DE INVOERING VAN EEN ELEKTRONISCH DOSSIER IN DE BIJZONDERE JEUGDBIJSTAND

Katholieke Universiteit Leuven – Faculteit Rechtsgeleerdheid INSTITUUT VOOR SOCIAAL RECHT

DE INVOERING VAN EEN ELEKTRONISCH DOSSIER IN DE BIJZONDERE JEUGDBIJSTAND - EEN JURIDISCH ONDERZOEK -

Promotor: Johan PUT

Onderzoekers: Pieter GEENS Wouter GEKIERE Isabelle VAN DER STRAETE

Eindrapport van een onderzoek in opdracht van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap

Leuven juli 2002

SAMENVATTING Dit onderzoeksrapport behandelt de wettelijke randvoorwaarden die nageleefd moeten worden bij de implementatie van het elektronisch dossier in de buitendiensten van de bijzondere jeugdbijstand. Het eerste deel van het rapport beschrijft de verzameling en uitwisseling van informatie binnen de sector. Vertrekkend vanuit de gecoördineerde Decreten inzake Bijzondere Jeugdbijstand van 4 april 1990 en de verschillende besluiten ter uitvoering hiervan, merken we dat de invulling van sommige bepalingen voor discussie vatbaar is en dat in de praktijk geen eenvormige werkwijze gehanteerd wordt. In het bijzonder bestaan er interpretatiemoeilijkheden omtrent de "nuttige gegevens" die de sociale diensten moeten verstrekken aan de voorziening die belast werd met de uitvoering van de hulpverlening. Ook over de inhoud van het gemotiveerd advies van de bemiddelingscommissie aan het parket en de mogelijkheid tot het uitwisselen van informatie tussen de sociale diensten bestaat geen eensgezindheid. Uit de bespreking vloeien enkele voorstellen voort om de bestaande gegevensstromen te verduidelijken. Vervolgens wordt de verwerking van gegevens belicht zoals deze plaatsvindt bij de invoering van het elektronisch dossier. In het tweede deel komt een uitgebreide juridische toetsing aan bod. Vooreerst wordt ingegaan op de verplichtingen van de Wet van 8 december 1992 'tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens'. De toelaatbaarheid van verwerking van gegevens binnen de bijzondere jeugdbijstand staat vast. Naast het feit dat de hulpverlening aan een jongere het openbaar belang dient, noodzaakt de taak van de instellingen van de bijzondere jeugdbijstand de verwerking van persoonsgegevens. De verwerking van gevoelige, gerechtelijke en gezondheidsgegevens (een bijzondere categorie persoonsgegevens) kan worden verantwoord vanuit de context van de hulpverlening om redenen van zwaarwegend algemeen belang. Bepaalde voorwaarden dienen hierbij in acht genomen te worden en het strekt tot aanbeveling om in de regelgeving uitdrukkelijk te vermelden hoe omgegaan dient te worden met deze gegevens en de verwerking ervan. De doeleinden van de verwerking zijn wettig en uitdrukkelijk omschreven in de toepasselijke regelgeving. Wel dient bijzondere aandacht te worden geschonken aan de relevantievereiste. De consulenten van de sociale diensten mogen (al dan niet in het elektronisch dossier) geen gegevens verwerken die niet ter zake dienend of overmatig zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor ze worden verkregen. Daarom dient in elk concreet geval nagegaan te worden of de gevraagde informatie wel dienend is in het kader van de hulpverlening: indien dit niet het geval is, mag het gegeven niet opgenomen worden in het dossier. Deze vereiste hangt nauw samen met de plicht tot bijwerking van de gegevens en bewaring van de dossiers. Het is raadzaam bij de verschillende buitendiensten naar eenzelfde bewaringstermijn toe te werken, waarbij de dossiers vernietigd worden als de minderjarige de leeftijdsgrens van 21 bereikt heeft. Ook moet de verdere verwerking van gegevens voor statistische doeleinden mogelijk zijn. De personen van wie gegevens opgeslagen worden, dienen hiervan op de hoogte gebracht worden. Vervolgens komt de toegang tot dossiers in de bijzondere jeugdbijstand aan bod. De betrokkenen kunnen zich op verscheidene wetten en decreten beroepen om mededeling of inzage te krijgen van de gegevens die over hen opgeslagen werden. Een steeds weerkerende moeilijkheid is dat de documenten bijna altijd contextuele gegevens van verschillende personen (bijvoorbeeld zowel de ouders als de jongere en eventuele derden) bevatten, terwijl ieder slechts recht heeft op toegang tot zijn eigen persoonlijke gegevens. Het recht op privacy iii

van een derde dient steeds gewaarborgd te worden als een persoon toegang tot een bepaald document vraagt. Daarom is de mededeling van de betreffende gegevens door de consulent aan de verzoeker aangewezen in de plaats van het effectief verlenen van inzage. Er dient wel vermeld te worden dat de wijze waarop het recht op toegang uitgeoefend wordt (door mededeling, kennisname of inzage) het recht zelf niet mag uithollen. De consulent beschikt niet over de bevoegdheid een selectie te maken uit de gegevens die hij zal meedelen aan de verzoeker. Bij de problematiek van de gegevensuitwisseling binnen de bijzondere jeugdbijstand wordt ook het beroepsgeheim betrokken. De wettelijk geregelde informatiestromen (zoals de uitwisseling van "nuttige gegevens" tussen consulent en voorziening en de inhoud van de bemiddelingsverzoeken en het gemotiveerd advies) doen uiteraard geen afbreuk aan het beroepsgeheim van diegene die de gegevens verstrekt. De uitwisseling van gegevens - in eender welke vorm - op een ander niveau (bijvoorbeeld van externe hulpverlener naar consulent en tussen consulenten van de verscheiden sociale diensten) doet wel vragen rijzen. De leer van het "gedeeld beroepsgeheim" brengt geen eenduidig antwoord, mede omdat de precieze afbakening van het hulpverleningstraject (waarbinnen vertrouwelijke informatie kan doorstromen zonder schending van het beroepsgeheim) niet vaststaat. Bij de gegevensuitwisseling tussen gerechtelijke en buitengerechtelijke hulpverlening daarentegen blijft de fundamentele discussie tussen enerzijds het principe van scheiding en anderzijds het principe van principiële informatieoverdracht, een belangrijke plaats innemen. De nood aan een duidelijke keuze en de consequente toepassing van de gevolgen die hieruit voortvloeien, wordt beschreven in het derde deel. Het standpunt dat het beleid inneemt moet decretaal verankerd worden. Indien voor een principiële gegevensoverdracht tussen buitengerechtelijke en gerechtelijke hulpverlening geopteerd wordt, moeten voldoende waarborgen worden ingebouwd ter vrijwaring van de rechten van de ouders en de jongere. Enkel op het niveau van de sociale diensten kan een rechtstreekse uitwisseling van informatie bestaan en de betrokkenen moeten over een verzetsrecht beschikken tegen het doorgeven van 'subjectieve' gegevens. Deze opvatting kan vele voordelen bieden, waaronder de optimalisering van het hulpverleningsproces en het bekomen van het vertrouwen van de cliënten mits deze vooraf duidelijk geïnformeerd worden. Indien men kiest voor een principieel verbod van informatieoverdracht, kan de (geïnformeerde) instemming van de betrokkenen dit verbod opheffen zodat er toch gegevens kunnen worden uitgewisseld. Wat betreft het moment waarop deze instemming gevraagd wordt, zijn er drie mogelijkheden denkbaar met elk hun voor- en nadelen. De objectieve gegevens moeten o.i. onafhankelijk van de keuze die men maakt, toegankelijk zijn zowel voor de buitengerechtelijke als de gerechtelijke jeugdbijstand. In een vierde deel worden 34 voorstellen uitgewerkt op basis van het rapport. De voorstellen hebben zowel betrekking op het gebruik van het elektronisch dossier als op gewenste aanpassingen van wetgeving en beleid. Enerzijds wordt tegemoet gekomen aan de eisen van de Wet van 8 december 1992 en anderzijds aan de fundamentele keuze die gemaakt moet worden tussen scheiding en doorstroming van gegevens van buitengerechtelijke en gerechtelijke jeugdbijstand. Enkele andere voorstellen schrijven een verduidelijking van bepaalde elementen voor in omzendbrieven

iv

INHOUDSOPGAVE

LIJST VAN AFKORTINGEN WOORD VOORAF DEEL 1.

SITUERING VAN HET ONDERZOEK

1.

AANLEIDING EN ONDERZOEKSOPDRACHT

2.

VERZAMELEN EN UITWISSELEN VAN GEGEVENS BINNEN DE JEUGDBIJSTAND

2.1. Verzamelen en bewaren van gegevens 2.1.1. Sociale dienst van het comité 2.1.2. Bemiddelingscommissie 2.1.3. Sociale dienst bij de jeugdrechtbank 2.2. Uitstroom van gegevens 2.2.1. Vanuit sociale dienst van het comité a. Naar de voorziening b. Naar de bemiddelingscommissie c. Naar de sociale dienst bij de jeugdrechtbank 2.2.2. Vanuit bemiddelingscommissie a. Naar de sociale dienst van het comité b. Naar het parket 2.2.3. Vanuit sociale dienst bij de jeugdrechtbank a. Naar de voorziening b. Naar het parket en de jeugdrechter 3.

HET ELEKTRONISCH DOSSIER

3.1. De invoering van het elektronisch dossier 3.1.1. Doelstellingen 3.1.2. Knelpunten 3.2. De werking van het elektronisch dossier 3.2.1. De overschakeling naar het elektronisch dossier 3.2.2. De inhoud van het elektronisch dossier a. Het aanmeldingsformulier b. Het identificatieformulier c. Het prescreeningsformulier d. Het screeningsformulier DEEL 2. 1.

TOETSING AAN DE WETGEVING

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS IN DE BIJZONDERE JEUGDBIJSTAND

1.1. Toepassingsgebied

XI XIII 1 3 4 4 4 5 6 6 7 7 7 8 9 9 9 10 10 10 12 12 12 12 13 13 14 15 16 16 17 19 21 21

v

1.2. De verantwoordelijke voor de verwerking 1.3. Toelaatbaarheidsvereisten 1.4. Kwaliteitsvereisten 1.4.1. Eerlijke en rechtmatige verwerking 1.4.2. Doelmatigheidsbeginsel 1.4.3. Relevantievereiste 1.4.4. Bijwerking van gegevens 1.4.5. Bewaringstermijn 1.4.6. Verder verwerken voor statistische doeleinden 1.5. Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens 1.5.1. Gevoelige persoonsgegevens 1.5.2. Gezondheidsgegevens 1.5.3. Gerechtelijke persoonsgegevens 1.5.4. Bijzondere voorwaarden bij de verwerking van deze bijzondere categorieën 1.6. Recht op kennisgeving bij verkrijging van gegevens 1.6.1. Algemeen 1.6.2. Primaire verkrijging 1.6.3. Secundaire verkrijging 1.7. Overige rechten van de betrokkene 1.7.1. Recht op mededeling 1.7.2. Recht van verbetering 1.7.3. Recht van verzet 1.7.4. Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluiten 1.8. Vertrouwelijkheid en beveiliging van gegevens 1.8.1. Toegangsbeperking 1.8.2. Vertrouwelijkheid 1.8.3. Beveiliging 1.8.4. Voorlichting van het personeel 1.9. Aangifteplicht 1.10. Grensoverschrijdend gegevensverkeer (naar derde landen) 2.

TOEGANG TOT GEGEVENS IN DE BIJZONDERE JEUGDBIJSTAND

2.1. Inleiding 2.2. Toegang tot gegevens in hoofde van de betrokkenen 2.2.1. Toegang in de vrijwillige hulpverlening a. Toegang tot gegevens die de betrokkenen zelf betreffen b. Toegang tot gegevens die andere betrokkenen betreffen c. Besluit 2.2.2. Toegang in de gerechtelijke hulpverlening 2.3. Toegang in hoofde van de hulpverleners 3.

HET BEROEPSGEHEIM IN DE BIJZONDERE JEUGDBIJSTAND

3.1. Principes 3.2. Uitzonderingen 3.3. Beroepsgeheim en de informatiestromen binnen de jeugdbescherming

21 22 24 24 24 25 26 26 27 29 29 30 31 32 32 32 33 33 34 34 35 36 36 36 37 37 37 38 38 39 40 40 40 40 40 43 44 45 48 49 49 50 52

vi

DEEL 3.

SCHEIDING OF CONTINUÏTEIT: EEN FUNDAMENTELE KEUZE

1. NOOD AAN DUIDELIJKHEID 2. BASISOPTIE 1: PRINCIPIËLE INFORMATIEOVERDRACHT TUSSEN DE BUITENGERECHTELIJKE EN DE GERECHTELIJKE JEUGDBIJSTAND (CONTINUÏTEIT) 2.1. Het principe van de continuïteit vanuit hulpverleningsperspectief 2.1.1. Voor- en nadelen 2.1.2. Juridische waarborgen a. Aanwijzing van welke gegevens mogen worden doorgegeven, ongeacht het document waarin ze zijn opgenomen b. Actoren tussen wie de informatie kan worden uitgewisseld c. Verzet tegen de overdracht van subjectieve gegevens d. Wijze van informatieoverdracht 2.2. Het principe van de continuïteit getoetst aan andere regelgeving 2.2.1. Verenigbaarheid met het beroepsgeheim 2.2.2. Verenigbaarheid met de Wet Verwerking Persoonsgegevens 3. BASISOPTIE 2: PRINCIPIEEL VERBOD VAN INFORMATIEOVERDRACHT TUSSEN BUITENGERECHTELIJKE EN GERECHTELIJKE JEUGDBIJSTAND (SCHEIDING) 3.1. Het principe van de scheiding vanuit hulpverleningsperspectief 3.2. Instemming als uitzondering op het principe van de scheiding 3.2.1. Voorwerp van de instemming 3.2.2. Personen aan wie instemming moet worden gevraagd 3.2.3. Moment van instemming 3.2.4. Geïnformeerde instemming 3.3. Het principe van de scheiding getoetst aan andere regelgeving 3.3.1. Verenigbaarheid met het beroepsgeheim 3.3.2. Verenigbaarheid met de Wet Verwerking Persoonsgegevens 4.

AAN BEIDE OPTIES GEMEENSCHAPPELIJKE ELEMENTEN

4.1. Overdracht van objectieve gegevens 4.2. Het dwingend belang van het kind 4.3. Bekwaamheid van de minderjarige om zich te verzetten of om instemming te geven 4.4. Tuchtrechtelijke sanctionering 4.5. Decretale basis DEEL 4. 1.

VOORSTELLEN

VOORSTELLEN MET BETREKKING TOT DE IMPLEMENTATIE EN HET GEBRUIK VAN HET ELEKTRONISCH DOSSIER

Voorstel 1: Markering en codering van velden, zoekopdrachten Voorstel 2: Geautomatiseerde opmaak van documenten Voorstel 3: De opmaak en bijwerking van elektronische formulieren Voorstel 4: Het elektronisch dossier in functie van de toekomstperspectieven van de bijzondere jeugdbijstand Voorstel 5: Identificatiesleutel van het dossier

57 60 63 63 63 66 66 67 68 69 69 70 70 71 71 73 73 73 73 74 74 74 75 76 76 76 77 78 78 79 81 81 81 82 83 83

vii

Voorstel 6: Beveiliging van de gegevens 2.

VOORSTELLEN MET BETREKKING TOT WETGEVING EN BELEID

2.1. Voorstellen vanuit de Wet Verwerking Persoonsgegevens Voorstel 7: De verantwoordelijke voor de verwerking Voorstel 8: Doeleinden van de verwerking Voorstel 9: Toelaatbaarheid van de verwerking Voorstel 10: Verwerking van gevoelige gegevens Voorstel 11: Verwerking van gezondheidsgegevens Voorstel 12: Verwerking van gerechtelijke gegevens Voorstel 13: Bijzondere voorwaarden bij de verwerking van de bijzondere categorieën van gegevens Voorstel 14: Relevantie van gegevens Voorstel 15: Bewaring van dossiers Voorstel 16: Beleidsoptie inzake diversificatie bewaringstermijn Voorstel 17: Verwerking voor statistische doeleinden Voorstel 18: Recht op kennisgeving bij primaire verkrijging Voorstel 19: Recht op kennisgeving bij secundaire verkrijging Voorstel 20: Voorlichting van de consulenten Voorstel 21: Aangifte van de verwerking 2.2. Voorstellen met betrekking tot toegang tot gegevens Voorstel 22: Recht op toegang tot gegevens Voorstel 23: Richtlijnen voor de consulent bij mededeling van persoonlijkheidsgegevens aan de betrokkenen Voorstel 24: Toegang met behulp van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg 2.3. Voorstellen vanuit de fundamentele keuze tussen scheiding en continuïteit Voorstel 25: Decretale bekrachtiging Voorstel 26: Informatie aan de betrokkenen Voorstel 27: De uitoefening van het recht op verzet of instemming Voorstel 28: Kennisname van gegevens door consulenten Voorstel 29: Invulling van het begrip "nuttige gegevens" Voorstel 30: Informatie op vraag van de bemiddelingscommissie Voorstel 31: De verwijzingsbeslissing van bemiddelingscommissie naar parket 3.

VOORSTELLEN MET BETREKKING TOT HET BEROEPSGEHEIM

Voorstel 32: Kenbaarheid van artikel 458bis Sw. Voorstel 33: Tuchtrechtelijke sanctionering van hulpverleners Voorstel 34: Het beroepsgeheim en de overdracht van documenten

84 85 85 85 85 86 86 87 87 88 88 89 89 90 91 91 92 92 92 92 94 94 95 95 95 96 96 97 97 98 99 99 99 99

viii

BIJLAGEN BIJLAGE 1: BIJLAGE 2: BIJLAGE 3: BIJLAGE 4: BIJLAGE 5: BIJLAGE 6: BIJLAGE 7: BIJLAGE 8: BIJLAGE 9: BIJLAGE 10: BIJLAGE 11:

103 Deelnemers Stuurgroep en Werkgroepen Verslag Bezoek Comité voor Bijzondere Jeugdzorg Verslag Bezoek Bemiddelingscommissie Verslag Bezoek Jeugdparket Verslag Bezoek Jeugdrechter Verslag Bezoek Sociale Dienst Jeugdrechtbank Verslag Bezoek Onthaal-, observatie- en oriëntatiecentrum Verslag werkgroep vrijwillige hulpverlening (21/03/2002) Verslag werkgroep bemiddeling (18/04/2002) Verslag werkgroep gerechtelijke hulpverlening (20/03/2002) Verslag werkgroep voorzieningen (25/03/2002)

BIBLIOGRAFIE

103 105 109 113 117 119 121 125 131 135 139 143

ix

x

LIJST VAN AFKORTINGEN Besluit Bemiddelingscommissies

Besluit Vlaamse Regering 20 juli 1988 houdende oprichting en werkwijze van de bemiddelingscommissies voor bijzondere jeugdbijstand en van het administratief secretariaat, B.S. 19 november 1988

Besluit Comités

Besluit Vlaamse Regering 8 december 1998 betreffende de organisatie en de werking van de comités voor bijzondere jeugdzorg, B.S. 27 maart 1999

Besluit CLB-dossier

Besluit Vlaamse Regering 8 juni 2001 betreffende het multidisciplinair dossier in de Centra voor Leerlingenbegeleiding, B.S. 11 september 2001

Besluit Sociale Dienst Jeugdrechtbank

Besluit Vlaamse Regering 17 juli 1991 betreffende de organisatie en de werkwijze van de sociale diensten van de Vlaamse Gemeenschap bij de jeugdrechtbanken, B.S. 17 oktober 1991

Besluit Voorzieningen Bijzondere Jeugdbijstand

Besluit Vlaamse Regering 13 juli 1994 inzake erkenningsvoorwaarden en de subsidienormen van de voorzieningen van de bijzondere jeugdbijstand, B.S. 10 december 1994

B.W.

Burgerlijk Wetboek

CBPL

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer

CTB

Commissie voor Bestuursdocumenten

Decreet Bijzondere Jeugdbijstand

Decreten inzake bijzondere jeugdbijstand, gecoördineerd op 4 april 1990, B.S. 8 mei 1990

de

Toegang

tot

xi

Decreet Openbaarheid Bestuur

Decreet 18 mei 1999 betreffende openbaarheid van bestuur, B.S. 15 juni 1999

de

Jeugdbeschermingswet

Wet 8 april 1965 betreffende de jeugdbescherming, B.S. 15 april 1965, err. 19 mei 1965

K.B. Verwerking Persoonsgegevens

Koninklijk besluit 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, B.S. 13 maart 2001

Kinderrechtenverdrag

Verdrag 20 november 1989 inzake de rechten van het kind, goedgekeurd door Decr. Vl. Gem.R. 15 mei 1991, B.S. 13 juli 1991

Sw.

Strafwetboek

Wet Kruispuntbank Sociale Zekerheid

Wet 15 januari 1190 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid, B.S. 22 februari 1990

Wet Openbaarheid Bestuur

Wet 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur, B.S. 30 juni 1994

Sv.

Wetboek van Strafvordering

Wet Verwerking Persoonsgegevens of WVP

Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, B.S. 18 maart 1993

xii

WOORD VOORAF Naar aanleiding van de implementatie van het elektronisch dossier in de buitendiensten van de bijzondere jeugdbijstand werd aan het Instituut voor Sociaal Recht van de K.U. Leuven de opdracht toevertrouwd een grondige studie door te voeren van de wettelijke randvoorwaarden die hierbij in acht genomen moeten worden. Naast een toetsing aan de Wet Verwerking Persoonsgegevens werden ook de implicaties van andere wetten en decreten opgenomen in het onderzoek. Aan de hand van dit ruime juridische kader wordt gespecificeerd aan welke eisen de verwerking van gegevens die het systeem met zich meebrengt, moet voldoen. Het onderzoek werd uitgevoerd in de periode december 2001 tot juni 2002 door Pieter GEENS en Wouter GEKIERE, in samenwerking met Isabelle VAN DER STRAETE, onder leiding van prof. dr. Johan PUT. In het onderzoek werd ook een aantal bevindingen geïncorporeerd van het advies dat door het ICRI (het Interdisciplinair Centrum voor Recht en Informatica, verbonden aan de Faculteit Rechtsgeleerdheid van de K.U. Leuven) werd opgesteld ten behoeve van de afdeling Bijzondere Jeugdbijstand van het departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur van de Vlaamse Gemeenschap, over de toepassing van wetgeving over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de context van het project "Elektronisch Dossier". In een eerste fase van het onderzoek werd een uitgebreide bronneninventaris opgemaakt van de wetten, decreten en besluiten die van toepassing zijn in de sector van de bijzondere jeugdbijstand. Ook de relevante rechtspraak en rechtsleer werd hierin opgenomen, alsook enkele adviezen van de CBPL en CTB die raakvlakken vertonen met de behandelde problematiek. Een eerste kennismaking met het werkveld zelf gebeurde aan de hand van "werkbezoeken" aan enkele buitendiensten van de bijzondere jeugdbijstand en andere actoren die werkzaam zijn in de sector. Zo werden onder meer bezoeken afgelegd aan een comité voor bijzondere jeugdzorg, een bemiddelingscommissie, de sociale dienst bij een jeugdrechtbank, een jeugdrechter, een jeugdparket en een voorziening die instaat voor de concrete hulpverlening aan jongeren. Door deze "werkbezoeken" werd een realistisch beeld gevormd van de werking van de bijzondere jeugdbijstand, de wijze waarop met informatie wordt omgegaan door de verschillende buitendiensten en de manier waarop de wettelijke bepalingen terzake in de praktijk toegepast worden. Hierbij dient evenwel duidelijk aangestipt te worden dat deze werkbezoeken niet gericht waren op het verkrijgen van een allesomvattend en exact beeld van het werkveld - hetgeen binnen het korte tijdsbestek van dit onderzoek immers onmogelijk is ten gevolge van de verscheidenheid aan werkwijzen die ontstaan zijn in de praktijk -, doch enkel als doelstelling hadden om vertrouwd te worden met de sector. Vervolgens werd per 'werkvorm' (vrijwillige hulpverlening, bemiddeling, gedwongen hulpverlening, voorzieningen) een "werkgroep" samengesteld waarin enkele discussiepunten aangesneden werden. Vanuit de doelstelling om het elektronisch dossier te laten functioneren als een efficiënt en praktijkgericht instrument in de sector, werd bij de deelnemers in een eerste samenkomst gepeild naar hun mening over bepaalde thema's en vragen. Op deze wijze kon bij de uitwerking van de voorstellen - naast een onvermijdelijke toetsing aan de wettelijke voorwaarden - rekening gehouden worden met de wensen van de actoren die te maken krijgen met het elektronisch dossier en de noden van het werkveld. Door de noodzakelijke feed-back van de deelnemers in een tweede samenkomst van deze werkgroepen konden de voorstellen gefinaliseerd worden en hun definitieve vorm aannemen. In bijlage van dit rapport worden enkele verslagen van deze "werkbezoeken" en de besprekingen in de "werkgroepen" opgenomen. xiii

De inhoud van dit onderzoeksrapport bevat een integratie van de resultaten van deze bevindingen en de wettelijke toetsing van het elektronisch dossier, resulterend in een reeks voorstellen met betrekking tot het gebruik van het elektronisch dossier en de doorvoering van wettelijke aanpassingen of verduidelijkingen, alsook in het suggereren van beleidsrelevante oplossingen en te nemen beleidsopties. In deel 1 wordt de aanleiding van het onderzoek gespecificeerd en een uitgebreide beschrijving gegeven van de reglementering inzake de verzameling, opslag en doorstroming van informatie bij de betrokken buitendiensten. De basis hiervan is het Decreet Bijzondere Jeugdbijstand en de besluiten die ter uitvoering daarvan werden genomen. Zonder ons hierbij te beperken tot de wettelijke bepalingen wordt ook de situatie in de praktijk toegelicht, wat voor de nodige schakeringen en nuances zorgt. In een volgend hoofdstuk volgt een korte presentatie van het elektronisch dossier. Hierbij zal de nadruk liggen op de soort van informatie die ingevoerd wordt en de wijze waarop deze informatie verwerkt wordt. De verschillende elektronische formulieren (die reeds in een voorlopige versie opgemaakt werden) worden besproken en de concrete werking van het systeem komt aan bod. In deel 2 komen naar aanleiding van de invoering van het elektronisch dossier drie 'juridische' aandachtspunten aan bod. Vooreerst wordt het (al dan niet elektronisch) gegevensverkeer binnen de bijzondere jeugdbijstand getoetst aan de Wet Verwerking Persoonsgegevens en worden suggesties gedaan met betrekking tot de toepassing van deze wet. Vervolgens wordt verduidelijkt door wie, op welke wijze en onder welke voorwaarden toegang tot de dossiers of kennisname van de betreffende gegevens mogelijk is of kan zijn. Hierbij baseren we ons vooral op de reglementering inzake openbaarheid van bestuur en de toepasselijkheid hiervan op de buitendiensten van de bijzondere jeugdbijstand. Tenslotte komt de ganse problematiek van het beroepsgeheim (en ook de theorie van het 'gedeeld beroepsgeheim' zoals die momenteel door een aantal mensen geponeerd wordt) aan bod. Deel 3 handelt over de fundamentele discussie over twee van de basisbeginselen van de bijzondere jeugdbijstand, namelijk de principes van 'scheiding van vrijwillige en gedwongen jeugdbijstand' en 'continuïteit van de hulpverlening'. Hierin wordt uiteengezet dat -met betrekking tot het doorgeven van gegevens- een ondubbelzinnige beleidskeuze zal gemaakt moeten worden tussenbeide, die consequenties heeft voor de concrete implementatie van het elektronisch dossier en de handelswijze die de betrokken actoren dienen aan te nemen. Meer bepaald zullen de voorwaarden waaronder gegevens tussen de verschillende buitendiensten doorgegeven worden, afhangen van de optie die genomen (en consequent toegepast) wordt en gevolgen hebben voor de werking van de sector en de manier waarop het elektronisch dossier in praktijk moet worden gebracht. In deel 4 worden alle voorstellen die reeds in deze verschillende delen expliciet of zijdelings aan bod gekomen zijn, op een systematische wijze geordend en samengebracht. Naast voorstellen die betrekking hebben op de werking van het elektronisch dossier zelf, zijn ook voorstellen tot aanpassing van de reglementering en opmaak van richtlijnen in de sector terug te vinden die verantwoord worden vanuit de Wet Verwerking Persoonsgegevens en andere relevante aandachtspunten die gerezen zijn naar aanleiding van het onderzoek. Dit deel kan op zichzelf (los van het rapport) gelezen worden. In de tekst van het basisrapport is een verwijzing toegevoegd indien een onderwerp behandeld wordt dat tevens het voorwerp uitmaakt van een voorstel. Omgekeerd wordt in het deel van de voorstellen verwezen naar de relevante randnummers die een inhoudelijke ondersteuning van het voorstel bevatten.

xiv

De openhartigheid van de personen die ons lieten kennismaken met de sector en de discussie die werd gevoerd met de deelnemers aan de verschillende werkgroepen hebben in een niet onbelangrijke mate de inhoud van dit rapport en de voorstellen die eruit voortvloeien, beïnvloed. We wensen daarom uitdrukkelijk alle gecontacteerde personen en instellingen die ons een beter inzicht verschaften in het onderzoeksdomein te danken, alsook de leden van de stuurgroep die driemaal samenkwam ter opvolging van het project. Professor Jos DUMORTIER en de heer Dirk DE BOT (ICRI, K.U. Leuven) leverden op een zeer korte periode een degelijk rapport af over de implicaties van de Wet Verwerking Persoonsgegevens op het elektronisch dossier. Vele van hun bevindingen en voorstellen fungeerden als bron van inspiratie voor ons en konden als vrucht van een goede samenwerking geïntegreerd worden in dit rapport. Tenslotte willen we een speciaal dankwoord richten aan de heer Herbert VAN KEYMEULEN, mevrouw Ingrid VAN EETVELT, mevrouw Mia GEUKENS en mevrouw Katy JOLY van de Afdeling Bijzondere Jeugdbijstand die ons zeer bruikbare informatie ter beschikking stelden en een antwoord konden bieden op vele van onze vragen. Een lijst van de deelnemers aan de werkgroepen en de stuurgroep is toegevoegd als bijlage. Johan PUT Pieter GEENS Wouter GEKIERE Isabelle VAN DER STRAETE

xv