HUISHOUDELIJK REGLEMENT Ngi

Utrecht, 24 november 2011

HUISHOUDELIJK REGLEMENT Ngi Artikel 1: Algemeen a. Dit reglement is door de Algemene ledenvergadering van het Ngi vastgesteld op grond van het bepaalde in artikel 30 van de statuten van het Ngi, voorheen Nederlands Genootschap voor Informatica (versie 11 augustus 2011). b. Dit huishoudelijk reglement geldt voor alle organen van het Ngi (zoals genoemd in artikel 11 van de statuten van het Ngi), tenzij een orgaan over een eigen huishoudelijk reglement beschikt. Het eigen huishoudelijk reglement van een orgaan van het Ngi mag niet in strijd zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement van het Ngi. Artikel 2: Gewone leden a. De leden worden ingeschreven in een ledenregister. Dit register wordt bijgehouden conform de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. b. Leden zijn gerechtigd: • De statuten en het huishoudelijk reglement en de daarop aangebrachte wijzigingen, evenals het officiële orgaan van het Ngi zonder additionele kosten te ontvangen en toegang te hebben tot het voor leden afgeschermde deel van de website zonder additionele kosten • Tijdig in kennis te worden gesteld van de activiteiten van het Ngi. • Deel te nemen aan activiteiten tegen betaling van een toegangsprijs, welke speciaal voor leden zal worden vastgesteld. • Lid te worden van één of meer afdelingen, mits zij aan de daartoe gestelde vereisten voldoen, en de afdelingen geen beperkingen stellen met betrekking tot aantallen leden. Bij instelling van beperkingen met betrekking tot aantallen leden door een afdeling wordt dit door de afdeling bekend gemaakt in het officieel orgaan van het Ngi. • Lid te zijn van de regio waarin zij wonen, tenzij zij expliciet te kennen geven tot een andere regio te willen behoren. Dit wordt aangetekend in het ledenregister. • Aanwezig te zijn bij algemene ledenvergaderingen. • Verkiesbaar te zijn voor enige bestuursfunctie. • Kandidaat te zijn voor benoeming in het bestuur van een Afdeling of Regio. c. Leden zijn verplicht: • Daadwerkelijk mee te werken aan de realisering van het doel van het Ngi, zoals weergegeven in artikel 3 van de statuten. • De jaarlijkse individueel verschuldigde contributie uiterlijk vóór 1 april, dan wel binnen drie maanden na aanmelding te voldoen. • Adreswijzigingen zo spoedig mogelijk schriftelijk aan het Ngi-bureau te melden dan wel zelf in te voeren op de website. Artikel 3: Donateurs Aan het donateurschap kunnen geen rechten ontleend worden, noch zijn er verplichtingen aan verbonden. Artikel 4: Besluitvorming a. Algemeen Tijdens algemene ledenvergaderingen, vergaderingen van het Ngi-bestuur, commissiebesturen en Beleidsraad kunnen op verschillend gebied besluiten worden genomen. Onderscheid wordt gemaakt tussen besluiten over personen en besluiten over zaken. Voor beide gevallen geldt: • Stemmen kan slechts geschieden door ter vergadering aanwezige stemgerechtigden, die elk één stem uitbrengen.

1

Besluiten kunnen slechts bij volstrekte meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen worden genomen, tenzij in de statuten of dit reglement anders is bepaald. • Ondeugdelijk ingevulde of blanco stembriefjes worden als niet uitgebracht beschouwd. b. Schriftelijke stemming Een schriftelijke stemming geschiedt volgens de volgende regels: • Er worden alleen ongewaarmerkte stembriefjes gebruikt, die na invulling door de stemgerechtigden gesloten ingeleverd worden. • Door de voorzitter van de vergadering wordt een aangewezen tweetal stemgerechtigden met de ad hoc taak van stembureau belast. Dit stembureau brengt verslag uit over het stemmingsresultaat. c. Stemming over personen Een keuze met betrekking tot personen kan geschieden: • Bij acclamatie, indien voor een vacature slechts één kandidaat voorgedragen wordt, en indien geen der stemgerechtigden vraagt om schriftelijke stemming. • Schriftelijk volgens de procedure vermeld in lid b, waarbij de stemgerechtigden niet meer namen of andere namen mogen vermelden op het stembriefje dan die van de voorgestelde personen. • Personen zijn verkozen als zij een volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen hebben bereikt in één stemronde. Bij staking der stemmen of niet behalen der volstrekte meerderheid vindt een herstemming plaats waarbij steeds de persoon met het minste aantal behaalde stemmen afvalt. • Bij staking der stemmen tussen twee personen beslist het lot, door de voorzitter van de vergadering uitgevoerd. • Bij stemming over personen kunnen op de stembriefjes genoemd in artikel 15 lid 7 van de statuten ten hoogste zoveel namen van kandidaten worden vermeld als er functies vacant zijn. • Stembriefjes die meer namen bevatten dan er functies vacant zijn, alsook stembriefjes, waarop ingeval sprake is van een bindende voordracht, andere namen zijn vermeld dan in die voordracht, zijn evenals ondertekende stembriefjes ongeldig. • Indien bij eerste stemming geen der of niet alle vacatures zijn vervuld, vinden op gelijke wijze als bij de eerste stemming herstemmingen plaats tussen de kandidaten, telkenmale met uitzondering van diegene, die bij de vorige stemming het geringste aantal stemmen heeft verkregen. • Indien op kandidaten een gelijk aantal stemmen is uitgebracht, vindt indien nodig tussen hen herstemming plaats; wanneer op deze kandidaten opnieuw een gelijk aantal stemmen wordt uitgebracht, beslist het lot. • Indien de verkiezing niet plaats heeft uit bindende voordrachten, heeft vrije stemming en eventueel herstemming plaats op gelijke wijze als voor verkiezing uit bindende voordrachten is bepaald, met dien verstande dat bij herstemming slechts kan worden gestemd tussen degenen op wie bij vorige stemming is gestemd, een en ander telkenmale met uitzondering van degene, die toen het geringste aantal stemmen heeft verkregen. •

Andere stemmingen betreffende personen geschieden steeds schriftelijk, volgens de in lid b van dit artikel genoemde procedure. d. Stemming over zaken Bij een stemming over zaken is slechts de beoordeling van één zaak mogelijk. Slechts uit de alternatieven vóór, tegen of blanco kan worden gekozen. Stemmingen over zaken geschieden bij handopsteken, met uitzondering van de volgende situaties: • Indien één of meer stemgerechtigden dit kenbaar maken, zal de voorzitter van de vergadering een hoofdelijke stemming organiseren. Door middel van de presentielijst wordt de stemgerechtigden zo mogelijk op alfabetische volgorde gevraagd hun stem mondeling uit te brengen, waarvan door de secretaris of een ander door de voorzitter aangewezen persoon de individuele resultaten op de lijst der stemgerechtigde

2

•

aanwezigen worden aangetekend. Het afroepen van de namen der stemgerechtigden begint met een gelote naam. Indien de vergadering beslist over een zaak schriftelijk te willen stemmen, dan zal dat geschieden zoals weergegeven in lid b van dit artikel.

Artikel 5: Vergaderingen van de Algemene Ledenvergadering a. De Algemene Ledenvergadering komt ten minste tweemaal per jaar in vergadering bijeen, en wel éénmaal vóór 1 juni (de voorjaarsvergadering) en éénmaal vóór 1 december (de najaarsvergadering). b. De agenda voor de voorjaarsvergadering bevat ten minste de volgende punten: • Het goedkeuren van het jaarverslag van het Ngi; de jaarverslagen van de afdelingen en de regio’s worden door de Algemene Ledenvergadering voor kennisgeving aangenomen. • Het goedkeuren van de jaarrekening van het Ngi, tenzij een voorbehoud is gemaakt, evenals het dechargeren van het bestuur met betrekking tot het gevoerde beleid over het afgelopen verenigingsjaar. Een onderdeel van deze jaarrekening is de geconsolideerde jaarrekening van de afdelingen, respectievelijk van de regio’s. • Verslag van de financiële controlecommissie. • Benoeming van de leden van de financiële controlecommissie, conform artikel 27 van de statuten. • Overzicht van afdelingen van het Ngi, die een bijzondere positie innemen (eigen statuten, Associatie met een vereniging buiten het Ngi. c. De agenda voor de najaarsvergadering bevat ten minste de volgende punten: • Het goedkeuren van de uitgangspunten en het aangeven van de hoofdlijnen van het Ngi-beleid, gecoördineerd door het bestuur. • Het goedkeuren van een meerjaren beleids- en activiteitenplan, gecoördineerd door het bestuur, evenals het goedkeuren van de daarmede verband houdende indicatieve begrotingen voor de volgende jaren. • Het goedkeuren van het jaarlijkse beleids- en activiteitenplan opgesteld door het bestuur, evenals de jaarbegroting van het Ngi, met als onderdeel de investeringsbegroting. Onder een investering wordt gerekend die zaken, die over meerdere jaren profijtelijk zullen zijn. Een begroting van een afdeling, respectievelijk regio wordt geacht door de Algemene Ledenvergadering te zijn goedgekeurd, indien voldaan is aan de voorwaarden vermeld in artikel 11 lid a en b van dit huishoudelijk reglement. • Verslag van de financiële controlecommissie. • Het vaststellen van de contributie als bedoeld in de artikelen 7 en 27 van de statuten, benevens een kortingsregeling voor (door de Algemene Ledenvergadering vastgestelde) categorieën leden. • Het goedkeuren van nieuwe investeringen, waarin niet is voorzien binnen de begroting. d. De secretaris van het bestuur draagt zorg voor het maken en zo spoedig mogelijk verspreiden van de notulen en besluitenlijst, tenzij de Algemene Ledenvergadering daartoe iemand anders aanwijst. Artikel 6: Benoeming en ontslag Ngi-bestuursleden a. Het bestuur is verplicht een vacature in het bestuur tijdig binnen de vereniging te melden. Tijdig betekent, dat mogelijke kandidaten zich nog vóór de uitnodiging van vergaderingen van de Algemene Ledenvergadering kunnen aanmelden. b. Het Ngi-bestuur legt een voorstel met een of meer kandidaten voor een bestuursfunctie voor aan de Algemene Ledenvergadering. Een voordracht voor een bestuursfunctie, opgesteld door een of meer organen, dan wel vanuit de Ngi-leden, wordt slechts geaccepteerd, indien zij door ten minste 5 leden is ingediend en voorzien is van een bereidverklaring van de betrokken kandidaat. c. Een voordracht voor de vervulling van de functie van penningmeester wordt vooraf ter advies voorgelegd aan de financiële controlecommissie. Wanneer het bestuur het advies van de

3

financiële controlecommissie niet overneemt, dan wordt de voordracht samen met het advies van de financiële controlecommissie voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. d. De beslissing over een benoeming wordt genomen door de Algemene Ledenvergadering, conform artikel 18 van de statuten van het Ngi. Artikel 7: Functies binnen het Ngi-bestuur a. Zoals in artikel 17 lid 5a van de statuten is vermeld, kent het bestuur in elk geval de functies voorzitter, vicevoorzitter, secretaris en penningmeester. Voorzitter en penningmeester worden in functie gekozen, waarbij de financiële controlecommissie adviesrecht heeft voor de functie van penningmeester. De functieverdeling is verder aan het Bestuur met dien verstande, dat voor de volgende portefeuilles expliciet minstens één bestuurslid verantwoordelijk moet worden gesteld: Regio’s, Afdelingen en Communicatie. Deze functies mogen niet worden gecombineerd en ook niet met de functie van voorzitter of penningmeester. Artikel 8: Beleidsraad a. De Beleidsraad is het beleidsorgaan van het Ngi, zoals bepaald in artikel 11 van de statuten en wordt geleid door een uit dit beleidsorgaan aan te wijzen voorzitter, zoals bepaald in artikel 23 lid 2 van de statuten. De taken van de voorzitter van de Beleidsraad zijn onder andere: • Het samenstellen van de agenda. • Het leiden van de vergaderingen van de Beleidsraad. • Het zorgdragen voor communicatie met en terugkoppeling van de besluiten van de Beleidsraadsvergadering naar het Ngi-bestuur en de besturen van de afdelingen en regio's. • Het zorgdragen voor continuïteit van het voorzitterschap van de Beleidsraad, zodanig dat aan het eind van de Beleidsraadsvergadering de voorzitter van de volgende vergadering aangewezen wordt. Het voorzitterschap gaat in aan het eind van de gehouden Beleidsraadsvergadering. De voorzitter wordt voor een kalenderjaar aangewezen en is meteen herkiesbaar voor een volgende periode (met een maximum van 5 jaar). b. De Beleidsraad vergadert minimaal viermaal per jaar, en verder zo vaak als de voorzitter of ten minste vier leden dit wenselijk achten. c. De Beleidsraad kan gevraagd (onder andere betreffende de stukken behorende bij een algemene ledenvergadering) of ongevraagd (door eigen initiatieven) adviseren aan het Ngibestuur, respectievelijk de Algemene Ledenvergadering. d. Bestuursleden en leden hebben als toehoorder toegang tot de vergaderingen van de Beleidsraad. Artikel 9: Nadere regelingen betreffende besluitvorming ten behoeve van afdelingen en regio’s a. Het zittende bestuur van een afdeling, respectievelijk regio draagt nieuwe bestuursleden, voor aan het Ngi-bestuur van het Ngi. De nieuwe samenstelling van het bestuur van een afdeling of regio wordt uiteindelijk definitief benoemd door een goedkeuringsbesluit van de Algemene Ledenvergadering. Een bestuurslid van een afdeling of regio wordt benoemd voor een zittingsduur van drie jaar, en is na aftreden direct benoembaar. b. De in artikel 20 van de statuten van het Ngi gegeven regels voor de vergaderingen van het Ngi-bestuur, gelden eveneens voor de vergaderingen van het bestuur van een afdeling, respectievelijk regio, met dien verstande dat de frequentie van vergaderen in onderling overleg wordt vastgesteld. c. Functiebeschrijvingen van bestuursleden van afdelingen en regio’s: a. Voorzitter van geledingbestuur leidt geledingactiviteiten en vertegenwoordigt de geleding naar het Ngi-bestuur en in de Beleidsraad.

4

b. Secretaris van geledingbestuur verzorgt de informatie naar de leden en andere relevante relaties. Het verdient aanbeveling deze functie te combineren met die van webredacteur. c. Penningmeester van het geledingbestuur verzorgt de begroting, het innen en overmaken van entreegelden bij evenementen, goedkeuring van de uitgaven voor de geleding en beoordeling van het rekening courant saldo van de geleding. d. Programmacommissarissen (deze functie kan in combinatie met elke hierboven genoemde functie) zorgen voor het evenementenprogramma. e. Webredacteur zorgt voor een actuele inhoud van de webpagina’s van de geleding en (ondersteuning bij) de evenementen publicaties en nieuwsbrieven van de geleding. f. Elke functionaris heeft minstens één plaatsvervanger. d. Bij geschillen, waar een of meerdere afdelingen en/of een of meerdere regio’s zijn betrokken, zal het bestuurslid, dat afdelingen resp. regio’s in zijn portefeuille heeft de eerst aangewezene zijn om dat geschil op te lossen, tenzij dat bestuurslid onderdeel is van het geschil. In dat geval zal een ander bestuurslid die rol moeten vervullen. Artikel 10: Associaties a. Associaties met andere buiten de vereniging bestaande organisaties kunnen door het Ngibestuur gesloten worden, onder de voorwaarde dat (achteraf) de Algemene Ledenvergadering deze Associatie goedkeurt, op een daartoe strekkend voorstel van het Ngi-bestuur. Daarbij dient ten minste de financiële verhouding tussen de partners afdoende geregeld en vastgelegd te zijn, onder andere met betrekking tot exploitatiekosten, vermogen en consequenties bij eventuele liquidatie van de geassocieerde rechtspersoon. b. Van afdelingen van het Ngi, die een bijzondere positie innemen (eigen statuten, Associatie met een vereniging buiten het Ngi), wordt door het Ngi-bestuur een overzicht bijgehouden. Dat overzicht wordt eenmaal per jaar aan de Algemene Ledenvergadering (op de voorjaarsvergadering) verstrekt. Zij volgen alle in dit reglement genoemde bepalingen, tenzij in het overzicht expliciet een andere regel vermeld is. Artikel 11: Financiële ruimte voor de Ngi-penningmeester, als gevolg van een goedgekeurde begroting a. Een begroting voor de vereniging, goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering, machtigt de Ngi-penningmeester of diens gedelegeerde(n) tot het verrichten van betalingen binnen het kader van die goedgekeurde begroting. b. Overschrijding van de goedgekeurde begroting van de gehele vereniging is in principe niet toegestaan. Indien de overschrijding 15% van het begrotingstotaal.of hoger is, worden terstond maatregelen genomen, die verdere overschrijding tegengaan. Daarnaast wordt de Beleidsraad en de financiële controlecommissie hierover door het Bestuur geïnformeerd. Zijn de maatregelen niet afdoende binnen een tijdsbestek van 6 maanden dan wordt de Algemene Ledenvergadering bijeengeroepen en geconsulteerd. Artikel 12: De financiële controlecommissie (afgekort FCC) a. De FCC, als genoemd in artikel 27 van de statuten en in artikel 5 van dit reglement, bestaat uit drie personen, terwijl tevens een reservelid aangewezen is. De leden ervan worden elk jaar gekozen uit de leden. Herverkiezing is tot maximaal 5 jaar mogelijk, waarbij een schema van aftreden vastgesteld wordt. b. De FCC heeft een controlerende taak ten aanzien van het financiële beleidshandelen van het bestuur in relatie tot de eerder goedgekeurde begroting, steunend op documenten en het rapport van de controlerend accountant. De FCC adviseert hierin de Algemene Ledenvergadering en de Ngi-penningmeester. c. De FCC overlegt ten minste tweemaal per jaar met de Ngi-penningmeester, te weten: • vóór de voorjaarsvergadering van de Algemene Ledenvergadering, waarna de FCC uiterlijk twee weken vóór de vergadering een schriftelijk advies aan het bestuur en de Beleidsraad uitbrengt over de jaarrekening van het Ngi-bestuur.

5

•

vóór de najaarsvergadering van de Algemene Ledenvergadering, waarna de FCC mondeling aan de Algemene Ledenvergadering een advies uitbrengt over de begroting.

Daarnaast is er overleg indien de penningmeester of de FCC dit nuttig achten. d. De FCC verricht de controle in overleg met de Ngi-penningmeester en – indien nodig - de accountant; hierbij komt tevens de door de accountant opgestelde managementletter aan de orde. Artikel 13: Activiteitenplan, begroting en volmacht van afdelingen en regio’s a. Het activiteitenplan, evenals de jaarlijkse begroting van de afdelingen en regio's worden vóór een door het Ngi-bestuur vooraf medegedeelde datum aan het Ngi-bestuur gezonden. De uiterste datum van inzending is 15 oktober voorafgaande aan het jaar waar de begroting betrekking op heeft. b. De Ngi-penningmeester toetst deze begroting binnen één maand na ontvangst op haar soliditeit. Indien de Ngi-penningmeester en de Algemene Ledenvergadering deze begroting goedkeuren, dan is het bestuur van de afdeling, respectievelijk de regio gemachtigd tot het verrichten van betalingen binnen het kader van die goedgekeurde begroting, als bedoeld in artikel 19 lid 2 van de statuten. c. Indien de Ngi-penningmeester niet akkoord gaat met de begroting, dan legt hij (nadat overleg met het desbetreffende bestuur geen positief resultaat heeft opgeleverd) zijn bezwaren voor aan de FCC. In de eerstvolgende vergadering van de Algemene Ledenvergadering wordt het voorstel van de Ngi-penningmeester om de begroting af te keuren, voorzien van het advies van de FCC, voor besluitvorming voorgelegd. Het bestuur van de afdeling, respectievelijk de regio is pas gemachtigd tot het aangaan van verplichtingen en/of het verrichten van betalingen, als hun begroting is goedgekeurd. d. Overschrijding van de goedgekeurde begroting van een afdeling, respectievelijk een regio is toegestaan tot maximaal 15% van het begrotingstotaal, mits het tekort gedekt kan worden uit de eigenrekening courant (zie artikel 14). Bij onvoldoende reserve of bij hogere overschrijding vindt overleg met de Ngi-penningmeester plaats. Indien de Ngi-penningmeester niet akkoord gaat met deze overschrijding, dan legt hij zijn bezwaren nadat overleg met het desbetreffende bestuur geen positief resultaat heeft opgeleverd) voor aan de FCC. In de eerstvolgende vergadering van de Algemene Ledenvergadering wordt het voorstel van de Ngi-penningmeester om deze overschrijding af te keuren, voorzien van het advies van de FCC, voor besluitvorming voorgelegd. e. Teneinde de rechtmatigheid van uitgaven van een afdeling, resp. een regio te kunnen nagaan dienen de handtekeningen van zowel de voorzitter als de penningmeester van die afdeling, resp. die regio jaarlijks bij het Ngi-bureau te worden ingeleverd. Het Ngi-bureau dient de handtekeningen op rekeningen en declaratie van de afdeling, resp. de regio te vergelijken met die ingeleverde handtekeningen. f. Na afloop van het kalenderjaar stuurt de secretaris van de afdeling resp. regio binnen 1 maand een jaarverslag met daarin de realisatie van het activiteitenplan aan het Ngi-bestuur, dat dit beoordeelt en gebundeld presenteert aan de Algemene Ledenvergadering. Artikel 14: Financiële verhoudingen tussen vereniging en afdelingen en regio's a. Er is een Activiteitenfonds, beheerd door de Ngi-penningmeester, waarin jaarlijks een door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld bedrag per lid gestort wordt uit de algemene Ngimiddelen, ten behoeve van activiteiten van de regio’s en van minder draagkrachtige afdelingen, en voor de financiering van andere activiteiten, waarvoor begrotingen moeten worden ingediend en die pas tot verplichtingen en uitgaven mogen leiden als deze begrotingen zijn goedgekeurd door Ngi-bestuur en Algemene Ledenvergadering. Een advies over het besteden van geld uit dit Activiteitenfonds kan ook door de Beleidsraad worden gegeven. b. Alle afdelingen hebben een rekening courant (afgekort RC) verhouding met het Ngi-bureau, ten behoeve van alle financiële transacties met het bureau;

6

c.

Alle betalingen van de Regio’s verlopen via een Activiteitenfonds en worden uitgevoerd door de Ngi-penningmeester of diens gedelegeerde, na accorderen van de facturen door de regiopenningmeester. Een Regio heeft geen eigen bankrekening; d. Alle betalingen van de Afdelingen verlopen via de RC en worden uitgevoerd door de Ngipenningmeester of diens gedelegeerde, na accorderen van de facturen door de afdelingspenningmeester. Een Afdeling heeft geen eigen bankrekening; e. De Ngi-penningmeester bepaalt of er behoefte is aan overleg met de penningmeesters van afdelingen en regio’s. f. Indien de richtlijnen van het Ngi-bestuur, niet gevolgd worden, kan het Ngi-bestuur overwegen de eerdere delegatie, genoemd in artikel 13 van dit reglement, in te trekken. g. Opbrengsten, die specifiek zijn ontvangen voor een afdeling, resp. regio komen in beginsel ten goede van die afdeling of regio. De houdbaarheidsdatum hiervan is beperkt tot 2 jaar, tenzij het bestuur van de afdeling of regio kan aantonen, dat men deze middelen voor een langere termijn beschikbaar moet hebben om meerjaarsactiviteiten te kunnen organiseren of om grotere risico’s bij grootschalige activiteiten te kunnen opvangen. Na de termijn van 2 jaar dan wel door het Ngi-bestuur toegestane termijn komen de opbrengsten ten goede van het Activiteitenfonds.

Artikel 15: Controle van de financiële jaarstukken van een afdeling of regio a. Voor een afdeling, respectievelijk regio, worden de financiële bescheiden gecontroleerd door de Ngi -accountant. b. Het Ngi-bureau stuurt uiterlijk één maand na het verstrijken van de periode een transactie- en saldo-overzicht naar de penningmeester van de afdeling resp. regio teneinde controle gedurende het jaar en na afloop van het jaar door de afdeling resp. regio mogelijk te maken. e e Afgesproken is, dat deze overzichten worden gestuurd over het 2 en 3 kwartaal en over een heel kalenderjaar. Dit laatste overzicht dient vóór 1 maart te worden goedgekeurd door de penningmeester van de afdeling resp. regio (zie ook artikel 16b). Artikel 16: Het jaarverslag en de financiële jaarstukken van een afdeling of regio a. Na afloop van het jaar worden het jaarverslag, evenals de balans en exploitatierekening door of namens het bestuur van afdelingen en regio's samengesteld. Deze stukken worden ter beoordeling voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering van de betrokken afdeling of regio. b. Deze stukken worden vóór 1 maart aan het Ngi-bestuur verzonden. Het Ngi-bestuur legt het jaarverslag ter informatie voor aan de Algemene Ledenvergadering, en neemt de financiële gegevens over in de geconsolideerde jaarrekening van het Ngi, die ter goedkeuring aan de Algemene Ledenvergadering voorgelegd wordt. Deze wordt uiterlijk 2 maanden ná het verstrijken van het boekjaar ter controle aangeboden aan de FCC. c. Het exploitatiesaldo (of -tekort) van een afdeling wordt gevoegd bij het “eigen vermogen”; (in aanmerking genomen het gestelde in artikel 14g). Artikel 17: Opheffing van een afdeling of splitsing of samenvoeging van regio’s a. De penningmeester van de betrokken afdeling of regio’s en de Ngi-penningmeester stellen een liquidatierekening van overschot/tekort samen op basis van de beschikbare gegevens, waarbij zo nodig rekening gehouden wordt met een bestaand associatieverdrag van de betrokken afdeling. b. In de Beleidsraad wordt een advies voorbereid ten aanzien van een afdeling of regio met daarbij een suggestie voor het doel van het positieve saldo of voor de oplossing van een negatief saldo. De Algemene Ledenvergadering zal over het opheffen van een afdeling of het splitsen of samenvoegen van regio’s een besluit moeten nemen. c. Zodra een afdeling of een regio één jaar geen activiteiten heeft ontplooid, of minder dan 3 bestuursleden of minder dan 10 leden heeft, moet er een actieplan worden opgestart. In1e instantie dient het Ngi-bestuur in het algemeen en het bestuurslid met afdelingen resp. regio’s in de portefeuille het initiatief moeten nemen om tot een revitalisering van de afdeling resp. regio te komen. Ook zal de toekomst van de afdeling of regio op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de Beleidsraad en Algemene Vergadering moeten komen.

7

Mocht ook in het 2e jaar geen activiteit zijn ontplooid, het aantal bestuursleden minder dan 3 of het aantal leden minder dan 10 zijn, dan moet het Ngi-bestuur tot opheffing van de afdeling dan wel samenvoeging van de regio moeten besluiten ná advies ingewonnen te hebben bij de Beleidsraad en vóór dat dit besluit aan de Algemene Ledenvergadering wordt voorgelegd. Artikel 18: Overige financiële handelingen a. De individuele contributie wordt voor gewone leden berekend op jaarbasis en dient in één keer in haar geheel te worden voldaan. Leden, aangemeld na 1 april betalen 75%, na 1 juli betalen 50%, en na 1 oktober betalen 25% van de jaarcontributie. b. Lid a van dit artikel geldt ook voor de medewerkers van een organisatie, die een collectief lidmaatschap voorhaar medewerkers afgesloten heeft. Deze leden kunnen een reductie op de contributie krijgen, die jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld wordt. Elk jaar zal de organisatie een daartoe door het Ngi-bureau verstrekt overzicht met deze medewerkers ondertekend moeten retourneren aan het Ngi-bureau, opdat vastgesteld kan worden, dat deze medewerkers nog steeds bij die organisatie horen. De organisatie ontvangt voor de contributie van al haar medewerkers per jaar één factuur op één centraal adres. De organisatie verplicht zich tijdig de mutaties aan het Ngi-bureau door te geven. Het beëindigen van een contract voor collectief lidmaatschap kan door opzegging van beide partijen (opzegtermijn 1 maand) of per bestuursbesluit zonder opzegtermijn als de organisatie haar verplichtingen niet nakomt c. De financiële administratie van het gehele Ngi wordt gevoerd in overeenstemming met de richtlijnen, opgesteld door het Ngi-bestuur. Begroting en jaarrekening zullen door afdelingen en regio's worden opgesteld in overeenstemming met door het Ngi-bestuur gegeven richtlijnen. Bedoelde richtlijnen zijn nader toegelicht in procedurebeschrijvingen van het Ngi-bureau en Ngipenningmeester en bestaan uit administratieve richtlijnen en modellen. d. Die administratieve richtlijnen en modellen worden vastgesteld door het Ngi-bestuur, gehoord de mening van de penningmeesters van de afdelingen en regio’s, van de FCC en van de externe accountant en gepubliceerd op de Ngi-website e. Geen enkel lid van het Ngi zal uit hoofde van lidmaatschap of functie enig honorarium ontvangen: bestuurders zijn altijd onbezoldigd. Redelijk gemaakte onkosten voor de vereniging worden voor onder andere bestuursleden en afgevaardigden vergoed, volgens een nader op te stellen voorschrift. Dit voorschrift wordt vastgesteld door het Ngi-bestuur, na overleg met de FCC, de externe accountant en eventueel de penningmeesters van de afdelingen/regio’s. De financiële verrichtingen van de organen anders dan de afdelingen en regio’s, lopen via het Ngi-bureau. f. Indien enig orgaan in het lopende begrotingsjaar nieuwe initiatieven wil ontplooien, die de financiële ruimte van de eigen begroting te boven gaan, dan vindt - voordat er verplichtingen aangegaan worden - overleg met de Ngi-penningmeester plaats. Dit overleg vindt ook plaats als er evenementen georganiseerd worden, die relatief meer risico met zich meebrengen dan het organiseren van de “doorsnee” lezingen. g. Ten behoeve van de financiële verantwoording (en controle achteraf) van georganiseerde evenementen worden in de administratieve richtlijnen nadere administratieve regels vastgelegd. . Artikel 19: Administratie a. De gehele administratie van het Ngi wordt gevoerd door daartoe aangestelde personen (verder aangeduid als het bureau), zulks binnen de goedgekeurde begroting. b. Het Ngi-bestuur is belast met het toezicht op het bureau. Daartoe stelt het bestuur een instructie op voor degene die als manager ten opzichte van het bestuur verantwoordelijk is voor het functioneren van het bureau en legt het bestuur de verantwoordelijkheden voor het toezicht vast in de portefeuilleverdeling van de leden van het bestuur. De diensten van het bureau zijn vastgelegd in een contract (SLA). Artikel 20: Publicatieorganen van de vereniging De officiële publicatieorganen van de vereniging zijn: a) Het maandblad Informatie (in het bijzonder de verenigingspagina’s daarin);

8

b) De website www.ngi.nl; c) De nieuwsbrieven van de vereniging, de Regio’s en de Afdelingen. De Statuten en het Huishoudelijk Reglement van het Ngi worden op het openbare gedeelte de website van het Ngi gepubliceerd. Besloten gedeeltes van de website zullen worden gebruikt voor de publicatie van begrotingen, verslagen en financiële verantwoordingen (incl. de status van het respecteren van de inleverdata). Voor de website is een privacyverklaring opgesteld (bijlage bij dit huishoudelijk reglement en gepubliceerd op de website). De frequentie van het versturen van nieuwsbrieven zal zijn gekoppeld aan de noodzaak om zelfs maar de perceptie van spam te voorkomen. Iedereen krijgt de mogelijkheid om zich af te melden voor nieuwsbrieven, behalve de leden van de vereniging, regio of afdeling voor de nieuwsbrieven van resp. de vereniging, hun Regio of hun Afdeling (die nieuwsbrieven worden beschouwd, als de communicatie tussen vereniging en leden). Artikel 21: Passe-partout Lezingenabonnementen voor organisaties worden mogelijk gemaakt (met een door het Ngi bepaalde en Algemene Ledenvergadering goedgekeurde prijs, die in 1 keer jaarlijks gefactureerd wordt aan de organisatie), waarbij géén sprake is van lidmaatschap, maar wel van een betaalde toegang voor een afgesproken aantal anonieme medewerkers tot Ngi-evenementen in een of meerdere regio’s en afdelingen. Het lezingenabonnement worden aangeboden in de vorm van anonieme passe-partouts, die na betaling aan de organisatie worden gezonden en die door de deelnemer(s) bij de ingang van een evenement getoond moet(en) worden. De opbrengst komt ten goede aan de geleding, die het lezingenabonnement heeft afgesloten. Aldus opgemaakt en door de Algemene Ledenvergadering goedgekeurd in de vergadering te op .

9