HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE BERAADSLAGENDE ORGANEN VAN HET SOCIAAL VERHUURKANTOOR KOEPEL BREDENE – OOSTENDE OCMW-vereniging van publiekrecht
BIJEENROEPING ALGEMENE VERGADERING
Artikel 1 De algemene vergadering komt minstens eenmaal per jaar samen. De algemene vergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter. De oproeping wordt verzonden via e-mail. De voorzitter moet de algemene vergadering bijeenroepen op verzoek van de raad van beheer. Artikel 2 De oproeping wordt tenminste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan de leden bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten duidelijk omschreven zijn, maar bevatten geen informatie die de persoonlijke levenssfeer raakt. Artikel 3 De agenda wordt opgesteld door de voorzitter van de raad van beheer. Leden van de algemene vergadering kunnen uiterlijk twaalf dagen voor de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze een toegelicht voorstel van beslissing aan de secretaris, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de raad van beheer. De voorzitter stelt deze punten vast.
GESLOTEN DEUREN
Artikel 4 De algemene vergadering is niet openbaar. Elk der deelgenoten kan deskundigen in de algemene vergadering afvaardigen, evenwel zonder stemrecht. De betrokken OCMW-secretarissen, gemeentesecretarissen en de financieel beheerder van het OCMW en de financieel directeurs van de gemeenten en naargelang de agenda, de dienstverantwoordelijken, en/of hun plaatsvervangers wonen van rechtswege de zittingen van de algemene vergadering bij met raadgevende stem.
De secretaris van de vereniging woont de zittingen van de algemene vergadering bij en is gelast met het opstellen van de notulen.
INFORMATIE VOOR LEDEN EN PUBLIEK
Artikel 5 Op verzoek van een lid dient er gestemd te worden over het al dan niet mededelen aan de bevolking van de genomen beslissingen alsmede over de wijze waarop zulks dient te geschieden. Indien zulks niet gebeurt wordt er verondersteld dat de beslissing in de openbaarheid mag worden gebracht. Artikel 6 Voor de op de agenda ingeschreven zaken worden voor elk agendapunt de dossiers, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de toegelichte voorstellen van beslissing vanaf de verzending van de oproeping elektronisch ter beschikking gesteld van de leden. Afprinten of opslaan van deze gegevens is niet toegelaten. Na de zitting is er geen toegang meer tot de gegevens. Artikel 7 Het ontwerp van het meerjarenplan, het ontwerp van de jaarlijkse aanpassing van het meerjarenplan, het ontwerp van het budget en de jaarrekening worden op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop het ontwerp besproken wordt aan ieder lid van de algemene vergadering bezorgd. Het ontwerp van een budgetwijziging wordt uiterlijk samen met de agenda vóór de vergadering waarop het wordt besproken, aan ieder lid van de algemene vergadering bezorgd. Deze stukken worden op dezelfde wijze bezorgd aan de leden zoals de oproeping in artikel 1, 2° lid van dit reglement. Artikel 8 Aan de leden moet, op hun verzoek, door de secretaris of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de zitting van de algemene vergadering. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. De leden richten hun verzoek mondeling aan de secretaris. Artikel 9 De leden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van de vereniging betreffen. Persoonlijke notities van personeelsleden behoren niet tot de dossiers, stukken en akten van het bestuur van de vereniging.
Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de dagen en uren dat de diensten op de administratieve zetel van de vereniging, gelegen Duinenstraat 106 te Bredene, geopend zijn : 1° de budgetten van vorige dienstjaren; 2° de rekeningen van vorige dienstjaren; 3° de jaarverslagen van vorige dienstjaren; 4° de meest recent goedgekeurde notulen van de zitting van de algemene vergadering; 5° de meest recent goedgekeurde notulen van de raad van beheer; 6° het huishoudelijk reglement van de beraadslagende organen van de vereniging. Buiten de documenten en dossiers bedoeld in artikel 7 en artikel 9 hebben de leden het recht alle andere documenten ter plaatse te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van de vereniging. De secretaris zal de dagen en uren bepalen waarop de leden deze andere documenten kunnen raadplegen. Om de secretaris in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de vereniging, delen de leden aan de secretaris schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen. Aan de leden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien. Het lid, dat deze stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage. De leden kunnen, met uitzondering van de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer een afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van de vereniging. De leden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift via een formulier dat hen daartoe ter beschikking wordt gesteld en dat ingediend wordt bij de secretaris. De gemotiveerde beslissing van de secretaris tot weigering van het verstrekken van een afschrift moet uiterlijk acht werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken lid worden meegedeeld. De leden hebben het recht de instellingen en diensten die de vereniging opricht en beheert, te bezoeken. Om de secretaris in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de leden minstens drie werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling of dienst zij willen bezoeken en op welke dag en op welk uur. Tijdens het bezoek van een instelling of dienst moeten de leden passief optreden. Leden hebben geen inspectierecht en kunnen als individu geen onderrichtingen geven aan het personeel, en dus ook niet aan de secretaris. Artikel 10 De leden van de algemene vergadering hebben het recht aan de voorzitter mondelinge en schriftelijke vragen te stellen.
Op schriftelijke vragen van leden wordt binnen de veertien dagen na ontvangst schriftelijk geantwoord. Na afhandeling van de agenda van de vergadering kunnen de leden mondelinge vragen stellen over aangelegenheden die de vereniging aangaan en die niet op de agenda van de algemene vergadering staan. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord.
QUORUM
Artikel 11 Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld. Artikel 12 De algemene vergadering beraadslaagt en beslist geldig indien de meerderheid van de afgevaardigden aanwezig is, behoudens in de bijzondere gevallen bepaald door de wet of door de statuten. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. In geval de aanwezigheidsvoorwaarden zoals bepaald in artikel 20 van de statuten niet vervuld zijn, wordt er binnen de twee maanden een nieuwe algemene vergadering bijeengeroepen, die, ongeacht haar samenstelling, geldig kan beraadslagen. In dat geval moeten de beslissingen genomen worden met gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Elk stemgerechtigd lid kan in geval van een algemene vergadering, bij verhindering, schriftelijk volmacht geven aan een ander stemgerechtigd lid van dezelfde deelgenoot. Een stemgerechtigd lid kan slechts houder zijn van één volmacht.
WIJZE VAN VERGADEREN
Artikel 13 De voorzitter zit de zittingen van de algemene vergadering voor, en opent en sluit de vergaderingen. Artikel 14 De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de algemene vergadering er anders over beslist. Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen wanneer het geringste uitstel gevaar zou kunnen opleveren. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.
Artikel 15 Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de leden. Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter wanneer ze aan het woord komen. De voorzitter kan aan de secretaris vragen om toelichtingen te geven. Artikel 16 Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. Artikel 17 Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Als een lid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren. Artikel 18 De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de vergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. Elk lid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. Artikel 19 De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. Artikel 20
Geen enkel lid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist. Artikel 21 Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de algemene vergadering moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. Artikel 22 Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking. Artikel 23 Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, zonder rekening te houden met de onthoudingen, behoudens in de bijzondere gevallen bepaald door de wet of door de statuten, inzonderheid in de gevallen bepaald in artikel 20 van deze laatste. Artikel 24 De algemene vergadering stemt over het budget in zijn geheel en over het meerjarenplan in zijn geheel. Elk lid kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget die hij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over een of meer onderdelen die aldus zijn aangewezen. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel lid afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. Voor de stemming over een of meer onderdelen van het meerjarenplan gelden dezelfde bepalingen.
WIJZE VAN STEMMEN
Artikel 25 De leden van de algemene vergadering stemmen mondeling. De geheime stemming is verplicht indien het personen betreft, behoudens in geval van aangelegenheden die de onderhuurders of verhuurders aanbelangen. Artikel 26
De mondelinge stemming geschiedt door elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken. De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming. Wanneer er na de stem van de voorzitter evenveel stemmen voor als tegen zijn, dan is er staking van stemmen en is het voorstel verworpen (behoudens staking van stemmen als het om contractuele indienstnemingen gaat). Artikel 27 Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld. De raadsleden stemmen door ja of neen aan te duiden op het stembriefje of onthouden zich door een blanco stembriefje in te dienen. Artikel 28 Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Artikel 29 Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele indienstneming, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt overgegaan tot een afzonderlijke stemming. Als de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Hebben bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. De stemmen kunnen alleen worden uitgebracht op de kandidaten die op de lijst voorkomen. De benoeming of de voordracht gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
NOTULEN
Artikel 30 De notulen van de algemene vergadering vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de algemene vergadering geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij unanimiteit en geheime stemming vermelden de notulen voor elk lid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. De leden die zich onthouden kunnen de redenen die hen daartoe hebben aangezet mededelen. Op hun verzoek wordt hiervan melding gemaakt in de notulen.
Artikel 31 De notulen van de vergadering van de algemene vergadering worden onder de verantwoordelijkheid van de secretaris opgesteld. De notulen van de vorige vergadering worden, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering van de algemene vergadering elektronisch ter beschikking gesteld van de leden. Dit gebeurt op dezelfde wijze als de dossiers in artikel 6. Elk lid van de algemene vergadering heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Zo dikwijls de algemene vergadering het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door secretaris en de meerderheid van de aanwezige leden ondertekend. De notulen worden na de goedkeuring door de algemene vergadering ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Een eensluidend afschrift van de notulen moet binnen de 14 dagen na de goedkeuring ter kennisgeving aan de raden van aan alle deelgenoten worden gestuurd.
RAAD VAN BEHEER
Artikel 32 De vergaderingen van de raad van beheer zijn niet openbaar. Derden kunnen bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, omtrent dewelke zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als ter zake bevoegd en onderlegd worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming. De betrokken OCMW-secretarissen, gemeentesecretarissen en de financieel beheerder van het OCMW en de financieel directeurs van de gemeenten en naargelang de agenda, de dienstverantwoordelijken, en/of hun plaatsvervangers wonen van rechtswege de zittingen van de algemene vergadering bij met raadgevende stem. Artikel 33 De voorzitter van de algemene vergadering is van rechtswege voorzitter van de raad van beheer. Dit geldt tevens voor de ondervoorzitter van de algemene vergadering die eveneens van rechtswege ondervoorzitter is van de raad van beheer. De secretaris van de vereniging woont de vergaderingen van de raad van beheer bij en is gelast met het opstellen van de notulen. Artikel 34
De raad van beheer heeft de meest uitgebreide bevoegdheid om op te treden namens de vereniging en om alle daden van beheer en beschikking te stellen die binnen het maatschappelijk doel van de vereniging vallen. Alles wat niet uitdrukkelijk en verplichtend wordt voorbehouden aan de voorzitter en aan de algemene vergadering door de wet of de statuten, behoort tot de bevoegdheid van de raad van beheer. Onverminderd de toepassing van artikel 229 van het OCMW-decreet bepaalt de raad van beheer de personeelsformatie, alle personeelsleden worden door haar aangeworven of benoemd overeenkomstig vooraf bepaalde aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden. De raad van beheer is bevoegd tot het toepassen van alle bepalingen vervat in Titel III van het OCMW-decreet op deze personeelsleden. Artikel 35 De raad van beheer vergadert minstens 10 maal per jaar. De raad van beheer vergadert op de dagen en uren die ze bepalen, en zo dikwijls als de behandeling van de zaken het vereist. De voorzitter van de algemene vergadering kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen van de raad van bestuur bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt. De raad van beheer wordt bijeengeroepen door de voorzitter van de algemene vergadering. De oproeping wordt verzonden via e-mail. Voor de op de agenda ingeschreven zaken worden voor elk agendapunt de dossiers, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de toegelichte voorstellen van beslissing vanaf de verzending van de oproeping elektronisch ter beschikking gesteld van de leden van de raad van beheer. Afprinten of opslaan van deze gegevens is niet toegelaten. Na de zitting is er geen toegang meer tot de gegevens. Artikel 36 De oproeping wordt ten minste vijf dagen vóór de dag van de vergadering aan de leden van de raad van beheer bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Artikel 37 Leden van de raad van beheer kunnen uiterlijk drie dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de secretaris, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de algemene vergadering. De voorzitter stelt de punten vast. De voorzitter zelf kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. De secretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de algemene vergadering, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de leden van de raad van beheer.
Artikel 38 De beslissingen van de raad van beheer worden opgenomen in de notulen en alleen die beslissingen kunnen rechtsgevolgen hebben. De notulen van de vorige vergadering worden, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste vijf dagen voor de vergadering van de raad van beheer elektronisch ter beschikking gesteld van de leden van de raad van beheer. Dit gebeurt op dezelfde wijze als de dossiers in artikel 6. De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van de raad van beheer. De goedgekeurde notulen worden ter kennis gebracht van de algemene vergadering. Een eensluidend afschrift van de notulen moet binnen de 14 dagen na de goedkeuring ter kennisgeving aan de raden van alle deelgenoten worden gestuurd.
VERVANGING VAN DE VOORZITTER
Artikel 39 De voorzitter wordt bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter vervangen en bij diens ontstentenis door het oudste lid in functie van de raad van beheer, of, bij gelijkheid, door het oudste lid in jaren van de raad van beheer.
VERVANGING VAN DE SECRETARIS
Artikel 40 Bij verhindering van de secretaris kan deze de secretaris van deelgenoot Stad Oostende in zijn plaats laten optreden.
ONDERTEKENEN STUKKEN
Artikel 41 De voorzitter van de vereniging ondertekent alle akten, briefwisseling en stukken die specifiek de deelgenoot aanbelangen waar hij/zij eveneens voorzitter van is. De ondervoorzitter van de vereniging ondertekent de akten, brieven en stukken die specifiek de werking betreffen van de deelgenoot waar hij/zij voorzitter van is. De voorzitter en de ondervoorzitter kunnen de ondertekening van bepaalde stukken, behorend tot hun respectievelijke bevoegdheden schriftelijk opdragen aan één of meer leden van de raad van beheer. Zij kunnen deze opdracht te allen tijde herroepen. Het lid of de leden aan wie de opdracht is gegeven moet(en) op alle stukken die ze ondertekenen, boven hun handtekening, naam en functie, melding maken van die opdracht.
Artikel 42 De secretaris van de vereniging meeondertekent alle akten, briefwisseling en stukken die specifiek de deelgenoot aanbelangen waar hij/zij eveneens secretaris van is. De secretaris van de deelgenoot, die de ondervoorzitter van de vereniging levert, meeondertekent de akten, brieven en stukken die specifiek de werking betreffen van de deelgenoot waar hij/zij secretaris van is. Zowel de secretaris van de vereniging als de secretaris van de deelgenoot kunnen hun handtekenbevoegdheid overdragen aan één of meer ambtenaren van de vereniging. Zij kunnen deze opdracht te allen tijde herroepen. De ambtenaar of de ambtenaren aan wie de opdracht is gegeven moeten op alle stukken die ze ondertekenen, boven hun handtekening, naam en functie, melding maken van die opdracht.
PRESENTIEGELD, KOSTEN EN TOELAGEN, ONDERSTEUNING
Artikel 43 Aan de leden wordt een presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn: 1. de algemene vergadering; 2. de raad van beheer. De leden krijgen eveneens een presentiegeld voor: 1. de vergaderingen waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt, maar waarvoor de raadsleden, als het bereikt was, wel presentiegeld zouden genieten; 2. de vergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond; 3. de vergaderingen die hervat worden. 4. verschillende vergaderingen van een of meer bestuursorganen die op dezelfde dag plaatsvinden. Voor vergaderingen die niet onder de voorgaande opsomming vallen, kan geen presentiegeld worden gegeven. Artikel 44 Het presentiegeld bedraagt evenveel als dat van de raadsleden van het OCMW van de gemeente waar de zetel van de vereniging gevestigd is. Dit bedrag wordt geïndexeerd overeenkomstig artikel 16 van het besluit van de Vlaamse regering d.d. 19/01/2007 houdende het statuut van de lokale en provinciale mandataris. Artikel 45 De raad van beheer mag de reiskosten van zijn leden vergoeden op basis van het tarief geldend voor Rijksambtenaren van het eerste niveau. De kosten, vermeld in dit artikel, worden verantwoord met bewijsstukken. De secretaris beoordeelt of de kosten voldoen aan de voorwaarden, vermeld in dit artikel.
Het bestuur betaalt reis- en verblijfkosten alleen terug als een onkostenstaat is voorgelegd. Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar.
BUDGETHOUDERSCHAP EN FINANCIELE WERKING
Artikel 46 De secretaris van de vereniging wordt als hoofdbudgethouder aangewezen. De secretaris van de deelgenoot, die de ondervoorzitter van de vereniging levert, is budgethouder wat betreft de werking van de deelgenoot waar hij/zij secretaris van is. De budgethouders kunnen uit hoofde van hun budgethouderschap alle nodige exploitatie uitgaven bevelen tot een bedrag van € 5.500,00, voor zoverre er daartoe budgetten aanwezig zijn. Artikel 47 Voor wat betreft de exploitatie uitgaven kan de algemene vergadering de bevoegdheden van de budgethouders, na advies van de secretaris van de vereniging, overdragen aan andere personeelsleden (subbudgethouders) die, verantwoord door de noodwendigheden van de activiteiten of de dringendheid of in voorkomend geval m.b.t. welbepaalde aangelegenheden en/of beperkt tot welbepaalde bedragen of algemene rekeningen, kosten en opbrengsten beheren. De algemene vergadering kan haar bevoegdheid in deze naar de raad van beheer delegeren. Artikel 48 De secretaris van de vereniging kan onder de volgende voorwaarden, na advies van de financieel beheerder, overgaan tot het ter beschikking stellen van een kasprovisie aan personeelsleden van de vereniging: 1. de provisies kunnen enkel aangewend worden voor werkingskosten 2. de provisies worden tegen ontvangstbewijs ter beschikking gesteld aan het personeelslid dat hiervoor kwijting geeft, deze kwijting wordt als kasstuk bewaard door de secretaris 3. de aangestelde personeelsleden zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de kasprovisie die ter beschikking is gesteld door de secretaris 4. de ter beschikking gestelde provisies bedragen maximaal € 1.000 en de uitgaven betaald met een kasprovisie bedragen maximum € 250; de kasprovisie mag nooit een debetsaldo (negatief saldo) vertonen 5. de uitgaven met kasprovisie worden chartaal, met een bankkaart of via overschrijving betaald 6. de personeelsleden die over een kasprovisie beschikken houden een kasboekhouding bij 7. de financieel beheerder verifieert minstens eenmaal per kwartaal, op een tijdstip door hem vrij te kiezen, de boekhouding en de geldvoorraad van de personeelsleden die beschikken over een kasprovisie; van zijn bevindingen wordt een proces-verbaal gemaakt dat aan de secretaris en, in geval van onregelmatigheden, aan de externe auditcommissie wordt bezorgd; dat proces-verbaal wordt zowel door het verantwoordelijke personeelslid als door de financieel beheerder ondertekend
8.
9.
de aanzuivering van de kasprovisies gebeurt giraal en op basis van bewijsstukken; deze aanzuivering is een betaling die onder de normale uitgaven valt en bijgevolg met dubbele handtekening gebeurt de uitgaven betaald met kasprovisie worden pas opgenomen in de boekhouding op het ogenblik dat de provisiehouder de wedersamenstelling van zijn provisie vraagt.
Artikel 49 In aanvulling op de artikelen 9 tot 13, art 15 en de art 37 t.e.m. 41 van de statuten, aangaande het financieel beheer van de vereniging, wordt gesteld dat er in geval van winst bij afsluiting van het dienstjaar, door elke deelgenoot, voor wat betreft hun deel van de werking, bindend aan de vereniging geadviseerd wordt : o o
of deze winst naar het volgende dienstjaar overgedragen wordt; of deze winst wordt terugbetaald aan de betrokken deelgenoot.
De winstbestemming wordt ten laatste verwerkt in de budgetwijziging van het volgende dienstjaar. Artikel 50 De opbrengst van de basissubsidies komt de activiteitencentra van de deelgenoten toe, in verhouding tot het door elk van hen op 01/11 van het jaar dat vooraf gaat aan het jaar waarop de subsidies betrekking hebben beheerde aantal woningen (gehuurd, eigendom, gebruiksrecht, enz...). De opbrengst van de aanvullende subsidies komt de activiteitencentra van de deelgenoten toe, in verhouding tot het door elk van hen op 01/11 van het jaar dat vooraf gaat aan het jaar waarop de subsidies betrekking hebben beheerde aantal woningen (enkel de gesubsidieerde woningen).
HUREN EN VERHUREN Artikel 51 De budgethouders beslissen over het huren en de toewijzing van woningen. Dit laatste gebeurt op basis van het toewijzingsreglement. De bevoegdheid inzake het toewijzen van woningen kan naar de subbudgethouders gedelegeerd worden, op de manier zoals in artikel 49 bepaald. De raad van beheer krijgt de huren en toewijzingen ter bekrachtiging voorgelegd.
PERSONEELSAANGELEGENHEDEN Artikel 52 Personeelsaangelegenheden worden opgenomen door de personeelsadministratie van de deelgenoot op wiens gemeente de maatschappelijke zetel van de vereniging gevestigd is. Artikel 53 Het syndicaal overleg en de syndicale onderhandelingen worden gevoerd met de delegaties van de representatieve vakorganisaties die tevens optreden t.o.v. de Stad Oostende.
BINDENDE KRACHT Artikel 54 Onderhavig reglement wordt onmiddellijk van kracht. Artikel 55 Voor zover dit reglement bepaalde toestanden niet zou regelen wordt verwezen naar de wetgeving en de gebruiken. Artikel 56 Een exemplaar van onderhavig huishoudelijk reglement wordt ter beschikking gehouden tijdens alle vergaderingen van de vereniging.
