! met zestien bewezen werkvormen voor corporaties
Inleiding Iedere corporatiebestuurder vraagt zich weleens af welke methoden er bestaan om contacten met belanghouders te managen. Want dat het belangrijk is om verbindingen aan te gaan met uw maatschappelijk partners weet u zo langzamerhand wel. Ons uitgangspunt is – in combinatie met al die andere denkbare communicatie methoden - steeds weer te achterhalen wat het doel van het houden van belang houdersbijeenkomsten is. Waarom of wanneer zou je stakeholdersmanagement willen inzetten? Wil je een vraagstuk ver kennen samen met de gemeente(politiek), zorginstellingen, welzijn of huurders organisatie? Of heb je voor ogen om een bepaald thema te verdiepen met behulp van die en andere partijen? Soms zou je als corporatie een belanghouders sbijeenkomst willen organiseren om de relatie te versterken of om je als maat schappelijk partner te verantwoorden.
Meestal is het antwoord een mix hiervan. Dan lijkt het maken van een keuze niet makkelijk, toch sluit het een het ander niet uit. In deze waaier leest u welke werkvormen corporaties bewezen succesvol nauwer in contact bracht met haar belanghouders. Op eenvoudige wijze laten we u zien op welke basis we onze werkvormen inzetten. Wat het doel ervan is, hoe de uitvoering gaat en wat het aan voorbereiding vraagt. Wij hopen dat dit overzicht u inspireert en motiveert om doelgericht met uw eigen belanghouders aan de slag te gaan en dat er nog vele bijzondere momenten met hen zullen volgen. Amanda Hogenes, Vannimwegen
Stakeholdersmanagement? - Waar praten we over? -W aarom en wanneer doe je het? - Wat doe je dan? - Om wie gaat het? - Welke rol geef je ze? - Hoe doe je dat? -W elke werkvormen kan je inzetten?
Waar praten we over? Stakeholdersmanagement… - Stakeholders = alle belanghouders van corporatie - Stakeholdersmanagement = sturingsinstrument - Belangen managen = verbinden - Opbouwen en onderhouden van een duurzame relatie met belanghouders, met rendement voor alle partijen. - Kwestie van samen aan de slag, halen en brengen, samen investeren, tot een ‘belangenbalans’ komen.
Waarom of wanneer doe je het?
Verkennen Koers bepalen Strategie/ beleid
Verdiepen Samenwerken Project/ thema
Versterken Functioneren Visitatie
Verantwoorden Tonen Realisatie
Nog een reden: de Governance Code Met principes over… - betrokkenheid belanghebbenden advies over jaarrekening, jaarverslag, strategie, beleid - rol van toezichthouders toetsend en aanwezig - periodiek overleg ten minste eenmaal per jaar visitatie om de vier jaar - mate van transparantie openbare verslaglegging
Wat doe je dan? Verkennen - Koers ophalen en bepalen - Strategische visie, Beleidsplan, Ondernemingsplan Verdiepen - Themagewijs; samenwerking concretiseren - Thematisch overleg, Projectgroep, Plan van Aanpak, Samenwerkings convenant Versterken - Functioneren beoordelen; voortgang bespreken; relatie verbeteren - Visitatie Verantwoorden - Resultaten tonen; zichtbaar en transparant over behaalde koers - Jaarverslag, Projectcommunicatie, Bijeenkomst binnen beleidsperiode
Om wie gaat het? Belanghouders - Maatschappelijke partners wonen, zorg, welzijn, politie, scholen, cultuur, etc. - Gemeente - Belangenvertegenwoordigers huurdervertegenwoordigers, ouderenbond, vrouwen, jeugd, winkeliers, etc. - Leveranciers
Bewoners - Huurders - Kopers - Bewonerscommissies - Woningzoekenden
Interne Organisatie - Toezichthouders (RvC) - Ondernemingsraad - Medewerkers
Welke rol geef je ze? De ene belanghouder is de andere niet… Wisselende mate van invloed: 1. B eslissen meebeslissen op beleid waarop invloed vereist is 2. B eïnvloeden participatie; input bij beleidskeuzes 3. B etrekken corporatie vraagt raad; meer dialoog dan participatie 4. B estuiven uitwisselen van kennis en expertise, zonder participatie 5. B eschouwen kijken naar elkaars ontwikkelingen, zonder participatie
1
2 3
4 5
Hoe doe je dat? reëer momenten voor start en warm C houden van relatie. - Als bewustwording van belanghouders voor keuzes corporatie. - Voor ophalen agenda belanghouders (aan de voorkant). - Ter verantwoording corporatiebeleid (aan de achterkant). odig, naar mate van invloed, N thematiek en aanleiding specifieke belanghouders uit. r zijn verschillende communicatie E middelen denkbaar - Jaarverslag, beleidsplan, thematisch verslag, projectcommunicatie, bilateraal of regulier overleg, website, en: specifieke bijeenkomst voor belanghouders Dat mag best prikkelend, uitdagend en leuk zijn!
Werkvormen Doel - Uitvoering - Voorbereiding Iedere werkvorm is op hoofdlijnen beschreven en gerangschikt naar de functie van de bijeenkomst: om te verkennen, te verdiepen, te versterken of te verantwoorden. Zie deze indeling vooral als suggestie. In de praktijk zijn de meeste werk vormen in verschillende fasen bruik baar en kiezen wij met onze klanten dikwijls voor mengvormen. Overigens verraadt het grote aantal verkennende methodes waar corporaties een bijeenkomst met belanghouders met onze inzet vaak voor gebruiken.
Meer informatie? Neem contact op met: Amanda Hogenes
[email protected] Saxen Weimarlaan 39 1075 BZ AMSTERDAM 020 – 676 69 02 www.vannimwegen.nl
ontwerp studio els zweerink
Met dank aan alle inspirerende collega’s en enthousiaste klanten!
