HR MANAGEMENT CIPAL OPLOSSINGEN VOOR EEN HEDENDAAGS HRM-BELEID Aanbod Doorheen de decennia is de rol van de personeelsdienst in openbare besturen sterk gewijzigd en neemt de “human resources”-afdeling steeds meer een strategische positie in bij het bestuur met een actief en modern personeelsbeleid. Sommige besturen besteden bepaalde taken binnen hun personeelsbeleid uit, anderen kijken zelf uit naar geschikte informaticamiddelen die hen kunnen helpen hierbij. In beide gevallen staat CIPAL besturen bij (dienstverlening én software-ontwikkeling) om de werking van de personeelsdienst te vergemakkelijken als een partner in perso-neelsmanagement en loonverwerking. CIPAL heeft haar aanbod daarenboven verbreed in de richting van tijdsregistratie, toegangscontrole en uurroosterplanning. CIPAL biedt dus een geïntegreerde totaal-oplossing voor al die items die te maken hebben met (e)HRM in de breedste zin van het woord. Met e-HRM streven wij voor u naar betere resultaten en dienstverlening, meer klantvriendelijkheid alsook gebruiksgemak en tijdsbesparing voor de ambtenaar.
Dienstverlening Vele besturen doen voor uiteenlopende vormen van consultancy beroep op CIPAL : Zo voert CIPAL in haar rol als Full Service Secretariaat voor besturen CIPAL / INFO TOEPASSING HRM901
loonberekeningen uit, realiseren wij de wettelijke aangiftes, drukken wij loonbrieven af en verzorgen wij de opvolging van diverse anciënniteiten van de medewerkers in het kader van de functionele loopbaan. Om besturen een antwoord te bieden op de permanente evoluties in de sociale wetgeving heeft CIPAL haar juridische dienst uitgebreid in functie van een ruime adviesverlening op sociaaljuridisch vlak. CIPAL voorziet niet enkel in adviezen bij specifieke juridische vraag-stukken, maar verspreidt bijvoorbeeld ook een elektronische nieuwsbrief die de besturen op de hoogte houdt van nieuwe bepalingen in de wetgeving. Ook worden regelmatig juridische infosessies, seminaries en workshops georganiseerd die toelaten om dieper in te gaan op de wetgeving. CIPAL biedt ook juridische consultancy op het vlak van bijvoorbeeld de invoering van de nieuwe rechtspositieregeling. Medewerkers van het Full Service Secretariaat CIPAL kunnen voor een bepaalde periode worden gedetacheerd naar het bestuur om de personeelsdienst bij te staan bij haar dagelijkse werking. Taken die daarbij door CIPAL worden uitgevoerd zijn bijvoorbeeld de verwerking van de lonen en controle van de ingevoerde gegevens, het verzorgen van de administratieve personeelstaken of het inwerken van een nieuwe medewerker bij de personeelsdienst. CIPAL verleent bijstand in de uitwerking van HR adviezen naar de toekomst. De besturen kunnen worden geholpen bij het opstellen van de personeelsbegroting, het uitwerken van de sollicitatieprocedure of de opmaak van geactualiseerde statuten en
reglementen naar aanleiding van de nieuwe rechtspositieregeling. Tenslotte voorziet CIPAL in de nodige opleiding en begeleiding bij de implementatie van (onderdelen van) de HRM Suite “e-Aphrodite” bij het bestuur.
ICT oplossingen HRM en lonen CIPAL biedt met “e-Aphrodite” een complete HRM Suite die alle behoeften van een modern en strategisch Human Resource Management kan invullen en dit voor de personeelsdienst, maar ook voor diensthoofden en medewerkers van het bestuur (employee self-service). De volledige personeelscyclus – van “werving en selectie” over “vorming”, “loopbaan-opvolging” en “opmaak personeelsformatie” tot “loonverwerking” – kan rond een centrale personeelsdatabank worden beheerd met “e-Aphrodite”. Het oplossingsgamma is sinds kort bovendien uitgebreid met een optimaal geïntegreerde oplossing voor tijdsregistratie, toegangscontrole en uurroosterplanning. Personeelsbeheer De module “e-Aphrodite Personeelsbeheer”, ook bekend als “Aphrodite”, is de module die door de medewerkers van de personeelsdienst van het bestuur wordt gebruikt voor de opvolging en het beheer van de verschillende facetten van het personeelsbeleid van de organisatie. “e-Aphrodite Personeelsbeheer” biedt oplossingen aan voor HRM behoeften op het vlak van o.a. Personeelsadministratie, Werving en Selectie, Evaluatie, Vorming, Competentie-management, organisatiestructuur, … Ondermeer volgende functionaliteiten behoren tot de mogelijkheden: * Alle gegevens nodig voor een correcte loonverwerking kunnen op een gebruiksvriendelijke wijze worden ingevoerd en de historieken van de berekende vergoedingen zijn raadpleegbaar, * Voor elke medewerker kan een volledig personeelsdossier worden beheerd, CIPAL / INFO TOEPASSING HRM901
* Via de functionaliteit “bezettingen” kan worden nagegaan op welke posities van het bestuur zich een personeelstekort manifesteert (personeelsformatie), * Via “vacaturebeheer” kunnen vervolgens de juiste kandidaten worden gezocht voor een bepaalde positie/vacature in de organisatie, * Het ziektekrediet van een personeelslid wordt berekend en geactualiseerd, eventuele bezoeken van een controlearts bij ziekte kunnen worden gepland en opgevolgd, * Eretekens en diverse attesten kunnen worden beheerd, * Schaalopvolging (functionele loopbaan) is mogelijk, anciënniteiten worden beheerd, * Plannings-, functioneringsen evaluatie-gesprekken worden georganiseerd en opgevolgd, * De (interne of externe) vorming die door het bestuur wordt voorzien kan worden beheerd en de door de medewerker gevolgde cursussen kunnen worden geregistreerd, * De bepalingen van de hospitalisatieverzekering kunnen worden beheerd, de premies kunnen worden berekend, • … Loonmotor De module “e-Aphrodite Loonmotor”, kortweg “Atlas”, zorgt voor de correcte berekening en verwerking van de lonen en de diverse vergoedingen van het bestuur. Ook de diverse wettelijke aangiften (DMFAppl-aangifte, Belcotaxaangifte verzekeringsaangifte,…) kunnen via deze module worden gerealiseerd. De “e-Aphrodite Loonmotor” levert aan het bestuur bovendien talrijke simulatiemogelijkheden voor opmaak van bijvoorbeeld de personeelsbegroting of de meerjaren-planning. Het bestuur heeft de keuze om de lonen en vergoedingen zelf te berekenen of deze volledig of gedeeltelijk in service door CIPAL te laten verwerken. Deze module is geïntegreerd met “eAphrodite Personeelsbeheer” waarin de personeels- en weddegegevens worden beheerd. De toepassing werd gekoppeld met “Olympus” (meerjarenplan en budget) zodat de
personeelsbudgetten voor de diverse strategische, tactische en operationele doelstellingen van het bestuur op makkelijke wijze kunnen worden opgevolgd zonder dat deze moeten worden heringevoerd door de gebruiker. Anciënniteitsbepaling Deze module – ook “Adonis genoemd – heeft als doel om op een efficiënte wijze de basisjaarwedde – individueel of collectief – vast te stellen bij indiensttreding, wijziging van opdracht of functie, wijziging van het geldelijk statuut of bij periodieke verhogingen. Automatisch worden hieruit de nodige beslissingen afgeleid en de documenten aangemaakt. Ook schaalanciënniteiten kunnen worden opgevolgd via de module “e-Aphrodite Anciënniteitsbepaling” zodat kan worden nagegaan wanneer een personeelslid kan doorgroeien naar een volgende schaal. Via de dienstanciënniteit kan worden berekend in hoeverre een medewerker in aanmerking komt om een ereteken te ontvangen. Het bestuur heeft de keuze om zelf het beheer van de weddenvaststellingen te realiseren of CIPAL in te schakelen om de taken in service uit te voeren (individueel, collectief, aanmaken besluiten, …). Self-Service Modules Niet enkel de personeelsdienst kan aan de slag met “e-Aphrodite”, voor de andere betrokkenen zoals diensthoofden, medewerkers en het managementteam zijn zogenaamde e-HRM (of self-service) modules uitgewerkt. Op deze wijze wordt een omgeving gecreëerd waarin de personeelsleden van het bestuur optimaal kunnen renderen bij het behalen van de gestelde doelstellingen en worden lijnmanagers beter in staat gesteld om verantwoordelijkheid te nemen. Bovendien wordt de personeelsdienst niet langer meer belast met taken die beter door de betrokkenen kunnen worden uitgevoerd.
Enerzijds wordt personeelsinformatie uit “e-Aphrodite” via intra/internet zichtbaar voor medewerkers en leidinggevenden. Anderzijds worden via de self-service module diensthoofden en medewerkers de mogelijkheid geschonken om personeelsinformatie – na eventuele goedkeuringsflow – in te geven in dat personeelsdatabank. De info wordt m.a.w. ingegeven door de “bron” waar mogelijk, en niet langer door de personeelsdienst. Enkele self-service functionaliteiten uit de e-Aphrodite HRM Suite zijn bijvoorbeeld: * Een medewerker kan via de HR Portaal verlof (of andere afwezigheden) en het presteren of recupereren van overuren aanvragen, de leidinggevende van de medewerker (en/of personeelsdienst of managementteam) kan al dan niet goedkeuren, * Plannings-, functioneringsen evaluatie-documenten kunnen worden beheerd door de leidinggevende voor de medewerkers voor wie hij/zij diensthoofd is. De medewerker kan indien het bestuur voor deze optie kiest via de HR Portaal evt. commentaar geven bij evaluatie, * De medewerker kan via het HR Portaal zijn/haar functieomschrijving met bijhorende competenties/verantwoordelijksgebiede n/ … raadplegen, * De medewerker kan zijn/haar eigen persoonsen loopbaangegevens raadplegen en aanpassingen suggereren, Het “e-Aphrodite HR Portaal” zorgt ervoor dat diensthoofden en medewerkers snel een overzicht bekomen van nieuwe taken en meldingen uit de personeelstoepassing. In de loop van de volgende maanden zullen bijkomende self-service functionaliteiten worden uitgewerkt. De medewerkers zullen hun loonfiche via het HR Portaal ook digitaal kunnen raadplegen. Bovendien zullen de medewerkers het vormingsaanbod van het bestuur kunnen consulteren en zich eventueel kunnen inschrijven voor cursussen na goedkeuring door de (één of meerdere) leidinggevende(n). HR Rapportering
CIPAL / INFO TOEPASSING HRM901
Via de hierboven besproken modules kan een schat aan gegevens worden opgebouwd omtrent het bestuur en haar personeel. Uiteraard is het de bedoeling dat niet enkel ingave van gegevens mogelijk wordt, maar zeker de informatie in de personeelsdatabank op de juiste manier kan worden ontsloten naar de gewenste rapporten en overzichten voor het management en de personeelsdienst. “e-Aphrodite” beschikt over diverse rapporteringsmogelijkheden: * “e-Aphrodite” heeft in elke module talrijke standaardrapporten beschikbaar, * “e-Aphrodite” beschikt over opvraagschermen die de gebruiker van de personeelsdienst in staat stellen om vanuit de toepassing diverse gegevens op te vragen via gebruiksvriendelijke queries, * via zgn. “Athena Plug-ins” worden bovendien dimensiemodellen en views ter beschikking gesteld aan een willekeurige rapportgenerator om op een flexibele manier om te gaan met alle beschikbare informatie in de onderliggende databank. * CIPAL verdeelt zelf de rapportgenerator “Infozoom” die een gebruiksvriendelijke analyseomgeving ter beschikking stelt aan management en personeelsdienst en die in combinatie met de “Athena Plug-ins” kan gebruikt worden om grafieken en rapporten aan te maken. Het bestuur is echter niet verplicht om deze tool te gebruiken daar de “Athena Plug-ins” ook kunnen worden gebruikt in combinatie met andere rapportgeneratoren. Via bovenstaande functionaliteiten wordt het voor het bestuur mogelijk om bijvoorbeeld: * een managementoverzicht te verkrijgen over bijvoorbeeld de personeelsformatie, het absenteïsme voor elke dienst, de meerjarenplanning, … * zeer snel een antwoord te formuleren op adhoc vragen van management of medewerkers, * interne controle te garanderen via rapporten die bijvoorbeeld de testloonrun van deze maand vergelijken met de loonrun van vorige maand om zo eventuele anomalieën op te sporen, CIPAL / INFO TOEPASSING HRM901
*…
Tijdsregistratie – Toegangscontrole – Uurroosterplanning Samen met partner “Syntegro” werd de HRM Suite uitgebreid met modules voor volledige tijdsregistratie, toegangscontrole en uurroosterplanning. Ook de eventueel benodigde hardware kan worden aangeboden, en functionaliteiten zoals virtueel prikken (via PC) zijn ook beschikbaar. Veel aandacht gaat naar de integratie van al deze modules met de toepassingen voor personeelsbeheer en loonberekening. Zo ontstaat een geïntegreerde Suite die alle aspecten aangaande de “human resources” of het “human capital” van een bestuur kan beheren. Dankzij een sterke “rule engine” kan men alle rekenregels voor uurroosters en planningen van het bestuur configureren en kan oplossing via “Management By Exception” worden beheerd. Dit geeft u de zekerheid dat – eenmaal de oplossing geconfigureerd is – het beheer met een minimum aan inspanning kan gebeuren. Ook de te volgen goedkeuringsprocedures en de bij te houden tellers/saldo’s (bv. verloven, overuren, maaltijdcheques, …) kunnen volgens de behoeften van het bestuur worden opgezet. Voor deze toepassingen zijn eveneens eHRM functionaliteiten aanwezig voor medewerkers en diensthoofden, deze worden allen ontsloten via het e-HRM portaal van CIPAL (zie hiervoor). De medewerker kan bv.: - Prikken via PC, - verloven (of bv. recuperatie van overuren) aanvragen, - zijn/haar kalender of uurrooster bekijken en de kalender van de collega’s binnen het eigen team bekijken, - de saldo’s bekijken van de tellers die voor hem of haar van toepassing zijn.
Een diensthoofd kan bv.: - de planning/kalender van zijn of haar dienst consulteren/opstellen, - verlofaanvragen (of bv. recuperatie van overuren) voor een medewerker van de dienst goedkeuren, de tellers bekijken voor de medewerkers uit zijn of haar dienst. Het onthaal van het bestuur kan daarenboven bekijken welke medewerkers in het bestuur aanwezig zijn of welke afwezig zijn omwille van bv. verlof of dienstreis.
Met de CIPAL HR-oplossing beschikt u over gebruiksvriendelijke software waarbij volledigheid en flexibiliteit centraal staan. Om gebruikers de mogelijkheid te bieden, alle functionaliteiten optimaal te beheersen worden zowel initiatiecurussen als herhalingssessies georganiseerd, indien gewenst.
Bijkomende inlichtingen: G. Huysmans 014-576 409
[email protected] J. Peeters 014 576 355
[email protected] Of
[email protected] Voor een gedetailleerde offerte kan u steeds de offertedienst contacteren op het nummer: 014–576.100 (e-mail :
[email protected])
CIPAL / INFO TOEPASSING HRM901
