Hoeveel budget moet ik uittrekken voor een Field Service Automation project?
Slechts 10 € per maand per gebruiker, geen verborgen kosten, onmiddellijk ROI… eenmaal u online een aantal field force automation oplossingen vergelijkt, probeert elke leverancier natuurlijk zijn beste beentje voor te zetten. En dat maakt een realistische budgetraming een moeilijke oefening.
Gebaseerd op onze ervaring met Field Force Automation projecten kunnen we u wel enkele goede indicaties geven. Hardware en Integratie zijn de twee posten die de grootste hap uit uw budget nemen. We volgen in deze white paper twee manieren om uw budget te bepalen in jaar 1: wat is het gewicht van elke budgetpost en als het budget hoog uitvalt, waar kan ik dan besparen?
Als u 100 € zou uitgeven aan een field service automation project waar zou uw geld dan naar toegaan?
1° Hardware: 25 € De meeste cloudoplossingen stellen geen buitensporige eisen aan hardware. Is uw buitendienst bovendien al uitgerust met tablets of portables, is de kans groot dat u niet bijkomend moet investeren in hardware. In dat geval vallen deze 35 euro natuurlijk weg.
Bespaartip: Kan field service automation op smartphone?
✓ Technisch zijn smartphones krachtig genoeg om een field force automation app te draaien. Maar het gebruiksgemak voor uw technieker zal eerder beperkt zijn wegens het kleine scherm. Zeker als u een uitgebreide werkbon gebruikt, is een smartphone af te raden.
2° Parametriseren en integreren: 25 euro Elk servicebedrijf heeft specifieke installaties, eigen klanten, tarieven en procedures. Een belangrijke kostenfactor is uw applicatie op een correcte manier voeden met al deze data. Bovendien kan de efficiëntie en tijdswinst van een FSA applicatie nog toenemen als u ook denkt aan de integratie met uw ERP en/of boekhoudpakket. Het geeft u immers de kans om een end-to-end proces op te zetten: van bij de eerste aanmaak van een project tot de facturatie is alles geïntegreerd. Bye bye overtikken van informatie en het simultaan laten lopen van geïsoleerde applicaties.
Bespaartip: integreren uitbesteden of zelf uitvoeren?
✓ Integratie met uw ERP is een absoluut pluspunt voor de efficiëntie van uw bedrijf, maar mag ook geen bottleneck betekenen voor de implementatie van uw FSA project. Odyssee Mobile heeft een API waardoor uw IT afdeling mits wat voorbereiding zelf de integratie kan uitvoeren tussen uw FSA en uw ERP en/of boekhoudapplicatie.
✓ Tot slot: als u nog geen ERP hebt, hoeft u ook niet te integreren. Odyssee Service werkt ook alleen, zonder integratie. In dat geval hoeft u enkel nog rekening te houden met 5 euro voor het parametriseren van uw oplossing.
2° Licenties/abonnement software: 20 euro
Een vijfde van uw budget gaat naar de kosten voor uw software. Deze raming is gebaseerd op Odyssee Service projecten. Onze oplossing heeft een uitstekende prijs/kwaliteitsverhouding. Wat dus betekent dat u zowel goedkopere als flink wat duurdere oplossingen op de markt vindt. Aan u de keuze.
Bespaartip: hoe besparen op software?
De meeste field service automation oplossingen zijn vandaag cloud gebaseerd. U betaalt dus een soort abonnement per maand, meestal per gebruiker. Sommige zeer grote providers bieden nog licenties aan die u ‘on premise’ bij u lokaal kan installeren. U betaalt dus slechts éénmalig een aankoopsom. Dit is al een flinke brok, en hou er ook nog eens rekening mee dat u voor support en het ontvangen van updates vaak een onderhoudscontract moet afsluiten.
Een andere oplossing is om te kiezen voor goedkopere software (met weliswaar beperktere mogelijkheden) of om te kiezen om nog niet alle functionaliteiten aan te kopen en dus modulair te werken.
4° Opleiding: 10 euro FSA applicaties winnen nog elke dag aan gebruiksvriendelijkheid. Ook in onze sector is het concept van ‘consumerization’ doorgebroken en aanvaarden eindgebruikers simpelweg geen applicaties meer die niet gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn gebouwd. Steeds meer oplossingen hebben ook online hulp ingebouwd, waardoor techniekers snel aan de slag kunnen.
Toch blijft opleiding cruciaal voor het slagen van uw project. Een nieuwe oplossing is niet enkel een kwestie van enkele nieuwe schermen te leren gebruiken. Vaak moet uw ploeg ook wennen aan een nieuwe manier van werken en het bijhouden van bijkomende data. Zeker als u mensen inzet met heel wat ervaring, kan de nieuwe applicatie als bedreigend overkomen. Opleiding is dan tegelijkertijd change management: u gaat samen met uw ploegen en planners de oplossing voor iedereen aanvaardbaar maken. Vergeet ook niet dat u met personeelsverloop te maken krijgt.
Er moet ook een minimum hoeveelheid opleiding voorzien worden voor de nieuwe mensen.
5° Consultancy: 10 euro Consultancy is voor sommige bedrijven een beperkte uitgave, bij andere organisaties dan weer een hele grote hap uit het budget.
Waarvoor heeft u consultancy bij een FSA project nodig? Hoe groter het project, hoe meer u nood heeft aan een beschrijving van al uw processen. Want die gaat u formaliseren en dienen als leidraad voor het parametriseren van uw software. Naast het beschrijven van de processen kunt u wellicht ook hulp gebruiken bij de beschrijving van alle in te voeren data, integratie met andere (ERP)oplossingen, begeleiding bij de implementatie…
Kleinere servicebedrijven kunnen meestal zelf Odyssee Service implementeren. Maar vanaf een 15-tal gebruikers en afhankelijk van de ervaring van uw organisatie, zal begeleiding geen overbodige luxe zijn.
6° Aanpassingen: 5 euro Soms kan het zijn dat er een functionaliteit bij moet ontwikkeld worden om uw processen volledig af te dekken. Als de software het toelaat,, moet u daar inderdaad rekenen met een kleine extra uit het budget
✓ Bespaartip: Aanpassen of niet?
Probeer de software niet volledig naar je hand te zetten. Soms volg je beter de software oplossing. Ten eerste omdat deze meestal de best practice van heel wat bedrijfsprocessen samen bundelt. Ten tweede omdat veel gewenste aanpassingen later, eenmaal je de nieuwe software goed kent, overbodig blijken omdat ondertussen de nieuwe werkwijze volledig werd geïntegreerd.
7° Andere kosten: 5 euro Andere kosten die soms bij een service automatiseringsproject komen kijken: aannemen van extra personeel, extra hardware, integratie van een online klantenportaal met de website, herschikken interne organisatie, aanmaken specifieke dashboards, … Weten wat een field service automation project zou betekenen voor uw bedrijf?
Surf naar onze website en vraag uw demo aan!
Website: www.odysseeservice.com T +32 2 513 48 19 Stalingradlaan 100 - 1000 Brussel - België,
