Huishoudelijk Reglement

OCMW Zele

Huishoudelijk Reglement

Vastgesteld door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn 19 januari 2013, aangepast op 24 juni 2014

-1-

Inhoudsopgave DEEL 1. DE BEVOEGDHEDEN VAN DE ORGANEN

4

HOOFDSTUK 1. DE BESTUURSORGANEN 1.1. DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN 1.2. HET VAST BUREAU 1.3. HET BIJZONDER COMITE SOCIALE ZAKEN 1.4. HET BIJZONDER COMITE ALGEMEEN BELEID

4 4 4 5 5

HOOFDSTUK 2. SECRETARIS, MANAGEMENTTEAM, BUDGETHOUDERSCHAP 2.3 DE SECRETARIS 2.1. HET MANAGEMENTTEAM 2.2. BUDGETHOUDERSCHAP

5 5 7 7

DEEL 2. DE WERKING VAN DE BESTUURSORGANEN

8

HOOFDSTUK 1. RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN 1.1. BIJEENROEPING 1.2. TERMIJN VAN OPROEPING EN DOCUMENTEN 1.3. INZAGERECHT EN BEZOEKRECHT VAN DE RAADSLEDEN 1.4. AANWEZIGHEIDSQUORUM 1.5. WIJZE VAN VERGADEREN 1.6. NOTULEN 1.7. ORDEHANDHAVING 1.8. OPENBAARHEID VAN BESTUUR 1.9. OPENBARE EN BESLOTEN VERGADERING 1.10. WIJZE VAN STEMMEN 1.11 DRINGENDE HULPVERLENING 1.12. ONDERTEKENEN VAN STUKKEN

8 8 9 10 12 13 14 15 17 17 18 20 21

HOOFDSTUK 2. HET VAST BUREAU

22

HOOFDSTUK 3. BIJZONDER COMITE SOCIALE ZAKEN

22

HOOFDSTUK 4. BIJZONDER COMITE ALGEMEEN BELEID

23

HOOFDSTUK 5. GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN VOOR HET VAST BUREAU EN HET BIJZONDER COMITE SOCIALE ZAKEN 24 HOOFDSTUK 6. PARTICIPATIE VAN DE BURGER

-2-

25

HOOFDSTUK 7. DIVERSEN 7.1. PROVISIES VOOR GERINGE EXPLOITATIEUITGAVEN 7.2. GERINGE DAGONTVANGSTEN 7.3. VERVANGING VAN DE SECRETARIS EN DE FINANCIEEL BEHEERDER 7.4. VERBODSBEPALINGEN 7.5. GEHEIMHOUDING 7.6. BEZOLDIGING EN PRESENTIEGELDEN 7.7. BINDENDE KRACHT

26 26 27 28 29 30 30 30

DEEL 3. BIJLAGEN

32

BIJLAGE 1. DELEGATIE VAN HANDTEKENBEVOEGDHEID

31

BIJLAGE 2 – EEDAFLEGGING

32

TOELICHTENDE NOTA BUDGETHOUDERSCHAP

37

-3-

DEEL 1. DE BEVOEGDHEDEN VAN DE ORGANEN HOOFDSTUK 1. DE BESTUURSORGANEN 1.1. DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN Art. 1 De Raad regelt alles wat tot de bevoegdheid van het OCMW behoort, tenzij het decreet het anders bepaalt, of tenzij de Raad zelf bevoegdheden heeft gedelegeerd aan andere bestuursorganen of budgethouders. In dit reglement zijn een aantal delegaties opgenomen. Andere delegaties kunnen gebeuren bij raadsbeslissing. 1.2. HET VAST BUREAU Art. 2 Het Vast Bureau is belast met volgende beheersdaden van dagelijks bestuur: * het aanstellen van notarissen, advocaten, schatters en landmeters * het opvolgen van de werking van alle diensten en instellingen, inzonderheid de opvolging van problemen, klachten, … * aanstellen en ontslag van tijdelijk personeel * het aanvaarden van stagedoende leerlingen, studenten, vrijwilligers enz. in de verschillende diensten en instellingen van het OCMW * beslissingen aangaande veiligheid, gezondheid en verfraaiing van de werkplaatsen, alsook de veiligheidsproblemen van de verschillende diensten en instellingen. * het vertegenwoordigen van het OCMW in het syndicaal overleg (basisoverlegcomité) * het voeren van de procedure en de gunning voor overheidsopdrachten binnen het investeringsbudget voor leveringen, werken en tot 12.500€ (excl. BTW) * het vervreemden van roerende zaken, van schuldvorderingen, titels of andere roerende waarden die aan het OCMW toebehoren; * het schrappen, wijzigen of verminderen van de hypothecaire inschrijvingen genomen te voordele van het OCMW; * het huren en verhuren van roerende en onroerende goederen; * de verhuizing, opzegging en overdracht van roerende en onroerende goederen bij openbare aanbesteding of uit de hand; * het opstellen van de ontwerpen voor werken van opbouw, van wederopbouw, verbouwing, sloping of renovatie van gebouwen; * de verkoop van bomen en houtkappingen * ander aangelegenheden die krachtens andere bepalingen aan het vast bureau worden toegewezen (decreet, rechtspositieregeling,…). * vaststellen van tarieven van dranken, voeding en deelname aan activiteiten

-4-

1.3. HET BIJZONDER COMITE SOCIALE ZAKEN Art. 3 Het Bijzondere Comité Sociale Zaken is belast met volgende aangelegenheden van dagelijks bestuur: * het toekennen van de verschillende vormen van individuele maatschappelijke dienstverlening aan personen en gezinnen; * het vaststellen van de bijdrage van de begunstigde in de kosten van maatschappelijke dienstverlening evenals het bepalen van de tussenkomst van de onderhoudsplichtigen (artikelen 97 tot 104 van de OCMW-wet), binnen de grenzen van de algemene criteria die door de Raad voor Maatschappelijk welzijn zijn vastgelegd; * het overleg tussen het OCMW en de instellingen en diensten voor maatschappelijk werk die op het grondgebied van de gemeente aanwezig zijn en het overleg met de overige erkende dienstverlenende instellingen en organisaties; * het verlenen van advies aan de Raad omtrent de criteria die als basis dienen voor de hulpverlening en de terugvordering, de werking van de sociale dienst en het sociaal beleid van het OCMW. * het toewijzen van sociale woningen en woningen behorende tot het sociaal verhuurkantoor, evenals van de bijhorende garages en staanplaatsen voor zover de reglementaire volgorde wordt gerespecteerd. Aanvragen voor afwijking van de reglementaire volgorde voorzien volgens het wachtregister behoren tot de bevoegdheid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. * het tewerkstellen van personen in het kader van art. 60 § 7 van de OCMW - wet. * het nemen van de beslissingen inzake de opname en ontslag van residenten in de voorzieningen voor ouderenzorg van het OCMW, evenals de dossiers inzake plaatsingen in instellingen voor bejaarden die niet door het eigen OCMW beheerd worden; * het beheer, inclusief de beslissingen mbt. de toekenning en stopzetting van hulpverlening en het bepalen van de individuele bijdrage door de diensten gezinszorg en aanvullende thuiszorg, huishoudhulp, maaltijdbedeling en andere thuiszorgdiensten; 1.4. HET BIJZONDER COMITE ALGEMEEN BELEID Art. 4 Het Bijzonder Comité Algemeen Beleid is mee belast met de voorbereiding en opvolging van de beleidsplannen, d.w.z. * afstemming met het managementteam in de fase van de opmaak van het meerjarenplan en van aanpassingen ervan * periodieke evaluatie van de vorderingen in de realisatie van de beleidsplanning * afstemming met het managementteam rond de inhoudelijke uitwerking van de belangrijkste dossiers

-5-

HOOFDSTUK 2. SECRETARIS, MANAGEMENTTEAM EN BUDGETHOUDERSCHAP 2.1. DE SECRETARIS Art. 5 Als hoofd van het personeel in de zin van art. 85 OCMW-decreet heeft de secretaris de volgende bevoegdheden: 1. eedafnemingen overeenkomstig bijlage 2. 2. aangelegenheden van dagelijks personeelsbeheer; onder dagelijks personeelsbeheer wordt verstaan: a) Individueel personeelsbeheer:  Vaststellen van de functieomschrijvingen  Opdrachthouderschap  Opdracht tot permanentieplicht  Toestemming dienstreizen en meest geschikte vervoermiddel  Allerlei verlofaanvragen  Loopbaanonderbreking en andere tijdelijke loopbaanmaatregelen (met uitzondering van de disponibiliteit)  Verlof voor opdracht, onder voorbehoud van de nadere regels van de gemeenteraad voor het indienen van verlofaanvragen en het toekennen van verlof  De individuele weddevaststelling met inbegrip van de beslissing over de overname van anciënniteiten binnen de grenzen inzake meerekenbaarheid van anciënniteiten die de raad (in de rechtspositie) en de aanstellende overheid (in de vacature) gesteld hebben.  Uitlenen van personeel aan een gebruiker (zonder overdracht werkgeversgezag) b) Individuele toepassingen van de bepalingen met betrekking tot vorming en evaluatie en dergelijke  Individuele opvolging van de evaluatie  Vormingsaanvragen  Concrete invulling van het recht en de plicht op vorming, binnen de bepalingen van het vormingsreglement  Toepassing van de lokale rechtspositieregeling  de evaluatieprocedure intern organiseren overeenkomstig de bepalingen van de rechtspositie (aanduiden evaluatoren, bewaken opvolging, beslissen in beroep, beslissen/adviseren over de gevolgen van negatieve evaluaties,…)  Dienstroosters opmaken en prestaties noteren  Onkostenvergoedingen  Andere zaken, bepaald en toegewezen in de lokale rechtspositieregeling

-6-

c) Collectief personeelsbeheer  vastleggen van vakantieperiodes (niet: de feestdagen), maar onder voorbehoud van de nadere regels die de raad hierover kan uitwerken. e) Algemeen * operationele uitvoering van beslissingen van personeelsaangelegenheden van het Vast Bureau * interne ordemaatregelen in het kader van de goede werking en de continuïteit van de dienst

2.2. HET MANAGEMENTTEAM Art. 6 Het managementteam is samengesteld uit de secretaris, de financieel beheerder, de directeur thuis- en ouderenzorg, het diensthoofd sociale dienst en het diensthoofd personeel & organisatie. De voorzitter maakt met raadgevende stem deel uit van het managementteam. Art. 7 Het managementteam komt samen onder leiding van de secretaris. Het managementteam werkt beleidsvoorbereidend en beleidsondersteunend. Afdelingsoverschrijdende afspraken worden in het managementteam gemaakt. Het managementteam pleegt o.m. overleg in het kader van het opstellen van: - het organigram - de personeelsformatie - de rechtspositieregeling - de strategische en financiële nota van het meerjarenplan en de herzieningen ervan - de beleids- en financiële nota van het budget - de verklarende en financiële nota van budgetwijzigingen - interne kredietaanpassingen - het interne controlesysteem

2.2. BUDGETHOUDERSCHAP Art. 8 Onder budgethouderschap verstaat men de aan een ambtenaar of aan een orgaan toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft. Art. 9

-7-

Worden aangeduid als budgethouders voor de respectieve daden van dagelijks bestuur: 1. het vast bureau voor investeringsuitgaven tot 12.500€ en tijdelijke aanstellingen personeel. 2. het comité sociale zaken voor individuele steunverlening (incl. tewerkstelling art. 60§7). 3. de secretaris voor de andere werkingsuitgaven/ontvangsten (met mogelijkheid tot verder delegeren aan diensthoofden en verantwoordelijken) 4. de secretaris voor tijdelijke aanstellingen en het aanvaarden van stagedoende leerlingen, studenten en vrijwilligers ingeval van hoogdringendheid, na overleg met de voorzitter en met kennisgeving aan het vast bureau. 5. de voorzitter in gevallen van hoogdringendheid voor de overige bevoegdheden van het vast bureau en met kennisgeving aan het vast bureau De secretaris wordt tevens belast met het goedkeuren van de uitgaven waarvoor de raad, vast bureau of het bijzonder comité budgethouder is (en analoog de te ontvangen bedragen vast te stellen). De secretaris kan deze bevoegdheden niet verder delegeren. (*) (*) Een toelichting bij het budgethouderschap en de wijze waarop de secretaris deze bevoegdheid momenteel verder delegeert, worden ter informatie bij dit huishoudelijk reglement gevoegd

DEEL 2. DE WERKING VAN DE BESTUURSORGANEN HOOFDSTUK 1. RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN 1.1. BIJEENROEPING Art. 10 De Raad vergadert tenminste tienmaal per jaar, na bijeenroeping door de voorzitter. De Raad komt in beginsel maandelijks bijeen de derde dinsdag van de maand om 19 uur in de raadzaal van het Administratief Centrum , gelegen te Zele, Padweg 4A. De gewone vergaderingen worden in een jaarplanning vastgelegd. De voorzitter roept de Raad daarenboven bijeen telkens hij dit noodzakelijk acht. Hij is tot bijeenroeping gehouden, hetzij op aanvraag van de burgemeester, hetzij op aanvraag van één derde van de zittinghebbende leden. In hun schriftelijke aanvraag aan de voorzitter moeten aanvragers de agenda, de datum en het uur van de beoogde vergadering vermelden. Aan de secretaris moet voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing bezorgd worden. De secretaris bezorgt deze voorstellen aan de voorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in volgend artikel van dit reglement kan nakomen. De voorzitter roept op verzoek de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en uur en met de voorgestelde agenda.

-8-

1.2. TERMIJN VAN OPROEPING EN DOCUMENTEN Art. 11 § 1. - De oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering electronisch aan de raadsleden bezorgd. De agenda van de raad, behoudens de punten die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn of hun onderhoudsplichtigen, wordt onder dezelfde voorwaarden meegedeeld aan de burgemeester en aan de gemeenteraad. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. § 2. - De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. § 3. Binnen dezelfde termijnen als in § 1. wordt de plaats, dag, tijdstip en agenda van de vergaderingen van de Raad ook bekend gemaakt aan het publiek. Dit gebeurt door aanplakking aan de zetel van het OCMW en op de website. Wie dat wil kan aan het OCMW vragen om de agenda te krijgen, eventueel tegen betaling van maximum de kostprijs. De agendapunten die in spoedeisende gevallen aan de agenda worden toegevoegd worden ter kennis gegeven uiterlijk voor de aanvang van de vergadering door aanplakking aan de zetel van het OCMW Art. 12 § 1. - Leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze een toegelicht voorstel van beslissing aan de secretaris, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. De voorzitter stelt deze punten vast. De voorzitter zelf kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. § 2. - De secretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de leden van de raad. Art. 13 § 1. Het ontwerp van meerjarenplan of van aanpassing daarvan, het ontwerp van budgetten en de jaarrekening van het OCMW worden tenminste veertien dagen vóór de dag van de vergadering waarop dit zal worden besproken, aan elk raadslid bezorgd.

-9-

§ 2. Raadsleden die de uitnodiging ook in papieren versie willen ontvangen, vragen dit aan bij de secretaris. § 3. Behalve in dringende gevallen worden de notulen van de vorige vergadering van de Raad aan de leden verzonden samen met de bijeenroeping tot de vergadering.

1.3. INZAGERECHT EN BEZOEKRECHT VAN DE RAADSLEDEN Art. 14 Behoudens in spoedeisende gevallen worden de volledige dossiers betreffende de op de agenda ingeschreven aangelegenheden minstens 8 dagen vóór de dag van de vergadering door de secretaris ter beschikking gehouden van de leden en dit op de eerste verdieping van het Administratief Centrum (bibliotheek of bureel secretaris of voorzitter). Inzage kan tijdens deze periode geschieden op de gewone werkdagen van 9u tot 12u en van 14 tot 16 uur en, behoudens in de verlofperiodes, ook op maandagavond van 17 tot 19 uur.

Art. 15 Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de secretaris of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.

Art. 16 § 1. De leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn hebben het recht om ter plaatse kennis te nemen van alle akten, stukken en dossiers betreffende het OCMW. § 2. Ook studies, documenten en brieven die feitelijke gegevens, adviezen van derden of de stand van zaken van een dossier bevatten, zijn ter inzage van de raadsleden. § 3. Onder "document betreffende het OCMW" dient begrepen te worden: elke bij het OCMW berustende informatiedrager, vanaf zijn ontstaan, ongeacht de drager en ongeacht het stadium van de besluitvorming waarin het stuk werd opgemaakt. § 4. Het inzagerecht betreft eveneens geautomatiseerde gegevensbestanden, doch enkel als ‘alleen-lezen’ bestand. Om reden van beveiliging en bescherming van het privé-leven van de burgers worden geen informatie of gegevens afgeleverd op geïnformatiseerde drager.

- 10 -

Het inzagerecht impliceert echter niet noodzakelijk dat de raadsleden buiten het OCMW een directe toegang hebben tot de geautomatiseerde gegevensbestanden van het OCMW via een terminal of een persoonlijke computer. § 5. Persoonlijke nota's van de personeelsleden, van de voorzitter of van raadsleden, die nog in bewerking zijn of nog ter studie liggen, alsook werkdocumenten van de voorzitter, vallen buiten het inzagerecht. § 6. Het inzagerecht houdt in dat de leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn in principe het recht hebben om kopieën te maken van de aan het inzagerecht onderworpen documenten. De aflevering van dergelijke kopieën wordt als volgt gereglementeerd: 1. In principe kunnen alle aan het inzagerecht onderworpen documenten ten behoeve van de raadsleden gekopieerd worden, met uitzondering van: - alle documenten, die behoren tot het dossier van een personeelslid, - alle documenten, die behoren tot het sociale dossier van een OCMW-cliënt, - alle documenten die gegevens bevatten die betrekking hebben op de privacy van om het even welk persoon, b.v. uittreksels uit het rijksregister, - de offertes, die ingediend worden n.a.v. prijsvragen, openbare en beperkte aanbestedingen, algemene en beperkte offerteaanvragen, zolang het toewijzingsbesluit niet genomen werd, resp. het toewijzingsbesluit niet goedgekeurd werd. Deze beperkingen doen geen afbreuk aan verplichtingen in verband met de bijeenroeping voor een vergadering (toelichting bij agenda). 2. Alle aanvragen betreffende het nemen van kopieën worden gericht aan de secretaris of het voor dat dossier bevoegd lid van het managementteam, met een duidelijke omschrijving van de documenten waarvan een afschrift gevraagd wordt. 3. De kopieën worden in voorkomend geval genomen door het personeelslid dat daartoe door de secretaris aangewezen wordt. 4. De kopieën worden gratis ter beschikking gesteld van de aanvrager. § 7. De leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn delen elk verzoek tot inzage van akten, stukken en dossiers betreffende het OCMW die geen verband houden met agendapunten van de vergaderingen, tenminste één dag op voorhand aan de secretaris mee en dit met vermelding van de dossiers waarvan zij inzage wensen. De raadsleden mogen dus niet rechtstreeks documenten vragen aan andere personeelsleden dan de secretaris of diens vervanger. De personeelsleden mogen ook niet eigenmachtig ingaan op dergelijke verzoeken en zij hoeven evenmin te antwoorden op vragen van raadsleden naar hun persoonlijke mening over de organisatie en de werking van het OCMW (Vr. en Antw., Kamer, 26.7.1977, p. 145; Vr. en Antw., Kamer, 24.3.1987, p. 2336). Een raadslid kan tevens individueel geen onderrichtingen geven aan de personeelsleden van het OCMW.

- 11 -

Art. 17 De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht de instellingen en diensten die het OCMW opricht en beheert, te bezoeken. Om de secretaris in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden tijdig mee welke instelling of dienst zij willen bezoeken en op welke dag en op welk uur. Tijdens het bezoek van een instelling of dienst moeten de raadsleden passief optreden. Raadsleden hebben geen inspectierecht en kunnen als individu geen onderrichtingen geven aan het OCMW-personeel, en dus ook niet aan de secretaris.

Art. 18 De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht aan de voorzitter mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over aangelegenheden die het OCMW aangaan en die niet op de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn staan. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord.

1.4. AANWEZIGHEIDSQUORUM Art. 19 Alvorens aan de vergadering deel te nemen tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van die leden worden in de notulen vermeld. Art. 20 De Raad kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer de meerderheid van de zittinghebbende leden aanwezig is. De Raad kan echter, indien hij éénmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden is opgekomen, na een tweede en laatste oproeping en ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en besluiten over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. Deze tweede bijeenroeping moeten geschieden overeenkomstig de voorschriften van art. 31 van het OCMW-decreet en er moet vermeld worden dat de bijeenroeping voor de tweede maal geschiedt. Bovendien dient de tweede bijeenroeping woordelijk de tekst van art. 36 van het OCMWdecreet te herhalen.

- 12 -

1.5. WIJZE VAN VERGADEREN Art. 21 § 1 De voorzitter zit de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn voor, en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. § 2. - De aanwezigheid van derde personen is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in de wet. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming. De burgemeester mag alle vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn bijwonen, zonder dat hij die kan voorzitten. In geval van een schriftelijke voorafgaande gemotiveerde afwezigheid kan hij zich laten vervangen door een schepen. Art. 22 De vergadering vat de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de Raad er anders over beslist. De Raad beslist staande de zitting aangaande elk voorstel dat op de agenda staat. De voorstellen waarover men niet tot een besluit kan komen, worden door de voorzitter verdaagd en op de agenda van de eerstvolgende vergadering geplaatst, tenzij in andere zin beslist wordt. Art. 23 Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve bij spoedeisendheid. Tot spoedbehandeling kan slechts worden besloten door tenminste twee derde van de aanwezige leden; de namen van die leden en de motivering van spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. Art. 24 Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. Telkens de secretaris van oordeel is dat het aangesneden punt wettelijkheidsproblemen doet rijzen, herinnert hij de Raad aan de toepasselijke rechtsregels alvorens de bespreking wordt

- 13 -

aangevat of - indien de noodzaak zich laat gevoelen - tijdens de bespreking. Tevens vermeldt hij de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt hij ervoor dat de door de wet voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen. De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden. De leden nemen slechts het woord nadat het hun door de voorzitter werd verleend.

1.6. NOTULEN Art. 25. - De notulen van vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de raad voor maatschappelijk welzijn geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij unanimiteit, geheime stemming en bij individuele toekenning of terugvordering van maatschappelijke dienstverlening, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. Een raadslid kan vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen. Dit recht geldt enkel als de raad voor maatschappelijk welzijn op eigen verantwoordelijkheid een voorgenomen verbintenis viseert of op eigen verantwoordelijkheid een bevel geeft tot betaling van een uitgave Art. 26 § 1. - De notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de OCMW-secretaris opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikels 181 en 182 van het OCMW-decreet. § 2. - De notulen van de vorige vergadering worden, behalve in spoedeisende gevallen, samen met de uitnodiging voor de volgende vergadering aan de raadsleden bezorgd. § 3. - Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de secretaris

- 14 -

ondertekend. In het geval de raad voor maatschappelijk welzijn bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de raad voor maatschappelijk welzijn beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. § 4. - Zo dikwijls de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door secretaris en de meerderheid van de aanwezige leden ondertekend.

1.7. ORDEHANDHAVING Art. 27 Burgers die de openbare vergadering van de Raad bijwonen, nemen niet deel aan het debat, noch aan de stemming. Elke burger die de orde verstoort tijdens de openbare zitting, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien hij/zij zich na aanmaning van de voorzitter niet tot stilte schikt, kan hij/zij op bevel van de voorzitter uit de raadszaal verwijderd worden. De voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en hem verwijzen naar de politierechtbank, die hem kan veroordelen tot een geldboete van één tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van één dag tot drie dagen, behoudens andere vervolgingen, als het feit daartoe grond oplevert.

Art. 28 § 1. De voorzitter leidt de vergadering en verleent het woord aan de raadsleden die hierom verzoeken. Hij is verantwoordelijk voor het ordentelijk verloop van de vergadering. § 2. Niemand mag onderbroken worden terwijl hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. § 3. Indien de vergadering rumoerig wordt zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.

Art. 29 De burgemeester kan met raadgevende stem de vergaderingen van de Raad voor

- 15 -

Maatschappelijk Welzijn bijwonen. Hij kan er zich laten vertegenwoordigen door een schepen aangewezen door het college van burgemeester en schepenen. De burgemeester of de schepen aangewezen door het college van burgemeester en schepenen kan vragen om met betrekking tot een agendapunt gehoord te worden. Het komt aan de voorzitter toe hem het woord te verlenen. Art. 30 Tijdens de zitting, voorafgaandelijk aan de bespreking of aan de stemming, kan de burgemeester of schepen die hem vervangt de bespreking of de stemming betreffende elk punt van de agenda verdagen, behalve indien het betrekking heeft op de persoonlijke levenssfeer van de cliënten of hun onderhoudsplicht. De redenen van de verdaging van de burgemeester worden vermeld in de notulen van de vergadering. De burgemeester kan deze bevoegdheid slechts eenmaal uitoefenen voor hetzelfde punt. Het verdagingsrecht geldt enkel voor agendapunten van de raad. Een punt dat verdaagd werd kan pas ten vroegste na dertig dagen opnieuw geagendeerd worden, tenzij het college voor die tijd een advies geeft. Art. 31 §1 - Nadat alle leden voldoende aan het woord geweest zijn en indien de voorzitter oordeelt dat het onderwerp voldoende werd besproken, sluit hij de bespreking. §2 - Vóór elke stemming omschrijft de voorzitter het voorstel van beslissing waarover de vergadering zich moet uitspreken. Art. 32 De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen, zonder rekening te houden met de onthoudingen. Ingeval de stemmen staken, is het voorstel verworpen. Art. 33 De raad voor maatschappelijk welzijn stemt over de budget in zijn geheel en over het meerjarenplan in zijn geheel. Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget die hij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over een of meer onderdelen die aldus zijn aangewezen. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel lid van de raad voor maatschappelijk welzijn afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. Voor de stemming over een of meer onderdelen van het meerjarenplan gelden dezelfde bepalingen.

1.8. OPENBAARHEID VAN BESTUUR

- 16 -

Actieve openbaarheid Art. 34 § 1. Het OCMW heeft de verplichting om de bevolking systematisch, en in begrijpelijke vorm voor te lichten over het beleid, de decreten, de besluiten en andere regelgeving, alsook over hun dienstverlening en over de informatie die bij hen beschikbaar is. De beslissingen tot individuele dienstverlening en de tuchtmaatregelen kunnen geen voorwerp uitmaken van openbaarheid. § 2. Het OCMW maakt de besluiten van de raad, met uitzondering van de besluiten die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten of hun onderhoudsplichtigen, bekend aan het publiek. Daartoe publiceert het OCMW op haar website een lijst met een beknopte omschrijving van de besluiten. De lijst wordt bekendgemaakt binnen de twintig dagen nadat de Raad de besluiten heeft genomen. § 3. Contacten met de media gebeuren door de voorzitter, de secretaris of een door hen aangewezen personeelslid. Passieve openbaarheid Art. 35 De secretaris van het OCMW beslist over de verzoeken van burgers tot openbaarmaking van bestuursdocumenten van het OCMW. De secretaris zal bij iedere behandeling van een verzoek tot openbaarmaking in het bijzonder een afweging maken tussen het grondwettelijk inzagerecht van ieder burger in bestuursdocumenten en de wettelijke geheimhoudingsplicht vervat in art. 40§4 van het OCMW-decreet. De secretaris kan deze bevoegdheid delegeren aan een ander personeelslid. Wanneer er afschriften gevraagd worden dient de aanvrager een retributie van 10 eurocent per pagina te betalen indien het opgevraagde document meer dan 20 pagina’s telt.

1.9. OPENBARE EN BESLOTEN VERGADERING Art. 36 § 1. De vergaderingen van de Raad zijn openbaar, behalve als: 1) Het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn de behandeling in besloten vergadering; 2) De Raad voor Maatschappelijk Welzijn met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid.

- 17 -

3) De vergaderingen over het organigram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn in elk geval openbaar. De besloten vergadering kan slechts plaatsvinden na de openbare vergadering uitgezonderd in tuchtzaken. Wanneer tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, wordt dit punt behandeld na het besluiten van de openbare vergadering. De openbare vergadering kan ook daarvoor onderbroken worden. Als een punt dat geagendeerd werd voor de besloten zitting toch in het openbare gedeelte moet behandeld worden wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende vergadering. In geval van dringende noodzakelijkheid kan de besloten vergadering voor de behandeling van dat punt onderbroken worden. De aanwezigheid van derde personen in de besloten zitting is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in de wet, meer bepaald in toepassing , art. 94, § 2 en 3 van het OCMW-decreet (hoofd sociale dienst in materies die de sociale dienst aanbelangen, maatschappelijk werker in individueel dossier), art. 118 van het OCMW-decreet (personeelslid in geval van mogelijke tuchtstraf) en van art. 20 van de wet van 26.05.2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie (hoorrecht van de aanvrager van een tewerkstelling en/of leefloon). Buiten de hiervoor bepaalde gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen betreffende materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming. § 2. De vergaderingen van het Vast Bureau en van de Bijzondere Comités worden met gesloten deuren gehouden. 1.10. WIJZE VAN STEMMEN Art. 37 § 1 - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen niet geheim, behalve in de gevallen bedoeld in § 3. § 2 - Er zijn twee mogelijke werkwijzen van stemmen: 1° de mondelinge stemming; 2° de geheime stemming. § 3 - Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: 1° de vervallenverklaring van het mandaat van raad voor maatschappelijk welzijn;

- 18 -

2° het aanwijzen van de vertegenwoordigers van het OCMW in de bestuursorganen van het OCMW, in overlegorganen en in organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3° individuele personeelszaken. § 4 - Over toekenning of terugvordering van maatschappelijke dienstverlening kan nooit geheim worden gestemd. §. 5 – Tijdens de zitting kan de burgemeester of de schepen die hem vervangt, de stemming over elk punt van de agenda verdagen, behalve als het punt betrekking heeft op de persoonlijke levenssfeer van de cliënten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn of hun onderhoudsplichtigen. De argumentatie voor die verdaging van de burgemeester of de schepen wordt vermeld in de notulen van de vergadering. Van dat recht kan slechts eenmaal gebruikgemaakt worden voor hetzelfde punt. Dat agendapunt kan op zijn vroegst na dertig dagen opnieuw worden behandeld tenzij erover eerder een advies door het college van burgemeester en schepenen wordt uitgebracht

Art. 38 § 1. De beslissingen worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen van de aanwezige leden, zonder rekening te houden met de onthoudingen. Bij de gewone mondelinge stemming, die de regel is, stemmen de leden daarbij met ja, neen of onthouding, de volgorde bepaald door de rangorde. De voorzitter van de vergadering stemt het laatst en bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. § 2. De leden die gestemd hebben of zich onthouden hebben kunnen de redenen die hen daartoe hebben aangezet meedelen. Op hun verzoek wordt hiervan melding gemaakt in de notulen. § 3. De stemmen worden opgenomen door de voorzitter, bijgestaan door de secretaris. De uitslag van de stemming wordt door de voorzitter afgekondigd en opgenomen in de notulen. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.

Art. 39 § 1. Voor elke benoeming tot ambten en elke contractuele indienstneming elke verkiezing of voordracht van kandidaten tot mandaten of ambten wordt tot een afzonderlijke geheime stemming overgegaan, Indien de volstrekte meerderheid niet werd verkregen bij de eerste stembeurt, heeft herstemming plaats voor de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben bekomen.

- 19 -

§ 2. Indien bij de eerste stembeurt, twee of meer kandidaten een gelijk aantal stemmen hebben bekomen wordt voor de deelname aan de tweede stembeurt voorrang gegeven aan de jongste(n) in jaren. Bij de tweede stembeurt wordt gestemd bij volstrekte meerderheid van stemmen. Ingeval van staking van stemmen bij de tweede stembeurt krijgt de jongste kandidaat de voorkeur. Voor het overige is de procedure betreffende de geheime stemming integraal van toepassing. Art. 40 Voor de aanwijzing van de leden van het Vast Bureau, met uitzondering van de voorzitter van de raad, en van de Bijzondere Comités, met uitzondering van hun voorzitter wordt echter, overeenkomstig art. 60, § 3, vijfde lid van het OCMW-decreet, overgegaan tot een geheime stemming in één enkele stemronde waarbij elk raadslid over één stem beschikt. Bij staking van stemmen is dan de jongste kandidaat in jaren verkozen. Het Vast Bureau bestaat uit leden van verschillend geslacht. Voor het overige is de procedure betreffende geheime stemming eveneens integraal van toepassing.

1.11. DRINGENDE HULPVERLENING Art. 41 § 1. - Overeenkomstig art. 58, § 2 van het OCMW-decreet, kan de voorzitter in dringende gevallen beslissen over de toe te kennen hulpverlening aan personen en gezinnen. Deze hulpverlening kan zowel materieel als financieel van aard zijn (o.a. voedselpakket, onderdak, financiële steun…). De voorzitter is gemachtigd alle nodige beslissingen te nemen in het kader van de federale regeling Mediprima. ( toevoeging raad 24 juni 2014) § 2. - De geldelijke steunverlening mag per hulpvrager per maand echter niet méér bedragen dan het bedrag van het leefloon van de categorie van de hulpvrager, tenzij de dringende steun het verlenen van een huurwaarborg betreft waarvoor een specifieke bijkomende steunverlening t.b.v. drie maanden huur kan worden verleend. § 3. - Alvorens de dringende hulp toe te kennen, doet de voorzitter alle mogelijke inspanningen om een maatschappelijk werker van het OCMW te bereiken teneinde een sociaal onderzoek te laten plaatsvinden. § 4. - De beslissing van de voorzitter tot dringende hulpverlening dient op de eerstvolgende vergadering van het bijzonder comité sociale zaken te worden voorgelegd met het oog op de bekrachtiging ervan. Ingeval van niet-bekrachtiging blijft de hulpverlening die tevoren werd toegekend, verworven voor de persoon aan wie ze werd toegekend.

- 20 -

§ 5. - Dezelfde werkwijze wordt gehanteerd als de voorzitter de vereiste dringende hulpverlening toekent aan een dakloze persoon die, overeenkomstig art. 58, § 3 van het OCMW-decreet, een beroep doet op de maatschappelijke dienstverlening van het OCMW van de gemeente waar hij zich bevindt.

1.12. ONDERTEKENEN STUKKEN Art. 42 § 1. De reglementen, beslissingen en akten van de Raad voor maatschappelijk, van het Vast Bureau en van de Bijzondere Comités, en alle andere stukken of brieven die in uitvoering van de beslissingen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités worden ondertekend door de voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn en meeondertekend door de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. §2. De beslissingen en akten van de voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op zijn ambt, worden door hem ondertekend en worden meeondertekend door de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. §3. De beslissingen, de akten, de verslagen en de brieven van de financieel beheerder en de maatschappelijk werker worden door die personeelsleden ondertekend als ze specifiek betrekking hebben op de aan hen toevertrouwde taken. De beslissingen, de akten en de briefwisseling van personeelsleden m.b.t. de bevoegdheden die aan hen werden gedelegeerd of toevertrouwd, worden door die personeelsleden ondertekend. Het dwangbevel, uitgevaardigd voor de invordering van schuldvorderingen, wordt , met behoud van de ondertekeningsbevoegdheid inzake de uitvoerbaarverklaring ervan, ondertekend door de financieel beheerder. §4. Met behoud van de toepassing van §2 en §3 wordt de briefwisseling van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met beleidsmatige implicaties ondertekend door de voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn en meeondertekend door de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. §5. In bijlage bij dit reglement wordt gepreciseerd door wie en op welke wijze de stukken van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn worden ondertekend en, als dat nodig wordt geacht, meeondertekend. Als de Raad voor Maatschappelijk Welzijn die werkwijze niet vaststelt, is §1 van overeenkomstige toepassing.

- 21 -

HOOFDSTUK 2. HET VAST BUREAU Art. 43 Het Vast Bureau vergadert minstens 4 maal per jaar, in principe op dinsdag om 12.00 uur. De gewone vergaderingen worden in een jaarplanning vastgelegd en gaan –tenzij anders bepaalddoor in de vergaderzaal van het Centrum voor Thuis en Ouderenzorg, Koevliet 3. Art. 44 De voorzitter van het OCMW is van rechtswege en met beraadslagende stem voorzitter van het Vast Bureau. De secretaris van het OCMW woont de vergaderingen van het Vast Bureau bij en is gelast met het opstellen van de notulen. Art. 45 § 1. Het Vast Bureau telt 4 leden, de voorzitter inbegrepen. De leden van het Vast Bureau worden verkozen overeenkomstig artikel 60 van het OCMW-decreet. § 2. De aanwezigheid van derde personen is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in de wet. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen betreffende materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming. HOOFDSTUK 3. BIJZONDER COMITE SOCIALE ZAKEN Art. 46 Het Bijzonder Comité Sociale Zaken vergadert in principe om de twee à drie weken op dinsdag om 18 u in de raadzaal van het administratief centrum. De gewone vergaderingen worden in een jaarplanning opgenomen. Art. 47 § 1. Het Bijzonder Comité Sociale Zaken telt zes leden, de voorzitter inbegrepen. De voorzitter is van rechtswege en met beraadslagende stem voorzitter van het Bijzonder Comité Sociale Zaken. Er kunnen plaatsvervangers worden aangewezen die de effectieve leden van het Bijzonder Comité Sociale Dienst mogen vervangen wanneer die belet zijn. De plaatsvervangers dienen op dezelfde akte van voordracht voor te komen als de betrokken effectieve leden. § 2. Het diensthoofd van de sociale dienst woont, met raadgevende stem, de vergaderingen van de het Bijzonder Comité voor de sociale dienst bij.

- 22 -

§ 3. De secretaris kan de vergaderingen van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst bijwonen indien hij dit wenst. § 4. De secretaris kan een personeelslid aanwijzen dat belast is met het opmaken van de notulen van het bijzonder comité. Dit personeelslid ondertekent mee de notulen van het bijzonder comité als verslaggever. § 5. Op uitnodiging van de voorzitter of op eigen verzoek kunnen de maatschappelijk werkers met raadgevende stem de vergaderingen van het Bijzonder Comité bijwonen.

HOOFDSTUK 4. BIJZONDER COMITE ALGEMEEN BELEID Art. 48 Het Bijzonder Comité Algemeen Beleid vergadert in principe driemaandelijks op dinsdag om 18.00u in de raadszaak van het administratief centrum. De gewone vergaderingen worden in een jaarplanning opgenomen. Art. 49 § 1. Het Bijzonder Comité Algemeen Beleid telt zes leden, de voorzitter inbegrepen. De voorzitter is van rechtswege en met beraadslagende stem voorzitter van het Bijzonder Comité Algemeen Beleid. Er kunnen plaatsvervangers worden aangewezen die de effectieve leden van het Bijzonder Comité mogen vervangen wanneer die belet zijn. De plaatsvervangers dienen op dezelfde akte van voordracht voor te komen als de betrokken effectieve leden. § 2. De secretaris kan de vergaderingen van het Bijzonder Comité Algemeen Beleid bijwonen indien hij dit wenst. § 3. De secretaris kan een personeelslid aanwijzen dat belast is met het opmaken van de notulen van het bijzonder comité. Dit personeelslid ondertekent mee de notulen van het bijzonder comité als verslaggever. § 4. De leden van het managementteam kunnen worden uitgenodigd naar het bijzonder comité algemeen beleid.

- 23 -

HOOFDSTUK 5. GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN VOOR HET VAST BUREAU EN DE BIJZONDERE COMITES Art. 50 De bepalingen van dit reglement betreffende de termijn van bijeenroeping, agenda, inzagerecht, quorum, wijze van stemmen, collegialiteit, rangorde, verbodsbepalingen, geheimhouding, presentiegelden en bindende kracht zijn van toepassing op het Vast Bureau en op de Bijzondere Comités. De agenda voor het Vast Bureau en de Bijzondere Comités wordt zes dagen voor de vergadering bezorgd. Art. 51 § 1. De leden van de Raad nemen kennis van de beslissingen van het Vast Bureau en van de Bijzondere Comités. § 2. De notulen van het Vast Bureau en het Bijzonder Comité Algemeen Beleid worden verzonden aan de leden van het Vast Bureau en het Bijzonder Comité Algemeen Beleid samen met de bijeenroeping tot de vergadering. De notulen van het Bijzonder Comité voor de Sociale Zaken liggen ter inzage in het administratief centrum. § 3. De leden van de Raad kunnen de goedgekeurde notulen van het Bijzonder Comité Sociale Zaken raadplegen uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het Bijzonder Comité volgend op de vergadering waarop ze werden goedgekeurd. De notulen van het vast bureau en het bijzonder comité algemeen beleid worden aan de raadsleden toegezonden nadat ze zijn goedgekeurd, samen met de uitnodiging voor de raadszitting waarop er kennis van genomen wordt.

Art. 52 Als het mandaat als lid van het vast bureau of van een bijzonder comité een einde neemt of bij een verhindering als vermeld in artikel 24 OCMW-decreet, duiden de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die voorkomen op dezelfde voordrachtsakte als vermeld in artikel 10, § 1 OCMW-decreet, onder hun leden een vervanger aan, behalve als het lid in het vast bureau of bijzonder comité was verkozen als jongste in jaren bij staking van stemmen. De aanduiding verloopt, voor wat betreft het vast bureau, overeenkomstig art. 60 § 4, eerste lid OCMW-decreet. De aanduiding van dat lid wordt medegedeeld met een door de meerderheid van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, die voorkomen op dezelfde voordrachtsakte, ondertekende verklaring afgegeven tegen ontvangstbewijs aan de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Indien er maar twee leden zijn verkozen op

- 24 -

dezelfde voordrachtsakte volstaat de handtekening van één van hen. De secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn geeft er op de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn kennis van aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De aanduiding is definitief vanaf de datum vermeld op het ontvangstbewijs. Met behoud van de toepassing van art. 60§ 4, eerste lid OCMW-decreet, mag eender welk lid verkozen worden als aan één van de onderstaande voorwaarden is voldaan: 1° binnen de zestig dagen nadat een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn zijn lidmaatschap van het vast bureau of van een bijzonder comité een einde neemt of de verhindering, vermeld in artikel 24, ingaat, is er niemand aangeduid als vermeld in het zevende lid; 2° bij de vervanging van het lid van de raad voor maatschappelijk welzijn kan niet worden voldaan aan de bepalingen in § 4, eerste lid; 3° het lid van de raad voor maatschappelijk welzijn, was verkozen in het vast bureau of het bijzonder comité als jongste in jaren bij staking van stemmen; 4° bij gebrek aan leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die zijn voorgesteld op de voordrachtsakte, vermeld in artikel 10, § 1, waarop het te vervangen lid van de raad voor maatschappelijk welzijn is vermeld.) .

HOOFDSTUK 6. PARTICIPATIE VAN DE BURGER Art. 53 § 1. - Plaats, dag, tijdstip en agenda van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden openbaar gemaakt op de zetel van het OCMW, uiterlijk acht dagen voor de vergadering. Dit gebeurt door aanplakking. Daarnaast worden deze zaken ook op de website van het OCMW geplaatst. § 2. - Indien raadsleden punten aan agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze openbaar gemaakt. In spoedeisende gevallen wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze openbaar gemaakt en dit uiterlijk vóór het begin van de vergadering. § 3. - De agenda van de vergadering van de raad wordt electronisch bezorgd aan alle lokale perscorrespondenten en belangstellende inwoners die daarom verzoeken.

Art. 54

- 25 -

§ 1. – Het OCMW maakt, aan ieder natuurlijk persoon en iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn en de stukken die betrekking hebben op het openbare deel van de vergadering, openbaar, door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. § 2. – Tijdens de openbare raadzitting ligt de agenda ter beschikking van het publiek. § 3. - Aan de beslissingen van de raad voor maatschappelijk welzijn zal de nodige bekendheid gegeven worden door ze beknopt, zo nodig met toelichting, te publiceren op de website van het OCMW en indien wenselijk ook in het gemeentelijk informatieblad. Deze bepaling is niet van toepassing op beslissingen over individuele maatschappelijke dienstverlening, verhaal op onderhoudsplichtigen en individuele personeelsdossiers, en eventuele andere beslissingen die in besloten zitting genomen worden.

HOOFDSTUK 7 - DIVERSEN 7.1. PROVISIES VOOR GERINGE EXPLOITATIEUITGAVEN Art. 55 § 1. De secretaris duidt, na advies van de financieel beheerder, de personeelsleden en budgethouders aan die gemachtigd zijn om geringe exploitatie-uitgaven te doen. De personen die de beschikking krijgen over een provisie mogen deze enkel aanwenden voor geringe exploitatieuitgaven. Onder geringe exploitatieuitgaven wordt verstaan: • kleine chartale uitgaven die behoren tot de werkingskosten van de gewone dienst tot beloop van het bedrag van de hen toegekende provisie; het gaat hierbij om uitgaven die onmiddellijk na het werk, de levering, de dienst moet gebeuren. • verlenen van dringende steun mits het voorleggen van de beslissing van de voorzitter. • plotse uitgaven die ontstaan door onvoorziene omstandigheden tijdens een door het OCMW georganiseerde activiteit • uitgaven die uitzonderlijk en bijkomend zijn en onmogelijk langer zijn uit te stellen’. § 2. Er kunnen als permanente provisie OCMW-kassen aangelegd worden ten bedrage van maximaal 5000 euro , die beheerd wordt door personeelsleden die hiervoor aangewezen worden conform de procedure in artikel 164§1 van het OCMW-decreet. De secretaris overhandigt de voorgeschreven som aan de provisiehouder of stort het bedrag op een daartoe speciaal geopende rekening die nooit een debetsaldo mag vertonen. Het

- 26 -

betaalde voorschot wordt niet als uitgave in de boekhouding van de financieel beheerder opgenomen. Het ontvangstbewijs geldt als verantwoordingsstuk voor het kasbezit. De werkelijke uitgaven die de provisiehouder met zijn voorschot verricht, worden periodiek op voorlegging van een staat van uitgaven en bijhorende bewijsstukken in de boekhouding van het OCMW ingeschreven. Aan een provisie kan een rekening gekoppeld worden bij een financiële instelling en worden bankkaarten toegekend. Met deze bankkaarten kan men cash geld afhalen § 3. De provisiehouders, gemachtigd door de secretaris om geringe exploitatie-uitgaven te doen, zijn persoonlijk verantwoordelijk voor het beheer van de provisie wat betekent dat zij zullen aangesproken worden voor kastekorten, verlies of voor uitgaven die later zouden worden betwist. Om terugbetaling te bekomen van de uitgaven die zij door middel van hun provisie hebben gedaan, dienen zij elke uitgave waarvoor terugbetaling wordt gevraagd, te staven met bewijsstukken waarop de aard van de uitgave en het bedrag duidelijk is vermeld. De provisie kan aangevuld worden op voorlegging van de door de voorzitter ondertekende beslissingen tot dringende hulpverlening of door voorlegging van de bewijsstukken van de exploitatieuitgaven.

7.2. GERINGE DAGONTVANGSTEN Art. 56 § 1. Onder geringe dagontvangsten wordt verstaan, de chartale ontvangsten die geen uitgaande factuur als basis hebben zoals de ontvangsten van de cafetaria, de verkoop van maaltijdbonnetjes voor het personeel, ontvangsten uit de drankautomaten, het ontvangen van dienstencheques … § 2. De secretaris duidt, na advies van de financieel beheerder, de personeelsleden en budgethouders aan die belast zijn met de inning van geringe dagontvangsten. Personeelsleden die hiermee worden belast zijn persoonlijk verantwoordelijk voor hun beheer wat betekent dat zij zullen aangesproken worden voor tekorten, verlies of voor uitgaven die zij zouden hebben gedaan met dagontvangsten Voor elke ontvangst wordt een ontvangstbewijs afgeleverd ; de kwijting daarentegen behoort tot de bevoegdheid van de financieel beheerder. Het is niet toegelaten met dit geld (uit dagontvangsten) betalingen te doen, aankopen voor de dienst voor te schieten ; het is ook verboden dit geld op een persoonlijke rekeningen of op een andere plek dan op dienst te bewaren in afwachting van storting in de OCMW-kas; Elk tekort toe te schrijven aan diefstal of verlies wordt onmiddellijk aan de secretaris gemeld. In dit geval wordt onmiddellijk overgegaan tot verificatie van de kas van het

- 27 -

betrokken personeelslid. Elk vastgesteld kasverschil moet ook onmiddellijk aan de financieel beheerder worden meegedeeld. Bij niet-aanvaarding van verlies ingevolge aansprakelijkheid van het betrokken personeelslid moet het verlies door betrokkene zélf worden vereffend.

§ 3. De personeelsleden of budgethouders, belast met de inning van geringe dagontvangsten storten op geregelde tijdstippen het totale bedrag van hun inningen in de kas van het OCMW en verantwoorden die bedragen door een nauwkeurige invorderingsstaat volgens de onderrichtingen van de financieel beheerder. De ontvangsten en de storting ervan in de kas van het OCMW worden in een kasboekhouding geregistreerd. Het plafondbedrag van de kas wordt bepaald op 5.000 euro. De OCMW-kas wordt in een kluis opgeborgen. Geregeld wordt er een doorstorting gedaan naar de centrale rekening van het OCMW.

7.3. VERVANGING VAN DE SECRETARIS EN DE FINANCIEEL BEHEERDER Art. 57 In geval van verhindering of gewettigde afwezigheid kunnen de secretaris en de financieel beheerder, onder hun eigen verantwoordelijkheid, binnen drie dagen voorzien in hun vervanging en daartoe, voor een periode van maximaal zestig dagen, een door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn erkende plaatsvervanger aanstellen. Die maatregel kan voor eenzelfde afwezigheid eenmaal worden verlengd. Deze erkende plaatvervangers zijn: * voor de secretaris: de directeur thuis- en ouderenzorg en de bestuurssecretaris-jurist * voor de financieel beheerder: de boekhouder en de medewerker van de administratie belast met de administratieve ondersteuning van de financieel beheerder De Raad stelt een waarnemend secretaris of een waarnemend financieel beheerder aan als de afwezigheid of de verhindering van de secretaris of financieel beheerder langer dan honderdtwintig dagen duurt of als het ambt vacant is verklaard. De Raad stelt de secretaris en de financieel beheerder aan binnen zes maanden nadat het ambt vacant is geworden. Deze termijn kan eenmaal worden verlengd met maximaal zes maanden, voor zover de wervings- en / of bevorderingsprocedure is opgestart of als deze procedure geen geslaagde kandidaat heeft opgeleverd.

- 28 -

7.4. VERBODSBEPALINGEN Art. 58 Het is een lid van de Raad verboden 1. deel te nemen aan de bespreking en de stemming over aangelegenheden waar in hij een rechtstreeks belang heeft, hetzij persoonlijk, hetzij als vertegenwoordiger, of waarbij de echtgenoot, of bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Betreffende voordracht van kandidaten, benoemingen ontslagen, afzettingen en schorsingen geldt dit verbod slechts ten aanzien van bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad. Voor de toepassing van deze bepaling worden personen die een verklaring van wettelijke samenwoning als vermeld in art. 1475 van het B.W. hebben afgelegd, met echtgenoten gelijkgesteld; 2. deel te nemen aan de bespreking en de stemming over de vaststelling of goedkeuring van de jaarrekening van een instantie waaraan hij rekenschap verschuldigd is of waarvan hij tot het uitvoerend orgaan behoort. Deze bepaling is niet van toepassing op het lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn dat zich in de bovenvermelde omstandigheden bevindt louter op grond van het feit dat hij als vertegenwoordiger van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn is aangewezen in andere rechtspersonen. 3. rechtstreeks of onrechtstreeks een overeenkomst te sluiten, behoudens in geval van een schenking aan het OCMW of de verenigingen of vennootschappen vermeld in titel VIII, of deel te nemen aan een opdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten verkoop of aankoop voor het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn of de verenigingen of vennootschappen vermeld in titel VIII, behoudens in de gevallen waarbij het lid van de Raad beroep doet op een door het OCMW of de verenigingen of vennootschappen, vermeld in titel VIII, aangeboden dienstverlening en ten gevolge hiervan een overeenkomst aangaat als advocaat, notaris, zaakwaarnemer of deskundige, belangen te behartigen die strijdig zijn met die van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, of, anders dan kosteloos, in dezelfde hoedanigheid de belangen van het centrum te verdedigen. 4. op te treden als afgevaardigde of deskundige van een vakorganisatie in het bijzonder onderhandelingscomité of het hoog overlegcomité Deze bepalingen gelden eveneens voor de vertrouwenspersoon vermeld in artikelen 29 en 69 van het OCMW-decreet, voor de leden van de bijzondere beheersorganen die met toepassing van titel VII van het OCMW-decreet zouden worden opgericht en op de burgemeester en schepen die hem volgens art. 41 van het OCMW-decreet vervangt. In voorkomend geval wijst de voorzitter het betrokken lid of de betrokken leden op bovenstaande bepalingen.

- 29 -

Deze bepalingen, met uitzondering van het eerste lid, vierde punt, zijn ook van toepassing op de personeelsleden van het OCMW, met dien verstande dat het terechtwijzen van personeel door de secretaris gebeurt.

7.5. GEHEIMHOUDING Art. 59 § 1. De leden van de raad, van het Vast Bureau en van de Bijzondere Comités evenals alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen bijwonen zijn tot geheimhouding verplicht, onverminderd de strafrechtelijke bepalingen betreffende het beroepsgeheim. § 2. Met het oog op de bescherming van de privacy van de personen waarover een beslissing werd genomen, zal het OCMW de documenten van de schriftelijke bijeenroeping met betrekking tot de besloten zittingen inzamelen en vernietigen na elke vergadering waarop de bijeenroeping betrekking heeft. De leden van de raad, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités die de documenten niet inleveren zijn ertoe gehouden de geheimhouding van de persoonsgegevens in de documenten te garanderen. 7.6. BEZOLDIGING EN PRESENTIEGELDEN Art. 60 § 1. De voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn ontvangt een wedde gelijk aan de wedde van een schepen van de gemeente. De wedde wordt maandelijks en vooraf betaald. § 2. De leden van de Raad ontvangen een presentiegeld voor het bijwonen, met beraadslagende stem, van de vergaderingen van de Raad, van het Vast Bureau, van de Bijzondere Comités. Het presentiegeld is gelijk aan dit bepaald voor de gemeenteraadsleden in de door het OCMW bediende gemeente. De raadsleden hebben geen recht op een presentiegeld wanneer de vergadering niet heeft kunnen beraadslagen omdat onvoldoende leden aanwezig waren. De presentiegelden worden tweemaal per jaar uitbetaald (na de zesde en na de twaalfde maand van het jaar).

7.7. BINDENDE KRACHT Art. 61 Dit reglement is van kracht vanaf de goedkeuring door de Raad en treedt in werking vanaf 19 januari 2013. Art. 62. Voor zover dit reglement bepaalde toestanden niet zou regelen wordt verwezen naar de wetgeving en de gebruiken.

- 30 -

Art. 63. Elk lid van de Raad ontvangt een exemplaar van dit huishoudelijk reglement.

Goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn van Zele in zitting van 19 januari 2013, aangepast in zitting van 24 juni 2014 Namens de Raad, De Secretaris,

De Voorzitter,

Tom De Graeve

Freddy Massart

- 31 -

DEEL 3. BIJLAGEN

BIJLAGE 1. DELEGATIE VAN HANDTEKENBEVOEGDHEID Gezien de schaalgrootte van dit OCMW en de noodzaak van een snelle en efficiënte werking is het aangewezen om voor een aantal documenten de handtekenbevoegdheid van de voorzitter en de secretaris te delegeren en deze van een aantal andere personeelsleden vast te leggen. Wettelijk kader : OCMW- decreet art. 183 Documenten die worden ondertekend door voorzitter en secretaris namens de Raad voor Maatschappelijk Welzijn : * documenten die door de wet voorbehouden zijn voor ondertekening door voorzitter en secretaris (zie hoger) * antwoord op klachten van cliënten, organisaties, leveranciers, aannemers, dienstverleners * brieven met toezichthoudende overheden inzake klachten of erkenning van instellingen en diensten; * brieven die het OCMW als organisatie beleidsmatig binden * kennisgevingen beslissingen raad, vast bureau en bijzonder comité * brieven i.v.m. subsidies (aanvragen, verantwoording, …) voor zover niet onder bevoegdheid van de budgethouder (prestatiegerelateerde tegemoetkomingen); * antwoorden op briefwisseling die door derden rechtstreeks aan de voorzitter en de secretaris gericht werd. Ondertekening door de secretaris * documenten, beslissingen en briefwisseling inzake materies die onder de (wettelijke of gedelegeerde) bevoegdheid van de secretaris vallen. * documenten, beslissingen of briefwisseling namens het managementteam. * ondertekening van voor eensluidend verklaarde afschriften van beslissingen van de Raad, Vast Bureau en Comité’s

Ondertekening door de financieel beheerder 1) M.b.t. een aantal bevoegdheden die de financieel beheerder onder functionele leiding van de secretaris uitoefent worden gezamenlijk met de secretaris ondertekend: financiële adviezen, belangrijke briefwisseling of beslissingen i.v.m. budget, meerjarenplan, boekhouding en rekening.

- 32 -

De overige briefwisseling en documenten in deze materies worden door de financieel beheerder alleen getekend. Hetzelfde geldt voor beslissingen en betalingen inzake thesaurie. 2) M.b.t. de bevoegdheden die de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid uitoefent, tekent de financieel beheerder alleen en onder eigen verantwoordelijkheid alle brieven, documenten of akten, waaronder : * het verlenen of het weigeren van het visum; * het debiteurenbeheer, i.c. het vorderen van de financiële rechten van het OCMW (inclusief de terugvordering van toegekende steunverlening) en het verlenen van kwijting; * rapportages die moeten worden opgesteld door de financieel beheerder * brieven, akten, borderellen ivm inschrijven van een wettelijke hypotheek en in het algemeen alle handelingen met het oog op het veilig stellen van de financiële belangen van het bestuur. * het plaatsen van de tweede handtekening op de betalingsopdrachten; * Fiscale attesten

Ondertekening door budgethouders De budgethouders ondertekenen de documenten en de brieven i.k.v. de uitvoering van de bevoegdheden die hen zijn toevertrouwd.

Ondertekening door directeur thuis- en ouderenzorg * brieven in uitvoering van beslissingen raad, Vast Bureau of Comité * ondertekening van voor eensluidend verklaarde afschriften van beslissingen van de Raad, Vast Bureau en Comité’s * contracten gebruikers dienstverlening * attesten van verstrekte/lopende hulpverlening (delegeerbaar aan medewerkers) * informatieaanvragen (delegeerbaar aan medewerkers) * stageverslagen (delegeerbaar aan medewerkers) * brieven & mededelingen in het kader van hulpverlening thuiszorg (delegeerbaar aan medewerkers) * uitnodigingen voor een hulpverleningsgesprek * opnameovereenkomsten met bewoners * attesten van verstrekte/lopende hulpverlening * brieven inzake inlichtingen en informatie omtrent het verblijf in de voorziening * attesten voor personeel dat moet werken op de dag van de verkiezingen * informatieaanvragen bij cliënten, organisaties, ministeries, enz..; enquêtes (delegeerbaar aan medewerkers) * formulieren van opname, verlenging, ontslag aan ziekenfondsen (of delegatie aan medewerkers) * rekeningen ten laste van bewoners, die doorgestuurd worden naar de bewindvoerder * levensbewijzen van bewoners aan hun bewindvoerders

- 33 -

* verzamelfactuur bewoners, betwisting facturatie * afhandeling van overlijdensdossiers, i.c. begrafenisregelingen, * successierechten, eindafrekeningen * brieven met de verschillende pensioendiensten * dossierbehandeling inzake productinformatie (leveranciers, firma’s, software, studiebijeenkomsten,…) * beheer van de systeem I toepassingen, opdrachten tot domiciliëring, diverse bankverrichtingen, … (delegeerbaar aan de zorgcoördinator) * informatie naar externe overheden waaruitdrukkelijk vermeld is dat de dagelijkse verantwoordelijke dient te ondertekenen * interne dienstnota’s (binnen het kader van de richtlijnen) * organisatie van familie – en bewonersraden (delegeerbaar aan de zorgcoördinator)

Ondertekening door diensthoofd sociale dienst * brieven in uitvoering van beslissingen raad, Vast Bureau of Comité, met uitzondering van de kennisgevingen van beslissingen BCSZ * ondertekening van voor eensluidend verklaarde afschriften van beslissingen van de Raad, Vast Bureau en Comité’s * beantwoorden van gewone brieven * attesten van verstrekte/lopende hulpverlening * informatieaanvragen * documenten i.v.m. stages (behoudens stageovereenkomst) * medeondertekening (met betrokken MW’er) contracten GPMI (geïndividualiseerde projecten voor maatschappelijk integratie) * brieven rond sociale onderzoeken (voor eigen en andere OCMW’s) * uitnodigingen voor een hulpverleningsgesprek (of bij delegatie de MW’er)

Ondertekening door maatschappelijk werker Documenten die mogen ondertekend worden door de maatschappelijk werker die instaat voor de dossieropvolging : * documenten die door de reglementering door de maatschappelijk werker ondertekend moeten worden (feitelijke vaststellingen, sociaal verslag, hulpverleningsvoorstellen, …) * kaartjes met boodschappen in functie van de hulpverlening, zonder dat die het OCMW als organisatie binden (kan ook door administratief medewerkers worden ondertekend) * ontvangstbewijzen van aanvragen tot hulpverlening * contracten GPMI (geïndividualiseerde projecten voor maatschappelijk integratie

- 34 -

Ondertekening door diensthoofd P&O (of bij delegatie: medewerker P&O) Documenten die door het diensthoofd P&O kunnen worden ondertekend : * brieven en documenten in uitvoering van beslissingen raad, Vast Bureau of Comité, met uitzondering van de kennisgevingen van beslissingen BCSZ * beantwoorden van gewone brieven * attesten en formulieren ivm werkloosheid, ziekte,… * attesten en aangiftes van arbeidsongevallen * informatieaanvragen * brieven aan personeel i.v.m. ziekte, afwezigheden, gewone vragen, .. * ondertekening van voor eensluidend verklaarde afschriften van beslissingen van de Raad, Vast Bureau en Comité’s * pensioendossiers * briefwisseling/attesten t.b.v. personeelsleden i.v.m. arbeidsgeneeskunde, verzekeringen, abonnementen, hospitalisatieverzekering en maaltijdcheques Jurist Documenten waarvan de ondertekening, in het kader van de erkenning van het OCMW als dienst voor schuldbemiddeling, is voorbehouden voor de jurist-schuldbemiddelaar, o.a. brieven in het kader van schuldhulpverlening (budgetbeheer, schuldbemiddeling en collectieve schuldenregeling) Algemeen – ondertekening door diensthoofden * dienstnota’s/brieven aan hun medewerkers waarin opmerkingen worden gemaakt aangaande het functioneren van deze personeelsleden. Ondertekening bij afwezigheid * van de directeur, diensthoofd sociale dienst, diensthoofd P&O: door een hiertoe aangewezen lagere leidinggevende of medewerker, of door de secretaris. * van de financieel beheerder: door de dd. financieel beheerder

Ter kennisgeving: de secretaris en de financieel beheerder hebben de medewerkers die hen vervangen bij afwezigheid ook aangewezen als hun respectieve vervangers voor de ondertekening van girale betalingen.

- 35 -

BIJLAGE 2 – DELEGATIE EEDAFLEGGING Secretaris en Financieel Beheerder leggen de eed af tijdens een zitting van de Raad Maatschappelijk werkers leggen de eed af tegenover de Voorzitter Van deze eedafleggingen wordt een PV opgemaakt dat wordt ondertekend door het personeelslid en door voorzitter en secretaris. De voorzitter heeft zijn bevoegdheid om de eed af te nemen voor de overige personeelsleden gedelegeerd naar de secretaris. Deze heeft deze taak verder gedelegeerd als volgt: * Diensthoofden leggen de eed af bij de Secretaris * De andere personeelsleden leggen de eed af bij het lid van het managementteam onder wie ze hiërarchisch ressorteren. Van al deze eedafleggingen wordt een PV opgemaakt dat wordt ondertekend door het personeelslid en door degene tegenover wie de eed wordt afgelegd.

- 36 -

TOELICHTENDE NOTA - BUDGETHOUDERSCHAP

Inhoud Het concept “budgethouderschap” kadert in de invoering van de nieuwe OCMW-boekhouding (NOB). Met de nieuwe OCMW-boekhouding wordt aansluiting gezocht bij de evolutie naar een nieuw overheidsmanagement, dat de klemtoon legt op de responsabilisering van ambtenaren en bestuur en het nastreven van een grotere doelmatigheid (efficiëntie) en doeltreffendheid (effectiviteit) van het openbaar bestuur. Budgethouderschap houdt in dat aan “budgethouders” de bevoegdheid tot het beheer van een “taakstellend budget” wordt toegekend (cf. artikel 160 OCMW-decreet). Een budget is “taakstellend” omdat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft. Concreet betekent dit : prestatiegericht werken (cf. de dienstverlening meetbaar maken); in functie van het bereiken van doelstellingen; binnen een welomschreven periode; met een welbepaald budget. Korte omschrijving bevoegdheden en verantwoordelijkheden De budgethouders beschikken in grote lijnen over volgende bevoegdheden en verantwoordelijkheden: Aangaan van verbintenissen binnen de perken van de delegatie en overeenkomstig het aan hem toevertrouwde budget, op grond van een goedgekeurde, op het budget voorkomende post of op grond van een voorlopig krediet (art. 158 en 162 §1 OCMW-decreet); Bepalen van de wijze van gunning met betrekking tot de procedures voor opdrachten van aanneming van werken, leveringen of diensten en de voorwaarden ervan vaststellen, de opdracht toewijzen en de te betalen bedragen goedkeuren overeenkomstig het toevertrouwde budget (art. 162 §1 OCMW-decreet); deze beslissingen gebeuren in samenwerking met de jurist, die instaat voor een correcte advisering over het naleven van de overheidsopdrachtenwetgeving; de budgethouder is de eindverantwoordelijke; Eindverantwoordelijke voor de facturatie van de te ontvangen bedragen die betrekking hebben op het aan hem toevertrouwde budget (art. 162§3 OCMW-decreet); Voorbereiden van voorontwerp van meerjarenplan, aanpassingen van het meerjarenplan, van budgetten en van budgetwijzigingen; Initiëren van interne kredietaanpassingen binnen de investerings- en exploitatie-uitgaven van het activiteitencentrum; Raadplegen van de boekhouding; Advies verlenen i.v.m. beslissingen die het resultaat, beoogd door het beheerde budget, kunnen beïnvloeden; Oordelen en beoordeeld worden op de realisatie van de resultaten; Ondertekenen van uitgaande facturen (verzamelfactuur)

- 37 -

De budgethouder is persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het aan hem gedelegeerde budgethouderschap (art. 161 §2 OCMW-decreet). De budgethouder die verbintenissen heeft aangegaan zonder een goedgekeurd budget is persoonlijk verantwoordelijk, behoudens in de gevallen die door of krachtens dit decreet worden bepaald en met behoud van eventuele medeverantwoordelijkheid van andere organen of personeelsleden van het OCMW (art. 158 lid 2 OCMW-decreet). Overdracht van bevoegdheden naar budgethouders Wettelijk zijn slechts een beperkt aantal bevoegdheden exclusief voorbehouden aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn (= hoofdbudgethouder). Voor alle andere bevoegdheden kan de Raad de beslissingsbevoegdheid aan andere organen (Vast Bureau, Bijzonder Comité) of aan de secretaris delegeren. De secretaris kan zijn bevoegdheid mbt bepaalde budgetten delegeren aan andere personeelsleden. Dergelijke delegatie heeft verschillende voordelen : De beleidsorganen krijgen meer tijd voor inhoudelijke besprekingen en beleidsdiscussies; De operationele beslissingen worden genomen door de organen die voor deze materie bevoegd zijn - in aanwezigheid van de verantwoordelijke ambtenaren die dossiers kunnen toelichten – of door de verantwoordelijke ambtenaren zelf; Tijdsbesparing door snelle procedures. Een verhoogd kostenbewustzijn in hoofde van de ambtenaren-budgethouders; Een beter inzicht in de prestaties van het activiteitencentrum waarvoor de budgethouder bevoegd is. Door de invoering van het budgethouderschap verschuiven sommige bevoegdheden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn naar het Vast Bureau en de Bijzondere Comités en naar de secretaris en ambtenaren-budgethouders. De budgethouders dienen te handelen volgens de afspraken van het interne controlesysteem en de wetgeving op de overheidsopdrachten na te leven. Budgethouders kunnen hun bevoegdheid om bestellingen te plaatsen toevertrouwen aan bestelgemachtigden.

2.2. Budgethouders, Rangorde en Bevoegdheden Budgethouders Volgende budgethouders worden belast met het beheer van volgende budgetten: a) Raad Benoemingen en aanstellingen onbepaalde duur; investeringsprojecten boven de 12.500€ b) Vast Bureau Tijdelijke aanstellingen (behalve functies managementteam) en investeringen tot 12.500 € (excl. BTW)

- 38 -

c) Bijzonder Comité Sociale Zaken individuele steunverlening (incl. tewerkstelling art. 60§7 OCMW-wet) d) secretaris - De andere werkingsontvangsten en –uitgaven - Tijdelijke aanstellingen ingeval van hoogdringendheid, na overleg met de voorzitter. De secretaris kan deze bevoegdheden niet verder delegeren. - Het goedkeuren van de uitgaven waarvoor de raad, vast bureau of het bijzonder comité budgethouder is (en analoog de te ontvangen bedragen vast te stellen). De secretaris kan deze bevoegdheden niet verder delegeren.

e) ambtenaren-budgethouders, bij delegatie door de secretaris (besluit 25 april 2014) - Els Van Steen, directeur thuis- en ouderenzorg – alle kosten en opbrengsten voortvloeiend uit gefactureerde prestaties (uitgezonderd thuiszorg), personeelsgebonden werkingskosten (arbeidskledij alle diensten thuis- en ouderenzorg, verplaatsingskosten WZC,…), kosten/opbrengsten ivm animatie - Dirk Van Wassenhove, adviseur thuis- en ouderenzorg: werkingskosten/opbrengsten dienstencentrum, algemene werkingskosten thuiszorg; specifieke dossiers: werkingskosten/opbrensten cafetaria WZC, medicatie en persoonlijke was bewoners woonzorgcentrum/kortverblijf; – Lieven Dierick, stafmedewerker ouderenzorg: niet onder art. 1 en 2 vervatte werkingsuitgaven tbv de verpleegdiensten Woonzorgcentrum/kortverblijf en dagverzorging (verzorgingsmateriaal, linnen, materiaal kiné-ergo,…); - Gunther Cooreman, bestuurssecretaris-jurist: administratieve kosten/opbrengsten; – Imke Bouters (tijdelijk vervangen door Debby Balcaen), maatschappelijk werkster thuiszorg: werkingsopbrengsten, verplaatsingskosten, ziektecontroles thuiszorgdiensten; – Isidoor D’hooge, diensthoofd logistiek: technische werkingskosten/opbrengsten; – Christiene Tazoumbite, diensthoofd personeel en organisatie: kosten/opbrengsten vorming en aanwerving personeel, arbeidsgeneeskunde; – Maria Claeys, diensthoofd sociale dienst: specifieke werkingskosten/opbrengsten sociale dienst.

- 39 -

Worden niet gedelegeerd en blijven dus onder de secretaris ressorteren: 1. Algemene regeling keuken (catering). Binnen de bestaande afspraken kunnen de diensthoofden verder als bestelgemachtigde optreden. 2. Verzekeringen 3. Informatica Bij afwezigheid worden de budgethouders vervangen door hun direct hogere chef. De secretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de dienstdoende secretaris, dwz in eerste orde de directeur thuis- en ouderenzorg, in tweede orde de bestuurssecretarisjurist. De budgethouders ontvangen jaarlijks een geactualiseerde lijst met de boekhoudkundige posten (‘rekeningen’) die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Rangorde De rangorde onder de budgethouders-ambtenaren wordt als volgt vastgelegd : 1. Secretaris 2. directeur thuisen ouderenzorg/diensthoofd P&O/diensthoofd dienst/bestuurssecretaris-jurist/diensthoofd logistiek 3. adviseur thuis- en ouderenzorg/verantwoordelijke thuiszorg

sociale

Specifieke bevoegdheden van de ambtenaren-budgethouders a) Procedure meerjarenplanning-budget - Uitwerken van ontwerp van strategische en operationele doelstellingen m.b.t. de toegekende bevoegdheden (beleidsvoorbereiding); - Participeren aan de opmaak van het meerjarenplan en de jaarbudgetten; - Verantwoordelijk voor de uitvoering van de goedgekeurde budgetten. - Beschikken over operationele gegevens en prestatie-indicatoren (kengetallen) m.b.t. de dienstverlening die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder valt; - Opvolgen van de specifieke wetgeving m.b.t. het beleidsdomein (vb. specifieke normering, indexeringsmechanismen e.d.m.); b) Procedure budgetopvolging - Opvolgen van en rapporteren over de realisatie van de doelstellingen; - Opvolgen van de stand van de kredieten (kosten én opbrengsten); - Initiëren van interne kredietaanpassingen (binnen de investerings- en exploitatie-uitgaven van het activiteitencentrum) - Tijdig aanvragen van noodzakelijke budgetwijzigingen. - Voorbereiden van de budgetrondes. c) Procedure overheidsopdrachten (investerings- en exploitatie-uitgaven)

- 40 -

Beslissen (wijze van gunning, voorwaarden van de opdracht, toewijzing, opvolging van de uitvoering en goedkeuring te betalen bedragen) over overheidspdrachten binnen de gedelegeerde bevoegdheden en volgens de interne aankoopprocedure, investeringen en exploitatieuitgaven: o exploitatieuitgaven: delegatie aan de bevoegde ambtenaar-budgethouder o investeringen tot 12.500€ (excl. BTW): delegatie aan het Vast Bureau o investeringen vanaf 12.500€ (excl. BTW): bevoegdheid Raad voor Maatschappelijk Welzijn (geen delegatie) d)Werkwijze gewone werkingsuitgaven (niet voor personeel & steunverlening): 1. Voor uitgaven waarvan men kan verwachten dat ze meer bedragen dan 5.500€ per jaar, gebeurt geregeld een formele offerteprocedure. De prijsvraag, (evt. het lastenboek) en de procedure worden juridisch gecoördineerd door de bestuurssecretaris, de inhoudelijke invulling wordt aangeleverd door de belanghebbende budgethouder(s)/diensthoofd(en), de financieel beheerder viseert het voorstel tot gunning en de secretaris beslist over de gunning. De betrokkenheid van deze diverse personen is bedoeld als een vorm van wederzijdse controle. Van de gunning wordt een formeel besluit opgemaakt. Een budgethouder kan meerjarige contracten afsluiten. Voor het verlenen van het visum moet er dan wel voldoende krediet zijn in het lopende jaar en moet het hetzij een evidentie hetzij de intentie of engagement van het beleid zijn om via het meerjarenplan in de budgetten van de volgende boekjaren voldoende kredieten voor die bepaalde uitgave in te schrijven. Eenmaal een dergelijke jaaroverschrijdende verbintenis is afgesloten, zullen deze kosten in de budgetten van de volgende financiële boekjaren moeten worden ingeschreven. Binnen de periode waarvoor gegund werd, kan de betrokken budgethouder zelfstandig (dus zonder visum en zelfs als de individuele bestelling het visumbedrag overschrijdt ) de nodige bestellingen doen. 2. Voor uitgaven beneden de 5.500€ handelt de budgethouder zelfstandig, d.w.z. dat hij zelf instaat voor het respecteren van zijn budget en de regelmatigheid m.b.t. de wetgeving overheidsopdrachten (o.a. prijsvergelijking). 3. Na levering worden leveringsnota en factuur door de administratie (administratieve cel Padweg) gecontroleerd (volledigheid/ordegrootte- stukken in orde – boekhoudkundige codes – regelmatigheid en beschikbaarheid van budget indien niet visumplichtig). De budgethouder tekent vervolgens ter goedkeuring van de factuur. De secretaris doet dit voor de kosten waarvoor de raad, het vast bureau of het bijzonder comité sociale zaken bevoegd is. De administratie maakt vervolgens het overschrijvingsformulier op. De betaling gebeurt door de secretaris (eerste handtekening – akkoord met budget en regelmatigheid) en financieel beheerder (tweede handtekening – uitvoering betaling).

- 41 -

e) Visum en vrijstelling van visum Voor bestellingen die onder visumverplichting vallen, gebeurt een budget- en regelmatigheidscontrole door de financieel beheerder vóór de verbintenis wordt aangegaan dwz - Ingeval van overheidsopdrachten : vóór de beslissing tot gunning van de opdracht formeel wordt genomen. - Ingeval van bezoldigingen : vóór de beslissing tot aanstelling van het personeelslid ; - In alle andere gevallen : vóór de bestelling of vóór de verbintenis wordt aangegaan of het contract wordt gesloten; De volgende financiële verbintenissen zijn vrijgesteld van een voorafgaand visum: - overheidsopdrachten voor investeringen en exploitatie-uitgaven tot 5.500 euro (excl. BTW). De budgethouder kan wel een voorafgaand visum vragen indien hij dit nodig acht; - beslissingen tot individuele hulpverlening (inclusief tewerkstelling in art. 60§7); - tijdelijke aanstellingen van personeel (al dan niet in het kader van vervangingen) voor max. 1 jaar; - Uitgaven die het gevolg zijn van wettelijke verplichtingen of die inherent zijn aan eerder aangegane verbintenissen, zijn vrijgesteld; f) Rapportage De budgethouders-ambtenaren rapporteren aan de raad (4e kwartaalverslag) over hun belangrijkste beslissingen m.b.t. overheidsopdrachten; de kennisgeving heeft meer in het bijzonder betrekking op: 1. beslissingen i.v.m. een nieuwe opdracht voor het leveren van goederen en diensten en het uitvoeren van werken; 2. plaatsen van bestellingen voor uitvoeren van werken binnen een bestaande raamovereenkomst; 3. beslissingen met een ‘exceptioneel karakter’; De secretaris rapporteert jaarlijks (4e kwartaalverslag) over de wijze waarop de budgethouders hun taak hebben uitgevoerd. De financieel beheerder rapporteert jaarlijks (4e kwartaalverslag) over de verstrekte visa. g) Opbrengsten - Goedkeuren van uitgaande facturen voor de prestaties of levering van goederen; - De secretaris keurt de opbrengsten goed waarvoor raad, het vast bureau of het bijzonder comité sociale zaken budgethouder is. h) Voorafgaandelijke adviesverlening door/aan de budgethouder

- 42 -

- Adviesverlening i.v.m. beslissingen die het resultaat van een budget kunnen beïnvloeden; - Adviesverlening i.v.m. aanstelling van personeel; - Advies/ondersteuning i.v.m. te volgen procedure overheidsopdrachten kan gevraagd worden aan de jurist; - Adviesverlening t.a.v. investeringsuitgaven die zullen toegekend worden op het activiteitencentrum waarvoor de budgethouder instaat. - Adviesvraag i.v.m. bestedingen informatica (hard- en software), aan de systeembeheerder en de verantwoordelijke informatieveiligheid; - Advies/ondersteuning i.v.m. bestedingen informatie en communicatie, aan de verantwoordelijke voor communicatie; i)Randvoorwaarden - garanties - Inzicht hebben in de structuur van de voor hen (beheersbare) kosten en opbrengsten; - Kunnen raadplegen van het boekhoudsysteem en softwarepakket; - Beschikken over een basiskennis van de wetgeving overheidsopdrachten; - Kunnen terugvallen op de begeleiding van de ondersteunende diensten (i.c. administratieve cel Padweg en jurist) voor informatie, periodieke rapportering, ondersteuning op vraag van de budgethouders, controle. - De betrokken personeelsleden kunnen de aan hen gedelegeerde bevoegdheid niet weigeren als hun functieomschrijving erin voorziet (art. 161 § 2 OCMW-decreet).

- 43 -