I. sz. TÁJÉKOZTATÓ. Kiállítók és kivitelezők részére

1

I. sz. TÁJÉKOZTATÓ Kiállítók és kivitelezők részére

Üdvözöljük kiállítóink körében, reméljük, hogy rendezvényünk hozzájárul üzleti elképzeléseik megvalósításához. Összeállításunkban a kiállítással kapcsolatos információkat gyűjtöttük össze. ÁRUSZÁLLÍTÁSSAL KAPCSOLATOS BEHAJTÁSI INFORMÁCIÓKAT ÉS A STANDÉPÍTÉSI KAUCIÓRÓL SZÓLÓ TÁJÉKOZTATÓT KÜLÖN CSATOLJUK.

Tartalomjegyzék 1. Kiállítói regisztráció, Főpénztár .....................................……………………..2 2. Közérdekű telefonszámok…………………………………………………………………………..2 3. Rendezvénnyel kapcsolatos információk…………………………………………………...3 4. Parkolás……………………………………………………………………………………………...........4 5. Standdal kapcsolatos információk……………………………………………………………….5 6. Kóstoltatás, Catering……………………………………………………………………………………6 7. Biztosítás, Vagyonvédelem………………………………………………………………………….7 8. Szállítmányozás – Rakodás – Vámkezelés………………………………………………….8 9. Sajtóinformáció…………………………………………………………………………………………….8

2

1. KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓ A Kiállítói Regisztrációhoz, illetve az építés megkezdéséhez az alábbi feltételek szükségesek: • • •

regisztrációs díj és helydíj előlegbekérő teljes befizetése standépítési tervdokumentáció leadása, engedélyezése (lásd 5. pont) standépítői kaució befizetése

Ezek rendezése után a K épület aulájában lévő Kiállítói Regisztrációban vehetik át az építési és bontási, valamint a négyzetméter után járó kiállítói belépőket, az építési és üzemelési időszak alatt szükséges információkat tartalmazó II. sz. Tájékoztatót és egyéb dokumentumokat.

KIÁLLÍTÓI REGISZTRÁCIÓ és FŐPÉNZTÁR NYITVA TARTÁSA a K épület aulájában: Építési időszakban:

május 22-25. május 26. május 27. május 28-30 május 31. június 1-4.

Üzemelési időszakban: Bontási időszakban:

8.00-17.00 8.00-14.00 8.00-17.00 8.00-17.00 8.00-18.00 8.00-16.00

A helyszíni szolgáltatások ellenértékét tartalmazó számlát a Regisztrációs pult munkatársai az üzemelési idő alatt a zárási információkat tartalmazó III. sz. Tájékoztatóval együtt eljuttatják a kiállítók részére, melyet a kiállítás zárásáig be kell fizetni. Számláik rendezése után itt adjuk át Önöknek a terület elhagyásához szükséges „Árukiszállítási engedélyt”.

2. KÖZÉRDEKŰ TELEFONSZÁMOK Név

Telefonszám

Szilvási Krisztina

36-1-263-6075

Kincses Erika Márki Enikő Simon Valéria Storch Ágnes

36-1-263-6384 36-1-263-6049 36-1-263-6549 36-1-263-6509

Gombár Vera Pripkó Mária Zákány Brigitta Langer Kinga Vékony Patrícia

36-1-263-6155 36-1-263-6045 36-1-263-6584 36-1-263-6167 36-1-263-6105

Marketing menedzser

Totth Fruzsina

36-1-263-6524

Energetikus

Veres Csaba

36-1-263-6387

Tűzvédelmi és munkavédelmi megbízott

MuskóTamás

36-30-397-9687

Projekt menedzser Értékesítési menedzser

Kiállítás szervező

Program szervező

3

Tűzeset bejelentése Rendészeti Ügyelet

263-6205 263-6151

Szervezeti egység Vásárinformáció Kiállítói regisztráció Főpénztár Számlázás Elsősegélynyújtó ügyelet

Telefon 263-6101

Fax 263-6098

263-6582 263-6578 263-6004 06-30/250-3680 263-6310 06-30/483-7481 06-30/737-7382

Sajtó Schenker Kft.

263-6310

Helye K épület aula K. épület K. épület 33. épület K épület I. emelet I. Fogadó C pavilon

HUNGEXPO Zrt. irodáinak központi száma: 263-6000

3. RENDEZVÉNNYEL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK Pavilonok nyitva tartása kiállítók részére Pavilonok nyitva tartása Építési idő Dátum Időpont május 22-26. 8.00-20.00 május 27. 8.00-18.00 17.00-22.00 Üzemelési május 28. 6.00-18.00 idő május 29-30. 7.00-18.00 május 31. 7.00-17.00 17.00-18.00 18.00-22.00

Bontási idő

június 1-4.

8.00-18.00

Nyitva tartás látogatók részére:

Megjegyzés A és G pavilon építés befejezése, autók kihajtása a pavilonból standon belüli árurendezés, terhelési próba

kölcsönzött bútorok, telefonok, dísznövények visszaszállítása Értékek, kis terjedelmű kiállítási tárgyak elszállítása. A kiállítók gépjárművei 18 órától hajthatnak be a HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területére, ezért javasoljuk, hogy kézikocsiról gondoskodjanak. a rendezvény koordinációs munkatárs részére a terület átadása eredeti állapotban

2013. május 28 -31.

10.00-17.00 óráig

Rendezvény helyszíne:

HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont A és G pavilon MachTech; IndustriAutomation

Személybejárat:

építési, bontási időszak: Üzemelési időszak:

K épület; II. kapu I., III. kapu

4

A rendezvényekre vásárolható belépőjegyek, parkolójegyek: Belépőjegy fajtája

Helyszínen vásárolva ára Ftban

Állandó kiállítói belépő Napi belépőjegy Csoportos diákjegy (10 fő felett)

3000,3000,800,-

Napi parkoló jegy Parkoló bérlet csak üzemelés alatt

1200,3000,-

Területnagyság főkiállítóknak: 6 - 20 m² 21 - 40 m² 41 - 70 m² 71 - 100 m² 101 - 150 m² 151 – 200 m² 200 m² felett

után

járó

ingyenes

kiállítói

bérlet

4 db 6 db 8 db 10 db 12 db 14 db 20 db

Minden bejelentett társkiállítónak jár 1 db kiállítói bérlet.

Az építési időszakban a kiállítók fizetési kötelezettségeik rendezése után a Kiállítói Regisztrációban (K épület Aula, nyitvatartási időt lsd. fent) vehetik át a négyzetméter után járó kiállítói belépőket a többi információs dokumentummal együtt.

SERVICE STAND ÉS BUSINESS CORNER A kiállítás építése, üzemelése és bontása idején a pavilonban service standot üzemeltetünk. Itt lehetőség nyílik szolgáltatások utólagos megrendelésére, esetleges reklamációk bejelentésére és megoldására. A kiállítás üzemelése idején pedig, internet elérést és fénymásolási lehetőséget biztosítunk.

4. PARKOLÁS VÁLTOZÁS!! Automata sorompós be- és kihajtás! A kiállítók az üzemelés alatt az „A” parkolót vehetik igénybe, ehhez a vonalkódos bérletek a Főpénztárban („K” épületben) kaphatók 3.000,- Ft/db áron. Felhívjuk tisztelt kiállítóink figyelmét, hogy a szélvédőre ragasztandó matricák mellé vonalkóddal ellátott kártyát is kapnak, melyet a parkolóból való kihajtásnál le kell olvastatni. A vonalkódos kártya hiányában a sorompó nem nyílik fel. Kérjük, hogy a vonalkódos kártyát a kihajtásnál feltétlenül vigyék magukkal, mert azt pótolni nem áll módunkban. Ennek hiányában a Fogadó Csarnokokban lévő pénztárakban 1.200,- Ft-os napi díjas áron zsetont lehet vásárolni. Az építési és bontási időszakban az időszakra érvényes belépővel rendelkező kiállítók, kivitelezők az „A” parkolót díjmentesen vehetik igénybe. A parkolási szabályt be nem tartó gépjárműveket a Hungexpo Zrt. a tulajdonos költségére és veszélyére elszállíttatja. Tájékoztatjuk kiállítóinkat, hogy a regisztrációs díj főkiállító részére 2 db ingyenes kiállítói parkoló bérletet, Bejelentett társkiállítók részére 1 db ingyenes kiállítói parkoló bérletet tartalmaz, melyet a kiállítói regisztrációban vehetnek fel.

5

5. STANDDAL KAPCSOLATOS INFORMÁCIÓK STANDÉPÍTÉS Felhívjuk szíves figyelmüket, hogy a területre csak érvényes építési-bontási belépővel lehet belépni, az építést is csak ezekkel a belépőkkel kezdhetik meg. A belépőket a kiállítói regisztrációban vehetik át, BEFIZETETT STANDÉPÍTÉSI KAUCIÓ ÉS HELYDÍJ, VALAMINT ENGEDÉLYEZETT STANDTERV ESETÉN. Felhívjuk szíves figyelmüket a http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2013 oldalon megtalálható Általános Üzemeltetési és Működési Szabályzat gondos áttanulmányozására és a vonatkozó előírások betartására. A Standépítési tervdokumentációs ív is innen tölthető le. Kérjük, már a megjelenési koncepció kialakítása során figyelembe venni hogy az „A”, „B”, „C”, „D”, „F” és „G” pavilonokban a stand szerkezeti magassága nem haladhatja meg az 5,7 métert. A többi pavilonban a maximális beépítési magasság csarnokonként eltérő. A stand szerkezeti elemei nem haladhatják meg a kiállítási terület vonalát.

SZÁMLÁK RENDEZÉSE Az építést csak a helydíj teljes befizetése után lehet megkezdeni, ezért kérjük, hogy helydíj előleget az előlegbekérőn feltüntetett időpontig rendezzék. Az előleg befizetése után kiállítjuk az előlegfizetést igazoló – ÁFA visszatérítésre jogosító – előlegszámlát. A rendezvény alatt elkészítjük a végszámlájukat, melyben lehetőség van az esetleges különbözetek rendezésére, valamint tartalmazza az Önök által rendelt helyszíni szolgáltatásokat is. Ezt a végszámlát a rendezvény zárásáig kérjük kiegyenlíteni. Számláikat rendezhetik készpénzzel vagy hitelkártyával a Főpénztárban (K épület), illetve átutalással. Főpénztárunkban az alábbi hitelkártyákkal fizethet: Mastercard, Cirrus Maestro, American Express, JCB.

VISA,

VISA

Electron,

Eurocard

Amennyiben a helydíjszámla végösszege nem folyt be az építési idő kezdetéig a HUNGEXPO Zrt. számlájára, az átutalásról kizárólag bankszámla kivonatot, vagy terhelési értesítést fogadunk el a Kiállítói Regisztrációnál.

TERVEK ENGEDÉLYEZTETÉSE A HUNGEXPO Budapesti Vásárközpont területén csak a Szervezés által jóváhagyott tervek alapján lehet az építési munkát megkezdeni. Standépítési tervet minden kiállítónak le kell adnia, akinek a standját nem a HUNGEXPO kivitelezi. A terveket a rendezvény építése előtt 2 héttel kell benyújtani 1 példányban, melyet az üzemeltetési vezető és a Tűz- és Munkavédelem engedélyez. FIGYELEM! *A beküldési határidőn túl leadott STANDÉPÍTÉSI TERVDOKUMENTÁCIÓ elbírálási díja: 16.000 Ft +ÁFA Az elbíráláshoz a „Standépítési tervdokumentáció” című nyomtatványt kell kiállítani és csatolni a megfelelő mellékleteket (lsd. a nyomtatványon) Letölthető: http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2013 A szabad területen csak lakókocsi, sátor, önjáró gép, gépjármű vagy konténer elhelyezésekor – nyilatkozat megküldése mellett – egy magassági paramétereket is tartalmazó telepítési vázlat (helyszínrajz), minden más esetben tervdokumentáció benyújtása szükséges. Emeletes stand esetén illetve 3 métert meghaladó standmagasság esetén a tervdokumentációhoz csatolni kell a standszomszédok írásos beleegyezési nyilatkozatát.

6 Az A,B,D, F és G pavilonok térrács szerkezetére kizárólag az installáció feletti területen, előzetes engedély alapján a kiállítással összefüggő reklámanyag illetve világítást hordozó keret függeszthető. A függesztési kérelem megrendelő ívet és a megértést segítő vázlatrajzot legkésőbb 21 nappal a rendezvény építése előtt, 1 példányban kell benyújtani a Szervezőnek, letölthető: http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2013 Figyelem! A tetőszerkezet megóvásának érdekében a függesztési munkálatokra a HUNGEXPO kizárólagossággal rendelkezik. Az engedély nélküli függesztést a HUNGEXPO Zrt. a kiállító költségére és veszélyére lebontathatja. A kivitelezés felelős vezetője a bérelt területet a pavilonban a terület felügyelő munkatárstól veheti át.

TAKARÍTÁS A pavilonok és szabad területek általános takarításán kívül a standok napi takarítását is biztosítjuk. Az építés és bontás utáni takarítást megrendeléseik alapján teljesítjük. http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2013

ZAJVÉDELEM Amennyiben a standon üzemelési időszakban hangosított műsort kívánnak adni kérjük, hogy a szomszédokkal egyeztetett műsortervet a szervezők részére juttassák el. Kérjük a hangszórókat a stand belseje felé irányítani. Amennyiben a hangnyomás szint a stand területhatárain a 80 dBA értéket, ill. a tárgyalóban a 75 dBA értéket eléri vagy meghaladja, abban az esetben a HUNGEXPO Zrt. az energia szolgáltatást megszüntetheti.

STANDVILÁGÍTÁS A kiállító a rendezvény időszaka alatt köteles távozás előtt gondoskodni a standvilágítás lekapcsolásáról, a standon levő elektromos berendezések és gépek áramtalanításáról. Ennek elmulasztása esetén biztonsági okokból a HUNGEXPO Zrt. az elektromos rendszereket a közműalagútban teljes egészében lekapcsolja, így az éjszakai áramellátást biztosító szakaszok is lekapcsolásra kerülnek. Ebből eredően a kiállító saját standján és az azonos szakaszra csatlakoztatott szomszédos kiállítók standján keletkező esetleges károkért is a lekapcsolást elmulasztó kiállítót terheli a felelősség. Éjszakai áramellátást igénylő készülékek (pl. hűtő) részére a főkapcsoló előtt, egy külön áramkör kiépítése szükséges.

6. KÓSTOLTATÁS A mindenkori érvényben lévő jogszabályok és rendeletek betartása mellett a korábbi évekhez képest változás, hogy 2009. október 1-től a kóstoltatás nem engedélyköteles. Jogszabályokról és rendeletekről bővebb felvilágosítás: Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálattal Cím: 1102 Budapest, Endre u. 10. Tel: 262-8182, 261-4227, Fax: 261-0131, E-mail: [email protected] Felhívjuk figyelmüket, hogy „Az élelmiszerek forgalomba hozatalának, valamint előállításának engedélyezéséről, illetve bejelentéséről” szóló 57/2010. (V.7.) FVM rendelet értelmében minden standon ott kell lennie a rendeletben feltüntetett dokumentumoknak. További információ: Pest Megyei Kormányhivatal Élelmiszerlánc-biztonsági és Állategészségügyi Igazgatóság Cím: 1135. Budapest, Lehet út 43-47. Tel: 329-7017, Fax: 350-6117, Honlap: www.mgszh.gov.hu

7

CATERING KIZÁRÓLAGOSSÁG A Hungexpo Zrt. a CATERING (stand és parti service, szolgáltatásokra kizárólagos megállapodással rendelkezik.

vendéglátás)

Catering szolgáltatással kapcsolatban kérjük, keressék Réti Judit szervező és F&B managert. [email protected], 36-1/263-6164

7. BIZTOSÍTÁS Kiállítók felelősségbiztosítása A kiállítóknak kötelező megkötni. A kiállítói felelősségbiztosítás a kiállítók mint ezen biztosítás biztosítottjai - által a HUNGEXPO Zrt-nek, mint bérbeadónak, illetve harmadik személynek okozott dologi, vagy személyi sérüléses károkból származó kártérítési kötelezettségekre nyújt fedezetet, 100.000,Ft önrészesedéssel. A kiállító felelősségbiztosítás díja a területbérleti díj 1%-a, melyet a Hungexpo Zrt. számláz ki a területbérlő kiállítók felé, és amelyet átutalással a Hungexpo Zrt-nek kell megfizetni. Figyelem! Ez a biztosítás a kiállító hibájából a saját vagyontárgyaiban bekövetkező károkat, a lopás- és rongálási károkat nem fedezi, arra a kiállítói vagyonbiztosítás nyújt fedezetet, mely igény esetén megköthető (Kiállítás- vagyonbiztosítási adatlap). Káresemény bekövetkezésekor követendő eljárás: a káreseményt követően a helyszínt rögzíteni kell, a sérült vagyontárgyakat a biztosító kárszemléjéig meg kell őrizni, lehetőség szerint az eseményekről, helyszínről fényképfelvételt kell készíteni. A károkozó és a kárt elszenvedő kötelesek a káreseményről jegyzőkönyvet készíteni, melyben az eseményt részletesen leírják, a károkozó a felelősségét egyértelműen elismeri, a kárt szenvedő pedig jelzi a becsült kárértéket. Ezután haladéktalanul értesítik a HUNGEXPO Zrt. biztosításokért felelősmunkatársát (263-6251), aki gondoskodik a káresemény Biztosító felé történő bejelentéséről és a további teendők koordinálásáról.

Kiállítók vagyonbiztosítása A HUNGEXPO Zrt lehetőséget nyújt kiállítás vagyonbiztosítási szerződés megkötésére, mely fedezetet nyújt a kiállított vagyontárgyakban bekövetkező, a „kiállítás vagyonbiztosítási adatlapon” feltüntetett feltételek szerint biztosítási eseménynek számító káresemények következtében fellépő veszteségekre. A biztosítás biztosított által viselt önrészesedése 50.000.-Ft, mely a kártérítés összegéből levonásra kerül. A biztosítás díját legkésőbb a biztosítás kockázatviselésének napján kell a Hungexpo Zrt. részére megfizetni. http://www.hungexpo.hu/szolgaltatasok-megrendelese-2013 A biztosítás megköthető a „kiállítás vagyonbiztosítási adatlap” kitöltésével és a HUNGEXPO Zrt. részére való visszajuttatásával, mellyel kiállító jelzi a biztosítás megkötésének szándékát. Ezt követően a biztosítás megkötését a Generali Providencia Biztosító Zrt. képviselője koordinálja. A képviselő elérhetőségét az adatlap tartalmazza. Biztosítási ügyekben felvilágosítást kérhetnek a +36/20-965-1901 telefonszámon. A káreset bejelentése a Generali Providencia Zrt.,+36/20-965-1901 telefonszámon a biztosítási képviselőnél; Buró Mariannál, és egyidejűleg a Rendezvény szervezőjénél a 263-6098-as fax számon történik. Internetes kárbejelentés /Online ügyfélszolgálat: www.generali.hu

VAGYONVÉDELEM A pavilonok nyitvatartási időn kívüli általános őrzését biztosítjuk. A kiállítási csarnokokban az esti zárás és a reggeli nyitás közötti időben sem saját, sem HUNGEXPO Zrt-től rendelt őrszemélyzet nem tartózkodhat. A pavilonok nyitva tartása alatt kiállítási, felszerelési tárgyainak őrzéséről a kiállítónak kell gondoskodni. Szabad területi standok, kiállítási tárgyak őrzése, illetve őriztetése mindenkor a kiállító feladata. Saját személyzettel történő

8 őrzés esetén az őrzési tervet a kiállítás megnyitása előtt minimum 48 órával a szervezőn keresztül a Rendészettel egyeztetni szíveskedjenek. Az őrszemélyzet részére belépési és benn tartózkodási engedély is itt igényelhető. Fegyveres, illetve kutyás őr alkalmazása esetén külön engedélyt kell kérni. Külön felhívjuk kiállítóink szíves figyelmét, hogy a nyitás előtti este és a zárás estéjén fokozottabb vagyonvédelem szükséges! A kiállítónak a standján esetlegesen előforduló bármilyen káreseményt azonnal jelentenie kell a rendezvény koordinációs munkatárs felé. A standépítmények, mint ideiglenes építmények vagyonvédelmi szempontból nem nyújtanak biztonságot az értékek őrzésére! Tájékoztatjuk kiállítóinkat, hogy a pavilonokban biztonsági és vagyonvédelmi szempontból elektronikus térfigyelő rendszert üzemeltetünk. Ezek a HUNGEXPO Zrt. pavilonjainak – és nem a kiállítási standok – védelmét szolgálják. Műszaki és adatvédelmi okok miatt kiállítói standokkal kapcsolatosan nem adható ki információ.

8. SZÁLLÍTMÁNYOZÁS, RAKODÁS Felhívjuk tisztelt kiállítóink figyelmét, hogy a vásárterületen csak a Schenker Kft. által üzemeltetett anyagmozgató eszközök folytathatnak rakodási tevékenységet.

VÁM Külföldi eredetű, vámelőjegyzésben, vagy más módon behozott exponátumokat, építési és egyéb anyagokat csak a II. sz. kapun keresztül lehet beszállítani. Itt található a C pavilonban a Schenker Kft. irodája, ahol a szükséges vámkezelési eljárás elvégezhető Schenker Kft. kapcsolat: Kovács Erika tel.: 06-30-737-7382 [email protected] Böhm Sándor tel.: 06-30-483-7481 [email protected]

9. SAJTÓINFORMÁCIÓ Az újságírók friss, gyors és hiteles informálása érdekében kérjük Önöket, jelezzenek a PR és Sajtó részlegnek minden olyan tájékoztatót, találkozót és eseményt, amely számot tarthat az újságírók, lapok és a közvélemény érdeklődésére. Egyidejűleg lehetőséget biztosítunk arra, hogy a Sajtóközpontban szakanyagokat és egyéb írásos tájékoztatókat helyezzenek el. A kiállítás sajtóreferense:

Pákozdi József (tel: 06-30/250-3680)

Reméljük fenti tájékoztatónk az Önök megelégedésére szolgált, ezzel is elősegítve kiállítási részvételük hatékonyságát. Amennyiben további szervezőihez.

információra

lenne

szükségük,

kérjük

Köszönjük együttműködésüket!

forduljanak

kiállításunk