ICT untuk Peningkatan Kinerja dan Kesejahteraan Sekolah
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN .........................................................................................................3 Pengantar............................................................................................................3 Penerapan ICT di Sekolah .................................................................................4 Layanan kepada Stake-Holder ...........................................................................5 Benefit untuk Sekolah........................................................................................5 IMPLEMENTASI SISTEM...........................................................................................6 Model Aliran Informasi .....................................................................................6 Model Aliran Dana ............................................................................................7 Sistem yang Terkait ...........................................................................................8 Hasil yang Diberikan .........................................................................................9 Biaya dan Waktu................................................................................................9 Cara Bayar .......................................................................................................10 Prediksi CashFlow ...........................................................................................10 KESIMPULAN............................................................................................................12 LAMPIRAN : SISTEM SEKOLAH-2000 ..................................................................13 LAMPIRAN : SISTEM SMS-2000 .............................................................................14 LAMPIRAN : DAFTAR KLIEN.................................................................................15
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
halaman 2 dari 18
BAB
1 PENDAHULUAN Pengantar Pada saat ini teknologi informasi dan komunikasi (Information and Communication Technology, ICT)tidak dapat lagi dipisahkan dari berbagai aspek kehidupan manusia, termasuk pendidikan. Di sekolah, ICT digunakan mulai dari hal-hal sederhana untuk membuat laporan, menyusun anggaran, mengelola data siswa, nilai sampai pada pemakaiannya dalam proses pembelajaran.
Untuk dapat memanfaatkan ICT secara optimal, diperlukan perencanaan yang baik dan pemahaman yang mendalam tentang berbagai proses yang terjadi di sekolah. Karenanya, keterlibatan berbagai pihak diperlukan untuk membuat perencanaan tersebut, termasuk dengan berbagai vendor solusi teknologi informasi.
Melalui perencanaan yang baik dan solusi yang lengkap, ICT tidak saja meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja tetapi juga dapat men-generate revenue tambahan bagi sekolah. Dengan penghasilan tersebut, sekolah dapat memanfaatkannya untuk membiayai berbagai keperluan termasuk subsidi silang, kesejahteraan guru dan biaya operasional lainnya.
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
halaman 3 dari 18
Penerapan ICT di Sekolah Bidang
pendidikan
merupakan
salah
satu
bidang
kehidupan manusia yang juga dimasuki oleh teknologi informasi
dan
komunikasi
(Information
and
Communication
Techonology, ICT). Dalam institusi pendidikan, pekerjaan rutin seperti pengelolaan siswa, guru, alumni, staf, pengelolaan nilai dan data akademik, pengelolaan aktifitas pengajaran, pengelolaan asset dan keuangan dan pengelolaan dokumen pendidikan akan jauh lebih efisien dan efektif dengan pemanfaatan teknologi informasi. Tanpa bantuan pemanfaatan teknologi infromasi, pekerjaan tersebut sulit untuk dilakukan dengan baik.
Dalam kaitannya dengan pemanfaatan di bidang ini, sejumlah perangkat lunak diperlukan oleh institusi pendidikan sebagaimana dijelaskan dalam gambar di bawah ini :
y
Sistem Dukungan Keputusan Akademik
MIS
y
Sistem Informasi Akademik
Transactional System
y y y y y y y y y y y
Administrasi Siswa, Guru, Alumni Administrasi Nilai Akademik Penjadwalan Akademik Administrasi Keuangan Administrasi Asset Sekolah Administrasi Karyawan Bimbingan dan Konseling Manajemen Dokumen/Arsip Administrasi Perpustakaan Pendaftaran Siswa Baru Layanan OrangTua/Masyarakat
EIS. DSS
Gambar 1. Dukungan sistem yang dibutuhkan di sekolah
Dengan
dukungan
sistem
tersebut
di
atas,
sekolah
akan
mendapatkan kemudahan dalam mengelola data yang pada akhirnya
memudahkan
dalam
proses
perencanaan
dan
pengambilan keputusan. Bagi masyarakat, layanan yang akurat dan cepat akan dapat diberikan dengan dukungan sistem tersebut. Pada Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
halaman 4 dari 18
akhirnya, tingkat kepercayaan masyarakat terhadap institusi sekolah pun akan meningkat dengan sendirinya.
Layanan kepada Stake-Holder Stake-Holder di sekolah dapat memperoleh layanan informasi yang akurat dan up todate. Dalam hal ini, layanan ke setiap elemen stake-holder dapat berupa sbb. :
Pimpinan
Informasi lengkap tentang administrasi sekolah
Staf/Guru
Informasi administrasi sekolah dan keluhan orang tua/masyarakat
Siswa
Informasi akademik/keuangan/pribadi
Orang Tua
Informasi akademik/keuangan/pribadi siswa
Masyarakat
Informasi umum sekolah
Benefit untuk Sekolah Pemanfaatan ICT yang baik dalam konteks ini memberikan sejumlah benefit/keuntungan bagi sekolah sbb. :
Mengotomatisasi
pekerjaan
rutin
administratif
sekolah
(penilaian, keuangan, perpustakaan, konseling, kearsipan, dll).
Meningkatkan kualitas layanan informasi kepada siswa/orang tua.
Meningkatkan citra sekolah dalam rangka marketing ke masyarakat.
Men-generate revenue secara rutin atas dasar layanan kepada stake holder
Benefit yang dipaparkan di atas dapat berbentuk intrinsik (efisiensi, efektifitas, kualitas layanan, citra sekolah) maupun ekstrinsik yang dapat dilihat secara langsung dalam bentuk aliran dana ke sekolah.
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
halaman 5 dari 18
BAB
2 IMPLEMENTASI SISTEM Model Aliran Informasi Pemanfaatan ICT yang dapat memberikan hasil optimal dan men-generate revenue bagi sekolah, perlu disiapkan sebaik mungkin. Dalam hal ini, sejumlah elemen kunci teknologi dan sumber daya manusia dilibatkan untuk menjamin sistem berjalan dengan baik. Di bawah ini diberikan ilustrasi aliran informasi dari sekolah ke siswa /orang tua.
Gambar 2. Aliran informasi sekolah ke siswa/orang tua
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
halaman 6 dari 18
Dalam gambar di atas diilustrasikan pengolahan data yang dilakukan melalui sistem akademik yang melibatkan sejumlah data terkait dengan keuangan, nilai akademik, kegiatan, konseling dan lainnya. Data-data tersebut, yang diup-date secara konsisten, diakses oleh siswa/orang tua melalui media SMS. Sistem merespon dan memberikan informasi terkait sesuai permintaan. Pada konteks yang lebih luas, informasi dapat juga diberikan kepada masyarakat untuk layanan marketing seperti pendaftaran siswa baru atau informasi publik lainnya.
Model Aliran Dana Sebagai konsekuensi terhadap adanya layanan informasi kepada stake holder, sekolah dapat menerapkan sistem pendanaan yang proporsional berdasarkan kebutuhan layanan tersebut. Model aliran dana untuk sistem ini diberikan sbb. :
Gambar 3. Aliran dana layanan sistem
Aliran dana berasal dari deposit siswa yang dikenakan di awal semester untuk mendukung layanan informasi ini. Dengan jumlah yang disesuaikan, sekolah memperoleh pemasukan tertentu. Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
halaman 7 dari 18
Pemasukan tersebut kemudian dapat dimanfaatkan lebih lanjut untuk sekolah, di antaranya :
Biaya pemeliharaan sistem
Subsidi silang siswa
Kesejahteraan guru/staf
Investasi peralatan lain
Sistem yang Terkait Untuk mendapatkan layanan sistem terintegrasi di atas, diperlukan dukungan sistem sebagai berikut :
No 1
Sistem Academic-2000
2
PSB-2000 SAS-2000 Grade-2000 KBK-2000 BK-2000 Document-2000 Library-2000 Asset-2000 Accounting-2000 Scheduler-2000 SMS-2000
Keterangan Sistem informasi akademik terintegrasi, terdiri dari sejumlah modul terkait Penerimaan siswa baru Data induk siswa/guru/staf/ alumni Nilai akademik kurikulum 1994 Nilai akademik KBK (2004) Bimbingan dan konseling Manajemen arsip Manajemen perpustakaan. Manajemen asset sekolah Keuangan sekolah, spp siswa Penjadwalan otomatis Layanan SMS Akademik Online
Kombinasi dari sejumlah komponen di atas menjadikan sekolah mampu untuk memberikan layanan informasi akademik yang memadai. Jika diperlukan, database akademik yang telah tersimpan dapat juga diakses pada situs sekolah yang dirancang khusus untuk layanan kepada siswa/orang tua melalui internet. Soft-@! Inc. Dapat membantu sekolah membangun situs sekolah sesuai kebutuhan.
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
halaman 8 dari 18
Hasil yang Diberikan Hasil-hasil yang kami berikan untuk mensukseskan implementasi ICT untuk Kesejahteraan Sekolah diberikan di bawah ini. No 1 2 3 4 5 6
Item Hasil S/W Academic-2000 S/W SMS-2000 HP GSM Konektor HP-PC Instalasi system Garansi system
Keterangan Sistem akademik terintegrasi Sistem SMS Online tersambung dg Academic-2000 Perangkat keras handset (HP GSM) Perangkat keras konektor Instalasi sistem di sejumlah PC terkait Garansi jika terdapat kesalahan fungsional pada system.
Biaya dan Waktu Implementasi sistem membutuhkan waktu sekitar 1 minggu. Biaya yang diperlukan untuk implementasi sistem diberikan sebagai berikut :
No 1
2
Perangkat Lunak/Item Academic-2000 PSB-2000 SAS-2000 Grade-2000 KBK-2000 BK-2000 Document-2000 Library-2000 Asset-2000 Accounting-2000 Scheduler-2000 SMS-2000
Keterangan
Harga (Rp) 10.000.000
Penerimaan siswa baru Data induk siswa/guru/staf/ alumni Nilai akademik generic (1994) Nilai akademik KBK (2004) Bimbingan dan konseling Manajemen arsip Manajemen perpustakaan. Manajemen asset sekolah Keuangan sekolah, spp siswa Penjadwalan otomatis Layanan SMS Akademik Online
5.000.000
Biaya di atas tidak termasuk :
Biaya instalasi jaringan dan pengadaan perangkat keras yang diperlukan.
Biaya transport dan akomodasi untuk implementasi di Bandung.
PPN 10%.
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
halaman 9 dari 18
Cara Bayar Biaya implementasi sistem sebagaimana dijabarkan di atas dibayarkan secara bertahap dengan pentahapan sebagai berikut : 1. Tahap I sebesar 50% dari total biaya implementasi yang dibayarkan tunai saat perjanjian kerja ditandatangani. 2. Tahap II sebesar 50% dari total biaya implementasi yang dibayarkan setelah aplikasi selesai dipasang dan berjalan dengan baik.
Prediksi CashFlow Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang benefit secara finansial, diberikan ilustrasi di bawah ini. Tampak dalam proyeksi cash flow, investasi langsung kembali di semester pertama dengan saldo per bulan yang cukup signifikan bagi sekolah. Asumsi Dasar Jumlah siswa Biaya layanan/SMS Tarif SMS provider Deposit siswa/sem Investasi awal sekolah Sistem Academic-2000 Sistem SMS Online Komputer server 1 unit
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
1.000 1.000 250 50.000
10.000.000 5.000.000 4.000.000
Version : Edited Date : 25/07/2006
Penerimaan Sekolah Per Semester Deposit siswa 50.000.000 Penjualan voucher (10%) 5.000.000
Pengeluaran Sekolah Per Semester Pemeliharaan sistem 3.000.000 Pembayaran pulsa SMS 12.500.000
halaman 10 dari 18
Cashflow rutin (rp) Penerimaan No Item 1 Deposit siswa 2 Penjualan voucher (10%) Jumlah
Pengeluaran No Item 1 Pemeliharaan sistem 2 Pembayaran pulsa SMS 3 Sistem Sekolah-2000 4 Sistem SMS Online 5 Komputer server 1 unit Jumlah Saldo/SEM Saldo/Bln
SEM 1 50.000.000 5.000.000
SEM 2 50.000.000 5.000.000
SEM 3 50.000.000 5.000.000
SEM 4 50.000.000 5.000.000
SEM 5 50.000.000 5.000.000
SEM 6 50.000.000 5.000.000
TOTAL 300.000.000 30.000.000
55.000.000
55.000.000
55.000.000
55.000.000
55.000.000
55.000.000
330.000.000
SEM 1 3.000.000 12.500.000 10.000.000 5.000.000 4.000.000
SEM 2 3.000.000 12.500.000 0 0 0
SEM 3 3.000.000 12.500.000 0 0 0
SEM 4 3.000.000 12.500.000 0 0 0
SEM 5 3.000.000 12.500.000 0 0 0
SEM 6 3.000.000 12.500.000 0 0 0
TOTAL 18.000.000 75.000.000 7.000.000 5.000.000 4.000.000
34.500.000 20.500.000 3.416.670
15.500.000 39.500.000 6.583.333
15.500.000 39.500.000 6.583.333
15.500.000 39.500.000 6.583.333
15.500.000 39.500.000 6.583.333
15.500.000 39.500.000 6.583.333
109.000.000 221.000.000
Profit dapat ditingkatkan dengan parameter sbb. : 1. Jumlah siswa yang lebih besar 2. Biaya layanan/SMS yang lebih besar 3. Pemilihan provider GSM dengan pulsa SMS lebih murah
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
halaman 11 dari 18
BAB
3 KESIMPULAN Teknologi informasi dapat menjadi alat yang ampuh dalam memberdayakan sekolah dan meningkatkan kualitas pendidikan yang ada. Melalui serangkaian tahapan yang sistematis, sekolah dapat menerapkan teknologi informasi sesuai kebutuhannya.
Penutup Mudah-mudahan tulisan ini dapat memberi gambaran yang cukup memadai tentang sebagian kebutuhan, keinginan dan harapan dalam penerapan ICT di sekolah. Dengan demikian harapan akan pengolahan data yang akurat dalam rangka peningkatan layanan kepada stakeholder dapat terwujud. Di samping itu integrasi teknologi informasi dan komunikasi dalam proses pendidikan dapat memberikan hasil yang optimal sehingga peningkatan kualitas pendidikan dapat terwujud. Hal tersebut seiring
komitmen
kami
untuk
memberikan
solusi
menyeluruh terhadap kebutuhan pengguna jasa (User).
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
halaman 12 dari 18
secara
LAMPIRAN : SISTEM ACADEMIC-2000
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
halaman 13 dari 18
LAMPIRAN : SISTEM SMS-2000
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
halaman 14 dari 18
LAMPIRAN : DAFTAR KLIEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45
Klien SMK Budhi Dharma Asahan SMK 1 Saraswati Bali Akademi Pariwisata Indonesia Balai Besar Keramik DISHUB Prop Jawa Barat FAK TEKNIK UNPAS FISIP UNPAS FMIPA UPI Bandung Kanwil Depag Propinsi Jabar KPDE Pemkot Bandung LIPI BANDUNG MA Al Istiqomah Bandung MAN 1 Bandung P3G IPA BANDUNG PPPG Teknologi Bandung PT. ALO CITA MANDIRI – Pemkot Bandung SD Ibnu Sina Bandung SDI An Nikmah Bandung SDIT Luqmanul Hakim Bandung SLTP Plus Al Ghifari SLTPN 48 Bandung SMA BPI 2 Bandung SMA PGII 2 Bandung SMAN 4 Bandung SMK Igasar Pindad Bandung SMP ASSALAM Bandung SMPN 21 Bandung SMPN 22 Bandung SMU Advent Bandung SMU PGII Bandung SMU Plus AL Ghifari SMUN 1 Bandung SMUN 12 Bandung SMUN 14 Bandung SMUN 15 Bandung SMUN 2 Bandung SMUN 22 Bandung SMUN 23 Bandung SMUN 24 Bandung SMUN 26 Bandung SMUN 3 Bandung SMUN 5 Bandung SMUN 8 Bandung SMUN 9 Bandung STMIK BANDUNG
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
KOTA Asahan Bali Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung Bandung halaman 15 dari 18
No 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92
Klien SUBDIN SMP DISDIK KOTA BANDUNG SMK YPT Banjar SMK Syuhada Banjarmasin SMK Kartini Batam SMUN 3 Bekasi SMUN 4 Bekasi SDIT Iqra Bengkulu SMAN 2 Bengkulu SMAN 4 Bengkulu SMAN 5 Bengkulu SMAN 7 Bengkulu SMK 8 Grakarsa Bengkulu SMK YPK 2 Biak SMK Tunas Pelita Binjai SBI Madania Bogor SLTPN 1 Bogor SMA Insan Kamil Bogor SMK Mekanika Bogor SMK YPS 1 Ciamis SMAN 2 Cibinong SMK Dr. Soetomo Cilacap LPPM UNJANI PT. YI HWA SD Hikmah Teladan Cimahi SDIT Nur ArRahman Cimahi SMAN 1 Cimahi Darul Hikam Cirebon YWSG Semen Gresik PT. Marka Indonesia PT. Tridaya Semesta SDI Al Azhar SMA LABSCHOOL RWMANGUN SMAI 1 Al Azhar SMAI 3 Azhar SMAN 28 Jakarta SMAN 54 Jakarta SMAN 74 Jakarta SMAN 82 Jakarta SMK Bhara Trikora Jakarta SMK Budhi Warman 2 SMK Karya Guna Jakarta SMPI Al Azhar SMPN 2 Ciputat SMPN 3 Ciputat TKI/KBI Al Azhar MA Al Falah 2 Nagrek MA Al Ihsan Kab Bandung
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
KOTA Bandung Banjar Banjarmasin Batam Bekasi Bekasi Bengkulu Bengkulu Bengkulu Bengkulu Bengkulu Bengkulu Biak Binjai Bogor Bogor Bogor Bogor Ciamis Cibinong Cilacap Cimahi Cimahi Cimahi Cimahi Cimahi Cirebon Gresik Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Kab Bandung Kab Bandung halaman 16 dari 18
No 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122
Klien MA Darul Hikam MA Sumur Bandung MAN Babakan Ciwaringin MTS Darul Hikam Kab Bandung SLTPN 1 Margahayu MAN Ciparay SMK Wirakarya Ciparay SMPN Cipeundeuy Kab. Bandung SMU Bina Muda Kab. Bandung STMIK ROSMA KARAWANG Yayasan AlBina Karawang SMK Krian Jatim SMAN 1 Metro Lampung SMK YPT Pringsewu SMK 2 Sri Langkat SMK YPT Langkat Sumut SMAN 2 Madiun SMKN 3 Malang SMKN 4 Malang Akademi Pariwisata Mataram Univ.Muhammadiyah Mataram SMK Muhammadiyah Mataram SLTP Syafiyatul Amaliyah Medan SMAN 2 Medan SMK Teladan 2 Medan SMP Yapena Medan SMK Muhammadiyah 2 Metro SMK Raedn Patah Mojokerto SMK Setih Setio Muara Bungo SMK Sanjaya Bajawa NTT
123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139
SMK YPPB Belitang OKU SMK 1 TD Kosgoro Padang SMK Muhammadiyah 1 Padang SDN Percobaan Palangkaraya SLTP Muhammadiyah Palangkaraya SLTPN 1 Palangkaraya SLTPN 3 Palangkaraya SLTPN 6 Palangkaraya SLTPN 8 Palangkaraya SMK Al Islah Palangkaraya SMK Karsa Mulya Palangkaraya SMKN 1 Palangkaraya SMKN 2 Palangkaraya SMKN 3 Palangkaraya SMKN 4 Palangkaraya SMU Kristen Palangkaraya SMU Muhammadiyah Palangkaraya
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
KOTA Kab Bandung Kab Bandung Kab Bandung Kab Bandung Kab Bandung Kab. Bandung Kab. Bandung Kab. Bandung Kab. Bandung Karawang Karawang Krian Jatim Lampung Lampung Langkat Langkat Madiun Malang Malang Mataram Mataram Mataram NTB Medan Medan Medan Medan Metro Lampung Mojokerto Muara Bungo NTT Ogan Komering Ulu Padang Padang Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya halaman 17 dari 18
No 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165
Klien SMUN 1 Palangkaraya SMUN 2 Palangkaraya SMUN 3 Palangkaraya SMK PGRI 2 Palembang SMK Utama Bakti Palembang SMK PGRI Palu SMK 1 Amsir Pare-pare SMK Muhammadiyah 1 Pekanbaru PT. TANJUNG AGUNG MANDIRI – Pemprop Kalimantan Barat SMK 1 Putra Katulistiwa Pontianak SLTP Muhammadiyah 1 Purwokerto SMK Muhammadiyah 3 Samarinda SMK PGRI 1 Serang SMK TP45 Singaraja MA Az Zain Sukabumi SMK Kristen Tagari SMK PGRI Kolaka SMK Cokroaminoto Kotamobagu SMK Sasmita Jaya 2 Tangerang SMPN 1 Pamulang SMPN 1 Serpong SMA AL IRSYAD TEGAL SMK Muhammadiyah Tegal SMK Karya Dharma 1 Trenggalek SMK Maarif Wates SMK Muhammadiyah 3 Yogya
Doc. Type : Proposal Classification : Special client
Version : Edited Date : 25/07/2006
KOTA Palangkaraya Palangkaraya Palangkaraya Palembang Palembang Palu Sulteng Pare-pare Sulsel Pekanbaru Pontianak Pontianak Purwokerto Samarinda Serang Singaraja Sukabumi Sulsel Sulteng Sulut Tangerang Tangerang Tangerang Tegal Tegal Trenggalek Wates Yogyakarta Yogyakarta
halaman 18 dari 18
