HUISHOUDELIJK REGLEMENT. OCMW Beersel

HUISHOUDELIJK REGLEMENT OCMW Beersel

OCMW Beersel Raad voor Maatschappelijk Welzijn 31-1-2013

inhoud

Ten geleide

4

Hoofdstuk 1: De bestuurs- en administratieve organen: samenstelling

5

1. 2. 3. 4. 5.

Algemeen Raad voor Maatschappelijk Welzijn Vast Bureau Bijzonder Comité Sociale Dienst Managementteam

Hoofdstuk 2: De bevoegdheden

5 5 6 7 8

9

1. De bestuurs- en administratieve organen 1. Algemeen 2. Raad voor Maatschappelijk Welzijn 3. Vast Bureau 4. Bijzonder Comité Sociale Dienst 5. Managementteam

9 9 9 11 13 14

2. De ambten 1. De voorzitter 2. De secretaris 3. De financieel beheerder

15 15 17 21

3. Organisatie van budgethouderschap

23

Hoofdstuk 3: Werking bestuursorganen 1. Frequentie bijeenroeping 2. Plaats van vergadering 3. Termijn van oproeping 4. Agenda 5. Wijze van uitnodiging 6. Inzageregeling i.v.m. de komende vergaderingen 7. Open en gesloten deuren 8. Schikkingen voorafgaand aan de vergaderingen 9. Aanwezigheidsquorum 10. Opening van de vergadering 11. Goedkeuring van de notulen 12. Afhandeling agendapunten 13. Ordehandhaving 14. Wijze van stemmen 1. Mondelinge stemming 2. Geheime stemming

25 25 25 25 26 27 27 28 29 29 29 30 30 31 32 32 33

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

3. Verbodsbepalingen 15. Afwerking notulen

Hoofdstuk 4: Rechten en plichten raadsleden

31.01.2013

34 35

36

1. Rechten raadsleden 1.1. Inzagerecht a. Gerechtigden b. Reikwijdte c. Uitsluitingen d. Procedure 1.2 Bezoekrecht instellingen 1.3 Recht tot het maken van kopieën 1.4 Toegang tot het OCMW 1.5 Vorming 1.6 Bezoldiging voorzitter 1.7 Presentiegelden en kostenvergoedingen

36 36 36 36 36

2. Verbodsbepalingen raadsleden

39

3. Verplichting tot geheimhouding

40

Hoofdstuk 5: Openbaarheid van bestuur

37 37 37 38 38 38

41

5.1. Door interpellatie via raadsleden 5.2. Actieve openbaarheid 5.3. Passieve openbaarheid

41 41 42

Hoofdstuk 6: Vertegenwoordiging in schrift

43

3

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

TEN GELEIDE

Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (BS 24 december 2008), zoals achteraf werd gewijzigd door het decreet van 10.12.2010, 8.07.2011 en 29.06.2012, vervangt een meerderheid van de artikelen die opgenomen waren in de organieke wet van 8 juli 1976 inzake de OCMW’s. De uitvoerbaarheid van deze decretale bepalingen werd geregeld door opeenvolgende besluiten van de Vlaamse Regering en zijn tot op heden nog niet allemaal in voege.

Echter voor alle duidelijkheid: het OCMW- decreet vervangt niet volledig de OCMW- wet: - Het OCMW- decreet regelt alles wat de Vlaamse Gemeenschap binnen haar bevoegdheid voor de Vlaamse OCMW’ s kan regelen: de politieke en ambtelijke organisatie, het organisatorische en financiële management, de relatie burger- bestuur, interne en externe verzelfstandiging, het bestuurlijk toezicht en de samenwerking met de gemeente. - De inhoudelijke aspecten van de OCMW- werking (de missie van de OCMW, hun bestaansrecht en de maatschappelijke dienstverlening aan de burgers) en enkele specifieke regels in sommige faciliteitengemeenten blijven echter federale materie. Zowat 45 artikelen uit de federale OCMW- wet blijven ook na de volledige invoering van het Vlaamse OCMWdecreet gewoon van kracht.

Met dit reglement wordt gepoogd de voor ons OCMW meest relevante wetgeving op een gestructureerde manier weer te geven. Dit reglement heeft echter niet de pretentie volledig te willen zijn. Voor een aantal zeer specifieke of weinig voorkomende situaties wordt verwezen naar de bestaande regelgeving. Aan het huishoudelijk reglement zijn wel een aantal praktische bepalingen toegevoegd die hun oorsprong niet in het decreet of de wet vinden, maar die wel nodig zijn om een vlotte werking van het OCMW te organiseren. Alhoewel de meeste bepalingen betrekking hebben op de bestuurlijke organisatie zijn hierin ook enkele administratieve componenten opgenomen om een totaalbeeld te kunnen garanderen. Dit reglement is dus in hoofdzaak bedoeld om het verkeer te regelen tussen de mensen van het bestuur en de administratie die dag in dag uit betrokken zijn in de werking van het OCMW.

Noot 1: Daar waar de bepalingen vrij letterlijk uit het OCMW- decreet zijn overgenomen, staan de artikelnummers tussen haakjes aangegeven. Dit zal naslagwerk vergemakkelijken indien nodig. Andere verwijzingen zijn deze naar de rechtspositieregeling (rpr) en naar de OCMW-wet.

4

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

Hoofdstuk 1: De bestuurs- en administratieve organen: samenstelling

1.

ALGEMEEN

De Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 7.01.2013 heeft beslist tot oprichting van een Vast Bureau en een Bijzonder Comité Sociale Dienst. Deze bestuurlijke organen worden hierna doorgelicht volgens hun samenstelling. Daarnaast wordt ook de samenstelling beschreven van het enige administratieve orgaan, nl. het Managementteam.

2. DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN Samenstelling

1

De Raad voor Maatschappelijk Welzijn is samengesteld uit 11 leden met inbegrip van de voorzitter (5). De secretaris woont zonder beraadslagende stem de Raad bij. (87§1)

Rol burgemeester

2

De burgemeester mag alle vergaderingen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn bijwonen, zonder dat hij die kan voorzitten. In geval van een voorafgaandelijk gemotiveerde afwezigheid kan hij zich laten vervangen door een schepen. (41)

Plaatsvervangend voorzitter

3

De voorzitter wijst schriftelijk een plaatsvervangend voorzitter aan die bij zijn verhindering of tijdelijke afwezigheid vervangend optreedt. (54 2de lid)

Verhindering van het raadslid

4

Een raadslid is verhinderd wanneer deze om een bepaalde reden zijn mandaat niet kan uitoefenen zonder definitief de hoedanigheid van raadslid te verliezen. Deze situaties zijn onder meer: i. Een afwezigheid van minstens twaalf weken wegens medische redenen, studieredenen of een verblijf in het buitenland (vervanging op vraag en aangetoond door een attest of medisch getuigschrift); (24 1°) ii. Ouderschapsverlof voor de geboorte of adoptie van een kind (vervanging op vraag); (24 2°) Een afwezigheid van minstens twaalf weken voor palliatief verlof of verlof voor bijstand van een zwaar ziek familielid tot en met de tweede graad of van een zwaar ziek gezinslid (vervanging op vraag met een verklaring op erewoord) (24 3°) Is een zieke mandataris niet zelf in staat om zijn vervanging te vragen, dan wordt hij van rechtswege als verhinderd beschouwd vanaf de derde opeenvolgende vergadering van de OCMW-raad waarop hij niet aanwezig was en dit zolang zijn afwezigheid duurt. (24 1°) Het verhinderde raadslid wordt vervangen zolang de toestand van verhindering duurt. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn neemt akte van de beëindiging van de periode van verhindering. (26 3de lid)

5

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

Einde van het mandaat van een raadslid

5

Het mandaat van een raadslid loopt ten einde: iii. Bij het einde van de zittingsperiode, tot de installatie van de nieuwe raad plaats gevonden heeft; (6 §2) iv. Wanneer een einddatum vermeld werd op de voordrachtakte, en deze einddatum bereikt is; v. Door ontslag, door schriftelijke mededeling aan de voorzitter van de Gemeenteraad; (25) vi. Door vervallenverklaring door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, wanneer een raadslid niet meer voldoet aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden of zich in een toestand van onverenigbaarheid bevindt. (19 §1) vii. Wanneer een raadslid personeelslid wordt van de gemeente die door het OCMW wordt bediend (geldt niet voor het gemeentelijk onderwijspersoneel) viii. Door overlijden.

Vervanging van een verhinderd of ontslagnemend raadslid

6

Wanneer een raadslid ontslag neemt, of dient te nemen, verhinderd is, overleden is of als zijn mandaat vervallen wordt verklaard, wordt het raadslid vervangen door zijn opvolger. Indien er geen opvolgers meer zijn of ze allen verzaakt hebben, wordt een nieuw raadslid aangeduid. (26 1ste lid)

3. HET VAST BUREAU

Samenstelling

7

Het Vast Bureau telt 4 leden met inbegrip van de voorzitter. (60 §3 2de lid) De voorzitter van de raad is van rechtswege en met beraadslagende stem voorzitter van het Bureau. (60 §4) Het vast bureau is samengesteld uit leden van verschillend geslacht. (60 §4) De secretaris woont zonder beraadslagende stem het Vast Bureau bij en is gelast met het opstellen van de notulen. (87§1)

Vervanging voorzitter

8

De voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn wordt bij zijn afwezigheid in het vast bureau in volgende volgorde vervangen door: 1° de persoon die hij als zijn vervanger heeft aangewezen; 2° het lid van de raad voor maatschappelijk welzijn met de meeste anciënniteit, dat lid is van het vast bureau. (60 §5)

Definitieve vervanging lid Vast Bureau

9

Als het mandaat als lid van het vast bureau een einde neemt of bij een verhindering, dan duiden de leden van de Raad voorkomend op dezelfde voordrachtakte uit hun midden een vervanger aan behalve in het geval het lid in het vast bureau was verkozen als jongste in jaren bij staking van stemmen. (60 §3) De aanduiding zal er bovendien over waken dat in het Vast Bureau personen van verschillend geslacht aanwezig blijven. (60 §4) Deze aanduiding komt steeds voor op de Raad.

Tussentijds ontslag

10 Een lid van het vast bureau kan ontslag nemen als lid van dat vast bureau, zonder ontslag als lid van de raad voor maatschappelijk welzijn te nemen. Het lid dat ontslag wenst te nemen, deelt dit mee aan de voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, waarna dit definitief wordt. Het ontslagnemende lid blijft evenwel deel uitmaken van het orgaan tot zijn opvolger is aangewezen of verkozen. (60 §5)

6

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

4. HET BIJZONDER COMITE SOCIALE DIENST

Samenstelling

11 Het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst telt 4 leden met inbegrip van de voorzitter. (60 §3) De voorzitter is van rechtswege en met beraadslagende stem voorzitter van het Bijzonder Comité. (60 §3). De secretaris kan de vergaderingen van het bijzonder comité bijwonen indien hij dit wenst. (62; 87 §1)

Vervanging voorzitter

12 De voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn wordt bij zijn afwezigheid in het Bijzonder Comité in volgende volgorde vervangen door: 1° de persoon die hij als zijn vervanger heeft aangewezen; 2° het lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn met de meeste anciënniteit, dat lid is van het Bijzonder Comité. (60 §5)

Plaatsvervanging van leden

13 De Raad voor Maatschappelijk Welzijn kan plaatsvervangers aanduiden om de effectieve leden van het Comité te vervangen als die belet zijn. De plaatsvervangers zijn werkende leden van de Raad, die op dezelfde voordrachtakte voorkomen als de betrokken effectieve leden. (60 §1) De aanduiding van bedoelde plaatsvervangers maakt het voorwerp uit van een specifiek en afzonderlijk raadsbesluit.

Rol van diensthoofd sociale dienst

14 Het diensthoofd van de sociale dienst woont, zonder beraadslagende stem, de vergaderingen van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst bij. (94 §2 1ste lid) Deze is belast met het opmaken van de notulen van die vergaderingen. (181 1ste lid).

Aanwezigheid maatschappelijk werkers

15 De maatschappelijk werkers nemen delen aan de vergaderingen van het Bijzonder Comité op uitnodiging van de voorzitter. Wanneer een maatschappelijk werker erom verzoekt, neemt het Bijzonder Comité pas een beslissing over een individueel geval van dienstverlening na de betrokken maatschappelijk werker gehoord te hebben. (94 §3)

Definitieve vervanging lid Bijzonder Comité

16 Als het mandaat als lid van het Bijzonder Comité Sociale Dienst een einde neemt of bij verhindering, dan duiden de leden van de Raad voorkomend op dezelfde voordrachtakte uit hun midden een vervanger aan, behalve in het geval het lid in het Bijzonder Comité was verkozen als jongste in jaren bij staking van stemmen. (60 §3) Deze aanduiding komt steeds voor op de Raad.

Tussentijds ontslag

17 Een lid van het Bijzonder Comité kan ontslag nemen als lid van dat comité, zonder ontslag als lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn te nemen. Het lid dat ontslag wenst te nemen, deelt dit mee aan de voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, waarna dit definitief wordt. Het ontslagnemende lid blijft evenwel deel uitmaken van het orgaan tot zijn opvolger is aangewezen of verkozen. (60 §5)

7

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

5. HET MANAGEMENTTEAM

Samenstelling

18 De volgende functies maken overeenkomstig het besluit van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 27.08.2009) deel uit van het managementteam: -

secretaris; financieel beheerder; hoofd logistiek AC hoofd personeelsdienst hoofd kwaliteit en informatiebeheer hoofd secretariaat coördinator zorgdiensten coördinator welzijnsdiensten directeur woonzorgcentrum en serviceflats De Ceder

De voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn maakt met raadgevende stem deel uit van het Managementteam. (95 3de lid) Voorzitterschap

19 Het Managementteam vergadert geregeld onder voorzitterschap van de secretaris van het OCMW. (96)

8

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

Hoofdstuk 2: De bevoegdheden

1. De bestuurs- en administratieve organen

1.1.

Algemeen

De decreetgever heeft aan een aantal organen en ambten binnen het OCMW bevoegdheden rechtstreeks toevertrouwd. Deze worden hierna behandeld. De belangrijkste positie wordt ingenomen door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Zij beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het OCMW door of krachtens de wet of het decreet worden toevertrouwd . Zij bepaalt het beleid van het OCMW en stelt de reglementen vast (51). Alle andere bevoegdheden kunnen bij reglement worden overgedragen aan het vast bureau, aan het bijzonder comité sociale dienst of aan de secretaris van het OCMW (52), die eventueel verder kunnen delegeren indien het decreet dit niet verbiedt. De in dit reglement opgenomen delegaties echter, kunnen slechts doorgedelegeerd worden wanneer dit expliciet vermeld wordt.

1.2.

De Raad voor Maatschappelijk Welzijn

De Raad voor Maatschappelijk Welzijn heeft de exclusieve niet-delegeerbare bevoegdheid inzake :

Algemeen beleid

20 - bepaling van het beleid (51§2); - het vaststellen van reglementen (52 4°); - het vaststellen van het meerjarenplan en de aanpassingen ervan (52 5°) (146, 147); - het vaststellen van een systeem van klachtenbehandeling (52 14°, 203);

Interne organisatie

21 - de bevoegdheden die toegewezen zijn aan de Raad door andere wetten en decreten (met uitzondering van de wet van 2 april 1965 en de wet betreffende het recht op maatschappelijke integratie van 26 mei 2002) (52 1°); - de beslissingen die aan de Raad voorbehouden zijn in de OCMW- wet, het OCMW- decreet en het uitvoeringsbesluit (52 2°); - de bevoegdheid om te beslissen om niet toegewezen bevoegdheden over te dragen; - het goedkeuren van het algemene kader van het interne controlesysteem (52 9°) (99); - het vaststellen van wat onder het begrip dagelijks bestuur moet worden verstaan (52 10°) (161 §2 2de lid); - het afsluiten van een afsprakennota (52 20°); - het aannemen van een deontologische code (50) die dezelfde is voor Raad, Vast Bureau en Bijzonder Comité (64);

9

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

Financiën / Patrimonium

22 - het vaststellen van het budget (149), de budgetwijzigingen (156) en de jaarrekeningen (174) en de geconsolideerde jaarrekening (52 5°) - het definitief aanvaarden van schenkingen en het aanvaarden van legaten (52 13°) (196); - de vaste belegging van kapitalen voor periode langer dan één jaar (52 15°); - het nemen van besluiten: a. voor het aangaan van leningen voor een periode langer dan één jaar; b. waarbij de financiële lasten van de opgenomen leningen worden herschikt door die lasten te spreiden over een langere periode (52 17°); - het stellen van daden van beschikking m.b.t. onroerende goederen, behoudens voor zover de verrichting nominatief in het vastgestelde budget is opgenomen (52 18°); - beroep instellen tegen beslissing van de Gemeenteraad (148 §2); - de bevoegdheden i.v.m. interne kredietaanpassingen (157), dringende uitgaven zonder budgetwijziging (159), het toekennen van het budgethouderschap, en de machtiging aan het Vast Bureau en een Bijzonder Comité voor een delegatie van het budgethouderschap aan de secretaris (161); - de bevoegdheid tot het goedkeuren van de te betalen bedragen buiten het budgethouderschap toe te kennen aan de secretaris (162 §4); - het verlenen van een visum na weigering door de financieel beheerder (163); - het uitvoeren van een betalingsopdracht die de secretaris geweigerd heeft (165§2) - de voorwaarden bepalen voor de terbeschikkingstelling van provisies en de voorwaarden waaronder personeelsleden van het OCMW kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten. (164 §4); - de middelen van het OCMW aanwenden met het oog op de bouw of de aankoop van woningen voor bejaarden, mindervaliden of andere personen die niet in hun huisvesting kunnen voorzien, voor de aankoop van bossen en gronden, voor participaties in bouwmaatschappijen ten algemene nutte, voor deelneming in rechtspersonen die sociale doeleinden nastreven. (195);

Personeel

23 - het vaststellen van het organogram, de aanduiding in dit organogram van de functies waaraan het lidmaatschap van het Managementteam is verbonden (74), de personeelsformatie en de rechtspositieregeling (52 6°, 102); - stelt de functiebeschrijving vast voor de functies van secretaris en financieel beheerder (rpr 27) - het aanstellen en ontslaan van de secretaris van het OCMW en de financieel beheerder, de sanctie- en tuchtbevoegdheid van die personeelsleden (52 8°) en uitvoering van alle taken uit de rechtspositieregeling die zijn toevertrouwd aan de aanstellende overheid met betrekking tot deze functies; - het vaststellen van wat onder het begrip dagelijks personeelsbeheer wordt verstaan (52 24°) - de vervanging regelen van de secretaris en de financieel beheerder of een waarnemend secretaris of financieel beheerder aanstellen (80); - aanstelling en ontslag van de leden van het Managementteam, en zo nodig optreden als tuchtoverheid t.a.v. deze leden (95) en uitvoering van alle taken uit de rechtspositieregeling die zijn toevertrouwd aan de aanstellende overheid met betrekking tot deze functies. - personeel ter beschikking stellen of overdragen aan de gemeente, mits naleving rechtspositieregeling en mits goedkeuring gemeenteraad; (103 §5)

10

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

- bepalen volgens welke regels de beoefenaars van de geneeskunde toegelaten worden tot de uitoefening van hun beroep in de instellingen en diensten van het OCMW (104 §8); - vaststelling van een deontologische code voor het OCMW-personeel (111) Economaat

24 - Het vaststellen van de wijze van gunning van de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en het vaststellen van de voorwaarden ervan, behalve als het gaat om een van volgende opdrachten: a. een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur; b. een opdracht die nominatief in het vastgestelde budget is opgenomen. (52 12°)

Samenwerking / uitbesteding

25 - het oprichten van en het toetreden tot rechtspersonen of aanwijzen van leden van verenigingen (titel VIII) en de besluiten tot deelname in een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm (52 7°); - het goedkeuren van beheersovereenkomsten met de gemeente (52 23°); - oprichten van intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid. (214 §2) - afsluiten van een beheersovereenkomst tussen de Raad en het hoofd van het intern verzelfstandigd agentschap; (216 §1 1ste lid) - jaarlijkse evaluatie van de beheersovereenkomst met een intern verzelfstandigd agentschap (216 §3). - oprichten van een vereniging in de betekenis van art. 219 (220); - oprichten van of toetreden tot een vereniging, zoals bedoeld in art. 243 (verenigingen of vennootschappen van privaat recht met het oog op het vervullen van sociale doeleinden met uitsluiting van de gehele of gedeeltelijke exploitatie van een ziekenhuis of van ziekenhuisgebonden activiteiten) (244) en het eventueel overnemen of ter beschikking stellen van personeel; (246 §1) - aanwijzen van de OCMW- vertegenwoordigers in een vereniging type art. 203 (246 §2); - oprichten van of toetreden tot een vereniging zoals bedoeld in art. 247/1 (vereniging of vennootschappen van privaatrecht van woon- en zorgcentra); (247/2)

In rechte

26 - het aangaan van dadingen (52 21°); - de beslissing tot optreden in rechte namens het OCMW (52 22°, 200);

27 - toekennen van eretitels aan de leden van de Raad voor Maatschappelijk Andere Welzijn (27 §4) aangelegenheden - beslissingen die aan het advies, de machtiging of de goedkeuring van een toezichthoudende overheid onderworpen zijn (52 3°); - de bevoegdheden vermeld in art. 53 §4 met oog op installatie van een nieuwe voorzitter bij vervanging van het College;

1.3. Het Vast Bureau Het Vast Bureau heeft krachtens het decreet of de wet volgende bevoegdheden (indien een navolgend artikelnummer) en wordt verder door de Raad belast met volgende bijkomende bevoegdheden (cursiefdruk) inzake:

11

OCMW Beersel

Mbt personeel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

28 Aanstellingen: - aanstellen en ontslagen van alle personeelsleden met uitzondering van de aanstelling van de secretaris, financieel beheerder en de leden van het managementteam Het vast bureau kan hier beslissen tot delegatie van bevoegdheden aan de secretaris die hij niet verder kan delegeren; - uitvoering van alle taken uit de rechtspositieregeling die zijn toevertrouwd aan de aanstellende overheid met betrekking tot deze functies; -een waarnemend secretaris of financieel beheerder aanstellen in spoedeisende gevallen (art80§2); - nominatieve aanstelling van voorzitter, de leden en de secretaris van de selectiecommissies; - beoordeelt de geldigheid van de voorgelegde bewijzen als de raad de aanstellende overheid is (rpr 14 §1, 106 , 124) - afsluiting van kandidatenlijsten voor examens indien de aanstellende overheid; - aanvaarden van stagedoende leerlingen en studenten (delegeerbaar naar de secretaris); - aanstelling van onthaalmoeders voor de Dienst voor Opvanggezinnen (delegeerbaar naar de secretaris); Bezoldigingen: - vaststelling van verplaatsings- en andere onkostenvergoedingen; Oriëntatie / Evaluatie - nominatieve aanstelling van de leden van de beroepsinstantie (bij beroep tegen evaluatie) (rpr 70 §2); - vraagt functioneringsgesprek met de financieel beheerder en de secretaris (rpr 88) - evaluatie van de secretaris en de financieel beheerder op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid; (114 3de lid);

Mbt patrimonium

29 - de verkoop van bomen en beslissing tot houtkappingen; - vervreemden van roerende zaken, schuldvorderingen, titels of andere roerende waarden die aan het OCMW toebehoren; - huren en verhuren van roerende en onroerende goederen; - besluiten i.v.m. recht van voorkoop

Mbt economaat

30 - aanstelling van notarissen, architecten, studiebureaus, meetkundige schatters, landmeters, … ; - In geval van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de volgende bevoegdheden uitoefenen: - de vaststelling van de wijze van gunning; - de vaststelling van de voorwaarden van overheidsopdrachten; - het voeren van de gunningsprocedure; - de gunning; - de uitvoering van overheidsopdrachten Het vast bureau stelt de raad voor maatschappelijk welzijn onmiddellijk in kennis van zijn besluit. – beslissen aangaande alle opdrachten die betrekking hebben op uitgaven van het exploitatiebudget waarvan het totale bedrag van de opdracht exclusief

12

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

BTW zich situeert tussen € 5.500 en € 22.000. (Om te bepalen of een voorgenomen financiële verbintenis binnen de perken van voornoemd bedrag valt, moet het totaal van de uitgaven voor de volledige looptijd van de verbintenis in rekening gebracht worden. Voor verbintenissen van onbepaalde duur wordt de termijn die in aanmerking genomen moet worden voor de berekening van het totaal van de uitgaven vastgesteld op 4 jaar of 48 maanden.) - beslissen aangaande alle opdrachten die betrekking hebben op uitgaven van het investeringsbudget waarvan het totale bedrag van de opdracht exclusief BTW niet groter is dan € 22.000, voor zover zij binnen hetzelfde boekjaar gerealiseerd of geleverd worden. - beslissen aangaande de vervangingsinvesteringen, ongeacht het bedrag van de opdracht, in het geval van een onvoorzien en onherstelbaar defect en wanneer het uitstellen van de vervanging leidt tot een belemmering van de normale dagelijkse werking van het OCMW. - beslissen inzake alle onderhoudscontracten waarvoor kredieten voorzien zijn op het exploitatiebudget. M.b.t. algemeen beleid

1.4.

31 - kennisneming rapportering uitgevoerde projecten; - kennisneming van alternatieve gerechtelijke maatregelen - behandelen van diverse dossiers van de administratie die de secretaris ter advisering voorlegt

Het Bijzonder Comité Sociale Dienst

Het Bijzonder Comité Sociale Dienst heeft krachtens het decreet of de wet volgende bevoegdheden (indien een navolgend artikelnummer) en wordt verder door de Raad belast met volgende bijkomende bevoegdheden (cursiefdruk) inzake:

32 Sociale dienstverlening

-

-

-

-

-

het toekennen van de individuele maatschappelijke dienstverlening aan personen en gezinnen zoals die omschreven is in de artikels 57 tot 60 van de OCMW-wet en in de wet van 26.05.2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie. het vaststellen van de bijdrage van de begunstigde in de kosten van de maatschappelijke dienstverlening en het bepalen van de bijdrage van de onderhoudsplichtigen (art. 97 tot 104 van de OCMW-wet), binnen de grenzen van de algemene criteria die door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn dienaangaande zijn vastgelegd; advies verlenen aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn omtrent de criteria die als basis dienen voor de hulpverlening en de terugvordering en het sociaal beleid van het OCMW; de opvolging van sociale projecten die de activiteiten van de individuele hulpverlening ondersteunen. treffen van alle noodzakelijke maatregelen met het oog op de bescherming van alle personen en goederen die aan de zorgen van het OCMW zijn toevertrouwd; het bekrachtigen van de door de voorzitter verleende dringende hulp;

13

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

-

1.5.

31.01.2013

verlenen volmachten budgetbegeleiding.

Het Managementteam

Het Managementteam heeft krachtens het decreet of de wet volgende bevoegdheden (indien een navolgend artikelnummer) toevertrouwd gekregen: Algemeen beleid 33 - waken over de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn, en over de interne communicatie (97); - overleggen met de secretaris over de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan (86 § 4); - ten minste na elke volledige vernieuwing van de OCMW-Raad via de secretaris een afsprakennota sluiten met de OCMW-Raad over de wijze waarop het managementteam met de OCMW-Raad, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités zal samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en over de omgangvormen tussen het politieke bestuur en de administratie (86 § 2); - ondersteunen van de coördinatie van de diensten bij de beleidsvoorbereiding, - uitvoering en – evaluatie (97); - overleggen met de secretaris voorafgaand aan de vaststelling van het interne controlesysteem (art. 99 §1); Personeel

34 - overleggen met de secretaris over het voorontwerp van het organogram, van de personeelsformatie, van de rechtspositieregeling van het personeel (86 § 4); - participatie in opstellen van evaluatieverslag van secretaris en financieel beheerder (114);

Financiën

35 - overleggen met de secretaris over de beleidsnota van het budget en van de verklarende nota van een budgetwijziging en van een interne kredietaanpassing (86 § 4); - overleggen met de financieel beheerder over het voorontwerp van financiële nota van het meerjarenplan en de jaarlijkse herziening ervan, van de financiële nota van het jaarlijkse budget en van de budgetwijzigingen en van de interne kredietaanpassingen (91); - overleggen met de financieel beheerder voorafgaand aan de jaarlijkse opstelling van de inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen (172);

14

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

2. De ambten

2.1.

De voorzitter

De voorzitter heeft krachtens het decreet of de wet volgende bevoegdheden (indien een navolgend artikelnummer) volgende bevoegdheden toevertrouwd gekregen en wordt verder door de Raad belast met volgende bijkomende bevoegdheden (cursiefdruk):

Mbt bestuur

36

- het treffen van alle noodzakelijke maatregelen in geval van ramp, noodsituaties of onvoorziene gebeurtenissen, mits deze beslissingen tijdens de eerstvolgende Raad voor bekrachtiging voor te leggen.

T.a.v. de raadsleden

37

De Raad voor Verkiezingsbetwistingen , evenals het betrokken raadslid, onmiddellijk op de hoogte brengen van de feiten die het verval van mandaat kunnen meebrengen (19§1); -verzoeken tot verhindering van raadsleden in ontvangst nemen (24); -antwoorden op schriftelijke en mondelinge vragen van raadsleden (43); -in ontvangst nemen en kennisnemen van het ontslag van raadsleden uit het Vast Bureau of een Bijzonder Comité (60§5);

Voorbereiding van de raadszitting

38

-instaan voor het voorafgaande onderzoek van de zaken die aan de OCMW-raad worden voorgelegd (30); -de Raad bijeenroepen (30); -de Raad bijeenroepen op verzoek van de burgemeester of van een derde van de belanghebbende leden (30); -de agenda van de Raad vaststellen (30); -de aanvullende agenda voor de Raad vaststellen en meedelen aan de leden (32);

Voorzitterschap 39 van de raad van het OCMW

-de installatievergadering voorzitten nadat hij verkozen is tot voorzitter (16§3); -de Raad voorzitten en de vergadering openen en sluiten (34); -voorzitten van het Vast Bureau en de Bijzondere Comités (60§3); -handhaven van de orde tijdens de raad en personen die de orde verstoren, laten verwijderen, een pv opmaken en de persoon in kwestie doorverwijzen naar de politierechtbank (35); -de behandeling van een punt in besloten zitting bevelen, als het punt over de persoonlijke levenssfeer gaat (38§1);

Voorzitterschap 40 van vast bureau en bijzonder comité

-instaan voor het voorafgaande onderzoek van de zaken (61); -de vergaderingen bijeenroepen (61); -de agenda vaststellen van de vergaderingen (61);

Uitvoering van 41 de beslissingen

-uitvoeren van de beslissingen van de Raad, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités, behoudens de beslissingen tot uitvoering van het budget, genomen in het kader van het budgethouderschap (58 §1);

42

-in dringende gevallen en binnen de perken bepaald door het huishoudelijk reglement van de Raad, beslissen tot dringende hulpverlening (58§2); - de hulpverlening kan zowel financieel als materieel (voedselpakket, onderdak, hulp aan werklozen, daklozen (58 §3), … ) van aard zijn; - de hulpverlening kan enkel toegekend worden na de maatschappelijk werker gehoord te hebben die het sociaal onderzoek voert;

Dringende hulpverlening

15

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

- de financiële hulpverlening mag per hulp vragend cliëntsysteem niet meer bedragen dan 500 euro en dit voor een periode tot het eerstvolgend bijzonder comité sociale dienst. - de beslissing tot dringende hulpverlening door de voorzitter dient op het eerstvolgende Bijzonder Comité Sociale Dienst te worden voorgelegd voor bekrachtiging. Ingeval van niet-bekrachtiging blijft de hulpverlening die tevoren werd toegekend, verworven voor de persoon aan wie ze werd toegekend. T.o.v. de secretaris en/of financieel beheerder

43

-voeren van een tuchtonderzoek, opstellen van het tuchtverslag en de samenstelling van het tuchtdossier, als de Raad als tuchtoverheid optreedt tegen de secretaris (123); -participatie in opstellen van evaluatieverslag van secretaris en financieel beheerder (114); - afnemen van de eed van secretaris en financieel beheerder voor ze het ambt opnemen (76);

M.b.t. ondertekeningen

44

-ondertekenen van de notulen van de Raad, Vast Bureau en Bijzonder Comité (44, 181) -ondertekenen van reglementen, beslissingen en akten van de Raad, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités, en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op het ambt (183§2); -ondertekenen van de briefwisseling van het OCMW (183§4);

I.v.m. informatieplicht

45

-de goedgekeurde notulen van het Vast Bureau en de Bijzondere Comités overmaken aan de Raad, met uitzondering van de notulen die gaan over individuele steun en onderhoudsplicht (62); -toelichten van het meerjarenplan of de aanpassingen ervan op de Gemeenteraad (148§1); -toelichten van het budget op de Gemeenteraad (150); -bekendmaken van de reglementen van de Raad, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités (art 187);

I.v.m. het budget

46

-zonder voorafgaande budgetwijziging over de uitgaven beslissen die door dwingende en onvoorziene omstandigheden vereist zijn, als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken (159); -de financieel beheerder en de betrokken budgethouders onverwijld op de hoogte brengen van interne kredietaanpassingen door de raad (157);

47 I.v.m. verzoekschriften en voorstellen

-nagaan of verzoeken voor voorstellen van burgers aan de voorwaarden voldoen (207); -uitleg geven aan de Raad over verzoekschriften, wanneer de Raad hierom verzoekt (211);

I.v.m. de interne organisatie

48

-verantwoordelijk voor de zorg van het archief, waaronder de titels ( 58§4); -met raadgevende stem deel uitmaken van het Managementteam (95);

Vertegenwoordiging van het OCMW

49

-het OCMW vertegenwoordigen in de gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen (200 §2); -aanwijzen van een lid van de Raad, hetzij een personeelslid, hetzij een advocaat aanwijzen om namens het OCMW te verschijnen (200 §3)

I.v.m. personeel

50

- afname van de eed van maatschappelijk werkers alvorens het ambt wordt opgenomen (76); - afname van de eed van al het personeel, tenzij dit gedelegeerd wordt aan een lid van de Raad of aan de secretaris (105 4de en 5de lid)

16

OCMW Beersel

2.2.

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

De secretaris

De secretaris heeft krachtens het decreet of de wet volgende bevoegdheden (indien gevolgd door een artikelnummer) toevertrouwd gekregen en wordt verder door de raad belast met volgende bijkomende bevoegdheden (cursiefdruk): Bestuurlijke organisatie

51 1. I.v.m. de raadsleden - kandidaat-leden van de OCMW - raad op de hoogte brengen van hun verkiezing en van de aanvaarding van hun geloofsbrieven (16 §3); - in ontvangst nemen van de akte van voordracht van OCMW - voorzitter en die overhandigen aan de voorzitter van de installatievergadering (53); - in ontvangst nemen van een verklaring waarbij een lid wordt aangeduid ter vervanging van leden van het Vast Bureau en er kennis van geven aan de leden van de OCMW – raad (60); - noteren van de vervanging van de voorzitter wanneer die nalaat de eed te laten afnemen van de raadsleden op de installatievergadering (17); - vaststellen dat de raadsleden en voorzitter voldoen aan de voorwaarden of ze recht hebben op compensatie voor inkomensverlies dat ze lijden ten gevolge van hun mandaat (27§2 en 68); - rapporteren aan de voorzitter en de Raad voor Maatschappelijk Welzijn (85); 2. I.v.m. agendavorming - in ontvangst nemen van de agendapunten voor de vergadering van de OCMW- Raad die is bijeengeroepen door de burgemeester of ten minste een derde van de raadsleden en die agendapunten aan de voorzitter bezorgen (30); - ontvangen van bijkomende agendapunten voor de OCMW- raadszitting en ze doorgeven aan de voorzitter en aan de andere OCMW- raadsleden (32); 3. I.v.m. advisering - mogelijkheid om de vergaderingen van het College van Burgemeester en Schepenen bij te wonen bij de bespreking van punten waarover bij het OCMW advies moet worden ingewonnen en voor zover de voorzitter dat wenst (87 §1); - juridisch, beleidsmatig en bestuurskundig advies geven aan de OCMWRaad, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités door te wijzen op de geldende rechtsregels en de feitelijke gegevens, en ervoor te zorgen dat de noodzakelijke vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen (87 §2); 4. I.v.m. medeondertekening - medeondertekening van de notulen van de OCMW- raad en het Vast Bureau na goedkeuring en, eventueel, van de Bijzondere Comités (181); - medeondertekening van de reglementen, beslissingen en akten van de OCMW- Raad, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités en alle andere stukken en briefwisseling die betrekking hebben op de OCMW- Raad, het Vast Bureau en de Bijzonder Comités (183 §1); - medeondertekening van de beslissingen en akten van de voorzitter en alle stukken of brieven m.b.t. tot hun ambt (183 §2); - medeondertekening van de briefwisseling van het OCMW (art. 183 §4); - de beslissing om de bevoegdheid tot medeondertekening delegeren aan een of meerdere personen, met uitzondering van de ondertekening van de notulen

17

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

(art. 185) 5. I.v.m. de voorbereiding van de bestuursvergaderingen - de voorbereiding van de zaken die aan de OCMW-Raad, de voorzitter, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités worden voorgelegd (87 §3); - verstrekken van technische inlichtingen over dossiers aan OCMWraadsleden (31); 6. I.v.m. notulering - Opstellen van de notulen van de OCMW- raadszittingen en het Vast Bureau, en instaan voor de bewaring van de originelen (44 en 181); - kantmelding in de notulen van een intrekking, niet- goedkeuring of vernietiging van een besluit van de OCMW- Raad, het Vast Bureau of een Bijzonder Comité en mededeling van die kantmelding bij de eerstvolgende vergadering van de OCMW- Raad, het Vast Bureau of het Bijzonder Comité (186); - mogelijkheid om een personeelslid aan te wijzen voor het opstellen van de notulen van het Bijzonder Comité indien hij dit zelf niet doet (62). 7. I.v.m. Managementteam - namens het Managementteam een afsprakennota afsluiten met de OCMWRaad over de omgangsvormen en de wijze waarop de secretaris en de overige leden van het Managementteam, de Voorzitter, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités zullen samenwerken om de doelstellingen te bereiken (86 §2) Algemeen beleid

52 - verantwoordelijk voor de werking van de diensten op het vlak van de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid op basis van de onderrichtingen van de voorzitter, de OCMW-raad, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités (86); - de opstelling, in overleg met het Managementteam, van het voorontwerp van het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling van het personeel, de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan, de beleidsnota bij het budget, de verklarende nota bij een budgetwijziging en de verklarende nota bij een interne kredietaanpassing (86 §4);

Interne organisatie

53 - de algemene leiding van de diensten, hoofd van het personeel (zonder dat van de intern verzelfstandigde agentschappen) en het dagelijks personeelsbeheer (85); - het voorzitterschap van het Managementteam (96); - mogelijkheid om te voorzien in de eigen vervanging (80); - de organisatie van de behandeling van de briefwisseling en het beheer van het archief (88); - vaststellen van het interne controlesysteem, na overleg met het Managementteam en belast met de organisatie en de werking ervan; (99 §1); - is belast met de organisatie en werking van het interne controlesysteem, de jaarlijkse rapportering aan de OCMW-Raad over het interne controlesysteem, het informeren van het personeel over het interne controlesysteem en over de wijzigingen (100); - belast met de interne controle op de werking van de diensten van het OCMW (86 §1 2de lid) - volmachten in ontvangst name aangetekende zendingen;

Personeel

54 - is bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer (85) dat hij kan delegeren aan leidinggevende personeelsleden (art.90).

18

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

Onder dagelijks personeelsbeheer verstaat de Raad: a. allerlei verlofaanvragen: -individuele verlofaanvraag (rpr 206); -aanvraag opname vakantieverlof van vorig dienstjaar na 31 maart (rpr 207 §2); -aanvraag van geneeskundig getuigschrift (rpr 217 §2); -toestemming voor onbetaald verlof voor deeltijdse prestaties (rpr 230 en 231); -toestemming voor opname omstandigheidsverlof (rpr 232 §3); -toestemming voor opname onbetaald verlof (rpr 233 §1 en 4) - verlof voor opdracht, onder voorbehoud van de nadere regels van de Raad voor het indienen van verlofaanvragen en het toekennen van verlof; b.

I.v.m. in- en uittreding tot het werk - loopbaanonderbreking en andere tijdelijke loopbaanmaatregelen, vermindering van prestaties (rpr 238); -behandelt aanvragen mbt vrijwillige vierdagenweek (rpr 265); -behandelt aanvragen mbt halftijdse vervroegde uittreding (rpr 266); -behandelt de aanvragen mbt de dienstvrijstellingen (rpr 269 §6) -geeft toestemming om na afwezigheid van personeelslid de functie deeltijds op te nemen (rpr 221)

c. I.v.m. vorming - vormingsaanvragen, en andere invullingen van recht en plicht op vorming, onder voorbehoud van wat de raad in het vormingsreglement bepaalt d. I.v.m. evaluaties -stelt de functiebeschrijving vast van alle personeelsleden met uitzondering van deze van secretaris en financieel beheerder (rpr 15 §3); - de evaluatieprocedure intern organiseren binnen de door de raad bepaalde termijnen (rpr 53); - individuele opvolging van de evaluatie -neemt passende maatregelen met oog op verbeteren van de wijze waarop het betrokken personeelslid functioneert (rpr 52) (113); -aanwijzing evaluatoren voor de verschillende diensten (rpr 60); - zorgen voor de opleiding van de evaluatoren en waken over een eenduidige toepassing van het evaluatiestelsel (rpr 60); - beslist, met uitzondering van het ontslag wegens beroepsongeschiktheid , over het gevolg van de evaluatie (rpr 67 §1); -formuleert het gemotiveerd voorstel tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid op basis van evaluatieverslag van de tussentijdse evaluatie (rpr 67 §2); -beslist in beroep over de bevestiging of de aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat (rpr 74)

e. I.v.m. diversen individueel personeelsbeheer: -vaststelling van het individuele jaarsalaris van de personeelsleden,

19

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

m.i.v. de vaststelling van de duur van de in aanmerking komende diensten (rpr 49 en 154) - uitlenen van personeel aan een gebruiker (zonder overdracht werkgeversgezag; - toestemming dienstreizen en meest geschikte vervoermiddel (art. 154 besluit);(rpr 185) - is eindverantwoordelijk voor de actieve inwerking van het statutaire personeelslid op proef (rpr 39 +115) - de opstelling, in overleg met het Managementteam, van het voorontwerp van het organogram, personeelsformatie, rechtspositieregeling van het personeel (86 §4); - het nemen van de passende maatregelen voortvloeiend uit de evaluatie van het personeel (113); - de uitvoering van het tuchtonderzoek, het opstellen van het tuchtverslag en de samenstelling van het tuchtdossier voor de gevallen waarin de OCMWraad of het vast bureau als tuchtoverheid optreedt, met uitzondering van de tuchtzaken met betrekking tot de secretaris zelf ( 123); - het opdragen van het tuchtonderzoek aan een leidinggevend personeelslid voor de gevallen waarin de secretaris zelf als tuchtoverheid optreedt (123); Financiën

55 1. I.v.m. de financieel beheerder - instaan voor de functionele leiding over de financieel beheerder voor diens taken betreffende het meerjarenplan, het budget, interne kredietaanpassingen, de boekhouding, de jaarrekening, de financiële analyse en het thesauriebeheer (91); 2. I.v.m. het budgethouderschap - mogelijkheid tot het delegeren van de door de OCMW-Raad, het Vast Bureau of een Bijzonder Comité toevertrouwde bevoegdheden op het vlak van budgethouderschap aan andere personeelsleden (161 §2); - advies verlenen bij de delegatie van het budgethouderschap aan personeelsleden door de OCMW-raad; dat advies moet binnen dertig dagen worden afgeleverd (161 §3); - het in ontvangst nemen van het jaarlijkse rapport door de personeelsleden die de secretaris met het budgethouderschap heeft belast (169); 3. I.v.m. inning en betaling van geringe bedragen - de beslissing om, na advies van de financieel beheerder, onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde personeelsleden te belasten met de inning van geringe dagontvangsten (164 §2); - de beslissing om, na advies van de financieel beheerder, bepaalde budgethouders of personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur (164 §1) 4. I.v.m. het algemeen geldelijk beheer - na eensluidend advies van de financieel beheerder, de kasverrichtingen opdragen aan een of meer personeelsleden van het OCMW (99 §3) - het geven van de betalingsopdrachten aan de financieel beheerder via het plaatsen van de eerste handtekening op de betalingsoverdracht aan de financiële instelling, waarmee de secretaris ook de wettelijkheid en regelmatigheid van de uitgave bevestigt (93 en 165 § 1); 5. I.v.m. jaarlijkse rapporteringen - het in ontvangst nemen van het jaarlijkse rapport door de financieel

20

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

beheerder over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten (167); - het in ontvangst nemen van het jaarlijkse rapport door de financieel beheerder over de voorafgaande controle op de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen (168); 56 - Aankopen via de wet op de overheidsopdrachten voor exploitatie-uitgaven kleiner dan € 5.500 (bedragen excl. BTW)

Economaat

2.3.

De financieel beheerder

De financieel beheerder heeft krachtens het decreet of de wet volgende bevoegdheden (indien een navolgend artikelnummer) en wordt verder door de raad belast met volgende bijkomende bevoegdheden (cursiefdruk):

Onder functionele leiding van de secretaris

57

-

het opstellen in overleg met het Managementteam van het voorontwerp van financiële nota van het meerjarenplan en de herzieningen ervan, de financiële nota bij het budget en de budgetwijzigingen en het voorontwerp van interne kredietaanpassingen; (91) - het voeren en afsluiten van de boekhouding en het opstellen van de inventaris, de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening; (91) - financiële analyse en beleidsadvisering; (91) - thesauriebeheer, met uitzondering van het kasbeheer; (91) - patrimoniumbeheer. - lidmaatschap van het managementteam (95); Hierover rapporteert de financieel beheerder aan de secretaris. (91)

In volle onafhankelijkheid

58

1. I.v.m. visering van financiële verbintenissen - de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole op de beslissingen met een financiële impact (92 1ste lid); deze controle gebeurt via de toekenning van een visum voorafgaand aan financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom (162 §2); de financieel beheerder kan de toekenning van dat visum weigeren; hij moet dat gemotiveerd doen (163); op eensluidend advies van de financieel beheerder kan de OCMW-raad de toekenning van het visum delegeren aan een of meer personeelsleden die werken onder de verantwoordelijkheid van de financieel beheerder (92, 162 § 2) 2. I.v.m. debiteurenbeheer - het debiteurenbeheer, met vooral de invordering van de ontvangsten (92 1ste lid); het OCMW decreet verleent de financieel beheerder ook de mogelijkheid om via een gerechtsdeurwaardersexploot een dwangbevel uit te vaardigen voor de invordering van de onbetwiste en opeisbare schuldvorderingen; dat dwangbevel moet worden uitvoerbaar verklaard door de OCMW-raad; (92 2de lid) - daarnaast moet de financieel beheerder alle handelingen tot stuiting van verjaring en verval verrichten, tot alle beslagleggingen overgaan, de inschrijving, de herinschrijving, de vernieuwing, de doorhaling of de rangafstand van elke titel die daarvoor vatbaar is op het hypotheekkantoor vorderen, aan de leden van de OCMW-raad kennisgeven van het vervallen

21

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

-

31.01.2013

van de huurovereenkomsten, van de achterstallen en van elk feit dat de rechten van het OCMW schaadt; (92 3de lid) over het debiteurenbeheer rapporteert de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid aan de OCMW-Raad en de voorzitter (92 4de lid); voeren van rechtsgedingen als eiser na een beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn om de verrichtingen vermeld in art. 91 en 92 van het OCMW-decreet alsmede de verrichtingen inzake het beheer van goederen en de terugvordering van kosten voor verleende hulp; de mogelijkheid tot aanstelling van een personeelslid om deze taak te verrichten (201);

3. I.v.m. advisering t.a.v. de secretaris - advies verlenen bij de geplande beslissing van de secretaris om bepaalde personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen (164 § 1) - advies verlenen bij de geplande beslissing van de secretaris om bepaalde personeelsleden te belasten met de inning van de geringe dagontvangsten (164 § 2) 4. I.v.m. diverse rapporteringen - ten minste eenmaal per jaar rapporteren aan de OCMW-Raad over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten. De financieel beheerder geeft een afschrift van dit rapport aan de secretaris (167); - ten minste eenmaal per jaar rapporteren aan de OCMW-Raad over de uitvoering van de taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid, met een kopie afschrift aan de secretaris (168) 5. I.v.m. het kasbeheer: - advies aan de secretaris om andere personeelsleden te belasten met de kasverrichtingen (99 § 3); - bepalen van welke rekening of rekeningen personeelsleden belast met het kasbeheer geld mogen afhalen (99 § 3); - advies geven aan de secretaris i.v.m. het belasten van personeelsleden met de inning van de geringe dagontvangsten (164 § 2); - verificatie en geven van kwijting van de kas van de personeelsleden aan wie een provisie ter beschikking gesteld werd of die belast zijn met de inning van de geringe dagontvangsten; dat gebeurt ten minste één keer per jaar (165 § 1 3de lid); 6. I.v.m. uitvoering van betalingen: - de uitvoering van de betalingen van de girale uitgaven, na de betalingsopdracht door de secretaris; ( 93 en 165) - mogelijkheid tot aanstelling van een gemachtigde om in de plaats van de financieel beheerder als tweede de betalingsopdracht te ondertekenen (165 § 1); - autonoom uitvoeren van de girale thesauriebetalingen (165 § 1); 7. I.v.m. cliënteel van het OCMW - bewaarneming van waarden van bewoners die verblijven in de OCMWinstellingen of het onder de verantwoordelijkheid van de financieel beheerder aanstellen van personen om dit te doen (60 § 8 OCMW-Wet); - verzoek om de goederen van een kind dat aan het OCMW is toevertrouwd en dat bij overlijden geen erfgenamen heeft, over te dragen aan het OCMW (104 § 1 OCMW-Wet).

22

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

8. Diversen - kennisname van de interne kredietaanpassingen (157); - ondertekening van beslissingen, akten, verslagen en brieven die betrekking hebben op de taken van de financieel beheerder (183); - invordering van de kosten ten gevolge van het dwangtoezicht (264 §1). - mogelijkheid om te voorzien in de eigen vervanging (80); - in overleg met het Managementteam uiterlijk op 31 december de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen doen om de inventaris op te maken van al de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van het OCMW (172);

3.

Organisatie van budgethouderschap

Wat is budgethouderschap?

59

Het budgethouderschap is de toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft. (160)

Wie kan budgethouder zijn?

60

Het budgethouderschap komt toe aan de Raad (161 §1) die dit voor aangelegenheden van dagelijks bestuur kan delegeren aan het Vast Bureau, het Bijzonder Comité of aan de secretaris. (161 §2) Het Vast Bureau en het Bijzonder Comité kunnen, bij machtiging van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, die bevoegdheid delegeren aan de secretaris. De secretaris kan zijn bevoegdheid met betrekking tot bepaalde budgetten delegeren aan andere personeelsleden. (161 §2)

Verdeling van het budgethouderschap

61

De Raad voor Maatschappelijk Welzijn kent het budgethouderschap voor aangelegenheden van dagelijks bestuur toe (161 §2) zoals hierna bepaald:

Exploitatie- uitgaven Personeelskosten - RSZPPO (ambtshalve afnemingen - Loonkosten Verbintenissen ten gevolge van beslissingen door de raad Verbintenissen ten gevolge van beslissingen door het vast bureau Verbintenissen ten gevolge van beslissingen door het bijzonder comité sociale dienst Aankopen via wet overheidsopdrachten (bedragen excl. BTW) - aankoop < € 2.500,- € 2.500,-
Budgethouder

Vast Bureau (1) Vast Bureau (1)(2) Raad (1) (3) Vast Bureau (1) (3) Bijz. Com. Soc. Dienst (1)(3)

De administratieve budgethouders zoals aangesteld door de secretaris Resp. administratieve budgethouder + medeondertekening secretaris Vast Bureau (1)(3) Voorzitter

23

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

Investeringsuitgaven (4) Aankopen via wet overheidsopdrachten < € 22.000,(bedragen excl. BTW) Verbintenissen tengevolge van beslissingen door de raad

31.01.2013

Vast bureau (1)(5) Raad (1)(5)

(1) Overeenkomstig art. 162 §4 wordt de goedkeuring van de te betalen facturen toevertrouwd aan de secretaris. De secretaris kan die bevoegdheid niet delegeren. (2) Visum van de financieel beheerder verplicht voor beslissingen tot aanstelling die (eventueel samengeteld) meer dan één jaar bedragen (3) Visum van de financieel beheerder verplicht indien de uitgaven meer dan € 5.500 bedragen (4) Dit betreft individuele goederen of collectieve goederen van meer dan € 2.500,-

(5) Visum van de financieel beheerder steeds verplicht

62 Bevoegdheden budgethouders i.v.m. wetgeving overheidsopdrachten

Facturatie i.k.v. budgethouderschap

63

De bevoegdheid om over de uitgaven te beslissen houdt de bevoegdheid in tot het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten, het vaststellen van de wijze van gunning van overheidsopdrachten, het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van de overheidsopdrachten. (159) De budgethouder is verantwoordelijk voor de facturatie van de te ontvangen bedragen die betrekking hebben op het aan hem toevertrouwde budget. (162 §3)

24

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

Hoofdstuk 3. Werking van de bestuursorganen

1. Frequentie bijeenroeping 64 Planning bestuursvergaderingen

Uiterlijk in januari van elk jaar krijgen de raadsleden een planning van de bestuursvergaderingen, die evenwel louter richtinggevend is.

Raad: Normale vergaderfrequentie

65

De Raad voor Maatschappelijk Welzijn vergadert zo dikwijls als nodig, maar tenminste tienmaal per jaar (29) na bijeenroeping door de voorzitter.(30) De Raad komt in beginsel bijeen elke 4de donderdag van een maand om 20.00u.

Raad: Buitengewone bijeenroeping

66

De voorzitter roept de Raad daarenboven bijeen telkens hij dit noodzakelijk acht. Hij is tot bijeenroeping gehouden, hetzij op aanvraag van de burgemeester, hetzij op aanvraag van één derde van de zitting hebbende leden, op de aangewezen dag en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. (30) Daartoe bezorgen ze voor elk punt op die agenda hun toegelicht voorstel van beslissing aan de secretaris van het OCMW, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. (30)

Vast Bureau: Normale vergaderfrequentie

67

Het Vast Bureau vergadert in beginsel twee keer per maand. De eerste vergadering gaat in principe door op de 2de donderdag van de maand om 19.30u, de tweede vergadering na de raadszitting.

Vast Bureau: Afwijkingen

68

De voorzitter kan beslissen over het verdagen van de vergadering alsook over het extra inrichten van bijkomende samenkomsten. Afwijkingen worden maximaal bepaald in onderling overleg met de leden van het Vast Bureau.

Bijzonder Comité: Normale vergaderfrequentie

69

Het Bijzonder Comité Sociale dienst vergadert in beginsel twee keer per maand. De eerste vergadering gaat in principe door de 1ste maandag van de maand, de tweede vergadering de 3de maandag, telkens om 17.00 uur.

Bijzonder Comité: Afwijkingen

70

De voorzitter kan beslissen over het verdagen van de vergadering alsook over het inrichten van bijkomende samenkomsten. Afwijkingen van de normale vergaderfrequentie worden maximaal in onderling overleg met de leden van het Bijzonder Comité bepaald.

2. Plaats van vergadering 71

Tenzij de voorzitter anders beslist, hebben de bestuursvergaderingen plaats in het OCMW, p/a Sociaal Huis, Torleylaan 13 te Huizingen.

3. Termijn van oproeping Raad: Normale termijn

72

De oproeping wordt ten minste 8 dagen voor de dag van de vergadering aan de leden van de Raad en aan de burgemeester bezorgd. (33 §1) De agenda, behoudens de punten die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer

25

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

van cliënten van het OCMW of van hun onderhoudsplichtigen, wordt aan dezelfde voorwaarden meegedeeld aan de burgemeester en aan de Gemeenteraad. (31 1st lid) Raad: Kortere termijnen

73

In spoedeisende gevallen kan deze termijn worden ingekort, evenals in geval van de toepassing van artikel 16 (installatievergadering). (31 1ste lid)

Raad: 14 dagen termijn

74

Het ontwerp van meerjarenplan (146 §4) en het ontwerp van jaarlijkse aanpassing van het meerjarenplan (147 §2), het ontwerp van budget (149 §4), de jaarrekening (175) van het OCMW worden tenminste 14 dagen vóór de dag van de vergadering aan elk raadslid thuis bezorgd.

Vast Bureau: Normale termijn

75

De bijeenroeping gebeurt ten minste 5 dagen voor de vergadering, (62 3de lid) via email tenzij het raadslid niet over deze faciliteit beschikt. In dat geval wordt de agenda met bijhorende stukken aan huis bezorgd.

Vast Bureau: spoedagenda

76

De voorzitter kan in spoedeisende gevallen een buitengewone vergadering bijeen roepen op de dag en uur die hij bepaalt (62)

Bijzonder Comité Normale termijn

77

De bijeenroeping gebeurt ten minste 5 dagen voor de vergadering, (62 3de lid) via email of op papier indien het raadslid niet over deze faciliteit beschikt.

Bijzonder Comité spoedagenda

78

Deze termijn kan worden ingekort in spoedeisende gevallen. (62)

4. Agenda Vaststelling

79

De voorzitter stelt de agenda vast van de Raad, het Vast Bureau en het Bijzonder Comité en verricht het voorafgaande onderzoek van de zaken die worden voorgelegd. (61, 30) De oproeping vermeldt de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing (31).

Raad: Toevoeging van agendapunten door raadslid

80

Leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn kunnen uiterlijk 5 dagen voor de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Daartoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de secretaris van het OCMW, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter. Van die mogelijkheid kan geen gebruik worden gemaakt door de voorzitter van het OCMW. (32 1ste en 2de lid) De secretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, samen met de bijhorende toegelichte voorstellen onverwijld mee aan de leden van de Raad (32 3de lid)

Vast Bureau en Bijzonder Comité: toevoeging van agendapunten

81

De leden van het Vast Bureau kunnen aanvullende agendapunten indienen tot uiterlijk 3 dagen voor de dag van de zitting. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de secretaris, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter. De voorzitter stelt de agendapunten vast. De voorzitter zelf kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. (32) De secretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de

26

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

leden van de vergadering. (32 3de lid)

Raad: Publieke bekendmaking

82

De plaats, dag, tijdstip en agenda van de vergaderingen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn worden op dezelfde dag als de dag van de bijeenroeping van de raadsleden aan het publiek bekend gemaakt. (33 1ste lid) Praktisch gebeurt dit door aanplakking aan de zetel van het OCMW en door publicatie van de agenda op de site van het OCMW.

5. Wijze van uitnodiging In de regel elektronisch

83

De raadsleden worden in principe uitgenodigd via hun persoonlijke mail, tenzij zij niet over deze faciliteit beschikken. Notulen of ontwerpnotulen die betrekking hebben op de hulpverlening aan cliënteel of die samenhangen met de persoonlijke levenssfeer van personen worden niet elektronisch ter beschikking gesteld, maar liggen ter inzage op het OCMW.

Wanneer altijd uitnodigingen op papier?

84

Alle raadsleden krijgen de agenda en de ontwerpstukken op papier toegestuurd indien deze betrekking hebben op omvangrijke documenten die verplichtend 14 dagen voor de Raad ter beschikking moeten gesteld worden.

Welke stukken?

85

Agenda en ontwerpnotulen van de komende bestuursvergadering worden samen met de notulen van de afgelopen zitting aan de raadsleden ter beschikking gesteld binnen de vastgestelde termijn, tenzij spoed vereist is. (44 2de lid) Namen van cliënten worden niet in de agenda vermeld.

Kennisgeving van notulen Vast Bureau en Bijzonder Comité aan de raadsleden

86

De goedgekeurde notulen van het Vast Bureau en van het Bijzonder Comité – behalve die welke betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten of hun onderhoudsplichtigen – worden samen met de notulen van de raad ter inzage op intranet of op het OCMW aangeboden.

6. Inzageregeling Inzage op het OCMW

87

Voor elk agendapunt wordt het dossier dat erop betrekking heeft, op het OCMW ter inzage gesteld van de leden van de Raad vanaf de verzending van de agenda. (31 2de lid) De secretaris van het OCMW of de door hem aangewezen ambtenaren verstrekken aan de leden van de Raad die erom verzoeken, technische inlichtingen over stukken die in het dossier voorkomen. (31 4de lid) Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. Deze inlichtingen worden verstrekt met respect voor het decreet openbaarheid van bestuur. De raadsleden stellen hun vragen mondeling aan de secretaris. Inzage kan tijdens de inzageperiode geschieden op de gewone werkdagen van 8.30 u tot 12.00u en van 13.30u tot 16.30u. Buiten deze perioden kan een afspraak met de secretaris gemaakt worden.

Inzage van (ontwerp)notulen

88

De leden van het Bijzonder Comité krijgen de agenda en de (ontwerp)notulen van resp. het komend en afgelopen Comité bezorgd, met uitzondering van die

27

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

BCSD

gedeelten die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van de cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen. Deze documenten liggen ter inzage in het OCMW ten minste 2 weekdagen voor de dag van de vergadering. (62)

Exclusieve toegang van raadsleden tot het OCMW intranet

89

Wanneer raadsleden een verklaring tekenen inzake correct gebruik van het OCMW- intranet – hetgeen enkel bedoeld is voor strikt persoonlijk gebruik kunnen zij toegang krijgen tot het OCMW intranet. Hier kunnen zij in een exclusief voor raadsleden voorbehouden sectie permanent de agenda’s, ontwerpnotulen en notulen van de Raad, het Vast Bureau en het Bijzonder Comité (met uitzondering van de gedeelten die betrekking hebben op de besluitvorming aangaande het cliënteel) consulteren.

Administratieve toegang tot het exclusieve intranet

90

De secretaris, ontvanger, diensthoofd en personeelsleden van het secretariaat, adjunct personeel en ontwikkeling en verantwoordelijke informatietechnologie hebben toegang tot het voor raadsleden voorbehouden intranetgedeelte.

7. Open en gesloten deuren Algemeen principe

91

De raadszittingen zijn deels openbaar en deels besloten. De zittingen van het Vast Bureau en het Bijzonder Comité gebeuren steeds met gesloten deuren. (62 6de lid)

Openbare raadszitting

92

De vergaderingen van de Raad zijn in de regel openbaar, behalve als: 1. het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken; 2. de raad, met een tweederdemeerderheid van de aanwezige leden, in het belang van de openbare orde en op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid, beslissen dat de vergadering niet openbaar is. De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn in elk geval openbaar. (38§1)

Besloten raadszitting

93

De besloten vergadering kan slechts plaats vinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Wanneer tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet worden behandeld, wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, kan de besloten vergadering enkel met dat doel worden onderbroken. (38§2)

Tuchtzaken in openbare zitting

94

Ingeval de Raad voor Maatschappelijk Welzijn bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, wordt de hoorzitting in het openbaar gehouden indien de betrokkene hierom verzoekt. Is de hoorzitting openbaar, dan kan de getuige wel nog altijd de beslotenheid van zijn getuigenverhoor vragen. (126 §3)

28

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

8. Schikkingen voorafgaand aan de vergaderingen Tafelschikking raadszitting

95

De plaats van de raadsleden aan de vergadertafel van de Raad is als volgt: - de voorzitter of het lid dat hem vervangt: aan het hoofd van de tafel - de meerderheidsploeg aan de linkerzijde van de voorzitter - de secretaris: onmiddellijk links van de voorzitter - de ontvanger indien aanwezig: onmiddellijk rechts van de voorzitter - de oppositie aan de rechterzijde van de voorzitter

Rook-en alcoholverbod

96

Tijdens de vergaderingen van de beraadslagende organen van het OCMW geldt een algemeen rook- en alcoholverbod. De voorzitter waakt erover dat deze gerespecteerd worden.

Aanwezigheid van derden

97

De aanwezigheid van derde personen is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in de wet. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.

9.

Aanwezigheidsquorum

Noodzakelijk quorum

98

Een bestuursorgaan kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer de meerderheid van de zittinghebbende leden aanwezig is. (36) Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.

Tweede oproeping voor de raad

99

De Raad voor Maatschappelijk Welzijn kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het aantal vereiste leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen of beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In die oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van dit artikel opgenomen. (36 2de en 3de lid)

Tekenen van de aanwezigheidslijst

100 Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld. De namen van raadsleden die later binnenkomen dan het vastgestelde aanvangsuur, worden genoteerd in de notulen ter hoogte van de beslissing die op dat moment nog niet genomen werd.

10. Opening van de vergadering 101 De voorzitter zit de vergaderingen voor en opent en sluit de vergaderingen. (34)

29

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

11. Goedkeuring van de notulen Bezwaren

102 Bij het openen van de vergadering heeft elk raadslid het recht om bezwaren te formuleren tegen de redactie van de notulen . (44)

Gegrond bezwaar

103 Een bezwaar wordt als gegrond beschouwd wanneer het betrekking heeft op essentiële en fundamentele elementen van de bespreking die aan de beslissing voorafgaat of betrekking heeft op de beslissing zelf. Als die opmerkingen door de vergadering worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. (44)

Goedkeuring

104 Indien geen bezwaren worden ingebracht, zijn de notulen goedgekeurd en worden zij ondertekend door de voorzitter en de secretaris. (44, 181) In geval er opmerkingen zijn die door de vergadering worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. In het geval de Raad voor Maatschappelijk Welzijn bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de raad voor maatschappelijk welzijn beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. (44)

Notulen staande vergadering

105 In geval van hoogdringendheid en telkens als de raad het gewenst acht, en in elk geval tijdens de laatste vergadering van de legislatuur, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de aanwezige leden ondertekend.(44)

Kennisneming andere notulen dan de Raad

106 Op elke vergadering van de raad, worden de goedgekeurde notulen van Vast Bureau en Bijzonder Comité voor kennisneming aangenomen. Indien een raadslid verduidelijking wenst omtrent een beslissing van de andere bestuursorganen, licht de voorzitter het punt toe.

12. Afhandeling agendapunten Wijziging volgorde agendapunten

107 De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de vergadering er anders over beslist. De beslissing waarbij de vergadering besluit de volgorde van de agendapunten te wijzigen, wordt genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen.

Verdaging agendapunten

109 Het orgaan besluit staande de zitting aangaande elk voorstel dat op de agenda staat. De voorstellen waarover men niet tot een besluit kan komen, worden door de voorzitter verdaagd en op de agenda van de eerstvolgende vergadering geplaatst, tenzij in andere zin beslist wordt.

Toevoeging agendapunten onder hoogdringendheid

110 Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen als het geringste uitstel gevaar zou kunnen opleveren. Tot spoedbehandeling kan slechts worden besloten door tenminste twee derde van de aanwezige leden; de namen van die leden en de motivering van die spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. (39)

Verdagingsrecht burgemeester tijdens de Raad

111 Tijdens de zitting van de Raad kan de burgemeester of de schepen die hem vervangt, de stemming over elk punt van de agenda van de raad verdagen, behalve als het punt betrekking heeft op de persoonlijke levenssfeer van de cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen. De argumentatie voor die verdaging van de burgemeester of de schepen wordt vermeld in de

30

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

notulen van de vergadering. Van dat recht kan slechts eenmaal gebruikgemaakt worden voor hetzelfde punt. In dat geval wordt het punt ten vroegste na 30 dagen opnieuw behandeld, tenzij erover eerder advies wordt verleend door het College van Burgemeester en Schepenen. (42) Mogelijke schorsing van de bespreking

112 In de na vermelde gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de bespreking van het agendapunt, waarvan de bespreking wordt geschorst: 1. om te vragen dat men niet zal besluiten; 2. om de verdaging te vragen; 3. om een punt voor advies te verwijzen naar het vast bureau, naar een bijzonder comité of naar het managementteam; 4. om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden; 5. om naar het reglement te verwijzen. In dergelijke gevallen brengt de voorzitter het voorstel van betrokken raadslid eerst ter stemming.

Bespreking agendapunt

113 Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. (43) De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen. De leden nemen slechts het woord nadat het hun door de voorzitter werd verleend.

Toelichting door deskundigen en secretaris

114 Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de Raad wanneer ze aan het woord komen. De voorzitter kan aan de secretaris vragen om toelichtingen te geven.

Spreekplicht secretaris

115 Telkens de secretaris van oordeel is dat het aangesneden punt wettelijkheidsproblemen doet rijzen, herinnert hij de vergadering aan de toepasselijke rechtsregels alvorens de bespreking wordt aangevat of – indien de noodzaak zich laat gevoelen – tijdens de bespreking. Tevens vermeldt hij de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt hij ervoor dat de door de wet voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen. (87 §2)

Afronding van een agendapunt

116 Nadat alle leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien de voorzitter oordeelt dat het onderwerp voldoende werd besproken, sluit hij de bespreking. Vóór elke stemming omschrijft de voorzitter het voorstel van beslissing waarover de vergadering zich moet uitspreken. Een gewijzigd voorstel van beslissing wordt vóór de hoofdvraag ter stemming gelegd.

13. Ordehandhaving Rechtzettingen

117 Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.

Geen onderbrekingen

118 Niemand mag onderbroken worden terwijl hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.

Afdwaling

119 Wanneer een lid aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het

31

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan de voorzitter hem het woord ontnemen. Ordeverstoring

120 Elk lid dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter aan het woord tracht te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Zulks geldt eveneens voor hen die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging wordt geacht in strijd te zijn met de orde.

Terorderoeping

121 Elk lid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter ter orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde wordt teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.

Schorsing van de vergadering

122 Indien de vergadering rumoerig wordt zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.

Ordeverstoring door burgers

123 Burgers die de openbare vergadering van de Raad bijwonen, nemen niet deel aan het debat, noch aan de stemming. Elke toehoorder die de orde verstoort tijdens de openbare zitting, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien hij/zij zich na aanmaning van de voorzitter niet tot stilte schikt, kan hij/zij op bevel van de voorzitter uit de raadszaal verwijderd worden. (35) De voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en hem verwijzen naar de politierechtbank. (35)

14. Wijze van stemmen 14.1. Mondelinge stemming Wijze van stemmen

124 De stemmingen zijn in de regel mondeling en niet geheim, behalve voor: 1. de vervallenverklaring van het mandaat van lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; 2. het aanwijzen van vertegenwoordigers van het OCMW in bestuursorganen van het OCMW, in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3. individuele personeelszaken Over de individuele toekenning of terugvordering van maatschappelijke dienstverlening kan nooit geheim worden gestemd. (46) De voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn stemt het laatst, behalve bij geheime stemming. (46 §4)

32

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

Regeling stemming budget en meerjarenplan op de Raad

125 De Raad voor Maatschappelijk Welzijn stemt over het budget en over het meerjarenplan in zijn geheel. Elk lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget en het meerjarenplan die hij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over een of meer onderdelen die aldus zijn aangewezen. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. (146 §1, 149 §3)

Stemopneming

126 Nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven, vraagt hij welke leden van de Raad ja stemmen, nee stemmen of zich onthouden. Het stemverloop start vanaf het eerste raadslid aan de rechterzijde van de voorzitter, en vervolgt in tegenwijzerzin. De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Onder volstrekte meerderheid van stemmen wordt verstaan, meer dan de helft van de geldig uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. (45)

Motivering onthouding

127 De leden die gestemd hebben of zich onthouden hebben kunnen de redenen die hen daartoe hebben aangezet meedelen. Op hun verzoek wordt hiervan melding gemaakt in de notulen.

14.2. Geheime stemming Wanneer

128 De leden stemmen geheim als het om personen gaat, behoudens in geval van individuele toekenning of terugvordering van maatschappelijke dienstverlening. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:  



1° de vervallenverklaring van het mandaat van lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn; 2° het aanwijzen van de vertegenwoordigers van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn in bestuursorganen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3° individuele personeelszaken. (46 §2)

Procedure

129 Er wordt gestemd op de ter beschikking gestelde stembrieven door kleuring van de bolletjes met het schrijfgerief dat door de secretaris ter beschikking wordt gesteld. Het opvullen van de vakjes of bolletjes gebeurt door alle raadsleden in dezelfde kleur.

Wijze van stemming

130 De leden van de Raad stemmen ja, neen of onthouden zich. De onthouding geschiedt door het afgeven van een blanco stembriefje. Met de blanco stembriefjes wordt geen rekening gehouden.

33

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

Telling stembrieven

131 Vooraleer bij geheime stemming tot de stemopneming over te gaan wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal leden die aan de stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Ieder raadslid is gemachtigd om de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.

Stemopneming

132 De stemmen worden geteld door de voorzitter, bijgestaan door de secretaris. Is er in dit geval staking van stemmen dan is het voorstel verworpen. De secretaris noteert de namen van de leden die aan de stemming hebben deelgenomen.

Benoemingen, aanstellingen, verkiezingen en voordrachten

133 Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke geheime stemming overgegaan. Indien de volstrekte meerderheid niet werd verkregen bij de eerste stembeurt, heeft herstemming plaats voor de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben bekomen. (47 1ste lid)

Eventueel een tweede stembeurt

134 Indien bij de eerste stembeurt, twee of meer kandidaten een gelijk aantal stemmen hebben bekomen, dan worden de jongste kandidaten tot de herstemming toegelaten. (47) Er kan alleen gestemd worden op de kandidaten die op de lijst voorkomen. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. (47)

Verkiezing leden vast bureau en bijzonder comité

135 De leden van het Vast Bureau, met uitzondering van de voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, en de leden van het Bijzonder Comité, met uitzondering van hun voorzitter, worden bij geheime stemming en in één enkele stemronde aangeduid, waarbij elk lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn over één stem beschikt. Bij staking van de stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen. (60 §3)

14.3. Verbodsbepalingen

136 Het is voor een lid van de Raad verboden deel te nemen aan de bespreking en de stemming over: 1. aangelegenheden waarin hij een rechtstreeks belang heeft, hetzij persoonlijk, hetzij als vertegenwoordiger, of waarbij de echtgenoot, of bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad een persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Dat verbod strekt niet verder dan de bloed- en aanverwanten tot en met de tweede graad als het gaat om de voordracht van kandidaten, benoemingen, ontslagen, afzettingen en schorsingen; 2. de vaststelling of goedkeuring van de jaarrekening van een instantie waaraan hij rekenschap verschuldigd is of waarvan hij tot het uitvoerend orgaan behoort. (37 §1) In voorkomend geval wijst de voorzitter het betrokken lid of de betrokken leden op bovenstaande bepalingen. Dit artikel is eveneens van toepassing op de vertrouwenspersoon.

34

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

15.

31.01.2013

Afwerking notulen

Verantwoordelijkheid opstelling

137 De notulen van de bestuursorganen worden onder de verantwoordelijkheid van de secretaris van het OCMW opgesteld. (44)

Vormvoorschriften notulen

138 De notulen van de bestuursvergaderingen vermelden in chronologische volgorde alle besproken ontwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die agendapunten waar de vergadering geen beslissing heeft genomen. (182 §1) De beslissingen die zijn opgenomen in de notulen vermelden in elk geval: de wettelijke en/of reglementaire bepalingen waarop gesteund wordt, de motivering en het beschikkend gedeelte. De notulen bevatten geen gedetailleerd of woordelijk verslag van de beraadslagingen. De notulen vermelden voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield, behalve wanneer het gaat over een geheime stemming en bij individuele toekenning of terugvordering van maatschappelijke dienstverlening. Van deze verplichting kan worden afgeweken voor beslissingen genomen met unanimiteit. (182 §1)

Kantmeldingen

139 De secretaris maakt in de rand van de notulen van de bestuursvergaderingen kantmelding van de intrekking van een besluit door die, van de vernietiging of de niet-goedkeuring van een besluit door een toezichthoudende overheid en van het feit dat een besluit geacht wordt nooit te hebben bestaan met toepassing van artikel 259, vierde lid. De secretaris brengt de bestuursvergadering in kwestie van elke kantmelding op de hoogte op de eerstvolgende vergadering. (186)

35

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

Hoofdstuk 4: Rechten en plichten raadsleden 1. Rechten raadsleden 1.1. Inzagerecht

a. Gerechtigden Algemeen inzagerecht Raadsleden

140

De leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn hebben het recht om ter plaatse kennis te nemen van alle akten, stukken en dossiers die betrekking hebben op het bestuur van het OCMW. (40§1) .

Gemachtigde leden van het College

141

De door het College van Burgemeester en Schepenen gemachtigde persoon of personen zijn bevoegd om alle inrichtingen te bezoeken, ter plaatse kennis te nemen van alle akten, stukken en dossiers en op te vragen, met uitzondering van de dossiers van individuele hulpverlening. (253) b. Reikwijdte

Alle documenten ongeacht informatiedrager

142

Alle akten, stukken en dossiers betreffende het OCMW maken deel uit van het inzagerecht. Ook studies, documenten en briefwisseling die feitelijke gegevens, adviezen van derden of de stand van zaken van een dossier bevatten, zijn ter inzage van de raadsleden. (40) Onder “document betreffende het OCMW” dient begrepen te worden : elke bij het OCMW berustende informatiedrager, vanaf zijn ontstaan, ongeacht de drager en ongeacht het stadium van de besluitvorming waarin het stuk werd opgemaakt. c. Uitsluitingen

Inzake geautomatiseerde bestanden

143

Het inzagerecht betreft eveneens geautomatiseerde gegevensbestanden, doch enkel als ‘alleen-lezen’ bestand. Dit gebeurt onder begeleiding van het bevoegd personeelslid. Het inzagerecht impliceert evenwel niet dat de raadsleden buiten het OCMW een directe toegang hebben tot de geautomatiseerde gegevensbestanden van het OCMW via een terminal of een persoonlijke computer.

Inzake persoonlijke nota’s

144

Persoonlijke nota’s van de secretaris, de ontvanger en de overige personeelsleden, van de voorzitter of van raadsleden, die nog in bewerking zijn of nog ter studie liggen, alsook werkdocumenten van de voorzitter, vallen buiten het inzagerecht. d. Procedure

145

De leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn delen elk verzoek tot inzage van akten, stukken en dossiers betreffende het OCMW die geen verband houden met agendapunten van de vergaderingen, tenminste één dag op voorhand aan de secretaris mee en dit met vermelding van de dossiers waarvan zij inzage wensen. Deze bepaling is tevens van toepassing op het hoger

36

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

bedoelde lid van het College van Burgemeester en Schepenen.

1.2. Bezoekrecht instellingen 146

De leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn mogen alle instellingen en diensten bezoeken die het OCMW opricht en beheert. (40§2) Daartoe wordt 8 dagen vooraf de vraag schriftelijk gesteld aan de secretaris, met vermelding van het precieze tijdstip dat men een dienst of instelling wenst te bezoeken. Tijdens het bezoek van een instelling of een dienst moeten de raadsleden passief optreden. Raadsleden hebben geen inspectierecht en kunnen als individu geen onderrichtingen geven aan het OCMW personeel.

1.3. Recht tot het maken van kopieën Aangaande welke stukken?

147

De leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn kunnen, behalve voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten betreffende het bestuur van het OCMW. (40§1)

Procedure

148

1. Alle aanvragen betreffende het nemen van kopieën worden schriftelijk gericht aan de secretaris, met een duidelijke omschrijving van de documenten waarvan een afschrift gevraagd wordt. 2. De kopieën worden in voorkomend geval genomen door het personeelslid dat daartoe door de secretaris aangewezen wordt. Aantal en identificatie van de kopieën worden geregistreerd. 3. De kopieën worden gratis ter beschikking gesteld van de aanvrager, met een maximum van 50 kopieën per maand. Meer kopieën worden aangerekend aan € 0,05 per kopie.

1.4. Toegang tot het OCMW Persoonlijke badge

149

Alle raadsleden ontvangen een badge waarmee men individueel het OCMW kan betreden. Deze badge is enkel bedoeld voor persoonlijk gebruik. De badge door iemand anders laten aflezen is niet toegestaan.

Verlies van badge

150

Het raadslid dat zijn badge verloren heeft, dient zelf de kosten voor een nieuwe badge te dragen. De prijs van een nieuwe badge bedraagt de kostprijs van een badge zelf. Verloren badges worden zo vlug als mogelijk gemeld bij de personeelsdienst van het OCMW. Hier worden ook gevonden badges afgeleverd. Het raadslid levert spontaan zijn badge in bij het einde van zijn mandaat.

Toegangsuren

151

De raadsleden hebben alle dagen toegang tot het gebouw van 16:15u tot 20:30u. Verlaten van het gebouw binnen de uren kan men met de badge, buiten deze uren enkel langs de voordeur van het gebouw van de derden. De voorzitter heeft onbeperkt toegang tot het gebouw. Elke gebruiker van een badge wordt geacht het alarmsysteem te kunnen activeren bij het verlaten van het gebouw.

37

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

1.5. Vorming Budget

152

Voor elk raadslid wordt een jaarlijks vormingsbudget voorzien van 200 euro (excl. BTW), te besteden aan vormingen, opleidingen en studiedagen die nuttig zijn voor de uitoefening van de activiteiten als OCMW-raadslid.

Terugbetaling kosten

153

Het raadslid staat zelf in voor de inschrijving en betaling van de financiële kosten verbonden met de vormingen. Na voorlegging van de nodige betalingsbewijzen zal het OCMW deze kosten terugbetalen. De kosten voor verplaatsingen die in het kader van deze vormingen worden gemaakt, worden terugbetaald volgens de modaliteiten die ook binnen de administratie gevolgd worden. In geen geval zullen kosten worden aangerekend voor verplaatsingen binnen de gemeente.

Overschrijding budget

154

Als het voorziene jaarlijkse bedrag van 200 euro (excl. BTW) niet volstaat, is de toestemming van de voorzitter vereist voor de terugbetaling van de kosten.

1.6. Bezoldiging voorzitter Wedde

155

De voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn genieten ten laste van het OCMW een wedde, vakantiegeld en eindejaarspremie. Deze wedde is gelijk aan de wedde van een schepen van de gemeente die door het OCMW wordt bediend, en omvat de vergoeding voor zijn opdracht als lid van het College van Burgemeester en Schepenen (68 §1). De voorzitter kan geen aanvullende vergoedingen, wedden en presentiegelden genieten ten laste van het OCMW, om welke reden of onder welke benaming ook. (68 § 3)

1.7. Presentiegelden en kostenvergoedingen Presentiegeld raadsleden

156

De leden van de Raad ontvangen van het OCMW een presentiegeld voor het bijwonen , met beraadslagende stem, van de vergaderingen van de Raad, van het Vast Bureau en van het Bijzonder Comité Sociale Dienst. (27§1) De raadsleden krijgen eveneens een presentiegeld voor deze bestuursvergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond. Bijeenkomsten waarbij het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt, geven geen recht op presentiegelden.

Bedrag presentiegeld

157

Het presentiegeld is gelijk aan dit bepaald voor de gemeenteraadsleden in de door het OCMW bediende gemeente. De uitbetaling gebeurt halfjaarlijks. (27§2)

Tweede zitpenning

158

Als 2 of meerdere vergaderingen elkaar opvolgen en deze vergaderingen samen duren niet langer dan 2 uren, dan wordt er één zitpenning aangerekend. Duren 2 of meerdere vergaderingen meer dan 2 uren, met inbegrip van eventuele tussentijden, dan wordt een 2de zitpenning in rekening gebracht.

Vermindering presentiegelden en compensatie

159

Op verzoek van de mandataris vermindert de Raad voor Maatschappelijk Welzijn de presentiegelden van het raadslid dat andere wettelijke of reglementaire bezoldigingen, pensioenen, vergoedingen of toelagen ontvangt, of

38

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

inkomensverlies

het OCMW vult die vergoeding aan op de wijze die de Vlaamse Regering bepaalt, met een bedrag ter compensatie van het inkomensverlies dat de betrokkene lijdt. (27 §2 3de lid)

Terugbetaling kosten

160

De kosten die door de voorzitter en de leden van de Raad worden gemaakt bij de uitvoering van opdrachten en die noodzakelijk zijn, worden aan hen terugbetaald. Hieronder worden begrepen: - de verplaatsing- en inschrijvingskosten die gemaakt worden voor vormingen die op uitnodiging of mits akkoord van de voorzitter worden georganiseerd; - de kosten voor verplaatsingen die in opdracht van de Raad worden gedaan. In geen geval zullen kosten worden aangerekend voor verplaatsingen binnen de gemeente; - abonnementen op vaktijdschriften en boeken die betrekking hebben op de werking als raadslid en dit voor een maximaal bedrag van 50 EUR per jaar; - andere kosten op voorwaarde dat hierover uitdrukkelijk door de Raad werd beslist.

Verantwoording kosten

161

Alle kosten die verhaald worden, moeten verantwoord worden met bewijsstukken.

Werkfaciliteiten voorzitter

162

Voor de uitoefening van het ambt worden aan de voorzitter de volgende faciliteiten ter beschikking gesteld: - een uitgeruste kantoorruimte met desktop PC; - toegang tot het mail- en CMS -systeem van het OCMW.

Verzekeringen

163

Het OCMW sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die persoonlijk ten laste komt van de raadsleden bij de normale uitoefening van hun mandaat. In dezelfde hoedanigheid wordt door het OCMW ook een verzekering voor ongevallen afgesloten. (27 §5)

De vertrouwenspersoon voor het gehandicapte raadslid

164

Het raadslid dat wegens een handicap niet zelfstandig zijn mandaat kan vervullen, kan zich voor de uitoefening van dat mandaat laten bijstaan door een vertrouwenspersoon (…) (28 §1) (69 §1) Bij het verlenen van de bijstand krijgt de vertrouwenspersoon dezelfde middelen ter beschikking en heeft hij dezelfde verplichtingen als het lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, maar hij is niet gehouden tot eedaflegging. (…) (28 §3) (69 §3)

2. Verbodsbepalingen raadsleden 165

Benevens de verbodsbepalingen zoals beschreven in art. 136 van voorliggend reglement, is het de leden van de Raad eveneens verboden: 1. rechtstreeks of onrechtstreeks als advocaat of notaris tegen betaling te werken in geschillen ten behoeve van het OCMW. Dat verbod geldt ook ten aanzien van de personen die in het kader van een associatie, groepering, samenwerking of op hetzelfde kantooradres met het lid van de raad werken; 2. rechtstreeks of onrechtstreeks als advocaat of notaris te werken in geschillen ten behoeve van de tegenpartij van het OCMW of ten behoeve van een personeelslid van het OCMW aangaande de beslissingen i.v.m. de tewerkstelling binnen het OCMW. Dat verbod geldt ook ten aanzien van de personen die in het kader van een

39

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

associatie, groepering, samenwerking of op hetzelfde kantooradres met het lid van de raad werken; 3. rechtstreeks of onrechtstreeks een overeenkomst te sluiten, behoudens in geval van een schenking aan het OCMW of de verenigingen of vennootschappen, vermeld in titel VIII, of deel te nemen aan een opdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten, verkoop of aankoop ten behoeve van het OCMW of de verenigingen of vennootschappen, vermeld in titel VIII, behoudens in de gevallen waarbij het lid van de raad beroep doet op een door het OCMW of de verenigingen of vennootschappen, vermeld in titel VIII, aangeboden dienstverlening en ten gevolge hiervan een overeenkomst aangaat; 4. op te treden als afgevaardigde of deskundige van een vakorganisatie in het bijzonder onderhandelingscomité of het hoog overlegcomité van de gemeente die door het OCMW wordt bediend. (37 §2) Dit artikel is eveneens van toepassing op de vertrouwenspersoon.

4. Verplichting tot geheimhouding Geheimhouding

166

De leden van de Raad, alsmede alle andere personen, die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en de bijzondere comités bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht. Dit artikel doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, alsmede van alle andere personen, vermeld in het eerste lid, wegens schending van het beroepsgeheim, overeenkomstig art. 458 van het Strafwetboek. (40§4)

40

OCMW Beersel

Hoofdstuk 5:

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

Openbaarheid van bestuur

1. Door interpellatie via raadsleden Vraagstelling door de raadsleden

167

De leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn hebben het recht aan de voorzitter mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. (43) Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen 30 dagen na ontvangst schriftelijk geantwoord. Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over aangelegenheden die het OCMW aangaan en die niet op de agenda van de Raad voor maatschappelijk welzijn staan. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord.

2. Actieve openbaarheid Algemeen principe

168

Het OCMW heeft de verplichting om de bevolking systematisch, tijdig en in begrijpelijke vorm voor te lichten over het beleid, de decreten, de besluiten en andere regelgeving, alsook over hun dienstverlening en over de informatie die bij hen beschikbaar is. De beslissingen tot individuele dienstverlening en de tuchtmaatregelen kunnen geen voorwerp uitmaken van openbaarheid.

Bekendmaking reglementen door aanplakking

169

De reglementen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités worden door de voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn bekendgemaakt door middel van een aanplakbiljet dat het onderwerp van het reglement vermeldt, de datum van de beslissing waarbij het reglement werd aangenomen (…) Het aanplakbiljet wordt opgehangen op een aanplakbord aan de zetel van het OCMW en blijft minstens 20 dagen aangeplakt. De reglementen kunnen worden bekendgemaakt zodra de beslissing is genomen. (187) Tenzij anders bepaald, treden zij in werking de 5de dag na de bekendmaking ervan. (188) Het aanslagbiljet vermeldt de plaats waar de tekst van het reglement ter inzage ligt van het publiek. (187)

Communicatie via website OCMW

170

De beslissingen van de openbare zittingen van het OCMW worden bekend gemaakt aan het publiek door publicatie op de website van het OCMW.

Contacten met de media

171

Voor de contacten met de media, stelt de raad in het huishoudelijk reglement de volgende woordvoerder aan: 1. de beslissingen uitgaande van de bestuursorganen worden toegelicht door de voorzitter; 2. andere beslissingen worden door de secretaris toegelicht.

41

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

3. Passieve openbaarheid Algemeen principe

172

De secretaris beslist over de verzoeken van burgers tot openbaarmaking van bestuursdocumenten van het OCMW. De secretaris zal bij iedere behandeling van een verzoek tot openbaarmaking in het bijzonder een afweging maken tussen het grondwettelijk inzagerecht van ieder burger in bestuursdocumenten en de wettelijke geheimhoudingsplicht. De secretaris kan deze bevoegdheid delegeren aan een ander personeelslid.

Openbaar maken van agenda en notulen openbare zitting

173

Het OCMW maakt aan iedere natuurlijke persoon en iedere rechtspersoon of groepering ervan die erom verzoekt, de agenda van de raad en de stukken die betrekking hebben op het openbare deel van de vergadering, openbaar, door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen. (33 §2)

42

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

Hoofdstuk 6: Vertegenwoordiging in schrift

Inkomende briefwisseling

174

Alle briefwisseling aan het OCMW wordt geacht te zijn gericht aan de voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn (190), en wordt geopend door het secretariaat, tenzij dit de vermelding “persoonlijk” draagt t.a.v. een bepaalde persoon.

Uitgaande briefwisseling

175

Alle uitgaande briefwisseling van het OCMW wordt ondertekend door voorzitter en secretaris (183 §4) en de opdrachthouder (183 §3). De voorzitter en secretaris tekenen namens het OCMW, de opdrachthouder tekent als opdrachthouder met vermelding van naam en functie.

Register

176

Er wordt een register aangelegd van alle ingaande en uitgaande briefwisseling. (190)

Specifieke ondertekeningen door voorzitter en en secretaris

177

De volgende stukken worden ondertekend door de voorzitter en medeondertekend door de secretaris: - de reglementen, beslissingen en akten van alle bestuursvergaderingen; - alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op de bestuursvergaderingen (183 §1); - de beslissingen en akten van de voorzitter, en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op zijn ambt (183 §2)

Specifieke ondertekeningen ontvanger / financieel beheerder

178

De financieel beheerder tekent: - de beslissingen, de akten, de verslagen, aanmaningen en attesten die specifiek betrekking hebben op de toevertrouwde taken; - het dwangbevel tot invordering van de schuldvorderingen (183 §3).

Specifieke ondertekeningen maatschappelijk werker en andere personeelsleden

179

De beëdigd maatschappelijk werker en andere personeelsleden die tenminste hun proeftijd volbracht hebben, tekenen de beslissingen, akten, attesten en verslagen als ze specifiek betrekking hebben op de aan hen toevertrouwde taken. (183 §3). Zolang de beëdiging of proeftijd niet volbracht zijn, worden bedoelde stukken ondertekend door het hoofd van de dienst in kwestie. De budgethouders tekenen de bestelaanvragen en betalingsakkoorden waarvoor zij specifiek bevoegd gesteld werden.

Verantwoordelijkhei d opdrachthouders

180

De opdrachthouders die gemachtigd zijn de in art. 123 en 124 genoemde stukken te tekenen, zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en de juistheid hiervan.

Delegatie van ondertekening door secretaris

181

De secretaris kan zijn bevoegdheid tot ondertekening of medeondertekening, opdragen aan een of meer personeelsleden van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, met uitzondering van de ondertekening van de notulen. De opdrachten tot ondertekening of medeondertekening worden schriftelijk gegeven en zijn te allen tijde herroepbaar. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn wordt daarvan op de hoogte gebracht tijdens zijn eerstvolgende vergadering.

43

OCMW Beersel

Raad voor MaatschappelijkWelzijn

31.01.2013

De personeelsleden aan wie de opdracht tot ondertekening of medeondertekening is gegeven, moeten boven hun handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht. (185) Delegatie van ondertekening door voorzitter

182

De voorzitter van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn kan zijn bevoegdheid tot ondertekening schriftelijk opdragen aan een of meer leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, tenzij de bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de notulen, vermeld in artikel 181. Die opdracht kan te allen tijde worden herroepen. Het lid aan wie de opdracht is gegeven, moet boven zijn handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht.

44