HUISHOUDELIJK REGLEMENT ALIVE GOSPEL CHOIR NIEUWEGEIN
Artikel 1: doel van de vereniging 1.1
Alive Gospel Choir heeft als doel om mensen uit Nieuwegein e.o. samen te brengen om gezamenlijk American Gospel music zo authentiek mogelijk te zingen. Hierbij staat de manier waarop de zwarte Amerikaanse bevolking dit doet centraal. De harmonieuze en feestelijke sfeer is leidraad binnen deze vereniging.
Artikel 2: repetities 2.1
Ieder lid van de vereniging Alive Gospel Choir, hierna vereenvoudigd te noemen als Alive, heeft repetitieavond op maandag in de even weken. Bij verhindering wordt dit voor aanvang van de repetitieavond doorgegeven aan een van de bestuursleden.
2.2
Repetities vinden op iedere maandagavond in de even weken plaats, van 19.30 uur tot 22.00 in de Bazuin te Nieuwegein.
2.3
Tijdens de repetitietijd wordt er gezongen, voor en na afloop van de repetitietijd is er gelegenheid tot praten.
2.4
Van alle leden wordt een gemotiveerde en enthousiaste instelling verwacht, met als doel de door de Choir Director aangegeven songs harmonieus te zingen.
2.5
Ieder lid is zelf verantwoordelijk, ook bij afwezigheid, voor het opnemen van de beoefende songs van de desbetreffende oefenavond. Het aanschaffen van een oefen CD is verplicht (zie ook artikel 9.2).
Artikel 3: uitvoeringen 3.1
Alive werkt mee aan optredens, concerten, respectievelijk het zelf organiseren en uitvoeren hiervan. Voor deze optredens wordt een vergoeding gevraagd. Namens het bestuur kan besloten worden tot het geven van Pro Deo optredens.
3.2
Het bestuur beslist in overleg met de Choir Director over deelname aan uitvoeringen.
3.3
Aan alle leden wordt gevraagd deel te nemen aan uitvoeringen.
3.4
Van alle leden wordt verwacht dat zij tijdens de uitvoeringen en op de repetitieavonden de songteksten volledig beheersen.
3.5
Leden dienen ten minste zes aaneengesloten repetitieavonden aanwezig te zijn geweest, alvorens zij kunnen deelnemen aan de uitvoeringen van Alive. Een en ander ter beoordeling en beslissing van het bestuur en de Choir Director.
Huishoudelijk Reglement - Alive Gospel Choir
1
Artikel 4: lidmaatschap 4.1
Lid worden van Alive kunnen personen die: ● Een muzikale uiting willen geven van American Gospel Music. ● Bereid zijn zich (neutraal) op te stellen ten aanzien van de inhoud van de songs en in staat zijn om de Amerikaanse teksten te begrijpen. ● Zich thuis voelen bij het swingende, ritmische, zich geheel gevende karakter van de muziek en die zich hier qua persoonlijkheid bij kunnen en willen aansluiten. ● Op het moment van aanmelding als lid, moet het lid minimaal 14 en maximaal 55 jaar oud zijn, over de basis zangvaardigheden beschikken zoals toon herkennen, toon nazingen en toon houden. ● Zich kunnen en willen gedragen volgens de gedragsnormen van Alive (en de fatsoensnormen in het algemeen) en instemmen met de statuten en dit huishoudelijk reglement. ● In principe bereid en in staat zijn om aan zowel de repetities als de uitvoeringen van Alive deel te nemen. ● In staat zijn om vanuit staande positie deze repetitieavonden en uitvoeringen bij te wonen. In bijzondere gevallen kan het bestuur besluiten voor een of meerdere van de hierboven genoemde voorwaarden dispensatie te geven.
4.2
Opzegging van het lidmaatschap kan per einde van de lopende contributieperiode. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk te gebeuren bij het secretariaat van de vereniging. De opzegging dient minimaal vier weken voor afloop van de desbetreffende contributieperiode ontvangen te zijn door en bevestigd door de ledenadministrateur. Tot het einde van de desbetreffende contributieperiode blijft het betrokken lid contributie verschuldigd.
4.3
Het bestuur behoudt zich het recht voor om een (tijdelijke) ledenstop af te kondigen.
4.4
Het verenigings‐ alsmede het boekjaar van de vereniging loopt van 01 augustus t/m 31 januari en vanaf 01 februari t/m 31 juli.
Artikel 5: kledingvoorschriften 5.1
Ieder (aspirant) lid van Alive is vrij in zijn of haar kledingkeuze. Het bestuur is bevoegd om wijzigingen hieromtrent te geven bij uitvoeringen of concerten. Dit in overleg met de Choir Director.
Artikel 6: begunstigers 6.1
Begunstigers zijn (rechts)personen die zich schriftelijk bereid hebben verklaard, terwijl zij geen lid zijn van de vereniging, Alive financieel te steunen met een bijdrage van minimaal € 25,00 per boekjaar.
6.2
Het bestuur informeert de begunstigers over komende uitvoeringen en optredens.
Huishoudelijk Reglement - Alive Gospel Choir
2
Artikel 7 : deelname 7.1
Aanmelding voor het lidmaatschap van de vereniging kan door middel van het invullen van het inschrijfformulier. Dit formulier is te verkrijgen bij een van de bestuursleden. Tezamen met het inschrijfformulier ontvangt het aspirantlid een exemplaar van het huishoudelijk reglement.
7.2
Door ondertekening van het inschrijfformulier en inlevering daarvan bij het bestuur, verklaart het nieuwe lid in te stemmen met het huishoudelijk reglement en de statuten en te voldoen aan de hierin gestelde voorwaarden.
7.3
Nieuwe leden worden als aspirantlid toegelaten tot de vereniging. Na een periode van drie maanden, waarin het nieuwe lid verplicht is de repetities bij te wonen, zal door de Choir Director in samenspraak met het bestuur, beslist worden of het (dan) lid kan deelnemen aan uitvoeringen.
Artikel 8: royement 8.1
Royement van het lidmaatschap van een lid is een beslissing van het bestuur.
8.2
Royement vindt uitsluitend plaats als het bestuur unaniem van mening is, dat er sprake is van een overtreding als bedoeld in de verenigingsstatuten, dat het een zwaarwegende overtreding betreft en dat het belang van Alive met het royement van het betrokken lid in belangrijke mate wordt gediend.
Artikel 9: jaarlijkse contributie 9.1
De jaarlijkse bijdrage voor leden van Alive bedraagt € 170,00. Bij betaling in twee termijnen bedraagt het lidmaatschap € 85,00 per termijn.
9.2
Bij toetreding door een nieuw (aspirant) lid tot de vereniging zal éénmalig en contant een bedrag van € 10,00 betaald dienen te worden. Hiervoor wordt een songboek en oefen CD verkregen en zijn de administratiekosten voldaan. Het aspirant lidmaatschap duurt drie maanden (maximaal zes repetitieavonden). Het aspirant lid betaalt over deze periode € 58,50 aan contributie. Na afloop van deze periode betaalt het (aspirant lid) een bedrag aan contributie welke gelijk staat aan de nog resterende periode in de halfjaarlijkse contributieperiode.
9.3
De bijdrage is verschuldigd zolang men lid is, met inachtneming van artikel 4.2 en 4.4 van dit reglement.
9.4
Voor alle uit het lidmaatschap van Alive voortvloeiende financiële verplichtingen, verklaren de leden, middels ondertekening van het aanmeldformulier, zich schriftelijk akkoord met tijdige betaling van deze gelden.
9.5
Restitutie van betaalde bijdrage(n) is niet mogelijk. Eventuele uitzonderingen zijn ter bepaling van het bestuur.
Huishoudelijk Reglement - Alive Gospel Choir
3
9.6
De jaarlijkse bijdrage ten behoeve van het lidmaatschap van de vereniging, als mede alle andere geldelijke vergoedingen welke de leden verschuldigd zijn aan de vereniging voortvloeiend uit het lidmaatschap, zullen jaarlijks, indien nodig, door de penningmeester van de vereniging verhoogd worden met een procentuele verhoging gebaseerd op het dan landelijk geldende indexcijfer, ingaande in de maand augustus. Indien op enig moment blijkt dat deze verhoging niet genoeg is om de kosten van de vereniging te dekken, zal er door het bestuur tijdens de ledenvergadering een oplossing worden voorgesteld.
Artikel 10: besluitvorming bestuur 10.1
Beslissingen binnen het bestuur worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen.
10.2
Beslissingen betreffende doelstellingen en beleidsvaststelling worden uitsluitend genomen als alle acterende bestuursleden aanwezig zijn en nadat de Choir Director is geraadpleegd.
10.3
Een stem is pas uitgebracht als een voorstel definitief is geformuleerd en gepresenteerd en als daarop door elk aanwezig bestuurslid een niet mis te verstaan ‘ ja’ of ‘ nee’ is uitgesproken.
10.4
Het bestuur vergadert zo vaak als voor een voorspoedige gang van zaken binnen Alive noodzakelijk is. Indien noodzakelijk en desgevraagd is de Choir Director daarbij aanwezig.
10.5
Over de uitvoering van de dagelijkse gang van zaken kan beslist worden door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat in deze uit de voorzitter tezamen met de secretaris en de penningmeester.
10.6
Onder andere de volgende onderwerpen behoeven overleg binnen het gehele bestuur, alvorens wordt beslist: ● financiële uitgave boven een bedrag van € 1.,000,00. ● deelname aan optredens. ● de gang van zaken binnen Alive. ● beslissingen met mogelijk financiële gevolgen voor de leden.
Artikel 11: bestuurstaken 11.1
Het bestuur is belast met de volgende taken: ● Het formuleren, aanpassen en handhaven van de doelstellingen van Alive. ● Het scheppen van voorwaarden en voorzieningen om, nu en in de toekomst, op een prettige en soepele manier de gestelde doelen van het koor te behalen, bijvoorbeeld door: ● het wijzigen van de statuten en het huishoudelijk reglement. ● het zorgen voor adequate repetitieruimte. ● het zorgen voor de benodigde muziekinstrumenten en installaties. ● het in stand houden en bevorderen van een harmonieuze en inspirerende sfeer binnen Alive. ● het zorgen voor voldoende financiële middelen. ● het zorgen voor een duidelijke taakverdeling en toekenning van bevoegdheden. ● het vaststellen van te geven en te ontvangen vergoedingen. ● het koor te verzekeren van de diensten van een Choir Director.
Huishoudelijk Reglement - Alive Gospel Choir
4
● het geven van de algemene dagelijkse leiding aan het koor. ● het organiseren van publieke optredens. 11.2
Teneinde de in artikel 11.1 omschreven taken naar behoren te kunnen uitoefenen heeft het bestuur de volgende bevoegdheden: ● aanpassen doelstellingen, wijzigen bevoegdheden bestuur en/of wijzigen bevoegdheden Choir Director, na instemming van vergadering. ● wijzigen statuten en/of HHR eventueel in overleg met de Choir Director, en na instemming van vergadering. ● wijzigen contributie na instemming van de vergadering. ● royeren van leden binnen speciale commissie. ● aanstellen dan wel bedanken van de Choir Director na instemming van de vergadering. ● vaststellen vergoeding van de Choir Director volledig. ● vaststellen vergoeding van de muzikanten volledig. ● vaststellen vergoeding leden bij deelname aan uitvoeringen volledig. ● huren van instrumenten/vervoermiddelen.
11.3
Om te voorzien in de benodigde muzikale en artistieke expertise en om leiding te kunnen geven aan repetities en optredens, verzekert het bestuur zich van de diensten van de Choir Director. De activiteiten en bevoegdheden van de Choir Director zijn als volgt: Activiteiten: ● Zorgen voor voldoende repertoire. ● Bepalen welke songs op welk moment worden ingestudeerd. ● Bepalen hoe de songs worden ingestudeerd. ● Leren van songs aan koorleden tijden de repetitieavonden. ● Bepalen van de gang van zaken tijdens de repetities. ● Leren van de songs aan solisten. ● Bepalen welke songs ‘gereed’ zijn om publiekelijk te worden vertolkt. ● Bepalen van de muzikale strategie van het koor. ● Vaststellen van de inhoud van de uitvoeringen. ● Bepalen van de solisten voor de uitvoeringen. ● Adviseren van het bestuur ten aanzien van de benodigde muzikale/artistieke voorzieningen en dergelijke ten aanzien van het beleid van het koor ● Het doen van voorstellen aan het bestuur tot heroverweging van het lidmaatschap van leden. Bevoegdheden: ● De Choir Director is in principe bevoegd tot het verrichten van de hierboven genoemde activiteiten en heeft met betrekking tot deze activiteiten regelmatig overleg met het bestuur. ● Aanpassing van de genoemde activiteiten en de bevoegdheden vindt plaats na besluitvorming op basis van meerderheid van stemmen van het bestuur, in overleg met de Choir Director.
11.4
De taken en bevoegdheden van de individuele bestuursleden worden elders vastgelegd.
Artikel 12: besluitvorming van de algemene ledenvergadering 12.1
Stemmen over zaken geschiedt door middel van handopsteking, tenzij het bestuur anders beslist.
12.2
Stemmen over personen geschiedt uitsluitend schriftelijk en anoniem.
Huishoudelijk Reglement - Alive Gospel Choir
5
12.3
De uitkomst van een stemming wordt onder vermelding van aantallen tijdens de vergadering bekend gemaakt.
12.4
Het bestuur voorkomt het uitbrengen van meer dan een stem per lid.
12.5
Voor het tellen van de stemmen wordt in de vergadering een commissie van drie leden samengesteld.
12.6
Schriftelijk uitgebrachte stemmen dienen eenduidig te zijn. Stemmen met onduidelijkheden en/of enige toevoeging gelden als blanco stemmen.
12.7
Blanco stemmen hebben geen invloed op de uitkomst van de stemming. Zij tellen wel mee in het kader voor het vaststellen van een vereist quorum voor stemming.
12.8
De voorzitter, penningmeester en secretaris, benoemd tijdens de oprichting en inschrijving van Alive blijven benoemd voor minimaal twee jaar, tenzij persoonlijk hiervan schriftelijk wordt aangegeven af te wijken.
12.9
De voorzitter en de secretaris treden af in de even jaren. De penningmeester en de overige leden treden af in de oneven jaren. Bestuursleden treden af volgens en door het bestuur te maken rooster. Een volgens het rooster aftredend bestuurslid is onmiddellijk en onbeperkt herkiesbaar.
Artikel 13: repertoire 13.1
Het repertoire wordt in principe samengesteld door de Choir Director.
13.2
Het bestuur en de leden mogen suggesties doen aan de Choir Director om bepaalde songs aan het repertoire toe te voegen. Als hieraan op artistiek verantwoorde wijze kan worden voldaan en de song past binnen de definitie van ‘American Gospel Music’ zal de suggestie worden uitgevoerd.
13.3
Bij toetreding als lid van Alive, wordt aan de leden eenmalig een songbook met daarin songteksten verstrekt. Ieder lid is verplicht te beschikken over een songbook, en beheert deze map met de songteksten. Het bestuur zal, indien nodig, tijdig zorgdragen voor aanvullingen en/of wijzigingen in het songbook.
13.4
De songteksten uit het songbook blijven eigendom van Alive en haar leden en worden niet aan derden verstrekt, gekopieerd of op andere wijze vermenigvuldigd. Verspreiding geschiedt uitsluitend door het bestuur van Alive.
13.5
Bij toetreding als (aspirant)lid van Alive, wordt eenmalig de oefen CD uitgereikt met daarop de partij (sopranos, altos of tenors) van de songs die worden ingestudeerd. De aanschaf van deze CD is verplicht.
Artikel 14: Introducés 14.1
Na een door het bestuur aangegeven periode mogen koorleden introducés meenemen naar de repetitieavonden.
14.2
Introducés behoren door het introducerende koorlid te worden voorgesteld aan een bestuurslid en aan de Choir Director.
Huishoudelijk Reglement - Alive Gospel Choir
6
14.3
Na maximaal twee repetitieavonden eindigt de introductie periode en dient de introducé al dan niet het lidmaatschap van de vereniging aan te vragen. Het introducerende lid ziet toe op de naleving van deze gang van zaken.
Artikel 15: inbreng door de leden 15.1
Leden kunnen onderwerpen in de algemenen vergadering inbrengen mits deze van algemeen koorbelang zijn, en uiterlijk zeven dagen voor de vergadering schriftelijk bij het bestuur zijn ingediend.
15.2
Tijdens de rondvraag van een vergadering kunnen uitsluitend vragen ter verduidelijking worden gesteld. Er kunnen dan niet alsnog nieuwe onderwerpen worden aangekaart.
15.3
Buiten vergaderingen mogen leden van het bestuur voorstellen doen tot wijziging van de statuten en/of het huishoudelijk reglement.
15.4
Te allen tijde mogen leden individueel voorstellen doen over de gang van zaken bij repetities en uitvoeringen.
15.5
Leden kunnen zich bij de Choir Director aanmelden als solist. De Choir Director zal een stemtest houden en bij geschiktheid de kandidaat te gelegener tijd primair bij repetities als solist inzetten. Solo optredens tijdens uitvoeringen kunnen echter niet worden gegarandeerd.
Artikel 16: inkomsten en bestedingen 16.1
De ● ● ● ● ●
inkomsten van de vereniging kunnen bestaan uit: bijdragen van de leden. bijdragen van begunstigers. honoraria voor uitvoeringen. subsidies, giften, fondsen. sponsorgelden.
16.2
Alle inkomsten komen ten bate van het koor.
16.3
De inkomsten worden gebruikt voor het dekken van kosten voor de behoeften van het koor, zoals: ● huur van de (repetitie) accommodatie ● aanschaf, vervanging en huur van instrumenten en installaties. ● honorarium Choir Director en muzikanten. ● reserveringen. ● overige uitgaven betreffende het koor.
Artikel 17: verbodsbepalingen 17.1
Het is de koorleden en/of de muzikanten verboden om naast de verbintenis met Alive, een afzonderlijke groep van koorleden en/of muzikanten te formeren, met het doel American Gospel Music ten gehore te brengen, in hetzij openbare dan wel besloten gelegenheden, hetzij tegen geldelijke vergoeding dan wel Pro Deo, als ware deze formatie een afvaardiging van Alive, ofwel een van de andere koren behorend tot het Dutch Combined Mass Choir.
Huishoudelijk Reglement - Alive Gospel Choir
7
17.2
Het is de koorleden en/of muzikanten verboden songs uit het songbook van Alive, tijdens een al dan niet openbare uitvoering ten gehore te brengen, zonder dat Alive ofwel een van de koren behorend tot het Dutch Combined Mass Choir hierbij vertegenwoordigd wordt.
17.3
Overtreding van artikel 17 lid 1 of 2, afzonderlijk of gecombineerd, zal voor het/de betrokken koorlid/koorleden leiden tot royement van het lidmaatschap. Overtreding van artikel 17 lid 1 en/of 2 zal voor de betrokken muzikant/muzikanten leiden tot uitsluiting van deelname aan oefenavonden en optredens.
Artikel 18: slotbepaling 18.1
In alle gevallen waarin de verenigingsstatuten en/of dit huishoudelijk reglement niet voorzien, zal door het bestuur een algemene vergadering bijeen worden geroepen. Indien enige zaak een ad hoc beslissing gebiedt, zal het bestuur namens de vergadering handelen met inachtneming van artikel 10 en artikel 11 lid 1 en 2 van dit reglement.
Huishoudelijk Reglement - Alive Gospel Choir
8
