Tugas Kelompok
Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI PT NIAGA SWADAYA
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Disusun Oleh : Kelompok Eboni (Eksekutif 47) 1. Ardian Surya Nurhakim (P05613161247) 2. Desi Maryanti (P05613165247) 3. Dwi Haryanto (P05613168247) 4. Indra Thamrin (P05613173247) 5. Ratih Wulandari (P05613186247) 6. Ridho Ilahi (P05613188247)
PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR Januari 2014
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul ”Implementasi Sistem Informasi Manajemen di PT Niaga Swadaya” sebagai tugas mata kuliah sistem informasi menajemen (SIM) pada program pasca sarjana manajemen dan bisnis, Institut Pertanian Bogor. Melalui pelaksanaan tugas ini, penulis dapat memahami bagaimana aplikasi Sistem Informasi Manajemen yang mampu meningkatkan daya saing suatu organisasi atau perusahaan pada era pasar global, di mana produk dan jasa dari negara-negara lain dapat masuk secara bebas ke dalam negara kita. Dengan landasan pengetahuan tersebut diharapkan, ilmu yang diperoleh dari kegiatan perkuliahan ini tidak hanya sekedar menjadi prasyarat untuk menyelesaikan jenjang pendidikan pada program pasca sarjana MB IPB saja, namun dapat menjadi bekal yang berharga bagi jenjang karir penulis selanjutnya. Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan makalah ini, terutama kepada Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen atas segala bimbingan dan arahannya dalam perkuliahan. Tidak ada gading yang tak retak, tidak ada karya manusia yang sempurna. Kesempurnaan hanya milik Allah SWT semata. Penulis menyadari masih banyak sekali kekurangan dalam penyusunan makalah ini. Oleh karena itu kritik dan saran membangun sangat penulis harapkan untuk berkarya dengan lebih baik. Terakhir, penulis berharap agar makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Bogor, Januari 2014 Tim Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ...................................................................................................................... Daftar Isi ............................................................................................................................... Daftar Tabel ......................................................................................................................... Daftar Gambar ...................................................................................................................... BAB I. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang .......................................................................................... 1.2. Tujuan ........................................................................................................ BAB II. Tinjauan Pustaka 2.1. Sistem Informasi Manajemen .................................................................... 2.2. Rekayasa Perangkat Lunak ....................................................................... BAB III. Core Business Function PT Niaga Swadaya 3.1. Departemen Pengadaan ............................................................................ 3.2. Departemen Pemasaran ............................................................................ 3.3. Departemen Akutansi dan Keuangan ...................................................... 3.4. Departemen Human Resource Development (HRD) ............................... 3.5. IT Support ................................................................................................... BAB IV. Sistem Informasi Manajemen di PT Niaga Swadaya 4.1. Sistem Pendukung Operasi (OSS) ............................................................. 4.2. Sistem Pendukung Manajemen (MSS) ...................................................... BAB V. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen di PT. Niaga Swadaya .................................................................. BAB VI. Kesimpulan ........................................................................................................ Daftar Pustaka .......................................................................................................................
2 3 4 4 5 6 7 14 19 19 20 22 22 25 33 42 44 45
DAFTAR TABEL
Tabel 1.
Enam Sub-kharakteristik Kualitas Sofware
...........................................
17
Komponen Sistem Informasi Manajemen ............................................. Tiga Peran Utama Sistem Informasi ...................................................... Siklus Pengembangan Sistem Informasi ............................................... Jenis Sistem Informasi ............................................................................ Enam Kharakteristik Kualitas Sofware .................................................. Struktur Organisasi PT Niaga Swadaya .................................................. Diagram Alur Sistem Informasi Akuntansi PT Niaga Swadaya ............ Sistem B2B yang Memungkinkan PT Niaga Swadaya Dapat Memantau Stok dan Produk Terjual di Setiap Toko Buku Gramedia Secara Online ....................................................................................... .. Sistem Perekrutan Karyawan Melalui Jaringan Internet (Website) ....... Database Karyawan yang Diakses Melalui Intranet .............................. Interface Software MYOB yang Digunakan PT Niaga Swadaya untuk Menjalankan Fungsi Akuntansi-Keuangan .......................................... .. Website yang Dikelola Departemen Pemasaran PT Niaga Swadaya ..... Facebook yang Dikelola Departemen Pemasaran PT Niaga Swadaya ... Twitter yang Dikelola Departemen Pemasaran PT Niaga Swadaya ....... Skema Alir Enterpise Resource Planning ............................................. Sistem Internetworking di PT Niaga Swadaya ...................................... Skema Alir Customer Relation Management ...................................... Fasilitas Perekaman Data Consumer dalam Website Update buku.com ................................................... .............................. Sistem B2B yang Dikembangkan Toko Buku Gramedia dan PT Niaga Swadaya untuk Memantau Penjualan di Setiap Toko Secara Real Time ................................................................................................ Contoh Menu Dalam Modul Sales Force Automation .........................
9 9 10 11 17 20 23
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Gambar 2. Gambar 3. Gambar 4. Gambar 5. Gambar 6. Gambar 7. Gambar 8.
Gambar 9. Gambar 10. Gambar 11. Gambar 12. Gambar 13. Gambar 14. Gambar 15. Gambar 16. Gambar 17. Gambar 18. Gambar 19.
Gambar 20.
27 28 29 30 32 32 33 35 36 37 38
39 40
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Persaingan bisnis dalam era informasi telah mencapai tahapan kompetisi yang sangat ketat, dimana sistem pengelolaan bisnis secara konvensional tidak lagi memadai. Oleh karena itu, kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat sangat diperlukan dalam mengambil keputusan bisnis. Agar dapat mempertahankan eksistensi organisasi di dalam persaingan secara terus-menerus, organisasi harus dapat menganalisis keadaan lingkungan usaha di mana ia berada, sehingga dapat mengetahui di mana posisinya. Selanjutnya, organisasi harus dapat melihat persaingan yang terjadi di dalam lingkungan usaha tersebut dan mengetahui apa yang sedang dipersiapkan dan dilakukan para pesaingnya sehingga dapat menentukan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi persaingan tersebut. Selain memperhatikan faktor-faktor eksternal yang ada, faktorfaktor internal juga perku diperhatikan, agar organisasi mampu tumbuh dan berkembang dengan kokoh. Keuntungan yang diperoleh organisasi akan meningkat apabila dalam melakukan aktivitasnya organisasi tersebut mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerjanya. Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi ini, diantaranya dapat dicapai dengan memanfaatkan berbagai kemajuan teknologi yang dapat diterapkan untuk mendukung aktivitas organisasi, serta dengan menciptakan produk-produk baru dan meningkatkan pelayanan terhadap klien. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada setiap kegiatan penyelenggaraan organisasi tidak dapat dihindari. Oleh sebab itu, penerapan teknologi informasi dan komunikasi di setiap organisasi merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat ditawar-tawar lagi, dalam rangka pertukaran data dan informasi serta penyaluran berita secara cepat, akurat, dan aman. Teknologi informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Faktor manusia akan sangat menentukan kebaikan dan kegunaan teknologi tersebut. Untuk itu, pengembangan sistem informasi membutuhkan suatu teknik dan perencanaan yang baik agar sistem yang dikembangkan tersebut dapat berjalan dan berfungsi secara efektif dan efisien serta tidak mengalami kegagalan.
Oleh karena itu, sistem informasi pada perusahaan harus diintegrasikan dan dikembangkan dengan lebih baik agar perusahaan yang telah menggunakan sistem informasi tersebut mampu memperoleh keunggulan bersaing di dalam usahanya dan tidak tertinggal dalam menjalankan bisnisnya. Hal itu disadari benar oleh manajemen PT Niaga Swadaya, sebuah perusahaan Nasional yang bergerak dalam bidang distribusi buku-buku dan penjualan stationary terkemuka, sehingga berani melakukan investasi yang sangat besar untuk membangun sistem informasi manajemen yang dinilai akan mampu meningkatkan produktivitas, efektivitas, dan efesiensi perusahaannya. PT Niaga Swadaya merupakan perusahaan yang mendistribusikan produk Trubus Group yang konsisten menyediakan informasiinformasi seputar practice agriculture dan produk-produk pertanian yang sedang tren di Indonesia. Saat ini PT Niaga Swadaya telah memiliki beberapa kantor perwakilan yang tersebar di Medan, Palembang, Bandung, Yogjakarta, Surabaya, dan Makasar. Dengan semakin berkembangnya perusahaan maka PT Niaga Swadaya memerlukan suatu sistem informasi terpadu yang mampu mengintegrasikan seluruh fungsi bisnis yang ada di dalam perusahaan, dan dapat menghubungkan PT Niaga Swadaya dengan seluruh mitra kerjanya.
1.2. Tujuan Makalah ini bertujuan untuk : 1.
Memahami sistem informasi manajemen yang ada di PT Niaga Swadaya.
2.
Melakukan identifikasi sistem informasi di PT. Niaga Swadaya yang termasuk dalam kategori sistem pendukung operasi (operations support systems).
3.
Melakukan identifikasi sistem informasi di PT. Niaga Swadaya yang termasuk dalam kategori sistem pendukung manajemen (managements support systems).
4.
Memahami bagaimana informasi manajemen yang ada di PT Niaga Swadaya dapat berjalan secara optimal.
5.
Memberikan rekomendasi pengembangan sistem informasi manajemen yang ada untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi Manajemen Saat ini manusia dalam kesehariannya sebagai pengguna informasi sangat bergantung pada berbagai sistem informasi, mulai dari sistem informasi manual yang sederhana dengan menggunakan saluran informal, hingga sistem informasi berbasis komputer yang rumit dan menggunakan saluran telekomunikasi canggih. Di dalam organisasi, apapun jenis dan bentuknya, sistem informasi bahkan telah memainkan peran penting dalam mendukung kegiatan operasional, mendukung pengambilan keputusan hingga mendukung organisasi mencapai keunggulan kompetitif yang strategis. Pembahasan tentang sistem informasi manajemen akan diawali dengan pembahasan tentang konsep sistem. a. Sistem Sistem dapat dijabarkan secara sederhana sebagai kelompok elemen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui sebuah proses yang terorganisasi. Menurut O’brien (2005), setiap sistem setidaknya terdiri dari tiga komponen atau fungsi dasar yang saling berinteraksi, yaitu : 1. Masukan (input) meliputi kegiatan penangkapan (capturing) dan pengumpulan (assembling) elemen yang akan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses. Masukan dapat dibedakan menjadi maintenance input yang memungkinkan sistem dapat beroperasi dan signal input yang nantinya akan diolah menjadi produk. Contohnya, bahan baku, data, dan energi. 2. Pemrosesan (processing) meliputi proses pengubahan masukan menjadi keluaran. Contohnya, proses pembuatan mobil. 3. Keluaran (output) meliputi proses pemindahan elemen yang telah melewati tahap pemrosesan ke tujuan akhir yang ditetapkan. Keluaran dari sebuah sistem selalu berupa keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. b. Sistem Informasi Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orangorang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi
(O’Brien, 2005). Komponen sistem informasi tersebut secara lebih jelas ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu : • Mendukung proses bisnis dan operasional • Mendukung pengambilan keputusan • Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah
bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus seperti ditunjukkan pada Gambar 3 di bawah ini (O’Brien, 2005).
Gambar 3. Siklus Pengembangan Sistem Informasi
c. Jenis-jenis Sistem Informasi Menurut O’Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen seperti ditunjukkan pada Gambar 4.
Gambar 4. Jenis Sistem Informasi
Berdasarkan Gambar 4, dapat dilihat bahwa O’Brien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu : a. Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System) Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan. sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi empat bagian, yaitu : 1) Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing System. 2) Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems) Merupakan bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis, dengan dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan in real-time (or online) processing. 3) Sistem Pengendalian Proses(Process Control Systems) Merupakan sistem yang bertugas mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh pada penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik, dan sistem produksi baja. 4) Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems) Merupakan sistem informasi yang berkaitan dengan tim pendukung, kelompok kerja, peningkatan komunikasi dan produktivitas perusahaan dan kolaborasi mengenai bentuk aplikasinya, dan otomatisasi pekerjaan. Misalnya memfasilitasi dalam surat elektronik untuk mengirim dan menerima pesan elektronik, dan termasuk menggunakan videoconference dan lain-lain.
b. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support System) Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen. Sistem Pendukung Manajemen dibagi empat bagian yaitu : 1) Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems) Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan. 2) Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems) Merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. 3) Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems) Merupakan suatu sistem informasi yang menyediakan informasi penting dari berbagai sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan oleh para eksekutif dan manajer. Contohnya eksekutif puncak dapat menggunakan terminal layar sentuh untuk segera melihat dan atau menampilkan teks dan grafik yang mencakup bidang-bidang utama dari suatu organisasi dan daya saing kinerjanya.
4) Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Systems. Menurut O’Brien (2005), selain jenis sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya, yaitu sebagai berikut: 1) Sistem Pakar Sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai. Contoh : penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, dan sistem pemeliharaan diagnosis 2) Sistem Manajemen Pengetahuan Sistem berbasis pengetahuan yang mendukung perbuatan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. contoh: akses intranet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan, dan sistem pemecah masalah pelanggan. 3) Sistem Informasi Strategis Mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi perusahaan produk, layanan, dan kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif. Contoh : perdagangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem web e-commerce. 4) Sistem Bisnis Fungsional Mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial atas berbagai fungsi bisnis perusahaan. Contoh: sistem informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia.
2.2 Rekayasa Perangkat Lunak Rekayasa Perangkat lunak didefinisikan sebagai penerapan pengetahuan keilmuan secara praktis dalam perancangan dan pengembangan program dan dokumentasi terkait yang diperlukan untuk mengembangkan, mengoperasikan dan memelihara program – program tersebut, (Boehm ‘Software Engineering’ IEEE Trans on Computer). Usaha untuk mengatasi permasalahan dalam perangkat lunak dilakukan melalui Rekayasa Perangkat Lunak atau Software Engineering.
Adapun aktivitas rekayasa perangkat lunak meliputi beberapa hal antara lain : a. pengembangan perangkat lunak (software development). b. manajemen proyek (project management). c. metrik perangkat lunak (software metric). d. pemeliharaan perangkat lunak (software maintenance). e. jaminan kualitas perangkat lunak (software quality assurance). f. manajemen konfigurasi perangkat lunak (software configuration management).
2.2.1 Pengembangan Perangkat Lunak Tujuan utama dari software development adalah Menentukan tahap-tahap yang diperlukan untuk pengembangan perangkat lunak, menentukan urutan pelaksanaan dari tahap-tahap tersebut dalam rangka pengembangan perangkat lunak, menentukan kriteria transisi / perpindahan dari satu tahap ke tahap berikutnya. Terdapat berbagai cara memproduksi software dengan kualitas yang baik. Diantaranya adalah a.
Code and Fix Model ini terdiri atas tahapan Code (Pemrograman) dan Fix (Perbaikan/ Pemeliharaan) dengan kriteria transisi berupa Code (Program). Model proses ini merupakan proses pengembangan perangkat lunak pada awal era pengolahan data yang memiliki ciri menggunakan 3GL atau lebih rendah dan biaya pemeliharaan yang besar.
b.
System Development Life Cycle (SDLC) SDLC adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda. Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah 1. Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan
2. Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem 3. Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi 4. Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan 5. Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat 6. Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat c.
Prototyping Identifikasi kebutuhan awal, prototyping, penggunaan dan evaluasi prototipe (feedback), Revisi Prototyping ( Iterasi 1…n), Penerimaan atau Persetujuan End User, Implementasi Sistem, Operasionalisasi dan Pemeliharaan. Sering dikenal sebagai “Code Driven Software Process”. Prototyping merupakan salah satu proses perangkat lunak yang mulai banyak digunakan saat
ini karena banyak memanfaatkan 4GL dan
Application Generator. d.
Spiral Sering dikenal sebagai : “Risk Driven Software Process” untuk pengembangan proyek yang berskala besar, dengan memperhatikan pengaruh resiko
dilihat dari segi finansial maupun keamanan (jiwa
manusia). Kombinasi SDLC, Prototyping dan Risk Analysis. e.
CASE (Computer Aided Software Engineering) CASE (Computer Aided Software Engineering) adalah adalah metode berbasis proses pengembangan perangkat lunak yang didukung oleh perangkat keras dan perangkat lunak.
2.2.2 Software Quality Software yang baik memberikan jaminan pada konsumen bahwa produk yang dihasilkan itu layak untuk dipakai dan dibeli. Kualitas software dapat dinilai melalui ukuran-ukuran dan metode-metode tertentu, serta melalui pengujian – pengujian software. Salah satu tolak ukur kualitas perangkat lunak adalah
ISO
9126
yang dibuat
oleh
International
Organization for
Standardization (ISO) dan International Electrotechnical Commission (IEC). ISO 9126 mendefinisikan kualitas produk perangkat lunak, model, dan karakteristik mutu terkait untuk mengevaluasi dan menetapkan kualitas sebuah produk software. Dalam ISO 9126 ada enam karakteristik kualitas software seperti dilihat pada gambar 5 dibawah ini.
Gambar 5. Enam Karakteristik Kualitas Software
a. Functionality Kemampuan software untuk menjalankan fungsinya sebagaimana kebutuhan sistemnya b. Reliability Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan fungsinya ketika digunakan
c. Usability Kemampuan software untuk mudah dimengerti, dipelajari, digunakan, dan disukai pengguna d. Efficiency Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya e. Maintainability Kemampuan software untuk dimodifikasi (koreksi, adaptasi, perbaikan) f. Portability Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke lingkungan lain. Dari enam karakteristik kualitas dibagi menjadi beberapa sub – bab seperti terlihat pada tabel di bawah ini : Tabel 1. Enam Sub-karakteristik Kualitas Software Karakteristik
Sub karakteristik
Functionality
Suitability, Accuracy, Interoperability,Security
Reliability
Maturity, Fault tolerance, Recoverability
Usability
Understandability, Learnability, Operability, Attractiveness
Efficiency
Time Behavior, Resource Utilization
Maintainability
Analyzability, Changeability, Stability, Testability
Portability
Adaptability, Installability
BAB III. CORE BUSINESS FUNCTION PT NIAGA SWADAYA
PT. Niaga Swadaya yang berdiri tahun 2001, awalnya merupakan sinergi tim pemasaran dari 4 perusahaan, yaitu PT. Trubus Swadaya, PT. Penebar Swadaya, PT. Pustaka Pembangunan Swadaya Nusantara, dan PT Maha Tani Sentosa. Sinergi tersebut ditempuh agar perkembangan usaha di bawah naungan Bina Swadaya Group tersebut senantiasa efisien dan efektif dalam era persaingan usaha yang semakin tajam dan ketat. Dalam sinergi ini, PT. Niaga Swadaya bertugas memasarkan produk yang sangat beragam mulai dari produk agribisnis berupa saprotan (sarana produksi pertanian), bibit, pupuk, hingga hasil pertanian dan produk terbitan mulai dari majalah Trubus, majalah non agribisnis,
buku-buku pertanian, hingga buku-buku dengan tema umum (non
pertanian). Untuk menjalankan tugasnya, PT Niaga Swadaya membuka kantor perwakilan di beberapa kota besar di Indonesia yaitu Medan, Palembang, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, dan Makasar. Di samping kantor perwakilan, PT Niaga Swadaya juga memiliki toko Trubus yang tersebar di Jabodetabek, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Sidoarjo, Surabaya, Malang, Purwokerto, dan ratusan agen yang tersebar di seluruh Indonesia. Meskipun pada awalnya PT. Niaga Swadaya hanya bertugas memasarkan produk dari keempat perusahaan tersebut, namun seiring pertumbuhan usahanya PT Niaga Swadaya mulai memasarkan produk dari perusahaan lain di luar Bina Swadaya Group. Pada tahun 2004 PT Niaga Swadaya dipecah menjadi tiga perusahaan, yaitu PT Trubus Media Swadaya yang bertugas memasarkan majalah Trubus dan majalah non agribisnis lainnya, PT Trubus Mitra Swadaya yang bertugas memasarkan produk agribisnis, mulai dari saprotan (sarana produksi pertanian), bibit, pupuk, dan komoditas pertanian lainnya, serta PT Niaga Swadaya sendiri yang bertugas memasarkan produk berupa buku pertanian, non pertanian, dan stationary. Saat ini, PT Niaga Swadaya telah memasarkan buku dan stationary dari ratusan publisher dan perusahaan baik dari dalam negeri maupun luar negeri. Untuk itu, PT Niaga Swadaya bekerja sama dengan toko buku modern seperti Gramedia, Gunung Agung, Kharisma, Salemba, Toga Mas, dan ratusan toko tradisional yang tersebar di ibu kota kabupaten di seluruh Indonesia.
Berikut ini disajikan struktur organisasi yang ada di dalam PT Niaga Swadaya (Gambar 5). Berdasarkan Gambar 6 tersebut dapat dilihat bahwa ada 5 core business function yang terdapat di dalam struktur organisasi PT Niaga Swadaya, yaitu Pengadaan, Pemasaran, Akutansi dan Keuangan, Human Resource Development serta IT support. Setiap core business function tersebut mempunyai fungsi dan tugasnya masing-masing dalam mendukung berjalannya proses bisnis di dalam PT Niaga Swadaya. Fungsi dan tugas dari masing-masing core business function akan diuraikan pada bagian berikut ini.
KOMISARIS
DIREKTUR
Manager Pengadaan
Manager Akuntansi & Keuangan
IT Support
Manager HRD & Umum
Kepala Promosi
Staf Pengadaan, Staf Gudang & Staf Ekspedisi
Manager Pemasaran
Internet Marketing
Staf Akuntansi & Keuangan
• • • • • • •
Kepala Perwakilan Jakarta Bandung Jogjakarta Surabaya Medan Palembang Makasar
Sales
Gambar 6. Struktur Organisasi PT Niaga Swadaya
3.1. Departemen Pengadaan Pengadaan barang siap jual dikoordinasi oleh departemen pengadaan yang berhubungan langsung dengan suplier (publisher dan perusahaan pemasok). Departemen pengadaan bertugas untuk memeriksa kualitas barang (buku & stationary) dan memastikan harga, jumlah serta ketersediaan stok dari masing-masing item yang akan dijual. Hingga saat ini penerbit yang bekerja sama dengan
PT Niaga
Swadaya tercatat berjumlah 105 penerbit dari Indonesia dan 25 penerbit dari luar negeri sehingga total ada sekitar 102.400 judul buku yang dipasarkan. Untuk pengadaan produk stationary, PT Niaga bekerja sama dengan 17 perusahaan dari Indonesia dan 14 perusahaan dari luar negeri yang menyuplai 109 item produk. Produk-produk tersebut oleh para suplier dikirim ke gudang PT Niaga Swadaya terlebih dahulu sebelum dipasarkan ke toko-toko di seluruh Indonesia. Setelah dipastikan kualitas, harga, jumlah, dan diberi kode maka barang-barang tersebut siap untuk dipasarkan. Dalam melaksanakan tugasnya manajer pengadaan dibantu oleh staf pengadaan yang berhubungan dengan para suplier, staf gudang yang bertugas mengelola dan mencatat stok barang, dan staf ekspedisi yang bertugas mengirimkan barang ke toko atau konsumen. 3.2. Departemen Pemasaran Departemen pemasaran bertanggung jawab untuk memasarkan seluruh produk yang dijual oleh PT Niaga Swadaya baik buku atau stationary berdasarkan target tertentu dengan pertumbuhan omzet minimal 40% setiap tahunnya. Untuk menunjang fungsinya tersebut, manajer pemasaran dibantu oleh kepala perwakilan yang membawahi beberapa sales dan staf pendukung lainnya, kepala promosi dan bagian internet marketing. Saat ini, PT. Niaga Swadaya memiliki 7 kantor perwakilan yaitu: 1.
Perwakilan Jakarta yang bertanggung jawab untuk penjualan di Jabodetabek dan luar negeri. Kepala perwakilan Jakarta dibantu oleh 4 orang Supervisor Area dan beberapa sales.
2.
Perwakilan Bandung, bertanggung jawab untuk penjualan di Jawa Barat, Kalimantan Barat, dan Kalimantan Tengah
3.
Perwakilan Jogjakarta, bertanggung Jawab untuk penjualan di wilayah Jawa Tengah, DIY, Kalimantan Timur, dan Kalimantan Selatan.
4.
Perwakilan Surabaya, bertanggung jawab untuk penjualan di wilayah Jawa Timur, Bali, Nusatenggara Barat, dan Nusa Tenggara Timur
5.
Perwakilan Medan, bertanggung jawab untuk penjualan di wilayah Aceh, Sumatera Utara, Sumatera, Barat, Riau, dan Kepulauan Riau.
6.
Perwakilan Palembang, bertanggung jawab untuk penjualan di wilayah Sumatera Selatan, Bengkulu, Jambi, Bangka Belitung, dan Lampung
7.
Perwakilan Makasar, bertanggung jawab untuk penjulan di Seluruh Sulawesi, Maluku, dan Papua. Kepala perwakilan dalam penjualannya bekerja sama dengan toko buku modern
atau toko buku tradisional di setiap ibukota kabupaten, agen-agen dan outlet di seluruh Indonesia. Toko buku modern yang bekerja sama dengan
PT Niaga Swadaya
yaitu toko buku Gramedia, Gunung Agung , Kharisma, Toga Mas dan toko buku Salemba. Gramedia sebagai mitra utama PT Niaga Swadaya tercatat memiliki 108 toko di seluruh Indonesia. Sedangkan toko buku lainnya seperti Gunung Agung, Kharisma, Toga Mas dan Salemba masing-masing memiliki 24, 16, 12 dan 9 toko yang tersebar di seluruh Indonesia. Selain toko buku modern, PT Niaga Swadaya juga memasarkan produk-produknya melalui 1.044 toko tradisional di seluruh Indonesia. Kepala Promosi bertanggung jawab untuk mengadakan kegiatan promosi, pameran di dalam dan luar negeri, mengenalkan produk ke konsumen, dan mengadakan sejumlah event di toko buku atau tempat lain. Bagian internet marketing bertanggung jawab terhadap penjualan melalui internet dan mengembangkan pasar online. Dengan adanya internet marketing selain memasarkan produk melalui toko, PT Niaga Swadaya juga melayani ritel ke konsumen langsung, instansi/lembaga/perusahaan, baik di dalam maupun di luar negeri. 3.3. Departemen Akuntansi dan Keuangan Departemen akuntansi dan keuangan bertanggung jawab terhadap pencatatan setiap transaksi keuangan, penyusunan laporan keuangan, dan memberikan masukan/informasi kepada departemen lain dan direksi berkaitan dengan aktivitas perusahaan untuk mencapai performa keuangan/laba yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Departemen akuntansi dan keuangan dipimpin oleh seorang manajer keuangan yang dibantu oleh beberapa staf akuntansi, staf keuangan, staf administrasi,
staf pajak dan kasir. Beberapa tugas lainnya yang menjadi tanggung jawab Departemen akuntansi dan keuangan adalah sebagai berikut : • Mengurus penagihan dan memeriksa proses pembayaran hasil penjualan buku dan stationary dari toko dan konsumen. • Mengurus pembayaran kepada semua supplier. • Mengurus masalah perpajakan • Mengurus pembayaran gaji pegawai • Mencatat aset perusahaan Karena aktivitas yang berlangsung di departemen keuangan dan akutansi tersebut cukup banyak dan memerlukan akurasi yang tinggi maka PT. Niaga Swadaya mengembangkan sistem akuntansi yang berbasis computer untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensinya. Sistem akuntansi yang berbasis komputer mencatat dan melaporkan arus dana melalui pengaturan dan pembuatan laporan keuangan historis seperti neraca dan laporan rugi laba. Berikut ini disajikan diagram alur sistem informasi akuntansi berbasis komputer yang dikembangkan di PT Niaga Swadaya (Gambar 7).
Gambar 7. Diagram Alur Sistem Informasi Akuntansi PT Niaga Swadaya
Melalui sistem tersebut juga dapat dibuat suatu prakiraan kondisi di masa datang seperti prakiraan anggaran dan laporan keuangan berdasarkan tren yang terjadi selama ini.
3.4. Departemen Human Resource Development (HRD) Departemen HRD bertanggung jawab dalam perekrutan, pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia di PT Niaga Swadaya. Di samping itu, departemen HRD juga berurusan dengan isu-isu yang berkaitan dengan orang-orang seperti kompensasi (penggajian), manajemen kinerja, pengembangan organisasi, keselamatan kerja, kesehatan, dana pensiun, motivasi, komunikasi, administrasi, dan pelatihan karyawan. Departemen HRD dipimpin oleh seorang manajer HRD yang dibantu staf recruitment and training dan staf pengembangan. PT Niaga Swadaya saat ini memiliki 880 orang karyawan yang tersebar di Jakarta dan 7 kantor perwakilan.
3.5. IT Support Bagian yang tidak kalah pentingnya di PT Niaga Swadaya adalah IT Support. IT Support bertugas merancang dan mengembangkan sistem informasi di perusahaan agar proses bisnis berjalan dengan lancar, efektif dan efisien. Tugas utama IT Support ini adalah melakukan maintenance program NS Soft (program yang diciptakan untuk mengintegrasikan seluruh aktivitas operasional perusahaan), Stock Card (program stok yang dimiliki departemen pengadaan) dan mengelola website PT Niaga Swadaya agar selalu menyediakan informasi-informasi yang update bagi semua customernya. Di samping itu IT Support juga harus memastikan agar jaringan Intranet, Ekstranet, dan Internet (Internetworking) perusahaan selalu dalam kondisi yang baik.
BAB IV. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI PT NIAGA SWADAYA
Untuk menunjang aktivitas bisnisnya PT Niaga Swadaya telah mengembangkan sebuah sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen sangat penting untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan maupun dalam menunjang pengambilan keputusan yang tepat. Sistem informasi manajemen yang digunakan PT. Niaga Swadaya dapat dikategorikan dalam dua peran utama yaitu sistem pendukung operasi (operations support systems) dan sistem pendukung manajemen (managements support systems). Sistem pendukung operasional selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasional perusahaan. Adapun sistem pendukung manajemen fokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk keefektifan pembuatan keputusan oleh manajer. Berikut ini akan dibahas mengenai sistem pendukung operasi dan sistem pendukung manajemen yang digunakan oleh PT. Niaga Swadaya. 4.1. Sistem Pendukung Operasional (Operations Support Systems) Sistem pendukung operasional menghasilkan berbagai produk informasi untuk pengguna internal dan eksternal yang tidak menekankan pada produk informasi spesifik. Peran sistem pendukung operasional adalah memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industri, mendukung komunikasi dan kolaborasi perusahaan, serta meng-update database perusahaan secara efisien. Sistem pendukung operasional terdiri dari : - Sistem Proses Transaksi (Transaction Processing Systems) Proses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis, meng-update database operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Contohnya: proses inventori, penjualan, sistem accounting. - Proses Sistem Kontrol (Process Control Systems) Proses monitor dan kontrol bisnis. Contohnya: proses pengiriman buku atau stationary. - Sistem Kolaborasi Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems) Proses kolaborasi pendukung, kelompok kerja, dan serta komunikasi perusahaan. Contohnya : sistem e-mail, chat, dan video conference.
Adapun sistem pendukung operasional yang digunakan PT. Niaga Swadaya sebagai berikut. 4.1.1. Supply Chain Management (SCM) Aplikasi SCM yang dimiliki PT Niaga Swadaya dipergunakan untuk mengatur dan menyediakan informasi dan kebutuhan-kebutuhan dasar pendukung berjalannya sistem mulai dari pengadaan barang, manajemen gudang, pemasaran, pengiriman barang, hingga keberlangsungan ketersediaan stok. Selama ini, SCM di PT Niaga didukung oleh software Stock Card di bawah tanggung jawab departemen pengadaan, NS Soft di bawah tanggung jawab bagian IT, dan program B2B yang menghubungkan PT Niaga Swadaya dengan toko buku Gramedia di bawah tanggung jawab departemen pemasaran. Seluruh program tersebut terintegrasi secara baik ke seluruh departemen yang ada di PT Niaga Swadaya melalui aplikasi Corporate Manajemen System, NS Soft. Setelah barang dari suplier dikirim ke gudang PT Niaga Swadaya, staf departemen pengadaan akan memasukkan semua data produk yang baru masuk tersebut yang meliputi kode barang, harga, dan jumlah stok ke dalam sistem Stock Card. Setelah data terinput lengkap, maka dengan aplikasi NS Soft data tersebut secara otomatis akan terkirim ke departemen pemasaran. Berdasarkan data tersebut, staf pemasaran yang terkait akan membuat penawaran melalui sistem B2B untuk toko buku Gramedia dan untuk distribution channel (toko dan outlet) lainnya akan dikirimkan via e-mail. Selanjutnya surat order diterbitkan oleh toko buku Gramedia lewat sistem B2B dan toko lain via e-mail ke departemen pemasaran. Kemudian departemen pemasaran melalui NS Soft mengeluarkan faktur permintaan barang secara elektronik ke departemen pengadaan. Selanjutnya barang keluar dari gudang dilengkapi dokumen elektonik dan kertas yang terkirim otomatis ke departemen pemasaran, akuntansi keuangan, serta toko/outlet terkait. Pada saat yang sama, stok barang yang tercatat di Stock Card akan berkurang sesuai dokumen. Stock Card tersebut dapat diakses secara langsung pada waktu yang sama oleh suplier, departemen pemasaran dan departemen akuntansikeuangan yang akan menginformasikan sisa stok di gudang, barang terkirim, dan ke toko/outlet mana barang tersebut dikirim. Kepastian jumlah stok, mulai dari stok barang di gudang hingga stok konsinyasi di toko buku dapat terpantau secara cepat, karena semua software tersebut dihubungkan dengan sistem intranet dan ekstranet perusahaan sehingga dapat diakses langsung oleh
manajemen. Dengan sistem tersebut, departemen pengadaan dapat mengatur kapan barang harus dikirim ke gudang dari suplier, atau saat barang harus dikirim ke toko buku. Aplikasi sistem e-business semacam ini juga memungkinkan dilakukannya mutasi stok antar toko apabila terjadi kelangkaan pada stok yang diminta sehingg kemungkinan penumpukan stok (loss stock) dan potensi kehilangan penjualan (loss selling) dapat dihindari. Gambar 8 di bawah ini menunjukkan sistem B2B yang menghubungkan departemen pemasaran PT Niaga Swadaya dengan toko buku Gramedia untuk memantau pergerakan stok barang dan jumlah barang terjual yang dapat diakses oleh departemen lainnya di dalam PT Niaga Swadaya melalui integrated system dengan program NS Soft.
Gambar 8. Sistem B2B yang Memungkinkan PT Niaga Swadaya Dapat Memantau Stok dan Produk Terjual di Setiap Toko Buku Gramedia Secara Online
4.1.2. Human Resource Management Program Human Resource Management yang telah diaplikasikan di PT Niaga Swadaya telah menggunakan sistem HRM online yang menggunakan jaringan internet. Dalam perekrutan karyawan PT Niaga Swadaya memanfaatkan situs perusahaan www.niagaswadaya.co.id. untuk menyebarkan informasi lowongan pekerjaan. Selain itu, PT Niaga Swadaya juga menggunakan layanan perekrutan dan database komersial
www.jobindo.com, yang memungkinkan penyebaran informasi recruitment dalam kelompok berita pilihan di internet serta berkomunikasi dengan dengan para pencari kerja melalui e-mail. Gambar 9 di bawah ini menunjukkan interface website yang digunakan PT Niaga Swadaya untuk proses perekrutan karyawan secara online.
Gambar 9. Sistem Perekrutan Karyawan Melalui Jaringan Internet (Website)
Teknologi intranet yang dimiliki oleh perusahaan dapat digunakan untuk memroses berbagai aplikasi pengelolaan sumber daya manusia. Intranet memungkinkan departemen SDM untuk memberikan layanan selama 24 jam kepada para karyawannya. Intranet juga dapat digunakan untuk menyebarkan informasi yang penting lebih cepat daripada sebelumnya (pengumuman melalui surat atau fax). Informasi-informasi yang berkaitan dengan karyawan dapat diinput secara online ke file SDM (Gambar 10). Intranet juga dapat meminimalkan intervensi dari departemen SDM kepada para manajer dan karyawan dalam melakukan berbagai tugas mereka.
Di
samping
itu,
melalui intranet para karyawan juga dapat dengan mudah melakukan download berbagai informasi yang mereka butuhkan seperti pelatihan, peraturan perusahaan, program kerja, dan lain sebagainya.
Gambar 10. Database Karyawan yang Diakses Melalui Intranet
4.1.3. Sistem Komunikasi dan Informasi Antar Departemen Semua transaksi dan informasi terdistribusi melalui Corporate Management System. Transaksi barang masuk, barang keluar, barang terjual yang tercatat pada Stock Card
di bawah pengelolaan departemen pengadaan terintegrasi melalui Corporate
Managemen System (NS Soft) sehingga dapat diakses oleh departemen pemasaran dan departemen akuntansi-keuangan. Begitu pula pada saat laporan barang terjual diinput oleh toko Gramedia melalui sistem B2B dan e-mail dari distributor lainnya masuk ke departemen pemasaran, maka bagian pemasaran akan menerbitkan invoice ke distributor-distributornya dan terkirim secara otomatis ke departemen akuntansikeuangan melalui Corporate Management System sehingga staf di departemen tersebut dapat mengecek proses transfer pembayarannya. Begitu pula dengan proses penggajian karyawan, informasi yang berkaitan dengan insentif dan gaji pegawai dari masingmasing departemen pada bulan bersangkutan akan dikirimkan ke departemen HRD untuk proses rekap gaji dan verifikasi, selanjutnya HRD akan meneruskan ke departemen akuntansi dan keuangan untuk pembayarannya. 4.1.4. Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan Sistem informasi akuntansi telah diaplikasikan oleh PT Niaga Swadaya dengan program MYOB melalui koneksi intranet, ekstranet, dan internet (Gambar 11). Aplikasi tersebut memungkinkan perusahaan berhubungan langsung dengan para stakeholder-
nya secara online sehingga proses perhitungan transaksi berjalan secara otomatis. Namun karena laporan penjualan real time hanya diperoleh dari toko buku Gramedia yang menjalankan program B2B dengan PT Niaga Swadaya, sedangkan laporan penjualan dari toko lainnya masih dilakukan secara manual, maka untuk integrasi sistem akutansi ini dengan sistem MIS (marketing information system) masih diperlukan proses verifikasi.
Gambar 11. Interface Software MYOB yang Digunakan PT Niaga Swadaya untuk Menjalankan Fungsi Akuntansi-Keuangan
4.1.5. Sistem Evaluasi dan Pelaporan Semua informasi penjualan dan pengeluaran yang dapat menjadi bahan evaluasi dan pelaporan otomatis terprogram dalam Corporate Management System. Manajemen dapat mengetahui daya jual masing-masing produk, rata-rata harga jual dan ketersediaan barang sehingga dapat menjadi bahan pertimbangan dalam membuat keputusan dan dapat dijadikan acuan dalam perencanaan pengembangan perusahaan ke depan. Misalnya dengan data yang tersedia pada sistem B to B di toko Gramedia, dapat diketahui daya jual buku A dan sisa stoknya di semua cabang toko Gramedia oleh departemen pemasaran. Berdasarkan data tersebut dapat diketahui ke cabang mana saja buku tersebut harus dikirimkan agar tidak terjadi lost selling. Data tersebut otomatis diteruskan ke departemen pengadaan melalui Corporate Management System untuk memastikan ketercukupan stok di gudang dan selanjutnya menjadi dasar permintaan ke
publisher/perusahaan pemasok untuk mengirimkan barangnya ke gudang PT Niaga Swadaya.
4.1.6
Marketing Information System Bagian internet marketing dalam departemen pemasaran PT Niaga Swadaya
fokus menjaring pelanggan melalui internet karena dapat berkomunikasi dengan seluruh pelanggannya di mana saja secara lebih mudah. Dengan demikian, marketing dapat menarik pelanggan baru dan mempertahankan loyalitas dari pelanggan lama yang pada akhirnya akan dapat meningkatkan penjualan perusahaan. Karena itulah departemen pemasaran membuat sebuah web yang khusus digunakan untuk kepentingan penjualan yaitu www.updatebuku.com (Gambar 12). Selain web departemen pemasaran juga mengoptimalkan penggunaan facebook dan twitter dalam berinteraksi dengan pelanggan atau calon pembeli (Gambar 13 dan 14). Dengan bantuan teknologi informasi seperti di atas, departemen pemasaran dapat melakukan promosi dengan mudah dan cepat. Fasilitas internet benar-benar menjadi tumpuan untuk berpromosi, karena selain berbiaya murah, internet juga dinilai sangat efektif untuk menyebarkan informasi secara cepat hingga ke mana pun tanpa ada batas waktu dan tempat. Melalui penggunaan sistem informasi berbasis internet, perusahaan dapat memperoleh beberapa manfaat, yaitu : a. Mendorong dan memungkinkan manajemen untuk menyatukan suara-suara konsumen dalam membuat keputusan, seperti menemukan prioritas pelayanan konsumen b. Mengidentifikasikan prioritas perbaikan pelayanan c. Memberikan pedoman dalam mengambil keputusan alokasi sumber daya d. memperhatikan pengaruh dari kualitas pelayanan dan investasi e. menawarkan pekerjaan berdasarkan data untuk pelayanan yang terbaik Berikut ini adalah matriks komponen sistem informasi pembelian buku secara on-line yang dikelola oleh bagian internet marketing.
Sumberdaya
Hardware & Netware
Software
SDM Data
Aktifitas
Mesin
Media
Program
-
Windows NT (Operating System)
Prosedur
Spesialis
Prosedur Data Entry PC PAVILION P6
Server (Digital Equipment Alpha AXP) Network Server (LAN)
phone/headset
Microsoft Access (Pembelian)
-
Windows NT (Operating System)
Output
Website
Printer Graphical User Interface (Monitor) Website
Data Entry Display
Jumlah Pembelian Metode pembayaran
Penghitungan harga berdasarkan jumlah pembelian
Data Konsumen Judul yang dibeli -
Microsoft Access (Pembelian)
Eksemplar per judul Alamat kirim
Data Status Display
Pilihan pembayaran Harga
Kertas PC PAVILION workstation
Judul Konsumen
-
-
Harga Stok
-
Telepon
Pemrosesan
Judul Staf Internet Marketing
Input
Produk Informasi
User
Windows NT (Operating System)
Secara otomatis memberikan informasi harga yang harus dibayar
-
Microsoft Access (Dispatching)
DBMS MS Access
Konsumen
Tagihan
Staf Internet Marketing
Data Status Display
-
Kurir Prosedur input dan backup data
Alamat kirim Data Konsumen Judul yang dibeli Eksemplar per judul
Penyimpanan
Magnetik disc drive
8 x 40 Gb Hardisk
Supervisor
Staf IT Support
Alamat kirim
Informasi Pembelian
Pilihan pembayaran
NOS Windows NT
Harga Tanggal kirim
Website Pengendalian
Operator telepon
Website Telepon
Program monitoring pengiriman/kurir
Prosedur pengaturan jadwal pengiriman / pengantaran
Staf IT Support Supervisor Kurir
Data Konsumen, Alamat kirim
Detail Informasi Pembelian
Gambar 12. Website yang Dikelola Departemen Pemasaran PT Niaga Swadaya
Gambar 13. Facebook yang Dikelola Departemen Pemasaran PT Niaga Swadaya
Gambar 14. Twitter yang Dikelola Departemen Pemasaran PT Niaga Swadaya
4.2. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support Systems) Sistem pendukung manajemen ini fokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk keefektifan pembuat keputusan oleh manajer. Dalam praktiknya, sistem pendukung manajemen dapat dikelompokkan pada beberapa kategori sebagai berikut. -
Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems - MIS)
Menyediakan informasi dalam bentuk laporan spesifik dan display untuk mendukung pembuat keputusan bisnis. Contohnya: analisis penjualan, performance produksi, dan sistem laporan tren biaya. -
Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems - DSS)
Menyediakan dukungan interaktif ad hoc untuk proses pembuatan keputusan manajer dan profesional bisnis lainnya. Contohnya: pelabelan harga produk, estimasi keuntungan, dan sistem analisis resiko. -
Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems - EIS) Menyediakan informasi penting dari MIS, DSS, dan sumber daya lainnya yang disesuaikan terhadap kebutuhan informasi eksekutif. Contohnya : sistem untuk
analisis performance bisnis, aksi kompetitor, dan pengembangan ekonomi untuk mendukung perencanaan strategis. 4.2.1. Enterprise Resource Planning (ERP) ERP
di
PT
Niaga
Swadaya
merupakan
sebuah
sistem
yang
mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparan dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Aktivitas perusahaan diintegrasikan melalui penggunaan software yang disebut sebagai Corporate Management System (CMS). Dengan bantuan ERP, setiap proses dalam perusahaan tersebut terintegrasi ke dalam suatu sistem komputerisasi. Corporate Management System tersebut dikenal dengan nama Niaga Swadaya Soft (NS Soft), yaitu suatu perangkat lunak atau program yang diciptakan untuk mengintegrasikan seluruh aktivitas operasional perusahaan yang dapat diakses oleh penggunanya. Untuk itu diperlukan informasi yang akurat (tepat), relevan dan tersedia. Dengan implementasi ERP yang berupa CMS ini maka beberapa resiko yang berkaitan dengan kesalahan dapat dikurangi. Secara keseluruhan CMS memberikan manfaat yang pasti karena dalam penerapannya didukung oleh komitmen yang tinggi dari manajemen dan seluruh staf PT Niaga Swadaya sendiri. Setiap karyawan dapat mengakses program ini melalui sebuah account yang dimiliki oleh karyawan tersebut dan disesuaikan dengan job-desk, departemen, atau tanggung jawabnya masing-masing. Berikut ini disajikan skema alir ERP yang umumnya berjalan dalam suatu perusahaan (Gambar 15). Dengan adanya penerapan ERP pada perusahaan, maka perusahaan tersebut akan memperoleh keuntungan berupa efektivitas perencanaan operasional, monitoring proses, manajemen persediaan, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Pengambilan keputusan oleh manajemen juga didukung oleh program ini dengan penyediaan sistem pelaporan dari keseluruhan departemen dalam periode waktu yang dapat ditentukan oleh penggunanya. Penggunaan ERP untuk membantu proses pengambilan keputusan dalam PT Niaga Swadaya dilakukan dengan beberapa alasan yaitu: a. ERP dapat meningkatkan efektivitas kegiatan operasional perusahaan karena dapat mengintegrasikan seluruh kegiatan di semua departemen. b. ERP dapat menurunkan biaya operasional dan transaksi.
c. ERP menyediakan informasi lintas fungsi atau antar departemen yang sangat cepat sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan oleh manajemen.
Gambar 15. Skema Alir Enterpise Resource Planning
Selain itu aplikasi ERP di PT Niaga Swadaya juga didukung oleh : • Manajemen, yang mempunyai komitmen akan teknologi informasi sebagai sistem yang mendukung operasional bisnis perusahaan. • Teknologi, yang meliputi hardware, software, sistem manajemen, dan dikelola oleh SDM yang kompeten di bidang TI
Sistem Kerja Corporate Manajemen Sistem Corporate
Management
System
atau
NS
soft
dirancang
untuk
mengintegrasikan informasi lintas fungsi atau antar departemen dengan sangat cepat sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan oleh manajemen. Agar diperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai lintas informasi yang berjalan di PT Niaga Swadaya, maka pada Gambar 16 berikut ini disajikan sistem internetworking yang memetakan secara umum alur informasi via intranet, ekstranet dan internet yang diintegrasikan dengan program NS soft tersebut.
Internet Extranet
Masyarakat umum Perusahaan pesaing
Intranet Corporate Management System
Penerbit Suplier Stationary
Stock card
Bank
Internet banking
Departemen Pengadaan Departemen Akuntansi & Keuangan Departemen HRD
Toko Gramedia Distributor lainnya
B2B
Departemen Pemasaran
E-mail
Manajemen & Karyawan
PT NIAGA SWADAYA
Gambar 16. Sistem Internetworking di PT Niaga Swadaya
4.2.2. Customer Relation Management (CRM) Customer Relation Management (CRM) merupakan strategi yang dilakukan perusahaan untuk memahami dan mempengaruhi perilaku konsumen melalui komunikasi yang efektif dengan tujuan meningkatkan perolehan, retensi, kesetiaan dan profitabilitas konsumen (Swift, 2001 dalam Turban et. al, 2005). PT Niaga Swadaya mengembangkan
Corporate Management
System (CMS) untuk
menjalankan fungsi CRM sebagai fasilitas bagi departemen pemasaran dalam menjaga hubungan dan memberikan pelayanan yang optimal kepada para stake holder-nya. Seluruh data konsumen tercatat dengan baik dan lengkap dalam CMS, sehingga departemen pemasaran dapat melakukan program customer loyalty dan satisfaction dengan baik. Berikut ini disajikan skema alir program CRM yang dijalankan oleh PT Niaga Swadaya (Gambar 17).
Gambar 17. Skema Alir Customer Relation Management
Aplikasi Customer Relation Management (CRM) di NS Soft program Corporate Management System yang merupakan sistem e-business yang dijalankan di PT Niaga Swadaya, adalah sebagai berikut : 1. Contract and Account Management Semua data perjanjian dengan stake holder dan data konsumen direkam dalam NS Soft lengkap dengan daftar produk yang dibeli. Data-data tersebut tersimpan dalam NS Soft dan menjadi database manajemen untuk dipergunakan dalam program ERP atau program-program perusahaan lainnya yang akan mendukung peningkatan pendapatan PT Niaga Swadaya. Gambar 18 di bawah ini menunjukkan fasilitas perekaman data customer melalui website PT Niaga Swadaya www.updatebuku.com.
Gambar 18. Fasilitas Perekaman Data Consumer dalam Website Update buku.com
2. Sales and Promotion Departemen pemasaran mempunyai perangkat TI untuk mendukung dan mengelola kegiatan penjualan seperti SMS blaster dan E-mail blaster. SMS blaster merupakan program yang dapat mengirimkan pesan SMS dengan software ke seluruh customer dengan cepat, sedangkan program E-mail blaster dapat mengirim email secara personal kepada banyak customer dengan hanya satu kali kirim email yang sama. Sales dapat menjual kepada pelanggan dengan lebih baik melalui data histori yang ada, sehingga pelanggan merasa diperhatikan, karena selalu diingat. 3. Marketing and Fulfillment Membantu departemen pemasaran dalam direct selling seperti penentuan target pemasaran, penjadwalan, dan pelacakan kiriman.
4. Retention and Loyalty Programs NS Soft dapat mengidentifikasi pelanggan yang paling potensial dan menguntungkan sehingga dapat memberikan input kepada manajemen untuk menjalankan program kepuasan pelanggan dengan baik.
4.2.2.1.Target Penjualan Saat ini, 85% omzet PT Niaga Swadaya diperoleh dari toko buku modern seperti Gramedia, Gunung Agung, Kharisma, Salemba, dan Toga Mas. Dari seluruh toko buku modern yang telah bekerja sama dengan PT Niaga Swadaya, Gramedia menyumbang 65% dari keseluruhan omzet toko modern. Mengingat peran strategisnya dalam menyumbang pendapatan yang cukup signifikan bagi perusahaan, maka Gramedia dan PT Niaga Swadaya membangun sebuah program untuk memonitor semua transaksi penjualan di seluruh cabang toko buku Gramedia secara real time. Program tersebut berfungsi untuk memantau jumlah stok, produk terjual, dan omzet dari semua toko buku gramedia yang dinamakan sistem B2B (Gambar 19).
Gambar 19. Sistem B2B yang Dikembangkan Toko Buku Gramedia dan PT Niaga Swadaya untuk Memantau Penjualan di Setiap Toko Secara Real Time
Dengan terpantaunya omzet secara realtime, maka penjualan di setiap toko dapat dioptimalkan. Produk yang best seller pada setiap toko displaynya dapat dioptimalkan dan stoknya dijaga agar omzet dapat dimaksimalkan. Begitu pula, produk yang kurang diminati di sebuah toko, dapat dibuatkan program promosinya agar produk tersebut lebih dikenal masyarakat dan stoknya dapat dimutasi ke toko /cabang yang bisa menerima produk bersangkutan.
4.2.2.2.Sales Force Automation(SFA) PT Niaga Swadaya menggunakan program Sales Force Automation (SFA) untuk mengoptimalkan penjualan (Gambar 20). Dengan menggunakan SFA maka manajer pemasaran dapat mengetahui : •
performance masing-masing perwakilan dan sales,
•
toko/ distribution channel yang tumbuh atau yang perlu dievaluasi,
•
omzet masing-masing toko dan biaya yang dikeluarkan.
Gambar 20. Contoh Menu Dalam Modul Sales Force Automation
Di samping itu, dalam SFA juga terdapat profil konsumen
dan data terkait
konsumen untuk menunjang peningkatan penjualan. Dengan data yang dapat diakses setiap saat tersebut, program promosi dan penjualan dapat dilaksanakan lebih efektif dan tepat sasaran. Data pelanggan yang tersimpan baik dalam sistem PT Niaga Swadaya memungkinkan manajemen memelihara hubungan dengan konsumen yang sudah pernah membeli produknya, seperti mengirimkan e-mail greeting, ulang tahun, informasi produk, atau layanan baru. Di samping itu, dengan aplikasi SFA ini komunikasi lain yang diperlukan juga dapat dilakukan secara lebih mudah.
BAB V. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI PT NIAGA SWADAYA
Sistem informasi manajemen yang digunakan PT Niaga Swadaya saat ini telah memberikat banyak manfaat dalam meningkatkan efisiensi, efektivitas, komunikasi, kolaborasi, dan daya saing perusahaan. Namun, sistem informasi yang digunakan saat ini harus terus dikembangkan dan senantiasa berorientasi ke masa depan. Berikut ini beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar sistem informasi manajemen yang digunakan PT Niaga Swadaya senantiasa dapat memberikan keunggulan yang besar bagi perusahaan. 1.
Meningkatkan kualitas SDM Peran SDM dalam perusahaan tidak dapat digantikan oleh teknologi secanggih apapun, karena manusia lah yang akan menjadi operator dari teknologi itu sendiri. Oleh karena itu, SDM yang berkualitas, khususnya dalam bidang teknologi sistem informasi, sangat diperlukan untuk mendukung berjalannya sistem informasi manajemen dengan baik.
2.
Membangun sistem forecasting kebutuhan stok PT Niaga Swadaya membutuhkan suatu sistem yang dapat membantu kecepatan dan ketepatan dalam memproduksi atau menyediakan barang sesuai dengan permintaan customer. Salah satu sistem yang dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam menyediakan informasi tersebut adalah sistem forecasting
kebutuhan
stok.
Dengan
sistem
ini
perusahaan
dapat
memperkirakan jumlah stok yang harus tersedia sesuai kebutuhan secara akurat. Sistem ini sangat diperlukan untuk meningkatkan daya jual produk sesuai kebutuhan pembeli dengan cepat dan tepat, karena potensi loss selling dapat diprediksi sebelumnya.
3.
Mengoptimalkan Penggunaan Teknologi Informasi (TI) Sistem teknologi informasi yang telah dikembangkan oleh PT Niaga Swadaya harus dioptimalkan penggunaan sehingga dapat menjadi media komunikasi yang efektif bagi departemen pemasaran khususnya dan meningkatkan citra perusahaan secara keseluruhan pada umumnya. Dengan demikian sistem yang dikembangkan tersebut dapat menjangkau tidak hanya customer di Indonesia saja, namun juga dapat menjaring customer yang berasal dari luar negeri. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan media social network dan website perusahaan. Performa website yang baik, yaitu dapat diakses dengan cepat, desain yang menarik, mudah dioperasikan dan penyediaan link review serta bahasa selain Indonesia (Inggris, Jepang, Jerman atau bahasa Internasional lainnya) diharapkan akan mampu meningkatkan perkembangan bisnis PT Niaga Swadaya ke depannya. Pemanfaatan website yang optimal akan memperluas pangsa pasar, baik di dalam negeri maupun di luar negeri.
4.
Membangun sistem Internet Banking Pengembangan dalam sistem internet banking yang diterapkan perusahaan dapat memberikan lebih banyak kemudahan bagi para customer dalam melakukan
berbagai
transaksi
pembayaran,
misalnya
dengan
sistem
pembayaran melalui handphone (mobile). 5.
Meningkatkan Customer Relationship Management (CRM) Pemanfaatan segala bentuk interaksi dengan customer, baik melalui telepon, email atau masukan di situs dapat dioptimalkan untuk meningkatkan penjualan dan pemasaran produk-produk PT Niaga. Untuk itu, PT Niaga Swadaya perlu memberlakukan sistem CRM ini sebagai suatu strategi bisnis yang utuh dan menyeluruh yang memungkinkan pengelolaan hubungan dengan para customer-nya secara efektif. Dengan demikian retensi dan loyalitas customer akan tercipta karena mereka merasakan kepuasan yang maksimal atas pelayanan yang diberikan perusahaan.
Seluruh program pengembangan tersebut di atas tidak hanya bertujuan untuk meningkatkan penjualan saja, namun juga dapat meningkatkan daya saing perusahaan di era pasar global di mana masyarakat dari seluruh dunia berpeluang untuk menjadi customer PT Niaga Swadaya.
BAB VI. KESIMPULAN
PT Niaga Swadaya telah menyadari pentingnya penerapan sistem informasi manajemen untuk meningkatkan daya saing perusahaan menghadapi tantangan pasar global. Hal itu mendorong perusahaan untuk melakukan investasi yang cukup besar untuk mengembangkan sistem informasi manajemen yang mengintegrasikan semua fungsi bisnis yang ada di dalam PT Niaga Swadaya. Meskipun demikian masih ada beberapa kekurangan dalam sistem tersebut yang harus dibenahi oleh manajemen PT Niaga Swadaya agar potensi loss selling dan loss stock dalam perusahaan dapat diminimalisir. Di samping itu, beragam manfaat dari penerapan sistem informasi manajemen yang dapat meningkatkan potensi penjualan dan peluang bisnis yang lebih baik harus senantiasa dicari, seperti pasar yang belum disentuh, potensial customer yang bisa digarap, dan peluang mengembangkan pasar luar negeri. Dalam rangka meningkatkan daya saing perusahaan, maka PT Niaga Swadaya juga harus senantiasa melakukan pengembangan dan inovasi pada sistem informasi manajemen yang tengah dijalankan, karena sistem informasi yang baik akan dapat menunjang performa perusahaan secara keseluruhan jika dimanfaatkan secara optimal. Artinya sistem informasi jangan hanya digunakan sebagai pelengkap dari fungsi–fungsi yang ada di dalam perusahaan semata, namun harus menjadi bagian penting dari keseluruhan strategi pengembangan perusahaan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta. Marimin, Tanjung, H., dan Prabowo, H. 2006. Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta O’Brien, J. A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Situs : Fitrawan, AM. 2011. Peranan Metode Pengembangan System Development Life Cycle
(SDLC)
Terhadap
Kualitas
Sistem
Informasi.
http://afranmf.blogspot.com/2011/04/peranan-metode-pengembangansystem.html (Diakses 20 Januari 2014). SQA Indonesia.2010. Faktor – faktor standar perangkat lunak menurut ISO 9126. http://sqaindonesia.wordpress.com/2010/03/04/faktor-faktor-standartperangkat-lunak-menurut-iso-9126/ (Diakses 20 Januari 2014).
