IIAAU ACLREBIIAIIE. RvA BEOORDELINGSRAPPORT DEEL B. Project: L146-H05-(201 3) Kiant:

RvA BEOORDELINGSRAPPORT DEEL B Project: Kiant: Datum(s) beoordeling:

IIAAU

ACLREBIIAIIE

L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut 1 8-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

RvA relatiebeheerder: Type beoordeling:

Herbeoordeling

Beoordelingsmethode:

Laboratorium beoordeling

Scope: Gehanteerde vereisten:

Voorgestelde scope: L146 d.d.:10-06-2013 ISO/IEC 17025 :2005, RvA regels en voorwaarden

Samenvatting van de resultaten van de beoordelinq B de beoordeHng zijn 8 afwijkingen van de categorie B vastgesteld. Het NFl heeft een hoog vakinhoudelijk niveau van vetstand- en vaardigheidswerk. Er is borging op inhoud van het zaakwerk met Ca. opleidingen en schaduwen. De onderwerpen meldingen en tijdig plannen van de interne audits is nu meet een Iijnverantwoordelijkheid geworden (by. Q-dashboard in directiegesprekken). Rond de interne audits zijn 3 afwijkingen vastgesteld, waarbij de te magere interne auditverslagen (plusjeslijst) een herhaling zijn van een eerdere afwijking (L146-C04.2). Niet is vastgelegd hoe, onderdelen van, de PDCA cyclus van het kwaliteitssysteem werkt. De beootdeelde uitbreidingen T04, T05, T06 en T07 worden in aparte rapporten versiagen. Afwijkingenformulier(en):

Afspraken voor vervolqbeoordeling en overige opmerkingen Voot het nemen van de corrigerende maatregelen wordt verwezen naat RvA-BRO4, 4-0 systematiek en 3 maanden. Het NFl zal deel A verder aanpassen. Resultaten van de vervolgbeoordehnq Voor de afwijkingen NCB 03, -04 en 05 is de opetationaliteit gedeeltelijk aangetoond. Het betteft processen die een jaarcyclus kennen. De operationaliteit zal door de RvA, op nog nader te bepalen wijze, opgevolgd worden. Voor twee afwijkingen zijn kleine aanvullingen in een tweede ronde corrigerende maatregelen gegeven. Getapporteerd aan:

door team leider

(vertegenwoordiger van de kiant)

146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 1 van 58

RAAR BR AEtRtIIAUt RvA BEOORDELINGSRAPPORT DEEL B Project: Klant: Datum(s) beoordeling:

L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

Overzicht versiebeheer rapportage: Beschrijving Datum van rapport

Onderdeel .c

0)

.,

0

.

0

t

O

C

w•= 00

27-06-2013 04-07-2013 19-1 1-2013

Rapport ondertekend en overhandigd bij slotgesprek Rapport aangevuld met detalirapportages Gecorrigeerd rapport (indien van toepassing) Rapport na vervolgbeoordeling

oZ

x

x

x x

x

x

x

0 0

•

cfl.o

.Jcu

x x

x

Dit rapport bevat vertrouwelijke informatie. De beoordeelde instelling mag dit rapport vermenigvuldigen, openbaar maken en verspreiden zonder toestemming van de Raad voor Accreditatie, doch uitsluitend in zijn geheel.


Pagina 2 van 58

IIAAII JUH AREIIAUE Project: Locatie: Datum(s) beoordelinq:

1

Li 46-H05-(20i 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 1 8-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

Schematisch overzicht per locatie Rubriek I aandachtspunt

*2

RvA Beoordelingselementen Organisatie A. A.1 Juridische entiteit A.2 Regelingen inzake aansprakelijkheid A.3 Ffnancieel beheer A.4 Gedocumenteerde organisatiestructuur A.5 VerantwoordeHjkheden en bevoegdheden A.6 Managementsysteem A.7 Werkterrein bepaald A.8 Voldoen aan RvA regels en voorwaarden Onafhankelijkheid, Onpartijdigheid, Integriteit B. B.1 Vrijwaring van druk B.2 Beheersing conflicterende activiteiten/belangen B.3 Onpartijdigheid en integriteit B.4 Vertrouwelijkheid B.5 Beroepsmogelijkheid B.6 Verwijzen naar en claimen van accreditatie Sturing en metingen C. C.i Beleid en doelstellingen C.2 Interne audits C.3 Directiebeoordeling C.4 Behandeling klachten en afwijkingen C.5 Corrigerende en preventieve maatregelen C.6 Verbetering Personele middelen D. D. 1 Personele middelen: Beschikbaarheid, contract D.2 nstructies aan personeel, functiebeschrijvingen D.3 Functie-eisen voor personeel D.4 Deskundigheid van personeel D.5 Kwalificeren van personeel voor werkzaamheden D.6 Supervisie en monitoring van personeel D.7 Registraties aangaande personeel Methoden E. El Vastgestelde en geschikte methoden E2 Gedocumenteerde methoden E.3 Methoden overeengekomen met kiant, gepubliceerd F. Middelen en voorzieningen F.1 Beschikbaarheid adequate middelen en voorzieningen F.2 Kalibratie en herleidbaarheid van meetmiddelen F.3 Blijvende geschiktheid van middelen en voorzieningen F.4 Geautomatiseerde systemen F.5 Inkoop, aanschaf van middelen F.6 Uitbesteding van activiteiten Primair proces G. G.l Opdrachtverwerving G.2 Beoordelingen van contracten en opdrachten

1146-h05 nfi beoordelingsrapport 19-11-2013

BeoordeeId

Referentie naar bevinding(en)

J

J J J J J J J J J J

J J J J J ] J J J J J J J J J J J J J J

J

J

Pagina 3 van 58

BMR UU I1tIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

Beoordeeld

Rubriek I aandachtspunt G.3 Contact / interactie met de klant tijdens uitvoering van het werk G.4 Voorbereiding en planning van de uitvoering G.5 Monsterneming, behandeling van monsters I objecten G.6 Uitvoering van het werk G.7 Controles van het proces en de kwaliteit G.8 Rapportage van de resultaten van het werk G.9 Beoordeling en review van tesultaten, nemen van beslissingen Gb Registraties inzake het proces Specifieke onderwerpen H. H.1 Certificatie: Publiceren van informatie H.2 Certificatie: Gebruik van (eigen) merken en logo’s H.3 Laboratoria: Deelnemen Proficiency Testing en Interlaboratorium vergelijkingen H.4 Laboratoria: Vaststellen meetonzekerheden H.5 Medische laboratoria: Te verlenen adviesdiensten en professionele interactie H.6 Inspectie-instellingen: Samenwerking met collegae en deelnemen aan normalisatie H.7 Aangewezen instanties (NoBo): Deelnemen aan NoBo overleg H.8 Aangewezen instanties (NoBo): Informatie verstrekken aan aanwijzende autoriteit H.9 Beoordelingen tbv aanwijzing SZW: aanvullende specifieke eisen uit WDAIs H.b0 EMAS Verificateurs: informatieverstrekking aan Accreditatie Instelling

Referentie naar bevinding(en)

J J

J J J J J J

J J

Gerefereerd wordt aan de RvA beoordelingsrubrieken. Relatie met de criteria uit de norm(en) waartegen is getoetst, is gelegd in een referentietabel (RvA-F95), die op de website van de RvA is terug te vinden.

*

Resultaten van de beoordeling van deelname aan PT door het laboratorium (toetsing aan RvA-T30): Het algemene beeld Es, dat daar waar mogelijk, wordt deelgenomen aan ringonderzoeken. De resultaten zijn in het algemeen goed. Bij afwijkende scores worden aantoonbaar acties ondernomen. Voor multi-component analyses, verrichting 4 wordt geprobeerd meerdere componenten in ringonderzoeken onder te brengen. De nu getoetste componenten zijn een verantwoorde steekproef. Bij het niet beschikbaar zijn van ringonderzoeken wordt met een tweedelijnscontrole gewerkt en in een aantal gevallen wordt met “blind cases” een onderzoek herhaald. Voor de O&O werkzaamheden bestaan geen ringonderzoeken. Voor de bouwstenen van de O&O werkzaamheden, de geaccrediteerde verrichtingen, wordt deelgenomen aan ringonderzoeken.

l146-h05 nfi beoordelingsrapport 19-11-2013

Geverifleerd door

Pagina 4 van 58

SAAB Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

ALLRtBIAUt

L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

Voorstellen voor aanpassing van de scope van accreditatie naar aanleiding van de beoordeling:

Voorgesteld door

In aanvulling op de scope lOjune 2013. Scope omschrijving bij verrichting 14 moet worden: Kwalitatieve analyse van psilocine/psilocybine in paddenstoelen m.b.v. GC-MS. Scope omschrijving verrichtingen 44, 45 en 46 44 Fibres and textiles Comparative analysis of textile fibres by optical microscopy and (UWIS and infrared) microspectroscopy

131100, 131000 in house method

45

Characterisation of textile fibres by optical microscopy and infrared microspectrometry

131200 in house method

46

Visual and microscopic investigation of damages and reconstructed damages in textiles

132100 in house method

Het NFl verzoekt verrichting 65 in te trekken (hier stonden geen afwijkingen van open).


Pagina 5 van 58

dj

FIAAR UR ACCREIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013 Detail rapportage teamlid

Teamlid: Onderwerp:

Managementsysteem

Waarnemingen Verslaglegging volgens de RvA beoordelingselementen. De paragrafen van de NEN-EN-ISO/IEC 17025:2005 zijn aan de beoordelingselementen toegevoegd.

A. Organisatie 4.1.1 Juridische entiteit Al. Het NFl (Nederlands Forensisch lnstituut) is een agentschap van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Het NFl valt onder het Directoraat-Generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving. Gedocumenteerde structuur 4.1 .5e A.4. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 4.l.5f 4.l.5h 4.l.5i 4.1.5j 4.2.6 A.5. 4.1.3 4.1.6 4.2.1 4.2.7 4.2.5 4.3 Managementsysteem A.6. Een organisatiestructuur is vastgelegd, zie deel A. De stafafdeling kwaliteit en procesmanagement is verantwoordelijk voor het beleid op het gebied van kwaliteit. De kwaliteitsadviseur van deze afdeling is belast met de operationele taken behorende bij het kwaliteitssysteem. De afdelingen zijn primair verantwoordelijk voor kwaliteit en het kwaliteitssysteem van de eigen afdeling. In de afdelingen zijn KAM-coOrdinatoren en KAM-aanspreekpunten benoemd. De taken, de bevoegdheden en de competenties van de kwaliteitsfuncties zijn in het kwaliteitshandboek vastgelegd. Het kwaliteitshandboek bevat geen informatie hoe de technische leiding bij het NFl is georganiseerd, zie -00517 vastgelegd dat voor de validaties er een Bij Humane Biologische Sporen is in procedure inhoudelijk verantwoordelijke uitvoerder is. De inhoud van de validatie wordt door een tweede inhoudelijk bekwame functionaris beoordeeld en het (plaatsvervangend) afdelingshoofd accordeert de validatie. Voor de inhoudelijke werkinstructies wordt een gelke werkwijze gehanteerd. Bij Microsporen worden eveneens de technisch inhoudelijke zaken door minimaal twee medewerkers beoordeeld voordat het afdelingshoofd de finale goedkeuring geeft. De verantwoordelijkheden zijn in de getoonde afdelingsbevoegdheidsmatrix vastgelegd. Voor de afdelingshoofden van de lijnafdelingen zijn er plaatsvervangende afdelingshoofden aangesteld. Voor de stafafdelingen wordt de vervanging op personeelsgebied geregeld in P-direct. Voor de hoofden HRM en kwaliteit en procesmanagement zijn deze gedemonstreerd. Voor vervanging voor inhoudelijke zaken wordt naar medewerkers van de afdeling verwezen en voor eventuele escalatie naar de directie. De personeelsaanstellingen bij het NFl hebben met mandaatregelingen de officiële overheidswerkwijzen.


Pagina 6 van 58

FIAAIJ UUR A[LtDIIAUt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

Het NFl wil eind 2013 opgaan voor de ISO 15189 accreditatie voor pathologie en histologie en media 2014 voor ISO/lEO 17020 voor plaats delict inspecties (Crime Scene Investigation). Voor de korte termijn wil het NFl het ISO/lEO 17025 handboek aanvullen met bijlagen voor de onderwerpen die voor ISO 15189 en ISO/lEO 17020 aanvullend georganiseerd moeten warden. Het kwaliteitshandboek tijdens dit onderzoek betrof versie 19. Het documentenbeheer vindt plaats met (). Met de workflow is de historie van het document zichtbaar en zijn de autorisaties van de documenten vastgelegd. De documenten warden door automatisch na 2 jaar in revisie gezet. De documenteigenaar krijgt hier een e-mail over. Er staan circa 200 documenten in de revisiestatus. De kwaliteitsadviseur meldt dat er twee keer per jaar een opschoon actie is. Het totaal aantal documenten in is circa 1200. Het maandelijks overleg van de kwaliteitsadviseur met de KAM coördinatoren heeft door ziekte de laatste tijd nauwelijks plaatsgevonden. De KAM coOrdinatoren zijn betrokken bij de activiteiten van de stuurgraep HKL (HRM, Kwaliteit en Lean six sigma), waar bijvoarbeeld over de inrichting van het Q dashboard (zie Cl) wordt averlegd. De kwaliteitsadviseur heeft eens in de twee maanden afstemming met de afdelingshoofden. Hierbij gaat het voarnamelijk am uitbreidingen van de scope, de voorbereiding van het RvA onderzoek en de afhandeling van de tekortkomingen. A.7. Werkterrein bepaald 4.1.2 De klanten van het NFl zijn arganisatie-eenheden van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Circa 60 70 ¾ van de opdrachten kamt van het Openbaar Ministerie en circa 30 - 40 % van de opdrachten komt van de Politie, de Gerechtelijke macht, het Vredestribunaal en van enkele andere organisaties. Sinds kort is er de magelijkheid dat het NFl zaken van advocaten aanneemt. Echter, in de praktijk, is het NFl in een eerder stadium al via het Openbaar Ministerie betrokken bij de zaak, waardoor er geen mogelijkheid meer is am de advocaat van dienst te zijn. Voldoen aan Reglement voor Accreditatie A.8. Het NFl zal een aanvulling op deel A maken.

RvA-BROO2

B. Onafhankelijkheid, Onpartijdigheid, integriteit 5.1. Vrijwaring van druk 4.1.5b De doarlaoptijden van de onderzoeken bij het NFl zijn de laatste jaren sterk verkort. Uit het medewerkers- waarderingsanderzoek (april 2012) blijkt dat 57 % van de medewerkers de werkdruk goed vinden en 35 % van de medewerkers de werkdruk te haag vinden (en 8 % in avenge categonieen). Ten opzichte van de vorige meting is de ervaren werkdruk toegenomen (62 goed en 31 % te haag). 54 % van de medewerkers heeft aangegeven dat de werkdruk sinds 2011 is taegenamen. Toegelicht is dat dit niet tat NFl brede acties heeft geleid en dat de afdelingshoofden de voar hun afdeling meest relevante onderwerpen uit het onderzaek in de afdeling behandelen. Vaor kwaliteit en pracesmanagement zijn hier voorbeelden van gegeven. Het ziekteverzuim bij het NFl Iigt rand de 4 %. 5.2. Beheersing conflicterende activiteiten/belangen 4.1.4 4.1 .5d B.3. Onpartijdigheid en integniteit 4.1.5d Bij de afdeling wapens en munitie is een praef uitgevaerd door een anderzoek te hauden waarbij wel en geen context informatie beschikbaar was vaar eenzelfde zaak. De twee anderzaeken leidde tat dezelfde resultaten. Alle rapparten warden geschaduwd. Als en verschil van mening is tussen de schnijver en de schaduwer 1146-h05 nfi beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 7 van 58

IIMU JUUR AUtUIIAIIE Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 1 8-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

kan een derde erbij betrokken worden. Als het verschil van mening zeet principleel is kan geescaleerd worden met de tegenspraak procedure. Uit de verschillende gesprekken blijkt dat de medewerkers zich goed bewust zijn van het belang van hun (wetenschappelijke) integriteit. 4.1.5c Vertrouwelijkheid B.4. De medewerkers van het NFl tekenen een geheimhoudingsverklaring en dienen een verklaring omtrent het gedrag te overleggen. In de jaarlijkse gesprekkencyclus komt het bekend zijn met de gedragscode aan de orde. Het NFl heeft een richtlijn voor de medewerkers hoe met sociale media cm te gaan. Uit een van de interviews bleek dat het een automatisme is hoe met vragen van buiten het NFl naar individuele medewerkers wordt omgegaan, namelijk verwijzen naar de officiële woordvoerder. Het NFl heeft een werkwijze vastgelegd over het meenemen van zaakdossiers door medewerkers. Het NFl heeft een (informatie) beveiligingsorganisatie ingericht. Het NFl laat zich extern toetsen op het functioneren van de beveiligingsorganisatie (eis van de Tweede Kamer). De focus van het externe is de DNA-database voor Nederlandse strafzaken. jaarlijkse onderzoek door Het NFl heeft toegelicht dat in een onderzoek van ruim 30 mandagen zeer breed in de hele NFl organisatie is onderzocht. Het onderzoek heeft als basis de ISO/IEC 27001. De toegang tot het gebouw en ook tot de verschillende gebouwonderdelen is gereguleerd. B.6. Verwijzen naar en claimen van accreditatie RvA-VROO3 Op de NFl website zijn geen onjuiste verwijzingen of claimen van accreditatie aangetroften. Het NFl vermeldt in haar rapporten geen claimen van accreditatie, behalve voor rapporten van de afdeling Humane Biologische Sporen. C. Sturing en metingen 4.2.2 4.2.3 4.2.4 Beleid en doelstellingen Cl. Een directieverkiaring is in het kwaliteitshandboek opgenomen. De NFl afdelingshoofden hebben cm de 2 weken een bilateraal gesprek met de directeur externe relaties. In deze gesprekken wordt de voortgang van de productie en de levertijden behandeld. Met een soortgelijke werkwijze wordt sinds januari 2013 in deze gesprekken ook de voortgang van de meldingen en het tijdig plannen van de interne audits besproken. Dit gebeurt aan de hand van het zogenaamde Q dashboard. Dit is een overzichtelijke grafische weergave van de voortgang van de meldingen en het tijdig plannen van de interne audits. Hiermee zijn deze onderwerpen, meer dan in het verleden, een lijnverantwoordelijkheid geworden tot en met directie niveau. Na een half jaar wil men de werkwijze evalueren en mogelijk de gestelde targets aanscherpen, bijvoorbeeld verkorten van de gewenste doorlooptijd van de meldingen. Nu het proces loopt is er cok de gedachte cm cok de inhoud van de interne audits mee te laten wegen. Uit meerdere interviews blijkt dat de werkwijze als effectief wordt ervaren. Het maandelijkse Q-dashboard is eenvoudig doch de onderliggende administraties in dienen nauwgezet en tijdig te worden vastgelegd. Bovenstaande is ook een actie cm de op de NFl website geplaatste lijst van interne en externe meldingen (29 pagina’s 2012) en interne audit resultaten 2012 met soms lange doorlooptijden van de corrigerende maatregelen en inhoudelijk serieuze punten (AU-00206, -209, -214, -222 en -225) aan te pakken. Naar aanleiding van WOB verzoeken is het een keuze van het NFl cm deze onderwerpen te publiceren evenals de geanonimiseerde verslagen van de RvA onderzoeken.


Pagina 8 van 58

lIMB BBB AtRtIAIlt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


C.2. Interne audits 4.14 Het uitgangspunt voor de interne audits van de technische verrichtingen is om de vertichtingen eens in de 4 jaar te auditten. Het meerjarenoverzicht is in overeenstemming met dit uitgangspunt. Hierbij wordt opgemerkt dat de verdeling over dejaren niet evenredig is: 2012 37 audits, 2013 14 audits, 2014 6 audits en 201520 audits. Het uitgangspunt voor de systeemaudit is om de systeemelementen jaarlijks te auditten. Uit het meerjarenoverzicht blijkt deze frequentie niet gerealiseerd is, De planning van de interne audits over 2013 tot heden, is in de praktijk gerealiseerd. Hettijdig plannen van de audit is een van de KPI’s in het Q-dashboard. Afdelingen kunnen interne audits afzeggen, uitgezonderd de geaccrediteerde verrichtingen. Procedure -00035 geeft eisen en algemene competenties voor de interne auditor. De procedure geeft niet aan wie tot kwalificatie van de interne auditor besluit. De Iaatste keer heeft de stuurgroep HKL het kwalificeren bepaald en het afdelingshoofd de beschikbaarheid. Deze verantwoordelijkheid van de stuurgroep is niet nader vastgelegd, zie Uit de gevoerde discussie komt naar voren dat het zoeken is naar de juiste balans tussen het primaire proces van de (productie)afdelingen en de kwatiteitszorg voor de afdelingen. De auditverslagen 2013-021, -022, -024, -025 en -026 zijn ingezien. De verslagen zijn voor een significant deel kruisjeslijsten waarbij niet duidelijk is waarop een plus’ is gebaseerd. Meerdere versiagen bevatten niet de (positieve) bevindingen van de interne audits, zie Dit is nagenoeg een zelfde afwijking als uit onderzoek L146-C04.2 ), waardoor nu een effectievere corrigerende maatregel wordt verwacht. Opmerking: verslag 2013-021 is een intern auditverslag van een aangevraagde uitbreiding (T06). Dit versiag geeft de RvA beoordelaar in de voorbereiding geen houvast hoe serieus het NFl de eigen beoordeling van de nieuwe verrichting heeft uitgevoerd. Uit verschillende onafhankelijke bronnen blijkt dat deze interne audit goed te zijn uitgevoerd, en gaat het in dit geval over de kwaliteit van de verslaglegging. Het NFl had zelf al de conclusie getrokken dat voor de inhoud van de interne audits meet aandacht nodig is (Cl). Deze conclusie wordt door dit RvA onderzoek bevestigd. Directiebeoordeling 4.15 C.3. Een directiebeoordeling over 2012 is vastg&egd. Het document is door de afdeling kwaliteit en procesmanagement opgesteld als onafhankelijk oordeel over het functioneten van het kwaliteitssysteem van het NFl. Uit de vastlegging blijkt niet dat het document is vastgesteld door het management team zoals beschteven in het kwaliteitshandboek. Toegelicht is dat de directie akkoord is en dat daarmee de directiebeoordeling in is gezet. De directiebeoordeling bevat aanbevolen acties voor ondet andere de (Iijn)afdelingshoofden. Via de directie worden de acties bij de afdelingshoofden uitgezet en bewaakt in de voortgangsgesprekken. De afdeling kwaliteit en procesmanagement dtaagt bij aan informatievoorziening aan de directie, bijvoorbeeld door het maandelijkse overzicht Q-dashboard. Er zijn diverse formele besluiten (bijvoorbeeld tolgate van lean six sigma projecten en directiebesluiten) en ook meet informele besluiten (bijvoorbeeld Stuurgroep HKL en SCM afdelingshoofdenoverleg) rond het kwaliteitssysteem De hierboven gegeven werkwijze, hoe precies de PDCA cyclus bij het NFl werkt, en wie welke verantwoordelijkheden heeft is niet nader vastgelegd, Als corrigerende maatregelen van het vorige RvA onderzoek is de directiebeoordeling 2011 formeel vastgesteld. Het NFl heeft aanvullend in de corrigerende maatregel een aanpak gepresenteerd over het 1146-h05 nfl beoordeNngsrapport 19-11-2013

Pagina 9van 58

t

FIAAU RRW ARtIIAIIE L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) 18-6-2013, 20-6-201 3, 25-6-2013, 27-6-2013

Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

proces van de directiebeoordeling 2012. Dit plan van aanpak heeft bij de RvA een verwachting gecreeerd die nu niet gerealiseerd blijkt. Het proces van de directiebeoordeling krijgt nu zijn aandacht via 4.8 5.9.2 4.9 Behandeling klachten en afwijkingen C.4. Een beknopt overzicht van de klachten is in de directiebeoordeling 2012 opgenomen. Over 2012 waren er 84 klachten (waarvan 70 van Humane Biologische sporen) en 39 positieve klantreacties. De meerderheid (85 %) betreft administratieve fouten in rapporten. Een herzien rapport wordt gemiddeld in 4 dagen uitgebracht. De reactie naar de klant is snel. De interne administratieve afhandeling verloopt moeilijker waardoor er negatieve doorlooptijden lij ken te ontstaan; het rapport is eerder b de kiant dan de registratie in Klacht EM00437 betreffende monsterverwisseling toont de diverse interne acties aan van de betreffende afdeling. Het resultaat was dat et een herzien rapport is uitgegeven. .

Corrigerende en preventieve maatregelen 4.11 4.12 0.5. Zie voor de algemene aspecten over meldingen Cl. Melding nr. AU 00245 uit interne audit 2013-02 1 (uitbreiding T06) vermeldt het monitoren van de -00940 temperatuur en luchtvochtigheid. Dit is in de betroffen documenten aangepast, bijvoorbeeld en-01111. Melding nr. AU 00230 vermeldt het wegnemen van tegenstrijdigheden in documenten. Melding nr. AU 00209, vermeldt de nietjuiste beheersing van de stukken van overtuiging. De alwijking lijkt lichtzinnig te zijn gesloten. De afdeling meldt dat flu het probleem wel verholpen is. Bij de afdeling Humane Biologische Sporen (HBS) is de voortgang van de meldingen besproken, mede naar aanleiding van het RvA onderzoek van vorig jaar. Op 20 september 2012 stonden 302 meldingen open. Op l8juni 2013 staan er 70 open (en 17 verbetervoorstellen). Het aantal DNA-analyses was in 2012 132450 De afdeling heeftveel tijd moeten besteden aan een WOB verzoek waardoor achterstanden zijn ontstaan. Er is 1 f.t.e. extra ter beschikking gekomen om de achterstanden weg te werken. De KAM-CoOrdinator is een evaluatierapport ten behoeve van de directie aan het opstellen. Bij de inrichting van het Q-dashboard is de definitie van een melding herzien. HBS heeft een aantal meldingen zoals spoor in blanco, contaminatie door derden en administratieve fouten door derden die bij de nieuwe definitie geen melding zouden hoeven te zijn. De afdeling beraad zich flu hoe met deze toch belangrijke signalen om te gaan. Een opvallende categorie meldingen is monsterverwisseling, 33 maal in 2012. In de interne borgingssystematiek zijn er intern 29 verwisselingen afgevangen, dus onderschept en hersteld voordat er rapportage naar de klant is gegaan. Voor 2 gevallen zijn er nieuwe rapporten naar de opdrachtgever verzonden. In 2 gevallen betrof het zaken uit 2001 en 2004 waarbij inmiddels door het NFl al algemene maatregelen zijn genomen zoals niet meer handmatig op de cupjes schrijven maar met barcodes werken. NFl heeft de verwachting dat het lopende automatiseringsproces van de DNA-analyse een significante afname van het aantal meldingen zal geven, in het bijzonder in de categorie monsterverwisseling en menselijke fouten. Opmerking: op verzoek van het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft er een onafhankelijk onderzoek naar de meldingen plaatsgevonden: “Meldingen als teken van kwaliteit”, 15 december2011. Verbetering 4.7.2 4.10 0.6. Er worden verbeterpunten door de medewerkers aangemeld. Deze worden behandeld als meldingen. Grote verbeteracties worden met Lean six sigma projecten aangepakt. Hiervan zijn twee projecten nagenoeg afgerond. 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 10 van 58

lIMB BBR A1CHtIAIlE Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

D. Personele middelen Dl. Beschikbaarheid, contract 4.1 .5a 5.2.3 De NFl medewerkers zijn in dienst van de Staat dec Nederlanden. D.2. Instructies, functiebeschrijvingen 4.1.5k 5.2.4 D.3. Functie-eisen 5.2.2 5.2.4 Het NFl maakt gebruik van het functiegebouw Rijk. Het functiegebouw is door het NFl toegelicht. Algemene functie-eisen zijn vastgelegd inclusief de benodigde competenties voor de functies, bijvoorbeeld voor een wetenschappelijk medewecker schaal 12. De leidinggevenden van het NFl zijn getraind in het beoordelen van competenties met de workshop resultaat gerichte P-gesprekken. Van de in maart en april 2013 gehouden workshops zijn aanwezigheidsregistraties overlegd. De deelname aan de workshop was op vrijwillige basis. D.4. Deskundigheid van personeel 5.2.1 5.2.2 D.5. Kwalificeren voor werkzaamheden 5.2.5 In de procedure algemene exarnens opleiding tot tekenbevoegde” is nauwkeurig aangegeven hoe het opleidingstraject is georganiseerd. De opleiding bestaat uit twee delen: het algemene deel en het vakinhoudelijke deel. De typische duur van het opleidingstraject is 2.5 jaar. In het vakinhoudelijke examen worden 6 rapporten betrokken die een steekproef zijn van het in totaal minimaal aantal van 50 rapporten. Bij de opleiding en het examen zijn externe deskundigen betrokken en wordt ook training gegeven voor het toelichten van de rapporten in een rechtbank situatie. De dossiers van en zijn ingezien. Van het mondelinge examen wordt een opname gernaakt en worden aantekeningen vastgelegd. De verlening van de tekenbevoegdheid is een besluit van de directeur van het NFl. De dossiers bevatten veel vastleggingen van de (deel)opleidingen en uitgevoerde werkzaarnheden. Een typische omvang van een individueel dossier is een map van honderden pagina’s. In het dossier van ontbrak de lijst van de 50 rapporten. Deze Iijst is alsnog aan het dossier toegevoegd, dit is beoordeeld als een incident. Bij Humane Biologische Sporen kon met memo van 4 maart 2013 gedemonstreerd worden dat bij anger niet uitoefenen van de praktische werkzaamheden (grens 4 maanden) medewerker opnieuw is ingewerkt. De afdeling merkt hier zeif bij op dat het beter is cm in het vervolg dit in een opleidingsplan vast te leggen. De kwalificatiematrixen van de afdeling Microsporen en Humane Biologische Sporen zijn overlegd. D.6. Supervisie en monitoring 4.1.5g 5.2.1 Alle rapporten die uitgaan worden door een tweede inhoudelijk bekwame medewerker geschaduwd. In de gesprekkencyclus (planningsgesprek, voortgangsgesprek en resultaatgesprek) worden door de leidinggevenden het functioneren van de medewerker en de corn petenties van de medewerker beoordeeld. In de gesprekkencyclus komen via het vaste template hiervoor, aan de orde: of de medewerker bekend is met de gedragscode en wordt in het kader van de integriteit near de nevenactiviteiten gevraagd. Doelstellingen en eventuele opleidingsbehoeften worden vastgelegd. HRM bewaakt de voortgang van de gesprekkencyclus. D.7. Registraties aangaande personeel 5.2.5 In het centreal bijgehouden personeelsdossier wordt onder andere vastg&egd de 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 11 van 58

FIAAR UUR ACRtIAIIE Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


geheimhoudingsverklaring, de eed of belofte en de verkiaring omtrent het gedrag. Dit kon met het gedemonstreerd worden. dossier van E. Methoden 5.1.2 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6 Vastgesteld en geschikt El. NFl heeft een vaste scope en scope onderdelen met Onderzoek en Ontwikkeling. Binnen de vaste scope kan de omschrijving van de scope de indruk wekken dat het cm een flexibele scope gaat zoals bijvoorbeeld verrichting 4 “Determination of drugs of abuse”, verrichting 13 “The identificatiion of common drugs” en andere verrichtingen. Het is de nadrukkelijke bedoeling van het NFl cm met een vaste scope te werken en dus bijvoorbeeld bij uitbreiding van de te onderzoeken stoffen dit via een RvA uitbreidingscnderzoek te laten plaatsvinden. NFl zal een scopevoorstel doen zodat er geen verwarring over de vaste scope kan ontstaan, bijvcorbeeld door het toevoegen van de specifiek te noemen stoffen waarvcor de accreditatie geldt. Na de periode van corrigerende maatregelen meldt het NFl dat zij gewoon is om scopevoorstellen vOOr het onderzoek met de RvA te bespreken. Het doen van een scopevoorstel is nu ook zo door het NFl geInterpreteerd. De scope verduidelijking wordt doorgeschoven naar de volgende beoordeling waardoor dan ook de RvA vakdeskundigen van te voren de voorgestelde scope kunnen beoordelen. 5.4.1 Gedocumenteerd E.2. 5.4.2 5.4.4 Bekend bij klant, gepubliceerd E.3. In de NFl diensten en productencatalogus zijn beschrijvingen van de testmethoden gegeven. De NFl rapporten bevatten een bijiage of verwijzen naar boeken waarin de methoden nader toegelicht worden. Dit in het bijzonder om de wetenschappelijke inhoud van de rapporten toe te lichten voor bijvoorbeeld rechtbank situaties.

F. Middelen en voorzieningen 5.5.1 5.5.2 4.6.2 4.6.3 5.3 Beschikbaarheid adequate middelen en voorzieningen 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.5.9 De laboratoria zijn ruim opgezet en voorzien van veel moderne apparatuur. Voor details wordt verwezen naar de verslaglegging van de vakdeskundigen.

Fl.

F.2. Kalibratie en herleidbaarheid 5.5.10 5.5.11 5.6 De circa 300 pipetten worden halfjaarlijks gekalibreerd door een hiervoor geaccrediteerde kalibratie instelling. Een keer wordt direct gemeten door de kalibratie instelling “as returned”. En een keer wordt direct gemeten door de kalibratie instelling “as found” en na schoonmaken en onderhoud as returned”. Bijvoorbeeld serie 2436704. De circa 50 balansen worden jaarlijks extern gekalibreerd door een hiervoor geaccrediteerde kalibratie instelling (zie ook de verificatie hiervan de vakdeskundige ). Uitbesteding 4.5 F.6. Bij Humane Biologische Sporen vindt geen uitbesteding plaats. Als op verzoek van een opdrachtgever, bijvoorbeeld voor een second opinion, een ander laboratorium moet worden ingeschakeld wordt het gehele onderzoek door een hiervoor geaccrediteerde instelling uitgevoerd. Het integrale rapport van deze instelling gaat naar de opdrachtgever. Het NFl vervult dan alleen een administratieve en logistieke rd. 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 12 van 58

IIMIJ DRI1 ACRtUIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


-

In het kader van onderdelen van de Onderzoek- en Ontwikkelwerkzaamheden van de afdeling Microsporen kan worden uitbesteed. In 2012 heeft geen uitbesteding plaatsgevonden en voor 2013 is nu één uitbesteding in voorbereiding. Bij deze uitbesteding wordt geen stuur- of contextinformatie aan het uitbesteed laboratorium gegeven. De afdeling heeft een eigen gedetailleerde uitbestedingprocedure waarbij omgang met de stukken van overtuiging en de kwaliteitsborging zijn opgenomen. Registaties uit 201 1 zijn op de afdeling aanwezig, maar verder niet inhoudelijk beoordeeld. Uit zaak blijkt dat de uitbe” in de rapportage is vermeld, evenals het integrale rapport van I De uitbesteding is een klein onderdeel van het gehele onderzoek van NFl. Uit het rapport is duidelijk dat NFl de eindverantwoordelijkheid heeft van de uiteindelijke conclusies. Uit een gesprek met twee NFl medewerkers blijkt dat men zich er terdege van bewust is van het belang van de (wetenschappelijke) integriteit van het werk, ook in het geval van spoedzaken met veel media aandacht.

I

G. Voortbrengingsproces G.2. Contract- en opdrachtbeoordeling 4.4 G.3. Contact! interactie met de kiant tijdens proces 4.7.1 Kianten kunnen de reguliere producten van het NFl bestellen met behuip van de producten- en dienstencatalogus. Hierin wordt een korte beschrijving van het product gegeven en de verwachte levertijd. Voor meer complexe zaken is er een Forensisch Intake (FIT). Bijvoorbeeld vastlegging van de intake Hierbij waren medewerkers van de kiant en van het NFl aanwezig (totaal 9 personen). Zo wordt bijvoorbeeld de klantvraag vastgelegd en de volgorde van de verschillende deelonderzoeken bepaald. De afdeling meldt dat zij de vastlegging van het FIT versiag verder aan het standaardiseren is. Monsterneming, behandeling van monsters / objecten G.5. 5.7 5.8 Bij het Front Office komen de verzegelde boxen met de stukken van overtuiging binnen. De stukken van overtuiging worden voor-ingeschreven (gedemonstreerd) en voorzien van een chip. Het track and trace systeem is gedemonstreerd. Door middel van elektronische poorten in het gebouw worden de verplaatsingen van de individuele stukken van overtuiging vastgelegd. Als een stuk van overtuiging anger dan 7 minuten in een ruimte is ontstaat er een automatische vastlegging over de plaats van het stuk van overtuiging. De verpakte stukken van overtuiging worden beoordeeld en gefotografeerd. Bij beschadiging wordt contact opgenomen met de klant met de vraag of doorgegaan moet worden met het afgesproken werk. Dit is bij het Front Office met een voorbeeld gedemonstreerd. Bij de zaken (Humane Biologische Sporen) wordt de beschadiging van de verpakking gemeld in het rapport inclusief de toestemming van de klant om door te gaan met het onderzoek. Uit de in de ruwe data opgenomen maliwisseling blijkt de toestemming van de klant. De onderzoeker geeft aan dat bij eventuele contaminatie bij beschadiging van het stuk van overtuiging dit uit de DNA analyse naar voren zal komen. Door gebruik van de eliminatie database en verzamelen van DNA van bij de zaak betrokken (politie)medewerkers kunnen dan nog steeds conclusies getrokken worden. Rapportage 5.10 G.8. Alleen bij de afdeling Humane Biologische Sporen wordt in de rapportage verwezen naar de accreditatie. Bijvoorbeeld in zaak : “De methoden die gebruikt zijn bij het in dit deskundigen rapport beschreven onderzoek zijn geaccrediteetd door de Raad voor Accreditatie”. Bij deze afdeting zijn aBe 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 13 van 58

FIAAI1 BI1F1 ACRtUIIAIIE Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


verrichtingen onder accreditatie zodat er met dit algemene statement er geen onjuiste meldingen over de accreditatie status van de verrichtingen warden geuit. In het rapport wordt voor de methoden verwezen naar een boek waarin voor niet-DNA-experts de principes van de methoden warden toegelicht. over handschriftonderzoek bij de afdeling Digitale Techniek en Biometrie is besproken. Het onderzoek begint met een haalbaarheidsonderzoek, een van de producten uit de producten en diensten catalogus van het NFl. Het eigenIke onderzoek kan pas beginnen als er een benoeming is en er een vraagstelling is. Over de benoeming en de vraagstelling is de e-mail communicatie vastgelegd in het dossier. Door middel van schrijfproeven wordt het schrift van een verdachte vergeleken met een van de stukken van overtuiging. Het betreft een visuele beoordeling van kenmerken van het handschrift. De kwaliteitsborging wordt uitgevoerd doordat een andere gekwalificeerde medewerker ook het onderzoek uitvoert. Bij dit onderzoek gaat de verificatie door een tweede onderzoeker dus verder dan schaduwen. De ruwe data van de onderzoeken zijn vastgelegd evenals de discussie over de uiteindelijk te geven conclusie. Het rapport bevat de vraagstelling en de hypotheses die worden ondetzocht. De onderzoeksmethode is een bijiage van het rapport. Binnen dit vakgebied wordt deelgenomen aan ringonderzoeken. 4.13 Gb. Registraties inzake het proces Gedurende het onderzoek zijn 4 zaken uit het archief gehaald. De zaken bevatte de nodige documentaties zoals het rapport, de e-mail correspondentie en de ruwe data. H. Specifieke aandachtpunten 5.9.lb H.3. Laboratoria: Deelnemen Proficiency Testing en Interlaboratory Comparison Het algemene beeld is dat daar waar mogelijk wordt deel genomen aan ringonderzoeken. De resultaten zijn in het algemeen goed. Bij afwijkende scores warden aantoonbaar acties ondernomen. Voor multi-component analyses, zoals bijvoorbeeld bij verrichting 4 wordt geprobeerd meerdere componenten in ringonderzoeken onder te brengen. De flu getoetste componenten zijn een verantwoorde steekproef. Bij het niet beschikbaar zijn van ringonderzoeken wordt met een tweedelijnscontrole gewerkt en in een aantal gevallen wordt met “blind cases” een onderzoek herhaald. Voot de O&O werkzaamheden bestaan geen ringonderzoeken. Voor de bouwstenen van de O&O werkzaamheden, de geaccrediteerde verrichtingen, wordt deelgenomen aan ringonderzoeken.


Pagina 14 van 58

1AAU \R1R ACCREIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


Detail rapportage team lid Team lid: Onderwerp:

Forensisch Chemisch Onderzoek Drugs

Waarnemingen Beoordeelde verrichtingen 9 Powder, paste, impregnated material and concentrated solutions Screening for anions; voorschrift 253602 14 Mushrooms Qualitative analysis of psilocin and psilocybin by TLC and GCIMSD; voorschrift 250701 15 Powder and (concentrated) water solutions Qualitative analysis of the Na- and K-salt of GHB by FT-lR; voorschrift 250801 18 Amphetamine powders Determination of the amphetamine-related organic impurity profile; voorsch rift -00238 -

-

-

-

-

-

-

-

Gesproken met: Bevindingen D Personele middelen D.4 Deskundigheid van personeel De betrokken personeelsieden zijn deskundig, betrokken en goed op de hoogte van de inhoudelijke aspecten van de methoden en technieken waarvoor ze bevoegd zijn. Alle gesprekspartners hebben een passende opleiding op adequaat niveau. De bevoegdheden zijn vastgelegd in een bevoegdhedenmatrix (-00559v9). E Methoden E.1 Vastgesteld en geschikt Werkvoorschriften zijn bewaakte documenten in een elektronisch documentenbeheersysteem Op veel werkplekken zijn de voorschriften elektronisch beschikbaar. Waar nodig worden voorschriften uitgeprint. Deze krijgen een houdbaarheid van 4 weken. Er wordt aantoonbaar versiebeheer gevoerd. Documenten zijn aantoonbaar vastgesteld. De test op anionen is gebaseerd op standaard en robuuste neersiagreacties die beschreven staan in de Ph. Eur. De kwalitatieve analyse van psilocine en psilocybine geschiedt m.b.v. GC-MS. De methode is gevalideerd tot 0,2% psilocine en psilocybine. De kwalitatieve analyse van GHB wordt uitgevoerd met behulp van FT-lR. Bij de monstervoorbewerking worden enkele druppels vloeistof gedroogd. Hierbij wordt een poeder verkregen dat altijd dezelfde kristalvorm zal hebben. Het spectrum wordt vergeleken met de spectra in de bibliotheek. De voorproef is gebaseerd op een complexeringsreactie met Fe(ll l)chloride. E.2 Gedocumenteerd De beschrijving van de werkwijze is adequaat d.w.z. dat de beschrijving van de werkwijze voldoende 146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 15 van 58

FIMFI FIUR A[[RtUIIAIIE Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


gedetailleerd is cm uitveering megelijk te maken, inclusief de kalibraties en de centroles die de analisten meeten uitvoeren. Wijzigingen ten opzichte van de veergaande versies zijn in het voersch rift samengevat. Daarep is een uitzondering geconstateerd: het werkvoerschrift 250701 bestaat uit een DLC en GC-MS analyse. Het DLC enderzoek wordt niet meer uitgeveerd. Het werkveorschrift kemt daarmee Het laberatorium niet overeen met de werkwijze en voldeet niet aan 1S017025 5.4.1, zie meet geschikte metheden en procedures teepassen. .

E.3 Bekend bij kiant De metheden die de instetling gebruikt veer de analyse van drugs zijn bekend in het vakgebied. F Middelen en voorzieningen F.1 Beschikbaarheid adequate middelen en veorzieningen Het laberatorium is afgesleten met een elektrenisch systeem van toegangspassen. Veer bezeekers is het laberatorium alleen toegankelijk onder begeleiding. Het laberaterium is adequaat uitgerust en beschikt over de benedigde apparatuur. Apparatuur is adequaat onderhouden en veerzien van inventarisnummers. Per apparaat wordt een logboek bijgehouden, hierin wordt kalibratie, validatie en enderhoud vermeld. De informatie in het logboek is cempleet en up-to-date. Handleidingen van apparatuur zijn beschikbaar. F.2 Kalibratie en herleidbaarheid Standaardstoffen werden veer zever megelijk gekecht met certificaten van herleidbaarheid. Veer biologische verbindingen, bijveerbeeld psilecybine, en verontreinigingen in precursors is dat vaak niet megelijk. De standaarden veer verrichting 14 en 18 zijn afkomstig uit oude zaaknummers. De GC-MS apparatuur wordt gecontroleerd met ) testmengsels. In het geval van de kwalitatieve analyse betreft de kalibratie het vaststellen van retentietijden en een geede spectrummatch. Het FTIR instrument wordt wekelijks gecentroleerd (system check en absorptie aceten bij 1092 nm), maandelijks wordt een uitgebreidere controle gedaan (system augment, S/N, baseline stability, ATR pathlength, wavenumber accuracy m .b.v. petystyreen). Kalibratie van pipetten vindt 2 maal per jaar plaats deer een hierveer geaccrediteerde instetling F.3 Blijvende geschiktheid De apparatuurbeheerders zijn verantwoordelijk veer het (deen) uitvoeren van het geplande enderheud. Dit functioneert geed: er is geen apparatuur aangetroffen waarvan de vatidatie of het geplande onderheud niet op tijd is uitgeveerd. Steringen en de daarbij behorende remedies worden in het legbeeken vastgelegd. Potten/flessen met chemicaliën, reagentia, standaardstoffen en standaardoplossingen zijn voerzien van stickers met datum van bereiding en expiratiedatum. De gebruikte flessen reagentia (30-50 mL) veer de test op anienen en de veorpreef op GHB zijn voerzien van een vervaldatum. De flessen werden bijgevuld uit veorraadflessen die oek voorzien zijn van een vervaldatum. De vervaldatum van een aantal gebruiksflessen is verstreken: ferrichloride, Rybal en zilvernitraat. Bovendien komen de vervaldata op de veorraadflessen niet overeen met de vervaldata op gebruiksflacons en vetdoen daardoor niet aan ISO/IEC 17025 4.6.2, zie F.4 Geautomatiseerde systemen De meeste software waarvan gebruik wordt gemaakt is cemmerciële software, veelal enderdeel van analyseapparatuur. De analysedata wordt opgeslagen op de harde schijf bij de PC behorende bij de 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 16 van 58

BAAR DR A[CREUIAHE Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


analyseapparatuur. Deze data wordt geregeld naar het netwerk geschreven en daar geback-upt. Voor controlekaarten wordt gebruik gemaakt van rekenbiaden. De ingevoerde gegevens worden beveiligd met een wachtwoord. De rekenbladen zijn gevalideerd (rapport 7 maart 2008). G Voortbrengingsproces G.5 Behandeling van monster/objecten Monsters zijn verpakt in minigripzakjes met een RFI chip, waardoor de traceerbaarheid is geborgd. De monsters zijn opgeslagen in een kluis. Monsters worden zodanig behandeld dat kruiscontaminatie zo veel mogelijk wordt voorkomen. Het rest monster wordt in het zakje met RFI opgeslagen tot het analyseresultaat beschikbaar is of zoveel langer als wettelijk vereist. G.6 Uitvoering van het werk De analysegang is vanal het ult de kluis halen van het monster tot en met de rapportage nagelopen. De procesgang is overtuigend compleet en omvat passende controles, blanco’s en waarborgen om de kritische processtappen te beheersen. G.7 Kwaliteits- en procescontrole De beoordeelde analysemethoden hebben een kwalitatief karakter. De eerstelijnscontroles worden bij GC-MS analyses genoteerd in controlekaarten. Deze zijn compleet, up-to-date en tonen een goede methodeprestatie aan. Bij afwijkingen wordt aantoonbaar adequate actie ondernomen. De eerstelijnscontroles omvatten o.a. het meenemen van blanco’s en analyse van relevante controlemonsters. G.8 Rapportage Rapportage vindt plaats op basis van onderzoeksverslag(en). In de versiagen worden geen conclusies getrokken. Conceptrapporten worden geschaduwd door een 2e bevoegde medewerker. G.9 Beoordeling en review van resultaten, nemen van beslissingen Alle meetgegevens en analyseresultaten worden voor rapportage gecontroleerd door een tweede analist of de technisch expert. Deze controle omvat ook een controle op de juiste overname van gegevens. De tekenbevoegde functionaris besluit mede op grond van de resultaten van deze controle. G.10 Registraties inzake het proces Ruwe data en rapporten zijn viot terugvindbaar, compleet en aantoonbaar traceerbaar naar de desbetreffende monsters. Eveneens zijn de validatiegegevens vlot terug vindbaar, evenals onderhouds en kalibratiegegevens van de analyseapparatuur. H Specifieke aandachtspunten H.3 Laboratoria: deelnemen proficiency testing en interlaboratory comparison Voor de beoordeelde verrichtingen (9; 14; 15; 18) is geen ringonderzoek beschikbaar. Door het maken van blind cases (BMK) wordt voorzien in tweedelijns controle. Voor de verrichtingen 11 en 16 is ringonderzoek beschikbaar. Door het laboratorium wordt deelgenomen aan de proficiency testing van Het ringonderzoek van de kwantitatieve THC bepaling is gecontroleerd. De resultaten zijn uitstekend.


Pagina 17 van 58

FIAAF1 Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

A[RtUIIAIIt

L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013


Pagina 18 van 58

IIAAFI Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

A[1.RtIAIIt

L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013 Detail rapportage teamlid

Teamlid: Onderwerp:

Handwriting and documents scope 68-73

Waarnemingen During the assessment of the NFl at the site of the laboratory in ‘S Gravenhage on the 27th of June I made the following observations which are listed according the list of the RvA assessment elements.

D. Personnel resources D.1 Personnel resources; availability, contract The personnel resources of the handwriting section (2 experts full-time, 1 expert with 80% part-time, 1 expert half-time, 1 in training) are sufficient to fulfil all tasks (casework, administration, R&D, supervision of students) in time. The personnel resources of the document section (2 experts full-time, 1 trainee halftime, I technical assistant half-time) are tight, especially if the multitude of tasks are considered. D.4 Education and training The education and training records of two employees (1 document expert, 1 handwriting trainee) were checked. These were both complete and reflected a well-planned and adequate qualification scheme. The initial qualification of the experts is stated through exams by an internal and external commission. The external exam is organised by the but presently only for some forensic disciplines. E. Methods E.1 Methods, defined and demonstrated fitness for purpose The standard operating procedures for the methods handwriting (internal reference numbers 231003231007), documents/ (240501), documents and writing materials/luminescence (240505), stamps and stamps impressions/microscopy (240502), paper/detection of alterations with microscopy (240508) and documents and writing instruments/NIR (240509) were studied. The methods are according to the current standard of forensic science on the field of handwriting and document examination. It is possible to sum up the activities of the document section in a head document as it has been done with the handwriting examination. F. Resources and facility F.1 Availability of adequate resources and facility Both the technical equipment and the rooming resources are sufficient and adequate. It is discussed that each expert has her/his own microscope. This is the main and daily working instrument of the forensic document and handwriting expert and has to be adjusted to the individual eyesight. Besides there are hygienic aspects to be considered.


Pagina 19 van 58

BMII BF1 ACBtRIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


F.2 Calibration and traceability of measurement equipment The technical equipment is unequivocal marked by barcoded labels. There are journals for each piece of measure microscope via a glass equipment, which are up-to-date. The calibration of the measure micrometre and its records were checked. The calibration of a new digital microscope (both in the laboratory D3 15) has still to be done, as the certificate is not granted by an accredited calibration institute. A validation plan was presented. Remark: the new digital microscope is not used yet for accredited activities. (methods 240509 and 240505) and the The equipment journals (‘logbook”) of the (method 240501) were checked. They were up-to-date and complete. G. Service delivery processes The whole process of forensic examination in the sections handwriting and documents was monitored mainly by reviewing case files. The following files which were both actual and old cases were studied during the assessment: The inspected case files were systematic, comprehensive and thorough. Without exception they were carefully led. Every sheet showed either the case or the exhibit number. They include records of the contacts with the clients and of the planning of the examination and reporting process. Each case undergoes a completely independent second examination and in case of severe differences a third one. The report is also checked and a draft version is part of the case files. H. Special areas for attention H.3 Laboratories: Participation in Proficiency Testing and Interlaboratory Comparison For both activities a regular participation in proficiency testing and interlaboratory comparison could be stated. There are participations at least once a year by different organ isers ). The original records for the handwriting tests were controlled. All experts of the handwriting section successfully passed the tests.


Pagina 20 van 58

RMIJ BI1R ACtIAUt Project: Locatie: Datum(s) beoordelinq:

L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013. 25-6-2013, 27-6-2013

1

Detail rapportage teamlid Teamlid: Onderwerp:

O&O Microsporen scope nr. 40

Waarnemingen Het onderzoek bestond ult drie onderdelen: 1) Beschikbaarheid algemene documenten (Managementsysteem); 2) Evaluatie van de O&O procedure zoals beschreven in document 334108 en getoetst aan document RvA-T031 (Onderzoeks- en Ontwikkelingswerk), doornemen van drie verschillende project dossiers; en 3) Bezoek en controle van de laboratoria waar de werkzaamheden plaatsvinden. Onderdeel 2 nam het merendeel van de tijd in beslag. Projectdossiers zijn zodanig gekozen dat met verschillende medewerkers is gesproken om een zo goed mogelijke indruk te verkrijgen van kennis en vaardigheden.

Er zijn afwijkingen geconstateerd. Op een aantal plaatsen enige onduidelijkheden of slordigheden, maar niet zodanig dat dit als afwijking gekwalificeerd kan warden (overteg met Team eider RvA). Het NFl heeft in haar document 334108 (Infrequente en/of unieke onderzoeken bij Microsporen) de barging van infrequent maatwerk vastgelegd. Dit betreft de gele cirkel in onderstaande figuur. Het betreft dus het interne process. Dit is van belang in relatie tot document RvA-T031 paragraaf 3.8 (archiving). Ovedeg over aanvraag 1) FIT

Bim of 0&0 procedure

L


I

Pagina 21 van 58

FIAAB BB ARtUIJAUt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


De Project Specificatie valt daarom niet als zodanig binnen de procedure (is het vOOrtraject, de aanvraag), maar was wel beschikbaar in de drie onderzochte dossiers. Onderdeel van de 334108, paragraaf 3.5). Bij navraag bleek er kwaliteitsborging is het werken met een ‘schaduw’ ( geen ‘report of the self-assessment of the performance of the research’ aanwezig te zijn in de dossiers (zie RvA-T031 3.8). Het werken met een ‘schaduw’, die ook de geproduceerde documenten moet tekenen, wordt door de RvA als zodanig als voldoende beschouwd (in een eerder RvA onderzoek blijkt dit al eens met de RvA te zijn besproken, mondelinge mededeling Onderdeel I Betreft: Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 4.1.5f 4.1.5h 4.1.5i 4.1.5j 4.2.6 • A.5. Managementsysteem 4.1.3 4.1.6 4.2.1 4.2.7 4.2.5 4.3 • A.6. Interne audits 4.14 • C.2. Instructies, functiebeschrijvingen 4.1.5k 5.2.4 • D.2. Functie-eisen 5.2.2 5.2.4 • D.3. Supervisie en monitoring 4.1.5g 5.2.1 • D.6. Methoden • E. -

Maatwerk betekent niet-repetitief werk en continue aanpassing van bestaande protocollen. De afdeling Niet Humane Microsporen probeert zoveel mogelijk bestaande protocollen te volgen (de bouwstenen), indien nodig deze aan te passen en aan te vullen met zelf ontwikkelde methodes. Borging van deze laatste categorie heeft hoge prioriteit. Kwaliteitsborging wordt op verschillende manieren bereikt: , zodat zoveel mogelijk eenzelfde • Werken met vaste templates, die onderdeel zijn van 334108 paragraaf 2). Op methodiek wordt gevolgd in de verschillende projecten (zie verzoek heb ik diverse templates digitaal kunnen bekijken. • Werken met een schaduw’ als interne waarborg. De schaduw reviewt het projectplan en indien akkoord wordt het projectplan ondertekend. Dezelfde procedure geldt voor de rapportage. Wie wel/niet als schaduw kan fungeten is afhankelijk van de bevoegdhedenmatrix. Bij navraag werd dit document mu ter beschikking gesteld. Op mijn vraag of interne waarborging niet tot tunnelvisie kan leiden werd aangegeven dat voor het externe rapport (zie figuur) ook een externe evaluator kan worden aangezocht. • Uitbesteding wordt alleen gedaan onder strikte voorwaarden en indien mogelijk bij hiervoor geaccrediteerde laboratoria. Streven is om het werk zoveel mogelijk in huis te doen om daarmee 1) het uitbestedings traject; en 2) het probleem van niet-geaccrediteerde labs, te ondervangen. , waardoor nu vrijwel alle molecu lair Voorbeeld is het zeif aanschaffen van een biologische procedures in huis kunnen worden gedaan. • Slim kiezen van de controles en zoveel mogelijk dezelfde standaard controles meenemen in de experimenten. De resultaten van de standaard controles is dan meteen een waarborg voor de betrouwbaarheid. • Nieuwe methodes publiceren in wetenschappelijk tijdschriften. Dit is op zich een waarborg voor de herhaalbaarheid van een methode. • Bij veldbezoek gaan de forensische onderzoekers altijd gezamenlijk. In de praktijk werken monsterschemas altijd anders uit en dan is er ter plekke een ‘schaduw’ aanwezig voor consultatie. Op verzoek heb ik kunnen inzien: de bevoegdhedenmatrix, de interne opleidingsplannen, en de interne audit (datum 17-07-2012). Opmerking: de print van het

334108 document geeft aan dat het Versie 4 betreft, maar de footer


Pagina 22 van 58

IIAAEJ BB ACREIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

Li 46-H 05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

van het document meldt Versie 5. Dit is gemeld b de Kwaliteits-CoOrdinator. Ergens zit dus een oneffenheid. Conclusie: men denkt goed van te voren na over de toe te passen methodieken (opzet, herhaalbaarheid, betrouwbaarheid) en dit resufteert in een betrouwbaar proces. Algemene documentatie was op orde. Het proces wordt goed geborgd omdat over de stappen wordt nagedacht.

Onderdeel 2. • D.4. • E. • F.2. • G.3. • G.4. • G.5. • G.6. • G.7. • G.8. • G.9. • Gb.

Betreft:

Deskundigheid van personeel 5.2.1 5.2.2 Methoden Kalibratieen herleidbaarheid 5.5.10 5.5.11 5.6 Contact! interactie met de kiant tijdens proces 4.7.1 Voorbereiding en planning van werk Monsterneming, behandeling van monsters! objecten 5.7 5.8 Uitvoering van het werk 5.4.1 5.4.2 Kwaliteit-! procescontrole 5.9 Rapportage 5.10 Beoordeling en review van resultaten, nemen van beslissingen 5.4.7 5.9 Registraties inzake het proces 4.13 -

Er zijn drie dossiers doorgenomen. Nagegaan is of de methodiek van 334108 werd gevolgd en of tevens aan de eisen van ISO!IEC 17025 en RvA-1031 werd voldaan. Twee dossiers waren afgesloten en een dossier was nog lopend. Een dossier kan eenvoudig zijn: een vraag met daarover rapportage, anderen complex omdat steeds vervolgvragen komen op de eerdere resultaten. Dit laatste resulteert in een groot dossier met meerdere onderzoeksvragen en afzonderlijke rapportages. Per vraag wordt een intern rapport geschreven, voor het uiteindelijk externe rapport wordt alles samengevoegd tot één rapport. De audit betrof alleen de interne rapporten (zie figuur, gele ovaal). Alle drie rapporten volgden de interne structuur zoals beschreven in het 334108 document. Zodra van niet-standaard methodes gebruik werd gemaakt werd dit duidelijk aangegeven en in een bijiage beschreven. Ruwe data waren beschikbaar en verbeteringen waren handmatig aangebracht en geparafeerd. Tekenbevoegdheid was gekoppeld aan de bevoegdhedenmatrix; geen afwijking geconstateerd. Bij navraag naar kiant tevredenheid werd even vreemd opgekeken. Klanttevredenheid wordt niet per

project afgehandeld (klant tevredenheid formulier) maar wordt op een hoger niveau binnen het NFl behandeld, bijvoorbeeld speciale dagen voor de kiant. Er is dus geen directe terugkoppeling per project met de opdrachtgever. De opdrachtgever is wisselend: de politie (sporenonderzoek), justitie (officier), of de rechter commissaris (geeft uiteindelijk de opdracht). In de praktijk wordt voor alle drie partijen gewerkt. Conclusie: Met drie medewerkers goede inhoudelijke gesprekken gehad. Er worden verantwoorde keuzes gem aakt in de proef opzet en aanpak en de rapportage is op orde.


Pagina 23 van 58

AAR UR ACRtIAUE Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


Onderdeel 3. Betreft: Beschikbaarheid adequate middelen en voorzieningen 4.6.2 4.6.3 5.3 • F.1. 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.5.9 Kalibratieen herleidbaarheid 5.5.10 5.5.11 5.6 • F.2. • Gb. Registraties inzake het proces 4.13

5.5.1

5.5.2

Korte controle van het laboratorium. Het laboratorium is gecompartimenteerd om contaminatie van monsters (microsporen) tegen te gaan. Dit gaat zo ver dat één ruimte door het personeel zeif wotdt schoongemaakt (DNA opwerk ruimte). Voot de belangrijke apparatuur was het registratie- en apparatuur (temperatuur) zijn kalibratieboek voorhanden. Kalibratie van pipeften (half jaarlijks) en aanwezig. Gebruiksoplossingen manual het was nagelopen. Van belangrike apparatuur ( ) worden regelmatig ververst. Conclusie: een zeer zorgvuldig bijgehouden laboratorium. Werken onder BIM (O&O) heeft zo zijn voordelen. Door alle checks in de experimentele procedures zijn er weing fouten of gebreken in de laboratorium apparatuur.


Pagina 24 van 58

11MJ Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

AC11tRIIAIIt

L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013 Detail rapportage teamlid

Teamlid: Onderwerp:

Humane Biologische Sporen (DNA)

-1

Waarnemingen RvA Assessment Elements (ISO/I EC 17025:2005) The following documents! files were assessed: Quality Manual, issue 19 SOPs according to the scope dated 24-04-2013 Various casefiles, forms and internal reports (see report) -

-

-

Assessed activities as given in the proposed scope for the Human Biological Traces (HBS) covering; No. 26 Searching items for trace material No. 27 Hair description and comparison No. 28 DNA reference and trace, isolation, quantification and amplification No. 29 Paternity analysis interpretation and reporting No. 30 Mitochondrial DNA amplification and analysis No. 31 Animal hair determination No. 32 Blood pattern analysis of blood stains identification, interpretation and selection No. 33 Research of human biological material -

-

-

-

-

-

-

-

A. Organisation A.6 Management system All quality on line documents that were printed in the laboratory had been signed and dated and were the current version. In trace DNA -122116 issue 22 and in mitochondrial DNA -00516 issue 4. The quality on line documents were easily accessed from the computers terminals. (17025:4.3.2.2) D. Personnel resources D. 1 Personnel resources: Availability, contract is the only blood pattern analysis (BPA) expert in HBS. Other experts are currently available in NFl in the mobile team There are three people involved in the searching of BPA5 that are trained to a more senior level. They work in conjunction with a junior, examining the item, screening it and photographing it (ISO/lEO 17025:5.2.3 and 5.2.1). is currently training to become an expert and was training on the days of the audit. This will then provide coverage when is not available to assess items for sampling in the context of the whole case (ISO/IEC 17025:5.2.1 and 4.1.5j). Human hairs and animal hairs are examined by the same people in room H 1-09. There is an expert and one technician ( ). One other technician is trained and the technicians rotate every 3 months between hairs and searching for trace material to ensure that cover can be maintained (ISO/IEC 17025:5.2.3).


Pagina 25 van 58

BAAFI BUR ACRtUIIAUt Project: Locate: Datum(s) beoordeling:

LI 46-H05-(201 3) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

D.4 Education and training were seen for mitochondrial DNA (MtDNA) processing and analysis and Training records for authotised and to level 5 (ISO/IEC 17025:5.2.1 and 5.2.5). signed been off she has D.5 Authorize and assign tasks to personnel training record I saw that she is trained up to step 4 for human hair comparison In and classification and up to step 3 for animal hair. As there is a tendency to send animal hairs for MtDNA the training may not be able to be completed any further for animal hairs (ISO/lEO 17025:5.2.1 and 5.2.5). D.7 Personnel records has recently completed the 4 year re-assessment and examination and a letter from the director confirming her as a hair expert was not available in the laboratory on the first day of the audit. This was produced on the second audit day (ISOIIEC 17025:5.2.5). E. Methods E.1 Methods: Defined and demonstrated fitness for purpose When animal hairs are submitted they are identified as animal and the species is attempted to be determined under x25 magnification binocular microscope. If reference hairs are available a comparison 121302. In the last 2 years comparisons is carried out in the same way as human hair according to of animal hair have not been performed. Animal hairs are sent to non-human mitochondrial DNA when the possibility of a review of how animal hairs further processing is required. I discussed with are handled over the next year and how the method reflects what is practiced and the skills of the staff available (ISO/IEC 17025:5.4.1 and 5.4.2). column isolation, perform In trace DNA isolation I witnessed Samples in the batch either came direct from the police or from the trace the whole searching unit. When the samples were pipetted into the amount of sample was pipetted, this exceeded 700u1. Care was taken for the sample to be sucked down and the rim of the tube was not touched with the pipette. When using a centrifuge for this step instead of the the procedure (-122116 v22) allows for more sample to be added however there was (ISO/lEO 17025:5.4.3). no flexibility for more than 700u1 to be added to the column for the from police of suspects swabs of buccal unit reference comprise the DNA The samples processed by process of batching of samples and discussed the and convicted offenders. retaining 8 samples per batch of 81 samples to be used as quality control samples, this followed machines are used to create batches, for isolation, first and second .00024 vi 1. Three storage. As the samples are dry they are stored at room temperature (ISO/IEC 17025:5.4.2). Infrared photos of a blood stain were used in the internal report for a BPA case. I was informed that as it is not a validated these photos will not form part of the final report for case technique. They were being used to develop the new technique (ISO/lEO 17025:5.4.5). ,

E.2 Documented methods The documents examined were clearly written and included separate sections on quality characteristics and safety and environmental aspects (ISO/IEC 17025:5.4.1 As there was batch -005i6 was followed when preparing The procedure only a small number of samples (four in this case) there was no requirement to have a second person witness the sample transfer as the person is deemed to be competent to handle less than 12 samples. The operator informed me that where there are more than 12 samples a second person will witness sample manipulation (this is also the case for processing research samples). This witnessing for larger .


Pagina 26 van 58

IIAAFJ UR AIREIAHE Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


-

sample numbers was not included in the procedure (ISO/IEC 17025:5.4.1 and 5.8). E.3 Agreed with customer, publication Hairs found on items are submitted for hair analysis stuck onto a card with low adhesive double-sided tape. Details of the item that the hair was found on are not identified so not to prejudice the examination. A new number is given to the item for hair analysis, item was observed. The form Aanvraagformulier haaronderzoek from the case coordinator was seen, this describes what should be investigated in the case e.g. hair comparison, is it suitable for DNA etc. (ISO/IEC 17025:5.4.4). went through several electronic records for RNA and 6 hour DNA testing. RNA was discussed and the multiplex made by NFl is being tested in NFl and 7 other labs. Results have already been obtained for control samples and they are now testing with mocked samples including mixtures. These results will feedback into the system to improve interpretation of RNA (ISO/IEC 17025:5.4.4 and 5.4.5). F. Resources and facility F.1 Availability adequate resources and facility All equipment was present in the hair lab to be able to submit samples to DNA or mitochondrial DNA (human or non-human), including label printers for tubes (ISO/I EC 17025:5.5.1). Stickers for labelling of tubes could be printed in the BPA examination rooms for submitting samples to DNA (ISO/IEC 17025:5.5.1). For the searching of BPA I explored with how the scale is automatically assigned to photos taken using the binocular microsc___________ Once the area is in focus, the camera is connected to the computer, the exposure selected in the program and a scale can then be added to the photo. This was demonstrated and checked manually that it was reading correctly. The scale was setup when the microscope is placed into service (ISO/IEC 17025:5.5.2). in the trace recovery room F117 equipment records were seen. It had been serviced due to a focus problem and then returned into service on 6/9/1 0. (17025:5.5.5) The Binocular microscope 0200000206 records were seen in BPA room Dl .21, it was last maintained 5.2012 within the 2 year maintenance performed in-house. The equipment records for the camera 0200000519 (associated with the binocular microscope) were seen, it came into service in 2010 (ISO/IEC 17025:5.5.5). An elimination sample for anti-contamination was taken from me and the retention and what details are recorded was clearly explained (ISO/lEO 17025:5.3). The hair examination room H 1-09 is accessed through the adjoining room that is being used for robotics testing. Gowning up is done in the adjoining room. This reduces any contamination from direct access from the corridor (ISO/IEC 17025:5.3.3 and 5.3.4). In the trace recovery room good awareness of anti-contamination was seen with cleaning areas with RNase away, frequently changing gloves and cleaning forceps (ISO/IEC 17025:5.3). The decontamination/cleaning form -00854 was seen and complete for the following areas, Trace DNA room F117, hair room H1-09 and BPA room D1.15. For MtDNA rooms Hi 06 and Hi 08 it was completed except for weeks 9 and 16 where no work was performed (ISO/IEC 17025:5.3.5). The DNA decontamination/cleaning record Schoonmaakschema’ was fully completed in B1.03, B1.15 and Bi.13 although it was not in the quality on line system (ISO/lEO 17025:5.3.5 and 4.3.1). F.2 Calibration and traceability of measurement equipment The (used for reference DNA samples) paper maintenance records were seen and the calibration record held electronically was seen and in date. (ISO/lEO 17025:5.5.10) The multipipeffe 105057 used for was found to be in calibration. (ISO/IEC 17025:5.5.4 and 5.5.8) 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 27 van 58

AAR Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

AIRtUIIAIIE


machine that performs quant and PCR set-up for reference DNA samples was seen in room The B1.03 no. 104723. The maintenance record was seen and it was in calibration according to the sticker located on the machine (ISO/IEC 17025:5.5.8 and 5.5.5). F.3 Continual suitability In the hair room H1.09 Cam2 0200000520 camera mounted on the microscope 104655 the equipment records were seen and were satisfactory. Binocular microscope 104655 was within the 2 year servicing and the equipment records were seen (ISO/IEC 17025:5.5.5). In room Fl 17 for trace recovery the presumptive tests, tetrabase and phosphatatesmo KM, are identified with the table e.g. ‘A’ that they are stored on and were all in expiry date (ISO/IEC 17025:5.5.8). F.4 Automated systems and the level of detail was seen for For paternity the online LIMS system that can be accessed included who processed the samples at each stage of the DNA process. To logon a username and password is required. This is unique for each individual and the level of to under the SVO tab I access is determined by the individual’s role. When viewing the case in was different to the paperwork. The observed that the Omschrijving field for sample description had ‘Vader’ where it should have had ‘Kind’. The operator corrected this field. After this field is not critical for the report and is discussion on what is taken into the reports from purely descriptive. The audit file for PROMIS was reQuested to show the change and this was produced . An electronic form was also seen that is from the IT department showing the change made by which goes to the front desk for processing (ISO/IEC used for any changes to the records in 17025:5.4.7.2). program which how changes are made to the For reference DNA I discussed with provides prompts to since their close, is no longer supported by I . I saw it used tasks and interfaces_with the machine it is running with and operators_ r that in the trained IT expert is is an There machine. with I 9aiie I progr iso changes can be made (ISO/IEC 17025:5.4.7.2). was seen for F’ J report produced from the familial searching software ...O/IEC 17025:5.10 and 5.4.7.2). -

‘

G. Service delivery processes G.2 Review of contracts and assignments Special permission from a judge is required to start a blood trace pattern case. ISO/IEC (17025:4.4) for RNA and I saw the request from the reporting officer to the research unit for DNA work to be carried out (ISO/IEC 17025:4.4). The workflow for research is recorded on Mitozaken aftekenlijst 2073 logging the work in the unit and who is assigned for each task (ISO/IEC 17025:4.4.1). G.4 Preparation and planning of work (ISO/IEC For trace recovery I saw the instructions to the operators in ‘Actviteit’ tab of 17025:5.4.2 and 5.7.1). In MtDNA I looked at electronic records for the case ). There were a lot of mitochondrial samples in this case so four fragments were selected to be screened after discussion with the reporting officer. Colour coding was used to show how the fragments match the reference samples. Control samples were clear and noted on the report. Further work was discussed between the MtDNA unit and the reporting officer and the remaining fragments were processed for one sample (ISO/IEC 17025:5.4.2 and 4.4). 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 28 van 58

11MW ‘JUWR A[[I1tWIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


-

I discussed isolation of DNA reference samples with Two samples are processed for where only one sample is processed for automation ( This is performed in tandem with a second person so samples and program selection are checked. I saw that the paternity case required a quick turnaround so the samples were extracted with (the normal method is to process the samples through the automated DNA line) (ISO/IEC 17025:5.4.2 and 5.8.2). For trace recovery the procedure -121104 v 27 was seen electronically and followed in the lab. worked in a pair to examine the item witness, take photos, mark stained areas seen under the light source (crime scope) and take notes on the computer. This worked well especially when the room was darkened when the crime scope was used (ISO/IEC 17025:5.4.2).

•

G.5 Sampling, handling of samples and objects I discussed with where shoes submitted for case the packaging was not correct. To proceed with the item the prosecutor had to agree that the items could be examined (ISO/IEC 17025:5.8.3). was witnessed searching for BPA. Concentrating on one leg using the photo of the whole item marking on the stains investigating, indicate in the colour of the ink used if they test positive for blood or not (ISO/IEC 17025:5.7.3). I witnessed BPA examination by the first examiner of item A selection of photos of the item had been printed out so that the operator could indicate in the colour of the ink used if the areas examined tested positive for blood. I discussed with the first examiner what happens next. The second examiner verifies the classification of the stains e.g. smears and examines the item for any other stains. The expert then examines this and decides which stains to sample. All of this is recorded on PROMIS (ISO/IEC 17025:5.7.3). rBPA I about the internal report (Waarnemingsformulier) for case He is the reporting officer for the case and we went through the records against rOO344 and they followed the procedure. There was ample opportunity for the analysts to record observations and comments and the images not included in the report were easily available to view electronically (ISO/IEC 17025:5.7.3 and 5.4.2). I witnessed the searching a for trace material. Screening for semen and saliva and making notes on Waarnemingsformulier’ of findings and uploading the pictures taken. Although the item was to be searched for saliva and semen other evidence types were noted (hairs present and suspected blood tested) (ISO/IEC 17025:5.7). For the trace recovery of item photographs were taken including a scale of the, packaging, unfolded item, front and back of the item, item label, and closer pictures of areas of interest. These were stored electronically in the appropriate folder for the item on (ISO/IEC 17025:5.7.3 and 4.13.2). A second person took over for one step of the DNA trace isolation process. This was an unusual situation due to an appointment however a note was made on the paperwork that this had occurred and the samples that this involved (17025:5.7.3). A visual check of the DNA trace isolation batch was performed by a second operator (ISO/lEO 17025:5.8).

I

—

G.6 Performing the activities I witnessed preparing I adding of prior to purification and then sequencing (ISO/lEO 17U For reference DNA I witnessed the prompting the operator to replace tip boxes and centrifuge samples on the which isolates the DNA following for batch 207 (ISO/IEC 17025:5.4.1). The carrier DNA used in trace DNA isolation was within the 2 day shelf life and the details match those recorded on the sheet .00076 (lSO/IEC 17025:5.4.1). —


Pagina 29 van 58

FIMR RI1 ACRtIAIlt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


G.7 Monitoring processes and quality In all cases similar hairs are grouped together on cards and all work is checked by a second person (ISO/IEC 17025:5.9.1). In trace recovery the blood test tetrabase and semen test phosphatatesmo KM strips were tested for a positive reaction, this is done every time it is used following the procedure and noted on the records (ISOIIEC 17025:5.9). G.8 Reporting the results of activities Several reports have been senior BPA technician talked through case One item (nightgown) had produced on this case answering questions and this was seen in report opinion was seen in the difference in and a also been examined by interpretation of a trace. The NFl report provided evidence for their interpretation, answering the (17025:5.10.5) questions from the judge. The evidence had been reported in court on the method used is published in detail including the result In the research report for case table for RNA (ISO/IEC 17025:5.10). The report structure complies with paternity expert I discussed with the standard and refers to the NFl website. This was seen and includes background, methods used, and familial searching software. The report was created by one individual, written by another and checked by a third individual, signatures and dates are present on the report for all individuals involved (ISO/IEC 17025:5.10). .

.

G.10 Registrations regarding the process For BPA pictures of the items can be easily accessed on the computer, they contain date and time information and show the item before sampling and after sampling containing an electronic record of the sampling process. The quality department remind the persons responsible for the cameras to change the time when changing from summerto wintertime and vice versa (ISO/IEC 17025:4.13.2 and 5.5.11). were seen in their original form and those selected for Reference hairs for item -00135 for the case was seen and discussed. The comparison on card. The hair classification form probability and how any differences in these are match of and recording -00127 the conclusion form was seen resolved is recorded on the form. The photo record for the hair in case (ISO/IEC 17025:4.13). the processing of mitochondrial DNA including the interpretation of the I discussed with photo of the agarose gel. I witnessed that these are taped to the PCR paperwork and labelled with the Mt number (ISO/IEC 17025:4.13.2). H. Specific areas for attention H.3 Laboratories: Participation in Proficiency Testing and Interlaboratory Comparison and saw the planned tests for 2013 with I went through the proficiency tests for 2012 with one test already satisfactorily completed for paternity(lSO/IEC 17025:5.9.1 b). All but one test came back satisfactorily for 2012. One test for a mixed blood and semen sample CTS I am 12-586 no profile was detected for the blood fraction. This was discussed with satisfied that this is being thoroughly investigated, the problem was identified and logged into the quality system as soon as it was identified and reporting employees have been made aware of this (ISO/IEC 17025:5.9.2). .


Pagina 30 van 58

FAAB ILR AC1RtIIAUt Project: Locatie: Datum(s) beoordelinq:

Li 46-H05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

1

Detail rapportage team lid Teamlid: Onderwerp:

Beoordeling labo Vezels en Textiel (aldeling Microsporen)

Waarnemingen

Met alle opmerkingen die vorige beoordeling worden geformuleerd (cm. betreffende hot gebruik van een oude naam van een werkvoorschrift) word door hot abc rekening gehouden. A.

Organisatie

A.6 Managementsysteem Het herwerken van eon aantal kwaliteitsdocumenten en do nieuwe omschrijving van do scope van dit labo word bosproken met Hot vooronderzoek (monsternamo met afplakfolie, opzoeken van sporen en rechtstreeks veiligstellon van sporen) word nu opgenomen in de methode voor vergelijkend vezelonderzoek. Er is eon validatieplan en eon validatieversiag beschikbaar waatin al deze onderdelen worden behandeld. Het document “Opzet van hot vergelijkend vezelonderzoek Evaluatie van de eisen in ISO/lEO 17025” word ingekeken. Hot geeft een zeer gedetailleerde boschrijving van alle technische aspecten van de norm en do manier waarop die worden toegepast in dit labo. De kwaliteitsborging werd nagekeken met ZVZ aan de hand van hot Iaatste ringonderzoek (CTS 13539). .

—

E.

Methoden

E.1 Vastgesteld en geschikt Er werd bij doze beoordeling voornamelijk gefocust op het beschadigingsonderzoek. Hot validatieplan en versiag van het beschadigingsonderzoek word bekeken. Dit vorsiag geeft eon duidelijk zicht op do mogolijkheden en de beperkingen van hot onderzoek, met name hoe specifiek bepaalde kenmorken van eon beschadiging zijn voor het voorwerp waarmee/de wijzo waarop ze werden aangebracht. G.

Voortbrengingsproces

G.6 Uitvoering van het werk Er werd eon beschadigj” Dnderzoek ( bijgewoond dat werd uitgevoerd door en Het SVO met tweedelijnscontrole volledig conform de methode “Onderzoek en reconstructie van beschadigingen in textiel” (doc.nr. 132100) onderzocht. Hierbij werden alle procedures voor contaminatie en afbraakpreventie zoals in punt 6.1 van hot werkvoorschrift “Veiligstellen van vezeisporen en referentiemateriaal” (doc.nr. 131000) gevolgd. Een opmerking is dat het waarnemingsblad QOC-01126 hiervoor is bedoeld, terwijl er word gebruik gemaakt van eon aangepast document dat voorlopig nog geen nummer heeft. Dit document is wel inhoudelijk hetzelfde, maar naar documentenbeheer toe is het nodig om dit nieuwo waarnemingsblad eon nummer to geven. 1146-h05 nfi beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 31 van 58

WAAR Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

ALFBtUIIAIIt

L146-H05-( 2013) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

Conclusie: Er werden bij Vezels en Texiel geen afwijkingen vastgesteld, slechts een enkele opmerkingen werd geformuleerd. Er mag benadrukt worden dat het voorbe jaar binnen dit labo grote inspanningen werden geleverd om de documentatie te herwerken en het beschadigingsonderzoek goed en duideIk af te bakenen.


Pagina 32 van 58

FIAAU D11R AtCBtIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordelinq:

L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-?O1 3, 27-6-2013

1

Detail rapportage teamlid Teamlid: Onderwerp:

Microsporen MSP Elementanalyse, glas en tape, Research and Development (O&O), verrichting 39.

Waarnemingen Verrichting 39 (onderzoeks- en ontwikkelingswerk) Type of activity: Analytical chemical investigation of (un)known chemicals and/or unknown material with ICP-AES, LA-ICP-MS, AAS, XRF and IRMS for C and H. Material or product: Solid and liquid samples Internal reference number: 334108 (in house method)

0. Personele middelen De afdeling Microsporen bestaat uit 6 groepen. In totaal werken er 55 personen, waaronder 24 tekenbevoegde deskundigen. De personen met wie 1k gesproken heb hebben tekenbevoegdheid op een of meerdere specifieke gebieden. De uitgebreide procedures voor het verlenen en behouden van tekenbevoegdheid liggen vast en daarbij worden door het NFl onder andere ook externe deskundigen ingeschakeld. Tekenbevoegde deskundigen zijn op hun eigen expertise gebied(en) gekwalificeerd voor onderzoeks- en ontwikkelingswerk. E. Methoden Het Forensisch Boek 2013 bevat een leidraad voor opdrachtgevers met externe productcodes, bijvoorbeeld voor ‘onderzoek onbekend materiaal’. Via ‘interne producten’ wordt dan een link gemaakt naar de toe te passen meettechniek(en). De algemene procedure voor infrequente en/of unieke onderzoeken bij microsporen is vastgelegd in document 334108. Het onderzoek wordt opgezet volgens RvA-T031. Er wordt een onderzoeksplan opgesteld, een onderzoeksleider aangesteld en er wordt een opdrachtspecificatie gemaakt. De forensisch onderzoeker voert het onderzoek ult. Document 334108 geeft in detail aan wie verantwoordelijk is voor elk onderdeel. Steekproef wijze heb ik enkele onderzoeken bekeken: I onderzoek van een stukje bot van gaat over onderzoek naar arseen in onderzoek van zwarte verfschilfers; onderzoek naar eventueel verband tussen drie verschillende tape monsters. De onderzoeksplannen zijn ingezien en interne rapporten (BIM) zijn bekeken.


Pagina 33 van 58

IIAAI1 BI1 ARERIIAUt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


F. Middelen en voorzieningen Beschikbaarheid adequate middelen en voorzieningen Fl. Voor de uitvoering van analyses wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van geaccrediteerde vertichtingen. Het onderzoek van tape met LA-ICP-MS wordt uitgevoerd volgens verrichting 37 en voor glasonderzoek met LA-ICP-MS wordt er volgens verrichting 35 gewerkt. Eventueel zijn aanpassingen nodig in verband met een afwijkende matrix of ander monstermateriaal. Er wordt ook gebruik gemaakt van niet geaccrediteerde methoden, bijvoorbeeld ICP atomaire emissiespectrometrie of AAS na destructie van het monster. Verder worden onder andere microscopie, IR, micro-XRFen SEM-EDX gebruikt in O&O onderzoek. Kalibratie en herleidbaarheid F.2. Bij toepassen van geaccrediteerde analysemethoden in O&O onderzoek worden de gebruikelijke kalibraties en controles uitgevoerd. Als er een niet geaccrediteerde methode moet worden gebruikt werkt men zoveel mogelijk op dezelfde manier. Sommige analysemethoden zijn niet voorgedragen voor accreditatie omdat ze (te) weinig worden toegepast. In document 334108 wordt een aantal ) werd op borgingspunten nader toegelicht. Bij het arseen onderzoek in papier grond van ervaring een destructie uitgevoerd met HNO3, werd standaard additie toegepast en ter controle een gecertificeerd grondmonster geanalyseerd. In het onderzoeksplan staat welke eisen er gesteld worden aan terugvinding. Voor het grondmonster was de eis dat 75-125% van het aanwezige arseen gevonden moest worden en voor standaardadditie 80-120% van het toegevoegde arseen. Blijvende geschiktheid F.3. Alle meetinstrumenten worden goed onderhouden, zoals gebleken bij eerdere onderzoeken. LA-ICP-MS wordt gebruikt voor onderzoek van glas (verrichting 35) en duct tape (verrichting 37) maar wordt 00k regelmatig voor O&O ingezet. ICP optische emissiespectrometrie en atomaire absorptie spectrometrie worden niet gebruikt bij geaccrediteerde verrichtingen terwijl ze bij O&O onderzoek soms wel ingezet worden. Geautomatiseerde systemen F.4. Ruwe data die voor O&O onderzoek zijn verkregen worden bewaard en zijn terugvindbaar. Sinds 1990 worden ze digitaal opgeslagen op een server. Als een meetinstrument vervangen wordt houdt men de computer en software cm later nog informatie uit de opgeslagen data te kunnen halen. G. Voortbrengingsproces Monsterneming, behandeling van monsters I objecten G.5. Voor O&O werk moet per opdracht bekeken worden hoe te handelen. Veel gebeurt op grond van inzicht en ervaring. Uitvoering van het werk G.6 Bij het onderzoek heb ik alleen dossiers ingezien en besproken. Er is geen reden om te twijfelen aan de goede uitvoering van het werk. Kwaliteit- I procescontrole G.7. Bij O&O werk worden de gebruikelijke controles uitgevoerd die opgenomen zijn in de werkvoorschriften. Als er gewerkt wordt volgens niet geaccrediteerde methoden is de aanpak vergelijkbaar. Verder wordt O&O onderzoek altijd geschaduwd door een deskundige NFl collega. De naam van de schaduw is in het dossier terug te vinden. 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 34 van 58

RMR Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

ACtIIAIIt


G.8. Rapportage Er wordt een intern rapport opgesteld door de onderzoeksleider en/of uitvoerend onderzoeker. Ook daarvoor staan aanwijzingen in document 334108. Uit alle bekeken dossiers blijkt dat men zich netjes houdt aan de afspraken en de feitelijke bevindingen correct rapporteert. Bij het onderzoek van de zwarte verfschilfers C ) is bijvoorbeeld met microscopie, IR en micro-XRF vastgesteld dat het om een-laags verf gaat en met LA-lOP-MS zijn globaal dezelfde elementen aangetroffen in de drie monsters. De elementanalyse resultaten zijn intern gerapporteerd aan de verf afdeling en verfspecialisten hebben naar buiten toe gerapporteerd. Alle dossiers worden kunnen ter inzage worden opgevraagd. In het vergelijkend tape-onderzoek (I 1 intern gerapporteerd over visueel en FTIR onderzoek en I I over het LAICP-MS en IRMS onderzoek. -l

Alle files die ik heb ingezien zijn goed gestructureerd en overzichtelijk. H. Specifieke aandachtpunten H.3. Laboratoria: Deelnemen Proficiency Testing en Interlaboratory Comparison Niet van toepassing, betreft 0 & 0 werkzaamheden. Laboratoria: Vaststellen meetonzekerheden H.4. Als bij 0&0 onderzoek gebruik gemaakt wordt van geaccrediteerde verrichtingen zijn de bijbehorende meetonzekerheden van toepassing.


Pagina 35 van 58

IIAAR UW ALEREUIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

1

L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013 Detail rapportage team lid

Teamlid: Onderwerp:

Forensisch Chemisch Onderzoek, Toxicologie en Chemisch Identificatie Onderzoek

Waarnemingen Beoordeelde verrichtingen van de scope en gesprekspartners FCO Toxicology • Verrichting 2: Determination of alcohol by headspace gas chromatography with flame ionisation detection • Verrichting 3: Determination of carbon monoxide by visible spectrophotometry • Verrichting 4: Quantitative determination of drugs of abuse by LC-MS/MS FCO dO Chemisch Identificatie Onderzoek • Verrichting 7: Identification of volatile organic components by headspace gas chromatography with mass spectrometry • Verrichting 8: Analytical chemical investigation of (un)known chemicals and/or unknown material with gaschromatography, HPLC, ionchromatography and wet chemical techniques.

Opmerkingen ten aanzien van de scope: • Bij verrichtingen 4 en 7 wordt op de scope niet vermeld om welke componenten het precies gaat. Dit kan onduidelijkheid geven, zie 00k de opmerking van de team leider hierover (actiepunt voor NFl).

Beoordeelde RvA beoordelingselementen C Sturing en metingen Behandeling klachten en afwijkingen C.4 Bij het gebruik van de controlekaarten is gebleken dat bij afwijkingen acties en corrigerende maatregelen consequent worden genomen en dat bij overschrijdingen oorzaak en actie worden vermeld op een afwijkingenformulier. Formulieren zijn ingezien voor de verrichtingen 2, 3 en 4. De formulieren zijn duidelijk en voldoen.


Pagina 36 van 58

IIMEI DUR RtEIIIAJIt Project: Locatie: L Datum(s) beoordeling:


D Personele middelen D.1 Beschikbaarheid, contract De instelling beschikt over voldoende goed opgeleid personeel voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Personeel is gekwahficeerd voor de uitvoering van de werkzaamheden. D.6 Supervisie en monitoring De instelling beschikt over een duidelijke structuur van afdelingshoofden die leiding geven aan een afdeling, teamleiders en (forensische) onderzoekers. Binnen de groepen zijn technisch verantwoordelijken aangewezen. Taken en bevoegdheden zijn vastgelegd in functiebeschrijvingen. De metingen worden consequent door een collega geschaduwd. E Methoden E.1 Vastgesteld en geschikt Voor de bepaling van alcohol zijn nu 3 methoden beschikbaar. De ADH methode (niet beoordeeld) voor alcohol controles in bloed, die al tientallen jaren operationeel is. Deze wordt binnenkort vervangen door een andere methode (uitbreiding 105). Daarnaast is er een methode met headspace GO, die vooral bij sectie materiaal wordt gebruikt. Voor verrichting 3 (CO in bloed) is een validatierapport ingezien voor de validatie van de bepaling van CO met behuip van de oxymeter (onderzoekperiode 2010). Criteria zijn van tevoren vastgesteld en onderzocht zijn onder andere juistheid, precisie en meetonzekerheid. De resultaten voldoen. E.2 Gedocumenteerd Werkvoorschriften zijn voor iedereen in het laboratorium elektronisch of op papier beschikbaar op de betreffende afdeling. De werkvoorschriften zijn helder van opzet. Het werkvoorschrift (-00339) bij verrichting 8 (chemisch onderzoek) is begin ditjaar gewijzigd door de afdeling FCO-ClO. Dit chemisch onderzoek was eerst ondergebracht bij de afdeling Microsporen en was daarna als algemeen voorschrift voor chemisch onderzoek aanwezig. Binnen FOO-ClO is het principe van het voorschrift ongewijzigd gebleven, maar zijn onnodige details eruit gehaald. Het voorsch rift voldoet voor de uitvoering van de werkzaamheden. F Middelen en voorzieningen F.1 Beschikbaarheid adequate middelen en voorzieningen Apparatuur is in voldoende mate aanwezig en is voorzien van unieke identificatie. Vaak zijn wel meerdere soorten codes aanwezig per apparaat, wat mogelijk tot onduidelijkheid kan leiden. F.2 Kalibratie en herleidbaarheid Voor de verrichting 2 is de traceerbaarheid van standaarden (voor kalibratie en controlemonsters) nagegaan. Standaarden worden vaak ingekocht als ampullen en indien nodig door verdund tot de juiste concentratie, of er worden aparte ampullen met verschillende concentraties gebruikt. Registratie en houdbaarheid van onderzochte standaarden en standaardoplossingen voldoen.


Pagina 37 van 58

FiAAFJ UIiI1 AtllRtIIAIIE Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

-

Temperaturen van koelkasten wotden via een centraai systeem continue gemonitord. Bij overschrijding van een criterium gaat er een alarm af. Koelkasten gebruikt voor opsiag van bovengenoemde standaarden (nrs. C123-TTO1, C123-TTO2 en VL0636) zijn gecontroleerd en voidoen. Kalibraties van meetapparatuur zijn bekeken voor aile beoordeeide verrichtingen. Criteria voor kalibratie van apparatuur zijn aanwezig en worden in elke meetreeks gecontroleerd. Kalibraties van diluters/dispensers zijn gecontroleerd en ingezien zijn resultaten van kaiibraties van diiuters nrs. 104004, 104006, 104007 en 104008. De insteiiing heeft criteria vastgeiegd voor deze kalibraties. Recentelijk was de periode voor externe kalibraties van diluters aangepast van %jaar naar I jaar. Hierdoor stond de expiratiedatum OP de diluters echter nog wel op januari 2013. De nieuwe kalibratie door Metier-Toledo stond echter gepiand voor de dag na de audit. De nieuwe periode van 1 jaar wordt nu aangehouden. Biijvende geschiktheid F.3 Apparatuur wordt goed onderhouden en storingen worden vastgeiegd in iogboeken, die bij de apparaten worden bewaard. Dagelijks/wekeiijks onderhoud wordt bij FCC toxicologie voorop het apparaat bewaard, bij FCC CIC is dit in het iogboek aanwezig. Ingezien zijn de logboeken voor de verrichtingen 2 en 7. Versiaglegging is duideiijk en voidoet. Geautomatiseerde systemen F.4 De instelling maakt gebruik van geautomatiseerde systemen gekoppeld aan de meetapparatuur en heeft ook een LIMS systeem. Datatransfer vindt vaak nog wei piaats door het handmatig inbrengen van resuitaten in het L1MS systeem. Hierbij worden consequent controles van deze invoer uitgevoerd door een coilega. Er loopt momenteel een aanbesteding voor een nieuwer meer gebruikersvriendeiijk LIMS. Bij verrichting 7 (identificatie van viuchtige stoffen met headspace GCMS) wordt in het werkvoorschrift ( nr. 223211 versie 9 van 24-6-2013) genoemd dat een back-up van data van de PC na elke 2 maanden moet worden uitgevoerd. De laatste back-up is echter uitgevoerd op 8 maart 2013. De insteiling voldoet niet aan het criterium uit de eigen procedure (hoofdstuk 11). Hierdoor is er een risico dat data verioren kunnen gaan bij probiemen met de PC, zie Uitbesteding F.6 NFl heeft indien noodzakeiijk de mogeiijkheid om ondetzoek uit te besteden, voornameiijk naar medische laboratoria, bijvoorbeeld het medisch centrum in Groningen. G Voortbrengingsproces Uitvoering van het werk G.6 Van aile beoordeeide verrichtingen zijn recente meetseries van de afgeiopen 1-2 maanden bekeken. Series hebben een vaste opstart voigorde van controles. Controles van kalibratie en eersteiijnscontroles worden consequent uitgevoerd. Series zijn voorzien van een voorbiad/seriebiad en aangegeven is wie de serie heeft uitgewerkt en wie heeft gecontroleerd. Bij verrichi q 8 (chemisch onderzoek) is aan de hand van een uitgevoerd chemisch onderzoek voor de procedure voor het zaak 1-00339) en in document chemisch onderzoek beoordeeld, zoals beschreven in werkvoorschrift RvA-T031 (onderzoeks- en ontwikkelingswerk). De benodigde onderwerpen in het onderzoekspian zijn vastgeiegd, o.a. de vraagsteiiing, het doel van het onderzoek, het plan van aanpak, de kwaiiteitsborging 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 38 van 58

IIAAU ‘IRR ALHtIAUt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

Li 46-H 05-(201 3) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

en de goed/afkeurcriteria en verwachte onderzoeksresultaten. Criteria uit de NPR 6305 worden oak meegenomen. De bevestiging van de opdracht is niet in de file vastgelegd, maar wordt door front office gedaan. De tijdsplanning wordt niet in het onderzoeksplan vermeld, maar in het LIMS. Het gehele onderzoek vanaf begin tot en met de verslaglegging met de onderzoeksresultaten worden geschaduwd door een daartoe bevoegde onderzoeker. Na controle van het concept rapport wordt het definitieve rapport opgesteld. De informatie is zeer overzichtelijk en compleet gearchiveerd en de verslaglegging is helder, compleet en geeft duidelijk antwoord op de vraagstelling. De conclusies zijn helder. Audits voor het chemisch onderzoek worden steekproefsgewijs door de kwaliteitsafdeling uitgevoerd. Kwaliteit- I procescontrole G.7 Van alle beoordeelde verrichtingen zijn de eerstelijnscontroles ingezien, met name de kalibraties, controlemonsters en blanco controles. Criteria zijn vastgesteld voor de toetsing van kalibraties en voor de frequentie van de uitvoering. Criteria voor controlemonsters zijn aanwezig en zijn vastgelegd in de voorschriften. Controlekaarten zijn aanwezig voor alle beoordeelde verrichtingen en de controlekaarten zijn ingezien voor alle beoordeelde verrichtingen van de afgelopen maanden. Deze controlekaarten geven maar een beperkt aantal overschrijdingen van de grenzen te zien. Bij een overschrijding warden acties vermeld op een afwijkingenformulier (zie C4). Bij alle beschreven overschrijdingen die zijn ingezien worden acties ondernomen en worden bijbehorende resultaten, zo nodig, niet gerapporteerd of overgedaan. Bij de onderzochte analyses worden blanco controles in elke meetserie uitgevoerd. Criteria voor deze blanco’s zijn aanwezig. H Specifleke aandachtpunten Laboratoria: Deelnemen Proficiency Testing en Interlaboratory Comparison H.3 De instelling neemt regelmatig en waar mogelijk deel aan ringtesten. Resultaten zijn ingezien voor verrichtingen 3 (CO met spectrophotometry) en 4 (drugs LC-MSIMS). De resultaten zijn in het algemeen goed en criteria voor de beoordeling van de resultaten zijn aanwezig en voldoen. Ingezien zijn resultaten van verrichting 3, CO van LQC van december 2012, Z score voor %COHb =0,2. Voor verrichting 4, drugs met LC-MSIMS zijn resultaten ingezien van Nordquant (maart 2013), met Z scores tussen 0 en 1 en Arvecon (2013), met Z scores tussen 0 en 1,8. Het huidige programma van ringonderzoeken loopt 2-3 jaar en omvat nog niet alle componenten die geanalyseerd kunnen warden. De instelling probeert am meer corn ponenten onder te brengen in (andere) ringonderzoeken. Tweedelijnscontroles zijn wettelijk niet rnogelijk, vanwege de matrix (volbloed). Als extra controle wordt een extra onafhankelijk controlemonster 1 maal per 2 weken bepaald. H.4 Laboratoria: Vaststellen meetonzekerheden Resultaten voor de bepaling van de meetonzekerheid bij verrichting 3 (CC) zijn ingezien voor COHb en THb. Resultaten zijn bepaald voor 3 concentratie niveaus en deze resultaten voldoen.


Pagina 39 van 58

IIAAR UB A11tUIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeiing:


-

Afwij kingenform ulier Afwij king n U mmer:

(categorie_initialen_nummer)

Scope onderdeel:

FCC-Drugs

RvA aandachtspunt:

F. I Beschikbaarheid adequate middelen en voorzieningen

Vereisten:

ISO/lEO 17025 :2005 4.6.2

Termijn voor opheffen: 3 maanden

Voorstel voor verificatie maatregelen: Documentenonderzoek

Afwij king (objectieve waarneming en eenduidige beschrijving van de afwijking):

De vervaldatum op de gebruiksflacons ferrichloride, Ruybal en zilvernftraat komen niet overeen met de vervaldata op de voorraadflessen. De vervaldata zijn niet gelijk en voldoen daarbij niet aan de aangegeven eisen. Teamlid:

Vertegenwoordiger instelling:

Reactie van instelling 1) Samenvatting van resultaten van onderzoek naar oorzaak en omvang: Bij de bereiding van een nieuwe hoofdvoorraad is er b het uitvullen op de werkvoorraad flacons geen nieuwe vervaldatum gezet. Houdbaarheid hoofdvoorraad was akkoord. 2) Getroffen herstel en corrigerende maatregelen:

OP de “gebruiksflacons” is een label geplakt met de tekst “voor vervaldatum zie oplossingen overzicht”. Tevens is een “oplossingen overzicht” gemaakt met alle gebruikte reagentia en oplossingen. Hierop staat per oplossing de houdbaarheidstermijn vermeld en moet de analist bij maken van een nieuwe oplossing zijn initialen en de bereidingsdatum vermelden. Drie maal per jaar krijgt de kwaliteit coOrdinator een herinnering van Microsoft outlook om te controleren of er binnenkort oplossingen verlopen. Na deze controle worden eventuele acties uitgezet en wordt op het overzicht afgetekend dat de controle is uitgevoerd. Cm iedereen op te hoogte te stellen van de nieuwe werkwijze is naar iedereen van productgroep VM een E-mail verstuurd. 3) Resultaten van de eigen verificatie van effectiviteit (interne audit of anderszins): Na maken en ophangen van het “oplossingen overzicht” zijn er acties uitgezet. Na uitvoeren van deze acties is de lijst akkoord bevonden. 4) Identificatie van meegezonden ondersteunende bewijsvoering: Oplossingen overzicht en terugkerende Microsoft outlook afspraak. Vertegenwoordiger instelling:

Datum: 11-9-2013

Resultaten van de RvA vervolgbeoordeling Oorzaak: Het niet overnemen van de houdbaarheid van de voorraad flacons op de werkvoorraad. Omvang: De instelling heeft een overzicht van reagentia gemaakt met de houdbaarheid daar van. Oplossing: De houdbaarheid van de hoofdvoorraad wordt periodiek gecontroleerd aan de hand van het overzicht. 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 40 van 58

AREBIAUE Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


Operationaliteit: Uit het meegestuurde overzicht blijkt dat de controle wordt uitgevoerd.

Conclusie: De afwijking is opgeheven?

Ja

Teamlid:

Datum: 01-10-2013

Teamleider:

Datum: 15-10-2013


Pagina 41 van 58

BAAR URR ACRtUIIAIIE fiect:

Locatie: Datum(s) beoordeling:

L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013 Afwij kingenform ulier

Afwij king n U mmer:


Scope onderdeel:

FCO-Drugs, verrichting 14

RvA aandachtspunt:

E.1 Vastgestelde en geschikte methoden

Vereisten:

ISO/IEC 17025 :2005 5.4.1



-

Afwij king (objectieve waarneming en eenduidige beschrijving van de afwijking): Het DLC onderzoek zoals beschreven in voorschrift 250701 wordt niet meer uitgevoerd. Het werkvoorschrift komt daarmee niet oveteen met de werkwijze. Het laboratorium moet geschikte methoden en procedures toepassen. enwoordiger instelling:

Teamlid:

Reactie van instelling 1) Samenvatting van resultaten van onderzoek naar oorzaak en omvang: DLC onderzoek was nog niet verwijderd uit het werkvootschrift omdat besloten was om een nieuwe methode op te zetten voor dit type materiaat Door gebrek aan capaciteit is dit nog niet gebeurd. Alle werkvoorschriften zUn beoordeeld en akkoord bevonden. Alle verrichtingen worden volgens werkvoorschrift uitgevoerd. 2) Getroffen herstel en corrigerende maatregelen: DLC onderzoek is uit het werkvoorschrift verwijderd. 3) Resultaten van de eigen verificatie van effectMteit (interne audit of anderszins): Controle door beheerder en verificatie door het afdelingshoofd. 4) Identificatie van meegezonden ondersteunende bewijsvoering: 250701 versie 4-9-2013rd.pdf

workflow historie versie 4.pdf

Worktlow historie versie 3.pdf

Met de aanpassing van het werkvoorsch rift is ook de titel aangepast deze zou dus ook aangepast moet worden in de scope. Het oude werkvoorschrift met GC-MS en DLC (versie 3)15 gearchiveerd (zie bijlage workflow historie versie 3) en is dus niet meet operationeel. In versie 4, de operationele vetsie, is het DLC onderzoek verwUderd en wordt nog maar via I techniek gewetkt (GC-MS). De verrichting is dus operationeel met als scope: Kwalitatieve analyse van psiocine/psiocybine in paddenstoelen m. b. v. GC-MS. De ontwikkeling van een nieuwe methode heeft op dit moment nog geen hoge prioriteit. Vertegenwoordiger instelling:

Datum: 25-10-2013

Resultaten van de RvA vervolgbeoordeling 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 42 van 58

111U RtIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


-

Oorzaak: Er is een nieuwe methode in de maak, maar deze is nog niet operationeel. Omvang: Uit de reactie van de instelling blijkt niet dat andere werkvoorschriften zijn getoetst op de beschrijving van onderzoek dat niet meer (in die vorm) wordt uitgevoerd. Oplossing en operationaliteit: Het werkvoorschrift 250701 is aantoonbaar aangepast. Conclusie: De afwijking is opgeheven? Gaarne verduidelijking of in het oude werkvoorschrift het DLC onderzoek is verwijderd en de verrichting nog operationeel is met als scope: Kwalitatieve analyse van psilocine/psilocybine in paddenstoelen m.b.v. GC-MS. Of dat de verrichting niet operationeel in afwachting van de ontwikkeling van een nieuwe methode. Teamlid:

Datum: 1-10-2013


Ja, de status van de verrichting en de exacte scope omschrijving zijn duidelijk. Datum: 31-10-2013

Teamleider:


Pagina 43 van 58

AA UR AFF1tIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


Afwij ki ngenform ulier (categorie_initialen_nummer)

Afwijkingnummer:

Scope onderdeel:

Managementsysteem

RvA aandachtspunt:

A.5 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Vereisten:

ISO/IEC 17025 :2005 4.2.6


Voorstel voor verificatie maatregelen: ocumentenonderzoek


Het kwaliteitshandboek en andere documenten geven geen informatie over de organisatie van de technische leiding bij het NFl. Dit wijkt af van de eis dat de functies en verantwoordelijkheden van de technische leiding in het kwaliteitshandboek moeten zijn gedefinieerd. Teamlid:


Reactie van instelling 1) Samenvaffing van resultaten van onderzoek naar oorzaak en omvang: Het NFl was zich niet bewust dit criterium niet was ingevuld in het KHB. 2) Getroffen herstel en corrigerende maatregelen: Het KHB is aangepast met de volgende tekst: De lijnafdelingen wotden geleid door afdelingshoofden. Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en ziet derhalve toe op het beheer van de financiële en materiele middelen van de afdeling. Teamleiders zijn binnen productgroepen verantwoordelijk voor coordinatie en de uitvoering van zaakonderzoeken. Desgewenst kan de verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering gedelegeerd worden van afdelingshoofd naar team lei der. De mandaten van afdelingshoofden en teamleiders zijn geregeld in de Mandaatregeling NFl. Deze is gepubliceerd in de staatscourant. Niet alle afdelingshoofden en teamleiders zijn “technisch competent” op inhoud van de productgroepen waar zij leiding aan geven. Directie en afdelingshoofden zijn wel verantwoordelijk voor het verlenen van de bevoegdheden op basis waarvan de onderzoekers hun taken en verantwoordelijkheden kunnen uitvoeren. De directie verleent de tekenbevoegdheid op advies van de examencommissie in het deskundigenregister ( 057205). Het afdelingshoofd verleent de rapportagebevoegdheid. Alle rapporten worden altijd door een tweede bevoegde onderzoeker beoordeeld (geschaduwd) (-00320). Dit documenten. geldt ook voor validaties en Dit wordt vastgelegd in de TBV’s van de afdeling. De TBV is opgenomen als kwaliteitsregistratie in

.

Naar aanleiding hiervan zijn cok twee procedures aangepast; validaties en opstellen en beheer van documenten. Hierin stond dat het afdelingshoofd de documenten vrijgaf. In beide gevallen is een tweede competente onderzoeker benoemd die het document beoordeelt. Daarna kan het afdelingshoofd of 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 44 van 58

FAAR DU A[LtIHIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


team leider het document formeel goedkeuren. 3) Resultaten van de eigen verificatie van effectiviteit (interne audit of anderszins): Het kwaliteitshandboek is geautoriseerd en vrijgegeven in .

4) Identificatie van meegezonden ondersteunende bewijsvoering: KHB

L

opstellen en beheren van kwaiiteitsdocumenten m.b.v. 00337 valideren van onderzoeksmethoden Rapporteren


Datum: 11-09-2013

Resultaten van de RvA vervolgbeoordeling Oorzaak: als oorzaak is aangegeven dat, niet bewust, deze normeis niet was ingevuld. Omvang: uit de corrigerende maatregel wordt de conclusie getrokken dat het de organisatie van de technische leiding bij NFl in het geheel is. Corrigerende maatregel: de technische leiding is nu gedefinieerd in het kwaliteitshandboek. De verantwoordelijkheden van afdelingshoofden en team leiders is nader vastgelegd. De bedrijfsvoeringverantwoordelijkheid kan van afdelingshoofd naar teamleider gedelegeerd worden. De inhoudelijke verlening van tekenbevoegdheid ligt bij de directie en de inhoudelijke verlening van de rapportage bevoe dheid ligt bij het afdelingshoofd. Voor de inhoudelijke borging worden rapporten, documenten door een tweede bevoegde onderzoeker beoordeeld (schaduwen). validaties en De beschrijving in het kwaliteitshandboek komt flu overeen met de diverse organisatievormen van de technische leiding die bij het onderzoek zijfl aangetroffen. Operationaliteit: Het kwaliteitshandboek, de procedures -0036, -00337 en de procedure over het schaduwen van -00320 zijn aangepast. Het verlenen van tekenbevoegdheid en het bijhouden van de rapporten kwalificatieoverzichten (TBV’s) was al operationeel.


Ja

Teamlid:

Datum:

Teamleider:

Datum: 15-10-2013


Pagina 45 van 58

FIMII UFIR AC[FIEUIIAUE Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013 Afwijki ngenformulier (categorie_initialen_nummer)

Afwij kingnummer:

Scope onderdeel:

Managementsysteem

RvA aandachtspunt:

C.2 Interne audits

Vereisten:

ISO/IEC 17025 :2005 4.14.1



Afwijking (objectievewaarneming en eenduidige beschrijving van de afwijking):

Procedure 00035 geeft niet aan wie verantwoordelijk is voor de toekenning van de kwalificatie voor interne auditor. De laatste keer heeft de stuurgroep HKL het kwalificeren bepaald en het afdelingshoofd de beschikbaarheid. De verantwoordelijkheid voor verlenen van de kwalificatie interne auditor is niet vastgelegd. Vertegenwoordiger instelling:

Teamlid:

Reactie van instelling 1) Samenvatting van resultaten van onderzoek naar oorzaak en omvang: Door het lean six sigma project dat in 2012-2013 heeft gelopen zijn de documenten over interne audits aangepast. Daarbij is verzuimd om het document interne auditoren aan te passen. 2 Getroffen herstel en corrigerende maatregelen: -00035 is aangepast. De nieuwe mogelijkheid van een combinatie van procesauditor met een inhoudelijke auditor is opgenomen. Tevens is het nieuwe proces beschreven. De stuurgroep HKL doet voorstel voor nieuwe auditoren. Het afdelin shoofd accordeert de nieuwe auditoren. Het afdelingshoofd KPM autoriseert de lijst met auditoren in 3 Resultaten van de eigen verificatie van effectiviteit (interne audit of anderszins): Er is een kwaliteitsregistratie interne auditoren (-01 159) gemaakt -00035 is geautoriseerd in ..

4) Identificatie van meegezonden ondersteunende bewijsvoering: ‘-01159 Vertegenwoordiger instelling:

Datum: 05-09-2013

Resultaten van de RvA vervolgbeoordeling Oorzaak: door de nieuwe projectorganisatie van lean six sigma projecten is de werkwijze voor het kwalificeren van de interne auditoren veranderd. De veranderde verantwoordelijkheden voor het toekennen van de kwalificatie zijn niet aangepast. Omvang: het wordt niet expliciet gemaakt of de nieuwe projectorganisatie nog andere aanpassingen van blijkt de nieuwe projectorganisatie ook een rol te hebben werkwijzen noodzakelijk maakt. Uit in de directiebeoordeling. De lijnverantwoordelijkheden zijn niet veranderd. 1146-h05 nfi beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 46 van 58

F1AAI I1 ACRtIIAUt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


Corrigerende maatregel: de behoefte aan interne auditoren wordt aangegeven door KPM/stuurgroep HKL. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het voorstellen van competente interne auditoren (kwalificatie criteria zijn in -0035 opgenomen). De stuurgroep HKL bevestigt de voordracht en KPM beheert de Iijst met interne auditoren. Operationaliteit: de vernieuwde procedure en de Iijst met interne auditoren is overlegd. Conclusie: De afwijking is opgeheven?

Ja

Teamlid:

Datum:

Teamleider:

Datum: 15-10-2013


Pagina 47 van 58

FIAAW UUB ALLRtIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

Li 46-H05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013

Afwij kin genform ulier (categorie_initialen_nummer)

Afwij king n urn met:

Scope onderdeel:

Managementsysteem

RvA aandachtspunt:

C.2 Interne audits

Vereisten:

ISO/IEC 17025 :2005 4.14.1

Termijn voot opheffen: 3 maanden

Voorstel voor verificatie rnaatregelen: Documentenonderzoek

Afwij king (objectieve waarneming en eenduidige beschrijving van de afwijking): De werkwijze voor interne audits is de afgelopen 2 jaar niet aan een interne audit onderworpen. De werkwijze voor de directiebeoordeling is de afgelopen 3 jaar niet aan een interne audit onderworpen. Dit wijkt af de els dat het interne auditprogramma alle elementen van het managementsysteem dient te bevatten, die conform de eigen procedure jaarlijks moet worden gehouden. (De NEN-EN-ISO/IEC 17025 bevat de opmerking: De cyclus voor interne audits behoort normaal gesproken in een jaar te worden afgerond.) Teamlid:


Reactie van instelling 1) Samenvatting van resultaten van onderzoek naar oorzaak en omvang: Tot op dit moment werden alle verrichtingen 4 jaarlijks beoordeeld en niet alle criteria werden jaarlijks beoordeeld.

2) Getroffen herstel en corrigerende maatregelen: Er is geInventariseerd welke criteria in 2073 niet aan de orde zouden komen. Dit betrof de volgende onderwerpen: 4.6 Inkoop van goederen en diensten 4.7 Dienstverlening aan de kianti klanttevredenheidsonderzoek 4.8 Klachtenbehandeling 4.9 Beheersing van afwkingen in beproevingen en kalibraties 4.70 Verbetering (continue) 4.17 Corrigerende actie 4.72 Preventieve maatregelen 4.14 Interne audits 4.14.1 Programma en kwalificatie eisen voor auditoren 4.14.2 Corrigerende maatregelen 4.15.7 Beoordeling van het kwaliteitssysteem door het management 4.15.2 Verslaglegging en uitvoering van maatregelen 5.2.3 Personeel in vaste dienst: supervisie van tUdehjk personeel Naar aanleiding hiervan zUn de volgende acties genomen: Er is een audit gepland betreffende interne audits, managementreview inclusief correctieve, preventieve en corrigerende acties. Deze is op 9 augustus uitgevoerd en gerapporteerd 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 48 van 58

RAAU Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

A[CREUIIAIIE


De audits voor de klachtenbehandeling en inkoop zUn gepland. De andere ondetwerpen worden meegenomen met de reguliere lnafdellngaudits. Dat betekent dat eind 2013 alle criteria (minus twee) beoordeeld zijn. De uitzondering is het klanttevredenheidsonderzoek dat regulier tweejaarlUks wordt uitgevoerd door een extern bedrUf. Het criterium continue verbetering is abusievelUk niet beoordeeld bU de directiebeoordeling over 2012. Dit criterium zal.meegenomen worden met de audit corrigerende acties. De planning voor de nieuwe werkwUze ten aanzien van de directiebeoordeling is in oktober onder de aandacht gebracht van de afdelingshoofden. De acties met deadlines zijn overeengekomen. 4.6 Inkoop van goederen en diensten = gepland 4.7 Dienstveriening aan de klant/ klanftevredenheidsonderzoek = wordt tweejaarhjks uitgevoerd 4.8 Klachtenbehandeling = gepland 4.9 Beheersing van afwijkingen in beproevingen en kalibraties zie mall aan auditoren 4.10 Verbetering (continue) =gepland 4.11 Corrigerende actie gepland 4.12 Preventieve maatregelen = zie audit directiebeoordeling 4.14 Interne audits = zie audit directiebeoordeling 4.14.1 Programma en kwalificatie eisen voor auditoren = zie audit directiebeoordeling 4.14.2 Corrigerende maatregelen zie audit directiebeoordeling 4.15.7 Beoordeling van het kwa!iteitssysteem door het management = zie audit directiebeoordeling 4.15.2 Verslaglegging en uitvoering van maatregelen = zie audit directiebeoordeling 5.2.3 Personeel in vaste dienst: supervisie van tUdelijk personeel = zie mall aan auditoren 3) Resultaten van de eigen verificatie van effectiviteit (interne audit of anderszins): In de procedure interne audits was vastgelegd dat alle criteria jaarlijks beoordeeld worden 4) Identificatie van meegezonden ondersteunende bewijsvoering:

Mall aan auditoren om extra criteria te beoordelen C:\Documents and Settings\ELSTO\Desk

Auditversiag directiebeoordeling C:\Documents and Settings\ELSTO\Desk

Stuk aan SOM met deadlines C:\Docunnts and Settings\E15r0\Desk

Realisatie auditplanning I:\KAM\Interne audits\2013\Realisati


Pagina 49 van 58

ti’

BAAU UUR A[EBtBlIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch lnstituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013 Datum: 29-10-2013


Resultaten van de RvA vervolgbeoordeling Oorzaak: een expliciete oorzaak is niet aangegeven. Omvang: 11 paragraven (incL sub-paragraven 13) zijn in 2013 niet aan een interne audit onderworpen. Corrigerende maatregel: inhalen van de interne audits. Operationaliteit: een bevindingenformulier (afwkingsformulier) uit de interne audit over de directiebeoordeling is overlegd. Auditverslagen van de directiebeoordeling, van de interne audit over het proces van de interne audits, de correctieve en preventieve acties zijn niet overlegd. Twee interne audits zijn concreet gepland: klachtenbehandeling en inkoop. De interne audit over klanttevredenheidsonderzoek is eens in de twee jaar. Voor de overgebleven 4 onderwerpen wordt gemeld dat zij voor eind 2013 zijn uitgevoerd in de lijnafdelingsaudits. Of dit nu compleet gepland is en aangestuurd is dat de relevante paragraven aan de orde komen, is niet uit de overlegde planning op te maken. Conclusie: De afwijking is opgeheven?

Nee. Er ontbreekt de aantoon bare uitvoering van de uitgevoerde interne audits b.v. middels verslagen. De planning en aansturing van het nog niet uitgevoerde deel is voor 4 onderwerpen niet uit de overlegde planning op te maken.

Resultaten van de RvA vervolgbeoordeling d.d.31 -1 0-201 3 Een intern auditverslag over de preventieve maatregelen, interne audits, directiebeoordeling en personeel zijn overlegd. De aansturing aan de interne auditoren en het verzoek om bij audits van de lijnafdelingen specifiek te rapporteren over beheersing van afwijkingen en personeel is overlegd. In de overlegde planning zijn in 2013 interne audits opgenomen voor klachten en corrigerende en verbetermaatregelen. De conclusie is dat de systeemelementen zijn geaudit danwel dat er een voldoende concrete planning en aansturing is om dit in 2013 af te ronden. De realisatie zal bij een vervolgonderzoek geverifieerd worden. Conclusie: De afwijking is opgeheven?

Ja

Teamlid:

Datum:

Teamleider:

Datum: 15-10-2013, 31-1 0-2013


Pagina 50 van 58

AAB 1UF1I1 ACCRtIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

L146-H05-(2013) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2073, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013 Afwij kingenform ulier

Afwijkingn ummer:


Scope onderdeel:

Managementsysteem

RvA aandachtspunt:

C.2 Interne audits

Vereisten:

ISO/lEO 17025 :2005 4.14.1


I


Afwij king (objectieve waarneming en eenduidige beschrijving van de afwijking): Auditverslagen (bijvoorbeeld 2013-021, -022, -024) bestaan voor een groot deel uit plusjes, zonder nadere onderbouwing waarop de plusjes zijn gebaseerd. Dit wijkt af van de eis dat de bevindingen van een audit moeten worden geregistreerd. Dit is nagenoeg een zelfde afwijking als uit onderzoek L146-C04.2 Teamlid:


Reactie van instelling 1) Samenvatting van resultaten van onderzoek naar oorzaak en omvang: Het afgelopen jaar heeft een L6S-project gelopen op interne audits, waarbij bU het begin van dit project een keuze is gemaakt uit twee mogehjke doelstellingen namelijk 1) hetproces en de tijdigheid van planning en afhandeling van de audits en 2) de verbetering van de inhoudehjke auditrapportage. We hebben envoor gekozen om met het eerste te beginnen en hebben hierbU ook de selectie van de auditors meegenomen. HierbU is gekozen voor een selectie groep auditors die maximaal twee audits op jaarbasis verrichten. Het proces van de interne audits is aangepast met een duidelUker planning, een voorbespreking mbt het doe! van de audit twee weken voor de audit, nabespreking op dezelfde dag en rapportage binnen I week. Dit project heeft duide!Uk zUn vruchten afgeworpen. Het vetvolg wordt opgepakt binnen het L6S project.herontwerp .kwaliteitshuis NFl Aantoonbare topkwa!iteit’. Hiervan worden in 2014 a! aspecten geImplementeerd. In 2013 zijn van 18 uitgevoerde audits in twee gevallen een aantal plusjes gerapporteerd zonder extra informatie. Dit waren twee verschillende auditoren. In de auditmap zitten ook de auditrapporten van 2012 en 2011. DaarbU zijn inderdaad meerp!usjes zonder extra informatie aangetroffen. 2) Getroffen herstel en corrigerende maatregelen: De procedure uitvoeren van interne audits is nogmaals aangepast en verduidelijkt. Bij het auditorenoverleg op 9 juli 2013 is nadrukkelijk vermeld dat rapporteren van plusjes niet meer geaccepteetd zal worden. Tevens is aan alle auditoren een mail verstuurd met de aangescherpte werkwijze. De KAM adviseur controleert ieder auditrapport en stuurt dit terug naar de opsteller als het niet voldoet. Er za! voor de auditoren de moge!ijkheid worden geboden om dee! te nemen aan een intervisiebijeenkomst. Dit wordt ook gehouden voor deskundigen die rapporteren. De uitwisseling van bevindingen en erover discussiëren vergroot de be wustwording 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-71-2013

Pagina 51 van 58

UBI1 AlllRtUIIAIIt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


3) Resultaten van de eigen verificatie van effectiviteit (interne audit of anderszins): Rapportages met alleen een plus wordt door de Kwaliteitsadviseur niet meet geaccepteerd. Er zUn drie auditrapporten opgeleverd.

Auditverslag directiebeoordeling C:\Docurrents and Settings\ELSTO\Desk

Audit 2013-07 betreft een niet geaccrediteerde verrichting C:\Documents and Settings\ELSTO\Desk

Audit 2013-12 I:\KAM\Interne audits\2013\audlt vei

Datum:23-1 0-2013


I

I

Resultaten van de RvA vervolgbeoordeling Oorzaak: het NFl geeft aan bij herhaling moeitetehebben om bevindingen bij de intetne audits vast te leggen. Ondanks verschillende pogingen is dit niet gelukt. Dit vraagt om een meet heldere analyse van het NFl naat de eigenlijke oorza(a)k(en) van het probleem. Omvang: het NFl geeft aan dat het minimaal bij twee auditoren speelt (alleen plusjes Iijst). Bij het RvA ondetzoek is vastgesteld dat dit op meerdere plaatsen in de interne auditverslagen plusjes niet verantwoord worden. Corrigerende maattegel: de auditoren zijn door middel van een presentatie en een mail geInformeerd. De KAM adviseur gaat controle uitoefenen op de interne auditverslagen. Operationaliteit: er is één intern auditverslag opgeleverd (niet overlegd). Gezien de herhaling van de afwijking wotdt dit nog niet als overtuigend bewijs gezien dat een significant deel van de intetne auditoten adequaat de bevindingen vastleggen. Conclusie: De afwijking is opgeheven?

Nee, eigenlijke oorzaak nog onvoldoende duidelijk. Operationaliteit nog niet voldoende aangetoond.

Resultaten van de RvA vervolgbeoordeling 31 -1 0-2013 Ootzaak en omvang zijn meet concreet aangegeven. Gezien het gestelde bij de corrigerende maatregelen over bewust wording is hiet indirect een mogelijke andere bron van de oorzaak aangegeven, die strookt met de discussies gedurende het onderzoek. Er zijn 3 auditverslagen aangereikt. De auditverslagen van de verrichtingen maken nu meet duidelijk waarop de plusjes zijn gebaseerd door de steekptoef te vermelden. Het interne auditverslag over de directiebeoordeling geeft een indruk van de gevoerde discussie. 1J46-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 52 van 58

FIMIJ FIFIR A[{RtBIIAUE Project: Locafie: Datum(s) beoordeling:


De 3 auditverslagen zijn een stap in de goede richting. Of deze versiaglegging door een significant deel van de interne auditors wordt gerealiseerd blijft nog open. Waarbij het ook redelijk is dat nog niet meer interne auditoren in de afgelopen periode hebben geaudit. De verdere realisatie zal bij een vervolgonderzoek geverifieerd worden. Conclusie: De afwijking is opgeheven?

Ja

Teamlid:

Datum:

Teamleider:

Datum: 15-10-2013, 31-1 0-2013


Pagina 53 van 58

FIAAW UW ACBEUIIAUt Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

L146-H05-(201 3) Nederlands Forensisch Instituut (NE) 18-6-2013, 20-6-2013, 25-6-2013, 27-6-2013 Afwij kingenform ulier (categorie_initialen_nummer)

Afwij kingnummer:

Scope onderdeel:

Managementsysteem

RvA aandachtspunt:

A.6 Managementsysteem

Vereisten:

ISO/IEC 17025 :2005 4.1.5.e



Afwij king (objectieve waarneming en eenduidige beschrijving van de afwijking): Niet is vastgelegd hoe, onderdelen van, de PDCA cyclus van het kwaliteitssysteem werkt en wie welke verantwoordelijkheden heeft bijvoorbeeld: - vaststellen van de directiebeoordeling uitvoeren en bewaken van de maatregelen uit de directiebeoordeling - de rollen van directie, kwaliteit en procesmanagement, de Iijnafdelingen, stuurgroep HKL en SCM. Dit wijkt af van de eis dat het laboratorium zijn systemen, programma’s en instructies moet documenteren. -

Teamlid:


Reactie van instelling 1) Samenvatting van resultaten van onderzoek naar oorzaak en omvang: Er is een procedure directiebeoordeling die nog niet was aangepast aan de activiteiten van de stuurgroep HKL en het SCM. De to! van de stuurgroep en de SCM is De rol van de directie en de afdeling KPM waren beschreven (abusievelijk was de procedure voor de herbeoordeling niet opgestuurd aan de RvA). 2) Getroffen herstel en corrigerende maatregelen: De procedure is aangepast. Dit betekent wel dat voor de directiebeoordeling van 2012 deze procedure niet is gevolgd en dit pas met de directiebeoorde(ing van 2013 operationeel zal worden. Er is een procedure opgesteld die heet PDCA cyclus van het kwaliteitssysteem (-01 180). De procedure geeft een duidehjke beschrUving en planning van hoe kwaliteitsjaarplannen van de afdelingen en de directiebeoordeling worden opgesteld, uitgevoerd en geevalueerd. Daarbli zUn de verschillende actoren en overleggen ook duidelllk benoemd. Hiermee is de procedure directiebeoordeling komen te vervallen (07177). De stuurgroep HKL is een adviesorgaan en het strategisch overleg MT (SCM) is een overlegorgaan. Deze organen zUn geen formele aanpassingen van de projectorganisatie. Daardoor zUn er geen wzigingen in de verantwoordelijkheden. Zie ook de tekst van het benoemen van interne auditoren, hierin heeft de stuurgroep geen verantwoordehjkheid, maar kan we! een advies uitbrengen: De stuurgroep HRM. Kwaliteit en lean six sigma bevestigt de voordracht voor een nieuwe auditor. . Het Afdeling Kwaliteit en Procesmanagement steit een auditorenoverzicht samen en neemt die op in afdelingshoofd KPM autoriseert het auditorenoverzicht. De afdeling KPM registreert de documentatie rondom opleiding van interne auditors. 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 54 van 58

IIAAR Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

ACtBIIAIIt


De directiebeoordeling 2012 is na goedkeuring door de directie nog wel geagendeerd bij de stuurgroep HKL en de SOM zal vervolgens geInformeerd worden. Dat zal in 2014 in het begin van hetjaar plaatsvinden. De eindverantwoordelijkheid voor de directiebeoordeling blijft liggen bij het hoofd van de afdeling KPM en de autorisatie Iigt bij de directie. 3) Resultaten van de eigen verificatie van effectiviteit (interne audit of anderszins): Er is een interne audit uitgevoerd bij KPM. Hierbij is een afwijking vastgesteld. De directiebeoordeling is tekstueel aangepast. De inhoudelijke bevindingen zijn voor een deel in de procedure opgenomen en een deel zal worden meegenomen in het verslag over de directiebeoordeling 2013. Er is op 16 september een tollgate kwaliteit gehouden waarbij de algemeen directeur aanwezig was, daar is dit onderwerp o.a.besproken. Hierbij is vastgesteld dat elke afdeling voor 2014 een afdelingskwaliteitsplan zal opstellen. De tekst in het KHB ten aanzien van de directiebeoordeling is aangepast.

4) Identificatie van meegezonden ondersteunende bewijsvoering: Stuk aan SCM C:\Docurrnts and Settings\ELSTO\Desk

KHB C:\Docunents and Settings\ELSTO\Desk

QOL-Ol 180 C:\Docurrnts and Settings\ELSTO\Desk

Afwijking interne audit KPM C:\Docunnts and Settings\ELSTO\Desk


Datum: 30-10-2013

Resultaten van de RvA vervolgbeoordeling Oorzaak: door de nieuwe projectorganisatie van lean six sigma projecten (stuurgroep HKL) en het SCM overleg (afdelingshoofden overleg) is de werkwijze voor de directiebeoordeling veranderd. De veranderde verantwoordelijkheden in de directiebeoordeling zijn niet aangepast. Omvang: het wordt niet expliciet gemaakt of de nieuwe projectorganisatie en het SCM overleg nog andere aanpassingen van werkwijzen noodzakelijk maakt. Uit B 02 blijkt de nieuwe projectorganisatie een rol te hebben in het kwalificeren van de interne auditoren. De Iijnverantwoordelijkheden zijn niet veranderd. 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 55 van 58

I1MIJ I1 ACBtRIIAIIE Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


Corrigerende maatregel: een vernieuwde procedure is opgesteld waarbij de verantwoordelijkheden van de aldeling KPM, de stuurgroep HKL, het SOM en de directie zijn vastgelegd. 1) de agendapunten uit het kwaliteitshandboek stemmen niet overeen met de agendapunten uit de procedure (2* omvangen type van werkzaamheden in de procedure), geen aanbevelingen voor verbeteringen in het kwaliteitshandboek. 2) het wordt niet duidelijk gemaakt of de afdelingskwaliteitsplannen en/of de evaluatie van de afdelingskwaliteitsdoelstellingen het onderdeel “rapporten van leidinggevend en toezichthoudend personeel” zijn. Operationaliteit: de operationaliteit kan pas bij de eerstvolgende directiebeoordeling aantoonbaar gemaakt worden. Bij het vorige RvA onderzoek was er al een voornemen om het proces van de directiebeoordeling op een soortgelijke manier in te richten, dat is toen niet gerealiseerd. In dat kader wordt gevraagd wat de navolging is van de door de interne auditor geconstateerde ontbreken van dateringen van het totale proces. Een planning van de implementatie van het nieuwe proces (wie, wat, wanneer, hoe) kan meet vertrouwen geven in de tealisatie van de vetandetde directiebeoordeling. Conclusie: De afwijking is opgeheven?

Nee, inhoudelijk de punten I en 2 genoemd bij de corrigerende maatregel. Meet duidelijkheid over de implementatie planning van het nieuwe proces.

Resultaten van de RvA vetvolgbeoordeling 31 -1 0-2013 Er is een procedure PDCA cyclus opgesteld. De procedure bevat ondet andete de actoten, de verantwoordelijkheden, de rolverdeling, de betrokken en de op te leveren documenten, de werkwijze in Plan Do Check Act vorm en een algemene planning voor de jaaccyclus. De aansturing naar de afdelingen om een afdelingskwaliteitsjaarplan te maken komt van de algemeen directeur. De agenda van de directiebeoordeling is in lijn gemaakt met de ISO/IEC 17025 par 4.15.1 (de punten I en 2 genoemd bij de corrigerende maatregel). Er is een algemene planning van de jaarcyclus in de procedure opgenomen. Ten behoeve van de eerste directiebeoordeling “nieuwe” stijl is een planning aangegeven: Format opstellen voorjaarplan 15 nov. 2013 door stuurgroep HKL 31 dec. 2013 door afdelingshoofd/KAM Coordinator Afdelingsjaarplan voot 2014 NFl brede directiebeootdeling 1 feb. 2014 door KPM De inhoudelijke punten zijn geadresseerd. Er is een concrete procedure en een planning vastgelegd. De directiebeoordeling wordt jaarlijks uitgevoerd. De beoordeling “nieuwe” stijl is gepland operationeel te zijn in februari 2014. De operationaliteit zal bij een vervolgonderzoek geverifieerd worden. Teamlid:

Datum:

Teamleider:

Datum: 15-10-2013, 31-10-2013


Pagina 56 van 58

FIAAB Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:


ACCRtIIAIIt

-

Afwijkingenformulier Afwij kingn ummer:


Scope onderdeel:

Verrichting 7

RvA aandachtspunt:

F.4 Geautomatiseerde systemen

Vereisten:

ISO/IEC 17025 :2005 5.4.72.b


tVoorstei voor verificatie maatregelen: Lptdrzk


Bij verrichting 7 “identification of volatile organic components by headspace gas chromatography with mass spectrometry” wordt een back-up procedure beschreven voor data van het bij de GC MS behorende

apparaat in hoofdstuk 11 van procedure 223211. Hierin wordt beschreven dat elke 2 maanden een back up wordt uitgevoerd. Deze back up procedure wordt in de praktijk niet altijd gevolgd (laatste back up in 2013 is

uitgevoerd op 8 maart 2013). De gevolgde werkwijze is tegenstrijdig met de eigen procedure en de procedure voor de beveiliging van de gegevens is nietjuist geImplementeerd is, zie hoofdstuk 5.4.7.2.b van de ISO/IEC 17025). Teamlid:


Reactie van instelling 1) Samenvatting van resultaten van onderzoek naar oorzaak en omvang: Oorzaak: Sinds 23 april 2013 is er onvoldoende tot geen schijfruimte op ons deel van de centrale dataopslag (een probleem dat in 2012 al begonnen is en waarvoor op 23 februari 2012 een overleg is geweest over aanschaf van extra dataopslag). Omvang: Het is een incident voor ons deskundigheidsgebied dat de data van deze verrichting niet meer op de centrale dataopslag terecht is gekomen. Normaal gebeurt dit wel met regelmaat en ook binnen die termijn van twee maanden. Omdat de data vrijwel direct na de analyse wordt verwerkt in een papieren rapport wat alles bevat om het resultaat te kunnen herleiden, is de ruwe data dan eigenlijk niet meer nodig. Het risico op data verlies is gering en wordt geaccepteerd, ook omdat een analyse 99,9% van de gevallen herhaald kan worden mocht data verlies optreden. 2) Getroffen herstel en cotrigerende maatregelen: Gezien het geringe risico is er voor gekozen om te wachten op de nieuwe dataopslag waarvan de planning is dat het per september 2013 beschikbaar is waarmee het probleem is opgelost. In de tussentijd is er wel wat extra ruimte voor ons gecreeerd op de centrale dataopslag zodat de back-up is uitgevoerd. De nieuwe dataopslag is per 77 september 2073 beschikbaar gekomen, waarmee hetprobleem definitlef is opgelost. 3) Resultaten van de eigen verificatie van effectiviteit (interne audit of anderszins): Zie de bijgevoegde print. Back-up van 22-7-2013 en 4-9-2013. 1146-h05 nfl beoordelingsrapport 19-11-2013

Pagina 57 van 58

FIAAB Project: Locatie: Datum(s) beoordeling:

Al[RtUIAIIt


4) Identificatie van meegezonden ondersteunende bewijsvoering: Zie de bijgevoegde print. Back-up van 22-7-201 3 en 4-9-2013. Datum: 13-09-2013


Resultaten van de RvA vervolgbeoordeling De analyse van oorzaak en omvang zijn uitgevoerd en voldoen. Het blijkt te gaan om een incident, veroorzaakt door onvoldoende schrijfruimte bij de dataopslag. Dit was bekend bij de afdeling en geldt alleen voor deze verrichting. Als oplossing is er allereerst als tdelijke oplossing meet ruimte gecreeerd en zijn back-ups uitgevoerd op 22 juli en op 4 september 2013 (zie bijlage). Als meet definitieve oplossing zal er nieuwe dataopslag beschikbaar komen in september 2013, waarmee het probleem opgelost moet zijn. Conclusie: De afwijking is opgeheven?

Ja

Teamlid:

Datum: 24 september 2013

Het NFl bevestigt de ingebruikname van de nieuwe datalogger per 17 september. Datum: 31-10-2013 Teamleider:


Pagina 58 van 58

IIAAU ACLREBIIAIIE. RvA BEOORDELINGSRAPPORT DEEL B. Project: L146-H05-(201 3) Kiant:

Recommend Documents