Deze keer een bijzondere editie van De Loods met maar één onderwerp: de bestuursstructuur en de samenstelling en omvang van bestuur, commissies e.d. Met uiteraard daarbij een overzicht van zwak of niet bezette plaatsen. Goed om onder de kerstboom nog eens te overdenken, en vooral te bedenken waar je zelf een bijdrage zou kunnen leveren. Groot of klein.
Het bestuur De afgelopen periode zijn we binnen het bestuur bezig geweest de verschillende portefeuilles eens kritisch te bezien. Op een gegeven moment hadden we dit jaar tien bestuursleden met uiteenlopende portefeuilles. Dat kan anders. We hebben besproken welke commissies noodzakelijk zijn om de vereniging goed te kunnen laten draaien. Niet alles hoeft immers op de schouders van bestuursleden te rusten. Beter van niet zelfs. Mits er voldoende commissies zijn die goed draaien, kunnen we naar onze mening met minder bestuursfuncties een goed werkend bestuur vormen. We hebben de verschillende bestuursfuncties opnieuw omschreven en teruggebracht naar in totaal zeven functies. Daarvoor hebben we sommige onderdelen van oude functies ondergebracht bij een andere bestuursfunctie, of zijn in zijn geheel ondergebracht in een commissie. Op deze wijze zijn een paar nieuwe benamingen van bestuursfuncties ontstaan. Grofweg hebben we een onderscheid gemaakt tussen bestuursfuncties die zich richten op alles wat met roeien te maken heeft, en functies die zich op overige zaken met betrekking tot de leden en de vereniging richten. De eerste groep hebben we onderverdeeld in een functie voor het junioren- en een functie voor het seniorenroeien. Het merendeel van de taken voor deze bestuursleden wordt uitgevoerd in de commissies die bij deze portefeuilles horen, en waarvan het desbetreffende bestuurslid deel uit maakt. Op dit moment zijn er drie vacatures in het bestuur: commissaris seniorenroeien, commissaris materiaal en commissaris leden. Voor de commissaris materiaal geldt dat er een materiaalcommissie is die het bestuurslid actief ondersteunt. Voor de commissaris seniorenroeien behoeft de organisatie van roei-evenementen nog aandacht, voor het overige zijn commissies en groepen die taken uitvoeren aanwezig en actief. Om als commissaris leden goed te kunnen functioneren is het nog nodig dat er een sociëteitscommissie komt. Zodra die commissie er is kan de commissaris leden goed uit de voeten. Voor de huidige bestuursleden Hedwig van de Ruit en Hans Imelman geldt het volgende: zij blijven actief in de instructiecommissie en in de soepcommisie maar zullen geen lid meer uitmaken van het bestuur, als het voorgestelde plaatje opgevuld is. Tot die tijd blijven zij lid van het bestuur. In bijgaande beschrijving van bestuursfuncties, commissies en taken, en het organigram is e.e.a. weergegeven. Op alle leden doen wij een dringend beroep te overwegen om je beschikbaar te stellen voor één van de genoemde functies. Wij kunnen niet functioneren zonder de inzet van iedereen. Op dit moment rust het besturen van de vereniging op te weinig schouders! Wie komt ons versterken?
Commissies Het was mooi nieuws dat onlangs twee belangrijke commissies weer uit de as zijn herrezen: de competitiecommissie en de instructiecommissie. Het is fantastisch dat er leden zijn die dit oppakten. Inmiddels is er ook een groep die de opvang van nieuwe leden ter hand gaat nemen, in nauwe samenwerking met de competitie- en de instructiecommissie. Daarmee zijn een paar grote knelpunten (behoud nieuwe roeileden, binding en ploegvorming) van het afgelopen jaar verholpen. Wat nog resteert is de vorming van een sociëteitscommissie, met als belangrijkste taak het weer op poten zetten van de Sociëteit, Ontspanning En Plezier, oftewel de SOEP. Als dit goed draait heeft het direct invloed op de sfeer binnen de vereniging, een dankbare klus dus! We brengen deze taak onder bij een commissie en niet meer bij een SOEPcommissaris. Daarvoor is de taak te omvangrijk, terwijl binnen een commissie de taken goed te verdelen zijn. Voor deze commissie zoeken wij een groepje leden die met elkaar de schouders er onder wil zetten om de SOEP weer leven in te blazen. Wie gaat de uitdaging aan? Zowel individuele leden als een hele roeiploeg zijn welkom. Veel dankbare leden is jullie beloning! Voor het overige zijn alle commissies voldoende bezet en zijn ze actief bezig, naar onze inschatting.
Werkgroepen en losse taken Op veel gebieden zijn werkgroepen of individuele leden actief om de vereniging draaiend te houden. Op sommige punten zouden we nog wat hulp kunnen gebruiken, zoals de organisatie van indoor- en outdoortraining, de organisatie van roei-evenementen en van overige evenementen. Dat laatste in nauwe samenwerking met de sociëteitscommissie. Ook voor deze taken zoeken we leden die de handen uit de mouwen willen steken. Veel tijd hoeft het allemaal niet te kosten, als iedereen een steentje bijdraagt is het voor ons allen goed te doen!
Tot slot Wij denken niet dat ons denken over de bestuursstructuur en –functies nu helemaal klaar en afgerond is. We kunnen ons voorstellen dat anderen er ideeën en meningen over hebben. De bijgaande stukken zijn dan ook geen eindproducten, maar vertolken een tussenstand. We sturen ze nu wel rond omdat we dringend behoefte hebben aan leden die komen helpen om de gaten te vullen. Bij die oproep hoort wel enige duidelijkheid over waar we behoefte aan hebben en hoe de vlag er nu bij hangt. Die duidelijkheid hopen we hiermee te geven. En we hopen dat het aanleiding is om er de komende tijd met elkaar over in gesprek te zijn. Waar en wanneer dan ook.
A. Bestuur Algemene Vergadering
B. Commissies C. (Zelfstandige) taken Financiële commissie
A Commissaris Juniorenroeien Rients v. Wijngaarden
B
Coach commissie
Commissaris Seniorenroeien
Secretaris
Voorzitter
Penningmeester
Marianne Goorhuis
Gerrit Corbijn
Rob v.d. Werff
Vacature
Competitie commissie
Examen commissie
Gebouw commissie
Commissaris Materiaal
Commissaris Leden
Vacature
Vacature
Materiaal commissie
Sociëteits Commissie Vacatures
Instructie commissie
C
Inschrijvingen wedstrijden Organisatie indoor/outdoor
Jeugdbestuur
Ouders
Aangepast roeien
Administratie leden
GRB Martini
Organisatie Waterwolf
Beheer kluisjes
Informatievoor. externe media
Organisatie roeievenementen
Organisatie media
Administratie boekhouding
Organisatie botentransport
Opvang/begeleiding (nieuwe) leden
Informatievoorz leden
Organisatie evenementen
Verhuur sociëteit
Onderhoud inventaris
A. B e s c h r i j v i n g i n h o u d b e s t u u r s f u n c t i e s (gele laag in schema, A) Voorzitter - verzorgt de externe bestuurlijke kontakten, vertegenwoordigt de vereniging naar buiten en voert de coördinatie van berichtgeving naar externe media - brengt bestuur/vereniging tijdig op de hoogte van essentieel bestuurlijke punten - is lid van de examencommissie - heeft toezicht op examencommissie op naleving reglement en organisatie van voldoende en kwalitatieve examens Zie verder ook het huishoudelijk reglement. Secretaris - verzorgt het proces van aanmelding – inschrijving – uitschrijving van leden - verzorgt het totaal beeld van leden, ereleden, leden van Verdienste en donateurs - brengt bestuur/vereniging tijdig op de hoogte van belangrijke berichten (post/email) - draagt zorg voor het jaarverslag; - draagt zorg voor het bijeenroepen van de algemene vergaderingen; - draagt zorg voor de bekendmaking van veranderingen en/of aanvullingen in statuten en reglementen - Voert eindregie over aparte taken als media, website, verenigingsmededelingen, beheer kluisjes, Zie verder ook het huishoudelijk reglement. Penningmeester - zorgt voor transparante, en actuele administratie en boekhouding - brengt bestuur/vereniging tijdig op de hoogte van financiële resultaten en risico’s - heeft de mogelijkheden onder zijn eindregie delen van admin./boekhouding uit te besteden - is lid van de gebouwencommissie Zie verder ook het huishoudelijk reglement. Commissaris materiaal - is lid van de materiaalcommissie en draagt eindregie over het vaarklaar zijn van de vloot (incl. aankoop, voorleggen meerjaren boten aanschafbeleid, dopen, uitbesteden onderhoud) - is op de hoogte van wensen van gebruik van materiaal, in afstemming met coachcommissie - heeft toezicht op organisatie van botentransport Commissaris juniorenroeien - is lid van het jeugdbestuur, - zit in afstemming met de commissaris senioren de coachvergadering voor - heeft in afstemming met commissaris senioren toezicht op inschrijvingen voor wedstrijden en evenementen of doet zelf de inschrijvingen - verleent in afstemming met commissaris senioren MPB’s - heeft toezicht op organisatie cursussen (zoals introductie/instructie, indoor, omsla, ..) en op jeugdwedstrijden en jeugdevenementen - is aanspreekpunt voor ouders in het algemeen en in het bijzonder voor hen die participeren in en om het roeien Commissaris seniorenroeien - zit in afstemming met de commissaris junioren de coachvergadering voor en verleent in afstemming MPB’s - heeft toezicht op de organisatie van instructiecursussen van leden en heeft toezicht op de competitiecommissie - heeft in afstemming met commissaris junioren toezicht op inschrijvingen voor wedstrijden en evenementen of doet zelf de inschrijvingen - heeft toezicht op de organisatie van roei-evenementen als de Waterwolf - is bestuurlijk aanspreekpunt voor roeien minder validen - is bestuurlijk aanspreekpunt voor groepsroeiers, toer en marathonroeiers
Commissaris leden - is lid van de sociëteitscommissie - stimuleert ledenbinding en maakt melding van (niet roei gebonden) evenementen - houdt toezicht op verhuur en gebruik van de sociëteit - houdt toezicht op de organisatie van de bardiensten en op de jaaragenda ledenactiviteiten van de vereniging.
B . B e s c h r i j v i n g i n h o u d c o m m i s s i e s (blauwe laag in schema, B) Gebouwcommissie (in portefeuille bij Penningmeester, lid) Zorgt voor een goede staat van onderhoud van de nagelvaste onderdelen van het gebouw en doet voorstellen aan het bestuur m.b.t. onderhoud en verbouwing/nieuwbouw. Examencommissie (in portefeuille bij Voorzitter, lid) a. Is verantwoordelijk voor de inhoud van de theorie- en praktijkexamens, en voor een goede organisatie ervan en is verantwoordelijk voor toezicht op het voorroeien b. Houdt contact met instructie commissie jeugd en senioren over de examens en de planning ervan houdt de roeibevoegdheden bij Materiaalcommissie (in portefeuille bij Commissaris materiaal, lid) a. Verzorgt het onderhoud van het varend materiaal en toebehoren (zoals bokjes, dweilen, etc.) b. Adviseert de commissaris materiaal over aankoop en verkoop van materiaal, en over meerjaren aanschafbeleid c. Organiseert botendoop Coachcommissie (in portefeuille bij Commissaris juniorenroeien en Commissaris seniorenroeien, één van beiden lid) a. Zorgt voor voldoende aanbod van coaches, zowel voor junioren als voor senioren b. Is verantwoordelijk voor de kwaliteit van alle coaches c. Koppelt coaches aan ploegen e. Heeft contact met materiaalcommissie over benodigdheden m.b.t. het varend materiaal Instructiecommissie (in portefeuille bij Commissaris juniorenroeien en Commissaris seniorenroeien, één van beiden lid) a. Organiseert de instructiecursus voor aspirant-leden zonder roei-ervaring, incl. zomercursus junioren b. informeert aanmelders bij aanmelding over termijnen en tijden van de cursussen c. Zorgt voor voldoende aanbod en kwaliteit van instructeurs d. Houdt contact met de examencommissie over planning van examens e. Zorgt voor een goede overdracht na examen aan de commissie ledenopvang Competitiecommissie (in portefeuille bij Commissaris seniorenroeien, lid) a. Organiseert de ploegvorming t.b.v. het competitieroeien en het koppelen van stuurtjes en coaches aan de ploegen b. Geeft ondersteuning aan skiffeurs die deel willen nemen aan wedstrijden c. Zorgt ervoor dat alle competitieroeiers op de hoogte zijn/blijven van de (on-)mogelijkheden op dit gebied (deelname wedstrijden) d. Houdt actief contact met de ploegen en skiffeurs en is aanspreekpunt voor hen op gebied van ploegvorming en competitiemogelijkheden Sociëteitscommissie (in portefeuille bij Commissaris leden, lid) a. Is verantwoordelijk voor de tot standkoming van het rooster voor de bardiensten en zorgt dat er voldoende SOEP’ers zijn b. Draagt zorg voor een deugdelijke administratie van de SOEP c. Stelt jaarlijks een programma van evenementen op en organiseert de uitvoering ervan in overleg met de sociëteitscommissie. d. Is verantwoordelijk voor het onderhoud van de inventaris (roerend goed)
C. Beschrijving inhoud aparte taken/werkgroepen (roze laag in schema, C) Informatievoorziening leden (onder beheer van Commissaris leden) Organiseert, in afstemming/samenwerking met de webredactie, de inhoud van de Loods en website aangaande de niet-roei gebonden ledenactiviteiten en verzorgt aankondigingen van evenementen. Werkgroep ledenopvang (onder beheer van Commissaris leden) a. Informeert cursisten na hun examen over de roeimogelijkheden bij de Hunze en zorgt voor een goede opvang van cursisten na het examen b. Houdt contact met de leden over hun wel en wee op de Hunze totdat zij een goede plek/groep hebben gevonden c. Houdt contact met leden die niet/weinig in beeld zijn Maratoergroep (onder beheer van Commissaris seniorenroeien) a. Coördineert de organisatie van en deelname aan toertochten en marathons b. Beheert het materiaal voor toertochten en zorgt, in overleg met de materiaalcommissie, voor de kwaliteit van het materiaal. Aangepast roeien (onder beheer van Commissaris seniorenroeien) a. intern en extern aanspreekpunt voor de minder valide roeiers b. Organiseren van de daaruit voortkomende activiteiten c. Coördinatie met Commissaris materiaal Werkgroep Waterwolfcommissie (onder beheer van Commissaris seniorenroeien) Organiseert de jaarlijkse Waterwolfmarathon, incl. PR Webredactie (onder beheer van Secretaris) Zorgt voor up to date zijn van de website en voor een duidelijke en aantrekkelijke structuur van de website. Loodsredactie Zorgt voor maandelijks uitbrengen van de Loods Loods- en webredactie verzorgen onderlinge afstemming. Beheer kluisjes (onder beheer van Secretaris) a. Houdt beheer over de kluisjes (en sleuteltjes) in de kleedkamers en het botenhuis. b. Geeft mutaties door aan Secretaris en Penningmeester Botentransport (onder beheer van Commissaris materiaal) Organiseert het botentransport t.b.v. wedstrijden en andere roei-evenementen, in overleg met de Commissaris junioren en de Commissaris senioren en Commissaris materiaal. Jeugdbestuur (onder beheer van Commissaris juniorenroeien) Organiseert activiteiten voor de junioren
