Workshop “Vrienden van de Basisregistratie” 16 november 2010 Amersfoort
Paul Deurvorst
Hoe maken we de baten van Basisregistraties concreet en kwantificeerbaar?
Implementing Strategy & Innovation
© DCE PD_16_11_10.
-2-
Creating Value with People
“Als we niet aantonen hoe we er geld mee besparen, worden investeringen in basisregistraties straks wegbezuinigd”
© DCE PD_16_11_10.
-3-
h Aanpak h Resultaten
y Oplossing: inventariseren en meten
h Baten kwalitatief en gefragmenteerd h “Geen businesscase, geen middelen”
y Probleem
h Financiering programma basisregistratie h Wel inzicht in voorzieningen en kosten, maar niet in baten
y Aanleiding
Case Gemeente Eindhoven
Creating Value with People
© DCE PD_16_11_10.
-4-
h Model opstellen h Feiten verzamelen h Toetsen
y Zelf meten
h Weinig voorbeelden h Extrapolatie vaak niet mogelijk
y Businesscases van andere overheden
h Wettelijke verplichting h Betere dienstverlening en handhaving
y Geloof
Creating Value with People
Hoe rechtvaardigen we investeringen in BR ?
-5-
Creating Value with People
1,5 M basisgegevens 200 gemeentelijke producten met basisgegevens 50 grote informatiesystemen van verschillende leveranciers 100 relaties naar basisregistraties, waarvan 20 geautomatiseerde koppelingen > 1,5 M mutaties van basisgegevens per jaar 2000 medewerkers 17 sectoren
© DCE PD_16_11_10.
y y y y y y y y
h Gemeentelijk: GBA, BAG, WOZ, GEO h Landelijk: KAD, NHR
y 6 basisregistraties
Vertrekpunt
Meer inkomsten
Efficiënter inwinnen gegevens Minder herstel van fouten
Betere dienstverlening
Betere handhaving
© DCE PD_16_11_10.
-6-
Creating Value with People
Randvoorwaarde andere besparingen
Rationalisatie van systemen en beheer
Indirecte kosten
En wat zijn de gevolgen als we niet investeren uitgedrukt in meerkosten en continuïteitsrisico?
Minder uitgaven
Primaire geldstroom
Uitvoeringskosten
Niet-financiële baten
Voldoen aan wettelijke verplichtingen, of incasseren van baten door processen te verbeteren....?
Soorten baten
© DCE PD_16_11_10.
-7-
• Inventariseren relatie producten - basisgegevens • Bepalen administraties • Bepalen informatie systemen
Toepassing
Aanpak
• Bepalen omvang en mutatiegraad • Ramen kosten inwinnen en foutherstel • Bepalen overige (niet)- financiële baten
Baten • Bepalen BRvoorzieningen • Bepalen investeringen en exploitatiekosten • Onderscheid structureel en incidenteel
Kosten
Creating Value with People
• Toerekenen samengestelde kosten en baten • Afweging kosten en baten • Bepalen financieringsmethode
Besluitvorming
© DCE PD_16_11_10.
-8-
Basisregistratie
Bedrijfsprocessen Beheerder Basisregistratie
Model
Synchroniseren
Raadplegen
Opvragen
Terugmelden
Creating Value with People
Informatiesysteem afnemer
Bedrijfsprocessen Afnemer
© DCE PD_16_11_10.
-9-
Gebruiken
Product
Creating Value with People
Vermijden, “first time right”
Controleren
Stroomlijnen of automatiseren
Gegevens
Inwinnen
Besparings potentieel
Herstel
Vermijden, “first time right”
Gebruik van basisgegevens
© DCE PD_16_11_10.
- 10 -
Baten
Gegevens
Systeem
Eenheid
Omvang
Registratie
Afdeling
Taak
Voorbeeld inventarisatie
aanvragen & meldingen Digitale formulieren/jr poststukken per jaar stadspashouders medewerkers facturen per jaar bezwaren per jaar relaties
bedrijven leerlingen meldingen/jaar ?? ?? ??? risicoberekeningen objecten burgers & bedrijven objecten vergunningen per jr lichtmasten wegvakken bomen & groenvlakken objecten containers relaties cliënten personen rechten aanslagen per jaar vergunningen per jaar objecten percelen dossiers aanvragen dossiers aanvragen clienten aanvragen
Administratief proces Aantal Primaire entiteit
Werkgelegenheid Leerplicht Signalering probleemjongerem Informatie voor rampenbestrijding Bodeminformatie Verstrekken energiesubsidies Externe veiligheid: risicoberek. Gemeent. vastgoed en eigend. Beheer en gronduitgifte Geometrische informatie Parking Lichtmastadministratie Wegbeheerpakket Groenbeheerpakket Riolering Vuilcontainers Sportsubsidieverstrekking Reservering sporfaciliteiten Bevolking Grafrechten WOZ en belastingen Bouw-, Milieu,- en overige verg. Adressen en Gebouwen Publiekr. Beperkingen Inkomen Inburgering Reïntegratie Armoedebeleid en bijz. bijstand Schulddienstverlening Verstrekken voorzieningen Klantcontacten (digitaal) E-formulieren Post & documenten Uitgifte Stadspas Personeelsadministratie Financiële administratie Bezwaar en beroep Relaties
Organisatie Wettelijke Organisatie Registratie taak -eenheid
BAG
Belastingen
GBA
GIS-omgeving
W O Z
Baten
Creating Value with People
Informatievoorziening Afnemend G N B G K systeem↓ , B H A E A Bron→ A R G O D
- 11 -
Minder controles Minder retourposten Efficiënter afhandeling vergunningproces Efficiënter handhaven o.b.v. betere informatie Minder bezwaarschriften Hogere belastingopbrengsten Besparing onderhoud en beheer door uitfasering applicaties Besparing op investering in toekomstige applicaties Minder incassokosten en hogere opbrengsten Continuïteit van bestaande gegevensuitwisseling
© DCE PD_16_11_10.
y y y y y y y y y y
Voorbeelden van baten
Creating Value with People
© DCE PD_16_11_10.
Kosten
- 12 -
Randvoorw.
Systemen
Processen
Gegevens
Break-down kosten
Beleid & planning
Beheer
Onderzoek & architectuur
Koppelingen
Generieke voorzieningen
Basisregistraties
Implementeren
Verbeteren
Analyseren
Kwaliteit borgen
Schonen
Meten
Hardware & software
Consultancy & projectleiding
Creating Value with People
Interne manuren
Kosten D
Kosten C Baten F
Baten E
Samengestelde baten van kostenpost A
© DCE PD_16_11_10.
- 13 -
y Hoe investering A toe te rekenen aan baten? y Hoe baten E toe te rekenen aan investeringen? y Hoe omgaan met baten van toekomstige projecten?
Kosten A
Kosten B
Samengestelde kosten van baat E
Belang van inzicht in kosten
Creating Value with People
Proces 2
Proces 1
Decentrale eenheden
Baten BR
Kosten BR
© DCE PD_16_11_10.
- 14 -
Creating Value with People
Voor budget-neutrale financiering, zullen kosten en baten intern moeten worden verrekenend, b.v. door een begrotingswijziging of via doorbelasting.
Centraal
Een belangrijk deel van de kosten van basisregistraties heeft een generiek karakter en wordt dus centraal gemaakt. De baten vallen vaak elders.
Financiering
© DCE PD_16_11_10.
- 15 -
h Zowel in basisregistraties als in digitalisering en front-office. h Proces-gericht investeren i.p.v. ICT-themagericht
y Realisatie van baten vergt soms combinatie van investeringen:
h Bewustwording en inzicht h Ook zinvol voor andere generieke ICT-voorzieningen h Middel om prioriteiten te stellen
y Systematische inventarisatie loont
h Maar wel een optelsom van vele kleintjes
y Besparingen wegen op tegen de kosten
Creating Value with People
h Wat zijn de gevolgen van niet investeren en onvoldoende beheercapaciteit?
y Continuïteit van bestaande voorzieningen is belangrijk argument
Conclusies
© DCE PD_16_11_10.
- 16 -
Voor meer informatie:
[email protected]
Vragen?
Creating Value with People
