FAQ-Document
Vraag:
Vlot Systemen Bovenstraat 42 NL – 3077 BG ROTTERDAM
[email protected]
Ik heb een factuur naar een verkeerde instantie gefactureerd. Hoe corrigeer ik dit?
Antwoord:
Om te zorgen dat dit allemaal probleemloos verloopt moeten er een aantal stappen gevolgd worden. Deze stappen zijn: Stap 1) De huidige factuur moet gecrediteerd worden Stap 2) Op de klantenkaart moeten de inschrijvingsgegevens aangepast worden Stap 3) Op de order moeten de inschrijvingsgegevens aangepast worden Stap 4) Van de order moet een nieuwe factuur worden klaargezet of afgedrukt Deze vier stappen worden hieronder uitgebreid beschreven.
Stap 1) De huidige factuur moet gecrediteerd worden Als eerste zal de huidige factuur gecrediteerd moeten worden. Hiervoor zoekt u de factuur op via het venster Overzicht facturen (Klantenadministratie -> Facturen) of via de klantenkaart (Klantenadministratie -> Klantenkaarten en dan Klantenkaart -> Facturen). Heeft u de gewenste factuur opgezocht, dan klikt u nu linksboven in het venster op Factuur -> Creditnota.
U krijgt vervolgens een nieuw venster getoond, genaamd Aanmaken creditnota.
In dit venster klik u op
Helpdesk Vlot Systemen Telefoon: 010 – 264 34 34
, waarna u de te crediteren gegevens getoond krijgt.
Fax: 010 – 264 34 35
Pagina 1 van 5 Email:
[email protected]
FAQ-Document
Ook hier klikt u op
In dit venster klikt u op
Vlot Systemen Bovenstraat 42 NL – 3077 BG ROTTERDAM
[email protected]
, waarna u nu de opmerking van de creditnota getoond krijgt.
. Vervolgens krijgt u de vraag of u de factuur op de status Afdrukken wilt zetten.
In dit venster klikt u op Ja, waarna u tenslotte nog kunt aangeven of de creditnota afdrukt moet worden en of de betalingen geboekt moeten worden.
Standaard laat u hier deze eerste twee vinkje aanstaan. Het derde vinkje kunt u uit laten. Vervolgens klikt u nog . op
Stap 2) Op de klantenkaart moeten de inschrijvingsgegevens aangepast worden Nadat u de factuur heeft gecrediteerd, moet nu op de klantenkaart de inschrijvingsgegevens worden aangepast. Daarvoor gaat u naar Klantenadministratie -> Klantenkaarten en wijzigt de inschrijvingsgegevens van deze klant.
Helpdesk Vlot Systemen Telefoon: 010 – 264 34 34
Fax: 010 – 264 34 35
Pagina 2 van 5 Email:
[email protected]
FAQ-Document
Het wijzigen van de Inschrijvingsgegevens van een klant doet u met getoond krijgt.
Vlot Systemen Bovenstraat 42 NL – 3077 BG ROTTERDAM
[email protected]
, waarna u een inschrijvingenvenstertje
In dit venster wijzigt u nu de Instantie, het Instantiekantoor en evt. het Inschrijvingsnummer. Vervolgens bevestigt u dit met .
Stap 3) Op de order moeten de inschrijvingsgegevens aangepast worden Nadat u de inschrijvingsgegevens op de klantenkaart heeft aangepast, moet nu op de order ook de inschrijvingsgegevens worden aangepast. Daarvoor zoekt u de bewuste order op in het Overzicht orders (Klantenadministratie -> Orders) of via de klantenkaart (Klantenadministratie -> Klantenkaarten en vervolgens Klantenkaart -> Orders). Heeft u de gewenste order opgezocht, dan klikt u nu linksboven in het venster op Order -> Status.
U krijgt vervolgens een nieuw venster getoond, genaamd Wijzigen Orderstatus.
U zet de orderstatus op de keuze Invoer niet gereed en bevestigt dit met . Dit venster verdwijnt nu weer en u ziet de bewuste order weer. Deze kan nu (met Een volgend venster wordt nu getoond.
Helpdesk Vlot Systemen Telefoon: 010 – 264 34 34
Fax: 010 – 264 34 35
) gewijzigd worden.
Pagina 3 van 5 Email:
[email protected]
Vlot Systemen Bovenstraat 42 NL – 3077 BG ROTTERDAM
[email protected]
FAQ-Document
Bij Instantie kunt u nu de nieuwe instantie kiezen. Vervolgens bevestigt u dit met U kunt nu een venster Afhandelen order krijgen. Ook hier klikt u dan op .
.
Heeft u de order aangepast, dan moet de orderstatus weer teruggezet worden op Afgehandeld. U klikt daarom nu linksboven in het venster weer op Order -> Status.
U krijgt vervolgens een nieuw venster getoond, genaamd Wijzigen Orderstatus.
U zet de orderstatus op de keuze Afgeleverd en bevestigt dit met
Helpdesk Vlot Systemen Telefoon: 010 – 264 34 34
Fax: 010 – 264 34 35
.
Pagina 4 van 5 Email:
[email protected]
FAQ-Document
Vlot Systemen Bovenstraat 42 NL – 3077 BG ROTTERDAM
[email protected]
Stap 4) Van de order moet een nieuwe factuur worden klaargezet of afgedrukt. Nadat u de inschrijvingsgegevens van deze order heeft aangepast en de orderstatus weer heeft aangepast, komt u terug bij de bewuste (zojuist aangepaste) order. Hiervan moet nu nog een nieuwe factuur worden gemaakt. Dit doet u via Order -> Factureren.
Er wordt nu een nieuw venster getoond, genaamd Factureer order.
Dit venster kunt u met
bevestigen, waarna een nieuw venster wordt getoond.
In dit venster wordt getoond wat het factuurbedrag is en aan wie dit wordt gefactureerd. Bij Instantie staat nu de gewenste instantienaam. Standaard staat in dit venster de Actie op de keuze Klaarzetten. Dit betekent dat de factuur wordt klaargezet en mee wordt genomen met de eerstvolgende electronische declaratie naar deze instantie. Wanneer u de factuur nu op papier wilt afdrukken en opsturen naar de instantie, dan kiest u hier voor Afdrukken. Tenslotte bevestigt u dit met
Helpdesk Vlot Systemen Telefoon: 010 – 264 34 34
.
Fax: 010 – 264 34 35
Pagina 5 van 5 Email:
[email protected]
