HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN HET OCMW GERAARDSBERGEN

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN HET OCMW GERAARDSBERGEN DEEL 1. DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN ........................................................................................................ 2 BEVOEGDHEDEN ................................................................................................................................................................. 2 BIJEENROEPING RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN ............................................................................................... 2 OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING ........................................................................................................................... 3 INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK ................................................................................................................... 4 QUORUM ............................................................................................................................................................................ 5 WIJZE VAN VERGADEREN ................................................................................................................................................... 5 WIJZE VAN STEMMEN ......................................................................................................................................................... 7 NOTULEN ............................................................................................................................................................................ 8 DEEL 2. HET VAST BUREAU ............................................................................................................................................... 10 OPRICHTING EN SAMENSTELLING .................................................................................................................................... 10 BEVOEGDHEDEN ............................................................................................................................................................... 10 WERKING .......................................................................................................................................................................... 11 QUORUM .......................................................................................................................................................................... 12 DEEL 3. HET BIJZONDER COMITE VOOR DE SOCIALE DIENST ........................................................................................... 13 OPRICHTING EN SAMENSTELLING .................................................................................................................................... 13 BEVOEGDHEDEN ............................................................................................................................................................... 13 WERKING .......................................................................................................................................................................... 14 QUORUM .......................................................................................................................................................................... 15 DEEL 4. De OCMW‐VOORZITTER ....................................................................................................................................... 16 BEVOEGDHEDEN: ALGEMEEN ........................................................................................................................................... 16 BEVOEGDHEDEN: DRINGENDE HULPVERLENING ............................................................................................................. 16 BEVOEGDHEDEN: OVERIGE .............................................................................................................................................. 17 VERVANGING VAN DE OCMW‐VOORZITTER .................................................................................................................... 18 DEEL 5. OVERIGE ORGANEN ............................................................................................................................................. 19 BO, MT, COMITE, COMMISSIE .......................................................................................................................................... 19 VERTEGENWOORDIGING IN DE EXTERN VERZELFSTANDIGDE AGENTSCHAPPEN ............................................................ 19 OCMW‐SECRETARIS .......................................................................................................................................................... 20 FINANCIEEL BEHEERDER OCMW....................................................................................................................................... 20 DEEL 6. BIJKOMENDE BEPALINGEN VOOR MANDATARISSEN .......................................................................................... 22 RANGORDE EN TAFELSCHIKKING ...................................................................................................................................... 22 INZAGERECHT ................................................................................................................................................................... 22 BEZOEKRECHT ................................................................................................................................................................... 23 INSPECTIERECHT ............................................................................................................................................................... 23 VISITATIECOMMISSIE ........................................................................................................................................................ 25 MONDELINGE EN SCHRIFTELIJKE VRAGEN AAN DE VOORZITTER ..................................................................................... 26 PRESENTIEGELD, KOSTEN EN TOELAGEN.......................................................................................................................... 26 ERETITELS .......................................................................................................................................................................... 28 DEEL 7. PARTICIPATIE VAN DE BURGER ............................................................................................................................ 30 OPENBAARHEID VAN BESTUUR ........................................................................................................................................ 30 HET INFORMATIE‐, INSPRAAK‐, MELDING‐ EN KLACHTENRECHT ..................................................................................... 30 SPREEKRECHT INWONERS .................................................................................................................................................... VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN ......................................................................... 30 VOORSTELLEN VAN BURGERS ........................................................................................................................................... 31 DEEL 8. DEONTOLOGIE ..................................................................................................................................................... 33 ALGEMEEN ........................................................................................................................................................................ 33 DEONTOLOGISCHE CODE VOOR OCMW‐RAADSLEDEN ........................................................................................................ Versie 20130626 – revisienummer 70 1


DEONTOLOGISCHE COMMISSIE ............................................................................................................................................ DEEL 9. ADMINISTRATIEVE AANGELEGENHEDEN ............................................................................................................. 40 ONDERTEKENEN VAN STUKKEN........................................................................................................................................ 40 DAGELIJKS BESTUUR ......................................................................................................................................................... 42 DAGELIJKS PERSONEELSBEHEER ....................................................................................................................................... 42 AAN DE ADMINISTRATIE OVERGEDRAGEN BEVOEGDHEDEN ........................................................................................... 43 DEEL 10. SLOTBEPALINGEN .............................................................................................................................................. 45

DEEL 1. DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN BEVOEGDHEDEN ART. 1. - De raad voor maatschappelijk welzijn regelt alles wat tot de bevoegdheid van het ocmw behoort, tenzij de wet of het decreet het anders bepaalt, of tenzij de raad zelf bevoegdheden heeft gedelegeerd aan andere bestuursorganen, budgethouders of ocmwmedewerkers. De delegatie van bevoegdheden gebeurt via opname in dit reglement, met het oog op het bewaren van het overzicht. BIJEENROEPING RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN ART. 2. - §1. - De raad voor maatschappelijk welzijn vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. §2. - De installatievergadering vindt van rechtswege plaats ter zetel van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, gelegen Kattestraat 27 te 9500 Geraardsbergen. Tenzij de raad voor maatschappelijk welzijn voor een bepaalde vergadering anders beslist, vinden alle vergaderingen – behalve de installatievergadering - plaats in het woonzorgcentrum De Populier gelegen Groteweg 25B te Geraardsbergen. §3. - De raad voor maatschappelijk welzijn wordt bijeengeroepen door de ocmw-voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. Met het oog op de vlotte werking van de verschillende organen, wordt ten laatste op de laatste vergadering van de raad voorafgaand aan een volgend kalenderjaar, de planning van de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en de bijzondere comités bekendgemaakt. Deze data zijn slechts indicatief in functie van de vlotte werking en kunnen steeds door de ocmw-voorzitter gewijzigd worden. §4. - De oproeping wordt verzonden via elektronische post. Een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn dat de oproeping ook op een andere wijze wenst te ontvangen, richt hiervoor een schriftelijk verzoek aan de ocmw-secretaris. Alle afgewerkte dossiers liggen digitaal ter inzage op de zetel van het ocmw. De raadsleden worden in de mogelijkheid gesteld om deze dossiers ook van thuis uit te raadplegen. Op vraag van een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn aan de ocmw-secretaris kan een dossier, mits voorwaarden, ook op elektronische wijze opgestuurd worden. Het meerjarenplan, het budget, wijzigingen aan meerjarenplan en budget, en de jaarrekening worden hoedanook steeds op elektronische wijze bezorgd, zonder dat hiervoor een verzoek moet ingediend worden. §5. - De ocmw-voorzitter moet de raad voor maatschappelijk welzijn bijeenroepen op verzoek van: 1° één derde van de zittinghebbende leden 2° de burgemeester. In hun schriftelijke aanvraag aan de ocmw-voorzitter moeten aanvragers de agenda, de datum en het uur van de beoogde vergadering vermelden. Aan de ocmw-secretaris moet Versie 20130626 – revisienummer 70 2


voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing bezorgd worden, op basis van onderstaand model: Onderwerp Omschrijving Motivatie Voorstel beslissing Kostprijs Budget

De ocmw-secretaris bezorgt deze voorstellen aan de ocmw-voorzitter. Deze aanvraag moet ingediend worden zodanig dat de ocmw-voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 3 §1 van dit reglement kan nakomen. De ocmw-voorzitter roept op verzoek de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en uur en met de voorgestelde agenda. ART. 3. - §1. - De oproeping wordt ten minste acht kalenderdagen vóór de dag van de vergadering aan de raadsleden en aan de burgemeester bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. §2. - De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. ART. 4. - §1. - Leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze een toegelicht voorstel van beslissing (volgens model opgenomen in art. 2 §5) aan de ocmw-secretaris, die de voorstellen bezorgt aan de ocmw-voorzitter. Deze agendapunten komen op volgende mogelijke wijzen bij de ocmw-secretaris: - bezorgen op elektronische wijze (voorkeur); - persoonlijk bezorgen (afgeven) aan de ocmw-secretaris; - verzenden per post (opgelet, zes kalenderdagen termijn van toepassing). De ocmw-voorzitter stelt deze punten vast. De ocmw-voorzitter zelf kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. §2. - De ocmw-secretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de ocmw-voorzitter, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de leden van de raad. OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING ART. 5. - §1. - De vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn zijn in principe openbaar. §2. - De vergadering is niet openbaar: 1° Als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de ocmw-voorzitter de behandeling in besloten vergadering 2° Wanneer twee derde van de aanwezige leden van de raad voor maatschappelijk welzijn in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. De raad voor maatschappelijk welzijn moet deze beslissing motiveren. ART. 6. - §1. - De vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn in elk geval openbaar. §2. - Ingeval de raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, wordt de hoorzitting in het openbaar gedeelte gehouden indien de betrokkene Versie 20130626 – revisienummer 70 3


hierom verzoekt. Is de hoorzitting openbaar, dan kan de getuige wel nog altijd de beslotenheid van zijn getuigenverhoor vragen. ART. 7. - De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt toch in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt het punt opgenomen in de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, kan de besloten vergadering enkel met dat doel worden onderbroken. INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK ART 8. - §1. - Plaats, dag, tijdstip en agenda van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden openbaar gemaakt op de zetel van het ocmw, uiterlijk acht kalenderdagen voor de vergadering. Dit gebeurt door aanplakking. Deze zaken worden op de webstek van het ocmw gepubliceerd en op elektronische wijze bezorgd aan de perscorrespondenten. De burgemeester, stadssecretaris en leden van de gemeenteraad ontvangen de dagorde of een link naar de dagorde op elektronische wijze. Daarnaast kan elke geïnteresseerde inwoner van of organisatie werkzaam in Geraardsbergen zich inschrijven om deze informatie kosteloos op elektronische wijze te ontvangen. §2. - Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda nadat hij is vastgesteld door de ocmw-voorzitter op dezelfde wijze openbaar gemaakt. In spoedeisende gevallen wordt de aangepaste agenda binnen 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze openbaar gemaakt en dit uiterlijk vóór het begin van de vergadering. ART 9. - §1. – Het ocmw maakt, aan ieder natuurlijk persoon en iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn en de stukken die betrekking hebben op het openbare deel van de vergadering, openbaar, door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen in overeenstemming met het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. De communicatieambtenaar staat in voor de afhandeling en de registratie van deze verzoeken. §2. – Op de zitting liggen steeds exemplaren van de dagorde ter beschikking voor diegenen die de raadszitting bijwonen. §3. - Aan de beslissingen van de raad voor maatschappelijk welzijn zal de nodige bekendheid gegeven worden. Via persberichten, publicatie op de webstek of op eender andere wijze die de raad bepaalt. Deze bepaling is niet van toepassing op beslissingen over individuele maatschappelijke dienstverlening, verhaal op onderhoudsplichtigen en individuele personeelsdossiers, en eventuele andere beslissingen die in besloten zitting genomen worden. ART 10. - §1. - Voor de op de agenda ingeschreven zaken worden voor elk agendapunt de afgewerkte dossiers, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de toegelichte voorstellen van beslissing vanaf de verzending van de oproeping digitaal ter beschikking gehouden van de raadsleden. De raadsleden kunnen er vóór de vergadering kennis van nemen op de hiervoor voorziene plaats in het gebouw CW, Kattestraat 27, 9500 Geraardsbergen. Via de persoonlijke toegangsbadge kan dit 24/24 en 7 dagen op 7. De raadsleden worden in de mogelijkheid voorzien om ook van thuis uit de afgewerkte dossiers digitaal te raadplegen. Versie 20130626 – revisienummer 70 4


§2. - Het ontwerp van het meerjarenplan, de (jaarlijkse) aanpassing van het meerjarenplan, het budget en de jaarrekening, worden op zijn minst veertien kalenderdagen vóór de vergadering waarop het ontwerp besproken wordt aan ieder lid van de raad voor maatschappelijk welzijn bezorgd. Het ontwerp van een budgetwijziging wordt uiterlijk samen met de agenda vóór de vergadering waarop het wordt besproken, aan ieder lid van de raad voor maatschappelijk welzijn bezorgd. Deze stukken worden op dezelfde wijze bezorgd aan de raadsleden zoals de oproeping in artikel 2 §4 van dit reglement. §3. - Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de ocmw-secretaris of de door hem of haar aangewezen ocmw-medewerkers technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers vóór de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. De raadsleden richten hun verzoek schriftelijk aan de ocmw-secretaris, met in cc de ocmwvoorzitter Op een schriftelijk vraag wordt schriftelijk geantwoord. QUORUM ART. 11. – De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die deelnemen aan de vergadering, tekenen de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld als aanwezig. ART. 12. - §1. - De raad voor maatschappelijk welzijn kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden van de raad voor maatschappelijk welzijn aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de ocmw-voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Hiervoor worden notulen opgemaakt. §2. - De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In die tweede oproeping moet duidelijk vermeld worden dat het om een tweede oproeping gaat. WIJZE VAN VERGADEREN ART. 13. - §1. - De ocmw-voorzitter zit de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn voor, en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de ocmw-voorzitter de vergadering voor geopend. §2. - De aanwezigheid van derde personen is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in de wet of het decreet. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen op het gebied van materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de ocmw-voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming. §3. - De burgemeester mag alle vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn bijwonen, zonder dat hij die kan voorzitten. In geval van een schriftelijke voorafgaande gemotiveerde afwezigheid kan hij zich laten vervangen door een schepen.

Versie 20130626 – revisienummer 70 5


ART. 14. - §1. - De ocmw-voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen, telkens, naargelang het onderwerp, op het einde van de openbare zitting of de geheime zitting. §2. - Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. §3. – Een punt kan slechts van de dagorde gehaald worden indien deze afvoering ter stemming wordt gelegd en er minstens een volstrekte meerderheid is die hiermee akkoord gaat. ART. 15. - §1. - Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de ocmw-voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De ocmw-voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden. §2. - De ocmw-voorzitter kan aan de ocmw-secretaris vragen om toelichtingen te geven. §3. - Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de ocmw-voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen. ART 16. - Het woord kan door de ocmw-voorzitter niet geweigerd worden indien dit bedoeld is voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking wordt geschorst: 1° om te vragen dat men niet zal besluiten; 2° om de verdaging te vragen; 3° om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden; 4° om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden; 5° om naar het reglement te verwijzen. ART. 17. - De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd. ART. 18. - Niemand mag onderbroken worden wanneer hij of zij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de ocmw-voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem of haar het woord door de ocmw-voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de ocmw-voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de ocmw-voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren. ART. 19. - §1 - De ocmw-voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. §2 - Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de ocmw-voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de ocmw-voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.



ART. 20. - De ocmw-voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. De ocmw-voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en hem verwijzen naar de politierechtbank, die hem kan veroordelen tot een geldboete van één tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van één dag tot drie kalenderdagen, behoudens andere vervolgingen, als het feit daartoe grond oplevert. ART. 21. - Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de ocmw-voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. ART. 22. - Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de ocmw-voorzitter de bespreking. ART. 23. - §1. - Voor elke stemming omschrijft de ocmw-voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. § 2. - De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen, dit is zonder rekening te houden met de onthoudingen. Ingeval de stemmen staken, is het voorstel verworpen. ART. 24. - De raad voor maatschappelijk welzijn stemt over het meerjarenplan in zijn geheel, over het budget in zijn geheel en over de jaarrekening in zijn geheel. Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget die hij/zij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over één of meer onderdelen die aldus zijn aangewezen. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel lid van de raad voor maatschappelijk welzijn afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. Voor de stemming over een of meer onderdelen van het meerjarenplan en de jaarrekening gelden dezelfde bepalingen. WIJZE VAN STEMMEN ART. 25. - §1. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen niet geheim, behalve in de gevallen bedoeld in §4. §2. - Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen: 1° de stemming bij handopsteking of bij zitten en opstaan (de ocmw-voorzitter kiest vrij één van deze twee mogelijkheden); 2° de mondelinge stemming; 3° de geheime stemming. §3. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen bij handopsteking of bij zitten en opstaan behalve als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt. §4. - Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: 1° de vervallenverklaring van het mandaat van raad voor maatschappelijk welzijn; 2° het aanwijzen van de vertegenwoordigers van het ocmw in de bestuursorganen van het ocmw, in overlegorganen en in organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3° individuele personeelszaken. §5. - Over toekenning of terugvordering van maatschappelijke dienstverlening kan nooit geheim worden gestemd.



§6. – Tijdens de zitting kan de burgemeester of de schepen die hem/haar vervangt, de stemming over elk punt van de agenda verdagen, behalve als het punt betrekking heeft op de persoonlijke levenssfeer van de cliënten van het ocmw of hun onderhoudsplichtigen. De argumentatie voor die verdaging van de burgemeester of de schepen wordt vermeld in de notulen van de vergadering. Van dat recht kan slechts eenmaal gebruikgemaakt worden voor hetzelfde punt. Dat agendapunt kan op zijn vroegst na dertig kalenderdagen opnieuw worden behandeld tenzij erover eerder een advies door het college van burgemeester en schepenen wordt uitgebracht. ART. 26. - De stemming bij handopsteking of bij zitten en opstaan geschiedt als volgt: nadat de ocmw-voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in art. 23 vraagt hij/zij achtereenvolgens welke leden van de raad voor maatschappelijk welzijn ja stemmen, neen stemmen of zich onthouden. Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn kan slechts eenmaal zijn hand opsteken (of zitten of opstaan) om zijn keuze duidelijk te maken. ART. 27. - De mondelinge stemming geschiedt door, in de volgorde zoals hierna bepaald, elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken. Tenzij hiervan wordt afgeweken), wordt de volgorde van de stemming bepaald door de rangorde. De stem van de ocmw-voorzitter is niet doorslaggevend bij staking van stemmen. ART. 28. - Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld. De raadsleden stemmen door ja (of voor), neen (of tegen) of onthouding aan te duiden op het stembriefje. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. ART. 29. - Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, dat aan de stemming heeft deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. ART. 30. – Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele indienstneming, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt overgegaan tot een afzonderlijke stemming. Als de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Hebben bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. De stemmen kunnen alleen worden uitgebracht op de kandidaten die op de lijst voorkomen. De benoeming of de voordracht gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. NOTULEN ART. 31. - De notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de raad voor maatschappelijk welzijn geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij eenparigheid, geheime stemming en bij individuele toekenning of terugvordering van maatschappelijke dienstverlening, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij of zij tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield (de niet-genoteerde namen zijn de aanwezige raadsleden die voor het voorstel hebben gestemd). Versie 20130626 – revisienummer 70 8


Een raadslid kan vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn/haar stemgedrag op te nemen. ART. 32. - §1. - De notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de ocmw-secretaris, in volle onafhankelijkheid, opgesteld in overeenstemming met de bepalingen van artikels 181 en 182 van het ocmw-decreet. §2. - De notulen van de vorige vergadering worden, behalve in spoedeisende gevallen, met de oproeping mee gestuurd en zijn vanaf dan ook ter beschikking van de raadsleden op het centraal secretariaat van het ocmw. §3. - Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de ocmw-voorzitter en de ocmw-secretaris ondertekend. In het geval de raad voor maatschappelijk welzijn bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de raad voor maatschappelijk welzijn beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. §4. - Zo dikwijls de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door ocmw-secretaris en de meerderheid van de aanwezige leden ondertekend.



DEEL 2. HET VAST BUREAU Dit deel is enkel van toepassing indien er een vast bureau is opgericht.

OPRICHTING EN SAMENSTELLING ART. 33. – De oprichting van een vast bureau is decretaal verplicht. Vanaf 7 januari 2013 is de oprichting facultatief en kan de raad voor maatschappelijk welzijn beslissen tot het al dan niet oprichten ervan op de installatievergadering. ART. 34. - §1. - De leden van het vast bureau worden verkozen onder de raadsleden in overeenstemming met artikel 60 §3 van het ocmw-decreet. Het vast bureau telt, met inbegrip van zijn ocmw-voorzitter vier leden. §2. - De aanwezigheid van derde personen is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in de wet of het decreet. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen op het gebied van materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de ocmw-voorzitter (of bij vervanging door de voorzitter van het vast bureau) uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming. ART. 35. - De ocmw-voorzitter is van rechtswege en met beraadslagende stem voorzitter van het vast bureau. Bij afwezigheid van de ocmw-voorzitter wordt hij vervangen door de in overeenstemming met art. 56 HHR aangeduide plaatsvervangers van de ocmw-voorzitter, volgens de bepaalde rangorde. De ocmw-secretaris woont de vergaderingen van het vast bureau bij en is gelast met het opstellen van de notulen. BEVOEGDHEDEN ART. 36. - §1. - Het vast bureau is, in overeenstemming met art. 80 §2 van het ocmw-decreet bevoegd voor het aanstellen in spoedeisende gevallen van een waarnemend ocmwsecretaris of financieel beheerder ocmw. De aanstelling vervalt als de raad voor maatschappelijk welzijn ze in de eerstvolgende vergadering niet bekrachtigt. Ook is het vast bureau, in overeenstemming met art. 114 van het ocmw-decreet bevoegd voor de evaluatie van de ocmw-secretaris en financieel beheerder van het financieel beheerder ocmw. §2. - Het vast bureau is belast met het afhandelen van de zaken van dagelijks bestuur, behoudens de bevoegdheden die aan de budgethouders werden toevertrouwd. De raad voor maatschappelijk welzijn stelt in artikel 137 van dit reglement de definitie vast van dagelijks bestuur. §3. - Het vast bureau wordt bovendien belast met volgende welomschreven bevoegdheden: 1° In uitvoering van de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 januari 2006 om alle huurprijzen en vergoedingen jaarlijks in de maand januari te indexeren, kan het vast bureau beslissen, om redenen van opportuniteit, om hiervan af te wijken; 2° De behandeling van alle aangelegenheden van het privaat patrimonium (verpacht- en verhuurbare goederen), met uitzondering van de vervreemding ervan.; 3° Alle beslissingen die dringend noodzakelijk waren ter vrijwaring van de inkomsten of ter beperking van de uitgaven van het ocmw, mits bekrachtiging op de eerstvolgende zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn; 4° Afhandeling van tuchtzaken, voor zover die decretaal aan het vast bureau kunnen gedelegeerd worden; 5° Mutaties en overplaatsingen, ook bij hoogdringendheid, van medewerkers van het ocmw, 6° Beslissingen inzake ontslag om dringende redenen; Versie 20130626 – revisienummer 70 10


7° ‘Stepstone beslissingen’ over ‘roken op het werk (exclusief statutaire medewerkers) en ‘categorie D glijders’; 8° Aanduiden van de vertegenwoordigers met stemrecht van het OCMW Geraardsbergen op algemene vergaderingen van Ethias; 9° Het toekennen van volmachten aan medewerkers op groeperingsrekeningen van Belfius en toekennen van toegang tot Belfiusweb voor medewerkers; 10° Aanduiden van de leden van selectiecommissies in het kader van aanwervings- en bevorderingsexamens, bij beslissing van de voorzitter (in overeenstemming met de RPR); 11° Vaststellen van de lijst van kandidaten die weerhouden worden voor deelname aan een aanwervings- of bevorderingsexamen; 12° Het aanstellen van personeelsleden; 13° Het aanstellen van jobstudenten voor max. 50 arbeidsdagen per jaar; 14° Het bepalen, indien gewenst, van nadere regels op het gebied van collectieve vakantieperiodes en feestdagen; 15° De aanpassingen aan huishoudelijke reglementen van diensten (voorbeeld: dienstencentrum ‘De Maretak’); 16° – Aanpassingen van de ‘afsprakennota inzake vrijwilligerswerk’; 17° - Beslissingen over aanvragen van externen voor tijdelijk gebruik, in het kader van éénmalige activiteiten, van terreinen en vergaderlokalen van het ocmw, alsook van materialen, uitgezonderd wat in deel 9 van dit reglement is opgesomd. Hiervoor kan een vergoeding vastgelegd worden §4. - De raad voor maatschappelijk welzijn kan op ieder moment de overdracht van bevoegdheden aan het vast bureau herroepen door aanpassing van dit reglement. §5. - het vast bureau kan in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de bevoegdheden betreffende de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten, het voeren van de gunningprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten uitoefenen. Indien er geen vast bureau werd opgericht, kan deze bevoegdheid uitgeoefend worden door het bijzonder comité voor de sociale dienst. Deze bevoegdheid kan door de ocmw-voorzitter worden uitgeoefend als er sprake is van dwingende en onvoorziene omstandigheden waarbij het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken. Het besluit van het vast bureau (of het bijzonder comité) of, als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken, van de ocmw-voorzitter, wordt meegedeeld aan de raad voor maatschappelijk welzijn die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt. §6. - Op schriftelijk gemotiveerd verzoek van de financieel beheerder ocmw, neemt het vast bureau niet eerder een beslissing over financiële aangelegenheden of beslissingen met een financiële implicatie, dan na de financieel beheerder ocmw gehoord te hebben. WERKING ART. 37. – §1. - De vergaderingen van het vast bureau zijn niet openbaar. §2. - Het vast bureau vergadert op de dagen en uren die ze bepalen, en zo dikwijls als de behandeling van de zaken het vereist. De ocmw-voorzitter kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen van het vast bureau bijeenroepen, op de dag en het uur die hij/zij bepaalt. §3. – Het vast bureau wordt bijeengeroepen door de ocmw-voorzitter. De oproeping wordt verzonden via elektronische post. Een lid van het vast bureau dat de oproeping ook op een andere wijze wenst te ontvangen, richt hiervoor een schriftelijk verzoek aan de ocmwsecretaris. Alle dossiers liggen digitaal ter inzage op de zetel van het ocmw. Op vraag van een lid van het vast bureau aan de ocmw-secretaris wordt dit ook per elektronische wijze opgestuurd. De dossiers zijn ook online van thuis uit raadpleegbaar.



ART. 38. - §1. - De oproeping wordt ten minste vijf kalenderdagen vóór de dag van de vergadering aan de leden van het vast bureau bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. §2. - De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. ART. 39. - §1. - Leden van het vast bureau kunnen uiterlijk vier kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze op elektronische wijze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de ocmw-secretaris, die de voorstellen bezorgt aan de ocmw-voorzitter. De ocmw-voorzitter stelt de punten vast. De ocmw-voorzitter zelf kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. §2. - De ocmw-secretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de ocmw-voorzitter, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de leden van het vast bureau. ART. 40. - De beslissingen van het vast bureau worden opgenomen in de notulen en alleen die beslissingen kunnen rechtsgevolgen hebben. De notulen van de vorige vergadering worden op elektronische wijze met de oproepingsbrief aan de leden van het vast bureau meegezonden en worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau. De goedgekeurde notulen van het vast bureau, behalve die welke betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten of hun onderhoudsplichtigen, worden samen met de eerstvolgende oproeping van de raad voor maatschappelijk welzijn op elektronische wijze aan de leden bezorgd. De notulen die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten of hun onderhoudsplichtigen, liggen enkel ter inzage van de raadsleden zoals bepaald in artikel 10 §1 van dit reglement. QUORUM ART. 41. – De leden van het vast bureau die deelnemen aan de vergadering, tekenen de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld als aanwezig. ART. 42. - §1. – Het vast bureau kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de in het vast bureau zittinghebbende leden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter van het vast bureau vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Hiervoor worden notulen opgemaakt. §2. – Het vast bureau kan echter, als het eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In die tweede oproeping moet duidelijk vermeld worden dat het om een tweede oproeping gaat.



DEEL 3. HET BIJZONDER COMITE VOOR DE SOCIALE DIENST Dit deel is enkel van toepassing indien er een bijzonder comité voor de sociale dienst is opgericht. Dit deel is van analoge toepassing op elk bijzonder comité dat wordt opgericht.

OPRICHTING EN SAMENSTELLING ART. 43. - §1. - Het bijzonder comité voor de sociale dienst, indien het wordt opgericht, telt 4 leden, de ocmw-voorzitter inbegrepen. De leden worden verkozen onder de raadsleden in overeenstemming met artikel 60 §3 van het ocmw-decreet. §2. - De raad duidt plaatsvervangers aan om de effectieve leden van het bijzonder comité te vervangen als die belet zijn. De plaatsvervangers zijn werkende leden van de raad die op dezelfde voordrachtakte voorkomen als de betrokken effectieve leden. De aanduiding van bedoelde plaatsvervangers maakt het voorwerp uit van een specifiek en afzonderlijk raadsbesluit. §3. - De aanwezigheid van derde personen is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in de wet of het decreet. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen op het gebied van materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de ocmw-voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming. ART. 44. - §1. - De ocmw-voorzitter is van rechtswege en met beraadslagende stem voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst. Bij afwezigheid van de ocmw-voorzitter wordt hij vervangen door de in overeenstemming met art. 56 HHR aangeduide plaatsvervangers van de ocmw-voorzitter, volgens de bepaalde rangorde. §2. - De ocmw-secretaris kan de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst bijwonen. Ongeacht of hij/zij deze vergaderingen bijwoont, kan hij/zij onder eigen verantwoordelijkheid een medewerker van het ocmw aanduiden die gelast is met de opmaak van de notulen. In dat geval stelt deze medewerker de notulen op van de vergaderingen. BEVOEGDHEDEN ART. 45. - §1. - Het bijzonder comité voor de sociale dienst is belast met welomschreven bevoegdheden: alle beslissingen tot individuele hulpverlening, waaronder: - Alle aangelegenheden van individuele aard inzake het recht op maatschappelijke integratie, financiële steun, materiële hulp, tewerkstelling bij toepassing van art 60 §7 organieke wet (waaronder aanstelling en ontslag), steunverlening aan vreemdelingen, het toekennen van de dienstverlening van sociale, geneeskundige, sociaal-geneeskundige of psychologische aard; - Doorgangswoningen: alle individuele beslissingen ter zake - Kinderdagverblijf: alle aangelegenheden van individuele aard - Belgisch Interventie- en Restitutiebureau (BRIRB): alle aanvragen van goederen aan het BIRB - Poetsdienst, maaltijden aan huis en gezinszorg: alle aangelegenheden van individuele aard - Dienstencentra: alle aangelegenheden van individuele aard - Serviceflats: alle aangelegenheden van individuele aard (wachtlijst, opname, ontslag, verhuizingen, …) - Woonzorgcentra: alle aangelegenheden van individuele aard (wachtlijst, bezettingslijst, opname, ontslag, verhuizingen, …) - Advies aan de raad voor maatschappelijk welzijn inzake reglementen en kaderovereenkomsten die van toepassing zijn of kunnen zijn op bovenstaande bevoegdheden



- Advies aan de raad voor maatschappelijk welzijn inzake eventuele oprichting of uitbreiding van (nieuwe) diensten. §2. - De raad voor maatschappelijk welzijn kan op ieder moment de overdracht van bevoegdheden aan een bijzonder comité herroepen, door aanpassing van dit reglement. §3. - Indien er geen vast bureau is opgericht, kan het bijzonder comité voor de sociale dienst in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de bevoegdheden betreffende de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten, het voeren van de gunningprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten uitoefenen. Deze bevoegdheid kan door de ocmw-voorzitter worden uitgeoefend als er sprake is van dwingende en onvoorziene omstandigheden waarbij het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken. Het besluit van het bijzonder comité (of van het vast bureau) of, als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken, van de ocmw-voorzitter, wordt meegedeeld aan de raad voor maatschappelijk welzijn die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt. WERKING ART. 46.- §1. – De vergaderingen van het bijzonder comité zijn niet openbaar. §2. – Het bijzonder comité voor de sociale dienst, dat door de raad voor maatschappelijk welzijn is opgericht, vergadert op de dagen en uren die ze bepalen, en zo dikwijls als de behandeling van de zaken het vereist. Met het oog op de vlotte werking van de verschillende organen, wordt jaarlijks en voorafgaand aan het volgend kalenderjaar, de planning van de vergaderingen van de bijzondere comités bekendgemaakt. Deze data zijn slechts indicatief in functie van de vlotte werking en kunnen steeds door de ocmw-voorzitter gewijzigd worden. Een kennisgeving hiervan aan de leden volstaat. De ocmw-voorzitter of zijn/haar plaatsvervanger kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen van het bijzonder comité bijeenroepen, op de dag en het uur die hij/zij bepaalt. §3. – Het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt bijeengeroepen door de ocmwvoorzitter. De oproeping wordt verzonden via elektronische post. Een lid van het bijzonder comité dat de oproeping ook op een andere wijze wenst te ontvangen, richt hiervoor een schriftelijk verzoek aan de ocmw-secretaris en ocmw-voorzitter De dossiers liggen ter inzage van de leden van het bijzonder comité op de zetel van het ocmw. De praktische modaliteiten worden afgesproken in een zitting van het bijzonder comité en opgenomen in de notulen. ART. 47. - §1. - De oproeping wordt ten minste vijf kalenderdagen vóór de dag van de vergadering aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. §2. - De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. ART. 48. - §1. - Leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst kunnen uiterlijk vier kalenderdagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de ocmw-secretaris, die de voorstellen bezorgt aan de ocmw-voorzitter. De ocmw-voorzitter stelt deze punten vast. De ocmw-voorzitter zelf kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. §2. - De ocmw-secretaris (of het hiertoe onder zijn/haar verantwoordelijkheid aangeduide medewerker) deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de ocmwvoorzitter, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.



ART. 49. - §1. - De beslissingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst worden opgenomen in de notulen en alleen die beslissingen kunnen rechtsgevolgen hebben. §2. - De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen ter beschikking van de leden van het bijzonder comité op het centraal secretariaat (of op een andere duidelijk afgesproken plaats) van het ocmw in de daarvoor voorziene dossierkar, vanaf hetzelfde ogenblik als dat de dossiers ter inzage liggen. §3. - De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het bijzonder comité. §4. - De notulen van het bijzonder comité voor de sociale dienst hebben betrekking op de persoonlijke levenssfeer van cliënten of hun onderhoudsplichtigen, en liggen daarom enkel ter inzage van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, op de wijze zoals bepaald in artikel 10 §1 van dit reglement. In afwijking van genoemd art 10 worden deze goedgekeurde notulen nooit doorgemaild. ART. 50. §1. - Op schriftelijk gemotiveerd verzoek van de financieel beheerder ocmw, of wanneer de raad daarom verzoekt, neemt het bijzonder comité niet eerder een beslissing over financiële aangelegenheden of beslissingen met een financiële implicatie dan na de financieel beheerder ocmw gehoord te hebben. §2. - Op uitnodiging van de voorzitter of op eigen verzoek wonen de maatschappelijk werkers met raadgevende stem de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst bij. QUORUM ART. 51. – De leden van het bijzonder comité die deelnemen aan de vergadering, tekenen de aanwezigheidslijst. De namen van de leden, die deze lijst tekenden, worden in de notulen vermeld als aanwezig. ART. 52. - §1. – Het bijzonder comité kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de in het bijzonder comité zittinghebbende leden (of plaatsvervangers) aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter van het bijzonder comité vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Hiervoor worden notulen opgemaakt. §2. – Het bijzonder comité kan echter, als het eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In die tweede oproeping moet duidelijk vermeld worden dat het om een tweede oproeping gaat.



DEEL 4. DE OCMW-VOORZITTER BEVOEGDHEDEN: ALGEMEEN ART. 53. §1. – De ocmw-voorzitter staat in overeenstemming met artikel 30 ocmw-decreet in voor het voorafgaandelijk onderzoek van de zaken die aan de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en de bijzondere comités worden voorgelegd. §2. – De ocmw-voorzitter beslist tot bijeenroeping van de vergaderingen van de raad, het vast bureau en de bijzondere comités en stelt de agenda hiervan vast. §3. – De ocmw-voorzitter zit de vergaderingen van de ocmw-raad voor en opent en sluit deze vergaderingen. Hij/zij kan, na een voorafgaandelijk waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of afwijzing geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal laten verwijderen. In dergelijke gevallen kan de voorzitter ook beslissen tot opmaak van een proces-verbaal en de ordeverstoorder verwijzen naar de politierechtbank. §4. - De voorzitter is belast met de uitvoering van de beslissingen van de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en de bijzondere comités, behoudens de beslissingen tot uitvoering van het budget, genomen in het kader van het budgethouderschap. §5. – De ocmw-voorzitter vertegenwoordigt in principe het ocmw in de gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen. Hij of zij kan hiertoe andere raadsleden en/of medewerkers van het ocmw mandateren. §6. – De ocmw-voorzitter dient alle reglementen, beslissingen en akten van de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en van de bijzondere comités, en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en van de bijzondere comités te ondertekenen, meeondertekend door de ocmw-secretaris, behoudens wat bepaald is in onderdeel ‘ondertekenen van stukken‘ in deel 8 van dit huishoudelijk reglement. §7. – De ocmw-voorzitter maakt met raadgevende stem deel uit van het managementteam. De ocmw-voorzitter is voorzitter van het Beleidsoverleg. §8. – De ocmw-voorzitter neemt de eed af van de ocmw-secretaris en de financieel beheerder ocmw. Hij/zij neemt ook de eed af van alle andere ocmw-medewerkers, tenzij de ocmw-voorzitter dit op schriftelijke wijze – al dan niet voor korte duur – delegeert aan een ander ocmw-raadslid of aan de ocmw-secretaris. §9. – De ocmw-voorzitter is verantwoordelijk voor de zorg van het archief, waaronder de titels. §10. – Het is de ocmw-voorzitter toegestaan om rechtstreeks bij de medewerkers van het ocmw te gaan om akten, stukken en dossiers te consulteren. De ocmw-voorzitter stelt de ocmw-secretaris hiervan in kennis. BEVOEGDHEDEN: DRINGENDE HULPVERLENING ART. 54. - §1. - In overeenstemming met art. 58 §2 van het ocmw-decreet, kan de ocmw-voorzitter in dringende gevallen beslissen over de toe te kennen hulpverlening aan personen en gezinnen. Deze hulpverlening kan zowel materieel als financieel van aard zijn (o.a. voedselpakket, onderdak, financiële steun…). §2. - De geldelijke steunverlening mag per hulpvrager per maand echter niet méér bedragen dan het bedrag van het leefloon van de categorie van de hulpvrager, tenzij de dringende steun het verlenen van een huurwaarborg betreft. Het bedrag hiervoor bepaald kan te allen tijde bij raadsbeslissing worden herzien. §3. - Alvorens de dringende hulp toe te kennen, doet de ocmw-voorzitter alle mogelijke inspanningen om een maatschappelijk werker van het ocmw te bereiken teneinde een sociaal onderzoek te laten plaatsvinden. §4. - De beslissing van de ocmw-voorzitter tot dringende hulpverlening dient op de eerstvolgende vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst te worden voorgelegd met het oog op de bekrachtiging ervan. Ingeval van niet-bekrachtiging blijft de Versie 20130626 – revisienummer 70 16


hulpverlening die tevoren werd toegekend, verworven voor de persoon aan wie ze werd toegekend. §5. - Dezelfde werkwijze wordt gehanteerd als de ocmw-voorzitter de vereiste dringende hulpverlening toekent aan een dakloze persoon die, in overeenstemming met art. 58 §3 van het ocmw-decreet, een beroep doet op de maatschappelijke dienstverlening van het OCMW Geraardsbergen. §6. – De ocmw-voorzitter kan deze bevoegdheden tot dringende hulpverlening overdragen aan een ondervoorzitter. De ocmw-voorzitter moet de raad voor maatschappelijk welzijn hiervan schriftelijk in kennis stellen. §7. - Met het oog op de uitvoering van beslissingen van dringende hulpverlening getroffen door de ocmw-voorzitter wordt een provisie van 10 000 euro aangelegd. Deze provisie is enkel bestemd voor de uitbetaling van de dringende hulp. BEVOEGDHEDEN: OVERIGE ART. 55. - §1. – De ocmw-voorzitter bezit het exclusieve initiatiefrecht op het gebied van de opeising van leegstaande gebouwen ten behoeve van dakloze personen. §2. – De ocmw-voorzitter maakt deel uit van het college van burgemeester en schepenen van Geraardsbergen als toegevoegde schepen. §3. – In spoedeisende gevallen kan een waarnemend ocmw-secretaris of een waarnemend financieel beheerder ocmw door het vast bureau of als er geen vast bureau werd opgericht, door de ocmw-voorzitter worden aangesteld. De aanstelling vervalt als de raad voor maatschappelijk welzijn ze in de eerstvolgende vergadering niet bekrachtigt. §4. - het vast bureau kan in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de bevoegdheden betreffende de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten, het voeren van de gunningprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten uitoefenen. Indien er geen vast bureau werd opgericht, kan deze bevoegdheid uitgeoefend worden door het bijzonder comité voor de sociale dienst. Deze bevoegdheid kan door de ocmw-voorzitter worden uitgeoefend als er sprake is van dwingende en onvoorziene omstandigheden waarbij het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken. Het besluit van het vast bureau (of het bijzonder comité) of, als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken, van de ocmw-voorzitter, wordt meegedeeld aan de raad voor maatschappelijk welzijn die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt. §5. - Samen met de ocmw-secretaris: aanstellen bij hoogdringendheid van personen in contractueel verband, voor contracten tot maximaal 1 jaar, mits bekrachtiging op de eerstvolgende zitting van het hiertoe bevoegde orgaan (raad, vast bureau, bijzonder comité); §6. – Uitgaven tot en met het bedrag zoals ook bij de stad is voorzien, kunnen door de ocmw-secretaris en door de ocmw-voorzitter gebeuren door de ondertekening van een bestelbon; Elke op deze wijze gedane uitgave hoger dan 5 000 EUR excl. btw wordt meegedeeld aan het vast bureau; §7. – De ocmw-voorzitter is bevoegd om personen te schorsen van dienstverlening, op basis van gewichtige redenen, voor de duur van maximum 6 maanden, mits bekrachtiging op het eerstvolgende bijzonder comité voor de sociale dienst; §8. - Alle beslissingen die uiterst dringend noodzakelijk waren ter vrijwaring van de inkomsten of ter beperking van de uitgaven van het ocmw, mits bekrachtiging op de eerstvolgende zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn; §9. – Vertegenwoordigen met stemrecht van het OCMW Geraardsbergen op algemene vergaderingen van de VVSG vzw. De ocmw-voorzitter kan bij volmacht en medeondertekend door de ocmw-secretaris een raadslid of de ocmw-secretaris in de plaats afvaardigen.



VERVANGING VAN DE OCMW-VOORZITTER ART. 56. - §1. – De ocmw-voorzitter wijst, in overeenstemming met artikel 54 ocmw-decreet, op de installatievergadering een plaatsvervanger aan. §2. - Hij/zij kan ook meerdere vervangers aanwijzen. In dat geval stelt hij/zij een rangorde van de vervangers op. Indien er ondervoorzitters werden aangeduid, dient de voorzitter eerst deze ondervoorzitters aan te wijzen als vervanger. §3. – De plaatsvervangende voorzitter geniet alle voorrechten van de voorzitter (van rechtswege voorzitten van de andere bestuursorganen, , …).



DEEL 5. OVERIGE ORGANEN BO, MT, COMITE, COMMISSIE ART. 57. - §1. – In het organogram is er een Beleidsoverleg, dat zich bevindt tussen de ocmwvoorzitter en het managementteam. Dit Beleidsoverleg komt maandelijks bijeen en zo vaak als de ocmw-voorzitter erom verzoekt. §2. – Het Beleidsoverleg bestaat uit de ocmw-voorzitter, die voorzitter is van het orgaan, de ocmw-secretaris, de financieel beheerder ocmw en de departementshoofden. Voor de bespreking van specifieke dossiers kunnen steeds ad hoc bijkomende personen uitgenodigd worden. ART. 58. - Er is een Managementteam opgericht, waarvan de samenstelling is vastgelegd bij beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn alsook in de personeelsformatie en organogram. De bevoegdheden en werking zijn vastgelegd in de interne afsprakennota. ART. 59. - Er zal een afsprakennota worden vastgelegd tussen de raad voor maatschappelijk welzijn en het managementteam. ART. 60. De raad kan te allen tijde, in overeenstemming met art. 62 organieke wet, één of meer comités instellen waarin het ocmw en eventuele (externe) instellingen en diensten hun werkzaamheden coördineren en overleg plegen over de individuele of collectieve behoeften en de middelen om daarin te voorzien. De modaliteiten ervan worden telkens vastgelegd in het oprichtingsbesluit. ART. 61. Met het oog op grondig voorafgaandelijk overleg tussen administratie en de raad voor maatschappelijk welzijn, kan te allen tijde een raadcommissie opgericht worden die zich zal buigen over dossiers die in voorbereiding zijn en waarbij beleidskeuzes vermoedelijk zullen nodig zijn. VERTEGENWOORDIGING IN DE EXTERN VERZELFSTANDIGDE AGENTSCHAPPEN ART. 62. - §1. - De vertegenwoordigers van de raad voor maatschappelijk welzijn in de verenigingen titel VIII, hfdst. 1 en hfdst. 3 ocmw-decreet worden door de raadsleden in hun midden aangeduid door een geheime stemming in één stemronde, zoals bepaald in art. 60 §3, vijfde lid van het ocmw-decreet. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen. §2. - De vertegenwoordigers van de raad voor maatschappelijk welzijn in de verenigingen titel VIII, hfdst. 2 ocmw-decreet worden door de raadsleden in hun midden aangeduid door een geheime stemming in één stemronde, zoals bepaald in art. 241, derde lid van het ocmwdecreet. Bij staking van stemmen is de oudste kandidaat in jaren verkozen. §3. - De raad voor maatschappelijk welzijn kan voor de verenigingen titel VIII, hfdst. 2 en hfdst. 3 van het ocmw-decreet als vertegenwoordigers van het ocmw, deskundigen aanduiden die geen lid zijn van de raad voor maatschappelijk welzijn. Voor een vereniging titel VIII, hfdst. 1 ocmw-decreet kunnen geen stemgerechtigde deskundigen aangeduid worden, behalve wanneer de vereniging(en) ziekenhuizen beheren. Het aantal deskundigen dat geen raadslid is, kan maximaal een derde zijn van het aantal door de raad voor maatschappelijk welzijn aangewezen vertegenwoordigers. §4. – Het mandaat van de in §1 tot §3 aangewezen personen eindigt op de eerste algemene vergadering die plaatsvindt na de installatievergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het mandaat van de raadsleden die het ocmw vertegenwoordigen eindigt wanneer ze geen deel meer uitmaken van de raad voor maatschappelijk welzijn. Versie 20130626 – revisienummer 70 19


ART. 63. - De agenda van de vergaderingen van de bestuurs- en beheersorganen van de ocmwverenigingen wordt door de ocmw-secretaris – indien hij/zij deel uitmaakt van deze organen of de dagordes ontvangt – ter inzage gelegd van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn door middel van opname bij de mededelingen van de geheime zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn. ART. 64. - Op verzoek van de ocmw-voorzitter kan een vergadering belegd worden met de vertegenwoordigers van de extern verzelfstandigde agentschappen vermeld in hoofdstuk I van Titel VIII van het ocmw-decreet. OCMW-SECRETARIS Bevoegdheden ART. 65. - §1. – De ocmw-secretaris is bevoegd voor de aangelegenheden zoals bepaald in het ocmw-decreet, in bijzonder artikelen 62, 80, 85, 86 §1, 86 §2, 86 §3, 86 §4, 87, 88, 89, 99, 99 §3, 100, 113, 123, 161, 164, 165, 181, 182 en 186. Hierdoor is hij/zij onder meer belast met de algemene leiding van de diensten van het ocmw en staat hij/zij aan het hoofd van het personeel van het ocmw, met bevoegdheid voor het dagelijks personeelsbeheer. §2. – In dit huishoudelijk reglement zijn bepaalde taken bijkomend verduidelijkt, alsook bijkomende bevoegdheden beschreven en wordt invulling gegeven aan het begrip ‘dagelijks personeelsbeheer’. Waarneming ART. 66. – In overeenstemming met artikel 80 van het ocmw-decreet kan de ocmw-secretaris in geval van gewettigde afwezigheid, onder eigen verantwoordelijkheid, binnen drie kalenderdagen voorzien in de vervanging. Hij/zij kan daartoe, voor een periode van maximaal zestig kalenderdagen, een door de raad voor maatschappelijk welzijn erkende waarnemer aanstellen. Deze waarneming kan voor eenzelfde afwezigheid eenmaal verlengd worden. De ocmw-secretaris dient hiervoor een waarneminglijst voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn. FINANCIEEL BEHEERDER OCMW Bevoegdheden ART. 67. - §1. – De financieel beheerder ocmw is bevoegd voor de aangelegenheden zoals bepaald in het ocmw-decreet, in bijzonder artikelen 80, 91, 92, 99 §3, 162, 164, 165, 167, 168 en 172. Hierdoor is hij/zij onder meer belast met de leiding van de financiële dienst van het ocmw. §2. – In dit huishoudelijk reglement zijn bepaalde taken bijkomend verduidelijkt en worden bijkomende bevoegdheden gedelegeerd aan de financieel beheerder ocmw. Vervanging ART. 68. – In overeenstemming met artikel 80 van het ocmw-decreet kan de financieel beheerder in geval van gewettigde afwezigheid, onder eigen verantwoordelijkheid, binnen drie kalenderdagen voorzien in de vervanging. Hij/zij kan daartoe, voor een periode van maximaal zestig kalenderdagen, een door de raad voor maatschappelijk welzijn erkende waarnemer aanstellen. Deze waarneming kan voor eenzelfde afwezigheid eenmaal verlengd worden. De ocmw-ontvanger dient hiervoor een waarneminglijst voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn.





DEEL 6. BIJKOMENDE BEPALINGEN VOOR MANDATARISSEN RANGORDE EN TAFELSCHIKKING ART. 69. - §1. - De rangorde van de werkende leden wordt vastgesteld: 1. de voorzitter of diens plaatsvervanger 2. de overige leden: op basis van de behaalde stemmen bij de verkiezing door de gemeenteraad 3. bij staking van stemmen: op basis van de voorrangsregeling van artikel 12 van het ocmwdecreet. §2. - De plaats van de raadsleden aan de vergadertafel wordt bij het begin van elke legislatuur bepaald. Ingeval van wijzigingen binnen fracties, zijn verplaatsingen mogelijk. INZAGERECHT ART. 70. - §1. - De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van het ocmw betreffen. Persoonlijke notities van ocmw-voorzitter en ocmw-medewerkers behoren niet tot de dossiers, stukken en akten van het bestuur van het ocmw. Evenmin behoren akten en stukken, die zich nog in een fase van voorbereiding, ontwerp of studie bevinden of onderwerpen behandelen die voorbereiding, ontwerp of studie van beleid betreffen, tot de dossiers, stukken en akten van het bestuur van het ocmw. §2. - Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de dagen en uren dat de diensten op het centraal secretariaat van het ocmw geopend zijn: 1° de budgetten van vorige dienstjaren van het ocmw en de extern verzelfstandigde agentschappen van het ocmw; 2° de rekeningen van vorige dienstjaren van het ocmw en de extern verzelfstandigde agentschappen van het ocmw, met inbegrip van de verslagen; 3° de meest recent goedgekeurde notulen van vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn; 4° de meest recent goedgekeurde notulen van het vast bureau en de bijzondere comités; 5° de deontologische code voor ocmw-raadsleden; 6° het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn; 7° het register van de inkomende en uitgaande stukken van het huidige jaar. Bovenstaande documenten kunnen ook steeds digitaal opgevraagd worden. §3. - Buiten de documenten en dossiers bedoeld in art. 10 en §2 van dit artikel hebben de raadsleden het recht alle andere documenten ter plaatse te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van het ocmw. De ocmw-secretaris zal de dagen en uren bepalen waarop de raadsleden deze andere documenten kunnen raadplegen. Om de ocmw-secretaris in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van het ocmw, delen de raadsleden aan de ocmw-secretaris schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen. Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien. Het raadslid, dat de in deze § bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage. §4. - Het is de mandatarissen ten stelligste verboden om rechtstreeks bij de medewerkers akten, stukken en dossiers te consulteren, tenzij door de ocmw-secretaris toelating is gegeven. De ocmw-secretaris brengt minstens de verantwoordelijke medewerker op de hoogte en maakt hiermee afspraken.



§5. - Het inzagerecht betreft eveneens geautomatiseerde gegevensbestanden, doch enkel als ‘alleen-lezen’-bestand. Om reden van beveiliging en bescherming van het privéleven van de burgers worden er geen informatie of gegevens afgeleverd op een geïnformatiseerde drager (vb. CD-ROM), met uitzondering van meerjarenplannen, budgetten, budgetwijzigingen en jaarrekeningen. §6. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen, met uitzondering van de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer een afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van het ocmw, bij voorkeur op digitale wijze. De raadsleden doen hun aanvraag tot het verstrekken van een afschrift, via elektronische wijze aan de ocmw-secretaris. De gemotiveerde beslissing van de ocmw-secretaris tot weigering van het verstrekken van een afschrift moet uiterlijk acht werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld. BEZOEKRECHT ART. 71. - §1. – Teneinde een preciezer beeld te krijgen van de werkzaamheden van één of meerdere instellingen en diensten van het ocmw, heeft elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn de mogelijkheid om deze instelling(en) of dienst(en) te bezoeken. Deze bezoeken hebben een louter informatief karakter. §2. - Tijdens het bezoek van een instelling of dienst moeten de raadsleden passief optreden. Raadsleden hebben geen individueel inspectierecht en kunnen als individu geen onderrichtingen geven aan het ocmw-personeel, en dus ook niet aan de ocmw-secretaris. §3. - Individuele plaatsbezoeken met het oog op het inschatten van de werking van een instelling zijn dus mogelijk maar onder volgende voorwaarden: - minstens de ocmw-secretaris en de ocmw-voorzitter moeten voorafgaandelijk schriftelijk op de hoogte gesteld worden van het bezoek; - het raadslid moet de nodige discretie aan de dag leggen en een passieve houding aannemen; - de aanwezigheid van het raadslid mag niet van die aard zijn dat de normale werking van de diensten en/of de instelling verstoord wordt; - het raadslid is niet gerechtigd om medewerkers te ondervragen; - het raadslid moet de privacy van cliënten/bewoners respecteren. §4. - Om de ocmw-secretaris in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling of dienst zij willen bezoeken en op welke dag en op welk uur. INSPECTIERECHT ART. 72. - §1. – Aangezien de raad voor maatschappelijk welzijn als orgaan een collectief karakter heeft, beschikken de raadsleden individueel over geen enkele bevoegdheid en zijn zij niet gerechtigd uit eigen initiatief een inrichting die van het ocmw afhangt, te inspecteren. §2. - Een inspectiebezoek vereist dus de uitdrukkelijke machtiging van de raad voor maatschappelijk welzijn, die de rechten vaststelt. Dit kan, niet limitatief opgesomd, het recht zijn om: - diepgaand onderzoek in te stellen; - mogelijkheid tot ondervraging van medewerkers; - mogelijkheid tot ondervraging van cliënten/bewoners. Ook, bijvoorbeeld, een algemene bevraging over de bekendheid en/of de kwaliteit van de dienstverlening van het ocmw is op eigen initiatief niet toegelaten. Ook dit is een onderzoeksdaad, waartoe alleen door de raad collectief kan worden besloten. §3. – Mits voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de ocmw-voorzitter en ocmwsecretaris kan een raadslid gebruik maken van dit inspectierecht voorafgaand aan een beslissing van de raad. Deze toestemming dient bekrachtigd te worden door de raad voor maatschappelijk welzijn. Versie 20130626 – revisienummer 70 23




VISITATIECOMMISSIE ART. 73. - §1 – Eén of meer raadsleden kunnen in overeenstemming met art. 32 ocmw-decreet een punt aan de agenda van de raad toevoegen tot oprichting van een ‘Visitatiecommissie’. Daartoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing, aan de ocmw-secretaris, die de voorstellen bezorgt aan de ocmw-voorzitter voor behandeling op de raad voor maatschappelijk welzijn. Dergelijk voorstel bevat dus volgende elementen: - Onderwerp: Toepasselijk departement. Toepassing van art. 73 van het huishoudelijk reglement. Oprichting van een visitatiecommissie ‘NAAM’; - Omschrijving: in 1 of meer zinnen wordt omschreven waarover het gaat; - Motivatie: toelichting van de redenen van de wens tot oprichting van een ‘visitatiecommissie in overeenstemming met het huishoudelijk reglement’; - Voorstel van beslissing: een eerste ontwerp van voorstel van beslissing wordt bezorgd: de onderzoeksopdracht. In samenspraak met ocmw-voorzitter en ocmw-secretaris kan die verfijnd/verduidelijkt worden. §2. - De raad voor maatschappelijk welzijn kan een beslissing nemen tot oprichting van dergelijke visitatiecommissie en stelt hierbij de bevoegdheden vast. Deze bevoegdheden passen binnen volgend kader: - Aangekondigde plaatsbezoeken die passen binnen de onderzoeksopdracht; - Niet aangekondigde plaatsbezoeken die passen binnen de onderzoeksopdracht. Hiervan moeten de ocmw-voorzitter en de ocmw-secretaris vooraf van op de hoogte gebracht worden; - Opvragen van alle ter inzage legbare documenten die passen binnen de onderzoeksopdracht. Het zijn de leden van de commissie zelf die deze documenten analyseren en bestuderen. Hierover kunnen bijkomende vragen gesteld worden ter verduidelijking van de ontvangen gegevens, zonder dat medewerkers van het ocmw hierbij méér belast kunnen worden dan enkel het ter beschikking stellen ervan. §3. - Toepasselijke regels over de werking van een onderzoekscommissie: - Samenstelling:  De raad voor maatschappelijk welzijn beslist over de samenstelling van de visitatiecommissie. Die bestaat telkens uit maximaal 5 werkende leden van de raad voor maatschappelijk welzijn;  De verkiezing gebeurt op basis van art. 60 §3 ocmw-decreet (1 stemronde). - Werkzaamheden:  Tijdens de eerste samenkomst wordt een voorzitter van de onderzoekscommissie verkozen. Deze voorzitter staat in voor de goede werking van de commissie, zit de commissievergaderingen voor, leidt de eventuele plaatsbezoeken en staat in voor de opmaak van de tussentijdse en eindrapportering;  Alle vergaderingen kunnen doorgaan in het CW-gebouw of op een andere locatie in één van de gebouwen van het ocmw, indien dit de dienstverlening en werking niet verstoort. - Ondersteuning:  De ocmw-secretaris duidt 1 of meerdere medewerkers van het ocmw aan, die de visitatiecommissie ondersteunen. Deze ondersteuning is strikt beperkt tot:  Opmaak van de verslagen van de vergaderingen;  Overmaken aan de ocmw-secretaris van de vragen die de visitatiecommissie heeft;  Eventuele reservatie van zalen;  Eventuele bestelling van (broodjes)maaltijden;  Eventuele contacten met andere ocmw’s, via de ocmw-secretaris, ingeval er één of meer werkbezoeken bij andere ocmw’s gewenst zijn.  De aangeduide medewerkers van het ocmw zijn gehouden tot strikte geheimhouding betreffende de werkzaamheden van de visitatiecommissie en dienen enkel aan de ocmw-secretaris te rapporteren. - Rapportering:



 De door de commissie goedgekeurde verslagen van de vergaderingen worden telkens ter bespreking voorgelegd aan het vast bureau;  De voorzitter van de onderzoekscommissie kan, telkens hij of zij dit wenst, een tussentijds visitatierapport voorleggen aan het vast bureau. Hij of zij kan vragen om hierbij gehoord te worden;  Van zodra de visitatiecommissie van oordeel is dat een visitatie-eindrapport kan worden voorgelegd, maakt de voorzitter van de visitatiecommissie dit eindrapport op en wordt dit eindrapport samen met alle verslagen en eventuele andere stukken voor bespreking aan de raad voor maatschappelijk welzijn voorgelegd. Dit eindrapport kan aanbevelingen, adviezen, voorstellen en bevindingen bevatten;  Het behoort tot de volle bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn om al dan niet beslissingen te nemen op basis van dit visitatie-eindrapport. Zolang de raad voor maatschappelijk welzijn hierover niet heeft beraadslaagd, zijn de raadsleden gehouden tot strikte geheimhouding. Daarna is de decretaal voorziene geheimhouding verder van toepassing. - Kosten en vergoedingen:  In overeenstemming met de vigerende regelgeving kan geen presentiegeld gegeven worden voor de samenkomsten van de commissie;  Bij middag- of avondvergaderingen kan voorzien worden in broodjesmaaltijden;  De leden van de visitatiecommissie zullen vergoed worden voor gemaakte kosten. Hierop staat geen grensbedrag en alle mogelijke soorten van kosten komen in aanmerking. Vereist is wel dat wordt aangetoond dat de kost effectief gemaakt is en dat deze kost specifiek vereist was voor de werkzaamheden van de visitatiecommissie. Een kostenstaat moet ingediend worden ten laatste twee maanden na beraadslaging door de raad voor maatschappelijk welzijn van het eindrapport;  Te betalen onkosten worden betaalbaar gesteld door het vast bureau. MONDELINGE EN SCHRIFTELIJKE VRAGEN AAN DE VOORZITTER ART 74. - §1. - De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht aan de ocmw-voorzitter (en, indien voorzien, aan de ondervoorzitters) mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Mondelinge vragen worden op de zitting gesteld en indien niet afgehandeld op een latere zitting hernomen. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de twee maanden na ontvangst via de raad voor maatschappelijk welzijn geantwoord. Deze termijn kan worden verlengd tot aan de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn. §2. – Op de agenda van de openbare en de geheime vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn staat steeds de behandeling van de mondelinge en schriftelijke vragen van raadsleden. INTENSIEVERE SAMENWERKING INZAKE BELEIDSVRAAGSTUKKEN1 ART 74bis. - §1. - met het oog op de mogelijkheid voor raadsleden om beleidsvraagstukken voor te leggen aan het managementteam: - kan een raadslid te allen tijde schriftelijk een beleidsvraagstuk voorleggen aan het managementteam, door dit te bezorgen aan de secretaris - de mogelijkheid wordt geboden om dit bijkomend mondeling te verduidelijken op een vergadering van het managementteam

1

: ingevoegd na beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 mei 2010 over de raad voor maatschappelijk welzijn als beleidsintrument. Opvolging van de beslissingen.



-

daarna kan het managementteam (of door het managementteam en/of de secretaris aangeduide verantwoordelijke(n)) dit verder uitwerken/onderzoeken. §2. - met het oog op de mogelijkheid voor het managementteam om de raad te bevragen over (belangrijke) beleidsvraagstukken: - kan er kennisgeving gebeuren via de mededelingen op de raad wanneer er een dossier is dat in voorbereidend onderzoek is (met informatie over waar het ligt of waar het kan opgevraagd worden of waar dit digitaal ter beschikking is) - er is dan de mogelijkheid tot het geven van reactie of feedback. - eventueel kan een raadscommissie opgericht worden (zie art. 61 HHR). PRESENTIEGELD, KOSTEN EN TOELAGEN ART. 75. - §1. - Aan de raadsleden wordt een presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn: - de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn; - de vergaderingen van het vast bureau; - de vergaderingen van de bijzondere comités; - de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de intern verzelfstandigde agentschappen, indien het ocmw dergelijke agentschappen zou oprichten; - de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de extern verzelfstandigde agentschappen, vermeld in titel VIII, hoofdstuk I, van het ocmw-decreet, zoals het ASZ.; Voor vergaderingen die niet onder de voorgaande opsomming vallen, kan geen presentiegeld worden gegeven. §2. – De raadsleden krijgen eveneens een presentiegeld voor: - de vergaderingen waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt, maar waarvoor de raadsleden, als het bereikt was, wel presentiegeld zouden genieten én waarbij notulen zijn opgemaakt; - de vergaderingen die voor minstens de helft van de duur of van de agendapunten werden bijgewoond; - de vergaderingen die hervat worden; - Ongeacht of de verschillende vergaderingen van één of meer bestuursorganen op dezelfde dag plaatsvinden. §3. – De uitbetaling van de presentiegelden aan de raadsleden gebeurt per kwartaal. ART. 76. - Het presentiegeld voor de vergaderingen: - van de raad voor maatschappelijk welzijn bedraagt evenveel als dat van de gemeenteraadsleden voor hun aanwezigheid op de gemeenteraad; - van het vast bureau en de bijzondere comités bedraagt evenveel als dat van de raad voor maatschappelijk welzijn; - van de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de intern verzelfstandigde agentschappen, indien het ocmw dergelijke agentschappen zou oprichten en van de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de extern verzelfstandigde agentschappen vermeld in hoofdstuk I van Titel VIII van het ocmw-decreet bedraagt 100 euro, tenzij de vereniging zelf een presentiegeld uitkeert. ART. 77. - §1. - Specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van lid van de raad voor maatschappelijk welzijn, lid van het vast bureau, lid van een bijzonder comité of van ocmw-voorzitter en, in voorkomend geval, van de ondervoorzitter of de ondervoorzitters, worden terugbetaald. Om een terugbetaling te verkrijgen, moet worden voldaan aan alle voorwaarden in dit artikel. §2. - Alleen kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat en die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het mandaat, kunnen worden terugbetaald aan de ocmw-voorzitter en de ondervoorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en aan de leden van de raden voor maatschappelijk welzijn. §3. - De kosten, vermeld in dit artikel, moeten worden verantwoord met bewijsstukken.



De ocmw-secretaris beoordeelt of de kosten voldoen aan de voorwaarden, vermeld in dit artikel. Het bestuur betaalt reis- en verblijfkosten alleen terug als een onkostenstaat is voorgelegd. §4. - Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar. ART. 78. – Toelagen aan groepen van leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die verkozen werden op eenzelfde voordrachtsakte, worden niet toegekend. ERETITELS ART. 79. - §1. - De toekenning van een eretitel als ere-ocmw-voorzitter wordt geregeld in dit artikel. §2. - Een gewezen of aftredend ocmw-voorzitter dat gedurende ten minste tien jaar in de ocmw-raad van de stad Geraardsbergen gezeteld heeft (met inbegrip van de jaren gepresteerd bij één van de deelgemeenten, vóór de gemeentefusies) en wiens gedrag onberispelijk is geweest, zal of kan door de raad voor maatschappelijk welzijn tot het voeren van de eretitel van ere-ocmw-voorzitter worden gemachtigd. §3. - Voor de berekening van de totale termijn wordt een onvolledige maand (bij begin of einde) gerekend als volle maand. §4. – Bij een automatische procedure vertrekkende vanuit de raad voor maatschappelijk welzijn om machtiging te verlenen, dient voorafgaandelijk aan die machtiging de instemming van betrokkene verkregen te worden en moet het actuele morele gezag onderzocht zijn (door middel van het getuigschrift van goed zedelijk gedrag dat niet ouder mag zijn dan twee maanden voor de datum van de vraag tot instemming aan betrokkene). §5. - De eretitel kan ook steeds bij de raad voor maatschappelijk welzijn schriftelijk worden aangevraagd door de betrokken gewezen ocmw-voorzitter. §6. - De schriftelijke aanvraag zoals bepaald in §5 wordt vergezeld van een getuigschrift van goed zedelijk gedrag dat niet mag zijn opgemaakt meer dan twee maanden voor de indiening van het verzoek tot verkrijgen van de eretitel (teneinde het actuele morele gezag na te gaan). Voorafgaandelijk aan de beslissing vanwege de raad zal de administratie de anciënniteit van de gewezen ocmw-voorzitter nagaan. §7. - De personen, die nog een mandaat bekleden bij de gemeente of bij het ocmw te Geraardsbergen, of die er personeelslid zijn, mogen deze eretitel niet voeren. §8. - De eretitel van ere-ocmw-voorzitter wordt toegekend door de raad voor maatschappelijk welzijn, in geheime stemming, tijdens de geheime zitting. De gemeenteraad wordt van de beslissing op de hoogte gebracht. §9. – Aan deze eretitel zijn geen rechten of plichten verbonden. Een erelid ontvangt als erkentelijkheid wel levenslang een gratis abonnement op ocmw visies (tenzij betrokkene hiervan afziet). ART. 80. - §1. – De toekenning van een eretitel als ere-ocmw-raadslid wordt geregeld in dit artikel. §2. - Een gewezen of aftredend ocmw-raadslid dat gedurende ten minste vijftien jaar in de ocmw-raad van de stad Geraardsbergen gezeteld heeft (met inbegrip van de jaren gepresteerd bij één van de deelgemeenten, vóór de gemeentefusies) en wiens gedrag onberispelijk is geweest, zal of kan door de raad voor maatschappelijk welzijn tot het voeren van de eretitel van ere-ocmw-raadslid worden gemachtigd. §3. - Voor de berekening van de totale termijn wordt een onvolledige maand (bij begin of einde) als volle maand gerekend. §4. – Bij een automatische procedure vertrekkende vanuit de raad voor maatschappelijk welzijn om machtiging te verlenen, dient voorafgaandelijk aan die machtiging de instemming van betrokkene verkregen te worden en moet het actuele morele gezag onderzocht zijn (door middel van het getuigschrift van goed zedelijk gedrag dat niet ouder mag zijn dan twee maanden voor de datum van de vraag tot instemming aan betrokkene). §5. - De eretitel kan ook steeds bij de raad voor maatschappelijk welzijn schriftelijk worden aangevraagd door het betrokken gewezen ocmw-raadslid. Versie 20130626 – revisienummer 70 28


§6. - De schriftelijke aanvraag zoals bepaald in §5 wordt vergezeld van een getuigschrift van goed zedelijk gedrag dat niet mag zijn opgemaakt meer dan twee maanden voor de indiening van het verzoek tot verkrijgen van de eretitel (teneinde het actuele morele gezag na te gaan). Voorafgaandelijk aan de beslissing vanwege de raad zal de administratie de anciënniteit van het gewezen ocmw-raadslid nagaan. §7. - De personen, die nog een mandaat bekleden bij de gemeente of bij het ocmw te Geraardsbergen, of die er medewerker zijn, mogen deze eretitel niet voeren. §8. - De eretitel van ere-ocmw-raadslid wordt toegekend door de raad voor maatschappelijk welzijn, in geheime stemming, tijdens de geheime zitting. De gemeenteraad wordt van de beslissing op de hoogte gebracht. §9. – Aan deze eretitel zijn geen rechten of plichten verbonden. Een erelid ontvangt als erkentelijkheid wel levenslang een gratis abonnement op ocmw visies (tenzij betrokkene hiervan afziet).



DEEL 7. PARTICIPATIE VAN DE BURGER [zie hiervoor ook de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 september 2011 over de openbaarheid van bestuur, met vaststelling van het reglement ‘Openbaarheid van bestuur’]

OPENBAARHEID VAN BESTUUR Actieve openbaarheid ART 81. - §1. – Het ocmw heeft de verplichting om de bevolking of de betrokken doelgroepen systematisch, correct, evenwichtig, tijdig en op een verstaanbare wijze voor te lichten over het beleid, regelgeving en dienstverlening en over de rechten die de bevolking verkrijgt uit hoofde van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. In het kader van de actieve openbaarheid mag het ocmw geen informatie verspreiden die valt onder de uitzonderingen bedoeld in artikel 13, 14 en 15 van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. §2. - De ocmw-secretaris (en/of bij delegatie de communicatieambtenaar) voeren de in vorige paragraaf genomen beslissingen uit. §3. - Voor de contacten met de media, stelt de raad via dit huishoudelijk reglement de volgende woordvoerder aan: 1.de beslissingen uitgaande van de bestuursorganen worden toegelicht door de ocmwvoorzitter van de raad, of bij delegatie door de ocmw-secretaris (die kan doordelegeren naar de communicatieambtenaar); 2.andere beslissingen worden door de ocmw-secretaris of de communicatieambtenaar toegelicht. Passieve openbaarheid ART 82. - Het ocmw is verplicht om aan ieder natuurlijk persoon, rechtspersoon of groepering ervan die erom verzoekt, de gewenste bestuursdocumenten openbaar te maken door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen. De ocmw-secretaris beslist over de verzoeken van burgers tot openbaarmaking van bestuursdocumenten van het ocmw. De ocmw-secretaris zal bij iedere behandeling van een verzoek tot openbaarmaking in het bijzonder een afweging maken conform de vigerende wetgeving. De ocmw-secretaris kan deze bevoegdheid delegeren aan een andere medewerker. HET INFORMATIE-, INSPRAAK-, MELDINGS- EN KLACHTENRECHT ART 83. - §1. – Het OCMW Geraardsbergen biedt een goed bereikbaar en laagdrempelig meldingspunt aan voor signalen, suggesties, vragen en klachten afkomstig van cliënten van het ocmw. Het ocmw wil hierop een deskundig en cliëntgericht antwoord en een passende oplossing bieden. In overeenstemming met artikel 203 ocmw-decreet heeft de raad voor maatschappelijk welzijn een reglement aangenomen waarin een systeem van klachtenbehandeling wordt georganiseerd (beslissing RMW 24 september 2003, gewijzigd door beslissing RMW 28 oktober 2009, aangepast tot op heden). §2. – Deze organisatie gebeurt, in overeenstemming met artikel 204 ocmw-decreet, op ambtelijk niveau en onafhankelijk van de diensten van het ocmw waarop de klachten betrekking hebben. Er kan hiervan gebruik gemaakt worden door contact op te nemen met de klachtenbehandelaar. ART 84. - §1. – […] VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN



ART. 85. - §1. - Ieder heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau of een bijzonder comité in te dienen. §2. - De verzoekschriften worden aan de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau of een bijzonder comité gericht. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn. §3. - Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van het ocmw behoort, zijn onontvankelijk. Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als: 1° de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd; 2° het loutere mening is en geen concreet verzoek; 3° als de vraag anoniem, zonder vermelding van naam en voornaam en adres, werd ingediend; 4° het taalgebruik beledigend is. De ocmw-voorzitter doet deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen zodat het wel geagendeerd kan worden op de raad voor maatschappelijk welzijn/vast bureau/bijzonder comité. ART. 86. - § 1. - De ocmw-voorzitter plaatst het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn/vast bureau/bijzonder comité, indien het verzoekschrift minstens veertien kalenderdagen voor de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend dan komt het op de agenda van de vergadering die volgt na de eerste vergadering. §2. - De raad voor maatschappelijk welzijn kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het vast bureau of een bijzonder comité, de ocmw-voorzitter en eventueel ondervoorzitter verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken. §3. - De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het aangesproken orgaan of door het orgaan waarnaar het verzoekschrift door de raad werd verwezen. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. §4. – Het aangesproken orgaan verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift. VOORSTELLEN VAN BURGERS ART. 87. - §1. – Iedere inwoner van de gemeente heeft het recht te verzoeken om voorstellen en vragen over belangrijke aangelegenheden van de beleidsvoering en dienstverlening van het ocmw op de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn in te schrijven en om die agendapunten te komen toelichten in de raad voor maatschappelijk welzijn. Onder belangrijke aangelegenheden van de beleidsvoering en dienstverlening van het ocmw, worden verstaan: - de indienstneming van extra personeel, behalve in gevallen van hoogdringendheid of als het gaat om het personeel van het ziekenhuis, vermeld in artikel 218 van het ocmwdecreet; - het oprichten van nieuwe diensten of instellingen en het uitbreiden of het in belangrijke mate inkrimpen of stopzetten van de bestaande diensten of instellingen; - het oprichten van, het toetreden tot, het uittreden uit of het ontbinden van de verenigingen of vennootschappen overeenkomstig titel VIII van het ocmw-decreet. §2. - Het verzoekschrift tot voorstellen of vragen moet worden gesteund door ten minste 1 % van het aantal inwoners ouder dan 16 jaar. §3. – De indiener moet het verzoekschrift motiveren in een nota en indienen via het formulier dat hiervoor door het ocmw ter beschikking gesteld wordt. Dit formulier dient aangetekend verstuurd te worden naar het ocmw en moet de naam, voornamen, geboortedatum en woonplaats vermelden van iedereen die het verzoekschrift ondertekend heeft. Versie 20130626 – revisienummer 70 31


De indiener moet alle nuttige stukken die de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen voorlichten bij de nota voegen. §4. – Verzoekschriften tot voorstellen of vragen die niet voldoen aan de in §1, §2 en §3 gestelde voorwaarden, zijn onontvankelijk. De raad voor maatschappelijk welzijn doet deze beoordeling en doet vooraf uitspraak over zijn bevoegdheid ten aanzien van de in het verzoekschrift opgenomen voorstellen of vragen. ART 88. - §1. - De ocmw-voorzitter plaatst het verzoekschrift tot voorstellen of vragen op de agenda van de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn indien het verzoekschrift minstens twintig kalenderdagen voor de vergadering werd ingediend. Wordt het verzoekschrift later ingediend dan komt het op de agenda van de volgende vergadering. De verzoeker of de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift wordt gehoord door de raad voor maatschappelijk welzijn. De verzoeker of de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift heeft het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. §2. - De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt binnen zijn bevoegdheid welk gevolg aan het voorstel of de vraag wordt gegeven en hoe dat wordt bekendgemaakt.



DEEL 8. DEONTOLOGIE ALGEMEEN ART 89. - §1. – De raad voor maatschappelijk welzijn neemt in overeenstemming met artikel 50 ocmw-decreet een deontologische code aan. Het is aangewezen dat deze code zo gelijklopend mogelijk is met de deontologische code voor medewerkers van het ocmw. HET STATUUT VAN DE CODE ART 90. - §1. - De deontologische code van de ocmw-raadsleden inzake dienstverlening aan de bevolking, hierna de deontologische code te noemen, is het geheel van beginselen, gedragsregels en gebruiken die de ocmw-raadsleden als leidraad nemen bij hun dienstverlening aan de bevolking. §2. - Deze code is ook van toepassing op groepen van ocmw-raadsleden die aan collectieve dienstverlening doen, alsook op medewerkers of derden die in opdracht van ocmw-raadsleden handelen. ART 91. - §1. - ocmw-raadsleden die een ander openbaar mandaat bekleden houden zich, gelet op een zekere samenhang en functionele wisselwerking tussen deze mandaten, aan de deontologische code voor al hun dienstverlenende activiteiten, ook als zij die uitoefenen uit hoofde van hun ander mandaat. §2. - Zij waken er ook over dat zij, ook buiten hun politieke activiteiten en in het licht van deze code, geen dienstverlenende activiteiten ontplooien die afbraak doen aan de eer en de waardigheid van hun mandaat. ART 92. - Wanneer in deze code gemakshalve telkens gesproken wordt over de burger of bevolking, moet dit wel degelijk zo worden begrepen dat het niet enkel over een persoon kan gaan, maar ook over een groep, een vereniging of een bedrijf. ALGEMENE PLICHTEN, DOELSTELLINGEN EN UITGANGSPUNTEN ART 93. - De ocmw-raadsleden gebruiken in hun dienstverlenende activiteiten geen termen die verwarring kunnen scheppen met officiële door de overheden ingestelde instanties belast met het verstrekken van informatie of met de behandeling van klachten. Het gebruik van de term “klachtendienst” en afleidingen of samenstellingen ervan is verboden. ART 94. - §1. - Bij hun optreden in en buiten het lokaal bestuursniveau en in hun contacten met individuen, groepen, instellingen en bedrijven geven de ocmw-raadsleden bij de uitoefening van hun mandaat als raadslid altijd en principieel de voorrang aan het algemeen boven het particulier belang. Zij vermijden elke vorm of schijn van belangenvermenging. §2. - In hun omgang met het ocmw-personeel respecteren de ocmw-raadsleden de deontologische code van het ocmw-personeel. ART 95. - Iedere vorm van rechtstreekse dienstverlening, begeleiding, informatiebemiddeling of doorverwijzing gebeurt zonder enige materiële of financiële tegenprestatie van welke aard of omvang ook en mag geen enkele vorm van cliëntenwerving inhouden. ART 96. - De ocmw-raadsleden moeten op dezelfde gewetensvolle manier ten dienste staan van alle burgers die op hun dienstverlening een beroep doen, zonder onderscheid van geslacht,



ras, huidskleur, afstamming, sociale stand, nationaliteit, filosofische overtuiging, partijvoorkeur of persoonlijke gevoelens jegens hen. ART 97. - Tussenkomsten bij gerechtelijke en politionele instanties om de juridische besluitvorming in individuele dossiers te beïnvloeden, bijvoorbeeld om een proces-verbaal te laten seponeren, zijn verboden. ART 98. - §1. De ocmw-raadsleden gebruiken middelen, materialen en faciliteiten die het ocmw ter beschikking stelt alleen voor de uitoefening van hun mandaat. Ze springen er zuinig mee om. §2. - Ze verantwoorden alle voor rekening van het ocmw gemaakte kosten. ART 99. - De ocmw-raadsleden dienen op een actieve manier om te gaan met de bepalingen van artikel 37 van het ocmw-decreet. ART 99bis. - De ocmw-raadsleden zijn tot voor aanvang van de raad voor maatschappelijk welzijn tot volledige geheimhouding verplicht inzake de geagendeerde agendapunten en decretale vragen. Van zodra deze punten behandeld werden door de raad voor maatschappelijk welzijn kan hierover gecommuniceerd worden. Als het punt verdaagd is, is het geagendeerd maar niet doorgesproken en dus soms ook nog voor ruime interpretatie vatbaar. Verdaagde punten worden dus beschouwd als niet-behandeld. SPECIFIEKE BEPALINGEN 1. Het OCMW-raadslid als informatiebemiddelaar en als doorverwijzer ART 100. - Het behoort tot de wezenlijke taken van de ocmw-raadsleden om informatie te ontvangen en te verstrekken en om door te verwijzen naar de geëigende diensten of instanties. ART 101. - §1. - De ocmw-raadsleden stellen informatie ter beschikking over de werking van ombudsdiensten en de diensten die instaan voor het behandelen van klachten van de burger over het optreden van de overheid. §2. - Tevens verstrekken ze informatie over bestaande informatiediensten waar de burger voor informatie terecht kan. ART 102. - Bestuurlijke en gerechtelijke informatie waarop de vraagsteller geen recht heeft, die de goede werking van de administratie of het gerecht kan doorkruisen of die de privacy van anderen in het gedrang kan brengen, mag door de ocmw-raadsleden niet worden doorgegeven. ART 103. - In het kader van hun algemene luisterbereidheid kunnen ocmw-raadsleden de rol vervullen van vertrouwenspersoon. ART 104. - De ocmw-raadsleden proberen, waar mogelijk, vraagstellers door te verwijzen naar de geëigende diensten van de administratie, het gerecht, …, zoals bijvoorbeeld de ombudsdiensten en informatieambtenaren die van overheidswege ingesteld of aangesteld zijn om de problemen van de vraagstellers op te lossen, of naar particuliere en overheidsdiensten die professioneel gespecialiseerd zijn in het oplossen van de opgeworpen problemen. 2. Het OCMW-raadslid als administratieve begeleider en ondersteuner ART 105. - §1. - ocmw-raadsleden kunnen de burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie of met betrokken instanties.



§2. - Zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te verkrijgen over de stand van zaken van een dossier, daarover verdere uitleg en verantwoording te vragen, en voorafgaande vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers. ART 106. - Omdat steeds meer overheidsdiensten en gespecialiseerde diensten een ombudsdienst of klachtendienst hebben ingesteld ter oplossing van conflicten, moeten de ocmwraadsleden de burger in eerste instantie doorverwijzen naar de bevoegde ombuds- of klachtendienst. ART 107. - ocmw-raadsleden hebben het recht te vragen naar concrete toelichting bij de bestaande regelgeving of bij een genomen beslissing, naar de stand van zaken van een dossier of de verantwoording voor het niet-beantwoorden van vragen gesteld door de burger. ART 108. - Bij het ondersteunen en begeleiden van vraagstellers, respecteren de ocmw-raadsleden de onafhankelijkheid van de ambtenaren en diensten, de objectiviteit van de procedures en de termijnen die als normaal beschouwd worden voor de afhandeling van soortgelijke dossiers. ART 109. - §1. - Wanneer het OCMW-raadslid optreedt als administratief begeleider of ondersteuner van de burger wordt de eventuele briefwisseling terzake op naam van de burger gevoerd. §2. - Er wordt op geen enkele wijze melding gemaakt van de ondersteunende en begeleidende rol van het OCMW-raadslid. 3. Tussenkomsten ART 110. - Bespoedigingstussenkomsten, waarbij ocmw-raadsleden een administratieve of gerechtelijke procedure proberen te versnellen in dossiers die zonder die tussenkomst weliswaar een langere verwerkingsperiode, maar toch een gunstig gevolg zouden krijgen, zijn niet toegestaan. Het bespoedigen van het dossier van de ene houdt immers automatisch het vertragen van de behandeling van andere dossiers in, wat een vorm van favoritisme is. ART 111. - §1. Verzoeken van een OCMW-raadslid om een burger te begunstigen zijn verboden. §2. - Tussenkomsten bij selectievoerende instanties, die tot doel hebben het bevorderen van kansen op benoeming, aanstelling en bevordering in de administratie en binnen de gerechtelijke sector zijn niet toegestaan. ART 112. - Als ocmw-raadsleden om steun gevraagd worden door of voor kandidaten die een bepaalde functie of bevordering ambiëren, dan delen de mandatarissen aan de kandidaten mee dat de benoeming of bevordering gebeurt op basis van de vastgelegde criteria en verwijzen ze de kandidaten door naar de geëigende instanties. ART 113. - De ocmw-raadsleden mogen wel informatie inwinnen en doorgeven omtrent de voorwaarden en de organisatie van examens en bekwaamheidstests en de procedures voor benoemingen, aanstellingen en bevorderingen. ART 114. - §1. - De ocmw-raadsleden mogen zich engageren tot het uitoefenen van toezicht op de objectiviteit van examens of bekwaamheidstests. Om die objectiviteit te garanderen, kunnen zij inlichtingen inwinnen over de evaluatieprocedures en –criteria. §2. - Bij de eigenlijke selecties komen zij niet tussenbeide. §3. - A posteriori kunnen zij wel vragen stellen over de objectiviteit van het examen of de test, of over de objectiviteit van de evaluatie of de selectie, en in geval van overtreding of van vermoeden van overtreding, kunnen zij de tekortgedane partij bijstand verlenen, als die via de geëigende kanalen beroep aantekent.



ART 115. - §1. - De ocmw-raadsleden mogen werkzoekenden op de hoogte stellen van werkaanbiedingen in de particuliere en de overheidssector. §2. - Voor die informatietaak mogen zij geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers. §3. - Zij moeten zich ook onthouden van enige aanbeveling, zowel schriftelijk als mondeling. 4. Onrechtmatige en onwettelijke voordelen ART 116. - Elke poging tot bevoordeling, waarbij de burger door toedoen van een OCMW-raadslid iets probeert te bereiken wat onrechtmatig of wettelijk niet toelaatbaar is, is verboden. ART 117. - Tussenkomsten van ocmw-raadsleden met de bedoeling de toewijzing of de uitvoering van contractuele verbintenissen met de overheid te beïnvloeden, zijn verboden. 5. Schijndienstbetoon en ongevraagd dienstbetoon ART 118. - §1. - Alle vormen van schijndienstbetoon, waarbij ocmw-raadsleden bewust maar onterecht de indruk wekken dat zij bij de goede afloop van een dossier daadwerkelijk tussenbeide gekomen zijn (eventueel zonder dat de betrokken burger om een tussenkomst heeft gevraagd) zijn niet toegestaan. §2. - Wanneer een burger daar niet om heeft gevraagd, zal het OCMW-raadslid hem niet aanschrijven om hem, in plaats van of naast de officiële kennisgeving, op de hoogte te brengen van de beslissing die genomen werd in een dossier. ART 119. - Alle vormen van ongevraagd dienstbetoon, waarbij ocmw-raadsleden daadwerkelijk optreden om de goede afloop van een dossier te waarborgen, zonder dat de betrokken burger daarom gevraagd heeft, zijn niet toegestaan. 6. Bekendmaking persoonlijke dienstverlening ART 120. - §1. - Het ocmw-bestuur zal op geregelde tijdstippen de lijst van alle ocmw-raadsleden met hun contactadressen en foto bekendmaken bij de bevolking. §2. - Het is de ocmw-raadsleden in hun hoedanigheid van OCMW-raadslid verboden via de kanalen van het ocmw publiciteit te maken voor hun persoonlijke dienstverlenende activiteiten. §3. - Zij kunnen, aanvullend op de informatieverstrekking door de lokale overheid, bekendheid geven aan hun bereikbaarheid voor de bevolking. Deze informatieverstrekking wordt beperkt tot het bekendmaken van een of meer contactadressen, naam en mandaat van de ocmw-raadsleden, spreekuren, telefoon- en faxnummer en e-mailadres. §4. - Publiciteit voor persoonlijke dienstverlening in hun hoedanigheid van OCMW-raadslid is niet toegestaan op lokale en regionale radiozenders en op televisiezenders. ART 121. - §1. - De ocmw-raadsleden maken in hun verkiezingscampagnes en -mailings die gericht zijn op individuen, geen melding van de diensten die zij eventueel voor de betrokkenen hebben verricht. §2. - In geen geval mogen zij de indruk wekken dat zij om steun vragen in ruil voor bewezen diensten. 7. Verkiezingen: do’s en don’ts Deze afspraken gelden voor alle verkiezingen (lokaal, Vlaams, federaal, Europees) en alle politiek getinte aangelegenheden. A. Algemeen Deze bepalingen en afspraken gelden voor iedereen op het territorium van het ocmw. Versie 20130626 – revisienummer 70 36


Iedereen:

ocmw-medewerkers2, mandatarissen, opkomende kandidaten, bezoekers, haarkapsters3, concessionarissen4, huisbewaarders5, cliënten en bewoners)

Territorium van het ocmw: binnen de perceelsgrenzen van het ocmw. Concreet: a. op het volledige terrein van de site Kattestraat (dus parking, gebouwen, …) van CW en De Poort b. binnen de omheining van wzc’s Denderoord en De Populier (terrein en gebouw), met uitzondering van de bewonerskamers (privé-aangelegenheid waar het ocmw geen bevoegdheid ter zake heeft) c. het gebouw De Maretak (met service flats en dienstencentrum), met uitzondering van de bewonersflats d. het gebouw Zonnestraal (inclusief de tuin) e. alle dienstvoertuigen van het ocmw f. de eigen virtuele wereld (netwerk). B. Persoonsgebonden afspraken - Het ocmw met al haar diensten is een openbare instelling. Binnen deze instelling staat neutraliteit voorop, ook inzake politieke thema’s. Binnen het territorium van het ocmw wordt aldus geen mondelinge reclame gemaakt voor één of andere kandidaat, noch tegen bezoekers of cliënten noch tegen (andere) medewerkers. Van mandatarissen en bezoekers wordt dit verwacht, van medewerkers wordt dit geëist. - Voor medewerkers van het ocmw geldt deze vereiste niet alleen binnen het territorium van het ocmw maar ook steeds tijdens de diensturen, ongeacht waar men zich op dit ogenblik bevindt. - Voor raadsleden van het ocmw wordt ook verwezen naar art 71 en 72 van het huishoudelijk reglement (bezoeken inspectierecht van raadsleden). - Op geen enkele wijze zullen persoonsgegevens van medewerkers gegeven worden voor politieke doeleinden. - Op geen enkele wijze mogen persoonsgegevens van cliënten, bewoners, … gebruikt en/of gegeven worden voor politieke doeleinden. C. Drukwerk

2

: algemeen stelt men dat er zes beroepsplichten van de ambtenaar zijn, waaronder neutraliteit: ‘de openbare dienst moet onpartijdig en neutraal zijn. De ambtenaar mag dan ook geen handelingen stellen waardoor het vertrouwen van de burger in een neutraal en onpartijdig bestuur geschaad wordt’. Voor de kabinetsmedewerker van de voorzitter gelden evenwel specifieke en al dan niet afwijkende bepalingen, overeenstemmend met zijn takenpakket.

3

: art. 13 overeenkomst haarkapsters: ‘De haarkapster dient zich te gedragen conform de bepalingen die gelden voor het personeel van het ocmw.’

4

: resp. art. 18 en art. 22 concessiecontract cafetaria Denderoord en De Maretak: ‘De uitbaters en het personeel dat wordt tewerkgesteld, dienen zich te gedragen conform de bepalingen, geldig voor het personeel van het ocmw.’

5

: art. 20 overeenkomst huisbewaarder flats: ‘De huisbewaarder dient zich te gedragen conform de bepalingen die gelden voor het personeel van het ocmw.’



- Ongeadresseerde poststukken van politieke aard worden binnen de woonzorgcentra niet verspreid6. Enkel gewoon reclamedrukwerk wordt in de leefruimtes en zithoeken ter inzage gelegd. Alle politieke drukwerk wordt verzameld bij de secretaris. - Affiches, strooiblaadjes, brochures, infofolders, visitekaartjes en ander politiek drukwerk mag niet bedeeld worden binnen het territorium van het ocmw. Dergelijk drukwerk mag ook niet op zodanige manier gelegd of gehangen worden binnen het territorium dat het duidelijk op te merken valt7. Twee uitzonderingen (toestemmingen): - het afficheren van politiek reclamedrukwerk binnenin een auto: het is niet vereist om telkens bij het binnenrijden van een ocmw-territorium deze reclame te verwijderen - politiek getint drukwerk binnen de exclusief voor de cafetaria bestemde ruimten, indien dit cafetaria in concessie is gegeven. D. Internet & mail - Zowel tijdens de diensturen als daarbuiten mogen het internet, het netwerk en/of de elektronische postmogelijkheden van het ocmw niet gebruikt worden voor politieke doeleinden8. - E-mails die vertrekken vanuit een ‘ocmwgeraardsbergen’-adres, met een politieke inslag, zijn niet toegelaten. - Politiek drukwerk of aanverwanten, al dan niet digitaal, mogen geen verwijzing hebben naar een e-postadres van het ocmw (voorbeeld: [email protected]). Hiervoor moeten eigen persoonlijke mailadres(sen) gebruikt worden. 8. Naleving, controle en sanctionering ART 122. - De naleving van deze deontologische code veronderstelt openbaarheid als enige fundamenteel structurele oplossing om ongeoorloofde tussenkomsten te verhinderen. ART 123. - §1. - De OCMW-voorzitter en het vast bureau zullen er voor zorgen dat de dossierbehandelende ambtenaren elke tussenkomst (ondermeer uitgaande van politieke mandatarissen en partijfunctionarissen op alle niveaus, vertegenwoordigers van drukkingsgroepen en publieke, semipublieke of privéhulpverleners) toevoegen aan het desbetreffende administratieve dossier. §2. - Worden niet beschouwd als tussenkomsten die in het administratief dossier dienen te worden opgenomen: - louter informatieve vragen van algemene of technische aard; - vragen en/of tussenkomsten van raadsleden in het kader van hun functionele en hiërarchische relaties ten aanzien van de behandelende ambtena(a)r(en) of diensten; - het attent maken van ambtenaren op de correcte toepassing van regelgeving en reglementering en het wijzen op de niet-correcte toepassing van regelgeving en reglementering op feiten en gegevens.

6

: postprocedure, op de raad van 25 augustus 2004 behandeld en goedgekeurd.

7

: zie ook art. 25 van het arbeidsreglement: ‘het is verboden drukwerken en gelijkaardige biljetten te verspreiden of aan te plakken, zonder toestemming’.

8

: ik verwijs hierbij ook naar het arbeidsreglement, bijlage 6 (policy inzake gebruik van e-mail en internet), luiken ‘privé-gebruik van e-mail’ en ‘richtlijnen voor het gebruik van internet’, alsook art. 15 en hoofdstuk VII van het arbeidsreglement en artn. 51 tot en met 53 van de organieke wet.



ART 124. - §1. - Er wordt in de OCMW-raad een deontologische commissie ingesteld die waakt over de naleving van de deontologische code. §2. - De voorzitter ervan wordt aangeduid door de raad. Alle fracties maken deel uit van de deontologische commissie. §3. - Ambtenaren of andere personen die geconfronteerd worden met een inmenging van een mandataris of derde die zij in strijd achten met deze deontologische code, wordt verzocht hiervan binnen tien kalenderdagen melding te maken bij de OCMW-secretaris. §4. - Kopie van de melding wordt onverwijld ter kennis gebracht van het betrokken raadslid. §5. - Anonieme klachten zijn onontvankelijk. §6. - De OCMW-secretaris legt de in het tweede lid omschreven meldingen voor aan de deontologische commissie van de OCMW-raad binnen dertig kalenderdagen na ontvangst. §7. - De commissie onderzoekt die meldingen op hun gegrondheid. Daarbij moet het recht van verdediging van het betrokken raadslid worden gevrijwaard. Uitspraak moet geschieden binnen dertig kalenderdagen na ontvangst. §8. - De voormelde termijnen worden verdubbeld in vakantieperiodes. §9. - Als de commissie een inbreuk op de deontologische code vaststelt, dan zal zij een blaam leggen op de betrokken mandataris, of een gedeeltelijke inhouding, tot maximum het minimale bedrag van de presentiegelden, van 1 of meerdere presentiegelden uitvoeren. 9. Doorstroming naar het eigenlijke werk ART 125. - In hun dienstverlening aan de bevolking worden de ocmw-raadsleden geconfronteerd met de individuele en collectieve problemen van de burgers. Daarom zullen de fracties in de raad voor maatschappelijk welzijn minstens één maal per jaar een synthese maken van de meest voorkomende dienstverleningsproblemen waarmee zij worden geconfronteerd. Dat moet ertoe leiden dat de raad voor maatschappelijk welzijn zijn controlerende en regelgevende opdracht doelgerichter kan uitvoeren. 10. Inwerkingtreding, bekendmaking en evaluatie ART 126. - §1. - De code treedt in werking voor de ocmw-raadsleden vanaf 1 februari 2013. §2. - Alle raadsleden ontvangen een afschrift van deze deontologische code. §3. - De deontologische code wordt op de webstek van het ocmw bekend gemaakt. §4. - Na één jaar toepassing zal de raad voor maatschappelijk welzijn een evaluatie houden met het oog op aanpassing en verbetering van de deontologische code.



DEEL 9. ADMINISTRATIEVE AANGELEGENHEDEN ONDERTEKENEN VAN STUKKEN ART. 127. - §1. - De reglementen, beslissingen en akten van de raad voor maatschappelijk welzijn, van het vast bureau en van de bijzondere comités, en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en de bijzondere comités worden ondertekend door de ocmw-voorzitter en meeondertekend door de ocmw-secretaris §2. - De beslissingen en akten van de ocmw-voorzitter of, in voorkomend geval, van de ondervoorzitter, en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op hun ambt, worden door hen ondertekend en worden meeondertekend door de ocmw-secretaris. §3. - De ocmw-voorzitter kan zijn/haar bevoegdheid tot ondertekening schriftelijk opdragen aan één of meer leden van de raad voor maatschappelijk welzijn, tenzij de bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de notulen, zoals vermeld in artikel 181 ocmwdecreet. Die opdracht kan te allen tijde worden herroepen. Het lid aan wie de opdracht is gegeven, moet boven zijn handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht. §4. - De ocmw-secretaris kan zijn/haar bevoegdheid tot ondertekening of medeondertekening, opdragen aan één of meer medewerkers van het ocmw, tenzij de bevoegdheid betrekking heeft op de ondertekening van de notulen, zoals vermeld in artikel 181 ocmw-decreet. De medewerkers aan wie de opdracht tot ondertekening of medeondertekening is gegeven, moeten boven hun handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht. §5. - De opdrachten tot ondertekening of medeondertekening worden schriftelijk gegeven en zijn te allen tijde herroepbaar. De raad voor maatschappelijk welzijn wordt daarvan op de hoogte gebracht tijdens zijn eerstvolgende vergadering. §6. – Dit artikel primeert steeds op de andere artikels die volgen uit het onderdeel ‘ondertekenen stukken’ ART. 128. – Er is vanwege de ocmw-voorzitter en ocmw-secretaris géén delegatie voor de ondertekening van volgende stukken: - brieven aan cliënten over het bcsd (uitnodigingen) en aan raadsleden over de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en het bcsd (uitnodigingen) - alle briefwisseling over onderhoudsplicht (zowel betreffende leefloon als ten laste name in de woonzorgcentra); - alle brieven waarin een subrogatieregeling is opgenomen (ziekte-uitkeringen, werkloosheidsuitkeringen, …); - alle soorten overeenkomsten met cliënten (GPMI, schuldbemiddeling, ...); - alle soorten overeenkomsten met derden (met uitzondering van stageovereenkomsten studenten) inclusief bijlagen en addenda; - alle andere overeenkomsten; - brieven waarbij opzeg gegeven wordt aan medewerkers; - legitimatiebewijzen; - Alle niet in dit deel 9 opgenomen briefwisseling. ART. 129. - §1. – De briefwisseling aan de medewerkers van het ocmw, niet vallend onder voorgaand artikel, worden getekend door de ocmw-secretaris. §2. – De maandfacturen van de werkzaamheden door het departement P&L worden getekend door het betrokken departementshoofd en meeondertekend door de ocmwsecretaris, rekening houdend met art 140ter van dit reglement, dat voorrang heeft op dit artikel. Versie 20130626 – revisienummer 70 40


§3. – alle voor eensluidend verklaarde afschriften worden ondertekend door de ocmwsecretaris, die dit kan doordelegeren aan één of meer andere medewerkers. ART. 130 - §1. - De beslissingen, de akten, de verslagen en de brieven van de financieel beheerder ocmw worden door hem/haar ondertekend als ze specifiek betrekking hebben op de aan hem/haar toevertrouwde taken. §2. - De financieel beheerder ocmw kan zijn/haar bevoegdheid tot ondertekening of medeondertekening, opdragen aan één of meer medewerkers van het ocmw, met uitzondering van dwangbevelen. De medewerker aan wie de opdracht tot ondertekening of medeondertekening is gegeven, moeten boven hun handtekening, naam en functie tevens melding maken van die opdracht. §3. - De opdrachten tot ondertekening of medeondertekening worden schriftelijk gegeven en zijn te allen tijde herroepbaar. De ocmw-secretaris wordt op de hoogte gebracht. ART. 131. – Bij de invoering van het budgethouderschap, zijn de budgethouders gemachtigd de ermee verband houdende documenten zelf te ondertekenen. ART. 132. – Er is vanwege de ocmw-voorzitter en ocmw-secretaris delegatie voor de ondertekening van volgende stukken (waarbij zo maximaal mogelijk getracht wordt om dit op elektronische wijze af te handelen): 1. Sociaal Huis Geraardsbergen: alle stukken van alle aard, met uitzondering van overeenkomsten: aan de coördinator van het Sociaal Huis Geraardsbergen. Alle uitgaande communicatie verloopt met eigen SHG-logo, briefpapier en omslagen; 2. dep. Maatschappelijk welzijn, alle diensten: officieel door het ocmw afgeleverde attesten (voorbeelden: attesten op verzoek van betrokkene, attest voor het bekomen van sociaal tarief, studietoelage, …): de medewerker aan wie de taak of opdracht, verband houdende met het attest, is gedelegeerd. 3. dep. Maatschappelijk welzijn, dienst Thuiszorg: alle brieven, alle attesten schuldvordering van de poetsdienst aan andere ocmw-diensten en alle attesten schuldvordering van maaltijden aan huis aan andere ocmw-diensten: aan het diensthoofd Thuiszorg; 4. dep. Maatschappelijk welzijn, Algemene sociale dienst: brieven in het kader van de collectieve schuldenregeling: door de collectieve schuldenregelaar; 5. dep. Maatschappelijk welzijn, Algemene sociale dienst: alle brieven in het kader van de schuldhulpverlening (budgetbegeleiding, budgetbeheer, schuldbemiddeling, collectieve schuldenregeling) aan cliënten of derden-schuldeisers van cliënten, inclusief aanvragen en regelingen van afbetaalplannen en betalingsfaciliteiten: aan de maatschappelijk werker die het dossier beheert; 6. dep. Maatschappelijk welzijn, Algemene sociale dienst: brieven waarbij personen uitgenodigd worden om op een bepaalde datum langs te komen bij een maatschappelijk werker voor een sociaal onderzoek: aan de maatschappelijk werker die het dossier beheert; 7. dep Maatschappelijk welzijn, dienst Huisvesting: alle briefwisseling in kader uithuiszettingen 8. dep. Maatschappelijk welzijn, kinderdagverblijf Zonnestraal: briefwisseling aan de ouders over de ouderbijdrage: de verantwoordelijke van het kinderdagverblijf; 9. dep. Maatschappelijk welzijn, kinderdagverblijf: attesten inzake uitgaven voor de opvang van kinderen van minder dan 12 jaar, voor belastingsaangifte: de verantwoordelijke van het kinderdagverblijf: wordt voor deze aangelegenheid aanzien als zijnde de gemachtigde om de opvangvoorziening te vertegenwoordigen; 10. dep. Ouderenzorg, alle diensten: officieel door het ocmw afgeleverde attesten: de medewerker aan wie de taak of opdracht, verband houdende met het attest, is gedelegeerd; 11. dep. Ouderenzorg, opnamedienst: alle briefwisseling; 12. stafdiensten secretaris: de begeleidende brieven bij uittreksels die bezorgd worden, onder voorwaarde van afdoende motivering en vermelding van beroepstermijnen: medewerker(s) van het centraal secretariaat; Versie 20130626 – revisienummer 70 41


13. dep. Algemene zaken, juridisch medewerker: alle gebruikelijke briefwisseling in het kader van de verzekeringen, uitgezonderd bij twijfel of bij weigering als arbeidsongeval vanwege de verzekeraar; 14. dep. Algemene zaken, dienst P&O: alle stukken van alle aard over vorming: vormingsambtenaar; 15. dep. Algemene zaken, dienst P&O: alle ontvangstmeldingen en brieven waarbij extra informatie opgevraagd wordt, in het kader van een selectieprocedure: de bevoegde medewerker; 16. dep. Algemene zaken, dienst P&O: aanvragen aan de RVA voor loopbaanonderbrekingen en andere: de ocmw-secretaris; 17. dep. Algemene zaken, P&O: brieven die meedelen aan de medewerker dat de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau of de secretaris een beslissing hebben genomen, vergezeld van het uittreksel van die beslissing: de bevoegde medewerker, te coördineren door het diensthoofd; 18. dep. Algemene zaken, Privaat patrimonium: alle brieven aan gebruikers van percelen naar aanleiding van bekendmakingen (milieuvergunningen, …), onderhandse verkopen: de bevoegde medewerker; 19. dep. Algemene zaken, Vrijwilligerswerking: alle individuele communicatie aan en over vrijwilligers (voorbeelden: aangifte bij RVA van vrijwilligerswerk voor een niet-commerciële organisatie, … met uitzondering van de allereerste verwelkomingsbrief): de bevoegde medewerker 20. dep. Financiële zaken, dienst Financiën: alle brieven over de invordering van schuldvorderingen: financieel beheerder ocmw (die kan doordelegeren, m.u.v. dwangbevel); 21. dep. Financiële zaken, dienst Budget-en-aankoopbeheer: alle communicatie waaronder brieven in het kader van onderzoek voor de gunning van overheidsopdrachten: diensthoofd BAB. ART. 133 – Op eenvoudig verzoek van de gemachtigde ondertekenaar kan elk uitgaand stuk, in afwijking van de hoger bepaalde artikelen, toch nog door de ocmw-voorzitter en ocmwsecretaris ondertekend worden (indien dit bijvoorbeeld meer gewicht kan geven aan het dossier). DAGELIJKS BESTUUR ART. 134. - Worden beschouwd als opdrachten van dagelijks bestuur in de zin van artikel 52, 11° van het ocmw-decreet: 1° De bevoegdheid om binnen de grenzen van een goedgekeurd budget wijzigingen aan te brengen aan een overeenkomst voor zover hieruit geen bijkomende uitgaven voortvloeien van meer dan 10%; 2° De vervreemding van roerende goederen aan niet-ocmw-medewerkers, welke volledig afgeschreven zijn; 3° Het bepalen van de indicatieve data van samenkomsten van de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en de bijzondere comités, met het oog op het tijdig vastleggen van de data in het belang van de goede werking van de diensten. Deze data zijn zoals gesteld slechts indicatief in functie van de vlotte werking en kunnen steeds door de ocmw-voorzitter gewijzigd worden. DAGELIJKS PERSONEELSBEHEER ART. 135. - §1. - Worden beschouwd als opdrachten van dagelijks personeelsbeheer, zoals gevraagd in artikel 52, 24° van het ocmw-decreet, om door de ocmw-secretaris (en de diensten o.l.v. de ocmw-secretaris) te laten uitoefenen: A. Individueel personeelsbeheer: 1° Afleveren van individuele attesten van sociale zekerheid; 2° Toelating verlenen voor stages; Versie 20130626 – revisienummer 70 42


3° Individuele toepassingen van de bepalingen over vorming en evaluatie (individuele opvolging van de evaluatie, vormingsaanvragen, concrete invulling van het recht en de plicht op vorming conform de rechtspositieregeling); 4° Goedkeuren van afwezigheden, dienstvrijstellingen en verlof; 5° Opdracht tot aanvraag controle op ziekte, rekening houdend met de afspraken rond systematiek in de controle; 6° Goedkeuren van loopbaanonderbrekingen, verminderingen van de beroepsactiviteit en andere bestaande maatregelen ter zake (behelst ook het ondertekenen van alle aanvragen hiertoe); 7° Toekennen van een permanentietoelage; 8° Individuele weddenvaststelling, inclusief de beslissing over de overname van anciënniteiten; 9° Overige bevoegdheden die in de rechtspositieregeling aan de ocmw-secretaris zijn toegewezen; 10° Organisatie van de individuele werkplek: plaats waar de medewerker zijn of haar dagelijkse arbeid verricht alsook de inrichting ervan; 11° Opvolging van de prikfouten en ontbrekende boekingen, zoals voorzien in de bijlagen 2 en 3 van het arbeidsreglement; 12° in overeenstemming met de deontologische code voor de medewerkers van het OCMW Geraardsbergen (punt 3.4): nagaan van eventuele onverenigbaarheden van nevenwerkzaamheden van medewerkers; 13° Toelating geven aan personen die een wedde/loon krijgen van het OCMW Geraardsbergen om gebruik te maken van accommodatie van het ocmw voor de organisatie van een pensioen- of afscheidsfeestje; 14° Toelating geven aan medewerkers om materiaal en materieel van het ocmw te ontlenen; 15° Uitgifte van legitimatiebewijzen voor ocmw-medewerkers; 16° De vervreemding van roerende goederen die buitengebruik gesteld zijn, aan ocmwmedewerkers (met de boekhoudkundige waarde als minimale verkoopprijs); 17° Beslissingen ten voordele van of noodzakelijk voor het psychisch welzijn van medewerkers, werkgerelateerd; B. Collectief personeelsbeheer: 1° Het vastleggen van collectieve vakantieperiodes en feestdagen, maar onder voorbehoud van eventuele nadere regels die het vast bureau kan uitwerken; 2° Het beslissen over collectieve dienstvrijstellingen, binnen de grenzen die door de rechtspositieregeling zijn gesteld. §2. - Deze bevoegdheden kunnen slechts uitgeoefend worden binnen de wettelijke bepalingen, het contingent aan personeel dat door de raad is vastgelegd, en de budgettaire middelen die voor de werking ter beschikking zijn gesteld. De ocmw-secretaris brengt verslag uit over de uitoefening van deze bevoegdheden aan het vast bureau. §3. – De aan de ocmw-secretaris gedelegeerde bevoegdheden van dit artikel, kunnen door de ocmw-secretaris toevertrouwd worden aan leidinggevende medewerkers. Dit gebeurt via secretarisbesluit. AAN DE ADMINISTRATIE OVERGEDRAGEN BEVOEGDHEDEN Ocmw-secretaris ART. 136 - §1. - De raad voor maatschappelijk welzijn delegeert bijkomend volgende bevoegdheden aan de ocmw-secretaris: 1° Alle aangelegenheden betreffende formele klachten mobbing (geweld, pesterijen, ongewenst seksueel gedrag, ...) tenzij de ocmw-secretaris betrokken partij is als klager of aangeklaagde; 2° Uitgaven tot en met het bedrag zoals ook bij de stad is voorzien, gebeuren door de ocmw-secretaris en door de ocmw-voorzitter door de ondertekening van een bestelbon;



Elke op deze wijze gedane uitgave hoger dan 5 000 EUR excl. btw wordt meegedeeld aan het vast bureau; 3° Alle bepalingen in de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement van het ocmw, waarbij taken of bevoegdheden aan de ocmw-secretaris zijn toegewezen; 4° Het gunnen van overheidsopdrachten, onder voorwaarde van een voorafgaand positief advies, overeenstemmend met dat van de dienst BAB, vanwege het college van burgemeester en schepenen.

Financieel beheerder ocmw ART. 137. – De raad voor maatschappelijk welzijn delegeert bijkomend volgende bevoegdheden aan de financieel beheerder ocmw: 1° In overleg met de ontvanger van de stad beslissen volgens welke frequentie de schijven van de gemeentelijke bijdrage door de gemeente aan het ocmw worden betaald. Indien geen overeenkomst wordt bereikt, dient de gemeente, in overeenstemming met artikel 145 2e lid maandelijks minstens een twaalfde van de bijdrage aan het ocmw uit te betalen. 2° Beslissen, op vraag van het diensthoofd Algemene sociale dienst, om een voorschot uit te betalen aan cliënten, onder de cumulatieve voorwaarden dat er hierover een beslissing van financiële steun bestaat en hieraan geen afbetaalplan wordt gekoppeld. Overige medewerkers ART. 137bis/1. – De raad voor maatschappelijk welzijn delegeert aan de ocmw-secretaris die doordelegeert aan de verantwoordelijke van het dienstencentrum De Maretak volgende bevoegdheden: 1° In overeenstemming met het huishoudelijk reglement dienstencentrum ‘De Maretak’ beslist de verantwoordelijke van het dienstencentrum over de aanvragen die hij/zij ontvangt voor het gebruik van de polyvalente zaal en aanhorigheden. ART. 137bis/2. – De raad voor maatschappelijk welzijn delegeert aan de ocmw-secretaris die doordelegeert aan het departementshoofd Algemene zaken, die mits mededeling aan de raad kan doordelegeren, volgende bevoegdheden: 1° gebruik door externen van het ict-leslokaal in het CW-gebouw. Genomen beslissingen worden meegedeeld aan het vast bureau. ART. 137bis/3. – De raad voor maatschappelijk welzijn delegeert aan de ocmw-secretaris die doordelegeert aan het departementshoofd Patrimonium & logistiek, die mits mededeling aan de raad kan doordelegeren, volgende bevoegdheden: nihil ART. 137bis/4. – De raad voor maatschappelijk welzijn delegeert aan de ocmw-secretaris die doordelegeert aan het departementshoofd Maatschappelijk welzijn, die mits mededeling aan de raad kan doordelegeren, volgende bevoegdheden: nihil ART. 137bis/5. – De raad voor maatschappelijk welzijn delegeert aan de ocmw-secretaris die doordelegeert aan het departementshoofd Ouderenzorg, die mits mededeling aan de raad kan doordelegeren, volgende bevoegdheden: nihil ART. 140bis/6. – Aanvulling van voorraadgoederen worden via bestelbon getekend door de ocmw-secretaris en ocmw-voorzitter. Budgethouderschap



ART. 137ter/1. – Facturen inzake interne facturering binnen eenzelfde departement: het departementshoofd regelt binnen het eigen departement de wijze van facturering, waarbij minstens 2 verschillende handtekeningen geplaatst worden. De wijze of wijzigingen hieraan, worden meegedeeld aan het vast bureau. ART. 137ter/2. – Facturen inzake interne facturering over meer dan één departement: minstens twee verschillende handtekeningen zijn vereist, waarvan minimaal één handtekening van de ‘leverancier’ en minstens één handtekening van de ‘ontvanger van diensten of leveringen’. De ontvanger legt de werkwijze vast en deelt dit, alsook elke wijziging, mee aan het vast bureau.

DEEL 10. SLOTBEPALINGEN

ART. 138. - §1. – Dit reglement werd vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn van 28 april 2010 en treedt in werking vanaf 15 mei 2010. Het bestaande reglement houdt op te bestaan vanaf 15 mei 2010. §2. - Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 december 2011 tot wijziging van het huishoudelijk reglement OCMW Geraardsbergen: wijzigingen aan artikelen 2 §3, 8 §1, 36 §3, 37 §2, 44 §2, 45 §1, 46 §2, 48 §2, 53 §§5 en 8, 55 §6, 62 §§1-3, 71 §3, 72 §2, 73 §§1-3, 80 §7, 81 §3, 82, 89 §§1 en 2, 130 §4, 131, 132 §§1 en 2, 133 §2, 135, 137, 138 §1, 139 §1, 140 en toevoegen van de artikelen 55 §9, 74bis, 132 §3, 138 §3, 140bis/1, 140bis/2, 140bis/3, 140bis/4, 140bis/5, 140ter/1, 140ter/2 en 141 §2. §3. - Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn maatschappelijk welzijn van 27 februari 2013 tot vaststelling van het huishoudelijk reglement OCMW Geraardsbergen – inclusief deontologische code: vorige versie, met aanpassingen in volgende artikels: 2 §4, 8 §1, 10 §1 en §3, 14 §2, 24, 27, 28, 35, 36 §1, §3 en §6, 37 §3, 43 §1, 44 §1, 46 §3, 49 §2 en §4, 50 §1, 53 §8 en §10, 54 §7, 55 §2, §3, §6, §7 en §9, 56 §3, 57 §2, 58, 66, 67 §1 en §2, 68, 70 §2, 5°, 70 §4 en §6, 71 §3, 72 §3, 74 §1, 74 bis §2, 76, 79, 80 §3,§4 en §6, 85 §1 en §2, 86 §1, §3 en §4, 89 §1 en §2, 128, 130 §1 en §2, 132, 134, 2°, 135 §1, 136 §1, 137, 140 bis/6, 138 §3 en schrapping van de inhoud van het artikel 84. §4. - Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn maatschappelijk welzijn van 22 mei 2013 tot wijziging van het huishoudelijk reglement OCMW Geraardsbergen: vorige versie, met aanpassingen in volgende artikels: 2 § 2, 79 § 5 en 80 § 5. §5. – Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 juni 2013 tot wijziging van het huishoudelijk reglement OCMW Geraardsbergen – inclusief deontologische code, met toevoeging van volgend artikel: 99bis.


HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN HET OCMW GERAARDSBERGEN

Recommend Documents