1
HUISHOUDELIJK REGLEMENT Vereniging Interkerkelijk Gospelkoor Outside 1. Oorsprong, vorm, doel en middelen: Interkerkelijk Gospelkoor Outside is opgestart vanuit het Kerkcentrum “De Drieklank” in Almere Buiten in oktober 1986. Outside is een zanggroep (met maximaal 75 zingende leden). Het koor wordt begeleid door een eigen combo. Het geheel staat onder muzikale leiding van een dirigent. Sinds 29 april 1987 is het koor georganiseerd in de vorm van een vereniging op basis van statuten welke zijn vastgelegd in een notariële akte. De vereniging is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40061798. Het in de statuten vastgelegde doel van de vereniging is: Het uitdragen van het geloof in Jezus Christus en het evangelie door middel van zang en muziek. Outside verleent hiertoe medewerking aan kerkdiensten en andere bijeenkomsten. Bovengenoemde doelstelling wordt niet slechts nagestreefd tijdens uitvoeringen, maar wordt tevens beschouwd als een wezenlijk onderdeel van het handelen binnen de vereniging. De drie basiselementen zijn geloof, vereniging en kwaliteit. Het geloof behoeft hier geen toelichting, het staat al centraal in de hoofddoelstelling van de vereniging. Vereniging staat voor het feit dat de leden met elkaar samenwerken om de verenigingsdoelen te behalen. Dat betekent ook dat verenigingsbelangen boven individuele belangen gaan. Kwaliteit is een bekend begrip. Outside wil op alle fronten zo goed mogelijk presteren. Dat geldt voor het zingen, de presentatie, de opkomst, maar ook voor de interne organisatie, het met elkaar omgaan etc.
2. Leden en Lidmaatschap: De vereniging kent leden, jeugdleden, ereleden, comboleden en donateurs. Een ieder die (jeugd)lid wil worden van de vereniging moet: • • • • •
instemmen met de grondslag en het doel van de vereniging; tenminste 16 jaar zijn (m.u.v. comboleden, e.e.a. ter beoordeling van de dirigent); zich bij het bestuur aanmelden als aspirant-(jeugd)lid; met goed gevolg een stem geschiktheids test afgelegd hebben; het inschrijfformulier ondertekenen, waarbij tevens ingestemd wordt met de statuten en het huishoudelijk reglement.
De leden hebben, op grond van hun lidmaatschap, mede de taak zorg te dragen voor het bereiken van de in de statuten beschreven doelstelling van de vereniging. Derhalve zullen zij zich daartoe maximaal inzetten, zowel tijdens repetities als tijdens de uitvoeringen.
Vereniging Interkerkelijk Gospelkoor Outside KvK nr.: 40061798 ING betaalrekening 439249
- Huishoudelijk reglement -
Juni 2010
2 Minderjarigen moeten voorafgaand aan de inschrijving een schriftelijke goedkeuring overleggen van degene die de ouderlijke macht of voogdij over hen uitoefent. Elk aspirant-(jeugd)lid krijgt de beschikking over de statuten en het huishoudelijk reglement. Leden krijgen van de vereniging een complete muziekmap in bruikleen. Map en muziek blijven eigendom van de vereniging. Ereleden zijn zij die, wegens hun buitengewone diensten aan de vereniging, op voordracht van het bestuur, als zodanig benoemd zijn door de algemene vergadering. Donateurs zijn zij die als zodanig door het bestuur zijn aanvaard en die de vereniging steunen met een jaarlijkse bijdrage. De hoogte van deze bijdrage wordt door het bestuur vastgesteld en is vastgelegd in de besluitenlijst. Het lidmaatschap wordt beëindigd door: • • •
• •
het lidmaatschap “opzeggen” kan alleen schriftelijk aan de secretaris er geldt een opzegtermijn van 2 maanden, met dien verstande dat het lidmaatschap eindigt 2 volle maanden nadat er in een maand op welke dag dan ook wordt opgezegd, dat betekent dus opzeggen uiterlijk vóór de eerste van een maand als een koorlid gedurende een lange periode niet kan deelnemen aan de koorrepetities zijn er twee mogelijkheden. Het lidmaatschap wordt opgezegd met inachtneming van de opzegtermijn van 2 maanden of het lidmaatschap wordt niet opgezegd, de contributie blijft tijdens de afwezige periode verschuldigd schriftelijke opzegging door het bestuur, wanneer een lid zich niet aan de statuten en/of huishoudelijk reglement houdt. overlijden van het lid.
Na beëindiging van het lidmaatschap is men verplicht de muziek in te leveren bij de MC
3. Contributie: De leden verplichten zich tot het betalen van een contributie. De hoogte van de contributie wordt door de algemene vergadering vastgesteld. Bij inschrijving dient eenmalig een bedrag te worden betaald, zoals vermeld op het inschrijfformulier. De hoogte van de inschrijvingskosten wordt door het bestuur vastgesteld. De contributie dient bij vooruitbetaling te worden voldaan per maand, kwartaal, half jaar of jaar. Automatische overschrijvingen worden zeer op prijs gesteld. Betaling dient te geschieden op rekeningnummer 439249 bij de ING bank, ten name van: Interkerkelijk Gospelkoor Outside Chicagostraat 101 1334 KD Almere Buiten onder vermelding van de periode waarvoor betaald wordt. Indien voldaan is aan alle voorwaarden die Outside aan haar aspirant-(jeugd)leden stelt en de proefperiode van 4 repetities is afgelopen, dan gaat het lidmaatschap in en is contributie verschuldigd. Comboleden zijn vrijgesteld van contributie op basis van inbreng en onderhoud van eigen muziekinstrumenten. Vereniging Interkerkelijk Gospelkoor Outside KvK nr.: 40061798 ING betaalrekening 439249
- Huishoudelijk reglement -
Juni 2010
3
Bij opzegging wordt te veel betaalde contributie door de penningmeester aan het ex koorlid terugbetaald. Komt een koorlid binnen één jaar na beëindiging van het lidmaatschap terug, dan is hij/zij geen inschrijfgeld verschuldigd.
4. Repetities: De repetities van het koor vinden plaats op maandagavonden van 20.00 uur tot 22.00 in kerkcentrum “De Drieklank”. Op feestdagen en tijdens schoolvakanties in de zomer en rondom Kerst- en Nieuwjaarsdagen vinden geen repetities plaats. De muzikale leiding tijdens repetities is in handen van de dirigent. Afspraken hieromtrent staan omschreven in het contract dat de vereniging met een dirigent afsluit. Op basis van regelmatig contact zal, in goed overleg met dirigent, muziekcommissie en bestuur een programma opgesteld worden. Dat programma vormt de basis voor de repetities in dat jaar. In de keuze van het repertoire zal rekening gehouden worden met een passende moeilijkheidsgraad. In overleg met de dirigent zal aandacht besteed worden aan het opbouwen en onderhouden van enige theoretische muziekkennis. Daarbij gaat het om basisvaardigheden die het instuderen van nieuwe liederen vergemakkelijken. De dirigent bepaalt de kooropstelling en de plaats waar leden behoren te staan. Instromende leden zullen een plaats aangewezen krijgen door de dirigent. Op- en aanmerkingen op repetities (gedrag van andere leden; dirigent etc) worden door de leden buiten de repetitietijden aan het bestuur kenbaar gemaakt. Het bestuur zal, indien de open aanmerkingen gegrond zijn, gepaste maatregelen treffen. Afspraken met betrekking tot bijzondere repetities worden tijdig vastgesteld in overleg met bestuur, koor, combo en dirigent. Leden die niet kunnen deelnemen aan een repetitie, dienen dit vooraf te melden bij de penningmeester of bij diens afwezigheid de secretaris van het bestuur.
5. Uitvoeringen: Overeenkomsten met betrekking tot uitvoeringen worden uitsluitend aangegaan door het bestuur. Indien het koor voor meer dan 2 uitvoeringen in een zelfde maand wordt uitgenodigd, zal het bestuur in overleg met de leden over deelname aan het derde (of meer) optreden beslissen. De muzikale leiding tijdens uitvoeringen is in handen van de dirigent. Dit staat omschreven in het contract dat de vereniging met een dirigent afsluit. Afspraken met de “klant” omtrent de uitvoeringen worden vastgelegd op een bevestigingsformulier. Vereniging Interkerkelijk Gospelkoor Outside KvK nr.: 40061798 ING betaalrekening 439249
- Huishoudelijk reglement -
Juni 2010
4
Drie maanden na afloop van de proefperiode mogen instromende leden deelnemen aan uitvoeringen. Dispensatie kan, op verzoek van de dirigent, door het bestuur verleend worden. Tijdens uitvoeringen van Outside wordt uit het hoofd gezongen in combinatie met de afgesproken bewegingen bij sommige liederen. Op- en aanmerkingen op uitvoeringen worden door de leden na de uitvoering en buiten de repetitietijden aan het bestuur kenbaar gemaakt. Het bestuur zal, indien op- en aanmerkingen gegrond zijn, gepaste maatregelen treffen. Leden die niet kunnen deelnemen aan een uitvoering, dienen dit vooraf te melden bij de penningmeester of bij diens afwezigheid de secretaris van het bestuur. Leden kunnen zich ook vooraf afmelden door de absentie te noteren in het afmeldschrift. Leden die de laatste twee repetities voorafgaand aan een uitvoering niet aanwezig zijn geweest, mogen aan die uitvoering niet deelnemen. Dispensatie kan in overleg met dirigent,door het bestuur verleend worden, wanneer het lid de beweging en tekst beheerst.
6. Bestuur: Het bestuur heeft tot taak de vereniging te besturen. Dit betekent dat zij zorg draagt voor de plannen, de organisatie, de uitvoering en de middelen die benodigd zijn om aan de doelstelling van de vereniging te voldoen. Het bestuur is dan ook verantwoordelijk voor het handhaven van de kwaliteit van zowel de doelstelling als de manier waarop aan de doelstelling voldaan wordt. Hierbij wordt uitgegaan van een optimale inzet en medewerking van alle leden van de vereniging. Het bestuur bestaat uit minimaal 5 leden waarbij een evenwichtige verdeling (vrouw/man) wordt nagestreefd. Binnen het bestuur bestaan de volgende functies: • voorzitter • secretaris • penningmeester • algemeen lid (activiteiten) • algemeen lid (muziek/contact dirigent/combo/PR) De voorzitter is eindverantwoordelijke voor zaken aangaande het bestuur. De secretaris heeft onder andere tot taak namens de vereniging correspondentie te voeren. Daarnaast notuleert de secretaris de bestuursvergaderingen en de algemene vergaderingen. De penningmeester voert de administratie van de vereniging conform een door het bestuur opgestelde werkinstructie, opgemaakt in een Excel overzicht. De functies binnen het bestuur worden door de bestuursleden onderling verdeeld. De taken en verantwoordelijkheden van elk afzonderlijk bestuurslid zijn omschreven in een separaat Excel-document met de naam “bestuurstaken”. Het bestuur vergadert 1 maal per maand. Van deze vergaderingen worden notulen gemaakt en bewaard. Het bestuur informeert de leden regelmatig over zaken die binnen de bestuursvergadering besproken zijn en die, naar de beoordeling van het bestuur, openbaar Vereniging Interkerkelijk Gospelkoor Outside KvK nr.: 40061798 ING betaalrekening 439249
- Huishoudelijk reglement -
Juni 2010
5 gemaakt kunnen worden. Dit kan geschieden d.m.v. schriftelijke verslag “Van de bestuurstafel” of een mondelinge mededelingen. Het bestuur mag, zonder voorafgaand overleg met de leden, 2 uitvoeringsovereenkomsten in eenzelfde maand aangaan. Wel dient voorafgaand overleg plaats te vinden met de dirigent en comboleden. Leden kunnen zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie wanneer een vacature bestaat of ontstaat. Een lid wordt bestuurslid door verkiezing in de algemene ledenvergadering. Bij tussentijds vertrek van een bestuurder, kan de plaats tot de Algemene Ledenvergadering door een lid worden ingevuld, daarna treed het lid toe tot het bestuur. Het bestuurslidmaatschap wordt aangegaan voor de periode van 2 jaar. Na deze periode dient het bestuurslid af te treden en mag deze zich herkiesbaar stellen. Elk jaar treden tenminste 2 bestuursleden af op basis van een door het bestuur op te stellen aftreedrooster. Een afgetreden bestuurslid mag zich herkiesbaar stellen.
7. Controlecommissie: De in de statuten van de vereniging genoemde controlecommissie controleert, namens de leden, het bestuur. Deze controle bestaat uit twee delen n.l. de financiële administratie bij de penningmeester en verslaglegging van het bestuur. De controlecommissie bestaat uit 2 leden die, tijdens de controleperiode, geen bestuurslid mogen zijn. Jaarlijks wordt de controlecommissie opnieuw samengesteld door de algemene ledenvergadering.
8. Dirigent: De dirigent heeft met de vereniging een schriftelijke dirigentenovereenkomst. De dirigent kan en mag geen verplichtingen aangaan namens de vereniging. De dirigent heeft tijdens repetities en uitvoeringen de muzikale leiding over koor en combo.
9. Combo: Het combo begeleidt het koor tijdens uitvoeringen. In overleg met de dirigent worden gezamenlijke repetities met koor en combo gehouden. Doorgaans gebeurt dit voorafgaand aan de uitvoering met als uitgangspunt dat, zowel koor als combo, het eigen stuk van het repertoire voldoende beheersen. Zo nodig worden comborepetities afgesproken met de dirigent. Zowel combo als dirigent kunnen hiertoe het initiatief nemen. Ingeval er meer dan 6 repetities per jaar nodig zijn, dan dient voor elke extra comborepetitie goedkeuring te worden gevraagd aan het bestuur.
Vereniging Interkerkelijk Gospelkoor Outside KvK nr.: 40061798 ING betaalrekening 439249
- Huishoudelijk reglement -
Juni 2010
6 10. Onkostenvergoeding: In beginsel worden door alle leden, ten behoeve van het algemeen nut en het functioneren van de vereniging, gemaakte kosten vergoed, mits vooraf goedkeuring is verleend voor het doen van uitgaven. Vergoeding vindt plaats op basis van werkelijke kosten en tegen overlegging van bijbehorende bescheiden.
11. Algemene vergadering: Jaarlijks wordt, vóór 30 juni van elk kalenderjaar, een algemene vergadering belegd. Het bestuur legt in deze vergadering rekening en verantwoording af van de gevoerde werkzaamheden. Dit doet zij door het aan de leden ter beschikking stellen van een door de controlecommissie goedgekeurd jaarverslag. Tijdens de algemene vergadering wordt het bestuur door de leden gedechargeerd. Voorstellen met betrekking tot agendapunten dienen minstens 3 weken voorafgaand aan een algemene vergadering schriftelijk aan alle deelnemers van de algemene vergadering bekendgemaakt te zijn. Leden dienen hiertoe schriftelijke voorstellen te richten aan het bestuur. Het bestuur draagt zorg voor de verspreiding van de stukken onder alle leden. Ook voorstellen met betrekking tot wijzigingen en/of aanvullingen op het huishoudelijk reglement dienen op dezelfde wijze te worden ingebracht. Uitsluitend betalende leden hebben stemrecht in algemene vergaderingen. Leden die op het tijdstip van de algemene vergadering niet aan de betalingsverplichting van het voorgaande boekjaar hebben voldaan, zulks ter beoordeling van de penningmeester, hebben geen stemrecht. In geval van een geschil is de mening van de penningmeester beslissend, tenzij een schriftelijk bewijs van betaling overgelegd kan worden.
12. Slotbepaling: In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet of een geschil optreedt omtrent de uitleg of toepassing van een bepaling in dit reglement beslist de algemene ledenvergadering. Het huishoudelijk reglement is ondergeschikt aan de statuten van de vereniging, welke op hun beurt weer ondergeschikt zijn aan de wet.
Almere, Juni 2010 Namens het bestuur,
Voorzitter:
Secretaris:
Vereniging Interkerkelijk Gospelkoor Outside KvK nr.: 40061798 ING betaalrekening 439249
- Huishoudelijk reglement -
Juni 2010
