Sióagárd – Fácánkert Körjegyzősége
Projektmenedzsment ismeretek
2009-2010. ÁROP
I. rész Bevezető, bemutatkozás, célok, tematika áttekintése
1
Kérem a résztvevőket, hogy mutatkozzanak be és egy rövid projekt példa vagy tapasztalat ismertetését (ha volt…)
I.1. A képzés célja 1. Az általános projektmenedzsment oktatás alapvető célja:
a közös nyelv megteremtése A képzés célja: • •
a közös fogalomrendszer megismerése, a projektek során használatos nyelv elsajátítása, és a projektszerű működés sajátosságainak érzékelése; azon alapismeretek elsajátítása, melyek révén hatékonyan tud közreműködni a projektekben teamtagként (projektszemlélet kialakulása).
2
I.1. A képzés célja 2. A projektszemlélet kialakításának eredményeként önkormányzatnál az alábbi területeken jelentkez(het)nek: • • • • • • • •
az
Adott projekt lebonyolításának megbízhatósága javul, Az illetékességek tisztázottak, Könnyebb az adott feladattal való azonosulás, A munkatársak foglalkoztatásának rugalmassága javul, Javul a kommunikáció, A munkatársak munkájának ellenőrzöttségi foka nő, Konfliktuskezelés javul, A szakmai problémák kezelése, megoldása könnyebbé válik.
I.1. A képzés célja 3.
A képzésnek NEM (közvetlen) célja: • •
a projektmenedzsment gyakorlatának megváltoztatása; azon szervezeti, módszertani, és szabályozási feltételek megteremtése, melyek előfeltételei a projektmenedzsment eszközök hatékony alkalmazásának.
3
I.2. Időtartam, résztvevők
Időtartam: a tematikában foglaltaknak megfelelően
Résztvevők: Minden munkatárs, leendő projekttagok / szakértők, akik a jövőben várhatóan közreműködnek projektekben.
I.3. Tematika 1. I. Rész: Bevezető, bemutatkozás, célok, tematika áttekintése I.1. A képzés célja I.2. Időtartam, résztvevők I.3. Oktatás témakörei (tematika) I.4. Módszertan I.5. Hatékonyság mérése II. Rész: Projektmenedzsment alapok II.1. Projekt jellemzői II.2. Projektszemlélet II.3. Projekt életciklus II.4. Projektmenedzser feladatai
4
I.3. Tematika 2. III. Rész: Projektek szervezése III.1. Projekt szervezet III.2. Team munka III.3. Projekt megbeszélések III.4. Projektnapló IV. Rész: IV.1. IV.2. IV.3. IV.4. IV.5. IV.6.
Projekttervezés Projektcélok meghatározása Struktúra terv készítése Mérföldkövek meghatározása Feladatmeghatározás, ütemterv Erőforrás tervezés Projekttervezési módszerek
I.3. Tematika 3. V. Rész: Projektvezetés V.1. Projektvezetési ismeretek V.2. Vezető szerepe és feladatai V.3. Változásmenedzsment V.4. Kommunikáció V.5. Időgazdálkodás V.6. Konfliktuskezelés V.7. Dokumentálás VI. Rész: IV.1. IV.2. IV.3. IV.4. IV.5.
Projekt monitoring Nyomonkövetés Mérföldkövek Kontrolling Értékelés Projektzárás
5
I.4. Módszertan A képzés módszertana: • •
Power Point-os elméleti oktatás, és az előadáson elhangzottak gyakorlatban elmélyítése a résztvevők aktív közreműködésével.
történő
Megjegyzések: • •
•
Az esettanulmányok önkormányzati példákat mutatnak be. A csoportfoglalkozás keretein belül különböző kis projekteket kell megoldaniuk és a foglalkozás végén prezentáció segítségével bemutatni azokat. A képzésen az elmélet / gyakorlat tervezett aránya: 40/60%.
I.5. Hatékonyság mérése A képzés zárásaként értékelő kérdőívet töltetünk ki a résztvevőkkel, amellyel értékelik trénerünk munkáját, a képzési tananyag minőségét, érthetőségét, az oktatás során elsajátítottakat. A kérdőív értékelését az önkormányzat vezetésének átadjuk.
6
II. Rész Projektmenedzsment alapok
II.1. Projekt jellemzői 1.
Projekt A projekt egy meghatározott cél érdekében történő ideiglenes működési forma (feladat/tevékenység-együttes, szervezet stb.), mely: • • • •
meghatározott célú, egyedi, jelentős méretű idő, költség és erőforrás keretekkel rendelkezik.
Nem projekt az, ami:rendszeres, rutin, rövid, végtelen, céltalan….
7
Feladat Soroljunk fel „projektek”-et! Gondoljunk arra, hogy melyek elégítik ki a projekt definícióját! A rendelkezésre álló idő 5 perc
II.1. Projekt jellemzői 2. A projektek sikerének alapvetően három +1 feltétele van • • • •
Egyértelműen definiáljuk, mit értünk siker alatt, azaz: Mi a cél. Részletesen megtervezzük a célhoz vezető utat. Mérjük az "úton-maradást" a végrehajtás során. Mérjük és értékeljük projektek sikerességét a végrehajtás végén.
8
II.1. Pojekt jellemzői 3. Projektmenedzsment A projektmenedzsment a tudás, a képességek, az eszközök és a technikák alkalmazása a projektekben azok céljainak elérése érdekében.
A projekt menedzsment fajták* • • • • • • • • •
Integráció menedzsment Kiterjedés menedzsment Minőség menedzsment Időgazdálkodás Költség menedzsment Kockázatkezelés Emberi erőforrás menedzsment Szerződés/beszállítás menedzsment Kommunikáció menedzsment
(Project Integration Management), (Project Scope Management), (Project Quality Management), (Project Time Management), (Project Scope Management) (Project Risk Management), (Project Human Resource Management), (Project Procurement Management), (Project Communications Management)
* forrás: A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMI Standards Committee)
II.2. Projektszemlélet 1. Rendszer
A rendszer olyan elemekből áll, amelyek egymással kapcsolatban vannak
Elem
Az elem egy rendszer legkisebb definiált alkotórésze, amely tovább már nem bontható.
Kapcsolat
A kapcsolat két elem között megmutatja azok egymástól való kölcsönös függőségét.
elem
Kapcsolat
9
II.2. Projektszemlélet 2.
Zárt rendszer A zárt rendszerben kapcsolat áll fenn a rendszer elemei között, de nem létezik kapcsolat a környezettel.
elem
Kapcsolat
elem
Kapcsolat
II.2. Projektszemlélet 3. Nyílt rendszer A nyílt rendszerben kapcsolat áll fenn a rendszer elemei között, és létezik legalább egy kapcsolat a környezettel.
külső fél
10
II.2. Projektszemlélet 4.
„Kemény” rendszerszemlélet Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) egyértelműen szabályozott. Pl. egy gép működése (technikai rendszerszemlélet)
elem
Kapcsolat
elem
Kapcsolat
II.2. Projektszemlélet 4.
„Lágy” rendszerszemlélet Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) nem egyértelműen szabályozott. Pl. egy gép működése (technikai rendszerszemlélet)
11
II.2. Projektszemlélet 5.
„Lágy” rendszerszemlélet Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) nem egyértelműen szabályozott. Pl. egy csoport működése
elem
Kapcsolat
elem
Kapcsolat
II.2. Projektszemlélet 6.
„Vegyes vagy rendszerszemlélet
ember-gép”
Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) részben egyértelműen szabályozott. Pl. egy működése
12
II.2. Projektszemlélet 7. Rendszerelvű projektszemlélet Esettől és helyzettől függően egy-egy rendszer szemléletmód (zárt, nyílt, kemény, lágy, vegyes…) alkalmazása mellett. Tisztában kell lennünk, hogy milyen „problémák” merülhetnek fel a projekt fejlődése és végrehajtása során, még akkor is, ha nem minden részlet tisztázott. (Szükséges tevékenység a kockázatkezelés…)
II.2. Projektszemlélet 8. Egy lehetséges PM rendszer: DIN 69904 Vezérfonalat nyújt a projektmenedzsment rendszerszemléletű megközelítésének bevezetéséhez (mint referencia modell). 19 elemre bontja fel a teljes PM rendszert: 1. Céldefiníció 2. Strukturálás 3. Szervezet kialakítása 4. Személyzet menedzsment 5. Szerződésmenedzsment 6. Követelés menedzsment 7. Konfiguráció menedzsment 8. Változásmendzsment 9. Projekt költség kalkuláció 10. Költség menedzsment
11. Erőforrás menedzsment 12. Tevékenység tervezés és határidő menedzsment 13. Több projekt menedzsment 14. Kockázat menedzsment 15. Információ menedzsment 16. Kontrolling 17. Logisztika 18. Minőségmenedzsment 19. Dokumentáció menedzsment
13
II.3. Projekt életciklus 1. Projekt életciklus Szakaszok sorozata, amelyeken keresztül a projekt a kezdetektől a befejezésig eljut, beleértve a hasznosítást vagy megsemmisítést, ahol ez szükséges. Szakasz A projekt szakasz a projekt során időben elhatárolt egysége. Mérföldkő Az szakaszok közötti átmenet (különleges jelentőségű vagy kulcs események).
II.3. Projekt életciklus 2. A projekt életciklus sokban függ a projekt fajtájától. Alapvetően az alábbiakat különböztetjük meg: •
Beruházási projekt
•
Fejlesztési projekt
•
Szervezeti/szervezési projekt
(visszafordító tervezés)
(elindító tervezés)
(az előző kettő kettő kombinációja)
14
II.3. Projekt életciklus 3. Építési beruházásra vonatkozó példa (HOAI módszer) Teljesítmény szakasz
Szakasz tartalom
1
Alapok feltérképezése
Építési feladat elvégzéséhez szükséges előfeltételek meghatározása
2
Előtervezés
Tervezési feladat lényeges részeinek kidolgozása
3
Vázlatos tervezet
Tervezési feladat végleges kidolgozása
4
Engedélyezési terv
Engedélyezéshez szükséges dokumentumok, engedélyek elkészítése, benyújtása.
5
Kivitelezési terv
Kivitelezéshez szükséges tervezési megoldások összegyűjtése és kifejtése.
6
Átadás előkészítése
Mennyiségi egységek összeállítása, teljesítményjegyzék elkészítése.
7
Közreműködés az átadásban
Költségek összeállítása, együttműködés az átadásban.
8
Objektum felügyelet
Az objektum kivitelezésének felügyelete.
9
Objektum gondozása
Hiányosságok helyesbítésének felügyelete, eredmények dokumentálása.
II.3. Projekt életciklus 4. Életciklus szakaszok és mérföldkő tervezés folyamata
Kezdeményezés
Ötletek, elképzelések konkretizálása Megvalósíthatóság vizsgálata
Definiálás
Célrendszer felépítése, Erőforrásbecslés Terjedelem meghatározása IT eszközök
Tervezés
Komplex projekt terv készítése, Projekt szervezet konkretizálása Projekt kommunikáció meghatározása
Végrehajtás
Változás kontroll, Módosítások kommunikálása, Újratervezés, Eltérés elemzés, IT eszközök
Értékelés
Terv – tény összehasonlítás, Eltérések vizsgálata, Tapasztalatok összesítése, Eredmények hasznosítása, Ünneplés
15
II.4. Projektmenedzser feladatai 1. A menedzsment, mint funkció magában foglalja a szervezetirányítás valamennyi területét (igazgatás, képzés, üzemeltetés, stb.) Magyar megfelelője: vezetés. A menedzsment alapfunkciói: • • • • •
Célok kitűzése, munka megszervezése, motiváció és kommunikáció, teljesítmény mérése és interpretálása, Személyiségfejlesztés (beleérve az önfejlesztést is).
II.4. Projektmenedzser feladatai 2.
Vezetői funkciók szabályozási modellje
(kibernetikus menedzsment modell)
(Kibernetika: szabályozás tudománya az élő és élettelen rendszerekben)
16
II.4. Projektmenedzser feladatai 3. Menedzsment elvek és vezetési koncepciók • • • •
Célmegegyezésen alapuló vezetés Kivételeken alapuló vezetés Delegáláson alapuló vezetés Projekteken alapuló vezetés
II.4. Projektmenedzser feladatai 4. Követelmények a menedzserrel alapképzettségen és tapasztalatokon túl: • • • •
szemben
(az
Szociális érzékenység. Kiemelt szerep vállalása az információáramlásban. Élethosszig tartó tanulás. Vezetésdidaktikára való képesség (mentor).
…. Projektmenedzsmentben: • • •
PM alapismeretek, Módszertani ismeretek, Szervezeti ismeretek
17
III. Rész Projektek szervezése
III.1. Projektszervezet 1.
Gyűjtsük össze a személye tapasztalatok alapján, hogy kik a projektek részvevői.
18
III.1. Projektszervezet 2. Személyek Teamtag Teamvezető Projektvezető Projektszponzor Alvállalkozó teamtag Alvállalkozó projektvezető Szakmai vezető Megrendelő Erőforrás gazda Projektiroda vezető Projekt adminisztrátor Projektcontroller Ügyvezetés Igazgatótanács tag
Szervezet Projektteam Projektvezetés Szakmai vezetés Projekt Steering Committee Igazgatóság/Osztály/Csoport Alvállalkozó Ügyvezetés Igazgatótanács
III.1. Projektszervezet 3.
A projekt legszűkebb környezete és érintettjei.
19
III.1. Projektszervezet 4. Egy lehetséges projektszervezet felépítése
III.1. Projektszervezet 5.
Figyelem! A projekt tagok magukkal hozzák az örökségüket az állandó beosztásukból.
20
Feladat Szabályok: 1. 2. 3. 4.
A játékosok csak írásban kommunikálhatnak egymással Minden játékos csak a B személyen keresztül üzenhet A B személy mindenkinek írhat Az a csapat nyer, akinek legelőször van megoldása
Feladó:_____________ Címzett:_____________ Üzenet: _____________
III.1. Projektszervezet 6.
Példa: Logisztikához kapcsolódó informatikai projekthez kialakítandó szervezetre…
21
III.1. Projektszervezet 7.
Projektszponzor • • • • • •
Aljegyző 35 éve a hivatalban dolgozik 2 éve van a nyugdíjig „Lassan járj, tovább érsz!” Közigazgatási és pénzügyi ismeretek Kényszerűségből foglalkozik informatikával
III.1. Projektszervezet 8.
Projektvezető • • • • • •
Függetlenített (teljes munkaidős) projektvezető Várhatóan a hivatalvezetés következő generációjának tagja 30 éves Agilis, önmegvalósító Informatikai képzettség Pénzügyi ismeretek
22
III.1. Projektszervezet 9. Projektteam-tag - felhasználói Képviselő • • • • • • •
Raktáros 59 éves Mindenkit ismer a hivatalban, ő volt az első dolgozó Gyakorlatban tanulta a „raktározást” Eddig fejből tudta, hogy mi hol található Fél a számítógéptől Fél, hogy elveszíti a munkáját
III.1. Projektszervezet 10. Megrendelő szakmai vezető • • • • • • •
Logisztikai vezető Ambíciózus, karrierista 25 éves Változást akar, fejleszteni szeretné a területét Meg van győződve róla, hogy ő tudja legjobban, mi az, hogy logisztika A raktárban még nem járt
23
III.2. Team munka 1. Az intézményi működés folyamatos, tudatos fejlesztésébe be kell vonni a kollégákat, biztosítani kell számukra, hogy a napi rutinfeladatok elvégzésén túl részt vehessenek az intézmény minőségi működését biztosító folyamatok formálásában. A minőség javítása, fejlesztése szempontjából felértékelődik a csoportműködés, a szervezeti kultúra színvonalának emelésére irányuló tudatos szándék és tevékenység. A projektek folyamata (egy–egy konkrét fejlesztési feladat) érdekében tudatos csoportfejlesztést kezdeményez. A csoportok megalakításakor figyelembe kell venni a csoportfejlődés általános szabályait és a minőségi körökre vonatkozó speciális eljárásokat.
III.2. Team munka 2. Ahhoz, hogy egy csoportosulást, néhány embert csoportnak tekinthessünk, a csoporttagoknak rendelkezniük kell bizonyos jellemzőkkel. A csoportot definiálhatjuk úgy, mint két vagy több egyént, akik: • • • • •
közös célt próbálnak elérni, önmagukat, és mások őket a csoporthoz tartozónak tekintik, interakcióban vannak egymással, kölcsönösen függnek egymástól, osztoznak a normaalakításban és részt vesznek az egymáshoz kapcsolódó szerepek rendszerében.
24
III.2. Team munka 3. Azt, hogy ki milyen szerepet tölt be egy csoportban, nem tekinthetjük statikus állapotnak. Egy személy többféle szerepet is betölthet. Egy team megalakulásakor még nem tekinthető csapatnak, a szerepek betöltésén túl ki kell alakulnia a csoporton belüli kommunikációnak, normarendszernek, munkamegosztásnak. Ehhez a folyamathoz hosszabb-rövidebb időre van szükség, amelyben a csoport különböző fejlődési fokozatokon halad át. A csoportfejlődés általánosnak tekinthető négy szakasza: • Orientációs szakasz: • Polarizáció és belharc: • Konszolidációs fázis: • Munkafázis
III.2. Team munka 4. Orientációs szakasz:
A csoport tagjaira a visszafogottság, a bizalmatlanság, egymás megfigyelésének igénye a jellemző. A csoport bizonytalan és manipulálható. A résztvevők valódi érzéseiket eltitkolják, a rokon- és ellenszenvviszonyok lassan alakulnak. A tagok a vezetőtől várnak irányítást és támogatást és rajta keresztül kapcsolódnak egymáshoz is.
Polarizáció és belharc:
Elsősorban a negatív érzelmek törnek felszínre. Egymás után nyilatkoznak meg a szervezet tagjai és állnak egyik vagy másik oldalra. Két pólus figyelhető meg a csoportszerkezetben. Bírálják a vezetőt, a fennálló kereteket és körülményeket. Egység először - és gyakran - a formális vezető ellenében jön létre, ennek következtében csökken a csoporttagok közötti harc.
25
III.2. Team munka 5. Konszolidációs fázis:
A csoport belső egyensúlyát keresi. A résztvevők aktivitása növekszik, fokozatosan kialakul a csoportközvélemény, a csoport meghatározza feladatait, céljait. Szokásokat és normákat alapoznak meg. A vezető feladata a munka koordinálása, egymás elfogadásának és a csoportnorma kialakulásának előmozdítása.
Munkafázis:
A csoport gyakorlatot szerez a problémák leküzdésében, az egyéni képességek, erőforrások célszerű felhasználásában. Kialakul a csoportidentitás, a „mi-tudat”. A tagok képesek érzékelni és megbecsülni egymás értékes, de különböző tulajdonságait. A kapcsolatok fesztelenek, a személyes ellentéteket gyorsan feloldják. A megújító, fejlesztő külső hatásokat nyílt rendszerként fogja a csoport és felerősítve, adaptálva beépíti saját működésébe
III.2. Team munka 6. A hatékonyan működő csoport jellemzői • • • • • • • • •
A célok világosan megfogalmazottak és tisztázottak. A tagok nyitottak egymás felé. A kommunikáció közöttük kétirányú. A részvétel és a vezetés elosztott a tagok között. A csoport a közös döntést igyekszik megvalósítani a gyakorlatban. Az egyéni befolyás mértékét nem a formálisan kapott hatalom, hanem az egyéni képességek, a gyakorlottság, a szakértelem és az információkhoz való hozzáférés lehetősége határozza meg. A csoport tagjai bátran felvállalják a véleménykülönbségekből adódó konfliktusokat. Magas a csoport kohéziója, elégedettek a csoporttagsággal, elfogadják és támogatják egymást. A csoport problémamegoldó képessége magas szintű. A csoporttagok együtt értékelik ki a csoport hatékonyságát és döntenek arról, hogyan javíthatnák saját működésüket.
26
III.2. Team munka 7. A sikeres munkacsoport építésének lépései: • • • • • • •
Első lépés: a megalakulás Második lépés: megegyezés az alapokban Harmadik lépés: a félelmek eloszlatása Negyedik lépés: a részvétel ösztönzése Ötödik lépés: a csapatszellem megteremtése Hatodik lépés: a hatékonyság ellenőrzése Hetedik lépés: rátermett csoportvezető választása
III.2. Team munka 8.
A team munka szabályai: • • • •
a tevékenységről feljegyzéseket kell készíteni, folyamatos kapcsolatot és információcserét biztosítani kell a szervezeti tagok között, információcsere a közvetlen és a közvetett partnerekkel, együttműködés a vezetéssel, külső támogató tanácsadó szervezet esetén a konzulenssel.
27
III.2. Team munka 9. A teamek jellegzetes szerepei: • • • • • •
ötletember, elnök, hajcsár, csapatmunkás, megvalósító, specialista.
III.3. Projektmegbeszélések 1. A kommunikációra vonatkozó elvárások a projekten belül:
• • • •
Felelősség – minden csoporttagnak tudnia kell, hogy a projekt mely részéért felelős; Koordináció – a csoporttagok munkájuk során egymásra vannak utalva; Projektállapot – a team tagoknak tisztában kell lenni a projekt aktuális állapotával; Felhatalmazás – a team tagoknak tudniuk kell a projektszereplők valamennyi a projektet érintő döntéséről;
28
III.3. Projektmegbeszélések 2. A projektmegbeszélések folyamata:
Előkészítés
Következő megbeszélés
A megbeszélés kivitelezése Leírás és kivitelezés
III.4. Projektnapló 1. A projekt azonosítása és nyomonkövetése szempontjából kiemelt fontosságú a projekt dokumentumok és feljegyzések kezelésére vonatkozó szabályok meghatározása. Dokumentumok kezelésére vonatkozó szabályok nagy általánosságban megegyeznek a minőségirányításban használt szabályokkal (pl. az érvényes dokumentumok az érintett felhasználók számára legyenek hozzáférhetők, a feljegyzések olvashatóságát a megőrzési időn belül biztosítani kell, stb.). A projekt dokumentumok és feljegyzések kezelésére vonatkozó szabályokat dokumentáció menedzsmentnek nevezzük.
29
III.4. Projektnapló 2. A projekt dokumentumok és feljegyzések készülhetnek: • •
Papír (szabályzatok, tervek, formanyomtatványok,stb.) és elektronikus formában (pl. email, táblázatok, stb.).
Célszerű előre meghatározni a projekt során használatos dokumentumok és feljegyzések alaki (dokumentum sablon, formanyomtatvány, kötetlen feljegyzés, stb.) tartalmi (elsődleges és másodlagos adatok) és használati (ki mikor, kinek, tárolás, stb.)követelményeit. Az erről a tevékenységről készített dokumentumot nevezzük Iratszükséglet mátrixnak.
III.4. Projektnapló 3. Javasolt a projekt dokumentáció menedzsment rendszer működésének minőségét valamilyen erre a célra kialakított szoftver alkalmazásával javítani. Sok projekthez kapcsolódó szoftver kapható a piacon, de elsődlegesen javasoljuk az MS Projekt szoftver alkalmazását, az általános projekt célú alkalmazásra kialakított szerkezet, illetve a már meglévő MS Office szoftverekhez hasonló felhasználói támogatás miatt.
30
IV. Rész Projekttervezés
IV.1. Projektcélok meghatározása 1. Projekt cél Azon egyedi célok összessége, amelyeket végrehajtásával kapcsolatosan el akarunk érni.
a
projekt
A projekt célokat eredménycél és eljárási cél kategóriákba sorolhatjuk. A projektcélok három célterületet foglalnak magukba: • • •
Eredmények (új termék, beruházás, stb.) Idő (időtartamok és határidők) Ráfordítások (humán és anyagi erőforrások).
31
IV.1. Projektcélok meghatározása 2. Projekt célok funkciói A projektmenedzsmentben a célok funkciói az alábbiak: • • • •
Ellenőrző, Tájékoztató Kapcsolattartó Koordináló és kiválasztó.
Megjegyzések: 1. A célok és a funkciók között összhangnak kell lennie. 2. A célok között hierarchia van. 3. A célokkal kapcsolatban meg kell vizsgálni azok elérhetőségét és gazdaságosságát.
IV.1. Projektcélok meghatározása 3. Projekt célok meghatározására használatos módszerek •
•
Intuitív módszer 1. ötletek létrehozása, 2. ötletek rendszerezése, 3. ötletek értékelése Diszkurzív módszer 1. előre kialakított „rácsrendszer” feltöltése a projektre vonatkozó információkkal. 2. valamennyi részinformáció kombinálása. 3. kombinációk kiértékelése.
A célok meghatározásához használt résztechnikák: brainstorming, Brain writing, 635-ös módszer, morfológia, stb.
32
IV.2. Struktúra terv készítése 1. Struktúra A projekt elemei közötti alapvető kapcsolatok összessége. Részfeladat A projekt része, amely a struktúra tervben tovább bontható Munkacsomag A projekt része, amely a struktúra tervben tovább nem bontható. Struktúra terv A projekt hierarchikus történő bontása.
részfeladatokra
és
munkacsomagokra
IV.2. Struktúra terv készítése 2. A strukturálás alapelvei A projektek struktúráját alapvetően projektjellemzők határozzák meg (fajta, nagyság, időtartam, komplexitás, referenciaképesség, stb.) ugyanakkor A gyakorlatban a strukturálás a projekt: • • • •
Alkotórészeire bontással, Logikai fázisokra bontással, Egymásra épülő konkrét feladatokra felosztással, Projektfunkciókra történő felosztással történik
A strukturálás történhet vízszintesen vagy függőlegesen.
33
IV.2. Struktúra terv készítése 3. Kódolás Célszerű a részfeladatok és munkacsomagok kód formájában történő megjelölése a későbbi azonosítás céljából. Történhet: • • •
Tisztán numerikus, Tisztán alfabetikus, Vagy vegyes karakterekhez.
Azon szervezetek, akik gyakran dolgoznak projekteken általában saját szabványkódolási rendszereket alakítottak ki, illetve használnak.
IV.2. Struktúra terv készítése 4. Kódolás Célszerű a részfeladatok és munkacsomagok kód formájában történő megjelölése a későbbi azonosítás céljából. Történhet: • • •
Tisztán numerikus, Tisztán alfabetikus, Vagy vegyes karakterek használatával.
Azon szervezetek, akik gyakran dolgoznak projekteken általában saját szabványkódolási illetve szabványstruktúra rendszereket alakítottak ki, illetve használnak.
34
A projekt szerkezete • • • • • •
A feladatok alábontási rendszere (WBS - Work Breakdown Structure) (MIT?) A feladatok kivitelezőinek meghatározása (Kompetenciák és felelősségek mátrixa - KFM) (KI?) Kivitelezés technológiája (a projekt hálóterve) (HOGYAN?) A feladatok végrehajtásának időbeli tervezése – Gantt diagram (MIKOR?) A kivitelezéshez szükséges források megtervezése – allokáció A projekt költségeinek a felmérése (MENNYIBŐL?)
IV.3. Mérföldkövek meghatározása 1. A mérföldkő egy olyan referencia pont, amelyik egy fontos eseményt jelöl meg a projektben és a projekt haladásának figyelésére használják.
35
IV.3. Mérföldkövek meghatározása 2. Mérföldkő trendelemzés példa
IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv 1. A projektmenedzsment fő feladata, hogy: • • •
előre meghatározott idő alatt, előre meghatározott (korlátozott) erőforrásokkal (költségekkel), technikai és gazdaságossági szempontok figyelembe vételével,
elérje a kitűzött projekt célokat. Ezen feladatok problémamentes elvégzése érdekében tevékenység-határidő menedzsment módszereket alkalmazunk.
36
IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv 2. A tevékenység-határidő menedzsment lépései 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Munkacsomagok létrehozása Tevékenységek meghatározása (tevékenységterv) Tevékenységterv átalakítása (átvezetése) határidőtervvé Tevékenység és határidőterv optimalizálása Kiviteli terv elfogadása Határidő kontrolling
A folyamat során a különféle okokból létrejött „problémák” miatt a tervek folyamatos aktualizálásra van szükség. Megjegyzés: A változások követése, kommunikációja kiemelt jelentőséggel bír.
IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv 3. A tevékenység-határidő tervezés módszerei • • • • • •
Tevékenység határidő listák Visszajelző listák Út-idő diagramok Terv tény összehasonlítások … Hálótervek
Sokféle szoftver létezik, amelyek támogatják projektstrukturálást, és elvégzik a határidő meghatározást.
a
37
IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv 4. Hálóterv A tevékenységek és alárendeltségek grafikai vagy táblázatos ábrázolása. Tevékenység Olyan folyamatelem, amely egy meghatározott történést ír le. Esemény Olyan folyamatelem, bekövetkezését írja le.
amely
Kapcsolati viszony Mennyiségben kifejezhető tevékenységek között.
egy
alárendeltség
meghatározott
az
események
állapot
vagy
IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv 5. A projekt hálótervének ábrázolása • • •
CPM (Critical Path Method = Kritikus út módszere) Tevékenység élű háló MPM (Metra Potencial Method) Tevékenység csomópontú háló PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique) Véletlentől függő, sztochasztikus tevékenységidők (pl. repülőgép gyártás: Lockheed)
38
IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv 6.
IV.5. Erőforrás tervezés 1. Erőforrások ütemezése, allokálás Célja:
• • • •
az időtervezés eredményeinek figyelembevételével olyan ütemezést készíteni, amely a szükséges munkaerő, gépek, anyagok reális felhasználását biztosítja.
Az erőforrások lehetnek: • •
Pótolható erőforrások (kapacitások): mennyiségük független a felhasználásuktól. Nem raktározhatók. (munkaerő, gépek) Nem pótolható erőforrások (anyagok): mennyiségük a felhasználáskor csökken. Raktározhatók. (anyag, pénz)
39
IV.5. Erőforrás tervezés 2. Az erőforrás allokáció 3 féle lehet: • • •
Erőforrás korlátos Időkorlátos Idő-, és erőforrás korlátos
Egy projekt kivitelezéséhez az alábbi források megtervezésére van szükség: • • • •
emberi munkaerő gépek és felszerelések alapanyag és pénz
IV.5. Erőforrás tervezés 3. Milyen problémák, kérdések költség tervezés során? • • • • •
merülnek
fel
általában
a
Az erőforrásokat és ezáltal költségeiket is nehéz megtervezni. Az anyagok, felhasználandó szolgáltatások árai változhatnak a projekt ideje alatt. Bármilyen változás történik a projektben, annak nagy valószínűséggel van költségvonzata. A szervezetek döntéshozási mechanizmusainak rugalmatlansága miatt a költségterveket módosítani szinte lehetetlen. Külső szerződések, megállapodások, szabályozások miatt a projekt költségkerete teljesen kötött.
40
IV.6. Projekttervezési módszerek 1.
IV.6. Projekttervezési módszerek 2.
41
V. Rész Projektvezetés
V.1. Projektvezetési ismeretek 1. Sok projekt nem teljesíti a várakozásokat, sikertelenséget mutat fel az alábbi területeken: • • • •
Költségterv betartása, Erőforrások pontos becslése, Előírt határidők betartása, Fellépő kockázatok kezelése, stb.
Ezért van szükség projektirányításra, hiszen a projektirányítás célja a projekt kézbentartása. (Megjegyzés: a siker még ebben az esetben sem garantált…)
42
V.2. Vezető szerepe és feladatai 1. A projektvezető feladata, szerepe A projektvezető feladata biztosítani a projekt sikerét, azaz kielégíteni a projekt végtermékével és magával a projekttel szemben megfogalmazott igényeket és elvárásokat.
V.2. Vezető szerepe és feladatai 2. A projektvezető kapcsolata a többi szereplővel Másik projektvezető: Együttműködni, koordinálni Szakmai vezető: Szakmai munkát támogatni és koordinálni Team tagok: feladatokat delegálni, számonkérni, ösztönözni, ... Projekt szponzor: Informálni, Segítséget kérni Felső vezetés, megrendelő, PIB: Rendszeresen beszámolni, Döntéseket előkészíteni
43
V.2. Vezető szerepe és feladatai 3. A projektvezető munkája A munka jellege: menedzselés,vezetés, irányítás, ellenőrzés, érdekképviselet. A tevékenységei: tervezés, megbeszélések, feladat delegálás, beszámoló olvasás/meghallgatás, döntés előkészítés és döntéshozás. A projektvezető általános képességei, készségei Vezetés, Kommunikáció (írásban, szóban,prezentáció), Stílus (formális, közvetlen), Iránya a szervezetben: vertikális, horizontális), Tárgyalás, Problémamegoldás, Befolyás gyakorlása a szervezetre
V.2. Vezető szerepe és feladatai 4. A projektvezető szakmai ismeretei Minimális (ha van szakmai vezető). A projekt végtermékéhez kapcsolódó szakterületek átlátása olyan szinten, hogy: • Ismerje a munka folyamatait, • Fel tudja mérni a kockázatokat, • Kommunikálni tudjon a szakmai vezetővel.
Ha nincs szakmai szükséges tudás:
vezető
a
projekt
szakmai
irányításához
• Minden lényeges szakterületen tudásbázis, amely lehetővé teszi a szakemberekkel való kommunikációt • Legalább egy területen mély szakmai ismeretek • A projekt szakmai termékét létrehozó koncepció és „gyártási terv” teljes „birtoklása”
44
V.2. Vezető szerepe és feladatai 5. Milyen egy jó projektvezető? Átlátja az egész projektterjedelmet Jó kommunikátor Jó szervező Önálló, Magabiztos, Határozott, Talpraesett Stressztűrő, Konfliktustűrő, Racionális gondolkodású, Analitikus gondolkodású, Strukturált gondolkodású Nyitott gondolkodású, Tanulóképes, Tanulni vágyó Döntésképes, Gyakorlatias, Lényeglátó Rendszerető, Fegyelmezett Minőségtudatos Képes kompromisszumokat kötni Képes feladatot delegálni és számon kérni Folyamatszemlélettel rendelkezik, Üzleti szemléletű, Pénzügyi szemléletű Felelősségteljes, …
V.3. Változásmenedzsment 1. Változások a projekt kivitelezése során •
•
Külső, finanszírozott változások esetében külső, általában a megrendelő által kért változtatások automatikusan a projekt megfelelő részének módosulásához vezetnek. Belső, nem finanszírozott változtatások esetében előre nem látható problémák miatt, a projekt-team tagjai kezdeményezik, általában a megrendelő nem fizeti meg.
45
V.3. Változásmenedzsment 2. Változások a projekt kivitelezése során • • •
Minden esetben meg kell vizsgálni a változtatási igény jogosságát. Ha a javaslat elfogadásra került, és nem jár a projekt-terv módosításával, akkor be kell vezetni. Ha a változtatás a projekt-terv módosításával jár, - el kell készíteni a változtatási kérelmet, - a változtatási kérelmet el kell fogadni, és be kell vezetni, - a projekt-terv aktualizálása a változtatás beillesztésével.
V.4. Kommunikáció 1. A kommunikációról általában • • • • • •
Nincs munka kommunikáció nélkül Projektmunka főleg nincs kommunikáció nélkül A kommunikáció a kapcsolatépítés alapvető és elengedhetetlen eszköze „Az számít, ami megérkezik” Függetlenül attól, hogy mit szerettünk volna üzenni,mit mondtunk, hogy szólt az üzenet… Ha azt akarjuk, hogy a szándékolt üzenet érkezzen meg, képzeljük magunkat a befogadó helyébe, és tervezzük meg úgy a kommunikációt (tartalmat, formát, körülményeket) Ne feledjük: Emberekkel dolgozunk együtt, és ennek megfelelően kell velük bánnunk.
46
V.4. Kommunikáció 2. A kommunikáció a projektekben speciális, mert … • • • • •
A projekt ideiglenes működési forma A résztvevők csak erre a speciális feladatra „álltak össze” egy csapatba Kevés idő van a kommunikációs gyakorlat kialakítására (általában nincs idő az egyes projektekben a szabályok kidolgozására, rögzítésére) A kommunikációs akciók során bukik ki sok más természetű dolog is (ellentétek a szakterületek között, személyes unszimpátia, szerepek tisztázatlansága, eltérő előfeltételezések, stb.)
Ezért … •
•
Fontos, hogy mindenki tisztában legyen a projektszerű működés természetével és „szabályaival” Amit lehet a kommunikációval kapcsolatban, azt rögzítsük
V.4. Kommunikáció 3. Minek a rögzítése segíthet a kommunikációs problémákban Hivatali kommunikációs standardok
Tartalmazza, hogyan dolgozunk általában. Ha szabályokat alkalmazunk a projektek során is, meglepetés, félreértés.
ezekhez hasonló kevesebb lesz a
Projektszabályzat
Mint az SZMSZ, Ügyrend a normál működést, leírja, hogyan hajtjuk végre a projekteket általában.(Jellemzően van a kommunikációra vonatkozó fejezete.) (Kommunikációs sablonok)
Kommunikációs tréningek a team tagok számára
A készségek fejlesztésére, hogy a team megoldja a (törvényszerűen) felmerülő problémákat
Türelem, emberség, ..
Annak „észben”tartása, hogy a projekt fontos dolog, de az ember fontosabb
47
V.5. Időgazdálkodás 1. Teljesítmény értékelés A projekt céljaként meghatározott valami pénzbeli értékének meghatározása Projekt előrehaladás A projekt pillanatnyi helyzetét leíró mértékekről szóló információk képzik, egy kijelölt határnapon (értékben, mennyiségben).
V.5. Időgazdálkodás 2. A projekt előrehaladás mérés technikái: • Mérföldkő • 50-50 %
A projekt technikák: • • •
teljes
• • • • •
0-100 % Mennyiség arányosság Szekunder arányosság Becslés Időarányosság
készültségének
kiszámítására
vonatkozó
Teljes készültségi fok kiszámítása Összkészültségi érték kiszámítása Terv-tény összehasonlítás
48
V.6. Konfliktuskezelés 1. Konfliktus Az, ha valakinek az akcióterve korlátozza, vagy akadályozza a másik akciótervét. A konfliktus tünetei: • Türelmetlenség egymással szemben, • Megegyezésre való hajlandóság hiánya, • Klikkek kialakulása, • Közlések tudatos elferdítése • Bizalmatlanság megjelenése • …
V.6. Konfliktuskezelés 2. Konfliktusfajták •
Intraindividuális Egy személyen belül játszódik le. A konfliktus emocionális reakciókat vált ki, jelentős stresszt okoz, magatartás szétszórtságban mutatkozik meg, • Interperszonális Két vagy több személy között játszódik le. Összeegyeztethetetlen terveket, célokat határoznak meg annak a biztos tudatában, hogy azok együttesen nem megvalósíthatók.
A konfliktusok nem váratlanul robbannak ki, hanem előéletük van (lappangási időszak – konfliktus epizód).
49
V.6. Konfliktuskezelés 3. Konfliktusmegoldás folyamata I szakasz: II. szakasz: III. szakasz:
Bevezetés Diagnózis (tényleges állapot leírása) Megoldás kialakítása (a konfliktusban
IV. szakasz:
Eredménybiztosítás
érintettek számára elfogadott elérési út kidolgozása)
célállapot
és
A modell alkalmazásához moderátorra van szükség.
V.7. Dokumentálás 1. Projekt alapító dokumentum: • • • • • • • • • • • •
Az üzleti ötlet vagy szükséglet leírását, melyet a projekttel oldunk meg, és a projekt megrendelőjét A projekt kulcsfontosságú követelményeit és korlátait A projekt eredményeit és annak használóit A projekt WBS struktúráját A projekt hálótervét A projekt időtervét A projekthez szükséges források tervét A projekt költségeinek tervét A projekt finanszírozásának tervét A projektet kivitelező szervezet leírását, a kompetenciák és felelősségek meghatározásával A projekt kockázatainak meghatározását és azok elhárításának módját A projekt-kivitelezés ellenőrző rendszerének meghatározást
50
V.7. Dokumentálás 2. A projekt dokumentumokat a projekt végrehajtása során folyamatosan karban kell tartani, hogy az a mindenkori aktuális állapotot tükrözze.
VI. Rész Projekt monitoring
51
VI.1. Nyomonkövetés
VI.2. Mérföldkövek Projekt mérföldkövek
52
VI.2. Mérföldkövek 1. Kezdeményezés
VI.2. Mérföldkövek 2. Definiálás
53
VI.2. Mérföldkövek 3. Tervezés
VI.2. Mérföldkövek 4. Végrehajtás
54
VI.2. Mérföldkövek 5. Zárás-értékelés
VI.3. Kontrolling 1. A projekt ellenőrzése a kivitelezés során (projektkontrolling) • • • •
Időterv alapján Erőforrások felhasználása alapján Költségek alapján Az esetleges bevételek szempontjából
55
VI.3. Kontrolling 2.
• • •
Meg kell határozni az ellenőrzés gyakoriságát, értékelésre kerül az ütemezés, a határidők és a költségek. Az aktuális és a tervezett állapot összehasonlítását el kell végezni. Dönteni kell a szükséges intézkedésekről az eltérések alapján. Az ellenőrzés megtörténtét, a megállapításokat írásba kell foglalni!
VI.4. Értékelés 1. A projekt befejezésekor a projektet értékelni kell (többek között): • • • • • • •
a határidőkkel és az időtervekkel kapcsolatos, a költségekkel és a költségtervekkel kapcsolatos, a projekt eredményével kapcsolatos, a projektben közreműködőkkel kapcsolatos, a kommunikációval kapcsolatos, a módszerekkel kapcsolatos értékelő szempontokat, illetve A projekttel kapcsolatos összbenyomást.
56
VI.4. Értékelés 2. A projekt sikerének biztosítéka, ha: • • • •
Egyértelműen definiáljuk, mit értünk siker alatt, azaz: Mi a cél Részletesen megtervezzük a célhoz vezető utat Mérjük az "úton-maradást" a végrehajtás során Mérjük és értékeljük projektek sikerességét a végrehajtás végén
VI.5. Projektzárás 1. A projekt befejezéskor zárójelentést kell készteni, amelynek lehetséges tartalma: • • • •
A projekt megvalósított céljainak felsorolása. Annak felsorolása, hogy mit valósítottak meg, mit nem, és miért nem. Jelentés a terv realizálásáról (idő, források, költségek, pénz). A projektmenedzser jelentése, a projekt eredményei terén való lehetséges további munkára, illetve hasonló projektek megvalósítására vonatkozó javaslatokkal.
57
VI.5. Projektzárás 2. A projekt lezárását ne feledjük el közzé tenni, illetve megünnepelni. Lehetséges technikák: • • • • •
Workshop Értékelő lapok Buli Visszacsatolás a munkahelyi vezetőknek (mentoroknak) ...
Köszönöm megtisztelő figyelmüket!
58
