PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK MENGGUNAKAN SALESFORCE PADA PT. MEDIA INTERTEL GRAHA
IGKG Puritan Wijaya A., SKom Komp. Pd. Bulak Jl. B. No. 25 Cinangka Sawangan Depok (
[email protected]) ABSTRAK
PT. Media Intertel Graha sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang telekomunikasi yang menyediakan servis dan produk telekomunikasi baik itu penyedia layanan telekomunikasi selular, layanan multimedia, maupun vendor telekomunikasi. Lokasi kantor PT. Media Intertel Graha yang tersebar di beberapa propinsi Indonesia dengan jumlah karyawan mencapai 150 orang untuk staff dan administrasi dan kurang lebih 300 tekhnisi lapangan. Dalam Memenuhi kebutuhannya akan menjalankan sebuah proyek akan dibutuhkan Sistem Manajemen Proyek. Perancangan Sistem Manajemen Proyek ini akan menggunakan Salesforce.com yang di kostumisasi sesuai kebutuhan PT. Media Intertel Graha.
Kata Kunci : Manajemen Proyek, Salesforce, PT. Media Intertel Graha
PENDAHULUAN Latar Belakang Penelitian PT. Media Intertel Graha sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang telekomunikasi yang menyediakan servis dan produk telekomunikasi baik itu penyedia layanan telekomunikasi selular, layanan multimedia, maupun vendor telekomunikasi. Lokasi kantor PT. Media Intertel Graha yang tersebar di beberapa propinsi Indonesia dengan jumlah karyawan mencapai 150 orang untuk staff dan administrasi dan kurang lebih 300 tekhnisi lapangan. Dalam pelaksanaannya PT. Media Intertel Graha mengerjakan proyek-proyek dari konsumen dan setiap proyek tersebut memiliki banyak pekerjaan sesuai tipe masing-masing proyek. Setiap pekerjaan yang di laksanakan setiap tahapan-tahapan penyelesaian pekerjaan di catat dan di kumpulkan oleh staf administrasi masing-masing proyek tersebut, informasi penyelesaian setiap pekerjaan dilaporkan oleh tekhnisi lapangan kepada asisten proyek di cabang dan ringkasan hasil pekerjaan dikirimkan ke koordinator proyek di kantor pusat. Untuk proses-proses tersebut selama ini masih menggunakan email maupun fax untuk mengirimkan informasi berkas yang berisi tahapan pekerjaan yang telah selesai dilakukan. Dari identifikasi masalah tersebut dapat di rumuskanlah permasalahan sebagai berikut : 1.
Bagaimana system yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen ?
2.
Apakah integeritas data dari setiap pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan kenyataan kondisi di lapangan ?
3.
Bagaimana tingkat akurasi pekerjaan yang dilakukan dalam hal ini atribut yang di bahas adalah waktu pelaksanaan apakah sudah sesuai dengan jangka waktu yang di tentukan ?
4.
Bagaimana proses pengiriman data agar saling terintegrasi secara otomatis ?
5.
Terkait dengan kinerja perusahaan, apakah setiap proyek yang di kerjakan telah memenuhi standarisasi KPI (Key Performance Index) yang di tetapkan perusahaan ?
Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk : 1.
Mengetahui proses yang berjalan sekarang dan menerapkan pada system manajemen proyek.
2.
Mengidentifikasi integeritas data setiap pekerjaan yang di lakukan setiap proyek yang berjalan sesuai dengan data di lapangan.
3.
Mengetahui model pengiriman data dan system penyimpanan data yang digunakan.
4.
Mengetahui tingkat akurasi setiap pekerjan yang dilakukan sesuai dengan jadwal yang di tentukan perusahaan.
5.
Mengetahui KPI (Key Performance Index) dari setiap proyek yang di kerjakan pada PT. Media Intertel Graha.
TINJAUAN PUSTAKA Manajemen Proyek Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumberdaya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan[4]. Yang dimaksud dengan proses ialah Mengerjakan sesuatu dengan pendekatan yang sistematis. Sedangkan resources/ sumberdaya dapat berupa ( 5 M’s of corporate) : 1. Men (sumberdaya manusia) 2. Money (dana) 3. Machines or Equipment/(peralatan) 4. Material (bahan) 5. Management or Method (management/Metode). Proyek adalah suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumberdaya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas. Ciri-ciri proyek yaitu : 1. Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil akhir.
2. Jumlah biaya, sasaran jadwal serta criteria mutu dalam proses mencapai tujuan diatas telah ditentukan. 3. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas atau proyek. 4. Non rutin, tidak berulang-ulang, jenis dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung. Tiga kendala (Triple constraint) didalam proses mencapai tujuan suatu proyek ditentukan batasan yaitu : 1.
Besar biaya ( anggaran) proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran.
2.
Jadwal proyek harus dikerjakan sesuai kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan.
3.
Mutu produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan.
Gambar 2.3 Segitiga ruang lingkup manajemen proyek[5]. Dengan demikian manajemen suatu proyek ditujukan agar tujuan dari suatu proyek dapat dicapai : 1. Dalam waktu yang ditentukan 2. Dalam anggaran yang tersedia 3. Sesuai dengan kinerja atau kualitas yang diharapkan. Komputasi Awan Menurut sebuah makalah tahun 2008 yang dipublikasi IEEE Internet Computing "Cloud Computing adalah suatu paradigma di mana informasi secara permanen tersimpan di server di internet dan tersimpan secara sementara di komputer pengguna
(client) termasuk di dalamnya adalah desktop, komputer tablet, notebook, handheld, sensor-sensor, monitor dan lain-lain[6].
Gambar 2.4 Ilustrasi Komputasi awan[7]. Teknologi cloud akan memberikan kontrak kepada user untuk service pada 3 tingkatan: •
Infrastructure as Service, hal ini meliputi Grid untuk virtualized server, storage & network. Contohnya seperti Amazon Elastic Compute Cloud dan Simple Storage Service.
•
Platform-as-a-service: hal ini memfokuskan pada aplikasi dimana dalam hal ini memungkinkan developer untuk tidak memikirkan hardware dan tetap fokus pada application development nya tampa harus mengkhawatirkan operating system, infrastructure scaling, load balancing dan lainya. Contoh nya yang telah mengimplementasikan ini adalah Force.com dan Microsoft Azure investment.
•
Software-as-a-service: Hal ini memfokuskan pada aplikasi denga Web-based interface yang diakses melalui Web Service dan Web 2.0. contohnya adalah Google Apps, SalesForce.com dan social network application seperti FaceBook.
Salesforce.com Salesforce.com adalah sebuah perusahaan perangkat lunak berbasis software as a service (SaaS) yang mendistribusikan software bisnisnya secara berlangganan dan menempatkan aplikasi perangkat lunak di luar kantor perusahaan tersebut. Produk yang banyak di kenal adalah CRM ( Consumer Relationship Management )[8].
Force.com Pada salesforce.com platform as a services dikenal sebagai force.com, yang disediakan untuk di kembangkan oleh para developer untuk mengintegrasi aplikasi tambahan pada salesforce.com yang dapat di gunakan untuk user salesforce.com masing-masing[8]. Aplikasi yang dapat di buat di force.com dibangun menggunakan Apex Code ( Bahasa pemrograman mirip java yang di gunakan untuk force.com) dan visualforce ( isinya seperti syntax XML untuk membangun interface aplikasi ).
METODE PENELITIAN Untuk mengembangkan sistem informasi manajemen proyek menggunakan salesforce maka penulis mengikuti tahapan-tahapan siklus pengembangan sistem informasi yaitu : Investigasi Sistem Untuk mengetahui sistem yang ada pada PT. Media intertel Graha penulis akan menggunakan wawancara dengan pengguna langsung di kantor pusat PT. Media Intertel Graha sebagai data primer dan mengumpulkan berkas laporan maupun pencatatan yang dilakukan pegawai PT. Media Intertel Graha sebagai data sekunder. Analisis kebutuhan sistem Setelah tahap investigasi sistem dilakukan, langkah selanjutnya adalah menganalisa kebutuhan sistem. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap analisa kebutuhan sistem yaitu memahami data, memahami produk dan servis PT. Media Intertel Graha, juga tahapan setiap pekerjaan yang di tangan PT. Media Intertel Graha dan struktur organisasi yang ada. Design sistem Pada desain sebuah sistem penulis akan menggunakan UML ( Unified Modelling Language ) untuk menggambarkan proses sistem yang akan dikembangkan
yaitu Use case diagram, class diagram, dan sequence diagram. UML yang merupakan sebuah standarisasi dalam hal visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sebuah sistem sangat tepat untuk menggambarkan sistem manajemen proyek yang akan dibuat. Pengembangan sistem Dari definisi diatas dapat diketahui bahwa tujuan dari pengembangan sistem adalah memenuhi kebutuhan para pemakai sistem dan juga untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram sistem dan ahli tehnik lainnya yang terlibat. Untuk mencapai tujuan ini maka pengembangan sistem akan menggunakan sistem berbasis web yang merupakan layanan dari salesforce, dengan salesforce sistem dasar yang digunakan adalah berdsarkan sistem dasar yang diberikan oleh Salesforce. Termasuk
didalamnya
adalah
aplikasi
desain
tampilan,
kode
pemrograman
menggunakan Apex Code, dan database yang di fasilitasi langsung salesforce di dalam sistem yang disediakan.
HASIL DAN PEMBAHASAN PT. Media Intertel Graha dalam menjalankan perusahaan menyediakan produk dan jasa telekomunikasi baik itu kepada operator selular, operator multimedia maupun vendor utama telekomuikasi seperti Telkomsel, Bakrie Telecom, Nokia Siemens Network, HCPT, TVRI dan lain-lain. Sebagai penyedia jasa telekomunikasi PT. Media Intertel Graha produk-produk jasa yang dapat disediakan meliputi SITAC ( Site Acquisition ) yaitu menyediakan perancangan site, termasuk perizinan, CME ( Civil, Mechanical, Electrical ) yaitu menyediakan pembangunan site, dan infrastruktur pendukung suatu site, ITC ( Installation, Testing and Commissioning ) yaitu memasang perlengkapan suatu site dan memastikan site berfungsi dengan baik, dan IBS ( In Building Solution ) yaitu instalasi perlengkapan baik ITC dan/atau CME didalam suatu bangunan.
Untuk kapasitasnya sebagai penyedia perlengkapan telekomunikasi produk yang disediakan oleh PT. Media Intertel Graha meliputi EAS ( External Alarm System ) yaitu sebuah perangkatt peringatan untuk sebuah site, digital digital Microwave System System, Trunked System, fiber Optic Transmition System, multiplexer, local Material seperti pipa, kabel listrik, kabel abel fiber optic dan lain-lain, lain dan TV Broadcast System. Dalam pengerjaan produk dan servis tersebut secara umum dapat digambarkan dengan gambar sebagai berikut :
Gambar 3.2 Tahap-tahap tahap Projek Manajemen PT. Media Intertel Graha Struktur organisasi yang terdapat pada PT. Media Intertel Graha secara umum di gambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT. Media Intertel Graha
Setiap tahapan pekerjaan tersebut dikarjakan oleh bagian operasional dan bertanggung jawab sepenunya terhadap proses pekerjaan sampai selesai sedangkan bagian support function pada struktur berfungsi untuk mendukung bagian grup operasional dapat berjalan menyelesaikan setiap tahapan pekerjaan. Dari sistem yang berjalan tersebut maka dapat di gambarkan dalam bagan-bagan UML sebagai berikut : Use Case Diagram
Gambar 4.1 Use Case Diagram PT. Media Intertel Graha Pada gambar diagram use case diatas dapat terlihat fungsionalitas dari sistem yang berjalan pada PT. Media Intertel Graha. Dapat dilihat dari gambar diatas, fungsi project management adalah fungsi utama dari kegiatan yang ada pada sistem PT. Media Intertel Graha, actor yang menjadi pengguna fungsi project management. Pada Fungsi Project management terdapat fungsi pendukung yaitu fungsi create project/sites/work dan update project/sites/work dan fungs-fungsi tersebut yang akan membutuhkan ataupun memanggil fungsi-fungsi lain dalam sistem. Fungsi lain yang
terdapat didalamnya adalah fingsi expense/advance, fungsi ini adalah menunjukkan kebutuhan biaya dari suatu pekerjaan tertentu. Dalam berjalannya sistem setiap pekerjaan akan memerlukan material yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu perkerjaan fungsi material management yang berfungsi menerima permintaan pengiriman ataupun penggunaan barang. Vehicle management berfungsi menyediakan kendaraan yang diperlukan oleh suatu pekerjaan dalam pelaksanaannya. Pendataan dan biaya yang dibutuhkan suatu kendaraan akan disediakan dan diberikan ke project management jika diperlukan. Setiap pekerjaan akan membutuhkan tenaga kerja, maka manpower management akan digunakan oleh project management untuk menyelesaikan setiap pekerjaan sesuai dengan tempat dan jenis pekerjaan yang dibutuhkan. Pekerjaan-pekerjaan akan membutuhkan biaya operasional, oleh karena itu fungsi budget and controlling berfungsi membatasi dan menyediakan dana operasional yang dibtutuhkan. Class Diagram
Gambar 4.2 Diagram Class Project Management System PT. Media Intertel Graha
Selanjutnya adalah Class diagram yang terbentuk dari gambaran sistem sebelumnya dari gambar diatas terdapat beberapa class yang dapat terbentuk. Dari classclass yang ada class work merupakan class yang berfungsi sebagai class utama dikarenakan fungsinya yang merupakan fungsi-fungsi utama dari sistem manajemen proyek ini. Dari diagram diatas dapat digambarkan setiap pekerjaan akan memilik satu proyek dan memiliki satu site. Setiap Work dapat memilik banyak manpower, vehicle, expense dan material sesuai kebutuhan dan setiap pekerjaan memiliki satu invoice pada sistem. Sequence Diagram
Gambar 4.3 Diagram Sequence Project Management System PT. Media Intertel Graha Pada diagram diatas dapat dilihat menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait).
Activity Diagram
Gambar 4.4 Diagram Activity PT. Media Intertel Graha
Pada gambar diatas dapaat terlihat aktivitas utama dalam sistem management proyek adalah membuat atau mengperbaharui status dari setiap pekerjaan yang dilaksanakan PT. Media Intertel Graha. Setiap tahap pengerjaan suatu pekerjaan maka akan diputuskan apakah dalam pengerjaannya suatu pekerjaan akan membutuhkan baik itu biaya operasional tambahan, kendaraan, tenaga kerja maupun material.
Struktur Database Dari gambaran class diagram diatas dapat dibuat database berdasarkan obyekobyek yang ada. Secara keseluruhan relasi dari setiap table dalam databse Project Management system dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 4.6 Diagram Relasi setiap Tabel pada Project Management System
Matriks Hak User Dalam Project Management System juga terdapat hak user dalam mengakses setiap modul yang tersedia dalam sistem. Hak masing-masing user didapatkan dari struktur organisasi dan fungsi kerja dari PT. Media Intertel Graha. Berikut adalah matriks table hak masing-masing user terhadap setiap modul dan fungsi dari sistem :
R=
Read
U=
Update
D=
-- =
Cannot access
Budget Detail
CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD
Budget
CRUD CRUD RU RU RU R R R R R R R CRUD CRUD
Master Warehouse
CRUD CRUD RU RU RU R R R R R R R CRUD CRUD
Delete
Delivery Order Item
Site
Master Material
CRUD R CRUD CRUD CRUD R CRUD CRUD CRUD R RU RU CRUD R RU RU CRUD R RU RU --R R R --R R R CRUD R R R CRUD CRUD R R CRUD R R R CRUD R R R CRUD R R R CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD
Delivery Order
Legend C= Create
Material Request Detail
Material Request
Required Material
Expenses Request
Vehicle Request
Master Vehicle
CRUD R CRUD CRUD CRUD CRUD R R CRUD CRUD CRUD CRUD R R CRUD CRUD R CRUD R R CRUD CRUD R CRUD R R CRUD CRUD R CRUD R R CRUD CRUD R --CRUD CRUD CRUD CRUD R --CRUD R CRUD CRUD R CRUD CRUD R CRUD CRUD R CRUD R R CRUD CRUD R CRUD CRUD R CRUD CRUD R CRUD R R CRUD CRUD R CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD
Work Detail
CRUD R R R R R CRUD CRUD CRUD R CRUD R CRUD CRUD
Work
KAM Project manager Project assistant Project coordinator Area Implementation Coordinator HR GA Accounting Logistic Head Services Business Controller Business process Director superadmin
Contact
Account
Profile
Project
Custom Objects
Standard Objects
CRUD R CRUD CRUD CRUD R R R CRUD R R R CRUD R R R CRUD R R R CRUD R R R CRUD R R R CRUD R CRUD CRUD CRUD CRUD R R CRUD R R R CRUD R CRUD CRUD CRUD R R R CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD
KAM Project manager Project assistant Project coordinator Area Implementation Coordinator HR GA Accounting Logistic Head Services Business Controller Business process Director superadmin Legend
:
C
= Create
Admin Page
Invoice Detail
Invoice
Position
Department
Advance Request
R R R R R CRUD R R R R R R CRUD CRUD
Equipment Maintenance
Manpower
CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD
Profile
Equipment Usage Request Master Equipment
Daily Timesheet
Custom Objects
CRUD R R CRUD R R R R --CRUD R R CRUD R R R R --CRUD R R CRUD R R R R --CRUD R R CRUD R R R R --CRUD R R CRUD R R R R --CRUD R R CRUD CRUD CRUD R R --CRUD R R CRUD R R R R --CRUD R R CRUD R R CRUD CRUD --CRUD CRUD CRUD CRUD R R R R --CRUD R R CRUD R R R R --CRUD R R CRUD R R R R --CRUD R R CRUD R R R R --CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD CRUD R
= Read
U
= Update
Gambar 4.7 Matriks Hak akses User
D
= Delete
--
= Cannot access
Perancangan Database Pada sistem salesforce, table-tabel database disebutkan dengan object. Terdapat object standart yang disediakan seperti Contacts dan Accounts dan object tambahan yang dapat kita buat sesuai kebutuhan. Untuk Membuat object bisa mengakses menu Setup > Create > Objects > New Custom Object :
Gambar 4.8 Membuat Objek Baru Perancangan Tampilan Setelah pembuatan objek yang diperlukan selanjutnya dapat dibuat tampilan desain dari masing-masing objek yang diperlukan dalam interaksi dengan user. Pada Salesforce rancangan tampilan dapat dengan mudah dibuat dalam menu Page Layout pada properties masing-masing objek tanpa perlu alat bantu aplikasi tambahan.
Gambar 4.12 Proses Design Layout
Tes Dan Implementasi Pada testing ini tidak menggunakan value data real yang ada pada PT. Media Intertel Graha tetapi pada proses pengerjaan dan dokumen yang digunakan adalah sesuai kriteria yang dibutuhkan pada PT. Media Intertel Graha. Dalam tes input data akan dibuat sebuah simulasi pekerjaan ITC dengan tipe RBS. Pemilihan ITC di karenakan sebuah pekerjaan ITC akan membutuhkan keseluruhan fungsi dari sistem. KESIMPULAN DAN SARAN Melihat dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya penulis menyimpulkan bahwa Project Management System yang berbasis web sudah
dapat membantu
operasional perusahaan karena bisa diakses online sehingga lebih cepat dalam pembaharuan data. Seluruh bagian support dapat memahami kebutuhan dengan cepat dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan, melalui pengukuran KPI yang sesuai dengan kondisi secara langsung setiap saat, kinerja suatu projek dapat dilihat secara tepat dan cepat oleh pihak manajemen. DAFTAR PUSTAKA Istiningsih, Pengertian sistem dan analis sistem, Jakarta, 2009. Http://en.wikipedia.org/wiki/Project_management, Jakarta 2010. http://office.microsoft.com/en-us/project-help/a-short-course-in-project-managementHA010235482.aspx, Jakarta, 2010. http://en.wikipedia.org/wiki/SalesForce#Customer_Relationship_ManaManage, Jakarta, 2010. http://teknologi.kompasiana.com/internet/2010/03/22/software-as-a-service-saas/, Jakarta, 2010. Salesforce User Documentation, 2009.
