IM

Productencatalogus BB/BV/IM

Datum: Versie: Vastgesteld d.d.: Directeur BB/BV Handtekening

9 december 2013 1.1 5 december 2013

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM

Universiteit Leiden Datum: 9 december 2013

Versie: 1.1

Pagina 2 van 18

Inhoudsopgave 1. Algemene bepalingen 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7.

Inleiding Opzet Verantwoordelijkheden & rollen IM Verantwoordelijkheden faculteiten en eenheden Het productaanbod Bewaken kwaliteit Klachtenprocedure

2. Nadere uitwerking producten en diensten IM Box 1 Voorbereiding van en advisering over (strategisch) informatiebeleid Box 2 Projectmanagement universiteitsbrede projecten Box 3 Programmamanagement universiteitsbrede programma’s Box 4 Beleidsontwikkeling over (strategisch) informatiebeleid Box 5 Monitoring informatiebeleid Box 6 Opdrachtgeverschap Box 7 ICT-coördinatie Bestuursbureau Box 8 Begroting werkbudget automatisering en vernieuwingsfonds Box 9 Secretarisfunctie Box 10 Redactie medewerkersportal en PhDportal Box 11 Centraal aanspreekpunt en vertegenwoordiging Box 12 Cijfers m.b.t. onderzoek en onderwijs Box 13 Cijfers m.b.t. bedrijfsvoering Box 14 Definitiebeheer, advies en gegevenslevering m.b.t. cijfers Bijlage 1. Verklarende woordenlijst Bijlage 2. Organogram Bestuursbureau Bijlage 3. Contactgegevens IM

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


Versie: 1.1

Pagina 3 van 18

1. Algemene bepalingen 1.1. Inleiding Met de productencatalogus geeft de afdeling Informatie Management (IM) van de Directie Bedrijfsvoering van het Bestuursbureau een overzicht van haar producten en diensten, alsmede de kaders waarbinnen de productie en dienstverlening plaatsvindt. 1.2. Opzet Deze productencatalogus is een weergave van de producten en diensten die IM levert. Ieder product is gedefinieerd in een box. Hierin wordt beschreven welke producten door IM worden geleverd, inclusief de daaraan gekoppelde kwaliteitsindicatoren en voorwaarden (inputeisen). Alles wat er ‘achter de schermen’ gebeurt, wordt niet weergegeven. 1.3. Verantwoordelijkheden & rollen IM IM is onderdeel van de directie Bedrijfsvoering van het Bestuursbureau. De directie Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het voorbereiden van het beleid van het College van Bestuur (CvB) op het terrein van financiën, personeel, ICT en audits. Tevens adviseert men het CvB op het terrein van nieuwe taken en bedrijfsplannen. De directie Bedrijfsvoering draagt zorg voor het uitvoeren en ontwikkelen van de planning & control-cyclus op het gebied van bedrijfsvoering en bevordert professionele en integrale ondersteuning van het centrale en decentrale bestuur. Daartoe wordt nauw samengewerkt met de administraties van de faculteiten en met de expertisecentra. De afdeling IM is verantwoordelijk voor de voorbereiding van het universiteitsbrede informatiebeleid, waaronder informatiebeveiliging en de meerjarige ICT-projectenplanning. Ook de realisatie van vernieuwingsprojecten vindt onder verantwoordelijkheid van de afdeling plaats. Daarnaast is IM verantwoordelijk voor de financiële exploitatie van de concernsystemen. Naast de taken rondom het informatiebeleid, is IM ook verantwoordelijk voor bestuurlijke informatie. Dat behelst het verzamelen, analyseren en rapporteren van gegevens over de prestaties op diverse aandachtsgebieden, om het management tijdig te voorzien van informatie over bijvoorbeeld de bestuurs- en prestatieafspraken. Onder de vlag van bestuurlijke informatie worden ook functioneel beheertaken van E-reports en Business Objects uitgevoerd. Tot slot is ook de webredactie van de medewerkers- en PhDportal bij IM ondergebracht. Het kader voor de invulling van deze verantwoordelijkheden wordt bepaald door het CvB dan wel door externe factoren (weten regelgeving en landelijk beleid voor onderwijs en onderzoek). Bij de invulling van de verantwoordelijkheden worden de volgende vijf rollen onderscheiden: 1. 2. 3. 4. 5.

Beleidsvorming over strategisch informatiebeleid Advisering over strategisch informatiebeleid en bestuurlijke informatie Regievoering informatievoorziening Bewaking op vastgesteld informatiebeleid en op regelgeving Project- en programmamanagement

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


Versie: 1.1

Pagina 4 van 18

Ad 1. IM neemt het voortouw in de ontwikkeling en vaststelling van informatiebeleid en informatiebeveiligingsbeleid, op verzoek van het College van Bestuur of op eigen initiatief, naar aanleiding van interne behoefte (faculteiten en eenheden, (functioneel)beheerders en shared service organisaties) dan wel naar aanleiding van externe factoren (weten regelgeving, ontwikkelingen in het speelveld). Ad 2. IM adviseert het College van Bestuur over de ICT-aspecten van beleidsvoornemens die aan het College worden voorgelegd, voor zover relevant. IM adviseert ook de faculteiten en eenheden gevraagd en ongevraagd over het universiteitsbrede strategische informatiebeleid. Daarnaast adviseert IM de eenheden over informatiebeveiliging en over het gebruik van de bestuurlijke informatie in de rol van informatiemakelaar. Ad 3. IM voert op tactisch/strategisch niveau de regie over de informatievoorziening van de Universiteit. De regie is erop gericht om op het gebied van ICT op centraal en decentraal niveau een maximale bijdrage te leveren aan de strategie van de universiteit. De regiefunctie omvat: • Projectportfoliomanagement: het opstellen, afstemmen en monitoren van het ICTmeerjarenplan en de bijbehorende projectenkalender • Vraagbundeling met de eenheden over universiteitsbrede behoeften en ontwikkelingen (inclusief ICT&Onderwijs) • Vertaling van de strategische beleidsonderwerpen naar opdrachten en projecten • Bewaking van de ICT-kosten voor zowel projecten als de exploitatie van concernsystemen • Richting geven en kaders stellen voor de concernsystemen Ad 4. IM rapporteert over de realisatie van de prestatie- en bestuursafspraken, door het maken van kengetallenrapportages en de bestuursmonitor. Ook voert IM audits uit in het kader van de informatiebeveiliging en bewaakt IM het informatiebeleid. Daaronder vallen onder andere toepassing van architectuur en sourcing. Zo nodig worden afwijkingen van het beleid besproken met de faculteit of eenheid dan wel wordt het College van Bestuur in kennis gesteld. Ad 5. IM voert zowel programmamanagement als projectmanagement uit voor universiteitsbrede informatiseringsprojecten. Een informatiseringsproject is universiteitsbreed als het een proces ondersteunt dat door (bijna) alle faculteiten en eenheden wordt gebruikt. Daarbij bewaakt en faciliteert IM het proces. IM hanteert de volgende definities van programma- en projectmanagement: Programmamanagement is een langdurige organisatie ter realisatie van een strategisch doel. Concreet gaat het over het coördineren van een groep van verwante projecten. Projectmanagement omvat een tijdelijke organisatie met een concreet doel. Daarvoor zijn resultaten en activiteiten gepland die meetbaar zijn in tijd, geld en resources.

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


Versie: 1.1

Pagina 5 van 18

IM onderhoudt voor de invulling van de bovengenoemde verantwoordelijkheden en rollen nauwe functionele banden met de faculteiten en expertisecentra. Voor haar taak inzake informatiemanagement onderhoudt IM in het bijzonder werkrelaties met de bij de faculteiten en eenheden aangestelde informatiemanagers, de hoofden FB en het ISSC. Het periodieke platform IM, onder voorzitterschap van het hoofd IM, is het gezamenlijke platform waar de beleidsvoorbereiding en vraagbundeling met de faculteiten en eenheden plaatsvindt. Voor bestuurlijke informatie vindt de afstemming plaats in de Programmacommissie Bestuurlijke Informatie.

1.4. Verantwoordelijkheden faculteiten en eenheden De faculteiten en eenheden zijn verantwoordelijk voor de toepassing van het informatiebeleid binnen de door het College van Bestuur vastgestelde kaders; de faculteiten en eenheden leveren ook een bijdrage aan de totstandkoming van de kaders door inbreng bij de opstelling hiervan in relevante gremia zoals de Programmacommissie Bestuurlijke Informatie, het Platform IM, overleg Functioneel Beheerafdelingen/ISSC/IM, Onderwijsberaad, Begeleidingscommissie ICT (BCI), Overleg Bedrijfsvoering Faculteiten (OBF), Overleg Bedrijfsvoering (OBV) en Bestuursberaad. De faculteiten en eenheden vullen hun verantwoordelijkheid voor de toepassing van het informatiebeleid in de context van deze producten- en dienstencatalogus in, door te zorgen voor een tijdige en kwalitatief goede input. Ook voor bestuurlijke informatie en webredactie zijn de faculteiten en eenheden verantwoordelijk voor een tijdige en kwalitatief goede input. De eisen die aan de input worden gesteld zijn opgenomen in deze producten- en dienstencatalogus.

1.5. Het productaanbod Het productaanbod van IM wordt samengesteld na inventarisatie van vragen vanuit de faculteiten en eenheden, na analyse van relevante documentatie (ICT-meerjarenplan, werkplan) alsmede op grond van eigen verantwoordelijkheid en initiatief. Vaststelling van de productencatalogus vindt plaats door de directeur Bedrijfsvoering van het Bestuursbureau. Wanneer een verandering in producten daartoe aanleiding geeft, wordt de productencatalogus herzien en opnieuw vastgesteld door de directeur Bedrijfsvoering van het Bestuursbureau.

1.6. Bewaken kwaliteit Bij een beoordeling van kwaliteit hoort de mogelijkheid om die kwaliteit objectief te kunnen meten en resultaten inzichtelijk te maken. Daarom worden er kwaliteitsindicatoren geformuleerd, die zijn gericht op outputsturing. Deze indicatoren vormen de basis voor beoordeling en bewaking van de geleverde producten. Tijdens de evaluatiemomenten zoals vastgelegd in deze catalogus wordt de afgesproken en geleverde dienstverlening geëvalueerd. De beoordeling van het functioneren van de afdeling ligt primair bij de directeur Bedrijfsvoering. Input voor de beoordeling wordt verkregen van onder meer de portefeuillehouder CvB, de directeuren Bedrijfsvoering van de faculteiten en eenheden en de directeuren van de expertisecentra en de afdelingen van het bestuursbureau.

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


Versie: 1.1

Pagina 6 van 18

1.7. Klachtenprocedure Klachten op het gebied van de dienstverlening van IM worden zoveel mogelijk in goed overleg tussen betrokkenen opgelost. Bij aanvang van de samenwerking worden afspraken gemaakt over de samenwerking en de inbreng van de betrokken partijen, hetgeen mede bedoeld is om klachten zoals hierboven bedoeld te voorkomen. Mochten klachten niet op afdoende wijze kunnen worden afgewikkeld in het overleg tussen de medewerker van IM en de afnemer van de dienst of het product, dan is het eerstvolgende escalatieniveau het hoofd IM. Indien klachten niet op afdoende wijze kunnen worden afgewikkeld op het niveau van hoofd IM, dan is het eerstvolgende escalatieniveau dat van de directeur Bedrijfsvoering van de faculteit of eenheid c.q. directeur expertisecentrum en de directeur Bedrijfsvoering Bestuursbureau.

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


Versie: 1.1

Pagina 7 van 18

2. Nadere uitwerking producten en diensten IM Box 1 Voorbereiding van en advisering over (strategisch) informatiebeleid Productbeschrijving: het voorbereiden van en adviesgeven over informatievoorziening, informatiebeveiliging en contentstrategie Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode - Voorbereiding van en • Tijdigheid • Beoordelingscriteria • Acceptatie advies over projectenafgewogen stakeholders • Volledigheid kalender • Binnen de • Consistentie - Voorbereiding van en afgesproken termijn • Aanvaardbaarheid advies over begroting • Stakeholders stakeholders werkbudget accepteren het automatisering en advies vernieuwingsfonds - Advies over informatiebeveiliging - Advies over contentstrategie medewerkersportal - Gevraagd en ongevraagd overig advies • Aantal • Medewerkers zijn - Initiëren en coördineren • Vergrote kennis incidenten zich bewust van het veilig acties t.b.v. vergroten belang van informatiegebruik bewustwording informatiebeveiligi informatiebeveiliging ng Inputeisen * Informatiebeveiligingsbeleid * Baseline informatiebeveiliging * Actuele informatie over beveiligingsdreigingen

Box 2 Projectmanagement universiteitsbrede informatiseringsprojecten Productbeschrijving: het opzetten en beheren van tijdelijke projectorganisaties met concrete doelen, met resultaten die meetbaar zijn in tijd, geld en resources Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode • Tijdigheid *Projectvoorstellen • Consensus • Tussentijdse feedback • Volledigheid * Projectaanvraag opdrachtgever van opdrachtgever en • Binnen budget * PID en stakeholders stakeholders • Afgesproken * Rapportages over kwaliteit • Evaluatie na afloop functionaliteit * Projectdeliverables en risico's van het betreffende wordt geleverd * Planning bewaken • Realisatie project • Tevredenheid * Budget bewaken binnen • Budgetrapportages opdrachtgever en * Communicatie met vastgestelde • Planningsrapportages waar relevant: stakeholders, stuurgroep marges • Werkgroeprapportages tevredenheid eindgebruiker opdrachtgevers planning

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


* Evaluatie * Werkgroepen leiden * Proces faciliteren en bewaken * Opdrachtgeverschap naar interne en externe leveranciers Inputeisen

Pagina 8 van 18

Versie: 1.1

•

Realisatie binnen vastgestelde marges budget

* Duidelijk omschreven opdracht van opdrachtgever * Input van (een vertegenwoordiging van) de direct betrokken stakeholders (o.a. proceseigenaren, systeemeigenaren) * Projectmedewerkers met relevante kennis en vaardigheden * Competenties zoals beschreven in UFO-profiel projectmanager

Box 3 Programmamanagement universiteitsbrede programma’s Productbeschrijving: het opzetten en beheren van een langdurige organisatie ter realisatie van een strategisch doel Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode * Realiseren doelstellingen • Tijdigheid • Alle partijen weten • Doorlopend • Duidelijke * Borgen doelstellingen wat er wanneer van afstemmen communicatie * Regie proces hen verwacht wordt stakeholders en • Gedragen * Communicatie met • Programmaprogrammabesluitvorming directeuren, stuurmanager, manager groepen, bestuurders, projectleiders en • Realisatie lijnmanagers, projectprojectbetrokkenen doelstellingen leiders voldoende * Creëren ondersteund in het randvoorwaarden voor proces projectmanagers Inputeisen * Mandaat om de gedefinieerde organisatiedoelstellingen te realiseren binnen een programma * Voor aanvang afspraken over de inrichting en rollen van de regieorganisatie van betrokken partijen * Projectleiders met relevante kennis en vaardigheden * Input van (een vertegenwoordiging van) direct betrokken stakeholders

Box 4 Beleidsontwikkeling over (strategisch) informatiebeleid Productbeschrijving: het vormgeven, afstemmen en doen vaststellen van beleid over informatievoorziening en informatiebeveiliging Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode - ICT-meerjarenplan • Tijdigheid • Consensus • Vaststelling komend jaar stakeholders CvB • Volledigheid - Innovatievoorstellen • Relevantie • 1 keer per 4 jaar • Acceptatie - Beleidsnotitie • Toekomstherzien stakeholders

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


informatiebeveiligingsbeleid - Beleidsnotitie baseline informatiebeveiliging - Overige beleidsnotities - Input informatiebeveiliging voor business continuity plan - Gedragscode - Dreigingsanalyse Inputeisen

Versie: 1.1

• • •

Pagina 9 van 18

bestendigheid Consistentie Beleidsvoorstellen gedragen door stakeholders Voortgang innovatie

* Strategisch plan Universiteit Leiden * ICT-meerjarenplan lopende jaar * SURF-analyses * Input informatiemanagers, hoofden functioneel beheer en facultaire security officers * Code voor Informatiebeveiliging * Wetgeving * Overzicht van concernsystemen

Box 5 Monitoring informatiebeleid Productbeschrijving: het borgen van beleid over informatievoorziening en informatiebeveiliging Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode - Gevraagd en ongevraagd • Aanvaardbaarheid • Conform • Acceptatie CvB stakeholders advies aan CvB vastgesteld beleid • Goede verdeling • Eind van het jaar • Projectmonitor - Project Portfolio beschikbare 90% van de Management resources vastgestelde - Contractoverzicht projecten gedaan concernsystemen en sitelicenties - Lidmaatschap stuurgroepen - Lidmaatschap BCI • Bron terug te - Audits concernsystemen • Tijdigheid • AIC-audit vinden in product - Risicoanalyse • Volledigheid jaarlijks • Normenkader concernsystemen • Controleerbaarheid • SURF-audit KPMG - Rapportage IB• Continuïteit van tweejaarlijks • Normenkader incidenten informatie en • Binnen de informatieSURF (Code voor afgesproken voorzieningen informatiebeveilig termijn ing) • Herkomst data is • Evaluatie na bekend calamiteiten • Informatie en concernsystemen beschikbaar

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


Inputeisen

Versie: 1.1

Pagina 10 van 18

* ICT-meerjarenplan * Enterprise Architectuur Universiteit Leiden * Begroting werkbudget automatisering en vernieuwingsfonds * Actuele interne informatie over concernsystemen en beveiligingsprocedures * Informatiebeveiligingsbeleid * Code voor informatiebeveiliging * Input facultaire security officers * Auditapplicatie van SURF * Normenkader KPMG * Ervaringen van softwaregebruikers en ervaringen met relevante softwareleveranciers zijn gedocumenteerd en bekend * Relevante weten regelgeving

Box 6 Opdrachtgeverschap Productbeschrijving: het uitvoeren van opdrachtgeverschap en gebruikersoverleg Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode • Tevredenheid • Eindgebruikers • Doorlopend - Opdrachtgeverschap eindgebruiker goed gefaciliteerd polsen DNO en DAP over conform tevredenheid weblectures en ICTgemaakte vertegenwoordi coördinatie Bestuursbureau afspraken ging van met ISSC eindgebruikers - Gebruikersoverleg weblectures Inputeisen * Ervaringen van gebruikers zijn gedocumenteerd en bekend

Box 7 ICT-coördinatie Bestuursbureau Productbeschrijving: het uitvoeren van taken rondom ICT-voorzieningen in het Bestuursbureau Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode - Beoordeling aanvraag ICT • Tijdigheid • ICT-aanvragen • Aantal klachten • Volledigheid - Support mobile devices correct • Tevredenheid (na 2013 door ISSC) toegewezen aanvrager - Projectondersteuning • Aanvrager goed ICT-deel van projecten gefaciliteerd conform gemaakte afspraken Inputeisen * Aanvraag ICT, voorzien van motivatie (nut en noodzaak voor aanvrager) * Begroting voor ICT-voorzieningen Bestuursbureau is toegekend

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


Versie: 1.1

Pagina 11 van 18

Box 8 Begroting werkbudget automatisering en vernieuwingsfonds Productbeschrijving: het opstellen en monitoren van begrotingen en het adviseren over kadernota Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode • Tijdigheid - Samenstellen begroting • Optimale • Jaarlijkse audit • Juistheid - Controle realisatie dienstverlening KPMG • Volledigheid - Voorstellen tot • Geen werkbudget • Gebruikers handhaving ongeoorloofde automatisering gefaciliteerd - Advies over overschrijdingen • Afwijking van veranderingen in kadernota • Binnen budget trends • Overzichten uit SAP Inputeisen * Informatie over alle concernsystemen van de functioneel beheergroepen (behalve van UBL) * Kadernota * Relevante ontwikkelingen en trends * Kennis van de organisatie en gebruikte ICT-systemen * Overzichten uit SAP * Prognose projectleiders van besteding in projecten Box 9 Secretarisfunctie Productbeschrijving: Het vervullen van de secretarisrol bij specifieke overleggremia in het ICT-domein Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode • Tijdigheid - Secretaris BCI • Agenda en vergader• Vastgesteld • Volledigheid - Secretaris Platform IM stukken minimaal 5 verslag - Secretaris werkdagen voor Programmacommissie overleg beschikbaar Bestuurlijke Informatie via sharepoint • Verslag 5 werkdagen na overleg beschikbaar via sharepoint • Verslag is compleet * Volledige en tijdig aangeleverde stukken Inputeisen * Ingerichte sharepointsite * Afstemming met voorzitter overleg Box 10 Redactie medewerkersportal en PhDportal Productbeschrijving: het beheren en verbeteren van twee portals van de website van de Universiteit Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode • Tijdigheid - Contentanalyse • 1 keer per jaar • Aantal klachten • Volledigheid - Procedures omtrent contentanalyse • Gegevens • Gebruikersgerichtheid • Geplaatste inhoud websitewijzigingen websitebezoek • Tevredenheid - Actuele inhoud website is van de meest opdrachtgever - Logische actuele versie websitestructuur • Tevreden

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


- Coördinatie centrale webredactie medewerkersportal - Projectondersteuning websitedeel van projecten Inputeisen

Versie: 1.1

Pagina 12 van 18 gebruikers

* Vragen en opmerkingen uit organisatie * Input doelgroepen medewerkersportal * Artikelen, workshops, congressen

Box 11 Centraal aanspreekpunt en vertegenwoordiging Productbeschrijving: Namens de universiteit participeren in en/of gegevens leveren aan externe (overleg)gremia, platforms zoals VSNU-werkgroepen (IR, KUO, KUOZ, WOPI), CBS, LERU, DAIR Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode • Betrouwbaarheid • Informatie-uitwisseling • Heldere • Validatie • Transparantie • Afstemming bronvermelding opgevraagde • Juistheid • Terugkoppeling en methodegegevens bij • Volledigheid • Rapportages beschrijving betrokkenen • Tijdigheid • Beschikbare • Vaststelling • Reproduceerbaarheid cijfers maximaal door benut opdrachtgever • Binnen de • Deadline afgesproken gehaald termijn • 100% dezelfde uitkomst in dezelfde situatie Inputeisen * Voldoende kennis van eigen vakgebied en eigen universiteit * Voldoende bevoegdheid/machtiging

Box 12 Cijfers m.b.t. onderzoek en onderwijs Productbeschrijving: het opstellen van rapportages op het gebied van onderzoek en onderwijs Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode • Betrouwbaarheid - E-reports onderwijs en • Heldere • Validatie • Transparantie onderzoek bronvermelding opgevraagde • Juistheid - Onderzoek in cijfers en methodegegevens bij • Volledigheid - E-doc promovendi en beschrijving betrokkenen • Tijdigheid promoties • Beschikbare • Vaststelling • Reproduceerbaarheid - Onderzoeksinzet WP cijfers maximaal door - Onderwijs in cijfers benut opdrachtgever - Vooraanmeldings• Binnen de • Deadline rapportage afgesproken gehaald - BSA-rapportage termijn - Rapportages studiesucces • 100% dezelfde

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


- Tussentijdse rapportage instroom en diploma’s - Opleidingskaarten - Cijfers ten behoeve van accreditatie en visitatie - Cijfers ten behoeve van werving - Bijdrage aan (Nationale) Studenten Enquête - Bijdrage aan WOmonitor - Onderwijsinzet WP Inputeisen

Versie: 1.1

Pagina 13 van 18 uitkomst in dezelfde situatie

* Opdrachtgever benoemt in zijn vraag de volgende elementen: welke cijfers, welk doel, de (beleids)context, het gebruik van de cijfers (intern/extern) en de frequentie van de vraag (incidenteel/structureel) * Goed gevulde interne systemen (uSis, SAP, METIS, oIEM) * Interne bronnen (o.a. registratie van pedel, studieadviseurs, Leids Register) * Externe bron (KUOZ-bestanden, bestanden DUO, CRIHO, Studielink, SKI-database, rapportage ISB, WO-monitor)

Box 13 Cijfers m.b.t. bedrijfsvoering Productbeschrijving: het opstellen van rapportages op het gebied van bedrijfsvoering Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode • Betrouwbaarheid - Bestuursmonitor • Heldere • Toets door • Transparantie - Kengetallenrapportages bronvermelding leveranciers • Juistheid - Cijfers ten behoeve van en methodecijfers • Volledigheid Jaarverslag en Jaarboek beschrijving • Bron terug te • Tijdigheid Leiden • Beschikbare vinden in • Reproduceerbaarheid - Algemene strategische cijfers maximaal product ondersteuning (o.a. benut • Vaststelling analyse voor strategische • Binnen de directeur conferentie, bestuursafgesproken Bedrijfsvoering dagen) termijn - Cijfers ten behoeve van • 100% dezelfde licentiekosten uitkomst in - Personeel in cijfers dezelfde situatie - Cijfers met betrekking tot positie van vrouwen (o.a. Talent naar de Top) - Cijfers over BKO - Vergelijking DUObekostigingsfoto met

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


uSis - Cijfers ten behoeve van interne bekostiging (ECTS-telling, personeelscijfers) - Bekostigingsrapportage externe bekostiging Inputeisen

Versie: 1.1

Pagina 14 van 18

* Opdrachtgever benoemt in zijn vraag de volgende elementen: welke cijfers, welk doel, de (beleids)context, het gebruik van de cijfers (intern/extern) en de frequentie van de vraag (incidenteel/structureel) * Prestatie-indicatoren en bestuursafspraken * Goed gevulde interne systemen (uSis, SAP, oIEM, e-studiegids, Planon, ERBIS) * Externe bronnen (bestanden DUO, CRIHO, Studielink, SKI-database, rapportage ISB, WO-monitor, WOPI’s)

Box 14 Definitiebeheer, advies en gegevenslevering m.b.t. cijfers Productbeschrijving: adviseren, beantwoorden van ad hoc vragen en beheren van definities met betrekking tot bestuurlijke informatie Output Kwaliteitsindicator Norm Meetmethode - (On)gevraagd advies over • Betrouwbaarheid • Heldere • Bron terug te • Transparantie bestuurlijke informatie bronvermelding vinden in • Juistheid - Cijfers en advisering ten en methodeproduct • Volledigheid behoeve van rankings beschrijving • Tevredenheid • Tijdigheid - Incidentele rapportages • Beschikbare afnemer • Reproduceerbaarheid - Cijfers ten behoeve van cijfers maximaal • Actief navragen • Bruikbaarheid naar incidentele vragen benut of oplevering oordeel • Binnen de conform opdrachtgever afgesproken afspraak is termijn • 100% dezelfde uitkomst in dezelfde situatie • Zinvol • Duidelijk wat - Definitiebeheer • Partijen komen gemeten wordt bestuurlijke informatie tot hetzelfde • Onderbouwde resultaat bij definities dezelfde definitie Inputeisen * Opdrachtgever benoemt in zijn vraag de volgende elementen: welke cijfers, welk doel, de (beleids)context, het gebruik van de cijfers (intern/extern) en de frequentie van de vraag (incidenteel/structureel) * Prestatie-indicatoren en bestuursafspraken * Goed gevulde interne systemen (afhankelijk van advies)

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


Versie: 1.1

Pagina 15 van 18

* Interne bronnen (afhankelijk van advies) * Externe bronnen (afhankelijk van advies)

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


Versie: 1.1

Pagina 16 van 18

Bijlage 1. Verklarende woordenlijst Term/afkorting Enterprise architectuur Informatiebeleid Sourcing AIC BKO BSA DAIR DAP DNO IR KUO KUOZ LERU PID WO WOPI WP

Verklaring Een middel om inzicht te krijgen in de wijze waarop bedrijfsprocessen, applicaties en ICT-voorzieningen met elkaar samenhangen Beleid dat uitspraken doet over hoe om te gaan met gegevens, informatietechnologie en informatiesystemen Het plaatsen van ICT-taken op de best mogelijke plek Audit en Interne Controle (afdeling op het Bestuursbureau in de directie Bedrijfsvoering) Basiskwalificatie onderwijs Bindend studieadvies Vereniging van informatiemakelaars of institutional researchers in het hoger onderwijs Dossier Afspraken en Procedures Dienstenniveau-overeenkomst Institutional Research Kengetallen universitair onderzoek Kengetallen universitair onderwijs League of European Research Universities Project Initiation Document Wetenschappelijk onderwijs Wetenschappelijk Onderwijs PersoneelsInformatie Wetenschappelijk personeel

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


Versie: 1.1

Bijlage 2. Organogram Bestuursbureau

Pagina 17 van 18

PRODUCTENCATALOGUS

BB/BV/IM


Versie: 1.1

Pagina 18 van 18

Bijlage 3. Contactgegevens IM Het eerste aanspreekpunt van de afdeling IM is afhankelijk van de aard van de vraag of opmerking. Voor bestuurlijke informatie is IM bereikbaar via [email protected]. De ICT-coördinator van het Bestuursbureau is bereikbaar via [email protected]. Voor overige zaken is het hoofd IM het aanspreekpunt, bereikbaar via [email protected].

IM

Recommend Documents