Impactanalyse eHerkenning
Versie 1.0
Inhoudsopgave Inhoudsopgave....................................................................................... 2 Managementsamenvatting ..................................................................... 3 1.
2.
Inleiding.......................................................................................... 4 1.1.
Aanleiding en doelstelling ............................................................................ 4
1.2.
Doel en kaders impactanalyse...................................................................... 5
1.3.
Aanpak impactanalyse ................................................................................. 6
Gemeenten en eHerkenning ............................................................ 7 2.1.
3.
4.
Inleiding eHerkenning ................................................................................. 7
Thema’s impactanalyse eHerkenning ............................................ 10 3.1.
Bruikbaarheid ............................................................................................ 10
3.2.
Organisatie- en procesinrichting ................................................................ 11
3.3.
Implementeerbaarheid en ondersteuningsbehoefte................................... 11
3.4.
Kosten en Baten ......................................................................................... 12
3.5.
Techniek .................................................................................................... 12
Conclusies en aanbevelingen ......................................................... 14 4.1.
(grootschalige) implementeerbaarheid ...................................................... 14
4.2.
Haalbaarheid resultaatverplichting ............................................................ 14
4.3.
Aanbevelingen ........................................................................................... 15
Bijlage 1 Overzicht betrokkenen ........................................................... 16 Bijlage 2 Aansluiting gemeenten eHerkenning ..................................... 17 Bijlage 3: Acties.................................................................................... 18
Versiebeheer Opgesteld/ gewijzigd door
Versie
Datum
Status
Wijziging
0.1
27-04-12
Concept
Initiële versie op basis van impactindicatie
0.2
5-5-2012
concept
Tekstuele en lay-out aanpassingen
0.3
13-5-2012
concept
Aanpassingen nav begeleidingscommissie
0.9
24-5-2012
Concept
0.93
08-6-2012
Concept
1.0
27-6-2012
Definitief
Conceptversie t.b.v. bespreking in stuurgroep operatie NUP Conceptversie t.b.v. bespreking in stuurgroep operatie NUP
2
Maurice van Erven Rudolf Roeleven Maurice van Erven Rudolf Roeleven Maurice van Erven Rudolf Roeleven Maurice van Erven Rudolf Roeleven Maurice van Erven Rudolf Roeleven Tjerk Venrooy
/ / / / /
Managementsamenvatting Inleiding Het programmabureau eHerkenning, dat valt onder ICTU, heeft in samenwerking met een aantal marktpartijen een stelsel opgezet waarmee online authenticatie van rechtspersonen mogelijk wordt. Dit wordt mogelijk gemaakt door zowel afnemers als aanbieders van elektronische dienstverlening te koppelen aan het netwerk voor eHerkenning. eHerkenning is een van de 23 bouwstenen uit het i-NUP. De resultaatverplichting voor eHerkenning omvat zowel aansluiten op als gebruikmaken van eHerkenning (minstens één dienst online ontsluiten). Dit vraagt impliciet om de aanwezigheid van digitale dienstverlening. Online authenticatie is slechts een voorwaarde voor het kunnen indienen van digitale aanvragen, het is niet de voorziening die digitale dienstverlening als geheel mogelijk maakt. eFormulieren, digitale kassa, statusinzage, afsprakenmodule en authenticatie zijn allen bouwstenen van de digitale front-office. Gemeenten zullen bij hun digitale productselectie moeten afwegen welke kosten en baten gemoeid zijn bij het online aanbieden van elke afzonderlijke dienst en met welk dienstverleningsniveau dit gebeurt (inzage, download, transactie etc.). (grootschalige) Implementeerbaarheid Op basis van de impactanalyse eHerkenning wordt de volgende conclusie getrokken: Gemeenten kunnen het middel eHerkenning inzetten, grootschalige implementatie is mogelijk Uit de diverse gesprekken met gemeenten, de cocreatie en de begeleidingscommissie eHerkenning blijkt heel duidelijk dat de eHerkenning–voorziening zichzelf bewezen heeft en op een eenvoudige manier valt te implementeren. Daarnaast is er ook veel vertrouwen in het achterliggende afsprakenstelsel. eHerkenning is volledig en goed implementeerbaar, voor gemeenten zijn geen technische, organisatorische of juridische barrières om aan te sluiten op de bouwsteen. Wel is het van belang om de bouwsteen op een juiste manier in te zetten: implementatie van het middel is niet een doel op zich, het gaat natuurlijk om de dienstverlening aan de ondernemers die mede met eHerkenning ontsloten wordt. Resultaatverplichting De resultaatverplichting, zoals afgesproken met het vaststellen van i-NUP, is haalbaar. Er dienen nog wel een aantal barrières genomen te worden, wil minstens tachtig procent van de gemeenten voldoen aan de resultaatverplichting. Een van de belangrijkste barrières is het beperkte aanbod van digitale dienstverlening aan ondernemers. Veel gemeenten werken nog aan de groei naar een volwassen niveau van digitale dienstverlening. Hierbij ligt de focus veelal op het burgerdomein. Een ander aandachtspunt is het uitfaseren van eigen authenticatiemiddelen. Dit lijkt makkelijker dan het is. In de loop der jaren is een uiteenlopend aantal manieren bedacht om te verifiëren met wie zaken wordt gedaan. Daarom moet bij de implementatie van eHerkenning aandacht zijn voor het uitfaseren van deze eigen manieren van authenticatie en de communicatie hierover richting ondernemers en de interne organisatie. Wat kan een gemeente nu al doen? Het is opvallend dat de gemeenten die inmiddels zijn aangesloten geen uitgebreide plannen van aanpak hebben gemaakt. Ze zijn gewoon begonnen vanuit het besef dat ontwikkelen van dienstverlening aan ondernemers past binnen het dienstenportfolio dat een gemeente aanbiedt. Naast doorontwikkelen van het eigen aanbod van dienstverlening, kan een gemeente zelf ook ervaring opdoen met het gebruik: de gemeente is zelf ook “ondernemer” en dient zelf ook over een eHerkenningsmiddel te beschikken om bijvoorbeeld omgevingsvergunningen aan te vragen bij de Provincie. Veel gemeenten hebben behoefte aan een handreiking hoe je het middel implementeert en voor welke diensten je het inzet. Deze handreiking gaat KING leveren, aangevuld met praktische tools om zelf business cases te maken voor kansrijke producten. Dit helpt gemeenten bij het leggen van de juiste prioriteiten.
3
1. Inleiding 1.1. Aanleiding en doelstelling Om invulling te kunnen geven aan de overheidsbrede visie op dienstverlening is implementatie van de NUP-bouwstenen noodzakelijk. In de overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid (i-NUP) is een aantal resultaatverplichtingen uitgewerkt. Met vaststelling van het i-NUP hebben gemeenten afgesproken om aan de Resultaatsverplichtingen te voldoen. Resultaatverplichting eHerkenning Per 1 januari 2015 zijn alle gemeenten aangesloten op eHerkenning. Alle eigen (zijnde niet-DigID of -eHerkenning) middelen voor het identificeren en autoriseren van burgers en bedrijven zijn uitgefaseerd.
In het kader van de generieke ondersteuning bij de implementatie van het i-NUP is voor gemeenten Operatie NUP ingericht. Onderstaande afbeelding geeft dit schematisch weer.
Operatie NUP in context Binnen Operatie NUP maken we impactanalyses van de i-NUP-bouwstenen. Een analyse van de bouwsteen leidt tot conclusies over de implementeerbaarheid en de haalbaarheid van de resultaatverplichtingen. Het is belangrijk ons te realiseren dat er een verschil kan zijn in implementeerbaarheid en haalbaarheid. Door een overzicht van de conclusies en bijbehorende acties te geven, biedt een impactanalyse inzicht in wat nodig is om een succesvolle implementatie in het gemeentelijk domein te bewerkstelligen. Daarbij wordt niet alleen aangegeven wat de impact op de gemeente is, maar ook welke acties Operatie NUP, KING, VNG, het bouwsteenprogramma of andere stakeholders op zouden moeten pakken. Het is belangrijk vast te stellen dat een impactanalyse zelf niet een handreiking voor gemeenten is. Het document impactanalyse biedt de start voor de ontwikkeling van wat nog nodig is!
4
1.2. Doel en kaders impactanalyse Impactanalyses worden binnen Operatie NUP uitgevoerd voor de verschillende bouwstenen uit i-NUP. De centrale vraag voor de impactanalyses is: Welke bestuurlijke, organisatorische of infrastructurele maatregelen zijn vanuit gemeenteperspectief wenselijk of noodzakelijk om aan de resultaatverplichtingen uit i-NUP te kunnen voldoen? Alvorens we zijn gekomen tot deze impactanalyse is een impactindicatie afgegeven. Deze impactindicatie dient als basis voor de uiteindelijke analyse. De belangrijkste conclusies uit de impactindicatie zijn al gedeeld met de diverse stakeholders en gecommuniceerd in diverse bijeenkomsten met gemeenten, bijvoorbeeld op de Overheid en ICT beurs en de praktijkdag eHerkenning in mei 2012. Onderliggend document is de onderbouwing van de impactanalyse eHerkenning. De gehanteerde vraagstelling is als volgt: • • • • •
Geef een oordeel over de implementeerbaarheid van eHerkenning in het gemeentelijk domein. Focus daarbij op de belangrijkste kritische succesfactoren en showstoppers. Geef aan onder invulling van welke randvoorwaarden het mogelijk is de resultaatverplichtingen voor eHerkenning uit het i-NUP per 1-1-2015 te realiseren. Geef daarbij aanbevelingen over de wijze waarop de gestelde randvoorwaarden ingevuld kunnen worden. Vertaal deze aanbevelingen in concrete acties, plaats waar mogelijk deze in de tijd, wijs een actiehouder aan en valideer/verifieer de actie met de actiehouder. Neem in zowel analyse als aanbevelingen de rol van de belangrijkste stakeholders nadrukkelijk mee.
Deze rapportage geeft een overzicht van bevindingen op bovenstaande punten.
5
1.3. Aanpak impactanalyse Voor de uitvoering van de impactanalyse wordt het volgende proces doorlopen:
Op 1 februari 2012 is gestart met de impactanalyse op eHerkenning. Deze impactanalyse is het resultaat van de volgende stappen: • • • •
• • • • • • • •
Thematisch kader impactanalyses ingevuld Verzamelen van overige beschikbare relevante documentatie Gesprekken gevoerd met programmabureau eHerkenning en VNG om kader en richting van de impactanalyse te bepalen Interviews met gemeenten (individueel en samenwerkingsverbanden), leveranciers en overige relevante stakeholders. In Bijlage 1 is een overzicht van geïnterviewde personen te vinden Workshops tijdens congres Operatie NUP live Destilleren van de belangrijkste thema’s, kritische succesfactoren en showstoppers Toetsen van bovenstaande in de begeleidingscommissie (zie bijlage 1 voor deelnemers) Uitwerken feitelijke bevindingen en voorlopige conclusies 30 april 2012 oplevering 1.0 versie van de impactindicatie Presentatie belangrijkste bevindingen tijdens Overheid en ICT beurs Terugkoppeling feedback van deelnemers begeleidingscommissie eHerkenning Presentatie belangrijkste bevindingen tijdens Praktijkdag eHerkenning Gemeente Den Haag
De impactindicatie is verdiept en uitgewerkt tot deze impactanalyse. Verdieping, draagvlak en representativiteit zijn daarbij belangrijke aandachtspunten. Hiervoor is gezorgd door een representatieve samenstelling van de begeleidingscommissie, het organiseren van een interne uitvraag en een internet co-creatie, en het voeren van een aantal verdiepingsinterviews met vertegenwoordigers van gemeenten.
6
2. Gemeenten en eHerkenning 2.1. Inleiding eHerkenning Het programmabureau eHerkenning, dat valt onder ICTU, heeft in samenwerking met een aantal marktpartijen een stelsel opgezet waarmee online authenticatie van rechtspersonen mogelijk wordt. Dit wordt mogelijk gemaakt door afnemers en aanbieders van elektronische dienstverlening te koppelen aan het netwerk voor eHerkenning. eHerkenning is een van de 23 bouwstenen uit het i-NUP. Online authenticatie is slechts een voorwaarde voor het kunnen indienen van digitale aanvragen. Het is niet de voorziening die digitale dienstverlening als geheel mogelijk maakt. eFormulieren, digitale kassa, statusinzage, afsprakenmodule en authenticatie zijn allen bouwstenen van de digitale front-office. Gemeenten zullen bij hun digitale productselectie moeten afwegen welke kosten en baten gemoeid zijn bij het online aanbieden van elke afzonderlijke dienst en met welk dienstverleningsniveau dit gebeurt (inzage, download, transactie etc.). eHerkenning regelt dat bedrijven zich digitaal kunnen identificeren wanneer ze elektronisch zaken doen met de overheid. Overheidsorganisaties weten dankzij eHerkenning met welk bedrijf ze te maken hebben en/of medewerkers gemachtigd zijn om namens dat bedrijf te handelen. eHerkenning is een publiek-private samenwerking die heeft geleid tot een afsprakenstelsel. De afspraken zorgen ervoor dat overheden én bedrijven de dienst eHerkenning kunnen afnemen bij een aantal gecertificeerde partijen, de zogenoemde erkende aanbieders. Afnemers van eHerkenning hebben de keuze uit meerdere partijen. Keuze zorgt voor concurrentie en innovatie, en minder afhankelijkheid van die ene partij. De set van afspraken (het ‘Afsprakenstelsel eHerkenning’) zorgt ervoor dat de standaarden goed worden toegepast en dat betrouwbaarheid en het toezicht daarop zijn gewaarborgd. Hierin ligt ook een nadrukkelijke overheidstaak. Het beheer van het afsprakenstelsel rondom eHerkenning wordt nu nog door het programmabureau eHerkenning (ICTU) gedaan. Dit beheer wordt in het vierde kwartaal van 2012 overgedragen aan Logius. Via de herkenningsmakelaar wordt een gemeente aangesloten op het eHerkenningsnetwerk met daarin alle leveranciers van eHerkenning. De herkenningsmakelaar biedt een gestandaardiseerd koppelvlak voor een overheidsdienstverlener met het netwerk. De herkenningsmakelaar haalt de benodigde eHerkenningsinformatie (authenticatie en eventuele machtiging) op uit het netwerk die nodig is voor de overheidsdienstverlener om de dienst te kunnen leveren. Op basis hiervan mag de overheidsdienstverlener ervan uitgaan dat de aanvrager geautoriseerd is voor het aanvragen van de betreffende dienst. In de praktijk laat eHerkenning zich het best vergelijken met de werkwijze van iDeal (de online banktransactiemogelijkheid). Bij het online zakendoen kiest de aanvrager de bank van zijn keuze; de transactie komt tot stand via iDeal, ongeacht het ‘merk’ bank van de aanvrager en de aanbieder. Hetzelfde is van toepassing op eHerkenning: een aanvrager kiest een eHerkenningsaanbieder en kan zich via deze voorziening (gefaciliteerd door het achterliggende afsprakenstelsel) laten herkennen bij de overheidsdienstverlener, ongeacht het ‘merk’ herkenningsmakelaar van beide partijen.
2.1.1.Betrouwbaarheidsniveaus Omdat overheidsdienstverleners mogelijk verschillen in de mate van gewenste beveiliging, kan bij eHerkenning worden gekozen uit vier betrouwbaarheidsniveaus voor de identificatie van bedrijven. Het eHerkenningsmiddel geeft met een betrouwbaarheidsniveau aan met welke mate van zekerheid is geborgd dat het middel door de juiste persoon wordt gebruikt. Er kan gebruik worden
7
gemaakt van een licht betrouwbaarheidsniveau 1 (wachtwoord of pincode) tot een zwaar betrouwbaarheidsniveau 4 (PKI-certificaten). Ten aanzien van de registratie van de bevoegdheid geeft het betrouwbaarheidsniveau aan met welke mate van zekerheid is vastgesteld dat de gebruiker daadwerkelijk namens het bedrijf mag optreden en wel voor een specifieke dienst. Hoe hoger het betrouwbaarheidsniveau, hoe hoger de zekerheid. De belangrijkste factoren die de betrouwbaarheid bepalen zijn de uitgevoerde controles op de juistheid van de identiteit en op de bewijslast over de bevoegdheid en de sterkte van het middel zelf. Dit middel vervangt dus het eigen authenticatiemiddel dat gemeenten mogelijk gebruiken. Toezicht op eHerkenning gebeurt door de eHerkenning beheerorganisatie, waarin de overheid is vertegenwoordigd.
2.1.2.Makkelijker zaken doen met de overheid Met eHerkenning kunnen bedrijven en overheden zich op een uniforme, veilige en eenvoudige manier identificeren wanneer ze digitaal zaken regelen met de overheid. Er is geen verzameling meer nodig van inlogcodes en wachtwoorden en niet meer voor elke overheidsorganisatie een andere set inloggegevens. Met eHerkenning kan op een eenvoudige manier worden ingelogd met één eHerkenningsmiddel voor alle overheidsdiensten. Voor een gemeente is met het gebruik van eHerkenning zichtbaar met welk bedrijf men te maken heeft en of de handelende persoon bevoegd is om namens het bedrijf zaken te regelen. Aansluiten op eHerkenning is relevant voor gemeenten die digitale dienstverlening bieden aan bedrijven en online willen kunnen authentiseren of willen overstappen van de al gebruikte authenticatie en machtigingenmethode naar het overheidsbrede eHerkenning.
2.1.3.Planning aansluiten eHerkenning Op dit moment maakt een aantal gemeenten gebruik van eHerkenning. In de gemeente Rotterdam kunnen bijvoorbeeld alle hotels via een online module, ontsloten via eHerkenning, opgave doen van de logiesbelasting (toeristenbelasting). Bedrijven in Coevorden kunnen een speelautomatenvergunning aanvragen met behulp van een digitaal formulier in combinatie met eHerkenning. Voor een overzicht van alle gemeenten die zijn aangesloten op eHerkenning, zie bijlage 2. Onderstaande grafiek geeft de aansluitplanning van gemeenten weer, afgezet tegen de resultaatverplichting en het huidig aantal aangesloten gemeenten.
8
Stuurinformatie Stuurgroep Operatie NUP1 In deze grafiek is te zien dat de aansluitplanning die gemeenten desgevraagd opgaven in het vierde kwartaal van 2010 niet gehaald wordt. Gemeenten liggen behoorlijk achter op schema. Bij het online ontsluiten van aanvraag- en transactiemogelijkheden spelen meerdere vraagstukken die binnen de gemeentelijke organisatie opgepakt/georganiseerd moet worden, zoals: • • • • • •
Productkeuze: welke diensten kunnen online worden aangeboden en tot op welk niveau (informeren, dossierinzage, invulhulp of digitale transactie) Ontwikkelen digitale aanvraagmogelijkheden Aanpassen binnengemeentelijke processen aan digitale werkwijze Afstemming met proceseigenaren en communicatie naar “de werkvloer” Eventueel koppeling van basisregistraties zodat “prefill” mogelijk wordt Kanaalsturing en communicatie naar afnemers
Pas wanneer dit soort vraagstukken behandeld zijn, kan de keuze worden gemaakt om de aanvrager van de betreffende dienst via eHerkenning te laten authentiseren. De impactanalyse geeft antwoord op de implementeerbaarheid van eHerkenning en de haalbaarheid van de resultaatverplichting die hiervoor is geformuleerd. De scope voor de impactanalyse beperkt zich daarmee tot het invoeren van online authenticatie en is daarom als volgt gedefinieerd: in welke mate is de bouwsteen implementeerbaar en kunnen gemeenten daarnaast voldoen aan de resultaatverplichting om voor 1 januari 2015 eHerkenning ingevoerd te hebben als enige authenticatievoorziening voor rechtspersonen?
1 Rapportage Stuurgroep Operatie NUP – Februari 2012
9
3. Thema’s impactanalyse eHerkenning Dit hoofdstuk beschrijft de belangrijkste thema’s die met de begeleidingscommissie vastgesteld zijn. Per thema is de situatie geanalyseerd en zijn acties benoemd om geconstateerde knelpunten op te lossen. Deze acties zijn vormgegeven en voorzien van actiehouders door de begeleidingscommissie. Op basis van diverse interviews hebben we de impact onderverdeeld in vijf hoofdthema’s. Per hoofdthema hebben we gekeken welke belemmeringen er kunnen zijn om eHerkenning succesvol te implementeren. De vijf hoofdthema’s die behandeld worden, zijn: • • • • •
bruikbaarheid organisatie- en procesinrichting implementeerbaarheid en ondersteuningsbehoefte kosten en baten techniek
3.1. Bruikbaarheid Het middel eHerkenning op zichzelf biedt nog geen voordelen voor ondernemers. Alleen in combinatie met digitale dienstverlening leidt deze bouwsteen tot resultaat. Dit maakt dat de bouwsteen bij management en bestuur niet altijd juist op waarde wordt geschat. Gemeenten zijn op zoek naar de diensten waar eHerkenning een toegevoegde waarde kan bieden. Gefaseerd invoeren, is op basis van reeds opgedane ervaring aan te bevelen. Een geprioriteerde productenlijst kan hier handvatten voor bieden. Een bijkomend vraagstuk is het per product moeten vaststellen van het authenticatieniveau. Het verdient aanbeveling om dit niet per gemeente opnieuw vast te stellen. Verder is het van belang dat andere partijen naast gemeenten eHerkenning gaan gebruiken. Op dit moment is eHerkenning nog relatief onbekend bij ondernemers (31.000 middelen uitgegeven, voornamelijk aanvragen bij Agentschap.nl). Bij gemeenten leeft het beeld dat een ondernemer voor een enkele vergunningaanvraag niet direct genegen is tot het aanschaffen van een middel, zeker niet als het authenticatieniveau (en daarmee de prijs) hoog is. Voor ondernemers die regelmatig zaken doen met de overheid ligt dit anders. Voor bijvoorbeeld ondernemers die werken in de openbare ruimte, zoals steigerbouwers, verhuizers en aannemers, of begrafenisondernemers is de afname in het aantal tripjes naar het vergunningenloket zeer wenselijk. Verder wordt in de ontwikkeling van het middel eHerkenning rekening gehouden met het identificeren van bepaalde beroepen. Dit is nu nog niet mogelijk maar kan op termijn leiden tot aanzienlijke besparingen. Bijvoorbeeld in de afhandeling van inzage GBA door derden (verzoeken van notarissen en advocaten om informatie uit de GBA). Dit soort verzoeken kan in aantal hoog oplopen; inzet van eHerkenning kan een vereenvoudiging van dit proces betekenen. Verder is er nog geen oplossing voor het omgaan met buitenlandse bedrijven en organisaties die niet in Nederland zijn gevestigd, bijvoorbeeld ambassades. Koppelingen met basisregistraties zijn van toegevoegde waarde voor digitale dienstverleningsprocessen. Met name de prefill van formulieren functionaliteit (voorinvullen van authentieke gegevens) betekent een grote stap in dienstverlening én betere processen. Een deel van deze gegevens komt uit de gemeentelijke basisadministraties, bedrijfsgegevens komen uit het nieuwe handelsregister (NHR). Dergelijke prefill-functionaliteiten vragen om een geautomatiseerde koppeling (applicatie-applicatie), deze is voor het NHR nog niet beschikbaar. Een dusdanige
10
koppeling met het NHR is nu echter niet randvoorwaardelijk om diensten aan te sluiten op eHerkenning2. Een aantal gemeenten heeft eHerkenning al in gebruik en werkt met de bestaande mogelijkheden om bedrijfsgegevens in te zien (data-abonnement of online inzage). De verwachting is wel dat grootschalige implementatie een vlucht neemt op het moment dat NHR gekoppeld kan worden (bij voorkeur als webservice op basis van StUF) met digitale diensten die gemeenten leveren. Op dit moment is het nog onvoldoende duidelijk wanneer en op welke manier de Kamer van Koophandel gaat voorzien in dergelijke koppelingen. Voorgestelde acties: 1. Opstellen top 10 van producten die met eHerkenning ontsloten kunnen worden, inclusief gestandaardiseerd authenticatie niveau 2. Toegevoegde waarde van eHerkenning (als onderdeel van digitale dienstverlening) onder de aandacht brengen bij Bestuurders gemeente (lastenverlichting gemeente en ondernemers) 3. Beschikbaar stellen van hulpmiddelen aan gemeenten om eenvoudig business cases te maken voor eigen kansrijke processen. Dit kan vervolgens ook gebruikt worden om Bestuur en Management van een gemeente inzicht te bieden in voordelen.
3.2. Organisatie- en procesinrichting Binnen dit thema komt de interne toepassing van eHerkenning aan bod. Gemeenten hebben behoefte aan voorbeelden hoe eHerkenning wordt ingezet en welke gevolgen dat heeft voor de interne processen. Het middel eHerkenning wordt van toegevoegde waarde gezien voor digitale dienstverlening zoals dit ook voor DigID geldt. De doorwerking op de werkprocessen van een online geauthentiseerde aanvraag zijn nog onvoldoende in kaart gebracht. Met behulp van de reeds opgedane ervaring, zowel met eHerkenning als DigID, kunnen de gevolgen voor het werkproces op hoofdlijnen in kaart worden gebracht, alsmede de mogelijke juridische implicaties van een andere manier van aanvragen Voorgestelde actie: 4. Uitwerken procesmodellen top 10 producten door het aanvraag- en behandelproces te modelleren. Hierbij dient ook aandacht te worden geschonken aan juridische implicaties.
3.3. Implementeerbaarheid en ondersteuningsbehoefte De behoefte aan ondersteuning ligt met name op het praktische vlak. Over het nut is iedereen het wel eens, over de noodzaak ook (zij het dat de focus over het algemeen op de dienstverlening aan de burger ligt en niet de ondernemer). Gemeenten zijn niet helemaal zeker hoe ze de implementatie ter hand moeten nemen en hoe te communiceren over de resultaten (zowel intern als extern). Een van de manieren om de reeds opgedane ervaring van de aangesloten gemeenten breder beschikbaar te maken, is via een generiek stappenplan. Gemeenten geven aan behoefte te hebben aan een gemeentelijk stappenplan. Dit stappenplan moet getoetst zijn bij voorlopers en aandacht hebben voor zowel proces, inhoud als techniek. Daarnaast moet ook de rol van de leveranciers benadrukt worden. Gemeenten (en met name de kleinere) zijn vaak zeer afhankelijk van hun (frontoffice) leveranciers. Deze leveranciers hebben inmiddels al veel ervaring opgedaan met de koppeling van eHerkenning aan verschillende gemeentelijke processen. Het wordt hierdoor eenvoudiger om processen digitaal te ontsluiten in een nieuw aan te sluiten gemeente.
2 In elk geval nu nog niet; per 1 juli 2014 zal er wel exclusief gebruik moeten worden gemaakt van de gegevens uit het NHR en wordt de geautomatiseerde koppeling met deze basisregistratie randvoorwaardelijk
11
Voorgestelde actie: 5. Gemeenten wijzen op communicatietoolkit van programmabureau eHerkenning voor zowel communicatie naar gemeenten, als binnen gemeenten, als naar ondernemers 6. Stel als KING/Operatie NUP met de aangesloten gemeenten en het programmabureau een stappenplan op, waarin tot uitdrukking komt welke (implementatie)acties volgtijdelijk moeten worden uitgevoerd (wie, wat, wanneer en hoe)
3.4. Kosten en Baten De kosten van de invoering van het eHerkenningsmiddel lopen uiteen, afhankelijk van de grootte van de gemeente en het aantal aanpassingen dat een gemeente moet doen om zijn processen digitaal aan te bieden. Er zijn verschillende prijsmodellen mogelijk, omdat ervoor gekozen is om het aanbod van eHerkenningsmiddelen over te laten aan de markt. De kosten die een gemeente moet maken voor aanpassing van haar digitale loket en de bijbehorende proceswijzigingen zijn afhankelijk van de gemeentelijke configuratie. Vanwege het gebrek aan inzicht in kosten en baten vragen gemeenten om een business case voor eHerkenning. Letterlijk gesteld pakt deze altijd positief uit als het aansluiten bij eHerkenning wordt afgewogen tegen het ontwikkelen van een eigen authenticatievoorziening. De eigenlijke vraag hier is echter een businesscase op digitale dienstverlening aan ondernemers. Dit valt buiten de scope van deze impactanalyse, maar kan de invoering en toepassing van eHerkenning wel degelijk positief beïnvloeden. Ter indicatie kan worden gesteld dat een gemeente van een gemiddelde grootte ongeveer € 250,per maand betaalt voor de eHerkenningsmakelaar. Dit komt neer op € 3.000,- structureel. Andere structurele kosten zullen ontstaan zodra de koppeling met het NHR mogelijk is. Dit is een vast bedrag van ongeveer € 1,80 per bevraging (is nu nog € 2,50). Verder zullen er nog incidentele kosten worden gemaakt om formulieren aan te passen en te ontsluiten en om koppelingen te realiseren. Dit is afhankelijk van de gekozen leverancier en het aantal formulieren. De toevoeging van eHerkenning aan bestaande vormen van dienstverlening kan wel worden uitgedrukt in reductie van administratieve lasten (kosten aan ondernemerszijde) en bestuurlijke lasten (kosten aan overheidszijde). Een dergelijke berekening kan als onderbouwing worden aangevoerd voor het breder inzetten van eHerkenning. Dit kan leiden tot draagvlak bij Bestuur en Management. In actie 33 wordt hier invulling aan gegeven. Voorgestelde acties: 7. Uitwerken administratieve en bestuurlijke lastenreductie op basis van eHerkenning voor de top 10 producten
3.5. Techniek Het invoeren van eHerkenning moet in ieder geval aansluiten bij de gekozen front-office oplossing van de gemeente. Indien de gemeente daarvoor kiest, kan ook rechtstreeks gekoppeld worden aan mid- of zelfs backofficevoorzieningen, om daarmee bijvoorbeeld statusinformatie of dossierinzage mogelijk te maken. Belangrijke aandachtspunten hierin zijn de afhankelijkheid van gemeenten van (front-office) leveranciers, beveiliging en koppelen aan gegevens van basisregistraties (niet alleen NHR, maar ook gemeentelijke basisregistraties, afhankelijk van de aangeboden dienst). Er is bij gemeenten nog veel onduidelijkheid over de gevolgen van invoering van eHerkenning. Om de gevolgen van digitale authenticatie inzichtelijk te maken, kunnen voorbeeldproducten worden 3 Beschikbaar stellen van hulpmiddelen aan gemeenten om eenvoudig business cases te maken voor eigen kansrijke processen. Dit kan vervolgens ook gebruikt worden om Bestuur en Management van een gemeente inzicht te bieden in voordelen.
12
uitgewerkt (aanvragen van een evenementenvergunning, inzage WOZ-waarde bedrijfspand). Hierbij moet opgemerkt worden dat gemeenten met DigID al de nodige ervaring op dit vlak hebben opgedaan. De belangrijkste belemmering binnen dit thema is het uitfaseren van eigen authenticatiemiddelen. Gemeenten hebben hier mogelijk op verschillende plaatsen binnen hun organisatie middelen voor. Een centraal overzicht ontbreekt vaak, mede doordat een deel van de dienstverlening uitbesteed kan zijn (administratiekantoor of samenwerkingsverband dat gemeentelijke belastingen en WOZactiviteiten uitvoert). Wat betreft het bedienen van buitenlandse ondernemers is het zelfs onmogelijk. Voorgestelde actie: 8. Uitwerken voorbeeldprocessen uit de Top 10 (op basis van de aanpak uit het ketenboek) in combinatie met de zaaktypecatalogus. 9. In communicatie- en implementatiehandreiking aandacht voor uitfaseren eigen authenticatiemiddel(en) inruimen.
13
4. Conclusies en aanbevelingen 4.1. (grootschalige) implementeerbaarheid Een positief oordeel over (grootschalige) implementeerbaarheid kan alleen worden gegeven op grond van voldoende praktijkervaring met de bouwsteen. Die praktijkervaring is in het geval van eHerkenning in een tiental gemeenten op individueel productniveau voorhanden. Dat is voldoende voor een positief oordeel over de aanschaf en het gebruik van de voorziening. Het aansluiten op eHerkenning is volgens deze gemeenten niet erg moeilijk en behelst met name een technische koppeling. Deze technische koppeling wordt veelal tot stand gebracht door een aanpassing in de software van de front-office leverancier, in samenwerking met de herkenningsmakelaar. De beperking voor grootschalig gebruik binnen elke afzonderlijke organisatie zit in het feit dat gemeenten opzien tegen het (op grote schaal) digitaliseren van processen ten behoeve van ondernemers. Deze belemmering staat los van de implementeerbaarheid van de bouwsteen in elke afzonderlijke gemeente. Echter, de ervaring leert ook dat gemeenten besluiten over te gaan tot digitalisering op het moment dat dit intern als nuttig wordt ervaren en het daadwerkelijk tot efficiencyverbeteringen leidt en de (digitale) dienstverlening verbeterd. Om tot een optimale verbetering te komen, wordt in dat geval ook een koppeling gewenst met de benodigde basisregistraties en worden dienstverlenende elementen als afspraak, signing en eBetalen toegevoegd aan de wensenlijst. We willen benadrukken dat deze zaken de dienstverlening en het interne proces verbeteren, maar ze zijn niet randvoorwaardelijk voor de invoering van eHerkenning. Wij concluderen dat eHerkenning volledig en goed implementeerbaar is, en dat er voor gemeenten geen technische, organisatorische of juridische barrières bestaan om aan te sluiten op de bouwsteen. Tegelijkertijd constateren we dat de volwassenheid van digitale dienstverlening aan bedrijven door gemeenten dermate beperkt is, dat een grootschalig gebruik van de ondersteunende bouwsteen eHerkenning op korte termijn nog niet in zicht is. Zinvolle inzet van eHerkenning kan alleen als een gemeente beschikt over (vormen van) digitale dienstverlening. De invoering van eHerkenning kan gefaseerd: een enkel proces of een beperkte doelgroep kan al voldoende reden zijn om een eerste stap te zetten. Veel gemeenten geven aan dat de inzage van de WOZ-gegevens middels DigID eenvoudig digitaal ontsloten kan worden voor particulieren. Dat zou betekenen dat deze digitale dienst ook relatief makkelijk met het eHerkenningsmiddel ontsloten kan worden. Daarmee zou de resultaatverplichting voor gemeenten een positieve impuls krijgen. Een ander product kan de aangifte van overlijden zijn. Dit gebeurt door de begrafenisondernemer, die per gemeente geen grote doelgroep vertegenwoordigt, maar wel een hoog volume in jaarlijkse transacties kent. Dit zijn twee voorbeelden van hoog volume interactie met de gemeente die tot lastenverlaging leidt voor zowel gemeente als ondernemer. De stand van de gemeentelijke dienstverlening draagt bij aan grootschalige succesvolle implementatie. Dit kan worden gestimuleerd door gemeenten te helpen met het maken van keuzes door te voorzien in geprioriteerde productselectie in de vorm van de Top 10 en een mogelijkheid om kosten en baten inzichtelijk te maken, desgewenst op productniveau.
4.2. Haalbaarheid resultaatverplichting De resultaatverplichting bestaat uit twee delen: Per 1 januari 2015 zijn alle gemeenten aangesloten op eHerkenning. Alle eigen (zijnde niet-DigID of -eHerkenning) middelen voor het identificeren en autoriseren van burgers en bedrijven zijn uitgefaseerd.
14
Op basis van de uitgevoerde impactanalyse leidt dit tot de volgende conclusie: 1) Aanschaf van eHerkenning is geen probleem, er zijn geen belemmeringen om het middel te verkrijgen. eHerkenning als middel op zich heeft echter geen toegevoegde waarde, het gaat om de inzet bij digitale dienstverlening; 2) Uitfaseren van eigen authenticatie kan een probleem zijn als er geen overzicht van huidige oplossingen per gemeente beschikbaar is. Verplichte overgang naar eHerkenning kan problematisch worden als de gemeente er zelf geen grip op heeft (bijvoorbeeld bij een samenwerkingsverband); Op basis van het voorgaande concluderen wij dat de resultaatverplichting kan worden gehaald, met uitzondering van de uitfasering van authenticatiemiddelen ten behoeve van buitenlandse ondernemers. Er zijn geen externe factoren die invoering belemmeren. Afzonderlijke gemeenten kunnen eHerkenning invoeren én gebruiken conform de resultaatverplichting.
4.3. Aanbevelingen Om de kans te vergroten dat minimaal tachtig procent van de gemeenten voldoet aan het halen van de resultaatverplichting, zouden de volgende zaken moeten worden opgepakt: • • • • •
Inzicht verschaffen in planning NHR: StUF koppeling NHR geeft mogelijkheid tot prefill ondernemersgegevens Top 10 opstellen van kansrijke processen die kunnen worden ontsloten met eHerkenning Tool ter beschikking stellen op basis waarvan gemeente zelf business case kan maken per product Implementatiehandreiking (op basis van ervaringen andere gemeenten) opstellen en ontsluiten Communiceren: begin met een enkelvoudig product en ervaar als gemeente het middel; leidt tot lastenverlichting bij gemeenten en ondernemers
15
Bijlage 1 Overzicht betrokkenen Begeleidingscommissie Naam
Gemeente
Functie
Amsterdam
Mariane ter Veen
Projectmanager eHerkenning
Rotterdam
Joke Becu
informatiemanager dienstverlening
Zoetermeer
Annette de Croo
Projectmanager digitale publiekshal
Huizen
Klaas Benschop
Projectleider dienstverlening
Rheden
Marijke Rijksen
Adviseur informatiemanagement
Zwolle
Andre Daalmeijer
I&A coördinator
Oost- en Weststellingwerf
Edmond van der Lende
MidOffice beheerder
Alkmaar
Roel van der Vlugt
ICT adviseur
PinkRoccade
Hans Roszbach
productmanager midoffice
PinkRoccade
Jouke Schrover
KCC en loketten
QuoVadis
Patrick Beckman Lapré
eHerkenning middelenleverancier
iWelcome
Fred Hendriks
eHerkenningsmakelaar
Kodision
Tessa Evers
accountmanager
SIM
Jelmer van der Windt
productmanager
Gemeenten
Leveranciers
Ministeries en koepelorganisaties Programmabureau eHerkenning Marc Schuil
Adviseur eHerkenning
Dimpact
Martin de Bijl
Adviseur innovatie
VNG
Paul Piccauly
Adviseur informatiebeleid
KING
Bart Geerdink
Coördinator e-diensten
Overzicht geïnterviewde personen eHerkenning Naam
Gemeente
Functie
Danny Bongers
Rotterdam
projectleider dienstverlening
Joke Becu
Rotterdam
informatiemanager dienstverlening
Louis Stroek
Edam-Volendam
gegevens/ketenbeheerder
Wim Runderkamp
Edam-Volendam
wethouder
Kees Springer
Edam-Volendam
I&A adviseur
Marcella Wiffrie
Edam-Volendam
contactpersoon bedrijvenplatform
Edmond van der Lende
Weststellingwerf
MidOffice beheerder
Arnold Janssen
Uden
Midoffice beheerder
Walter Hartmann
Kempengemeenten
directeur
Gijs van Duijn
Amersfoort
projectleider dienstverlening
Annette de Croo
Zoetermeer
projectleider dienstverlening
Mariane ter Veen
Amsterdam
projectleider eHerkenning
Bart Geerdink
KING
coördinator eDiensten
Paul Piccauly
VNG
senior adviseur informatiebeleid
Marc Schuil
ICTU
projectleider eHerkenning
16
Bijlage 2 Aansluiting gemeenten eHerkenning Gemeente
Status
Rotterdam
Aangesloten
Tilburg
Aangesloten
Zwolle
Aangesloten
Rijssen-Holten
Aangesloten
Hardenberg
Aangesloten
Q1 2012 Zoetermeer
Aangesloten
Woerden
Aan het implementeren
Breda
Aan het implementeren
Enschede
Aan het implementeren
Huizen
Aan het implementeren
Coevorden
Aangesloten
Barendrecht
Aan het implementeren
Barneveld
Aan het implementeren
Gulpen-Wittem
Aan het implementeren
Midden-Delfland
Aan het implementeren
Uden
Aan het implementeren
Veere
Aan het implementeren
Q2 2012 Alkmaar
Aan het implementeren
Amsterdam
Aan het implementeren
Den Haag
Aan het implementeren
Groningen
Aan het implementeren
Utrecht
Aan het implementeren
Alphen aan den Rijn GovUnited (Gem. Rheden)
Aangesloten Aan het implementeren
17
Bijlage 3: Acties # Blz. Actie
1
11
2
11
3
11
4
11
5
12
6
12
7
12
8
13
9 13
Opstellen top 10 van producten die met eHerkenning ontsloten kunnen worden, inclusief gestandaardiseerd authenticatie niveau Toegevoegde waarde van eHerkenning (als onderdeel van digitale dienstverlening) onder de aandacht brengen bij Bestuurders gemeente (lastenverlichting gemeente en ondernemers) Beschikbaar stellen van hulpmiddelen aan gemeenten om eenvoudig business cases te maken voor eigen kansrijke processen. Dit kan vervolgens ook gebruikt worden om Bestuur en Management van een gemeente inzicht te bieden in voordelen. Uitwerken procesmodellen top 10 producten door het aanvraag- en behandelproces te modelleren. Hierbij dient ook aandacht te worden geschonken aan juridische implicaties. Gemeenten wijzen op communicatietoolkit van programmabureau eHerkenning voor zowel communicatie naar gemeenten, als binnen gemeenten, als naar ondernemers Stel als KING/Operatie NUP met de aangesloten gemeenten en het programmabureau een stappenplan op, waarin tot uitdrukking komt welke (implementatie)acties volgtijdelijk moeten worden uitgevoerd (wie, wat, wanneer en hoe) Uitwerken administratieve en bestuurlijke lastenreductie op basis van eHerkenning voor de top 10 producten Uitwerken voorbeeldprocessen uit de Top 10 (op basis van de aanpak uit het ketenboek) in combinatie met de zaaktypecatalogus. In communicatie- en implementatiehandreiking aandacht voor uitfaseren eigen authenticatiemiddel(en) inruimen.
Voorgestelde actiehouder
Betrokken partijen
Deadline
Operatie NUP
KING, gemeenten
31-‐10-‐12
VNG
KING, gemeenten
31-‐12-‐12
Operatie NUP
KING, gemeenten
31-‐10-‐12
KING
VNG, gemeenten, operatie NUP
31-‐3-‐13
Operatie NUP
KING, programma eHerkenning
31-‐10-‐12
Operatie NUP
KING, gemeenten, programma eHerkenning, Leveranciers
31-‐10-‐12
Operatie NUP
Gemeenten, KING
31-‐3-‐13
Operatie NUP
KING, gemeenten
31-‐10-‐12
KING
Programma eHerkenning, Operatie NUP, gemeenten
31-‐10-‐12
18
