BELEIDSPLAN 2015 - 2016 Voorzitter
Jorben Sprong
Secretaris
Saskia Monen
Penningmeester In & Externe Zaken Technische Zaken
Helen Nieuweboer Martijn van der Star Rens Harteveld
Inleiding Dit beleidsstuk dient als specificatie van de plannen van het elfde bestuur van D.S.T.V. Obvius. Het bevat een verduidelijking van de plannen van dit jaar en de volgende jaren. Het beleid bouwt voort op het beleid dat de afgelopen jaren is gevoerd en het meerjarenplan dat vorig jaar is opgesteld. Het beleidsplan is onder meer een hulpmiddel voor het bestuur om gericht haar taken uit te voeren. Het beleid vormt de rode draad in de ontwikkeling van de vereniging. Leden en derden kunnen het beleid en afsluitend jaarverslag inzien voor informatie met betrekking tot de ambities en prestaties van de vereniging. In artikel 3 lid 1 en 2 van de Statuten staat het doel van de vereniging vermeld: 1. De vereniging heeft als doel het beoefenen en bevorderen van de tennissport binnen het verband van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (hierna: KNLTB) 2. Zij tracht dit doel onder meer te bereiken door: a. aan te sluiten bij de KNLTB; b. het geven van gelegenheid tot het beoefenen van het tennisspel; c. het vormen van een band tussen haar leden; d. het maken van reclame voor het tennisspel; e. het vertegenwoordigen van haar leden tegenover de KNLTB; f. het nemen van maatregelen, die kunnen leiden tot het verhogen van het spelpeil van de leden van de vereniging; g. het uitschrijven van en deelnemen aan wedstrijden, speciaal ook door het deelnemen aan de door de KNLTB georganiseerde competities; h. het verbreiden van de regels van het tennisspel onder de leden; i. alle wettig geoorloofde middelen die de vereniging verder ten dienste staan;
1
j. al hetgeen te dezer zake nader is omschreven in het na te noemen Huishoudelijk Reglement. Een belangrijk aandachtspunt in het beleid van de vereniging is de investering in de kwaliteit van het tennisspel van haar leden. Minstens zo belangrijk is het doel een onafhankelijke studententennisvereniging met niet-verplichtende karakter te zijn. Dit houdt in dat leden vrij zijn hun activiteit in de vereniging te bepalen. De algemene bepalingen in dit beleidsplan zullen de abstracte doelstellingen bevatten die op langere termijn moeten leiden tot het bereiken van het bovengenoemde statutaire doel. De concrete aanpak om het bovengenoemd statutair doel te bereiken wordt in dit beleidsstuk behandeld. Deze aanpak heeft voornamelijk betrekking op het komende verenigingsjaar. Het beleidsplan is opgedeeld in vijf hoofdcategorieën: A. De vereniging in het algemeen B. De relatie van de vereniging met haar leden C. De relatie van de vereniging naar buiten D. De tennistechnische zaken E. Het financiële beleid In dit beleidsplan is als bijlage de organisatiestructuur opgenomen. Dit is een weergave van alle commissies en hun relatie tot het bestuur. In het bestuursjaar 2015-2016 zijn de belangrijkste aandachtspunten als volgt: ● De finetuning van Unit Sport een positieve draai geven ● Een interne competitie opzetten ● Als eerste bestuur ooit een verenigingsreis organiseren naar het Nederlands Studenten Kampioenschap
2
A. De vereniging in het algemeen 1. Statuten De statuten blijven ongewijzigd. In het geval een wijziging noodzakelijk is, kan deze na overleg doorgevoerd worden. 2. Huishoudelijk Reglement Tijdens de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering kan een reglementswijziging worden voorgesteld. Dit dient te gebeuren indien het beleid op structurele gronde afwijkt van het Huishoudelijk Reglement. 3. Sportkaart Unit Sport eist dat ieder lid van Obvius een sportkaart bezit. Indien dit niet het geval is, wordt het lid gecontacteerd om hem te wijzen op de sportkaartverplichting. 4. Ledenverhouding Het percentage studenten in de vereniging zal te allen tijde hoger dan 80 procent zijn. Indien wordt gevonden dat een lid geen student meer is, zal het betreffende lid worden verzocht om ondersteunend lid te worden of zich uit te schrijven. Omdat maximaal 20 procent van de vereniging uit ondersteunende leden zal bestaan, zou dit eerste ervoor kunnen zorgen dat het ondersteunend lid dat het langst lid is zijn lidmaatschap zal verliezen. Op deze manier blijft de identiteit van een studententennisvereniging gewaarborgd.
3
B. De relatie van de vereniging met haar leden 1. Communicatie Er zal worden gestreefd naar een optimale communicatie binnen de vereniging. Dit wordt ondersteund door de website en de maandelijkse nieuwsbrief. Daarnaast is er voor de informatievoorziening een pagina op Facebook. Op deze facebookpagina zijn slechts Obvius- en tennisgerelateerde zaken toegelaten. Website Belangrijke aandachtspunten van de website zijn de open agenda, nieuwsberichten en foto’s. De website wordt het hoofdmedium van Obvius, alle actualiteiten worden geüpdatet. Er wordt dit jaar na elke competitiedag een stukje op de site geschreven met hierin de resultaten van de hoogste competitieteams en aandacht voor bijzondere prestaties van andere teams (zie meerjarenplan). Hiermee hopen wij de informatievoorziening voor zowel leden als niet leden van Obvius te verbeteren en te centraliseren. Het streven is ook om het verenigingsjaar in beeld te brengen met een compilatiefilm. Om de site ook later nog te kunnen veranderen wordt er dit jaar een witboek gemaakt, waardoor meerdere mensen dit snappen. Nieuwsbrief De nieuwsbrief zal worden verstuurd met als doel om alle leden op de hoogte te houden van wat er binnen de vereniging speelt. In de eerste week van iedere maand zal deze worden verzonden. De nieuwsbrief zal beginnen met een samenvatting en inhoudsopgave, gevolgd door een uitgebreider verslag. Sponsoren komen aan de zijkant te staan.
4
Verenigingsmail De verenigingsmail zal uitsluitend gebruikt worden als het grote activiteiten betreft. Voorbeelden hiervan zijn de Davis Cup, het verenigingsweekend, trainingen, competitie en het NSK. Op deze manier zal het gevoel van spam worden ontlopen en blijven de leden de e-mails lezen. Mocht het door de leden toch als spam worden ervaren, dan bestaat er de mogelijkheid om je via de mail af te melden voor de verenigingsmail. Agenda In het elfde bestuursjaar zal er een open digitale agenda beschikbaar zijn. Deze agenda kan worden geïmporteerd in een persoonlijke digitale agenda, zodat leden gemakkelijk rekening met activiteiten kunnen houden in hun eigen planning. Feedback Dit jaar zal er halfjaarlijks een enquête naar de leden worden verzonden. Deze enquête zal gaan over de activiteiten die zijn geweest en over de komende activiteiten. Nieuwe en late leden Commissies worden gevraagd openheid te tonen naar nieuwe leden toe. Leden die pas lid worden na de introductie-activiteiten zullen persoonlijk worden benaderd en worden dan gestimuleerd om activiteiten te bezoeken. Dit jaar wordt elk nieuw lid toegewezen aan ‘coaches’, dit is een actieve en enthousiaste Obvii van ongeveer hetzelfde tennis niveau die zo de nieuwe leden stimuleert om deel te nemen aan activiteiten. 2. Algemene activiteiten Door het jaar heen worden verschillende activiteiten georganiseerd om de band tussen leden te versterken. Planning
5
Er wordt op tijd een jaarkalender gemaakt waarop alle activiteiten worden ingedeeld. Deze worden in de openbare digitale agenda geplaatst. Op deze agenda kunnen leden zich abonneren, zodat zij er rekening mee kunnen houden met het plannen van eigen afspraken. Gezelligheidsactiviteiten Na elke eerste training van de trainingsperiodes wordt een trainingsborrels gegeven, opdat leden elkaar beter leren kennen. Verder vindt er maandelijks één vaste borrel plaats in Grand Café de Sjees (zie B3), daarnaast wordt er dit jaar, na aanleiding van de enquête, een open feest georganiseerd (zie B4). Overige activiteiten die dit jaar weer plaatsvinden zijn: de afsluitingen van de competities en de Dies. De Activiteitencommissie zal zich hier gedurende het jaar mee bezighouden. Tennisactiviteiten Naast borrelactiviteiten worden ook tennis gerelateerde activiteiten georganiseerd. Hieronder vallen onder andere het introductietoernooi, TC-toernooi, interne competitie, de clubkampioenschappen, het familietoernooi en het Open Toernooi. Uitstapjes Het bekijken van tenniswedstrijden op toernooien behoort ook tot de activiteiten. Dit jaar wordt een bezoek gebracht aan de Davis Cup (enkel en alleen wanneer deze plaats vindt in Nederland), het NSK en Roland Garros (zie B5). In de zomer wordt een toernooi van een andere tennisvereniging bezocht. 3. Borrels In Grand Café de Sjees worden borrels georganiseerd door de Activiteitencommissie, zodat leden elkaar beter leren kennen buiten de tennisbaan. Deze borrel wordt maandelijks gehouden op woensdag en is opgenomen in de digitale agenda. Een borrel kan op een andere locatie worden gehouden indien er een speciale reden voor is. Eens per kwartaal vindt een themaborrel plaats.
6
Themaborrels vinden indien mogelijk plaats in de bovenruimte van Grand Café de Sjees. Leden krijgen bij Grand Café de Sjees korting op bier, wijn en fris op vertoon van hun KNLTB-pas. Een aanwezigheid van om en nabij de 55 leden is het streven. 4. Feesten Naar aanleiding van de enquête, waarin de vraag werd gesteld of onze leden in plaats van een borrel ook wel eens een zin hadden in een groter feest, werd er enthousiast gereageerd. Daarom hebben wij besloten om, naast het Groenfeest en de Diës, dit jaar een open feest te geven. Dit feest zal de plaats in nemen van een normale borrel. Wanneer het feest een succes is, houden wij de mogelijkheid open om eventueel in samenwerking met Qravel nog een feest te organiseren. 5. Roland Garros Ook dit jaar wordt er getracht een reis naar Roland Garros te organiseren. Het elfde bestuur zal de organisatie op zich nemen. Er wordt gestreefd om dit samen met zusterverenigingen te organiseren. Dit voor de gezelligheid en zo kunnen ook de reiskosten worden verlaagd. 6. NSK Dit jaar wordt er voor het eerst deelgenomen aan het Nederlands Studenten Kampioenschap (NSK), het elfde bestuur zal de organisatie op zich nemen. Op het NSK strijden elk jaar alle studentenverenigingen om de eer van Nederlands studenten kampioen. 7. Wintersport Dit jaar zal er een wintersportreis vanuit de vereniging worden georganiseerd. Deze vindt plaats in de voorjaarsvakantie. Hiervoor wordt een commissie samengesteld bestaande uit drie leden en een QQ’er. De financiële aansprakelijkheid voor de kosten die hiervoor
7
worden gemaakt ligt bij de leden zelf. 8. Interne competitie Met de interne competitie willen het algemene tennisniveau van onze leden bevorderen. Deze competitie zal plaats gaan vinden in de 11 trainingsweken tussen beide competities in. Door de leden in deze 11 weken meer te laten tennissen en in wedstrijdvorm tegen elkaar te laten spelen, willen wij het wedstrijdniveau te verbeteren. Het doel is om hiermee de vorm van de ‘piramide’, de verdeling van de speelsterktes van de leden, te verbeteren. De Technische Commissie is verantwoordelijk voor de organisatie. 9. TC-toernooien Afgelopen jaren zijn er vele succesvolle TC-toernooien georganiseerd. Ook komend jaar worden deze toernooien weer georganiseerd. Het blijven vrije toernooien. Dit jaar zullen er echter, door de interne competitie, minder TC-toernooien plaats vinden. De Technische Commissie is verantwoordelijk voor de organisatie. 10. Commissies Het is belangrijk dat leden worden betrokken bij de vereniging. Daarom is de zittingstermijn van vrijwel elke commissie maximaal één jaar. Er wordt een uitzondering gemaakt indien er een gebrek aan belangstelling is voor een bepaalde commissie. De zittingstermijn geldt niet voor de Adviescommissie en Kascommissie op basis van artikel 11 van het Huishoudelijk Reglement en artikel 11 lid 4 van de Statuten. Ook kan de termijn langer zijn indien het bestuur noodzaak ziet om kennis binnen de commissie te behouden. In bijvoorbeeld de Open Toernooicommissie, Websitecommissie, Sponsor Commissie en de Technische Commissie zou dit het geval kunnen zijn. Commissies worden geïnstalleerd bij de ALV en dienen daarom ook bij de ALV aanwezig te doen. 11. QQ Een Qualitate Qua (QQ’er) zal worden aangewezen aan iedere
8
commissies. Dit is ten minste één bestuurslid. De QQ’er zorgt voor de communicatie tussen commissie en bestuur en controleert of de commissie goed functioneert.
9
C. De relatie van de vereniging naar buiten 1. OWee Tijdens de OWee wordt de vereniging gepromoot om nieuwe leden te werven. De Introductiecommissie voert deze taak uit. Het doel is om leden te werven die vooral geïnteresseerd zijn in tennis. 2. Competitieshirt Het type competitieshirts van de mannen en vrouwen wordt behouden. Ieder lid dient een shirt te kopen om mee te doen aan de competitie. De eis van het sportcentrum, zoals beschreven in artikel 2 van het Huishoudelijk Reglement, wordt zo nageleefd. Competitiespelers die al een shirt met een TU Delft logo hebben, wordt de mogelijkheid geboden om het shirt te weigeren. 3. Unit Sport Unit Sport van de TU Delft is een belangrijke partner van Obvius. Er is een sponsorcontract opgesteld dat de wederzijdse afhankelijkheid specificeert. Er zal naar worden gestreefd om eens in de zes weken een overleg te plegen met de sportcoördinator. 4. Oud-leden Voor de Dies worden ook oud-leden uitgenodigd. Bij deze uitnodiging zal tevens een nieuwsbrief en samenvatting van het jaar worden gevoegd, zodat oud-leden op de hoogte blijven van wat er zich binnen Obvius afspeelt. 5. Sponsorcommissie De Sponsorcommissie wordt dit jaar gestimuleerd om met een duidelijker plan te komen met betrekking tot sponsoring. Ook zal de
10
commissie zich gaan richten op de begeleiding van andere commissies in het vinden van sponsoren. Een doel is om sponsoren meer betrokken te houden, zodat zij meer inzicht hebben in het gebruik van hun sponsorgeld. Een ander doel is om voor meerdere jaren een hoofdsponsor te vinden voor het Open Toernooi. Er wordt naar gestreefd dat een lid van de sponsorcommissie ook plaats neemt in de Open Toernooi commissie. Daarnaast moeten er sponsoren worden gevonden voor het hoogste mix- en herenteam. Er wordt voor deze teams gestreefd trainingspakken te faciliteren. 6. Zusterverenigingen Om het contact met de zusterverenigingen te verbeteren worden deze uitgenodigd op de constitutieborrel van Obvius. Daarnaast worden ook andere gelegenheden gezocht om de relatie te verbeteren. Met zusterverenigingen zal onder andere een uitwisseling worden gedaan, zodat er wordt geoefend voor de voorjaarscompetitie. Het doel is om vooral de banden met Qravel te versterken, maar natuurlijk staan wij open voor contact met andere verenigingen. 7. KNLTB Minimaal twee keer per jaar wordt een overleg gehouden met de KNLTB over de gebeurtenissen betreffende de vereniging. Dit gebeurt om de samenwerking en communicatie goed te laten verlopen.
11
D. De tennistechnische zaken 1. Trainingen Aankomend jaar zullen de trainingen worden verdeeld in drie periodes, waarin in elk 13 weken training zal worden gegeven, met uitzondering van de winterperiode, waarin 11 weken training zal worden gegeven. De verenigingstrainers zullen gedurende alle periodes vier uur per week op zich nemen. In de eerste en laatste periode, de periodes tijdens de competities, worden er door Unit Sport negen trainingsuren verzorgd. In de tussenperiode wordt er een trainer betaald voor zes uur training per week. Dit zorgt ervoor dat de trainingsbijdrage dit jaar omhoog moet worden gesteld naar €5,- om zorg te dragen voor de kosten. Door de vermindering in uren, zal er misschien voor de hoogste 3 trainingsgroepen geen gecertificeerde trainer aanwezig zijn. Wij bieden hen echter wel de mogelijkheid om elke week een training te volgen, dus er wordt gezorgd voor een baan en goede tennisballen. Dit jaar wordt er getracht een uur conditietraining per week te organiseren, welke bedoeld is voor de hogere trainingsgroepen, maar waaraan elk geïnteresseerd lid deel kan nemen. 2. Aanwezigheid bij trainingen In artikel 2 van het Huishoudelijk Reglement staat vermeld dat leden verplicht zijn zich af te melden voor trainingen indien zij niet komen. Dit dient vóór 15:00 uur te gebeuren op de dag waarop de training is. Een lid moet zich afmelden via de website. Zodra de Technische Commissie van mening is dat een lid zich te vaak afmeldt, wordt het lid benaderd. Te vaak afmelden kan leiden tot uitsluiting van de training in het volgende kwartaal. Indien een lid zich niet tijdig afmeldt, kan dit leiden tot boetes, zoals beschreven in artikel 2 van
12
het Huishoudelijk Reglement. Door middel van de reservelijst worden zo veel mogelijk open plekken in de trainingen opgevuld. 3. Indeling trainingen De Technische Commissie is dit jaar naar aanleiding van de vele veranderingen en het meerjarenplan uitgebreid. De Technische Commissie maakt de trainingsindeling onder leiding van de Commissaris Technische Zaken. Er wordt bij de indeling van een lid rekening gehouden met: - actuele speelsterkte; - tennisniveau als ingeschat door de Technische Commissie; - advies van trainers van Unit Sport; - soort lidmaatschap bij Obvius; - beschikbaarheid en opkomst bij voorgaande trainingen; - de competitieindeling; - de voorkeur die het lid zelf opgeeft. De trainingen zullen worden ingedeeld met maximaal vijftien personen per uur op drie banen. 4. Feedback op trainingen Iedere trainingsperiode wordt afgesloten met een evaluatie door de trainers en Technische Commissie. De feedback die trainende leden hebben gegeven aan de commissie zal daarbij aan bod komen. 5. Competitie Elk regulier lid van de vereniging wordt de mogelijkheid geboden om competitie te spelen. Ondersteunende leden krijgen enkel toegang zodra er plekken vrij zijn. Er wordt gestreefd naar het behoud van het derde klasse mixteam op zondag. Daarnaast wordt getracht het derde klasse herenteam op zondag te behouden. Deze teams worden ingedeeld naar inzicht van de Technische Commissie. Dit komt voort uit het doel om zowel mannen als vrouwen de mogelijkheid te bieden in een team te spelen van hoog niveau.
13
6. VCL Drie leden zullen de cursus Verenigings Competitieleider (VCL) hebben gevolgd, zodat deze qua werklast goed kunnen worden verdeeld over beide competitiedagen. 7. Open Toernooi Er wordt ook dit verenigingsjaar een Open Toernooi georganiseerd. Ook dit jaar is een aandachtspunt van dit toernooi de bezetting van de hoogste categorie, zoals beschreven in het meerjarenplan. Wanneer er dit jaar een sponsor gevonden wordt voor de trainingspakken, hopen wij dat dit de aandacht trekt van goede spelers. Daardoor wordt het Open Toernooi meer op de kaart gezet in de regio Den Haag en zorgt dat voor een betere bezetting van de hoogste categorie. Het zal een toernooi op actuele rating worden en wordt georganiseerd door de hiervoor aangestelde commissie. 8. VTL Het Open Toernooi vereist een Verenigings Toernooileider (VTL). Er wordt dit jaar op toegezien dat twee leden deze cursus hebben gevolgd.
14
E. Het financiële beleid 1. Commissies Iedere commissie met een budget wordt gevraagd om een begroting te maken. Deze wordt aan het bestuur doorgegeven. Om dit proces goed te laten verlopen, is voor iedere commissie een format gemaakt voor een begroting. Op deze manier zijn de budgetten duidelijk en overzichtelijk voor de penningmeester van het bestuur. 2. Maandelijkse incasso De vergoeding van elke activiteit zal binnen twee maanden worden geïncasseerd. De aankondiging voor de incasso zal een week van tevoren worden verstuurd via de mail. De afschrijving zal na de storting van de studiefinanciering plaatsvinden. 3. Specificatie incasso Het is belangrijk dat voor de leden duidelijk is waaruit het bedrag van de incasso is opgebouwd. Hierover wordt inzicht gegeven in de mail. Ook kunnen leden inloggen op de website en er een specificatie van vinden. Daarnaast kan op de website de betaalstatus gevonden worden.
15
4. Algemene reserve De afgelopen jaren is er een gezonde algemene reserve opgebouwd van meer dan tienduizend euro. Deze reserve biedt een steeds grotere mogelijkheid om een deel hiervan in de toekomst te besteden aan een ruimte voor opslag of activiteiten van de vereniging. Indien er een uitgave gedaan wordt, zal er gestreefd worden de reserve groot genoeg te houden voor grote onverwachte tegenslagen.
16
17
