Teknik Presentasi Proposal Seberapa baik kemampuan presentasi Bapak/Ibu?
Penilaian dan interpretasi • Jika nilai Anda antara 80-100, Anda adalah seorang pembicara yang baik yang hanya membutuhkan sedikit waktu untuk mempertahankan keterampilan tersebut dengan latihan • Jika nilai total Anda antara 60 – 80, Anda mempunyai potensial menjadi presenter yang sangat efektif • Jika nilai Anda antara 40 dan 60, latihan di laboratorium keterampilan kepemimpinan banyak membantu Anda • Jika nilai Anda antara 30 dan 40, Anda dapat menunjukkan peningkatan yang dramatik dengan praktek Anda • Jika total Anda di bawah 30, Anda harus banyak melakukan peningkatan. Mungkin tidak mudah – tapi anda dapat melakukan peningkatan yang berarti jika Anda mencoba
Materi bahasan: 1. 2. 3. 4.
Kegunaan presentasi Langkah persiapan presentasi Persyaratan dasar presenter Perilaku presenter yang efektif
Presentasi adalah … • Merupakan suatu kegiatan untuk menyampaikan atau menunjukkan sesuatu hal/topik kepada seseorang atau sejumlah orang, agar hal tersebut bisa dipahami, dipertimbangkan, digunakan ataupun dilaksanakan oleh orang yang mengikutinya.
Summary
Body
Opening
Kegunaan Presentasi Menyederhanakan hal-hal yang kompleks Memberikan penekanan pada bagian yang diinginkan Memberikan umpan balik secara langsung
Tujuan presentasi • Memberi informasi • Membujuk • Memobilisasi
Pesan (Message)
Encoder
Decoder
Interpreter
Interpreter
Decoder
Encoder
Pesan (Message)
Mengapa harus berlatih presentasi? • Insting Manusia • Ingin jadi pembicara terlatih, bukan cuma pembicara yang mahir • Kesuksesan Hidup • Keberhasilan ... pilihan !
Seberapa takut? “Pikiran adalah indah – dimana mulai bekerja beberapa menit setelah Anda lahir, dan tidak pernah berhenti, sampai Anda berbicara di depan orang banyak “ (Roscoe Drummond)
“Mending terjun payung, ketimbang ngomong di depan umum !” (Rhenald Kasali)
“Mengapa Takut ?”
mungkin sugesti ?
Internal Feedback = cemas ? Jangan ... Jangan ... ? Kalau ... Kalau ...?
Pengirim Interpretasi Penerima
Pesan
Sasaran
INTERAKSI SIMBOLIK = DRAMATURGI
KITA PANGGUNG (Area Interaksi) HARAPAN PENONTON (Publik)
PERTAHANKAN OBYEKTIVITAS • Mengapa Kita di sini ? • Berartikah itu buat Saya ? • Lebih spesifik !
Analisis situasi & audiens Analisis audiens - Siapa? - Kapan? - Dimana? - Bagaimana? - Berapa?
Analisis Situasi Your CLEAR IDEA
Your UNFOCUSSED IDEAS
AUDIENCE
OCCASION
SPEAKER
POSITIONS PERSONALITIES DEMOGRAPHICS SIZE OF GROUP REASON FOR ATTENDING KNOWLEDGE ATTITUDES
FACILITIES
KNOWLEDGE
TIME
PURPOSE
CONTEXT
FEELING ABOUT TOPIC
PRESENTASI Apakah itu masukan bagi Saya ?
Presentasi
POP !
PRESENTASI
MINAT
PERHATIAN
AUDIO VISUAL HUMOR PERTANYAAN KONTAK MATA PENGATURAN SUARA BAHASA TUBUH
Form of Personal Communication Vocabulary Vocabulary Verbal
Grammar Grammar Inflection Inflection
Gesture Gesture Nonverbal
Facial Facial Expression Expression Body Language
Menggunakan audio visual secara produktif
Menggunakan audio visual secara produktif • • • • •
Sederhana Bersih Mudah dibaca Seperti Billboard Memakai warna eye catching • Ilusi visual
Biasakan dengan kertas putih ! • Membiarkan prinsip asosiasi terus mencipta fantasi, khayal, narasi, dan membuat presentasi mengalir tanpa disadari
Bentuk
Biaya
Media massa
Relasi
Fungsi
• Ruangan terlalu terang atau terlalu gelap • Sabotase diri sendiri - template terlalu ramai - polusi clip art - permainan lelucon yang melenceng - word art - musik dan efek suara
Informasi tidak terbaca: terlalu banyak dalam satu slide font kecil
Berbagai Tindakan/Terapi untuk Menjawab Alasan Menolak Perubahan. ALASAN Penolakan
TINDAKAN/”TERAPI”
Jika Mereka:
Lakukan:
Takut/Kaget/Bingung
Berpandangan Lain (Skeptis) Punya Kepentingan Pribadi karena kehilangan : - Kekuasaan - Materi/Rasa Aman - Posisi “enak”
Susah Berubah/ Tidak nyaman (uncomfortable)
1. 2. 3. 4.
Beri informasi (Mengapa berubah, dan Manfaatnya bagi mereka) Libatkan mereka dalam proses perubahan Pahami perasaan mereka (empati), perhatikan dan temani mereka Beri pendidikan/latihan (kemampuan baru yang diperlukan) dan jelaskan kriteria keberhasilan (akuntabilitas)
1. 2. 3. 4.
Tetaplah teguh dengan keputusan untuk berubah Jelaskan alasannya dan tunjukkan manfaat perubahan Libatkan mereka dalam proses perubahan Tunjukkan keseriusan dalam melakukan perubahan (sanksi dll.)
1.
Beri perhatian (dengar & catat keluhan/kritik mereka; beri konseling; olah pesan anda agar mengena pada keluhan mereka) Tunjukkan manfaatnya bagi mereka (“What's in it For Me“) Pastikan mereka melakukan perubahan (Bersikap Tegas). Selesaikan konflik dengan perundingan (kerjasama; kompromi; kompetisi; atau persilakan berhenti)
2. 3. 4. 1. 2. 3. 4.
Pahami perasaan mereka (empati) dan hadapi dengan sabar Tunjukkan bahwa anda juga harus berkorban Beri kesempatan mereka mengeluh. Dengarkan, jangan dibantah Beri konseling dan waktu transisi yang lebih panjang
Business Process Reengineering and Organizational Change – US Department of Defense, 1997 asb0402
• “Kalau aku memicingkan mata, barisan kalimat berbullet itu terlihat seperti seekor bebek mengendarai Volkswagen…. Maaf, bisa ulang lagi apa yang baru Anda katakan? Saya tadi sibuk membaca slide Anda.” Rafe Donahue (7 dosa besar penggunaan ppt,Isman H.Suryaman)
Animasi & Visual • Animasi menghaluskan transisi • Penggunaan gambar senilai 1000kata
Pilihlah yang relevan
ILUSI VISUAL
7 dosa besar penggunaan ppt 1. Menyampaikan poin-poin tanpa cerita 2. Mencetak rangkaian slide presentasi sebagai handout 3. Membosankan 4. Mengaburkan informasi penting 5. Menyulitkan pembacaan 6. Mengukur lama presentasi berdasarkan jumlah slide 7. Berlindung di balik komputer Isman H.Suryaman,PT Gramedia Pustaka Utama, 2007
Sudut pandang yang berbeda • Orientasi pada hadirin, bukan orientasi pada poin • Satu poin kerangka presentasi bukan berarti satu slide satu poin yang harus ditangkap oleh hadirin
Design presentasi Pemilihan judul Judul inti pesan, seperti: “Menyampaikan Bagaimana Memenuhi Kebutuhan Tersebut”, tidak akan menjadi judul slide Tujuan Isi Sequence Fase-fase (jaga agar flow selalu bergerak, jangan membosankan, dan sensitif terhadap reaksi audiens) Menyusun alur cerita
Pengaturan waktu Pengaturan waktu presentasi : * Pengantar 10 % * Pengantar ke dalam tema 20 % * Pengembangan pokok bahasan 40 % * Integrasi pokok bahasan 20 % * Kesimpulan 10 % Penggunaan taktik untuk menarik perhatian Penggunaan kemampuan pribadi
WAKTU KONTROL : 60 Menit BUKA ________________________ 10 Menit
ISI A _________________________ ISI B
ISI C
20 Menit
B-1 ______________ 5 Menit B-2 ______________ 5 Menit B-3 ______________ 5 Menit C-1 _________ C-2 _________
5 Menit 5 Menit
TUTUP _________________________ 5 Menit
PROSES PRESENTASI Terjadi Perubahan Mendadak setiap 6 sampai 8 menit
Level Baru
Minat dan Perhatian
Tendensi Normal
Pembukaan
Isi
Penutupan
KREASI PEMBUKAAN
Mengingatnya 1 sampai 2 menit Alami Dapatkan Perhatian Kredibilitas Anda Agenda
“HASIL PENELITIAN”
Menjelaskan kembali Menjelaskan kembali Menjelaskan kembali Jangan membaca ! Transisi pembicaraan Poin ke poin Verbal ke A/V
ISI • • • • • • •
Fakta-fakta Urutan-urutan Referensi-referensi Contoh-contoh Analogis Pendapat-pendapat Mudah diikuti
PENJELASAN • • • • •
Ekspresi wajah yang baik Tersenyum Postur yang mendukung (baik) Penjelasan Profesional Hindari pemakaian distraksi
• • • • •
PENUTUPAN YANG KUAT
Mengingatnya tidak lebih dari 2 menit Pokok Menanyakan kesepakatan Menanyakan aksi Menanyakan permintaan
Beberapa Tips
ETIKA SEBAGAI PEMBICARA 1. 2. 3. 4.
Hadir sesuai waktu yang ditetapkan Penampilan serasi sesuai dengan situasi acara Memberi hormat kepada tamu VIP Mike di tangan kiri, bila tangan kanan menunjuk ke audiens 5. Salam & ucapan terima kasih 6. Menyebut nama & gelar pejabat secara benar & lengkap sesuai dengan urutan kepangkatan 7. Minta maaf bila terjadi kesalahan 8. Memandang ke arah audiens 9. Membawakan materi sesuai topik yang diminta / sifat acara 10. Tidak emosional
PARTISIPASI • Masukan Audiens • Menanyakan pertanyaan • Menanyakan opini mereka • Menanyakan Kesepakatan
MENYENANGKAN • • • • • •
Ramah Hangat Bersahabat Kredibilitas Apakah Anda Setuju ? Akankah anda akan beli (terpengaruh) ?
KONTAK MATA
Kontak mata membuka saluran komunikasi antara manusia Jangan menatap terlalu lama pada : • Lantai • dinding • Catatan • Layar • Ruangan luar
Jangan sekedar memandang khalayak, perhatikan, cari individu dan sadarkan bahwa anda memandang ke arah mereka Setiap orang 3-5 detik Berpindah sekeliling ruangan
• • • •
SUARA Bersih Bersahabat Variasi dalam dan permukaan Hindari distraksi : “Uh, uh …”
“ok,…Ok..”
Teknik Suara • Tinggi nada suara harus persis seperti nada bicara sehari-hari, agar tidak cepat lelah / parau • Intensitas suara tergantung dari jumlah pendengar, luas ruangan dan pesan yang ingin disampaikan • Tempo berbicara • Istirahat sejenak dapat menarik perhatian pendengar pada suatu ide tertentu • Artikulasi kata
MENGGUNAKAN SUARA ANDA MONOTON • kebanyakan suara yang monoton oleh karena kecemasan, untuk mengembalikan animasi yang wajar, anda harus rileks dan mengendurkan ketegangan • belajar mendengarkan diri sendiri, tetaplah sadar bukan hanya pada apa yang anda katakan tetapi juga bagaimana anda mengatakannya.
BERBICARA TERLALU CEPAT • berbicara rata-rata percakapan kita sekitar 125 kata per menit. • ketika kita menjadi cemas, kecepatan itu biasanya meningkat • indikasi lain bahwa anda berbicara terlalu cepat adalah ketika kata-kata anda tertumpuk. • ketika menjadi cemas, kurangi kecepatan anda.
GERAKAN Jangan berdiri pada satu titik Berbaurlah dengan audiens Gunakan gerakan alami, pentingnya gerak isyarat yang wajar (tidak terhambat oleh rasa cemas, tidak mungkin dinyatakan secara berlebihan) Belajar melakukan gerak isyarat persis seperti yang akan anda lakukan bila mengadakan seorang teman, tdak lebih dan tidak kurang
Badan Sebagai Sarana Komunikasi Beberapa saran : • Waktu menuju tempat berdiri/duduk, pembicara tidak perlu tergesa-gesa • Cara berdiri/duduk harus menampilkan ketenangan dan perdaya diri tanpa menunjukkan kekakuan • Tangan dapat diletakkan dimana saja asal kita dapat merasa "confortable" dan kelihatan wajar
• Gerakan badan dapat membantu mengurangi ketegangan dalam diri kita dan menarik perhatian pendengar asal tidak berjalan hilir-mudik. • Gerak-gerik tangan: terdapat gerak-gerik tangan yang memberi arti tertentu sebagai berikut: – – – –
horizontal menyimpang-menunjukan keleluasaan gerakan vertikal-memberi penekanan atau memisahkan ide telapak tangan keluar-berarti berhenti, atau menolak ide telapak tangan keatas-sikap menerima, keterbukaan atau partisipasi – kepalan tangan keatas-agresif
• Ekspresi muka harus menampilkan suasana yang ingin ditimbulkan diantara peserta
Persiapan Presentasi • pastikan bahwa catatan hanya memuat kata-kata kunci saja • mulai latihan presentasi secara berdiri • berikan presentasi yang disimpulkan gagasan demi gagasan • berikan presentasi yang lengkap kembali
LANGKAH SEBELUM MULAI PRESENTASI • • • • •
pastikan alat bantu bisa dipakai mikrofon dipastikan baik lembar peraga juga baik alat penunjuk dalam keadaan baik pengaturan tempat duduk
PETUNJUK MEMBANTU MEMBUAT PRESENTASI HIDUP • postur : usahakan tetap tegak dan rilex • perpindahan : perpindahan dari satu sisi atau ke depan agar lebih dekan dengan khalayak
HINDARI • • • • •
masukkan tangan kedalam saku bertolak pinggang atau lengan disedekapkan atau tangan ditelungkupkan dibelakang punggung meremas-remas telapak tangan dengan gugup
TEKNIK TANYA JAWAB bagaimana mendorong khalayak untuk mengajukan pertanyaan • memandang orang yang mengajukan pertanyaan • penting untuk menunggu hingga orang yang mengajukan pertanyaan selesai berbicara • tangan anda harus tetap pada posisi netral, kedua tangan lengan pada posisi tubuh, jari-jari tangan terbuka • berfokus pada pertanyaan dan dengarkan secara cermat
BAGAIMANA MENJAWAB PERTANYAAN • mengulangi pertanyaan kepada seluruh khalayak • pertahankan gaya sewaktu menjawab pertanyaan : maaf saya tidak tahu jawabannya atau “ saya tidak tahu, tapi saya akan mencari jawabannya dan kembali kepada anda nanti” • melibatkan seluruh khalayak dalam jawaban anda
Perhatian istimewa untuk "Pendengar sulit" • Individu yang argumentatif biasanya peserta ingin mendapatkan pengakuan. Bila demikian, berikan pengakuan tersebut dan jangan melibatkan diri dalam perdebatan • Pertanyaan yang penuh isi • Pertanyaan yang berliku-liku jangan menunggu sampai habis; jawablah pertanyaan pada kesempatan pertama, dan kembalikan lagi pada topiknya. Ambil salah satu pokok yang ditanyakan, hubungkan dengan topik kita dan dijawab. Bila semula hal tersebut diatas tidak mungkin, potonglah pertanyaanpertanyaannya
Presentasi yang tidak efektif Presentasi membosankan Presentasi membingungkan Presentasi terlalu panjang Presentasi menggunakan gaya bahasa yang tidak baik
Fakta SEMUA PRINSIP INI TAK BERARTI APA-APA ….. KALAU TIDAK DIAPLIKASIKAN …… JADI ……. SILAHKAN BERLATIH ….. BERLATIH …….. DAN BERLATIH ……. SEMOGA SUKSES !!!
Referensi • Bourdieu, Pierre (1991). Language and Symbolic Power. Cambridge: Harvard University Press • DeVito, Joseph A. (1999). Messages: Building Interpersonal Communication Skills. Fourth Edition. New York: Longman • Green, Gerald (2000). The Magic of Public Speaking. Jakarta: Elex Media Komputindo
SELAMAT BERLATIH
