Huishoudelijk reglement In aanvulling op de statuten 1. Doelstellingen vereniging •
De basisdoelstellingen van het FSIN zijn vastgelegd in de Statuten. Binnen die basisdoelstellingen zal het bestuur van het FSIN periodiek een vertaling maken van die doelstellingen naar praktijkgerichte activiteiten. Die concrete plannen worden jaarlijks voorgelegd aan de ledenvergadering.
•
Onze leden krijgen een bepaalde hoeveelheid exemplaren van elk rapport en/of dienst die het FSIN als basis aan de leden aanbiedt, conform het beleidsplan dat jaarlijks wordt vastgesteld door het bestuur en bekrachtigd wordt door de leden. Elk lid heeft er recht op om met een vast te stellen aantal managers aanwezig te zijn op de activiteiten die het FSIN organiseert. Het aantal deelnemers per bedrijf dat op een congres of event welkom is, wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld.
2. Soorten leden Het FSIN heeft betalende leden in vier categorieën. 1. Leveranciers in de foodsector. Fabrikanten of toeleveranciers die voedings- en genotmiddelen of gebruiks- en verbruiksgoederen binnen de foodsector verkopen. 2. Grossiers of logistieke dienstverleners. 3. Outletorganisaties. Bedrijven die uiteindelijk hun foodproducten verkopen aan de consument. 4. Zakelijke diensteverleners in de foodsector, mits ze door de ballotage van het bestuur als kandidaatlid van het FSIN worden goedgekeurd. De vierde categorie is in feite supportend lid omdat zij geen kandidaat voor een bestuurszetel kunnen kiezen (zie artikel 7.2 in de statuten). 3. Lidmaatschapsfee Het FSIN kent in de praktijk vier soorten lidmaatschappen met bijbehorende verschillen in de fee. a) Het basislidmaatschapsbedrag is met ingang van juli 2007 vastgesteld op € 4.500,b) Het bestuur kan besluiten om een aspirant lid gedurende één jaar tijd een kennismakingslidmaatschap aan te bieden van € 2.500,-. Dat lidmaatschap gaat dan automatisch over in een gewoon lidmaatschap wanneer het betreffende aspirant-lid niet 3 maanden voor het verstrijken van het proeflidmaatschap, dat lidmaatschap beëindigt. Dat proeflidmaatschap betekent dat dit lid gedurende de proeftijd de rechten heeft van categorie c (hierop volgend). c) Heel kleine bedrijven (minder dan 25 werknemers en minder dan 3 miljoen Euro omzet) betalen een fee van € 2.500,-. Voor deze leden geldt dat ze de helft van het aantal exemplaren van de producten krijgen ten opzichte van het basislidmaatschap. d) Grote concerns met meer dan 300 werknemers en meerdere werkmaatschappijen betalen een fee van € 7.500,- Voor dat bedrag worden dan de dubbele hoeveelheid producten geleverd. Tot slot kent het FSIN nog een beperkt aantal gastleden die geen fee betalen, maar in ruil voor hun lidmaatschap diensten leveren aan het FSIN. Tot nu toe zijn dat alleen HBO scholen en Universiteiten. Die leden krijgen eenderde van de hoeveelheid documenten van een gewoon lid.
1 Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011
4. Opzeggingstermijn •
Op twee momenten in een jaar gaat het lidmaatschap van het FSIN in. Per januari en per juli van een kalenderjaar, afhankelijk van het moment dat het lidmaatschap ingaat.
•
Een lid krijgt een factuur voor een heel jaar. Dat kan dus een lidmaatschapsjaar zijn van 1 juli tot en met 30 juni. Of van 1 januari t/m 31 december.
•
Tot en met maart van een kalenderjaar wordt een lid met terugwerkende kracht tot januari lid van het FSIN en krijgt dan ook alle rapporten die voor die tijd zijn verschenen. Na maart gaat het lidmaatschap per 1 juli in. Tot en met september geldt dat het lidmaatschap met terugwerkende kracht tot 1 juli ingaat. En de rapporten van juli t/m september krijgt het betreffende nieuwe lid dan toegestuurd.
•
Het opzeggen van het lidmaatschap kent een opzegtermijn van 12 maanden, ingaande het moment van een nieuw lidmaatschapsjaar.
5. Vergaderingen •
Het FSIN houdt een keer per jaar een ledenvergadering. De stukken voor die vergadering worden drie weken voor die vergadering toegestuurd aan de primaire contactpersonen die de leden hebben opgegeven voor de correspondentie met het FSIN.
•
Stemming over besluiten gebeurt via handopsteken en bij twijfel over die uitslag zal een schriftelijke stemming worden gehouden.
•
Voor besluiten (wat niet in de statuten geregeld is) volstaat een meerderheid van de aanwezige leden. Daarbij geldt dat elk lid één stem heeft, ongeacht de grootte van het lidmaatschap.
•
De besluiten van de jaarvergadering worden in notulen vastgelegd.
6. Bedrijfsvoering •
Ten behoeve van de bedrijfsvoering van het FSIN is een directeur benoemd die vanuit een extern bureau de directievoering verzorgt. De samenwerking met dat bureau wordt in een apart contract geregeld. De overeenkomst met het externe bureau heeft een opzegtermijn van 1 jaar, gericht op de continuïteit van de bedrijfsvoering.
•
Een extern bureau is tevens verantwoordelijk voor de verwerking van de administratie, de facturing en het debiteurenbeheer van het FSIN.
•
Dat bureau is ook verantwoordelijk voor de productie van de Jaarrapporten en de overige rapportages en de daarbij behorende kwalitatieve research.
•
Het toezicht op - en de aansturing van - de directievoering wordt verzorgd door het dagelijks bestuur (voorzitter, penningmeester en secretaris).
•
De directeur zorgt ervoor dat alle overige taken naast zijn eigen specialismen door medewerkers van het externe bureau en/of extern ingehuurde medewerkers (lees producenten, specialisten en deskundigen) worden uitgevoerd en houdt toezicht op de kwaliteit, de efficiency en de planning van die activiteiten gericht op de continuïteit van de dienstverlening.
•
Met extern ingehuurde medewerkers zullen deugdelijke overeenkomsten gesloten worden over beloningen en onkostenvergoedingen en aansprakelijkheid in overeenstemming met fiscalenwetgeving (o.a. VAR verklaringen) alsmede bevattend een exclusiviteits- en geheimhouding- en non-concurrentie bedingen. Zij zullen in principe rechtstreeks aan het FSIN factureren, tenzij anders wordt besloten door het bestuur.
2 Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011
•
De begroting wordt door de directeur in nauw overleg met de penningmeester voorbereid, door het bestuur goedgekeurd en moet vervolgens door de ledenraad worden goedgekeurd.
•
De administratie en de boekhouding wordt gevoerd in overleg met de penningmeester en de externe accountant.
•
De externe accountant controleert de boekhouding, de verwerking van de administratie ten opzichte van de goedgekeurde begroting en de overeenkomsten met de ingehuurde medewerkers in relatie tot het door hen gefactureerde. De externe accountant werkt in opdracht van- en doet verslag aan het bestuur.
•
De accountant werkt jaarlijks de jaarrekening uit in samenhang met een samenstelselverklaring.
7. Bevoegdheden •
De directeur van het FSIN is bevoegd om binnen de goedgekeurde jaarplannen en begroting alle besluiten te nemen die noodzakelijk zijn voor de doelstellingen van het FSIN. Het bestuur houdt daar toezicht op en zal achteraf besluiten sanctioneren.
•
Het bestuur zal op eigen initiatief ook kunnen bepalen dat voor bepaalde besluiten (zelfs binnen de goedgekeurde jaarplannen) vooraf bestuursgoedkeuring nodig is.
•
De directeur zorgt voor het afwikkelen van alle financiële activiteiten en de penningmeester houdt toezicht op de boekhouding (zie punt 6).
•
De directeur heeft tekenbevoegdheid voor alle posten die vooraf in de jaarbegroting zijn goedgekeurd. Voor contracten die een langere doorlooptijd hebben dan een jaar zal telkens een apart bestuursbesluit genomen worden.
•
Posten die niet in de begroting staan en die een bedrag van € 2.500,- overtreffen zullen eerst aan het DB van de vereniging worden voorgelegd.
•
De directeur zal voor elk van zijn beslissingen verantwoording moeten kunnen afleggen.
8. Medewerkers •
Het FSIN heeft (vooralsnog) geen eigen medewerkers in dienst.
•
Noodzakelijke onkosten van ingehuurde medewerkers zullen worden vergoed op basis van de eerder genoemde overeenkomsten, indien dat met hen is afgesproken.
•
Ingehuurde medewerkers zorgen voor een VAR verklaring. Het FSIN aanvaardt geen verplichtingen en/of aansprakelijkheid van een werkgever voor de ingehuurde medewerkers. e
Zie punt 6, 7 bullet. •
Elk jaar wordt opnieuw bekeken welk soort specialisme nodig is voor het FSIN en op basis daarvan worden in te huren medewerkers geselecteerd door de directeur en gesanctioneerd door het bestuur.
9. Administratie •
De verwerking van de administratie en boekhouding worden uitbesteed aan een extern bureau.
•
Toezicht op de administratie en boekhouding wordt gedaan door de penningmeester en de accountant.
•
Penningmeester en accountant geven aanwijzingen voor het voeren van de administratie.
10. Secretariaat •
Het secretariaat van het FSIN wordt eveneens uitbesteed aan een extern bureau.
3 Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011
11. Directievoering •
De directeur van het FSIN draagt zorg voor alle organisatorische werkzaamheden van het FSIN en is primair ook het gezicht naar buiten.
•
De vergoeding voor die directiefunctie wordt tweejaarlijks vastgesteld door het bestuur.
•
De directiefunctie voor het FSIN is parttime.
•
Het is de directeur niet toegestaan nevenactiviteiten te hebben die concurrerend zijn voor het FSIN of die een verstrengeling van belangen tot gevolg kunnen hebben.
•
In een aparte overeenkomst wordt de samenwerking tussen het bureau dat de directievoering verzorgt en het FSIN vastgelegd.
•
Voor de directiefunctie geldt een opzegtermijn van een jaar.
12. Werkgroepen •
Het FSIN werkt met specialisten van de leden. Die kunnen met elkaar een werkgroep vormen die zorg draagt voor een deel van de doestellingen van het FSIN.
•
Het aantal werkgroepen wordt bepaald door het bestuur.
•
Een werkgroep heeft een taakomschrijving die vastgesteld wordt door het bestuur van het FSIN. De uitvoering alsmede het toezicht daarop valt onder verantwoordelijkheid van de directeur.
•
Een werkgroep heeft een onbezoldigde voorzitter die de leden kunnen benoemen uit hun eigen midden.
•
Waar nodig kan een voorzitter ondersteund worden door een externe specialist, te bepalen door de directeur van het FSIN.
•
Een voorzitter zorgt voor het realiseren en de voortgang van de activiteiten van een werkgroep en maakt een verslag dat beschikbaar is voor alle leden van het FSIN na goedkeuring van de directeur.
13. Jaarverslag •
De directeur van het FSIN zorgt jaarlijks voor een verslaglegging van de activiteiten van het FSIN en een overzicht van de financiële verslaglegging zoals die door de accountant wordt goedgekeurd.
•
Het bestuur kan dat verslag aanvullen met eigen conclusies en activiteitenoverzichten.
•
Dat verslag wordt na accordering door het bestuur ter goedkeuring voorgelegd aan de leden van het FSIN op de jaarlijkse ledenvergadering.
•
Een begroting en samenvatting van de plannen voor het komende jaar maakt onderdeel uit van die jaarlijkse rapportage aan de leden.
•
Dat jaarverslag wordt toegankelijk gemaakt voor alle leden via de website van het FSIN.
14. Bestuursvergaderingen •
Het bestuur vergadert minimaal 4 keer per jaar en/of zo vaak als wenselijk of nodig is.
•
Bestuursleden kunnen ook uitvoerend verantwoordelijk zijn voor deelterreinen van het beleid.
•
Als een activiteit van een bestuurslid zodanig veel tijd vergt dat redelijkerwijs niet meer kan worden verwacht dat hij of zij dat pro deo uitvoert vanuit zijn functie als bestuurslid, dan kan hij of zij daar een van tevoren vast te stellen vergoeding voor ontvangen. Dat kan alleen gebeuren met unanieme instemming van het bestuur. De verantwoording daarvoor zal aan de ledenraad worden voorgelegd.
4 Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011
•
Bestuursleden zijn vanuit hun gewone bestuursfunctie actief betrokken bij het werven van leden.
•
De directeur zorgt ervoor dat de bestuursleden ook tussen de vergaderingen door op de hoogte worden gehouden van belangrijke ontwikkelingen die met het FSIN te maken hebben.
•
De directeur zorgt ervoor dat van elke vergadering een verslag wordt gemaakt en een aparte lijst met eventuele actiepunten. Dit verslag wordt binnen twee weken toegezonden aan de bestuursleden.
•
Dat verslag wordt de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd.
15. Bestuurswisseling* •
Uitgangspunt bij het FSIN is dat zoveel mogelijk opgebouwde kennis en ervaring in het bestuur behouden blijft, vooral ook omdat bestuursleden ook uitvoerend verantwoordelijk kunnen zijn.
•
In navolging van de statuten zal een aftredingschema worden gemaakt voor het bestuur. Dat wordt vastgelegd in een document en op de website van het FSIN toegankelijk gemaakt voor de leden.
•
Bestuursleden kunnen voor maximaal 8 jaar in functie zijn en op voordracht van het bestuur kan die periode nog met 4 jaar worden verlengd als de ledenvergadering daarmee instemt.
•
De externe voorzitter wordt voor een periode van 4 jaar benoemd en die periode kan met 4 jaar worden verlengd.
•
Een bestuurslid representeert een van de drie sectoren uit de foodservice markt. Of fabrikant/leverancier; of grossier/logistiek serviceprovider; of outletorganisatie.
•
Hij/zij is als persoon lid van het bestuur, ook al zal hij een nauwe band hebben met zijn werkgever. Hij is niet primair een vertegenwoordiger van het bedrijf waar hij of zij werkt.
•
Als een bestuurslid echter niet meer werkzaam is bij een lid van het FSIN zal hij of zij de zetel ter beschikking stellen. Een uitzondering kan worden gemaakt als zijn voormalige werkgever daarvoor een verzoek indient. Dan blijft hij optreden namens die sector uit hoofde van zijn vorige functie.
•
De leeftijdsgrens van bestuursleden wordt vastgesteld op 72 jaar.
16. Aansprakelijkheid •
Voor de bestuursleden is door het FSIN een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.
•
Het FSIN wil en zal op geen enkele wijze betrokken zijn bij concurrentievervalsende maatregelen binnen het activiteitenterrein van haar leden. Daarom heeft het FSIN een aparte gedragscode** ontworpen (voor alle medewerkers, bestuurs- en werkgroepleden) die integraal deel uitmaakt van het huishoudelijk reglement.
* Criteria voor bestuursleden en procedure bestuursselectie staan in een apart document. ** Gedragscode in een apart document
5 Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011
Bijlage bij huishoudelijk reglement: Criteria voor bestuursbenoemingen en procedure bestuursselectie.
Criteria voor bestuursleden en procedure bestuursselectie Van een bestuurslid verwachten wij het volgende: •
•
• • • • •
Dat hij of zij als persoon met algemene branchedeskundigheid in het bestuur plaats neemt. Hij vertegenwoordigt niet primair zijn eigen bedrijf, maar een segment uit de drie geledingen waaruit het FSIN bestaat: outlets, grossiers/distributeurs of fabrikanten/leveranciers. Dat hij/zij zelf op directieniveau in zijn eigen bedrijf actief is. In overleg met het bestuur en zijn eigen bedrijf zullen we bij uitzondering van dit criterium kunnen afwijken. Primair geldt het uitgangspunt dat we verwachten van onze leden dat ze iemand op directieniveau kandidaat stellen voor het bestuurslidmaatschap. Dat hij zich voor 5 bestuursvergaderingen per jaar kan vrijmaken en daarnaast de beide congressen van het FSIN kan bijwonen. Verder zal er tijd vrijgemaakt moeten worden voor het lezen van stukken of telefonisch overleg. Dat hij proactief een portefeuille kan beheren (aandachtsveld) en in overleg met collega bestuursleden en met steun van het FSIN Bureau beleidsvoorbereidende documenten voor het bestuur kan maken. Dat hij actiepunten die op zijn naam komen tussen de vergaderingen door kan afwerken. Dat hij actief het FSIN kan promoten en waar mogelijk andere bedrijven kan overhalen tot lidmaatschap. Dat hij de rol en identiteit van het FSIN als Onafhankelijk Kennisinstituut zal respecteren en kan bevorderen.
Procedure bij vacatures •
•
• •
• • •
•
Als een bestuurslid aftreedt en niet herkiesbaar is, zal het bestuur van het FSIN die vacature bekend maken en zelf met een kandidaat bestuurslid maar voren komen. Dat laatste doen we om een evenwichtige spreiding van soorten leden te bevorderen. De stemming over een vacature proberen we binnen een half jaar na het ontstaan van de vacature te laten plaatsvinden. In de vakantietijd zullen we geen stemmingen of kandidaatstelling organiseren, maar wachten tot na die periode. We stellen de kandidaat van het bestuur voor aan de leden door middel van een compact CV en argumentatie. Alle andere leden uit het segment waarin de vacature gekomen is (dus: outlets, grossiers of fabrikanten) kunnen vervolgens binnen twee weken aangeven of ze instemmen met de kandidaat van het bestuur óf dat ze liever een andere kandidaat (uit het eigen bedrijf of een ander bedrijf) naar voren brengen. Ze moeten dan de kandidaat met CV en beargumentering aanmelden bij het FSIN. Het FSIN gaat er dan vanuit dat de betreffende ‘tegenkandidaat’ voldoet aan de criteria en ook zelf bereid en in staat is de bij de bestuursfunctie horende tijd, taken en bevoegdheden in te vullen. Het FSIN meldt vervolgens welke kandidaten door de leden als ‘tegenkandidaat’ naar voren zijn geschoven. Gelijktijdig wordt een stemformulier meegezonden met daarop alle kandidaten. De leden uit het betreffende segment hebben vervolgens twee weken de tijd om schriftelijk hun stem uit te brengen door het opsturen van het getekende document. Elk lidbedrijf uit het betreffende segment heeft één stem. De kandidaat waarop de meeste stemmen zijn uitgebracht wordt benoemd. Mochten de stemmen staken (evenveel uitgebrachte stemmen) dan geeft de stem van de onafhankelijke voorzitter de doorslag.
6 Editie huishoudelijk reglement FoodService Instituut Nederland 22 juni 2011
