Hoe past ú de PDCA-cirkel toe op uw auditsysteem? LOKmml-bijeenkomst
Alice Mulder 19 januari 2012
Programma Resultaatverbetering realiseren door Resultaatgericht Auditen Theorie van de verspillingen Het formuleren van resultaatgerichte vragen en dóórvragen op verbetermogelijkheden
Resultaatverbetering Wat is de rol van resultaatgericht auditen hierin?
Ontwikkeling binnen kwaliteitsmanagement
Eind controleur Jaren 70
Systeem manager Jaren 80
KAM manager Jaren 90
2000
Verbeter manager Toekomst
Audits ontwikkelen mee! Verschillende methodieken AUDITSYSTEEM Themagerichte audits
Procesgerichte audits
Risico gerichte audits Systeemgerichte audits
Waarderende audits Resultaatgerichte audits
Alle methodieken op een rij! a) b) c) d) e) f)
Procesgericht auditen Themagericht auditen Waarderend auditen Resultaatgericht auditen Systeemgericht auditen Risicogericht auditen
Wanneer welke methodiek? Methodiek
Fase/Kenmerk
Procesgericht auditen
Start (en doorlopend)
Themagericht auditen
Strategie en beleid
Waarderend auditen
Bevorderen kwaliteitsdenken
Resultaatgericht auditen
Efficiëntere processen
Systeemgericht auditen
Cliënt/medewerker gericht
Risicogerichte audits
(Cliënt)proces/veiligheid optimaliseren
Resultaatgericht auditen Naar efficiëntere werkprocessen
Achterliggende reden Wat versta jij er onder? Waarom zou je het toepassen?
Wie herkent weleens… … dat een audit na enkele keren auditen alleen aanpassingen op punten en komma’s oplevert? … dat processen inhoudelijk nauwelijks veranderd zijn (revisiedatum aantal jaren terug)
Dat betekent dat het systeem toe is aan resultaatgericht auditen!
Kenmerken van resultaatgericht auditen Op zoek naar ‘niet waarde toevoegende’ elementen in het proces Bevindingen zeggen iets over de kwaliteit van de stappen in een proces Stimuleert de auditee om met een andere bril naar het werk te kijken Onderzoekt of je het doel van een proces haalt Goed te combineren met procesgerichte audits
Focus in resultaatgerichte audit: opsporen van ‘niet waarde toevoegende’ elementen Zoek de mogelijke ‘niet waarde toevoegende’ elementen in het proces Oftewel die activiteiten die: o niet efficiënt verlopen, of o niet waarde verhogend voor de klant zijn, of o niet noodzakelijk zijn voor het proces, of o niet slim uitgevoerd worden, of o … etc.
Procesgericht vs Resultaatgericht Resultaatgericht auditen
Procesgericht auditen
Stimuleert de intrinsieke motivatie van auditee om anders naar werkprocessen te kijken Focus op ‘niet waarde toevoegende’ elementen Verbeteringen gericht op hoe een procedure sneller, efficiënter en beter kan Inzicht in hoeverre een procedure ook daadwerkelijk werkt
Focus op procedure & norm Verbeteringen gericht op afwijkingen in de procedure Verbeteringen gericht op details in de procedure Inzicht in hoeverre een procedure in de praktijk wordt nageleefd
Deze benadering is geschikt wanneer de processen al meerdere keren geaudit zijn
Uitgelicht Theorie van de verspillingen
3 soorten activiteiten Noodzaak: activiteiten die nodig zijn voor het proces, maar geen waarde toevoegen in ogen van klant Verminderen
Verspilling: activiteiten, die de waarde van de dienst niet verhogen in de ogen van de klant en niet noodzakelijk zijn voor het proces Verwijderen
Interne klant vs. Externe klant
Verspilling
Noodzaak
Noodzaak Verspilling Waarde Waarde Waarde: iedere activiteit waarvoor de klant/ financierder wil betalen, omdat het in zijn ogen waarde toevoegt aan de dienst Optimaliseren
7 of 8 Typen verspillingen Herplannen van afspraken Transport Ieder niet-noodzakelijk Reistijd naar afspraak transport is verspilling Op 1 dag naar Verschillende locaties
Talent Ieder geval waarin niet Administratieve klussen volledig gebruik wordt gemaakt van de tijd en het talent van medewerkers
Beweging Iedere beweging Zoeken informatiedie op geen waarde toevoegt de …. schijf
Onderhanden werk
Buffers
Overbewerking Meer dan Eerst opbewerkingen een formulier en nodig dan in de computer
Wachten Wachtenop opgoedkeuring informatie, Wachten papierwerk of beslissingen manager
Vingeroefening In tweetallen: Bedenk welke mogelijke verspillingen in het proces interne audits voor kunnen komen. Dus leidend tot een inefficiënt of te lang durend proces. Gebruik hiervoor het stroomschema van het auditproces.
Doorvragen naar verbeteringen
Vragen stellen in het resultaatgerichte auditgesprek Hoe verloopt het proces in de praktijk? Waar kan het anders? Wat gebeurt er binnen dit proces? Wat gebeurt er binnen een processtap? Hoe werkt dit in de praktijk? Hoe zorg je dat je het doel van het proces bereikt? Waar kan het sneller? Voorbereiding op Waar kan het anders? mogelijke verspillingen! Waar kan het beter? Resultaatgerichte audit Proces volgen en inzoomen op verspillingen
Doorvragen middels goede open vragen… Wat is hier de oorzaak van? Hoe kunnen we dit volgens jou verbeteren? Als er een nieuwe medewerker in dienst komt, hoe kent hij/zij deze informatie? Stel het gaat …. wat doe je dan? En dan? Kijkend naar het gehele proces: o Wat loopt goed? o Wat kan nog beter? o Hoe kan het beter?
Mogelijke vervolgvragen Wat is de norm? o Bijv. in de praktijk is de doorlooptijd van een audit 6 weken; volgens procedure 3. Waarom haal je die niet? Wat is de oorzaak? Wat is het gevolg? Hoe kan het beter, sneller, efficiënter?
Oorzaak
21
Bevinding
Gevolg
Verbetering
Interesse in nog meer handvatten voor het optimaliseren van uw auditsysteem? Medio 2012 komt boek uit als vervolg op Auditen met Zorg. Een boek over het optimaliseren van het auditsysteem door Luluk van de Water – Astro en Alice Mulder! Houd het in de gaten!
Open eindjes?
Heel veel succes met het verbeteren van resultaat uit audits! Bedankt voor je aandacht!
