Hoe maak ik een output style voor Reference Manager? Een 19-stappenplan 2011-12-07 In deze handleiding wordt in 19 stappen uitgelegd hoe je - een output style zoekt - een output style als basis neemt, en deze aanpast aan de opmaakregels van de te maken output style. Hierbij kun je twee basis-output styles onderscheiden, nl Vancouver, waarbij de volgorde van citeren in de tekst ook in de referentielijst aangehouden wordt. En de American Psychological Association 5th ed., hierbij wordt de referentielijst op alfabetische volgorde van auteur geplaatst. - een output style aanpast. Stap 1 Zoeken van output style • Kijk of de te maken style te vinden is op www.ub.vu.nl: Home > Hulp, advies > Tools > Reference Manager > Output styles. • Staat de output style er niet bij, zoek dan op www.refman.com: support & services > Output Styles > klik op Accept. • Staat de style hier niet bij ga dan verder met stap 2. Stap 2 Eisen waaraan de output style moet voldoen • Start met het opzoeken van de opmaakregels van het tijdschrift Opmaakregels vind je meestal bij author instructions, references. Voorbeeld Author instructions voor references Clinical Cancer Research. References Number the references in the order of their first mention in the text; cite only the number assigned to the reference. The reference list should be limited to only those citations essential to the presentation. Before submission of the manuscript, authors should verify the accuracy of all references and check that all references have been cited in the text. AACR journals' reference style follows that of the Uniform Requirements for Manuscripts Submitted to Biomedical Journals. Note that the Uniform Requirements specify that, for articles with more than 6 authors, the names of the first 6 authors must be listed, followed by "et al." For articles with 6 or fewer authors, all authors should be listed. Please note that this represents a recent change from earlier Instructions for Authors. Reference Examples Journal article Warrell RP Jr, Frankel SR, Miller WH Jr, Scheinberg DA, Itri LM, Hittelman WN, et al. Differentiation therapy of acute promyelocytic 584 leukemia with tretinoin (all-trans-retinoic acid). N Engl J Med 1991;324:1385–93. Book chapter Yuspa SH, Hennings H, Roop D, Strickland J, Greenhalgh DA. Genes and mechanisms involved in malignant conversion. In: Harris CC, Liotta LA, editors. Genetic mechanisms in carcinogenesis and tumor progression. New York: Wiley-Liss; 1990. p.115–26. Article in press. Articles in press may be listed among the references provided a journal name and tentative year of publication can be verified. Unpublished material. Manuscripts in preparation or submitted for publication, unpublished data, and personal communications may be cited in the reference list; however, the names of all authors should be given, along with the title of the manuscript, if possible. Authors should secure permission from the authors of unpublished material to cite it.
1
Stap 3 Kies een stijl als basis • Open in Reference Manager een output style via tools-bibliography-open output style • Kies een output style die lijkt op de te maken style Optie 1: Vancouver style voor een referentielijst gemaakt op volgorde van refereren in de tekst. Optie 2: APA 4th style voor een referentielijst gemaakt op alfabetische volgorde van auteur. • In het voorbeeld Clinical Cancer Research is sprake van optie 1. Voor optie 2 zie stap 12 • Sla de gekozen stijl op via File en Save as • Verander de naam van de output style in de naam van het tijdschrift waarvoor je de output style aan het maken bent • Sla de stijl op Let op: als je hem onder styles opslaat kun je hem alleen op de desbetreffende computer gebuiken • Klik op file: output style properties • Pas naam van de stijl aan • Vul de url waar je de author instructions gevonden hebt in
Voorbeeld Vancouver style
2
Stap 4 Refereren in de tekst zelf met als basis de Vancouver style. • Klik in de output style via het In-Text Citations tabblad, op In-Text Citation Settings Je geeft hier aan of er ronde of vierkante haken rond de notatie moeten staan • Geef aan bij: In-Text Citation Order of je nummertjes in de tekst wilt door Citation Order aan te klikken In dit voorbeeld kies je voor Citation Order en check je in een artikel van het tijdschrift hoe het verder genoteerd wordt. Je ziet hier ronde haken rond de nummering en tussen de referenties in een komma spatie, en voor reeksen een verbindingsstreepje. • Vul in bij Left Delimiter: ( • Vul in bij Right Delimiter: ) • Vul in bij Citation Seperator: komma spatie • Vul in bij Range Seperator: –
Voorbeeld In-Text Citation Settings
3
Stap 5 • • • • • .
Zet nummer in tekst Klik (nog steeds in hetzelfde tabblad) op reference type generic Geef rechts onder Destination for first citation de inhoud aan van de notatie Geef citation.number voor de nummers in de tekst Soms moeten de nummers in superscript: Selecteer dan
Klik in de menubalk op x tot de 2e
Voorbeeld citation number
4
Bibliography settings Stap 6 Pas Reference Types aan • Ga naar tabblad Bibliography • Laat generic in dezelfde opmaak staan als je hem vind ( dit is handig, mocht in je artikel een andere reference type voorkomen dan wij hier behandelen, dan springt hij automatisch naar generic, je ziet dat terug in je artikel) • Check welke reference types zijn ingevuld Let op: Behalve de generic moet je alle types aanpassen aan de author instructions of de types verwijderen. Vaak worden er maar 4 referentie types aangegeven, zoals journal (dit is artikel), in press (artikel), book en book chapter. Zoek voor overige voorbeelden van reference types in het tijdschrift zelf. Voorbeeld Reference Types
Stap 7 Aanpassen opmaak artikel • Klik in het tabblad Bibliography op reference type journal Rechts onder definition voor journal zie je de opmaak voor de artikelen staan. Onderaan de grijze lijn zie je hoe de opmaak eruit komt te zien. Als je onder definition for journal iets aanpast, verschijnt die wijziging beneden de grijze lijn. • Dubbelklik voor aanpassen op de velden auteur, journal, pub date, en page numbers, title en volume.
5
Stap 8 Aanpassen auteursveld • Dubbelklik op [04].authors Er verschijnt een pop-up scherm met 4 tabbladen. Hieronder worden ze één voor één behandeld. Tabblad Author list • Ga staan op tabblad Author list • Vink Abbreviated Author List aan Voorbeeld: Vul in bij: if … or more authors list the first…: if 7 or more authors list the first 6. • Vul in bij: abbreviate with de gewenste afkorting Voor dit voorbeeld spatie, et al. Let op: er moeten spaties tussen. De spaties worden weergegeven in punten die iets hoger staan dan de punten zelf. Voorbeeld Author list
6
Tabblad Seperators • Geef aan wat er tussen de auteurs komt te staan In dit voorbeeld komma spatie. Doe dit zowel in het veld voor twee auteurs als voor de beide velden bij meer dan twee auteurs. Voorbeeld Seperators
7
Tabblad Names • Geef aan: de opbouw van de namen. Met of zonder komma, met punten tussen de voorletters of zonder, etc. Voorbeeld Names
8
Tabblad Text • Vul tekst in die voor of na de auteur komt. In dit voorbeeld is er geen tekst. (bijv bij Book en Book Chapter kun je hier ed en eds neerzetten) • Klik op ok. Voorbeeld Text
9
Stap 9 Aanpassen overige velden reference type journal • Sla dit op. • Je selecteert nog steeds het reference type journal • Kijk of de overige velden overeenkomen met de author instructions Staan de velden in de juiste volgorde; welke tekens en hoeveel spaties staan er tussen de verschillende velden In dit voorbeeld: vergelijk de definition for journal met de author instructions. Onderin het scherm verschijnt een voorbeeld. Deze lijkt in dit voorbeeld goed overeen te komen met het voorbeeld uit de author instructions. Voorbeeld Reference Type Journal
10
Stap 10 Aanpassen overige reference types • Herhaal de voorgaande stappen (stap 7 t/m stap 9) voor book, book chapter en in press • Begin met het kopiëren van de defenitie van het al aangepaste auteursveld naar deoverige Reference Types • Selecteer [04].Authors • Klik op Copy Field Properties Hiermee kopieer je dit veld naar alle andere reference types die je wilt definiëren • Klik eerst op exclude all • Vink de Reference Types aan waar je de instellingen van het authors veld naartoe wilt kopiëren. Bv. Articles In Press, Book Chapter, Book.
Voorbeeld knop copy field properties
11
Voorbeeld popupscherm copy field properties
Stap 11
Stap 12 editie
Is de output style gelukt? • Open Word • Zoek het artikel dat je wilt submitten • Klik op Reference manager werkbalk: Generate Bibliography • Kies bij Output Style: de door jou gemaakte stijl • Klik op ok • Leg dit word-document naast het uitgeprinte artikel uit Clinical Cancer Research • Kijk na of de referentielijst en de citaties in de tekst overeenkomen • Pas de gegevens in de output style zonodig aan het artikel aan Let op: het artikel is leidend boven de author instructies. Bekijk zonodig enkele artikelen uit het tijdschrift.
Refereren in de tekst zelf met als basis American Psychological Association (APA) 5e •
Ik kies als voorbeeld het tijdschrift Organization met als author instructions for references:
References. Represent these in the text by author and date [typically: ... as Calás (1992) and Gellner (1993) comment ... as demonstrated (Reed, 1992; Alvesson, 1993)], and collate into an alphabetical and date-order (double-spaced) list at the end of the manuscript, in the following style.
12
Books. Shapiro, Michael J. (1992) Reading the Postmodern Polity: Political Theory as Textual Practice. Minneapolis: University of Minnesota Press. Journal articles. Burrell, Gibson (1988) 'Modernism, Post-Modernism and Organizational Analysis 2: The Contribution of Michel Foucault', Organization Studies 9(2): 221-36. Chapters in books. Smircich, Linda (1985) 'Is the Concept of Culture a Paradigm for Understanding Organizations and Ourselves?', in P.J. Frost, L.F. Moore, M.R. Louis, C.C. Lundberg and J. Martin (eds) Organizational Culture, pp. 55-72. London: Sage.
• Klik in de output style via het In-Text Citations tabblad, op In-Text Citation Settings Je geeft hier aan of er ronde of vierkante haken rond de notatie moeten staan • Geef aan bij: In-Text Citation Order of je auteur, datum in de tekst wilt door Author/Date aan te klikken • Check in een artikel van het tijdschrift hoe het verder genoteerd wordt. • Vul in bij Left Delimiter: ( • Vul in bij Right Delimiter: ) • Vul in bij Citation Seperator: komma spatie Voorbeeld In-Text Citation Settings
13
Stap 13 Zet auteur/datum in tekst • Klik (nog steeds in hetzelfde tabblad) op reference type generic • Geef rechts onder Destination for first citation de inhoud aan van de notatie • Geef Author, date voor auteur/datum • Pas het aantal auteurs en leestekens en spaties ertussen aan door op Authors.primary te dubbelklikken • Pas dit op dezelfde manier aan als beschreven in stap … Voorbeeld auteurs in tekst
.
Stap 14 Pas Reference Types aan • Ga naar tabblad Bibliography • Laat generic in dezelfde opmaak staan als je hem vind ( dit is handig, mocht in je artikel een andere reference type voorkomen dan wij hier behandelen, dan springt hij automatisch naar generic, je ziet dat terug in je artikel) • Check welke reference types zijn ingevuld Let op: Behalve de generic moet je alle types aanpassen aan de author instructions of de types verwijderen. Vaak worden er maar 4 referentietypes aangegeven in de author instructions, zoals journal (dit is artikel), in press (artikel), book en book chapter. Zoek eventueel voor overige voorbeelden van reference types in het tijdschrift zelf.
14
Voorbeeld Reference Types
Stap 15 Aanpassen opmaak artikel • Klik in het tabblad Bibliography op reference type journal Rechts onder definition voor journal zie je de opmaak voor de artikelen staan. Onderaan de grijze lijn zie je hoe de opmaak eruit komt te zien. Als je onder definition for journal iets aanpast, verschijnt die wijziging beneden de grijze lijn. • Dubbelklik voor aanpassen op de velden auteur, journal, pub date, en page numbers, title en volume.
Stap 16 Aanpassen auteursveld • Dubbelklik op [04].authors Er verschijnt een pop-up scherm met 4 tabbladen. Hieronder worden ze één voor één behandeld.
15
Tabblad Author list • Ga staan op tabblad Author list • Vink Abbreviated Author List aan Voorbeeld: Vul in bij: if … or more authors list the first…: if 7 or more authors list the first 7. (in dit voorbeeld kan ik er niks over vinden, dus gok ik op 7) • Vul in bij: abbreviate with de gewenste afkorting Voor dit voorbeeld spatie, et al. Let op: er moeten spaties tussen. De spaties worden weergegeven in punten die iets hoger staan dan de punten zelf. Voorbeeld Author list
16
Tabblad Seperators • Geef aan wat er tussen de auteurs komt te staan In dit voorbeeld komma spatie. Doe dit zowel in het veld voor twee auteurs als voor de beide velden bij meer dan twee auteurs. • Vul bij before the last author spatie and spatie in Voorbeeld Seperators
17
Tabblad Names • Geef aan: de opbouw van de namen. Met of zonder komma, met punten tussen de voorletters of zonder, etc • Kies hier voor Last,first middele bij Name order en voor F. M. bij Initials • Let op: vul beide opties in. Dus First author en All Other Authors dienen beiden te worden aangepast Voorbeeld Names
18
Tabblad Text • Vul tekst in die voor of na de auteur komt. In dit voorbeeld is er geen tekst. (bijv bij Book en Book Chapter kun je hier ed en eds neerzetten) • Klik op ok. Voorbeeld Text
19
Stap 17 Aanpassen overige velden reference type journal • Sla dit op. • Je selecteert nog steeds het reference type journal • Kijk of de overige velden overeenkomen met de author instructions Staan de velden in de juiste volgorde; welke tekens en hoeveel spaties staan er tussen de verschillende velden In dit voorbeeld: vergelijk de definition for journal met de author instructions. • Plaats om <[03].Title> aanhalingstekens • Verander de punt na het titelveld in een komma • Voeg achter <[12]volume> <[15]issue> toe door op insert field te klikken, zie pijl in onderstaand schema en plaats er haken omheen Voorbeeld toevoegen <[15]issue>
• •
Wijzig de komma na volume in een dubbele punt Dubbelklik op page numbers en kies Chicago
20
Voorbeeld Reference Type Journal
Stap 18 Aanpassen overige reference types • Herhaal de voorgaande stappen (stap 7 t/m stap 9) voor book, book chapter en in press • Begin met het kopiëren van de defenitie van het al aangepaste auteursveld naar de overige Reference Types • Selecteer [04].Authors • Klik op Copy Field Properties Hiermee kopieer je dit veld naar alle andere reference types die je wilt definiëren • Klik eerst op exclude all • Vink de Reference Types aan waar je de instellingen van het authors veld naartoe wilt kopiëren. Bv. Articles In Press, Book Chapter, Book.
21
Voorbeeld knop copy field properties
22
Voorbeeld popupscherm copy field properties
Stap 19
Is de output style gelukt? • Open Word • Zoek het artikel dat je wilt submitten • Klik op Reference manager werkbalk: Generate Bibliography • Kies bij Output Style: de door jou gemaakte stijl • Klik op ok • Leg dit word-document naast het uitgeprinte artikel uit Clinical Cancer Research • Kijk na of de referentielijst en de citaties in de tekst overeenkomen • Pas de gegevens in de output style zonodig aan het artikel aan Let op: het artikel is leidend boven de author instructies. Bekijk zonodig enkele artikelen uit het tijdschrift.
23
Voorbeeld Organization
24
