HUURDERS BELANGEN ORGANISATIE DEURNE-ASTEN

JAARVERSLAG 2006

HUURDERS BELANGEN ORGANISATIE DEURNE-ASTEN

Jaarverslag 2006 Vervolgblad 1

Met inachtneming van de overige mutaties die zich gedurende het jaar 2006 binnen het bestuur hebben voorgedaan was de samenstelling van dit bestuur als volgt: C.M. (Cor) Kools, voorzitter A.J. (Ton) van de Weerd, secretaris W.A. (Wim) Martens, penningmeester J.J. (Jan) van Geffen, vice-voorzitter H.W.M. (Henk) van de Kerkhof († 22 juni 2006) H.G. (Henk) Manders, bestuurslid M. (Martie) van den Berg, kandidaat-bestuurslid Het is de wens van het bestuur tot uitbreiding te komen. Daartoe zijn diverse pogingen ondernomen. Zo werd ook een oproep voor kandidaat bestuursleden geplaatst in het contact- en informatieblad voor huurders, “ Huurders Informatie “. Dit leverde geen enkele aanmelding op. Het zoeken naar nieuwe kandidaten wordt echter met ijver voortgezet. Secretariaat In 2006 is het secretariaat van de HBO geheel nieuw ingericht. Het registratie- en opbergsysteem is nieuw, maar zeer eenvoudig en transparant van opzet. Het is voor ieder bestuurslid mogelijk om alles binnen dit secretariaat op te zoeken en te bekijken. In 2006 passeerden onderstaande zaken het secretariaat:  228 ingekomen stukken per post  91 uitgaande stukken per post  341 in- en uitgaande berichten per e-mail Ter wille van een goed overzicht wordt in het boekjaar 2007 het verschil tussen berichten per post en per e-mail opgeheven en zal er uitsluitend sprake zijn van inkomende- en uitgaande berichten. Financiële zaken Met betrekking tot de financiële zaken van de HBO maakt de penningmeester een financieel verslag op. Dit financieel verslag zal onderworpen worden aan een controle door een accountantsbureau, waarna de accountantsrapportage afzonderlijk zal worden verzonden naar de daarvoor in de statuten aangewezen functionarissen. Scholing / Opleiding bestuur Het is van groot belang voor het bestuur om een goede gesprekspartner te zijn en te blijven voor de corporatie en alle overige instanties waarmee volkshuisvestingszaken en huurdersbelangen dienen te worden besproken. Verder moeten de adviezen die van ons als bestuur gevraagd worden, verantwoord en van goede kwaliteit zijn. Het is daarom van groot belang dat kennis en kunde van de individuele bestuursleden en van het bestuur in het algemeen goed op peil wordt gebracht en gehouden. Om dit doel te bereiken nemen de bestuursleden regelmatig deel aan cursussen en symposia, die veelal door de Nederlandse Woonbond worden georganiseerd. In 2006 werd door bestuursleden van de HBO 10 maal deelgenomen aan cursussen en symposia. Onlangs heeft de Directeurbestuurder van BOW in onze richting aangegeven dat de mogelijkheid bestaat om op specifieke terreinen kennis op te doen middels kennisoverdracht vanuit BOW door medewerkers van BOW. Zodra de gelegenheid zich daartoe aandient zullen wij daar zeker gebruik van gaan maken. Vertegenwoordiging van de HBO Zoals in artikel 12 van de statuten van de HBO is vastgelegd wordt de HBO ín en buiten rechten vertegenwoordigd door het bestuur, danwel door twee of meer leden van het dagelijks bestuur. Uitgaande post wordt altijd door voorzitter en secretaris ondertekend.

Jaarverslag 2006 Vervolgblad 2

Deze voorgeschreven handelwijze voorkomt (ongewenst) solistisch optreden van de afzonderlijke leden van het bestuur van de HBO. VERGADERINGEN EN OVERIGE OVERLEGSITUATIES Bestuursvergaderingen In 2006 werden 14 algemene bestuursvergaderingen van de HBO gehouden. Daarnaast kwam het dagelijks bestuur nog een 5-tal malen bijeen. Deze vergaderingen werden goed bezocht. Slechts enkele malen was van een niet voltallig bestuur sprake. Deze vergaderingen waren goed gestructureerd, gaven voldoende gelegenheid tot goede en diepgaande discussies waardoor vrijwel altijd unanieme, goed doorgesproken beleidsbeslissingen konden worden genomen. Overleg met de Directeurbestuurder van BOW In het voorjaar 2006 werd voor het laatst overleg gevoerd met de interim Directeurbestuurder de heer Snoeijs, terwijl in het najaar 2006 dit overleg voor het eerst plaats vond met de nieuwe Directeurbestuurder de heer Theuws, die tussentijds een kennismakingsgesprek met de HBO had gearrangeerd. In het eerste overleg met de heer Theuws bracht deze nog een nieuwe dimensie binnen dit overleg aan, door de bestuursleden van de HBO eerst afzonderlijk met de voorzitter van de Raad van Commissarissen te laten spreken. Het overleg met de heer Theuws gaf, middels een uitgebreide presentatie van de bouwplannen en verdere ideeën van BOW voor de komende jaren inzicht in de plannen van BOW op beleids- en bestuurlijk niveau. Deze overlegstructuur mag naar sfeer en inhoud “goed “genoemd worden. Overleg met de Manager Business Unit Klanten BOW Binnen het vastgelegde vergaderschema met BOW valt ook het driemaandelijkse overleg met de Manager Business Unit Klanten, eerder Business Unit Wonen genaamd. Deze functie is vrijwel het gehele jaar vacant geweest en werd medio oktober 2006 ingevuld in de persoon van de heer M. Kieft. Hij heeft aangegeven de draad van dit overleg weer op te zullen gaan pakken, in overleg met de HBO. Gedurende het vacant zijn van deze functie werden informatie en mededelingen in de richting van de HBO die bij deze functie horen verstrekt door de heren Snoeijs, Theuws en Sebregts. Overleg met Beleidsmedewerker Business Unit Klanten BOW Het overleg met het vaste aanspreekpunt van de HBO binnen BOW, de heer P. Sebregts, Beleidsmedewerker Business Unit Klanten, vindt soms plaats binnen de bestuursvergaderingen, maar wordt ook op afzonderlijk daarvoor uitgeschreven samenkomsten gevoerd. Met de heer Sebregts werd in 2006 15 maal overleg gevoerd. De kwaliteit en kwantiteit van dit overleg wordt door de HBO als “goed “ gekwalificeerd. Het is dan ook daarom dat wij in de richting van de Directeurbestuurder van BOW, de heer Theuws, hebben aangegeven dat voor wat de HBO betreft deze overlegsituatie in de toekomst gecontinueerd wordt. Belangrijke beleidszaken waarin door HBO en BOW in deze overlegsituatie structureel overleg in 2006 werd gevoerd zijn onder andere:  Het huurbeleid 2006  Sociaal Plan bij Sloop St. Jozefparochie  Sociaal Plan bij Sloop Zeilberg  Vernieuwing Urgentiebeleid  Vernieuwing Woonruimteverdeelsysteem Overleg met de vertegenwoordigers van de huurders in de Raad van Commissarissen, de Klachtenadviescommissie en de Urgentiecommissie Dit jaar werd voor het eerst, op initiatief van de HBO, overleg gevoerd met de personen die functioneren op voordracht van de HBO in de Raad van Commissarissen, de

Jaarverslag 2006 Vervolgblad 3

Klachtenadviescommissie en de Urgentiecommissie. Het betrof hier overleg over hoofdlijnen van werkzaamheden, waarbij geen details van klachten, urgentieaanvragen of andere persoonlijke zaken van huurders werden besproken. Tijdens dit overleg werd duidelijk dat wederzijds met belangstelling kennis werd genomen van werkwijzen, problematieken en positieve zaken die zich daarbij voordeden. Vooralsnog is besloten dit overleg jaarlijks te gaan voeren. Overleg met de gemeenten Asten en Deurne Asten. Overlegpartner is de wethouder Volkshuisvesting, de heer Martens. Dit eerste overleg, in september 2006, stond in het teken van wederzijdse kennismaking, waarbij de posities van de gemeente Asten enerzijds en die van de HBO met betrekking tot de Volkshuisvesting duidelijk werden gemaakt. De gemeente Asten heeft geen convenant met Bergopwaarts@BOW, daar wordt wel overleg over gevoerd. Voor 2007 werd afgesproken halfjaarlijks overleg te voeren in deze setting. Deurne. In 2006 werd tweemaal overleg gevoerd met de heer Kerkers, wethouder Volkshuisvesting in Deurne. De heer Kerkers heeft aan de HBO een goed inzicht gegeven wat de – deels nog in ontwikkeling zijnde – plannen zijn voor de toekomst van de woningbouw in Deurne. Naar sfeer en inhoud kwalificeert de HBO deze overlegsituatie als “ goed “. De gemeente Deurne heeft een convenant met Bergopwaarts@BOW, welk convenant jaarlijks wordt “ ververst “. Provinciale vergaderingen van de Nederlandse Woonbond In 2006 werden te Tilburg vier maal Provinciale vergaderingen gehouden van de Nederlandse Woonbond. Ondanks het feit dat de vergaderingen op zich weinig wezenlijke kennis en/of informatie voor ons opleverde, namen per vergadering twee bestuursleden van de HBO daaraan deel. Van de eventueel van belang zijnde zaken die daar besproken werden dezen deze deelnemers op de eerstvolgende bestuursvergadering van de HBO daarvan verslag. CONTACT MET DE HUURDERS Spreekuur Iedere donderdagmorgen van 10.00 tot 12.00 uur is er in het HBO kantoor open spreekuur. De toeloop is niet zodanig dat het spreekuur overvol is, maar er wordt toch regelmatig gebruik van gemaakt door huurders, met name na het verschijnen van de eerste editie van Huurders Informatie. Verder is het zo dat de HBO per fax en telefoon bereikbaar is. Er kunnen mondelinge boodschappen worden ingesproken wanneer het kantoor onverhoopt niet bemand is. Post, mail, telefoon en fax worden vrijwel elke dag gecontroleerd en zo spoedig mogelijk beantwoord. Meldingen van huurders De meldingen van huurders over eventuele problemen die zij in hun woning, de omgeving van de woning of met de corporatie Bergopwaarts hebben, worden afgehandeld zoals met BOW is overeengekomen. De melding van de huurder wordt – voorzover deze niet direct door de HBO kan worden afgehandeld – gevat in een Meldingsformulier Huurders en gezonden naar de contactpersoon van de HBO bij BOW. Deze contactpersoon zorgt binnen de organisatie dat deze melding terecht komt bij de juiste persoon op de juiste plaats. Zonodig wordt de HBO over de afhandeling van de melding op de hoogte gehouden. Met betrekking tot directe problemen tussen huurder en BOW is afgesproken dat de HBO daar niet als een derde partij tussen gaat zitten, maar uitsluitend functioneert als boodschapper van de melding. Hierbij wordt de meldende huurder wel voorgelicht over het eventueel inschakelen van de Klachtenadviescommissie wanneer zij of hij meent op onjuiste of onheuse wijze te zijn behandeld. Meldingen die geen betrekking hebben op BOW worden voor de

Jaarverslag 2006 Vervolgblad 4

betrokkenen opgesteld en naar de betrokken instanties, zoals de gemeente of de belastingdienst gezonden. Ook huurders van particuliere verhuurders komen incidenteel voor raad en/of daad aankloppen bij de HBO. Dit heeft in 2006 geresulteerd in het opstellen van enkele bezwaarschriften voor deze personen. In het jaar 2006 werden door de HBO 45 meldingen van huurders ontvangen die op de hiervoor omschreven wijze werden verwerkt. Contact met huurders middels gespreksavonden In 2006 werden geen avonden belegd waarop in algemene zin of over speciale onderwerpen met huurders werd gesproken. Dit vond zijn oorzaak in het feit dat daarvoor geen onderwerpen aan de orde waren die voor álle huurders aan zouden kunnen spreken. Uit ervaring hebben wij geleerd dat deze onderwerpen voor álle huurders interessant én belangrijk zouden moeten zijn omdat anders met een zeer lage opkomst van huurders rekening moet worden gehouden. Daarentegen werd wél met huurders gesproken, en samen met huurders in overlegstructuren geparticipeerd in zaken die voor bepaalde groepen van huurders van belang waren. Voorbeelden hiervan zijn de overlegstructuren over het samenstellen van Sociale Plannen bij Sloop, met name in de St. Jozefparochie in Deurne en de duplexwoningen in Zeilberg gemeente Deurne. Verder wordt ook samengewerkt met de bewonerscommissie in de herstructurering van de Bloemenwijk in Asten. Daarnaast werd als huurdersvertegenwoordiging in ruime mate deelgenomen in werk- en klankbordgroepen ten behoeve van projecten als Woonservicezone’s St. Jozefparochie en Liessel. Contact- en informatieblad “ Huurders Informatie “ Omdat wij binnen het bestuur met uitsluitend de hiervoor aangeduide vormen van contact met de huurders niet tevreden waren, is de gedachte ontstaan een contact- en informatieblad te ontwikkelen welk blad bij iedere huurder thuis bezorgd zou gaan worden. Na enige tijd van voorbereiding door eigen bestuursleden, is de eerste editie van “ Huurders Informatie “ begin oktober 2006 bij iedere bij ons bekende huurder bezorgd. Alle medewerkers van Bergopwaarts@BOW, de Raad van Commissarissen, de Urgentie Commissie, de Klachtenadviescommissie, de Colleges van Burgemeester en Wethouders, de Gemeenteraadsleden, de Wijkraden, de KBO’s en diverse andere instanties kregen ook exemplaren toegezonden. Uit diverse reacties is ons gebleken dat dit contact- en informatieblad zeer goed is ontvangen. Wanneer het financieel en ook anderszins haalbaar zal blijken te zijn willen wij in 2007 twee edities van Huurders Informatie uit gaan brengen. Website De website van de HBO Deurne-Asten, www.hbodeurne-asten.nl, functioneert naar behoren. In de rubriek “Nieuws “ wordt regelmatig “ vers nieuws “geplaatst door een eigen website editor/bestuurslid. Huurders worden uitgenodigd te reageren op zaken die hen eventueel dwarszitten danwel van op- en aanmerkingen moeten worden voorzien. De website is voorzien van een direct te gebruiken contactknop voor emailberichten. Bereikbaarheid HBO voor de huurders Huurders kunnen op diverse wijze contact zoeken met de HBO. Hierover is ook uitgebreid geschreven in het contactblad Huurders Informatie. De mogelijkheden tot contact zijn de volgende: 1. Bezoek op het kantoor. Iedere donderdag is er open spreekuur van 10.00 tot 12.00 uur in het kantoor aan de Stijn Streuvelslaan 48a te Deurne. Er kan telefonisch om een ander tijdstip verzocht worden; 1. Er kan telefonisch contact opgenomen worden via 0493-323200 (indien niet bezet kan een boodschap worden achtergelaten) of per fax via 0493-323210; 2. Geschreven correspondentie kan worden gericht aan het bestuur van de HBO, Stijn Streuvelslaan 48a, 5751 XZ Deurne. De secretaris controleert vrijwel dagelijks de binnengekomen post en verwerkt deze direct.

Jaarverslag 2006 Vervolgblad 5

3. Via het e-mail adres [email protected] is de HBO ook bereikbaar. Ook de e-mail wordt vrijwel dagelijks gecontroleerd en behandeld. Ook via de website www.hbodeurne-asten.nl is direct e-mail contact mogelijk. SAMENWERKINGSREGELING EN ZAV BELEID Door de Woonbond werden op ons verzoek onze Samenwerkingsovereenkomst met Bergopwaarts@BOW en het beleid voor Zelf Aangebrachte Veranderingen (ZAV) onderworpen aan een zogenaamde Quickscan. ZAV beleid Eind november kwam het resultaat van de quickscan van het ZAV beleid van BOW bij ons binnen. Onder Conclusies en Aanbevelingen stond te lezen: “ Op een groot aantal onderdelen van het ZAV beleid voldoet Bergopwaarts@BOW aan de wettelijke voorschriften en aan de ZAV meetlat van de Woonbond “. Vervolgens worden er een aantal aanbevelingen gedaan die dit beleid zouden kunnen vervolmaken. De HBO zal in de komende tijd deze aanbevelingen bij BOW inbrengen en voorstellen deze op te nemen in het ZAV beleid. Samenwerkingsovereenkomst De quickscan van de Samenwerkingsovereenkomst kwam in 2006 niet meer binnen. De behandeling daarvan wordt doorgeschoven naar 2007. VERKIEZING “ BESTE VERHUURDER VAN 2006 “ DOOR DE WOONBOND In augustus 2006 riep de Nederlandse Woonbond haar leden op – wanneer daartoe aanleiding bestond – verhuurders te nomineren om mee te mogen dingen naar de titel “ Beste verhuurder van 2006 “. Bij deze oproep waren aanmeldings- en informatieformulieren gevoegd die de kwaliteit van de corporaties moesten staven. Het zwaartepunt lag dit jaar op het huurbeleid, maar er diende op een breed terrein informatie verstrekt te worden over de onderhavige corporaties. Na eerst binnen het bestuur uitvoerig gesproken te hebben over een eventuele nominatie en een eigen vergelijking met de omstandigheden die collega bestuursleden van andere corporaties meemaakten werd unaniem besloten te gaan voor een nominatie van BOW voor deze verkiezing. Midden november 2006 werd ons (onofficieel) meegedeeld dat BOW bij de laatste vijf geselecteerden zat, terwijl op 30 november bekend werd dat twee corporaties, waaronder BOW, in aanmerking kwamen voor de titel. Uiteindelijk werd BOW tweede en behaalde daarmee een officiële “ Eervolle Vermelding “, een oorkonde, een zilveren beker en een fraai juryrapport. Het geheel werd door de consulent van de Woonbond aan de heer Theuws uitgereikt op 6 december 2006, waarbij de medewerkers van BOW op alle locaties mee mochten genieten van een bedrijfslunch. LIDMAATSCHAP WOONBOND Als HBO Deurne-Asten zijn wij lid van de Nederlandse Woonbond. De contributie hiervoor is in onze ogen vrij hoog te noemen, namelijk ruim € 3600,00 per jaar. Het is echter onze mening dat dit lidmaatschap voor ons een vereiste is. We bestellen regelmatig, tegen lidmaatschapsprijzen, brochures en boeken die we voor ons werk nodig hebben. Ook de cursussen die worden gegeven en waar wij met regelmaat aan deelnemen zien wij als een noodzakelijkheid, alhoewel ook door ons bij een enkele cursus opmerkingen zijn geplaatst over de inhoud en kwaliteit daarvan. Per e-mail worden wij regelmatig door de Woonbond op de hoogte gebracht en gehouden van ontwikkelingen in de

Jaarverslag 2006 Vervolgblad 6

Volkshuisvesting waar wij ons voordeel mee kunnen doen. Daar waar wij dit noodzakelijk achten levert de Woonbond desgevraagd deskundige ondersteuning en assistentie. In Woonbond verband werd deelgenomen aan acties om de plannen van oud-minister Dekker met betrekking tot het huurbeleid niet door te laten gaan. De acties werden gevoerd onder de vlag van “ Houd Huren Betaalbaar “ en bestonden uit schriftelijke protesten, e-mail acties en een protest demonstratie. Aan de protest demonstratie in Amsterdam werd niet deelgenomen, aan de schriftelijke protest acties en de e-mail acties werd in ruime mate deelgenomen. Colleges van Burgemeester en Wethouders, de fracties van de politieke partijen in de gemeenteraden, woordvoerders Volkshuisvesting in de Tweede en Eerste Kamer en alle fractieleden van de politieke partijen in de Tweede en Eerste Kamer ontvingen protesten van de HBO DeurneAsten. HUISVESTING EN KANTOORFACILITEITEN De ruimte waarin de HBO Deurne-Asten kantoor houdt, mag als “goed” worden gekwalificeerd. Bereikbaarheid en parkeerruimte zijn goed. Oppervlakte en indeling voldoen vooralsnog aan onze eisen. In 2006 werd de houten vloer, die ongelijk en versleten was vervangen door vloerbedekking. Bureaus, tafels en stoelen zijn in voldoende mate aanwezig en voldoen goed. De kantoor apparatuur, zoals computers, printer, kopieerapparaat en fax voldoen aan de eisen van deze tijd. De pantry voldoet in redelijke mate aan de noden die we op dat gebied hebben. Met betrekking tot de verwarming zijn enige problemen gerezen. Om die reden werd een andere installatie aangeschaft. NASCHRIFT Wij, als bestuur van de HBO Deurne-Asten, zijn redelijk tevreden over de resultaten die bereikt zijn in 2007. Alhoewel niet alle doelstellingen bereikt zijn biedt de huidige werkwijze perspectief voor de toekomst, reden waarom dit jaarverslag met een goed gevoel afgesloten mag worden. Deurne, maart 2007, Het bestuur van de Huurders Belangen Organisatie Deurne-Asten.