HUISHOUDELIJK REGLEMENT van de BOND VAN KOREN IN DRENTHE vastgesteld en goedgekeurd op de jaarvergadering d.d. 17 maart 2001, te Gieten. Artikel 1 ALGEMENE BEPALINGEN 1.1 1.2
In dit reglement wordt verstaan onder "Drentse Bond" de Bond van Koren in Drenthe, opgericht op 1 oktober 1916. Overeenkomstig artikel 1.3 der statuten is de vereniging aangegaan voor onbepaalde tijd.
Artikel 2 DOEL 2.1
Overeenkomstig de bepalingen van artikel 2 van de statuten is het doel van de Drentse Bond: het bevorderen van de koorzang in het algemeen en die van haar leden in het bijzonder.
Artikel 3 MIDDELEN 3.1
Zij tracht dit doel te bereiken overeenkomstig de bepalingen van artikel 3 der statuten onder de letters a t/m g.
Artikel 4 LEDEN EN JUNIORLEDEN/KOREN, ERELEDEN EN BEGUNSTIGERS 4.1
Leden en juniorleden/koren, ereleden en begunstigers zijn zij die, overeenkomstig artikel 4.1 t/m 4.6 der statuten, zich als zodanig bij de Drentse Bond hebben aangesloten. 4.2 Opgave tot lid/koor en juniorlid/koor geschiedt schriftelijk aan het secretariaat van de Drentse Bond, onder vermelding van de naam van het koor, de namen en adressen van de leden van het Dagelijks Bestuur en van de dirigent, alsmede van het aantal koorleden. 4.3 Onder juniorleden/koren worden verstaan: a. kinderkoren met een leeftijd tot 14 jaar; b. jongerenkoren en daar van afgeleide gospelgroepen en schoolkoren in de leeftijdsgroep variërend van 14 jaar tot een leeftijd die het koor wenselijk lijkt. 4.4 Juniorleden/koren kunnen alleen in de Drentse Bond vertegenwoordigd zijn door meerderjarigen, die een bestuurlijke functie vervullen binnen het betreffende koor. 4.5 De Drentse Bond kent als begunstigers de zogenaamde donateurs. Het donatiebedrag wordt door de Algemene Vergadering vastgesteld. Donatiegelden worden in het eerste kwartaal van het jaar geïnd. Artikel 5 EINDE LIDMAATSCHAP
5.1 5.2
5.3
5.4
Het lidmaatschap kan worden beëindigd overeenkomstig de artikelen 6.1 t/m 6.6 der statuten. Bij besluit tot ontzetting kan een lid/koor binnen drie maanden na ontvangst van de desbetreffende kennisgeving hiertegen beroep aantekenen bij de Algemene Vergadering. Dit beroep moet schriftelijk bij het secretariaat van de Drentse Bond worden ingediend. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid/koor geschorst. Tenzij het betrokken lid/koor te kennen geeft dat het beroep behandeld kan worden op de eerstvolgende door het bestuur van de Drentse Bond uit te schrijven Algemene Vergadering, roept het bestuur binnen drie maanden na ontvangst van het ingediende schriftelijke beroep de Algemene Vergadering bijeen ter behandeling van het beroep. Het betrokken lid/koor wordt in de gelegenheid gesteld om tijdens de behandeling van het beroep, middels een afvaardiging, deze Algemene Vergadering bij te wonen. Deze afvaardiging is gerechtigd het woord te voeren ter verdediging van het beroep. De afvaardiging van het lid/koor heeft echter geen stemrecht. Een lid/koor dat wordt ontzet (geroyeerd) kan eerst twee jaar na dagtekening van het besluit tot ontzetting opnieuw als lid/koor tot de Drentse Bond worden toegelaten.
Artikel 6 OPGAVE VAN HET AANTAL ZANGERS VAN DE LEDEN/KOREN 6.1
6.2
6.3
In december voorafgaand aan het nieuwe verenigingsjaar wordt aan de leden/koren een vragenlijst betreffende het ledenbestand gezonden, waarin opgave wordt gevraagd van het aantal leden per 1 januari van het verenigingsjaar, alsmede de namen van de dirigent en van de leden van het Dagelijks Bestuur. In verband met de berekening van de BUMA-premie en de afdracht aan de LOPRZ dient het lid/koor opgave in leeftijdscategorieën te doen, zoals op het vragenformulier is aangegeven. Het formulier dient voor 1 januari aan het secretariaat van de Drentse Bond te worden verzonden. het in gebreke blijven van opgave van het ledenbestand binnen de gestelde termijn zal de Drentse Bond het lid/koor een boete in rekening brengen van € 50,-.
Artikel 7 CONTRIBUTIE EN BIJDRAGEN 7.1 7.2
7.3
7.4
De contributie van de Drentse Bond wordt vastgesteld op grond van drie koorvormen, t.w.: kinderkoren, ouderenkoren en overige koren. Overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 8.1 t/m 8.3 van de statuten dient de verschuldigde contributie binnen een termijn van een maand na verzending van de nota aan de penningmeester van de Drentse Bond te worden overgemaakt. Als grondslag voor de berekening geldt het aantal leden van het betreffende lid/koor op 1 januari van het lopende kalenderjaar. Bij niet tijdig voldoen aan de financiële verplichtingen door het lid/koor wordt het te betalen bedrag verhoogd met € 50,- boete. Kosten voortvloeiend uit het inschakelen van een incassobureau dienen eveneens door het lid/koor te worden betaald. Wanneer het lidmaatschap in de loop van het kalenderjaar wordt beëindigd, blijft de contributie voor het gehele jaar verschuldigd, behoudens dispensatie door het bestuur verleend. Bijdragen van begunstigers worden in het eerste kwartaal van het lopende kalenderjaar geïnd. Wanneer het donateurschap in de loop van het kalenderjaar wordt beëindigd, blijft de jaarlijkse bijdrage voor het gehele verenigingsjaar verschuldigd, behoudens dispensatie door het bestuur verleend.
7.5 7.6
Het bestuur kan de bijdragen van een begunstiger zonder opgave van redenen te allen tijde weigeren. Koren die zich in het jaar van oprichting melden als lid/koor van de Drentse Bond ontvangen in het eerste jaar van lidmaatschap een reductie van 40% op de verschuldigde contributie.
Artikel 8 BOEKJAAR 8.1
Het boekjaar van de Drentse Bond is gelijk aan het kalenderjaar.
Artikel 9 HET BESTUUR 9.1
9.2 9.3 9.4 9.5 9.6
9.7
9.8
9.9 9.10 9.11 9.12
Overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 12.1 t/m 12.10 der statuten worden de bestuursleden benoemd door de Algemene Vergadering uit de afgevaardigden of uit de leden van de bij de Drentse Bond aangesloten koren. Eén dirigent van een bij de Drentse Bond aangesloten koor kan als adviseur worden benoemd. Hij heeft een adviserende taak in muzikaal-technische aangelegenheden. Het aantal bestuursleden van de Drentse Bond bedraagt minimaal vijf en maximaal negen. Het aantal bestuursleden is steeds een oneven aantal. Overeenkomstig artikel 12.1b der statuten wordt de Bondsvoorzitter in functie door de Algemene Vergadering gekozen. De overige bestuursfuncties worden in onderling overleg verdeeld. Het Dagelijks Bestuur van de Drentse Bond wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester tezamen. Bij mutaties in het bestuur,waarbij bestuursleden als zodanig uittreden, dienen de in hun bezit zijnde Bondsstukken, zoals statuten en huishoudelijk reglement, alsmede andere belangrijke stukken, voorzover geen persoonlijk bezit, aan nieuwe bestuursleden te worden overgedragen. Bij een periodieke bestuursverkiezing wordt een nieuw bestuurslid gekozen voor een termijn van drie jaar en kan een periodiek aftredend bestuurslid voor drie jaar worden herkozen, mits uit de agenda blijkt dat het aftredende bestuurslid zich herkiesbaar heeft gesteld. Volgens een opgemaakt rooster treden, bij maximale bezetting, jaarlijks tenminste drie bestuursleden af. Het gelijktijdig aftreden van voorzitter en secretaris, voorzitter en penningmeester of secretaris en penningmeester mag niet voorkomen. Tussentijds gekozen bestuursleden nemen op het rooster van aftreden de plaats van hun voorganger in, zodat hun eerste zittingsperiode minder dan drie jaar kan zijn. Bij eventuele herverkiezing na deze periode geldt de termijn van drie jaar. Het bestuur van de Drentse Bond vergadert zo dikwijls en op tijdstippen als door de voorzitter of door de meerderheid der bestuursleden wordt nodig geacht. Bij de voorzitter berust de leiding der vergadering. Bij ontstentenis van de voorzitter vervangt de vice-voorzitter hem. De secretaris beheert de administratie van de Drentse Bond, draagt zorg voor het notuleren der vergaderingen en verricht al die werkzaamheden die tot de taak van een secretaris gerekend kunnen worden. Voor het notuleren van de vergaderingen en het uitwerken van notulen kan door het bestuur van de Drentse Bond een notulist worden aangesteld.
9.13
9.14
9.15
De penningmeester voert het geldelijk beheer door middel van een zorgvuldige boekhouding. Bij langdurige ontstentenis als gevolg van ziekte of andere omstandigheden kunnen de werkzaamheden worden overgedragen aan zijn vervanger. Het overnemen van machtigingen bij financiële instellingen dient door de overige bestuursleden gesanctioneerd te worden. Bij grove nalatigheid of bij malversaties rust op de voorzitter van de Drentse Bond de verplichting onmiddellijk die maatregelen te nemen die de Bond voor ernstige nadelige gevolgen kunnen behoeden. In ieder geval dient terstond een gedegen onderzoek te worden ingesteld, waarbij de hulp van een accountant of een onderzoekscommissie kan worden ingeroepen. Elk bestuurslid kan te allen tijde door de Algemene Vergadering worden ontslagen of geschorst. Een schorsing die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag eindigt door het verloop van genoemde termijn. Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts door: a. het eindigen van het lidmaatschap van het lid/koor dat het betrokken bestuurslid als lid heeft ingeschreven; de Algemene Vergadering kan hierbij dispensatie verlenen. b. bedanken en/of overlijden. c. niet te worden herkozen na een periodieke aftreding.
Artikel 10 ONKOSTENVERGOEDINGEN AAN BESTUURSLEDEN 10.1
10.2 10.3 10.4
Leden van het bestuur van de Drentse Bond hebben recht op vergoeding van in het kader der werkzaamheden gemaakte onkosten, welke de toets van een goed zakelijk beleid moeten kunnen doorstaan. Kosten van openbaar vervoer worden zonder meer vergoed; de vergoeding van Autokosten (eigen vervoer) is gerelateerd aan rijksnormen. De Algemene Vergadering kan elk lid van het Dagelijks Bestuur een onkostenvergoeding toekennen. Bepaalde noodzakelijke onkosten, zoals telefoon- en portokosten, worden door de penningmeester aan de bestuursleden vergoed.
Artikel 11 DE ALGEMENE LEDENVERGADERING 11.1
11.2 11.3
11.4
Overeenkomstig artikel 10.1 der statuten dient jaarlijks tenminste één Algemene Ledenvergadering te worden gehouden, uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar. Deze Algemene Vergadering is de jaarvergadering van de Drentse Bond en draagt hoofdzakelijk een huishoudelijk karakter. De uitnodiging tot het bijwonen van deze Algemene Vergadering dient tenminste twee weken voor de vergadering in het bezit te zijn van de leden/koren, de ereleden en, zonodig, de besturen van overkoepelende of samenwerkende organisaties. Vergaderstukken, zoals agenda, notulen en andere verslagen dienen eveneens uiterlijk twee weken voor de datum waarop de Algemene Vergadering is uitgeschreven in het bezit te zijn van de in sub 2 van dit artikel genoemde leden en besturen. De agenda van de Algemene Vergadering bevat tenminste de volgende punten: a. verkiezing van bestuursleden; b. jaarverslag van het bestuur over het afgelopen boekjaar; c. rekening en verantwoording over het financieel beleid; d. verslag van de bevindingen van de kascommissie; e. benoeming van de kascommissie; f. het vaststellen van de begroting voor het nieuwe boekjaar.
11.5 11.6
11.7
11.8
11.9 11.10
11.11
De overige agendapunten voor de Algemene Vergadering worden door het bestuur vastgesteld. Een verzoek tot het bijeenroepen van een bijzondere Algemene Vergadering als bedoeld in artikel 10.3a der statuten dient vergezeld te gaan van de reden van het verzoek en van de voorstellen en/of namen van kandidaten voor een eventuele bestuursverkiezing. Indien binnen twee weken door het bestuur van de Drentse Bond geen gevolg wordt gegeven aan een dergelijk verzoek, kunnen de verzoekers, overeenkomstig artikel 10 lid 3b der statuten zelf tot bijeenroeping overgaan. In dit geval berust de leiding van deze vergadering bij één der voorzitters der verzoekende koren. De agenda en de benodigde stukken voor deze bijzondere ledenvergadering dienen aan de leden/koren en aan het bestuur van de Drentse Bond te worden gezonden. De bestuursleden van de Drentse Bond hebben te allen tijde het recht een dergelijke vergadering te bezoeken en daar het woord te voeren. Het niet voldoen aan de bepalingen, vervat in dit artikel en de statuten, ontneemt die bijzondere ledenvergadering alle rechtsgeldigheid. De secretariaten van de leden/koren hebben de plicht de vergaderstukken en de agenda onmiddellijk door te zenden, respectievelijk ter hand te stellen, aan degene(n) voor wie ze van belang zijn met het oog op het bijwonen van een aangekondigde algemene dan wel bijzondere ledenvergadering. Dirigenten van leden/koren hebben toegang tot de Algemene Vergadering van de Drentse Bond. Ze hebben geen stemrecht.
Artikel 12 KASCONTROLECOMMISSIE 12.1 12.2
De kascontrolecommissie wordt telkenjare door de Algemene Vergadering uit haar leden/koren benoemd, overeenkomstig artikel 16.1 t/m 4 van de statuten. Eén der leden van de kascontrolecommissie doet mondeling of schriftelijk verslag van de bevindingen aan de Algemene Vergadering.
Artikel 13 WERKCOMMISSIES 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5
Op voorstel van het bestuur van de Drentse Bond dan wel op voorstel van de Algemene Vergadering kunnen commissies worden ingesteld voor het uitvoeren van een bepaalde taak. De commissies worden onderscheiden in vaste en tijdelijke commissies. Vaste commissies blijven bestaan totdat het bestuur van de Drentse Bond de aan de commissie gedelegeerde taak weer overneemt. Tijdelijke commissies worden na het volbrengen van hun taak weer ontbonden. Het voorzitterschap van een commissie berust bij een bestuurslid van de Drentse Bond.
Artikel 14 HET BONDSINSIGNE 14.1
14.2
Leden van aangesloten leden/koren die aannemelijk kunnen maken 40 jaar of langer in koorverband de koorzang beoefend te hebben, en dit nog steeds actief doen, kunnen in aanmerking komen voor een bondsinsigne. Dit insigne is niet overdraagbaar. Genoemde periode van 40 jaar of langer behoeft niet aaneengesloten en ook niet bij hetzelfde koor geweest te zijn. De koren uit vroegere perioden behoeven geen lid van de Drentse Bond te zijn geweest.
14.3
14.4
Uitreiking van het bondsinsigne geschiedt op verzoek van het lid/koor, waarvan de betrokken persoon tenminste de laatste twee jaar lid geweest moet zijn. Uitreiking vindt plaats op een eigen concert van het lid/koor, op een eigen jaarvergadering dan wel op de Algemene Vergadering van de Drentse Bond. Leden van aangesloten leden/koren die reeds 50 jaar actief de koorzang beoefend hebben, kunnen, bij huldiging door hun eigen koor, een door de Drentse Bond ter beschikking gestelde oorkonde ontvangen.
Artikel 15 SLOT 15.1 15.2
15.3
15.4
15.5 15.6
Elk lid/koor en elk bestuurslid van de Drentse Bond is verplicht een exemplaar van de statuten en huishoudelijk reglement van de Drentse Bond in zijn bezit te hebben. De behandeling van een voorstel tot wijziging van dit huishoudelijk reglement geschiedt volgens dezelfde procedure als bij wijziging der statuten, zie artikel 17 der statuten, met dit verschil dat tenminste twee/derde der leden/koren vertegenwoordigd moet zijn. Indien, door het ontbreken van het vereiste aantal leden/koren op de Algemene Vergadering, niet tot wijziging van statuten of huishoudelijk reglement kan worden overgegaan, dient het wijzigingsvoorstel op de eerstvolgende Algemene Vergadering opnieuw te worden behandeld. Het besluit tot goedkeuring kan dan worden genomen ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden, mits met een meerderheid van twee/derde der aanwezige stemgerechtigde leden. Na goedkeuring door de Algemene Vergadering wordt de wijziging van het huishoudelijk reglement meteen van kracht, dit in afwijking van een wijziging van de statuten, welke pas in werking treedt na het opmaken van een notariële akte. Van een goedgekeurde wijziging van het huishoudelijk reglement dient zo spoedig mogelijk een schriftelijke bevestiging aan de leden/koren te worden gezonden. In gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement van de Drentse Bond niet voorzien, beslist het bestuur van de Drentse Bond.
Gieten, 17 maart 2001
