Huishoudelijk reglement Versie 1 7-7-2012
Huishoudelijk reglement stichting BEDENK Laatst bijgewerkt op: 07-07-2012
versie 1
Inhoudsopgave Doel van de stichting .................................................................................................................. 3 Opvang.................................................................................................................................... 3 Educatie en informatie ............................................................................................................ 3 Bestuur ....................................................................................................................................... 4 Vergaderingen ........................................................................................................................ 4 Stemprocedure ........................................................................................................................ 4 Kandidaatstelling en beëindiging van bestuursfunctie ........................................................... 4 Vertegenwoordiging ............................................................................................................... 4 Bevoegdheid ........................................................................................................................... 4 Taken van de oprichtster en de bestuurleden ............................................................................. 6 Oprichtster .............................................................................................................................. 6 Bestuur .................................................................................................................................... 6 Voorzitter ................................................................................................................................ 6 Secretaris ................................................................................................................................ 6 Penningmeester ....................................................................................................................... 6 Overige bestuursleden ............................................................................................................ 6 Financiën .................................................................................................................................... 7 Inkomsten ............................................................................................................................... 7 Uitgaven.................................................................................................................................. 7 Begroting en jaarstukken ........................................................................................................ 7 Samenwerking NME .................................................................................................................. 8 Richtlijnen handelswijze dieren ................................................................................................. 9 Opvang.................................................................................................................................... 9 Dating en adoptie .................................................................................................................... 9 Ziekte ...................................................................................................................................... 9 Vrijwilligers ............................................................................................................................. 10 Profielschets.......................................................................................................................... 10 Voorwaarden ........................................................................................................................ 10 Overeenkomst mbt de werkzaamheden ................................................................................ 10 Donateurs ................................................................................................................................. 11 Donaties ................................................................................................................................ 11 Procedure .............................................................................................................................. 11
2/11
Huishoudelijk reglement stichting BEDENK Laatst bijgewerkt op: 07-07-2012
versie 1
Doel van de stichting De doelen van stichting Bied Een Dier Een Nieuwe Kans (BEDENK) betreffen de opvang van, educatie en informatie over kleine huisdieren.
Opvang Stichting BEDENK vangt kleine huisdieren op voor zowel lange als korte termijn. Met kleine huisdieren worden voornamelijk hamsters, cavia’s, ratten en konijnen bedoeld. De opvang richt zich op vakantieopvang en opvang van dieren waar afstand van is gedaan. De dieren waar afstand van is gedaan worden herplaatst in een geschikt huishouden of een andere geschikte lokatie.
Educatie en informatie De stichting BEDENK richt zich op het overdragen van de kennis over het houden en verzorgen van kleine huisdieren bij (toekomstige) eigenaren. Om dit te kunnen waarborgen zorgt het voor een goede en actuele kennis bij haar medewerkers. De educatie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van NME en BEDENK, waarbij deze dan ook nauw samenwerken. Educatie en informatie tbv dierenwelzijn wordt verstrekt via: Leskisten Inloopspreekuur dierenarts Themadagen Workshops Promotiestands Kinderclubs Via bezoekers, tijdens overige contactmomenten
3/11
Huishoudelijk reglement stichting BEDENK Laatst bijgewerkt op: 07-07-2012
versie 1
Bestuur Het bestuur bestaat uit drie tot vijf personen, zoals bepaald in de statuten. In het bestuur zitten een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De secretaris en de penningmeester mogen dezelfde persoon zijn.
Vergaderingen Er wordt minimaal twee maal per jaar een vergadering gehouden. Tijdens deze vergaderingen worden lopende zaken en ingekomen stukken besproken, gestemd over het aannemen dan wel verwerpen van voorstellen en eventuele wisselingen in bestuur.
Stemprocedure Om een voorstel aan te nemen moet een meerderheid van het bestuur het voorstel goedkeuren, waarbij minstens 2/3e van het bestuur aanwezig is geweest. Dit geschied schriftelijk, of mondeling mits daar geen bezwaren tegen zijn gemaakt. Ieder bestuurslid heeft één stem. Stemmen zijn niet overdraagbaar of te volmachtigen. Mits aan de overige voorwaarden wordt voldaan en er geen bezwaren tegen zijn gemaakt, is het mogelijk om te stemmen buiten vergaderingen om.
Kandidaatstelling en beëindiging van bestuursfunctie
Binnen het bestuur mag niet meer dan de helft familie t/m 4e graad van elkaar zijn. Het vervullen van een bestuursfunctie heeft geen minimale of maximale termijn. Een bestuurslid kan zijn functie beëindigen dmv ontslagneming, overlijden of dmv een besluit van het bestuur. Aftredende bestuursleden zijn terstond en onbeperkt herbenoembaar. Na aftreding wordt een vacature geopend, welke binnen drie maanden dient te worden opgevuld. Kandidaten worden voorgedragen aan het bestuur. De bestuursleden worden benoemd door het bestuur zelf. Een meerderheid van het bestuur moet het voorstel goedkeuren volgens de stemprocedure.
Vertegenwoordiging De stichting wordt vertegenwoordigd door het gehele bestuur of door twee leden met de functie van voorzitter, secretaris of penningmeester, als door het bestuur een volmacht is afgegeven.
Bevoegdheid Indien het bestuur uit minder dan drie personen bestaat blijft het bestuur volledig bevoegd tot een periode van maximaal 3 maanden. In deze periode dient het bestuur de bestaande vacatures op te vullen. Bij een goedkeuring door de meerderheid van het bestuur is het bestuur bevoegd tot het volgende: a) het kopen, ruilen of schenken van goederen, b) het sluiten van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt, of zich tot zekerheidstelling voor de schuld van een derde verbindt, c) het verstrekken of afsluiten van een lening of krediet, d) het huren of verhuren van goederen, e) het verrichten van handelingen tot €300, daarboven dient het volledige bestuur zijn goedkeuring te geven, f) het aangaan van dadingen en het optreden in rechte, waaronder wordt begrepen het voeren van arbitrale procedures, doch met uitzondering van het nemen van
4/11
Huishoudelijk reglement stichting BEDENK Laatst bijgewerkt op: 07-07-2012
versie 1
conservatoire maatregelen en het nemen van die rechtshandelingen die geen uitstel kunnen lijden, g) het sluiten en wijzigen van arbeidsovereenkomsten. In de in a) en b) genoemde gevallen kan een beroep worden gedaan indien niet aan de besluitvormingsvoorwaarden werd voldaan. In alle andere gevallen kan geen beroep worden gedaan.
5/11
Huishoudelijk reglement stichting BEDENK Laatst bijgewerkt op: 07-07-2012
versie 1
Taken van de oprichtster en de bestuurleden Oprichtster De oprichtster is adviseur van het bestuur, mede gezien haar ervaring op diverse gebieden. Hierbij dient ook in aanmerking te worden genomen dat zij als beheerster van Floragaarde een schakelfunctie heeft tussen NME en de stichting.
Bestuur
heeft de algemene leiding over de stichting, zorgt voor het opstellen en uitvoeren van het beleid en houdt toezicht op de activiteiten. beheert de financiën en vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe. Elke bestuurder is tegenover de stichting gehouden tot een behoorlijke vervulling van de opgedragen taak.
Voorzitter
geeft leiding aan de vergaderingen van de stichting. ziet toe en bewaakt de uitvoering van de taken en activiteiten. Tijdens de vergaderingen bespreekt en controleert de voorzitter de voortgang hiervan. treedt op als vertegenwoordiger van de stichting. stelt ism de secretaris de agenda en de stukken voor de vergadering op.
Secretaris
doet de verslaglegging van de stichting. stelt ism de voorzitter de agenda en de stukken voor de vergadering op. maakt de notulen van alle vergaderingen. schrijft alle brieven en uitnodigingen en is contactpersoon voor alle contact met personen binnen en buiten de stichting en houdt de administratie mbt de bestuursleden en vrijwilligers bij. houdt de opvolging van de acties in de gaten.
Penningmeester
beheert de rekening en de kas van de stichting. beheert en voert de ontvangsten en uitgaven beheren en uit. maakt de begroting op, zowel voor de start van een nieuw boekjaar als na afloop van het boekjaar. maakt het financieel jaarverslag op.
Overige bestuursleden
ondersteunt de voorzitter, secretaris of penningmeester in het vervullen van zijn/haar functies stuurt werkgroepen aan
6/11
Huishoudelijk reglement stichting BEDENK Laatst bijgewerkt op: 07-07-2012
versie 1
Financiën Inkomsten De inkomsten van de stichting worden verkregen uit: vakantieopvang (hoofdbron) en betalingen voor afstand van dieren, fondsen/subsidies werven, workshops en activiteiten, donateurs, schenkingen, legaten of erfstellingen . De stichting zal niet meer vermogen aanhouden dan redelijkerwijs nodig is voor de continuïteit van de voorziene werkzaamheden van de stichting.
Uitgaven De uitgaven van de stichting zullen bestaan uit: opvang en/of plaatsing van dieren, opvangverblijven aanschaffen en onderhouden, voer en medicijnen voor de opvangdieren, onkosten diverse activiteiten/workshops etc., onkosten bestuursleden: via declaraties (uitsluitend via declaratieformulier) onkosten promotiestand/-materiaal, informatiemateriaal, eventuele vrijwilligersvergoedingen overige kosten, zoals kantoormateriaal. In samenwerking met het bureau Natuur en Milieu EducatieBegraafplaatsen (NME) van de gemeente Haarlem is een intentieverklaring opgesteld. Hierin is overeengekomen dat het bureau NME de eerste € 2500 zal bekostigen.
Begroting en jaarstukken De stichting voert een administratie & boekhouding waarin de vermogenstoestand en de werkzaamheden van de stichting worden bijgehouden, zodat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de stichting kunnen worden gekend. De jaarstukken worden na afloop van ieder boekjaar opgemaakt, bestaande uit: a. een balans b. een staat van baten en lasten c. een duidelijke toelichting Deze jaarstukken worden door de penningmeester vóór één juni van het daarop volgende jaar ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur tijdens een vergadering. Uiterlijk één maand voor de aanvang van een nieuw boekjaar wordt door de penningmeester een begroting voor het komende jaar aan het bestuur tijdens een vergadering voorgelegd.
7/11
Huishoudelijk reglement stichting BEDENK Laatst bijgewerkt op: 07-07-2012
versie 1
Samenwerking NME Er bestaat een nauwe samenwerking tussen het bureau Natuur en Milieu Educatie/ Begraafplaatsen (NME) en stichting BEDENK. Met het bureau NME is de stichting een intentieverklaring overeengekomen welke is bijgesloten als bijlage.
8/11
Huishoudelijk reglement stichting BEDENK Laatst bijgewerkt op: 07-07-2012
versie 1
Richtlijnen handelswijze dieren Opvang Tijdelijke opvang Het opvang formulier dient volledig en correct te worden ingevuld. Deze wordt in de betreffende map gestopt, en de beheerster, Marina Terwijn zal de mensen terugbellen met een eventuele goedkeuring en/of adviezen. Langdurige opvang; dieren die zijn afgestaan Bij deze dieren wordt gekeken of er voldoende leefruimte aanwezig is op het HDC. Als er geen voldoende ruimte is wordt er contact opgenomen met andere opvangcentra om een goede opvangplek te vinden voor het dier. De dieren worden in een aparte ontvangstruimte geplaatst. Na een periode van één tot vier weken kan het karakter van het dier worden beoordeeld door de beheerster, Marina Terwijn, en zou het dier kunnen worden geadopteerd, waarbij het HDC altijd eerste keuze heeft.
Dating en adoptie Dieren waarvan stichting BEDENK de eigenaar is Het dating of adoptie formulier dient volledig en correct te worden ingevuld. Deze wordt in de betreffende map gestopt, en de beheerster, Marina Terwijn zal de mensen terugbellen met een eventuele goedkeuring en/of adviezen.
Ziekte Tijdelijke opvang In het vakantieopvang formulier hebben de eigenaren aangegeven hoe dient te worden gehandeld. Alle dieren Het ziekte formulier dient volledig en correct te worden ingevuld. Direct hierna dient er contact te worden opgenomen met de beheerster, Marina Terwijn. Zij weet de geschiedenis van de dieren, zij kent ze en zij is de enige die bevoegd is om behandelingen goed te keuren. Bij afwezigheid of onbereikbaarheid dient contact opgenomen te worden met de dierenarts. Maak goed en juist gebruik van het logboek!
9/11
Huishoudelijk reglement stichting BEDENK Laatst bijgewerkt op: 07-07-2012
versie 1
Vrijwilligers Vrijwilligers voor stichting BEDENK moeten voldoen aan onderstaand profielschets. Het is mogelijk dat zij een klein schriftelijk of mondeling examen daarvoor moeten afleggen. Vrijwilligers dienen ook de gedragscode te ondertekenen. Dit vinden wij noodzakelijk om de juiste zorg voor de dieren te kunnen waarborgen. Vrijwilligers van de stichting kunnen gevraagd worden enkele taken voor het HDC uit te voeren indien mogelijk.
Profielschets De onderstaande punten gelden voor alle vrijwilligers die bij BEDENK werkzaam zijn: Betrokkenheid bij het welzijn van dieren Onderschrijven van beleidsuitgangspunten stichting (hoe gaan we om met dieren/klanten/bezoekers/…) Een open en flexibele houding hebben Het nakomen van afspraken Zelfstandig kunnen werken binnen een teamverband Verantwoordelijkheidsgevoel hebben Verbinden voor een bepaalde klus, periode, tijdstip Er is een proefperiode van drie maal ten minste drie uur Bij het verzorgen van de dieren: Een leeftijdsgrens van 14 jaar (evt. onder begeleiding) Kennis van diersoort(en) waarmee gewerkt wordt, of bereidheid deze kennis op te doen Bij publieksgerichte functie: Een leeftijdsgrens van 16 jaar (evt. onder begeleiding) Beschikken over goede sociale vaardigheden
Voorwaarden
Vrijwilligers dienen in het bezit te zijn van een verklaring omtrent het gedrag omgang met kwetsbare groepen (dieren en kinderen). De kosten hiervan kunnen bij ten minste 10 uur arbeid worden gedeclareerd bij BEDENK. Wegens de wettelijke identificatieplicht en voor de verzekering vragen wij om een kopie van het identiteitsbewijs. Er dient een overeenkomt mbt de werkzaamheden en regelgeving te worden ondertekend. De stichting zorgt voor een goede verzekering tegen ongevallen, WA en rechtsbijstand tijdens de werkuren. Dit is geregeld via gemeente Haarlem zie http://www.haarlem.nl/haarlem-a-z/r-s-t-u-v-w-x-y-z/vrijwilligers/.
Overeenkomst mbt de werkzaamheden
Omschrijving van de taken (voer/hooi/drinken geven; verschonen kooien; verzorgen; knuffelen; helpen met activiteiten; informatie geven; HDC bijstaan; …) Eindverantwoordelijke en omschrijving verantwoordelijkheden Begeleider en omschrijving begeleiding Werkafspraken en procedures (wie, wat, waar, wanneer & hoe) op schrift en ondertekend door vrijwilliger
10/11
Huishoudelijk reglement stichting BEDENK Laatst bijgewerkt op: 07-07-2012
versie 1
Donateurs Donaties Elk bedrag mag worden gedoneerd, eenmalig of periodiek! Bij een jaarlijkse donatie vanaf €10,krijgt de donateur korting op een – door een vrijwilliger – gehaakt beestje. 10% van de donatie kan gebruikt worden om een attentie uit te zoeken of als korting op een duurder artikel gebruikt worden. Bij een jaarlijkse donatie vanaf €25,krijgt de donateur een kortingspas, waarbij korting wordt verkregen op deelname aan toekomstige activiteiten. Bij een jaarlijkse donatie vanaf €50,heeft de donateur recht op 10% korting op eventuele pensionkosten. Haakbeestjes De haakbeestje zijn te verkrijgen/te koop op locatie Floragaarde en te zien in de vitrine in de educatieruimte of digitaal (een selectie) op http://darksnow88.jimdo.com. De beestjes zijn op afspraak op te halen op locatie Floragaarde bij de beheerster, Marina Terwijn of een door haar aan te wijzen persoon. De opbrengst van de verkoop van de haakbeestjes gaat, na aftrek van de kosten, naar de stichting. Informatiemateriaal Indien gewenst krijgt de donateur elk kwartaal een digitale nieuwsbrief, en jaarlijks digitaal het BEDENKboekje. Het boekje is ook per post te verkrijgen tegen een kleine vergoeding. Activiteiten Via de email worden donateurs op de hoogte gesteld van extra activiteiten.
Procedure Aanmeldingen Een donateur dient het donateursformulier volledig in te vullen, dit kan schriftelijk of digitaal via de website. Het gewenste bedrag kan eenmalig of periodiek, per jaar of per maand worden overgemaakt. Betaling Zodra een betaling binnen is wordt dit door de penningmeester aan de secretaris doorgegeven via vermelde gegevens op bankrekening. Ontvangstbevestiging Nadat de betaling is voldaan wordt er door de secretaris een bedankje verstuurd, zo mogelijk digitaal. Attenties De secretaris geeft aan de beheerster van Floragaarde de betaalde donaties door (naam en bedrag), opdat er rekening met kortingen en attenties kan worden gehouden. De beheerster zorgt voor de attentie wanneer de donateur deze wil komen afhalen. Informatiemateriaal en andere te versturen zaken Te verzorgen door de secretaris.
11/11