Alapszintű
I. rész
Projektmenedzsment ismeretek
Bevezető, bemutatkozás, célok, tematika áttekintése
A képzés célja 1. A projektmenedzsment oktatás alapvető célja:
a közös nyelv megteremtése Kérem a résztvevőket, hogy mutatkozzanak be és ismertessenek egy rövid projekt példát vagy tapasztalatot (ha volt…) A képzés célja: • •
A képzés célja 2. A projektszemlélet kialakításának eredményei az önkormányzatnál az alábbi területeken jelentkez(het)nek: • • • • • • • •
Adott projekt lebonyolításának megbízhatósága javul, Az illetékességek tisztázódnak, Könnyebb az adott feladattal való azonosulás, A munkatársak foglalkoztatásának rugalmassága javul, Javul a kommunikáció, A munkatársak munkájának ellenőrzöttségi foka nő, Konfliktuskezelés javul, A szakmai problémák kezelése, megoldása könnyebbé válik.
a közös fogalomrendszer megismerése, a projektek során használatos nyelv elsajátítása, és a projektszerű működés sajátosságainak érzékelése; azon alapismeretek elsajátítása, melyek révén hatékonyan tud közreműködni a projektekben team-tagként (projektszemlélet kialakulása).
A képzés célja 3.
A képzésnek NEM (közvetlen) célja: • •
a projektmenedzsment gyakorlatának megváltoztatása; azon szervezeti, módszertani, és szabályozási feltételek megteremtése, melyek előfeltételei a projektmenedzsment eszközök hatékony alkalmazásának.
1
II. Rész Projektmenedzsment alapok
Projekt jellemzői 1.
Feladat
Projekt A projekt egy meghatározott cél érdekében történő ideiglenes működési forma (feladat/tevékenység-együttes, szervezet stb.), mely: • • • •
meghatározott célú, egyedi, jelentős méretű idő, költség és erőforrás keretekkel rendelkezik.
Soroljunk fel „projektek”-et! Gondoljunk arra, hogy melyek elégítik ki a projekt definícióját! A rendelkezésre álló idő 5 perc
Nem projekt az, ami:rendszeres, rutin, rövid, végtelen, céltalan….
Projektszemlélet 1.
Projektszemlélet 2.
Rendszer
A rendszer olyan elemekből áll, amelyek egymással kapcsolatban vannak
Zárt rendszer
Elem
Az elem egy rendszer legkisebb definiált alkotórésze, amely tovább már nem bontható.
A zárt rendszerben kapcsolat áll fenn a rendszer elemei között, de nem létezik kapcsolat a környezettel.
Kapcsolat
A kapcsolat két elem között megmutatja azok egymástól való kölcsönös függőségét.
elem
Kapcsolat
elem
Kapcsolat
2
Projektszemlélet 3.
Projektszemlélet 4.
Nyílt rendszer „Kemény” rendszerszemlélet
A nyílt rendszerben kapcsolat áll fenn a rendszer elemei között, és létezik legalább egy kapcsolat a környezettel.
külső fél
Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) egyértelműen szabályozott. Pl. egy gép működése (technikai rendszerszemlélet)
elem
Kapcsolat
Projektszemlélet 5.
elem
Kapcsolat
elem
Kapcsolat
Projektszemlélet 6.
„Lágy” rendszerszemlélet
„Vegyes vagy rendszerszemlélet
Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) nem egyértelműen szabályozott. Pl. egy csoport működése
ember-gép”
Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) részben egyértelműen szabályozott.
elem
Kapcsolat
Projektszemlélet 7.
Projektszemlélet 8. Egy lehetséges PM rendszer: DIN 69904
Rendszerelvű projektszemlélet Esettől és helyzettől függően egy-egy rendszer szemléletmód (zárt, nyílt, kemény, lágy, vegyes…) alkalmazása mellett. Tisztában kell lennünk, hogy milyen „problémák” merülhetnek fel a projekt fejlődése és végrehajtása során, még akkor is, ha nem minden részlet tisztázott. (Szükséges tevékenység a kockázatkezelés…)
Vezérfonalat nyújt a projektmenedzsment rendszerszemléletű megközelítésének bevezetéséhez (mint referencia modell). 19 elemre bontja fel a teljes PM rendszert: 1. Céldefiníció 2. Strukturálás 3. Szervezet kialakítása 4. Személyzet menedzsment 5. Szerződésmenedzsment 6. Követelés menedzsment 7. Konfiguráció menedzsment 8. Változásmendzsment 9. Projekt költség kalkuláció 10. Költség menedzsment
11. Erőforrás menedzsment 12. Tevékenység tervezés és határidő menedzsment 13. Több projekt menedzsment 14. Kockázat menedzsment 15. Információ menedzsment 16. Kontrolling 17. Logisztika 18. Minőségmenedzsment 19. Dokumentáció menedzsment
3
Projekt életciklus 1.
Projekt életciklus 2.
Projekt életciklus Szakaszok sorozata, amelyeken keresztül a projekt a kezdetektől a befejezésig eljut, beleértve a hasznosítást vagy megsemmisítést, ahol ez szükséges.
A projekt életciklus sokban függ a projekt fajtájától. Alapvetően az alábbiakat különböztetjük meg:
Szakasz A projekt szakasz a projekt során időben elhatárolt egysége. Mérföldkő A szakaszok közötti átmenet (különleges jelentőségű vagy kulcs események).
Projekt életciklus 3.
Beruházási projekt
•
Fejlesztési projekt
•
Szervezeti/szervezési projekt
(visszafordító tervezés)
(elindító tervezés)
(az előző kettő kombinációja)
Projekt életciklus 4.
Építési beruházásra vonatkozó példa (HOAI módszer) Teljesítmény szakasz
•
Életciklus szakaszok és mérföldkő tervezés folyamata
Szakasz tartalom
1
Alapok feltérképezése
Építési feladat elvégzéséhez szükséges előfeltételek meghatározása
2
Előtervezés
Tervezési feladat lényeges részeinek kidolgozása
3
Vázlatos tervezet
Tervezési feladat végleges kidolgozása
4
Engedélyezési terv
Engedélyezéshez szükséges dokumentumok, engedélyek elkészítése, benyújtása.
5
Kivitelezési terv
Kivitelezéshez szükséges tervezési megoldások összegyűjtése és kifejtése.
6
Átadás előkészítése
Mennyiségi egységek összeállítása, teljesítményjegyzék elkészítése.
7
Közreműködés az átadásban
Költségek összeállítása, együttműködés az átadásban.
8
Objektum felügyelet
Az objektum kivitelezésének felügyelete.
9
Objektum gondozása
Hiányosságok helyesbítésének felügyelete, eredmények dokumentálása.
Projektmenedzsment 1.
Kezdeményezés
Ötletek, elképzelések konkretizálása Megvalósíthatóság vizsgálata
Definiálás
Célrendszer felépítése, Erőforrásbecslés Terjedelem meghatározása IT eszközök
Tervezés
Komplex projekt terv készítése, Projekt szervezet konkretizálása Projekt kommunikáció meghatározása
Végrehajtás
Változás kontroll, Módosítások kommunikálása, Újratervezés, Eltérés elemzés, IT eszközök
Értékelés
Terv – tény összehasonlítás, Eltérések vizsgálata, Tapasztalatok összesítése, Eredmények hasznosítása, Ünneplés
Projektmenedzsment 2.
A menedzsment, mint funkció magában foglalja a szervezetirányítás valamennyi területét (igazgatás, képzés, üzemeltetés, stb.) Magyar megfelelője: vezetés. A menedzsment alapfunkciói: • • • • •
célok kitűzése, munka megszervezése, motiváció és kommunikáció, teljesítmény mérése és interpretálása, személyiségfejlesztés (beleérve az önfejlesztést is).
Vezetői funkciók szabályozási modellje
(kibernetikus menedzsment modell)
(Kibernetika: szabályozás tudománya az élő és élettelen rendszerekben)
4
Projektmenedzsment 3. Menedzsment elvek és vezetési koncepciók • • • •
Célmegegyezésen alapuló vezetés Kivételeken alapuló vezetés Delegáláson alapuló vezetés Projekteken alapuló vezetés
Projektmenedzsment 4. Követelmények a menedzserrel szemben (az alapképzettségen és tapasztalatokon túl): • • • •
Szociális érzékenység Kiemelt szerep vállalása az információáramlásban Élethosszig tartó tanulás Vezetésdidaktikára való képesség (mentor)
…. Projektmenedzsmentben: • • •
PM alapismeretek, Módszertani ismeretek, Szervezeti ismeretek
Projektszervezet 1.
III. Rész
Gyűjtsük össze személyes tapasztalatok alapján, hogy kik a projektek részvevői.
Projektek szervezése
Projektszervezet 2. Személyek Teamtag Teamvezető Projektvezető Projektszponzor Alvállalkozó teamtag Alvállalkozó projektvezető Szakmai vezető Megrendelő Erőforrás gazda Projektiroda vezető Projekt adminisztrátor Projektcontroller Ügyvezetés Igazgatótanács tag
Projektszervezet 3. Szervezet Projektteam Projektvezetés Szakmai vezetés Projekt Steering Committee Igazgatóság/Osztály/Csoport Alvállalkozó Ügyvezetés Igazgatótanács
A projekt legszűkebb környezete és érintettjei.
5
Projektszervezet 4.
Feladat
Egy lehetséges projektszervezet felépítése
Szabályok: 1. 2. 3. 4.
A játékosok csak írásban kommunikálhatnak egymással Minden játékos csak a B személyen keresztül üzenhet A B személy mindenkinek írhat Az a csapat nyer, akinek legelőször van megoldása
Feladó:_____________ Címzett:_____________ Üzenet: _____________
Projektszervezet 6.
Projektszervezet 7.
Projektszponzor Példa: Logisztikához kapcsolódó informatikai projekthez kialakítandó szervezetre…
• • • • • •
Projektszervezet 8.
Aljegyző 35 éve a hivatalban dolgozik 2 éve van a nyugdíjig „Lassan járj, tovább érsz!” Közigazgatási és pénzügyi ismeretek Kényszerűségből foglalkozik informatikával
Projektszervezet 9.
Projektvezető • • • • • •
Függetlenített (teljes munkaidős) projektvezető Várhatóan a hivatalvezetés következő generációjának tagja 30 éves Agilis, önmegvalósító Informatikai képzettség Pénzügyi ismeretek
Projektteam-tag - felhasználói Képviselő • • • • • • •
Raktáros 59 éves Mindenkit ismer a hivatalban, ő volt az első dolgozó Gyakorlatban tanulta a „raktározást” Eddig fejből tudta, hogy mi hol található Fél a számítógéptől Fél, hogy elveszíti a munkáját
6
Projektszervezet 10.
Team munka 1.
Megrendelő szakmai vezető • • • • • •
Logisztikai vezető Ambiciózus, karrierista 25 éves Változást akar, fejleszteni szeretné a területét Meg van győződve róla, hogy ő tudja legjobban, mi az, hogy logisztika A raktárban még nem járt
Team munka 2.
Az intézményi működés folyamatos, tudatos fejlesztésébe be kell vonni a kollégákat, biztosítani kell számukra, hogy a napi rutinfeladatok elvégzésén túl részt vehessenek az intézmény minőségi működését biztosító folyamatok formálásában. A minőség javítása, fejlesztése szempontjából felértékelődik a csoportműködés, a szervezeti kultúra színvonalának emelésére irányuló tudatos szándék és tevékenység. A projektek folyamata (egy–egy konkrét fejlesztési feladat) érdekében tudatos csoportfejlesztést kezdeményez. A csoportok megalakításakor figyelembe kell venni a csoportfejlődés általános szabályait és a minőségi körökre vonatkozó speciális eljárásokat.
Team munka 3.
A hatékonyan működő csoport jellemzői A teamek jellegzetes szerepei: • • • • • • • • •
A célok világosan megfogalmazottak és tisztázottak. A tagok nyitottak egymás felé. A kommunikáció közöttük kétirányú. A részvétel és a vezetés elosztott a tagok között. A csoport a közös döntést igyekszik megvalósítani a gyakorlatban. Az egyéni befolyás mértékét nem a formálisan kapott hatalom, hanem az egyéni képességek, a gyakorlottság, a szakértelem és az információkhoz való hozzáférés lehetősége határozza meg. A csoport tagjai bátran felvállalják a véleménykülönbségekből adódó konfliktusokat. Magas a csoport kohéziója, elégedettek a csoporttagsággal, elfogadják és támogatják egymást. A csoport problémamegoldó képessége magas szintű. A csoporttagok együtt értékelik ki a csoport hatékonyságát és döntenek arról, hogyan javíthatnák saját működésüket.
• • • • • •
ötletember, elnök, hajcsár, csapatmunkás, megvalósító, specialista.
Projekt tervezés
IV. rész Projektszervezés
A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi Jellemző a kettős feladat: 1. a megtervezendő rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével 2. az ehhez megfelelő tervezési eljárás kidolgozása
Projekt szervezés
1. team építés és fejlesztés 2. a különböző teamek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése)
7
Projekt ötletek 1.
Projektcélok meghatározása 1. Projekt cél Azon egyedi célok összessége, amelyeket végrehajtásával kapcsolatosan el akarunk érni.
Projekt ötlet megfogalmazása
Célgenerálás
Döntés
projekt
A projekt célokat eredménycél és eljárási cél kategóriákba sorolhatjuk. A projektcélok három célterületet foglalnak magukba: • • •
Projektcélok meghatározása 2.
Eredmények (új termék, beruházás, stb.) Idő (időtartamok és határidők) Ráfordítások (humán és anyagi erőforrások).
Projektcélok meghatározása 3.
Projekt célok funkciói
Projekt célok meghatározására használatos módszerek
A projektmenedzsmentben a célok funkciói az alábbiak: • • • •
a
•
Ellenőrző, Tájékoztató Kapcsolattartó Koordináló és kiválasztó.
•
Megjegyzések: 1. A célok és a funkciók között összhangnak kell lennie. 2. A célok között hierarchia van. 3. A célokkal kapcsolatban meg kell vizsgálni elérhetőségét és gazdaságosságát.
azok
Struktúra terv készítése 1.
Intuitív módszer 1. ötletek létrehozása, 2. ötletek rendszerezése, 3. ötletek értékelése Diszkurzív módszer 1. előre kialakított „rácsrendszer” feltöltése a projektre vonatkozó információkkal. 2. valamennyi részinformáció kombinálása. 3. kombinációk kiértékelése.
A célok meghatározásához használt résztechnikák: brainstorming, Brain writing, 635-ös módszer, morfológia, stb.
Struktúra terv készítése 2. A strukturálás alapelvei
Struktúra A projekt elemei közötti alapvető kapcsolatok összessége Részfeladat A projekt része, amely a struktúra tervben tovább bontható Munkacsomag A projekt része, amely a struktúra tervben tovább nem bontható Struktúra terv A projekt hierarchikus történő bontása
részfeladatokra
és
munkacsomagokra
A projektek struktúráját alapvetően projektjellemzők határozzák meg (fajta, nagyság, időtartam, komplexitás, referenciaképesség, stb.) ugyanakkor A gyakorlatban a strukturálás a projekt: • • • •
Alkotórészeire bontással, Logikai fázisokra bontással, Egymásra épülő konkrét feladatokra felosztással, Projektfunkciókra történő felosztással történik
A strukturálás történhet vízszintesen vagy függőlegesen.
8
Struktúra terv készítése 3. Kódolás Célszerű a részfeladatok és munkacsomagok kód formájában történő megjelölése a későbbi azonosítás céljából. Történhet: • • •
Tisztán numerikus, Tisztán alfabetikus, Vagy vegyes karakterek használatával.
Azon szervezetek, akik gyakran dolgoznak projekteken, általában saját szabványkódolási rendszereket alakítottak ki, illetve használnak.
Mérföldkövek meghatározása 1.
Struktúra terv készítése 4. A projekt szerkezete • • • • • •
A feladatok alábontási rendszere (WBS - Work Breakdown Structure) (MIT?) A feladatok kivitelezőinek meghatározása (Kompetenciák és felelősségek mátrixa - KFM) (KI?) Kivitelezés technológiája (a projekt hálóterve) (HOGYAN?) A feladatok végrehajtásának időbeli tervezése – Gantt diagram (MIKOR?) A kivitelezéshez szükséges források megtervezése – allokáció A projekt költségeinek a felmérése (MENNYIBŐL?)
Mérföldkövek meghatározása 2. Mérföldkő trendelemzés példa
A mérföldkő egy olyan referencia pont, amelyik egy fontos eseményt jelöl meg a projektben és a projekt haladásának figyelésére használják.
Feladatmeghatározás, ütemterv 1. A projektmenedzsment fő feladata, hogy: • • •
előre meghatározott idő alatt, előre meghatározott (korlátozott) erőforrásokkal (költségekkel), technikai és gazdaságossági szempontok figyelembe vételével,
elérje a kitűzött projekt célokat. Ezen feladatok problémamentes elvégzése érdekében tevékenység-határidő menedzsment módszereket alkalmazunk.
Feladatmeghatározás, ütemterv 2. A tevékenység-határidő menedzsment lépései 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Munkacsomagok létrehozása Tevékenységek meghatározása (tevékenységterv) Tevékenységterv átalakítása (átvezetése) határidőtervvé Tevékenység és határidőterv optimalizálása Kiviteli terv elfogadása Határidő kontrolling
A folyamat során a különféle okokból létrejött „problémák” miatt a tervek folyamatos aktualizálásra van szükség. Megjegyzés: A változások követése, kommunikációja kiemelt jelentőséggel bír.
9
Feladatmeghatározás, ütemterv 3.
Feladatmeghatározás, ütemterv 4. Hálóterv A tevékenységek és alárendeltségek grafikai vagy táblázatos ábrázolása.
A tevékenység-határidő tervezés módszerei • • • • • •
Tevékenység határidő listák Visszajelző listák Út-idő diagramok Terv tény összehasonlítások … Hálótervek
Sokféle szoftver létezik, amelyek támogatják projektstrukturálást, és elvégzik a határidő meghatározást.
Tevékenység Olyan folyamatelem, amely egy meghatározott történést ír le. Esemény Olyan folyamatelem, bekövetkezését írja le. a
Feladatmeghatározás, ütemterv 5. •
•
Erőforrás tervezés 1. Erőforrások ütemezése, allokálás Célja:
• • • •
az időtervezés eredményeinek figyelembevételével olyan ütemezést készíteni, amely a szükséges munkaerő, gépek, anyagok reális felhasználását biztosítja.
Az erőforrások lehetnek:
•
Kapcsolati viszony Mennyiségben kifejezhető tevékenységek között.
egy
alárendeltség
meghatározott
az
események
állapot
vagy
Feladatmeghatározás, ütemterv 6.
CPM (Critical Path Method = Kritikus út módszere) Tevékenység élű háló MPM (Metra Potencial Method) Tevékenység csomópontú háló PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique) Véletlentől függő, sztochasztikus tevékenységidők (pl. repülőgép gyártás: Lockheed)
•
•
amely
Pótolható erőforrások (kapacitások): mennyiségük független a felhasználásuktól. Nem raktározhatók (munkaerő, gépek). Nem pótolható erőforrások (anyagok): mennyiségük a felhasználáskor csökken. Raktározhatók (anyag, pénz).
Erőforrás tervezés 2. Az erőforrás allokáció 3 féle lehet: • • •
Erőforrás korlátos Időkorlátos Idő-, és erőforrás korlátos
Egy projekt kivitelezéséhez az alábbi források megtervezésére van szükség: • • • •
emberi munkaerő gépek és felszerelések alapanyag és pénz
10
Erőforrás tervezés 3. Milyen problémák, kérdések költség tervezés során? • • • • •
merülnek
Projekttervezési módszerek 1. fel
általában
a
Az erőforrásokat és ezáltal költségeiket is nehéz megtervezni. Az anyagok, felhasználandó szolgáltatások árai változhatnak a projekt ideje alatt. Bármilyen változás történik a projektben, annak nagy valószínűséggel van költségvonzata. A szervezetek döntéshozási mechanizmusainak rugalmatlansága miatt a költségterveket módosítani szinte lehetetlen. Külső szerződések, megállapodások, szabályozások miatt a projekt költségkerete teljesen kötött.
Projekttervezési módszerek 2.
Mérföldkövek Projekt mérföldkövek
Mérföldkövek 1.
Mérföldkövek 2.
Kezdeményezés
Definiálás
11
Mérföldkövek 3. Tervezés
Mérföldkövek 5.
Mérföldkövek 4. Végrehajtás
Projektnapló 1.
Zárás-értékelés A projekt azonosítása és nyomonkövetése szempontjából kiemelt fontosságú a projekt dokumentumok és feljegyzések kezelésére vonatkozó szabályok meghatározása. Dokumentumok kezelésére vonatkozó szabályok nagy általánosságban megegyeznek a minőségirányításban használt szabályokkal (pl. az érvényes dokumentumok az érintett felhasználók számára legyenek hozzáférhetők, a feljegyzések olvashatóságát a megőrzési időn belül biztosítani kell, stb.). A projekt dokumentumok és feljegyzések kezelésére vonatkozó szabályokat dokumentáció menedzsmentnek nevezzük.
Projektnapló 2.
Projektnapló 3.
A projekt dokumentumok és feljegyzések készülhetnek:
Javasolt a projekt dokumentáció menedzsment rendszer működésének minőségét valamilyen erre a célra kialakított szoftver alkalmazásával javítani.
• •
Papír (szabályzatok, tervek, formanyomtatványok,stb.) és elektronikus formában (pl. e-mail, táblázatok, stb.).
Célszerű előre meghatározni a projekt során használatos dokumentumok és feljegyzések • alaki (dokumentum sablon, formanyomtatvány, kötetlen feljegyzés, stb.), • tartalmi (elsődleges és másodlagos adatok) és • használati (ki, mikor, kinek, tárolás, stb.) követelményeit.
Sok projekthez kapcsolódó szoftver kapható a piacon, de elsődlegesen javasoljuk az MS Projekt szoftver alkalmazását, az általános projekt célú alkalmazásra kialakított szerkezet, illetve a már meglévő MS Office szoftverekhez hasonló felhasználói támogatás miatt.
Az erről a tevékenységről készített dokumentumot nevezzük Iratszükséglet mátrixnak.
12
Dokumentálás 1. Projekt alapító dokumentum tartalmazza: • • • • • • • • • • • •
Az üzleti ötlet vagy szükséglet leírását, melyet a projekttel oldunk meg, és a projekt megrendelőjét A projekt kulcsfontosságú követelményeit és korlátait A projekt eredményeit és annak használóit A projekt WBS struktúráját A projekt hálótervét A projekt időtervét A projekthez szükséges források tervét A projekt költségeinek tervét A projekt finanszírozásának tervét A projektet kivitelező szervezet leírását, a kompetenciák és felelősségek meghatározásával A projekt kockázatainak meghatározását és azok elhárításának módját A projekt-kivitelezés ellenőrző rendszerének meghatározást
Feladat
Dokumentálás 2. A projekt dokumentumokat a projekt végrehajtása során folyamatosan karban kell tartani, hogy az a mindenkori aktuális állapotot tükrözze.
Nyomonkövetés
Gyűjtsük össze milyen: 1. projekt dokumentumokat készítettünk eddig, 2. problémák merültek fel a projekt dokumentumok kezelése során
Képzés értékelése, kérdések megválaszolása.
Köszönöm megtisztelő figyelmüket!
13
