Implementasi Modul dan Analisis Efektivitas Penilaian Kinerja Pegawai bagi Manajemen Rumah Sakit: Studi Kasus Rumah Sakit Kanker Dharmais

Implementasi Modul dan Analisis Efektivitas Penilaian Kinerja Pegawai bagi Manajemen Rumah Sakit: Studi Kasus Rumah Sakit Kanker Dharmais Muhamad Rif’at Syauqi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu komputer, Universitas Indonesia, Depok Email: [email protected] dan [email protected]

Abstrak Rumah Sakit Kanker Dharmais, sebagai instansi pelayanan publik, harus dapat menjaga mutu pelayanannya. Salah satu cara dalam menjaga mutu pelayanan rumah sakit adalah dengan menjaga performa kinerja setiap pegawainya dengan melakukan penilaian kinerja. Penilaian kinerja adalah proses manajemen melakukan penilaian terhadap pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. Penilaian kinerja memiliki tujuan untuk evaluasi (penentuan imbalan dan kenaikan pangkat) dan pengembangan pegawai (peningkatan kinerja dan karir). Tujuan penelitian ini adalah: (1) Mengumpulkan data dan dokumen yang berkaitan dengan penilaian kinerja pegawai, (1) Merancang modul penilaian kinerja individu RSK Dharmais berbasis web, (2) Mengimplementasikan rancangan modul ke dalam kode program, (3) Mengevaluasi efektivitas penilaian kinerja individu RSK Dharmais, (4) Menghasilkan saran untuk pengembangan penilaian kinerja individu RSK Dharmais selanjutnya. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Pembangunan modul menggunakan bahasa pemrograman PHP dan DBMS MySQL. Analisis efektivitas sistem penilaian kinerja dilakukan terhadap dua aspek, yaitu aspek perancangan sistem (tujuan, keterlibatan karyawan, pelatihan penilai, kepraktisan, relevansi, akseptabilitas, sensitivitas, dan reliabilitas) dan aspek pendukung sistem (dukungan top manajemen, keterkaitan dengan imbalan, dan review terhadap sistem). Hasil analisis menemukan bahwa dari aspek perancangan, penilaian kinerja RSK Dharmais kurang relevan dan reliabel, sedangkan dari aspek pendukung, semua kriterianya sudah terpenuhi. Kata kunci: Efektivitas, penilaian kinerja, pengembangan sistem

Abstract Dharmais Cancer Hospital (RSK Dharmais), as one of health service providers, is required to maintain its service quality. One of the strategies to maintain the quality of hospital services is by monitoring employee's performance by applying performance appraisal to the employees. Performance appraisal is a management process that assesses employees while they are performing their works. Performance appraisal has two purposes, i.e., for evaluational purpose (to determine the remuneration and promotion) and development purpose (to improve employee’s performance and career). The purposes of this research are: (1) Designing a web-based module of RSK Dharmais performance appraisal, (2) Implementing the module design into a program, (3) Evaluating the effectiveness of RSK Dharmais performance appraisal, (4) Generating suggestions for the development of RSK Dharmais performance appraisal. This study uses qualitative approach. The system development of this research uses PHP as programming language and MySQL as DBMS. Analysis of performance appraisal is conducted on two aspects, namely the effectiveness of the system design (goals, employee involvement, evaluator training, practicality, relevance, acceptability, sensitivity, and reliability) and the effectiveness of system support (top management support, linkage with reward, and review of the system). The analysis finds that from the aspect of design, this performance appraisal is less relevant and reliable, meanwhile all aspects of system support are met. Key words: Performance appraisal, effectiveness of performance appraisal, system development

Implementasi Modul..., Muhamad Rif'at Syauqi, FASILKOM UI, 2013

Pendahuluan A. Latar Belakang Pada era globalisasi persaingan antar perusahaan semakin ketat. Persaingan tidak hanya datang dari daerah lokal perusahaan tersebut berada, tetapi juga berbagai daerah, bahkan internasional. Dengan

demikian,

perusahaan

harus

memiliki

kebijakan-kebijakan

yang

mampu

mempertahankan serta meningkatkan daya saing perusahaan agar dapat mempertahankan dan mengembangkan pasarnya. Sumber daya manusia merupakan aspek terpenting dalam suatu perusahaan dalam hal mempertahankan serta meningkatkan daya saing. Upaya meningkatkan kualitas sumber daya manusia perusahaan perlu dilakukan secara baik, terarah dan terencana, sehingga perusahaan pun dapat bersaing secara sehat dengan perusahaan lain (Naulina, 2009). Salah satu kontrol yang dilakukan oleh manajemen sumber daya manusia untuk menjaga kualitas sumber daya manusia di perusahaan adalah dengan sistem penilaian terhadap kinerja pegawai. Penilaian kinerja merupakan suatu proses dalam menilai hasil kerja atau perilaku nyata yang ditunjukkan pegawai sesuai dengan perannya dalam perusahaan (Hariandja, 2002). Penilaian kinerja ini tidak hanya dilakukan pada organisasi atau perusahaan berorientasi profit, tetapi juga pada perusahaan non-profit. Pada perusahaan non-profit yang pada umumnya bergerak dibidang pelayanan sosial tujuan penilaian kinerja ini dilakukan untuk menjaga kualitas pelayanan dan kenyaman konsumen. Selain itu penilaian kinerja dilakukan untuk menjaga tujuan perusahaan dalam memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat. Salah satu jenis organisasi/perusahaan yang bergerak di bidang sosial dan menyangkut kepentingan publik adalah rumah sakit. Berdasarkan hasil survei yang dilakukan Indonesian Corruption Watch (ICW) pada tahun 2010 terhadap 7 Rumah Sakit swasta dan 12 rumah sakit pemerintah di wilayah Jabodetabek mengungkapkan sebanyak 70,5 persen dari total 986 responden pasien miskin pemegang kartu Jamkesmas mengeluhkan layanan rumah sakit (Tempo Interaktif, 2011). Salah satu penyebab buruknya pelayanan rumah sakit ini adalah kurangnya pengawasan pihak manajemen terhadap kinerja pegawainya. Rumah Sakit Kanker “Dharmais” (selanjutnya disebut RSK Dharmais) merupakan salah satu rumah sakit kanker milik pemerintah dan merupakan pusat kanker nasional di Indonesia. RSK


Dharmais juga menjadi rumah sakit rujukan tertinggi di bidang penanggulangan kanker di Indonesia. Oleh karena itu, penting bagi RSK Dharmais melakukan penilaian kinerja pegawai guna menjaga performa pegawai-pegawainya dalam melayani masyarakat. Saat ini RSK Dharmais memiliki tiga jenis penilaian kinerja, yaitu penilaian DP3-PNS untuk pegawai berstatus PNS, penilaian pegawai kontrak, dan penialian kinerja individu pegawai yang masih dalam tahap uji coba. Selama masa uji coba penilaian tersebut, terdapat beberapa kendala teknis, yaitu: masalah waktu dan masalah biaya. Masalah waktu terjadi saat pengumpulan data penilaian dan pengolahan data hasil penilaian. Proses penilaian ini membutuhkan biaya yang cukup besar, misal biaya pencetakan form penilaian. Dengan demikian, diperlukan sebuah sistem pendukung penilaian kinerja untuk mengatasi hambatan-hambatan teknis tersebut. Selain itu, perlu dilakukan analisa terhadap efektivitas penilaian kinerja individu tersebut, sehingga dapat menjadi masukan bagi pihak manajemen untuk pengembangan penilaian kinerja individu ini ke depannya. B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, maka masalah yang dapat disimpulkan adalah: 1. Bagaimana prosedur penilaian kinerja individu yang diterapkan oleh RSK Dharmais? 2. Bagaimana rancangan dan implementasi modul penilaian kinerja individu berbasis web yang akan digunakan di RSK Dharmais? 3. Bagaimana efektivitas penilaian kinerja individu bagi manajemen RSK Dharmais? Tinjauan Teoritis A. Penilaian Kinerja a. Pengertian Penilaian Kinerja Menurut Handoko (2000), penilaian kinerja adalah proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan. Kegiatan ini dapat memperbaiki keputusankeputusan personalia dan memberikan umpan balik kepada karyawan tentang pelaksanaan kerja mereka. Sumber lain mengatakan penilaian kinerja merupakan alat yang berfaedah tidak hanya untuk mengevaluasi kerja dari para karyawan, tetapi juga untuk mengembangkan dan memotivasi karyawan (Simamora, 2004). Secara sederhana menurut Nawawi (2006) penilaian kinerja berarti proses manajemen melakukan penilaian terhadap pekerja dalam melaksanakan


pekerjaannya. Pengertian sederhana itu menunjukkan bahwa yang menilai adalah organisasi (manajemen), yang dinilai adalah karyawan atau pekerja dan yang dinilai adalah proses atau cara melaksanakan pekerjaan dan hasil kerja yang dicapai seorang pekerja/karyawan b. Tujuan Penilaian Kinerja Menurut Simamora (2004), terdapat beberapa tujuan penting dari program penilaian kinerja, yaitu: 1. Tujuan Evaluasi Hasil-hasil penilaian kinerja sering berfungsi sebagai dasar bagi evaluasi rutin terhadap kinerja anggota-anggota organisasi. o Penilaian kinerja dan telaah gaji Keputusan-keputusan yang paling sering bertumpu pada tujuan evaluatif adalah keputusan-keputusan kompensasi yang mencakup kenaikan tunjangan jasa, bonus karyawan dan kenaikan-kenaikan gaji lainnya. o Penilaian kinerja dan kesempatan promosi Keputusan-keputusan penyusunan pegawai (staffing) adalah tujuan evaluatif kedua dari penilaian kinerja karena para manajer dan penyelia harus membuat keputusan-keputusan yang berhubungan dengan promosi, demosi, transfer dan pemberhentian. 2. Tujuan Pengembangan Informasi yang dihasilkan oleh sistem penilaian dapat pula digunakan untuk memudahkan pengembangan pribadi anggota organisasi. o Menggunakan penilaian kinerja sebagai alat pengembangan karyawan bisa menempatkan penyelia dalam peran pengukuhan dan penunjang kinerja. o Penilaian kinerja yang bertujuan pengembangan juga mencakup pemberian karyawan pedoman bagi kinerjanya di masa depan. o Menentukan tujuan dan perkembangan karir o Menentukan kebutuhan-kebutuhan pelatihan c. Elemen dan Proses Penilaian Kinerja Hariandja (2007) mengatakan penilaian unjuk kerja harus dikaitkan dengan pencapaian usaha unjuk kerja yang diharapkan, maka sebelumnya harus ditentukan tujuan-tujuan setiap pekerjaan, kemudian penentuan standar/dimensi-dimensi kinerja serta ukurannya, diikuti dengan penentuan metode penilaian, pelaksanaan dan evaluasi.


Gambar 1 Langkah-Langkah Penilaian Kinerja (Hariandja, 2007)

Bagan proses penilaian kinerja yang dijelaskan Hariandja (2007) dapat dilihat pada Gambar 1. 1. Penentuan Sasaran Penentuan sasaran harus spesifik, terukur, menantang dan didasarkan pada waktu tertentu. 2. Penentuan Standar/Ukuran Sistem penilaian kinerja harus mempunyai standar, memiliki ukuran-ukuran yang dapat dipercaya, dan mudah digunakan dan dipahami oleh penilai dan yang dinilai. 3. Penentuan Metode dan Pelaksanaan Penilaian Metode adalah pendekatan atau cara serta perlengkapan yang digunakan seperti formulir dan pelaksanaannya. 4. Evaluasi Penilaian Evaluasi penilaian merupakan pemberian umpan balik kepada pegawai mengenai aspekaspek unjuk kerja yang harus diubah dan dipertahankan. d. Metode Penilaian Kinerja Menurut Hariandja (2007), secara garis besar dikelompokkan dalam dua kategori, yaitu penilaian yang berorientasi masa lalu dan penilaian yang berorientasi masa depan. 1. Penilaian yang Berorientasi Masa Lalu Evaluasi kinerja ini dilakukan untuk mengetahui kondisi pelaksanaan pekerjaan (kinerja) seorang karyawan/pekerja pada masa lalu dengan menilai pekerjaan yang sudah dilaksanakannya Hariandja (2007). Ada beberapa teknik/instrumen penilaian pada metode ini, seperti: Check List, Rating Scale, Teknik Pilihan Kemampuan,Teknik Kejadian Penting, Teknik Pencatatan Prestasi, Teknik Skala Prilaku, Tes dan Observasi Pelaksanaan Pekerjaan, dan Teknik Komparatif (Nawawi, 2006). 2. Penilaian yang Berorientasi Masa Depan


Menurut Nawawi (2006) teknik penilaian ini pengunaannya difokuskan pada pengungkapan kemampuan potensial yang dimiliki pekerja/karyawan, baik dengan menggunakan hasil evaluasi kinerja berorientasi masa lalu/sekarang, maupun dengan memprediksi potensi yang dimiliki untuk dikembangkan agar menjadi kinerja di masa depan. Metode penilaian ini memiliki beberapa teknik, yaitu: Self Evaluationi, Management By Objectives, Penilaian Psikologis, dan Pusat Penilaian (Nawawi, 2006). e. Persyaratan Penilaian Kinerja Menurut Nawawi (2006) penilaian kinerja yang efektif dan efisien harus dilakukan dengan mempergunakan instrumen yang baik, dalam arti harus memenuhi beberapa persyaratan, yaitu: 1. Persyaratan Ilmiah: relevansi, sensitivitas, dan reliabilitas. 2. Persyaratan Operasional: akseptabilitas dan praktis. Longemecker dan Fink (1999) menjelaskan bahwa kunci sistem penilaian kinerja yang efektif dapat dikategorikan ke dalam tiga komponen kritis yaitu: 1. Desain sistem yang efektif: o Kejelasan tujuan organisasi melakukan penilaian kinerja. o Keterlibatan karyawan dan manajer dalam perancangan system penilaian. o Mengembangkan prosedur dan instrumen yang mudah digunakan dan kriteria penilaian yang berhubungan dengan pekerjaan o Pelatihan SDM penilai. 2. Praktik manajerial yang efektif o Perencanaan kinerja terintegrasi dengan tujuan organisasi o Umpan balik kinerja informal secara terus menerus. o Motivasi untuk SDM penilai. 3. Pendukung sistem yang efektif. o Dukungan top manajemen. o Keterkaitan peringkat kinerja dengan imbalan. o Review dan tindakan-tindakan perbaikan yang terus-menerus terhadap sistem penilaian. Berdasarkan kedua teori tesebut, maka untuk mengukur efektivitas sistem penilaian kinerja dapat diukur melalui parameter-parameter yang ada pada Tabel 1.


Tabel 1 Variabel-Variabel Efektivitas Penilaian Kinerja

Parameter Efektivitas Sistem Penilaian Kinerja

Indikator

1. Kejelasan

Tujuan

Organisasi

Melakukan

Penilaian (Longemecker, 1999) 2. Keterlibatan Karyawan dan Manajer dalam Perancangan Sistem (Longemecker, 1999) 3. Pelatihan SDM Penilai (Longemecker, 1999) Rancangan Sistem

4. Instrumen Penilaian yang Praktis (Nawawi, 2006) 5. Kriteria Penilaian Relevan dengan Pekerjaan dan Akseptabel (Nawawi, 2006) 6. Sensitivitas

&

Reliabilitas

Instrument

Penilaian (Nawawi, 2006) 1. Perencanaan

kinerja

terintegrasi

dengan

tujuan organisasi (Longemecker,1999) Praktik Manajerial

2. Umpan balik kinerja informal secara terus menerus (Longemecker, 1999) 3. Motivasi untuk SDM penilai (Longemecker, 1999).

Pendukung Sistem

1. Dukungan top manajemen (Longemecker, 1999) 2. Keterkaitan peringkat kinerja dengan imbalan (Longemecker,1999)

Pendukung Sistem

3. Review dan tindakan-tindakan perbaikan yang terus-menerus

terhadap

sistem

penilaian

(Longemecker, 1999)


B. Perancangan dan Pengembangan a. System Development Life Cycle Menurut Pressman (2001) SDLC (System Development life Cycle) adalah langkah-langkah dalam pengembangan sistem informasi atau tahapan-tahapan dalam pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sebuah sistem informasi. Terdapat beberapa metode/model SDLC, salah satunya adalah model Air Terjun (Waterfall).

Software requirement analysis

System and software design

Code generation/imple mentation

System testing

Operation and maintenance

Gambar 2 Model Waterfall (Pressman, 2001)

b. Basis Data Menurut Connoly dan Begg (2002) basis data adalah suatu koleksi dari data-data yang saling terkait secara logika (beserta deskripsinya), yang dirancang dan diorganisasikan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Menurut McLeod (2004) sistem manajemen basis data adalah aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur basis data, hubungan antar-data dalam basis data, serta berbagai formulir dan laporan yang berkaitan dengan basis data itu (Harahap, 2009). c. Data Flow Diagram Menurut Pressman (2005), Data Flow Diagram (DFD) atau diagram aliran data adalah sebuah diagram atau grafik yang menggambarkan aliran data informasi dan transformasi yang dilakukan pada saat data mengalir dari input ke output. DFD dapat dibagi ke dalam tingkat yang mewakili tingkatan arus informasi dan detail fungsional. Oleh karena itu, DFD memberikan suatu mekanisme untuk pemodelan fungsional serta pemodelan aliran informasi (Pressman, 2001). d. Entity Relationship Diagram ERD mendefinisikan semua data yang dimasukkan, disimpan, berubah, dan diproduksi dalam aplikasi. ERD hanya berfokus pada data, merepresentasikan "jaringan data" (hubungan antar data) yang ada untuk diberikan sistem. ERD sangat berguna untuk aplikasi di mana data dan hubungan yang mengatur data yang kompleks.


Metode Penelitian A. Pendekatan Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Tujuan utama penelitian kualitatif adalah untuk memahami fenomena atau gejala sosial dengan lebih menitik beratkan pada gambaran yang lengkap tentang fenomena yang dikaji daripada memerincinya menjadi variabel-variabel yang saling terkait (Rahardjo, 2010). Metode pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam penelitian ini dibagi menjadi dua, yaitu: 1. Studi Dokumen Dalam studi dokumen ini, sumber-sumber yang digunakan penulis meliputi buku teks, paper, bahan perkuliahan serta materi-materi lainnya yang berhubungan masalah yang ditinjau dalam penelitian ini. Di samping itu, terdapat beberapa dokumen perusahaan yang juga dijadikan acuan, seperti profil perusahaan, dokumen kepegawaian, dokumen tugas dan fungsi pokok pegawai, dan SOP Penilaian Kinerja 2. Wawancara Metode ini penulis gunakan untuk memperoleh secara langsung dan mendalam informasiinformasi terkait sistem penilaian yang ada di RSK Dharmais, baik yang telah berjalan maupun yang dalam pengembangan. Hasil yang didapatkan dari wawancara ini berupa penjelasan mengenai tujuan, proses, metode, dan aliran aktifitas dalam sistem penilaian kinerja pegawai RSK Dharmais. Narasumber yang dilibatkan meliputi empat orang dari Bagian SDM yang paham dengan sistem penilaian kinerja di RSK Dharmais, baik yang sedang berjalan, ataupun yang masih dalam tahap pengembangan (ujicoba) dan10 orang dari 10 unit (kurang lebih 1/3 dari total seluruh satuan unit kerja) yang berbeda dari berbagai Direktorat, yang dipilih secara acak. B. Alur Penelitian Penelitian ini terdiri dari 4 tahapan, yaitu: 1. Pengumpulan data mengenai penilaian kinerja di RSK Dharmais melalui wawancara pihak SDM. Wawancara ini lebih terfokus pada permasalah penilaian pegawai dan prosedur penilaian kinerja karyawan yang akan diimplementasikan. Dari tahapan ini penulis merumuskan permasalah, tujuan,


2. Pengembangan modul penilaian kinerja. Penulis menggunakan metode pengembangan Waterfall karena rancangan dan kebutuhan sistem sudah tetap dan kemungkinannya kecil untuk terjadi perubahan. 3. Melakukan analisis efektivitas penilaian kinerja individu RSK Dharmais. Penulis mengevaluasi efektivitas penilaian kinerja individu bedasarkan teori yang penulis dapatkan dari studi literatur. Analisis efektivitas ini hanya menggunakan dua parameter efektivitas penilaian kinerja yaitu rancangan sistem (dalam sudut pandang penilaian kinerja) dan pendukung sistem, karena penilaian kinerja individu RSK Dharmais masih dalam tahap uji coba (aspek praktik manajerial baru dapat terlihat keefektifannya jika sistem penilaian sudah berjalan). 4. Menyimpulkan dan menghasilkan saran yang berguna untuk pengembangan penilaian kinerja pegawai RSK Dharmais dan penelitian selanjutnya.

Profil Perusahaan A. Visi dan Misi Visi yang dimiliki oleh RSK Dharmais adalah menjadi rumah sakit dan pusat kanker nasional yang menjadi panutan dalam penanggulangan kanker di Indonesia. Misi RSK Dharmais adalah melaksanakan pelayanan, pendidikan, dan penelitian yang bermutu tinggi di bidang penanggulanan kanker. B. Ketenagaan RSK Dharmais Status kepegawaian di RSK Dharmais dibagi menjadi dua bagian, yaitu pegawai PNS dan pegawai non-PNS. Pegawai non-PNS dibagi menjadi dua jenis, yaitu: pegawai honor dan pegawai kontrak. Pegawai kontrak adalah pegawai yang statusnya tidak tetap. Jika hasil penilaian kinerjanya selama dua atau tiga tahun berturut-turut selalu baik, maka statusnya dapat ditingkatkan menjadi pegawai tetap, yang disebut juga pegawai honor. Berdasarkan data Peta Ketenagaan RSK Dharmais Periode April 2013, sekitar 69% pegawai RSK Dharmais merupakan Pegawai Negeri Sipil (PNS). Banyaknya jumlah pegawai PNS disebabkan status RSK Dharmais sendiri yang merupakan rumah sakit milik pemerintah. Komposisi kepegawaian di RSK Dharmais dapat dilihat pada Gambar 3.


Ketenagaan RSK Dharmais 15%

PNS dan CPNS

16%

Honor 69%

Kontrak

Gambar 3 Komposisi Kepegawaian RSK Dharmais Periode April 2013 (Dokumen Bagian SDM)

C. Penilaian Kinerja pada RSK Dharmais Penilaian kinerja RSK Dharmais ada 3 jenis yaitu penilaian DP-3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan) PNS, Penilaian pegawai kontrak, dan penilaian kinerja individu. Penilaian DP3 PNS merupakan penilaian kinerja pegawai yang berasal dari pemerintah yang digunakan untuk menilai pegawai yang memiliki status kepegawaian PNS. Penilaian ini berfungsi untuk menentukan kenaikan pangkat seorang pegawai. Penilaian pegawai kontrak merupakan penilaian kinerja untuk pegawai yang memiliki status kepegawaian pegawai kontrak. Penilaian ini berfungsi untuk menentukan status kepegawaian pegawai yang bersangkutan. perpanjangan kontrak kerja pegawai yang bersangkutan. Jika penilaiannya bagus maka pegawai tersebut dapat dipertimbangkan untuk diperpanjang kontrak kerjanya. Selain itu penilaian ini juga bertujuan untuk dijadikan pertimbangan kenaikan status pegawai kontrak, menjadi pegawai honor, jika hasil akhirnya memiliki predikat ‘Baik’ maka kontraknya akan diperpanjang. Untuk pegawai honor, RSK Dharmais belum memiliki sistem penilaian kinerjanya. Saat ini Bagian SDM sedang mengembangkan sebuah penilaian kinerja (yang dalam penelitian ini disebut penilaian kinerja individu RSK Dharmais) untuk menilai pegawai RSK Dharmais. Hasil penilaian ini nantinya akan dijadikan landasan/acuan pemberian remunerasi pegawai. Secara umum, tujuan RSk Dharmais melakukan penilaian kinerja pegawai adalah untuk tujuan evaluasi dan tujuan pengembangan. Tujuan evaluasi berkaitan dengan keputusan insentif dan status kepegawaian pegawai. Tujuan pengembangan berkaitan dengan peningktan kinerja pegawai.


Secara garis besar penilaian kinerja pegawai di RSK Dharmais meliputi beberapa tahapan, yaitu penentuan tugas dan fungsi pegawai, pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai, penilaian pekerjaan pegawai oleh atasannya, penilaian absensi pegawai oleh Bagian SDM, dan mengevaluasi hasil penilaian kinerja pegawai. Metode penilaian kinerja pegawai yang digunakan oleh RSK Dharmais adalah metode penilaian berorientasi masa lalu. Teknik penilaian yang diterapkan pada instrumen penilaian DP3 PNS dan pegawai kontrak berupa rating scale, sedangkan pada instrumen penilaian kinerja individu adalah teknik skala prilaku, lebih spesifiknya teknik BES (Behavior Expectation Scale). Pembahasan A. Perancangan dan Implementasi Modul Penilaian Kinerja Modul penilaian kinerja kinerja berbasis web ini dirancang berdasarkan penilaian kinerja individu RSK Dharmais, yang saat ini masih dalam tahap ujicoba. Modul penilaian ini akan menjadi bagian dari Sistem Informasi Kepegawaian RSK Dharmais yang mengelola secara keseluruhan data-data seperti identitas pegawai, penggajian pegawai, dan kenaikan pangkat dan golongan pegawai. Pembangunan modul penilaian kinerja berbasis web ini menggunakan metode pengembangan Waterfall. a. Deskripsi umum perangkat lunak Modul Penilaian Kinerja RSK Dharmais (MONIKA) merupakan perangkat lunak yang membantu pihak Kepala Unit dalam melakukan penilaian terhadap pegawai-pegawainya. Kepala Unit juga dapat melihat perbandingan performa antar pegawai yang dibawahinya dan perkembangan tiap pegawai dalam lima periode penilai terakhir. MONIKA juga memudahkan pihak SDM dalam membuat laporan penilaian kinerja individu dan memonitor kinerja setiap pegawai. Proses memasukkan nilai pada modul penilaian ini adalah sebagai berikut: 1. Pihak Kepala Unit memasukkan penilaian perilaku seorang pegawai berdasarkan kriteriakriteria yang ada. 2. Pihak SDM memasukkan penilaian keberadaan pada pegawai tersebut. 3. Hasil penilaian perilaku dan penilaian keberadaan diolah dan ditampilkan dalam bentuk skor dan grafik. 4. Pihak SDM mengunduh berkas laporan penilaian. Ada dua jenis laporan yang dapat digenerate sistem, yaitu:


•

Berkas penilaian kinerja individu dalam bentuk file PDF.

•

Berkas rekapitulasi hasil penilaian pegawai-pegawai dalam satu unit kerja dalam bentuk file Microsoft Excel.

5. Pihak SDM dan Kepala Unit melihat grafik perbandingan hasil penilaian antar pegawai dalam suatu unit kerja. 6. Pihak SDM dan Kepala Unit melihat detail hasil penilaian seorang pegawai pada suatu periode tertentu. 7. Pihak SDM dan Kepala Unit melihat grafik perkembangan performa seorang pegawai dari waktu ke waktu. b. Kebutuhan fungsional modul penilaian kinerja berbasis web ini memiliki beberapa spesifikasi fungsional yang dijelaskan pada Tabel 2. Tabel 2 Spesifikasi Kebutuhan Fungsional Sistem

No. Kode Fungsional 1 F_MONIKA-1.1

2

F_MONIKA-2.1

3

F_MONIKA-2.2

4

F_MONIKA-2.3

5

F_MONIKA-2.4

6

F_MONIKA-3.1

Penjelasan Hak akses untuk melakukan login berdasarkan username dan password. Setiap pengguna yang akan mengakses sistem harus melakukan login terlebih dahulu. Melakukan penilaian perilaku kinerja pegawai. Penilaian ini dilakukan oleh pihak Kepala Unit. Fungsi ini hanya bisa dilakukan selama masa penilaian kinerja pegawai, yang sebelumnya telah diatur oleh pihak SDM. Memasukkan data absensi pegawai. Fungsi ini hanya dapat dilakukan oleh pihak Sumber Daya Manusia (SDM). Melakukan perubahan data penilaian terhadap pegawai yang telah dimasukkan penilaian perilaku dan/atau data absensinya. Fungsi ini hanya dapat dilakukan oleh pihak SDM. Melakukan pencarian pegawai berdasarkan penggalan nama, unit kerja, dan periode penilaian. Fungsi ini untuk memudahkan pihak SDM dalam mengubah, atau memasukkan data penilaian seorang pegawai. Menampilkan rekapitulasi hasil penilaian seluruh pegawai dalam satu unit kerja pada periode penilaian tertentu.


Tabel 2 Spesifikasi Kebutuhan Fungsional Sistem (Lanjutan)

No. Kode Fungsional 7 F_MONIKA-3.2 8

F_MONIKA-3.3

9

F_MONIKA-3.4

10

F_MONIKA-3.5

11

F_MONIKA-3.6

12

F_MONIKA-4.1

13

F_MONIKA-4.2

14

F_MONIKA-4.3

Penjelasan Mengeksport rekapitulasi hasil penilaian seluruh pegawai dalam satu unit kerja pada periode penilaian tertentu dalam bentuk file Microsoft Excel. Menampilkan grafik yang menunjukkan perbandingan hasil penilaian kinerja antarpegawai dalam satu unit kerja. Menampilkan detail hasil penilaian seorang pegawai pada suatu periode. Mengekspor laporan hasil penilaian seorang pegawai pada suatu periode ke dalam bentuk file PDF. Menampilkan grafik perkembangan hasil penilaian tiap aspek dalam kurun waktu lima periode penilaian terakhir. Grafik yang ditampilkan berupa linechart yang terdiri dari beberapa line. Tiap line merepresentasikan aspek yang berbeda. Pengguna dapat memilih line/aspek mana yang ingin ditampilkan. Menambahkan waktu/masa penilaian kinerja. Fungsi ini hanya dapat dilakukan oleh pihak SDM. Melakukan perubahan waktu/masa penilaian kinerja. Fungsi ini hanya dapat dilakukan oleh pihak SDM. Menghapus waktu/masa penilaian kinerja pegawai. Fungsi ini hanya dapat dilakukan oleh pihak SDM.

c. Perancangan proses Secara umum, proses-proses yang ada pada MONIKA dapat dilihat pada DFD level 0 (Gambar 4). Gambar 4 menjelaskan bahwa pihak SDM dan Kepala Unit dapat memasukkan data penilaian kinerja, melihat informasi detail penilaian pegawai, informasi hasil penilaian pegawai dalam satu unit, melihat laporan penilaian kinerja pegawai, melihat laporan kinerja unit, dan melihat daftar periode penilaian. Pihak SDM mendapat kewenangan lebih untuk melakukan pencarian pegawai, memasukkan data absensi pegawai, memanipulasi data penilaian pegawai, menambah data periode penilaian, memanipulasi data periode penilaian dan menghapus data periode penilaian. d. Desain basis data Pada basis data MONIKA terdapat 5 buah entitas, yaitu UNIT_KERJA, PEGAWAI, PENGGUNA, PERIODE, dan PENILAIAN. Namun yang dikelola oleh modul penilaian kinerja


ini hanya tabel PERIODE dan tabel PENILAIAN, karena data pegawai, unit kerja, dan pengguna akan dikelola oleh Sistem Informasi Kepegawaian RSK Dharmais.

Gambar 4 DFD Level 0

e. Desain antar muka Rancangan antar muka aplikasi MONIKA dibuat sesederhana mungkin agar mudah dipahami oleh pengguna. Semua role memiliki tampilan antar muka yang sama, hanya saja jika role tersebut tidak memiliki hak akses pada suatu fungsi, maka fungsi itu tidak ditampilkan dilayar. Rancangan tampilan antar muka secara umum dapat dilihat pada Gambar 4. f. Implementasi MONIKA merupakan sebuah aplikasi berbasis web yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dengan framework Code Igniter dan menggunakan DBMS MySQL. Di samping itu, aplikasi ini juga menggunakan JavaScript untuk menggambar grafik dan form input bertipe date. g. Testing Pengujian sistem ini dilakukan dengan mencoba setiap fungsi dan mencoba berbagai masukan pada fungsi-fungsi tersebut, lalu dilihat apakah hasil keluarannya sesuai dengan yang diharapkan atau sebaliknya. Pengujian ini juga sering disebut Black Box Testing, dimana teknik pengujian ini berfokus pada fungsionalitas software apakah sesuai dengan kebutuhan, spesifikasi, dan desain yang diinginkan klien (Janssen, n.d). Tahap pengujian dalam penelitian ini hanya dilakukan sebatas internal testing yang dilakukan oleh penulis dan Bagian Pengembangan SIMRS RSK Dharmais.


Posisi pengguna

Nama dan Role

Main menu Work space

Sub menu

Gambar 4 Tampilan Halaman Utama

B. Analisis Efektivitas Penilaian Kinerja Individu RSK Dharmais a. Efektivitas perancangan sistem penilaian Berdasarkan hasil wawancara yang penulis lakukan, secara umum tujuan masing-masing unit melakukan penilaian kinerja adalah untuk mengukur kemampuan pegawai dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dan untuk menentukan besaran imbalan yang didapatnya. Kesesuaian antara tujuan dibuatnya penilaian kinerja oleh pihak SDM dengan tujuan penilaian kinerja yang disampaikan oleh unit-unit lain menunjukkan bahwa tujuan penilaian kinerja telah terkomunikasikan dengan baik. Dalam pembentukkan kriteria-kriteria yang ada pada insrumen penilaian kinerja individu ini, hanya kepala-kepala unit saja yang dilibatkan. Dalam menentukan standar penilaian tiap kriteria, yang setiap unit tentunya berbeda-beda, sebagian besar unit belum menerapkannya. Saat ini acuan penilaian yang diterapkan hanya berdasarkan pengamatan dan tupoksi dari pegawai yang dinilai saja, belum ada standar formalnya. Untuk menyamakan persepsi terhadap setiap kriteria penilaian, Bagian SDM akan melakukan pelatihan terhadap penilai (dalam hal ini kepala unit).


Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penulis, 9 dari 10 narasumber yang pernah menggunakan instrumen penilaian ini, mengatakan bahwa instrumen panilaian tersebut (pada masa ujicoba) cukup mudah dikerjakan dan dipahami. Hal ini disebabkan, tiap kriteria telah diperinci dengan indikator-indikator yang lebih spesifik. Namun, kriteria-kriteria dalam penilaian masih terlalu umum, kurang relevan dengan tugas pokok karyawan yang dinilai, terutama bagian-bagian khusus yang ada di dalam organisasi rumah sakit. Jika dilihat dari teknik penilaiannya, instrumen penilaian ini sensitif karena setiap kriteria dipecah lagi ke dalam indikator-indikator kinerja, dan di dalam indikator kinerja itu masih harus diberikan skala nilai oleh penilai. Namun skor nilai pada setiap indikator memungkinkan penilai memberikan nilai subjektif, karena skor nilai tersebut tidak memiliki standar penilaiannya. Dampaknya adalah hasil penilaian akan menjadi tidak akurat dan reliabel. b. Efektivitas pendukung sistem Berdasarkan hasil wawancara dengan Bagian SDM, pihak top manajemen sangat mendukung dengan adanya penilaian kinerja individu ini. Hal ini ditunjukkan dengan memberikan dukungan terhadap pengadaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam penilaian kinerja individu ini. Seperti yang dijelaskan sebeumnya, hasil penilaian kinerja individu ini nantinya akan dijadikan landasan remunerasi pegawai. Hal ini menunjukkan bahwa hasil peringkat kinerja sangat erat kaitannya dengan imbalan yang diterima pegawai. Dengan demikian pegawai akan termotivasi untuk bekerja sebaik mungkin (Longemecker, 1999) Pihak SDM merencanakan penilaian kinerja individu ini akan selalu dikaji dan diperbaiki sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan adanya review dan tindakan perbaikan terhadap sistem akan membuat efektivitas sistem tersebut terjaga (Longemecker, 1999). Kesimpulan Penilaian kinerja individu RSK Dharmais memiliki beberapa tahapan proses penilaian yaitu, penetapan tupoksi pegawai, pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai sesuai dengan tupoksinya, kegiatan penilaian yang dilakukan oleh atasan, pengisian data absensi oleh Bagian SDM, dan hasil evaluasi. Dari proses tersebut, maka kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam penilaian kinerja individu RSK Dharmais adalah mengelola data hasil penilaian kinerja dan absensi dan melihat rekapitulasi dan laporan hasil penilaian kinerja pegawai.


MONIKA merupakan aplikasi penilaian kinerja individu RSK Dharmais berbasis web. Prosesproses yang terdapat dalam modul penilaian kinerja individu ini adalah verifikasi login, pengelolaan data penilaian dan absensi pegawai, pengelolaan data waktu penilaian, membuat laporan hasil penilaian, mengekspor hasil penilaian ke dalam file Microsoft Excel dan PDF, dan pencarian pegawai. implementasi modul penilaian kinerja individu ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan JavaScript dengan framework Code Igniter, dan menggunakan DBMS MySQL. Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, dari sisi perancangan sistem penilaian, kekurangan penilaian kinerja individu RSK Dharmais terletak pada aspek relevansi dan reliabilitas. Hal ini disebabkan kriteria-kriteria yang digunakan terlalu umum dan tidak adanya standar penilaian yang jelas untuk mengukur kinerja pada suatu kriteria. Dari sisi pendukung, seluruh aspek pendukung penilaian kinerja individu RSK Dharmais sudah ada. Hal ini dapat dilihat dengan adanya dukungan dari top manajemen, hasil penilaian kinerja akan dijadikan sebagai landasan remunerasi, dan adanya review/perbaikan terhadap sistem penilaian kinerja. Saran Saran untuk penelitian selanjutnya adalah perlunya dilakukan penelitian tentang kriteria-kriteria penilaian yang sesuai untuk instansi rumah sakit, sehingga dapat dijadikan acuan untuk instrumen penilaian kinerja pegawai pada instansi rumah sakit Modul penilaian kinerja pegawai ini tidak dapat berdiri sendiri, sehingga diperlukan Sistem Informasi Kepegawaian yang mengelola data-data kepegawaian secara menyeluruh Pengembangan dashboard kepegawaian diperlukan untuk mengoptimalkan kegiatan evaluasi dan monitoring kinerja pegawai. Daftar Referensi Badan

Kepegawaian

Nasional.

Diakses

pada

27

Mei

2013

dari:

http://www.bkn.go.id/in/peraturan/pedoman/pedoman-kenaikan-pangkat.html Dessler, G. (1997). Manajemen Sumber Daya Manusia (Terjemahan). Prenhallindo, Jakarta. Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia. (2010). Rumah Sakit Pendidikan. Diakses pada 20 Juni 2013 dari: http://fk.ui.ac.id/?page=content.view&alias=university_hospital


Harahap, Yasri Sulaiman. (2009). Perancangan Sistem Penilaian Kinerja Pegawai Berbasis Web (Studi Kasus: Seameo Biotrop, Bogor). Skripsi. Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Program Sarjana Manajemen Penyelenggaraan Khusus Departemen Manajemen. Institut Pertanian

Bogor.

Bogor.

Diakses

pada

23

Maret

2013

dari:

http://repository.ipb.ac.id/bitstream/handle/123456789/15545/H09ysh.pdf?sequence=2 Hariandja, Marihot Tua E. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia: Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian dan Peningkatan Produktivitas Pegawai. PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta. Haryanto, (2012). Metode Penelitian Kualitatif. Diakses pada 1 Mei 2013 dari: http://belajarpsikologi.com/metode-penelitian-kualitatif Itijanto. (2005). Riset Sumber Daya Manusia, Cara Praktis Mendeteksi Dimensi-Dimensi Kerja Karyawan. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Janssen,

Cory.

(n.d.).

Black

Box

Testing.

Diakses

pada

22

Juni

2013

dari:

http://www.techopedia.com/definition/3552/black-box-testing Longemecker, Clinton O and Fink, Laurence S. (1999). Creating Effective Performance Appraisals.

Industrial

Management.

Diakses

pada

23

April

2013

dari:

http://www.csun.edu/~bjc20362/longemecker-fink.pdf Naulia, Yohana Intan. (2009). Hubungan Sistem Penilaian Kinerja Dengan Motivasi Kerja dan Kepuasan Kerja Karyawan Pada Divisi Human Resources & General Affairs PT. Indocement Tunggal Prakarsa, Tbk Citereup. Skripsi. Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Departemen Manajemen. Institut Pertanian Bogor. Bogor. Diakses pada 26 Maret 2013 dari: http://repository.ipb.ac.id/bitstream/handle/123456789/15527/H09yin.pdf Nawawi, N. (2006). Evaluasi dan Manajemen Kinerja Di Lingkungan Perusahaan dan Industri. Gadjah Mada University Press, Yogyakarta Pressman, Roger S. 2001. Software Enginering : A Practitioner’s Approach. Ed.Ke-5. McGrawHill Companies, Inc, New York Raharjo, Mudjia. (2010). Jenis dan Metode Penelitian Kualitatif. Diakses pada 30 April 2013 dari: http://mudjiarahardjo.com/artikel/215.html?task=view Rumah

Sakit

Kanker

Dharmais.

Diakses

pada

20

Mei

http://www.dharmais.co.id/index.php/organization-structure.html


2013

dari:

Simamora, H. (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi. 3, cetakan ke 2. STIE YKPN, Yogyakarta Sigiro, Jean Christian J. (2010). Analisis Sistem Penilaian Kinerja Karyawan di TK Embun Pagi. Tesis. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Departemen Ilmu Administrasi, Program Pascasarjana Kekhususan: Administrasi dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Universitas Indonesia. Jakarta Sugiyono. (2010). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Alfabeta, Bandung


Implementasi Modul dan Analisis Efektivitas Penilaian Kinerja Pegawai bagi Manajemen Rumah Sakit: Studi Kasus Rumah Sakit Kanker Dharmais

Recommend Documents