Implementatie van een organisatiebreed elektronisch dossierbeheer, gebaseerd op de concepten van een MID-Office Aanvraag tot deelneming Opdracht van aanneming van diensten
Implementatie van een organisatiebreed elektronisch dossierbeheer, gebaseerd op de concepten van een MID-Office
1. Gemeente Kapellen
Aanvraag tot deelneming
Antwerpsesteenweg 130 2950 Kapellen Dossierverantwoordelijke Marc Vandenborne Tel. 0498/82.92.90 Kapellen@topconsultants. be
1
2
Wijze van gunnen: Onderhandelingsprocedure met bekendmaking bij de aanvang van de procedure.
Gemeente Kapellen
-
Bestek nummer: ICT.2013.002
ICT.2013.002 – Versie 2
Opdrachthouder
Inhoudstabel 1.
Gemeente Kapellen .................................................................................................................. 1
1.
Algemene inlichtingen.............................................................................................................. 4
ICT.2013.002 – Versie 2
2.
1.1.
Aanbestedende overheid ................................................................................................ 4
1.2.
Voorwerp van de opdracht.............................................................................................. 4
1.3.
Prijsvaststellingen & -herziening ..................................................................................... 5
1.4.
Gunningsprocedure ......................................................................................................... 5
1.5.
Indiening en opening van de aanvragen tot deelneming ................................................ 5
1.6.
Informatie-inwinning ....................................................................................................... 6
1.7.
Vorm van de aanvraag tot deelneming ........................................................................... 6
Algemene bepalingen............................................................................................................... 7 2.1.
Identificatie...................................................................................................................... 7
2.2.
Onderaanneming ............................................................................................................. 7
3.
Uitsluitingcriteria ...................................................................................................................... 9
4.
Context ................................................................................................................................... 11
5.
4.1.
Inleiding ......................................................................................................................... 11
4.2.
Lange termijn projectmissie .......................................................................................... 11
4.3.
Strategisch concept ....................................................................................................... 12
4.4.
Doorgroeipad................................................................................................................. 12
4.5.
Projectafbakening voor onderhavig bestek................................................................... 13
4.5.1.
Binnen het strategisch concept............................................................................. 13
4.5.2.
Conversies ............................................................................................................. 14
4.5.3.
Import & Integraties.............................................................................................. 14
4.5.4.
Fase 1: Proof Of Concerpt ..................................................................................... 14
4.5.5.
Fase 2: Automatisering prioritaire bedrijfsprocessen ........................................... 15
4.6.
Technologische architectuur ......................................................................................... 17
4.7.
Uitgebreide omschrijving .............................................................................................. 17
Kwalitatieve selectiecriteria ................................................................................................... 18 5.1.
2
Financiële en economische draagkracht ....................................................................... 18
5.1.1. Voor bvba, nv’s en andere rechtsvormen die onderworpen zijn om hun cijfers te publiceren .............................................................................................................................. 18 5.1.2. Voor zelfstandigen en rechtsvormen dien niet onderworpen zijn om hun cijfers te publiceren .............................................................................................................................. 18
Technische bekwaamheid ............................................................................................. 18
5.2.1.
Aanpak, knowhow en bekwaamheid van het personeel .............................................. 20 Referenties ............................................................................................................ 20
3
2
5.3.2.
-
5.3.
Productinformatie ................................................................................................. 18
ICT.2013.002 – Versie 2
5.2.
1. Algemene inlichtingen 1.1. Aanbestedende overheid De diensten worden uitgevoerd voor rekening van: Gemeente Kapellen Antwerpsesteenweg 130 2950 Kapellen
1.2. Opdrachtgevende besturen
ICT.2013.002 – Versie 2
Volgende instanties kunnen optreden als opdrachtgevend bestuur: Gemeente Kapellen Antwerpsesteenweg 130 2950 Kapellen En OCMW Kapellen Antwerpsesteenweg 51/2 2950 Kaellen
1.3. Voorwerp van de opdracht De opdracht is een aanneming van diensten. Het betreft een resultatenverbintenis: de dienstverlener stelt de ingezette middelen op zijn verantwoordelijkheid voor met het doel het beoogde resultaat te bereiken. De opdracht bestaat uit volgende delen: Opdracht: Programma 1: o
4
Fase 1: Proof Of Concept (POC)
Module 1: Dossierficheregister
Module 2: Documentendatabank, basis exclusief security
Module 3: Relatiebeheer, basis exclusief security
Module 4: Document- & Workflowmanagementsoftware ten behoeve van: o
o
Module 4A: Besluitvormingsprocessen
Fase 2: Automatisering prioritaire processen
Module 2: Inrichting security voor de Documentendatabank
Module 3: Security voor het Relatiebeheer
Module 4: Document- & Workflowmanagementsoftware ten behoeve van: o
Module 5: Integratie o
Module 5A: Integratie softwarepakket “Ruimtelijke Ordening en Leefmilieu” van de firma Remmicom
o
Module 5B: Integratie 3P Software (opvolging overheidsopdrachten) van de firma 3P.
o
Module 5C: Integratie IntelliStamp
Module 6: web-ontsluiting Module 4 Module 7: Digitale Archivering (life cycle management) Programma 3: Andere bedrijfsprocessen als mogelijke uitbreidingsopdrachten (bvb facilitaire bedrijfsprocessen).
1.4. Prijsvaststellingen & -herziening Conform artikel 13§1 zal deze opdracht gegund zal worden, hetzij deels tegen terugbetaling (prijslijst), hetzij deels tegen forfaitaire prijzen. Conform artikel 20§1 is prijsherziening op grond van prijsevoluties op basis van uurlonen van het personeel en de sociale lasten toegestaan, evenals op evoluties op wisselkoersen.
1.5. Gunningsprocedure Overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden, vermeldt in het bestek, zal door middel van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking bij de aanvang van de procedure de opdracht gegund worden aan de inschrijver met de voordeligste regelmatige offerte. Conform artikel 136 zal de opdracht via een raamovereenkomst met één dienstverlener gegund worden voor de uitbreidingsopdrachten, zoals deze voorzien zijn in programmas 2 en 3.
1.6. Indiening en opening van de aanvragen tot deelneming De aanvragen tot deelneming moeten worden ingediend op het volgende adres:
5
-
Programma 2: Mogelijke uitbreidingsopdrachten:
2
Deeloplevering: Methodiek analyse processen. ICT.2013.002 – Versie 2
Module 4B: Automatisatie van de post, meldingen en klachten
Gemeente Kapellen T.a.v. Sofie Claes Antwerpsesteenweg 130 2950 Kapellen en dienen toe te komen uiterlijk op donderdag 7 november 2013 om 15u30. Volgende modaliteiten dienen hierbij in acht genomen te worden: (1) De aanvraag tot deelneming wordt geschoven in een definitief gesloten dubbele omslag waarop is vermeld: (2) AANVRAAG TOT DEELNEMING: NIET OPENEN;
ICT.2013.002 – Versie 2
(3) ICT.2013.002 Implementatie van een organisatiebreed elektronisch dossierbeheer, gebaseerd op de concepten van een MID-Office Opening 7/11/2013 – 15u30. (4) Bij de inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres dat in de gepubliceerde aankondiging van opdracht is aangegeven en met de vermeldingen: AANVRAAG TOT DEELNEMING: NIET OPENEN ICT.2013.002 Implementatie van een organisatiebreed elektronisch dossierbeheer, gebaseerd op de concepten van een MID-Office Opening 7/11/2013 – 15u30 (5) Een kandidatuurstelling die te laat toekomt, wordt slechts in aanmerking genomen voor zover de aanbestedende overheid aan de aannemer nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing en de aanvraag tot deelneming ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de aanvragen bij de post als aangetekende zending is afgegeven.
1.7. Informatie-inwinning Door deze inschrijving wordt het bestuur gemachtigd alle nuttige inlichtingen van technische, financiële of morele aard in te winnen bij officiële instellingen en opgegeven klanten, betreffende de ondergetekende(n) (of de vennootschap) die inschrijft.
1.8. Vorm van de aanvraag tot deelneming 6
Een kandidatuurstelling die te laat toekomt, wordt slechts in aanmerking genomen voor zover de aanbestedende overheid aan de aannemer nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing en de aanvraag tot deelneming ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de aanvragen bij de post als aangetekende zending is afgegeven.
2. Algemene bepalingen 2.1. Identificatie De kandidaat moet volgende informatie in zijn aanvraag tot deelneming vermelden:
2.2. Onderaanneming De inschrijver kan een beroep doen op onderaannemers en inschrijvers. Hij blijft ten opzichte van de aanbestedende overheid steeds de volledige eindverantwoordelijkheid dragen voor alle aangeboden diensten. De inschrijver zal in zijn voorstel een lijst geven van de onderaannemers en inschrijvers waarop hij een beroep wenst te doen, en het geschatte percentage van het werk dat door elke onderaannemer gedaan zal worden. Voor de onderaannemers gelden dezelfde uitsluitingscriteria (zie Deel III hieronder) als voor de hoofdaannemer. Met andere woorden, de hoofdaannemer moet aantonen dat de onderaannemer voldoet aan de gevraagde criteria, zo niet loopt de hoofdaannemer het risico uitgesloten te worden. Indien de kandidaat beroep doet op onderaannemers binnen het kader van deze kandidatuurstelling zal hij een gedagtekende en gehandtekende intentie om al dan niet bepaalde delen van de opdracht in onderaanneming te geven toevoegen aan zijn
7
2 -
Firmanaam Rechtsvorm Nationaliteit Maatschappelijke zetel Faxnummer 0prichtingsdatum Vertegenwoordiger door volgende gemachtigde ondertekenaar(s) Naam en voornaam Hoedanigheid Telefoonnummer E-mailadres Voor elke gemachtigde ondertekenaar dient de kandidaat de bevoegdheid aan te tonen door: Een kopie uit het staatsblad Bevoegdheid gemachtigde(n) ondertekenaar(s) bekendgemaakt in de bijlage van het Belgisch Staatsblad nr. ........ blz ..... of overeenkomstig publicatie in het land van oorsprong voor de buitenlandse kandidaten. Dossierverantwoordelijke Naam en voornaam Hoedanigheid Telefoonnummer E-mailadres
ICT.2013.002 – Versie 2
De firma
kandidatuurstelling. Onderaannemers moeten met naam genoemd. Tevens dienen de contactgegevens worden bijgevoegd. De onderaannemers dienen deze intentie ook te ondertekenen en leggen een document voor waaruit het mandaat blijkt om zich te verbinden.
ICT.2013.002 – Versie 2
Het blijft evenwel altijd mogelijk om in de offerte bijkomende onderaannemers aan te duiden, voor zover zij voldoen aan dezelfde uitsluitingscriteria en eveneens hun engagement schriftelijk verbinden.
8
3. Uitsluitingscriteria Wordt uitgesloten tot deelneming aan de opdracht, de kandidaat of inschrijver die bij gerechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor:
Kan uitgesloten worden van deelneming aan de opdracht, de kandidaat of inschrijver: 1° die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2° die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3° die veroordeeld is geworden via een rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en dit voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4° die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; 5° die niet in orde is met zijn bijdragen aan de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62; 6° die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepaling van artikel 63 7° die zich in ernstige mate schuldig gemaakt heeft aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.. Het bewijs dat de kandidaat /inschrijver zich niet in één van de gevallen bevindt, dient geleverd te worden door opname van de volgende stukken in het deelnemingsdossier :
9
2 -
Met het oog op de toepassing van deze paragraaf vraagt de aanbestedende overheid aan de kandidaten of inschrijvers om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Het bewijs dat de kandidaat of inschrijver zich niet in één van de vermelde gevallen bevindt kan geleverd worden door een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan.
ICT.2013.002 – Versie 2
1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Voor 1°, 2°, 3°: door een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan.
Voor 5° en 6°: door een attest uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land.
Voor 4° en 7°: elk middel dat aantoont dat aan de bestelde eisen is voldaan.
ICT.2013.002 – Versie 2
Wanneer een dergelijk document of getuigschrift niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.
10
4. Context 4.1. Inleiding Net zoals elke andere organisatie wordt de gemeente Kapellen geconfronteerd met het gegeven dat steeds meer met minder middelen moet gepresteerd worden. Deze beweging dwingt de gemeente Kapellen om zich meer en beter te organiseren, opdat de gemeente naar zijn ‘aandeelhouders’, in casu de burger en de bedrijven, meer toegevoegde waarde kan creëren. Rekening houdend dat het omgaan (creëren, beheren, archiveren) met documenten tot één van de taken behoort, welke binnen elk bedrijfsproces plaats vindt, is het van cruciaal belang dat dit gegeven optimaal gebeurd. De oorsprong van deze opdracht moet gezocht worden in nood aan een efficiënte uitvoering van het besluitvormingsproces. Het terugvinden van besluiten en de bijhorende documenten is onvoldoende accuraat en neemt te veel tijd in beslag.
Daartoe werden volgende lange termijn strategische projectdoelstellingen geformuleerd: Accurate informatieontsluiting aanreiken, opdat informatie open, volledig en duidelijk verstrekt kan worden; Verhogen van de inhoudelijke kwaliteit door de meest actuele informatie aan te reiken van de betrokken doelgroep; Rechtszekerheid aanbieden, voor zowel de elektronische als papieren opslag; Verhogen van kwaliteit van de dienstverlening door de efficiëntie en doelmatigheid van de bedrijfsprocessen en de informatiestromen te optimaliseren en af te stemmen tussen de horizontale en verticale bedrijfsprocessen; Geïntegreerde en proactieve ondersteuning om dossiers op een projectmatige wijze op te bouwen en te beheren; Het bevorderen van de samenwerking tussen afdelingen, diensten en medewerkers door het aanreiken van elektronische media waar informatie over hun ervaringen, methodieken, dossiers, processen, rollen, enz. gedeeld kunnen worden.
11
2
Dit project kadert in een lange termijn visie, zijnde ‘De informatiestromen, met inzonderheid de documenten, op een eenvoudige eigentijdse en klantvriendelijke methodiek beheren, zodat het gemeentebestuur van Kapellen zich als een dynamisch en efficiënt bestuur kan profileren.’
-
4.2. Lange termijn projectmissie
ICT.2013.002 – Versie 2
Daarnaast voorziet het gemeentedecreet in de verplichting om een systeem van klachtenbehandeling op te zetten.
4.3. Strategisch concept
ICT.2013.002 – Versie 2
De gemeente Kapellen wil een mid-office uitbouwen. Dit mid-office dient in te staan als doorgeefluik en kennisbank tussen de frontoffice, de back-office en de derde partijen (zoals o.a. KBO, KSZ, enz.).
Binnen dergelijke mid-office vinden we o.a. volgende componenten terug: 1.
Customer Relation Management;
2.
Workflow Management;
3.
Document Management;
4.
Enterprise Application Integration (Broker-functie).
4.4. Doorgroeipad De gemeente Kapellen wil d.m.v. deze aanbesteding een project opstarten, welke de start is voor de uitbouw van een volwaardig elektronisch dossierbeheer, zowel naar interne medewerkers toe, als naar externen toe (burgers, bedrijven, partners, enz.).
12
De gemeente Kapellen zoekt voor deze opdracht één partij, die zowel als uitvoerder als integrator kan optreden.
4.5. Projectafbakening voor onderhavig bestek In een eerste stap naar de realisatie van voornoemde lange termijn projectmissie, bevat onderhavig bestek in het kader van onderhavig startproject volgende doelstellingen: Opdracht: Programma 1: Fase 1: Proof Of Concept (POC)
Module 1: Dossierficheregister
Module 2: Documentendatabank, basisopzet en exclusief security
Module 3: Relatiebeheer, basisopzet en exclusief security
Module 4: Document- & Workflowmanagementsoftware ten behoeve van: o
Module 2: Volledige inrichting, inclusief security voor de Documentendatabank
Module 3: Volledige inrichting, inclusief security voor het Relatiebeheer
Module 4: Document- & Workflowmanagementsoftware ten behoeve van: o
Module: Automatisatie van de post, meldingen en klachten
Module 5: Integratie
o
Module 5A: Integratie ROL Remmicom
o
Module 5B: Integratie 3P Software
o
Module 5C: Integratie IntelliStamp
Deeloplevering: Methodiek analyse processen.
Programma 2: Mogelijke uitbreidingsopdrachten: Module 6: web-ontsluiting Module 4 Module 7: Archivering Programma 3: Andere bedrijfsprocessen als mogelijke uitbreidingsopdrachten
4.5.1. Binnen het strategisch concept De gemeente Kapellen wenst in deze opdracht zijn aandacht vooral te focussen op:
13
2
Fase 2:
-
o
Module: Besluitvormingsprocessen
ICT.2013.002 – Versie 2
o
CRM, WFM, DMS
De relatie mid-office met front- en back-office.
Doch de inschrijver zal beoordeeld worden op zijn (reeds verkrijgbare) toekomstvisie, waarbij het mid-office volledig ingebed is.
4.5.2. Conversies De dienstverlener dient geen conversies te voorzien, met uitzondering van deze die noodzakelijk zijn in het kader van “Import & integraties”. In principe wordt het standpunt ingenomen dat er vertrokken wordt van een lege databank.
4.5.3. Import & Integraties De dienstverlener dient de CRM-databanken op te vullen met de datagegevens uit:
Lokaal bevolkingsregister (Remmicom);
Klantendatabank van Syx automations (CRM databank ten behoeve van de
ICT.2013.002 – Versie 2
cultuur);
Leveranciersdatabank vanuit de boekhouding (Remmicom);
Stratendatabank vanuit het CRAB (Vlaamse overheid).
De dienstverlener dient een procedure en proces op te stellen, zodat de gemeente Kapellen, eventuele datacleaning correct en efficiënt kan uitvoeren. Datacleaningtools moeten niet verplicht aangeboden worden, doch kunnen vrijblijvend optioneel aangeboden worden (facultatieve optie). Na de éénmalige import dient de dienstverlener een integratie van voornoemde databanken te voorzien, zodat de data up-to-date gehouden kan worden.
4.5.4. Fase 1: Proof Of Concerpt 4.5.4.1. Dossierficheregister Ter voorbereiding van een algemeen dossierbeheersysteem wenst de gemeente Kapellen te starten met een uitbouw van een dossierficheregister. Doelstelling is een eenvoudige databank te krijgen, waar alle dossiers en hun belangrijkste kenmerken geregistreerd worden. Binnen het dossierregister wordt ook de nodige beveiliging gedefinieerd.
4.5.4.2. Documentendatabank
14
Ter voorbereiding van een algemeen dossierbeheersysteem wenst de gemeente Kapellen te starten met de uitbouw van een centrale documentendatabank. De stukken (originele zoals Word/Excel, maar ook ingescande documenten) worden gelinkt aan het betreffende dossier(s) d.m.v. hun dossierkenmerk en krijgen een unieke documentstuknummer. Doelstelling is dat alle dossierstukken hierin bewaard worden en dat de ontsluiting kan gebeuren d.m.v. interne zoekfunctie zoals ‘Google’.
In Programma 1, Fase 1 POC, wordt een basis installatie gevraagd van de documentendatabank. Hierbij wordt verstaan dat o.a. de security niet dient uitgebouwd te worden, zonder echter deze uit te sluiten naar Fase 2.
4.5.4.3. Relatiebeheer – CRM Ter ondersteuning van het Dossierficheregister en de Documentendatabank wenst de gemeente Kapellen te starten met de uitbouw van een Centraal Relatiebeheer. In de Fase 1 wordt een CRM verwacht, waarbij o.a. de security niet dient uitgebouwd te worden, zonder deze uit te sluiten naar Fase 2.
4.5.4.4. Automatisatie van het besluitvormingsproces met als afgeleid product het ‘notulenbeheer’ In het kader van een efficiëntieverbetering wenst de gemeente Kapellen een software operationeel te stellen voor het beheren van het beslissingsproces. De operationele doelstellingen kunnen als volgt worden geformuleerd:
notulen’
voor
de
Afgeleide producten, zoals de generatie van uittreksels, enz.; Uitbreidbaar: opvolgingstaken, checklisten, enz. (mag optioneel aangeboden worden).
4.5.4.5. Infrastructuur De dienstverlener dient een minimum aan infrastructuur en licenties te voorzien voor de Proof Of Concept. De gemeente Kapellen gaat uit van 10 gebruikers in fase 1. Hierbij dient rekening gehouden te worden dat deze infractructuur niet verloren is in geval van de doorstart naar fase 2.
4.5.4.6. Doorstart Fase 2 Een doorstart naar fase 2 moet mogelijk zijn, mits gunstig advies in verband met fase 1 – Proof Of Concept. Bij gunstig advies dienen de geleverde soft- en hardware als basis te dienen voor fase 2. Bij ongunstig advies, heeft de gemeente Kapellen het recht af te zien van fase 2 en de aangegeven uitbreidingsmodules.
4.5.5. Fase 2: Automatisering prioritaire bedrijfsprocessen 4.5.5.1. Documentendatabank In Fase 2 dient de security opgezet te worden rond de documentendatabank, zodat een volledige en volwaardige database bekomen wordt.
15
2
‘aanmaken
-
Automatisatie van het bedrijfsproces gemeenteraad en het college;
ICT.2013.002 – Versie 2
Komen tot een beslissingsregister, waar alle beslissingen geregistreerd zijn;
4.5.5.2. Relatiebeheer – CRM In Fase 2 dient de security opgezet te worden voor de Relatiebeheer toepassing, zodat een volledige en volwaardige toepassing bekomen wordt.
4.5.5.3. Automatisatie van het post- & klachtenmanagementproces In het kader van de verbetering van de kwaliteitszorg van de dienstverlening wenst de gemeente Kapellen een software te ontwikkelen die betrekking heeft op: een verbetering van het omgaan met poststukken, meldingen, klachten en signalen; op een uniformisering van de klachtenafhandeling (klachtenmanagementsysteem: van registratie tot opvolging); de klachtenduiding: evaluatie en verbetering van de dienstverlening, het invullen van de gemeentelijke opdracht;
ICT.2013.002 – Versie 2
de noodzakelijke rapporteringen. Vanuit een degelijke registratie van de inkomende post, klachten en adressen, kunnen volgende producten afgeleid worden: Postmanagement; Klachtenbeheer; Centraal relatiebeheer (vereenvoudigd CRM of uitgebreid adressenbeheer). De operationele doelstellingen kunnen als volgt worden geformuleerd: Komen tot een post-in register d.m.v. een automatisatie van de post-in, met inbegrip van inscanning van de documenten en elektronische distributie van de poststukken; Komen tot een elektronisch post-uit register; Komen tot een centraal adressenbeheer, waarbinnen relaties tussen de actoren gelegd kunnen worden; Komen tot een betere coördinatie tussen de verschillende actoren en kanalen met betrekking tot de behandeling van poststukken, meldingen, klachten en signalen; Instellen van een uniforme aanpak inzake post- & klachtenbehandeling;
16
Instellen van een systematiek van opvolging, terugkoppeling en rapportering inzake post- en klachtenbehandeling; Versnelling van de afhandeling van poststukken, meldingen en klachten;
Verbetering van de opvolging van de poststukken, meldingen, klachten en signalen; Analyseren van de meldingen, klachten en signalen met het oog op een verbetering van de kwaliteitszorg en de beleidsvoorbereiding (strategische planning).
4.6. Technologische architectuur Rekening houdend met de lange termijn projectmissie is gekozen voor volgende technologische architectuur:
De gevraagde software dient aangeboden te worden als een “Software as a service”. Het betreft een software die opgebouwd is uit webcomponenten.
Algemeen: software waar document- en/of workflowmanagement centraal staat;
XML moet embedded zijn ten behoeve de broker-functie;
Enkel de inscannings- en beheerssoftware mogen werken onder het clientserver principe.
De applicatie dient ontsloten te worden via de webbrowser.
De onderliggende databank moet SQL ondersteunen (bij sterke voorkeur MS SQL).
4.7. Uitgebreide omschrijving De uitgebreide omschrijving van de opdracht kan men terugvinden in het ontwerplastenboek, dat gelijktijdig met de kandidatuurstellingsfase ter beschikking geteld wordt. Het ontwerplastenboek kan gedownload worden op http://www.topconsultants.be/kapellen
17
-
gezichtsveld van de klant te beheerd worden;
2
Relatiebeheer: Maatwerk of software waarbij de bedrijfsprocessen vanuit het ICT.2013.002 – Versie 2
5. Kwalitatieve selectiecriteria 5.1. Financiële en economische draagkracht De kandidaat/inschrijver moet over voldoende financiële en economische draagkracht beschikken.
5.1.1. Voor bvba, nv’s en andere rechtsvormen die onderworpen zijn om hun cijfers te publiceren Indien de kandidaat verplicht is om jaarrekeningen neer te leggen, dient de kandidaat volgende informatie over te maken, zodat op basis van zijn jaarrekening de financiële en economische draagkracht beoordeeld kan worden:
ICT.2013.002 – Versie 2
De balans en jaarrekening, met inbegrip van de toelichting, van de laatste drie neergelegde of door de bedrijfsrevisor goedgekeurde jaren mee te geven. Het niet beschikken over een neergelegde of door de bedrijfsrevisor goedgekeurde jaarrekening zal tot uitsluiting leiden. Volgende ingevulde ratiotabel:
Boekjaar N-2
Boekjaar N-1
Laatste afgesloten boekjaar (N)
Datum van de afsluiting van het boekjaar Ratio 1: eigen vermogen Ratio 2: winst of verlies voor belastingen
De kandidaat (inschrijvende vennootschap) zal onmiddelijk uitgesloten worden indien: Het eigen vermogen van het laatste afgesloten boekjaar negatief is.
5.1.2. Voor zelfstandigen en rechtsvormen dien niet onderworpen zijn om hun cijfers te publiceren De kandidaten, welke niet onderworpen zijn om hun jaarrekeningen te publiceren, dienen hun jaarafsluitingen toe te voegen en alle nuttige informatie waaruit hun financiële en economische draagkracht kan uit blijken.
5.2. Technische bekwaamheid 18
5.2.1. Productinformatie
5.2.1.1. Geef in een korte omschrijving welke faciliteiten uw product aanbiedt op vlak van MID-Office 5.2.1.2. Geef de benaming en een korte omschrijving van de door uw firma aangeboden Customer Relation Management die in aanmerking kan komen voor het project. De omschrijving vermeld, de mogelijkheden van het pakket, eventueel wat niet mogelijk is, de mate waarin het pakket parameteriseerbaar is. Gelieve een technische en commerciële documentatie als bijlage toe te voegen.
5.2.1.5. Beschrijf in het kort welke faciliteiten uw product aanbiedt op vlak van front-office binnen het kader van e-government en de relatie met de mid-office. 5.2.1.6. Beschrijf in het kort de ontstaansgeschiedenis en de productontwikkeling van het aangeboden product(en)? 5.2.1.7. Indien de kandidaat niet de constructeur is, dient de kandidaat aan te geven, welke relatie (of beïnvloedingswegen) hij heeft om de ontwikkeling bij te sturen. 5.2.1.8. In welke mate kunnen aanpassingen worden uitgevoerd door de interne informatici/de administrator/de gebruikers van de gemeente Kapellen. 5.2.1.9. Hoeveel succesvolle projecten werden geïmplementeerd? 5.2.1.10. Welke operating systems worden ondersteund? (Microsoft is verplicht, anderen zijn toegelaten) 5.2.1.11. Welke database systems worden ondersteund? (SQL is verplicht, MS-SQL heeft een sterke voorkeur) 5.2.1.12. Is het product web-enable voor de modale gebruiker? (verplicht) 5.2.1.13. In welke mate ondersteunt het product XML?
19
2 -
5.2.1.4. Geef de benaming en een korte omschrijving van de door uw firma aangeboden workflowmanagementpakketdie in aanmerking kan komen voor het project. De omschrijving vermeld, de mogelijkheden van het pakket, eventueel wat niet mogelijk is, de mate waarin het pakket parameteriseerbaar is. Gelieve een technische en commerciële documentatie als bijlage toe te voegen.
ICT.2013.002 – Versie 2
5.2.1.3. Geef de benaming en een korte omschrijving van de door uw firma aangeboden Documentmanagementpakket die in aanmerking kan komen voor het project. De omschrijving vermeld, de mogelijkheden van het pakket, eventueel wat niet mogelijk is, de mate waarin het pakket parameteriseerbaar is. Gelieve een technische en commerciële documentatie als bijlage toe te voegen.
5.3. Knowhow en bekwaamheid 5.3.1.1. De kennis en bekwaamheid die in huis is. Deze kan aangetoond worden aan de hand van de bewezen ervaring (learned lessons) uit andere eigen projecten en/of trainingen en/of (inter)nationale studies/publicaties; 5.3.1.2. Beschrijf hoe u de business processen analyseert, documenteert, (optimaliseert), en automatiseert.
5.3.2. Referenties
ICT.2013.002 – Versie 2
De kandidaat dient minstens drie relevante referenties van uitgevoerde vergelijkbare ordegrootte projecten gedurende de laatste 3 jaren uitvoerig te beschrijving. Volgende elementen moeten minimaal beschreven zijn: soort en omvang project (aantal consultants – in VTE’s); problematiek en objectief; methodiek en plan van aanpak; gerealiseerd waarde; geleerde lessen: vermeld de belangrijkste problemen waarmee u geconfronteerd werd en hoe deze opgelost werden; relevantie van de referentie; naam van de klant; contactpersoon met telefoonnummer; datum van bestelling en van indienststelling. De relevantie voor de gemeente Kapellen schuilt voornamelijk in de volgende aspecten (in willekeurige volgorde): gelijkaardige technieken en producten; kennis en ervarin in de overheidssector; ingezette resources; vergelijkbare projectomvang. Door deze referenties op te geven, geeft u aan de Gemeente Kapellen het recht om de vermelde contactpersoon te contacteren.
20
Inschrijvingsfomulier Aanvraag tot deelneming De vennootschap (of tijdelijke vereniging) Handelsnaam of benaming Rechtsvorm Nationaliteit Maatschappelijke zetel Tel.nummer Faxnummer 0prichtingsdatum Vertegenwoordiger door volgende gemachtigde ondertekenaar(s)
Stelt zich kandidaat voor de opdracht Implementatie van een organisatiebreed elektronisch dossierbeheer, gebaseerd op de concepten van een MID-Office Administratieve gegevens Inschrijving bij de RSZ onder nr. BTW (alleen in België) onder nr. Uitsluitings- & kwalitatieve criteria Bij deze kandidatuur voeg ik / voegen wij alle gevraagde inlichtingen op vlak van de uitsluitings- en kwalitatieve criteria. Bovendien mag de administratie alle nodige inlichtingen van financiële aard betreffende de ondergetekenden of betreffende de inschrijvende vennootschap inwinnen bij andere instellingen.
21 Gedaan te
de
2
Een kopie uit het staatsblad Bevoegdheid gemachtigde(n) ondertekenaar(s) bekendgemaakt in de bijlage van het Belgisch Staatsblad nr. blz of overeenkomstig publicatie in het land van oorsprong voor de buitenlandse kandidaten.
-
Voor elke gemachtigde ondertekenaar dient de kandidaat de bevoegdheid aan te tonen door:
ICT.2013.002 – Versie 2
Naam en voornaam Hoedanigheid Telefoonnummer E-mailadres
