Huishoudelijk reglement gemeentelijke wijkcentra Maasmechelen (Bijlage 1 aan de gemeenteraadsbeslissing van 24 november 2015 houdende wijziging van het huishoudelijk- en retributiereglement gemeentelijke wijkcentra, aanslagjaren 2015 en volgende, als toevoeging aan de beslissing van 5 mei 2015 met ingang van 24 november 2015) ALGEMENE HUURVOORWAARDEN 1. Dit huishoudelijk reglement is integraal van toepassing op de verhuur van volgende wijkcentra: Wijkcentrum Boorsem, Kannegatstraat 37 – 3630 Maasmechelen Wijkcentrum Concordia, Oude Baan 205 a – 3630 Maasmechelen Wijkcentrum Kotem, Grotestraat 363 - 3630 Maasmechelen Wijkcentrum Meeswijk, Molenstraat 164 – 3630 Maasmechelen Wijkcentrum Opgrimbie, Hoekstraat 1- 3630 Maasmechelen Wijkcentrum ’t Sjeurke Uikhoven, Herkveldstraat 36 – 3630 Maasmechelen Per wijkcentrum zijn er ook locatiegebonden bepalingen van toepassing die integraal deel uitmaken van het huishoudelijk reglement. 2. De wijkcentra zijn eigendom van de gemeente Maasmechelen (met uitzondering van wijkcentrum ’t Sjeurke, waarvan de gemeente Maasmechelen het gebruiksrecht heeft tijdens de maanden juni en juli en tijdens vijf weekends in het sportjaar) en worden beheerd door de cultuurdienst Maasmechelen, die voor de operationele en dagelijkse werking beroep doet op vrijwillige, gemandateerde beheerders. 3. Het verhuren van het wijkcentrum gebeurt alleen bij geschreven en gehandtekende huurovereenkomst tussen enerzijds de gemandateerde beheerder, bij overmacht zijn/haar vervanger, die hiervoor aangesteld moet worden door het gemeentebestuur, en anderzijds een op naam identificeerbare persoon. Alle praktische afspraken (bijv. sleutelbeheer en eindtijdstip activiteit) worden gemaakt met de gemandateerde beheerder en zijn bindend. De huurder ontvangt een afschrift van het retributiereglement, huishoudelijk reglement en de locatiegebonden bijlage. 4. Per verhuur zal er tussen beide partijen een huurovereenkomst worden opgesteld. Bij wekelijks gebruik van kleine zalen zal een jaarcontract afgesloten worden. 5. In de huurovereenkomst worden de gewenste lokalen, datum(s) en duur van gebruik, de titel en/of aard van de activiteiten vermeld, evenals alle nuttige inlichtingen. 6. Voor aanvang van de activiteit wordt uitgegaan van een zuiver en onbeschadigd wijkcentrum. 7. Een aanvraag kan worden geweigerd door het College van Burgemeester en Schepenen, na mogelijk advies van de beheerder, omwille van de aard van de activiteit, indien deze in strijd is met de openbare orde, de goede zeden of de geldende wetgevingen en/of reglementeringen of op basis van overtredingen van de huurovereenkomst door de huurder in het verleden. 8. Bij ondertekening van de huurovereenkomst is de huurder verantwoordelijk voor het stipt naleven van de huurovereenkomst en de bepalingen van het huishoudelijk reglement.
BETALING & WAARBORG 9. Het gebruik van het wijkcentrum is onderhevig aan het betalen van huur en (bij huur van een grote zaal) huurwaarborg. De kostprijzen van de wijkcentra staan vermeld in het retributiereglement. 10. Na ondertekening van een huurovereenkomst ontvangt de huurder via de cultuurdienst een factuur met overschrijvingsformulier voor de betaling van de huur, te betalen binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur, én een factuur met overschrijvingsformulier voor de huurwaarborg, te betalen ten laatste 30 dagen vóór de activiteit. 11. Indien de reservatie last-minute (in casu minder dan 30 dagen voor de activiteit) plaatsvindt, worden de waarborg en de huur onmiddellijk betaald, zodra de huurder hier een factuur met overschrijvingsformulier voor ontvangt. 12. Een huurovereenkomst is pas definitief na betaling van zowel de huurprijs als de mogelijke huurwaarborg. Indien huurprijs en/of huurwaarborg niet betaald zijn, wordt de huurder de toegang tot het wijkcentrum geweigerd. De huurder dient bij het afhalen van de sleutel het betalingsbewijs (rekeninguittreksel) te laten zien aan de beheerder. Zonder betalingsbewijs wordt er geen sleutel afgegeven aan de huurder. 13. Na de activiteit wordt de waarborg uiterlijk binnen 30 dagen na afloop van de activiteit teruggestort op de rekening van de huurder, op voorwaarde dat de zaal werd teruggegeven in de staat waarin hij zich voor de activiteit bevond. VOORSCHRIFTEN, VERGUNNINGEN & VEILIGHEIDSBEPALINGEN 14. Het gemeentebestuur van Maasmechelen is eigenaar van het gebouw, maar kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal, beschadiging aan materialen van derden of gebeurlijke ongevallen. 15. Alle taksen, retributies, vergunningen, verzekeringen en belastingen die volgen uit het gebruik van het wijkcentrum en de hieraan gerelateerde activiteit, zijn volledig ten laste van de huurder. 16. Om veiligheidsredenen is het ten strengste verboden de maximum toegelaten capaciteit personen te overschrijden. Het maximum aantal personen is vastgelegd en staat genoteerd in de bijlage, specifiek per wijkcentrum. 17. Er geldt een algemeen rookverbod. 18. Het is ten strengste verboden de nooduitgangen te versperren. 19. Het is verboden maaltijden te bereiden in andere lokalen, en met andere keukentoestellen, dan deze in de keuken van het wijkcentrum (indien van toepassing). 20. Het is ten strengste verboden om gasflessen en gasbekkens in het wijkcentrum te gebruiken. 21. De huurder dient rekening te houden met de geldende normen inzake geluidsoverlast. DRANKLEVERANCIER 22. Er is één vaste drankleverancier aan elk wijkcentrum verbonden. Het is verboden om andere dranken dan deze door hem geleverd te nuttigen in het wijkcentrum. Er kan te allen tijden controle gedaan worden door de beheerder. Indien overtreding wordt vastgesteld, zal de volledige waarborg ingehouden worden. 23. Alle afspraken wat betreft drank, hoeveelheid, etc. .. worden rechtstreeks afgesproken tussen de huurder en de drankleverancier. Ook de afrekening gebeurt rechtstreeks met de drankleverancier. Na de activiteit wordt het leeggoed geteld en genoteerd: de huurder
wordt geacht 1 nota zelf mee te nemen en 1 nota mét naam op het buffet te leggen voor de drankleverancier.
GEBRUIKSBEPALINGEN, ORDE & NETHEID 24. Het is verboden om ramen, deuren of muren te beplakken of te beschrijven. Géén plakband gebruiken op tafels, deuren en/of muren. 25. Het wijkcentrum moet, na gebruik, achtergelaten worden zoals het vóór gebruik was. Met uitzondering van het poetsen van de vloer. Tafels, stoelen, frigo’s, buffet,… worden teruggeplaatst op de vooraf afgesproken plaats. 26. Frigo’s worden leeggemaakt en uitgewassen, frigodeuren worden afgewassen, lege flessen worden in de bakken gesorteerd. Glazen worden afgewassen en afgedroogd terug op de voorziene plaats gezet. 27. De buitenruimte, rechtstreeks verbonden aan het wijkcentrum (koer, parkeerplaats, …) dient zuiver gehouden te worden (bijv. sigarettenpeuken) en indien nodig na het feest geveegd te worden. 28. Alle afval moet door de huurder meegenomen worden. Leeggoed (zonder statiegeld), papier, vetten en oliën worden door de huurder meegenomen. Alle vuilbakken in het wijkcentrum (ook op de toiletten) moeten leeggemaakt en proper teruggeplaatst worden. 29. Alle gebruikte lokalen van het wijkcentrum, inclusief sanitair en gangen, dienen ten laatste op het afgesproken tijdstip van einde gebruik, volledig opgeruimd en in de oorspronkelijke staat achtergelaten te worden. Alle eigen goederen en materialen moeten op dat tijdstip verwijderd zijn. 30. De huurder draagt zorg voor het wijkcentrum als een goede huisvader, hiermee wordt bedoeld : bij verlaten van het centrum alle lichten doven, verwarming correct uitzetten (indien van toepassing) , deuren sluiten, eventuele defecten melden, …. EINDBEPALINGEN 31. De gemandateerde beheerder en bevoegde gemeenteambtenaren hebben te allen tijde het recht toezicht te houden op naleving van dit huishoudelijk reglement. 32. Overtredingen op het huishoudelijk reglement, zoals het wijkcentrum vuil achterlaten, het achterlaten van grote hoeveelheden afval in het wijkcentrum of het aanbrengen van vernielingen en schade aan materialen en infrastructuur zullen via de waarborg gecompenseerd worden, a rato van de kosten die dit voor de gemeente Maasmechelen met zich meebrengt qua materialen en werkuren. In gevallen waarin er geen waarborg vereist is, zullen de extra kosten, verbonden aan de overtreding op het huishoudelijk reglement, eveneens op de huurder verhaald worden. 33. Bij flagrant overtreden van dit huishoudelijk reglement en/of het niet nakomen van correcte financiële afrekening kan toekomstig gebruik van het wijkcentrum geweigerd worden. 34. Afwijkingen op dit huishoudelijk reglement kunnen enkel door het college van burgemeester en schepenen worden toegestaan, mits voorafgaande en gemotiveerde collegebeslissing.
Bijlage 1 Locatiegebonden bepalingen wijkcentrum Boorsem 1. Beheerder :
Elvire Martens 0496/344485 2. Gegevens grote zaal i. Maximumcapaciteit : 260 personen ii. Omschrijving toegestane activiteiten : bruiloften, communiefeesten, doopfeesten, jubilea, fuiven, carnavalbals, … 3. Gebruikte tafels worden afgewassen en op de beschikbare karren per 10 gezet. Gebruikte stoelen worden per 5 gestapeld (lichte stoelen) en per 7 (donkere stoelen). Zij worden teruggeplaatst in de voorziene bergruimte, tussen de rode lijnen. 4. Buffet, frigo’s, fornuis, oven, microgolfoven worden uitgezet. Denk ook aan de frigo in de keuken, de frigo in de kelder en de bierkoeling.
Bijlage 2 Locatiegebonden bepalingen wijkcentrum Concordia 1. Beheerder : 2.
3. 4. 5.
Ludwine Conaert 0478/936875 Gegevens grote zaal i. Maximumcapaciteit : 300 personen ii. Omschrijving toegestane activiteiten : bruiloften, communiefeesten, doopfeesten, jubilea, fuiven, carnavalbals, … De verwarming hoeft niet uitgezet te worden, deze valt automatisch na 2 uur uit! Gebruikte tafels worden afgewassen en op de hiervoor aangeduide plaats gezet. Gebruikte stoelen worden per 15 gestapeld en eveneens op de aangeduide plaats gezet. Buffet, frigo’s en spoelbakken worden na gebruik gereinigd. De elektrische apparaten worden uitgezet.
Bijlage 3 Locatiegebonden bepalingen wijkcentrum Opgrimbie 1. Beheerder :
Lou Lebens 0477 / 43 38 30 2. Gegevens grote zaal : i. Maximumcapaciteit : 190 personen ii. Omschrijving toegestane activiteiten : bruiloften, communiefeesten, doopfeesten, jubilea, … met uitzondering van bals en fuiven. 3. Gebruikte tafels worden afgewassen. Tafels en stoelen worden op de ervoor voorziene plaats gezet. 4. Buffet, frigo’s, fornuis, oven, microgolfoven, aanrecht en spoelbakken worden na gebruik gereinigd. De elektrische apparaten worden uitgezet, ook de frigo’s die in de kelder staan.
Bijlage 4 Locatiegebonden bepalingen wijkcentrum Kotem 1. Beheerder :
Guy Hauben 0498/417439 2. Gegevens grote zaal i. Maximumcapaciteit : 99 personen ii. Omschrijving toegestane activiteiten : bruiloften, communiefeesten, doopfeesten, jubilea, , … met uitzondering van bals en fuiven. 3. Gebruikte tafels worden afgewassen en op de hiervoor aangeduide plaats gezet. Gebruikte stoelen worden per 15 gestapeld en eveneens op de aangeduide plaats gezet. 4. Buffet, frigo’s en spoelbakken worden na gebruik gereinigd. De elektrische apparaten worden uitgezet.
Bijlage 5 Locatiegebonden bepalingen wijkcentrum Meeswijk 1. Beheerder :
Viviane Ramaekers 0495/511682 089/758853 2. Gegevens grote zaal i. Maximumcapaciteit : 150 personen ii. Omschrijving toegestane activiteiten : bruiloften, communiefeesten, doopfeesten, jubilea, … met uitzondering van bals en fuiven. 3. Gebruikte tafels worden afgewassen en worden per 2 voor het podium gezet. Gebruikte stoelen worden per 5 gestapeld en teruggeplaatst in L-vorm voor de radiatoren. 4. Buffet, frigo’s, fornuis, oven, microgolfoven, aanrecht en spoelbakken worden na gebruik gereinigd. De elektrische apparaten worden uitgezet.
Bijlage 6 Locatiegebonden bepaling wijkcentrum ’t Sjeurke Uikhoven 1. Beheerder: Guy Bollen -
[email protected] 2. Gegevens grote zaal: i. maximumcapaciteit: 1.185 personen ii. Omschrijving toegestane activiteiten: bruiloften, communiefeesten, doopfeesten, jubilea, fuiven, optredens, … 3. Gegevens cafetaria: i. maximumcapaciteit: 360 personen 4. Maximum toeschouwers gelijktijdig in cafetaria en sportzaal : 1.470 5. Indien de grote zaal gebruikt wordt voor sportactiviteiten, mag men de zaal enkel betreden met sportschoenen, die geen zwarte zolen mogen hebben. Het is ten allen tijde verboden de sporthal te gebruiken met het oog op het spelen van zaalvoetbal. 6. Indien men de grote zaal huurt voor andere doeleinden dan sportactiviteiten, is de huurder verplicht een beschermingsvloer aan te brengen, die via Uvoc-schuurke vzw aangeboden en gefactureerd wordt voor een additionele huurprijs van € 150. De beheerder staat zelf in voor het leggen, het opruimen en het onderhoud van de beschermingsvloer.
7. In uitzondering op artikel 25 van het huishoudelijk reglement moeten alle gebruikte lokalen na geplande activiteit door de huurder gepoetst worden, inclusief de vloer. Indien de huurder een beschermingsvloer huurt, dient hij deze ook te poetsen na de activiteit. 8. De huurder is verplicht zijn drank te bestellen bij Depot 30 nv, Bekaertlaan 30 te 3650 DilsenStokkem 9. Het biljart in de cafetaria mag in geen geval verplaatst worden. 10. Wanneer de huurder elektrische stroom nodig heeft die groter is dan 70 ampère dient hij verplicht een generator te plaatsen waarvan de kosten ten laste van de huurder zijn.
