ICT

VERGADERDATUM

SE CTO R/A FDELING

26 mei 2011

SM&O/ICT

ST UKDATUM

NAAM STELLER

27 april 2011

J. Mol

ALGEMENE VERG ADERING

AGENDAPUNT

11 ONDERWERP

Zienswijze begroting 2012 van Het Waterschapshuis PROGRAMMA

bedrijfsvoering PORTEFEUILLEHOUDER

C.A.A.A. Maenhout PARAAF HOOFD AFDELING BESTUURSONDERSTEUNING

mr. J. van Oorschot

Voorstel De Algemene Vergadering wordt voorgesteld: 1. kennis te nemen van de ontwerp Programmabegroting 2012 van Het Waterschapshuis; 2. aan het interim bestuur van Het Waterschapshuis mede te delen dat de Programmabegroting 2012 de instemming heeft van Waterschap Zuiderzeeland onder het maken van de in het voorstel aangegeven kanttekeningen; 3. in te stemmen met een budget € 736.695,-- voor Het Waterschapshuis van en deze op te nemen in de meerjarenbegroting 2012-2015 van Waterschap Zuiderzeeland. Samenvatting Bij brief van 30 maart 2011 heeft het dagelijks bestuur ad interim van Het Waterschapshuis de ontwerp Programmabegroting 2012 aan de deelnemende waterschappen toegezonden. Op grond van het bepaalde in de gemeenschappelijke regeling worden de algemene besturen van de waterschappen in de gelegenheid gesteld hun zienswijze te geven ten aanzien van de ontwerpbegroting. Voorts is op grond van het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regeling de ontwerpbegroting voor een ieder ter inzage gelegd. In dit voorstel worden standpunten met betrekking tot de meerjarige begroting, de besluitvorming rondom nieuwe ontwikkelingen en ‘going concern’, en de begrotingsomvang in relatie tot de bijdrage van Waterschap Zuiderzeeland voorgelegd. Verder gaat dit voorstel nader in op de (financiële) consequenties van de begroting voor Waterschap Zuiderzeeland. Lelystad 12 mei 2011, het college van Dijkgraaf en Heemraden, de secretaris-directeur,

de dijkgraaf,

ir. J.B. van der Veen.

mr. ir. H.L. Tiesinga.

REGISTRATIENUMMER

136889

1/6

Toelichting Proces Per 30 maart 2011 is de procedure voor het kenbaar maken van de zienswijzen gestart. Gedurende een periode van zes weken krijgen de besturen van de deelnemende waterschappen de gelegenheid hun zienswijze op deze ontwerpbegroting aan te bieden. De zienswijzen worden behandeld door het dagelijks bestuur (DB) van Het Waterschapshuis en worden samen met een inhoudelijke reactie vanuit het DB gevoegd bij de ontwerpbegroting. Deze wordt ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het algemeen bestuur (AB) van Het Waterschapshuis. De behandeling van de ontwerpbegroting vindt plaats tijdens de ABvergadering van Het Waterschapshuis op 1 juli 2011. Door de relatief korte procedure van zes weken is het niet mogelijk tijdig een door de AV vastgestelde zienswijze van Waterschap Zuiderzeeland aan te leveren. Het Waterschapshuis houdt echter ook rekening met ingediende concept zienswijzen. Rol van Waterschap Zuiderzeeland in het begrotingsproces van Het Waterschapshuis De begroting is onderverdeeld in vier programma’s: “Uitvoering”, “Faciliterende diensten”, “Bedrijfsvoering” en “Geldstromen derden”. Het programma Uitvoering is het IT inhoudelijke programma. Vanuit Zuiderzeeland heeft de afdeling ICT Het Waterschapshuis ambtelijk geadviseerd over onderdelen van deze begroting. Nadruk lag hierbij op een gelijkblijvend begrotingsvolume of lager, meerjarig perspectief en aandacht voor risicobeheersing. Tevens is nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de scheiding tussen kosten voor bestaand beleid en investeringen in nieuw beleid, alsmede een voortdurend toetsen op haalbaarheid en wenselijkheid. Opbouw van de begroting Hierna wordt per programma een korte toelichting gegeven vanuit het perspectief van Waterschap Zuiderzeeland. Voor een meer inhoudelijke beschrijving van het programma wordt verwezen naar de ontwerpbegroting. De structuur verschilt met de begroting 2011 en is meer gericht op de bedrijfsfuncties. Ze verduidelijkt het toepassingsgebied van de automatiseringsoplossingen, maar is daarmee echter ook lastig te vergelijken met de begroting 2011. Het programma Uitvoering bestaat uit de volgende bedrijfsfuncties: • Watersysteembeheer – Waterkwantiteit • Watersysteembeheer – Waterkwaliteit • Waterkeringen • Afvalwaterzuivering • Vergunningverlening en Handhaving • Diensten • Architectuur & Standaarden • Belastingen Een groot deel van het uitvoeringsprogramma betreft het beheer en onderhoud, dan wel ontwikkeling of inkoop van (werk)processpecifieke systemen. Bij het onderdeel “Diensten” wordt de onderliggende basisinfrastructuur beheerd en verder ontwikkeld. Processpecifieke systemen maken gebruik van deze basisinfrastructuur. Voor twee grote systemen van deze basisinfrastructuur (IRIS en het Waterschapsnet) wordt in 2011 het beheer en onderhoud opnieuw aanbesteed, dan wel het product vervangen. Dit moet, na investering in de aanbesteding en overdracht, leiden tot lagere beheerkosten voor dit product. Dat is ook terug te vinden in de meerjarenraming van dit programma. Tegelijk worden processpecifieke systemen verder gestandaardiseerd dan wel vernieuwd om aan te sluiten bij bestaande standaarden. In de ontwerpbegroting wordt per bedrijfsfunctie ingegaan op de specifieke ontwikkelingen. In de bijlagen van de ontwerpbegroting (de programmaplannen) is dit in detail uitgewerkt. REGISTRATIENUMMER

136889

2/6

Binnen het programma Architectuur & Standaarden worden de gezamenlijke kaders ontwikkeld voor informatie en ICT, waarbinnen systemen ontwikkeld dan wel onderhouden dienen te worden. Vanuit dit referentiekader worden de verschillende andere programma’s daar ook op getoetst en worden waterschappen geadviseerd bij de vormgeving van nieuwe ontwikkelingen. Het programma Belastingen is binnen deze begroting voor Waterschap Zuiderzeeland beperkt tot de Oracle licentiekosten. Binnen dit programma wordt daarnaast het project Tax-i uitgevoerd, waarvoor een projectbegroting is opgesteld. De uit het project voortvloeiende kosten per waterschap voor Tax-i zijn buiten deze begroting gehouden en zijn dus ook niet verwerkt in de bijdrage van Waterschap Zuiderzeeland. Binnen de faciliterende diensten zijn dit jaar niet alleen de kosten van het vergadercentrum ondergebracht, maar ook de gezamenlijke inkoop en verrekening van Oracle licenties. Vorig jaar was dit elders in de begroting ondergebracht. De omvang van het programma Bedrijfsvoering is ten opzichte van 2011 vrijwel gelijk gebleven. Na de voorbereiding van Het Waterschapshuis verschuift het beleidsaccent nu naar het verder ontwikkelen van de controlfunctie binnen Het Waterschapshuis. Het programma Geldstromen derden betreft de kassiersfunctie, een faciliterende rol van Het Waterschapshuis ten behoeve van de waterschappen in de positie van Het Waterschapshuisals samenwerkingsorganisatie. Verzoeken om Het Waterschapshuis de rol van kassier te geven, komen doorgaans van de Unie van Waterschappen. Het Waterschapshuis heeft geen inhoudelijke regie en/of uitvoeringstaken met betrekking tot de bijdragen die zijn opgenomen in de kassiersfunctie. Ten opzichte van 2011 is hier de jaarlijkse bijdrage aan het Nieuw Handelsregister nieuw per 2012, gebaseerd op een besluit van de Algemene Ledenvergadering van de Unie op 2 juli 2010 en de gezamenlijke aanschaf van beeldmateriaal, mits de participatiecontracten van de waterschappen daarvan op orde zijn. Inhoudelijk advies over deze begroting (zienswijze) De ontwerpbegroting 2012 van Het Waterschapshuis is in lijn met de doelen van het informatiebeleid van Waterschap Zuiderzeeland. De nieuwe onderverdeling naar diverse bedrijfsfuncties verschaft meer inzicht in de ICTbijdrage aan organisatietaken en verbetert meerjarig inzicht. De Algemene Vergadering wordt voorgesteld om namens Waterschap Zuiderzeeland het onderstaande advies te versturen: Meerjarig perspectief Vorig jaar heeft ons waterschap het bestuur geadviseerd een meerjarige programmaontwikkeling vorm te geven. Dit advies is grotendeels zichtbaar in deze begroting. Tevens is een onderscheid gemaakt tussen bestaand beleid en nieuw beleid, wat meer inzicht geeft in keuzemogelijkheden. Ons waterschap vraagt om in de hiernavolgende begrotingsproducten het totale meerjarenperspectief te schetsen, dus niet alleen het programma Uitvoering, maar ook de overige programma’s. Besluitvorming ‘nieuwe ontwikkelingen’ en ‘going concern’ Ons waterschap benadrukt dat aan ‘nieuwe ontwikkelingen’ positieve businesscases ten grondslag dienen te liggen en een duidelijk commitment van de deelnemende waterschappen. Temeer daar de bijdragen van de waterschappen bij nieuwe ontwikkelingen zijn gebaseerd op de veronderstelling dat alle waterschappen hierin participeren.

REGISTRATIENUMMER

136889

3/6

Tevens vraagt ons waterschap om ook ‘going concern’ activiteiten intensief te blijven monitoren op nut, noodzaak en tempo waarin gestelde resultaten gerealiseerd dienen te worden. Er wordt aandacht gevraagd voor een juiste balans tussen ambitie en daadwerkelijke realisatie. Tevens valt op dat wegvallende exploitatielasten van de ‘Overheidsdatabase’ (ODB) in 2012 is ingevuld met een stijging van exploitatielasten op andere onderdelen. Meerjarig leidt dit tot hogere kosten mocht de ODB alsnog wel worden opgeleverd. Dit onderstreept nog eens het belang van positieve businesscases voor individuele waterschappen. Begrotingsomvang en bijdrage Waterschap Zuiderzeeland Waterschap Zuiderzeeland constateert dat, conform de afspraak in het AB van Het Waterschapshuis, de totale omvang van de begroting niet is toegenomen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting 2011. Tevens constateert het waterschap dat de eigen bijdrage van Zuiderzeeland wel toeneemt met 3,5%. Hieraan liggen drie oorzaken ten grondslag: • De Unieverdeelsleutel, volgens welke 70% van de begroting van Het Waterschapshuis wordt verdeeld onder de waterschappen. De nieuwe Unieverdeelsleutel werkt in het nadeel van Waterschap Zuiderzeeland. • Gezamenlijk voordeel bij nieuwe initiatieven blijkt niet per definitie een voordeel voor het individuele waterschap, bijvoorbeeld concreet zichtbaar bij de aanschaf van beeldmateriaal waar Waterschap Zuiderzeeland voorheen goedkoper uit was. Ons waterschap kan zich vinden in de voordelen van toegenomen kwaliteit en daarmee de extra toepassingsmogelijkheden van het product. Tevens is duidelijk zichtbaar dat de gezamenlijke inkoop een totaal inkoopvoordeel oplevert. Door de gekozen kostenverdeelsleutel is dit inkoopvoordeel echter niet evenredig merkbaar voor alle participerende partijen, waaronder ons waterschap. • Per bedrijfsfunctie worden bedragen voor exploitatie opgenomen die niet specifiek toebedeeld worden aan activiteiten of producten. De opbouw hiervan veroorzaakt negatieve effecten wanneer waterschappen op onderdelen niet participeren. Dit lijkt voor een beperkt deel ook voor ons waterschap te gelden. Ons waterschap dringt aan om bij nieuwe initiatieven een procedure of formule te hanteren waarmee gezamenlijk inkoopvoordeel op een deugdelijke manier wordt verdeeld. Om samenwerking te stimuleren, dient ieder individueel waterschap voldoende te profiteren van de gezamenlijke besparingen die worden gerealiseerd. Is dit niet het geval, dan zal samenwerking uiteindelijk niet succesvol blijven. In Unieverband is hierover in het kader van gezamenlijke inkoop al eerder gesproken. Verder dringen we aan op het zoveel als mogelijk is toewijzen van bedragen aan concrete activiteiten en producten, zodat de kostenverdeling zo helder mogelijk plaatsvindt. Tot slot vraagt ons waterschap aandacht voor een zorgvuldig besluitvormingsproces binnen Het Waterschapshuis, niet alleen voor de vaststelling van deze begroting, maar ook voor eventuele begrotingswijzigingen (vanwege geboekte resultaten of nieuwe ontwikkelingen) gedurende het lopende jaar. Personele consequenties Geen Financiële consequenties De totale omvang van de ontwerpbegroting is ten opzichte van 2011 vrijwel gelijk gebleven op € 20,1 miljoen. De bijdrage per waterschap is echter afhankelijk van de daadwerkelijke afname van producten en diensten en de manier van doorbelasting (die per product of dienst verschilt). De bijdrage van Waterschap Zuiderzeeland aan de begroting 2012 van het Waterschapshuis bedraagt in totaal € 736.695,--.

REGISTRATIENUMMER

136889

4/6

Programma 1. Uitvoering

2. Faciliterende diensten 3. Bedrijfsvoering 4. Gelden van derden

Onderdeel Waterkwantiteit Waterkwaliteit Waterkeringenbeheer Afvalwaterzuivering Vergunningverlening & Handhaving Diensten basis Diensten externe dienstverlening Diensten data Architectuur & Standaarden Belastingen Oracle Tech licenties Vergadercentrum en overig Kaartmateriaal en gegevens Bijdrage MijnOverheid.nl Bijdrage Nieuw Handelsregister Aanschaf beeldmateriaal

Totaal

Totaal 25.900 12.934 11.088 12.476 20.023 185.962 33.556 94.932 21.216 49.957 87.231 13.868 73.926 52.624 17.390 6.483 17.129 736.695

Momenteel staat op de meerjarenbegroting van Waterschap Zuiderzeeland een bedrag van € 735.000,-- voor de participatie in Het Waterschapshuis. Voorstel is nu dit bedrag te verhogen tot € 736.695,--. Vanuit het verleden is de ervaring dat een stuk onvoorzien optreedt, voortvloeiende uit nieuwe ICT samenwerkingsinitiatieven in het lopende begrotingsjaar. Veelal zijn deze initiatieven afkomstig van de Unie van Waterschappen op basis van landelijke afspraken tussen overheden. Zo vraagt op dit moment bijvoorbeeld het ministerie van Financiën een bijdrage aan de Landelijke Voorziening WOZ en vinden daarover gesprekken plaats met de Unie. Waterschap Zuiderzeeland gaat er in beginsel van uit dat Het Waterschaphuis dit opvangt binnen de bestaande begrotingspost ‘onvoorzien’, zoals ook artikel 37 van de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis dit aangeeft. De ontwerpbegroting van Het Waterschapshuis bevat een meerjarenraming van het programma‘Uitvoering, maar niet van de overige programma’s. Daarom kan het meerjarig perspectief niet verwerkt kan worden in de conceptmeerjarenbegroting van Waterschap Zuiderzeeland. Daarom is het voorstel de bijdrage 2012 aan Het Waterschapshuis te fixeren in de conceptmeerjarenbegroting voor de jaren 2013-2015. Als er een meerjarig perspectief bekend wordt, zal dit worden ingebracht in het begrotingsproces. Op dit moment is nog niet formeel bekend wat het jaarresultaat 2010 van Het Waterschapshuis is en wat de doorwerking is op de begroting 2011. In de voorliggende begroting is al wel aangekondigd dat exploitatiekosten, zoals begroot voor de Overheidsdatabase (ODB), niet worden geïnd in 2011 omdat het product dit jaar niet wordt geleverd. Dit zal worden betrokken bij de Berap van Waterschap Zuiderzeeland. Voor 2012 is het niet leveren van deze ODB verwerkt in de voorliggende begroting. Juridische consequenties Geen Consequenties voor Communicatie Geen

REGISTRATIENUMMER

136889

5/6

Voorstel: 1. De Algemene Vergadering wordt voorgesteld: 2. kennis te nemen van de ontwerp Programmabegroting 2012 van Het Waterschapshuis; 3. aan het interim bestuur van Het Waterschapshuis mede te delen dat de Programmabegroting 2012 de instemming heeft van Waterschap Zuiderzeeland onder het maken van de in het voorstel aangegeven kanttekeningen; 4. in te stemmen met een budget € 736.695,-- voor Het Waterschapshuis van en deze op te nemen in de meerjarenbegroting 2012-2015 van Waterschap Zuiderzeeland. Bijlagen Ontwerp programmabegroting 2012 Het Waterschapshuis staat gepubliceerd op het internet als bijlage bij het agendapunt. Indien u een hardcopy wilt ontvangen is dit mogelijk d.m.v. een verzoek aan de afdeling bestuursondersteuning op e-mailadres [email protected].

REGISTRATIENUMMER

136889

6/6