i-Visie 2014 – 2018 De inwoner centraal, gericht op samenwerking en daarom open en verbonden en hierop sturend met i-Visie.
Versie: 1.0 Status: Definitief Auteur: Reina Jordens Datum: 31 oktober 2013
Inhoudsopgave 1.
2.
3.
4.
INLEIDING
Bladzijde 3
1.1.
WAAROM EEN I-VISIE?
3
1.2.
DE I-VISIE GAAT OVER MEER DAN AUTOMATISERING
3
1.3.
DE I-VISIE GEEFT RICHTING
4
1.4.
WAT HEBBEN WE BEREIKT?
4
VISIE OP ONTWIKKELINGEN
5
2.1.
ONTWIKKELINGEN IN DE MAATSCHAPPIJ
5
2.2.
TECHNOLOGISCHE ONTWIKKELINGEN
6
2.3.
AMBITIES LANDELIJKE OVERHEID
7
WAT WILLEN WE BEREIKEN?
8
3.1.
BUSSUM, EEN GEMEENTE IN BEWEGING
8
3.2.
TOEKOMSTBEELD EN INFORMATIE
9
3.3.
DOELSTELLINGEN
9
WAAR GAAN WE VOOR?
10
4.1.
DE INWONER CENTRAAL
10
4.2.
OPEN EN VERBONDEN
11
4.3.
REGIE
13
1. INLEIDING 1.1.
WAAROM EEN I-VISIE?
De vorige informatie(i-)visie is alweer vijf jaar geleden opgesteld. In die tijd is er veel veranderd. De wereld van Bussum is nu vele malen groter. Er ontstaat een netwerkorganisatie, waarbij kennis gedeeld wordt in grotere kring. Onder invloed van technologie als tablets, smartphones, locatiediensten, twitter, facebook, etc. verandert de maatschappij. De inwoner wordt mondiger en wil meedenken, meebeslissen en meedoen. Bovendien ziet de samenleving de overheid niet langer als een verzorger van wieg tot graf. De nieuwe technologieën bieden ook kansen aan de gemeente Bussum op het gebied van burgerparticipatie, efficiencywinst en (digitale) dienstverlening. Die nieuwe rol van de gemeente is ook door het college van burgemeester en wethouders onderkend. Daarnaast staan er een aantal ingrijpende veranderingen op stapel. De gemeente als meest nabije overheid, de digitale ambities van het Rijk, een mogelijke fusie, de toegenomen taken (de decentralisaties) en een gelijktijdige grote bezuinigingstaakstelling vragen om een duidelijke richting, heldere keuzes en een even heldere communicatie/participatie. Goede i (informatievoorziening) is hierbij van essentieel belang. De coalitie heeft aangegeven dat zij keuzes durft te maken1. De gemeente Bussum heeft hierbij behoefte aan afwegingskaders die de haar helpen weloverwogen keuzes te maken bij investeringen in informatiemanagement en ICT. Die keuzes moeten zodanig flexibel zijn dat ze toekomstbestendig zijn en relatief eenvoudig kunnen worden aangepast aan veranderende omstandigheden.
3
De ambities van Bussum, de veranderingen in de maatschappij en de mogelijkheden van de techniek zijn bepalend voor de richting die in deze i-Visie wordt gegeven. In deze i-Visie onderscheiden we een drietal richtinggevende sporen, waarmee de richting op I‐gebied te duiden zijn voor de komende periode: 3
1.2.
1.
De inwoner centraal
2.
Open en verbonden
3.
Regie DE I-VISIE GAAT OVER MEER DAN AUTOMATISERING
Goede informatie is onmisbaar in ons werk als gemeente. De technologische ontwikkelingen hebben geleid tot toegenomen verwachtingen ten aanzien van onze interactie met inwoners, en het delen van informatie en kennis. Technologie biedt ook nieuwe mogelijkheden om de dingen anders en beter te doen; voor innovatie. De “i” is dus veel meer dan ICT, het gaat ook over mensen hun interactie, relatie en communicatie. Over hoe “i” de maatschappij verandert. We hebben het zelfs over de informatiemaatschappij; een maatschappij waarin het creëren, verspreiden, gebruiken en integreren van informatie onmisbaar is. 1
Coalitieprogramma 2011 – 2014
1.3.
DE I-VISIE GEEFT RICHTING
Deze i-Visie geeft duidelijkheid in wat voor gemeente we willen zijn op het informatiegebied. Doen we ons werk slim en goed en hoe kunnen we door het goed richten van de informatievoorziening dat beter doen, zo luidt de vraag. Vanuit een heldere i-Visie kan de informatievoorziening voor zaken als een mogelijke fusie, het opzetten van een Klant Contact Centrum (KCC), de decentralisaties, evt. samenwerkingsverbanden, de wet op de basisregistraties en de wet op de persoonsregistraties op een gestructureerde wijze worden ingericht. De visie inspireert en geeft duidelijke richting aan de i-ontwikkelingen. Er wordt aangegeven waarvoor we willen gaan, zonder dat we precies weten hoe we daar komen. De i-Visie geeft focus, helpt bij het maken van keuzes en benoemt wat wel en wat niet wordt gedaan. De visie richt zich op het WAT en niet op het HOE. Uitgangspunt hierbij zijn de ambities van de gemeente Bussum en de gesignaleerde interne en externe ontwikkelingen. Daarnaast is het belangrijk om onze i-Visie te concretiseren. Een uitwerking is nodig van de i-Visie: van richten (iVisie) naar inrichten (Architectuur, I&A Plan) en verrichten (Routeplanner), om concrete invulling te geven aan de iVisie. 1.4.
WAT HEBBEN WE BEREIKT?
Zaak- en procesgericht werken Sinds 2008 hebben wij ons gericht op de inzet van zaakgericht werken en het stroomlijnen van processen met de programma’s Dienstverlening en Processioneel Beter. Deze programma’s zijn in 2013 geëindigd. In het kader van
4
deze programma’s hebben wij ook een eigen zaaksysteem laten bouwen, dat inmiddels in de markt is gezet door de firma Mintlab en dat nu ook wordt gebruikt door vijf andere gemeenten. 4
Sinds 2010 zijn 94 processen zaakgericht ingericht; dit zijn zowel intern als extern gerichte processen. De producten en diensten van deze processen kunnen digitaal worden aangevraagd en worden zaakgericht afgehandeld in zaaksysteem.nl. Inmiddels zijn ongeveer 25.000 zaken digitaal afgehandeld met dit systeem. Basisregistraties Per 2011 is de BAG (Basisregistratie Adressen Gebouwen) ingericht. In 2012 is het GBA aangesloten op de landelijke voorziening (GBA-V full service). Dit is de voorziening die de verstrekking van GBA-gegevens aan afnemers (buiten gemeentelijk) landelijk regelt. Divers applicatielandschap Als we de situatie op het gebied van informatievoorziening in Bussum bekijken, dan valt op dat wij veel applicaties hebben van verschillende leveranciers, met vaak overlappende functionaliteit. Het zijn vaak afdelingsgerichte oplossingen die geen rekening houden met de toekomstige behoefte van de gemeente Bussum als geheel. Om al die pakketten “aan elkaar te knopen” moeten er koppelingsmechanismen worden gekocht en ingericht. Dit is bijzonder complex, brengt risico’s met zich mee en is niet goedkoop. Er is veelal ook niet bekend wie/waar welke informatie heeft/is. Wat ligt vast in welke systemen? Wie gebruiken deze gegevens nog meer? Wie heeft dit al eens eerder gedaan? Aanschaf applicaties via 1 centraal punt Het I&A-budget is inmiddels grotendeels ondergebracht bij de afdeling F&I. Afdelingen kunnen in principe niet zomaar zelf meer applicaties aanschaffen. Door centrale sturing wordt beter gelet op “het grote geheel”. Samenlevingszaken en WABO De processen bij Samenlevingszaken en WABO zijn lean gemaakt en gedigitaliseerd.
2. VISIE OP ONTWIKKELINGEN 2.1.
ONTWIKKELINGEN IN DE MAATSCHAPPIJ
De netwerk samenleving De maatschappij verandert, mensen worden mondiger en willen meedenken, meebeslissen en meedoen. De overheid speelt daar actief op in door hen via sociale media of andere applicaties bij de besluitvorming te betrekken. De inwoner krijgt een steeds actievere rol en door ICT hebben wij ook meer mogelijkheden om de ‘wisdom of the crowd’ (wijsheid van de massa) in te zetten en daarmee de dienstverlening en besluitvorming te verbeteren, wat de inwoner ook verwacht. De verhouding tussen inwoners en de gemeente is, mede door deze ontwikkelingen, veranderd. De inwoner heeft een eigen mening en gaat daarover in gesprek (op internet) met anderen in tijdelijke verbanden (sociale netwerken). Daarin zijn is de gemeente vaak niet betrokken, terwijl het in veel gevallen onderwerpen betreft die ook in het publieke domein spelen. De coalitie wil een kleinere afstand tussen het bestuur en de gemeentelijke organisatie en de inwoners 2. Door gebruik te maken van digitale sociale netwerken hebben wij extra mogelijkheden om de inwoners interactief te betrekken bij beleid en uitvoering en inwoners in te zetten als informatieleverancier. Door te vragen om specifieke kennis kunnen informatie en nieuwe ideeën uit de samenleving worden opgehaald. Ook kan bijzondere of lokale kennis worden ingezet, of creativiteit worden aangeboord om nieuwe ideeën, benaderingswijzen of argumenten boven tafel te krijgen. De uitdaging is om het enorme potentieel dat de samenleving te bieden heeft in te zetten. Dit sluit aan bij nieuwe
5
ontwikkelingen als kern- en wijkgericht werken waar ideeën en initiatieven van inwoners en partijen worden opgepakt door wijkteams. Zo wordt meer gebruik gemaakt wordt van de kracht van inwoners. Daarmee verandert ook de rol van de lokale overheid van beleidsbepaler naar regisseur. De mogelijkheden die de gemeentelijke website en sociale media bieden zullen de komende jaren nog beter worden ingezet/uitgebreid om te komen tot beter beleid en een betere dienstverlening. Openheid en open data De veranderde positionering van de inwoners ten opzichte van de overheid en de toenemende behoefte aan openheid en transparantie maakt dat er internationaal een trend te zien is waarbij publieke organisaties hun informatie open stellen voor de burger en ondernemer. Open Data betekent dat de overheid haar gegevens beschikbaar stelt (met inachtneming van regels rond privacy), zodat inwoners beter geïnformeerd worden en de markt op basis van die gegevens nieuwe diensten voor burgers of ondernemers kan ontwikkelen. Het ontsluiten van Open Data is een activiteit die niet van de ene op de andere dag gerealiseerd is. Het vraagt een andere manier van denken over de informatiehuishouding, aanpassingen in werkprocessen en de ICT-voorziening. Open Data kan niet alleen leiden tot extra innovatie in de maatschappij en een bijdrage leveren aan een betere interactieve beleidsvorming, maar kan ook bijdragen aan de interne verbetering van de informatievoorziening en bij slim gebruik ook tot innovatie binnen de gemeente leiden. Door bijvoorbeeld een infraroodluchtfoto te publiceren kunnen inwoners van Bussum zien of hun woning energiezuinig is of niet. Op deze manier kan een stukje bewustzijn worden gecreëerd. Wij zullen onze gegevens actief ontsluiten, tenzij daar wettelijke beperkingen op rusten. De digitale kloof De groeiende deelname, maar ook de verwachtingen van de inwoners aan de informatiesamenleving kent ook problemen: digiwijsheid en mediawijsheid zijn kwesties die aandacht vragen. Volgens Stichting Lezen en Schrijven zijn er in Nederland 3 tot 4 miljoen mensen boven de 16 jaar die niet voldoende vaardig zijn om mee te komen in de huidige kenniseconomie. Van hen zijn er 1,5 miljoen laaggeletterd. Ironisch genoeg zijn dit juist de mensen die het vaakst aangewezen zijn op de diensten van de overheid (toeslagen, uitkeringen, zorg). Hoe houden we de potentiële 2
Coalitieprogramma 2011 – 2014
5
kloof tussen digitaal vaardigen en niet-vaardigen overbrugbaar? Bij vaardigheid gaat het volgens het Sociaal Cultureel Planbureau (SCP) in de toekomst steeds meer over de kennis en kunde om de juiste informatie te selecteren uit alle digitale informatie en om die informatie op waarde te schatten, de zogenaamde mediawijsheid. Dit geldt niet alleen voor inwoners, maar ook voor medewerkers van de gemeente Bussum. Het verhogen van de digitale vaardigheid verdient van ons meer aandacht. 2.2.
TECHNOLOGISCHE ONTWIKKELINGEN
Afhankelijkheid van technologie We zijn grotendeels afhankelijk van technologie. En niet alleen voor ons werk. Banken, ziekenhuizen en gemeenten bestaan bij de gratie van technologie. Wanneer de computers voor langere tijd op zwart gaan, blijkt de kwetsbaarheid van onze maatschappij. Steeds meer systemen worden verbonden en zijn dus ook afhankelijk van elkaar. Een zwakke plek in het systeem kan dodelijk zijn. Een simpele cyberaanval gericht op een klein aantal belangrijke servers kan er al voor zorgen dat de gemeente stopt met werken. Een goede beveiliging en infrastructuur (back-up, uitwijk, servers, etc.) zijn dus een eerste vereiste voor de continuïteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering van onze gemeente. Mobiele technologie We passen ons leven aan, aan de mogelijkheden die het toenemende aantal aan mobiele apparaten/technologie en diensten (apps) ons bieden. We kunnen mobiel al onze communicatiemiddelen raadplegen, hebben toegang tot
6
steeds meer apparaten en steeds meer diensten zorgen ervoor dat we onafhankelijk van tijd en vooral plaats kunnen handelen. Bussum kan hier gebruik voor thuiswerk faciliteiten, ondersteuning van “keukentafelgesprekken”, het gebruiken van mobiele externe apps zoals het doorgeven van straatvuil met de app. Buitenbeter, etc. Deze mobiele mogelijkheden zullen nog gaan toenemen. Gemeenten kunnen het zich niet veroorloven aan de zijlijn te blijven staan en moeten mee in de vaart der volkeren. Internet – Web 3.0 Het internet bevat steeds meer informatie, waardoor het lastiger wordt de juiste informatie te vinden. Het semantisch web rangschikt en filtert informatie op grond van wie je bent, waar je je bevindt en begrijpt wat de betekenis is van je zoekvraag. Mensen raken gewend aan informatie op maat en verwachten dit ook van de gemeente. Het web wordt niet langer slechts een eenzijdig communicatiemiddel, maar steeds meer een interactief communicatiemiddel. Informatie en kennis wordt niet alleen gehaald, maar ook gebracht. Het is niet zozeer het internet, maar het gedrag van de inwoners dat verandering tot stand brengt. De enige manier om mee te gaan in de ontwikkelingen is je te verplaatsen in onze inwoners en te blijven innoveren vanuit dat “klantperspectief”. Innovatie is het succesvolst als die voortkomt vanuit de behoefte die je signaleert bij je doelgroep(en) – niet vanuit de behoefte die de gemeente zou willen dat onze inwoners hebben! Locatie gebaseerd Door de technologie is bekend waar we ons bevinden. De app Buitenbeter, waarmee melding wordt gemaakt van een probleem op straat, is zo’n voorbeeld. De inwoner maakt een foto, de locatie wordt via de gps functie van de mobiele telefoon vastgelegd, het probleem wordt omschreven en aan de gemeente Bussum doorgestuurd. De oplossing van de melding door de gemeente kan met de app gevolgd worden. De verwachting is dat er steeds meer van dit soort apps ingezet kunnen gaan worden door de gemeente. Sta je bijvoorbeeld ergens in Bussum, dan zou je kunnen zien welke bouwvergunningen daar zijn afgegeven, of er bouwplannen zijn, of er ideeën gevraagd worden voor de inrichting van de wijk. Bij al deze ontwikkelingen zal de gemeente Bussum rekening houden met de privacy van haar inwoners en individueel toestemming vragen voor het gebruik van zijn / haar locatiegegevens.
6
2.3.
AMBITIES LANDELIJKE OVERHEID
Digitale dienstverlening Het kabinet meent dat de dienstverlening door overheden beter moet. Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen – zoals het aanvragen van een vergunning – digitaal afhandelen. De al sinds 2010 bestaande wettelijke verplichting tot eenmalige gegevens uitvraag wordt ook uitgebreid naar ondernemers die gebruik maken van het Ondernemingsdossier om bedrijfsgegevens uit te wisselen met de overheid. Taskforce informatiebeveiliging Er is sprake van toenemende bedreigingen en kwetsbaarheden op het terrein van cybersecurity. Minister Plasterk (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) zet twee jaar lang een taskforce aan het werk om ministeries, gemeenten, provincies en waterschappen te helpen bij het verbeteren van hun informatiebeveiliging. De taskforce gaat samenwerken met het National Cyber Security Centrum (NCSC). Beveiliging wordt steeds belangrijker en uit verschillende hoeken komt de vraag om een gemeente breed beveiligingsbeleid. Een beleid dat ook daadwerkelijk moet worden uitgevoerd. Meer aandacht voor privacy Privacy wordt serieus genomen door het kabinet: het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) krijgt meer ‘body’ en bevoegdheden, waar het op dit moment vooral een instantie is die achteraf toetst. Systemen moeten voortaan worden gebouwd met privacy als uitgangspunt. Dit wordt getoetst aan de hand van een standaard privacy
7
impact assessment (PIA). Archivering in nationaal e-depot De Raad voor Cultuur, de Algemene Rekenkamer en de Erfgoedinspectie hebben er al voor gewaarschuwd: Nederland stevent af op een informatie-infarct als niet snel beslissende stappen worden gezet om de groeiende berg digitale overheidsinformatie vakkundig te bewaren en toegankelijk te houden. Voor het duurzaam toegankelijk maken van digitale archieven wordt een gezamenlijke, landelijke e-Depotvoorziening ontwikkeld door het Nationaal Archief en 11 Regionale Historische Centra (RHC’s) ontwikkeld. De planning is dat uiterlijk in 2014 er een e-Depot voor algemeen gebruik, ook op gemeentelijk niveau, beschikbaar zal zijn. De Basisgemeente Een heleboel taken zijn voor alle gemeenten hetzelfde. De burger heeft ook behoefte aan gelijke behandeling en eenduidige dienstverlening. Toch hebben 408 gemeenten allemaal gekozen voor hun eigen unieke pakket van applicaties. Dat betekent duizenden applicaties waarvoor koppelingen nodig zijn. En dus ook duizenden keren dezelfde uitgaven om deze koppelingen te realiseren. Met de toename van digitale mogelijkheden zullen de uitgaven alleen maar stijgen. Een onhoudbare situatie. De Basisgemeente is een steeds concreter wordend werkconcept van King (Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten) van een gemeenschappelijk ontwerp voor de procesinrichting en informatievoorziening voor alle gemeenten. Zo werken gemeenten samen aan generieke oplossingen voor generieke vraagstukken. Denk aan de decentralisaties of de inrichting van de Regionale Uitvoerings Diensten (RUD’s). Samenwerken en standaardiseren dus. Zo krijgen we minder complexiteit in de systemen; kunnen we makkelijker aansluiten op applicaties van bijvoorbeeld het Rijk of andere organisaties, hebben we minder complicaties bij het onderhouden van basisregistraties en kunnen we veiligheidsrisico’s beter aanpakken.
7
3. WAT WILLEN WE BEREIKEN? 3.1.
BUSSUM, EEN GEMEENTE IN BEWEGING
Niet alleen de wereld om ons heen verandert, ook in Bussum verandert veel. Als we kijken naar de ambities van de gemeente Bussum dan zijn daar een aantal grote lijnen uit te halen. Fusie en samenwerken De provincie heeft een voorstel gedaan over herindeling waarbij op korte termijn (per 1 januari 2016 of 1 januari 2017) een fusie is voorzien tussen Bussum, Naarden en Muiden. In het scenario voor de middellange termijn worden alle negen regiogemeenten en Eemnes betrokken bij een herindeling in de regio. Samenwerking en fusie hebben een grote impact op de informatievoorziening en ICT inrichting van de gemeente Bussum. Op dit moment is de bestuurskracht van Bussum sterk genoeg. Om het huidige niveau ook in de toekomst te kunnen garanderen en adequaat antwoord te kunnen blijven geven op vragen en taken die op ons afkomen, is het verstandig te blijven zoeken naar mogelijkheden om de bestuurskracht verder te vergroten. Versterking van (bestaande) regionale samenwerking biedt hiervoor goede mogelijkheden. Samenwerking leidt ook tot een efficiëntere bedrijfsvoering en tot synergievoordelen die broodnodig zijn om aan de verwachte bezuinigingsdoelstellingen invulling te kunnen geven. Daarbij moet er een beleid en een cultuur komen die innovatieve projecten of experimenten toelaten, aanmoedigen, volgen en uitdragen. Samenwerken gaat ook steeds vaker over “gemeenteland” heen. Hier moet worden samengewerkt met verschillende ketenpartners en niet te vergeten, de inwoner. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de decentralisaties van WMO/AWBZ,
8
jeugdzorg en werk en inkomen en de samenwerking van verschillende partijen bij toezicht en handhaving. Dienstverlening Bussum is een gemeente die dicht bij de inwoners wil staan. Bussum wordt goed bestuurd, maar het kan beter, via slimmere dienstverlening. (Coalitieprogramma) De visie op dienstverlening geeft hier de volgende invulling aan: 1.
Eén centrale toegang voor inwoners.
2.
Vraag en behoefte inwoner centraal
3.
Eigen kracht
4.
Betrouwbaar
5.
Informatie is consistent, juist en actueel
6.
Gegevens hoeven maar 1 keer te worden aangeleverd
7.
Digitale dienstverlening, met ruimte voor alternatieven
Bezuinigingen Elke gemeente wordt nu geconfronteerd met bezuinigingen, zo ook Bussum. Het college heeft ervoor gekozen om op de organisatie en de wijze van werken zo’n 20 procent (3,5 miljoen euro) te besparen. Een modern ingericht KCC, maximaal ondersteund met i(informatievoorziening), kan hier een goede bijdrage aan leveren. Hierbij is het van belang onze informatiehuishouding verder te ontwikkelen, zodat meervoudig gebruik van gegevens mogelijk wordt en uniforme registratie mogelijk is. Daarnaast wordt de regierol van de gemeente volledig opgepakt. Dat wil zeggen dat wij steeds vaker de vraag te stellen of wij alles zelf moeten blijven doen, en dat wij meer kaders stellen en zaken overlaten aan inwoners, bedrijven en instellingen.
8
3.2.
TOEKOMSTBEELD EN INFORMATIE
De rol van de gemeente in de samenleving zal de komende jaren ingrijpend veranderen. De gemeente is niet langer alles bepalend en uitvoerend, maar treedt veel meer op als regisseur3 en informatiemakelaar, gericht op samenwerken. De gemeente stelt kaders en een budget beschikbaar, samenwerkingspartners, uitvoeringsdiensten en inwoners bepalen wat er gebeurt en voeren het werk zelf uit. De inwoners en externe partijen signaleren, leveren informatie, de gemeente coördineert. Zij is open en verbonden op alle niveaus; van techniek tot en met cultuur. Er komen nieuwe manieren van samenwerken, waarbij de digitale technologische mogelijkheden optimaal benut worden. Inwoners doen steeds meer dingen zelf, waarbij de gemeente Bussum faciliteert en coördineert. Kennis en informatie delen zullen hierbij een steeds belangrijker rol gaan spelen. Medewerkers van de gemeente blijven leren en zijn extern gericht, zij worden beloond voor het delen van kennis. Alleen door continu te verbeteren en door inventief en innovatief te zijn kan de gemeente Bussum “meer doen met minder” en worden inwoners in hun eigen kracht gezet. De basis op orde: Informatie die volledig, actueel en op het juiste moment, in de juiste vorm aanwezig is, is daarbij van essentieel belang. Informatiemanagement borgt de basiseisen voor goede informatievoorziening: de toegankelijkheid, vindbaarheid, uitwisselbaarheid, betrouwbaarheid, authenticiteit en volledigheid van informatie. Samen met de kaders voor IT-beheer en informatiebeveiliging garandeert zij de kwaliteit van de totale informatiehuishouding van de gemeente. 3.3.
DOELSTELLINGEN
Op grond van de doelstellingen van de gemeente Bussum, de externe ontwikkelingen en het geschetste
9
toekomstbeeld hanteren wij voor deze i-Visie de volgende algemene doelstellingen: 1.
Onze informatievoorziening is toegankelijk, vindbaar, uitwisselbaar, betrouwbaar en volledig.
2.
Wij richten onze informatievoorziening zodanig in dat samenwerking/mogelijke fusies optimaal kan worden ondersteund.
3.
Wij willen onze inwoners zo goed mogelijk van dienst zijn en doen dat zoveel mogelijk digitaal en integraal en stellen daarbij haar vraag en behoefte centraal.
3
Perspectiefnota 2013 met regierol als uitgangspunt: “Bij alles de vraag stellen, is het een taak van de
gemeente, zo ja, moeten wij het dan helemaal zelf doen of stellen wij kaders en laten wij het daarna over aan inwoners, bedrijven en instellingen. Dat betekent dat wij als gemeente minder zorgen voor, maar meer zorgen dat iets wordt geregeld.”
9
4. WAAR GAAN WE VOOR? Richtinggevende uitspraken De ambities van Bussum, de veranderingen in de maatschappij en de mogelijkheden van de techniek zijn bepalend voor de richting die in deze i-Visie wordt gegeven. Met de volgende richtinggevende uitspraken geven we focus en bepalen wat we wel en wat we niet gaan doen. In deze i-Visie onderscheiden we een drietal richtinggevende sporen, waarmee de richting op I‐gebied te duiden zijn voor de komende periode:
4.1.
1.
De inwoner centraal (dienstverlening en decentralisaties)
2.
Open en verbonden (fusie en samenwerken)
3.
Regie (sturen met i-Visie) DE INWONER CENTRAAL
Het is een flinke opgave om de informatievoorziening rond de vraag van de inwoner in te richten en de andere dienstverleningsambities vorm te geven. Hiervoor zijn veel veranderingen nodig aan de voor- en de achterkant van de organisatie, zoals het opnieuw beschrijven van processen, een vernieuwde open informatiehuishouding en herinrichting van middelen en systemen. Wij stellen de inwoner en zijn/haar vraag centraal door zaakgericht werken en kennismanagement Zaakgericht werken met behulp van een integraal zaaksysteem is noodzakelijk om de best mogelijke dienstverlening
10
te leveren en vormt het fundament om processen te digitaliseren en de voortgang te kunnen volgen en daarop te sturen. De vraag centraal is een wezenlijk ander uitgangspunt in onze informatievoorziening. Het betekent allereerst dat we inzicht moeten hebben in welke vragen aan ons gesteld worden. Deze vragen vormen de input voor de te leveren informatievoorziening. Een mogelijk KCC als contactpunt naar de inwoner heeft hierbij een regievoerende rol. Zij bepaalt welke informatie nodig is en of de geleverde informatie aansluit bij de vraag. Goed kennismanagement dus; de juiste kennis over producten, diensten, inwoners en processen op het juiste moment en in de juiste hoeveelheid beschikbaar stellen aan inwoner en medewerker, om zo de vraag snel en accuraat te beantwoorden. Kennismanagement is iets heel anders dan een kennissysteem of kennisbank. Kennismanagement gaat veel meer over het proces. Hoe organiseer, beheer en ontsluit je kennis? En nog belangrijker hoe verander je gedrag en cultuur? Hoe gaan mensen plezier krijgen in het delen van kennis? Pas als dat helder en ingebed is, kan er worden nagedacht over ICT oplossingen zoals een kennisbank. Eigen kracht Door de i slim in te zetten ter bevordering van eigen kracht en ondersteuning van regie, kunnen wij besparen op de uitvoeringskosten en administratieve lasten. Daarnaast kan i helpen om innovaties door te voeren en nieuwe vormen van dienstverlening mogelijk te maken. Wij hanteren daarbij de volgende uitgangspunten:
Veelgevraagde taken worden zoveel mogelijk door de inwoner zelf (digitaal) uitgevoerd.
De inwoner krijgt inzage en regie over zijn/haar “eigen gegevens”.
Digitale voorzieningen worden ingezet met als doel de positie van de inwoner te versterken, meer regie over het eigen leven te geven en mogelijk besparingen in bijvoorbeeld de zorgkosten op te leveren.
Wij verhogen de kwaliteit van onze dienstverlening door gegevensmanagement Gegevensuitwisseling vraagt goede afstemming en borging. Zowel wat betreft de inhoud, de techniek, de beveiliging als wat betreft de organisatorische- en regiecomponenten. Dit wordt meer noodzakelijk naarmate de dienstverlening van organisaties verder gedigitaliseerd is. Hiervoor is gegevensmanagement nodig. Dit is het organisatie brede geheel van activiteiten om in de organisatie op het juiste moment over de benodigde gegevens te beschikken. Denk aan het
10
eenmalig uitvragen van gegevens, het benutten van de verschillende basisregistraties, het verbeteren van de kwaliteit van data, de uitwisseling met andere partijen, beveiliging, etc. . Hier zijn de volgende vragen relevant:
Welke gegevens zijn voor welke processen relevant?
Wie heeft het overzicht over welke gegevens zich waar bevinden?
Wie helpt bij het organiseren en realiseren van gegevensuitwisseling?
Welke afspraken moeten daarvoor worden gemaakt?
Wie zorgt ervoor dat de kwaliteit van de gegevens kan worden gegarandeerd? En hoe doe je dat? Etc..
4.2.
OPEN EN VERBONDEN
Fusie, samenwerkingsverbanden, de decentralisaties en ontwikkelingen als de netwerksamenleving vragen om openheid en verbondenheid. Door open in interactie, relatie en communicatie, maar ook open in informatie en systemen te zijn kunnen we ons verbinden, kunnen we onze kennis en informatie delen en inventief en innovatief zijn. Wij richten ons op samenwerken door standaardisatie en open source Het uitwisselen van gegevens en informatie wordt de komende jaren een steeds belangrijker kwestie bij samenwerken, een mogelijke fusie en de decentralisaties. In een ICT-omgeving kunnen de verschillende applicaties niet zomaar samen worden gebruikt en kunnen gegevens niet zomaar van de ene naar de andere applicatie worden overgezet, omdat de gegevens niet automatisch uitwisselbaar zijn. Om gegevens uit het ene systeem in het andere systeem te kunnen gebruiken, moeten de systemen aan elkaar worden gekoppeld; en dat koppelen is niet eenvoudig.
11
Het moet secuur gebeuren; gegevens mogen niet zomaar op straat belanden. Bovendien is dit erg kostbaar: voor iedere koppeling moet de ICT-leverancier worden ingeschakeld. Door standaardiseren en open code kan beter en goedkoper worden geharmoniseerd (d.w.z. van het ene systeem naar het andere worden overgezet) en kunnen gegevens efficiënter en effectiever worden uitgewisseld. Bij een eventuele fusie kunnen gestandaardiseerde processen, informatie en gegevens veel gemakkelijker worden geharmoniseerd met die van andere gemeenten. De gemeente Bussum werkt daarom volgens standaard (landelijk bepaalde) processen. Door te voldoen aan open standaarden voor de inrichting van processen, informatie, gegevens en techniek en applicaties die open source (code) hebben, kan makkelijker worden aangesloten bij andere organisaties en wordt onze leveranciersonafhankelijkheid vergroot.
11
Wij verhogen de kwaliteit van onze dienstverlening door een integrale midoffice
Een midoffice richt zich op de gemeenschappelijke processen en voorzieningen die beschikbaar zijn voor de gemeentelijke organisatie. Het vormt de verbinding tussen de frontoffice en de backoffice en verbind ons met externe
12
partijen. Het is ook de plek waar alle processen, informatie en gegevens samenkomen. Daarbij gaat het ook over de benodigde informatievoorziening op één punt vastleggen en het genereren van management- en stuurinformatie. Zo biedt het overzicht over de status en voortgang van de afhandeling van processen aan iedereen die daar recht op heeft. De midoffice wordt ook gebruikt door generalisten van het KCC, dus door medewerkers die geen gebruik maken van backoffice-applicaties maar wel informatie uit de backoffice-applicaties nodig hebben. De gegevens worden via één loket ontsloten, voor zowel inwoners als voor medewerkers van de gemeente Bussum. Daarmee is het ook een van de belangrijkste voorwaarden voor het realiseren van het KCC-concept. De informatiehuishouding wordt zo verder ontwikkeld dat meervoudig gebruik van gegevens en uniforme registratie mogelijk wordt binnen zo weinig mogelijk systemen. Het gaan voor een midoffice betekent ook dat we niet gaan voor versnippering van functionaliteiten in meerdere (backoffice) applicaties. Sturen hierop doen we door het opstellen van een informatie architectuur en de inrichting hierop te toetsen (regie). Wij besparen kosten door niet het wiel opnieuw of als eerste uit te vinden Door voor we beginnen goed te kijken wat er al is en wat anderen doen (hergebruik) kunnen wij veel kosten en tijd besparen. De rol van de gemeente Bussum binnen het informatie-domein is die van snelle trendvolger in plaats van trendsetter, aangezien het kostbaar en risicovol is om als gemeente een trendsettende (ontwikkel)rol te vervullen. Dit betekent ook dat wordt ingezet op regionale of landelijke initiatieven of beproefde pakketten en dat maatwerk wordt vermeden. Waar mogelijk zullen maatwerk oplossingen worden uit gefaseerd. In het licht van de bezuinigingen volstaan wij met goed genoeg en dit zal voor de organisatie even wennen zijn.
12
4.3.
REGIE
De rol van de gemeente Bussum verandert van alles zelf doen naar coördineren en faciliteren. Goede informatievoorziening ondersteunt deze regierol. Regie is ook nodig om te sturen op het grotere geheel. Door werken onder architectuur geven we integraal sturing In het verleden schafte elk afdeling haar eigen proces ondersteunende toepassing aan, zonder rekening te houden met in de organisatie al aanwezige toepassingen. Dit leidde niet alleen tot een slechte informatievoorziening, het is ook onnodig duur. Dezelfde gegevens worden op meerdere plaatsen vastgelegd en onderhouden. Vergelijkbare functionaliteit werd meerdere keren aangeschaft. Door te werken onder architectuur kan in samenhang (integraal, gemeente breed) worden gestuurd om doelen van de gemeente Bussum te bereiken, tegen zo laag mogelijke kosten. Dit kan door de processen, informatie en systemen samenhangend en op de juiste wijze te ontwerpen en implementeren. Architectuur is een uitgangspunt bij het nemen van beslissingen over nieuwe applicaties en benodigde investeringen. Dit draagt bij aan het gecontroleerd uitvoeren van veranderingen in de informatievoorziening. Wij ondersteunen de regierol door informatie maximaal te delen Het gebruiken en beschikbaar stellen van informatie levert veel gemak op. Het is namelijk niet meer de vraag óf informatie beschikbaar is, maar wáár de informatie te vinden is. We stellen informatie maximaal beschikbaar én we maken gebruik van informatie die beschikbaar is (intern én extern). Informatie die bekend is (óók bij andere partijen dan alleen gemeente!) gaan we niet nog een keer vragen.
13
Informatie stellen we op internet beschikbaar en is voor iedereen toegankelijk, zelfs tot op het niveau van beschikbaar stellen van onze databases. Als het privé-informatie betreft, is deze via een persoonlijke pagina beschikbaar. Informatie vragen we enkelvoudig op en gebruiken we meervoudig. Makkelijk en eenvoudig zoeken en vinden van informatie is hierbij een belangrijk aspect (wat geografisch of visueel getoond kan worden, tonen we ook op die manier) en ook het ontsluiten en presenteren van informatie op een moderne manier (zoals bijvoorbeeld met social media). Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn vertrouwelijkheid en betrouwbaarheid van informatie en beveiliging van gegevens. Maar we kiezen nadrukkelijk voor de principes dat we informatie die al beschikbaar is ook gebruiken (informatie van binnen én van buiten de organisatie) én informatie maximaal delen met anderen en met elkaar (inwoners, bedrijven, medewerkers, bestuurders, partners in en buiten Bussum etc.). Samen met de inwoners willen we (nog) betere plannen maken voor een beter Bussum. i-Visie in de breedste zin van het woord biedt daartoe ongekende mogelijkheden. Het is aan Bussum om die kansen met beide handen aan te grijpen!
13
