Huishoudelijk Reglement
Gyrinus natans
15-10-2012
Huishoudelijk reglement faculteitsvereniging "Gyrinus natans", opgericht 22 oktober 1953. Het bestuur Artikel 1 1. Het bestuur kent de volgende functies: a. Voorzitter b. Secretaris c. Penningmeester d. Vice-voorzitter e. Commissaris Activiteiten f. Commissaris Onderwijs g. Commissaris Public Relations h. Commissaris Tegenstelling 2. Taken en verplichtingen van de bestuursleden: a. De Voorzitter: Is het gezicht van de vereniging. Zit bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering, tenzij anders gewenst, voor. Onderhoudt contacten met verschillende relaties binnen en buiten de vereniging. Bemiddelt bij conflicten binnen de vereniging. Bewaart de continuïteit binnen de vereniging. Zorgt voor een goede planning van de taken van de bestuursleden en ziet er op toe dat taken uitgevoerd worden. Maakt een jaarverslag (zie statuten art. 15.1). Regelt juridische en contractuele contacten bij grote activiteiten. Mag geen lid zijn van een commissie ter waarborging van de onafhankelijkheid. b. De Secretaris: Voert alle correspondentie namens het bestuur binnen en buiten de Vrije Universiteit. Draagt zorg voor een goede notulering en uitwerking van de notulen van bestuursvergaderingen, algemene ledenvergaderingen, algemene commissievergaderingen en overige vergaderingen, tenzij anders afgesproken. c. De Penningmeester: Houdt de financiële administratie bij en presenteert op de jaarvergadering de balans, de staat van baten en lasten en de begroting van de vereniging. Ondersteunt de commissies bij de financiële planning van activiteiten. Zorgt voor lange termijnplanning van de liquiditeit. Regelt de financiële transacties bij boekenverkopen en is daar kassahoofd. Zorgt voor een zorgvuldige overdracht omtrent de financiën van de vereniging en organiseert hiertoe zo snel mogelijk maar uiterlijk vier weken na de bestuurswissel een bijeenkomst met zowel de oude als nieuwe penningmeesters en zowel de oude als de nieuwe Kascie. d. De Vice-voorzitter: De invulling van deze functie hangt af van de verdeling van de andere bestuursfuncties maar kan in geval van een groot bestuur als aparte bestuursfunctie aangemerkt worden. Vervangt de Voorzitter in het geval dit nodig is. e. De Commissaris Activiteiten: Vertegenwoordigt de commissies tegenover het bestuur. Onderhoudt contacten met commissies en ondersteunt de commissies. Coördineert het opstellen van draaiboeken van alle grote activiteiten. Zorgt voor een goede jaarplanning en overlegt hiertoe voor aanvang van het nieuwe verenigingsjaar met de commissies plus coördinatie van verenigingsactiviteiten. Zit algemene commissievergaderingen voor. 1
Huishoudelijk Reglement
Gyrinus natans
15-10-2012
Houdt een actieve ledenlijst bij. Mag geen lid zijn van een commissie ter waarborging van de onafhankelijkheid. f. De Commissaris Onderwijs: Bestelt boeken en coördineert de boekverkopen. Onderhoudt de contacten met de VU-boekhandel. Houdt toezicht op commissies die studiegerelateerde activiteiten organiseren. Is belast met de organisatie van studiegerelateerde activiteiten. Regelt de financiële transacties bij boekverkopen in overleg met de penningmeester. Woont vergaderingen van de Onderwijscie bij g. De Commissaris Public Relations: Onderhoudt contacten met bedrijven. Houdt een logboek bij van alle contacten. Regelt de sponsoring van de vereniging en haar activiteiten. Houdt bij welk promotiemateriaal onder de leden gepromoot wordt h. De Commissaris Tegenstelling: Houdt de financiën van de Tegenstelling en het Alcoholaat bij en presenteert op de jaarvergadering de balans, staat van baten en lasten en de begroting van de Tegenstelling en het Alcoholaat. Woont de vergaderingen van het Alcoholaat bij. i. De verdeling van de overige taken over de verschillende functies wordt per jaar bekeken. Onder deze overige taken vallen in ieder geval: het maken van de notulen, het bijhouden van het archief, de ledenadministratie, het maken van het maandelijks uit te komen Schrijvertje, het contact onderhouden met de Technicie het onderhouden van de internetpagina en overige computerzaken, het (laten) maken en laten ontwikkelen van foto’s van Gyrinus activiteiten, het onderhouden van de Gyrinuskamer, het verzorgen van de EHBO-dozen, het controleren van de inventarislijsten van de commissies, het zorgen voor voldoende koffie en thee en het bijhouden van de financiën hiervan. Taken die niet onder te brengen zijn bij een functie worden naar inzicht van het bestuur verdeeld. 3. Besluiten bestuur: a. Op een bestuursvergadering kan geen geldig besluit voor de vereniging genomen worden wanneer niet ten minste drie bestuursleden aanwezig zijn. b. Een bestuursbesluit, mits niet strijdig met wetten, statuten en reglementen is geldig zodra het gepubliceerd is in de notulen. Een bestuursbesluit over een reglement als bedoeld in statuten art. 19 lid 3 gaat in direct na bekendmaking aan betrokkenen maar dient zo spoedig mogelijk in de notulen te worden gepubliceerd. c. Notulen van de bestuursvergadering dienen binnen een termijn van twee weken gepubliceerd te worden op het prikbord in de Gyrinuskamer en door toezending aan geïnteresseerden. Algemene Ledenvergadering Artikel 2 1. Beperken macht van machtigingen: a. Een volmacht voor stemming dient voor de aanvang van stemming schriftelijk te zijn ingeleverd bij de voorzitter van de vergadering. b. De op schrift gestelde machtiging dient een omschrijving te geven van de zaken waarover gestemd mag worden door de stemgerechtigde. c. De machtiging dient de originele handtekening van de stemgerechtigde en gemachtigde te bevatten, op straffe van nietigheid van de schriftelijke machtiging. d. De administratie van aanwezigen en afgegeven machtigingen dient bij de notulen van de betreffende vergadering te worden bewaard.
2
Huishoudelijk Reglement
Gyrinus natans
15-10-2012
2. De notulen van een algemene vergadering dienen binnen zes weken na de desbetreffende vergadering op een daartoe geschikte plaats ter inzage te liggen. De goedkeuring en vaststelling van de notulen geschiedt de eerst volgende algemene vergadering. 3. Op een jaarvergadering worden in ieder geval de volgende zaken behandeld: a. Voorstellen tot vaststelling van het verslag en keuring van het beleid van de verschillende commissies. b. De keuring van zowel het financiële als het algemene beleid van het bestuur. c. Een voorstel tot déchargeverlening aan het bestuur. d. Een voorstel tot het vaststellen van de contributie en de minimumdonatie van het daaropvolgende jaar. e. Vaststelling van de begroting van het daaropvolgende jaar. f. De bestuursverkiezing. g. De benoeming van de kascommissie van het aankomende jaar. h. De benoeming van de Kandidatencommissie van het aankomende jaar. 4. a. Het is de Algemene Ledenvergadering voorbehouden bestuursleden, of leden van een commissie voorwaardelijk te déchargeren wanneer (i) de Ledenvergadering meent dat het lid onvoldoende of niet conform de statuten, reglementen of door de Algemene Ledenvergadering genomen besluiten gehandeld heeft, of (ii) de Ledenvergadering of de Kascontrolecommissie nog niet voldoende informatie heeft om tot een definitief oordeel te komen. Bij voorwaardelijke décharge stelt de Algemene Ledenvergadering een periode in waarin het lid of de commissie orde op zaken kan stellen, en legt nadere voorwaarden waaronder rapporteren van voortgang en eventuele sancties vast. b. Op de algemene vergadering kan aan bestuursleden, aan afgetreden maar nog niet (of voorwaardelijk) gedéchargeerde bestuursleden, of aan leden van een commissie door de algemene ledenvergadering décharge worden verleend. c. Op driekwart van het bestuursjaar wordt er een derde Algemene Ledenvergadering gehouden, met als doel het benoemen van het Kandidaatsbestuur. 5. Opdrachten van de ALV dienen binnen de gestelde termijn uitgevoerd te worden en hierover dient gerapporteerd te worden op de eerstvolgende ALV.
Boekjaar Artikel 3 1. Daar een boekjaar eerder afloopt dan het verenigingsjaar (zie statuten artikel 15.1), geeft de Kascontrolecommissie (Kascie is gelijk aan Kascontrolecommissie) een advies over het overnemen van de financiële boeken aan de aantredend penningmeester. Zowel het financieel overzicht als het advies betreffende de periode tussen het sluiten van de boeken en de jaarvergadering dienen gearchiveerd te worden. 2. Een boekjaar van de vereniging loopt van 1 augustus van het ene jaar tot en met 31 juli van het daaropvolgende jaar. In overleg met de kascontrolecommissie en het bestuur mag een marge van maximaal twee dagen worden aangehouden. Op de jaarvergadering (zie artikel 11 .2) brengt het bestuur haar jaarverslag uit over de gang van zaken binnen de vereniging en over het gevoerde beleid. Het bestuur legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuursleden; ontbreekt de ondertekening van één of meer bestuursleden, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt
3
Huishoudelijk Reglement
Gyrinus natans
15-10-2012
Lidmaatschap Artikel 4 1. Indien een persoon lid wordt in de periode tussen de aanvang van een academisch jaar en de aanvang van een verenigingsjaar, heeft die persoon tevens voldaan aan de contributievoorwaarden van het daarop volgende verenigingsjaar. 2. Er is sprake van wanbetaling indien binnen drie maanden na aanvang van het verenigingsjaar nog niet aan de contributievoorwaarden is voldaan. 3. Bij het ontlenen van rechten aan de vereniging, dient het lidmaatschap van de desbetreffende persoon door de persoon zelf aangetoond te kunnen worden. Een geschorst lid kan geen rechten ontlenen aan de vereniging, met uitzondering van de beroepsprocedure, genoemd in artikel 11. 4. Het lidmaatschap geeft recht op korting bij verschillende verenigingsactiviteiten. 5. Elk commissielid dient lid te zijn van de vereniging. 6. Bij een wanbetaling gedurende langer dan twee weken zal de persoon in kwestie niet langer als lid beschouwd worden en alle privileges verbonden aan het lidmaatschap, waaronder het lidmaatschap van een commissie van Gyrinus natans, verliezen. Ledenadministratie Artikel 5 Het bestuur houdt een ledenadministratie bij in de vorm van een ledenlijst. In de ledenlijst worden de volgende zaken vastgelegd: naam, adres, emailadres, studie, jaar van aankomst, begindatum van het lidmaatschap, studentnummer, het hebben van een geldig diploma of certificaat voor Eerste Hulp Bij Ongevallen of Levens Reddend Handelen, eventuele functies binnen de vereniging en ereleden. Alleen het bestuur heeft toegang tot deze informatie en zal deze alleen voor verenigingsdoeleinden gebruiken.
Commissies der vereniging Artikel 6 1. De vereniging kent de volgende commissies: a. Het Alcoholaat: Schenkt dranken ter ondersteuning van activiteiten van de vereniging. Organiseert borrels en activiteiten in de Tegenstelling (D103) aan de Faculteit der Aarden Levenswetenschappen aan de Vrije Universiteit. b. De Excurcie: Organiseert uitjes binnen en buiten de wetenschapsgebieden van de faculteit. c. De Feestcie: Is belast met het organiseren van feesten en andere op ontspanning gerichte evenementen. d. De Galacie: Organiseert eens in de twee jaar een gala. e. De HistoriCie: Is belast met het bijhouden van het archief en de geschiedenis van de vereniging. Hieronder valt het bijhouden van een foto-archief van activiteiten en van leden van de vereniging, het verzamelen van notulen en archiefstukken, het verzamelen van verhalen betreffende de vereniging, haar activiteiten of haar leden en het toegankelijker maken van het archief voor ieder die daar behoefte aan heeft, onder toezicht van het bestuur. Minimaal een bestuurslid zal plaatsnemen in de commissie, die de structuur en de continuïteit van de commissie zal waarborgen. 4
Huishoudelijk Reglement
Gyrinus natans
15-10-2012
f. IT-cie : Is verantwoordelijk voor alle ICT-voorzieningen van de vereniging, met als belangrijkste onderdelen de website, de voorzieningen in het bestuushok en gyriNAS. Tevens is de IT-cie verantwoordelijk voor de communicatie met het UC-IT. g. De Kampcie: Organiseert kampen. h. De Kandidatencommissie: Is belast met het selecteren van kandidaten voor het volgende bestuur. Hieronder vallen het informeren van de kandidaten, sollicitatiegesprekken voeren en voordragen van bestuurskandidaten aan de algemene vergadering. De Kandidatencommissie wordt aangestuurd door het zittend bestuur, die mede de kandidatenwerving verzorgt. De Kandidatencommissie bestaat uit maximaal twee bestuursleden en ten minste drie nietbestuursleden. Leden van de Kandidatencommissie mogen zich niet kandidaat stellen voor het bestuur. i. De Kascie: Is belast met het controleren van de financiën van de vereniging, minimaal tweemaal per verenigingsjaar (zie ook statuten artikel 15.2). Indien de Kascie op onoverkomelijke problemen stuit, kan zij hulp inroepen van derden. Over eventuele kosten hiervan beslist de algemene vergadering. De Kascie staat onder gezag van de algemene vergadering en valt niet onder het bestuur j. De Lustrumcie: Is belast met het organiseren van het lustrum. k. De Onderwijscie: Organiseert lezingen, congressen, symposia en andere onderwijs-gerelateerde activiteiten. l. De Mediacie: Brengt een aantal keren per jaar een publicatie uit. Onderhoudt de website. Biedt ondersteuning bij het maken van promotiemateriaal voor Gyrinusactiviteiten. m. De Ouderdagcie: Organiseert ieder jaar een ouderdag voor ouders en verzorgers van de leden van Gyrinus natans. n. De Spelcie: Organiseert activiteiten met een spelelement. o. De Sportcie: Organiseert activiteiten met een sportelement. p. De Technicie: Is belast met het beheren van de apparatuur, aanwezig in de ruimten van de Faculteit der Aard- en Levenswetenschappen aan de Vrije Universiteit in gebruik van de vereniging Organiseert en ondersteunt activiteiten waarbij apparatuur nodig is. Verzorgt eventuele verhuur aan derden. q. TOR: Staat voor de kever van Gyrinus (‘t schrijvertje) en betekent voluit ‘T Ouwelullen Regime. Adviseert het bestuur over de uitvoering van de Statuten der vereniging en het Huishoudelijk Reglement, evenals de uitvoering van moties die door de ALV zijn aangenomen. Kan het bestuur adviseren over haar beleid, het bestuur kan ook advies vragen aan TOR. Organiseert activiteiten voor alumni en medewerkers, evenals voor de actieve leden van de vereniging. Om lid te worden van TOR dient men minimaal 1 volledig jaar in het bestuur, of minimaal 2 maal een jaar actief te zijn geweest in een commissie. 2. Om te voorzien in een op dat moment nodig geachte activiteit kan het bestuur unaniem besluiten tot de instelling van een (tijdelijke) commissie. De eerstvolgende algemene vergadering besluit vervolgens over het al dan niet voortbestaan van deze commissie. De algemene vergadering is natuurlijk gemachtigd om zelf een commissie in het leven te roepen. 5
Huishoudelijk Reglement
Gyrinus natans
15-10-2012
Artikel 7 1. Elke commissie, met uitzondering van de Kascie en de Kandidatencommissie, heeft de plicht vier weken voor de jaarvergadering een jaarverslag en een jaarplanning, inclusief begroting voor het daaropvolgende verenigingsjaar, ter beoordeling door de algemene vergadering, in te leveren bij het bestuur. Het bestuur en de commissies dienen zich redelijkerwijs aan een vastgestelde begroting te houden. 2. Minimaal één maal per jaar dienen de voorzitters van de commissies ter evaluatie van het functioneren en het beleid van de commissie bij een bestuursvergadering aanwezig te zijn. 3. Commissievoorzitters komen bijeen op algemene commissievergaderingen die worden voorgezeten door de commissaris activiteiten. Op een algemene commissievergadering wordt de voortgang van de commissies en eventuele samenwerkingen besproken. Artikel 8 1. Elke commissie heeft minimaal één voorzitter. Een commissie kiest zelf een voorzitter en draagt deze persoon voor aan het bestuur. Het bestuur geeft de commissie een niet bindend advies over de desbetreffende persoon. 2. Het bestuur is bevoegd om een voorzitter gedurende het jaar uit zijn/haar functie te ontheffen als het bestuur gegronde redenen heeft om aan het functioneren te twijfelen. Artikel 9 De commissievoorzitters: Zijn het aanspreekpunt van hun commissie. Zijn er verantwoordelijk voor dat de stukken, genoemd in artikel 7.1, op tijd worden ingeleverd bij het bestuur. Dienen algemene commissievergaderingen en algemene vergaderingen van de vereniging bij te wonen. Plannen de vergaderingen van hun commissies. Dragen zorg voor een goede notulering van de commissievergadering en dat deze notulen bij de commissaris activiteiten terechtkomen. Dragen er zorg voor dat er een witboek wordt bijgehouden van hun commissie. Evalueren het functioneren van en vertegenwoordigen hun commissie voor het bestuur. Dienen voor een plaatsvervanger te zorgen indien zij (tijdelijk) hun functie niet kunnen vervullen. Contributie en donaties Artikel 10 Andere prijzen dan contributie en hoogte van het donateurschap (zie statuten artikel 7.2) dienen door het bestuur te worden goedgekeurd. Beroepsprocedure Artikel 11 Tegen een besluit van het bestuur kan beroep worden aangetekend. Een beroep dient de eerstvolgende algemene vergadering behandeld te worden, mits het beroep binnen één maand na het besluit per 6
Huishoudelijk Reglement
Gyrinus natans
15-10-2012
aangetekend schrijven door het bestuur ontvangen is. De algemene vergadering neemt aangaande het onderwerp van het beroep een beslissing. Slotbepalingen Artikel 12 1. Door deelname aan verenigingsactiviteiten verklaart men zich akkoord met de geldende regels. 2. Door aanwezigheid in de Gyrinuskamer danwel de Tegenstelling verklaart men zich akkoord met de daar geldende huisregels. Artikel 13 Het bestuur beslist in die gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien en beslist over geschillen die over de uitleg daarvan zijn gerezen. Hiervan bestaat de mogelijkheid van beroep op de eerstvolgende algemene vergadering.
7
