Vy soká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vy šší odborná škola informačních služeb v Praze
Miroslav Šimončík
Implementace modulů ekonomického subsystému aplikace GINIS do stávajícího informačního prostředí Městského úřadu Tábor Baka lá řs ká prá c e
2009
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Implementace modulů ekonomického subsystému aplikace GINIS do stávajícího informačního prostředí Městského úřadu Tábor zpracoval samostatně a použil pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury.
V Praze dne 6. června 2009
Podpis:
2
1 Obsah 1
OBSAH................................................................................................................ 3
2
ÚVOD .................................................................................................................. 6
3
INFORMAČNÍ SYSTÉM ................................................................................. 7 3.1 3.2 3.3 3.4
4
CO JE TO INFORMAČNÍ SYSTÉM ...................................................................... 7 PŘÍSTUP K IS ................................................................................................. 7 ERP ŘEŠENÍM SPOLEČNÉ DATABÁZE ............................................................. 7 ERP SYSTÉM ................................................................................................. 8
POPIS INFORMAČNÍHO SYSTÉMU MĚSTSKÉHO ÚŘADU TÁBOR 10 4.1 ZÁKLADNÍ FAKTA O INFORMAČNÍCH TECHNOLOGIÍCH MĚSTSKÉHO ÚŘADU TÁBOR V MINULOSTI ............................................................................................... 10 4.2 VÝVOJ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU GINIS V MĚSTSKÉM ÚŘADU TÁBOR ...... 10 4.2.1
Nasazení jednotlivých modulů v letech 2002-2009 .......................................... 12
5 POPIS SYSTÉMU GINIS V PROSTŘEDÍ MĚSTSKÉHO ÚŘADU TÁBOR ..................................................................................................................... 14 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6
5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5
SUBSYSTÉMY INFORMAČNÍHO SYSTÉMU GINIS.......................................... 15 Subsystém Administrace................................................................................... 15 Subsystém Ekonomika ...................................................................................... 15 Subsystém Spisová služba................................................................................. 17 Subsystém Registry........................................................................................... 19 Subsystém Správní agendy ............................................................................... 20 Manažerský datový sklad ................................................................................. 20
KOMPATIBILITA SYSTÉMU GINIS ............................................................... 20 Podporované databázové systémy.................................................................... 21 Klientské prostředí ........................................................................................... 21 Kancelářský software ....................................................................................... 22 Úložiště elektronických dokumentů.................................................................. 23 Rozhraní pro elektronickou poštu .................................................................... 23
6 IMPLEMENTACE MODULŮ EKONOMICKÉHO SUBSYSTÉMU IS GINIS ........................................................................................................................ 25 6.1 6.2
POUŽITÉ METODY ANALÝZY IMPLEMENTACE .............................................. 26 ANALÝZA PROCESŮ INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ PŘEDCHÁZEJÍCÍ IMPLEMENTACI MODULŮ ......................................................................................... 26 6.2.1 6.2.2 6.2.3
6.3 6.4 6.5 6.5.1 6.5.2 6.5.3
6.6 6.6.1 6.6.2 6.6.3
Daně, dávky, pohledávky, poplatky.................................................................. 27 Evidence smluv (SML) s propojením na Knihu došlých faktur (KDF)............. 28 Manažerské výstupy ......................................................................................... 29
ŘEŠENÍ IMPLEMENTACE MODULŮ ................................................................ 30 PRŮBĚH IMPLEMENTACE V PROSTŘEDÍ MĚSTSKÉHO ÚŘADU TÁBOR ........... 34 ZJEDNODUŠENÍ PROCESŮ V PROSTŘEDÍ MĚSTSKÉHO ÚŘADU TÁBOR ........... 38 Modul Daně, dávky, pohledávky, poplatky....................................................... 38 Modul Evidence smluv s propojením na Knihu došlých faktur ........................ 40 Manažerský datový sklad ................................................................................. 41
PŘÍNOSY IMPLEMENTACE MODULŮ PRO MĚSTSKÝ ÚŘAD TÁBOR ................ 42 Modul Daně, dávky, pohledávky, poplatky....................................................... 42 Modul Evidence smluv s propojením na KDF.................................................. 43 Manažerský datový sklad ................................................................................. 43
3
6.7 6.7.1 6.7.2
NÁVRH DÍLČÍCH ÚPRAV V PROCESECH NOVĚ ZAVEDENÝCH MODULŮ.......... 43 Návrh dílčích úprav modulu DDP ................................................................... 44 Návrh dílčích úprav modulu SML .................................................................... 44
7
ZÁVĚR.............................................................................................................. 45
8
LITERATURA ................................................................................................. 47
9
SEZNAM POUŽITÝCH ZKRATEK ............................................................ 49
4
Anotace V této bakalářské práci pojednávám o implementaci a využití modulů v informačním systému GINIS v podmínkách organizace veřejné správy Městského úřadu Tábor. Provádím analýzu implementace jednotlivých činností jako, vybrané moduly subsystému
Ekonomika,
spojených
s vedením
agendy
finančních
závazků
a pohledávek, s propojením na modul evidence smluv, manažerské výstupy a převod jednotlivých systémů evidence do jednoho komplexního systému. Pro tuto práci jsem si stanovil dva cíle: Prvním cílem je provedení dílčího popisu a analýzy implementace informačního
systému
GINIS
s důrazem
na
agendu
finančních
závazků
a pohledávek. Druhým cílem na základě zjištěných poznatků navrhnout úpravu, doplnění jednotlivých činností (procesů) ve prospěch zkvalitnění výstupů pro manažerské řízení.
Annotation This thesis deals with the implementation and utilization of modules in the information system GINIS in terms of organization in public administration in Tabor. I provide an analysis of implementation of individual activities, such as selected modules of subsystem Ekonomika associated with the agenda management of financial obligations and claims with link to the module of contracts registration, management outputs and transfer of individual systems of evidence into one complex system. For this work I have set two goals: The first objective is to carry out a partial implementation description and analysis of an information system GINIS with a focus on agenda of financial obligations and claims. The second objective based on observations is to propose a modification, the supplementation of individual activities (processes) to improve outputs for management procedures.
5
2 Úvod V této bakalářské práci pojednávám o informačním systému GINIS, který je využitelný pro zkvalitnění procesů a vzájemné informovanosti pracovníků Městského úřadu Tábor a obyvatel města. Cílem bakalářské práce je popsání a zanalyzování implementovaných modulů v ekonomickém subsystému aplikace GINIS Městského úřadu Tábor a průběh samotné implementace těchto modulů. Rozbor je zaměřen na způsob aplikovaných modulů a jejich přínos pro pracovní činnost pracovníků městského úřadu. Smyslem zavedení informačního systému je nezbytnost využívání jednotlivých modulů ke zkvalitnění vedení evidencí a rozhodovacího procesu řídících pracovníků městského úřadu. Analýzou rozeberu jednotlivé procesy, jak probíhaly před zavedením těchto modulů a jaké zlepšení nastalo po jejich implementaci. Nejprve se zmíním o průběhu zavedení a nastavení modulů, s tím i související propojení k ostatním již implementovaným modulům. Realizace implementace je zaměřena na jednotlivé kroky, které musel Městský úřad Tábor učinit. Kroky implementace jsou zobrazeny formou jednotlivých milníků, které celým průběhem zavedení modulů určovaly správný směr vylepšení informačního systému GINIS v prostředí Městského úřadu Tábor. Veškeré zpracování analyzovaných a popsaných části, ke kterým jsem v průběhu této bakalářské práce došel, jsem vypracoval za pomocí pozorování jednotlivých procesů,
které navazovaly od navržení požadavku, přípravy
jednotlivých modulů od společnosti GORDIC, implementaci všech modulů až po konečné nasazení do ostrého prostředí. Všechny možné informace o systému a modulech jsem získal od pracovníka společnosti GORDIC a procesy zavedení modulů jsem zanalyzoval za pomocí pracovníků Městského úřadu Tábor konkrétně oddělení IT.
6
3 Informační systém 3.1 Co je to informační systém Informační systém se může definovat z několika hledisek. Podle mého názoru nejlepší definicí informačního systému je, že IS je souhrn lidí, ICT, dat a metod (programů) zabezpečující sběr, přenos, zpracování a uchování dat s cílem tvorby, prezentace a distribuce informací pro uspokojení informačních požadavků.[13]
3.2 Přístup k IS V posledních letech se v podnicích rozšiřují komplexní informační systémy, které se nazývají ERP systémy. Za tyto systémy by se daly považovat všechny aplikace, které ovlivňují každodenní business organizace. Nesouvisí s tím pouze množství implementace těchto systémů, ale především jejich důležitost v organizaci. ERP systémy se používají ve více než 90 % organizací a kompletně ovlivňují rozhodování s důležitým podílem na export, zaměstnanost, ale i na tvorbě HDP České republiky. V případě, že zobrazíme finanční, časovou a lidskou náročnost na implementaci a provoz ERP systému, nemůžeme pochybovat o jeho významu jak z hlediska ekonomického, tak i společenského.[13] Důležitost chápání reálného postavení informačních a komunikačních technologií, které tvoří nezbytný, ale ne však jediný formální rámec podnikových informačních systémů, což bývá opomíjeno. Informační a komunikační technologie mají tu odlišnost od ostatních, že se nedají přímo vyčlenit pro specializovanou skupinu pracovníků, kterým je přímo určena. ICT se totiž týká celé organizace a úplně všech oblastí. Minimálně se dnes můžeme setkat s názorem, že nový informační systém je kupován, zaváděn a spravován v podniku IT oddělení respektive provoz a záležitosti týkající se tohoto systému je pouze záležitostí IT specialistů nebo těch, kteří ho poskytují např. formou outsourcingu.[13]
3.3 ERP řešením společné databáze Výhodou všech ERP systémů je orientace na společnou databázi, kterou docílíme postupnou integrací jednotlivých aplikací, čímž se vytvoří jedna komplexní 7
datová základna, kde jsou zobrazena všechna data. Integrovaný informační systém organizace se ubírá přes určité vývojové etapy: a) jednotlivé na sobě pracující programy např. aplikace v MS Excel nebo MS Word, b) samostatné aplikace podporující určitou vybranou funkcionalitu v organizaci např. účetnictví, prodej atd., c) aplikace podporovanou funkcionalitu začínají být integrovatelné např. skladové hospodářství si může vyměňovat data s účetnictvím, d) integrovaný systém se společnou databází pro všechny důležité funkce organizace. Další možností jak charakterizovat integrovaný informační systém organizace je pět stupňů zralosti: a) Data Management Systém – systém řízení dat, b) Software Modules Share Diabase – umožňuje přístup ke všem informacím uloženým v jednom zdroji, c) Operations Philosophy – pravidla a procedury používané pro plánování, realizaci, kontroling a reportování, d) Business Strategy – strategické plánování organizace, e) Knowledge Management – znalostní management. Pokud budeme aplikovat tyto stupně zralosti na současné IS organizace, tak se nejvíce projevuje snaha o strategické plánování, které využívá informace k dosažení cílů organizace.[13]
3.4 ERP systém Dodnes není zcela vytyčena definice ERP systému, protože aplikace typu ERP se zaměřují na různé stránky jejich přínosů. ERP systémy jsou považovány jako aplikace, které představují softwarová řešení používaná k řízení dat organizace. Dále napomáhá k plánování celého logistického řetězce, od nákupu přes sklady k výdeji materiálu, k řízení obchodních zakázek od jejich přijetí, až k expedici a také k plánování vlastní výroby, s tím spojené finanční a nákladové účetnictví a řízení lidských zdrojů. ERP systémy nadále ovlivňují procesy organizace, které podporuje a ve většině případů je automatizuje.[12]
8
ERP může zobrazovat databázi organizace, do které se zaznamenávají veškeré důležité transakce. V této komplexní databázi jsou data zpracována, monitorována a na jejich základě reportována.[12]
9
4 Popis informačního systému Městského úřadu Tábor 4.1 Základní fakta o informačních technologiích Městského úřadu Tábor v minulosti Městský úřad Tábor nyní zaměstnává 282 pracovníků, z toho asi 250 z nich pracuje v počítačové síti organizace. Základní infrastruktura je postavena na produktech firmy Novell, které obstarávají služby jako ukládání dat, životní cyklus aplikací a životní cyklus pracovních stanic. Bezpečnostní složku zajišťují produkty firem Sysmantec, Cisco a Fortinet. Před zavedením systému GINIS městský úřad využíval několik aplikací, které byly od různých výrobců. Jednou z nejdůležitějších aplikací, kterou městský úřad využíval, byl od společnosti GORDIC pod stejným názvem „GORDIC“, obsahovala účetní knihy, účetní a finanční výkazy, knihu došlých a odeslaných faktur. Tato aplikace byla vyvinuta v dosovském prostředí oproti nynějšímu GINISU, který je na platformě Windows. Ostatní aplikace byly různorodé a složitě napojené přes různá rozhraní právě na hlavní účetní aplikaci. Tím, že městský úřad pořídil komplexní informační systém, mohl spoustu agend sjednotit do jedné databáze a některé aplikace zrušit. Tím došlo k jednotnější komunikaci mezi agendami, protože jsou propojeny pouze jednou aplikací a nemusí se řešit jednotlivá rozhraní mezi aplikacemi.
4.2 Vývoj informačního systému GINIS v Městském úřadu Tábor Městský úřad Tábor jako každá organizace v průběhu několika let se snažila modernizovat svůj informační systém, a proto se pokusím v několika bodech tento vývoj zmapovat. Do roku 2002 byly užívány izolované aplikace bez možné integrace dat, náročné na správu, bez možnosti zavedení bezpečnostní politiky. Stále se hledal nějaký informační systém, který by splňoval jejich základní požadavky: architektura klient-server, preferována třívrstvá architektura jednotná databázová základna 10
stabilní rychlá pokud možno nezávislá na konkrétním operačním systému opatřena nástroji pro ukládání prostorových dat, nestrukturovaných dat, nástroji pro prezentaci v podobě www stránek apod. rozšířitelná co do objemu umožňující nárůst počtu uživatelů umožňující ukládání dat na více místech obsáhne veškeré zpracované agendy zajištění vazeb na jimi užívaný ekonomický software bude mít jednotlivé části (moduly) mezi sebou provázané, tak aby se data nezpracovávala duplicitně je postaven na moderních technologiích splňuje vysoké nároky na bezpečnost má příjemné uživatelské prostředí je efektivní a produktivní je schopen absorbovat změny v legislativě základní proškolení referentů a administrátora zabezpečení zkušebního provozu možnost konverze dat ze stávajících agend technickou podporu včetně zpracování připomínek ze strany městského úřadu Nejzajímavější nabídky Městský úřad Tábor nechal zhodnotit po technické stránce nezávislou firmou, kde byl Městský úřad Tábor upozorněn, že vícevrstvá architektura není standardní a vyzrálá. Nakonec Městský úřad Tábor v roce 2002 pořídil databázový systém Oracle a aplikační informační systém GINIS, který pokrýval většinu dosud provozovaných aplikací. Bylo zvoleno řešení od jednoho výrobce, které umožňuje integraci přímo na úrovni metadat (všechny aplikace přistupují k jedné databázi na rozdíl od integrování řešení různých výrobců, kde se předávají data prostřednictvím dohodnutých rozhraní, jejíž komunikace je převážně off-line). Dalším důvodem bylo, že jednotná datová základna je levnější, protože pokud se používá řešení různých dodavatelů, je potřeba platit systémového integrátora, který zajistí společná rozhraní jednotlivých řešení a zároveň se musí počítat s vyššími náklady na údržbu. Proces zavádění jednotlivých modulů byl postupný. 11
Je pravdou, že si městský úřad původně představoval daleko rychlejší průběh nasazení jednotlivých agend systému GINIS. Dnes je vidět, že pokud městský úřad chce vše maximálně provázat, je to otázkou několika let. Vzhledem k tomu, že se nasazují stále nové agendy, novelizují zákony, čímž se mění i pracovní postupy, nejsou stále u konce.
4.2.1 Nasazení jednotlivých modulů v letech 2002-2009 V roce 2002 Městský úřad Tábor poprvé implementoval části IS GINIS, aby zkompletoval jednotlivé agendy, které měl původně izolované, bez možné integrace dat, náročné na správu a bez možnosti zavedení bezpečnostní politiky. V následujícím přehledu jsou uvedeny moduly, které postupně městský úřad nasazoval v rámci projektu implementace IS GINIS. Nasazení modulů IS GINIS je zobrazeno v jednotlivých letech. Rok 2002 Subsystém administrace ADM – základní administrace ADK – administrace kartotéky externích subjektů ADE – ekonomická administrace ADR – administrace účtových rozvrhů a číselníků ADP – administrace předkontací ADS – administrace sestav Ekonomický subsystém UCR - sumarizační modul rozpočtu a účetnictví (sestavy a výkazy) UCT – pořizovač účetních dokladů ROZ – pořizovač rozpočtových dokladů INU – interface rozpočtu a účetnictví (slouží k manipulacím s daty a je přístupný výhradně vedoucí účtárny) FUC – finanční účtárna KOF – kniha odeslaných faktur KDF – kniha došlých faktur PRE – převodní poukazy
12
POU – poukazy BUC – komunikace s bankou POK – pokladna MAJ – majetek Subsystém registrů ROB – registr obyvatel ROV – registr obyvatel – akce, volby ROP – prohlížení registru obyvatel REN – registr nemovitostí RNP – prohlížení registru nemovitostí Subsystém spisové služby POE – webové rozhraní elektronické podatelny TPD – generátor podacích deníků Subsystém správní agendy SOC – sociální dávky Rok 2007 - 2008 Ekonomický subsystém BAR – balancování rozpočtu SML – evidence smluv DDP – daně, dávky, pohledávky, poplatky Subsystém správní agendy SSO – služby sociální péče a ochrany Subsystém spisové služby SPI – spisovna Manažerské výstupy MDS - Manažerský datový sklad
13
5 Popis systému GINIS v prostředí Městského úřadu Tábor GINIS představuje komplexní řešení informačního systému organizace. Zahrnuje ekonomické agendy, řízení oběhu dokumentů prostřednictvím spisové služby, řadu registrů a správní agendy včetně softwarového řešení vedení správního řízení. Systém je vyvíjen od samého počátku s ohledem na legislativní prostředí veřejné správy s vysokými nároky na bezpečnost a autentičnost. Disponuje řadou modulů pro podporu specifických činností státních a územních samosprávných úřadů. Jeho součástí jsou také aplikace pro podporu e-govermentu, včetně moderních portálových komponent.[2] Městský úřad Tábor nevyužívá všech subsystémů a modulů, které informační systém GINIS má k dispozici. Každý subsystém je tvořen několika moduly, které mají nějakou funkci v systému jako je hlavni kniha, pokladna, registr obyvatel atp. Subsystémy, kterými Městský úřad Tábor disponuje (v obrázku č.1 jsou označeny zelenou barvou): Subsystém Administrace Subsystém Ekonomika Subsystém Spisová služba Subsystém Registry Subsystém Správní agendy
14
Obrázek č.1 Schéma subsystémů IS GINIS[1]
5.1 Subsystémy informačního systému GINIS 5.1.1 Subsystém Administrace Za pomoci subsystému Administrace a jejich modulů umožňují nastavit přístupová práva, naplnit různé číselníky, parametricky nastavit chod systému. Veškerá práva nastavení systému mají pouze vyškolení administrátoři a popřípadě autorizovaní zástupci společnosti GORDIC. Součástí tohoto subsystému jsou moduly základní administrace (ADM), administrace kartotéky externích subjektů (ADK), ekonomická administrace (ADE), administrace účtových rozvrhů a číselníků (ADR), administrace předkontací (ADP) a administrace sestav (ADS). Městský úřad nyní využívá všech modulů administrace, které jsou zde zmíněny, protože bez nich by nemohl nastavit základní parametry jednotlivých subsystémů, které využívají.[4]
5.1.2 Subsystém Ekonomika Subsystém Ekonomika je zastřešující část celého systému. Aby fungoval správně, je potřebné vydefinovat jeho parametry, pomocí kterých se přizpůsobuje podmínkám, ve kterých má pracovat. Definované parametry jsou především změny v legislativě, nastavení nových účtů a definování účetních vazeb. Tento subsystém umožňuje např.: Nahrávat účetní zápisy 15
Přebírat zápisy z jiných modulů Třídit tyto zápisy podle libovolných kritérií Tisknout účetní knihy a deníky Tisknout účetní a finanční výkazy (Rozvahu, Výkaz zisku a ztráty, Výkaz o hodnocení plnění rozpočtu …) Tisknout sestavy o plnění a čerpání rozpočtu, bilanci dotací dle účelů atp. Evidovat závazky a pohledávky včetně sestavení salda dodavatelů a odběratelů Evidovat pohledávky a provádět jejich vymáhání Evidovat dlouhodobý majetek a zásoby Evidovat a zpracovávat dodavatelské a odběratelské smlouvy včetně návaznosti na schválený respektive upravený rozpočet Tisknout inventurní soupisy majetku a závazků Dalšími funkcemi tohoto subsystému jsou kontroly správnosti účetních zápisů, zdali je vyrovnanost stran „má dáti“ a „dal“, existence účtů na účtový rozvrh a číselníky, kontrola okruhu účelových fondů, úvěrů, majetku. Jinými slovy by se dalo říci, že subsystém Ekonomika je nejdůležitější častí systému.[3] Městský úřad má nasazeny následující moduly: UCR - provádí nadefinování výběrových podmínek, tj. určení topologie sestavy, účetního období, výběru typu výstupu z řady předdefinovaných typů výstupů, zúžení vyhledávaných dat pomocí výběrové masky a následné vygenerování příslušné sestavy. UCT – provádí komplexní zpracování opravných a účetních dokladů včetně možnosti zavedení počátečních stavů v účetnictví bez využití dávkového rozhraní. ROZ – provádí kompletní zpracování všech typů rozpočtových dokladů, tj. interních rozpočtových opatření, rozpočtových opatření z rozhodnutí MF ČR, rozpočtových opatření rozhodnutí vlády ČR, ale i dokladů schváleného rozpočtu. INU – provádí v rámci zvoleného období v jednotlivých denících provozní činnosti uzavírání a otevírání dílčích účetních a rozpočtových období, jednotlivé kroky roční účetní uzávěrky včetně řízení celého procesu, import a export účetních a rozpočtových zápisů, průběžné přepočty a aktualizace stavů účetnictví a rozpočtu.
16
FUC – provádí kompletní zpracování všech prvotních účetních dokladů, jejíž účetní zpracování
není
prováděno
přímo
v evidenčních
modulech
ekonomického
subsystému GINIS včetně přes vrstvu rozhraní (interface) importovaných účetních případů zavedených do systému za účelem jejich finanční likvidace (úhrady, zaúčtování). KOF – provádí kompletní zpracování všech typů odeslaných faktur, tj. faktur odběratelských, penalizačních faktur, dobropisů, zálohových faktur, proforma faktur a vyúčtování zálohových faktur. KDF – provádí kompletní zpracování všech typů došlých faktur, tj. faktur odběratelských, penalizačních faktur, dobropisů, zálohových faktur, proforma faktur a vyúčtování zálohových faktur. PRE – provádí kompletní zpracování výdejových a příjmových převodních poukazů, sloužící k převodům prostředkům mezi vlastními bankovními účty. POU – provádí kompletní zpracování výdajových a příjmových příkazů včetně možnosti hromadného generování poukazů. BUC – realizuje v systému GINIS kompletní funkce, potřebné pro komunikaci s bankami, u nichž má organizace vedeny vlastní bankovní účty. POK – provádí kompletní zpracování výdajových a příjmových pokladních dokladů. MAJ – provádí kompletní zpracování agendy spojení s analytickou evidencí veškerého majetku organizace. Jednotným způsobem vede evidenci dlouhodobého majetku, materiálových zásob a operativní evidence majetku ve spotřebě. BAR – prostřednictvím komponentů provádí variantní zpracování sebraných požadavků na rozpočet do podoby verzí návrhu rozpočtu organizace. Výsledná verze balančního procesu je poté využívána v ostatních ekonomických agendách v podobě schváleného rozpočtu. SML – zpracovává dodavatelské a odběratelské smlouvy a objednávky, počínaje podáním, zadáním, zaevidováním evidenčních údajů atd. DDP – zpracovává všechny typy pohledávek a ostatních příjmů, počínaje podáním, zaevidování až vymáhání a penalizace nedostatku.[4]
5.1.3 Subsystém Spisová služba Subsystém zabezpečuje: 17
řízený a sledovaný tok písemností jednoznačnou identifikaci a dohledatelnost každé písemnosti jednoznačnou osobní zodpovědnost podporu řídících činností v organizaci archivaci a skartaci písemností Městský úřad má nasazeny následující moduly: USU – Universální spisový uzel je určen pro zapisování tj. evidenci písemností v podacím deníku, včetně přidělení, převzetí, vyřízení, přípravy k vypravení, případně stornování zápisu. Modul USU umožňuje evidovat veškeré údaje o písemnostech a spisech, včetně jejich pohybu v organizaci.[8] POD – Podatelna slouží pro hromadný příjem, označování, evidenci a roztřiďování písemností. REF – Referent je určen pro zapisování tj. evidenci písemností v podacím deníku. VYP – Modul umožňuje práci výhradně s písemnostmi a spisy, které jsou aktuálně ve vlastnictví přihlášené osoby. TPD – Generátor podacích deníků je určen pro tisk podacího deníku pro celou organizaci a pro tisk přehledových rejstříků. SPI – Spisovna je určena pro správu centrálních i odborových spisoven a evidenci spisů v předarchivní péči. UKO – modul Úkoly řeší komplexním způsobem agendu úkolů, která je agendou sdílenou a ve které jsou úkoly chápány jako evidované činnosti vyvolané písemným zadáním s termíny splnění a s povinností hlásit splnění, případně průběh anebo ohrožení splnění úkolu. USN – modul Usnesení je určen k podrobné evidenci usnesení přijatých v průběhu zasedání orgánů města.
18
Obrázek č.2 Blokové schéma Spisové služby (vstupy, výstupy)
5.1.4 Subsystém Registry Hlavním úkolem subsystému Registr je evidence obyvatel a evidence nemovitostí. Evidence zajišťuje vazbu na základní registry SIS ČR, při dodržení standardů Státního informačního systému ČR. Údaje z registrů je možné jednoduše vyhledávat, prohlížet a tisknout. Moduly jsou navzájem datově a funkčně provázány. Jednotlivé moduly jsou schopné vyhledávat informace podle různých kriteriích, což výrazně zrychluje práci.[3] Městský úřad má nasazeny následující moduly: ROB – řeší evidenci trvale bydlících obyvatel města. ROV – řeší přípravu voleb všech typů (komunálních, parlamentních, krajských, do evropského parlamentu, popř. referend). ROP – slouží k prohlížení aktuálních dat registru trvale žijících obyvatel pořízených a aktualizovaných pomocí funkcí a nástrojů modulu ROB. REN – určen pro prohlížení a prohledávání dat katastru nemovitostí, které se načítají dávkou ve výměnném formátu souboru popisných informací katastru nemovitostí ČR (ISKN). RNP – je určen pouze pro prohlížení dat registru nemovitostí.
19
Obrázek č.3 Blokové schéma Subsystému registry propojené s externími zdroji
5.1.5 Subsystém Správní agendy Zabezpečuje řízený a sledovaný tok písemností, jednoznačnou identifikaci a dohledatelnost každé písemnosti, jednoznačnou osobní zodpovědnost a podporu řídících činností v organizaci.[7] Městský úřad má nasazeny následující moduly: SOC – řeší agendu všech dávek sociálního odboru městského úřadu. SSO – řeší agendu všech služeb sociálního odboru městského úřadu.
5.1.6 Manažerský datový sklad Manažerský datový sklad slouží k integraci jednotlivých dat využívaných pracovníky organizace a umožňuje jejich rychlou a komplexní analýzu.[5]
5.2 Kompatibilita systému GINIS Systém GINIS je modulární informační systém, který je schopen práce v různorodých provozních prostředí. Pracuje v architektuře tlustého i tenkého klienta, podporuje tři databázové platformy. Podporuje také několik typů kancelářských systémů, úložišť elektronických dokumentů a poštovních systémů. Systém je integrován s externími datovými zdroji. 20
5.2.1 Podporované databázové systémy Informační systém GINIS podporuje následující databázové servery: Oracle Database IBM Informix Dynamic Server Microsoft SQL Server Městský úřad Tábor využívá databáze Oracle Database, které je použito v prostředí MS Windows 2000 server.
5.2.2 Klientské prostředí Systém GINIS je možno provozovat ve variantě tlustý (těžký) klient nebo tenký (lehký) klient. Tenký klient je označení takových aplikací, u nichž se na straně klienta vykonává minimum aplikační logiky a většina se vykonávána na straně serveru. U tlustého klienta je tomu přesně naopak. Tlustý klient klade větší hardwarové i softwarové nároky na klienta, tenký naopak na stranu serveru a na komunikaci. Tlustý klient má většinou nižší objem přenesených dat než tenký klient. Rozdělení klientských aplikací na tenkého a tlustého klienta není striktní, řada aplikací je na pomezí těchto skupin.[10]
Tlustý klient je založen na těchto technologiích: Gupta/PowerBuilder MS .NET Framework (využívá Městský úřad Tábor) Tenký klient je vytvořen v prostředí: MS .NET Framework (využívá Městský úřad Tábor) Podmínky provozování tenkého klienta v prostředí Windows XP se SP2: Přidat webový server mezi důvěryhodné servery Povolit aktivní skriptování Povolit inicializování a skriptování prvků ActiveX
21
Vypnout pro webový server blokování automaticky otevíraných oken (na Windows XP + SP2) Povolit pro webový server použití cookies Povolit spouštění programů a souborů a sekci IFRAME
5.2.3 Kancelářský software Systém GINIS podporuje kancelářský software v několika oblastech.
GINIS – SSL MS Office 97 CZ MS Office 2000 CZ MS Office XP CZ MS Office 2003 CZ (využívá Městský úřad Tábor) MS Office 2007 CZ Open Office Writer 2.0. a vyšší verze – základní podpora generování dat do šablon formulářů
Tvorba dokumentů Tvorba elektrických obrázků originálů písemností, vygenerovaných pomocí modulů subsystému GINIS, především pro modul Registry a správní agendy (REG). MS Office 97 CZ MS Office 2000 CZ MS Office XP CZ MS Office 2003 CZ (využívá Městský úřad Tábor) MS Office 2007 CZ Sestavy vytvářené generátorem sestav MS Office 97 CZ MS Office 2000 CZ MS Office XP CZ MS Office 2003 CZ (využívá Městský úřad Tábor) MS Office 2007 CZ RTF šablony a export grafických sestav OpenOffice Writer 2.0 a vyšší verze Export grafických sestav do formátu PDF 22
Acrobat Reader verze 5.0 a vyšší verze (tzn. Formát PDF verze 1.4 a vyšší)
5.2.4 Úložiště elektronických dokumentů GINIS podporuje tato úložiště elektronických dokumentů: Síťový souborový systém FTP, SFTP server Microsoft SharePoint Services verze 3.0 IBM/Panagon FileNet verze 5.3 a vyšší Ukládání na souborový systém serveru pomocí GORDIC WS (není pak nutné na klientech mapovat síťové disky serveru). Pro přenos dat je použit protokol http. Tento způsob ukládání pomocí webové služby využívá také Městský úřad Tábor, konkrétně formou WSDL dokumentu programovaný v XML. Zabezpečení webové služby zajišťuje klientský certifikát.
5.2.5 Rozhraní pro elektronickou poštu Podporuje poštovní systémy v těchto oblastech: Elektronická podatelna Příjem elektronické pošty pomocí protokolu POP3 o USU – Mail – došlá pošta Stahování elektronické pošty o Pomocí Extended MAPI (pokud je používán Microsoft Outlook proti Microsoft Exchange) o Pomocí MAPI (doporučeno s klientem Microsoft Outlook Express) o Pomocí protokolu POP3 – lze použít, ale pro administrační náročnost není doporučeno (nutno pro každého uživatele nastavit parametry pro připojení k serveru) - využívá Městský úřad Tábor. Obecné použití Odesílání elektronické pošty o Pomocí Extended MAPI (pokud je používán Microsoft Outlook proti Microsoft Exchange) o Pomocí protokolu SMTP (využívá Městský úřad Tábor)
23
o Pomocí
MAPI (doporučená
instalace
„Microsoft
Outlook
Express“) – nelze používat pro odesílání podepsaných zpráv
Formát zpráv elektronické pošty MIME (využívá Městský úřad Tábor) UUEncode
24
6 Implementace modulů ekonomického subsystému IS GINIS V bakalářské práci jsem se zaměřil na implementaci vybraných modulů subsystému Ekonomika, které byly postupně na Městském úřadě Tábor implementovány. Konkrétně se jedná o moduly Daně, dávky, pohledávky, poplatky (DDP), Evidence smluv (SML) a jako poslední oblastí se budu zabývat modulem Manažerských výstupů v IS GINIS. Na začátku každé implementace informačního systému nebo částí (modulů) informačního systému je důležité specifikovat požadavky, které klient od systému vyžaduje. K realizaci a vzájemné koordinaci mezi Městským úřadem Tábor a společností GORDIC byl vytvořen realizační tým. Městský úřad Tábor zastupoval tajemník městského úřadu, vedoucí odboru vnitřních věcí, vedoucí odboru financí a vedoucí oddělení informační technologie. Společnost GORDIC zastupoval ředitel KMS a vedoucí programátor. Cílem realizačního týmu bylo specifikovat a vzájemně si objasnit požadavky na jednotlivé moduly, požadavky na výstupní sestavy potřebné k řízení a rozhodování vedoucích pracovníků městského úřadu. Specifikace požadavků vycházela z funkcí původních systémů, které měly nahradit právě nově nasazené moduly. Specifikace požadavků obsahovala všechny potřebné informace, na jejichž základě vedoucí programátor provedl dílčí úpravy modulů na konkrétní podmínky městského úřadu. Po provedené úpravě mohl určit postup vývoje nových modulů a jejich částí, a to jak z časového hlediska, tak i propojenost s ostatními moduly, které již informační systém GINIS obsahoval. Při zpracování analýzy a požadavků na jednotlivé moduly se kromě stálých členů realizačního týmu zapojili i ostatní pracovníci Městského úřadu Tábor. Jednalo se o zástupce oddělení informačních technologií, kteří obstarávali původní systémy, a dále především referentky odboru financí a odboru vnitřních věcí, které specifikovaly reálné potřeby nových modulů. Společností
GORDIC
byl
vypracován
termínovaný
harmonogram
s dodržením kritických milníků, z důvodu hladkého a bezpečného průběhu implementace nových modulů tak, aby nenarušil stávající běh organizace.
25
Po vypracování harmonogramu implementace a cenové kalkulace se obě strany dohodly na zavedení modulů DDP, SML s napojením na KDF a výstupů Manažerského datového skladu. Po odsouhlasení celého navrhnutého procesu implementace těchto modulů začala realizace implementování modulů.
6.1 Použité metody analýzy implementace Pro zpracování popisu a analýzy implementace modulů ekonomického subsystému GINIS jsem použil v této práci metodu deskripce, metodu historickou a metodu analýzy. Jako jeden z hlavních nástrojů, sloužících k získání relevantních informací o procesu implementace, jsem využil řízené rozhovory s představiteli odboru informačních
technologií
Městského
úřadu
Tábor
a
s
ostatními
aktéry
implementačního procesu. Dalším zdrojem dat a informací byly rovněž veřejné písemné dokumenty. V některých případech jsem vycházel z metody pozorování, kde jsem měl možnost se osobně podílet na implementaci některých částí IS GINIS. Řízené rozhovory byly použity k získání komplexnějších informací o procesu implementace modulů IS GINIS a v počáteční fázi analýzy sloužily také jako vodítko k oslovení dalších relevantních osob. Celkem bylo provedeno šest řízených rozhovorů. Za odbor informačních technologií Městského úřadu Tábor Zdeňka Cajthamlová a Jaroslava Svobodová, odbor financí oddělení účetnictví Městského úřadu
Tábor Eva Šimončíková,
Jindra Filínová a
Zdeňka
Šteinochrová
a za společnost Gordic Jaroslava Vítkovičová a Ivan Kugler. Z použitých metod vyplývá určitá omezenost objektivity analýzy, která je dána pravdivostí výpovědi jednotlivých dotazovaných osob.
6.2 Analýza procesů informačních systémů předcházející implementaci modulů Předtím než provedu analýzu implementace nově zavedených modulů, stručně popíšu procesy předcházejících systémů. Jinak řečeno chtěl bych ukázat, jak fungovaly jednotlivé systémy a jak se po nasazení nových modulů zkompletoval přenos dat a propojení mezi ostatními agendami.
Tento krok museli členové
realizačního týmu udělat, aby věděli, jakým způsobem mají moduly fungovat. Zodpovědná osoba ze společnosti Gordic, která procházela propojení a funkci 26
původních systému, byla p.Vítkovičová za pomocí zaměstnanců Městského úřadu Tábor Zdeňky Cajthamlové a Jaroslavy Svobodové.
6.2.1 Daně, dávky, pohledávky, poplatky V tomto případě Městský úřad Tábor chtěl zavést komplexní zpracování všech pohledávek do modulu DDP, který v předcházejících letech byl evidován v externí aplikaci pod názvem „Lotus“. Nyní popíši proces původního modulu DDP dříve nazývaným „Evidence poplatníků“. Při vzniku pohledávky následoval tento postup. Účetní zaevidovala na základě dokumentu (smlouvy, rozhodnutí atp.) do aplikace „Lotus“ poplatníka a výši pohledávky. Následně předpis pohledávky musela zaúčtovat ručně do modulu UCR (výstup účetnictví). Pokud poplatník uhradil platbu, musela opět ručně zaevidovat úhradu pohledávky do aplikace „Lotus“ a ještě zaúčtovat platbu do UCR. V tomto případě docházelo občas k opomíjení zaevidování úhrady, čímž se poplatník v evidenci choval jako dlužník, přestože pohledávku uhradil. Vymáhání pohledávek od neplatičů vystavováním upomínek, výzev a výměrů se muselo ručně připravovat v MS Word. Celkově proces vymáhání byl z mého pohledu, buď nevykonaný a nebo chaotický, jelikož neexistoval nástroj, který by vyhledal všechny dlužníky, protože platby byly v jiném systému než evidence pohledávek. Vše se dohledávalo ručně a stálo to referentky neúměrné množství času. Bylo třeba vytisknout z evidence přehled předpisů, nedoplatky, vyrovnání, atd. a podle těchto sestav se kontrolovaly platby v účetnictví. Celý proces byl zdlouhavý, pracný a generoval více nepřesností. V následujícím obrázku jsem zobrazil proces, který museli jednotliví zaměstnanci učinit, aby mohli zaevidovat poplatníka a spárovat je s úhradou od poplatníka.
27
zaslání dokumentu poplatníkovi
zaevidování pohledávky
zaúč tování předpisu a platby
dokumentu ekonom obdržení dokumentu zapsané informace o platbě
poplatník
úhrada
úč etní
Databáze poplatníků a úč etnictví obdržení upomínky
zaúč tování platby
upomínání
upomínka
[NE]
zaplatil
[ANO]
pohledávky
Obrázek č.4 Diagram procesů před zavedením nového modulu DDP
6.2.2 Evidence smluv (SML) s propojením na Knihu došlých faktur (KDF) Z počátku tento modul plnil funkci pouze evidenční, ale každý odbor měl přehled o uzavřených smlouvách. Zákon 320/2001 Sb., o finanční kontrole a Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě ukládá úřadům povinnosti finanční kontroly, a proto se městský úřad snažil najít nejjednodušší cestu, kterou se jevilo rozšíření modulu SML o provázanost na schválený resp. upravený rozpočet. Dřívější evidence smluv byla zpracována a vedena pouze v tabulkách v MS Excel. Od roku 2002 rozšířen model SML, ale pouze na evidenci smluv. Po uzavření smlouvy se zapsala do evidence. Na základě uzavřených smluvních vztahů dodavatel 28
vystavil fakturu. Při obdržení dodavatelské faktury se musely na účtárně ručně znovu zapsat údaje o dodavateli do aplikace Knihy došlých faktur (KDF), kde se také zaúčtoval předpis faktury. Poté následoval příkaz k úhradě, který se zaslal do banky. Po přijetí bankovního výpisu proběhlo spárování faktury, kde v modulu KDF se faktura zaevidovala jako uhrazená a současně se zaúčtovala. Tímto nebyla zabezpečena automatická zpětná vazba na evidenci smluv. Dále zde nebyla kontrola nad rozpočtem organizace, která neměla zpětnou vazbu z rozpočtu, čímž mohl být rozpočet překročen.
kontrola o zaplacení
kniha došlých faktur
ev idence smluv (MS Excel)
záznam o uhrazené faktuře manuální zaúčtování předpisu
bankov ní v ýpis manuální zaúčtování úhrady
v ýstup účetnictv í zasláno klientovi
příkaz k úhradě
zaslání faktury banka
úhrada faktury
klient
Obrázek č.5 Schéma propojení jednotlivých aplikací před propojením
6.2.3 Manažerské výstupy Původní aplikaci s názvem „Fiso“, kterou Městský úřad Tábor používal, neumožňovala vzájemnou provázanost datových souborů v ucelenou skupinu dat, v aktuálním časovém období bez pomocných tabulek a grafické znázornění. Složitější proces byl i v tom, že se museli starat o další databázi, kam se exportovala data z GINISu, čímž nastal prvotní problém s konverzí dat ze systému GINIS
29
do aplikace Fiso. Z této aplikace se výstupy exportovaly do MS Excel, kde musel uživatel dělat další úpravy např.: tvorbu grafů, či dodatečné propočty.
6.3 Řešení implementace modulů Projekt implementace podle návrhu společnosti GORDIC probíhal ve dvanácti fázích, které bychom mohly brát jako procesy, které ovlivňovaly celý projekt implementace. 1. fáze – Předimplementační analýza Zjištění stávajících procesů Městského úřadu Tábor, jak jednotlivé procesy byly na sebe navázány a jaká byla jejích funkcionalita. Podle této analýzy vycházeli programátoři společnosti GORDIC k naprogramování nově implementovaných modulů. 2. fáze – Vytvoření harmonogramu Hlavním úkolem harmonogramu bylo, aby si obě strany jak dodavatel společnost GORDIC, tak klient v našem případě Městský úřad Tábor, ujednotili a navrhli termíny a hlavně jednotlivé milníky, podle kterých se má projekt implementace uskutečnit. Zobrazením obrázku
„Milníky implementace“
lépe poznáme důležitost
a náročnost jednotlivých fází implementace a v přehledu jednotlivých činnosti v příloze najdete přesné časové rozložení.
Obrázek č.6 Milníky implementace
30
Tabulka s časovým harmonogramem podle rozdělených činností
Počet dní
Datum začátku
Datum konce
Předimplementační analýza
29
2.1.2008
11.2.2008
Vytvoření časového harmonogramu
5
12.2.2008
18.2.2008
Naprogramování nových modulů
12
21.2.2008
7.3.2008
Činnost
Zodpovědný pracovník Programátor GORDICu ANO
Pracovník Odbor GORDICu IT MěÚ ANO
ANO
ANO
ANO
ANO
ANO
5
3.3.2008
7.3.2008
10
10.3.2008
21.3.2008
ANO
ANO
6
24.3.2008
31.3.2008
ANO
ANO
Školení koncových uživatelů
4
26.3.2008
31.3.2008
Testování modulů
28
8.4.2008
15.5.2008
Ověřování provozu
24
15.4.2008
16.5.2008
ANO
ANO
9
20.5.2008
31.5.2008
ANO
ANO
8
2.6.2008
11.6.2008
ANO
ANO
14
11.6.2008
30.6.2008
Kontrola funkčnosti modulů
ANO
ANO
Školení administrátorských uživatelů Nasazení modulů do testovacího prostředí Převod dat do testovacího prostředí
Nasazení modulů do produkčního prostředí Převod dat do produkčního prostředí
Odbor Financí MěÚ
ANO
ANO
ANO
ANO
31
ANO
Graf č.1 Procentuelní podíl realizačního týmu 3. fáze - Naprogramování jednotlivých modulů Jeden z dalších úkolů společnosti GORDIC bylo vytvoření dohodnutých modulů pro Městský úřad Tábor. Jednalo se o vymezení funkčnosti modulů podle analýzy procesů, které proběhlo na začátku implementace. Programátoři vycházeli ze základního nastavení modulů, který měli k dispozici jako součást IS GINIS. Jejich základním úkolem bylo přeprogramovat jednotlivé moduly podle nastavení IS GINIS v prostředí Městského úřadu Tábor a dodělat dílčí změny, které se především týkaly propojení na ostatní moduly a agendy. 4. fáze – Školení administrátorských uživatelů Hlavním úkolem této fáze bylo seznámit administrátory IS GINIS s nově naprogramovanými moduly, které měli v budoucnu obstarávat. Připravit je na nasazení, jak do testovacího prostředí, tak později do produkčního, aby byli schopni nastavit propojení mezi ostatními moduly a nastavení funkcí jednotlivých modulů. 5. fáze – Nasazení modulů do testovacího prostředí Fáze nasazení modulů do testovacího prostředí dostali za úkol především pracovníci odboru informačních technologií městského úřadu. Případnou pomoc měl zabezpečit přiřazený programátor ze společnosti GORDIC, aby při jakýchkoliv
32
problémech byl k dispozici podat pomocnou ruku. Přesto hlavní instalaci měl na starosti právě zmiňovaný programátor. 6. fáze – Převod dat do testovacího prostředí Převod dat se měl uskutečnit ze záloh z předešlých systémů, které zabezpečovaly původní procesy nově nasazených modulů. Data se měla původně zkonvertovat a přenést do nově vytvořených tabulek v databázi IS GINIS. 7. fáze – Školení některých koncových uživatelů Hlavním cílem proškolení některých koncových uživatelů bylo z důvodu testování jednotlivých modulů. Jednotliví členové testovacího týmu se museli seznámit s procesy a funkcemi modulů, aby jej mohli řádně otestovat. 8. fáze – Testování modulů Fáze testování měla překontrolovat všechny nasazené moduly, zdali pracují podle požadavků zadanými pracovníky městského úřadu Tábor. Pokud nastal nějaký problém s daným modulem, povinností testera bylo vypracovat popis chyby, která v dotyčný moment nastala a zkonzultovat jej s pracovníkem odboru informačních technologií. Jestliže daná chyba modulu byla nad síly pracovníků IT, založili chybový list a zaslali jej programátorům GORDICu, kteří chybu odstranili. 9. fáze – Ověřovací provoz Ověřovací provoz probíhal v rozsahu průběžné kontroly IS GINIS s nově propojenými moduly, které měli na starosti pracovníci IT. Kontrolovali zatíženost systému a správnost procesů, které v těchto modulech měly probíhat. Další kontrolou byla i datová základna a její přetížení s větším množstvím dat. Při sebemenších potížích kontaktovali pracovníky společnosti GORDIC. 10. fáze – Nasazení otestovaných modulů do produkčního prostředí Nasazení do produkčního prostředí spočívalo v přenesení propojení z testovacího prostředí do produkčního. Nemusí se opětovně předělávat některé číselníky, protože se využijí již z nastavené a otestované verze. Dohled nad tímto úkonem měli po celou dobu pracovníci společnosti GORDIC. 11. fáze – Převod ostrých dat do produkčního prostředí
33
Opětovné přenesení dat z původních systémů. V tomto případě se bude jednat o aktuální data, která byla zálohována v datovém skladu, pokud by nastaly nějaké komplikace a mohla nastat nechtěná ztráta dat.
12. fáze – Kontrola funkčnosti modulů v produkčním prostředí Poslední a konečnou fází je kontrola funkčnosti modulů v produkčním prostředí, kterou zastřešují pracovníci odboru informačních technologií.
6.4 Průběh implementace v prostředí Městského úřadu Tábor Implementace nových modulů byla usnadněna tím, že Městský úřad Tábor nemusel upravovat stávající hardwarové a softwarové vybavení, protože již měl aplikované hlavní jádro informačního systému GINIS a ekonomický subsystém s jinými moduly a s tím související datovou základnu, kterou nemusel vytvářet nově, ale pouze ji rozšířil o patřičné části. 1. fáze – Předimplementační analýza V průběhu předimplementační analýzy byly důkladně zmapovány jednotlivé procesy Městského úřadu Tábor, stanoveny požadavky na jejich podporu ze strany informačního systému GINIS a způsob integrace nových modulů do Ekonomického subsystému. Výsledkem analýzy byla přesná podoba pracovních postupů v souvislosti s jednotlivými operacemi, konfigurace systému pro jednotlivé operace a přesná podoba výměny dat mezi ostatními moduly v IS GINIS. Jak se později ukázalo, se změnou modulů musely být změněny i pracovní postupy a systém musel být dále optimalizován. Hlavními aktéry předimplementační analýzy byli všichni členové realizačního týmu implementace. Nejvíce úsilí přesto bylo na pracovnících odboru informačních technologií, kteří museli zmapovat jednotlivé procesy a řádně je vysvětlit programátorům společnosti GORDIC. Na popisu procesů se zúčastnili také hlavní vedoucí odboru financí a odboru správy, kteří definovali práci s původními moduly. Pomocí těchto schůzek mohl odbor informačních technologií vypracovat schéma těchto procesu, které následně zaslal programátorům GORDICu. Po prostudování
34
jednotlivých procesů měli programátoři dodatečné otázky, které jim vysvětlili pracovníci odboru IT MěÚ. Celkový průběh předimplementační analýzy proběhl bez jakýchkoliv prodlev a všichni účastníci splnili časový harmonogram.
2. fáze – Vytvoření harmonogramu Navržený harmonogram společností GORDIC byl Městským úřadem Tábor schválen s termíny a jednotlivými milníky, podle kterých se projekt implementace uskutečnil. 3. fáze - Naprogramování jednotlivých modulů Společnost GORDIC vytvořila dohodnuté moduly pro Městský úřad Tábor. Jednalo se o vymezení funkčnosti modulů podle analýzy procesů, které proběhlo na začátku implementace. Programátoři vycházeli ze základního nastavení modulů, které měli k dispozici jako součást IS GINIS. Programátoři přeprogramovali jednotlivé moduly podle nastavení IS GINIS v prostředí Městského úřadu Tábor a dodělali dílčí změny týkající se propojení na ostatní moduly a agendy. 4. fáze – Školení administrátorských uživatelů Školení administrátorských uživatelů spočívalo především v seznámení s nově naprogramovanými moduly a s obsahovou stránkou implementace (nasazení modulů). Na závěr přípravy obdrželi pracovníci IT podrobný popis modulů s navrženým postupem realizace a způsoben komunikace s programátory společnosti GORDIC. Dále byli seznámeni s možnými riziky, které by mohly nastat v průběhu implementace. Tato fáze byla z mého pohledu jednou z prioritních, protože se zde především členové oddělení informačních technologií seznámili s funkčností jednotlivý modulů a návazností na ostatní moduly, které již městský úřad měl k dispozici. Společnost GORDIC
předala
pracovníkům
IT
městského
úřadu
veškeré
podklady
pro implementaci a seznámila je s obsahem možných rizik, které by mohly v průběhu implementace nastat. Po nastudování materiálů se pracovníci oddělení IT s vervou pustili do nasazení jednotlivých modulů za pomocí kolegů ze společnosti GORDIC. 5. fáze – Nasazení modulů do testovacího prostředí
35
Nasazení vyžadovalo především snahu ze strany programátoru ze společnosti GORDIC, protože museli upravit stávající prostředí IS GINIS k nasazení nových modulů. Jednalo se konkrétně o rozšíření datové základy v Oraclu, kde museli přidat několik dalších tabulek a skripů pro jednotlivé výstupy. Nastavení a nadefinování jednotlivých modulů a procesů, které by jednotlivé moduly měly plnit, nechali na zaměstnancích odboru informačních technologiích městského úřadu, na které byli proškoleni. Velikou výhodou pro městský úřad bylo, že měl nainstalovaný a nasazený ekonomický subsystém. Nahráli číselníky a přehledy jednotlivých modulů. Z tohoto hlediska městský úřad ušetřil na nákupu dalšího softwarového a hardwarového vybavení, kterým již disponovalo. Větší problém bylo nastavení a propojení těchto modulů s ostatními, aby byl systém GINIS komplexní a bezchybný při jednotlivých procesech, které zde probíhají. 6. fáze – Převod dat do testovacího prostředí Další fází harmonogramu byl realizován přenos testovacích dat do nově vytvořených modulů. Přenos dat byl z 60% proveden transformací dat ze starých programů a zbylých 40% dat musel být pořízen ručně. Tato fáze byla náročná na čas, a to na samotném pořízení i kontrole aktuálních zůstatků. Tím byly moduly připraveny k testování a zkušebnímu provozu. 7. fáze – Školení některých koncových uživatelů Následně pracovníci odborů městského úřadu jako uživatelé jednotlivých modulů byli seznámeni a proškoleni odborníky společností GORDIC. Výhodou bylo, že jednotliví pracovníci zkoušeli daný modul na svém počítači a na svém pracovišti. Proškoleni
byli
také
zbývající
administrátoři
systému,
kteří
zodpovídají
za bezproblémový a bezchybný chod celého informačního systému. Musí se nejen naučit, jak se s moduly pracuje, ale hlavně jak jsou navázány na ostatní moduly, čím jsou mezi sebou propojeny a jak je mohou do budoucna nastavit. Další dílčí krok školení byl pro koncové uživatele, kterým se vysvětlila funkčnost modulů a jak s nimi mají zacházet. Některým koncovým uživatelům bylo vysvětleno, kde si mohou nastavit jednotlivé číselníky a upravit zobrazovací karty. Jednalo se především o vedoucí odborů z důvodu bezpečnosti systému. 8. fáze – Testování modulů
36
Fáze testování modulů proběhlo souběžně s plněním povinností každého pracovníka. Jednotlivé kroky prověřily možnost vedení evidence, účtování a nakonec i výstupní sestavy a vzájemné propojení jednotlivých modulů mezi sebou. V případě nesprávné operace dostali pracovníci IT od uživatelů podklady pro provedení oprav nebo úprav jednotlivých kroků v daném modulu. V součinnosti s programátorem modulu byly prováděny požadované úpravy a odstraňování nedostatků.
9. fáze – Ověřovací provoz Ke konci testování provedli pracovníci městského úřadu ověření správnosti nastavení modulů ve zkušebním provozu. Z jednotlivého pozorování a komunikací s uživateli jsem zjistil následující skutečnosti: •
V modulu daně, dávky, pohledávky se projevili dílčí problémy s tiskovými sestavami, v inventurních sestavách se správně nevykazovaly pohledávky do data splatnosti a po splatnosti. Zjištěné závady byly odstraněny instalací upravené verze.
•
V modulu smlouvy nebyla podle požadavku možnost úplné provedení finanční kontroly. V současné době je nezbytné provádět tisk pomocných sestav pro finanční kontrolu.
•
V modulu KDF se projevily mírné závady (např. výběr záloh k vyúčtování, výběr masky), které byly ihned odstraněny.
10. fáze – Nasazení otestovaných modulů do produkčního prostředí Nasazení do produkčního prostředí spočívalo pro Městský úřad Tábor pouze v přenastavení propojení z testovacího prostředí do produkčního. Nemusely se opětovně předělávat číselníky, protože se využily již nastavené a otestované, které se pouze přenesly. 11. fáze – Převod ostrých dat do produkčního prostředí V další fázi se opětovně převedly aktuální data, z předchozích aplikací. Některá překlopená data se musela zkonvertovat, protože původní aplikace neměly stejný formát dat. U většiny dat konverze proběhla bez problémů, ale ve dvou případech nastaly problémy. Byly to databáze, které byly propojeny s aplikacemi MS Excel.
37
Uvedená data se musela přepsat ručně. Stejný problém, který nastal při přenosu dat do testovacího prostředí. 12. fáze – Kontrola funkčnosti modulů v produkčním prostředí Poslední a konečnou fází byla kontrola funkčnosti modulů v produkčním prostředí, kterou zastřešovali pracovníci odbor informačních technologií. Jejich hlavní pracovní náplní v této fázi bylo zastřešení bezproblémového provozu v produkčním prostředí. Snažili se hlídat nově nasazené moduly tak, aby nenarušili každodenní práci ostatních zaměstnanců a při zjištění chyby modulu, museli být ihned k dispozici a pracovat na jejím odstranění. Kompletně bych zhodnotil průběh implementace jako bezchybnou a ukázkovou spolupráci mezi dodavatelem IS (uprav IS) a klientem. Ačkoliv se to zdá dosti neuvěřitelné, v průběhu projektu implementace nenastal nijak zásadní problém, který by ovlivnil, jak časový harmonogram, tak každodenní práci pracovníků městského úřadu. Jedinou problematickou částí byl převod dat, který komplikovalo zkonvertování a upravení pro databázi Oracle. Přesto se časový harmonogram pro zpracování a převod dat stihnul, protože většina fází projektu implementace v sobě skrývala rezervu. Doufám, že v dalších letech spolupráce Městského úřadu Tábor a společnosti GORDIC bude mít stejný průběh, jako při tomto projektu.
6.5 Zjednodušení procesů v prostředí Městského úřadu Tábor Zavedením nových modulů se jednotlivé procesy Městského úřadu Tábor změnily. Tahle kapitola má právě ukázat změnu nově nasazených modulů oproti starým procesů, které na městském úřadě probíhaly.
6.5.1 Modul Daně, dávky, pohledávky, poplatky V současnosti, po zavedení modulu DPP v systému GINIS, je evidence pohledávek, poplatků vedená v uceleném systému, který je vzájemně propojený s vybranými moduly subsystému Ekonomika. Všechny údaje jsou dostupné okamžitě, systém vymáhání je systematický. Základním impulsem k realizaci jednotlivých kroků v procesu je vydání, zpracování dokumentu (smlouva, rozhodnutí, vyhláška atp.), kterou na účtárně zaevidují a předepíší výši pohledávky do modulu DDP. Zde se vygeneruje 38
pro každého poplatníka v DDP variabilní symbol. Měsíční uzávěrkou DDP se přenesou automaticky údaje pro předpis pohledávky do finanční účtárny (FUC), kde jsou automaticky zaúčtovány dle přednastavených kontací. V případě úhrady v hotovosti nebo převodem na bankovní účet se platba dle variabilního symbolu automaticky páruje do evidence DDP, kde se zobrazí datum o úhradě pohledávky, čímž se chová pohledávka jako vyrovnaná a můžeme ji převést do ukončených pohledávek. Pokladna i finanční účtárna automaticky zaúčtuje úhradu a přenese účetní zápisy do účetních a rozpočtových výstupů (UCR). V případě neuhrazení pohledávky se poplatníkovi zašle automaticky vygenerovaná upomínka resp. výzva, výměr, která se generuje automaticky na základě zadaného časového intervalu.
zaslání dokumentu poplatníkovi
zaevidování pohledávky
dokumentu
obdržení dokumentu ekonom
účetní poplatník
úhrada
Databáze poplatníků a účetnictví obdržení upomínky pohledávky
upomínka
upomínání
[NE]
zaplatil
[ANO]
Obrázek č.7 Procesní diagram po zavedení modulu DDP
39
6.5.2 Modul Evidence smluv s propojením na Knihu došlých faktur Sledováním jednotlivých činností v modulu SML jsem zjistil následující procesní kroky. Návrh smlouvy (dodavatelské) se zaeviduje do modulu SML, kde se kromě evidenčních údajů o dodavateli, částce a předmětu smlouvy přidělí k pokrytí rozpočtové prostředky ze schváleného resp. upraveného rozpočtu. Tyto prostředky jsou při zadávání automaticky odebírány z rozpočtu jednotlivých akcí (investiční) nebo z „nulové akce“, kde je rozpočet městského úřadu bez všech konkrétních akcí. V případě finančních prostředků v rozpočtu je smlouva schválena a připravena k podpisu. Pokud smlouvu nelze pokrýt finančními prostředky, musí odbor zažádat o rozpočtové opatření tj. změnu rozpočtu. V případě, že jsou všechny podmínky splněny, smlouva je podepsána a zaslána dodavateli. Následně po uskutečnění dodávky zboží, služby dle smlouvy je Městskému úřadu zaslána faktura. Faktura se zaeviduje do modulu KDF, kde stačí zadat číslo smlouvy, na základě které je faktura vystavena a automaticky se přesunou veškeré údaje, které byly zadány do evidence smluv (SML) včetně rozpočtového krytí. Potom se u faktury automaticky zaúčtuje předpis a provede se úhrada zasláním příkazu do modulu BUC (komunikace s bankou). Z modulu BUC se vygeneruje výstupní soubor, který se přes internetovou aplikaci Homebanking posílá do příslušné banky. Tím je dán impuls do banky k zaplacení faktury. Zpětně se do modulu BUC načte soubor z banky s bankovním výpisem a ten se automaticky spáruje dle čísla faktury respektive variabilního symbolu. Tím se všechny údaje o platbě objeví v modulu KDF - je automaticky zaznamenán datum úhrady, automaticky provedeno zaúčtování, které se zobrazí ve všech souvisejících modulech - v evidenci smluv, akcí a v účetních a rozpočtových výstupech (UCR).
40
ev idence smluv (SML) automatický zaslání záznamu o rezervování automatický záznam o uhrazené faktuře
automatická kontrola na rozpoč et informace o schválení krytí neschváleno (storno smlouvy)
kniha došlých faktur (KDF)
rozpočet (ROZ)
automatické zaúč tování předpisu
automatické párování automatické zaúč tování úhrady bankovního výpisu s fakturou
schváleno schválení krytí
v ýstup účetnictv í (UCR)
zaslání faktury
bankovní výpis
automatický příkaz k úhradě
zasláno klientovi
banka (BUC)
úhrada faktury
klient
Obrázek č.8 Schéma modulů po napojení KDF
6.5.3 Manažerský datový sklad V současné době ke zkvalitnění plánování, řízení a vyhodnocování čerpání finančních prostředků ve veřejné správě jsou nezbytné výstupy, které informační systém může v daném čase a s aktuálním stavem příjmů a výdajů, poskytnout řídícím orgánů města. Jedná se o Manažerské výstupy ze systému GINIS. Manažerský datový sklad (MDS), jako analytický nástroj, který umožňuje srovnávat výstupy podle výběru období, rozpočtové skladby atp. Tyto výstupy můžeme zobrazit formou tabulek, ale i jednoduchých grafů. Každý takto sestavený pohled lze vytisknout nebo exportovat do MS Excel nebo HTML souboru. Takto vygenerovaný HTML soubor lze umístit kamkoliv na web. Hlavním úkolem MDS modulu je získat informace o ekonomickém dění organizace s cílem: •
podávání informací ve formě výkazů, sestav a grafů
•
používání detailnější informace k usměrňování vývoje ekonomické situace
41
•
možnost odhadovat z trendu vývoj hospodaření organizace a možnost jej ovlivnit
6.6 Přínosy implementace modulů pro Městský úřad Tábor Při srovnání původních a současných procesů zpracování modulů Daně, dávky, pohledávky, poplatky, Evidence smluv s propojením na Knihu došlých faktur a Manažerské výstupy jsem dospěl k následujícím závěrům. Pokusím se přínosy pro Městský úřad Tábor shrnout podle jednotlivých modulů.
6.6.1 Modul Daně, dávky, pohledávky, poplatky Pokud se zaměříme na procesy, které probíhaly před zavedením modulu DDP a porovnáme je s nynějšími procesy po zavedení modulu DDP, dojdeme k následujícím zjištění, které Městskému úřadu Tábor přineslo prospěch nejen po stránce komplexnosti systému, ale i z finančního hlediska. Zjištěné poznatky shrnu v následujících bodech: současný proces zabezpečil zkrácení časových intervalů, snížil pracnost, zabezpečil přesnost zpracování, urychlil zpracování výpočetních operací, umožnil propojení s ekonomickým systémem a tím usnadnění z hlediska automatizace, zabezpečuje automatické napojení plateb na evidenci DDP přímo v GINISU, tím byl dřívější problém nedohledatelnost některých případů, propojil DDP s evidencí obyvatel, je všechno evidováno v jedné databázi, nemusí se propojovat s jinými databázemi. Zavedení modulu DDP bylo pro Městský úřad Tábor přínosem z hlediska systematizace a přípravy na sledování uskutečněných úhrad, až po vymáhání a penalizaci dluhů.
42
6.6.2 Modul Evidence smluv s propojením na KDF Při srovnání původního a současného procesu zpracování je hlavním přínosem tohoto modulu propojenost s jinými moduly a automatizace procesů ve všech částech zpracování. Jednou ze zásadních věcí, které ovlivňovaly tento proces, bylo schvalování krytí, které dříve neprobíhalo automaticky, čímž nebyla důsledná kontrola nad limitem rozpočtových prostředků. Kontroly probíhaly pouze až po uzavření měsíčního období. V dnešním systému existuje přímá vazba na smlouvy, objednávky a na rozpočet. Znamená to, že pokud neexistuje smlouva nebo objednávka, nelze zaplatit jakýkoliv výdaj. Tím jsou aktuální informace o rozpočtové kázni a provedené předběžné kontrole.
6.6.3 Manažerský datový sklad Přínosy modulu MDS jsou určené především pro vedoucí pracovníky veřejné správy na Městském úřadu Tábor. Z těchto reportů či výstupů mohou porovnávat nynější stav k danému dni a podle toho se rozhodovat o dalším vývoji organizace v jednotlivých procesech. Nejvíce, co mě zaujalo, je variabilita pomocí, které byla možnost nastavení jednotlivých výstupů přímo na míru vedoucímu pracovníkovi, který si mohl vybrat data z jednotlivých modulů a zkombinovat je mezi sebou, samozřejmě s logickou návazností. Neopomenutelné je zde také sjednocení datové základny, která byla v předchozích letech rozdělena. Jedinou negativní stránkou je finanční částka modulu MDS, která je vyšší oproti dřívější aplikaci Fiso. Tato aplikace neumí grafické výstupy, které pracovníci finančního odboru museli zpracovávat ručně v aplikaci MS Office. Tento proces byl pracnější a časově náročnější. V modulu MDS má referent předpřipraveno mnoho typů grafických výstupů, z kterých operativně vybere požadované podklady během několika minut. Podle mého názoru se finanční částka vykompenzuje informacemi, které modul Manažerské výstupy poskytuje.
6.7 Návrh dílčích úprav v procesech nově zavedených modulů V průběhu kompletace této bakalářské práce a pozorováním probíhajících procesů jsem dospěl k několika závěrům, jak by mohl ještě Městský úřad Tábor 43
upravit procesy po nasazení nových modulů. Vycházel jsem především z rozhovorů některých koncových uživatelů, kteří IS GINIS pracují.
6.7.1 Návrh dílčích úprav modulu DDP Ke zkvalitnění činnosti pracovního procesu v modulu DDP v současném systému města bych doporučil dokončit propojení s modulem Přestupkové řízení (PRR). Tím by se automaticky přenesly požadované údaje (osobní data dlužníka, předpis pohledávky za pokutu a s tím související náklady řízení, datum nabytí právní moci a platnosti atp.) z modulu PRR do modulu pohledávek. Zpětně by pak i v modulu přestupků (PRR) bylo vidět, jestli a kdy byla provedena úhrada.
6.7.2 Návrh dílčích úprav modulu SML V průběhu pozorování jsem zjistil několik menších nedostatků, které bych na modulu SML doporučoval upravit popřípadě doplnit. Pokud potřebují zadat rozpočtové krytí (položka), kde není schválený resp. upravený rozpočet, nemohou schválit smlouvu, protože nemají rozpočtové prostředky na dané položce, i když rozpočtová pravidla Městského úřadu Tábor umožňují pouze vedoucím odborů přesouvat rozpočtové prostředky v rámci seskupení položek do 300 tisíc Kč. Momentálním řešením je ručně upravit a přeúčtovat rozpočtové položky v modulu Pořizovač rozpočtových dokladů (ROZ). Požadavek Městského úřadu Tábor by byl, aby byl problém schvalování na úrovni podseskupení řešen společností GORDIC úpravou v procesech modulu SML a nemusely se dělat zbytečné úpravy v rozpočtu městského úřadu. Dalším požadavkem je, že neexistuje sestava nezaplacených závazků v modulu smluv, která je zapotřebí při tvorbě dalšího rozpočtu, nebo případně úpravy a vyhodnocení platebního kalendáře.
44
7 Závěr Z provedené analýzy jednotlivých pracovních procesů, vybraných modulů z informačního systému GINIS, mohu konstatovat jednoznačné zkvalitnění pracovní činnosti. Systém celý proces evidence sjednotil, zjednodušil a zpřesnil výsledné výstupy z jednotlivých modulů. Pracovní procesy modulů jsou charakterizovány jejich otevřeností, které umožňují kontrolu a bezpečnou výměnu dat s dalšími informačními systémy v organizaci i mimo ni. Výraznou měrou usnadňují sdílení dat mezi uživateli, urychlují přenos operací a podstatně snižují pracnost při zpracovávaní evidence pohledávek. Přínosem je zkvalitnění služeb ve prospěch obyvatele města. Systém svojí přesností zpracování umožňuje podávat aktuální informace uskutečněných úhrad, ale i vymáhání a penalizaci dluhů. Informační systém představuje výraznou podporu rozhodovacího procesu na všech úrovních úřadu a to díky využití standardních a specializovaných výstupů z jednotlivých agent. V současně zavedeném systému existuje přímá vazba na smlouvy, objednávky a na rozpočet. Tím jsou pro zaměstnance městského úřadu vytvořeny mechanismy k provádění předběžné finanční kontroly s cílem dodržování rozpočtové kázně. Možnosti využití Manažerského datového skladu, sdružující výstupy z jednotlivých programových modulů, umožní manažerům vytvořit si širokou škálu pohledů napříč agendami. To umožní odhadovat trendy vývoje hospodaření města a přijímat kvalitnější rozhodnutí. Pozorováním jsem dospěl k tomu, že by městský úřad mohl zkvalitnit činnosti pracovních procesů jednotlivých modulů, a proto navrhuji realizovat: propojení modulu DDP s modulem Přestupkové řízení (PRR), úpravu schvalování rozpočtového krytí na úrovni podseskupení položek v procesech modulu SML vytvoření sestavy nezaplacených závazků v modulu SML Proces zavádění informačního systému GINIS se vzájemným propojením jednotlivých modulů je proces dlouhodobý, ale v současnosti nezbytný vzhledem 45
k požadovaným informacím a nutnosti rozhodování řídících orgánů města. Z tohoto důvodu doporučuji zavedení tohoto informační systém jako nezbytnou součást plánování a řízení pro ostatní města a obce.
46
8 Literatura [1] GORDIC spol. s.r.o.: GORDIC Integrovaný informační systém. Jihlava: 2005, publikace
[2] GORDIC spol. s.r.o.: GORDIC GINIS Moderní informační systém pro organizace veřejné správy. Jihlava: 2005, publikace
[3] GORDIC spol. s.r.o.: Informační systém GINIS popis modulů. Jihlava: 2005, publikace
[4] GORDIC spol. s.r.o.: Finanční řízení veřejné správy. Jihlava: 2005, publikace
[5] GORDIC spol. s.r.o.: Manažerské výstupy systému GORDIC. Jihlava: 2005, publikace
[6] GORDIC spol. s.r.o.: Informační systém GORDIC GINIS metodika. Jihlava: 2005, publikace
[7] GORDIC spol. s.r.o.: Informační systém GORDIC Správné řízení. Jihlava: 2005, publikace
[8] GORDIC spol. s.r.o.: Informační systém GINIS Spisová služba. Jihlava: 2005, publikace
[9] ŽIGO, Viktor Ing.: Povinné (pevné) vazby mezi doklady zvyšují přehlednost ekonomických procesů. Gorinfo – Odborový bulletin pro uživatele informačních systémů veřejné správy, Ročník III, číslo 2, z 3. 12. 2007, Litera Brno: 2007 GORDIC spol. s.r.o.
[10] PECKA, Vladimír Ing.: Integrace ekonomického systému GINIS s ostatními systémy MPSV a úřadů práce. Gorinfo – Odborový bulletin pro uživatele
47
informačních systémů veřejné správy, Ročník III, číslo 2, z 3. 12. 2007. Litera Brno: 2007 GORDIC spol. s.r.o.
[11] GORDIC spol. s r.o.: Informační systém GORDIC GINIS:
Subsystém
ekonomika. [online]. Copyright 2007 GORDIC spol. s.r.o.. Dostupný z WWW:
.
[12] ŘEPA, Václav Doc. Ing. CSc. VŠE Praha. Řízení procesů versus procesní řízení; BPM portál – téma měsíce, 4/2008. ISSN 1802-5675. Dostupný z WWW: URL: .
[13] BASL, Josef; BLAŽÍČEK Roman. Podnikové informační systémy. Podnik v informační společnosti. 2., výrazně přepracované a rozšířené vydání. Praha: Grada Publishing, a.s., 2008. ISBN 978-80-247-2279-5.
[14] Vyhláška MF č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a změně některých dalších zákonů. Dostupný z WWW: http://mfcr.cz/cps/rde/xchg/mfcr/xsl/vyhlasky_16285.html?vd=1
15) Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a změně některých dalších zákonů. Dostupný z WWW: http://www.mvcr.cz/clanek/legislativazakon-c-365-2000-sb-o-informacniich-systemech-verejne-spravy.aspx
48
9 Seznam použitých zkratek Evidence akcí Administrace ekonomická Administrace kartotéky externích subjektů Administrace základní Administrace předkontací Administrace účtových rozvrhů a číselníků Administrace sestav American Standard Code for Information Interchange A tak dále Balancovaní rozpočtu Banka Computer Aided Software Engineering Číselník kalkulací rozpočtu Centrální registr obyvatel Česká republika Daně, dávky, pohledávky, poplatky Evidence převodů a odprodejů Informační systém Enterprise Resource Planning Evidence veřejných zakázek Finanční účtárna Název informačního systému pro organizace Systém GINIS -elektronická spisová služba Název společnosti specializovaná na tvorbu informačních GORDIC systémů Původní název aplikace GORUCR Hrubý domácí produkt HDP Homebanking Internetová bankovní aplikace Hypertext Transfer Protocol/ Simple Object Access Protocol http/SOAP Informační a komunikační technologie ICT Interface modul INT Informační systém IS Standard informačních systémů veřejné správy ISVS Informační technologie IT Kniha došlých faktur KDF Kniha odeslaných faktur KOF Název aplikace LOTUS Evidence majetku MAJ Manažerský datový sklad MDS Aplikace Microsoft Office Excel MS Excel Aplikace Microsoft Office Word MS Word ADA ADE ADK ADM ADP ADR ADS ASCII atd. BAR BUC CASE CKR CRO ČR DDP EPO ERP EVZ FUC GINIS GINIS-SSL
49
off-line ORACLE PCN PKR POD POK POU PRE PRR RCN REN RNP ROB ROP ROV ROZ RRO RZD SML SPI SRV SSL TPD UIR UKO USN USU VED VFP VHP VYP XML
Zkratka počítače bez spojení Systém řízení báze dat Plánování služebních cest a návštěv Pořizovač kalkulací rozpočtu Podatelna Pokladna Kniha poukazů Kniha převodních poukazů Přestupkové řízení modul Realizace služebních cest a návštěv Evidence nemovitostí Evidence nemovitostí - prohlížečka Registr obyvatel Registr obyvatel - prohlížečka Registr obyvatel – Akce volby Pořizovač rozpočtových dokladů Redistribuční registr obyvatel Rozpis zdrojů Evidence smluv Spisovna Střednědobý rozpočtový výhled Spisová služba Generátor podacích deníků Územně identifikační registr Úkoly Usnesení a porady Universální spisový uzel Vedoucí Veřejná finanční podpora Výherní hrací přístroje Výpravna Univerzální a rozšiřitelný značkovací jazyk pro popis strukturovaných dokumentů
50
