HUISHOUDELIJK REGLEMENT Artikel 1, algemene bepalingen 1. De vereniging genaamd Ghent Goblins vzw, hierna te noemen "de vereniging" is opgericht bij neerlegging van de statuten op 31 augustus 2009 en is gevestigd te Gent. 2. De vereniging bestaat uit een of meerdere herenteams en een of meerdere damesploegen en één of meerdere jeugdploegen, genoemd “Ghent Goblins”. 3. Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de statuten van de vereniging. Artikel 2, leden 1. De vereniging bestaat uit: - leden - ere-leden - steunende leden Artikel 3, ereleden 1. Ereleden zijn natuurlijke personen, die zich jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur als zodanig door de algemene vergadering met tenminste 4/5 der geldig uitgebrachte stemmen zijn benoemd. Op ereleden rusten geen geldelijke verplichtingen, zij hebben echter wel alle rechten van de leden. Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel "erevoorzitter" is verleend. 2. Degene die zich op het bestuurlijk vlak in buitengewone mate heeft ingezet voor de vereniging kan na het aftreden als voorzitter op voorstel van het bestuur tot erevoorzitter worden benoemd door de algemene vergadering met tenminste 4/5 der geldig uitgebrachte stemmen. Artikel 4, steunende leden 1. Steunende leden zijn natuurlijke personen, die noch aan trainingen noch aan de competitie deelnemen. Zij mogen evenwel aan alle andere activiteiten van de club deelnemen. Hun stem zal evenwel niet meetellen voor de algemene vergadering. De goedkeuring van hun lidmaatschap berust bij het bestuur. Artikel 5, donateurs 1. De vereniging kent naast leden donateurs. 2. Donateurs zijn die natuurlijke of rechtspersonen die door het bestuur zijn toegelaten en die zich jegens de vereniging verplichten om jaarlijks een door het bestuur vastgestelde bijdrage te storten. 3. Donateurs hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die welke hen in of krachtens de statuten en/of reglementen zijn toegekend of opgelegd. 4. De rechten of verplichtingen van donateurs kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de jaarlijkse bijdrage voor het lopende boekjaar voor het geheel verschuldigd blijft. 5. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur. Artikel 6, het lidmaatschap 1. De aanmelding geschiedt door invulling, dagtekening en ondertekening van een door de ledenadministratiecommissie, namens de secretaris, te verstrekken aanmeldingsformulier, waarop de volgende gegevens zijn in te vullen: naam, voornaam (voluit), adres, geboortedatum, telefoonnummer. Het bestuur kan vorderen, dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd. De aanmelding geschiedt door betaling van lidgeld op het rekeningnummer 979431885229 met IBAN: BE26 9794 3188 5229 en BIC: ARSPBE22XXX 2. De kosten voor de aanmelding van leden worden door het bestuur vastgesteld. Deze kosten dienen bij de inlevering van het aanmeldingsformulier te worden voldaan. Een uitzondering wordt gemaakt voor studenten die een geldige studentenkaart kunnen voorleggen. Deze personen zijn toegelaten halfjaarlijks de helft van het lidgeld over te maken. Bijkomende uitzonderingen kunnen aangevraagd worden bij de penningmeester die dat ter goedkeuring voorlegt aan het bestuur. Artikel 7, aanneming van leden 1. Het lidmaatschap wordt verkregen door een besluit tot toelating door de secretaris namens het bestuur genomen. De secretaris kan niet eigenmachtig iemand het lidmaatschap weigeren, alsdan beslist het bestuur over het al dan niet toelaten. 2. Van de toelating wordt mededeling gedaan in het cluborgaan. Binnen één maand na deze bekendmaking kan ieder stemgerechtigd lid, onder opgaaf van redenen, bij het bestuur bezwaar maken tegen de toelating. Mocht dit leiden tot een afwijzing door het bestuur, dan wordt hiervan schriftelijk mededeling gedaan aan de aanvrager, onder vermelding van de beroepsprocedure. Indien het niet-toegelaten lid dit verzoekt, zal de afwijzende beslissing aan de algemene ledenvergadering worden voorgelegd.
Artikel 8, Rechten en plichten van leden Buiten de verplichtingen, geregeld in artikel 6 van de statuten, hebben alle leden de hierna te noemen rechten en plichten. 1. Bij toetreding als lid hebben zij het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvangen. 2. Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden. 3. Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de ledenvergaderingen. 4. Zij hebben het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald. 5. Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend. 6. Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun adres. 7. Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van de jaarlijks vastgestelde contributie. 8. Zij hebben de plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen. 9. Zij hebben de plicht plaats te nemen in één van de commissies ter ondersteuning van de vereniging indien gewenst door het bestuur. 10. Zij hebben de plicht binnen een termijn van één jaar vanaf de dag van rechtmatig lidmaatschap een scheidsrechterscursus, georganiseerd door de Belgische Lacrosse Federatie, te volgen. 11. De mannelijke leden zijn verplicht een helm (conform met de FIL voorschriften) aan te kopen binnen de eerste maand na rechtmatig lidmaatschap. De vrouwelijke leden zijn verplicht een stick en goggles (conform met de FIL voorschriften) aan te kopen binnen de eerste maand van rechtmatig lidmaatschap. Artikel 9, straffen 1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, danwel de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad. 2. Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf welke aan een speler, official, begeleider, verzorger of ander lid wordt gegeven, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen. 3. Bij een beslissing als bedoeld in lid 2 van dit artikel heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de algemene vergadering van de vereniging. Dit beroep dient, 6 maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering middels aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van de vereniging. Artikel 10, clubkleuren Het sporttenue van de vereniging bestaat uit: 1. Mannen a. Shirt: Goudgeel en groen b. Broek: goudgeel en groen c. Kousen: groen 2. Vrouwen (ook jeugd) a. Shirt: groen, geel b. rokje: groen, geel c. Kousen: groen of geel Artikel 11, bestuur 1. Het (algemeen) bestuur bestaat tenminste uit 3 leden die allen meerderjarig moeten zijn. 2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde dienaangaande in de statuten, elders in het huishoudelijk reglement of in andere reglementen: a. de algemene leiding van zaken; b. de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten; c. het toezicht op de naleving van de statuten en reglementen; d. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam ten behoeve van de vereniging. 3. Het bestuur vergadert tenminste vier keer per jaar volgens een vooraf vastgesteld rooster, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarenboven vergadert het bestuur zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 3 (tenzij anders in de statuten is bepaald) leden van het bestuur zulks wensen. 4. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn. 5. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Over personen wordt schriftelijk gestemd, terwijl over zaken mondeling gestemd kan worden. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen. Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte
geldige stemmen verkregen, dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste of zo nodig op één na de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij herstemming beslist het grootste stemmenaantal. Indien bij de herstemming de stemmen staken, beslist terstond het lot. 6. Bestuursleden worden verkozen voor een hernieuwbare termijn van 1 jaar. Artikel 12, het dagelijks bestuur 1. De voorzitter, de secretaris, de penningmeester, pr-verantwoordelijke en de vice-voorzitter vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging op de eerstvolgende algemene ledenvergadering mede. 2. Indien een bestuurslid wil stoppen met zijn ambt, dat deze persoon in kwestie dit schriftelijk tenminste 2 maanden op voorhand aan het bestuur laat weten. Zodat deze persoon zijn functie kan doorlichten aan een nieuwe kandidaat of een ander bestuurslid. Voorzitter Algemene leiding vereniging: - Vertegenwoordiging vereniging naar buiten toe (woordvoerder) in overleg met de PR verantwoordelijke.
- Vereniging leiden algemeen en dagelijks bestuur leiden - Visiebepaling met leden - Beheren officiële stukken, statuten Zorgdragen voor goede taakverdeling: - Stimuleren en toezicht houden op uitvoering taken - Vergaderingen leiden - Verslagen goedkeuren - Advisering bij en stimulering van activiteiten Kader aanstellen en motiveren: - Overeenkomsten afsluiten (sponsors, betaalde krachten) - Aanspreekpunt zijn, indien aanwezig of bereikbaar - Contacten leggen/onderhouden - Supervisie behouden over alle commissies Vice Voorzitter - Plaatsvervanger van de voorzitter - Assisteren van de voorzitter in zijn taakgebied - Supervisie behouden over toegewezen commissies - Contactpersoon technische staf (m/v) - Contactpersoon kapitein (m/v) - Contactpersoon materiaalverantwoordelijke - Contactpersoon terreinverantwoordelijke Secretaris - Organisatie vergaderingen - Alle vergaderingen regelen - Notuleren vergaderingen - Uitnodigingen vergaderingen raad van bestuur en algemene vergadering - Post verwerking/archief beheren - Registratie binnenkomende en uitgaande post - Verspreiding post - Versturen uitgaande post - Beheren officiële stukken, statuten - Vergaderingen plannen - Controle ledenadministratie - Controle aanwezigheden op trainingen en wedstrijden - Opvolgen van de verzekeringen - Up-to-date ledenlijst - Supervisie behouden over toegewezen commissies Penningmeester - Contributie innen machtigingen maken, verwerken, innen - Overige contributies innen - Begroting opstellen (ism dagelijks bestuur tijdens de bestuursvergaderingen) - Bepaling financieel beleid (ism dagelijks bestuur tijdens de bestuurvergaderingen) - Meerjarenbegroting opstellen
- Jaarbegroting opstellen en controleren - Financiële administratie advisering financieel beleid - Activiteitenbegrotingen commissies controleren - Budget voor commissies vaststellen - Financiële overzichten opstellen (per activiteit, per commissie, totaal) - Financieel jaarverslag maken (in/na overleg met de kascommissie) - Uitgiften doen/ inkomsten genereren - Declaraties checken en uitbetalen - Rekeningen betalen - Uitbetalingen registreren - Inkomsten binnenhalen/controleren/registeren - Overschrijving regelen - Supervisie behouden over toegewezen commissies Public relations verantwoordelijke - Sponsoring zoeken/contacten leggen - Onderhouden van contacten met sponsers, andere clubs, etc. - Verantwoordelijke van de persartikels, persmap - Verantwoordelijke publicatie en verspreiding van folders, posters, etc. - Beheer promotie materiaal - Contacten leggen en onderhouden met externe personen - Promotie voor de clinics voeren - Plan opstellen voor de promotie op jaarbasis - Supervisie behouden over toegewezen commissies Artikel 13, Teamkapitein (m/v) - Tussenpersoon van het team en het dagelijks bestuur (meer bepaald VP) - Aanwezig bij algemene vergadering verplicht( buiten overmacht) - Extra functies (interne zaken/algemeen) - Contacten leggen/onderhouden - Supervisie behouden over toegewezen commissies - Verwelkoming nieuwe leden Artikel 14, technische staf 1. De technische directeur is het hoofd van de technische bond. a. Alle trainers en hulptrainer zijn aan hem onderricht. b. Hij is het aanspreekt punt voor het bestuur. c. Hij zit alle vergaderingen voor. d. Hij draagt de verantwoordelijkheid voor alle sportieve activiteiten. 2. De technische directeur en alle trainers samen vormen de technische staf. 3. Alle trainers en hulptrainers worden door enerzijds de technische directeur en het bestuur anderzijds benoemd. 4. Zij vergaderen minstens 4 maal per jaar. Een oproep voor een vergadering dient minstens 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de technische staf te zijn. 5. De technische directeur plant in samenwerking met alle trainers de visie en uitwerking van alle trainingen, clinics en wedstrijden. 6. Indien een lid van de technische staf wil stoppen met zijn ambt, dat deze persoon in kwestie dit schriftelijk tenminste 2 maanden op voorhand aan het bestuur laat weten. Zodat deze persoon zijn functie kan doorlichten aan een nieuwe kandidaat. Artikel 15, ondersteunend personeel Materiaalverantwoordelijke - Verantwoordelijk voor het tellen en beheren van het materiaal. Veldverantwoordelijke - Verantwoordelijk voor het onderhouden van de velden. Artikel 16, kascommissie 1. Conform artikel rekening en verantwoording in de statuten. Artikel 17, Belgian Lacrosse Federation (BLF) - Alle regels van Ghent Goblins vzw zijn volgens de reglementen van de BLF. Artikel 18, overige commissies 1. Commisies kunnen opgericht worden na voorstel van de leden. 2. Behoudens de algemene vergadering kunnen de verenigingsorganen slechts (sub)-commissies instellen, de benoeming en ontslag van de leden ervan en de werkwijze van die commissies regelen, voor zover dit ligt
3.
4. 5.
6. 7. 8. 9.
binnen het taakgebied van het desbetreffende verenigingsorgaan. Verenigingsorganen zijn onder meer het (afdelings)bestuur, de (afdelings)vergadering en de commissies. De benoeming tot lid van een commissie geschiedt (zoals genoemd in art. 12 lid 1), behoudens tussentijds bedanken ten gevolge speciale omstandigheden, voor drie jaar of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken. Het tussentijds bedanken zal in overleg gaan met het dagelijks bestuur. Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling en taak door het dagelijks bestuur vastgelegd. De bevoegdheden en werkwijze zullen, in overleg met het dagelijks bestuur, door de commissies in een instructie worden vastgelegd. Een instructie zal ten alle tijden goedgekeurd moeten worden door het dagelijks bestuur. De commissies zullen een eigen agenda en administratie bijhouden. Elke commissie rapporteert tenminste één keer per kwartaal over de voortgang van zijn werkzaamheden aan het orgaan, dat de commissie benoemde, tenzij in de instructie anders is bepaald. Een commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter, commissaris of tenminste twee leden van de commissie dit wenselijk achten. Een commissie is verantwoording schuldig aan het orgaan dat de desbetreffende commissie heeft ingesteld.
Artikel 19, contributie 1. De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een contributie, die door de algemene vergadering jaarlijks zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende bijdrage betalen. Deze contributie is vastgesteld op 100 euro gedurende 12 maanden ingaand vanaf de dag dat deze e bijdrage in het bezit is van de vereniging. De 1 maand is de maand waarin het lidgeld ontvangen is. Dit geldt voor contributies aangegaan vanaf 2012. 2. Ereleden zijn niet vrijgesteld van het betalen van contributie. 3. Steunende leden betalen een contributie van 20 euro op jaarbasis. 4. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt is de contributie niet vergoedbaar. Artikel 20, onkostennota 1. Eenieder die een functie uitoefent binnen de vereniging, genaamd Ghent Goblins, is verplicht om lidgeld te betalen. De hoegrootheid van dit bedrag is bepaald in artikel 19. 2. Zijn of haar activiteit als lid (spelend lid, werkend lid, steunend lid, ere lid, bestuurder, ...) heeft geen invloed hierbij. Wel kunnen leden aanspraak maken op een kostenvergoeding. Om in aanmerking te komen voor deze vergoeding moet men voldoen aan volgende criteria: a. De onkosten moeten bewezen kunnen worden (kasticket, km-stand, ...) b. De kost is van algemeen nut voor de vereniging (niet aankoop prive stick) c. Het saldo van de onkosten zal op jaarbasis nooit hoger zijn dan de helft van het betaalde lidgeld. M.a.w. Lid x kan in jaar x max € 50,00 aan onkosten terugbetaald krijgen. d. Een meerderheid van het dagelijks bestuur moet de onkosten goedkeuren. 3. Volgende onkosten worden nooit terugbetaald: a. Verplaatsingskosten naar wedstrijden, toernooien. b. Verplaatsingskosten naar trainingen Aankopen prive uitrusting c. Onkosten gedaan in cafe’s en restaurants d. Lidmaatschapkosten privebetaalkaarten (VISA, Mastercard,...) 4. Volgende onkosten zullen niet tot de 50 euro grens behoren: a. Bankkosten gedaan voor aankopen voor de vereniging. (vb transactiekost bestelling ballen, betaald via prive VISA) b. Aankopen specifiek gedaan op vraag van het dagelijks bestuur. (vb aankoop postzegels) Artikel 21, gebouwen van de vereniging 1. De vereniging draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig. Artikel 22, wedstrijden 1. Leden die aan wedstrijden deelnemen dienen in de voorgeschreven kleding te verschijnen. 2. De spelers van een team zijn in beginsel gehouden tijdens wedstrijden te handelen volgens de aanwijzing van de coach en kapitein. 3. Van het behalen van prijzen, kampioenstitels of premiën door een team en/of leden, die de vereniging op enige wedstrijd vertegenwoordigen, geschiedt aantekening in een daartoe bestemd geschrift. Bedoelde prijzen en premiën zijn eigendom van de vereniging en komen aan de vereniging ten goede. Artikel 23, aansprakelijkheid van de leden 1. Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen, gebruikte accomodatie of door hem/haar geleende spullen van de vereniging of andere leden aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
Artikel 24, sponsoring Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten. Leden dienen deze op te vragen bij het bestuur. Artikel 25, wijziging van het huishoudelijk reglement 1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de raad van bestuur. 2. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen, in een vergadering waarin tenminste 2/3 van de leden aanwezig is. Indien dit quorum niet aanwezig is, wordt binnen 4 weken daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden waarin over dat voorstel, ongeacht het aantal aanwezige leden, een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement wordt genomen, mits met meerderheid van 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen. Artikel 26, slotbepalingen 1. Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement. 2. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.
Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging van 19 februari 2013 Namens het bestuur van de vereniging.
