11. Směrnice pro výkon spisové služby a ukládání písemností, spisový a skartační řád
Obsah: I. Všeobecná ustanovení II. Spisový řád 1. Úvodní ustanovení 2. Základní pojmy 3. Příjem a třídění došlých dokumentů 4. Zapisování (evidence) dokumentů 5. Oběh dokumentů 6. Vyhotovování a vyřizování dokumentů 7. Podepisování dokumentů a užívání razítek 8. Odesílání dokumentů 9. Ukládání dokumentů na útvarech,předávání dokumentů do spisovny 10. Spisovna III. Skartační řád 1. Úvodní ustanovení 2. Základní pojmy 3. Skartační řízení IV. Závěrečná ustanovení V. Přílohy
I. VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ Základním předpokladem pro řádný chod správní činnosti organizace je spolehlivá, osvědčená a jednoduchá manipulace s dokumenty. Jejich účelné uspořádání, rychlý oběh, řádná evidence, označení a uložení umožňuje kdykoli a rychle seznámit se s potřebným spisem.Tento spisový a skartační řád byl vydán v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb O archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhlášky č.646/2004 Sb, o podrobnostech výkonu spisové služby. K řádnému zabezpečení a jednotnému provádění spisové a archivní služby vydávají se následující řády:
II. SPISOVÝ ŘÁD 1 Úvodní ustanovení Spisový řád stanoví zásady pro manipulaci s dokumenty v rámci Jihočeské vědecké knihovny, dále jen JVK. Účelem spisového řádu je zajistit jednoduchý a racionální systém manipulace s dokumenty v JVK, zabezpečit pohotovost a komplexnost toku informací v řídící činnosti JVK, zabránit svévolnému a neodbornému znehodnocování a vyřazování dokumentů a zajistit úschovu veškerých dokumentů trvalé dokumentární hodnoty (tj. archiválií). Spisový řád se vztahuje na všechny vlastní i došlé dokumenty a je závazný pro všechny pracovníky JVK. Za jeho dodržování odpovídají jednotliví vedoucí oddělení nebo jimi pověření pracovníci a
dále ostatní pracovníci v rámci své působnosti. Faktury se evidují v JVK v souladu se zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb, ve znění pozdějších předpisů. Denní tisk a reklamační letáky se neevidují, upomínky čtenářů se evidují na jednotlivých odděleních.Knihovní fond se eviduje v souladu se zákonem č. 257/2001 Sb., (knihovní zákon) ve znění pozdějších předpisů. 2 Základní pojmy Spisová služba: rozumějí se tím práce spojené s příjmem, tříděním, doručováním, označováním, evidencí, oběhem, vyřizováním, vyhotovováním, rozmnožováním, podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů. Dokumenty (písemnosti): jsou písemné i jiné záznamy (výkresy, mapy, diagramy, děrné štítky a pásky, fotografie, mikrofilmy, mikrofiše, zvukové záznamy, eventuálně další nosiče informací), ať již v podobě analogové či digitální, které do JVK docházejí nebo při její činnosti vznikají. Spis: je soubor dokumentů vzniklých při úředním jednání o jedné věci. Příruční registratury: jsou zřizovány ve všech odděleních JVK a slouží k ukládání dokumentů, příp. spisů, vzniklých nebo došlých v běžném roce. V registraturách jsou dokumenty ukládány do doby, než mohou být předány do spisovny. Za řádné vedení a ukládání dokumentů či spisů v registraturách odpovídají pracovníci pověření jejich vyřizováním; dodržování podmínek řádného vedení registratur kontroluje vedoucí oddělení, v rámci něhož je registratura zřízena. Ústřední spisovna JVK: slouží k ukládání všech vyřízených dokumentů JVK do doby uplynutí jejich skartačních lhůt, a to až do jejich vyřazení v rámci skartačního řízení. 3 Příjem a třídění došlých dokumentů Doručené dokumenty se přijímají v sekretariátě ředitelky JVK (dále jen podatelna). Po provedení kontroly se doručené dokumenty třídí podle jednotlivých úseků, jimž jsou adresovány, nebo jim dle věcné příslušnosti náleží. Soukromé zásilky, v adrese na obálce je uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, se předají adresátovi neotevřené. Pokud adresát po otevření zásilky zjistí, že se jedná o dokument služebního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Obdobně se postupuje, pokud je dokument úředního charakteru zaslán v digitální podobě přímo do emailové stránky adresáta. V den doručení je dokument na podatelně opatřen podacím razítkem, které obsahuje: název původce, datum doručení, číslo jednací, počet listů a listů příloh Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást, - je-li zásilka doručována do vlastních rukou - je-li to nezbytné pro určení, kdy byla podána k poštovní přepravě nebo kdy byla doručena - je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele 4 Zapisování (evidence) dokumentů Všechny útvary JVK jsou povinny řádně evidovat dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti v podacím deníku. Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným pořadovým číslem (číslem jednacím). Pracovník pověřený evidencí dokumentů v podacím deníku zaznamená: - pořadové číslo dokumentu / číslem jednacím - datum doručení či vzniku dokumentu - identifikace odesílatele, dokument vzniklý z vlastní činnosti se označí jako „vlastní“ - číslo jednací odesílatele, počet listů a počet listů příloh
-
stručný obsah dokumentu (věci) kdy a komu byl přidělen k vyřízení či uložení den odeslání, počet listů a počet listů příloh spisový znak, skartační znak a lhůta, údaj o rozsahu uloženého dokumentu způsob vyřízení záznam o vyřazení ve skartačním řízení podle §2, odst.5, písm. a-j, vyhlášky č.646/2004 Sb
Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. Dokument se označuje zkratkou označení původce, pořadovým číslem zápisu dokumentu v podacím deníku /číslem jednacím /rokem, v němž je dokument pořizován : JVK 201/136/2005. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se nový dokument k předchozímu dokumentu. V podacím deníku se u nového dokumentu, který se připojuje k předchozímu dokumentu, se poznamená v kolonce „poznámka“ číslo jednací dokumentu,k němuž se nový dokument připojuje. Faktury se evidují v knize došlých nebo odeslaných faktur,která je vedena na účtárně JVK. Evidenci v podacím deníku nepodléhají reklamní materiály a denní tisk 5 Oběh dokumentů Podatelnou rozdělené doručené dokumenty převezme k vyřízení příslušný pověřený zaměstnanec, který jejich převzetí potvrdí podpisem v podacím deníku. 6 Vyhotovování a vyřizování dokumentů Pracovník, kterému byl dokument přidělen k vyřízení, odpovídá za jeho správné a včasné vyřízení, a to jak po stránce věcné, tak i formální. O nevyřízených dokumentech podá zprávu svému nadřízenému s patřičným odůvodněním. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku. S dokumenty je při vyřizování nutné nakládat tak, aby se s jejich obsahem neseznamovaly nepovolané osoby. Zaměstnanec,který dokument vyřídil(nebo pracovnice podatelny) musí každý dokument označit spisovým a skartačním znakem a skartační lhůtou podle spisového a skartačního plánu JVK . 7 Podepisování dokumentů a užívání razítek Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený, tj.ředitelka JVK nebo vedoucí příslušného oddělení. Původce dokument opatří otiskem razítka JVK, které oprávněně užívá. Evidenci razítek vede vedoucí ekonomického oddělení. 8 Odesílání dokumentů Odesílání dokumentů zajišťuje podatelna. Zde je zkontrolováno, zda odesílané dokumenty obsahují všechny náležitosti, zejména úplnou a čitelnou adresu příjemce a neporušenost obálky, a jsou postoupeny k doručení. Neúplné se vrátí příslušnému zaměstnanci k nápravě.
9 Ukládání dokumentů na útvarech, předávání dokumentů do spisovny Po vyřízení se dokumenty zakládají v příručních registraturách na sekretariátu ředitelky. Zásadou při ukládání dokumentů je spojení došlého dopisu s kopií dopisu, kterým byla věc vyřízena. Vedoucí každého oddělení JVK i podřízené jednotky je povinen v rámci své působnosti zajistit, aby ve stanoveném termínu každého roku byly protokolárně předány do ústřední spisovny veškeré vyřízené dokumenty z uplynulého roku ( nejpozději do 2 let ode dne jejich vzniku, případně vyřízení). Při organizačních změnách je nutno zabezpečit, aby nedocházelo ke ztrátám dokumentů, resp. k jejich neoprávněnému vyřazování. Při předávání dokumentů do ústřední spisovny, je nutné dodržovat tyto zásady : a) dokumenty se předávají v původních obalech, tedy ukládacích jednotkách, které tvoří skupinu věcně totožných dokumentů (v pořadačích, svazcích, složkách apod.), v maximální tloušťce 15 cm; b) dokumenty jedné ukládací jednotky jsou řazeny dle věcného členění (tj. dle věci a obsahu), nebo výjimečně podle data. V tomto případě je však nutno respektovat podmínku, že věcně nebo časově "první" dokumenty budou v ukládací jednotce zcela dole a "poslední" zcela nahoře; c) každá ukládací jednotka je opatřena náležitě vyplněným čelním štítkem (viz příloha č. 1), který se nalepuje ihned po založení prvního spisu; čelní štítek musí obsahovat tyto náležitosti: aa) označení druhu dokumentu (jednoznačné slovní heslo, případně spisový znak) ab/ název předávajícího oddělení
ac/ rok vzniku dokumentů d)
e)
f) g)
ad/ skartační znak a skartační lhůtu (v jedné ukládací jednotce by měly být uloženy dokumenty stejného skartačního znaku i lhůty) odpovědnost za správné označení dokumentů nesou vedoucí příslušných oddělení,kteří současně rozhodují o tom, zda dokumenty skupiny "V" budou v průběhu skartačního řízení navrženy k vyřazení a fyzické likvidaci nebo k vybrání za archiválie a předány k trvalému uložení; před předáním dokumentů do spisovny prověří pověřený pracovník, zda obsah ukládacích jednotek odpovídá označení na štítcích a zajistí vrácení chybějících (zapůjčených) dokumentů; zároveň vyloučí koncepty, kopie (nenahrazují-li ztracený originál), vícetisky a další materiál, jako např. noviny - tyto dokumenty jsou do spisovny předávány odděleně, avšak na základě řádně vyhotoveného seznamu, aby mohly být ihned v následujícím roce vyřazeny v rámci běžné skartace; k předávaným dokumentům vyhotoví ve dvou výtiscích pověřený pracovník předávací seznam (viz příloha č. 2); bez předávacího seznamu nesmí být do spisovny převzaty žádné dokumenty; je-li z důvodu naléhavé potřeby nutno ponechat v registratuře útvaru některé dokumenty, které by jinak patřily předat do spisovny, vyznačí vedoucí příslušného útvaru tuto skutečnost přímo do vyhotoveného předávacího seznamu, přičemž dále uvede důvod ponechání a termín, kdy bude spis do spisovny dodatečně předán. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný, a uloží ho. O uložených dokumentech vede evidenci. 10 Spisovna
Ústřední spisovna je organizačně začleněna do oddělení sekretariátu ředitelky. Za přejímání, ukládání, evidenci, zapůjčování a vyřazování dokumentů odpovídá vedoucí spisovny. Vedoucí spisovny je povinen provést při převzetí dokumentů kontrolu jejich úplnosti (dle předávacího seznamu) a prověřit, zda jsou ukládací jednotky řádně označeny a zda označení odpovídá skutečnému obsahu. Pak podepíše na předávacím seznamu příjem dokumentů a doplní
rubriku"místo uložení" (tj.číslo regálu ev. police). Jedno vyhotovení seznamu vrátí předávajícímu oddělení a druhé řádně založí do registratury spisovny. Předávací seznamy (viz příloha č.2) slouží jako základní evidenční pomůcka spisovny. Vedoucí spisovny je ukládá dle jednotlivých útvarů a uvnitř podle let a pořadových čísel. Dokumenty jsou ve spisovně ukládány podle jednotlivých oddělení a uvnitř dle let. Musí být označeny štítkem - viz.příloha č.1. Pro rychlou a snadnou orientaci jsou regály označeny čísly, police pak případně značkami útvarů, jejichž dokumenty jsou v nich uloženy. Vstup do spisovny a nahlížení do dokumentů je dovoleno jen za přítomnosti vedoucího spisovny, v případě jeho nepřítomnosti na pracovišti pak za přítomnosti jiné, k tomuto účelu pověřené osoby. Pracovníci mohou za účelem plnění pracovních povinností nahlížet bez omezení pouze do dokumentů svého oddělení. Potřebuje-li pracovník nahlédnout do dokumentů jiného oddělení, je povinen prokázat se vedoucímu spisovny písemným souhlasem vedoucího oddělení, do jehož dokumentů bude nahlížet. Osoby, které nejsou zaměstnanci JVK, se prokáží písemným souhlasem ředitelky JVK, nebo jím pověřeného pracovníka. Při každém nahlížení do dokumentů ve spisovně se pracovník zapíše do "Knihy návštěv", kde rovněž vyznačí účel nahlížení. Do dokumentů je dovoleno nahlížet pouze ve spisovně. Jen ve zdůvodněných případech se dokumenty zapůjčují mimo spisovnu, avšak jen na pracoviště a na dobu předem stanovenou podle účelu nahlížení (stanovená doba nesmí překročit 1 kalendářní měsíc). Vypůjčovatel je povinen zabezpečit dokumenty před poškozením, ztrátou či zneužitím v neprospěch podniku, a dále dodržet termín vrácení výpůjčky. Zapůjčení dokumentů ze spisovny je nutno evidovat v "Knize zápůjček" a současně na zápůjčních lístcích, které se uloží do regálu na místo zapůjčeného dokumentu. Zapůjčení potvrdí vypůjčovatel svým podpisem v knize zápůjček. Při ztrátě, zničení nebo poškození dokumentů je nutno vyhotovit zápis obsahující příčiny, míru zavinění, event. následky ztráty, zničení nebo poškození a určit způsob nahrazení dokumentů nebo jiná potřebná opatření. Zápis podepíše vedoucí oddělení, jehož dokumenty byly poškozeny, zničeny nebo ztraceny. Existuje-li důvodné podezření, že ztrátou, zničením, poškozením nebo zneužitím byl spáchán trestný čin, předloží se zápis ředitelce JVK, která rozhodne o dalším postupu. V mimořádných situacích, kdy bude znemožněno vykonávání spisové služby obvyklým způsobem, se spisová služba povede v náhradním podacím deníku. Bude označována zvláštní číselnou řadou,začínající u pořadového i jednacího čílsla „0“(012/05/2009). Tato evidence se uzavře ihned po skončení mimořádné situace. Skončí-li mimořádná situace do 48 hodin, převedou se dokumenty do řádného podacího deníku. Bude-li tato mimořádná situace trvat déle než 48 hodin, zůstanou dokumenty evidovány v náhradním podacím deníku. Všechny dokumenty budou uloženy k ostatním písemnostem.
III. SKARTAČNÍ ŘÁD 1 Úvodní ustanovení Skartační řád stanoví a upravuje postup při vyřazování (skartaci) písemných, obrazových, zvukových či jiných záznamů v JVK.
Součástí skartačního řádu je spisový a skartační plán (případně skartační rejstřík), který obsahuje seznam druhů dokumentů vyřizovaných a ukládaných v jednotlivých odděleních JVK s uvedením spisových a skartačních znaků a lhůt. Skartační řád je závazný pro všechny pracovníky JVK. Za jeho dodržování odpovídají vedoucí jednotlivých oddělení nebo jimi pověření pracovníci a dále všichni ostatní pracovníci v rámci své působnosti. 2 Základní pojmy Skartační lhůta: je doba udaná počtem let, po kterou jsou dokumenty uloženy v JVK. Počíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém dokument vznikl, resp. byl vyřízen nebo pozbyl správní a provozní platnosti pro činnost JVK skartační lhůty nesmějí být svévolně zkracovány; podnik však může skartační lhůtu prodloužit, je-li to nezbytné ze správních či provozních důvodů. Skartační znaky: vyjadřují hodnotu dokumentů a udávají, jak se s dokumenty naloží po uplynutí jejich správní a provozní platnosti: a) Skartační znak "A" označuje dokumenty trvalé dokumentární hodnoty a znamená, že tyto dokumenty budou navrženy v rámci skartačního řízení k výběru za archiválie a v případě jejich výběru za archiválie budou odevzdány k trvalému uložení. b) Skartační znak "S" označuje dokumenty archivně bezcenné, které budou po uplynutí skartačních lhůt navrženy v rámci skartačního řízení ke zničení. c) Skartační znak "V" označuje dokumenty, jejichž dokumentární hodnotu nelze předem, tedy v okamžiku vzniku nebo vyřízení, určit a znamená, že tyto dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt posouzeny a na základě toho navrženy k vybrání za archiválie (budou-li posouzeny jako "A") nebo ke zničení (budou-li posouzeny jako "S"). Neodůvodněné a nadměrné užívání znaku "V" je nepřípustné. 3 Skartační řízení Skartační řízení se provádí 1krát ročně a rozumí se jím souhrn všech pracovních úkonů prováděných ve spisovně při vyřazování dokumentů nadále nepotřebných pro činnost JVK při současném posuzování jejich dokumentární hodnoty. Posouzení se provádí z hlediska potřeb hospodářských a současně i z hlediska historického (archivního). K provedení skartačního řízení jmenuje ředitelka JVK skartační komisi. Předpokladem řádného průběhu skartačního řízení v JVK je všestranná předarchivní péče o dokumenty, tj. jejich přesná evidence, správné označení skartačními znaky a lhůtami, přehledné uložení v příručních registraturách a v samotné spisovně. Podle označení skartačními znaky rozdělí vedoucí spisovny dokumenty do skupin "A" a "S". U skupiny "V" provádí odborné posouzení, zda dokumentům přísluší znak "A" či "S", vedoucí oddělení, ve kterém písemnost vznikla, ve spolupráci s vedoucím spisovny. Při vyřazování účetních dokumentů, dokumentů personálního odboru a odborové organizace je příslušný vedoucí (předseda) i vedoucí spisovny povinen respektovat předpisy pro manipulaci s těmito dokumenty. Vedoucí spisovny vypracuje návrh na vyřazení písemností (viz příloha č. 3a), který společně se dvěma exempláři seznamu dokumentů navržených ke skartaci (viz příloha č. 3b) zašle ke schválení Státnímu oblastnímu archivu v Třeboni,pracoviště České Budějovice. Dokumenty zapsané v seznamu musí být uspořádány podle spisového plánu, nebo podle organizačního uspořádání JVK a musí být rozděleny do dvou skupin podle skartačních znaků "A" a "S".Seznamy znaků "A" a "S" se
vyhotovují zvlášť. Skartační návrh, resp. seznam dokumentů navržených ke skartaci nesmí obsahovat dokumenty skupiny "V". Shledá-li Státní oblastní archiv v Třeboni, že všechny náležitosti skartačního řízení odpovídají předepsaným požadavkům, vyhotoví protokol o skartačním řízení, jehož přílohou budou seznamy dokumentů navržených ke skartaci. Na základě protokolu o skartačním řízení vydá Státní oblastní archivu v Třeboň rozhodnutí o výběru a uložení archiválií a zároveň povolení ke zničení dokumentů skupiny "S". Bez souhlasu vyjádřeného protokolem o skartačním řízení nelze žádné dokumenty ničit nebo předávat do sběru. Jakmile JVK obdrží protokol o skartačním řízení, vedoucí spisovny: a) dokumenty skupiny "A" vybrané za archiválie protokolárně předá k jejich trvalému uložení do Státního archivu Třeboni. b) předá dokumenty skupiny "S" ke zničení; při manipulaci s dokumenty určenými ke zničení je přitom povinen zajistit, aby k nim neměly přístup nepovolané osoby; c) c) o vyřazení jednotlivých dokumentů ze spisovny provede záznam do evidenční pomůcky spisovny a do podacího deníku.
IV. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance JVK, a to včetně podřízených jednotek. Tato směrnice zrušuje Směrnici č.11 ze dne 1.1.2006 a nabývá účinnosti dne 1.7.2009.
Ředitelka JVK
V. PŘÍLOHY S E Z N A M P Ř Í L O H: 1. Čelní štítek pro označení ukládacích jednotek ve spisovně 2. Předávací seznam (k předávání dokumentů z registratur do spisovny) 3. Skartační návrh: 3a návrh na vyřazení písemností 3b seznam dokumentů navržených ke skartaci
Příloha č.1 VZOR ČELNÍHO ŠTÍTKU PRO UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ VE SPISOVNĚ
Jihočeská vědecká knihovna
Útvar: ………………………….
Druh (název) dokumentu: .…….………………………….. ………………………………… ………………………………… …………………………………. Pořadové číslo ……………………. Rok vzniku ……………………. Skartační znak a lhůta ………… Rok vyřazení
………………....
Číslo regálu
………………….
Příloha č.2 PŘEDÁVACÍ SEZNAM V souladu s vnitropodnikovou směrnicí č.11 pro výkon spisové služby a ukládání písemností, spisový a skartační řád, předáváme do (ústřední) spisovny knihovny vyřízené dokumenty z útvaru...........………............... oddělení ............................. Poř. číslo
Druh (název) dokumentu
Skart. znak a lhůta
Rok vzniku
Místo uložení **
*) šanon, složka apod. **) č.regálu - doplní vedoucí spisovny V ……………..……..dne ......………............... …………………………………….. podpis předávajícího
…. ....................................... podpis přejímajícího
Počet ukládacích jednotek*
Příloha č. 3a =========================================================== HLAVIČKOVÝ PAPÍR ORGANIZACE =========================================================== ČR - Státní oblastní archiv v Třeboni, pracoviště České Budějovice P. O. BOX 141 370 21 České Budějovice l
Vaše č.j./Ze dne Naše č.j. »Jméno archiváře«
Vyřizuje/linka
Dne
Návrh na vyřazení písemností Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, kterou se stanoví jednotlivosti skartačního řízení (a podle vnitřní směrnice č.11 ke spisové a archivní službě) navrhujeme vyřadit dokumenty uvedené v příloze. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty Jihočeské vědecké knihovny v Českých Budějovicích ( JVK ) z let .….…... s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále správně či provozně potřebné pro další činnost JVK. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně JVK a připraveny k eventuální revizi. Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci je uspořádán podle spisového plánu JVK a zahrnuje jak dokumenty skartačního znaku "S", tak i dokumenty skartačního znaku "A", které budou předány k trvalému uložení v Státním oblastním archivu Třeboň, u dokumentů skartačního znaku "V" byl proveden předběžný výběr. Žádáme o odborné posouzení dokumentů a povolení jejich skartace. Příloha: 2x seznamy dokumentů ...................…………............. razítko a podpis ředitelky JVK tel./fax
Příloha č. 3b Vzor seznamu dokumentů navržených ke skartaci Název instituce .................................................. Název útvaru/oddělení: .......................................... SEZNAM DOKUMENTŮ NAVRŽENÝCH KE SKARTACI Písemnosti skupiny: S - A*)
Pořad. Číslo
Druh (název) dokumentu
Rok vzniku
Skartační lhůta
Množství
*) Nehodící se škrtněte …..……........................... vedoucí ústřední spisovny
…………...................... vedoucí útvaru/oddělení
Spisový a skartační plán Sp.znak
Heslo
0 – FINANČNÍ A HOSPODÁŘSKÉ ZÁLEŽITOSTI 01 – Finanční záležitosti všeobecně 011 Finanční plány roční 012 Finanční plány dílčí 013 Rozvahy roční, roční účetní uzávěrky 014 Roční rozbory hospodaření, roční plnění finančního plánu 015 Roční finanční revize, audity, roční revize hospodaření – závěry 016 Měsíční účetní doklady + uzávěrky měsíce 02 – Účetní evidence všeobecně 023 Objednávky (mimo knihovních fondů) 024 Knihy pokladní,knihy faktur, knihy objednávek 03 – Pokladna 031 Revize pokladní hotovosti, předávací a pokladní inventurní protokoly, pokladní doklady a bloky 04 – Inventarizace majetku 040 Inventurní zápisy a protokoly mimořádné 041 Inventurní zápisy, protokoly,jmenování inv.komise,instrukce 042 Prodej a nabídky vyřazeného inventáře 044 Historický mobiliář – evidence 05 – Smlouvy 053 Smlouvy nájemní 054 Smlouvy pojišťovací 055 Smlouvy a dohody o sdružování finančních prostředků a smlouvy o spolupráci s jinými organizacemi 056 Smlouvy darovací 057 Smlouvy o prodeji 1 – PLÁNOVÁNÍ A ROZBORY 111 Plány činnosti dlouhodobé a roční 112 Plány činnosti ostatní (kratší než jeden rok) 121 Rozbory plánů a zprávy roční 122 Rozbory plánů a zprávy ostatní (kratší než 1 rok) 124 Statistické výkazy roční 126 Kroniky JVK po uzavření svazku 2 – ORGANIZAČNÍ A SPRÁVNÍ ZÁLEŽITOSTI 211 Organizační a správní záležitosti všeobecně,výběrová řízení 212 Výměry, rozhodnutí a jiné závažné písemnosti od nadřízených orgánů, jmenování a odvolání ředitele,organizační opatření a pod. 213 Statut JVK, organizační řád,pracovní řád, kolektivní řád, kolektivní smlouva, vnitropodnikové směrnice 214 Zápisy z porad vedoucích odborných útvarů a ředitelů 217 Korespondence všeobecná 218 Stížnosti a názory obyvatel na činnost JVK 219 Korespondence s knihovnami v zahraničí 220 Fotodokumentace o knihovně 3 – PERSONÁLNÍ ZÁLEŽITOSTI 32 – Výchova a vzdělávání 321 Školení, zajištění,vyslání zaměstnance 322 Zprávy ze služebních cest 323 Uvolnění zaměstnance k dálkovému studiu
Sk.znak A/5 S/5 A/10 A/10 A/5 S/10 S/3 S/10 S/5
A/5 S/5 S/5 * A/5 S/5 S/10 V/10 V/10 V/10 A/5 S/5 A/10 S/5 A/5 A/5 A/5 A/5 A/5 A/10 S/5 V/5 V/5 V/5
S/5 V/5 S/5
33 – Pracovně-právní vztahy 331 Mzdové listy 332 Pracovní poměr, přijetí, rozvázání prac.poměru, pracovní zařazení,platové zařazení,popisy práce,dohody o práci, pracovní smlouvy 333 Pracovní doba JVK, změny 335 Dovolená, plán, žádanky, docházkové listy 35 – Péče o zaměstnance 350 Zákony, vyhlášky 351 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci – kontroly, školení 352 Nemocenské a sociální pojištění zaměstnanců – vše 353 Požární prevence – školení 4 – BUDOVY A ZAŘÍZENÍ, DOPRAVA 411 Budovy v Českých Budějovicích 412 Výpisy z pozemkových knih, listy vlastnictví 413 Opravy budov 420 Vnitřní zařízení 430 Doprava – plány jízd, příkazy k jízdě, pohonné hmoty 431 Nákup a prodej vozidel 5 – KNIHOVNÍ FONDY 511 Akvizice, povinný výtisk – korespondence 512 Darování a výměna knih.fondů 513 Revize knihovních fondů 514 Historické fondy – evidence 520 Zpracování knihovních fondů 6 – SLUŽBY UŽIVATELŮM 610 Softwarové vybavení 616 Vzory formulářů používaných v JVK 617 Evidenční karta čtenáře 620 Výstavy - plány, realizace, dokumentace 630 Propagace činnosti JVK 640 Kolektivní formy práce – ankety, besedy, soutěže 7 – OSTATNÍ ODBORNÁ ČINNOST 720 Ediční a dokumentační činnost JVK 730 Knihovnické zákony, vyhlášky a směrnice 740 Vlastní metodická činnost, aktivy, semináře
S/45 S/45 S/5 S/3 S/5 S/5 S/10 S/5 *A/10 *A/10 A/10 S/10 S/5 S/5 S/5 A/5 S/10 *A/10 A/10 S/10 A/5 S/1 V/10 A/10 A/10 A/10 S/10 V/5
8 – SPISOVÁ SLUŽBA 810 811 812
Podací deník – po odepsání Skartační návrhy a protokoly Archivní kniha - po ukončení
*A/10 S/10 S/10
* u takto označených dokumentů se skartační a archivační doba počítá až po vyřazení budovy z užívání (viz znak 411, 412), případně po vyřazení historického fondu z evidence (viz znak 514), u podacího deníku až po vyřazení všech dokumentů v něm evidovaných.
