E-MAIL AWARD 2013 : PROCEDURE & CASE FORMAT Leuk en goed dat u een case in wilt dienen. Om de jurering eerlijk, eenvoudig en overzichtelijk te maken, willen we u vragen uw case in te dienen aan de hand van het hieronder uitgewerkte vaste format. Belangrijk hierbij is dat u hier goed naar kijkt en aan voldoet, want als uw inzending hier niet aan voldoet, wordt deze niet door de jury beoordeeld. Hieronder treft u ook de jury criteria aan, aan de hand waarvan uw case beoordeeld wordt door de jury. De jury bestaat uit vijf specialisten uit het vakgebied en kijkt zowel vanuit het perspectief van de adverteerder, bureau en vooral ook de ontvanger. Vanuit alle cases zal een drietal cases worden gekozen welke kans maken op de E-mail Award 2013. Tijdens de @ward Night op donderdagavond 18 juni 2013 wordt de winnaar bekend gemaakt. Als uw case bij de 3 genomineerden hoort, wordt u voor deze avond uitgenodigd. Er is dus uiteindelijk één winnaar. Deze winnaar zal tijdens de DDMA E-mail Summit op woensdag 19 juni 2013 zijn case toelichten. Hieronder vindt u de volgende zaken: - De algemene richtlijnen waar u aan moet voldoen - De uitwerking van het format waarin u de case in kunt dienen - De jury criteria voor de E-mail Award 2013 - De precieze planning, communicatiemomenten en jurering Alvast bedankt voor het indienen van uw case en succes gewenst! ALGEMENE RICHTLIJNEN - De deadline voor het insturen van de case(s) is uiterlijk vrijdag 17 mei 2013. De case kan gestuurd worden naar:
[email protected] - Na vrijdag 17 mei 23:59 uur is het niet meer mogelijk om uw case in te sturen en wordt deze niet meer meegenomen in de jurering - Stuur uw case in word of in pdf format in en vermeld daarin onderstaande punten in dezelfde volgorde en conform het gestelde hieronder - Er geldt een maximum van vier pagina’s inclusief voorblad, exclusief screenshots zoals beschreven bij Format 3D. Blijf dus kort en bondig en zo veel mogelijk in bullets/ opsommingen - De case geldt een overduidelijk e-mail gerelateerde communicatie of marketingcampagne welke in de periode 1 juli 2012 tot 30 april 2013 actief is geweest - De case wordt altijd ingediend met goedkeuring van de adverteerder/ opdrachtgever en de opdrachtgever is ook degene die de E-mail Award 2013 krijgt uitgereikt en aanwezig is bij de @ward Night, niet het bureau
FORMAT INDIENEN VAN UW CASE Hieronder een uitwerking van het precieze format waarin u de case in kunt dienen. Wijk hier niet van af, want dit kan leiden tot uitsluiting van deelname.
1. INTRODUCTIE a. b. c. d.
Naam van de case (titel) Organisatie van opdrachtgever
Betrokken bureau of bureau’s Gegevens contactpersoon; volledige NAW-gegevens incl. telefoonnummer (bij voorkeur mobiel nummer!) en e-mailadres. Geef hierbij expliciet aan met wie er gecommuniceerd mag worden vanuit de organisatie van de DDMA E-mail Summit. e. Goedkeuring geven aan de organisatie om de case te kunnen publiceren, al dan niet in een aangepaste versie waarin resultaten geïndiceerd worden of anders weergegeven. <expliciet benoemen> f. Periode/ timing dat deze case liep/ van toepassing was
2. INHOUD a. Probleemstelling: Beschrijving van de probleemstelling b. Opzet campagne: omschrijf de campagne c. Doelstellingen. Heldere beschrijving van de doelstelling(en) <wees specifiek, benoem getallen, maak deze SMART> d. Doelgroep: Korte beschrijving van de doelgroep e. Organisatie: Beschrijf hoe de organisatie rondom e-mail marketing eruit ziet en het beschikbare budget voor de case i. Mankracht: Hoeveel man personeel (bureau en intern) was betrokken bij het tot stand komen van de campagne/nieuwsbrief. Geef aan hoeveel procent van hun tijd/uren zij bezig zijn geweest met de e-mail campagne (hetgeen in deze case wordt beschreven). ii. Budget: Wat was het beschikbare budget voor de campagne? Is de campagne binnen budget gebleven? Zo niet, waarom? iii. Andere media: Hebben andere media direct of indirect bijgedragen aan het succes van de e-mail campagne. iv. Systemen/ Software: Welke systemen/software zijn gebruikt voor versturen, meten en/of testen van de e-mails v. Strategie: In hoeverre is de e-mailcase onderdeel van de communicatiestrategie / campagne en wat is de bijdrage van e-mail aan het geheel
3. RESULTATEN & CONCLUSIE a. Uitgebreide beschrijving van de resultaten: i. Aflever-, Unieke open- en Unieke klikpercentages ii. Budget vs. succes (indien mogelijk middels een ROI) iii. Kosten per lead of contact iv. Conversie (percentage) v. Aantal uitschrijvingen op de mailing tijdens de campagne vi. Het succes van het totale conversie pad: Aantal verzonden e-mails (eigen bestand gescheiden van ingekochte/gehuurde bestanden), afgeleverde emails, aantal unieke opens, aantal unieke kliks, trechter pad op de website/winkel/callcenter/event/etc…. b. Tests: Uitgebreide beschrijving van de testen die vooraf en tijdens de looptijd zijn uitgevoerd. Wat waren de resultaten en welke beslissingen zijn op basis hiervan genomen. c. Doelstellingen: vermeld de doelstelling in relatie tot het resultaat; in hoeverre behaald? d. De Uiting / Visuals/ Screenshot: Screenshots én URL’s van de door jullie belangrijk bevonden onderdelen van de campagne, zoals de e-mail(s) en/of de landingspagina(‘s). e. Eigen conclusies: welke conclusies zijn er zelf getrokken?
4. Leer- en verbeterpunten Geef een overzicht van de leer- en verbeterpunten.
5. Eigen input Hier kunt u zelf informatie toevoegen die u van belang acht voor de beoordeling van de e-mail campagne. Dit kan een uitgebreide omschrijving zijn, een motivatie of een visie.
JURY CRITERIA E-MAIL AWARD 2013 1. Hoe effectief is de campagne? toelichting: de jury kijkt o.a. naar respons percentages, budget, kosten per lead of contact, conversie (percentage), maar bijvoorbeeld ook naar de flow tussen de uiting en de landing page in relatie met het doel wat men voor ogen heeft. 2. Creativiteit toelichting: de jury beoordeelt het gehele concept (in relatie met de te behalen doelstelling). Oftewel welke keuzes zijn gemaakt t.a.v. look & feel en tone of voice t.a.v. de gepercipieerde ervaring bij de ontvanger. 3. Inzet van middelen toelichting: de jury kijkt naar wijze waarop o.a. personeel, budget en systemen zijn ingezet. 4. In hoeverre is de e-mail case onderdeel van de communicatiestrategie/ campagne en wat is de bijdrage van e-mail aan het geheel? toelichting: is het kanaal e-mail opgenomen als onderdeel van een cross mediale strategie/ campagne? Zijn de bijdragen van de resultaten van de e-mail aan het totaalresultaat in dit geval substantieel? 5. Functionaliteit van de e-mailing toelichting: o.a. gebruiksvriendelijkheid, usability maar ook, zitten er interessante, vernieuwende, klantgerichte functionaliteiten in. 6. Innovatieve elementen, is het vernieuwend toelichting: De jury kijkt hier in hoeverre de e-mail case innovatief is en gebruik maakt van vernieuwende elementen. 7. De wijze waarop kenmerken van prospects/ klanten in de database worden ingezet. toelichting: vanzelfsprekend is permissie van de ontvanger een vereiste. Maar ook de mate en wijze waarop gegevens uit de database zijn ingezet bijvoorbeeld ten behoeve van personalisatie of segmentatie. Of e-mail gekoppeld is met andere beschikbare databases waarin klantcontact/ of gegevens over gebruik worden bijgehouden. 8. Resultaten en opzet van eventuele ondernomen commerciële testen toelichting: de jury is benieuwd naar de uitgevoerde commerciële testen en de onderbouwing van de daaruit voortkomende conclusies
COMMUNICATIE EN PLANNING Voor de duidelijkheid vindt u hieronder het overzicht van de te nemen stappen en welke communicatie er wanneer plaatsvindt, zodat u goed weet waar u aan toe bent en wanneer u meer weet of u genomineerd bent bijvoorbeeld!
Vrijdag 17 mei: DEADLINE aanleveren e-mail cases Vrijdag 7 juni: Genomineerden e-mail cases worden bekend gemaakt Dinsdag 18 juni van 18.00 – 22.00 uur Uitreiking E-mail Award 2013 Woensdag 19 juni van 15.00 – 17.00 uur Presentatie winnaar E-mail Award 2013 tijdens DDMA EMAIL SUMMIT 2013
