HREA EXCELLENCE AWARD® 2013 I. Základní informace o projektu Název projektu Firma: Kategorie: Autoři projektu
Společnost bez hranic Foxconn CZ s.r.o. 2. kategorie (komerční subjekty nad 500 zaměstnanců) Mgr. Radka Svobodová, Vedoucí náboru a HR administrativy Bc. Jitka Kratochvílová, HR ředitelka
II. Popis projektu Výchozí situace: Do 30. 6. 2012 byla péče o naše zahraniční zaměstnance zajišťována externí dodavatelskou firmou, která sídlila v jedné z budov v areálu společnosti Foxconn. Ta zaměstnávala 6 osob, které byly alokovány pro naše zaměstnance ze zahraničí (5 v Pardubicích a 1 v Kutné Hoře). Tato situace přinášela několik nevýhod: •
Chyběl nám přímý a rychlý kontakt s našimi zahraničními zaměstnanci (nemohli jsme komunikovat napřímo a být tak mnohem lépe informováni o jejich potřebách, problémech, atd., sdílet s nimi informace, které jsme považovali za důležité jako např. vize naší společnosti, novinky ve fungování firmy, změny v procesech apod.).
•
Zároveň jsme neměli přesnou kontrolu nad agendou zahr. zaměstnanců a byli jsme závislí na informacích, které nám dodavatel poskytl. Ne vždy byly předané informace přesné. Rizika nesplnění legislativních požadavků (platné pracovní povolení, povolení k pobytu, zdravotní pojištění apod.) jsme však plně nesli my jako zaměstnavatel.
•
Práce dodavatelské firmy byla značně neefektivní, procesy nebyly dobře nastavené, poskytované služby ne vždy byly kvalitní.
•
Byť jsme podporovali či organizovali různé akce ve spolupráci s dodavatelem, cizinci měli mnohdy pocit, že o ně vlastní firma nepečuje.
•
Náklady na dodavatelskou firmu byly poměrně vysoké s ohledem na efektivitu a kvalitu práce.
Cílová skupina projektu:
Všichni zahraniční pracovníci společnosti Foxconn v Pardubicích a Kutné Hoře na různých pozicích počínaje managementem až po dělnické pozice (jejich počty se mění, proto uvádíme data z dubna 2013, kdy jsme provedli průzkum pro získání zpětné vazby na náš projekt): Pardubice
Kutná Hora
Celkem
Zahr. zaměstnanci
511
112
623
Občané EU
252
69
321
Občané 3. zemí
259
43
302
Slovensko
196
55
251
Mongolsko
129
10
139
Ukrajina
53
15
68
Vietnam
42
3
45
Velká Británie
21
7
28
Polsko
15
4
19
Ostatní země
55
18
73
III. Řešení Rozhodli jsme se péči o naše zahraniční zaměstnance vzít do vlastních rukou a zřídit interní oddělení nazvané Visa Team, které agendu převezme od externího dodavatele.
Cíle projektu: • • • •
udržet si stálý tým cizinců a těm zajistit vše nezbytné pro jejich pobyt na území ČR, zlepšit služby poskytované zahraničním zaměstnancům a zefektivnit procesy s nimi související, získat trvalý pobyt pro co nejvíce třetizemců (snížení nákladů na vyřízení povolení k zaměstnání a pobytu + redukce administrativy s tím spojené), maximálně podpořit integraci našich zahr. zaměstnanců do české společnosti, avšak zároveň jim umožnit ponechat si své zvyky a tradice.
Časový plán: 03-04/2012 Přípravná fáze projektu (analýzy, zmapování agendy, sestavení nového interního týmu, vypovězení smlouvy s dodavatelem). 05-06/2012 Zaškolování nových členů Visa Teamu, předávání agendy. 1. 7. 2012
Zřízení interního Visa Teamu, zahájení vlastní péče o zahraniční zaměstnance.
01-02/2013 První oslavy Nového roku pro naše zahr. zaměstnance pořádané zcela v naší režii. 04/2013
Zajištění zpětné vazby formou dotazníků, vyhodnocení projektu.
05/2013
Multikulturní týden – Foxconn jedním z hlavních organizátorů.
06-09/2013 Nápravná opatření vyplývající z průzkumu spokojenosti (Foxservice, slovníček). 01-02/2014 Oslavy Nového roku. 04-05/2014 Opětovné získání zpětné vazby (teprve proběhne).
Agenda zajišťovaná novým Visa Teamem, aby bylo dosaženo cílů: • Zajištění pracovního povolení včetně nostrifikace vzdělání. • Výpomoc při zajištění povolení k pobytu včetně hlášení na CP po příjezdu do ČR s cílem získat co možná nejvíce trvalých pobytů pro třetizemce. • Zajištění platného zdravotního pojištění. • Interní tlumočení (v rámci vstupního školení, při zajišťování procesů ve výrobě, personálních a mzdových záležitostí atd.). • Externí tlumočení (na úřadech, u lékaře apod.). • Informování o právech a povinnostech (vydávání letáků, brožur atd.). • Informování o vizi společnosti, změnách, novinkách či akcích apod. pomocí firemního časopisu v češtině, angličtině, mongolštině a vietnamštině (pravidelně zařazujeme články řešící problematiku integrace cizinců). • Vytvoření speciál. nástěnek pro zahr. zaměstnance, kde vyvěšujeme vše, co je pro ně důležité. • Organizování různých akcí pro cizince včetně oslav mongolského, vietnamského a čínského Nového roku – více informací na http://www.foxconn.cz/czech/o-nas/zajimavosti/mongolsky-lunarni-rok/ či http://www.foxconn.cz/czech/o-nas/zajimavosti/vietnamsky-lunarni-rok/.
o Koncertní vystoupení mongolské skupiny HOSOO & TRANSMONGOLIA 21. 9. 2013 v kostele Farního sboru českobratrské církve evangelické. • Finanční a organizační podpora Multikulturního týdne v Pardubicích včetně možnosti se aktivně účastnit všech kulturních a sportovních akcí (http://www.foxconn.cz/czech/o-nas/zajimavosti/tydenproti-rasismu/).
• Zřízení interních kurzů češtiny pro cizince (test z čj je u třetizemců podmínkou získání trvalého pobytu).
• •
Nabídka interních kurzů angličtiny pro všechny naše zaměstnance včetně těch zahraničních. Foxservice - vytvoření speciální sekce na firemním intranetu pro cizince, kde ve svém jazyce naleznou různé informační materiály:
•
Vytvoření slovníčku nejpoužívanějších slov a frází při běžném kontaktu s cizinci pro účely snadnější a rychlejší komunikace (použity tyto jazyky: mongolština, vietnamština a ruština). Spolupráce v rámci podpory integrace cizinců s: o Centrem na podporu integrace cizinců, o Europe Direct Pardubice, o Magistrátem města Pardubic , o Mostem pro (lidská práva). Účast na workshopech zaměř. na problematiku integrace cizinců: o Posílení integrace žen migrantek (zkušenosti ze Švédska) - 11. 9. 2012, o Integrace cizinců – zkušenosti, výzvy a dobrá praxe v České republice a Švýcarsku -19. 10. 2012, o Delegace z Estonska (15 úředníků a pracovníků státní správy a školství) – prezentace činností naší společnosti na podporu integrace cizinců - 15. 5. 2013, o Regionální platforma Centra na podporu integrace cizinců - 27. 8. 2013.
•
•
IV. Vyhodnocení •
Výsledky v číslech (k 31.1.2014): Celkem cizinců: 594 – 321 z nich má TP (54%) Celkem třetizemců: 239 – 195 z nich má TP (81,59%) Od počátku Visa Teamu 07/2012 do 12/2013 získáno 126 TP u třetizemců = skvělý výsledek
•
Výsledky dotazníkového šetření ohledně kvality služeb z dubna 2013: o Osloveni zahraniční zaměstnanci a asistentky (Visa Team zajišťuje i víza do zahraničí). o Forma dotazníku v 5 jazycích (online i tištěné). o Účastnilo se 69 respondentů. o Hodnocení bylo velmi pozitivní, zřízení interního týmu se jednoznačně osvědčilo, došlo k výraznému zlepšení služeb a urychlení komunikace:
Hodnocení kvality služeb VT 36%
0%
26%
Výborná Velmi dobrá Dobrá
38% o
•
Špatná
Na základě zpětné vazby byly zpřehledněny materiály na Foxservice a proběhla komunikace o těchto materiálech v rámci firemních informačních kanálů, aby o nich naši zahraniční kolegové věděli. Dále jsme vytvořili slovníček, který pomohl odstranit jazykovou bariéru především s veitnamsky mluvícími zaměstnanci (viz výše).
Redukce HC: o Díky zefektivnění procesů z původních 6 zaměstnanců externího dodavatele bylo zároveň dosaženo personálního obsazení Visa Teamu o třech zaměstnancích s alokací 50% náplně práce pro Visa Team u dvou členů týmu (celkově tedy alokace 1,5 úvazku v Pardubicích a 0,5 v Kutné Hoře) – došlo tedy k úspoře čtyř pracovních míst, aniž by to bylo hlavním cílem projektu.
