PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PT. GRAHA INDOTEK SECURITY Adrianus Candra Putra Sani 1) I Gusti Made Karmawan 2) 1)2)
Jurusan Komputerisasi Akuntansi, Fakultas Ilmu Komputer, Binus University Telp : (021) 5345830 ext :2234 Fax : (021) 5300244 E-mail :
[email protected]
ABSTRAK
TUJUAN PENELITIAN, ialah merancang suatu sistem informasi penggajian PT. Graha Indotek Security sehingga membantu pihak perusahaan untuk menyusun laporan penggajian menjadi cepat dan lebih efisien. Selain itu diharapkan dari penulisan ini adalah jika sistem yang dirancang dapat diterapkan, maka masalah yang dihadapi oleh PT. Graha Indotek Security dapat segera terselesaikan yaitu sistem penghitungan dan laporan gaji yang cepat dan akurat. METODE PERANCANGAN yang digunakan adalah dengan menggunakan DFD, kamus data, normalisasi serta database yang berhubungan dengan proses penggajian. ANALISIS dilakukan dimulai dari struktur perusahaan tata laksana sistem yang berjalan dengan menggambarkan prosedur sistem informasi penggajian yang sedang berjalan. HASIL YANG DICAPAI ialah dapat mengetahui kelemahan sistem informasi penggajian yang sedang berjalan pada perusahaan, oleh sebab itu agar perusahaan dapat memperbaiki kelemahan-kelemahan dalam sistem informasi penggajian yang berjalan sebagai hasil analisa penelitian, maka dari penulis turut memberikan sebuah prosedur dan perancangan sistem informasi penggajian terkomputerisasi usulan yang dimana apabila dapat diterapkan, maka masalah yang dihadapi oleh PT. Graha Indotek Security dapat segera terselesaikan yaitu laporan gaji dapat disajikan tepat waktu dan akurat. SIMPULAN permasalahan dan keterbatasan yang dihadapi perusahaan saat ini masih ada kelemahan, dapat diminimalisir dan perlu pertimbangkan oleh perusahaan PT Graha Indotek Security dengan harapan dapat diterapkan perancangan sistem informasi penggajian terkomputerisasi maka kinerja perusahaan terutama bagian keuangan dan personalia dapat lebih efisien, cepat, tepat, akurat dan lancar dalam proses penggajian.(ANDRE)
Kata Kunci : Perancangan Sistem Informasi, Penggajian, DFD, database
ABSTRACT
RESEARCH OBJECTIVES, is designing an information system payroll PT. Housekeeping Security Indotek thus helping the company to prepare a report on quickly and more efficiently. Also expected from this paper is that if the system is designed to be applied, then the problems faced by the company. Security Indotek maker may soon be resolved, namely accounting systems and payroll reports are fast and accurate. DESIGN METHOD used is to use a DFD, data dictionaries, normalization, and database associated with payroll processing. Analysis carried out starting from the structure of corporate governance systems that run payroll information system illustrates the procedure is running. RESULTS ACHIEVED is able to identify the weaknesses in the payroll information system that is running the company, so that the company can fix the weaknesses in the payroll information system that runs as a result of analysis of the study, the author also provides a procedure and a computerized payroll information system design proposals which if applicable, the problems faced by the PT. Graha Indotek Security company may soon be resolved namely payroll reports can be presented timely and accurately. CONCLUSION problems and constraints faced by companies today are still weaknesses, can be minimized and the need to consider by PT Graha Indotek Security companies hoping to apply computerized payroll information system design the company's performance, especially the financial and personnel can be more efficient, rapid, precise, accurate and smoothly in the payroll process. (ANDRE)
Keywords: Design of Information Systems, Payroll, DFD, database
PENDAHULUAN Gaji merupakan sejumlah uang yang diberikan kepada seseorang baik itu seorang pegawai atau karyawan sebagai imbalan jasa atas usaha atau kerja yang telah dilakukannya terhadap perusahaan. Dalam memberikan gaji setiap perusahaan memiliki sistem yang berbeda-beda. Di mana gaji yang diberikan kepada para tenaga kerja juga berbeda sesuai dengan jabatan dan tingkat golongannya. Sehingga bukanlah suatu hal yang mengherankan apabila suatu perusahaan mengalami kesulitan dalam melakukan perhitungan gaji tenaga kerja tersebut. Hal ini umumnya disebabkan karena adanya jumlah tenaga kerja yang sangat banyak dan waktu yang digunakan untuk menghitung gaji sangatlah singkat yang biasanya dilakukan diakhir bulan. PT. Graha Indotek Security adalah salah satu perusahaan vehicle security yang bergerak dibidang GPS Tracking yang mana pada akhir periode akuntansi (bulan) melakukan proses penggajian kepada para karyawannya dan membuat laporan gaji sebagai pertanggung jawaban kepada pimpinan perusahaan. Adapun masalah yang sering di jumpai seperti masalah kerusakan dan kehilangan data karyawan akibat dari media penyimpanan yang masih berupa kertas-kertas sehingga adanya kesulitan pada saat pencarian data karyawan dan adanya kesulitan dalam memperoleh penggajian berkala dan lamanya waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan. Hal ini disebabkan karena belum tersedianya sebuah sistem informasi yang baik yang dilakukan secara terkomputerisasi dan proses pencatatan dan perhitungan gaji yang diterapkan oleh perusahaan masih bersifat manual sehingga menyebabkan proses gaji sering terlambat. Oleh sebab itu perusahaan ini sebenarnya membutuhkan suatu sistem perhitungan gaji yang cepat dan akurat sehingga kinerja bagian personalia dan keuangan menjadi lebih efisien.(Dion Permata, 2012 : 33-44) Untuk mengatasi permasalahan dalam proses penggajian pada PT Graha Indotek Security ini, dapat dibuat sebuah Rancangan Sistem Informasi Penggajian. Dengan Sistem Informasi Penggajian, pihak personalia dan keuangan akan dapat menyimpan, meng-update, mengakses, dan mencari file yang berhubungan dengan proses penggajian secara lengkap dan akurat. Akan tetapi, dalam membuat perancangan sistem informasi yang baik,
dibutuhkan suatu konsep perancangan yang baik pula agar sistem yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan.(Purbandini, 2013 : 6-10) Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian bidang penggajian pada sebuah perusahaan dengan memilih judul ‘Perancangan Sistem Informasi Penggajian PT.Graha Indotek Security’. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh PT. Graha Indotek Security adalah penyusunan laporan penggajian masih manual menggunakan form fisik dan buku sebagai media pencatatan dan penghitungan gaji karyawan sehingga lambat dan tidak efisien, serta menyulitkan pihak keuangan yaitu bagian penggajian untuk membayar gaji karyawan. Karena keterbatasan waktu dan mengingat banyaknya permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan maka penulis melakukan pembatasan masalah. Adapun batasan masalah ini adalah: 1. Pembahasan sistem mencakup data pegawai, proses pencatatan absensi, proses pencatatan lembur, proses perhitungan gaji dan PPh21 pribadi pada sebuah perusahaan dagang. 2. Format database menggunakan Microsoft Access 2007. 3. Perancangan program menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Studio 2008. 4. Laporan disusun dengan menggunakan Seagate Crystal Report 8.5. 5. Laporan yang dihasilkan adalah Rekapitulasi absensi, data lembur, laporan data penggajian pegawai, dan laporan kinerja pegawai. Adapun tujuan dari penelitian ini diantaranya yaitu: 1. Bagi Penulis Sebagai syarat kelulusan gelar Kesarjanaan(S1) jurusan Komputerisasi Akuntansi di Binus University Jakarta. 2. Bagi Perusahaan - Merancang suatu sistem informasi penggajian PT. Graha Indotek Security sehingga membantu pihak perusahaan untuk menyusun laporan penggajian menjadi cepat dan lebih efisien. - Memanfaatkan teknologi komputerisasi sebagai sarana paling efisien untukpenunjang aktivitas bisnis. 3. Bagi Pembaca - Dapat digunakan contoh atau referensi dalam penyusunan Skripsi. - Sebagai informasi mengenai perusahaan yang bersangkutan Dalam penelitian ini, diharapkan akan diperoleh beberapa manfaat, diantaranya yaitu : 1. Sistem dan program yang dirancang akan memudahkan proses penggajian karyawan pada PT. Graha Indotek Security dapat mencegah kesalahan dan menghemat waktu. 2. Sistem dan program yang akan dirancang akan lebih mudah digunakan oleh setiap pegawai dan juga mudah pada saat diterapkan di perusahaan sehingga sangat efektif dan efisien dalam menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. 3. Dengan sistem dan program yang akan dirancang ini, pembuatan laporan dari data penggajian karyawan akan lebih mudah dan cepat tanpa melupakan keakuratan dan kebenaran laporan sehingga kesalahan laporan dapat dihindari dan dicegah.
METODE PENELITIAN Dalam penyusunan Skripsi ini saya menggunakan beberapa metode yaitu: 1. Metode Kepustakaan Penelitian kepustakaan dilakukan dengan membaca dan meringkas sumber-sumber bacaan dan referensi buku yang berhubungan dan berkaitan dengan landasan teori penggajian ini. 2. Metode Observasi Mengamati secara langsung atau survei ke kantor PT Graha Indotek Security yang teletak di Yayasan Pendidikan Jakarta International Hotels Lantai 3 Kawasan Niaga Terpadu Sudirman Lot 21 Jln. Jend. Sudirman Kav. 52-53 Jakarta 12190. 3. Metode Wawancara Melakukan wawancara dengan pihak-pihak perusahaan yang berkaitan dengan topik skripsi untuk mengumpulkan, mencari proses penggajian karyawan perusahaan serta dokumen sumber lainnya yang saya butuhkan.
4.
Metode Perancangan Menggunakan DFD (Data Flow Diagram), Kamus Data, Normalisasi, serta Database yang berhubungan dengan proses penggajian
Menurut O’Brien (2005, p.29), sistem adalah sekolompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan. Menurut O’Brien (2005, p38), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. Menurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi adalah kombinasi atau gabungan yang terorganisir dari orang, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sumber-sumber data yang mengumpulkan, mentransformasikan, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Satzinger (2005, p4), perancangan sistem adalah proses menentukan secara rinci bagaimana komponen-komponen dari sistem informasi harus diimplementasikan secara fisik. Menurut Turban (2003,p.463), System Development Life Cycle (SDLC) atau Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah metode pengembangan sistem tradisional yang digunakan sebagian besar organisasi saat ini. SDLC adalah kerangka kerja (framework) yang terstruktur yang berisi proses-proses sekuensial di mana sistem informasi dikembangkan. Tahap-tahap dalam SDLC adalah : 1. Investigasi Sistem : Berisi studi kelayakan. Studi kelayakan digunakan untuk menentukan kemungkinan suksesnya proyek pengembangan sistem yang diajukan dan menentukan kelayakan teknis, ekonomi, dan prilaku proyek. Studi kelayakan dibagi atas tiga tahap, yaitu : - Kelayakan teknis : Menentukan apakah hardware, software, dan komponen-komponen komunikasi dapat dikembangkan atau didapat untuk memecahkan permasalahan bisnis, serta menentukan apakah teknologi yang dimiliki perusahaan dapat memenuhi objektifitas kinerja proyek. - Kelayakan ekonomi : Menentukan apakah proyek memiliki resiko keuangan yang dapat diterima dan apakah organisasi dapat membiayai pengeluaran dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. - Kelayakan perilaku : Berhubungan dengan isu-isu manusia pada proyek. Semua proyek pengembangan sistem memberikan perubahan di dalam organisasi, dan manusia biasanya takut akan perubahan. 2. Analisa Sistem : Analisa sistem adalah penentuan permasalahan bisnis yang ingin diselesaikan oleh organisasi dengan sistem informasi. Tahap ini menentukan permasalahan bisnis, mengidentifikasi sebab-sebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang akan digunakan untuk memenuhi solusi. Analisa sistem menghasilkan beberapa hal di bawah ini : - Kekuatan dan kelemahan dari sistem yang ada. - Fungsi-fungsi yang harus dimiliki sistem baru untuk memecahkan permasalahan bisnis. - Kebutuhan informasi pengguna (user) untuk sistem baru. 3. Perancangan Sistem : Perancangan sistem menggambarkan bagaimana sistem dapat memenuhi tugasnya. Secara umum tahap perancangan sistem terbagi atas dua bagian : - Perancangan spesifikasi logika : Menyatakan apa yang akan dilakukan sistem. Perancangan spesifikasi logika meliputi keluaran (output), masukan (input), antar muka pemakai (user interface), proses, - database, telekomunikasi, kontrol, keamanan dan tugas IS (Information System). - Perancangan spesifikasi fisik : Menyatakan bagaimana sistem akan menjalankan fungsi-fungsinya. Perancangan spesifikasi fisik meliputi hardware, software, database, alat-alat telekomunikasi, personil, dan prosedur. Dengan demikian, produk-produk yang dihasilkan pada tahap ini adalah perancangan : - Keluaran (output), masukan (input), dan antar muka pemakai (user interface) sistem. - Hardware, software, database, alat-alat komunikasi, personil, dan prosedur. - Bagaimana komponen-komponen di atas diintegrasikan. 4. Pemrograman : Pemrograman meliputi translasi atau terjemahan dari perancangan spesifikasi ke dalam kode komputer.
5.
6. 7.
8.
Testing : Testing bertujuan untuk melihat apakah kode komputer akan memberikan hasil yang diinginkan dan diharapkan dalam kondisi tertentu. Testing dirancang untuk mendeteksi kesalahankesalahan di dalam kode komputer. Implementasi : Implementasi dilakukan setelah sistem yang dibuat berjalan dengan baik pada sesi testing. Operasi : Setelah konversi, sistem baru dijalankan dalam periode waktu tertentu sampai sistem ini tidak lagi sesuai dengan kondisi tertentu. Setelah sistem baru distabilkan, akan dilakukan audit selama sistem dijalankan untuk memperlihatkan kemampuan sistem dan menentukan apakah sistem telah digunakan secara benar. Perawatan (Maintenance) : Melakukan pengecekan terhadap sistem yang digunakan, apakan masih
berjalan dengan optimal. Pengecekan dapat dilakukan dengan seperlunya agar semua dapat berjalan dengan baik jadi bila terjadi keadaan yang tidak baik atau kesalahan yang secara tidak sengaja tidak berlangsung dan kegiatan dapat berjalan kembali normal.
Gambar 1
Tampilan SDLC Model Waterfall
Menurut Mulyadi(2001,p.407), gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan seperti manajer. Sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hasik kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan karyawan. Menurut Milton F. Usry & Lawrewnce, H. Hammer yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait(2000,p.484), definisi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian menyangkut masalah pencatatan dan pelaporan yang dikaitkan dengan hubungan antara majikan dengan karyawan. Penting sekali bahwa Sistem Informasi Akuntansi itu harus memberikan pengamanan dalam pembayaran penggajian yang benar–benar sesuai dengan rencana umum manajemen dan wewenang khusus yang telah diberikan. Menurut Muhammad Rusjdi (2006, p.2), pengertian Pajak Penghasilan adalah : 1. Pajak sebagai Pajak Subjektif Pajak Penghasilan (PPh) tergolong sebagai Pajak Subjektif yaitu pajak yang mempertimbangkan keadaan pribadi Wajib Pajak sebagai faktor utama dalam pengenaan pajak. 2. PPh sebagai Pajak Langsung Pajak langsung adalah pajak yang dikenakan terhadap orang yang harus menanggung dan membayarnya. 3. PPh sebagai Pajak Pusat atau Pajak Negara Menurut Undang-Undang 1945 pasal 23A ditentukan bahwa : “Pajak dan pungutan lain yang bersifat memaksa untuk keperluan negara diatur dengan Undang-Undang.” Menurut Yourdon (1989, p.139-173) DFD (Data Flow Diagram) merupakan salah satu hal yang paling penting bagi seorang sistem analis. DFD dipopulerkan oleh Tom De Marco (1978) dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan Metode Analisis Sistem Terstruktur (Structured System Analysist Method). DFD digunakan untuk merepresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun dengan melalui gambar yang berbentuk jaringan grafik. Tingkatan dalam DFD, yaitu : 1. Context Diagram/Diagram Konteks a. Merupakan level tertinggi yang menggambarkan input dan output b. Terdiri dari satu proses dan tidak ada data store 2. Diagram Nol/Overview Diagram a. Ada data store b. Diagram yang tidak dirinci pada akhir nomor diberi *. 3. Diagram Rinci a. Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level di atasnya. b. Proses yang ada tidak boleh kurang dari 7 dan maksimum 9. Menurut Kronke (2006,p.37-40) Entity-Relationship Diagram (ERD) adalah adalah suatu pemodelan konseptual yang didesain secara khusus untuk mengidentifikasikan entitas yang menjelaskan data dan hubungan antar data, yaitu dengan menuliskan dalam cardinality. Menurut Hanif Al Fatta (2007:51), menyatakan bahwa metode yang digunakan untuk melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan adalah metode PIECES (Performance, Information,Economic, Control, Efficiency, dan Service) yaitu sebagai berikut : Performance → (Analisis Kinerja Sistem) Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time). Information → (Analisis Informasi) Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Economy → (Analisis Ekonomi)
Control
Efficiency
Service
Pemanfaatan biaya yang digunakan daripemanfaatan informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. → (Analisis Pengendalian) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian
data yang diproses. → (Analisis Efisiensi) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan. → (Analisis Pelayanan) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen (marketing), user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.
Diagram Konteks Sistem Berjalan
Gambar 2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Diagram (0)/Overview Diagram Sistem Berjalan
Gambar 3 Diagram (0)/Overview Diagram Sistem Berjalan
HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan hasil penelitian terhadap sistem yang sedang berjalan maka dapat didentifikasikan beberapa masalah dengan menggunakan kaedah pemecahan PIECES. 1. Performance / Kinerja Minimnya pekerja pada bagian keuangan dan personalia menunjukan ketidak seimbangan antara pekerjaan dan pekerjanya. Beban bekerja yang begitu banyak dan tidak adanya suatu sistem terkomputerisasi yang membantu proses tersebut membuat para karyawan terbebani dan kinerjanya menjadi lambat. Tidak adanya sistem yang terkomputerisasi juga mengurangi rasa kebetahan bekerja karyawan sehingga sering terjadi pergantian karyawan. 2. Information / Informasi Informasi yang dihasilkan oleh sistem berjalan seringkali terlambat dan banyak kesalahan. Proses untuk membuat informasi tersebut sudah sangat melelahkan sehingga dilakukan cek dan ricek terhadap informasi yang dihasilkan. Hal tersebut membuat nilai informasi yang dihasilkan oleh sistem manual ini rendah. 3. Economic / Ekonomi Tidak adanya media penyimpanan eletronik atau database menyebabkan kebutuhan akan kertas dan alat tulis lainnya tinggi, dan perusahaan juga harus mengeluarkan dana ekstra untuk pemeliharaan arsip-arsip tersebut. Belum lagi jika ada karyawan yang berhenti bekerja karena tidak sanggup atau tidak betah bekerja di perusahaan ini, pihak perusahaan harus memberikan pesangon serta waktu dan tenaga lagi untuk mencari karyawan baru. 4. Control / Kendali Karena media penyimpanan arsip-arsip perusahaan adalah kertas makan rentan dengan resiko tersebut dikarenakan oleh kondisi alam (banjir) dam hewan (tikus). Laporan yang dihasilkan juga terbatas, sehingga Direktur tidak mempunyai bahan yang cukup untuk mengontrol dan mengevaluasi perusahaannya sehingga kemajuan perusahaan terhambat. 5. Efficiency / Efisiensi Sistem berjalan tidak efisien dalam hal penyimpanan, pemeliharaan, dan pencarian data. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu pekerjaan tidak sepadan dengan hasilnya. 6. Services / Pelayanan Sering terjadi keterlambatan dan kesalahan memperlihatkan pelayanan yang buruk baik untuk karyawan, Direktur maupun pelanggan. Berdasarkan analisa terhadap sistem yang berjalan, dan melihat permasalahan yang ada, maka perlunya suatu pemecahan melalui Sistem Informasi Penggajian Karyawan, yaitu sistem informasi yang dapat mengakses data dengan mudah, cepat serta mempermudah proses penghitungan gaji karyawan sehingga mempercepat kerja bagian keuangan PT. Graha Indotek Security. Berikut ini merupakan pemecahan masalah yang diusulkan dengan melalui metode analisa pokok permasalahan yang berkaitan dengan sistem informasi penggajian yang sedang berjalan : a. Analisa Data Sistem penggajian karyawan kepada PT. Graha Indotek Security digunakan adalah Microsoft Office Word 2003 dan Microsoft Office Excel 2003. Pada sistem berjalan, jika ingin mengetahui informasi yang berkaitan dengan gaji karyawan masih mengalami kesulitan dan memerlukan waktu yang relatif lama, karena harus mencari dan memilih ke dalam arsip dan kertas–kertas file yang menyimpan data – data penggajian karyawan. Untuk mengatasi hal tersebut, maka diperlukan suatu perancangan sistem informasi yang dapat mengakses data dengan mudah dan cepat melalui suatu media dialog dalam bentuk tampilan layar. Analisa secara detail terhadap sistem perlu dilakukan, baik bentuk masukan data maupun keluaran data sehingga akan didapatkan kebutuhan informasi yang tepat sesuai kebutuhan. Berdasarkan analisa diatas maka perlu adanya penyimpanan data yang dapat menyimpan data yang besar dan dapat diakses secara cepat, diperlukan output selain daftar dalam bentuk hardcopy maupun tampilannya dilayar monitor serta data yang dihasilkan dapat langsung dicek. b. Analisa Penyimpanan Data Untuk penyimpanan data pada sistem berjalan, data yang ada tidak langsung disimpan ke media komputer tapi disimpan dalam arsip berupa kertas-kertas file. Setelah itu untuk membuat laporan – laporan baru di buat dengan Microsoft Excel atau Microsoft Word. Penyimpanan data tersebut mengakibatkan lama waktunya di dalam pencarian data yang berkaitan dengan penggajian karyawan. Hal ini mengakibatkan sering terjadinya keterlambatan dalam penyajian informasi yang bersifat segera.
Dalam segi keamanan, data yang disimpan masih perlu diperhatikan karena belum tersimpan dalam database yaitu masih berupa arsip-arsip. Maka dari itu sebagai langkah pemecahan masalahnya ialah dengan merancang sistem database yang dapat disimpan dalam media komputer. c. Analisa Pembuatan Laporan Proses pembuatan laporan memakan waktu lama dan hasilnya tidak sepadan (adanya kesalahan) sehingga informasi yang dihasilkan tidak akurat. Laporan yang dapat dihasilkan dari sistem berjalan pun hanya 2 yaitu laporan gaji dan laporan lembur, semestinya sistem juga dapat menghasilkan rekapitulasi absensi dan laporan kinerja karyawan, karena data-data tersebut dibutuhkan khususnya Direktur agar mempunyai bahan yang cukup untuk mengontrol dan mengevaluasi kinerja serta kemajuan perusahaan. d. Analisa Kebutuhan Sistem Dari permasalahan yang timbul diatas, maka perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi akutansi penggajian karyawan yang terkomputerisasi yang diharapkan dapat membantu kinerja pada bagian keuangan dan personalia kearah yang lebih baik dan dapat menghemat tenaga dan waktu dibandingkan dengan sistem berjalan. Sistem informasi yang disebut diatas meliputi hal-hal dibawah ini, antara lain sebagai beribut: 1. Sistem informasi penggajian yang dilengkapi dengan fasilitas keamanan (login dan password) bagi user yang berhak saja seperti administrator, bagian personalia, dan khususnya bagian keuangan. 2. Sistem dapat memudahkan proses entry atau input data 3. Sistem dapat mengorganisasikan data-data dengan baik 4. Sistem informasi penggajian karyawan dapat menghitung gaji yang harus diterima oleh seorang karyawan beserta pajak penghasilannya yang dihitung secara bulanan secara terotomatisasi. 5. Sistem dapat menghasilkan slip gaji 6. Sistem dapat membuat berbagai laporan yang dibutuhkan oleh Direktur, yaitu: laporan lembur, rekapitulasi absensi, lembur, kinerja karyawan dan gaji.
Diagram Konteks Sistem Usulan
Gambar 4 Diagram Konteks Sistem Usulan
Diagram Nol/Overview Diagram Sistem Usulan
Gambar 5 Diagram 0/Overview Diagram Sistem Usulan
ERD (Entity Relationship Diagram) Usulan
Gambar 5 Entity Relationship Diagram(ERD) Usulan
Perancangan masukan adalah form pengisian data-data diinput kemudian diproses. Usulan perancangan masukan ini adalah sebagai berikut: 1. Nama Form Fungsi
: Form Login : Untuk Login User agar mendapatkan hak akses
Gambar 6 Bentuk Rancangan Layar Masukan Form Login
2.
Nama Form Fungsi
: Form Karyawan : Untuk merekam data karyawan
Gambar 7 Bentuk Rancangan Layar Masukan Form Karyawan
3.
Nama Form Fungsi
: Form Absensi : Untuk merekam data absensi
Gambar 8 Bentuk Rancangan Layar Masukan Form Absensi
4.
Nama Form Fungsi
: Form Penilaian : Untuk merekam data penilaian
Gambar 9 Bentuk Rancangan Layar Masukan Form Penilaian
5.
Nama Form Fungsi
: Form Tunjangan : Untuk menghitung data tunjangan
Gambar 10 Bentuk Rancangan Layar Masukan Form Tunjangan
6.
Nama Form Fungsi
: Form PPh : Untuk menghitung pajak penghasilan pribadi
Gambar 11 Rancangan Layar Masukan Form PPh21
7.
Nama Form Fungsi
: Form Penggajian : Untuk menghitung gaji karyawan
Gambar 12 Bentuk Rancangan Layar Form Penggajian
Perancangan keluaran adalah informasi dari hasil data masukan. Perancangan keluaran yang terdapat pada sistem usulan adalah sebagai berikut : 1.
Nama Keluaran Deskripsi Distribusi
: Rekapitulasi Absensi : Rekapitulasi Absensi Karyawan : Direktur
Gambar 13 Bentuk Rancangan Layar Keluaran Rekapitulasi Absensi
2.
Nama Keluaran Deskripsi Distribusi
: Slip Gaji : bukti pembayaran gaji : Karyawan
Gambar 14 Bentuk Rancangan Layar Keluaran Slip Gaji
3.
Nama Keluaran Deskripsi Distribusi
: Laporan Lembur : Laporan Lembur : Direktur
Gambar 15 Bentuk Rancangan Layar Keluaran Laporan Lembur
4.
Nama Keluaran Deskripsi Distribusi
: Laporan Gaji : Laporan Gaji : Direktur
Gambar 16 Rancangan Layar Keluaran Laporan Gaji
5.
Nama Keluaran Deskripsi Distribusi
: Laporan Kinerja Karyawan : Laporan Kinerja Karyawan : Direktur
Gambar 17 Rancangan Layar Keluaran Laporan Kinerja Karyawan
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan pembahasan dari bab-bab sebelumnya yang telah membahas secara rinci segala permasalahan yang dihadapi oleh sistem berjalan dan bagaimana cara pemecahannya, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa dengan membuat sistem informasi ini, pengguna dapat memproses dan memperoleh informasi lebih cepat, tepat, dan efisien sehingga mutu dan pelayanan informasi dari sistem penggajian karyawan ini dapat ditingkatkan. Maka sesuai dengan tuntutan pengembangan pada Sistem Informasi Penggajian di PT. Graha Indotek Security yang semakin baik dan mencapai tujuan yang sesuai dengan yang diharapkan perlu dilakukan suatu penanganan kegiatan pemrosesan sistem penggajian karyawan. Sudah saatnya dibutuhkan suatu sistem manajemen yang baik terutama pada pemrosesan dan penyajian informasi yang cepat, tepat, dan benar. Kecepatan dan ketepatan dalam penyajian data. Dalam penelitian ini, tahap-tahap dari SDLC yang digunakan adalah analisa kebutuhan sistem dan informasi, desain konseptual dan desain fisik. 1. Analisa Kebutuhan Sistem dan Informasi Dari analisa terhadap sistem berjalan ditemukan beberapa kekurangan seperti : a. Informasi yang dibutuhkan tidak dapat tersedia secara cepat dan tepat. b. Tidak ada media penyimpanan data yang terintegrasi, sehingga menyulitkan pencarian data. c. Rentannya keamanan data. d. Sistem belum dapat menghasilkan laporan kinerja karyawan dan rekap absensi. e. Dari hasil wawancara dengan pihak Personalia dan Keuangan perusahaan, maka dapat ditentukan kebutuhan sistem dan informasi sebagai berikut : a. Tersedianya informasi secara cepat dan tepat, sehingga dapat mempercepat dan mengurangi kesalahan pada proses kinerja perusahaan. b. Pembuatan laporan secara cepat dan akurat sehingga dapat menunjang proses evaluasi. c. Tersedianya sarana input data yang memadai untuk menghasilkan laporan yang akurat. d. Diperlukan perubahan pada beberapa prosedur yang sekarang diterapkan untuk menerapkan sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi 2.Pada tahap desain konseptual, hal yang dilakukan adalah membuat DFD(Data Flow Diagram) atas proses penggajian karyawan. Dalam penelitian ini proses penggajian karyawan dibagi menjadi 5 prosedur yaitu : login, rekam data, rekap tunjangan, rekap gaji, dan laporan. 3.Pada tahap desain fisik, hal yang dilakukan adalah mendesain output, database, input, dan pengendalian input. Dari desain output dihasilkan laporan absensi, lembur, kinerja karyawan, dan gaji. Dari desain database dihasilkan tabel-tabel yang nantinya akan digunakan untuk menyimpan dan mengolah data. Dari desain input dihasilkan form login, input file karyawan, input rekap absensi, input penilaian, hitung tunjangan, hitung uang lembur, hitung pph 21 pribadi, dan hitung gaji. Guna mendukung kelancaran berjalannya sistem yang diusulkan sehingga sesuai dengan apa yang diharapkan, maka diperlukan : 1. Peningkatan disiplin kerja Disiplin diri dari karyawan sangat membantu terlaksananya sistem yang baru ini, karena dengan disiplin diri dari setiap karyawan, maka sistem ini dapat berjalan dengan baik. 2. Peningkatan pemeliharaan sistem Semua sistem akan berjalan dengan baik apabila sistem tersebut dipelihara dan dijaga dengan baik pula. Agar sistem itu berjalan sebagaimana mestinya maka disarankan agar diadakan pemeriksaan rutin terhadap pelaksanaan dan pengoperasian, sehingga bila terjadi kesalahan yang berhubungan dengan sistem dapat segera diketahui. Upaya untuk menangani kesalahan-kesalahan tersebut perlu diadakan evaluasi terhadap sistem yang dioperasikan secara rutin dan teratur, sehingga langkah perbaikan dan penyempurnaan dapat cepat ditentukan dan dilaksanakan. Dari hasil evaluasi juga dapat diketahui apakah sistem ini masih dapat memenuhi kebutuhan akan informasi atau tidak. 3. Studi Kelayakan Studi kelayakan diperlukan untuk mengamati hal-hal yang dapat menunjang sistem demi tercapainya suatu pendayagunaan dan pengelolaan data yang optimal.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif.( 2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.(Edisi 1). Yogyakarta : ANDI. Dion Permata, Khairijal, dan Trie Yuliati.(2012). Sistem Informasi Kepegawaian. (Studi Kasus Kantor Departemen Agama Kota Dumai). Jurnal Sistem Informasi (Online), Vol.5, diakses 18 September 2009, http://isjd.pdii.lipi.go.id Edward,Yourdon(1989). Modern Structured Analysis. New Jersey : Prentice Hall Kroenke, D. M. (2006).Database Processing : Fundamentals, Design, and Implementation.(10th Edition). New Jersey : Prentice Hall. Milton F. Usry & Lawrewnce, H. Hammer.(2000) “Akuntansi Biaya (Perencanaan dan Pengendalian)”, yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait dan Herman Wibowo.(Edisi 10) Jakarta : Erlangga. Mulyadi.(2001).Sistem Akuntansi.(Edisi Ketiga). Cetakan Ketiga. Jakarta : Salemba Empat. O’Brian, James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Managerial.(12th Edition). Jakarta : Salemba Empat. Purbandini, Dhanada V., Wuryanto E.(2013). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan Di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya Dengan Metode Berorientasi Objek. Jurnal Sistem Informasi(Online), Vol.1, No.1, diakses 18 September 2013, http://depsi.fst.unair.ac.id Rusjdi, M. (2006). PPH Pajak Penghasilan. (Edisi Keempat). Jakarta : PT.Indeks. Satzinger, John W., Jackson, Robert B., Burd, Stephen D.(2005). Object-Oriented Analysis & Design with the Unified Process.(1st Edition). United States of America Course : Technology Cengage Learning. Turban, Efraim, Rainer, R. Kelly, Jr, Potter, Richard E.(2003). Introduction toInformation Technology.(2nd Edition). New York : John Wiley & Sons.
:
